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8/18/2019 La Oficina y El Archivo
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República Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación
U.E- “Pedro Briceo M!ndez"
#er $o %ección “B"
%an &!li' ( Estado Bol)var
Pro*esor +a, Elaborado Por
Diaaris $rreaza $sdrúbal D)az
#ero “B"
/iudad 0ua1ana2 &ebrero 34#5
INDICE
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6ntroducción777777777777777777777777777777..8
9*icina77777777777777777777777777777777.:
/aracter)sticas de la o*icina77777777777777777777777:
/lases De 9*icina777777777777777777777777777.:
9*icinista7777777777777777777777777777777.;
/aracter)sticas del o*icinista77777777777777777777777;
Rol del o*icinista7777777777777777777777777777;
El $rc
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Una o*icina es la estructura *)sica o en su e*ecto un local2
destinado a alún
traba>o2 el cual puede tener distintas *oras de oranización 1
de distribución del
espacio de acuerdo a la cantidad de traba>adores 1 a su
*unción.
$unado a ello la o*icina es un centro vital para
arantizar el buen*uncionaiento de una epresa2 pues2 en la isa se
ane>a toda la in*oración
1 se procesan todos los reCueriientos para Cue la epresa o la
oranización
puedan alcanzar sus ob>etivos.
La in*oración constitu1e uno de los pilares bsicos de la
actividad
epresarial actualente. El desarrollo de actividades coerciales2
productivas 1
adinistrativas en eneral se aterializa en una serie de soportes
docuentales
Cue constitu1en la ateria pria de la Cue se nutren los arc
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La o*icina es un luar de traba>o donde los traba>adores
cuplen las actividades
asinadas para el loro de los ob>etivos de una epresa. Es
decir2 Cue en la
o*icina se cuple la deleación de poderes 1 responsabilidades
para pro1ectar 1
preparar reistros2 correspondencia2 loros2 cabios 1 oviientos en
los planes
de traba>o2 relaentos2 instructivos2 ane>o de papeler)a e
insuos2 as) coo
adiestraiento 1 capacitación de personal.
Características De La Oficina
Las caracter)sticas de la o*icina se basan en
Espacio Físico: rea destinada a ubicar el personal
adinistrativo.
Dotación: /on*orada por los eleentos Cue se reCuieren para
realizar eltraba>o.
Recursos humanos: %on todas las personas Cue prestan sus
servicios2 las
cuales traba>an dentro de esa o*icina.
Organización Fina!i"a"
La oranización 1 *inalidad en una o*icina depende uce*e 1 tabi!n
el erente.
La Oficina Centra!iza"a
Es aCuella donde el control de las actividades de di*erentes
dependencias serealiza ba>o la autoridad 1 poder de una
persona.
La Oficina Departamenta!iza"a
:
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Es aCuella Cue se divide por secciones2 unidades2 departaentos2
o*icinas donde
cada una es la Cue realiza sus actividades Departaentos de
iportación2
Departaento de suinistros.
La Oficina #arcia!mente Centra!iza"a
Es aCuella Cue tiene secciones por departaentos 1 otras
actividades estn
centralizadas.
Oficinista
Es la persona responsable de E>ecutar diversas labores de
o*icina relacionadas
con trites tanto dentro coo *uera de la epresa2 propias de la
dependencia
para la cual labora.
Características De! Oficinista
Un o*icinista es una persona preparada2 dinica2 eprendedora2 con
sentido de
la responsabilidad2 debe tener !tica 1 valores2 en cuanto a su
apariencia *)sica no
reCuiere ser bonito sino tener buena presencia2 con sentido de
la pulcritud.
Ro! De! Oficinista
Las actividades del o*icinista var)an de acuerdo al taao 1 tipo
de epresa2 sin
ebaro2 entre la variedad de ocupaciones de una o*icina se puede
sealar las
siuientes
#.-@oar dictado 1 transcribirlos de anera Cue pueda redactar
cartas bien
oranizadas2 teleraas2 eorndus e in*ores.
3.-Mane>o de correspondencia consiste en sellar2 subra1ar2
anotar 1 clasi*icar la
correspondencia tanto la recibida coo enviada.
8.- Redacción de correspondencia se re*iere a la escritura de
cartas2 u otros
ensa>es relacionados con las actividades de la o*icina.
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:.- $rc
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&unciona coo eleento probatorio cuando el oraniso o
entidad
pretende deostrar la realización de un acto.
Proporcionar in*oración sobre el *uncionaiento 1 los asuntos
tratados
dentro de la institución.
Proporcionar in*oración sobre el *uncionaiento 1 los asuntos
tratados
dentro de la institución.
Importancia
Los arc
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9*recer al usuario la docuentación necesaria para o
espec)*ico. Gue tena acceso rpido a la docuentación relacionada
con ese traba>o. 0uardar la docuentación es tiepo Cue sea útil.
Establecer un arca. &rchi'o acti'o: uardan la
docuentación Cue se consulta con *recuencia.
&rchi'o semiacti'o se recoen docuentos del arcan
de estar vientes2 pero Cue no se destru1en. &rchi'o
inacti'o: se uardan los docuentos Cue aún
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&rchi'os pri'a"os. En ellos se conservan docuentos
particulares
relativos eneralente a *ailias iportantes dentro de un pa)s.
Tipos De &rchi'os
Estos representan dos tipos de abinetes el Vertical H El
Lateral. $ continuacióne'plicareos las caracter)sticas de cada uno
de ellos
&rchi'os /ertica!es
0abinetes cerrados 1 resistentes2 incluso contra el
*ueo.
Proveen cerradura con llave o cobinación nu!rica.
%e les pueden adaptar arcos de etal con rieles paralelos
en cada lado para
sostener las carpetas Cue se uardan de *ora sostenida.
&rchi'os Latera!es
%e utilizan uceplo EJ%$2 &$ME%$
2, *istema Num1rico: Viene a eplos &actura K #;A2
&actura K #54
3, *istema -eogr.fico: %e
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ser necesarios a la epresa2 este es el paso *inal en el ciclo de
la vida de todo
docuento.
CONCLU*IONE*
Una o*icina es un salón destinado al traba>o2 para el buen
desepeo de las
actividades para la cual esta destinada la isa es necesario
contar tanto con
recursos
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La pe$ue%a Oficina
La Oficina Centra!iza"a
La Oficina "epartamenta!iza"a
La Oficina parcia!mente
centra!iza"a
Tipos De &rchi'o
&rchi'o
#3
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