La evolución del papel de los archivos centrales en Francia al servicio del

Estado y de los ciudadanos (1979-2015)

par Bruno DelmasEcole nationale des chartes

Introducción

¿Archivos centrales? Dos entidades:

• - Un servicio funcional, la dirección de los Archivos de Francia, teniendo un papel de dirección general, es decir organización, gestión, previsión y planificación, impulso y control. Un sector de la administración pública que concierne a los archivos públicos;

• - Un servicio operacional, los Archivos nacionales, teniendo un papel de colecta, una conservación, una gestión y una comunicación de los documentos producidos por el escalón central del Estado, es decir los archivos del gobierno y de las administraciones nacionales.

En el siglo XX, ambas funciones progresivamente se reunieron en una " Dirección general de los Archivos de Francia ".

Indice

• I. El nuevo contexto institucional: de la Dirección de los Archivos de Francia.

• II. Las realizaciones del Servicio interministerial de los archivos y de los Archivos nacionales de Francia al servicio del Estado. Algunos ejemplos.

• III Las realizaciones del Servicio interministerial de los archivos y de los Archivos nacionales de Francia al servicio de los ciudadanos. Algunos ejemplos.

I. El nuevo contexto institucional de la Dirección de los Archivos de Francia.

• I.1. La mutacion de la organisacion administrativa de los archivos

• I.2. Permanencia de las misiones, las modalidades nuevas

I.1. La mutacion de la organisacion administrativa de los archivos

- La descentralización de los archivos locales

- La evolución de los Archivos nacionales, servicio operacional, en un servicio más autónomo

- - La creacion del servicio interministerial de los Archivos de Francia (SIAF)

Estadisticas de los servicios de archivos en 2011

(Unités et km linéaires)

Archivos Departamentos Municipios Regiones Nationales**

• Servicios* 101 670 26 3• Personal (equivalente tiempo lleno) 3 155 1 418 67 514• Documentos conservados (km lineales) 2 365 647 85 392• Lectores 119 267 60 610 1 134 10 577• Comunicaciones en mismo lugar*** 1 761 397 466 434 10 594 169 725• Escolares, visitadores de exposiciones • y otros públicos 576 611 30667 1 484 194 951

* 97 departamentos, 431 municipios y 17 regiones respondieron a la encuesta(investigación). Fuente: MCC / DGP / DEPS

** Archivos nacionales, Archivos nacionales del mundo del trabajo, Archivos nacionales de ultramar.*** Fuera de comunicaciones en línea

El servicio interministerial de los Archivos de Francia (SIAF)

• Está encargado de proponer al ministro de Cultura las decisiones estratégicas

• Ejerce un papel de consejo, impulso, reglamentación, evaluación y de control en lo relativo a la recogida, la selección, la clasificación, la descripción, la conservación y la comunicación :

• ejerce su control sobre los Archivos nacionales, sobre los servicios de archivos de las instituciones territoriales

• Participa en la salvaguarda de los archivos privados • Coordina la difusión y la puesta en valor del patrimonio archivístico

sobre el conjunto del territorio • Promueve la participación de Francia en el ámbito internacional.

Esta participación es considerablemente aumentada a nivel mundial

Ejemplos : los portals de la Unión Europea y de los paises francófonos

• portal europeo de archivos presenta en línea en un mismo sitio el conjunto de instrumentos de descripción de los servicios de archivos en Europa, consultables gracias a un motor de búsqueda muy potente. A fecha de 30 de abril de 2015 el portal reseñaba 370002 inventarios de 1694 instituciones, pertenecientes a 33 países;

• de los países francófonos el Portal Internacional Archivístico Francófono (PIAF) ha sido consultado por 150 000 personas diferentes (2014).

II. La politica del Servicio interministerial de los archivos y las realizaciones de Archivos nacional de

Francia al servicio del Estado.

• SIAF.• Se verifica la inflación documental y el auge de los

documentos digitales y de los datos, lo que entraña la renovación de numerosos textos reglamentarios, instrucciones, directrices técnicas y normas, e informes destinados a los servicios de archivos públicos en todos los campos de la recogida, la selección y la eliminación, de la conservación y de la comunicación. Los proyectos y programas, principalmente en el campo de los archivos digitales, son puestos en marcha y dirigidos por el SIAF. Esta producción ha aumentado considerablemente en comparación con la que había hace treinta años.

Ejemplo de conservación y de colecta

• Archives nationales.Cifras Archivos nacionales en 2014

• Total de documentos conservados: • 316 kilómetros lineales y 15 téraoctets de datos

• Entradas de documentos: • 23,5 kilómetros lineales de archivos papel y 3,28 tipos

de téraoctets de archivos nativement numéricos

Ejemplo el archivo electrónico

VITAM y el archivo de los archivos de los ministerios

ADAMANT y la conservación de los archivos del Estado

AD-Essor y la reunión de los archivos de las colectividades locales

• VITAM y el almacenamiento de los archivosdigitales corrientes e intermedios de los ministerios.

