PARTIDA DOBLE 107Diciembre 1999 ~ Número106

A u d i t o r í a

La informática en la organización deltrabajo de auditoría(y II)ESTEBAN UYARRADirector General de Audinfor

FICHA RESUMEN

Autor:Esteban UyarraTítulo:La informática en la

organización del trabajo de auditoría (y II)

Fuente: Partida Doble, núm. 106,

páginas 107 a 112, diciembre1999

Localización: PD 99.12.07

Resumen: La aparición de las nuevas

herramientas informáticas en losdespachos y firmas de auditoríatrae consigo la implantación de la“auditoría sin papeles”, cuyoobjetivo es dar respuesta a losretos de competitividad, calidad yeficacia en los trabajos deauditoría.

En esta segunda parte deltrabajo que se publicó en el nº105 de Partida Doble, nuestrocolaborador se centra en lossistemas para mecanizar lospapeles de trabajo, así como enlas condiciones necesarias yrequisitos para su implementaciónen los despachos y firmas deauditora.Descriptores ICALI:

Auditoría. Informática.Procedimientos de auditoría.

En esta segunda parte del trabajo que se publicó en el nº105 de PartidaDoble, nuestro colaborador se centra en los sistemas para mecanizar lospapeles de trabajo, así como en las condiciones necesarias y requisitos para suimplementación en los despachos y firmas de auditora.

1. Introducción

L as Normas Técnicas de Auditoría(2.6.), obligan al auditor a dis-poner y conservar la documenta-ción probatoria y justificativa de

su trabajo. Documentación que representala prueba de las evidencias obtenidas en lasque se sustenta la opinión profesional emi-tida y que se asocia con el término genéri-co de Papeles de trabajo.

Sin embargo, el concepto de papeles detrabajo ha dejado de asimilarse con un de-terminado soporte físico como es el papel,sustituyéndose por otros soportes comoel informático, cambio que va revolucio-nar muchos de los esquemas de los audi-tores profesionales.

2. Los papeles de trabajoen las normas técnicas

La norma 2.6.1 establece:

Los papeles de trabajo comprenden la to-talidad de los documentos preparados orecibidos por el auditor, de manera que,en conjunto, constituyen un compendiode la información utilizada y de laspruebas efectuadas en la ejecución de sutrabajo, junto con las decisiones que hadebido tomar para llegar a formarse suopinión.

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A su vez la 2.6.2 señala:

Por último, en cuanto a la necesidad deconservar la documentación obtenida, la nor-ma 2.6.3 obliga a los auditores a:

Siendo cierto lo anterior, y sin entrar endiscusión sobre el objeto y contenido de lascitadas normas, que no hacen mas que re-flejar una práctica y normativa internacio-nalmente aplicada en la profesión, se ha depuntualizar sobre el hecho de que la necesi-dad de disponer de la documentación pro-batoria de las actuaciones del auditor nopresupone que ésta se materialice de unadeterminada forma, siendo posible su cum-plimentación a través de otros soportes co-mo pueden ser los informáticos.

De hecho la legislación mercantil en vigorpermite este tipo de soportes para determina-das documentaciones, como es el caso deldepósito de las cuentas anuales en el RegistroMercantil, razón por la cual no parece lógicoque el auditor esté excluido a la hora de do-cumentar su trabajo en estos soportes.

3. Utilización de la informática en laconfección de los papelesde trabajo

Las Normas Técnicas en su apartado 2.5.25diferencia tres tipos de evidencias:

a) Evidencia documental producida y man-tenida por terceros.

b) Evidencia documental producida por ter-ceros y en poder de la entidad.

c) Evidencia documental producida y man-tenida por la entidad.

a los que cabría incluir un cuarto de eviden-cias obtenidas por el propio auditor.

Esta distinción permite analizar los dife-rentes medios que la informática brinda al au-ditor para sustentar en papeles de trabajo lasevidencias obtenidas.

Respecto a las tres primeras, el audi-tor obtiene confirmaciones de terceros,verifica la documentación producida porterceros o por la propia entidad, e inclusocompleta su información mediante la ela-borada tanto por terceros como por lapropia entidad. El auditor, de acuerdo a laimportancia de las pruebas y de los resulta-dos obtenidos, decidirá conservar la docu-mentación o simplemente mencionar surevisión. En el supuesto que decida lo pri-mero, la práctica habitual consiste en ob-tener una copia o bien conservar los origi-nales, por ejemplo para las confirmacionesde terceros dirigidas a su atención. En ca-so contrario, bastará con mencionar en elpapel de trabajo el trabajo realizado sobrela documentación examinada.

