LA INFORMATICA EN LA ORGANIZACION DEL TRABAJO DE AUDITORIA (I)

PARTIDA DOBLE96 Noviembre 1999 ~ Número105

A u d i t o r í a

La informática en la organización deltrabajo de auditoría(I)ESTEBAN UYARRA Director General de Audinfor

FICHA RESUMEN

Autor:Esteban Uyarra Título:La informática en la

organización del trabajo de auditoría(I)

Fuente: Partida Doble, núm. 105,

páginas 96 a 103, noviembre 1999

Localización: PD 99.11.09

Resumen: Los procedimientos de auditoría

se han visto modificados en losúltimos tiempos en una doble víaque permite optimizar los tiemposde auditoría, empleando técnicasnovedosas de tipo estadístico y deapoyo informático, y por lo tantolos costes de auditoria, a la vezque se reducen al mínimo losporcentajes de error y riesgos deauditoría que podrían derivarse dela puesta en práctica de talesnuevos procedimientos.

El artículo analiza el apoyo queel auditor puede encontrar a lahora de informatizar la redacción,gestión y conservación de lospapeles de trabajo unida a lanormalización de procedimientos yel análisis de los resultados de laspruebas

Descriptores ICALI:Auditoría, Informática,

Procedimientos de auditoría.

En el artículo se revisan los procedimientos de normalización de los papelesde trabajo del auditor, así como de los propios procedimientos de auditoría yel análisis de los resultados obtenidos de los mismos, con vistas ainformatizar la revisión contable.

1. Introducción(1)

E n los albores del nuevo milenio,los auditores se enfrentan conuna serie de importantes cam-bios, que unidos a los derivados

de la propia evolución del mercado en el queoperan, están provocando en muchos despa-chos y firmas de auditoría el planteamientode cuestiones fundamentales que inciden nosólo en su forma de operar, sino y sobre to-do, en temas que afectan a su propia concep-ción empresarial. De lo acertada que sea ladecisión que adopten los gestores de dichosdespachos, dependerá la viabilidad de mu-chos de ellos al permitirles asumir con venta-ja los nuevos retos.

Estos retos podrían clasificarse de la formaexpuesta en el cuadro 1.

Cada uno de los aspectos enunciados justifi-caría la redacción de un artículo diferenciado enel que abordar la problemática específica de ca-da uno de ellos.

No obstante, a fuer de parecer simplista,y sin desdeñar las múltiples dificultades que,como cualquier otra actividad, supone la la-bor del auditor, en las próximas líneas setratan algunas consideraciones cuya única fi-nalidad no es otra que la de sugerir determi-nadas medidas que permitan aminorar partede dichas dificultades.

Algunas de ellas están relacionadas con lospropios procesos de ejecución de los trabajos, yen concreto, con la confección de los papeles detrabajo.

Los comentarios que se describen en lossiguientes apartados, relacionados con la

PARTIDA DOBLENúmero 105 ~ Noviembre 1999 97

preparación de los papeles de trabajo del au-ditor, pretenden presentar, a modo orienta-tivo, algunas ideas que a buen seguro provo-carán alguna que otra inquietud en la mentede muchos lectores.

2. Los papeles de trabajoen la auditoría

2.1.Contenido y Descripción

Es del todo sabido que los auditores, alobjeto de poder emitir su opinión profesio-nal, han de efectuar pruebas y verificacionesde acuerdo a las Normas Técnicas emitidaspor el Instituto de Contabilidad y de Audito-ría de Cuentas. El resultado de estas pruebas,así como del resto de su trabajo de revisiónse han de plasmar en una documentación de-bidamente archivada, organizada y referen-ciada.

La definición de los papeles de trabajo vienedefinida en las Normas Técnicas, en el apartado2.6.1.

2.2. Normalización de los Papeles

Las Normas Técnicas han recogido unapráctica extendida en todas las firmas de audito-ría y que llama poderosamente la atención aquienes por primera vez se aproximan a esta ac-tividad. Normalización que se concretiza en lautilización de sistemas de referencias con lasque organizar de forma lógica los papeles detrabajo.

