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Las 14 claves para dejar de perder el tiempo con tu correo

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No dejes que tus emails se conviertan en un obstáculo de tu productividad

LA GESTIÓN DE TU CORREO Y TU PRODUCTIVIDAD PERSONALTus emails son una herramienta de comunicación. No deben ser un trabajo. No permitas que tus emails determinen tus acciones y decisiones. Si permites que controlen tu trabajo, otros tomarán las decisiones por ti.

Has sido contratado para vender, gestionar, atender clientes, investigar, supervisar…. pero seguro que no has sido contratado para responder emails como un robot.

Necesitas recuperar el control sobre tus emails. Son una herramienta a tu disposición y no al contrario.

Te proponemos 14 consejos que cambiarán tu gestión de los emails, y potenciarán tu productividad.

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1. Nunca respondas a los email inmediatamente.




Los email son un medio de comunicación asíncrono (las partes se comunican pero no simultáneamente). Esto significa que no es obligatorio contestar a un email al minuto de recibirlo.

Los emails no están hechos para ser usados para resolver preguntas y tomar decisiones urgentes. Si este es el caso, deberías utilizar tu teléfono o hablar cara a cara.

No acostumbres a tus compañeros a recibir tus respuestas inmediatamente. Se acostumbrarán a que sea así siempre.

“Un reciente estudio de Intel muestra que el 70 % de los emails son gestionados dentro de los 6 minutos siguientes a su llegada, y un empleado medio es interrumpido cada 3 minutos haciéndole cambiar de tarea constantemente. El resultado es que cada trabajador desperdicia cerca de 6 horas a la semana debido a estas interrupciones.” CIO Magazine

2. Abrir el correo no debe ser tu primera acción del día.

Es muy tentador, pero debes resistirte. No hay nada peor que empezar el día leyendo tus emails. Cuando lo haces, entras en un ciclo constante que durará todo el día.

Si empiezas con tus emails, ellos serán quienes dictarán las prioridades de tu día. Tu debes decidir cuales son tus prioridades, no otros. Decide las prioridades de tu día a primera hora de la mañana. Y después empiezas a trabajar en una de ellas.

3. Revisa tus emails sólo 2 o 3 veces al día.

Concéntrate en trabajar, y en completar tus tareas de tu lista de prioridades, aquellas que has decidido que son lo más importante del día. ¿Por qué razón deberías cambiar tus prioridades porque alguien haya decidido enviarte un email?

Cualquier experto en productividad te recomendaría revisar tus email de 2 a 3 veces al día, una a media mañana, otra al terminar la mañana y otra durante la tarde. No pasa nada si no lees un email en 2 horas. De hecho cuando estamos de viaje o en una reunión o visitando un cliente lo hacemos, y no pasa nada.

4. Cierra tu bandeja de entrada.

La mayoría de la gente pasa su día revisando compulsivamente su email. Haciendo esto, desperdician mucho tiempo y dificulta la concentración en el resto de tareas. Disfruta el sentimiento de estar concentrado en algo importante sin sufrir distracciones.

5. Desactiva tus alertas de nuevo mensaje.

Estas alertas distraen constantemente y no te dejan concentrarte en las tareas que tienes enfrente. Nadie debería permitir que alguien, por cualquier razón, interrumpa su concentración en algo importante. “Un estudio de Microsoft sobre los hábitos de los trabajadores gestionando su email, demostró que una vez eran interrumpidos con una notificación de nuevo correo, tardaban 24 minutos de media en recuperar la tarea con la que estaban trabajando.” Harvard Business Review.

6. Gestiona cada email sólo una vez.

Muy a menudo abrimos y cerramos emails varias veces y no hacemos nada (sin haber tomado una decisión, sin borrarlo, sin contestarlo…). Si multiplicas el tiempo desperdiciado de esta manera por los cientos de emails que recibes, te darás cuenta que esto afecta en tu productividad enormemente.




