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MICROSOFT ACCESS
INTRODUCCION A ACCESS
SEGUNDO NIVEL MICROSOFT ACCESS
LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o
consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados.
TIPOS DE CONSULTAS
CONSULTAS DE SELECCIÓN.
Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le especificamos. Una vez
obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer según la
consulta).
CONSULTAS DE ACCIÓN.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operación. Existen varios tipos de
consultas de acción, de:
Eliminación, Elimina de la tabla especificada los registro que cumple dicho criterio
Actualización, Cambia los datos que cumple dicho criterio.
Actualizar a Significa cambiar a
Criterio Los registros que cumplen dicha condición
Por ejemplo:
Si en criterio pongo cuaderno y en actualizar a [precio]+0,5 subirá los precios de los
cuadernos 0,5 €
Datos anexados Añadir registros de una tabla a otra.
Creación de tablas. Crea una tabla nueva con los registros que cumplen dicha condición
CREAR CONSULTAS
CREAR CONSULTAS DE SELECCIÓN
Para crear una consulta de Selección, seguir los siguientes pasos:
1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de
datos.
3. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
4. Seleccionar Vista Diseño.
5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
6. Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta.
7. Hacer clic sobre el botón Agregar.
8. En el caso de realizar una consulta con más de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7.
9. Una vez añadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botón Cerrar.
Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas añadidas con sus
correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE tendremos que
especificar los criterios para realizar la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar.
10. Para coger todos los campos. Hacer doble clic sobre el titulo de la tabla, los campos se quedaran
seleccionados, arrastrar a la cuadricula.
Para elegir los campos deseados, se da un doble clic en el campo
Utilidad de los mandatos de la cuadricula QBE (orden, mostrar, criterio, o):
11. Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algún
campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de
ordenación, aparecerá la flecha de lista desplegable para elegir una ordenación ascendente o
descendente.
En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o más, repetir la operación en
las columnas correspondientes.
12. Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando
tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo.
13. Especificar los criterios de búsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta.
Ejemplo de criterios:
P* lo que empieza por p
*o lo que acaba en o
entre 100 y 200 lo que está comprendido entre 100 y 200
> Mayor que
< Menor que
>= mayor o igual que
<= menor o igual que
<> Distinto que
negado 100 todo menos 100
Nulo Campos que estén vacíos
Un criterio de búsqueda se define de la forma que le indicamos a continuación. Se indica en la columna
del campo que entra en la condición, el resto de la condición. Por ejemplo, si queremos los alumnos de
Valencia, en la columna población y fila Criterios, pondremos Valencia para formar la condición población
= "Valencia"
Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y o O.
En una condición Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la
expresión.
En una condición O para que el registro aparezca se debe cumplir una de las condiciones de la
expresión.
Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para más de un campo el resultado será el de una
condición Y o O.
En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre
el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas O:
En el ejemplo siguiente serían alumnos de Alicante O cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre
el 1/1/60 y el 31/12/69.
Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O o Y.
Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población y Fecha nacimiento,
ordenados por Apellidos pero únicamente aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60
y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.
Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia
por encontrarse en la misma fila.
14. Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón de cerrar .
Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta.
15. Escribir el nombre de la consulta.
16. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
EJECUTAR UNA CONSULTA.
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien desde la ventana de la
base de datos.
Desde la ventana de la base de datos:
1. Seleccionar la consulta a ejecutar.
2. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.
Desde la ventana de diseño de la consulta:
1. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la
tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificación de datos se
realizará dicha modificación sobre la tabla relacionada.
MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA.
1. Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
2. Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar.
3. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de
datos.
4. Seleccionar la tabla a modificar.
5. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.
ELEGIR TIPO DE CONSULTA
Si las consultas son de Acción debes elegir el tipo de consulta, por defecto sale consulta de selección.
Una vez en la cuadricula QBE
1. Desplegar el menú, consulta.
2. Elegir el tipo de consulta
CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA:
Aparecerá el siguiente cuadro de dialogo
3. Escribir el nombre de la nueva tabla que va a crear.
4. Rellenar la cuadricula QBE. Cambiara dependiendo el tipo de consulta elegida.
CREACIÓN DE TABLA
CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN
En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.
Cuando el valor en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a:
sin más, el programa se encarga de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el
campo es de tipo fecha.
Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para
almacenar en él la provincia del alumno, si la mayoría creamos una consulta para rellenar el campo
provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad, en este caso Valencia y luego cambiar
manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia.
