LA ISO-15489 PARA LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y
SU RELACIN CON LOS SISTEMAS ELECTRNICOS PARA LA
CONSERVACIN DE ARCHIVOS EN DIFERENTES SOPORTES
Alicia Barnard AmozorrutiaAlicia Barnard AmozorrutiaDirectora del Centro de DocumentacinDirectora del Centro de Documentacin
Institucional y Funcionara Habilitada de la Institucional y Funcionara Habilitada de la Unidad de Enlace, Secretara de SaludUnidad de Enlace, Secretara de Salud
Reunin Nacional de ArchivosReunin Nacional de ArchivosSeptiembre 23, 2005Septiembre 23, 2005
CONTENIDO
El Modelo (concepto) de Continuidad
La Norma ISO-15489
Archivos Electrnicos.
Modelo de continuidad de los documentos de archivos (records). PRINCIPIOS
1. El concepto de documento de archivo administrativo o administracin de documentos es incluyente al considerar a los archivos administrativos e histricos. Refuerza sus usos para propsitos de trmites, evidencia y memoria institucional, ya sea que los documentos de archivo tengan una vigencia de un da o de mil aos
2. Se enfoca en entidades lgicas que se interrelacionan en lugar de entidades fsicas, sean en papel o en formato electrnico
3. Hace especial nfasis en la institucionalizacin del administrador de documentos como requisito para integrar al manejo y conservacin de archivos dentro de los procesos institucionales y sociales
4. La ciencia archivstica es la base para organizar el conocimiento acerca de la conservacin de archivos administrativos. Tal conocimiento es revisable, pero puede ser estructurado y explorado en trminos de la operacin de principios por acciones en el pasado, presente y futuro
CONCEPTO DE CONTINUO
Un proceso consistente y coherente de la administracin de documentos a travs de la vida de los documentos de archivo, desde el
desarrollo del sistema de conservacin travs de conservacin de los mismos,
pasando por la creacin hasta su uso como archivos en su etapa histrica
International Council ofArchives/International Records Managment
Trust, 1999
Las dimensiones o procesos de la continuidad no estn basadas en las etapas del ciclo de vida del documento de archivo, pero representan
diferentes perspectivas en el manejo de los documentos de archivo. El modelo incorpora la visin que los documentos de archivo funcionan
de manera simultnea como memoria organizacional y colectiva desde que se crean.
Creacin: generadores conforme a funciones realizan trmites a travs de documentos que a partir de ese momento pueden ser documentos de uso diario y a la vez tener valores histricos.
Captura o registro de documentos de archivo que son evidencia inmediata de tareas asignadas y posible futura evidencia del quehacer institucional
Organizacin: Se asegura que los documentos de archivo se incluyan en sistemas formales de archivo dentro de la institucin
Divulgacin y uso, tanto para el uso diario como para la el acceso a la informacin y la rendicin de cuentas
ALCANCE DE LA ISO 15489-1
Proporciona elementos para la administracin de documentos en instituciones pblicas o privadas para usuarios internos y
externos
Aplica a la Administracin de Documentos, en todos los formatos o medios, creados o recibidos en el desarrollo de actividades, o para cualquier individuo obligado a mantener archivos personales.Proporciona la gua para determinar responsabilidades de las instituciones para los archivos y para las polticas, procesos ysistemas en el manejo de archivosProporciona gua elementos que apoyan los procesos de calidad para cumplir con ISO 9001 e ISO 14001.Proporciona elementos para el diseo e instrumentacin de un sistema de archivos, pero No incluye el manejo de archivos histricos
Las caractersticas de los documentos de archivos segn la ISO 15489
Los documentos de archivo deben ser autnticos, confiables, completos, sin alteracin y deben permitir su uso y acceso
Los documentos de archivo deben estar vinculados a metadatos que definan el contexto, contenido y estructura
Los documentos de archivos deben reflejar con precisin la comunicacin, accin o decisin
Establecimiento de polticas y normas
Asignacin de responsabilidades
Desarrollo e instrumentacin de procedimientos y lineamientos
Servicios de archivos
Diseo, instrumentacin, y administracin especializada de sistemas de administracin de documentos
Capacitacin
LA ISO-15489-1:2001. Polticas y responsabilidades
