La respuesta del AHEB–BEHA al reto de la difusión digital ...eprints.rclis.org/17046/1/Respuesta AHEB.pdf · Cristina Castillo Pérez es licenciada en historia por la Universidad

El profesional de la información, v. 14, n. 6, noviembre-diciembre 2005 449

La respuesta del AHEB–BEHA al reto de la difusióndigital en archivos

Por Anabella Barroso, José Daniel Gutiérrez, Cristina Castillo, Ainhize Akesolo y Leire Cristobo

Resumen: En el Archivo Histó-rico Eclesiástico de Bizkaia/Biz-kaiko Elizaren Histori Arkibuahemos optado por la digitaliza-ción no como una mera reproduc-ción de los originales en un nuevosoporte, sino como un medio dedifusión activa del servicio de ar-chivo o lo que denominamos Ser-vicio Digital del Archivo. Para in-tegrar el proyecto en todas las ta-reas habituales del archivo hemosreplanteado todo su sistema degestión integral pasando del siste-ma preexistente a un contexto inetque hemos denominadoSIGA–AKIS, cuyas característi-cas tecnológicas más notables sonel hecho de funcionar totalmentecon software libre, muy especial-mente GNU/Linux, y la posibili-dad de un alto rendimiento dadoslos grandes volúmenes de infor-mación gestionados. A través denuestra página web es posible laconsulta online del catálogo ge-neral del archivo y la consulta decasi 800.000 registros sacramen-tales anteriores a 1900. Tambiénpuede solicitarse reprografía através de la web.

Palabras clave: Digitalización,Intranet, Internet, Software libre,Difusión de archivos, Política ar-chivística.

Title: AHEB–BEHA’s re-sponse to the challengeof digital disseminationin archives

Abstract: The Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya / Bizkaiko Elizaren Histori Arkibua [Historical EcclesiasticArchive of Vizcaya] has opted for digitisation not merely as a way of reproducing originals in a new medium, but as ameans of actively disseminating the archive’s services, through the Archive Digital Service. To integrate this project intothe regular tasks of the archive, the whole system of archival content management has been redefined, shifting the preex-isting system to an inet context, SIGA–AKIS. The major technological characteristics of this new system are that it func-tions solely with freeware, mainly GNU/Linux, and that it provides high efficiency, considering the great volume of infor-mation being managed. Through the web page it is possible to consult the archive’s general catalogue online and to queryalmost 800.000 sacramental registers from prior to 1900. Reprographic services can be requested through the internet aswell.

Keywords: Digitisation, Intranet, Internet, Freeware, Archives dissemination, Archival policy.

Anabella Barroso Arahuetes, doctora en historia contemporánea por la Universidad de Deusto,1993. Desde 1997 es directora del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia y del Servicio Dioce-sano de Archivos de la diócesis de Bilbao. Dirige y coordina los proyectos de digitalización en elAHEB–BEHA desde el año 2001 y de implantación del SIGA–AKIS.

José Daniel Gutierrez Porset es ingenierio superior de telecomunicaciones, especialidad telemáti-ca, en la E.T.S.I. de Industriales y de Telecomunicación de Bilbao (1993). Ejerce la dirección tec-nológica del SIGA–AKIS desde el año 2003 y, desde 2002, la dirección de tecnologías de infor-mación y comunicaciones en el Obispado de Bilbao.

Cristina Castillo Pérez es licenciada en historia por la Universidad de Deusto (1994) y lleva a ca-bo el análisis funcional y requerimientos archivísticos del sistema SIGA–AKIS. Desde 1995 es pro-fesora en cursos de archivística, biblioteconomía, documentación e informática documental paradiversos organismos públicos y privados. Además es técnico de archivo, responsable del Área deCatalogación, Normalización y Automatización del AHEB–BEHA.

Ainhize Akesolo Barañano es ingeniera informática por la Universidad de Deusto (2002). HA lle-vado a cabo el análisis diseño y programación del SIGA–AKIS desde el año 2003 y es analis-ta–programadora en Suspergintza Elkartea, dentro del equipo tecnológico del Obispado de Bil-bao.

Leire Cristobo Guerrero, es ingeniera superior de telecomunicaciones, especialidad telemática,por la Escuela Superior de Ingenieros de Bilbao (2004) y responsable de sistemas para la im-plantación del SIGA–AKIS desde el año 2004. Es administradora de Sistemas en Suspergintza El-kartea, dentro del equipo tecnológico del Obispado de Bilbao.