• Persigue el objetivo de recoger y conservar la producción documental digital del conjunto de ministerios, administraciones, instituciones y operadores públicos.

• “VITAM se ocupa potencialmente de todos los documentos digitales que la administración desea conservar con fines de archivo de gestión, intermedio o definitivo”.

• ADAMANT y la conservación de los archivos definitivos digitales del Estado.

• El proyecto ADAMANT es pues un desarrollo puramente interno, que se inscribe en el marco del programa VITAM y de la red de Archivos de Francia.

• Debe permitir asegurar la continuidad de servicio público desempeñada por los Archivos nacionales, mejorando la conservación y el acceso a los datos depositados por las administraciones y operadores del Estado, así como a los archivos producidos por organismos de la sociedad civil.

• AD-Essor y la reunión de los archivos digitales de las instituciones locales.

• El servicio interministerial de los Archivos de Francia en el marco del proyecto AD-essor, desea acelerar y sistematizar este movimiento de desarrollo de servicios de archivo digital, el cual se ha vuelto inevitable por el desarrollo de la administración electrónica (principalmente: Actas, Helios, expedientes de mercados públicos) y de proyectos de gestión electrónica de documentos con las digitalización de “stocks” de expedientes, principalmente en el campo social.

III. Las realizaciones del Servicio interministerial de los archivos y de los Archivos nacionales al servicio de

los ciudadanos.

En el curso de los cuarenta últimos años, asistimos a una explosión de los usos de los archivos: - Usos jurídicos con crecimiento de los recursos a las escrituras públicas; - Usos administrativos debidos al alargamiento y a la complejidad de los procedimientos; - Usos sociales con, por ejemplo, el auge de la genealogía, de la educacion ; de la memoria (guera de 1939-1945, Argelia 1954-1962)- Usos científicos con la tomada en consideración de la duración en el estudio de los fenómenos, en particular debido a la preocupación del desarrollo sostenible.

III Las realizaciones del Servicio interministerial de los archivos y de los Archivos nacionales al servicio de

los ciudadanos.

• III.1. La ley de 2008 y la metamorfosis del acceso: plazos y derogaciones

• III.2. Instrumentos de búsqueda en línea en los servicios públicos de archivos

• III.3. La comunicación de los archivos digitalizados accesibles en línea

III.1. La ley de 2008 y la metamorfosis del acceso

Pon el principio que todos los documentos administrativos son a priori accesibles a todos e instaura el principio del libre communicabilité archivos públicos (arte. L.213-1)

Plazos para ciertas categorías de documentos:- 25 años secreto de las deliberaciones del gobierno y de las autoridades responsables que dependen del poder ejecutivo- 50 años- 75 años- 120 años etc.

Exemplos de plazos 1

• 25 años a partir de la fecha del documento, o del documento más reciente del expediente, para los documentos cuya comunicación puede provocar algún perjuicio – al secreto de las deliberaciones del gobierno y de las autoridades responsables relevantes del poder ejecutivo.– A la gestión de las relaciones exteriores– A la moneda y al crédito público.– Al secreto en materia industrial y comercial– A la investigación de las infracciones fiscales y aduaneras– Al secreto en materia de estadística (salvo cuando éstas

incluyan datos que afecten a la vida privada, en este caso se aplica el plazo de 75 años).

•  

Exemplos de plazos 2

• 25 años a contar desde la fecha de la muerte de los interesados, para– Los documentos cuya comunicación afecte al secreto

médico (o 120 años si la fecha de la muerte no es conocida).

– Los documentos relativos a asuntos presentados ante autoridades jurisdiccionales y a la ejecución de las decisiones de la justica (o 75 años si la fecha de la muerte no es conocida)

Exemplos de plazos 3

• 50 años para los documentos que incluyen una apreciación o un juicio de valor sobre una persona física, designada específicamente o fácilmente identificable, o que muestran el comportamiento de una persona en condiciones de provocarle perjuicio (es la cuestión de las imágenes en Facebook).

Exemplos de plazos 4

• 50 años para los documentos que incluyen una apreciación o un juicio de valor sobre una persona física, designada específicamente o fácilmente identificable, o que muestran el comportamiento de una persona en condiciones de provocarle perjuicio (es la cuestión de las imágenes en Facebook).

