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La Información científica y tecnológica que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públicas: un estudio del Programa de gestión de documentos y archivos ( R A M P )

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

PGI-84/WS/7

París, 1984

Original inglés PGI-84/WS/7 PARIS, 1984

LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA QUE FIGURA EN LOS EXPEDIENTES DE CASOS Y

EN LOS ARCHIVOS DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS: UN ESTUDIO DEL PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS"

Y ARCHIVOS (RAMP)

realizado por K.D.G. WIMALARATNE

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Asiento recomendado para el catálogo :

Wimalaratne, K.D.G - La Información científica y tecnológica que figura en los expedientes de casos y en los archivos de las administraciones públicas: un estudio del Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) .realizado por K.D.G. Wimalaratne /para el/ Programa General de Información y UNISIST - París: Unesco, 1984. - ii; 68 págs.; 30 cm. - (PGI-84/WS/7)

I - Título

II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

© Unesco, 1984

PREFACIO

La División del Programa General de Información de la Unesco ha elaborado un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) a largo plazo para contribuir a satisfacer las necesidades de los Estados Miembros, en particular las de los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos.

En los elementos básicos del programa RAMP se reflejan los temas del Programa General de Información. Por consiguiente, el RAMP engloba proyectos, estudios y demás actividades encaminadas a:

1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales);

2. Fomentar y difundir métodos, normas y reglas para el tratamiento de la in­formación;

3. Contribuir al establecimiento de infraestructuras de la información;

4. Contribuir al establecimiento de sistemas especializados de información en materia de educación, cultura y comunicación, y ciencias naturales y sociales;

5. Promover la formación teórica y práctica de los especialistas y los usuarios de la información.

La finalidad del presente estudio, que se realizó por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), es ayudar a los archivistas, los responsables de la gestión de los documentos e incluso a los especialistas de la información, sobre todo de los países en desarrollo, a determinar cuales son los expedientes de casos que contienen informaciones científicas y tecnológicas, en particular cuando esa información no es el elemento esencial del expediente, para utilizarlos de inmediato y, si procede, archivarlos. El estudio se limita a los sistemas de clasificación manuales, principalmente en los basados en el principio del orden primitivo, que deberían ser muy útiles para los países en desarrollo que siguen empleando esos sistemas de archivo.

Se darán por bienvenidas todas las observaciones y sugerencias relativas al presente estudio, que deberán dirigirse a la División del Programa General de Infor­mación, Unesco, 7, Place de Fontenoy, 75700 París. Escribiendo a esa misma dirección se podrán obtener otros estudios elaborados en el marco del programa RAMP, cuya lista figura en Apéndice al presente estudio.

INDICE

Página

Capítulo 1 Introducción 1

Capítulo 2 La importancia de la información científica y técnica para el desarrollo 4

Capítulo 3 La infraestructura para la recuperación y la difusión de la información científica y tecnológica 5

Capítulo 4 Responsabilidad del Estado en lo que respecta a la identifi­cación de las administraciones públicas productoras de informaciones científicas y tecnológicas y a su transferencia a uno o varios organismos de documentación científica y técnica 9

Capítulo 5 Programa de acción destinado a poner de manifiesto cuales son los expedientes de las administraciones públicas que contienen informaciones científicas y tecnológicas 11

Capítulo 6 Identificación de las fuentes primarias y secundarias de informaciones científicas y tecnológicas de las administracio­nes públicas 16

Capítulo 7 Metodología para recuperar y difundir las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los documentos y expedientes corrientes 20

Capítulo 8 Acceso a la información científica y tecnológica contenida en los archivos corrientes 28

Capítulo 9 Búsqueda y difusión de la información científica y tecno­lógica que figura en los documentos transferidos a un servicio o a un depósito de prearchivo 31

Capítulo 10 Acceso a las informaciones científicas y tecnológicas conte­nidas en los expedientes transferidos a los depósitos de prearchivo 36

Capítulo 11 Evaluación, selección y eliminación de los documentos científicos y técnicos depositados en los depósitos de prearchivo 37

Capítulo 12 Transferencia de documentos científicos y técnicos a los Archivos Nacionales 42

Capítulo 13 Clasificación e inventario de los expedientes y documentos científicos y técnicos conservados en los archivos 46

Capítulo 14 Eficacia y eficiencia del método de procedencia para el inventario y la búsqueda de las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los archivos 50

- ii -

Indice (cont.)

Capítulo 15

Capitulo 16

Un sistema de indización del contenido para la recuperación de las informaciones científicas y tecnológicas en los archivos

Acceso a los documentos de archivo que contienen informa­ciones científicas y tecnológicas

Página

52

56

Lista de figuras

Figura 1 Ilustración de algunas relaciones existentes entre las ramas de las ciencias exactas y naturales y la tecnología . . . .

Figura 2 Gestión y circulación de la información científica y tecno­lógica en los organismos públicos

Figura 3 Inventario preliminar de los expedientes científicos y técnicos corrientes de las administraciones públicas . . . .

Figura 4 Fuentes de información científica y tecnológica, circuitos de transferencia y recuperación de la información

Figura 5 Catálogo de los documentos o expedientes corrientes de las administraciones públicas que contienen informaciones cien­tíficas y tecnológicas

Figura 6 Búsqueda de informaciones científicas y tecnológicas en docu­mentos legibles por máquina

Figura 7 Formulario de transferencia de documentos intermediarios e inactivos que contienen informaciones científicas y tecnoló­gicas en locales o depósitos de prearchivo

Figura 8 Ejemplo de indicación, por medio de símbolos y signaturas inscritos en la carpeta o cubierta del expediente, de las informaciones científicas y tecnológicas que contiene . . .

Figura 9 Boletín de transferencia de documentos a los Archivos Nacionales para su conservación definitiva

Figura 10 Boletín de transferencia a los Archivos Nacionales de docu­mentos legibles por máquina

Figura 11 Ejemplo de ficha de indización

Figura 12 Ejemplo de clasificación con ayuda de un tesauro

Figura 13 Registro de los expedientes científicos y técnicos ; . . . .

Apéndice

Bibliografía

13

19

23

27

32

34

43

45

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53

54

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59

PGI-84/WS/7

LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA QUE FIGURA EN LOS EXPEDIENTES DE CASOS Y EN LOS ARCHIVOS

DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS: UN ESTUDIO DEL RAMP

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Habida cuenta de la frecuencia con que se emplean en el presente estudio, es primor­dial especificar cuál es el sentido de los términos "científico", "tecnología",

"información", "información científica y tecnológica" , "expedientes de casos", "documen­tos", "archivos", "documentos o expedientes corrientes", "documentos o expedientes inter­mediarios" , "documentos o expedientes inactivos" y "documentos científicos y técnicos" .

1.2 Científico: El adjetivo "científico" se emplea para calificar las actividades de investigación en materia de ciencias naturales, comprendidas las ciencias

físicas y las biológicas. La investigación puede ser fundamental o aplicada, empren­dida con fines de exploración, de observación o de experimentación.

1.3 Tecnología: Este término se utiliza invariablemente en el presente estudio en un sentido científico y abarca los conocimientos técnicos y administrativos,

así como los conocimientos necesarios para producir los bienes y servicios que la sociedad necesita.

1.4 Información: Se trata del contenido de una comunicación o de un razonamiento escritos u orales.

1.5 Información científica y tecnológica: No es posible establecer una distinción neta entre la información científica y la tecnológica, porque se trata de dos

nociones interdependientes. Dividirlas en una multitud de ramas desvinculadas cada vez más especializadas, resta eficacia a la tecnología como instrumento de aplicación del saber. Hoy día, la información científica y técnica ha de tender a superar cada vez más esa tendencia a establecer compartimientos (véase la Figura 1).

1.6 Expedientes de casos: Se trata de los documentos producidos en las administra­ciones públicas para el tratamiento de los asuntos corrientes, internos o no.

A medida del desenvolvimiento de un asunto, los documentos que con él se relacionan directa o indirectamente se guardan en carpetas o archivos. Esos expedientes pueden relacionarse con cuestiones de política general y reunir los documentos relativos a esas cuestiones, a un asunto particular o a la correspondencia que con él se rela­ciona. En esos expedientes de casos puede verse cómo tal o cual política se ha apli­cado en el servicio interesado.

1.7 Documentos : Este término se aplica a todas las informaciones, cualesquiera que sean sus soportes o sus características, producidas o recibidas y conservadas por

un servicio en virtud de sus obligaciones legales o en razón de las exigencias de su actividad propia. En consecuencia, esos documentos pueden ser materiales escritos, ya sea a mano o a máquina, impresos o dibujados y grabados; grabaciones sonoras, fotografías o negativos. También pueden ser vistas fijas y datos sometidos a trata­miento, ya sea por medio de fichas perforadas, impresas o codificadas, de cintas o de discos magnéticos.

1.8 Documentos corrientes: Se trata de los documentos necesarios para las activida­des corrientes de un servicio u organismo determinados. Han de hallarse al al­

cance de la mano y deben guardarse en los locales principales, en un mobiliario de archivo adecuado.

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1.9 Documentos intermediarios : Se trata de los documentos que no son de utilidad corriente, que se guardarán en depósitos de prearchivo llamados "intermediarios"-,

donde su conservación será menos onerosa.

1.10 Documentos inactivos : Son los documentos que han perdido toda utilidad corrien­te para el organismo o la institución de origen. Cuando un asunto queda liqui­

dado, el expediente se cierra y se elimina una vez evaluado.

1.11 Archivos: Los archivos contienen los documentos inactivos de un organismo o una institución, que se han conservado debido a su valor duradero.

1.12 Documentos científicos y técnicos : Por razones de comodidad, los documentos, expedientes y archivos que contienen informaciones científicas y tecnológicas

son denominados en el presente estudio "documentos científicos y técnicos".

PGI-84/WS/7 - pág. 3

FIGURA 1

Ilustración de algunas relaciones existentes entre las ramas de las ciencias exactas y naturales y la tecnología -

H.J.T. Ellingham, 1948

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PGI-84/WS/7 - pág. 4

2. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TÉCNICA PARA EL DESARROLLO

2.1 Se admite, en general, que nuestra época es la época de la ciencia y la tec­nología. La información científica y técnica desempeña, por consiguiente, un

papel primordial para alcanzar los objetivos sociales, culturales, políticos y eco­nómicos de todos los países. No cabe duda de que tiene repercusiones en prácticamente todos los aspectos de nuestra vida cotidiana, en particular en el trabajo, las horas de asueto, los transportes, la comunicación y el bienestar general. La información científica no abarca únicamente el acervo de los conocimientos adquiridos por el hom­bre, también es el testimonio vivo de su búsqueda incesante de la verdad. Constituye un recurso fundamental para los hombres de ciencia. Pero también es un medio para formar a los futuros hombres de ciencia y la principal cantera de la que extraer los conceptos y los datos aplicables a los programas de desarrollo económico y tecnoló­gico. En consecuencia, una atinada, utilización de la riqueza nacional que consti­tuye es la clave del progreso de las sociedades técnicamente adelantadas o que se esfuerzan en serlo. Un país que carezca de un potencial científico y tecnológico propio, es incapaz de adquirir conciencia de sus propias necesidades y de las posi­bilidades que existen en otros lugares en el campo de la ciencia y la tecnología. Conviene recordar que la información científica y técnica es un factor clave de todo desarrollo endógeno y de la capacidad de innovar de un país, porque favorece la in­vestigación científica y tecnológica. En consecuencia, la rápida recuperación de la información científica y técnica es vital para el desarrollo intelectual y material de un país. La utilización de los resultados de la investigación científica y téc­nica en los sectores productivos de la economía de un país estimulará la demanda de trabajos científicos. Si el sistema de recuperación funciona mal, el saber cientí­fico y técnico seguirá estando dividido en compartimientos estancos y no podrá ponerse al servicio del bienestar nacional.

2.2 En el mundo moderno, la información científica y tecnológica reviste una impor­tancia capital para todos los países. Es un elemento crucial del auge y del

progreso de todas las ciencias. Hoy día se estima que la información científica y tecnológica es esencial para el progreso social y para la comprensión de los proble­mas que afectan a la vida de las naciones. Sin ella, el desarrollo es en extremo difícil, porque el progreso de una sociedad depende de que sepa dominar el saber científico y técnico y explotarlo plenamente. El Presidente John F. Kennedy hizo observar, en cierta ocasión, que disponer de un potencial científico y tecnológico era una necesidad nacional que exigía el establecimiento de un sistema adecuado de comunicación.

PGI-84/WS/7 - pág. 5

3. INFRAESTRUCTURA PARA LA RECUPERACIÓN Y LA DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

3.1 Como sea que las estructuras administrativas y las formas de organización varían de un país a otro, no existe un modelo único de planificación y aplica­

ción de una política de información científica y técnica, ni servicios e instituciones ideales o modelos como los que se precisan en cada país. Por consiguiente, no es posible establecer normas uniformes para las infraestructuras institucionales y jurídicas necesarias para la recuperación y la difusión de la información científica y tecnológica; pero es posible, en cambio, formular algunas generalizaciones.

3.2 En numerosos documentos publicados por la Unesco y en estudios de países reali­zados por los propios países interesados ' se ha tratado ya de la organización

y las estructuras de los sistemas nacionales de información científica y tecnológica. Ahora bien, esos estudios se centraron sobre todo en las infraestructuras necesarias para la recuperación y la difusión de fuentes secundarias de la información científi­ca y técnica (publicaciones o textos impresos) producida por organismos públicos o privados de carácter especializado. Las infraestructuras institucionales y jurí­dicas propugnadas para la recuperación y la difusión de la documentación científica y técnica secundaria eran, en ese caso, la biblioteca popular, las redes de centros de información o documentación conectadas con un centro nacional de referencias u orientación documental, un centro de intercambios, o un organismo central responsa­ble de la totalidad de la red de información científica y técnica.

3.3 En cambio, el presente estudio, que propone una metodología para recuperar y difundir la información científica y técnica que figura en los expedientes de

casos de los servicios públicos, se interesa esencialmente por las fuentes de infor­mación científica y tecnológica primarias e inéditas : manuscritos y documentos meca­nografiados o grabados de cualquier otro modo. En consecuencia, es necesario modificar y adaptar las infraestructuras institucionales y jurídicas para que den acceso a la información científica y técnica que contienen los documentos y los expedientes.

3.4 Para concebir una infraestructura adecuada para la recuperación y la difusión de las fuentes primarias de la información científica y técnica que figura en

los documentos y los expedientes, es útil y aconsejable basarse en la infraestructura institucional y jurídica que rige el funcionamiento de los servicios encargados de la gestión de los expedientes y los archivos. Dentro de ese contexto, podrían introdu­cirse, en la red de bibliotecas y de centros de documentación o información existentes, las modificaciones necesarias para que se prestaran a la recuperación y difusión rápidas y sistemáticas de la información científica y tecnológica.

3.5 La Figura 2 representa la infraestructura institucional y administrativa básica relativa a la información científica y técnica primaria contenida en los docu­

mentos o los expedientes administrativos.