Anabella Barroso, José Daniel Gutiérrez, Cristina Castillo, Ainhize Akesolo y Leire Cristobo

El profesional de la información, v. 14, n. 6, noviembre-diciembre 2005450

EL USO MASIVO de nuevastécnicas digitales de edición, pu-blicación y creación de documen-tos plantea a los archivos nuevosretos y desafíos que afectan a supolítica de difusión. En este senti-do, deben crear y publicar susinstrumentos de descripción deforma digital, poniéndolos a dis-posición del público en una intra-net o en internet, e incluso pue-den abordar la reproducción di-gital de sus documentos para ha-cerlos asequibles de forma virtuala un mayor número de usuarios.

En el Archivo Histórico Ecle-siástico de Bizkaia/Bizkaiko Eliza-ren Histori Arkibua (en adelanteAHEB–BEHA) hemos optado por ladigitalización como un medio dedifusión activa del servicio de ar-chivo. Este proyecto1 (iniciado en2000) está enmarcado en otro másamplio de creación del servicio di-gital de archivo, porque la digitali-zación trae consigo, además de lareproducción en otros soportes, unaredefinición de todos los servicios ypolíticas del archivo.http://www.aheb–beha.org

Fases de implantacióndel proyecto de

digitalización en elAHEB–BEHA

En primer lugar, tuvimos queser conscientes del reto que impli-caba y modificar el plan de actua-ción previsto para el quinquenio2000–2005, incluyendo entre losobjetivos generales la creación delServicio Digital del Archivo.

Tras elegir los fondos suscepti-bles de ser digitalizados, estudia-mos y analizamos las diversas posi-bilidades de digitalización de origi-nales y microfilmes, los distintosformatos y resoluciones, el almace-namiento masivo, la conservaciónde los nuevos soportes y la necesa-ria migración del software. A partirde ahí elaboramos una serie de cri-terios y especificaciones con losque solicitamos a diversas empre-

sas propuestas y presupuestosorientativos2. Después, estableci-mos el calendario de actuación y lametodología para todos los trabajosque permitieran definir, implantar ydesarrollar el trabajo de digitaliza-ción3.

«Todo el modelo degestión de usuarios y

de consultas se haredefinido en aras deuna futura consulta

en intranet»

El proyecto se ha integrado per-fectamente en todas las tareas habi-tuales del archivo. El área de con-servación y preservación ha inclui-do entre sus funciones la prepara-ción y comprobación de microfil-mes para su digitalización y des-pués el cotejo de los fotogramas, lasimágenes digitales y los originales,comprobando la perfecta corres-pondencia y la codificación correc-ta de las imágenes, ya que luego esasignatura digital es la que permiteenlazarlas con la base de datos deindexación y de catalogación. Ade-más, la digitalización supone la in-corporación masiva de un nuevosoporte que hay que almacenar y

conservar de otra manera (cds,dvds, imágenes y documentos elec-trónicos). El AHEB–BEHA ha rede-finido parte de su política de preser-vación que debe acomodarse a loscambios tecnológicos para conser-var las imágenes digitales y todoslos documentos electrónicos, inten-tando lograr la óptima conservaciónde la información y de los dispositi-vos de almacenamiento.

En este momento está estable-ciendo estándares y procedimientospara asegurar la integridad de losdocumentos electrónicos a lo largodel tiempo, y realizando los perti-nentes estudios y calendarios deconservación (tanto en soporte pa-pel como electrónicos). Los objeti-vos son:

—Identificar el valor primarioy/o secundario de los documentosgenerados tanto en soporte tradicio-nal como electrónico.

—Determinar su tradición di-plomática, la originalidad y la cali-dad probatoria y legal, teniendo encuenta los soportes generadores y/ode conservación definitiva, mani-pulación de copias temporales yoriginales finales, marcas, firmas ocertificados electrónicos que asegu-

Análisis

Documento requisitos SI

Documento análisis SI

Documentos seguridad e-docs

Maqueta SIGA

Diseño y programaciónDominio y web

SIGA

Instalación y pruebas

Migración base de datos

Carga de imágenes

Compra HW servidor y Nas

Instalación/Configuración SW servidor y Nas

Instalación/Conf. SW puesto clientes paraacceso desde internet, gestión de usuariosen sala y gestión interna

Procedimientos seguridad

Tabla 1. Resumen de trabajos realizados por el equipo técnico para el SIGA



ren la autenticidad de los nuevossoportes.

