La gestió documental a l’Ajuntament de Girona · La gestió documental a l’Ajuntament de Girona: • Què hem fet Resultats • Com ho hem fet Punt de partida, estratègies,

La gestió documental a l’Ajuntament de Girona

Lluís-Esteve Casellas i Serra( [email protected] )

Innov@doc 2006

Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions

SGDAP

• Objectiu de la presentació• Resultats que es presenten• Punt de partida• Estratègies i desenvolupament del SGD• Els subsistemes del SGD• La integració dels documents electrònics• Valoració del projecte i noves propostes• Conclusions


GuióGuió

SGDAP

La gestió documental a l’Ajuntament de Girona:

• Què hem fet Resultats

• Com ho hem fet Punt de partida, estratègies, etc.

• Què volem fer Noves propostes


ObjectiuObjectiu

Transparència professionalDebat

SGDAP

? Sistema de classificació• Quadre de classificació

? Sistema de descripció• Registre general d’unitats documentals (expedients)• Registre general de documents (entrades / sortides)• Registre general d’informes• Registre general de resolucions (Ple, JGL, Decrets)

? Sistema de conservació• Calendari de conservació

? Sistema d’accés• Calendari d’accés


Resultats: bases i instruments del SGDResultats: bases i instruments del SGD

SGDAP

Debilitats• Inexistència d’eines informàtiques corporatives• Existència d’illes tecnològiques• Manca de visió global

Amenaces• Pressió del mercat: noves necessitats / noves eines

Forces• L’AMGi oferia una visió global• Reglament de l’Arxiu Municipal (AMGi)

Oportunitats• Necessitats de gestió = pressió des d’oficines• Necessitat d’un canvi en la plataforma tecnològica• L’àrea de Cultura i Educació


Punt de partida: 1994Punt de partida: 1994

SGDAP

• GD + Gestió Administrativa = objectius comuns

• GD = oportunitat de millora

• GD = aportar solucions• NO clips, NO grapes, NO fotocòpies, NO sobres... ??

• 1 + 1 = 1 / No duplicació

• Flexibilitat = saber què es essencial

• Escalabilitat = anàlisi parcial / disseny global


Punt de partida: premissesPunt de partida: premisses

SGDAP

Estratègies: antecedents

1. “Tenim una demo!!”

2. Sessions informatives:1. Secretari General2. Caps d’àrea favorables3. Cap del departament d’Informàtica

3. Àrea de Cultura i Educació: funció demostrativa1. Sessió informativa amb el responsable polític2. Sessió informativa amb els caps de secció de l’àrea

4. Visualització formal del canvi:1. Carpetes, etiquetes i relligat d’expedients2. De l’enciclopedisme a la individualitat: “+/-160 = +/-1600”


Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD

SGDAP

Estratègies: desenvolupament

• Compartir el projecte:• Secretaria General• Servei de Sistemes i Tecnologies de la Informació

• Impuls / participació òrgans de gestió i grups de treball:• Comissió de Gestió Documental i Anàlisi de Tramitacions *• Comissió Tècnica de Seguretat de Dades *• Taula de Coordinació SGDAP-SSTI *• GdT’s Registre General de Documents, Portal Corporatiu (intranet),

signatura electrònica, normalització d’instàncies.

• Elaboració de productes• Document de presentació +• Impressió anual del Registre General d’Expedients



SGDAP

Prioritats d’intervenció

1. Classificació * + Avaluació ***• Quadre de classificació• Aplicació de TAD / eliminació a oficines

2. Descripció• Registre General d’Expedients

3. Avaluació• Propostes a la CNAATD

4. Accés• Vinculació a polítiques de protecció de dades



SGDAP

Metodologia d’intervenció

1. Disseny d’enquestes sobre la documentació

2. Selecció de l’àrea

3. Anàlisi de la documentació transferida + Anàlisi de la legislació

4. Proposta prèvia de quadre de classificació

4. Entrevista amb el cap de l’àrea / petició d’un interlocutor

5. Entrevistes amb els caps de secció i personal tècnic i administratiu

6. Proposta de quadre de classificació / calendari de conservació

7. Revisió i verificació conjuntament amb l’interlocutor designat

8. Validació amb els caps

9. Formació al personal tècnic i administratiu



SGDAP

Formació del personal

• Específica: classificació i registre, gestió informatitzada de resolucions, organització d’arxius de gestió