ISO-15489-1:2001
Regulacin
Regulacin nacional, federal, estatal
Regulaciones sectoriales especficas
Estndares y cdigos de mejores prcticas
Principios bsicos de la administracin de documentos
Los archivos son creados para: sustentar las funciones y actividades delegadas, para la transparencia y acceso a la informacin y para cumplir con la normatividad aplicable
Las reglas de la administracin de documentos deben ser incorporadas en todos los procesos que requieren ser documentados
MODELO DE CONTINUO PROCESOS ISO-15489
Creacin Establecimiento de cules son los documentos que califican como documentos de archivo y establecimiento de vigencias documentales
Captura Captura establecimiento de metadatos que establecen la relacin entre: archivos, su creador y el contexto de la actividad. Ubicar al documento y su relacin dentro del sistema de archivos
Organizacin Registro, clasificacin, almacenamiento y acceso, seguimiento y evaluacin
Divulgacin y uso Acceso y controles
Impresin de los documentos de archivo electrnico en papel
Hacer copias digitales de los documentos de archivo en papel
Mantener un sistema hbrido con algunos documentos en papel y otros electrnicos
DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRONICO(electronic record)
La pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar
evidencia de la actividad
Consejo Internacional de Archivos
DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRONICO(electronic record)
La pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar
evidencia de la actividad
Consejo Internacional de Archivos
ISO-15489 Manual de archivos electrnicos
Autenticidad. Ser lo que se proponen ser, ser creados por la persona que dice ser, ser enviado en el momento en el que se determin
Autenticidad. Persistencia en el tiempo de las caractersticas originales del documento de archivo con respecto al contexto, contenido y estructura, en el entendido de que el documentos de archivo es lo que se propone ser
Confiabilidad. Representar con precisin la comunicacin, los trmites, acciones o decisiones y y actividades
Confiabilidad, la hablidad del documento de archivo para servir como evidencia confiable, en cuanto a la autoridad y confiabilidad del documento de archivo como evidencia
Integridad. Estar completos sin alteracin Se consideran caractersticas relacionadas con las anteriores
Uso y acceso. Pueden ser localizados, recuperados, presentados e interpretados
Se consideran caractersticas relacionadas con las anteriores
CONTENIDO
Es la materia o asunto del documento que se transmite, ejemplo: datos, smbolos, numerales, imgenes, sonido
ESTRUCTURA
Se trata del uso de ttulos, encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que
sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido
CONTEXTO
Es el entorno y la red de relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de informacin acerca de la accin o trmite a desarrollar.
CONTENIDO
Es la materia o asunto del documento que se transmite, ejemplo: datos, smbolos, numerales, imgenes, sonido
ESTRUCTURA
Se trata del uso de ttulos, encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que
sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido
CONTEXTO
Es el entorno y la red de relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de informacin acerca de la accin o trmite a desarrollar.
METADATOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS
Conjunto de datos contenidos dentro del documento u otro objeto electrnico, diferente a su contenido intelectual (por
ejemplo: la estructura, el arreglo);
Datos estructurados para describir y catalogar elementos que sistemticamente identifican varios atributos de una
clase de artculos
Describe o especifica las caractersticas que necesitan conocerse acerca de los datos a fin de construir recursos
informativos tales como sistemas de conservacin de archivos electrnicos y archivos soporte de creadores y
usuarios
METADATOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS
Conjunto de datos contenidos dentro del documento u otro objeto electrnico, diferente a su contenido intelectual (por
ejemplo: la estructura, el arreglo);
Datos estructurados para describir y catalogar elementos que sistemticamente identifican varios atributos de una
clase de artculos
Describe o especifica las caractersticas q