Además, el AHEB–BEHA for-ma parte del Comité TecnológicoDiocesano4 de reciente creación enla diócesis de Bilbao, y se ocupa dedefinir la política de conservaciónde documentos electrónicos de to-dos los organismos integrados en elSistema Diocesano de Archivos.

De la misma forma, la difusiónde los instrumentos de descripciónen internet nos ha impulsado a pro-fundizar en el proceso ya iniciadode normalización de la descripcióny, dado que la digitalización vaacompañada del proceso de indexa-ción, el proyecto exige la redefini-ción de la planificación descriptivadel archivo y la sistematización delas pautas de descripción delAHEB–BEHA, combinando una ca-talogación retrospectiva de aquelloque estaba ya descrito con el trata-miento archivístico de lo que no loestaba y, de forma paralela, elabo-rando una propuesta de adaptaciónde la ISAD (G) a nuestro sistema ar-chivístico.

Al disponer de imágenes digita-lizadas es necesario redefinir todoel sistema de consulta tanto presen-cial como virtual y crear una intra-net, porque no podíamos trasladarel actual esquema de servicio de ro-llos de microfilm en sala y sustituir-los por cds. Así, todo el modelo degestión de usuarios y de consultasse ha redefinido en aras de una fu-tura consulta en intranet y estamosreplanteando las normativas de bús-queda y reprografía.

Finalmente, la integración detodo lo anterior ha obligado a re-plantear todo el sistema de gestiónintegral del archivo para poderatender a los objetivos y necesida-des del proyecto. La consecuenciainmediata ha sido el paso del siste-ma vigente a un contexto inet (in-ternet/intranet/extranet). Para ellorealizamos un análisis de todas lasnecesidades de gestión que ese ar-

chivo tenía en ese momento y de lasque podría llegar a tener en futurosplanteamientos de gestión integraly de difusión. Ésta ha sido la pre-misa fundamental que ha llevado enel Archivo Histórico Eclesiástico deBizkaia a plantear, en un primermomento, un esquema conceptualde los requerimientos básicos paraestablecer una intranet ad hoc5 quehemos denominado Sistema Inet deGestión de Archivos–AgiritegienKudeaketarako Inet Sistema (enadelante SIGA–AKIS), y que ha si-do elaborado a partir de las directri-ces y requerimientos prefijados tan-to por el personal técnico delAHEB–BEHA como por el equipotécnico de nuevas tecnologías delObispado de Bilbao y Suspergintza.Además de insistir en la necesidad(y posibilidad) de colaboración in-terdisciplinar entre profesionales dela archivística y de la informática,las características tecnológicas másnotables son que funciona total-mente con una interfaz de usuarioweb, que está desarrollado con soft-ware libre, concretamente conGNU/Linux, y que posibilita un altorendimiento en la gestión de gran-des volúmenes de información.

Creación de un entornoinet: cuestiones técnicas

Cuando comenzó a gestarse elproyecto, pensamos en generardentro del AHEB–BEHA una intra-net que integrara lasprincipales funcio-nes del archivo: ges-tión de usuarios yconsultas, adminis-tración, descripcióny normalización,proyectos específi-cos y difusión. Porotro lado, las nuevaslíneas de difusiónsuperaban sin dudalas nuevas herra-mientas generadasen la segunda fasede automatizacióndel archivo6 y reque-

rían otras nuevas más potentes yajustadas a esas nuevas necesida-des: la migración de soportes, pa-sando del tradicional papel al mi-crofilm y más tarde al soporte elec-trónico exigen equipamiento logís-tico, hardware y software más po-tente, rápido y sobre todo fiable.

SIGA–AKIS ha adaptado el sis-tema preexistente de gestión de lainformación del archivo a un con-texto inet, de modo que no sólo so-luciona las necesidades de almace-namiento y gestión de datos, sinoque además ha introducido nuevasfuncionalidades para mejorar y am-pliar las posibilidades del sistemainformático preexistente, en File-Maker, en el que muchos aspectosestaban contemplados pero no de-sarrollados totalmente.