Las Normas Técnicas hacen mención a estepunto al señalar en el apartado 2.6.9.:

La actividadde laauditoría seha convertidoen unproductomaduro

CUADRO 1

TIPO DESCRIPCIÓN EJEMPLOS

Externos Los generados por circunstancias exógenas y que requieren una firme y rápida adaptación.

De mercado Los provocados por la propia actividad y la evolución del mercado. La actividad dela auditoría se ha convertido en un producto maduro, cuyo crecimiento tanto real como previsto, es prácticamente nulo.

Laboral Dada la naturaleza de esta actividad profesional, la cualificación y formación del personal conlleva un encarecimiento de los costes laborales.

De control Exigencia de mayores controles de calidad, lo que provoca la imperiosa necesidad de implementar sistemas que garanticen el correcto cumplimiento de las Normas Técnicas.

De rentabilidad Muchos despachos y firmas se cuestionan la rentabilidad de la actividad auditora en términos de costes-responsabilidades y beneficios.

• Establecimiento del EURO.• Efecto 2.000.

• No incremento de la facturación global.• No incremento de los precios (tarifas horarias).• No incremento neto del número de firmas o

despachos de auditoría.

• Importante rotación de personal en las firmas de auditoría.

• Fuertes inversiones en formación del personal.

• Normalización.• Supervisión.• Gestión.

• No crecimiento de muchos despachos.• Diversificación de actividades.• Bajas.

(1) Aunque el contenido del artículo secentra básicamente sobre el trabajorealizado por los Auditores Oficiales deCuentas, gran parte de los comentariosexpuestos son aplicables tanto a losauditores internos como a los queactúan en el Sector Público.

Los papeles de trabajo comprenden latotalidad de los documentos prepara-dos o recibidos por el auditor, de ma-nera que, en conjunto, constituyen uncompendio de la información utilizaday de las pruebas efectuadas en la ejecu-ción de su trabajo, junto con las deci-siones que ha debido tomar para llegara formarse su opinión.

Existen dosarchivos: elpermanentey el corriente


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Normalización que, en el apartado 2.6.11.de las Normas, hace mención a los sistemas dereferenciación(2).

2.3. Archivo de Papeles

Las Normas abordan temas tan evidentescomo la necesidad de: archivar los papeles(3),de utilizar diferentes tipos de archivos deacuerdo a la temporalidad de dichos pape-les, diferenciando entre permanente(4) y co-rriente(5) .

Prescindiendo de otros temas incluidos enla Norma 2.6. de las Normas, conviene resaltartres de los aspectos reseñados anteriormente,relacionados con los papeles de trabajo y la obli-gación de:

• Elaborarlos

• Organizarlos

• Archivarlos

y que se abordan en los siguientes aparta-dos.

2.4. Coste de la cumplimentaciónde los Papeles de Trabajo

Como se ha tenido ocasión de comentar laconfección, organización y archivos de la do-cumentación soporte, constituye el compo-nente más importante de los costes de ejecu-ción de una auditoría, en cuanto que recogeno sólo el tiempo de realización de las prue-bas, sino y sobre todo el de documentar laspruebas y los resultados alcanzados. En oca-siones, este proceso requiere un mayor núme-ro de horas que las dedicadas a los procesos derevisión y verificación.

Además estas horas representan un eleva-do coste al ser realizadas por personal alta-mente cualificado. La desviación entre el valorde las horas dedicadas a un trabajo y lo factu-rado por el mismo, dará la justa medida de larentabilidad del proyecto o encargo. Por lotanto es evidente que partiendo de un impor-te fijo a facturar al cliente, la variable sobre lacual el gestor del despacho o firma de audito-ría puede maniobrar, se limita al del valor delas horas incurridas.

Valor que tiene dos componentes, horas yprecio de las mismas:

a) Horas. Las directamente dedicadas al traba-jo de auditoría.

b) Precio. Valor medio correspondiente alpersonal dedicado a un trabajo concre-to.

