La gestión electrónica de documentos - Cruz Mundet

1. Definición y características del documentoelectrónico

Tendría poco sentido definir el documento electróni-co, desde un punto de vista archivístico, de una formadistinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se de-fine con independencia del formato. Cuando se ha he-cho, como lo hace por ejemplo la Guía europea de lainformación numérica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50],vemos que es coincidente en esencia con la de docu-mento a secas. Así en este ejemplo, se trataría del con-junto consistente de datos registrados en un soporte, obien, fragmento de información registrada generada,reunida o recibida desde el comienzo, durante el se-guimiento y hasta la finalización de una actividad ins-titucional o personal, y que comprende un contenido,un contexto y una estructura suficiente para constituiruna prueba de esta actividad. En el glosario del Pro-yecto Interpares, se define simplemente como «docu-mento creado de forma electrónica».

De acuerdo con las directrices para la gestión de do-cumentos del Public Record Office, que prácticamen-te coincide con la anterior definición, los componen-tes son [Public Record Office, 1999, 12]:

Contenido: la materia del documento.

Estructura: el uso de encabezamientos y otros disposi-tivos para identificar y etiquetar partes del documento,y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) paradestacar la parte significativa del contenido.

Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que eldocumento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, có-mo el documento se relaciona con otros en un grupo dedocumentos).

Todos estos elementos juntos ayudan al usuario a en-tender el valor completo del documento, y la ausenciade cualquiera de ellos puede llevar a una interpreta-ción errónea de la naturaleza del documento preten-dida por su creador.

De acuerdo con L. Duranti [2001, 44] y con indepen-dencia del tradicional, los componentes característi-cos del documento electrónico son:

1. Medio (el portador físico del mensaje).

2. Contenido (el mensaje que el documento trata de co-municar).

3. Forma física e intelectual (las reglas de representa-ción tenidas en cuenta para la comunicación del men-saje).

4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al do-cumento).

5. Cuatro personas (las entidades actuantes por mediodel documento: autor, destinatario, redactor, crea-dor).

6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cadadocumento con el anterior y con el siguiente).

7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, proce-dimental y documental en el que es creado el docu-mento).

Además de las aducidas por Schellenberg desde unaperspectiva organicista, el documento posee otras ca-racterísticas definitorias y diferenciadoras [ISO 15489-1:2001, 7]:

• Autenticidad: un documento auténtico es aquel quepuede probar que:

a) es lo que pretende ser,

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AABADOM JULIO-DICIEMBRE 2003

La gestión de los documentoselectrónicos como función archivística*

José Ramón Cruz Mundet.

Universidad Carlos III de Madrid.

* Este artículo es una versión resumida de parte de la clase impartida en el curso.

b) ha sido creado o enviado por la persona que sepresume, y

c) ha sido creado o enviado en el tiempo presumi-do.

• Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos comouna representación exacta y completa de las tran-sacciones, actividades o hechos de los cuales dan fey seguridad, así durante su desarrollo, como en tran-sacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fi-dedignos.

• Integridad: está completo e inalterado.

• Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado,recuperado, presentado e interpretado.

Como resultado final podemos admitir el concepto queofrece en su guía el Comité de Documentos Electró-nicos del CIA [Commitee on Electronic Records,1997, 22]: «Un documento es información registradaproducida o recibida en la iniciación, desarrollo o fi-nalización de una actividad institucional o individualy que consta de contenido, contexto y estructura sufi-ciente para proporcionar prueba de la actividad.»

2. Diferencias entre documento convencional ydocumento electrónico

El documento electrónico también puede ser definidopor los elementos característicos. El Comité de Do-cumentos Electrónicos del Consejo Internacional deArchivos [1997, 23-25] lo hizo a través de las diferenciascon el documento tradicional:

• Registro y uso de símbolos: mientras que el con-tenido de un documento tradicional está recogidoen un medio y a través de símbolos que lo hacen di-rectamente accesible para el ser humano, en cam-bio, el documento electrónico está recogido en unmedio y a través de símbolos que deben ser deco-dificados para hacerlo accesible al ser humano. Porello el medio (hardware) y los símbolos (software)son condiciones de posibilidad del documento elec-trónico.