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el campo que estamos
actualizando u otro campo que también actualizamos en esa consulta. Por ejemplo queremos subir
un 5% el precio de nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio
sería:
[precio] * 1,05 o [precio] + ([precio] * 5 /100)
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que relacionar las tablas. Por ejemplo
supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el
número de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podríamos crear una consulta para
actualizar Nº Horas Cursadas y Horas restantes, suponemos que cada dia dan una hora En este
caso el origen de la consulta tiene que contener los campos horas restantes y Nº Horas Cursadas
de la tabla Alumnado y los campos nºhoras, Fecha inicio y Fecha Final de la tabla cursos, por eso
habría que relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:
En la tabla Alumnado crearía un campo llamado Nº Horas Cursadas y otro llamado Horas
Restantes
En la fila Actualizar en el campo Nº Horas Cursadas escribiremos las siguiente, expresión:
Ahora()-[Fecha Inicio]
Ahora() significa la fecha del día de hoy
En la fila Actualizar en el campo Horas Restantes escribiremos las siguiente, expresión:
[Nºhoras]-[ Nº Horas Cursadas]
Cuidado el nombre de los campos debe ponerse entre corchetes
CONSULTA DE DATOS ANEXADOS
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los
nuevos registros.
CONSULTA DE ELIMINACIÓN
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se
utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos
la otra tabla para el criterio de búsqueda.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de
búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qué
tabla queremos eliminar los registros.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica un criterio de
búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa
columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia
(Dónde Población = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.
Cuidado si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
5. Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono o bien desplegar el menú Consulta y elegir la
opción Ejecutar. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla.
Cuidado en una consulta de acción el botón abrir significa ejecutar
FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta.
CREAR UN FORMULARIO
1. Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el
objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con
las distintas formas que tenemos para crear un formulario:
Vista Diseño abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del formulario.
Autoformulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta origen.
Aparece un esquema de cómo se presentarán los datos.
Si elegimos esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta
(solamente consultas de selección) de donde proceden los datos del objeto. Una vez
introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, el programa se
encarga del resto.
Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del
gráfico.
Asistente para tablas dinámicas utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la
creación de la tabla dinámica.
EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS.
Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o
bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios
seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.
1. Seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas.
Cuidado si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.
2. Seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el
botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Para seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .
3. Pulsamos el botón Siguiente > y aparece la siguiente ventana.
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar un
formato aparece el aspecto que tendrá el formulario.
4. Una vez seleccionado el formato pulsamos el botón Siguiente > y aparece la siguiente
ventana.
5. Elegimos el estilo que queremos dar al formulario, seleccionando un estilo aparece en el dibujo
de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario.
Una vez seleccionado el estilo pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del
asistente para formularios:
6. El asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre
asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso vemos el formulario para
poder editar los registros, o añadir registros nuevos.
Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.
EDITAR O AÑADIR DATOS DE UN FORMULARIO
Para editar o añadir datos utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionándonos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, y hacer
clic en el botón o simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario en la ventana
Base de datos.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto que hemos definido el formulario.
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos, desplazarnos, utilizando la
barra de desplazamiento por los registros.
DISEÑO DE FORMULARIO
1. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
Formulario seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
Que se divide en tres partes:
Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
página del formulario.
Detalle, en ella aparecerán los registros por los que está compuesto el formulario. En el Detalle
indicamos el diseño correspondiente a un sólo registro.
Dependiendo del formato que hemos elegido aparecerá uno o varios por página
Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página del
formulario
Si no deseamos ningún encabezado o pie, se pueden eliminar con el menú Ver la opción
encabezado o pie de formulario.
Disponemos en el menú Ver unas reglas que nos permiten medir las distancias, y una cuadrícula
que nos ayuda a colocar los campos dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula activamos o desactivamos en el menú Ver las opciones
Regla y Cuadrícula.
LA BARRA DISEÑO DE FORMULARIO
Para facilitar la tarea de los formularios tenemos la Barras de Herramientas.
Si no aparece esta barra la puedes activar desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción
Diseño de formularios.
Describiremos los botones nuevos que hay en la barra.
Pasa de vista diseño (para modificar el formulario) a vista de formulario (para editar
o añadir registros nuevos)
El siguiente botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen
los campos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.
Cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más
cómodo añadirlos en el área de diseño.
Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario asignándole un
diseño de los que tiene el programa predefinido.
Hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del campo seleccionado.
Se utiliza para pasar a la ventana Base de datos.
Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc. Sin salir de nuestro
formulario utilizamos dicho botón.
El cuadro Herramientas
Para diseñar o modificar un formulario se utilizan lo que llamamos controles. Un control es objeto
que realiza diferentes acciones.
En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al
formulario.
Recordamos, si no se ve el cuadro Herramientas debemos hacer un clic sobre el botón
Si queremos varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo
doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), Para quitar el bloqueo
hacemos clic sobre el botón .
TIPOS DE CONTROLES:
Etiqueta Sirve para visualizar o escribir un texto.
Cuadro de texto Se utiliza para presentar un campo. Consta de una etiqueta y de un cuadro
de texto dependiente (suele ser el contenido de un campo) o independiente (es el resultado de una
fórmula, función, expresión, …) En propiedades veremos que en Origen del control tenemos el
nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula
cuando queremos que nos presente el resultado de un cálculo
Todas las formulas deben empezar por un igual =
Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de opciones.
Cuando lo creas nuevo debes diseñarlo para que sea eficaz
El recuadro Es decir donintroduzcamPropiedadecampo al qu
Son Opciones del Grupo de opciones. En propiedades en ValorSi dicho campo es de tipo Si/No.
-1 Si es un sí 0 Si es un no Si el campo es de tipo texto tomará, por defecto, los valores 1, 2, 3 Utilizando una consulta de actualización se podría corregir, p
Botón de alternar , Normalmente se utiliza como una opc
también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/
el botón aparecerá presionado.
Son etiquetas, solo sirven para informar de forma correcta. Para cambiar de nombre, propiedades y en Titulo poner el nombre.
es el Grupo de Opciones de se va a quedar almacenado el dato que os, debemos informarle en Origen de control. s y Origen de control, seleccionaremos el e hacemos referencia.
de la opción escribiremos:
,….
oniendo el valor del texto.
ión del grupo de opciones ya creado,
No, si el campo contiene el valor Sí,
Botón de opción , Normalmente ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el
campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , y si es No, este otro .
Casilla de verificación , Se suele utilizar como una opción del grupo de opciones o para un
campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino, este
otro .
Cuadro de lista . En este control la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Un
cuadro de texto se puede cambiar a cuadro de lista.
Cuadro combinado . Para seleccionar un valor de una lista en vez de escribirlo. Para ver la
lista, desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Un cuadro de texto se puede cambiar a
cuadro combinado.
Para convertir un cuadro de texto en un cuadro combinado o en un cuadro de lista.
1. Se selecciona el cuadro de texto
2. Botón derecho del ratón y cambiar a:
3. Elijo cuadro combinado o cuadro de lista
4. Veremos que, el cuadro de texto, ha tomado el siguiente aspecto.
5. Iremos a Propiedades, para informar como queremos que actue dicho control. Aquí tenemos
tres datos importantes.
Origen de control Significa donde queda almacenado el dato que introducimos. Normalmente
suele ser el nombre del campo al que hacemos referencia.
Tipo de origen de la fila: De donde tomo el dato, para no tener que escribirlo
Origen de la fila. Dependiendo que elijamos en Tipo de origen de la fila, le daremos el nombre
de una tabla o una lista de valores
Tipo de origen de la fila Origen de la fila
Tabla/consulta ¿Qué tabla? Seleccionamos la tabla donde se
encuentra ese dato.
Lista de valores ¿Qué valores?, escribimos los valores separados con
punto y coma (;)
A veces es necesario que en el cuadro combinado se muestre más de un campo, para
conseguirlo tenemos una opción que es Numero de columnas, escribimos el numero de
columnas que queremos mostrar a partir de la primera.
Botón de comando . Un botón de comando ejecuta una acción con un simple clic,
Control imagen Insertar imágenes en el formulario. Esta imagen es la misma para todos los
registros.
Marco de objeto independiente Insertar un archivo de sonido, un documento Word, un
gráfico, etc... Esta imagen es la misma para todos los registros.
Marco de objeto dependiente Insertar una imagen u otro objeto que cambia en cada
registro.
Salto de página , Un salto obligado de página. No tiene mucho sentido en la vista Formulario
pero sí en la vista preliminar y cuando se imprime.
Control ficha , Cuando queremos presentar para cada registro muchos campos que no caben
en una sola pantalla se utiliza este control para organizarlos en varias fichas.
Subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario
primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina
subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o
consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los
datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada
curso.
Línea Dibuja una línea en el formulario.
Rectángulo dibuja un rectángulo al formulario.
Añadir más controles.
TRABAJAR CON CONTROLES
SELECCIONAR CONTROLES.
Para seleccionar un control hacer un clic sobre él. Si queremos seleccionar varios controles que no
son contiguos hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla May y
hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si van contiguos pulsar el botón izquierdo del
ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el
área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón, todos los controles que entren en
ese cuadrado quedarán seleccionados Aparecera rodeado de cuadrados.
Para cambiar su tamaño o moverlo
CAMBIAR EL TAMAÑO DE LOS CONTROLES.
Seleccionarlo uno de los controles y cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el
botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado.
Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de
ellos, se cambiarán todos.
Mover un control Seleccionamos el control el puntero del ratón toma forma de mano. En ese
momento arrastramos el control hasta su nueva posición se moverán tanto el control como su
etiqueta.
Para mover únicamente su etiqueta, mover el ratón a la esquina superior izquierda el ratón toma
forma de un dedo índice, ya está preparado para arrastrar solo la etiqueta.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.
AÑADIR CONTROLES
Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, lo más rápido y cómodo es abrir el cuadro
Campos. Aparecerán todos los campos del origen del formulario. A continuación arrastra el campo
hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. El programa creará automáticamente una
etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
Si queremos añadir otro tipo de control abrir el cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de
control que queremos añadir, soltar el botón del ratón, el cursor toma otra forma, seguidamente nos
situamos en el área del formulario donde queremos dibujar el control, apretamos el botón izquierdo
del ratón y manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado.
Alinear varios controles, Seleccionamos los controles a alinear, desplegamos el menú Formato,
el menú Alinear y elegimos la opción deseada según queramos alinear los controles a la izquierda,
derecha, arriba, abajo, a la cuadrícula. Para ver el efecto de cada opción tenemos un dibujo en
la parte izquierda de la opción.
AJUSTAR EL TAMAÑO DE LOS CONTROLES.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el menú Formato, el menú
Tamaño y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.
Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.
Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.
Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.
Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
AJUSTAR EL ESPACIO ENTRE CONTROLES.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar, desplegamos el menú Formato, el menú
Espacio horizontal y elegimos la opción más adecuada a lo que queremos hacer, dejarlos con el
mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles
(Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
Podemos hacer lo mismo con el espacio vertical
INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o para imprimirlos. Es decir solo se
pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar los registros). En los informes se puede
agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
CREAR UN INFORME
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto
Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las
distintas formas que tenemos para crear un informe:
Vista Diseño abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
informe.
Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de
la tabla o consulta origen.
Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
gráfico.
Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
etiquetas.
ASISTENTE PARA INFORMES.
Para abrir desde la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble
clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.
A partir de aquí Se siguen los mismos pasos que para crear un formulario con el asistente.
Hasta que aparece la ventana para agregar algún nivel de agrupamiento
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los
registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera
y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el
cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el
campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe,
en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo,
encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese
botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el
campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:,
desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el
campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Después de pulsar el botón Aceptar
volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y
pasamos a la siguiente ventana.
En esta ventana elegimos ordenar los registros, lo podemos hacer por cuatro campos.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar y elegimos si queremos una ordenación
ascendente o descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón
Ascendente y pasará a ser Descendente.
Esta pantalla nos permite además añadir totales de forma casi automática, si queremos añadir líneas
de totales tenemos que hacer clic sobre el botón aparecerá el cuadro de
diálogo Opciones de resumen:
En el cuadro de diálogo aparece la lista de los campos numéricos que tenemos en el informe, y las
funciones que podemos calcular. Podemos elegir varios cálculos.
Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas añade el porcentaje que
representa cada grupo sobre la suma total de todos los registros.
Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botón Aceptar para volver a la
ventana del asistente.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente > y aparece las mismas
ventanas que para crear ul formulario
DISEÑO DE INFORME
Nos permite definir el informe, en ella le indicamos cómo debe presentar los datos, utilizamos los
controles de la misma forma que en el formulario.
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .
Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
página.
Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del informe.
Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.
Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
LA BARRA DISEÑO DE INFORME
Es igual que la del formulario excepto el siguiente botón
Que permite modificar los niveles de agrupamiento.