Respecto al precio medio, el gestor puedeinfluir en el mismo, siempre y cuando no me-noscabe la calidad del trabajo, mediante laasignación de personal de menor experienciay por lo tanto menor coste, aunque ello con-lleve aumentar el número de horas necesarias.No obstante, a nadie se le oculta la fuerte ri-gidez de este componente, que en muchosdespachos, dada su escasa dimensión, no esposible modificar.

Por el contrario, las horas constituyen elelemento fundamental a controlar por el res-ponsable de cada trabajo. Para optimizar las ho-ras necesarias para la realización de los trabajos,los gestores de los despachos y firmas de audi-toría disponen, entre otras, de las siguientesmedidas:

1) Selección, motivación y formación del per-sonal

2) Normalización de los procedimientos deauditoría

3) Herramientas de trabajo adecuadas

4) Adecuada planificación

5) Seguimiento permanente de los trabajos

En el resto del artículo centraremos la aten-ción sobre la segunda y tercera de las medidas atomar, sin que ello suponga restar importanciaal resto.

Los papeles de trabajo son susceptiblesde normalización, lo cual mejora la efica-cia en su elaboración y revisión.

Es indispensable que los papeles de tra-bajo se preparen con un adecuado siste-ma de referencias, que permita al usuarioencontrar el origen de la informaciónutilizada.

(2 ) También en las recientes Normasde Auditoría del Sector Público,publicadas el 30 de Septiembre de1.998. en su apartado 5.4.5 estableceque el uso de papeles normalizadoscontribuye a mejorar la eficacia en lapreparación y revisión, facilita ladelegación de tareas proporcionandoun elemento para controlar su calidad.En el apartado 5.4.11 de estas Normasse vuelve a referir a la necesidad denormalizar los papeles, pruebainequívoca de la intención de legisladoren recalcar la importancia del correctodiseño y organización de los papeles detrabajo.

(3) 2.6.3. Los auditores debenconservar todos los documentos detrabajo que puedan constituir lasdebidas pruebas de su actuación,encaminadas a formar su opinión sobrelas cuentas anuales que hayanexaminado.

(4 ) 2.6.4. El archivo permanente depapeles de trabajo es un conjuntocoherente de documentaciónconteniendo información de interéspermanente y susceptible de tenerincidencia en auditorías sucesivas.

(5) 2.6.5. El archivo de papeles detrabajo del ejercicio es un conjuntocoherente de documentación,conteniendo información relativa a lascuentas anuales sujetas a auditoría enel ejercicio en cuestión.


3. Normalización

A estas alturas nadie cuestiona loque es evidente. El trabajo del au-ditor está sujeto, como otros mu-chos a una normalización tanto

de los procedimientos utilizados como de losmodelos y formularios a cumplimentar. Nor-malización que es citada en las Normas Técni-cas de Auditoría, tal y como se ha tenido oca-sión de comentar.

Prácticamente todos los despachos y firmasde auditoría disponen de una forma u otra deprocedimientos, papeles y sistemas de referen-ciación normalizados adaptados a la metodolo-gía establecida por sus responsables.

3.1. De los Papeles

La normalización exige establecer los conteni-dos de dichos papeles:

En cuanto a los tipos de papeles, puedenclasificarse como se muestra en el cuadro 2.

Los papeles se han de agrupar de acuerdoa ciertos criterios o áreas, lo que permite al au-ditor acometer de forma lógica su trabajo y quepodrían presentar un esquema como el que semuestra en la siguiente pantalla:

La informática en la organización del trabajo de auditoría(I)

En losmercadosmaduros, el resultado ha demantenersepor la vía dela contenciónde costes

FIGURA 1

FIGURA 2

FIGURA 3

CUADRO 2

Aquellas cuyo contenido tiene relación directa con las cuentasy sus respectivos saldos, y so-bre los que el auditor ha deefectuar sus verificaciones yemitir sus conclusiones.

El término general de Guíaspretende incluir todos aquellospapeles que contenganrelaciones o listas sobre dife-rentes temas y se limiten a unaenumeración de cuestiones y/oasuntos a realizar o reclamar.

Aquellas que contieneninformación probatoria o explicativa de las cédulas contables, y que no puedenadscribirse a ninguno de los tipos anteriores.