PGI-84/WS/7 - pág. 6

FIGURA 2

Gestión y circulación de la información científica y tecnológica en los organismos públicos

Especialistas de la clasificación

Documentos corrientes de los organismos públicos que contienen informaciones científicas y técnicas

<

Informaciones científicas y técnicas comuni­cables transmi­tidas a los centros de información

« - -

Informaciones científicas y técnicas cuyo acceso ha dejado de ser reservado

Documentos inactivos que contienen informaciones científicas y técnicas

Documentos científicos y técnicos no comunicables conservados en locales o depósitos de prearchivo o "depósitos intermediarios"

Inspectores encar­gados de los ex­pedientes/Respon­sables de los expedientes de los ©organismos de origen

Información científica y técnica no comunica­ble contenida en los ARCHIVOS - Depósito especial para la información científica y técnica

ARCHIVISTAS

4/

Recuperación y difusión de la información a los usuarios y a los centros nacionales de documentación científica y técnica

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Circulación de los documentos durante su existencia

Circulación de la información científica y tecnológica

Personal encargado del control

Personal encargado de los expedientes

PGI-84/WS/7 - pág. 7

3.6 De la Figura 2 puede deducirse que la recuperación y la difusión de la infor­mación científica y tecnológica depende de la política que se aplica en mate­

ria de gestión de los expedientes, es decir, de la reglamentación a que están some­tidos los documentos durante su existencia, desde el momento de su producción (periodo activo) hasta que se transmiten a las salas o centros de prearchivo (cuando pasan al estado intermediario o de inactividad) y, por último, hasta que se evalúa su contenido para eliminarlos o enviar a los Archivos Nacionales los que se ha deci­dido conservar.

3.7 Durante las diferentes fases de ese proceso de gestión de los documentos o expedientes que acabamos de describir, la información científica y tecnológica

comunicable debería poder recuperarse y difundirse en las bibliotecas especializadas en el campo de la ciencia y la tecnología y en los centros de documentación o de in­formación; esos centros podrían a su vez, transmitirla a los servicios nacionales o centrales para que éstos presenten esa información en la forma que convenga a los hombres de ciencia y a los tecnólogos. Entre tanto, las bibliotecas ministeriales y los centros de información científica y tecnológica podrían poner a disposición de los usuarios las informaciones científicas y técnicas comunicables.

3.8 Paralelamente, la información científica y tecnológica no comunicable o de comunicación limitada seguiría su curso normal, como puede verse en la Figura 2,

hacia los centros públicos de prearchivo poco-oneroso (depósitos intermediarios) y, por último, hasta los Archivos Nacionales para ser conservados definitivamente. Como se ha hecho en la República Democrática Alemana, podrían crearse depósitos especiales para el almacenamiento permanente de los "archivos científicos y técnicos". Este sistema de depósitos especiales podría ocupar a un personal formado especial­mente para las cuestiones científicas y tecnológicas y podría también dar lugar a la creación de un sistema de información especializada.

3.9 La Figura 2 representa el organigrama de la infraestructura prevista. Los especialistas de la clasificación se encargarían de los expedientes corrientes

y de asesorar sobre la información científica y técnica que podría recuperarse cuando esos documentos pasan al estado intermediario; los inspectores y los especialistas de la conservación y la gestión de los documentos darían consejos sobre el almacena­miento y la recuperación de la información científica y tecnológica que se halla en la fase de prearchivo. La supervisión del depósito de prearchivo en que se almace­narían los expedientes intermediarios, inactivos o cerrados correría a cargo de los funcionarios de los servicios de origen y de los Archivos Nacionales. Por último, el personal de los Archivos Nacionales se encargaría de recuperar las informaciones cien­tíficas y tecnológicas que figuren en los documentos destinados a ser conservados in­definidamente. Además, los bibliotecarios científicos y técnicos especializados de determinadas administraciones, los documentalistas y los especialistas de la informa­ción trabajarían en relación con el personal antes mencionado para reorganizar la información bruta de los documentos primarios -publicaciones o textos mimeografiados-que llegara a sus servicios. Estos servicios estarían directamente conectados con el centro nacional de servicios documentales científicos y técnicos que almacenarían y difundirían toda la información científica y tecnológica procedente de los organismos públicos.

3.10 Convendría que el personal encargado de la recuperación y la difusión de la información científica y tecnológica estuviese especialmente formado para ese

trabajo. Si así no fuere, las demoras en la circulación y difusión de la información impedirían- la explotación rápida y eficaz del recurso nacional que constituye para el desarrollo.

PGI-84/WS/7 - pág. 8

3.11 El país desprovisto de esas infraestructuras debería dotarse de medios insti­tucionales y humanos mínimos para establecer un sistema rudimentario de recu­

peración y difusión de la información científica y tecnológica. Gracias a esa estructura básica debería poder administrar los documentos corrientes de los orga­nismos de origen, identificar y recuperar los documentos inactivos de los organismos que los producen y trasladarlos a los Archivos Nacionales para su conservación per­manente. De esa manera, el centro nacional de información científica y tecnológica, podría, si existe, buscar, por medio de computadoras, de índices, de citas o de listas establecidas manualmente, las informaciones científicas y técnicas contenidas en los expedientes depositados en las salas de prearchivo de los diferentes departa­mentos ministeriales o en los Archivos Nacionales. Es una solución posible, si se carece de otros medios, pero que retardaría la reorganización de la información y no estaría nunca al día ni daría resultados adecuados.

Notas y referencias

1. Using and Improving National Information systems for development, some practical implications for Policy makers (proyecto), Unesco, SC/74/WS/53, Octubre de 1914; Guidelines on the Planning of National STI systems, Unesco, SC/75/WS/39, julio de 1975; Scientific and Technical information in Canada (1969), pág. 168.

PGI-84/WS/7 - pág. 9

4. RESPONSABILIDAD DEL ESTADO EN LO QUE RESPECTA A LA IDENTIFICACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS PRODUCTORAS DE INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS Y A SU TRANSFERENCIA A UNO O VARIOS ORGANISMOS DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA Y TÉCNICA

4.1 Los poderes públicos se interesan cada vez más por la planificación de las ac­tividades relacionadas con la información científica y técnica, que consideran

es un recurso nacional cuya explotación incumbe al Estado. Además, el porcentaje del presupuesto nacional que consagran a la investigación científica y tecnológica temá­tica, o con fines precisos, acrecienta la responsabilidad que les incumbe de distri­buir y utilizar adecuadamente, en beneficio de la comunidad, el dinero que los con­tribuyentes aportan para ese fin.

4.2 La principal misión de un gobierno consiste en administrar eficazmente el Estado en beneficio de la colectividad; el servicio encargado de la gestión

de los documentos y los archivos puede y debe jugar un papel importante en la con­secución de ese objetivo. Como sea que la administración pública, por su amplia gama de actividades, es la principal fuente productora de documentos, conviene que éstos sean administrados de manera que puedan extraerse de ellos -informaciones útiles cuando el Estado las necesite. A cada Estado incumbe, pues, la tarea de tomar las medidas técnicas y reglamentarias necesarias para establecer un sistema que permita sacar del anonimato, identificar, recuperar y difundir los documentos importantes para el desarrollo socioeconómico del país y hacerlos fácilmente asequibles. Ahora bien, entre todos esos documentos, los científicos y técnicos producidos por las administraciones públicas revisten una gran importancia.

4.3 Debería atribuirse una gran importancia a los millones de documentos científi­cos y tecnológicos producidos por las administraciones públicas; sin embargo,

son muchos los Estados que han creado infraestructuras institucionales y jurídicas para aplicar programas tradicionales de gestión de documentos sin poner el debido acento en los documentos científicos y técnicos que se hallan en poder de los orga­nismos públicos.

4.4 En general, un programa de gestión de documentos consiste en inventariar los documentos corrientes e intermediarios producidos por las instituciones públi­

cas para proceder a una evaluación selectiva y a una posible eliminación ulterior. Es indispensable que ese inventario se haga a base de reglas y directrices formula­das por un organismo gubernamental central o federal. Si se observan los programas de gestión de los documentos administrativos aplicados actualmente en todo el mundo, se advierte que los gobiernos no prestan una importancia especial a la identificación y la recuperación de la información científica y tecnológica durante los estudios preliminares. Sin embargo, algunos países, entre los que figuran el Reino unido!), Checoslovaquia^), Dinamarca3) y Singapur^) han promulgado textos encaminados a impo­ner la preservación absoluta de los documentos relacionados con los aspectos más im­portantes de la investigación y el desarrollo científicos y tecnológicos. Es sinto­mático observar que en una lista de trece criterios de evaluación los documentos científicos y técnicos ocupan el duodécimo lugar^), esto indica claramente que los gobiernos han de modificar su sistema de inventario documental si quieren recuperar la información científica y técnica que constituye una riqueza nacional. Un examen cuidadoso de las disposiciones vigentes en materia de gestión de documentos y archi­vos, pone de manifiesto que la mayor parte de los gobiernos han definido con mucho cuidado términos como "documentos históricos", "documentos judiciales" o "documentos públicos"; pero ninguno ha tratado de definir o interpretar en sus textos los tér­minos "documentos científicos y técnicos". No obstante, un comité establecido \ recientemente en Gran Bretaña para estudiar los problemas planteados por los documen­tos modernos señaló la necesidad de prestar particular atención al examen de los do­cumentos científicos y técnicos de las instituciones públicas.

PGI-84/WS/7 - pág. 10

4.5 Para contribuir a resolver el problema que plantea la identificación y la trans­ferencia de la información científica y tecnológica será necesario modificar

las reglas vigentes en materia de gestión de documentos y archivos o reformar los programas de gestión.

4.6 Incumbe a los gobiernos velar por el mejoramiento y el aprovechamiento de la información científica y tecnológica encargando a la dirección de los Archivos

Nacionales que elabore disposiciones aplicables a los servicios de gestión de docu­mentos y archivos que obliguen a las administraciones públicas a identificar la in­formación científica y tecnológica que obra en su poder.

4.7 Este objetivo puede lograrse de dos maneras. La primera consiste en encargar a los directores de los servicios públicos la identificación de todos los do­

cumentos científicos y técnicos que obran en su poder. La segunda consiste en recu­perar las informaciones científicas y tecnológicas de los documentos corrientes o intermediarios y transmitirlas a la biblioteca de ministerio encargado de la ciencia y la tecnología, o al centro local o nacional de información. Si el tratamiento de los documentos científicos y técnicos es el mismo que el dado a los demás documentos producidos por los organismos públicos, con los procedimientos y técnicas de recu­peración lentos que por lo general entrañan los programas normales de administración de documentos y archivos, el valor y la importancia de la información científica y tec­nológica para el desarrollo nacional serán nulos.

4.8 Según las reglas vigentes en el mundo entero en materia de gestión de documen­tos, los documentos públicos se evalúan sistemáticamente varios años después

de haberse dado por cerrados los expedientes o cuando éstos son clasificados entre lo.s documentos intermediarios o inactivos.

4.9 En esas condiciones es evidente que el inventario documental exhumará expedien­tes cuyas informaciones son caducas y casi olvidadas por los que se ocuparon

de los expedientes. Esto no es grave, en general, si se'trata de expedientes de proyectos que contienen informaciones socioeconómica, pero resulta vital cuando se trata de documentos científicos y técnicos, debido a la importancia práctica de las informaciones que contienen.

4.10 En consecuencia, incumbe al gobierno fijar normas y dar instrucciones para que las administraciones públicas identifiquen y recuperen las informaciones cien­

tíficas y tecnológicas que los documentos contienen y las consideren como un tipo particular de información que ha de difundirse cuanto antes.

4.11 En ese terreno, la reglamentación planteará problemas a los países en que los Archivos Nacionales no están facultados para administrar los documentos corrien­

tes. Por consiguiente, incumbirá a los poderes públicos, mediante disposiciones re­glamentarias adecuadas, armonizar las atribuciones de los orgnanismos que producen los documentos y las de los Archivos Nacionales para alcanzar la finalidad perseguida: enseñar a los creadores de expedientes administrativos a reconocer la importancia de los documentos científicos y técnicos que obran en su poder y las ventajas y el inte­rés que reviste para el país la rápida explotación de las informaciones que contienen.

Notas y referencias

1. A guide for Departmental Record Officers, (3a. edición). 1971, pág. 25. Public Record Office

2. Archivum, Vol. XXVIII, pág. 118 3. Ibid., pág. 127 4. Guidelines for the Selection & Disposition of Public Records , Singapur, (s.f.) pág. 6 5. Public Record Office, op. cit., págs. 24-25 6. Modern Public Records, Selection and Access, Londres, H. M. S. Oddice, 1981, pág. 42.

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5. PROGRAMA DE ACCIÓN DESTINADO A PONER DE MANIFIESTO CUALES SON LOS EXPEDIENTES DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS QUE CONTIENEN INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS

5.1 El objetivo fundamental del programa de acción es realizar un inventario previo de los expedientes de proyectos o de casos, existentes en las administraciones

públicas, que puedan contener informaciones científicas y tecnológicas. Este inven­tario, que podría dar lugar más tarde a la elaboración de un catálogo de documentos, serviría para poner de manifiesto los documentos científicos y técnicos clasificados en esos expedientes.

5.2 Dos son las condiciones previas indispensables para elaborar un programa de acción de ese tipo:

1. Los poderes públicos han de confiar la responsabilidad de ese programa de acción a un organismo central.

2. Ha de darse una base jurídica y administrativa a ese programa de acción y han de formularse disposiciones reglamentarias que ordenen a todas las administraciones públicas que procedan al inventario de sus documentos científicos y técnicos.

5.3 La experiencia ha demostrado que lo mejor es confiar a los Archivos Nacionales la responsabilidad general de un programa de gestión de documentos como el que

propugnamos. En los países en que los Archivos Nacionales controlan poco o nada la producción y la gestión de los documentos corrientes, será necesario tomar medidas encaminadas a modificar esa situación. De ese modo, los Archivos Nacionales tendrán la autoridad necesaria para aplicar un programa de acción sistemático y planificado, dentro del marco del programa de gestión de documentos, sin sobrecargar el trabajo del personal encargado de seleccionar los expedientes o los documentos destinados a ser eliminados.

5.4 Para aplicar el programa de acción en las administraciones públicas, los Archivos Nacionales darán instrucciones a los directores de todos los servicios

públicos sobre el programa de gestión de documentos; los Archivos Nacionales podrían de ese modo coordinar los procedimientos de gestión y de identificación de los docu­mentos por conducto de los funcionarios de cada servicio. Dicho funcionario puede ser un responsable de la clasificación o de la gestión de los documentos que esté al corriente de la organización y del funcionamiento de los archivos y que conozca bien los distintos tipos de documentos elaborados en su servicio.

5.5 El organismo nacional responsable de las cuestiones científicas podría ayudar a los Archivos Nacionales a identificar los documentos científicos y técnicos,

facilitando los expertos necesarios y tomando, si la administración de origen está de acuerdo, las disposiciones necesarias para que esos documentos se pongan rápida­mente a disposición de los usuarios interesados.

5.6 La aplicación de ese programa de acción requiere que el personal de los Archi­vos Nacionales colabore con los funcionarios de los organismos de origen. La

primera fase de ese programa consistiría, pues, en realizar un inventario de los do­cumentos científicos y técnicos procedentes de cada servicio.

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5.7 Ese inventario no debería dar cuenta de cada documento o de cada parte de los expedientes científicos y técnicos; debería ser una lista preliminar de cada

tipo de documento o de cada serie, en la que figuraría una indicación de donde se encuentran. En ese inventario se incluirían todos los expedientes corrientes, orde­nados por series o subseries, que contengan informaciones científicas y tecnológicas y que se conservarían en el servicio de procedencia, así como los expedientes inter­mediarios prearchivados.

5.8 La Figura 3 representa un modelo del formulario que se podría utilizar en el marco de ese programa de acción para preparar el inventario.

5.9 Los términos utilizados en el formulario de inventario (Fig. 3) tienen la signi­ficación siguiente:

5.10 Serie: Una serie está compuesta de expedientes o documentos ordenados según un sistema de clasificación determinado o guardados juntos con arreglo a cri­

terios1 temáticos, formales u otros determinados por su creación, recepción o utilización.