• Tallers d’homogeneïtzació documental

• Seminaris de protecció de dades de caràcter personal

• Formació contínua: SGD-AjtGi, avaluació i tria, signatura digital i administració electrònica, coneixement dels serveis administratius de l’Ajuntament

• Formació de benvinguda a nou personal (pendent)



SGDAP

Cronologia

1994 Inici del projecte

1995 Implantació a l’Àrea de Cultura i Educació

1997 Proposta de normalització de documents

1999 Plataforma SIAGI: implantació gradual SGD a l’Ajuntament

2000 Inici anàlisi de tramitacions

2003 Inici projecte AITEN: gestió de documents electrònics

2005 Registre General de Resolucions: Ple i JGL

2006 Aprovació del projecte AITEN

2006 Registre General de Resolucions: Decrets



SGDAP

El sistema de classificació

• Simplicitat:• Facilitat d’ús per als usuaris interns• Facilitat de comprensió per als usuaris externs• No traslladar els problemes del fons històric a les oficines• Arxius de gestió: 3 nivells // Fons històric: 4 nivells

• Flexibilitat:• Visió específica (arxius de gestió) / Visió global (fons històric)• Únic quadre amb diferents tipus de presentacions• Centralitat de la sèrie documental• Sistema de doble codificació


Els subsistemesEls subsistemes del del SGDSGD

SGDAP


QQdC Arxius dC Arxius de de GestióGestió:: 1r1r,, 2n2n i 3r i 3r nivellnivell

SGDAP


XIV. SANITAT

XV. DOCUMENTACIÓ NOTARIAL

XVI. LLEGATS I ARXIUS PATRIMONIALS

XVII. PERGAMINS

XVIII. CODIS, CARTULARIS, PRIVILEGIS, CONSUETUDS

XIX. CARTOGRAFIA I MATERIAL GRÀFIC

XX. SEGELLS

XXI. LLIBRES MANUSCRITS

XXII. BIBLIOTECA AUXILIAR

XXIII. HEMEROTECA

XXIV. ARXIU FOTOGRÀFIC

XXV. DIVERSA

I. ADMINISTRACIÓ MUNICIPAL

II. ADMINISTRACIÓ DE JUSTÍCIA

III. AGRICULTURA, RAMADERIA I PESCA

IV. ASSOCIACIONS

IX. ELECCIONS

V. BENEFICÈNCIA

VI. CULTURA

VII. DEFENSA

VIII. DEMOGRAFIA

X. ESGLÉSIA

XI. INDÚSTRIA I COMERÇ

XII. INSTRUCCIÓ PÚBLICA

XIII. OBRES PÚBLIQUES I URBANISME

Quadre Quadre de de classificacióclassificació 19861986, 1r , 1r nivellnivell

SGDAP


1. ORGANITZACIÓ POLÍTICA I COMPETÈNCIES

2. ORGANITZACIÓ ADMINISTRATIVA

3. GESTIÓ ECONÒMICA

4. ORDENACIÓ I GESTIÓ DEL TERRITORI

5. SERVEIS COMUNITARIS

6. SERVEIS PERSONALS I ASSISTENCIALS

7. DESENVOLUPAMENT ECONÒMIC

8. SERVEIS A L'ESTAT

QuadreQuadre de de classificació classificació 2006, 1r 2006, 1r nivellnivell

SGDAP



2. CULTURA3. MUSEUS (002 Museu d'Història de la Ciutat)

4. Sèrie 15. Sèrie 2

4. CENTRES CULTURALS (003 Centre Cultural la Mercè)

5. ESCOLES CULTURALS (004 Escola Municipal d'Art)

6. TEATRES (005 Teatre Municipal)

7. ESPECTACLES (006 Espectacles)

8. FOMENT DE LA CULTURA (020 Serveis centrals de Cultura i Esports)

9. BIBLIOTEQUES (023 Biblioteques municipals)

10. CONSELLS, JUNTES I COMISSIONS (045 Consell de les Arts i de la Cultura)

3. EDUCACIÓ

4. ASSISTÈNCIA SOCIAL

QdCQdC fons històric: fons històric: integració integració de les de les unitatsunitats