TIPO DESCRIPCIÓN CLASES

Contables

Guías

Documentación

• Sumarias.• Auxiliares.

• Programas Trabajo.• Cuestionarios.• Análisis riesgos.• Recomendaciones.• Planning.• Listas.

• Copias de documentaciónrelevante.

• Escrituras de Constitución.• Extractos bancarios.• Papeles confeccionados por

el mismo auditor como porejemplo, hojas de cálculo,documentos elaborados conprocesador de texto, o sim-ples documentos contenien-do información, resúmenes osimples cálculos relativos acada área de trabajo.


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El sistema de área permite, a partir deellas, clasificar los papeles por referencias,tal y como se muestra en la pantalla si-guiente:

Los papeles, una vez confeccionados y re-ferenciados se han de guardar en archivospredefinidos. Archivos que a su vez dispon-drán de secciones en función del tipo y con-tenido de cada documento, tal y como semuestra en la siguiente imagen:

3.2. De los Procedimientos

Mediante la definición de programas detrabajo, cuestionarios, y demás guías que concarácter general se han de aplicar en todas lasauditorías y que se adaptarán para cada encar-go a las características, tamaño y sector de laempresa cliente.

3.3. De los Informes

Con los informes tipo publicados porel Instituto de Contabilidad y Auditoríade Cuentas, por las corporaciones profe-sionales, más aquellos otros que cada des-pacho estime conveniente incluir como in-formes estándar.

Todos los aspectos comentados anterior-mente permiten configurar la metodologíapropia de cada despacho y es una labor inex-cusable de sus socios auditores.

4. Ventajas eincovenientes

L a normalización, o sistematiza-ción de los procedimientos de au-ditoría conlleva determinados in-convenientes como son la rigidez

de determinados esquemas y formas de tra-bajo que pueden limitar de forma importantela iniciativa e imaginación de los profesionalesencargados de la realización de los trabajos.

Sin embargo, las ventajas y beneficiosque aporta la normalización de los proce-dimientos y por lo tanto el establecimientode una metodología propia en cada despa-cho o firma de auditoría hacen imprescin-dible su implementación. Entre las ventajasque brinda pueden enunciarse las siguien-tes:

1. Homogeneización de los trabajo. Ello fa-cilita no sólo la forma en que se cumpli-mentan los papeles sino que facilita sobre-manera el proceso de supervisión de losmismos.

2. Mejora la eficacia y eficiencia en la reali-zación de los trabajos. Una correcta de-finición y normalización de los procedi-

Los papeles de trabajoestánaltamentenormalizados

FIGURA 4

FIGURA 5


mientos a aplicar evitará trabajos repeti-tivos o la realización de pruebas innece-sarias.

3. Reducción de los tiempos invertidos enlos trabajos. Tanto en cuanto a la transmi-sión de las instrucciones al personal, co-mo mediante el aprovechamiento de es-quemas ya creados.

4. Mejora la rentabilidad de los trabajos aloptimizarse las horas de coordinación ysupervisión.

5. Contribuye al logro de un ambiente deorden y disciplina en el despacho o firmade auditoría.

6. Formación. Reduce los tiempos nece-sarios para formar al personal, al ofre-cerles esquemas lógicos de realizacióndel trabajo.

4.1. Quien, cuando y cómo ha de realizarse el proceso de normalización de papeles

Partiendo de la base que la normaliza-ción de las tareas a realizar y de la organi-zación interna del trabajo es el pilar sobreel que se fundamentará la calidad, eficaciay, en última instancia, la rentabilidad delos trabajos, su definición y establecimien-to ha de ser llevada a cabo por los sociosgestores del despacho o firma. Ellos, comoresponsables últimos, deben decidir el tipode metodología a aplicar, no siendo en ab-soluto aceptable la adopción de esquemasexternos, sin antes efectuar un estudio enprofundidad sobre si dichos esquemas sonasumibles o por el contrario son suscepti-bles de modificación para su correctaadaptación a las características, experien-cia, tamaño y tipo de clientes del despachoo firma.