• Conexión entre contenido y medio: mientras queel contenido de un documento tradicional es inse-parable del medio (soporte) que lo recoge, el de undocumento electrónico puede ser separado del me-dio original y transferido a otro u otros soportes. Elloaumenta las posibilidades de corrupción y es un fac-tor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabili-dad.

• Características de la estructura física y lógica:mientras que la estructura es una parte integral y apa-rente del documento tradicional, y uno de los prin-cipales criterios para valorar su autenticidad, la deldocumento electrónico no es tan aparente, sino quedepende del hard y del soft, hasta el punto de cam-

biar cuando se pasa de un medio a otro, por lo queno puede tener el mismo valor que en el tradicio-nal. La estructura lógica, por otra parte, lo identifi-ca y representa los elementos de su estructura in-terna, la que le ha dado su creador. Para considerarlocompleto y auténtico el documento debe conservaresta estructura originaria.

• Metadatos: que se definen como datos sobre los da-tos y hacen que el documento pueda ser utilizado ycomprendido. El documento electrónico carece delos elementos que en uno tradicional permiten es-tablecer su contexto funcional y administrativo; esafunción la cumplen los metadatos, que describen có-mo se ha registrado la información, cuándo y porquien, cómo está estructurada, cuándo se ha utili-zado… David Bearman define el documento como«un objeto encapsulado en metadatos» y estableceque los metadatos necesarios para cumplir los re-quisitos funcionales archivísticos se pueden orga-nizar en seis capas o niveles [D. Bearman, 1997, 153-155]:

1. Registro: información relativa a la captura del do-cumento.

2. Términos y condiciones: para saber si está dis-ponible para su lectura, por parte de quién, bajoqué condiciones.

3. Estructura: informa sobre la dependencia delsoftware necesario para su representación y lasposibilidades de interoperabilidad con otros sis-temas en función de las normas seguidas en sudiseño.

4. Contexto: son los metadatos que preceden al con-tenido y cumplen la función de demostrar la pro-cedencia, el entorno en el que el documento hasido creado.

5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquierforma.

6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo yde qué manera ha sido archivado, clasificado, va-lorado y seleccionado, y utilizado.

• Identificación: que no puede hacerse por los me-dios tradicionales, sino a través de los metadatos.

• Conservación: que no depende sólo de las condi-ciones de almacenamiento, sino de la rápida obso-lescencia de los sistemas.

3. La gestión de los documentos electrónicoscomo función archivística

Aunque estén relacionadas y tiendan a ser utilizadascomo sinónimos, no es lo mismo la gestión electróni-ca de documentos, que la gestión de documentos elec-trónicos. Gestión electrónica de documentos: enfati-za la aplicación de las tecnologías para la administración

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de documentos en cualquier formato. Gestión de do-cumentos electrónicos: pone el énfasis en la naturale-za de los documentos, creados, utilizados y conserva-dos en entornos tecnológicos.

Desde el punto de vista archivístico está claro que lagestión de los documentos electrónicos es un aspectomás de la gestión de los documentos, entendida comouna función archivística global que la integra. Sin em-bargo, y al igual que ha sucedido con los documentosen papel, su reconocimiento como función archivísti-ca no ha partido del reparto competencial de las orga-nizaciones, sino de la ocupación por la vía de los he-chos, primero, y con un reflejo normativo a la vista delas soluciones aportadas, después. Dado el relativo es-tado de desatención que afecta a los documentos elec-trónicos, debemos plantearnos como horizonte la ocu-pación de ese espacio, partiendo de un análisis de lasituación y del establecimiento de estrategias para eléxito.