EL CUADRO HERRAMIENTAS
Es igual que la del formulario
IMPRIMIR UN INFORME.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas, el informe será enviado directamente a
la impresora. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas
en ese momento.
Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Desplegamos el menú Archivo y elegimos la opción Imprimir... se abrirá el cuadro de diálogo
Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión.
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando están instaladas en red,
desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar
la impresión.
En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe
o bien sólo algunas páginas.
Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo
a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.
Si tenemos registros seleccionados, podremos activar la opción Registros seleccionados para
imprimir únicamente dichos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción
Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si
activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a
varias columnas, etc...
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar
no se imprime nada.
Es recomendable ir primero a vista previa para no imprimir hojas innecesarias.
LA VENTANA VISTA PREVIA
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento
En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con iconos
que ya conocemos:
Y con nuevos botones:
La lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,
Permite visualizar una página entera en pantalla,
Reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla,
Permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla,
Ajustar ajusta el tamaño para que se vea una página entera en pantalla,
si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la página de más o
menos cerca, hace la misma función que la lupa pero permite más tamaños.
Abre la ventana Configurar página donde podemos cambiar los márgenes, la
orientación del papel, etc...
Envia el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también
enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.
Cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
AGRUPAR Y ORDENAR
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo
que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una
línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los registros que
aparecerán en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los
niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en vista
Diseño y hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro de
diálogo Ordenar y agrupar
En la columna Campo/Expresión se escriben las columnas por las que queremos ordenar o
agrupar, las columnas que sirven para definir grupos aparecen con el símbolo a su izquierda.
Normalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones podemos escribir una expresión por
ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes de un campo fecha que se encuentra en el
origen del informe, pondremos la expresión =mes(fecha). La expresión debe ir siempre precedida
del signo =.
El orden en que ponemos los diferentes campos es importante, ya que los agrupa por dicho orden.
Podemos escribir diez niveles de agrupamiento.
En la columna Orden definiremos el tipo de ordenación que queremos para cada campo, puede
ser Ascendente o Descendente.
En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u ordenación.
La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado del grupo,
contendrá todos los datos que queremos imprimir sólo cuando empiece el grupo. Si cambias la
propiedad a Sí verás que aparece una nueva sección en la ventana Diseño de informe para el
encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo, contendrá todos los
datos que queremos imprimir sólo cuando termine el grupo, es el que normalmente se utiliza para
imprimir los totales del grupo. Si cambias la propiedad a Sí verás que aparece una nueva sección en
la ventana diseño de informe para el pie del grupo.
En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre . Si elegimos Cada valor,
ordenará los registros del informe por el campo y cada vez que el campo cambie de valor, terminará
el grupo y empezará un nuevo grupo de valores. Si elegimos Intervalo, en la propiedad Intervalo
del grupo pondremos un número n de caracteres, y agrupará por los n caracteres del campo.
La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un número de caracteres si tenemos la
propiedad Agrupar en con el valor Intervalo. También sirve para formar grupos de un número fijo
de registros, por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco, queremos formar grupos
de cinco registros, pondremos Cada valor en la propiedad Agrupar en y pondremos 5 en
Intervalo de grupo.
Por último en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre.
Si elegimos Grupo completo intentará escribir el encabezado de grupo, la sección de detalle y el
pie de grupo en la misma página, es decir, si después de imprimir los registros del primer grupo le
queda media página vacía pero el siguiente grupo no cabe entero en ese espacio, saltará de página
y empezará el nuevo grupo en una página nueva.
Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una página sólo si puede
imprimir también el primer registro de detalle.
Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma página el encabezado de grupo, el
detalle y el pie de página del grupo.
P(Ú
SI TIENE MAS DE UNA PÁGINA
ENCABEZADO INFORME (CUANDO EMPIEZA EL INFORME) (PRINCIPIO DE LA PRIMERA HOJA)
ENCABEZADO DE PÁGINA (PRINCIPIO DE CADA PÁGINA)IECULT
P(
DETALLE (CONTENIDO DE LOS CAMPOS)
INFORME ANDO ACABA EL INFORME) IMA PÁGINA DEL INFORME
IE DE PÁGINA CUANDO ACABA LA PÁGINA)
SI EL INFORME TIENE NIVELES DE AGRUPAMIENTO
ENCABEZADO DE GRUPO (PRINCIPIO DE CADA GRUPO)
PIE DE GRUPO (CUANDO ACABA EL GRUPO)
PIE DE PÁGINA (CUANDO ACABA LA PÁGINA)
