Las Alegras y Peligros de la Co-Facilitacin

Beatrice Briggs

Has estado alguna vez en una reunin grande en la que el facilitador estaba relajado y calmo, todos los elementos para la reunin aparecan como por arte de magia en el momento apropiado y las cosas fluan fcilmente?

Ese facilitador probablemente tena un co-facilitador trabajando en segundo plano, prestando atencin a sus necesidades y brindndole asistencia sin necesidad de que se la pidieran, de manera que la reunin fluyera bien. Este articulo explorar algunas de las variedades de co-facilitacin y cmo hacer que funcione para ti.

Definicin de Co-facilitacin: La facilitacin de una reunin u otro proceso de grupo por dos o ms personas en una forma cooperativa y colegiada. Cada uno de los facilitadores es capaz de asumir el rol principal y cuando no estn conduciendo apoyan a quien facilita en varias formas.

Formas de Co-Facilitacin

Tomar turnos: Dos o ms facilitadores toman turnos en el rol de lder, alternando cada cierto nmero de horas o cada da. Esta estrategia es til durante reuniones largas y difciles, reuniones en las que hay varios faclitadores capacitados disponibles, o cuando los facilitadores son miembros del grupo y quieren tener la oportunidad de participar en el proceso. (Ver la advertencia ms adelante).Asistir, tomando otros roles: Cuando no est facilitando, el otro u otros facilitadores asisten tomando otros roles en el proceso, como tomar minutas, escribiente, marcar los tiempos, observar las vibraciones, guardar la puerta, etc. Tener gente capacitada en estos roles libera al facilitador principal para enfocarse en la discusin.Trabajo en equipo: En asambleas o convenciones muy grandes, un equipo de co-facilitadores trabajan juntos para asegurar que la reunin salga bien. (Para una descripcin ms completa de este modelo, ver la historia de David Lillie ms adelante).Capacitacin: Un facilitador experimentado trabaja con un aprendiz quien, adems de asistir, tambin tiene la oportunidad de facilitar parte de la reunin. El cambio de roles tiene lugar en un punto de la agenda en el cual el aprendiz tiene ms posibilidades de tener xito y ganar confianza, con una mnima interferencia en el grupo.

Beneficios de la Co-Facilitacin

Diversidad: La colaboracin entre facilitadores de diferente gnero, etnia, nacionalidad, edad, etc., manda un mensaje positivo acerca del valor de la diversidad en el liderazgo y brinda una perspectiva ms amplia al proceso del grupo.Manejo del Estrs: Las reuniones largas pueden ser verdaderamente agotadoras para un solo facilitador. Rotar las tareas de facilitacin es una buena manera de cuidarte a ti mismo y a tu grupo.Soltar:Si tiendes a creer que "si no hago las cosas yo, no se hacen bien", practicar la co-facilitacin te puede ayudar a romper este patrn de control.Apoyo: Si un facilitador se siente abrumado, enfermo, lastimado o es llamado por una emergencia, la reunin puede continuar con el otro u otros facilitadores.

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Si un facilitador se siente abrumado, enfermo, lastimado o es llamado por una emergencia, la reunin puede continuar con el otro u otros facilitadores.Construir confianza: Trabajar con un facilitador ms experimentado, observar cmo trabaja y anticipar lo que t puedes hacer para facilitar su trabajo es una buena manera de ganar confianza, especialmente en situaciones potencialmente intimidantes, tales como reuniones grandes o conflictivas.Alegra: Trabajar en equipo puede ser una delicia!

Consejos para una Co-Facilitacin Exitosa

Un Lder: Para simplificar la comunicacin, designen una persona como contacto y lder del equipo de co-facilitacin.Aclarar Roles/Tareas: Los co-facilitadores deben reunirse antes de la reunin para planear cmo van a trabajar juntos. Quin facilitar primero? Qu otras tareas harn los otros facilitadores mientras no facilitan? Con qu frecuencia intercambiarn roles? Qu seales discretas utilizarn para comunicar necesidades entre ellos durante la reunin? Si es una facilitacin pagada, cmo se repartirn los ingresos?Evaluacin Post Reunin: Renanse despus de la reunin para discutir qu sali bien y qu puede mejorar en el futuro.Espritu de Servicio: S humilde. Presta atencin. Da buen servicio al grupo.

Advertencias

No co-facilites con un extrao: Si no conoces a un co-facilitador propuesto, trata de observarlo facilitar y establece una relacin colegiada antes de aceptar co-facilitar. Como mnimo, renete con la persona con anticipacin para conocer ms su experiencia y estilo de facilitacin. Discutir los roles y las expectativas mutuas puede evitar sorpresas desagradables, tanto para ustedes dos como para el grupo.No asumas el mando: Si eres un facilitador muy experimentado trabajando con uno relativamente novato, resiste la tentacin de saltar y tomar el lugar del otro. Sirve simplemente como asistente, y si orientas a la persona durante la reunin, hazlo discretamente.No cambien muy a menudo: Es importante que el grupo tenga una sensacin de estabilidad y continuidad durante la reunin. Cambiar facilitadores muy a menudo puede ser confuso, especialmente si sus estilos son muy diferentes. Si t eres miembro del grupo, resiste la tentacin de salir del rol de facilitador y participar en la discusin. Busca a alguien que hable por ti hasta que puedas salir de tu turno.No comiences demasiado pronto: Toma tiempo como aprendiz antes de tratar de co-facilitar. Tratar de aprender al calor de una reunin grande no te ayudar a ti ni al grupo.Nunca critiques pblicamente o discutas con tu co-facilitador durante la reunin: Este comportamiento slo sirve para daar tu relacin y perder la confianza del grupo. Si es necesario, habla con el facilitador en un descanso o discretamente pidan que el grupo tome un descanso para que ustedes puedan discutir un tema.