5.11 Subserie: Una subserie consta de expedientes o de documentos ordenados de acuerdo con un sistema de clasificación o un criterio funcional determinado,

vinculado con el que rige la serie principal, que se enmarca en una serie, en el sentido que se acaba de definir.

5.12 Es fundamental hacer una descripción completa y exacta del título de la serie o de la subserie; una descripción insuficiente del contenido puede engañar

al utilizador que trata de hallar, en los asientos del inventario las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los grupos de expedientes que figuran en una serie o subserie.

5.13 No conviene, pues, limitarse a utilizar términos tan generales como "correspon­dencia", "correspondencia pasiva" (correo recibido), "correspondencia activa"

(correo expedido). Si una serie o subserie trata de la correspondencia, debe indi­carse cuál es el objeto de esa correspondencia.

5.14 Hay que evitar términos como "generalidades", "varios" o "diversos" que no agregan nada a la descripción y no facilitan ninguna información precisa y

útil para una recuperación rápida de las informaciones científicas y tecnológicas. Ocurre, a veces, que ciertas series descritas con esos términos generales contienen informaciones científicas y tecnológicas del mayor interés. Los títulos de ese género denotan generalmente una ausencia de organización y de control de las opera­ciones de constitución de los expedientes, o la utilización para esa tarea de un personal no calificado. Deben, pues, tomarse medidas para examinar los documentos de las series tituladas "generalidades", "varios" o "diversos", a fin de determinar si hay en ellas informaciones científicas y tecnológicas; si tal es el caso, se han de señalar a la atención de los utilizadores del inventario por medio de un símbolo cualquiera debajo de la signatura correspondiente.

5.15 Este símbolo deberá definirse claramente y servir para advertir al usuario que figuran, en la masa de documentos diversos que constituyen la serie, informa-'

ciones científicas y tecnológicas útiles.

5.16 Una vez que los Archivos Nacionales hayan recibido los inventarios,deberán ponerse inmediatamente en contacto con el organismo central de'información

científica y tecnológica para emprender el análisis de la información contenida en los inventarios.

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(llénese por duplicado)

FIGURA 3

Inventario preliminar de los expedientes científicos y técnicos corrientes de las administraciones públicas

Nombre de la administración o del servicio de origen :

Nombre del Despacho o de la División de origen:

Nombre del funcionario responsable de la preparación del inventario:

Fecha de terminación del inventario:

Fecha en que el inventario se envió a los Archivos Nacionales :

(p. ej ., Ministerio de Industria)

(p. ej . , Despacho encargado del desarrollo)

(p. ej . , encargado de la clasifi­cación)

(p. ej. , 10.10.1982)

(p. ej. , 10.12.1982)

Dirección de la Administración:

N9 de telefono:

(p. ej.,P.O. Box 1510, Colombo)

Certifico por la presente que las informaciones facilitadas son exactas.

Fecha:

Firma del Director de la Administración

NQ de serie

1

2

3

Descripción de las series o subseries de los expedientes

(p. ej., Ayuda para el desarrollo de la industria salina (serie))

(p. ej., Fabricación de yeso (subserie))

Correspondencia (varios)

ing1*

ing11

1) Ing

Primer y último año de la serie o subserie

(p. ej., 1970-1979

(P- ej., 1970-1975)

(p. ej., 1975-1976)

Ubicación de los documentos

(p. ej., Edificio ne 01, Sala 10, Estante 05

(p. ej ., Cajón 06/ Armario 09

Sala 19

1) También podrían utilizarse los signos convencionales adoptados por la ISO para indicar las lenguas.

PGI-84/WS/7 - pág. 14

5.17 Durante dicho análisis deberán identificarse cuanto antes las administraciones públicas que conservan expedientes científicos y técnicos corrientes y se

tomarán las medidas necesarias para facilitar"la recuperación de la información per­tinente .

5.18 Convendrá que el organismo central de información científica y técnica y el personal de la administración de origen, encargado de mantener el enlace con

los responsables de los documentos, ayuden al personal de los Archivos Nacionales a proseguir las actividades de inventario, localización y extracción de las informacio­nes científicas y tecnológicas. Esta cooperación de los organismos productores, de los Archivos Nacionales y del organismo central de información científica y técnica hará adquirir conciencia, en el plano nacional, de la existencia en las administra­ciones públicas de documentos científicos y técnicos. También contribuirá a susci­tar, en los productores y administradores de documentos, el necesario sentido de responsabilidad, estimulándoles a tomar precauciones contra la destrucción no auto­rizada de documentos y en favor de la preservación de archivos importantes, a menudo víctimas de la falta de depósitos, de las mudanzas, de las ampliaciones de locales o de bruscas decisiones administrativas.

5.19 Una vez hechos los inventarios y su contenido comunicado a otros organismos que la administración que ha constituido o acumulado los expedientes que en él

figuran, los inventarios pasan a ser un medio para recordar a la administración de origen la importancia de esos documentos y su obligación de preservarlos.

5.20 Al término de las operaciones de identificación de las administraciones públi­cas productoras que poseen los expedientes científicos y técnicos, convendría

que el servicio central de información científica y técnica publique, para los cien­tíficos, tecnólogos y demás categorías de usuarios interesados, un manual de informa­ción básica sobre los organismos que poseen informaciones científicas y tecnológicas. Si existe una red de bibliotecas o centros de información adscritos a los diferentes servicios administrativos, cada centro podría publicar su propio manual que conten­dría los datos siguientes:

1. Nombre de la administración pública.

2. Director.

3. Nombre del responsable de la gestión de los expedientes.

4. Dirección.

5. Número de teléfono.

6. Dependencias o servicios que poseen documentos científicos y técnicos, series o subseries de documentos científicos y técnicos de base, con in­dicación de las fechas límite.

7. Lengua(s).

8. Expedientes comunicables, no comunicables, o de acceso restringido,

9. Lugar donde están depositados los documentos.

10. Autoridad a la que se ha de pedir la autorización de consultar los documentos.

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5.21 La encuesta previa a la preparación del inventario de todos los documentos corrientes que contengan informaciones científicas y tecnológicas, pone a me­

nudo de relieve la existencia de documentos no escritos: casetes, discos, bobinas o cintas magnéticas; diapositivas, fotografías, películas, mapas, gráficos, micro-fichas, etc. Las administraciones públicas recurren a veces a esos medios modernos para almacenar las informaciones científicas y tecnológicas y los autores de trabajos científicos y técnicos prefieren también, en ciertos casos, emplear soportes de ese género, en vez de papel, a causa de las facilidades que brindan para el acceso a las informaciones, la recuperación, la explicación y el análisis. Los hay que utilizan un magnetófono porque encuentran más cómodo y rápido grabar que escribir a mano o a máquina para dar cuenta de los resultados de sus trabajos.

5.22 El inventario debería dar una cabida tan importante a los documentos cartográ­ficos y audiovisuales legibles por máquina como a los documentos escritos.

Se debería, para cada serie o subserie de documentos no escritos, señalar la forma que revisten: cásete, cinta, microficha, diapositiva, etc. Si ese tipo de documen­tos no constituyera una serie o subserie, convendría enumerar cada documento en el inventario preliminar.

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6. IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS DE INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS

6.1 El estudio sistemático de las técnicas que conviene aplicar para extraer las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los archivos de las

administraciones publicas entraña la identificación de todas las fuentes públicas de informaciones científicas y tecnológicas.

6.2 En las administraciones públicas la producción de esas informaciones resulta, como antes se ha dicho, de las investigaciones temáticas y de finalidad parti­

cular y de las actividades de desarrollo patrocinadas por el Estado. Ciertos orga­nismos se han creado especialmente para realizar investigaciones científicas y téc­nicas. Los hay que no participan directamente en esas investigaciones, pero que emplean a científicos y técnicos para desempeñar las diversas funciones que incumben a sus servicios en ese campo de actividad. En muchos casos, son los departamentos gubernamentales, a través de sus servicios de investigación y desarrollo, los que se hacen cargo de los trabajos de interés general, para suplir la falta de iniciativa del sector privado o su insuficiencia.

6.3 Se estima que los organismos estatales financiados con fondos públicos generan una cantidad importante de nuevos conocimientos científicos y tecnológicos, que

es fruto de su actividad corriente. Habida cuenta de la parte del presupuesto del Estado consagrada a esas actividades, conviene velar por que esos gastos beneficien a la población. De ahí que la identificación, la recuperación y la difusión de ese material a las personas empleadas en tareas científicas y técnicas en el plano más concreto, como los mecánicos y el personal de encuadramiento de grado medio,deberían ser un imperativo nacional. Por otra parte, un inventario preciso de las fuentes de que provienen esas informaciones haría que el personal de los Archivos Nacionales y de los servicios de gestión de documentos pudiera identificar y seleccionar los materiales que conviene incluir en los inventarios y en los catálogos de documentos.

6.4 Las fuentes de la información científica y tecnológica producida por las admi­nistraciones publicas son numerosas y pueden dividirse, grosso modo, en dos

grupos: las fuentes primarias y las fuentes secundarias.

6.5 Las fuentes primarias están constituidas por los documentos originales de actua­lidad, manuscritos o mecanografiados, publicados o inéditos, cualesquiera que

sean su forma y sus características. Se tratará tanto de documentos en papel, que de documentos legibles por máquina.

6.6 Entre las fuentes primarias de documentación científica figuran los informes de expediciones científicas, los cuadernos de notas de laboratorio (con los

datos relativos a los experimentos y las conclusiones), las comunicaciones, los diarios personales, los datos brutos (estadísticas y cuadros); los informes de in­vestigación para uso interno, los documentos de trabajo científicos y técnicos, las notas sobre investigaciones científicas y tecnológicas, los proyectos de artículos o de comunicaciones científicos y técnicos, las correcciones manuscritas de textos de conferencias o de discursos, las actas de los congresos y las notas sobre artículos científicos y técnicos (manuscritos o mecanografiados para su publicación); las notas de consultas celebradas con otros científicos u otras organizaciones; la correspondencia sobre temas científicos y tecnológicos, las diapositivas, los mapas, dibujos y diagramas, las tesis y disertaciones. Los informes son un medio importante de que se valen los científicos y los ingenieros para comunicar los resultados de sus actividades de investigación y desarrollo y son la primera huella escrita de los nue­vos progresos realizados en sus campos respectivos.

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6.7 Las fuentes primarias no escritas de información científica y tecnológica son las grabaciones de comunicaciones orales, de discusiones con los colegas y vi-.

sitantes, locales o venidos del extranjero, que llevan a cabo investigaciones dentro de una misma disciplina; las actas de congresos grabadas en cinta magnética o en casetes; las microfichas, las películas, las cintas video y las cintas magnéticas de ordenador.

6.8 Los investigados -hombres de ciencia e ingenieros- están rodeados de un círculo invisible de colegas con los que hablan de sus trabajos y de los que obtienen

informaciones. Los hay que no tienen necesidad de leer las publicaciones especiali­zadas para estar al corriente de los progresos realizados en sus respectivas disci­plinas.

6.9 La naturaleza misma de las fuentes primarias de información científica y tec­nológica hace que estén dispersas en las organizaciones, aisladas y no sinte­

tizadas. La información existe, pero en la proporción de un 90% no pasa a integrarse al conjunto de los conocimientos científicos y técnicos, y son muchos los puntos precisos de esas investigaciones que no se publican nunca. A pesar de su importancia vital para el desarrollo de la ciencia y la tecnología, poco se ha hecho para definir un marco conceptual que permita identificar y extraer las informaciones científicas y tecnológicas.

6.10 Las fuentes primarias de información técnica están constituidas, en su sentido estricto, de documentos que no tienen un carácter puramente científico, pero

que no dejan de tener una importancia especial, como los datos sobre los productos, los resultados de mediciones, los estudios de temas especiales, la información sobre las patentes, los informes de investigación técnica, la información sobre los pro­ductos, los bancos de datos y los catálogos comerciales, así como los manuales téc­nicos y las guías, manuscritos, mecanografiados o mimeografiados.

6.11 Fuentes secundarias. La importancia de las fuentes secundarias de información científica y tecnológica se debe a que una investigación no se da por terminada

mientras los resultados no se han hecho públicos. En general, una investigación científica o tecnológica pasa por cuatro fases: una etapa de observación, seguida de la elaboración de una hipótesis, de una fase de experimentación y, por último, de la redacción de las conclusiones. A eso conviene añadir que, mientras los resultados no se publiquen, la investigación no tendrá ninguna utilidad para la colectividad.

6.12 Los artículos científicos y técnicos destinados a ser publicados constituyen el medio principal para dar cuenta de los resultados de las actividades de in­

vestigación y desarrollo llevadas a cabo en muchos organismos públicos. Se da a veces el caso de que el origen de una publicación se halla en la decisión de una ad­ministración de hacer públicos los trabajos sobre tal o cual cuestión, pero, en general, la iniciativa se debe a los propios autores de las investigaciones, deseo­sos de que sus trabajos se publiquen. De ahí que, a pesar de que se hagan grandes tiradas, las revistas científicas y técnicas publicadas por los organismos públicos desaparezcan rápidamente, salvo uno o dos ejemplares, conservados en las bibliotecas para fines documentales. Tratar de encontrar esas revistas en las diferentes admi­nistraciones interesadas llevaría muchísimo tiempo y desembocaría probablemente en el hallazgo del ejemplar de un proyecto conservado en algún archivo para referencia. Es posible, en cambio,que se hayan reproducido esas revistas en microfichas, si la política del organismo de origen consiste en microfilmar los documentos para ahorrar espacio.

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6.13 Las revistas técnicas son publicaciones que contienen informaciones generales y artículos puntuales sobre temas científicos y técnicos. Son un medio eficaz

para dar a conocer la labor realizada por los servicios gubernamentales y para hacer circular el saber entre diferentes disciplinas científicas y técnicas.

6.14 La mayor parte de las administraciones públicas elaboran informes técnicos, pero su difusión es deliberadamente restringida a causa del carácter confiden­

cial de las informaciones que contienen.

6.15 Las administraciones publican también informes de actividad, en los que se da cuenta de sus trabajos; esos informes pueden contener informaciones sobre los

progresos científicos y técnicos alcanzados en tal o cual servicio.

6.16 Los folletos los publica habitualmente la división de información de un servi­cio público. Esos opúsculos están destinados principalmente a los especialis­

tas de la vulgarización y de la transformación de los productos alimenticios, al per­sonal de encuadramiento de'nivel medio, etc., es decir, a los que, sin ser especia­listas, son usuarios de la información.

6.17 Las fuentes de información científica y tecnológica y los circuitos principales de transferencia y recuperación de la información están representados en la

Figura 4.