La situación actual se caracteriza por los siguientes ras-gos:

• Estamos en una etapa de transición del papel al elec-trón, son los llamados sistemas mixtos. Todavía eshabitual, incluso mayoritario, que las organizacio-nes documenten sus procesos mediante sistemas mix-tos con diversidad de soportes y formatos. Es habi-tual que los documentos relativos a un mismoprocedimiento se presenten en diversos soportes yformatos: papeles, correos electrónicos, archivos deprocesador de texto, hojas de cálculo… Estos sis-temas mixtos plantean la necesidad de mantener vin-culados documentos y sistemas dispares en la se-cuencia lógica (legal o de negocio), de acuerdo conla cual han sido creados, y que es imprescindible pa-ra evidenciar y probar las actividades que recogen.Así como los documentos en papel que componenun expediente administrativo son fáciles de vincu-lar, siguiendo la cadencia de la tramitación, y de man-tenerlos unidos en la carpetilla. En el caso que aho-ra planteamos, en cambio, las soluciones no son tan

simples, ya que si se imprimen los documentos elec-trónicos, se digitalizan los documentos en papel, ose microfilman todos, nos topamos con requisitosoperativos (interferencia en el trabajo de las ofici-nas) y legales (el valor de los documentos electró-nicos se fundamenta en su formato digital original)difíciles de superar.

Llegados a este punto podemos acordar que el prin-cipal reto archivístico de presente y también de ca-ra a la conservación permanente de estos sistemasmixtos es, de un lado, conseguir mantener los víncu-los entre unos y otros mientras tengan valor para laresolución de los asuntos por los que han sido crea-dos, y que ello sólo es posible interviniendo en to-do el ciclo de vida, de manera señalada en el dise-ño de los procesos; y del otro lado, convertirlos aun sistema único para su conservación permanentegarantizando su autenticidad y durabilidad, lo queno es poco. Sin embargo, la gestión de los documentoselectrónicos no concluye en este momento de tran-sición, sino que continúa con el gran reto que re-presentan los sistemas íntegramente electrónicos.

• Inalterabilidad de los procesos en los que las orga-nizaciones basan su actuación. Hoy por hoy las tec-nologías se limitan a reproducirlos, su base jurídi-ca, el ordenamiento y desarrollo permanecen comoen los sistemas en papel, hasta el punto de repro-ducirse su iconografía en las herramientas infor-máticas (carpetas, documentos…).

• Documentos electrónicos versus bases de datos. ¿Quégestionamos realmente? Los documentos electró-nicos no son lo mismo que las bases de datos de lasque se alimentan. Definir el objeto de gestión y con-servación es uno de los retos a largo plazo.

• Imprevisibilidad de las tecnologías de la informa-ción y de las comunicaciones, cuya deriva consti-tuye un misterio difícil de prever. Los hitos que mar-can su historia poseen la cualidad de no haber sidoprevistos y de ir incluso a contracorriente de los de-sarrollos socialmente asentados, pensemos comoejemplo la aparición y el rápido desarrollo de la mi-croinformática en un mundo que se caracterizaba porlos grandes equipos, que prometían ser la soluciónen escaso número a las necesidades globales. Otrodetalle revelador nos lo proporciona la falta de es-tándares: ¿abiertos o cerrados?, ¿libres o propieta-rios?

Las estrategias a medio plazo deben ser, creo, estrate-gias organizacionales más que tecnológicas:

• Implicarse en el ciclo de vida integral de los docu-mentos electrónicos, aunque parezca un contrasen-tido ¡cuando está pendiente aún el de los documen-tos convencionales!

• Ubicación en el orden organizacional. Si esto es im-portante para la gestión de los documentos en pa-

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pel, lo es todavía más en este escenario. Se trata deuna función estratégica que implica a toda la orga-nización y debe ocupar una posición de top mana-gement.

• Integración con las políticas de gestión de procesos(Business Process Management) resultado de la uniónentre el Business Process Reengineering o gestiónde procesos y las tecnologías de la información yde las comunicaciones. Participar en el análisis y res-puesta a los retos tecnológicos.

• Visibilidad-entornos web (intra y extranet). En dosdirecciones: hacia fuera (potenciar el acceso) y ha-cia dentro (potenciar la gestión).

