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Laboratorio #4

Este laboratorio está diseñado para que los alumnos trabajen en forma individual

con una planilla de cálculo, utilizando las opciones de la aplicación Excel 2010.

Una planilla de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla, permite realizar

operaciones con números organizados en una cuadrícula, al igual que nuestro cuadernos

puedo tener varias hojas, es por esto que los archivos de Excel se llaman LIBROS. La planilla

es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios, Ahora

vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc.

Acceso rápido son iconos que nos permiten realizar actividades en un solo paso.

Barra de título, Indica el título que tiene nuestra planilla de cálculo.

Hoja de trabajo, donde trabajamos realizando ingreso de datos, cálculos, etc.

Pestaña de hojas, donde escogemos en que hoja del libro trabajar.

Celda activa, la celda que esta lista para recibir datos.

No se menciona la barra de herramientas ya que es muy similar a la de Word 2010.

Como se mencionó una planilla de cálculo puede tener más de una hoja, cada hoja está

compuesta por Columnas etiquetadas por letras y por Filas etiquetadas por números.

La intersección de una columna y una fila se llama Celda.

Un conjunto de celdas se llama Rango de celdas.

Con estas definiciones básicas partiremos nuestro laboratorio.

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Actividad 1

Comenzaremos por abrir una planilla y agregar datos en ella, para ello vamos a buscar dentro de los programas la aplicación de Microsoft Excel y lo ejecutamos. Ahora vemos nuestro libro de trabajo llamado Libro1 (podemos verlo en la barra de título). Nuestra celda activa es la que está formada por la columna A y la fila 1, a esta celda se le llama A1, entonces las celdas se denominan por su columna y su fila.

Seleccionaremos ahora un rango de celdas. Con el puntero del mouse seleccionamos la celda B2 y sin soltar el botón izquierdo del mouse nos desplazamos has la celda B5. Ahora seleccione el rango desde la celda A2 hasta la celda C5. Par identificar estos rangos se definió la siguiente nomenclatura, B2:B5 y A2:C5 respectivamente.

B2:B5

A2:C5

Bien, volvamos a la celda A1 como celda activa. Ahora ingresaremos los siguientes datos: A1 Nombre B1 Apellido P C1 Apellido M A2 Esteban B2 Marambio C2 Salas A3 Daniel B3 Achondo C3 Caviedes A4 Ximena B4 Marambio C4 Muñoz A5 Claudia B5 Quiroz C5 Tapia

Perfecto hemos realizado el primer ingreso de datos a nuestro libro “Libro1” y en la hoja “Hoja1” Siga agregando datos a las columnas hasta llegar a 10 personas. Hasta ahora hemos agregado datos cualitativos ahora la completaremos con datos cuantitativos. En la columna D1 escriba Asistencia y llene hacia abajo con las siguientes datos decimales, 0,58 0,86 0,46 0,80 0,50 0,15 0,55 0,73 0,40 y 0,79. En la columna E1 escriba Sueldo y agregue a esa columna los siguientes datos, 230000, 350000, 180000, 230000, 680000, 350000, 180000, 230000, 350000, 180000.

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Actividad 2

En esta actividad veremos el Autoformato y formatos numéricos. Para esta actividad debemos preparar nuestra cinta de Acceso rápido ya que de la versión Excel 2007 en adelante la opción Autoformato no viene definida por defecto en algún menú pero es de mucha utilidad tenerla a mano.

Sigan las siguientes instrucciones paso a paso. Haga clic sobre el icono de la barra de Acceso rápido que se muestra en la figura. Seleccione la opción Más comandos… Seleccione todos los comandos en la ventana de Comandos disponibles en: Busque en la ventana inferior la opción Autoformato y haga clic en Agregar >> y luego clic en el botón Aceptar. Con estos pasos hemos agregado a nuestra barra de Acceso directo un nuevo icono que nos permitirá ver autoformatos para las planillas.

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Resumiendo, la planilla debió quedar como sigue:

Ya tenemos nuestra planilla con datos sobre los cuales trabajaremos. Lo primero será cambiar el formato de nuestra planilla en forma automática gracias a la opción de Autoformato. Cuando quiero trabajar con todas las celdas de que se compone mi planilla debo tener activa una celda dentro de ella. Deje activa la celda B5. Haga clic sobre el icono de autoformato, vera que automáticamente se ha seleccionado la planilla con todos los datos y apareció una ventana con formatos predefinidos de ahí seleccionamos el formato llamado Multicolor 2. Trabajaremos ahora con el formato de los números, para ello nos centraremos en la pestaña Inicio y en la sección Número.