PGI-84/WS/7 - pág. 19

FUENTES. PRIMARIAS DE INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

Informes, informes de expediciones cien­tíficas, dibujos de especímenes, diarios personales, datos sobre productos, datos brutos (estadísticas y cuadros), medi­ciones técnicas, informes de investiga­ción para uso interno (manuscritos o mecanografiados), patentes (planos y manuscritos técnicos), memorias (manus­critas o mecanografiadas), informes de investigación técnica, documentos de trabajo científicos y técnicos, bancos de datos, notas sobre proyectos de in­vestigación, catálogos comerciales (manuscritos o mecanografiados), pro­yectos de artículos o de comunicaciones, guías y manuales técnicos (manuscritos o mecanografiados), correcciones manus­critas de textos de conferencias o dis­cursos, documentos legibles por máquina: diapositivas, casetes, cintas magnéticas, microfichas, películas, cintas vídeo y de ordenador, actas de congresos, notas, cuadernos de notas de laboratorio, co­municaciones orales, artículos (manus­critos o mecanografiados), notas de consultas, correspondencia, informes, de experimentos

FUENTES SECUNDARIAS DE INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

Revistas científicas, publicaciones técnicas, informes técnicos (publi­cados) , folletos, actas de congresos (publicadas), textos de conferencias (publicadas), normas (publicadas), patentes (publicadas), catálogos comerciales, guías y manuales (publicados)

? t Fuentes secundarias de infor­mación científica y tecnológica no comunicables

Fuentes primarias de informaciones cientí­ficas y técnicas comunicables

Fuentes primarias de informaciones cientí­ficas y técnicas no¿,. comunicables

» i

Centro de prearchivado/ Reactivación de docu­mentos

[ »

Evaluación y selección de las fuentes primarias de información científica y tecnológica (inven­tarios y catálogos)

-Sí-

Centro de in­formación científica y tecnológica/ centro de orientación documental

ARCHIVOS NACIONALES

Sisteiras de recuperación de la infont ación

Guías, inventarios sistemáticos, índices, listas

FIGURA 4

Sistemas de recuperación de la información

Servicios descriptivos

Indización

publicación periódica de índices

Reseñas de lectura

Resúmenes analíticos

Bibliografías

Manuales

Catálogos

Traducciones

Repertorios Fuentes de información científica y tecnológica, circuitos de transferencia y recuperación de la información

:> Fuentes de información, circuitos de transferencia

Circuitos de recuperación de la información

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7. METODOLOGÍA PARA RECUPERAR Y DIFUNDIR LAS INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS CONTENIDAS EN LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES CORRIENTES

7.1 Es manifiesto que cuando no se da a los Archivos Nacionales o a un servicio especial de gestión de documentos el derecho de ejercer un control sobre la

manera cómo se constituyen y se tratan los expedientes de las administraciones pú­blicas, los sistemas de registro y clasificación varían de una administración a otra y a veces hasta entre los diferentes servicios de una misma administración.

7.2 Algunos países, en particular las ex colonias, han heredado los sistemas de archivo del periodo colonial y, en su mayor parte, siguen aplicando los méto­

dos tradicionales, salvo unos cuantos que los han modificado a la luz de sus propias necesidades. En los países avanzados esos sistemas van siendo cada vez más automa­tizados y las operaciones de almacenamiento y de recuperación de las informaciones científicas y tecnológicas tienden a simplificarse progresivamente. Hay muchas clases de sistemas eficaces para efectuar las diferentes operaciones necesarias, que son numerosas, incluso en una misma oficina, desde las más sencillas hasta las más com­plejas.

7.3 Cuando el marco legal e institucional de un determinado Estado no permite con­fiar la gestión de los documentos corrientes a los Archivos Nacionales o a un

servicio especial se podría asociar al ministerio o al órgano de tutela de las admi­nistraciones públicas a la normalización y racionalización de los sistemas de crea­ción y conservación de los documentos en esas administraciones.

7.4 Todos los servicios del Estado producen y reciben una gran cantidad de docu­mentos en el marco de su actividad cotidiana. Esa masa de documentos se ha

de identificar, transportar de un lugar a otro, triar y conservar para fines de referencia y, más tarde, eliminar. Una buena gestión de los documentos comienza en las oficinas de origen, aplicando un plan claro y uniforme de ejecución del trabajo y de gestión de los documentos vinculados con ese trabajo.

7.5 La gestión de los documentos corrientes en un servicio público comienza con la llegada del correo diario, su registro y distribución y por la clasificación de

los documentos en carpetas o sobres. Las cartas y los documentos recibidos o produ­cidos en la oficina, con motivo del tratamiento de diversos asuntos relacionados con sus atribuciones, se clasifican en carpetas según un orden determinado. En algunas administraciones públicas, las cartas y los documentos que se reciben se registran en un libro llamado "Registro del correo: llegadas". Se anotan en ese registro la fecha de recepción, el número de referencia, la fecha de la carta y el nombre del remitente, etc. Del mismo modo, todas las cartas expedidas por las administraciones se registran en un "Registro del correo: salidas". Este sistema de registro está destinado a facilitar la verificación y la fácil recuperación de un documento en caso necesario.

7.6 Incluso los servicios que no utilizan un sistema de registro del-correo clasi­fican y registran los documentos que reciben. Normalmente, los documentos re­

lacionados con un asunto determinado o con temas similares se clasifican juntos, dando lugar a la constitución de expedientes temáticos o por asuntos. Los documentos de esos expedientes se clasifican también por orden cronológico. Aunque se den instruc­ciones de no colocar en esos expedientes los documentos sin gran interés o que van a perder actualidad rápidamente, la experiencia muestra que a menudo es lo contrario que se produce, como consecuencia de que se aplican procedimientos de archivo insu­ficientemente sistemáticos o mal concebidos. Según el género de actividades que lleva a cabo, el servicio público constituirá expedientes de diferentes tipos: expedientes

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relativos a un asunto determinado, dentro del marco de un expediente temático; sub-expedientes sobre asuntos complejos; expedientes de política general que contengan documentos relativos a una cuestión; expedientes de informes o de datos, y expedien­tes de control, en los que figuran los informes periódicos. Tales son los tipos de expedientes que se pueden constituir en un servicio público, en función de los asunto que trate en el contexto de sus funciones y actividades.

7.7 En las administraciones públicas, la gestión de los expedientes corrientes suele llevarse a cabo según uno u otro de los dos tipos siguientes de procedi­

mientos: 1) los documentos son clasificados en varios lugares diferentes y el al­macenamiento y la búsqueda de las informaciones en los expedientes se confía a un grupo de funcionarios, cada cual según su especialidad; 2)en caso de un sistema centralizado de clasificación, los expedientes se guardan en un depósito central en el que la responsabilidad de la gestión incumbe también a funcionarios especializados por materias.

7.8 Además de las fichas de préstamo que permiten recuperar los expedientes a me­dida de las necesidades, los servicios públicos utilizan registros permanentes

y ficheros para controlar la gestión de los documentos corrientes. En ese caso, cada expediente o documento corriente lleva las indicaciones siguientes, que facili­tan su localización y consulta:

1) La signatura del expediente o documento

2) El título o el objeto del expediente

3) La fecha de constitución del expediente

4) La ubicación del expediente.

7.9 Los expedientes se clasifican ya sea por el orden alfabético de los títulos, ya sea por el orden numérico de las signaturas. A veces se emplea un código

alfanumérico para clasificar los expedientes temáticos corrientes e incluso el sis­tema decimal de Dewey u otros sistemas decimales. De hecho, el empleo de esas cla­sificaciones decimales para recuperar los expedientes temáticos no deja de tener ciertos inconvenientes cuando se trata de recuperar informaciones científicas y tec­nológicas dispersas en los expedientes de casos clasificados junto con documentos insignificantes o sin interés duradero y cuyos vínculos con las principales fuentes de informaciones de esa índole están más o menos bien indicados. La experiencia muestra que los titulares de los expedientes pueden ser engañosos y que, confiando en ellos, en particular cuando se trata de expedientes temáticos, no sea posible conservar y recuperar las importantes informaciones científicas y tecnológicas que contienen.

7.10 A continuación damos varios ejemplos valiosas informaciones científicas y

1. Expediente de espécimen:

Organización :

Expediente temático - signatura:

Título del expediente:

Paginación del expediente:

Información científica y tecnológica que figura en el expediente:

en los documentos 147 y 148

de titulares de expedientes indicando las tecnológicas que contienen:

Organismo oficial

LAB/33

Fábrica piloto de flotación de yeso

1-51

Material de extracción minera (catálogo técnico)

PGI-84/WS/7 - pág. 22

II. Organización: Organismo oficial

Expediente temático - signatura: DEV/CSI

Título del expediente : Departamento de Censo y Estadística

Informaciones científicas y Producción de sal común en 1979 tecnológicas que figuran en el expediente:

III, Organización: Organismo oficial

Expediente temático - signatura: LAB/52

Título del expediente : Silicato sódico

Informaciones científicas y Fabricación local de silicato sódico tecnológicas que figuran (Informe) n? 43/8/17/5C en el expediente :

7.11 Esos tres ejemplos muestran que los títulos de los expedientes pueden no bastar para que el personal de una administración pública pueda identificar las fuen­

tes de información científica y tecnológica que obran en su poder. De ese modo se pierden informaciones valiosas e importantes que podrían beneficiar a la comunidad. Incluso los propios especialistas -científicos o técnicos- no podrían servirse de esos títulos para orientarse en su búsqueda de documentos.

7.12 Por consiguiente, se ha de recurrir a otro método para identificar las infor­maciones científicas y tecnológicas que contienen los expedientes de casos y

recuperarlas.

7.13 Por ejemplo, se podría establecer un catálogo de los documentos corrientes que se transmitiría, ya sea a la biblioteca o al centro de información de la admi­

nistración interesada, ya sea a un centro nacional de información científica o bien a ambos tipos de organismos.

7.14 Ese catálogo, que es uno de los instrumentos eficaces de gestión de los docu­mentos, puede realizarse gracias a los datos básicos inscritos en la fórmula

de inventario de los expedientes corrientes, del que dimos un ejemplo en la Figura 3. Pero ese catálogo debería hacer hincapié en ciertas informaciones básicas, señalando las informaciones científicas y técnicas por medio de signaturas alfanuméricas. Además podrían emplearse abreviaturas para indicar las características de las fuen­tes de información científicas y tecnológicas (véase en la Figura 5 un ejemplo de catálogo de ese tipo).

PGI-84/WS/7 - pág. 23

7.15 (Debe llenarse por duplicado)

FIGURA 5

Catálogo de los documentos o expedientes corrientes de las administraciones públicas que contienen

informaciones científicas y tecnológicas

Nombre del servicio o de la administración:

Dependencia o departamento :

Nombre del funcionario encargado de los expedientes corrientes:

Nombre del funcionario que preparó el catálogo:

Fecha de preparación del catálogo:

Abreviaturas empleadas para identificar las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los expedientes de casos

C - Científico

T - Técnico

Doc - Documento

Dib - Dibujo caeion reservada

a Ejemplo de catálogo para uso de los servicios administrativos.

Conf

Nt

Inf

Co

- Conferencia

- Nota

- Informe

- Comunicable

Fe

M

Gr

Cr

- Fecha

- Mapa

- Gráfico

- Comúni-

Rt - Revista técnica

Fo - Folleto

Pt - Publicación técnica

PGI-84/WS/7 - pág. 24

Acceso

Ubic

ació

n

Lengua

Signatura de las informa­ciones científicas y tecno­lógicas

Título especial relativo a las infor­maciones científicas y tecnológicas

Fecha de producción

Texto original/ manuscrito/ mecanografiado

Título del expediente

Signatura del

expediente

NQ de orden

0 T3

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O

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H

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H

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H

H

H

H

C/6-8/ Doc/60

C/20-23/ Inf/60

C/40-50/ Inf/60

T/10-15/ Inf/73

Calidad de la sal

Sal yodada

Industria sa­lina en Sri Lanka

Informe sobre la situación del litoral en Sri Lanka

10-10-1960

12-06-1961

01-09-1961

19-05-1973

Manuscrito

Mecanografiado

Id.

Id.

Datos varios

Id,

Id.

Ordenación de zonas litorales (Protección)

Dev/N/H/60

Id.

Id.

GS/G/23/3

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PGI-84/WS/7 - pág. 25

7.16 En esos cuatro ejemplos de asientos, las informaciones científicas y tecnoló­gicas contenidas en los expedientes de casos se señalan por medio de una sig­

natura en la séptima columna de la lista que permite recuperarlas. En el primer ejemplo puede verse que el título dado al expediente por el servicio de origen es "Datos varios", cuando en realidad contiene informaciones científicas valiosas.

7.17 La signatura de las informaciones científicas y tecnológicas señalada en la séptima columna permite recuperarlas; tomemos el ejemplo del primer asiento:

Signatura: -C/6-8/Doc/60 Descripción de la signatura

C - Indica que se trata de un documento de carácter científico.

6-8 - Indica las páginas del expediente que contienen las informaciones científicas y tecnológicas

Doc - (Abreviatura del término documento) Indica la índole de la fuente de información científica y tecnológica

60 - Indica el año de producción de la fuente de información científica y tecnológica

7.18 Del mismo modo puede señalarse no importa qué tipo de información científica y técnica variando las abreviaturas según la naturaleza y el carácter de los

documentos que figuran en los expedientes. Todas las abreviaturas empleadas en el catálogo deben explicarse al comienzo de la lista.

7.19 La realización de un catálogo de ese tipo exige una buena estructura operativa. Se necesida un personal calificado capaz de realizar rápidamente y con exacti­

tud las operaciones necesarias. Ese trabajo podría realizarlo el personal encargado de la custodia y el manejo de los expedientes de la administración interesada, bajo la supervisión de los inspectores de los expedientes. El nombre con que se designa a esos funcionarios varía de un país a otro.

7.20 Los Archivos Nacionales y el Centro Nacional de Información Científica deberían colaborar estrechamente en la aplicación de un programa de recuperación de las

informaciones científicas y tecnológicas que figuran en los expedientes de los docu­mentos corrientes. El ministerio de que dependa la administración pública, los directores de los servicios administrativos y los funcionarios que participen en la preparación del catálogo deberán aportar el más amplio apoyo posible a su aplicación, sobre la cual los Archivos Nacionales y el Centro Nacional de Información Científica ejercerán una estrecha supervisión.

7.21 Todos los funcionarios encargados de preparar el catálogo deberían seguir un cursillo de orientación y formación sobre la naturaleza del trabajo que habrán

de realizar, es decir, sobre la identificación y la descripción de las informaciones científicas y tecnológicas que habrán de figurar en el catálogo y sobre la manera de explotar luego esa información. Esa formación podría ser organizada por los Archivos Nacionales y el Centro Nacional de Información Científica y Técnica.

7.22 Conviene tener presente que, a diferencia de la preparación de un inventario de documentos por series, un "catálogo de documentos" destinado a facilitar la

búsqueda de las informaciones científicas y tecnológicas ha de analizar los papeles documento por documento o carpeta por carpeta. Por consiguiente, las operaciones de identificación y búsqueda se efectuarán folio por folio.

PGI-84/WS/7 - pág. 26

7.23 Esos elementos de los expedientes, son en general, carpetas que contienen di­versos documentos agrupados o no. Los volúmenes o legajos son también folios

en los que figuran documentos relacionados con un mismo asunto.

7.24 Los documentos no escritos deben también identificarse y enumerarse en el mismo catálogo, al que deberán aportarse algunas modificaciones para ese fin.

En la Figura 6 se dan dos ejemplos de inventario de informaciones científicas y tec­nológicas almacenadas en soportes legibles por máquina, incluidas en un catálogo modificado.

7.25 La difusión y la accesibilidad de las informaciones científicas y tecnológicas que figuran en los expedientes corrientes son tan importantes como la búsqueda

de esas informaciones. Deberían transmitirse sin demora listas recapitulativas, ya sea al Centro Nacional de Información Científica y Técnica, ya sea a un Centro Na^ cional de Documentación, para que los lectores puedan informarse. Para la orienta­ción de los usuarios, los centros nacionales deberán servirse de instrumentos de investigación modernos: guías, índices, catálogos y resúmenes analíticos.