El escenario que nos planteamos a largo plazo es el dela materialización de las organizaciones electrónicas(la antigua oficina sin papeles), y a la hora de prefi-gurarlo el factor determinante y omnipresente es quelas tecnologías son imprevisibles. En cualquier caso ycon todas las reservas de la anticipación, los aspectosa retener serían:

• Anticipación. La archivística debe pasar de ser unafunción terminal a constituirse en función anticipa-da, especialmente en lo que se refiere a la organi-zación (clasificación/descripción), selección y ac-cesibilidad de los documentos electrónicos antes deser creados para incorporarlos a los metadatos.

• Conservación. Al tiempo que anticipada, la funciónarchivística ve reforzada su posición conservacio-nista, custodia y garantista. Es un reto de futuro su-perar las limitaciones de las soluciones actuales (re-novación refreshing y migración) derivadas de larápida caducidad tecnológica. De momento las so-luciones están en lo que se conoce como archivo dereferencia (Reference Archive), que consiste en latransposición de los documentos electrónicos a mi-crofilm para su conservación segura y estable, o lafijación en forma de imagen digital.

• Continuidad entre el mundo de papel, el mixto y elelectrónico. Tres modelos a integrar y una nueva for-ma de gestionar la memoria histórica. Nuevamen-te custodia y garantía se reafirman.

• Formación. Asegurar una formación integral. Es untema candente, de ahora mismo, que debe perpetuarseen el tiempo.

4. Estrategias para la gestión de documentoselectrónicos

Desde el punto de vista de la técnica archivística o delos requisitos para la organización de los documentos,las estrategias deberían centrarse en los requisitos dediseño, uso y conservación de los documentos, inter-viniendo en esas fases [J. R. Cruz Mundet, 2001, 320-321].

1. Fase de diseño: se trata de intervenir en el diseñode los documentos y de los procesos en los que seinsertan para garantizar la incorporación de requi-sitos archivísticos, que en buena medida trascien-den más allá:

• Fiabilidad: que los documentos puedan demos-trar los efectos que contienen, es decir, que ten-gan un contenido fidedigno.

• Autenticidad: que los documentos sean inmunesa todo tipo de manipulación y alteración a lo lar-go del tiempo. Asimismo que evidencien la pro-cedencia.

• Integridad: que mantengan íntegros y completossu estructura y contenido.

• Accesibilidad: que sean recuperables para su usoen todo momento y circunstancia.

• Descripción: debe ser incorporada al diseño delos documentos para que la contengan durante to-do el ciclo de vida, y debe comprender su conte-nido, la descripción del proceso y la del contex-to en el que ha sido registrado.

• Selección: la valoración y la consiguiente selec-ción debe incorporarse en este momento, lo queno significa alterar las estrategias en el sentidode hacerlo pieza a pieza, sino que las series do-cumentales deben ser evaluadas, o su evaluaciónincorporada, en la fase de diseño de los procedi-mientos de las que son reflejo.

2. Fase de utilización: en la que los documentos fia-bles, auténticos, íntegros y accesibles deben conservarestas características inalteradas mediante fórmulasde autentificación, limitando el acceso a los indivi-duos que han de intervenir en un proceso, sea comomeros consultantes, sea para incorporar datos. Ade-más, el uso de los documentos implica otros requi-sitos archivísticos, fundamentalmente:

• Interconexión: de unos documentos con otros enel lugar y orden que les corresponda en el proce-dimiento, de modo que se pueda seguir su mar-cha y mantener íntegro en todas sus fases.

• Interrelación: con los documentos no electróni-cos creados por la organización, ya sea en el pa-sado, ya sea simultáneamente. En el primer casose puede lograr mediante la clasificación, en elsegundo integrándolos en sistemas híbridos o mix-tos.

• Transferencia: cuando ya no sean necesarios pa-ra el sostenimiento de las actividades que refle-jan, los documentos pueden ser conservados enlos mismos sistemas donde han sido creados y uti-lizados; sin embargo, por motivos de control y deconservación, es preferible su transferencia a ser-vidores destinados a la conservación perpetua, do-

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tados de medidas de seguridad que garanticen suautenticidad.