Ahí vemos varios formatos que conoceremos brevemente, pero antes debemos saber qué tipo de características debe tener nuestro número, en nuestro ejemplo tenemos como números la asistencia y además el sueldo de cada uno de ellos. Obviamente el sueldo debe tener un formato monetario y la asistencia la dejaremos en porcentajes. En nuestro partimos dejando los números asociados al sueldo de la siguiente forma.

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Para ello seleccione como rango los números bajo sueldo. Es decir el rango E2:E11 ahora apliqué el Formato de número llamado Moneda, si se fijan bien bajo el nombre aparece un aproximado de cómo se verá en la planilla. Una vez aplicado podemos definir ahora la cantidad de decimales que nos interesa que posea el número. Para ello existen 2 iconos que nos permiten aumentar o disminuir la cantidad de decimales de nuestros números.

En nuestro caso dejaremos todos los sueldos con cero decimales. Para ello haga clic en el icono que disminuye los decimales, tantas veces como sea necesario. Ahora entonces aplicaremos formato de porcentaje a los números asociados a Asistencia, para ello seleccionamos el rango D2:D11 y apliqué el formato de número llamado Porcentaje. Ahora deje este porcentaje con cero decimales.

Ahora agregaremos más datos a nuestra planilla, para ello deje activa la celda F1 y agregue el titulo Fecha de Ingreso, ahora complete los datos como sigue: 3/3/10, 5/8/96, 6/1/89, 5/2/12, 25/8/99, 17/7/98, 13/12/93, 6/1/13, 5/2/11, 11/10/00.

Daremos a estos números el formato de fecha, nuevamente seleccionamos el rango F2:F11 y aplicamos el formato Fecha corta.

Y volvemos a aplicar el autoformato Multicolor 2.

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Actividad 3

En esta actividad aprenderemos a ordenar nuestra planilla de datos, para ello trabajaremos con las columnas que tienen asociado los nombres y apellidos en una primera instancia.

Para ordenar en forma rápida debo tener una celda activa en la planilla de datos, hacer clic en la pestaña Inicio y enfocarnos en la sección Modificar ahí encontramos un icono etiquetado como Ordenar y filtrar, ver imagen adjunta. Al seleccionar este icono aparece un menú desplegable con las opciones para ordenar la planilla. Se les pide: - ordenar la planilla por Nombre. - ordenar la planilla por Apellido M. - ordenar la planilla por sueldo.

Para realizar lo solicitado debo entonces dejar activa una celda (en el primer caso un nombre) y hacer clic en la opción Ordenar de A a Z. Para la segunda solicitud repetir las acciones pero con una celda activa en un apellido M. Para la tercera solicitud debo dejar activa una celda con un sueldo y repetir la acción anterior.

Al ordenar nos damos cuenta que se ordenan las filas completas, es decir, la información se mantiene coherente.

A modo de ejercicio ordene por:

Fecha de ingreso Asistencia Apellido P

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Actividad 4

En esta actividad veremos lo que significa el autoincremento en Excel.

Para esta actividad trabajaremos en la Hoja2. Seleccione con el mouse la hoja2 que se encuentra en la parte inferior de nuestra planilla.

Ahora estamos trabajando en la hoja 2 de nuestro libro llamado “Libro 1”. Aquí realizaremos una serie de incrementos automáticos, primero veremos lo más clásico que es realizar el incremento de números. Para ello realice lo siguiente, en la celda B2 ingrese el número 1, note que en la esquina inferior derecha existe un pequeño cuadrado negro, cuando el puntero del mouse pasa por ahí, cambia de forma.

Ubique el puntero del mouse en esa esquina, presione el botón izquierdo del mouse y sin soltarlo arrastre hacia abajo hasta la celda B10. Habrá notado que el contenido de la celda se ha repetido hasta la última celda. Repita la operación, presione el botón izquierdo del mouse pero esta vez mantenga presionada la tecla CTRL. Esta vez habrá notado que ha incrementado el número de la celda anterior en 1.

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Realicé los siguiente: Escriba en la celda C2 la palabra Enero y repita las acciones realizadas anteriormente.

Escriba en la celda D2 la hora 08:00 y repita las acciones realizadas anteriormente. Escriba en la celda E2 la fecha 1/1/2013 y repita las acciones realizadas anteriormente. Escriba en la celda G2 la palabra Lunes, repita las acciones realizadas anteriormente pero esta vez arrastre el mouse hacia la derecha. Con estos autoincrementos es más fácil hacer ahora un horario de clases.

Trate de efectuar un incremento de 3, es decir, que en las celdas queden los números 1,4,7,10,13,16, etc.