Dos historias de Co-Facilitacin

Tuve la muy placentera (y desafiante) tarea de organizar un equipo de facilitadores para la Convencin de Nominaciones de 2000 del Partido Verde de los Estados Unidos. Algunos meses antes del encuentro, cinco de nosotros (David Lillie, Beatrice Briggs, Tree Bressen, Ben Lipman y Judith Mohling) comenzamos a comunicarnos por correo electrnico con respecto a los planes para la convencin. Nuestras tareas principales eran las de ayudar a planificar y facilitar varias reuniones importantes de comits y consejos en los dos das previos a la convencin y despus facilitar los dos das de la convencin de nominacin. En

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Tuve la muy placentera (y desafiante) tarea de organizar un equipo de facilitadores para la Convencin de Nominaciones de 2000 del Partido Verde de los Estados Unidos. Algunos meses antes del encuentro, cinco de nosotros (David Lillie, Beatrice Briggs, Tree Bressen, Ben Lipman y Judith Mohling) comenzamos a comunicarnos por correo electrnico con respecto a los planes para la convencin. Nuestras tareas principales eran las de ayudar a planificar y facilitar varias reuniones importantes de comits y consejos en los dos das previos a la convencin y despus facilitar los dos das de la convencin de nominacin. En estas sesiones plenarias, 350 emocionados delegados y alternos, observados por equipos de televisin y reporteros de prensa, tenan que concretar la plataforma del partido (declaracin de prioridades polticas), nominar y elegir su candidato para Presidente de los Estados Unidos. Para los facilitadores, esta gran empresa involucraba reunirse hasta la noche con los diversos comits y lderes de los Verdes para planear las actividades del da siguiente y despus un gran esfuerzo durante las briosas y complicadas reuniones. Tomamos turnos para co-facilitar, con cada uno de los facilitadores funcionando como lder al menos una vez y el resto ayudando.

Adems del obvio trabajo que es estar parado frente al grupo con marcadores o micrfono en mano, tambin tenamos que hacer muchas tareas detrs de la escena, incluyendo re-distribuir totalmente las sillas para cientos de participantes despus de que descubrimos (a medianoche, justo antes de que la convencin comenzara) que la disposicin original era imposible para trabajar; escribir una explicacin sobre el proceso de toma de decisiones; componer y copiar documentos con cambios de agenda y plataforma de ultimo momento; y volver a hacer todos los letreros para las sillas de los Delegados y Estados despus de que el equipo de limpieza los tirara despus de la primera sesin plenaria!

El evento culmin sin ninguna aparente dificultad y a tiempo - y esto no hubiera sido posible sin la excelente cooperacin y brillante trabajo de todos estos co-facilitadores. David A. Lillie

No hace mucho tiempo mi amiga Beatriz Padilla, quien tambin es asociada de IIFAC, me invit a facilitar la segunda reunin de una red a la que ella pertenece. Este grupo se ocupa del tema de captacin de agua de lluvia, un tema que a m me interesa especialmente. No pudimos encontrar otro tiempo para conversar, as que en el viaje de dos horas rumbo a la reunin, trabajamos en la estrategia de facilitacin. Como yo no estaba tan familiarizada con los asuntos del grupo como Beatriz, decidimos co-facilitar la reunin.

Cuando llegamos ella me present al grupo y el trabajo se inici sin ningn problema. Yo propuse unos cambios en la agenda que haba sido enviada con anticipacin; los participantes aceptaron estos cambios por consenso. Entonces procedimos a lo que Beatriz y yo habamos acordado camino a la reunin. Cuando yo no tena la informacin necesaria para establecer la dinmica apropiada, Beatriz daba sugerencias. Luego yo las formalizaba, guiando la discusin y haciendo el resumen de los acuerdos.

Mientras tanto,ella haca el trabajo de escribiente digital, tomando registros de la reunin usando su laptop y proyectando los resultados en la pantalla usando un programa de powerpoint. Esto ayud a construir confianza entre los participantes, que podan ver cmo avanzaba el trabajo a lo largo del da.

Cuando volvimos a casa, hicimos nuestra evaluacin personal, reconociendo las cosas que se podan mejorar, tales como tener ms informacin previa. En general, el resultado fue bueno, la reunin muy tranquila y fluida, y los resultados fantsticos - como evidenciaron las minutas que se enviaron por correo electrnico a los participantes, mostrando el avance realizado en unas pocas horas de trabajo. En lo personal puedo decir que fue una reunin muy exitosa y que la ayuda de Beatriz como co-facilitadora fue crucial. Su uso de la tecnologa fue un gran paso adelante. Estoy convencida de que trabajar en equipo es lo mejor!

Marisela Vera

IIFAC www.iifac.org

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