Tal práctica, unida a la numerosa docu-mentación que elabora el propio auditor,obligaba a disponer de gruesos legajos de pa-peles, unidos por pinchos, arandelas, o sim-plemente archivados en carpetas, que reque-rían la utilización de voluminosas carteras eincluso, dependiendo del tamaño de la em-presa, de maletas con las que transportar lospapeles.

Documentación, que a tenor de la le-gislación vigente, se ha de conservar, loque obliga a disponer de espacios habilita-dos a tal efecto en las oficinas de los audi-tores con el coste inherente que ello su-pone.

Esta situación está cambiando drástica-mente en muchos despachos y firmas de au-ditoría, incluidas algunas de las denomina-das grandes.

El concepto de “papeles de trabajo”ha dejado de asimilarsecon undeterminadosoporte físicocomo es el papel

El propósito de los papeles de trabajo es ayu-dar en la planificación y realización de laauditoría, en la supervisión y revisión dela misma y en suministrar evidencia deltrabajo llevado a cabo para respaldar laopinión del auditor.

conservar todos los documentos de trabajoque puedan constituir las debidas pruebasde su actuación, encaminadas a formar suopinión sobre las cuentas anuales que ha-yan examinado.

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La informática en la organización del trabajo de auditoría (y II)

Los sistemas para lograr mecanizar lospapeles de trabajo se basan en la utilización delas siguientes herramientas:

• Ofimática (Procesadores de texto y Hojasde cálculo)

• Scanners

• Aplicaciones específicas de auditoría.

Para ilustrar lo anterior en el cuadro 1 semuestran algunos papeles de trabajo, común-mente elaborados por los auditores, así comola forma de confeccionarlos mediante las he-rramientas informáticas.

Toda la documentación anterior puedeestar contenida en los ordenadores de losauditores para su revisión e impresión pos-terior. El hecho de estar elaborada median-te estos medios no incumple la normativaestablecida por el Instituto de Contabilidady Auditoría de Cuentas, siempre y cuandose adopten unas especiales medidas que secomentan más adelante.

3.1. Ventajas

Las ventajas que supone la utilización deestas técnicas para la confección y conserva-ción de los papeles de trabajo podrían resu-mirse en las siguientes:

• Ahorro de espacio

• Disponibilidad inmediata

• Posibilidad de impresión

• Vinculación entre archivos

• Reducción de los posibles errores de cálculo

• Utilización posterior en auditorías recu-rrentes

• Automatismos de ciertas operaciones

• Contribuye a homogeneizar sistemas deelaboración de la documentación

3.2. Riesgos

Sin embargo esta práctica conlleva deter-minados riesgos, que también afectan a los

métodos clásicos. Entre los posibles riesgospodrían enunciarse los siguientes:

• De pérdida

— Por errores voluntarios o fortuitosen la manipulación de los soportesinformáticos.

— Por pérdida de los soportes, disquet-tes, CDs., etc.

— Por infección de virus informáticos

• De manipulación de la información con-tenida

Existen riesgosde pérdida deconfidenciali-dad

CUADRO 1

EVIDENCIAS DOCUMENTALES INFORMATICA APLICADA

Programas de trabajo • Procesador de Textos• Software de auditoría

Cuestionarios de control • Procesador de Textos(interno y de calidad) • Software de auditoríaPlan Global • Procesador de Textos

• Software de auditoríaCálculo de la Importancia relativa • Hojas de cálculoPruebas analíticas • Hojas de cálculo

• Software de auditoríaDocumentación e información • Gestores de bases de datoscontable del cliente • Hojas de cálculo

• Software de transferencia y selección de datos

Documentación legal, fiscal y de otro • Digitalización de documentostipo aportada por el clienteDocumentación general de terceros • Digitalización de documentosCircularizaciones Contestaciones • Digitalización de documentos

Control • Hojas de cálculoConciliaciones • Procesador de Textos

Pruebas de cumplimiento • Hojas de cálculo• Software de selección de muestras• Digitalización de documentos