3. Fase de conservación: a diferencia de los docu-mentos no electrónicos, que conservan su autenti-cidad si se les mantiene en la misma forma y esta-do de transmisión en el que han sido creados,recibidos o guardados, los electrónicos conservansu autenticidad mediante la renovación constante yla migración periódica:

• La renovación: genera una reproducción completatanto del contenido como de los elementos for-males de un documento, la cual puede ser consi-derada copia fidedigna del original.

• La migración: consiste en la transferencia perió-dica entre configuraciones o entre generacionesde tecnología, que permite conservar la infor-mación en un modo que no garantiza ser una ré-plica exacta del original. Reproduce el conteni-do del documento, pero cambia la configuracióny el formato. La migración incluye la renovacióncomo medio de conservación, pero es diferentecomo hemos visto.

• La conservación implica también el desarrollo deprocedimientos de control de los documentos elec-trónicos desde el momento en que dejan de sernecesarios para la gestión, en el sentido de pro-teger su integridad. Procedimientos integrados porrutinas, pero también por una autoridad que ve-rifique y certifique los resultados de la migración.

Desde una concepción sistémica, la gestión de los do-cumentos electrónicos se da en tres niveles: el organi-zacional, el archivístico y el tecnológico [Public Re-cord Office, 1999, 19 y ss.].

Nivel organizacional

Los documentos electrónicos poseen un ciclo de vidasimilar al de los documentos en papel, mas como quie-ra que tienen mayor dependencia de la forma física yde la tecnología, hace falta una gestión más activa pa-ra asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida deldocumento. En esencia, los documentos se crean en eldesarrollo de las actividades, pueden servir comoprueba, deben ser gestionados en términos de acceso,selección… por fin pueden ser conservados a largo pla-zo. Incorporar cada uno de estos aspectos en una es-trategia de gestión de documentos electrónicos requiereun amplio rango de decisiones de diseño, de políticasy de procesos. Todos en la organización deben estarimplicados en algún nivel y ello exige una cultura or-ganizacional.

En el contexto organizacional los documentos elec-trónicos soportan tres grandes categorías de necesidades:

1. Sirven a las necesidades operativas habituales:

En esta fase el uso de las tecnologías de la informacióny de las comunicaciones es muy intensivo para lo-grar un desarrollo más eficiente y efectivo del tra-bajo, pero rara vez se contemplan las necesidadesde los documentos electrónicos, lo que más o me-nos también sucede con los de papel, aun cuandoniveles mínimos de acción aportan soluciones im-portantes. Por ejemplo el correo electrónico, que seemplea de forma masiva, puede sobrecargar alusuario de información y de trabajo; sin embargo,unas simples indicaciones por vía de procedimien-to como pueda ser el marcado de los mensajes conseñalizadores del tipo: necesita respuesta, informa-tivo, efímero… ayudaría muchísimo en su gestióny selección.

Los documentos, sean electrónicos o en papel, de-ben estar bien y claramente categorizados, cuálesforman parte de un procedimiento y se conservarán,cuáles no. Esto obliga a una constante reingenieríade procesos y a la revisión de los tipos documenta-les.

2. Servir a la responsabilidad organizacional:

Lo importante es asegurar la autenticidad de los do-cumentos electrónicos, su integridad, y la seguridadde los sistemas de almacenamiento y acceso. Ellodebe hacerse conforme a un marco normativo.

3. Documentar la historia corporativa:

Los documentos seleccionados deben ser manteni-dos y migrados entre plataformas tecnológicas ase-gurando su integridad y contexto.

Como quiera que las tecnologías favorecen la des-centralización e incrementan la autonomía, el archi-vero es cada vez menos intermediario entre los docu-mentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influiren el entorno de trabajo, fomentando la responsabili-dad de todos y establecer un marco de políticas cor-porativas. Este marco normativo corporativo debeser:

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• Amplio: y cubrir todo el ciclo de vida de los docu-mentos y comprender a toda la organización.

• Aplicable a las actividades diarias: para lo que de-be contemplar procedimientos escritos claros y rea-listas, que puedan ser llevados efectivamente a lapráctica.

• Aprobado a alto nivel: como única vía para su efec-tividad en toda la organización y garantía de su cum-plimiento.

