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Integrates:Lic. Bastos William C.I. 12.633.610
Ing. Becerra Angel C.I. 5.668.098
Dra. Rojas Belkys C.I. 6.434.191
Ing. Torres Leonardo C.I. 10.158.541
Facilitador:
Ing. Msc. Jose MarrufoMateria: Sistema de Información y Decisión
Gerencial
Grupo 1A
UNIVERSIDAD FERMÍN TORO
VICE RECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POST GRADO
MAESTRÍA DE GERENCIA EMPRESARIAL
LA PROBLEMÁTICA EN EL DEPARTAMENTO DE TRIBUTOS DEL CENTRO CLÍNICO SAN CRISTÓBAL H.P.C.A.
CON RESPECTO AL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
FEBRERO 2013
Determinar la problemática en el área de tributos del Centro
Clínico San Cristóbal Hospital Privado Compañía Anónima y
los aspectos a tomar en cuenta para la aplicación de un
S.I.G, esta empresa es calificada por la Administración
Tributaria SENIAT como Contribuyente Especial, siendo
sujeto a fiscalizaciones de forma y fondo.
TEMA DE ESTUDIO
Esta ha tenido un impacto en el área de lo contable, Las
tecnologías de información operan como motor de cambio
que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de
información. En la actualidad, la tecnología de información
ha creado movimientos importantes dentro de las empresas.
Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la
implementación de nuevos sistemas y mejores
tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas
que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios
dentro del área de información.
LA TECNOLOGÍA
Según las providencia emitidas por el SENIAT las empresas
requieren aplicar sistemas de información que se mantenga
a la vanguardia y de respuestas oportuna a objeto de
cumplir con las obligaciones legales y tributarias, que están
regulados por las normas que implementa el gobierno
nacional, el SENIAT, constantemente esta implementado
programas contra la evasión fiscal, cuya finalidad es verificar
el cumplimiento de los deberes establecidos en leyes
tributarias e incrementar los niveles de recaudación. Algunas
empresas han sido multadas y cerradas temporalmente, por
no cumplir con ciertas disposiciones, fundamentalmente
deberes relacionados con el Impuesto al Valor Agregado
(IVA).
EL SENIAT
Por definición se entiende como Sistema de Información
Gerencial (S.I.G) al método, herramienta o técnica de poner
a disposición de las empresas la información confiable y
oportuna que se necesite para facilitar el proceso para la
toma de decisiones de los niveles estratégicos, a objeto de
permitir que las funciones de planeación, control y
operaciones se realicen eficientemente en la organización.
Un sistema de información gerencial utiliza la información
del pasado, presente y de proyección para apoyar la
solución de problemas y la toma de decisiones
Sistema de Información Gerencial
(S.I.G)
En el presente trabajo se realizara los pasos para analizar el
S.I.G para la determinación de la problemática en el área de
tributos en el Centro Clínico San Cristóbal H.P.C.A, esta
empresa es calificada por la Administración Tributaria
SENIAT como Contribuyente Especial, siendo sujeto a
fiscalizaciones de forma y fondo. El sistema transaccional
actual tiene muchos problemas que están afectando
directamente al área Tributaria, que dificultan el control
global a razón del gran volumen de operaciones, esto
pudiera ocasionar multas pecuniarias cuantiosas.
Sistema de Información Gerencial
(S.I.G)
1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información.
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a los
componentes del sistema.
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos actuales para
utilizarlos.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información .
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información .
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios.
9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué
observar, qué verificar.
Pasos para analizar un SIG
1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o
deberían utilizar los distintos tipos de información
El Departamento de Tributos está compuesto por 5 personas distribuida de la siguiente
manera:
Jefe del Departamento de Tributos: Lcdo. Daniel Aguilar
Coordinadora de Impuestos: Lcda. Gisela Hernández
Analista tributarios II: Lcda. Jenny Pinto
Asistentes de Analistas tributarios I: Heidy Gamboa y Consuelo León
además, el departamento cuenta con el asesoramiento externo de Chirinos, Medina &
asociados
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización
El objetivo fundamental del Departamento de Tributos es: ̈ Integrar los impuestos al
negocio a través del planeación y la revisión permanente, logrando que este surja del
trabajo en equipo de todos los Departamentos del Centro Clínico.
Uno de los objetivos del Departamento de Impuestos es no incurrir en costos fiscales
innecesarios.