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pág. 27

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PGI-84/WS/7 - pág. 28

8. ACCESO A LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA CONTENIDA EN LOS ARCHIVOS CORRIENTES

8.1 Proceder de modo que los documentos científicos y tecnológicos de las adminis­traciones públicas sean rápida y fácilmente accesibles es una cuestión que ha

sido muy debatida. La Conferencia Intergubernamental sobre la Información Científi­ca y Tecnológica al Servicio del Desarrollo (UNISIST II), que se celebró en 19791), consciente de la necesidad de mejorar el acceso a la información, subrayó que los Estados Miembros debían garantizar la comunicabilidad de la información científica y tecnológica necesaria para el progreso de la ciencia y la tecnología y su aplica­ción al desarrollo socioeconómico. Es y será vital para las actividades modernas de investigación y desarrollo que la información de esa índole contenida en los archivos administrativos se ponga a disposición de los planificadores, los decisores y las administraciones y pueda ser consultada fácilmente y sin demora. Ese rápido acceso a la información científica y tecnológica es indispensable, en particular, para satisfacer las necesidades actuales y futuras de la planificación y ejecución de los programas de desarrollo.

8.2 La naturaleza particular de la información científica y tecnológica, que la distingue de los demás tipos de información, y la índole de sus usuarios, son

dos elementos importantes que deben tenerse en cuenta al concebir una política de comunicación de los documentos científicos y técnicos corrientes de los servicios oficiales. Una parte de esa información pierde necesariamente vigencia a medida que se registran nuevos progresos científicos y tecnológicos; por otro lado, sus usua­rios ocupan, en su mayor parte, una oposición relativamente alta en la jerarquía social; tal es el caso de los hombres de ciencia, los ingenieros y los tecnólogos. Conviene también observar que la información científica y tecnológica no es asequi­ble para las personas menos bien situadas que la necesitan sobre el terreno, como por ejemplo los agricultores, los cuadros de nivel medio, los técnicos o los mecá­nicos. Esa información está sobre todo destinada a los investigadores de las uni­versidades o de los laboratorios y el ciudadano medio raramente ve en ella un ins­trumento social o económico. El progreso de los conocimientos científicos y tecnológicos depende sin embargo de la difusión de las nuevas teorías y de los últi­mos resultados de la experimentación. Ninguna idea nueva es admitida por la comu­nidad científica mientras no ha sido descubierta y evaluada por los especialistas de la cuestión de que se trate, los cuales sacan precisamente de las comunidades, oficiales o no, el conocimiento de esa idea y la información necesaria para su evaluación.

8.3 La difusión de toda una serie de documentos o datos científicos y técnicos es siempre más o menos confidencial, por razones de seguridad pública o nacional,

de defensa, de competencia comercial o de prestigio, del carácter neurálgico de las cuestiones tratadas y de las prioridades de la investigación. Por lo que respecta a los documentos corrientes de los servicios públicos, esas restricciones se refuer­zan considerablemente para proteger la vida privada de los funcionarios y el carácter secreto de las investigaciones científicas y tecnológicas financiadas por el Estado, ya se trate de investigaciones temáticas o con una finalidad precisa y predetermina­da, y ya se realicen dentro de los propios servicios oficiales, ya sea en el exterior,

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por contrato. La información de orden financiero, comercial, científico o técnico, de la que podría hacerse un mal uso si fuera divulgada prematuramente, no se comuni­ca al público.

8.4 De los reglamentos existentes sobre la comunicación de los archivos corrientes, parece desprenderse que son muchos los organimos que estiman poseer derechos

de propiedad exclusivos sobre sus archivos cuando su libre consulta no está oficial­mente prevista por las disposiciones legales. La comunicación de los archivos públi­cos corrientes suele ser una prerrogativa de la dirección de la institución, del ministerio o del organismo de que dependen los servicios interesados, aunque en algunos países se deje a la discreción del director de los Archivos Nacionales.

8.5 La imposibilidad de consultar ciertos documentos corrientes, cuya comunicación es reservada por razones de seguridad, plantea dificultades más graves. En

algunos organismos públicos, los expedientes corrientes son "secretos", "de comunica­ción restringida", "confidenciales", "no destinados a la publicación" y "protegidos por derechos reservados". El grado real de protección que brinda cada denominación varía de una institución a otra. Todos los documentos clasificados de ese modo por motivos de seguridad se protegen contra la difusión, la publicación o la consulta ilegales, debido a su importancia para la defensa nacional o para proteger los inte­reses de empresas comerciales.

8.6 Los términos "comunicación reservada" designan aquí el hecho de que un docu­mento no puede comunicarse a personas no autorizadas. Cada documento contenido

en los expedientes corrientes clasificados de ese modo, se enmarca en un contexto social y político particular.

8.7 A pesar de que las restricciones a la comunicabilidad de los archivos corrien­tes hayan sido puestas en tela de juicio y criticadas en conferencias interna­

cionales y que el Consejo. Internacional de Archivos y la Unesco se hayan esforzado en fomentar una política uniforme de acceso a los documentos científicos y técnicos corrientes, creados por los organismos públicos, no cabe esperar que los actuales criterios sociopolíticos en que se basan las políticas restrictivas se modifiquen en un futuro próximo por medio de decisiones legales, por mucho que así lo recomiende un grupo internacional de hombres de ciencia, tecnólogos y decisores.

8.8 El programa de acción propuesto para identificar y sacar a la luz la información científica y tecnológica que se encuentra en los expedientes corrientes y las

técnicas de recuperación y difusión sugeridas carecerían en gran medida de eficacia si no se turnaran disposiciones legales concretas para garantizar la más amplia comu­nicabilidad de la información que poseen los servicios oficiales. Como sea que la información científica y tecnológica es un factor de vital importancia para el desa­rrollo, los reglamentos relativos a su comunicabilidad deberían formularse de una manera liberal para que el país y su población puedan sacar de ella el máximo provecho. A ese respecto, podrían sugerirse las medidas siguientes: suprimir algunas restric­ciones, reducir los plazos que se han de respetar antes de difundir los documentos y revisar los criterios de no comunicabilidad.

8.9 Una reglamentación que limita estrictamente la comunicabilidad de las informa­ciones científicas y tecnológicas corrientes, resta a esas informaciones una

buena parte de su valor e interés y da lugar a un despilfarro inútil de los créditos consagrados a la investigación científica y tecnológica. A largo plazo, las dispo­siciones que protegen excesivamente las informaciones científicas y tecnológicas de los organismos oficiales, obstaculizarán de una manera muy grave la buena marcha de los programas de desarrollo nacional. La liberalización del acceso a esas informaciones

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es una de las claves del desarrollo, sobre todo en los países en que su importación es onerosa y causa pérdidas de tiempo. En esos países es a la vez más fácil e indi­cado movilizar la información científica y tecnológica local; de ahí la importancia vital de poder consultar libremente y sin dificultades esa información.

Nota:

1) Conferencia Intergubernamental sobre la Información Científica y Tecnológica al Servicio del Desarrollo, UNISIST II, 28 de mayo - 19 de junio de 1979, París, Unesco.

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9. BÚSQUEDA Y: DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA QUE FIGURA EN LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS A UN SERVICIO O -A UN DEPOSITO DE PREARCHIVO

9.1 Cuando pierden su calidad de corrientes, los documentos de los organismos pú­blicos pasan a la categoría de intermediarios o de inactivos, según se utilicen

más o menos a menudo para las necesidades de los servicios. Los criterios para su clasificación en una u otra categoría, según la frecuencia con que se emplean, varían de un país a otro y, dentro de un mismo país, de un organismo a, otro. Por regla general, los archivos intermediarios son los que no se consultan más de cuatro veces y los inactivos más de dos veces durante un periodo de doce meses.

9.2 Los procedimientos de selección y transferencia de los documentos intermedia­rios e inactivos también difieren de un país a otro. En un estudio de la

Unesco^) puede verse un análisis reciente y más sistemático acompañado de recomenda­ciones. Algunas; de las técnicas descritas en las secciones siguientes relativas a '. la transferencia de los archivos intermediarios e inactivos, se basan en un estudio efectuado por el autor del presente documento^).

9.3 La transferencia de los expedientes intermediarios o inactivos que contienen elementos de información científica y tecnológica se efectúa por medio de un

formulario de transferencia. Según el sistema de gestión de documentos en vigor, esos expedientes pueden transferirse, ya sea a locales de prearchivo vinculados con los organismos de origen, situados en sus proximidades inmediatas, ya sea a un depó­sito situado a unos kilómetros de distancia, pero fácilmente asequibles. Esa trans­ferencia de los expedientes intermediarios e inactivos, a fin de reducir los costos de almacenamiento, es una operación esencial del ciclo de vida de los documentos.

9.4 En algunos países se procede a una selección definitiva de los documentos antes de transferirlos a un depósito de conservación poco oneroso, pero en la mayoría

de los países sólo se realiza una primera selección de carácter indicativo. En tal caso se examinan los documentos una vez más en el depósito de prearchivo.

9.5 La observación de los sistemas de gestión de esos depósitos pone también de relieve políticas y prácticas diversas; la más común consiste en una cogestion

de los documentos en la que participan los organismos productores y los Archivos Nacionales, los cuales ejercen una autoridad plena sobre el funcionamiento del depósito.

9.6 Sea cual fuere su modo de funcionamiento, el papel fundamental de los servicios internos y de los depósitos de prearchivo es conservar los documentos y sumi­

nistrar, a petición del organismo de origen, las informaciones y los documentos o expedientes enteros que aquél necesita.

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(Llénese por duplicado)

FIGURA 7

Formulario de transferencia de documentos intermediarios e inactivos que contienen informaciones científicas y tecnológicas en locales o depósitos de prearchivo

Organismo que realiza la transferencia :

Servicio/División :

Nombre del funcionario que, ha llenado el formulario :

Fecha de establecimiento del formulario :

Metros lineales de archivos transferidos :

Fecha de la transferencia :

Firma del funcionario que recibe los archivos :

Duplicado enviado al organismo de origen :

Abreviaturas

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(EC) - Expediente cerrado

(S) - Expediente cuyos documentos han sido seleccionados

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CP - Conservación perpetua

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RV/5 - Reevaluación/Periodo mencionado en años

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PGI-84/WS/7 - pág. 33

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DP/5/77

DP/7/77

Señalemos, por otra parte, que no faltan instrumentos de búsqueda y técnicas clásicas para extraer y poner a disposición de los usuarios las informaciones científicas y tecnológicas que figuran en esos expedientes.

9.7 El formulario de la Figura 7 es un ejemplo de un medio que podrían emplear los servicios oficiales para efectuar la transferencia de sus archivos intermedia­

rios e inactivos a los centros de prearchivo. Si las transferencias son anuales, ese formulario se podrá modificar para que lleve indicaciones específicas relativas a las informaciones científicas y tecnológicas. Esas indicaciones podrían figurar en la sexta columna,- las demás columnas serían las mismas que figuren en los formula­rios de transferencia comúnmente utilizados. El formulario se llena normalmente por dupli­cado; al llegar al centro de prearchivo, el funcionario responsable ha de llenar la décima columna, en la que indica el lugar del depósito en que archivará los expedientes. La signatura que figura como ejemplo en la décima columna del formulario, es decir, 7/10/3/5 designa los números respectivos del cartón/casillero/estante/cubículo o sección, según estén organizados los archivos. Si no se utilizan cartones o cajones para almacenar los documentos en el depósito, se puede suprimir la primera cifra'. Las demás columnas del formulario no necesitan explicación. El original del formu­lario deberá conservarse y archivarse en la rúbrica del organismo, el servicio y la serie con que se relaciona. La copia se devolverá al servicio que transfirió los documentos. Todos los expedientes intermediarios e inactivos transferidos a un de­pósito de prearchivo deberán llevar en la¡ cubierta los símbolos y signaturas indicados en la Figura 8 (infra).

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FIGURA 8

Ejemplo de indicación, por medio de símbolos y signaturas inscritos en la carpeta o cubierta del expediente,

de las informaciones científicas y tecnológicas que contiene

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(viii) Tinta negra (vii)

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9-8 Para facilitar la búsqueda y la selección de la información científica y tec­nológica, las menciones esenciales antes indicadas deberían figurar en la

cubierta de todos los expedientes intermediarios, inactivos o cerrados transferidos al depósito.

9.9 La significación de los símbolos y menciones que aparecen en la Figura 8 es la siguiente :

i) Signatura atribuida al expediente cuando el organismo de origen lo abre.

ii) Designación del organismo de origen.

iii) Objeto/Título del expediente.

iv) Instrucciones relativas a la conservación - las abreviaturas se explican en la Figura 7.

v) Signatura, atribuida al expediente por el servicio o el depósito de prearchivo.

PGI-84/WS/7 - pág. 35

vi) Situación del expediente. Las abreviaturas están explicadas en la Figura 7.

vii) Signatura especial relativa a las informaciones científicas y tecnoló­gicas contenidas en el expediente.

viii) Este símbolo indica que se trata de un expediente cuyos documentos fueron seleccionados antes de su transferencia.

ix) Lugar en que está archivado el expediente en el depósito (anaquel/ estantería/etc.).

9.10 El personal del depósito se encargará únicamente de dar las indicaciones re­lativas a las cifras v, vii y ix de la Figura 8. Las demás indicaciones

(signaturas y símbolos) las han de inscribir los funcionarios del organismo de ori­gen en los expedientes antes de transferirlos al depósito. Para mayor claridad y uniformidad convendrá inscribir las signaturas exactamente en los lugares indicados en el ejemplo de la Figura 8 (ejemplo de cubierta de expediente).

9.11 Al recibir las transferencias anuales de los archivos de las administraciones públicas, el personal del depósito podría llenar por duplicado un formulario

parecido al de la Figura 7, que serviría para repertoriar exclusivamente las parti­cularidades de los expedientes científicos y técnicos que se le confían.

9.12 El original de ese formulario podría enviarse al centro nacional de informa­ción científica y tecnológica o a los centros estatales establecidos para

difundir esa información. El centro nacional suministraría todas las informaciones posibles a los usuarios y les orientaría hacia el depósito de prearchivo con una carta de presentación que les autorice a consultar los expedientes. Como sea que el grado de comunicabilidad de los documentos pedidos por los investigadores está indicado en la columna 8 del formulario (Figura 7), las personas deseosas de consul­tar la documentación científica y técnica confiada al depósito de prearchivo sabría de antemano si necesitan o no otra autorización antes de personarse en el depósito.

Notas :

1) Evans, Frank. B. The Republic of Cyprus : Development of an archival and records management programme, Ref. FMR/PGI/81/166, págs. 15-19.

2) Wimalaratno, K.D.G. Sri Lankawe Rajye Lekhana Kalamanákaranaya (Administration of Public Records in Sri Lanka), (Inédito), Mecanografiado, pág. 57.

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10. ACCESO A LAS INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS CONTENIDAS EN LOS EXPEDIENTES TRANSFERIDOS A LOS DEPÓSITOS DE PREARCHIVO

10.1 Es primordial que se pueda acceder a las informaciones científicas y tecnoló­gicas contenidas en los expedientes transferidos a los depósitos de prearchivo,

a causa del grado de madurez de esa documentación. Conviene no olvidar que los do­cumentos transferidos a los depósitos de prearchivo son los que los organismos de origen ya no necesitan para tratar los asuntos corrientes de que se ocupan. Pero si esos documentos han perdido actualidad para la administración de origen, no por ello dejan de tener importancia para el investigador. Los hombres de ciencia y los técni­cos locales, en particular, pueden hallar en ellos informaciones científicas y tec­nológicas útiles para el desarrollo nacional. Por otra parte, en los organismos de carácter científico y tecnológico, esa información seguirá siendo sumamente valiosa para el creador de esa documentación. En consecuencia, convendría revisar en un sentido más liberal las disposiciones que limitan de una manera demasiado rígidamente uniforme el acceso a los archivos que contienen informaciones científicas y tecnoló­gicas, en beneficio de los técnicos y hombres de ciencia locales que trabajan para los organismos públicos. Se podría adoptar un sistema de revisión periódica del grado de accesibilidad de los documentos científicos y tecnológicos transferidos a esos depósitos y muchos serían los documentos que podrían convertirse en accesibles. Una política que prohiba uniformemente que esos documentos se consulten durante 30 ó 50 años va en detrimento de la explotación de las informaciones científicas y tecno­lógicas para bien del desarrollo nacional.