Tras un conocimiento en pro-fundidad de los servicios actualesdel archivo y en estrecha colabora-ción con su personal técnico, elabo-ramos el documento de análisisfuncional que, por una parte descri-be los distintos módulos y, por otra,el modelo de datos. Además del co-rrespondiente documento descripti-vo, elaboramos las maquetas de lainterfaz de usuario.

El SIGA–AKIS consta de dosentornos principales para acceder alos distintos módulos de manipula-ción y consulta de datos:

Figura 1. Interacción de los módulos del SIGA

La respuesta del AHEB–BEHA al reto de la difusión digital en archivos


—Extranet: recoge los servi-cios básicos actuales del archivomediante un entorno vía web, per-mitiendo a los usuarios realizarconsultas de los datos de sus fon-dos, así como la solicitud de los di-ferentes servicios proporcionados.

—Intranet: corresponde a otrosservicios adicionales ofrecidos den-

tro del archivo histórico. Dadas lascaracterísticas del archivo, la intra-net se divide a su vez en dos sec-ciones principales: la pública y laprivada. La primera ofrecerá en lasala de investigación los mismosservicios que la extranet y ademásincluirá los de consulta de imáge-nes y solicitud de microfilmes (es-

tos últimos, aunque no se solicitendesde el SIGA, se tramitarán dentrode “gestión de pedidos”). Por otrolado, la intranet privada, además decontemplar todo lo recogido ante-riormente, también permite a lostrabajadores del centro realizar laindexación y catalogación de uni-dades documentales, así como lagestión de usuarios y la tramitaciónde solicitudes.

Las diferentes interfaces delSIGA, contemplan además diferen-tes perfiles de uso, según el tipo deusuarios internos y externos del ar-chivo. Se distinguen dos grandesgrupos:

1. Perfil de consulta/solicitud de da-tos: usuario investigador

—Usuario particular.

—Usuario institucional–diocesano.

—Usuario institucional–extradio-cesano.

2. Perfil de manipulación de datos:

—Usuario gestor.

—Usuario administrador.

Adecuación delsistema anterior

para recibir al SIGA

—Depuración datos de origen (FileMaker).

—Depuración de desarrollo en bases de datos FileMaker (campos,estructura y funcionalidades).

—Depuración de registros en bases de datos FileMaker para ambosarchivos.

Análisis del SIGA

—Módulo de indexación.Análisis de interfacesAnálisis de funcionalidades y necesidades, corrección deerrores y mejora

—Módulo de catalogación y gestión documental.Análisis de interfacesAnálisis de funcionalidades y necesidades

—Módulo de gestión de solicitudes.Análisis de interfacesAnálisis de funcionalidades y necesidadesCorrección errores y mejora

Hay que tener en cuenta que elanálisis no sólo se ha basado enel desarrollo previo existente enel AHEB-BEHA sino en funcionesque habían sido previstas aunqueno puestas en práctica.

Implantación ydesarrollo del SIGA

—Ayudas generales y específicas.

—Catálogo general básico.

—Formularios de acceso de parte pública y parte de gestión interna.

—Estadísticas.

—Depuraciones, mejoras y control de fallos del SIGA.

—Comunicación a la programadora.

Tabla 2. Resumen de trabajos realizados en el AHEB–BEHA para el SIGA

Figura 2



El sistema está dividido en dife-rentes módulos que interactúan en-tre ellos para cubrir todas las fun-cionalidades: las ya existentes, quecorresponden a los servicios queactualmente proporciona el archi-vo, y otras nuevas (figuras 1 y 2).

1. Módulo de gestión de unida-des documentales: permite trabajarcon las diferentes unidades docu-mentales y el catálogo del archivo,de manera que incluirá tanto fun-ciones de actualización como deconsulta. A partir de esta últimatambién se podrán realizar solicitu-des interactuando, por tanto, con elmódulo de gestión de solicitudes.

2. Módulo de gestión de usua-rios: se utiliza para crear y modifi-car diferentes tipos de usuariosasignando a cada uno el perfil quele corresponda.

3. Módulo de gestión de solici-tudes: se usa para dar de alta unanueva solicitud con varios serviciosy poder tramitarla, gestionando losdocumentos relacionados tanto conla solicitud como con los diferentesservicios.

4. Módulo de estadísticas: sirvepara consultar cualquier tipo de es-tadística de consulta de las unida-

des documentales en diferentes pe-ríodos.