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Actividad 5

En esta actividad veremos el formato que le podemos dar a las celdas que contiene nuestros datos. Al igual que en Word en la pestaña Inicio encontramos la sección Fuentes, no nos detendremos mucho en la descripción de estos iconos ya que los vimos en los laboratorios de la aplicación Word. Sin embargo se agregó un icono llamado Borde con este icono puedo cambiar el contorno de nuestra celda o celdas activas. No me parece que las primeras secciones merezcan mayor explicación, ya que el nombre de los iconos indica las acciones que realiza cada uno. Me detendré más en la sección Dibujar bordes, describiré brevemente que hace cada opción y de ahí las pondremos en práctica. Dibujar borde, me permite dibujar líneas y contornos exteriores de un rango de celdas. Dibujar cuadricula de borde, me permite además de la función anterior, dibujar las líneas interiores. Borrar borde, me permite borrar las líneas exteriores e interiores de los rangos de celdas. Color de línea y Estilo de línea, me permite modificar color y tipo de línea a utilizar con las opciones anteriores y las opciones de bordes.

Veamos cómo podemos aplicar lo visto aquí en una planilla de datos. Usaremos la hoja1 para practicar con el formato de celdas. Haga clic en la hoja1 y siga las siguientes instrucciones: En el icono Bordes, en la opción Color de línea seleccione Azul. En la opción Estilo de línea, escoja la más gruesa. Ahora haga clic en la opción Dibujar cuadricula de borde y seleccione el rango A1:F11. En la opción Color de línea seleccione ahora Rojo. En la opción Estilo de línea, escoja la línea Doble. Ahora haga clic en la opción Dibujar borde y seleccione el rango A1:F11. Ahora seleccione la opción Borrar borde y seleccione el rango A1:F11. Deje correr su imaginación y dele a esta planilla el formato que más le acomode.

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Actividad 6

Veremos ahora como alinear nuestros datos en una celda. Las opciones básicas de alineación se encuentran en la pestaña Inicio y la sección Alineación, ahí encontramos alineaciones Verticales, Horizontales, Orientación del texto, y una opción doble que nos permite combinar celdas y centrar su contenido en un solo clic.

Para trabajar con estas opciones necesitamos modificar solo un poco nuestra planilla de datos, realice lo siguiente: Deje activa la celda A1. En la sección Celdas haga clic en el icono Insertar filas de hoja, esta opción inserta una nueva fila en la parte superior de la celda activa.

Ahora escriba Planilla de trabajadores (en la celda A1). Seleccione el rango A1:F1 y haga clic en la opción Combinar y centrar. Ahora aplique Negrita sobre la celda activa y cambie el tamaño de letra a 14. Seleccione las celdas D3:D12 y aplique alineación Horizontal centrada. Finalmente seleccione el rango A2:F2 y aplique en orientación la opción Angulo ascendente. Sobre el mismo rango (A2:F2) aplique alineación Vertical centrada.

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Actividad 7

Trabajaremos ahora ampliando el tamaño de nuestras filas y columnas.

Para nuestro caso ampliaremos el alto de la primera fila a 30, para ello dejamos activa cualquier celda de la fila 1 y vamos a la sección Celdas, de la pestaña Inicio, y en la opción Formato, seleccione la opción Alto de fila, asigne el nuevo tamaño de 30. Ahora deje la columna E con un ancho de 15, para ello deje activa cualquier celda de la columna E y vaya a la opción Ancho de columna…, dejando finalmente el valor en 15. Seleccione el rango A6:C6, seleccione la opción Ancho de columna… y deje el valor en 15.

Existe también otra opción de modificar estos valores, al poner el cursor del mouse sobre la división de las columnas (ver figura) cambia el puntero de forma, esto permite cambiar el ancho de la columna de la izquierda, haciendo clic en el botón del mouse y sin soltarlo aumentar o disminuir su valor. Así mismo al poner el puntero del mouse sobre la línea divisoria entre las filas, cambia la forma del puntero y aplicando la misma técnica puedo disminuir o aumentar el alto de la fila superior. Cambie le alto de la fila 2 a 80.

Además para facilitar tareas cotidianas en Excel puedo rápidamente autoajustar al contenido las columnas y filas. Para esto basta con seleccionar una fila o columna, ubicar el cursor en la línea divisoria y hacer doble clic con el botón del mouse. Realice esta operación con la fila 1 y luego con la columna F.

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Actividad 8

Para finalizar este laboratorio de Excel aplicaremos sombreado a nuestras celdas. Para aplicar sombreado a nuestras celdas, debemos buscar el color deseado en la sección Fuente al costado derecho de la opción Borde. Seleccionado el color, hacemos clic en el botón izquierdo del mouse. En nuestro caso dejaremos el rango A2:F2 de color Azul oscuro.

Ahora solo nos queda practicar.

Para ello se ha preparado un archivo llamado Censo 2012, el contenido de este archivo ya se

ha tratado en un laboratorio de Word, lo que se pide es lo siguiente:

Dejar la planilla lo más parecido a la imagen que figura aquí.