10.2 En general, los documentos transferidos a un depósito de prearchivo son admi­nistrados conjuntamente por los funcionarios de la administración de origen

y por los Archivos Nacionales. En este caso, los Archivos Nacionales podrían traba­jar en colaboración con el centro nacional de información científica para determinar cuáles son las clases de informaciones científicas y tecnológicas que podrían ponerse a disposición de los investigadores que consulten la documentación de los depósitos de prearchivo. La actitud a veces restrictiva de la administración de origen respec­to de los documentos que calificó de reservados en el momento de transferirlos, puede modificar su actitud si el centro nacional de inforamción científica y los archivos nacionales hacen valer el interés científico y técnico de esos documentos y su utili­dad para el desarrollo nacional. Por consiguiente, es primordial que el centro nacional de información científica y técnica y los archivos nacionales realicen una campaña en favor de la liberalización del acceso a los documentos científicos y téc­nicos, mostrando a los servicios productores las ventajas de su pronta explotación.

10.3 Se podría concebir un sistema gracias al cual una recomendación expedida por el centro nacional de información científica y técnica y los Archivos Nacio­

nales, daría acceso a los expedientes que contengan informaciones científicas y tec­nológicas no comunicables de los depósitos de prearchivo. De ese modo, los verdaderos investigadores podrían trabajar sin que los derechos e intereses del Estado salieran perjudicados y sin que se divulgara el secreto de sus asuntos.

PGI-84/WS/7 - pág. 37

11. EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS DEPOSITADOS EN LOS DEPÓSITOS DE PREARCHIVO

11.1 La evaluación de los archivos para determinar qué destino se les va a dar, es una de las operaciones más importantes y delicadas de la gestión de esa docu­

mentación. En el plano profesional, es ésta una de las funciones de más alto nivel del archivero y tanto más difícil de desempeñar cuanto que no es nada fácil definir criterios de evaluación que convengan a todos los.organismos de origen y que es impo­sible aplicar una regla fija.

11.2 Para resolver ese delicado problema de la evaluación, después de largas discu­siones, los especialistas han definido algunos principios generales. En ma­

teria de selección de documentos, el criterio fundamental que conviene tener en cuenta es el valor archivístico de los documentos. Apreciar ese valor requiere que se com­prenda la manera cómo se han creado los expedientes del organismo interesado; que se conozca la historia administrativa de ese organismo y de sus diferentes servicios; que se esté familiarizado con los principios, las prácticas, las necesidades y las tendencias de la investigación; y que se tenga conciencia de la necesidad de conser­var los testimonios del pasado para ponerlos al servicio del desarrollo futuro del país. Por consiguiente, para proceder a esa selección se ha de apreciar el valor de los datos que contienen los documentos de los archivos, cosa que se hace, por lo general, mucho tiempo después de que hayan dejado de tener utilidad corriente en el servicio de origen.

11.3 Sobre la base de una larga experiencia, se ha dado en distinguir dos catego­rías de documentos: los de valor primario y los de valor secundario.

11.4 Los de valor primario son los documentos que un servicio necesita en el pre­sente, y necesitará en el futuro, para los asuntos de que se ocupa, por razo­

nes de orden administrativo, jurídico, fiscal, científico y tecnológico.

11.5 Los de valor secundario son los documentos que presentan esencialmente una utilidad para el Estado y la nación porque: a) permiten dar cuenta de las di­

ferentes actividades de tal o cual organismo; b) facilitan las investigaciones; y c) permiten proteger los derechos cívicos, legales y patrimoniales de los ciudadanos. El valor secundario de un documento dependerá de la cantidad de las informaciones que contiene sobre las personas, las cosas, los problemas y las situaciones de que se ocupó el organismo interesado, es decir, de lo que suele llamarse su valor infor­mativo o documental. El valor probatorio de un documento se refiere al hecho de que las informaciones que contiene constituyen un testimonio de la organización y el fun­cionamiento del organismo que los creó; la existencia misma del documento, a la vez vehículo de la actividad administrativa y producto de esa acción, le da un valor de prueba.

11.6 De lo dicho se infiere que los documentos científicos y técnicos, o que contie­nen informaciones científicas y tecnológicas, tienen a la vez un valor prima­

rio y un valor secundario, puesto que encierran informaciones valiosas tanto para el organismo de origen como para otros usuarios ulteriores.

11.7 Algunos archiveros profesionales estiman que deberían aplicarse otros criterios a la evaluación de los documentos científicos y técnicos. Sin embargo, no se

ha de olvidar que los archivos que esos documentos constituyen están, en general, for­mados por series, como los demás tipos de archivos públicos, aunque contengan infor­maciones especializadas, útiles para la ciencia y la tecnología.

11.8 Los documentos que nos interesan consisten a veces en una gran cantidad de datos técnicos reunidos en el marco de trabajos de investigación pura, y apli­

cada. Si los datos no se utilizan inmediatamente, o si los resultados de las inves­tigaciones no se publican, es posible que esos documentos deban conservarse durante

PGI-84/WS/7 - pág. 38

un periodo de tiempo más largo. La naturaleza misma de la investigación científica hace que la evaluación sea una operación delicada. Un expediente que permaneció inactivo durante mucho tiempo puede adquirir de pronto la importacia de resultas de un nuevo descubrimiento. Un archivero puede equivocarse al tratar de evaluar el contenido o el valor científico o tecnológico de un documento. Conviene conservar todos los documentos necesarios para dar cuenta de una manera coherente de la acti­vidad que dio lugar a la constitución de un expediente determinado, en particular los que ponen de manifiesto las técnicas, los métodos y los medios utilizados. Siguiendo ese principio, se guardarán no sólo los documentos relacionados con los descubrimientos o las nuevas técnicas científicas, sino también todos los relacio­nados con la actividad llevada a cabo por un organismo publico en la esfera de la ciencia y la tecnología en general. Es evidente que los documentos de carácter pu­ramente científico merecen ser conservados, a causa de los datos que contienen sobre los experimentos y las investigaciones realizados. El interés que se tendrá en con­servarlos dependerá, por consiguiente, de su importancia para la historia de la ciencia, o para la realización de investigaciones científicas ulteriores. El pro­blema de la evaluación se plantea sobre todo respecto de los documentos que pueden servir para investigaciones ulteriores, ya que la importancia de los que dan testi­monio de la historia de la actividad científica y tecnológica del Estado es a todas luces manifiesta. En cuanto a los que pueden facilitar investigaciones ulteriores, estimamos que merecen ser conservados perpetuamente.

11.9 En los expedientes de casos de las administraciones públicas, hallamos tres tipos de datos estadísticos de carácter científico y técnico. A veces es en

extremo difícil evaluarlos. Se trata de los datos siguientes: a) datos sobre acti­vidades científicas y tecnológicas, elaborados habitualmente para la administración; b) datos brutos de observaciones, experimentos y pruebas; y c) datos reunidos para llevar a cabo trabajos de análisis y de investigación.

11.10 Los datos del primer tipo muestran cuáles son las actividades relacionadas con la ciencia y la tecnología, o que son propiamente científicas y tecnológicas,

y que pueden conservarse por las enseñanzas que brindan sobre la organización de esas actividades, así como por su valor primario. Se trata de series que contienen datos recogidos en principio anualmente y publicados por el organismo de origen en forma, por ejemplo, de informes estadísticos impresos o mimeografiados, o de microfichas; es inútil conservarlos integralmente; bastará con que se conserven unas muestras. De igual modo bastará con que se conserven unos pocos expedientes, seleccionados por medio de un muestreo aleatorio, para guardar un testimonio de los métodos utilizados para reunir datos brutos. Si en unas fechas determinadas se han modificado esos mé­todos, se podrá utilizar, paralelamente a las técnicas del muestreo aleatorio y re­presentativo, la técnica del muestreo cronológico, indicando los intervalos en que los criterios de acopio de datos se modificaron. A continuación damos un ejemplo de muestreo cronológico :

11.11 Serie Fechas extremas Número de expedientes

1. Acopio de datos 1970-1975 50 científicos y tecno­lógicos brutos

Técnicas de muestreo: a) Seleccionar dos de los 50 expedientes (muestreo alea­torio)

b) Si se ha introducido una modificación cualquiera en el método de acopio de datos científicos y tecnoló­gicos brutos en 1974, selecciónese un expediente perteneciente a ese año. (Empleo combinado del muestreo aleatorio y del representativo).

PGI-84/WS/7 - pág. 39

11.12 Los datos del segundo tipo son los reunidos dentro del marco de observaciones, experimentos y ensayos científicos; esos datos tienen un valor documental in­

sustituible y deben conservarse a causa del interés que revisten para futuras inves­tigaciones científicas. El criterio primordial para evaluar el carácter insustituible de los datos científicos es la importancia excepcional de los descubrimientos o de las invenciones realizados gracias a ellos. En consecuencia, cuando se trata de datos relativos a investigaciones que no dieron resultado, basta con que se conserve una muestra representativa.

11.13 Los datos del tercer tipo son los reunidos para trabajos de análisis y de in­vestigación científica y deben ser evaluados con el mayor cuidado. Esos datos

se conservarán perpetuamente si se relacionan con una actividad organizada de inves­tigación científica y pueden utilizarse para futuras investigaciones.

11.14 Como ejemplo citaremos los datos relativos a los grupos sanguíneos y los es­tudios geológicos, o las informaciones acumuladas con motivo de una serie de

experimentos científicos. Los datos que son producto de actividades científicas y tecnológicas colectivas, que ponen de manifiesto las preocupaciones y las capacidades de organización de disciplinas enteras, merecen ser conservados definitivamente.

11.15 Cuadro de selección por muestreo de los archivos científicos y tecnológicos

Abreviaturas

D - Destruir, D/X: Destruir al cabo de X años

TAN - Transfiérase a los Archivos Nacionales

NQ de serie

01

02

03

04

05

06

07

Serie/Subserie/Título

Diarios personales ::de investi­gadores científicos, con infor­mes de experimentos o de pruebas y otros datos

Cuadernos de laboratorio

Reimpresiones, sin notas manus­critas ni correspondencia

Documentos de trabajo

Proyectos de informes científicos y tecnológicos

Informes científicos y tecno­lógicos

Actas de congresos

Instrucciones (Utilícense las abreviaturas)

TAN

Si su contenido dio lugar a una publicación destruyanse; conser^ uno o dos de muestra.

D u ofrézcanse a las bibliotecas

Si las investigaciones dieron lue a una publicación destruyanse.

Si se publicó el Informe final, destruyase el proyecto

TAN

Si las actas no se publicaron, consérvense los originales

PGI-84/WS/7 - pág. 40

N° de serie Instrucciones (Utilícense las abreviaturas)

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Revistas científicas y tecno­lógicas

Folletos científicos y tecno­lógicos

Revistas técnicas

a) Manuales científicos y tecnológicos (publicados)

b) Id. (manuscritos o mecanografiados)

Dibujos de carácter científico y tecnológico

Diapositivas, diagramas, ilustraciones

Mapas, planos, croquis

Grabaciones en cintas magnéticas, bobinas o casetes que contengan debates sobre temas científicos y tecnológicos

Datos científicos y tecnológicos

Conservar un solo ejemplar para TAN; ofrecer los demás a las bibliotecas científicas y tecno­lógicas

Id.

Id.

Conservar un ejemplar para muestra y TAN si los manuales son obsoletos

TAN

TAN si no se han publicado

TAN si no se han publicado

TAN

TAN

Normas

a) inéditas

b) publicadas

Patentes

a) inéditas

b) publicadas

a) Datos "insustituibles", TAN

b) Datos utilizados en trabajos de análisis científico y tec­nológico. Destruyanse

c) Datos científicos y tecnológicos reunidos cada año dentro del marco de actividades de rutina. Guardar un ejemplar y destruir el restó.

TAN

TAN - un solo ejemplar

TAN

TAN - un solo ejemplar

PGI-84/WS/7 - pág. 41

11.16 Se observará también que la periodicidad de las operaciones de evaluación y destrucción de los archivos varía de un país a otro. En muchos países se

efectúan dos selecciones: la primera tiene en cuenta el valor primario de los docu­mentos y la segunda su valor secundario. La segunda la realizan conjuntamente el personal de la administración de origen y los archiveros en la fase de prearchivo. Sea como fuere, la finalidad de todo sistema de evaluación deberá consistir en defi­nir el destino de los documentos científicos y técnicos antes de su transferencia a los Archivos Nacionales. En general, no es necesario evaluar los documentos una vez transferidos a los Archivos Nacionales. Sin embargo, podría pensarse en realizar, como en los Estados Unidos de América, una nueva evaluación en esa etapa que presenta, según los partidarios de esa fórmula, dos ventajas principales. En primer lugar, permite revisar la evaluación original, fundada en los criterios de evaluación de la época en que se realizó, si se pone de manifiesto que era errónea según los nuevos criterios del momento. En segundo lugar, si los documentos fueron transferidos sin una evaluación previa correcta, el personal de los Archivos Nacionales puede estimar que es inútil conservar archivos de un valor dudoso. Dicho esto, la reevaluación de las transferencias a los archivos sólo se justifica al cabo de un periodo de tiempo razonable; por ejemplo uno 20 a 30 años, a partir de la fecha en que fueron transfe­ridos a los Archivos Nacionales. Como bien lo hizo observar Leonard Rapport, la evaluación, en el mejor de los casos, es una ciencia inexacta; y tal vez sea más bien un arte que una ciencia. Si se instituye el principio de la reevaluación, se ha de abogar en favor de que se conserven los archivos y no de que se destruyan . Los que reevalúan los archivos deberán obrar con mucha cautela y tener en cuenta que lo que destruyen habrá desaparecido definitivamente.

Notas y referencias

1. Schellenberg. T.R. The Appraisal of Modern Public Records, Boletines de los Archivos Nacionales NQ 8, octubre de 1956, págs. 22-23.

2. Rapport, Leonard. No grandfather clause: Reappraising accessioned records, The American Archivist. Vol. 44, N2 02, Primavera de 1981, pág. 144.

3. Ibid., págs. 145, 149.

PGI-84/WS/7 - pág. 42

12. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS A LOS ARCHIVOS NACIONALES

12.1 La transferencia a los Archivos Nacionales de documentos depositados en locales especiales, o en depósitos intermediarios, que se quieren conservar de una

manera definitiva, es la última etapa de un programa de gestión de documentos. En general, esa operación entraña a la vez la transferencia material de los documentos y la de la responsabilidad jurídica de su custodia del organismo de origen a la admi­nistración de los archivos. Esta transferencia deberá dar lugar al establecimiento de un boletín justificativo que contenga una descripción detallada de los documentos recibidos por los Archivos Nacionales. Además de esa descripción, que ha de ser su­ficiente para que se puedan identificar con seguridad los documentos transferidos, deberá figurar en el boletín la aceptación, por parte de los Archivos Nacionales de las restricciones fijadas por el organismo de origen a la accesibilidad de los docu­mentos. Esta recomendación es también válida por lo que respecta a las informaciones científicas y técnicas, si se toman medidas destinadas a reducir o suprimir las res­tricciones impuestas a su accesibilidad, como se recomendó anteriormente.