5. Módulo de administración:asigna los perfiles a los usuariosgestores, así como los tipos de da-tos incluidos para el manejo de lasunidades documentales.

6. Visualizador: desde la intra-net, esto es, en el interior de las ins-talaciones del AHEB–BEHA, tantolos usuarios del SIGA como el per-sonal interno autorizado tendrán ac-ceso a las imágenes almacenadas enla NAS por tres vías fundamentales:

—El catálogo general delAHEB–BEHA donde se encuentranlas referencias a unidades docu-mentales completas (libros sacra-mentales, expedientes, etc.). Permi-te visualizar imágenes como si seestuvieran pasando las páginas dela unidad documental o los fotogra-mas de un microfilm, de forma queel usuario puede ir a la página quedesee desde las presentaciones enminiatura o bien pasando una ima-gen tras otra.

—La consulta de registros sa-cramentales se realiza encontrandopreviamente uno que esté indexado,con lo cual seleccionando el iconoque corresponda se podrá visualizarsu imagen digitalizada.

—El acceso al repositorio deimágenes para actuar en él (volcadode imágenes, manipulación, etc.),que requiere que el usuario esté au-torizado por el sistema operativo yla unidad de almacenamiento en red(NAS).

Hemos elaborado el modelo dedatos a partir de las diferentes basesde datos que existían previamenteen el archivo y, debido a la comple-jidad del sistema, dicho modelo es-tá formado por dos grandes gruposde información. El primero se refie-re tanto a los servicios solicitadoscomo a los usuarios del archivo. Es-tá formado por las siguientes 5 ta-blas y las correspondientes tablasde tipos (20): usuarios, investiga-ciones, solicitudes, servicios y pe-didos. Por otro lado, y con una ma-yor complejidad, se encuentra todala información referente a las uni-dades documentales del archivo.Esta sección recoge la informaciónde indexación y de catalogación.Está constituido por las siguientestablas y las correspondientes tablasde tipos (21): sacramentos, indexa-ción, catalogación, fondos, clasifi-cación, gestores y áreas. Dado queel SIGA–AKIS soportará un granvolumen de información, hemosoptado por emplear PostgreSQL,debido a las altas prestaciones deesta herramienta, comparables aOracle.

El archivo tiene en el centro detrabajo un servidor en el que se al-berga el SIGA–AKIS y que contienelos datos alfanuméricos de catalo-gación, indexación, etc. y los docu-mentos asociados a las tramitacio-nes. Además, hay un sistema de al-macenamiento masivo en red en elque se conservan las imágenes digi-talizadas en una máquina NAS. Co-mo ya se ha dicho, distinguimosdos formas de operar, mediante laextranet o la intranet, de maneraque se puede acceder o realizarunas funciones u otras según sea elperfil de usuario.Figura 3. Arquitectura del sistema SIGA–AKIS



Existe una conexión permanen-te en cada centro de trabajo, por loque siempre está disponible el SI-GA desde el exterior. Hemos optadopor la contratación del ancho debanda a partir de una velocidad me-dia–baja (ej. 300 kbps) con posibi-lidad de ampliación en función delas necesidades y con una IP fija.La infraestructura hardware requie-re un servidor (procesador Xeon2.0, 1,5 GB de RAM, 3 discos du-ros de 36 GB en configuraciónRAID 5), una NAS con capacidadpara aproximadamente 1 Tb enRAID 5, con 8 discos extraíbles, unfirewall, una unidad de cinta y unUPS.

En cuanto a la plataforma soft-ware, hemos optado por una solu-ción basada en software libre. Loscriterios que justifican la elecciónhan sido la relación calidad–precio,la tendencia emergente del merca-do, la prolongación de la vida de losequipos y, en definitiva, una apues-ta por la filosofía de compartir elconocimiento. En concreto, para elservidor inet se han seleccionadolos componentes representados enla figura 3.

Consecuencias de laimplantación del

SIGA–AKIS

Actualmente ya realizamos to-das las labores internas (gestión deusuarios, de solicitudes, indexa-ción, consultas, etc.) mediante la in-tranet del SIGA–AKIS, sólo quedapendiente la implementación de losmódulos de catalogación y de servi-cios de archivo en activo (figura 4).Desde febrero de 2004 está disponi-ble nuestra página web y desde ma-yo de 2004 es posible la consulta

online del catálogo general del ar-chivo y la consulta de casi 800.000registros sacramentales anteriores a1900, con la correspondiente refe-rencia en Badator7. También puedesolicitarse reprografía a través de laweb (figura 5).