Pruebas sustantivas • Hojas de cálculo• Software de selección de muestras• Digitalización de documentos

Confección cédulas sumarias y auxiliares • Hojas de cálculo• Software de auditoría

Ajustes y reclasificaciones • Hojas de cálculo• Software de auditoría

Cuentas anuales auditadas • Hojas de cálculo• Software de auditoría

Informes de auditoría y de recomendaciones • Procesador de TextosControl de tiempos • Hojas de cálculo

• Gestor bases de datos

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— Mediante la modificación del conte-nido de papeles o cédulas realizadasy verificadas por el responsable deltrabajo

— Por la alteración de documentaciónexterna escaneada

• De pérdida de confidencialidad

— Al tener acceso a los ficheros personasno autorizadas

— Por la posibilidad de extraer informa-ción confidencial de un cliente parauso no autorizado.

4. Referencias yvinculación de ficheros

L a confección de los papeles detrabajo mediante herramientasy sistemas informáticos, suponeciertas dificultades a la hora de

hacer constar en ellos sus referencias iden-tificativas. No obstante, las nuevas herra-mientas brindan determinadas opcionestales como la vinculación de cualquier tex-

to o número a un fichero externo y vice-versa, de esta forma no solamente se rela-cionan ambos, sino que consultando unopuede accederse al otro.

En la imagen de la figura 1 se muestraun total referenciado a un documento detexto, en que se comenta por ejemplo unmemorándum de conclusiones.

Como puede observarse la cifra conte-nida en una hoja de cálculo se encuentrarelacionada con un documento de texto.

También pueden relacionarse hojas decálculo entre sí de igual forma que se rea-liza en los papeles de trabajo clásicosmediante las denominadas referencias cru-zadas. Incluso pueden confeccionarse re-laciones o índices de papeles vinculados aficheros externos, tal y como se muestraen el ejemplo de la figura 2 conteniendodocumentación de una circularización debancos.

Cada una de las líneas, conteniendo losdiferentes documentos (referencias) se en-cuentran vinculados a sus respectivos fiche-ros soporte, de diferente índole, unos dehojas de cálculo (extensión XLS), docu-mentos de texto (extensión DOC) o sim-ples documentos digitalizados (extensiónBMP).

La posibilidad de vinculación entre ar-chivos elimina una de las mayores dificulta-des que hasta ahora tenían los auditores enel manejo de ficheros informáticos.

5. Organización deficheros informáticos

P ara la utilización eficiente de unsistema de mecanización de lospapeles de trabajo se requiere elestablecimiento de pautas que fi-

jen de forma clara para todos los trabajos, laforma de archivarlos y los directorios en losque ubicar dicha información. Ello permiti-rá, tanto a los usuarios como a los respon-sables de la supervisión, la fácil y rápida lo-calización de los datos y documentaciónsoporte.

Los sistemaspara lograrmecanizarlos papeles de trabajo sebasan en lautilizaciónde laOfimática,Scanner yAplicacionesespecificas de auditoría

FIGURA 1

FIGURA 2

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6. Archivo de losficheros informáticos

E ste nuevo método de realizaciónde los trabajos de auditoría exi-ge, como se verá más adelante,la adopción de medidas estrictas

destinadas a salvaguardar la integridad dela información correspondiente a cada au-ditoría.

En algunos despachos y firmas de audi-toría donde estos métodos han sido ya im-plementados, realizan copias de la docu-mentación que se materializan en CDs, queno sólo sirven como copias de seguridad dela información disponible en los diferentesordenadores o en el servidor del despacho,sino que permite su utilización por parte delos auditores en los trabajos de campo.

La capacidad y el reducido coste de es-tos nuevos soportes los convierten en unaherramienta habitual de los profesionalesde la auditoría.

7. Condicionesnecesarias para suimplimentación

La auditoría sin papeles requiere, pa-ra su correcto y eficiente funciona-miento, de unas condiciones, entrelas que pueden destacarse las si-

guientes:

7.1. De carácter general

La adopción de un cambio tan drásticocomo el propuesto en este artículo, al pasarde la auditoría de manguitos a la del portá-til y documentos escaneados, puede repre-sentar un auténtico trauma para muchosauditores anclados en las viejas prácticas del“pincho” y de las “anillas engomadas”. Porello el paso primero consiste en la toma dela decisión empresarial de asumir este cam-bio, con las consecuencias, y porqué no, losriesgos que tal proceder implica.