Definido quién, el cuándo se estableceen tres estadios diferentes, por una parte alinicio de las actividades del despacho, yaque no es posible asumir ningún trabajosin antes tener preparadas las herramientasa manejar, por otra a lo largo de los pro-pios trabajos, ya que la experiencia adqui-rida en los clientes y/o en los diferentessectores en los que el auditor tiene ocasiónde actuar, le brindan la oportunidad depoder adaptar los esquemas de trabajo

normalizados a las nuevas circunstancias.Por último hay un tercer estadio, que seproduce normalmente en la época otoñal,cuando los auditores se preparan para lanueva campaña, y en la que se replanteanmuchos de sus métodos de trabajo.

Hay diferentes formas de llevar a cabola normalización del trabajo del auditor.Frecuentemente, sobre todo en despachosde cierta dimensión o en aquellos otroscuyos gestores disponen de experienciaprevia en grandes firmas, las normas inter-nas de realización de trabajos se plasmanen documentos que se integran en lo quese denomina Manuales de Auditoría. Lasbaterías de documentos y formularios es-tándar conforman lo que se denominaMaster de Auditoría(6).

El proceso de racionalización y normali-zación de los procedimientos de auditoría aadoptar por cada despacho o firma de audito-ría, se ha de realizar mediante la utilización demedios informáticos, tal y como se comentaen el apartado siguiente.

Los informesde auditoríacorrespondena modelosoficiales


El logro de una adecuada eficiencia yrentabilidad de los trabajos de audito-ría pasa por mejorar los propios siste-mas, racionalizando los procedimien-tos utilizados no sólo para mejorar lacalidad de los mismos sino para redu-cir los costes medidos en términos dehoras. Esto se consigue mediante:

1. La implementación de una meto-dología adecuada.

2. Una mecanización de todos los tra-bajos de auditoría para aumentar laeficiencia de los equipos y personaldel despacho.

3. Los pasos anteriores permitiránel poder prestar más horas alcliente y menos a cumplimentarpapeles.

4. Racionalizar y planificar adecuada-mente los trabajos tanto en cuantoa su alcance, como a la oportunidady forma de ejecutarlos(7).

(6 ) Un Máster de Auditoría es unmodelo, tan amplio como se desee, enel que se contempla todas lassituaciones posibles con las que undespacho o firma puede enfrentarse ala hora de realizar los trabajos deauditoría. Su preparación y usoposterior, mediante adecuadaherramientas informáticas, permitemejorar de forma dramática, el trabajode confección y supervisión de lospapeles de auditoría.

(7) Presentación el 21 de Octubre de1.993 del Libro "Gestión y desarrollo deuna Firma de Auditoría" publicado porel ICAC.


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5. La informática y la normalización

A ctualmente nadie pone en du-da la conveniencia de utilizarherramientas informáticas enlos trabajos de auditoría. La

mayoría de los despachos y firmas de audi-toría preparan sus modelos, formularios ydocumentos estándar con el ordenador. Ladiferencia estriba en el grado de mecaniza-ción de los procesos.

Durante la presente década, a punto determinar, se ha producido una auténtica re-volución en la forma de operar de los audi-tores, hasta el punto de sustituir los clásicoscarterones por modernos ordenadores por-tátiles.

A pesar de ello, todavía hoy en día esposible ver auditores jurásicos, aferrados aantiguas técnicas artesanales, basadas enlápiz y papel, que provocan nostalgia detiempos pretéritos. Prácticas trasnochadasque, aparte de la pobre imagen que pro-duce en las empresas clientes, en absolutocontribuyen a rentabilizar los trabajos.

La normalización de los trabajos de au-ditoría, si se desea brinde los beneficios es-perados, se ha de basar en un nivel de me-canización adecuado de los despachos,tanto en términos de equipos, como de for-mación informática del personal y sobre to-do de las aplicaciones que mejor logren es-tos objetivos.

Las aplicaciones a utilizar en los despa-chos y firmas de auditoría, pueden clasifi-carse en dos grandes bloques:

1. Las de tipo standard, como son las englo-badas en el término de Ofimática, entrelas que cabe resaltar las denominadas Ho-jas de Cálculo y Procesadores de Texto.