La consecuencia más notable esla variedad y aumento de nuestrosusuarios, porque gracias a la web elarchivo está siempre accesible. Elnúmero de usuarios presenciales hacontinuado aumentando ligeramen-te (2.494 en el año 2004), pero apartir de ahora hay que contabilizarla cantidad de usuarios virtualesque, como era previsible, ha au-mentado.

A través de las estadísticas deuso de la página web de 2004 pode-mos constatar que las consultas hanaumentado considerablemente apartir de mayo de 2004 (el dobleque en el mes anterior), coincidien-do con la puesta en marcha de losservicios online y la posibilidad deconsulta de registros sacramentalesy catálogos. A partir de ahí, el nú-mero de visitas va creciendo de for-ma progresiva: en 2004 hubo 7.403visitantes distintos y un total de12.393 visitas. Respecto a su dura-ción, la media es de 373 segundos,si bien es importante señalar que

Figura 4. Intranet privada del AHEB–BEHA

Figura 5. Módulo de consultas online a través de la página web

La respuesta del AHEB–BEHA al reto de la difusión digital en archivos


más de un 20% utiliza la página du-rante más de un cuarto de hora.Analizando aquellos casos en quepodemos saber los países de proce-dencia de los usuarios de la web,constatamos la variedad, destacan-do en número los procedentes deAmérica Latina y EUA, seguidosde países europeos como Francia,Italia y Holanda. Se sitúan a un po-co más de distancia Japón y Cana-dá. En el mes de junio de 2006 pon-dremos en marcha la versión en in-glés, con lo que es probable que va-ríe la proporción de usuarios proce-dentes de países de habla inglesa.

Si prestamos atención a la for-ma en que los usuarios llegan anuestra web, vemos que un 65% lohace a través de la dirección directao favoritos, un 26% accede a travésde un motor de búsqueda (Google yYahoo especialmente) y un 8,5%desde páginas externas. En este úl-timo caso, además de las proceden-tes de la propia diócesis de Bilbaodestacan las páginas de genealogíay las de asociaciones de archiveros.Esto coincide con los datos que te-nemos sobre páginas consultadas ytérminos de búsqueda en el busca-dor, que se centran fundamental-mente en los registros sacramenta-les, pero también en algunas cues-tiones archivísticas. En definitiva,la página está siendo utilizada porlos dos públicos, comunidad archi-vística y público en general, a losque potencialmente iba dirigida yen la proporción prevista.

La consulta de las estadísticasde uso en el primer cuatrimestre de2005 confirma las tendencias apun-tadas anteriormente, tanto en lo querespecta al aumento progresivo denúmero de visitantes (8.479 distin-tos desde el 1 de enero hasta el 9 demayo de 2005, con un total de14.420 visitas y 59.814 páginasconsultadas) como en las páginas ytemas preferentemente consultados(servicios, consultas online, fondos,instrumentos de descripción y datosinformativos), si bien constatamos

un ligero pero significativo aumen-to de la consulta de cuestiones ar-chivísticas, favorecida sin duda porla publicidad en listas de distribu-ción especializadas y los links des-de asociaciones de archiveros y ar-chivos.

«El proyecto exige laredefinición de la

planificacióndescriptiva del

archivo y lasistematización de laspautas de descripción

del AHEB–BEHA»

El SIGA–AKIS funciona desdemayo de 2004 sin ningún tipo depublicidad explícita. Analizando lasestadísticas de solicitudes de repro-grafía, vemos que esto ha conlleva-do un aumento de un 10% de las so-licitudes en general, pero la repercu-sión más directa es la redistribuciónde la procedencia de las mismas. Sien 2003 las realizadas en sala supo-nían un 20,8%, en 2004 se reducena un 9,7%. La proporción de las pe-ticiones que llegan por carta, teléfo-no o correo electrónico se mantienecomo en años anteriores, al igualque en sala, pero descienden relati-vamente por el aumento significati-vo de las llegadas online. Es impor-tante mencionar que la puesta enmarcha del SIGA no ha supuesto undescenso de las visitas y solicitudesde usuarios presenciales, pero síconstatamos que muchos de losusuarios en sala cursan sus peticio-nes a través de la web. De la mismaforma, ha repercutido en los ingre-sos por reprografía, de los cuales yaun 20% corresponde a solicitudescursadas vía SIGA.