La convicción sobre la conveniencia deadoptar el cambio de metodología ha de sergeneral entre todos los socios de la firma odespacho de auditoría. Ello conllevará lanecesidad de modificar determinados esti-los de hacer y supervisar los trabajos de au-ditoría.

7.2. De carácter técnico

La correcta puesta en marcha de la au-ditoría sin papeles, supone el disponer deherramientas informáticas suficientes y ade-cuadas, tanto en términos de capacidad yrapidez de los equipos, como de aplicacio-nes informáticas tanto estándar como espe-cíficas de auditoría que permitan su fácilimplementación.

Medios tales como scanners (digitaliza-dores de documentos) y grabadoras deCD- ROMs son otros elementos impres-cindibles para su correcto funcionamiento.

Por último, y dentro de este punto con-viene mencionar la utilización de Internettanto para su utilización en las comunica-ciones con el cliente (envío de ficheros ydocumentación), como para aquellas otrasentre los auditores y sus oficinas centralesdurante los trabajos de campo.

7.3. De formación del personal

El personal encargado de los trabajos ypor lo tanto los auténticos elaboradores ygestores de la información, han de disponerde la formación informática adecuada, nosólo en cuanto a la utilización de las dife-rentes herramientas disponibles, sino y so-bre todo acerca de los diferentes riesgosque su uso inadecuado puede conllevar,tanto en términos de pérdidas de informa-ción y/o documentación relevante, comosobre sus posibles consecuencias.

7.4. De supervisión

La supervisión y control de calidad delos trabajos realizados mediante estos mé-todos requieren un cambio radical en lasprácticas hasta ahora utilizadas por los so-cios y gerentes responsables de los trabajos.Se han de establecer medidas que impidanla manipulación o alteración de los papelesposterior a su verificación. También, los sis-temas que se implementen han de poder

La informática en la organización del trabajo de auditoría (y II)

La correctapuesta enmarcha de la “auditoríasin papeles” ,supone el disponer deherramientasinformáticassuficientes y adecuadas

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ofrecer a los responsables de los trabajosuna visión inmediata y completa de la do-cumentación pendiente de realización y su-pervisión.

El acceso a los trabajos por parte de losresponsables de los mismos ha de ser inme-

diata, de forma que pueda conocerse en to-do momento la situación y grado de avan-ce, sin esperar, como se realiza con los mé-todos clásicos, a su terminación parcial ototal.

7.5. De los papeles de trabajo

Los nuevos papeles de trabajo, confec-cionados o almacenados en soportes infor-máticos, han de cumplir los requerimien-tos establecidos por las Normas Técnicas,y que han sido mencionadas al comienzode este artículo, para lo cual entendemosque han de cumplir las siguientes condi-ciones:

• Han de ser susceptibles de convertirlosen papel, es decir, que permitan su im-presión cuando se solicite o sea necesa-ria su revisión por persona externa.

• La documentación externa, en especialaquella que por su interés o por su ca-rácter probatorio sea necesaria conser-var, no debe ser susceptible de manipu-lación.

• Se ha de tener claro la conveniencia deconservar, en determinadas circunstan-cias, ciertos papeles en su formato origi-nal, cuando las circunstancias así lo exi-jan.

• Se ha de disponer de sistemas de seguri-dad o de “perfiles” que restrinjan el ac-ceso y/o manipulación de determinadosficheros.

8. Conclusión

L a aparición de herramientas in-formáticas en los despachos y fir-mas de auditoría, no ha hechomas que empezar. Si ya desde el

principio de la presente década su incor-poración ha supuesto cambios profundos,el próximo milenio va a modificar radical-mente la forma de trabajar de los audito-res. El papel y el lápiz están cediendo elpaso a la informática, y los legajos de pa-peles desaparecen ante el CD. Las solucio-nes informáticas ofrecen ya respuestas a losretos de competitividad, calidad y eficien-cia en los trabajos de auditoría.

Los nuevos papeles de trabajo,confeccionados o almacenados en soportes informáticos, han decumplir los requerimientosestablecidos por las Normas Técnicas

La posibilidad de vinculación dearchivos elimina una de lasmayores dificultades en el manejode ficheros informáticos