2. Las específicas de auditoría, diseñadasexpresamente para facilitar la confec-ción, organización y control de los pa-peles de trabajo.

En relación con la utilización de herra-mientas específicas de auditoría, los factores y

ventajas que justifican su utilización puedenresumirse en las siguientes(8):

1. Importante reducción de los tiempos re-queridos en la realización de trabajos re-petitivos.

2. Utilizar las informaciones, modelos y es-quemas elaborados en una auditoría pre-cedente para su utilización en otras poste-riores (trabajos recurrentes).

3. Minimizar los errores en los cálculos efec-tuados.

4. Homogeneizar, mediante la normaliza-ción establecida por cada despacho, lossistemas aplicados por el equipo de audi-tores.

5. Posibilitar la realización de cambios en loscálculos, ajustes, reclasificaciones y deotro tipo con un mínimo coste en térmi-nos de horas equivalentes.

6. Elaborar informes y resúmenes quepueden ser presentados y ofrecidos alcliente.

Sin embargo, independientemente delas evidentes ventajas anteriores, la adop-ción de utilizar una, u otra aplicación deauditoría, bien elaborada internamente oadquirida a terceros, supone importantescambios en la estructura y forma de ope-rar del despacho que requieren ser ade-cuadamente analizadas y valoradas. En es-te sentido, a continuación se exponenalgunos criterios a tener en cuenta al se-leccionar qué programa de auditoría se hade instalar:

a) Versatilidad, para permitir adaptar la apli-cación a situaciones cambiantes, es decir,poder incorporar cuentas contables, mo-dificarlas, anularlas.

b) Diseño realizado por profesionales yadaptado a la forma concreta de trabajode los auditores, de forma que su utiliza-ción no suponga un cambio drástico res-pecto a los procedimientos manuales has-ta entonces aplicados.

c) Fácil aprendizaje y un adecuado sistemade asistencia y consulta con la empresa su-ministradora.

Las pruebasde auditoríay losresultados de las mismasson bastantehomogéneas

(8) Gestión y desarrollo de una firmade auditoría. (Instituto de Contabilidady Auditoría de Cuentas 1.993) página291.


d) Acceso a cursos de aprendizaje para elpersonal recién incorporado.

e) Rapidez y agilidad en las actualizaciones,adaptando los programas a las modifica-ciones legislativas.

f) Rapidez en los procesos de cálculo, cla-sificación y acumulación de la informa-ción.

g) Ocupación razonable en disco, de for-ma que solamente consuma memoria amedida que aumenten los datos proce-sados.

h) Posibilidad de modelizar la aplicación,de forma que se aprovechen los esque-mas y datos introducidos para otras au-ditorías.

i) El coste, que ha de compararse con elahorro de tiempo medido en términosmonetarios en cada uno de los trabajos enlos que se aplique.

6. Conclusiones

L os cambios a los que el auditor seenfrenta, requieren de éste la fir-me adopción de medidas quecontribuyan no sólo a superar sus

efectos, sino y sobre todo, debe asumir su au-téntica función de gestor mediante la imple-mentación de métodos y herramientas quemejoren sus esquemas de trabajo, optimicenlos tiempos invertidos y en definitiva, racio-nalicen los procesos de revisión y la elabora-ción de los papeles de trabajo, arrinconandoarcaicas técnicas que por su carácter manualrequieren un importante coste en términosde horas.

La mecanización de los despachos y fir-mas de auditoría es un proceso irreversi-ble. La rápida evolución de los sistemas deinformación, su facilidad de uso, y porquéno, su reducido coste, hacen cada vez másnecesaria la implantación de nuevos méto-dos que permitan alcanzar mayores nivelesde calidad, control y rentabilidad de lostrabajos.


La cualificación y formación delpersonal a cargo del auditor implica un alto nivel de costes laborales

La normalización de los trabajosde auditoría, si se desea brindelos beneficios esperados, se ha debasar en un nivel demecanización adecuado de losdespachos

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