SGDAP



2. CULTURA3. MUSEUS (002 Museu d'Història de la Ciutat)

(... Museu d ’Història de la Guerra del Francès)001 Contractació d'obres002 Contractació de subministraments003 Contractació de serveis004 Convenis de col·laboració005 Subvencions006 Subvencions a tercers007 Enquestes010 Lliuraments a justificar012 Contractació de treballs de consultoria i assistència tècnica014 Contractació d'assegurances015 Correspondència031 Llicències d’ús de béns i equipaments033 Programació i organització d'activitats034 Memòries i estadístiques036 Adquisició de béns i drets037 Descripció de fons134 Plans, programes i projectes175 Reproducció i ús de documentació, objectes i obres d'art184 Llicències d'ús privatiu197 Cessió d'ús de béns i drets privats

QdCQdC fons històric: fons històric: integració integració de les de les unitatsunitats

SGDAP


El subsistema de El subsistema de classificacióclassificació

Elements auxiliars

• Manual de classificació i documents de suport

• Gestió de l’organigrama / permisos d’usuari / nivells d’accés

• Catàleg de tramitacions / anàlisi tramitacions / models documents +

• Catàleg d’aplicacions vinculat al quadre de classificació

• Tipus de tràmit d’entrada per sèrie / classificació automàtica

• Llistat de descriptors vinculat al quadre de classificació

SGDAP


El subsistema de El subsistema de classificacióclassificació

Manual de classificació

• Definició de la funció / activitat de gestió• Funció administrativa de la unitat documental• Codificació anterior• Observacions a la codificació anterior• Aspectes formals de constitució d'expedient:

? Expedients individual: supòsits (import, tipus de resolució, tipus d'assumpte)? Dossier: supòsits

• Casuística: tipus d'assumptes gestionats? Casuística general o comuna? Casuística específica per seccions o unitats

• Relacions possibles amb d'altres expedients:? Dependència: Sèries / Exemples? Continuïtat: Sèries / ExemplesX

SGDAP


El subsistema de El subsistema de descripciódescripció

Instruments dels sistema

• Registre General d’Expedients

• Registre General de Documents

• Registre General de Resolucions

• Registre General d'Informes

SGDAP


El subsistema de El subsistema de conservacióconservació

Instruments del sistema

• Calendari de conservació• Procediment intern d’eliminació? Sol·licitud de la unitat? Informe del cap SGDAP? Decret de l’Alcaldia? Registre d’Eliminació

SGDAP


El subsistema de El subsistema de conservacióconservació

Evolució de l'eliminació de documentació

0

50

100

150

200

250

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005 Anys

Metres lineals

Total eliminat

1994 - 2006:

1.075 ml

SGDAP


El subsistema El subsistema d’accésd’accés

Instruments del sistema

• Quadre i calendari d’accés

• Vinculació a la Comissió Tècnica de Seguretat de Dades? Cap SGDAP? Document de Seguretat? Cap sGDA = Administrador de Seguretat de Dades

• SGDAP: realització auditoria interna

SGDAP


La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics

Projecte AITEN(Accés a la Informació i Tractament electrònic Normalitzat)

• Objectius• Àmbits d’aplicació• Infraestructura tecnològica• Competències SGDAP• Coordinació amb el SSTI• Resultats

SGDAP



Objectius

• Objectiu general:?Gestionar els documents electrònics amb garanties

d’integritat, fiabilitat, autenticitat i usabilitat

• Objectius específics:? Integrar els documents electrònics en el SGD?Garantir l’accés a la informació

SGDAP


Àmbits d’actuacióÀmbits d’actuació

Sistema de gestióde documents electrònics

CAPTURA MANTENIMENT

Entitatexterna

Disseny

Còpies seguretat

Accessibilitat

Vigència administrativa

Entrada del documenten el sistema

Entitatexterna

Temps

Avaluació

Preservació

e-sign

IntegritatFiabilitat

Autenticitat

IntegritatFiabilitat

Autenticitat

Integritat

e-sign

e-sign

Còpies seguretatAuditoria

Transferències

Conversió

Metadades

MetadadesMetadades

Refresc

Conversió

Formats

Formats

Formats

Conversió

SGDAP



Àmbits d’actuació• Automatització de procediments• Còpies electròniques autèntiques• Signatura electrònica• Metadades• Format de fitxer• Transferència• Conversió• Refresc

SGDAP


Infrastructura tecnològicaInfrastructura tecnològica

data[+ e-docs]

PlataformaSIAGI

Clients interns

Sistemacontable

Aplicacions comercials

Clients aplicacions comercials

data[+ e-docs]

BBDD

? Quadre de classificació

? Registre de documents

? Registre d’expedients

? Registre d’informes

? Registre de resolucions

data + e-docs

Aplicacions telemàtiques

e-documents

Gestor documental de

fitxers

e-docs

Digitalització

XISPA

BBDD

Arxiu segurAgència Catalana de Certificació

SGDAP



Competències del SGDAP

• Manteniment de l’autenticitat dels documents electrònics? Metadades, signatura electrònica i definició de procediments.

• Preservació dels documents electrònics? Avaluació, tria i eliminació, normalització de formats, conversions,

preservació signatura electrònica i refresc de suports.

• Gestió de transferències a l’Arxiu? Calendari de transferències, regulació del protocol de transferència i de

formats acceptats.

SGDAP



Coordinació amb el SSTI

• Tasques de disseny? Signatura electrònica, identificació del ciutadà, metadades, formats.

• Desenvolupament d’aplicacions? Manteniment i validació de les aplicacions de SIAGI.

• Manteniment de la infraestructura tecnològica

? Servidors i emmagatzematge corporatiu, programari comercial.

SGDAP



Resultats

• Implantació del Sistema de Gestió de Documents Electrònics• Catàleg d’aplicacions• Registre metadades• Protocols d’actuació? Automatització de procediments? Còpies electròniques autèntiques? Signatura electrònica? Formats de fitxer? Conversió? Transferència? Refresc

SGDAP


Valoració del projecte i noves propostesValoració del projecte i noves propostes

Valoració? Sistema de classificació

• Quadre de classificació

? Sistema de descripció• Registre general d’unitats documentals: 64.000 expedients• Registre general de documents + registre telemàtic• Registre general de resolucions (Ple, JGL, Decrets)• Registre general d’informes

? Sistema de conservació• Calendari de conservació: 1.075 ml

? Sistema d’accés• Calendari d’accés: CTSD, ASD, auditoria

SGDAP


Valoració del projecte i noves propostesValoració del projecte i noves propostes

Noves propostes

? Classificació automàtica des del RGD (via web)

? Documents electrònics recapitulatius• Registre de talons de càrrecs• Baixes i altes per malaltia

? Còpies electròniques autèntiques• Baixes i altes per malaltia

? Documents electrònics• Expedients de gestió tributària• Padrons tributaris• Padró municipal d’habitants

? Disseny del SGDAP Data Warehouse

SGDAP


ConclusionsConclusions

1. Imatge positiva de la GD = eina essencial de la GA

2. GD = treball en equip Direcció + personal administratiu *

3. GD = Lideratge Claretat + Risc + Eficàcia + Anticipació

4. Arxivers/eres = especialistes en trobar solucions

SGDAP


Gràcies!

[email protected]