lab 01 - 2015

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA FACULTAD DE ING. MINAS, GELOGIA Y CIVIL

ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

Lab. Sistemas de informacin I Ing. Elvira Fernndez Jer

ENTORNO MS PROJECT 2010

Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de

proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes,

asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

I. Objetivos: Entender la importancia de gestionar el alcance Saber cmo crear un EDT Conocer el entorno de MS Project2010 Saber cmo ingresar nuestro EDT del proyecto en MS Project. Definir el esquema de planificacin del proyecto en el entorno

del MS Project 2010, ingresando entregables, actividades,

actividades repetitivas e hitos. Crear calendarios para el proyecto utilizando MS Project 2010.

II. Marco Terico:

PROCESO DE PLANEACION

(SCOPE STATEMENT) ENUNCIADO DEL ALCANCE

Definir el Alcance

Es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.

La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, las restricciones que se documentan

durante el inicio del proyecto.

SCOPE




Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin acerca del proyecto.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT) qu es la EDT?

La Estructura de Desglose del Trabajo(EDT) es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para

lograr los objetivos del proyecto y crearlos productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance total al

subdividir el trabajo en porciones de trabajo ms pequeas y

fciles de manejar, llamados paquetes de trabajo, que pueden programarse, costearse, supervisarse y controlarse

La EDT debe incluir todos los productos, servicios, o resultados

finales.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaracin del alcance

del proyecto aprobada y vigente El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los

componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo. Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los

entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar.

EJEMPLO: EDT: Organizado por Fases




EDT: en forma tabular




Ejemplo : proyecto desarrollo sw (EDT organizado por fases)

1.1

Acta de

Constitucin

firmada

1.2

Plan de Gestin

del Proyecto

aprobado

1.3

Documento

Definicin Alcancefirmado

1.4

WBS

1.5

Cronograma

del Proyecto

1.6

Presupuesto

del Proyecto

1.7Informe

de Riesgos

1.8Acta de

Entorno

instalado

1.9

Acta de

Aceptacin

de Requerimientos

1.10

Acta de

Aceptacin de

Doc de Diseo

1.11

Acta de

Aceptacin de

pruebas integrales

1.12

Acta de

Cierre

firmada

1.0Gestin del

Proyecto

2.1

Muebles y

equipos

instalados

2.2

Servidor BD

instalado yconfigurado

2.3

Servidor APP

instalado y

configurado

2.0Configuracin

del Entorno

3.1

Documento de

Definicin Reqs

aprobado

3.0Definicin de

la Solucin

4.1

Documento de

Estndares de

Diseo aprobado

4.2

Documento

Modelamientode Procesos entreg.

4.3

Documento de

Casos de Uso

entregado

4.4Definicin de

perfiles y

escenarios aprobado

4.4

Documento de

diseo de

elementos externos

4.0Diseo

dirigido al cliente

5.1

Modelo

de datos

aprobado

5.2

Script creacin

de estructurasde datos

5.3

Documento de

Estndares de

Programac. aprobado

5.4Documento de

Casos de Uso

aprobado

5.0Diseo

dirigido a la

construccin

Mdulos de

software

6.0Software

desarrollado

7.1

Plan de

Pruebas

aprobado

7.2

Archivo de

Incidenciasrevisado

7.3

Informe de

correcciones

realizadas

7.4Informe

final de

Pruebas Integrales

7.0Pruebas

integrales

8.1

CD con

cdigo fuente y

exe's entregado

8.2

Manual

Tcnicoentregado

8.2

Manual

de Usuario

entregado

8.3Gua de

Usuario para

Transportistas

8.0Entrega

del Paquete

Proyecto

Desarrollo delSistema de Autorizaciones

de Transporte Urbano

III. DESAROLLO

PARTE 1: CREACIN DE UN PROYECTO MEDIANTE EL WBS CHART PRO. Utilizar la herramienta WBS Chart Pro.

1.- Realizar el siguiente esquema:




DEL ESQUEMA ANTERIOR, OBTENEMOS EL SIGUIENTE MODELO EN UN PROYECTO MS PROYECT.




PARTE 2: INTRODUCCIN AL MS. PROJECT 2010 ACTIVIDADES:

a) Partes de un proyecto: i) Tareas. En Project, es una actividad con comienzo y fin.

ii) Hitos. Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si se especifica una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el diagrama de Gantt de ese da. iii) Recursos. Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.

CONOCIENDO PROJECT 2010 1. Acceso al producto (Microsoft Office Project

Professional 2010)




2. Vistas de MS Project 2010: Diagrama de Gantt




PARA CREAR UN ARCHIVO Inicie el programa

En el Men Archivo-- haga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la

pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente




Definir si la programacin se har a partir desde la fecha de

finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no

requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible).

Cuando ya tenga toda la informacin clara: INFORMACIN DEL PROYECTO

Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto




Escribir en el cuadro de dilogo que aparece:

Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto. El

programa calcular automticamente la fecha de fin .

Programar a Partir de Escoja si va a utilizar la programacin desde el

inicio o desde el final del proyecto Cuando se programa desde el final

del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para

iniciar la programacin. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela.

Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de

Dilogo




DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios

son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general.

Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00

p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario

predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las

11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora

libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das

de la semana, sin detenerse. Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades

del proyecto:

Haga clic en Herramientas Cambiar Calendario Laboral




Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales

son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al

de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe

decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno

totalmente nuevo.