12.2 A continuación se da un ejemplo detallado de boletín de transferencia.

PGI-84/WS/7 - pág. 43

FIGURA 9

Boletín de transferencia de documentos a los Archivos Nacionales para su conservación definitiva

(Llénese por triplicado)

Nombre del servicio o de la administración

Nombre de la oficina o división:

Nombre del funcionario responable del establecimiento del boletín . . . .

Firma del funcionario que estableció el boletín:

Fecha de la transferencia:

Nombre y firma del funcionario que recibe los documentos de archivo :

Metros lineales de documentos Ng de expedientes de archivo transferidos: transferidos . .

Abreviaturas :

Cr - Comunicación restringida

Co - Comunicable

C - Científico

T - Técnico

Inf - Informe

I - Inglés

x Ejemplo de dos asientos

NQ de serie

x 01

x 02

Signatura del expe­diente o documento

LAB/33

LAB/52

Tema o título del ex­pediente o docu­mento

Fábrica piloto de flotación de yeso

Fabrica­ción local de silicato de sodio

Fechas extremas del ex­pediente o docu­mento

1965-1968

1971-1973

Signa­tura de la in­formación científica y técnica

T/Inf/10 r-17/66

C/Inf/5-7/72

Idioma

I

I

Conteni­do del expedien­te de Cr. o Co.

Co.

Co.

Informa­ciones cientí­ficas y técnicas de Cr. o Cb.

Co.

Cr.

Cartón ne/ expediente ns

01/11

02/24

PGI-84/WS/7 - pág. 44

12.3 Este boletín de transferencia deberá llenarse por triplicado; un ejemplar será conservado por el organismo de origen, otro por los Archivos Nacionales, y el

tercero por el centro nacional de información científica y técnica o el centro de re­ferencias o de orientación documental. La transmisión de un ejemplar del boletín de transferencia al centro nacional de información científica y técnica está esencialmente destinada a notificarle que tal o cual expediente inactivo, seleccionado para ser conservado definitivamente y que contiene informaciones científicas y tecnológicas, ha sido transferido de un lugar a otro. De ese modo, el centro podrá orientar a los usuarios deseosos de buscar informaciones de ese tipo en los archivos de los servicios públicos hacia los Archivos Nacionales, evitando que pierdan el tiempo buscando en los depósitos de prearchivo.

12.4 Las menciones de las sexta y séptima columnas del boletín de transferencia in­dican claramente al personal de los Archivos Nacionales si el expediente pro­

piamente dicho, y las informaciones científicas y tecnológicas que contiene, son o no accesibles y en qué medida. Es posible que, como consecuencia de haberse suavizado las medidas restrictivas impuestas a la comunicabilidad de las informaciones científi­cas y tecnológicas conteñidas en los expedientes depositados en los centros de prear­chivo, o de la expiración del plazo durante el cual los documentos no pueden consul­tarse libremente, los documentos científiaos y tecnológicos puedan ponerse a disposi­ción de los investigadores, mientras que los demás documentos seguirán siendo inaccesibles .

12.5 Todos los documentos transferidos a los archivos deberán archivarse en cartones y rotularse para facilitar su búsqueda.

12.6 Si se transfieren a los Archivos Nacionales documentos legibles por máquina conviene modificar en consecuencia los títulos de las columnas del boletín de

transferencia. A continuación damos un ejemplo de boletín de transferencia de docu­mentos de ese tipo:

PGI-84/WS/7 - pág. 45

Abreviaturas

I - Inglés

Cr - Comunicación restringida

Co - Comunicables

FIGURA 10

Ns de serie

Signatura del docu­mento :;_ _ legible por máquina

Contenido del

documento

Forma Lengua Comunicación restringida Comunicables

NQ del cartón o archivo

01

02

03

NS 01/75 Cásete

NQ 85/73 Microfilm (negativo)

NQ 17/80 Cinta video

Actas de una confe­rencia sobre di­seño ar­quitectónico

Diseños arquitectó­nicos de edificios históricos

Técnicas de conservación de las pin­turas mura­les en los templos antiguos

Cásete

Microfilm

Cinta vídeo

I

I

Narración en inglés

Co. 01/10

Co. 09/5

Co. 10/6

PGI-84/WS/7 - pág. 46

13. CLASIFICACIÓN E INVENTARIO DE LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS CONSERVADOS EN LOS ARCHIVOS

13.1 Cuando los expedientes inactivos seleccionados para su conservación permanente son transferidos a los Archivos Nacionales, lo primero que se ha de hacer es

dotarse de los medios necesarios para dominar su contenido, a fin de poder referir­se a ellos sin dificultad. Lo primero consiste, pues, en clasificar esos archivos.

13.2 El boletín de transferencia que acompaña los documentos recibidos puede servir de inventario preliminar, gracias al cual podrán encontrarse inmediatamente

los documentos transferidos en espera de que se elaboren instrumentos, de búsqueda definitivos y metódicos. La copia del boletín se depositará en la sala de lectura, mientras que el original quedará a la disposición de la persona encargada de proceder a la clasificación del documento. Los boletines de transferencia dan una idea del conteñido de los expedientes y los documentos científicos y técnicos transferidos, pero puede darse el caso de que su disposición se desordene o transtorne accidental­mente en el curso de su traslado.

13.3 Tan pronto esté en posesión del boletín de transferencia, el personal de los Archivos Nacionales podrá constituir fondos científicos y técnicos, utilizando

la información básica que figura en el boletín. Si los documentos provienen de una institución pública que no ha efectuado todavía ninguna transferencia, conviene atribuir a los documentos transferidos un nuevo número de fondo. A continuación damos un ejemplo de lista posible de fondos científicos y técnicos.

Fondos de documentos científicos y tecnológicos

M.L - Metros lineales Ng de Orden Nombre del organismo productor Fechas límite

23 Archivos del Servicio de Orde- 1960-1965 - 7 M.L. nación del Litoral y de Estudios Geodésicos

27 Archivos del Servicio Meteoro- 1950-1954 - 1,2 M.L. lógico

37 Archivos del Servicio Hidrográfico 1970-1975 - 5 M.L.

307 Archivos del Organismo Nacional 1970-1975 - 9 M.L. de Energía Atómica

13.4 Una vez establecida la lista de las colecciones científicas y técnicas, la medida siguiente será la clasificación de los documentos con arreglo a los

principios y las técnicas básicas de la archivística.

13.5 El principio de procedencia ha sido la única doctrina básica seguida en todo el mundo para clasificar los documentos de archivo transferidos a los depósi­

tos o a los Archivos Nacionales. Esta doctrina se funda en que la documentación de los organismos públicos o privados se crea en virtud de una actividad humana y que ese carácter orgánico es la clave de su dominio material e intelectual. El principio de procedencia de los archivos es importante para su gestión por dos ra­zones: i) puede utilizarse como fundamento de su clasificación en series, que re­fleje la estructura y las actividades de los organismos creadores, y ii) porque,

PGI-84/WS/7 - pág. 47

como sea que las funciones del organismo productor determinan los temas de los do­cumentos, las informaciones relativas a su procedencia pueden servir para conocer el contenido de grandes grupos de documentos.

13.6 El principio del "respeto de los fondos" (del orden original) es, en cierto sentido, el corolario del de procedencia con el que está estrechamente vincu­

lado. Si los expedientes se reordenaran desdeñando el orden original, se violaría el principio de procedencia, puesto que se alteraría la cualidad orgánica de los documentos y que la doctrina del orden original debería aplicarse independientemente del principio de procedencia. El principio de procedencia está vinculado, pues, con las actividades y la estructura del organismo productor y no con el orden de tal o cual expediente y el principio del orden original se aplica al orden del expediente dentro de cada serie.

13.7 Según el principio de procedencia, la clasificación de los documentos de ar­chivo se realiza en siete planos: a) en el plano del depósito en su conjunto,

b) en el del grupo de documentos, c) del subgrupo de documentos, d) de las series, e) de las subseries, f) de los expedientes, y g) del documento, o más pequeña unidad de archivo.

13.8 La clasificación, en el plano del depósito en su conjunto, entraña la división de la totalidad de los fondos en unas pocas categorías que engloban grupos de

archivos o documentos y determinados tipos de documentos especiales, desde el punto de vista material, en función del más amplio común denominador posible; por ejemplo: "documentos audiovisuales", "documentos científicos y tecnológicos", y la distribu­ción material de cada división principal de la documentación en los locales de alma­cenamiento, de la manera más ventajosa posible.

13.9 b) El "grupo de documentos" o el "grupo de archivos", es el nivel en que la mayor parte de archivistas inician su programa de clasificación. Este plano

se define como "el grupo de documentos orgánicamente vinculados fundado en la proce­dencia, teniendo presente, en particular, la historia administrativa y la compleji­dad y el valor de los documentos y archivos de la institución o el organismo de que se trate". Conviene recordar que la noción de grupo de documentos o archivos es análoga a la de "fondo" y a la de "respeto de los fondos", tan popular y utilizada en muchos servicios de archivos nacionales. Así, pues, todos los documentos creados en un organismo, inclusive en sus servicios administrativos subordinados, se reúnen para que constituyan grupos de documentos o de archivos.

13.10 Dentro de un mismo grupo o fondo, los documentos se clasifican en colecciones o fondos secundarios; éstos suelen estar constituidos por los documentos de

archivo de la subdivisión administrativa inmediatamente inferior. Los fondos secun­darios comprenden, por consiguiente, los documentos que emanan de un mismo servicio o división de un organismo público que comprende varios servicios o divisiones. Por ejemplo, dentro de un fondo secundario pueden haber subdivisiones correspondientes a los expedientes del servicio del personal, del servicio financiero, del servicio jurídico, etc. Cuando la administración que transfiere los documentos no está divi­dida en servicios, el fondo correspondiente no se dividirá necesariamente en fondos secundarios. No obstante, podrá procederse a esa división, si es necesario, sobre la base de criterios funcionales, geográficos o cronológicos, e incluso para tener en cuenta las diferentes formas de los documentos.

13.11 La serie es el nivel más importante de la clasificación; en efecto, en ese plano es que el archivero traduce el carácter del fondo y de los fondos secun­

darios gracias a las divisiones que introduce en la clasificación. El trabajo que efectuará luego en los niveles inferiores no hará más que afinar la clasificación dentro de cada serie. En consecuencia, la descripción de los documentos de archivo

PGI-84/WS/7 - pág. 48

se concentra principalmente en la serie. La serie es una subcategoría del fondo y del fondo secundario y constituye la subdivisión inmediatamente inferior que agrupa los documentos vinculados por el origen, la actividad, la utilización o la forma. Desde el punto de vista archivístico, la serie es "un conjunto de papeles o documen­tos clasificados de conformidad con un plan determinado de clasificación o manteni­dos como una unidad con arreglo a criterios temáticos o funcionales, o porque son el resultado de una misma actividad o, incluso, a causa de otras relaciones internas debidas a su creación, su recepción o su utilización". La serie, cuya definición es poco precisa, mientras que su papel en el plano de la clasificación y el inven­tario es capital es, pues, la unidad archivística más interesante, pero también la más difícil de situar.

13.12 e) La propia serie se divide en subseries. Por ejemplo, dentro de una serie que contiene correspondencia puede haber una subserie para la "corresponden­

cia pasiva" (recibida) y otra para la "correspondencia activa" (expedida), aunque a veces se clasifiquen como dos series distintas.

13.13 f) En cuanto a su aspecto material, la clasificación consiste en distribuir los documentos que componen una serie o subserie de folios y en disponerlos

según un orden lógico que dé cuenta de la función o del contenido de los diferentes documentos y anexos que componen el folio. El folio es, pues, un conjunto de docu­mentos que suelen reunirse para una clasificación cómoda, a fin de que puedan tra­tarse como una unidad. Los folios son comúnmente cuadernos de documentos y fajos de hojas sueltas, que pueden ordenarse por tipo, por orden cronológico o alfabético, por tema y por lugar o nombre de personas o de la admnistración de origen. En los grandes depósitos de archivos, el folio es la más pequeña unidad que los archiveros puedan manejar, porque la masa de documentos de que se ocupan no les permite deta­llar más el contenido de los fondos.

13.14 Por lo que respecta a cada documento en particular, el ordenamiento material obedece a la regla de la unicidad: cada elemento, documento o manuscrito

se clasifica normalmente con arreglo a un orden cronológico o alfabético, o según una combinación de ambos.

13.15 El modelo de clasificación de siete niveles de los documentos de archivo que presentamos a continuación, ilustra el principio del respeto de los fondos

y de la clasificación según el organismo productor.

Niveles de clasificación

Archivos de una universidad

A. Depósito - I, Estantería 1 - 0 3

B. (Archivos de la Universidad de Peradeniya) Fondo N° 80 1945-1950

C. (Archivos del Decano de la Facultad de Filosofía y Letras) Fondo secundario 1945-1949

D. (Correspondencia del Decano de la Facultad de Filosofía y Letras con el Vicerrector de la misma Universidad)

E. Series de documentos 1946-1948 (correspondencia pasiva 1946-1947 correspondencia activa) 1946-1947

Fondo secundario correspondencia activa A - E

PGI-84/WS/7 - pág. 49

F. (Certificados de estudios, literarios generales) Sección 1946-1947

G. (Horarios de los cursos de estudios literarios generales) (documento contenido en el archivo) 1946

13.16 La existencia de estados descriptivos detallados es tan importante para una buena gestión de los archivos como la de un sistema de clasificación muy

completo. En efecto, sería inútil conservar documentos de archivo si los usuarios no pudieran saber qué informaciones contienen. Por consiguiente, para poner plena­mente a disposición de los servicios públicos, los investigadores y el publico en general el contenido de su documentación, la administración de los archivos deberá dotarse de un programa a largo plazo encaminado a efectuar un inventario detallado de sus colecciones, o a elaborar otros instrumentos de recuperación de las informa­ciones.

13.17 El primer instrumento que conviene elaborar es la guía general de las colec­ciones indicando, respecto de cada fondo, el número de serie, el nombre del

organismo productor, las fechas extremas, los metros lineales y la ubicación de ca­da fondo. La guía deberá completarse con los inventarios de las diferentes series, basados en el principio de la procedencia y del respeto de los fondos.

Notas y referencias

1) Gracy, David, B. Archives and Manuscripts: arrangement and description Society of Archivists, Chicago, 1977, pág. 5. ' [ '—'

2) Gracy, obra citada, pág. 7.

PGI-84/WS/7 - pág. 50

14. EFICACIA Y EFICIENCIA DEL MÉTODO DE PROCEDENCIA PARA EL INVENTARIO Y LA BÚSQUEDA DE LAS INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS CONTENIDAS EN LOS ARCHIVOS

14.1 S.A.I. Tirmizi, en su Guide to the records relating to Science and Technology in the National Archives of India; A RAMP Study!) enumera los

expedientes o documentos que contienen informaciones científicas y tecnológicas creados por los servicios públicos y transferidos a los archivos nacionales para su conservación permanente, recurriendo al principio de "procedencia" y de "respeto de los fondos" en materia de archivística.