La correcta aplicación de las normas tributarias, evitando el pago de sanciones por
incumplimientos de los deberes formales e intereses por el pago extemporáneo de las
deudas impositivas.
Asesorar activamente a la Junta Directiva y a los socios, motivado a que el Centro Clínico
es una empresa de servicios hospitalarios, informándolos de las novedades
fiscales, defendiendo sus intereses ante actuaciones de inspección realizadas por la
Administración Tributaria SENIAT.
La constante actualización de las normas que regulan la actividad de los servicios
hospitalarios.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a
los componentes del sistema.Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Información necesaria para llenar el formato especifico solicitado por el SENIAT y hacer
emisión del comprobante de retención de IVA, información necesaria a ser extraída del
sistema transaccional desde su base de datos.
Libro de compras
• Nombres y apellidos o razón social del proveedor o prestadores de servicios
• Número del Registro de Información Fiscal (RIF)
• Domicilio fiscal del proveedor o prestadores de servicios
• Número de control de la factura y número de la factura
• Total Facturado
• Base Imponible
• % Alícuota
• Impuesto IVA
• IVA Retenido
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Libro de ventas
• Fecha de venta
• Número de la factura
• Nombres y apellidos o razón social del Cliente
• Número del Registro de Información Fiscal (RIF)
• Monto de la Factura
• Monto del IVA
• Total Factura
• Base Imponible
• Numero de Control
• IVA Exento
• IVA Exonerado
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a
los componentes del sistema.
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Exportar la información de compras y pagos de proveedores o prestadores de servicios a
una hoja de Excel, para su análisis y control de esta forma brindar la información requerida
por el SENIAT. Procedimiento para crear el txt del IVA
• Del sistema de información administrativo se exporta en un formato txt de acuerdo a un
formato específico.
• Seguidamente este formato txt se importa desde una hoja de Excel
• Luego se realiza una auditoria selectiva de la facturación en físico (compras y ventas)
con el proporcionado en txt por el sistema administrativo
• Posteriormente se comparan los libros de ventas y los libros de compra con el
proporcionado en txt por el sistema administrativo
• Por último se generan la Emisión del Comprobante de Retención a los
proveedores, manualmente realizados en Excel
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Formularios Libro de compras en Excel
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Formularios Libro de compras en Excel
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Formularios Libro de ventas en Excel
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Formularios Libro de ventas en Excel
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Descripción de como se prepara la declaración de retenciones de impuesto al valor
agregado (IVA) por el departamento de tributos del Centro Clínico:
Se presenta a través del portal http://www.seniat.gov.ve un archivo preparado llamado TXT
este tiene un formato específico en el que se llenan los campos requerido con información
del agente de retención y las facturas de compras con sus respectivas retenciones
practicadas durante el período correspondiente, siguiendo las especificaciones técnicas
establecidas en el referido portal, luego de presentada la declaración en la forma indicada
el agente de retención, imprime 5 copias de la planilla generada por el sistema
denominada “Planilla de pago para enterar retenciones de IVA efectuadas por agentes de
retención 99035” y paga con un cheque de gerencia en el Banco del Tesoro según sea la
cantidad a enterar.
4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos
actuales para utilizarlos.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes
para recolectar y registrar información.Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Errores que presenta el sistema transaccional (administrativo):
Algunos libros de ventas presentan errores en cuanto al orden cronológico.
Hay errores en cuanto al número de control que fue impreso en los libros de compras ya
que las compras de medicamentos a la farmacia, alimentan al libro por medio de una
interface y al hacer esta es donde se genera el error
Los libros de compra y ventas no están impresos mes a mes solo se guardan en medios
magnéticos
La copia de los comprobantes de retención no se encuentra archivadas en orden
cronológico y número de comprobante
Los libros de compras y ventas presentan atraso en registro de operaciones
Se reciben facturas después de la fecha de la declaración de las retenciones de IVA
Se reciben facturas con la razón fiscal incompleto o abreviado
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o
computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información .
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Designar que el Departamento de Auditoria se responsabilice en la revisión constante del
control interno tributario y de hacer seguimiento a las debilidades encontradas a fin de
detectar cualquier tipo de desviación en los procedimientos, políticas y normas puestas en
marcha por la organización y de esta forma sugerir los correctivos y alternativas de
solución.