Las normas corporativas deben insertarse en un mar-co normativo de mayor rango, de nivel nacional e in-ternacional para asegurar una gestión de documentoselectrónicos efectiva y debe centrarse en aspectos in-mediatos como:

• Qué tipos de documentos deben convertirse en do-cumentos formales, de modo que se distingan de otrosconjuntos informativos como puedan serlo los do-cumentos de apoyo, y para ello hay que asegurar unmismo criterio en toda la organización.

• Qué grupos de personas pueden llevar a cabo accionessobre esos documentos, estableciendo una jerarquíade acceso y actuación sobre los mismos.

• Dónde se tienen los documentos y de qué formasestán estructurados y organizados, conforme a uncuadro de clasificación integral para toda la entidad.

• Cómo son dispuestos los documentos, de acuerdocon el calendario de conservación.

La normativa debe poseer una serie de característicasque prevean y posibiliten:

• El cambio: centrándose en las actividades y previendomecanismos flexibles de seguimiento y adecuacióna la realidad.

• El consenso: las normas deben ser admitidas por to-dos, adoptadas, facilitando la participación y la po-sibilidad de influir; de otro modo no se aplican nun-ca.

• La escalabilidad: cuando la normativa no resuelvetodas las situaciones, se aplica escalonada y pro-gresivamente.

• La integración: gestores, archiveros y tecnólogos de-ben trabajar codo con codo.

• El reparto de responsabilidades: entre los archive-ros, los gestores de sistemas de información y de tec-nologías de la información y de las comunicacio-nes, administradores y responsables de procesos, yusuarios finales.

Nivel de gestión documental

Comprende todo el ciclo de vida en cada una de susfases:

1. Creación y captura en un entorno seguro:

La captura es un interface técnico entre el sistemade gestión de documentos y las aplicaciones de tra-bajo (word, email…), y una serie de reglas y pro-cedimientos para ello. Los mecanismos de capturadeben asegurar que los documentos capturados sonlos apropiados, están completos, incluyendo los me-tadatos y que se han establecido los vínculos con otrosdocumentos dentro de la agrupación en la que se in-tegran.

2. Selección y disposición de conjuntos documenta-les:

Debe adoptarse en el momento de la creación deldocumento electrónico de acuerdo con el calenda-rio de conservación. El sistema debería posibilitarel alojamiento de los documentos relacionados en-tre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe or-ganizarlos de forma que más adelante puedan sersometidos a decisiones retrospectivas de selección.

3. Preservación, transferencia y conservación de con-juntos documentales:

Los conjuntos documentales que merezcan conser-vación permanente deben haber sido identificadosen el momento de su creación y/o como resultadode un proceso de selección, de transferencia y de sucustodia en un archivo permanente. El archivero de-be asegurar que se tienen en cuenta los requisitosnecesarios para su conservación a largo plazo. Ha-ce falta disponer de unos usos (best practices) y denormas sobre formatos y transferencia de docu-mentos, incluyendo la prevención y la conservación.La selección de formatos debe:

• Minimizar el riesgo de bloquearse con formatosy aplicaciones propietarias.

• Limitar el número de formatos para minimizar elnúmero de rutinas (paths) de migración.

• Los formatos seleccionados deben poseer una mí-nima conexión con las aplicaciones departa-mentales.

• Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario,la intervención de la infraestructura tecnológicade un departamento.

• Los formatos seleccionados no deberían excluirañadidos y cambios futuros a medida que se pro-duzcan nuevos desarrollos.

Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en:

• Formatos de transferencia: deben comprender elcontenido, la estructura y el contexto del documentoy documentar que también se conservan los me-tadatos a nivel de documento y de expediente.

• Formatos de preservación: asegurar la integridaddel conjunto y, al máximo posible, la estabilidad.

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Debe haber pocos y seleccionados por la confianzaque inspire su longevidad. Un aspecto importan-te es la capacidad de conversión fácil a formatode presentación.

• Formatos de presentación: presentan los docu-mentos en forma similar al original.