También han sufrido alguna va-riación los temas de investigación,destacando el crecimiento de las so-licitudes para genealogías y asuntosde herencias, así como un constantey significativo aumento de las con-sultas para investigación histórica.Esto es especialmente importante

porque una vez más comprobamosque la extracción de datos sacra-mentales y su difusión en internetfacilita la elaboración de genealogí-as e historias familiares. De la mis-ma forma, la mayor profundidad enlas descripciones de los fondos yunidades documentales depositadosen el AHEB–BEHA y la difusióndel catálogo en la web ha dado a co-nocer la riqueza documental a unpúblico todavía minoritario intere-sado en diversos aspectos de la in-vestigación histórica.

Los datos de solicitudes de re-prografía recibidas en el primercuatrimestre de 2005 nos muestranun aumento progresivo desde ene-ro. Han llegado 652 solicitudes, locual supone un aumento exponen-cial respecto al año anterior. Hastaagosto de 2005, hemos quintuplica-do el número de solicitudes por es-ta vía. Por otra parte aumentan eltotal de solicitudes, tanto en sala,donde se atienden una media de 10para fotocopias y copias literalesdiarias, como las solicitudes de re-prografía desde fuera del archivo,sea por teléfono, carta, e–mail o fax(figura 6).

A modo de conclusión

La digitalización de archivoscon gran volumen de documenta-ción plantea una toma de decisionesde gran alcance si se opta por estecambio de soporte como un mediode difusión activa del servicio de ar-chivo. En el caso del AHEB–BEHA,la puesta en marcha del ServicioDigital del Archivo ha conllevadouna serie de actuaciones y cambiosque han repercutido en las tareashabituales de todo el archivo. Esmuy destacable la labor llevada acabo en aras de una normalizaciónde la descripción y de la adaptaciónde la norma ISAD (G) como un re-quisito fundamental para la difu-sión virtual de sus instrumentos dedescripción. Hemos apostado por lareproducción digital como mediopara una mejor difusión de los fon-dos, no sólo porque las pantallas de



ordenador permiten imágenes demayor calidad o incluso la restaura-ción digital, sino porque todo esteproceso va acompañado de un vol-cado de datos que asegura una rápi-da localización e identificación delos registros sacramentales.

De todas maneras, mientras du-re el proceso de digitalización, y so-bre todo de indexación, habrá queprever un período de transición enel que cohabitarán en la sala lasconsultas de los rollos de microfilmy de las imágenes digitales, sin ol-vidar el necesario proceso de ade-cuación a las nuevas tecnologías denuestro, afortunadamente, crecientenúmero de usuarios, caracterizadospor un perfil muy variado en cuan-to a edad y formación. Por otro la-do, se hará inevitable la formaciónde los usuarios, en la sala de con-sulta del AHEB–BEHA, así comoun período de adaptación al nuevosistema.

También queremos resaltar lalabor de análisis funcional y especi-ficación de requisitos que hemosrealizado en el AHEB–BEHA, asícomo la excelente recepción ypuesta en práctica por parte delequipo técnico que ha desarrolladoel SIGA–AKIS, un sistema queapuesta por la interdisciplinariedady, por supuesto, por el software li-bre. En definitiva, todo el proyectode digitalización y de creación deun sistema inet ha conllevado un gi-ro copernicano en la organización yun gran salto cualitativo de gran in-terés en el AHEB–BEHA como res-puesta al gran reto de la difusiónvirtual en los archivos.

Notas1. Este proyecto se encuadra en la firma delconvenio del Gobierno Vasco con las diócesisde Bilbao, San Sebastián y Vitoria para la digi-talización de sus archivos diocesanos. Fue fir-mado en 2000 y renovado en los ejercicios de2002 y 2003. En diciembre de 2004 se procedióa la firma de un nuevo convenio entre el Depar-tamento de Cultura del Gobierno Vasco y lasdiócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria parala indización y difusión por internet de los re-gistros sacramentales de los tres archivos histó-ricos diocesanos. Su duración llega hasta el año2008 y se ha firmado para concluir y consolidar

el proyecto de digitalización iniciado en losaños anteriores.