14.2 En virtud de ese principio, Tirmizi distingue, en los archivos del Servicio de Estudios Geológicos de la India, las series siguientes:

1. Actas, 1916-1922 14 volúmenes (1 m. lin.)

2. Actas "A", 1916-1923 2 legajos (5 m. lin.)

3. Actas "B", 1916-1923 1 legajo (25 m. lin.)

4. Actas "en depósito", 1916-1923 idem (25 m. lin.)2)

14.3 En los pasados años, la eficacia de esa técnica de inventario para la recu­peración de las informaciones científicas y técnicas en beneficio de los

hombres de ciencia, investigadores y técnicos, dio lugar a muchos análisis. En mayo de 1978, la National Science Foundation de los Estados Unidos de América consa­gró una jornada de estudio a la cuestión de la documentación científica y técnica en la América moderna. Los participantes convinieron en que la amplitud y la diver­sidad de las preocupaciones de los usuarios de esa documentación justifican un nuevo examen de los métodos de inventario aplicados por los archiveros especializados-*) . Los participantes estimaron que la procedencia no es de gran utilidad para los usua­rios que tratan de identificar los documentos que puedan servirles para sus investi­gaciones 4 ) ; en consecuencia, sugirieron que se siguiera estudiando qué medios po­drían facilitar el acceso al contenido de los documentos científicos y tecnológicos^). En dos artículos publicados en 1980 en el American Archivist, Richard H. Lytle sostu­vo que un sistema de "indización del contenido" podría completar ventajosamente el sistema tradicional de inventario fundado en la procedencia. Nathan Reingold hizo observar, con razón, que "resumir una colección, que ocupa unos centenares de metros, en una nota de pocas líneas, resulta cada vez menos útil para los científicos"6).

14.4 Un hombre de ciencia o un técnico que se sirve de una guía basada en el prin^ cipio de procedencia para buscar informaciones científicas o técnicas en una

serie determinada de documentos, ha de conocer el sistema de clasificación utilizado por el archivero. Es posible que se vea obligado a ojear muchos expedientes clasifi­cados por series o subseries para encontrar el que contiene la información que le interesa. Además, puede verse desorientado por los títulos poco evocadores dados a los expedientes por el organismo productor de los documentos. Un ejemplo clásico es el caso del archivo titulado "Varios" cuando en realidad contiene informaciones científicas y tecnológicas valiosas para la investigación. Por consiguiente, con­vendría perfeccionar el método de procedencia, según el cual la clasificación se efectúa tradicionalmente por organismo de origen y por expedientes o documentos,

PGI-84/WS/7 - pág. 51

para integrar en él un sistema de tesauro o de índice del contenido. Un sistema de indización del contenido no sólo ayudaría a los científicos y técnicos, que no pueden perder su tiempo ojeando innumerables documentos de archivo, sino que también ahorraría a los archiveros muchas horas pasadas a menudo a orientar y ayudar perso­nalmente a los investigadores que se enfrentan con índices basados en el principio de procedencia.

Notas y referencias

1) Tirmizi, S.A.I. Guide to the records relating to Science and Technology in the National Archives of India : A RAMP Study, Unesco, Paris, Págs. 1-76, Anexos 1-11, PGI/82/WS/12.

2) Tirmizi, OP. cit.; pág. 18.

3) Report and proceedings of the National Science Foundation in U.S.A., 1978, sección 2:5, pág. 21.

4) Ibid, pág. 21

5) Ibid, pág. 21

6) Nathan, Reingold, Manuscripts of science analysis and description, American Archivist, 24, (2), abril de 1961, págs. 163-170.

PGI-84/WS/7 - pág. 52

15. UN SISTEMA DE INDIZACION DEL CONTENIDO PARA LA RECUPERACIÓN DE LAS INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS EN LOS ARCHIVOS

15.1 Hacer el inventario de los archivos refiriéndose a su origen no plantearía ningún problema importante a los archiveros profesionales del servicio na­

cional de archivos. Para la recuperación de las informaciones científicas y tecno­lógicas, se ha de disponer de datos concretos sobre el contenido de los documentos que se habrá de analizar sistemáticamente y presentar de una manera metódica. Pero para elaborar un sistema de indización de ese tipo es necesario recurrir a archiveros que posean cierta formación científica. También convendría que un servicio especial de los archivos se encargara de la organización, la clasificación, el inventario y

la búsqueda de las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en los archi­vos. Este servicio estaría dotado de un personal que tuviera una formación cientí­fica, cuya tarea sería seleccionar, en los centros de prearchivo, los documentos inactivos que contienen informaciones científicas y técnicas, así como hacer el in­ventario de esas informaciones e identificarlas para los científicos y los técnicos, una vez transferidos esos documentos a los Archivos Nacionales.

15.2 Para la elaboración de un sistema de indización del contenido de las informa­ciones científicas y tecnológicas que figuran en los documentos de archivo,

el primer paso consiste en clasificar los expedientes con arreglo al principio de procedencia. A continuación es fácil identificar, en los expedientes de una trans­ferencia ulterior, los que contienen informaciones científicas y tecnológicas, con­sultando el boletín de transferencia que les acompaña (véase la Figura 9). Si se ha seguido el procedimiento sugerido en el presente estudio, todos los expedientes que contienen informaciones científicas y tecnológicas deberían llevar en la cubier­ta una mención que indique que pasaron a ser inactivos y que se transfieren a un centro o a un depósito de prearchivo (véase la Figura 8). La cubierta de los docu­mentos inactivos destinados a ser conservados indefinidamente, deberá llevar esa misma mención cuando se transfieran a los Archivos Nacionales. De este modo resulta relativamente sencillo verificar en los boletines y en los expedientes si éstos con­tienen informaciones científicas y tecnológicas.

15.3 Una vez efectuadas las primeras operaciones descritas, los archiveros encar­gados de los documentos científicos y tecnológicos en los Archivos Nacionales

prepararán fichas de catálogo de 12,5 cm. x 7,5 cm. de los expedientes que contienen informaciones científicas y tecnológicas. Si los Archivos Nacionales poseen una computadora, los datos científicos y técnicos podrán informatizarse rápidamente. A cada expediente científico y técnico corresponderá una ficha, en la que figurarán sucesivamente las indicaciones siguientes:

1. Tema o título de la información científica y tecnológica (la información puede tomarse de la tercera columna de la Figura 9).

2. Signatura o referencia del expediente utilizado por el creador del expe­diente (la indicación puede tomarse de la segunda columna de la Figura 9) .

3. Signatura especial de las informaciones científicas y tecnológicas contenidas en el expediente (la indicación puede tomarse de la quinta columna de la Figura 9).

4. Símbolo de indicación del contenido o índice (palabra clave en su contexto).

5. Lengua en que se redactó el documento científico y tecnológico.

PGI-84/WS/7 - pág. 53

15.4 A continuación damos un ejemplo de ficha que podría establecerse con arreglo a ese modelo:

FIGURA 11

Ejemplo de ficha de indización 12,5 cm.

1. 2. 3. 4. 5.

Fábrica experimental de flotación de yeso LAB/33 T/INF./10-17/66 Fábrica de yeso I.

7,5 cm.

15.5 Las fichas se clasificarán por orden alfabético, utilizando la primera palabra de indización del contenido o índice del punto 4 de la Figura 11.

por ejemplo: Fábrica de yeso

(Ficha clasificada en (F)).

15.6 Si los archiveros encargados de elaborar el instrumento de las informaciones científicas y tecnológicas poseen algunas nociones científicas, será preferi­

ble utilizar los vocabularios o tesauros normalizados de la disciplina científica y tecnológica de que se trate: química, biología, zoología, medicina, botánica, física, ingeniería, arquitectura, etc. Las fichas de información científica y tecnológica deberían clasificarse por orden alfabético y por grandes ramas de la ciencia y la tecnología.

Ejemplo de clasificación con ayuda de un tesauro

Ficha de rúbrica principal Ficha de rúbrica secundaria

Ficha alfabética basada en el vocabulario o el tesauro de química

Química Ac idif icac ion

Aerosoles Alcalinidad

15.7 Ejemplos de fichas principales y de su clasificación:

A) FIGURA 12

QUÍMICA

Ficha de rúbrica principal

B) ACIDIFICACIÓN

Ficha de rúbrica secundaria

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CLASIFICACIÓN DE LAS FICHAS PRINCIPALES

Fichas de indización de los temas que entran dentro de la rúbrica acidificación, que se clasificarán por orden alfabético detrás de la ficha secundaria (B)

* ALCALINIDAD

AEROSOLES

(B) ACIDIFICACION

(A) QUÍMICA \

/

j AEROSOLES

* C

ACIDIFICACIÓN

B

/ QUÍMICA \

A

FIGURA 13

15.8 Además de esas fichas sobre el tema o el contenido, se podría preparar también un inventario concebido de la siguiente manera:

REGISTRO DE LOS EXPEDIENTES CIENTÍFICOS Y TÉCNICOS

Tema Inf. Foil. -

Química Informe

- Folleto

N2 de Serie

01

02

Descripción del tema

Acidificación

Alcalinidad

Signatura de las informaciones cien­tíficas y tecnoló­gicas del expediente

C/FO11./10-15/66

C/Inf ./5-10/68

Signatura dada al expediente por el organismo de origen

TI/5/10

TI/7/25

Lengua

Inglés

Inglés

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15.9 Para elaborar un sistema de recuperación de las informaciones científicas y tecnológicas basado en la indización del contenido, es indispensable utilizar

un vocabulario o un tesauro de ciencia y tecnología controlado y normalizado. De no proceder así, se dejaría la indización del contenido a la discreción del indiza-dor y los usuarios que buscan los documentos científicos y técnicos correrían el peligro de que las indicaciones del índice les indujeran a cometer errores. En el Apéndice 1 se dan ejemplos de vocabulario científico y técnico.

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16. ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE CONTIENEN INFORMACIONES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS

16.1 El acceso a los documentos conservados por el servicio nacional de archivos está regido por los reglamentos dictados por el organismo creador de los do­

cumentos o por el órgano legislativo del país.

16.2 En muchos países, los documentos inactivos transferidos son comunicables a los investigadores 30 años después de la fecha de su creación. Por consiguien­

te, la regla de los 30 años debería también aplicarse a los documentos de archivo que contienen informaciones científicas y tecnológicas, a menos que el organismo creador no haya prescrito un plazo más largo en el momento de transferir los docu­mentos a los Archivos Nacionales. Esas limitaciones puestas a la comunicabilidad de los archivos a los investigadores pueden justificarse por motivos de seguridad nacional, a causa del carácter confidencial de las informaciones que contienen, para garantizar el respeto de la vida privada, o por motivos de orden comercial.

16.3 En el presente estudio proponemos que se indique claramente, en el boletín de transferencia, las condiciones que rigen la comunicabilidad de las infor­

maciones científicas y tecnológicas. Toda disposición encaminada a suavizar o su­primir las limitaciones impuestas a la comunicación de los documentos científicos y técnicos por el servicio de origen, deberá señalarse inmediatamente a los Archivos Nacionales. Esto resulta de especial importancia tratándose de informaciones esen­ciales para la utilización de los recursos nacionales en favor del desarrollo.

16.4 Los organismos creadores de documentos y los Archivos Nacionales deberían procurar facilitar el acceso de los hombres de ciencia y de los técnicos lo­

cales a los archivos científicos y tecnológicos. Para alcanzar este objetivo es indispensable que el centro nacional de información científica trabaje en estrecha colaboración con los organismos creadores y con los servicios de los Archivos Nacio­nales. Esta cooperación estrecha contribuirá a liberalizar el acceso a las informa­ciones científicas y tecnológicas de los documentos de archivo, que a veces está reservado durante un periodo que puede llegar a 100 años. La liberalización del ac­ceso podría muy bien depender de la confianza que inspire el organismo creador y de la integridad de los usuarios.

16.5 Si el centro nacional de información científica pudiera establecer un sistema en virtud del cual una carta de introducción de su parte fuera considerada

válida por el organismo creador y por los Archivos Nacionales, los problemas que plantea el acceso a los documentos científicos y tecnológicos cuya comunicación está reservada, quedarían prácticamente resueltos. La experiencia ha demostrado que son muchos los organismos creadores de documentos que imponen restricciones a la comuni­cabilidad de los documentos porque ignoran el valor que pueden tener para el desarro­llo nacional en el plano de la investigación y la información.

16.6 Por consiguiente, si es normal que los archiveros sigan las instrucciones da­das por los organismos creadores, no lo sería menos que se atenuaran los pro­

blemas complejos que plantea la consulta de los documentos de archivo que contienen informaciones científicas y tecnológicas tomando, con la cooperación de las autori­dades competentes, las medidas necesarias para atenuar o suprimir las restricciones dentro de plazos relativamente breves. Si se aplicara estrictamente a esos documen­tos la regla de los 30 años, los esfuerzos de los historiadores por trazar la evolu­ción reciente de la ciencia y la tecnología se dificultarían muchísimo. Para que una máxima flexibilidad sea posible, quizás conviniera proceder, en esa materia, por vía reglamentaria en vez de fijar, por vía legislativa, un plazo de no comuni­cabilidad uniforme para todos los documentos transferidos a los Archivos Nacionales.

16.7 No permitir que los hombres de ciencia locales tengan a su debido tiempo acceso a los archivos científicos y tecnológicos, es tanto como impedir que se escri­

ba la historia de la ciencia y prohibir la divulgación de descubrimientos e invencio­nes de la ciencia y la tecnología, en detrimento tanto de los creadores de documentos y de archivos como de la población en general.

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APÉNDICE 1 (Cuadro)

1.1 Vocabulario de Ingeniería

Tomado de: Holm, Bart E. How to manage your information, Nueva York, 1968, págs. 65-71

abatement ablation abrasion abrasion resistance abrasives absorbers (equipment) absorbers (materials) absorption acceleration accelerators accuracy acid resistance acoustinc properties acoustics activated carbon activation actuation actuators adapters adding machines additives adhesion adhesives adjustment adsorbents adsorption aeration aerators aerial photography aerobic processes aerodynamics a aeronautical engineering

aeronautics aerosols afterburners age agents aging agitation

agitators . agricultural engineering

agriculture agronomy air air conditioning aircraft air pollution airports algae algol algorithms alloys alternating current altitude ammetors amplification amplifiers anaerobic processes analog computers analyzing anatomy anchors angles (geometry) animals annealing antibiotics applied mechanics agiedicts architecture artesian wells asphalts assembling assets astronautics astronomy atmosphere (terrestrial) atomic properties atomizers

atomizing atoms attenuation attenuators autoclaves automation automobiles bacteria bacteriology baffles bagging bags baking ball mills bands barges batometers bars baths beams (radiation) beams (structural) bearings belts binding beneficiation biocnemistry biology blasting bleaching blenders blending blood blowers blowing boats boilers boiling boiling points bolts bonding

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i.2 Vocabulario de Química

Tomado de: Holm, Bart. E. How to manage your information, Nueva York, 1968, págs. 86-89

abrasion abrasion resistance abrasives absorbents (materials) absorption absorptivity accelerators accelerometers acetylation acidification acidity activation activation energy activators acylation addition (chemicals) additives adducts adsorbents adsorption aerosols aethetics agglomeration aging agitation agitators air air conditioners alcoholysis alkalinity alkylation amidation amination ammeters ammonolysis amplifiers analyzers

analyzing animals anions antibiotics anticoagulants anti-caking agents anti-couming agents anti-static agents antioxidants arcs aspirators atmospheres atoms autoclaves azeotropes azetropy bacteria bags baking barricades batches baths batteries Joeakers belts benches benefication biological oxygen

demand birefrigence bleaching blenders blending blowers blowing boilers boiling

boiling points bombs bonding (joining) bottles bowls branching brightening briquetting bromination brushing bubble caps bubblers buildings burners burning caking calandras calcination calendering calorimeters calorimetry cameras capping carbonylation carboxylation carburizing carpets catalysis catalysts cations cells centrifuges centrifuging chain branching chain length chain transfer chain transfer agents

PGI-84/WS/7 - pág.59

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