Si no tienes pensado hacer nada con el email, ¿para que lo abres?Una vez que abres el email, debes tomar una decisión. ¿Vas a hacer algo con el? si no, bórralo o archívalo. Si vas a tomar una decisión en torno a él rápido, hazlo ahora. Si necesitas más tiempo, conviértelo en una tarea, delégalo, crea una reunión o déjalo como lectura pendiente o sácalo de tu correo.

7. No uses tu correo como un almacén de tareas.

Tu bandeja de entrada debería contener sólo los emails que vas a leer o que vas a responder. Debes mover las tareas a tu To-Do-List (la lista que debería recopilar todas tus tareas pendientes).

8. Ajusta tu bandeja de entrada a tu pantalla.

No acumules mas emails en tu bandeja de entrada de los que tu pantalla puede mostrar (máximo 30 mensajes). Tomar decisiones sobre tus emails cuando estás gestionando 20 es mucho más fácil, más rápido, y mucho más efectivo y motivador que cuando tienes que gestionar cientos de ellos.

Una bandeja de entrada con cientos de emails es lo mismo que una mesa desordenada. Te estresará, afectará a tu concentración y a tu productividad.

Esta bandeja de entrada debe ser sólo a dónde tus correos llegan. Un punto de tránsito antes de ser movidos a su lugar correcto. Una vez que haya tomado una decisión con respecto a tu email ‘este debe desaparecer de tu bandeja de entrada.Tu inbox no es una carpeta. Tu email es un software que te permite archivar temas rápida y fácilmente, así que no almacenes e-mails innecesarios.

9. Envía menos emails.

Cuantos más email envies, más emails envíes más emails recibirás. Intenta enviar sólo emails relevantes. Habla directamente o comunicate por teléfono. No uses tu email si puedes evitarlo.

10. Ve al grano.

Puedes ahorrar mucho tiempo si escribes emails breves. Vete al grano. Si puedes decirlo en 3 frases, no utilices más.

11. Desactiva tus notificaciones de redes sociales.

No necesitas estar informado de cada actualización en tu muro, Al igual que las alertas de email, estas son graves interrupciones que limitarán tu concentración y productividad.

12. Marca el correo no deseado inmediatamente.

Siempre que recibas emails comerciales marcalos rápidamente como spam. Puedes hacerlo en tan sólo un click. Una vez lo has hecho, tu filtro de correo, los identificará rápidamente como no deseados. También ayudarás a identificar emails “spammers” lo que beneficiará a otros. Si te has suscrito previamente…no lo marques como spam date de baja...

13. Date de baja en lo que no leas.

Todos los blogs, Newsletters, Feeds,... que no vayas a leer están saturando tu bandeja de entrada. Date de baja de todos ellos. Puedes hacerlo uno a uno o todos a la vez con programas como unroll.me.




14. Define reglas de empresa con respecto a los emails

Si lo piensas, la mayoría de tus emails son con tus compañeros de trabajo. Si tu equipo o empresa es capaz de implementar una política que regule el envío de emails, todos os beneficiaréis enormemente.

El uso incorrecto de emails representa millones de horas desperdiciadas al año en tu empresa.

Implementar una política que regule su uso es sencillo, sólo necesitas algunas reglas básicas que pueden ser negociadas y acordadas por todos.

• El asunto del email debe ser corto y descriptivo. Debe indicar claramente de qué trata el email. No debes enviar un email sin asunto.

• Define una nomenclatura para los asuntos. Esta puede incluir abreviaciones como PTI (Para tu información) o PTR (Para tu respuesta) o FDM (Final del mensaje, cuando envías un email sin cuerpo con sólo asunto)

• Un sólo email por tema, no hables de diferentes temas en un mismo email.

• Sé conciso en tus emails. Debes ser tan concreto como puedas.

• El cuerpo del mensaje debe comenzar con una conclusión, pregunta o petición. Argumentos y explicaciones deben ir después.

• Limita el uso de etiquetas de “Urgente”.

• Reduce el uso de “Reply all” y evita los emails masivos.

• Los emails no deben ser usados para temas urgentes.




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