2. Barroso, A. “Presentación del proyecto dedigitalización de los archivos diocesanos de Bil-bao, San Sebastián y Vitoria”. En: Los retos dela normalización y las nuevas tecnologías, IJornadas de archivística eclesiástica, 2002.Edición fotocopiada del AHEB–BEHA, pp.1–21.

3. Barroso, A. “Archivos virtuales ¿ya hemosllegado? El proyecto de digitalización delAHEB–BEHA”. En: Letras de Deusto, v. 33, n.100, pp. 53–67.

4. Equipo de mejora formado por los responsa-bles de TICs de los distintos organismos dioce-sanos.

5. Barroso, A.; Gutiérrez, J. D.; Castillo, C.;Akesolo, A. “Pasos dados para la creación delSIGA (Sistema Inet de Gestión de Archivos) enel AHEB–BEHA. Una respuesta a los nuevosretos de difusión en archivos”. En: AsociaciónHispana de Documentalistas en Internet. Actasdel I Congreso internacional sobre tecnologíadocumental y del conocimiento. [Madrid: AH-DI, 2004]. Cd–rom.

6. Desde el inicio de su andadura en 1976, en elAHEB–BEHA la sistematización en los trabajosfue una premisa clara que se tradujo en los años90 en una primera fase de utilización de herra-mientas informáticas destinadas principalmenteal control de los usuarios y pedidos, concreta-mente en DBase III – IV, y un inventario/catálo-go de los fondos en procesador de textos EasyWriter, pasando después a Multimate, que a suvez tuvo que ser migrado a Word Perfect y pos-teriormente a Microsoft Word. En 1997 se inicióuna segunda fase en la que se procedió a eva-luar el estado informático del archivo y las ne-cesidades de gestión existentes y futuras,abriendo camino al cambio. Primero se recupe-raron los instrumentos de descripción automati-zados hasta la fecha y todos los archivos de ges-tión antes citados, generando diferentes desarro-llos. Se eligió FileMaker porque se consideróválido por su versatilidad para plasmar concep-tos esenciales básicos en la gestión archivísticatales como la normalización y planificación des-criptiva multinivel, la gestión y control de usua-rios y consultas, las estadísticas, etc. La automa-tización de los catálogos e inventarios en esta

herramienta se llevó a cabo a partir del año2000, junto con la migración de los documentoselectrónicos generados con unos equipos y soft-ware que ya habían quedado obsoletos haciaotros que permitieran una gestión integral y laadaptación continua. A partir de esa fecha sehan utilizado herramientas ofimáticas y bases dedatos para cualquier requerimiento de gestión ode generación de instrumentos secundarios, ca-tálogos, control de usuarios y pedidos, estadísti-cas, etc., adquiriendo software específico paralabores complejas como la contabilidad admi-nistrativa o el control medio ambiental, el acce-so a internet y la seguridad, ofreciendo rapidezy optimización al trabajo habitual en elAHEB–BEHA y favoreciendo nuevas líneas deproyectos.

7. En cumplimiento de las cláusulas del conve-nio firmado con el Gobierno Vasco, los índicesde descripción documentales aparecerán en labase de datos de Irargi, Badator.

http://www.irargi.org

Anabella Barroso Arahuetes, ArchivoHistórico Eclesiástico de Bizkaia, La-rrauri, 1 A, 5ª planta, 48160, Derio(Bizkaia).zuzen@aheb–beha.orgServicio Diocesano de Archivos. Obis-pado de Bilbao. Virgen de Begoña, 38,48006, Bilbao.

[email protected]

Cristina Castillo Pérez, Archivo His-tórico Eclesiástico de Bizkaia. Larrau-ri, 1 A, 5ª planta, 48160, Derio (Biz-kaia).katalog@aheb–beha.org

José Daniel Gutierrez Porset, AinhizeAkesolo Barañano, Leire CristoboGuerrero, Obispado de Bilbao. Virgende Begoña, 38, 48006, [email protected]@[email protected]

Figura 6. Solicitudes de reprografía (enero–abril 2005)

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La respuesta del AHEB–BEHA al reto de la difusión digital ...eprints.rclis.org/17046/1/Respuesta AHEB.pdf · Cristina Castillo Pérez es licenciada en historia por la Universidad