• La función de auditoria interna será siempre de apoyo, asesoría y corrección, por lo que
es conveniente que su línea de dependencia y de adscripción sea lo mas alta posible.
• Implementar el modelo de control interno tributario e instruir adecuadamente al personal
sobre su contenido y aplicación.
• Formalizar el modelo mediante un manual de procedimiento tributario.
• Solicitar revisiones periódicas a la estructura del control interno tributario con el
propósito de realizar acciones preventivas ante una situación determinada. Esta
actividad debe estar liderizada por el Departamento de Auditoria Interna, contando
siempre con el apoyo de la gerencia.
• Someter los sistemas de información automatizada a un proceso de evaluación y
actualización para que, de esta forma, satisfaga las necesidades de los procesamientos
de datos y requerimientos de información de la organización.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de
los datos.Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Designar a través del equipo multidisciplinario, los corresponsables en la creación de
sistemas de información a objeto de implementar procedimientos para garantizar la
exactitud de los datos recepcionados en el departamento de tributos del Centro Clínico
San Cristóbal Hospital Privado C.A.
• Crear una intranet entre los componentes del equipo multidisciplinario, con el propósito
que se mantenga una comunicación constante y fluida.
• Implementar sistemas de información que recopilen la data y la mantengan en
constante interacción con los integrantes del equipo multidisciplinario.
• Realizar reuniones de trabajo quincenal a objeto de maximizar la optimización del
departamento de tributos.
• Mantener en constante adiestramiento tributario, al personal que labora en el
departamento de tributos del Centro Clínico San Cristóbal, con el propósito de
incrementar los conocimientos en cuanto a la temática de tributos basándose en las
providencias que emite el órgano regulador como lo es el SENIAT.
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
Asignar a diferentes personas la responsabilidad de autorizar, registrar, revisar y archivar
los documentos soporte del cumplimiento de las obligaciones tributarias tiene el propósito
de reducir las oportunidades para que alguien se encuentre en una posición en la que
pueda esconder errores o irregularidades en la presentación y pago de los tributos de la
empresa que le puede ocasionar desembolsos (multas) por incumplimiento.
Para garantizar que la información esta procesada correctamente, deberá existir manuales
de descripción de cargo, dichos manuales deben documentar suficiente al personal sobre
sus responsabilidades y las actividades que le competen, en el área tributaria. Dentro del
manual de procedimiento debe existir una sección específica para los procedimientos del
cálculo, contabilización y pago de los tributos
Se debe crear un flujograma con el propósito de personalizar el proceso, a objeto de
determinar quien es el responsable de los errores cometidos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso
de nuevos formularios
9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué
preguntar, qué observar, qué verificar.Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
Hospital Privado C.A.
¿El Procedimiento fiscal se mantiene en consulta con los auditores externos?
¿El personal que tiene a cargo el ámbito tributario esta plenamente capacitado para
desempeñar en el área?
¿Están bien definidas las funciones del personal que tiene a cargo el área tributaria?
¿Posee Centro Clínico San Cristóbal normas del control interno aplicados a los impuestos
por el SENIAT?
¿Existen manuales de procedimientos tributarios?
¿Se encuentran los libros de compras y ventas legalmente actualizados?
¿Se cotejan periódicamente los saldos de los libros de compras y ventas con las
anotaciones en el libro de retenciones?
¿Cumple el libro de compras y ventas con lo lineamientos establecidos en la ley?
¿Emiten comprobantes que soporten las retenciones efectuadas a los proveedores
o, prestadores de servicio?
¿Existe una cuenta que refleje el saldo de las retenciones de IVA acumuladas?
Departamento de Tributos del
Centro Clínico San Cristóbal
CONCLUSIÓN
• En la mayoría de las organizaciones o negocios, los planes o metas, así como el
desarrollo de éstas y todos aquellos obstáculos encontrados en la actividad gerencial
de las empresas constituyen información.
• Un Sistema de Información Gerencial o SIG es un Sistema de Información que apoya
las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización.
También es un sistema integrado usuario - máquina para proveer información que
apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisión en una
empresa.
• Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información
que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de
las operaciones como de la administración. En teoría, una computadora no es
necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en
la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras.
• El proceso de desarrollo de los sistemas de información gerencial contiene las
actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de
necesidades hasta la instalación del soporte lógico, haciendo de los mismos una
necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones.