LA GESTION DE LOS

COSTOS DEL PROYECTO

La Planificacin de los Costos

La Estimacin de Costos

La Determinacin del Presupuesto

Control de costos

PLANIFICACION DE LOS COSTOS

DEFINICION

Es el proceso que establece las polticas, los procedimientos y la

documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y

controlar los costos del proyecto.

BENEFICIOS

El beneficio clave de este proceso es que proporciona gua y direccin sobre

cmo se gestionarn los costos del proyecto a lo largo del mismo.

La Planificacin de Costos se puede establecerse en funcin del:

Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos.

Unidades de medida, mediciones y recursos (horas, das, semanas).

Enlaces con procedimientos de la organizacin.

Umbrales de control, variaciones permitidas.

Reglas para la medicin del valor desempeado.

Formatos de informe.

Descripciones de los procesos (documentacin de los procesos).

ESTIMACION DE COSTOS

DEFINICION

Es el proceso que consiste en desarrollar una estimacin aproximada de los

recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

BENEFICIO

El beneficio clave de este proceso es que determina el monto de los costos

requerido para completar el trabajo del proyecto.

ENTRADAS

Factores Ambientales de la Empresa

Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles

Bases de datos comerciales

Activos de los Procesos de la Organizacin

Polticas de estimacin de costos

Plantillas de estimacin de costes

Informacin histrica

Archivos del proyecto

Conocimiento del equipo

Lecciones aprendidas

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Estimacin por analoga

Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para

estimar el coste del proyecto actual.

Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es limitada.

Utiliza el juicio de expertos.

Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin menos exacta.

Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de

apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la

experiencia necesaria.

CASA DE CAMPO

1. Estudios 2. Diseos 3. Construccin 4. Acabados 5. Gestin

3.1.

Afirmado

3.2.

Ed. reas de

descanso

3.3.

Ed. reas de

recreacin

3.4.

Habilitacin de

otras reas

2.1.

Maquetas

2.2.

Planos

5.1.

Planeamiento

5.2.

Control

Dorm.

Padres

Dorm.

Hijos

Dorm.

Hijas

Cancha

Frontn

Cancha

Tenis

Piscina

Determinacin de Tarifas de Costes de Recursos

Se deben conocer las tarifas de costes unitarios de cada recurso

Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores de escalamiento, bases de datos

comerciales, y listas de precios de los vendedores.

Estimacin ascendente

Estimacin del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su

acumulacin para obtener el costo total del proyecto.

El costo y precisin depende del tamao y complejidad de la actividad individual o

paquete de trabajo: sern mayores en la medida que estas actividades o paquetes

sean ms pequeos. Debe balancearse precisin adicional con costo adicional.

Estimacin Paramtrica

Tcnica que utiliza relacin estadstica entre datos histricos y otras

variables, para calcular una estimacin de costes.

Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la

complejidad y la informacin de costes y recursos.

Software de Gestin de Proyectos

Software de estimacin de costes.

Hojas de clculo.

Herramientas de simulacin y estadstica.

Anlisis de propuestas para licitaciones

Anlisis de ofertas de proveedores.

Anlisis de lo que debera costar el proyecto.

Anlisis de Reserva

Reservas o asignaciones para contingencias son costes estimados que utilizar el PM

para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.

Problema de posible exageracin de estimacin de costos.

Reservas no forman parte de la lnea base de costos.

Costos de Calidad

Pueden utilizarse para preparar estimacin de costos.

SALIDAS

Estimaciones de costes

Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos.

Presentacin resumen o detallada.

Se estiman costes para todos los recursos, y categoras especiales como asignacin por inflacin o reserva de contingencia.

Informacin de Respaldo.

Cantidad y tipo depende del rea de aplicacin.

Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cmo se obtuvo la estimacin.

Debe incluir:

Descripcin de alcance de trabajo.

Fundamentos de la estimacin.

Asunciones y restricciones.

Rango de estimaciones.