CASO PRCTICO 01. abordamos la prctica en el aplicativo Ms Project con el siguiente

caso:

Se trata de preparar una reunin para brindar capacitacin a los empleados del municipio de Huamanga, con conferencias sobre la

implementacin de sistemas municipal en lnea. Ingrese la siguiente informacin al Project. Las caractersticas del proyecto se describen a

continuacin:

[Archivo] [Propiedades] Proyecto: Conferencias para implementar un sistema municipal en

lnea. Asunto del Proyecto: Implementacin de Gobierno Municipal en

lnea. Autor: Nombre del estudiante

Organizacin: Municipio de Huamanga

Utilice la opcin [Proyecto] [Informacin del proyecto] para abrir el cuadro que contiene la informacin general del proyecto: Fecha de Comienzo: SETIEMBRE 2015.

Prioridad: 500

En el campo Programar a partir de: se determina si el proyecto se debe programar a partir de la Fecha de comienzo (para que todas las

actividades se ejecuten ASAP, tan pronto sea posible) o de la Fecha de fin de proyecto (cada actividad se programar ALAP, que significa

tan tarde como sea posible) y, dependiendo de lo seleccionado, se activan los campos Fecha de comienzo o Fecha de fin para digitar la

fecha respectiva.

El campo Fecha de estado contiene la fecha que el programa tiene en cuenta para sus clculos de cierre de reportes. Si no se escribe una,

aparece NA.

El campo Fecha de Hoy contiene la fecha del computador y no es

necesario variarla.

En el campo Calendario, de la lista desplegable se escoge el que se asigna como calendario base del proyecto.

Presione [Aceptar] para completar la informacin.

Lista de Tareas Inicial:




Modificacin de la lista de tareas inicial: Insertar nueva tarea Reservar centro de conferencias, duracin

2 das, antes de la tarea Imprimir Carta. Desplazar la tarea 3, Imprimir Carta, detrs de la tarea 5,

Preparar Carta (arrastrar y colocar)

Esquematizacin de las Tareas del Proyecto:

Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades:

Recuerde: Para aplicar o quitar sangras se usan los botones:

Figura 2.3. Botones para administrar sangras.

Insertar una nueva tarea 1, Reunin de empleados Municipales, y luego aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 20.

Esquematizar la lista de tareas en tres grupos:

Sangra a las tareas de la 3 a la 6




Sangra a las tareas de la 8 a la 13 Sangra a las tareas de la 15 a la 19

DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar

en el Diagrama de Gantt.

Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:

Minutos (m o min)

Horas (h o hr)

Das (d o d)

Semanas (S o sem)

Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las tareas:

Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado

que se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada).

Pulse Enter.

Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de

Gantt. Las fechas del diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto.

Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas

ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el proyecto.

Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das laborales, se puede escribir una duracin

transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son

independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo:

Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta

que finalicen.




Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das

transcurridos.

ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden.

Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es

decir, tienen que tener un vnculo. Los vnculos establecen relaciones de orden entre las tareas.

MS Project establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las

tareas:

Fin a comienzo (fc): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este

tipo de vnculo es el ms comn y el que MS Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea

predecesora

Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual.

Comienzo a Comienzo (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual

Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque

este disponible.

Cuando Comienza una tarea, Finaliza la actual




Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede

generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos)

- Seleccionar las dos tareas a relacionar - Vincular tareas.

La operacin de vincular tareas se realiza mediante el botn de la

barra de herramientas estndar

En la lnea negra con flecha que vincula las tareas se puede hacer doble clic para modificar el tipo de relacin a cualquiera de las ya

Lo mismo que para establecer vnculos existe un botn, existe otro botn que permite desvincular tareas:




Desvincular tareas

Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se

expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la

actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (-

4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo

de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

CREACIN DE HITOS EN UN ESQUEMA Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de

entregas del proyecto.

Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como

una tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin

embargo el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que

aparezca el recuadro con la informacin de la tarea

En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito




Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas

de inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.

Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no

aparecer en la pantalla con la convencin de hito.

TERCERA PARTE: Definicin de Tareas y Precedencias En esta leccin se pretende aprender a definir en Project la estructura

de descomposicin de trabajos de un proyecto y a definir las relaciones de precedencia (o dependencias) entre tareas.

Del caso prctico Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:

Vinculacin de Tareas:

o Vincular todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo.

o Desvincular la tarea de resumen 7, Carta de Notificacin y la

tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin (seleccionar nicamente las tareas de resumen).

o Vincular la tarea de resumen 2, Planificacin Preliminar, con la

tarea de resumen 14, Detalles de la Reunin. Establecimiento de Dependencias entre Tareas. Se proponen los

siguientes cambios a la programacin del proyecto:

o Cambiar la dependencia entre la tarea 8, Ordenar Lista de Envo

y la tarea 9, Preparar Carta a Comienzo-Comienzo




o Cambiar la dependencia entre la tarea 16, Preparar Salas de

Reunin del Comit, y la tarea 17, Preparar equipamiento necesario, a Fin-Fin o Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 das en la dependencia

entre la tarea 4, Reservar Centro de Conferencias y la tarea 5, Buscar Conferenciante. o Especificar un tiempo de posposicin de 2 das entre la tarea de

resumen 14, Detalles de la reunin y la tarea 20, Celebracin de la reunin.

Guardar el archivo como ConferenciaMunicipal.mpp

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