Nivel tecnológico

La mayoría de las organizaciones tienen dos funcio-nes relacionadas, la Electronic Document Managementy la Electronic Records Management, que pueden en-contrarse en un mismo paquete informático y sopor-tan la gestión de información electrónica en dos for-mas diferentes pero complementarias. Hemos decididoponerlas en inglés porque su traducción al castellanoarrojaría el mismo término, distinguiéndose en cam-bio en el original entre record o documento de archi-vo, con valor probatorio.., y document o documentoreferencial, que ofrece información y no ha adoptadola forma de documento de archivo, como puede serlouna o más bases de datos que alimenten una herramientaproductora de documentos.

• Electronic Document Management ayuda a las or-ganizaciones a explotar su información más efi-cazmente proporcionando el mejor acceso a infor-mación almacenada y dando soporte a los gruposque trabajan juntos con software de workflow. So-porta las necesidades de información de las opera-ciones inmediatas.

• Electronic Records Management proporciona un en-torno digital para la captura de documentos y apli-ca prácticas normalizadas de gestión de documen-tos. Soporta las necesidades de información a medioy largo plazo. Gestiona la estructura de archivo cor-porativo, clasificación, selección y disposición, ca-lendario de conservación…

Como quiera que hay solapamiento entre las caracte-rísticas de una y otra, la diferencia clave radica en quelos electrónicos son documentos que han sido captu-rados en un sistema de clasificación y archivo corpo-rativo. Un sistema de Electronic Records Management(Gestión de Documentos Electrónicos) debe conser-var el contenido, estructura y contexto de los docu-mentos electrónicos, y debe asegurar que los docu-mentos son «registrados» y que se han establecidoprocedimientos de autenticación y de auditoría. Estopermitirá que esos documentos puedan ser utilizadoscomo prueba legal, proporcionar responsabilidad cor-porativa, y ayudar a las organizaciones a encontrar losrequerimientos de las auditorías internas y externas.

Es importante conseguir que los requisitos de la ges-tión de documentos electrónicos sean tomados enconsideración en el diseño de los sistemas de infor-mación y de las plataformas tecnológicas. Los requi-sitos funcionales de gestión y conservación, si se iden-

tifican al comienzo, son fáciles de implementar en laconstrucción de los sistemas y es menos costoso queintroducir cambios después.

El archivero tiene aquí un papel relevante: asegurar elcumplimiento de los requisitos, la captura de los do-cumentos, el acceso, la conservación, la transferencia…

El desarrollo de sistemas debe integrar la gestión dedocumentos electrónicos con las siguientes caracte-rísticas:

• Sistémico: interrelacionándolo con otros sistemasde información comparables y compatibles en el ho-rizonte de información amplio de la organización,para asegurar la emergencia de sistemas de gestióndocumental en toda la organización como recursoscorporativos valiosos.

• Escalable: que pueda crecer.

• Sostenible: que el contenido, contexto y estructurade los documentos puedan ser mantenidos en el tiem-po, de forma predecible y consistente, al margen delos cambios de la tecnología específica utilizada.

Este tipo de enfoque integrado es aplicado en paísespunteros en la materia como Australia, Canadá, Esta-dos Unidos, el Reino Unido y en las normas interna-cionales en desarrollo.

Bibliografía citada

BEARMAN, David (1997): «The physical archives andthe virtual archives», en Archivum, XLIII, 150-167.

COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS (1997): Guidefor managing electronic records from an archivalperspective. París. International Council on Archi-ves, 1997, 55 p.

CRUZ MUNDET, José Ramón (2003): Manual de ar-chivística. Madrid. Fundación Germán SánchezRuipérez, 413 p.

DURANTI, Luciana (2001): «The impact of digital tech-nology on archival science», en Archival Science,1, 1, 39-55.

INSAR. Suplement III (1998): Guide de l’informationnumerique. Luxemburgo. Oficina de PublicacionesOficiales de la Comunidad Europea.

ISO 15489-1:2001. Information and DocumentationRecords Management. Part 1: General. ISO. Ge-neve. 2001, 39 p.

PUBLIC RECORD OFFICE: Functional requirements forelectronic records management systems. Londres.Public Record Office, 1999, 58 p.(http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/ere-cords/1999reqs/1999requirements.pdf

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