• 50 años para los documentos relativos a la construcción, al equipamiento y al funcionamiento de las obras, edificios

Commentarios

La legislacion es :•Dificil de aplicar, (conocer la fecha de la muerte, por ejemplo…) por los archiveros •Protege a los ciudadanos e individuos (Vida privada…)•facilita la busqueda a los lectores e usuarios•Y que comprende el impacto de las nuevas tecnologias•Derogaciones: En 2011, 1 677 demandas de derogación para 24 785 artículos diferentes han sido formuladas. El 94 % de ellos fueron objeto de un acuerdo de consulta

La comunicación clasica

* 97 departamentos, 431 municipios y 17 regiones respondieron a la encuesta(investigación). Fuente: MCC / DGP / DEPS

** Archivos nacionales, Archivos nacionales del mundo del trabajo, Archivos nacionales de ultramar.*** Fuera de comunicaciones en línea

Archivos Departamentos Municipios Regiones Nacionales**

Servicios 101 670 26 3

Personal (equivalente a tiempo completo

3155 3155 1418  

Documentos conservados (km) 2365 647 85 392

Lectores 119267 60610 1134 10577

Comunicaciones en mismo lugar***

1761397 466434 10594 169725

Escolares, visitantes de exposiciones y otros usuarios

576611 30667 1484 194951

comunicación. Cifras clave de los Archivos nacionales en 2014

- Número de comunicación de documentos (lectores y administraciones): 113 524

- Número de visitadores (incluido el público escolar): 178 423

- Número de encuentros científicos (días de estudios, coloquios): 65

- Número de inventarios digitalizados disponibles en la sala virtual del inventario (SIV): 22 000

- Número de nacionalidades diferentes representadas en conjunto de los lectores: 71

III.2. Instrumentos de investigación en línea en los servicios públicos de archivos en Francia metropolitana (abril de 2015)

III.3. La comunicación de los archivos digitalizados accesibles en línea

Algunas cifras sobre los archivos en línea (agosto de 2013)

- 155 servicios de archivos pusieron archivos en línea- 281 millones de páginas de archivos están en línea- 11 millones de imágenes están en línea- 50 millones de visitas sobre los sitios Web de los servicios de archivos en 2012- Más de 2 mil millones de páginas han sido vistas sobre los sitios Web de los servicios de archivos en 2012

Cifras de la consulta de los archivos en línea

en 2012 

Ejemplo de archivos digitalizados a los Archivos nacionales de ultramar

• Los Archivos nacionales de ultramar pusieron en línea en enero de 2009 las imágenes digitalizadas por los actos del estado civil dicho sobre las europeas de Argelia (1830-1904), en complemento de la base alfabética puesta en línea en 2003. Los actos digitalizados otros territorios son puestos en línea progresivamente.

• Son consultables desde ahora los actos de estado civil de - El Santo Domingo (1668-1804), - La Guayana (1677-1900), - Ile-Royale (1722-1757), - Santa lucía (1765-1788), y San Pedro y Miquelon (1775-1870 )

Mapa de los servicios públicos de archivos que han digitalizado y / o sidos puestos en línea los registros

parroquiales y de estado civil

 

III.4. La revalorización de los archivos

• Las conmemoraciones nacionales• El SIAF dispone de la delegación para las

conmemoraciones nacionales. Se trata de un organismo original que desempeña un papel de coordinación de los aniversarios que el ministerio de Cultura subvenciona. Establece la lista de futuros aniversarios, guiando a las personas que proyectan una conmemoración, coordinando, si es necesario, las iniciativas y velando por su valorización, difundiendo información sobre las conmemoraciones y manifestaciones anunciadas.

• La acción cultural• Los archivos han desarrollado una gran acción cultural,

al menos a partir de la última guerra. Desde el origen, esencialmente orientada hacia el público escolar, la oferta de los archivos ha pasado a un amplio abanico de actividades con el fin de responder a una demanda plural no ya del público, sino de los “públicos”

•  

• Por sí mismas, las exposiciones representan más de las dos terceras partes de las actividades organizadas por los archivos. Han alcanzado más de 400 000 visitantes en 2007.

• Cerca del 66% de los Archivos departamentales y cerca de la mitad de los Archivos comunales proponen jornadas de “puertas abiertas”, a menudo asociadas a Jornadas europeas del patrimonio.

• Las conferencias (más del 40% de los Archivos departamentales y cerca del 37% de los Archivos comunales), etc:

Archivos privados: “la gran colecta” de los archivos de la Gran Guerra

• Con ocasión de la celebración de la Guerra de 1914-1918, fue puesta en marcha una gran campaña de recogida de archivos bajo todas sus formas con el fin de digitalizarlos, por parte de la Misión Guerra 14-18 por el ministerio de Cultura (archives, bibliothèques, services patrimoniaux), France-Télévisions y Radio-France.

• A partir de esta recogida efectuada en toda Francia, han sido hechas numerosas donaciones o depósitos a los Archivos nacionales, por citar lo más importante.

Acción pedagógica

• Los servicios educativos tienen por misión formar a los jóvenes y los professores y procurarles las llaves de Lectura de los objetos patrimoniales que los Archivos conservan y, de una manera más general, de iniciarlos a las prácticas que completan la enseñanza de la Historia.

• Esta vocación pedagógica es el producto de una acción voluntariosa iniciada en los años 1950, legitimada por una serie de instrucciones y de textos legislativos.

Conclusion

• La reorganizacion administrativa ha permitido a los archivos en Francia tener nuevos medios financiarios

• Ha facilitado la adaptacion a los cambios tecnicos

• Y tambien continuar con las misiones tradicionales con las condiciones de nuestro tempo.

Gracias por su atención