Actualizaciones a los documentos del proyecto

Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestin de Costos o Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestin del Proyecto.

Se procesan a travs del Control Integrado de Cambios.

Si las solicitudes de cambio son aprobadas se actualiza el Plan de Gestin de Costes en caso de ser necesario.

Volquete de 10 TN 1 $100/da

Capataz 1 $ 20/da

Obreros (cuadrilla) 3 $ 5/da

Mameluco 3 $ 10/da

Par de botas 3 $ 15

Par de guantes 3 $ 10

Rastrillo 2 $ 15

Escoba 2 $ 5

Carretilla 1 $ 25

Desinfectante 10 glns $ 15

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3.

Limpiar

Terreno

Costos

Estimados

Volquete de 10 TN 1 $100/da

Costo servicio 1 $100/da

Costo contratacin 1 $100

Costo supervisin 1 $ 25/da

PROYECTO CASA DE CAMPO

Alternativa: contratacin de compaa de limpieza

3.1.3.

Limpiar

Terreno

DETERMINACION DEL PRESUPUESTO

DEFINICION

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades

individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una lnea base de

costos autorizada.

BENEFICIO

El beneficio clave de este proceso es que determina la lnea base de costos

con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeo del

proyecto.

LINEA BASE DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Enunciado del Alcance del Proyecto

Limitaciones peridicas formales de gastos de fondos del proyecto.

EDT.

Diccionario de la EDT.

Estimaciones de Costes.

Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costes.

Cronograma del Proyecto.

Calendarios de Recursos (De procesos anteriores).

Contrato

Informacin relacionada sobre los productos o servicios contratados se utilizan para

desarrollar el presupuesto.

HERRAMIENTAS TECNICAS

Suma de Costes

Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de trabajo.

Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP).

Anlisis de Reserva

Reservas para contingencias de gestin son presupuestos reservados para cambios no planificados o incgnitas desconocidas.

El Gerente de Proyecto debe obtener aprobacin antes de comprometer o gastar esta reserva.

No forman parte de la lnea base del coste pero estn incluidas en el presupuesto del proyecto.

Conciliacin del Lmite de la Financiacin

Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no son deseables, por eso stos se concilian con los lmites de financiacin establecidos

por el cliente o la organizacin.

La conciliacin requerir el ajuste del cronograma, lo cual se har aplicando restricciones de fecha impuesta para paquetes de trabajo, hitos, o

componentes de la EDT.

SALIDAS

Lnea Base de Costo

Presupuesto distribuido en el tiempo que sirve como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento.

Se desarrolla sumando los costes por perodo y se representa por una curva S.

Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples lneas base de coste.

FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($)

02-Ene 850 850

03-Ene 100 950

04-Ene 100 1,050

05-Ene 1,050

06-Ene 1,050

07-Ene 150 1,200

08-Ene 50 1,250

PROYECTO CASA DE CAMPO

CONTROLAR LOS COSTOS

DEFINICION

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos

y gestionar cambios de la lnea base de costo.

BENEFICIOS

El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para

detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones

correctivas y minimizar el riesgo.

Lnea Base de Coste

Requisitos para la Financiacin del Proyecto

Informes de Rendimiento

Informacin sobre rendimiento del coste y recursos.

Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo

Entregables completados.

Costes autorizados e incurridos.

Estimaciones al trmino.

Porcentajes fsicamente completados.

Plan de Gestin del Proyecto

Plan de gestin de costos.

Otros planes subsidiarios.

Sistema de Control de Cambios del Coste.

Define los procedimientos por medio de los cuales ser modificada la lnea base de coste.

Incluye formularios, documentacin, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobacin.

Integrado con el proceso de Control Integrado de Cambios.

Anlisis de Medicin del Rendimiento

Tcnica del valor ganado (EVT) es til para control de costes, gestin de recursos, y produccin.

Se basa en PV, EV, y AC.

Calcula variaciones: CV=EV-AC y SV=EV-PV.

Calcula ndices: CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.