CAPITULO 1 LA REVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: TRANS FORMANDO LOS NEGOCIOS Y LA ADMINISTRACIÓN. Hasta hace poco la información no se consideraba como algo importante en la compañía. El proceso administrativo se consideraba un arte personal, de cara a cara. Hoy día, se reconoce que para los administradores es indispensable entender los sistemas de información porque casi todas las organizaciones necesitan este tipo de sistema para sobrevivir y prosperar. Cambios en el entorno de los negocios a nivel mundial

• Surgimiento de la economía global: el éxito de las compañías depende de su capacidad para operar globalmente.

La globalización de las economías industriales del mundo aumenta el valor que la información tiene para la compañía y ofrece nuevas oportunidades para hacer negocios. Los sistemas de información proporcionan el poder de comunicación que las compañías necesitan para comerciar y manejar negocios en una escala global. A su vez la globalización y la tecnología de la información representan una amenaza para empresas que solo operan dentro de su país porque gracias a los sistemas de comunicación y administración globales los clientes pueden hacer sus compras en el mercado mundial. Este fenómeno intensifica la competitividad. • Transformación de las economías industriales: las economías industriales empezaron a

transformarse en economías de servicios basadas en conocimiento e información. Hoy día la mayoría de las personas no trabaja en el campo o en la fábrica, sino que lo hace en empresas de servicios, y es por eso que los conocimientos e información se están convirtiendo en los cimientos de muchos servicios y productos nuevos. Han aparecido nuevos tipos de organización que hacen uso intensivo de conocimientos e información y que se dedican a la producción, el procesamiento y la distribución de información. En una economía basada en los conocimientos y la información, la tecnología y los sistemas de información adquieren gran importancia. • Transformación de la empresa de negocios: ha habido una transformación en las

posibilidades para dirigir y organizar. La empresa tradicional era un acomodo jerárquico, centralizado y estructurado de especialistas que se apoyaban en un conjunto fijo de procedimientos operativos estándar para suministrar un producto o servicio hecho en masa. El nuevo estilo de empresa es un acomodo aplanado (menos jerárquico), descentralizado y flexible de generalistas que se apoyan en información casi instantánea para suministrar productos y servicios personalizados en masa y adaptados a mercados o clientes específicos. Esta nueva orientación sería imposible sin tecnología de información, la cual esta dando pie a cambios de organización que provocan que la compañía dependa aún más de los conocimientos, el aprendizaje y la toma de decisiones de empleados individuales.

Sistemas de información Concepto técnico. Componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar, almacenar y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la visualización en una organización. Los sistemas de información contienen información a cerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la organización o en su entorno.

Información: datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos. Dato: flujo de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organización o en el entorno físico, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas puedan entenderlos y usarlos.

Actividades que producen la información de un sistema de información Tres actividades de un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear productos o servicios. Estas actividades son: - Entrada: captura o recolección de datos en bruto del exterior de la organización o de su entorno externo para ser procesados en un sistema de información. - Procesamiento: conversión, manipulación y análisis de las entradas brutas, para darles una forma que tenga más sentido para los humanos. - Salida: distribución de la información procesada a las personas que la usarán o a las actividades en las que se usará. Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir las entradas. Sistemas de información basados en computadoras (CBIS): Son sistemas de información que se apoyan en hardware y software para procesar y diseminar información. Los sistemas de información pueden ser:

- Formales: sistemas basados en definiciones aceptadas y fijas de datos y procesamientos, que operan según reglas definidas. Estos pueden ser computarizados (se apoyan en la tecnología de hardware y software para procesar y diseminar la información) o manuales (utilizan tecnología de lápiz y papel).

- Informales: se basan en reglas de conducta no expresas. No existe un acuerdo en cuanto a qué es información, ni cómo se almacenará o procesará. (Ej: redes de rumores).

Las computadoras son solo una parte de los sistemas de información. Estas son el equipo para almacenar y procesar información. Los programas de computación o software son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento por computadora. Sistemas de información Organizaciones Desde el punto de vista de los negocios son una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de información, a un reto que se presenta en el entorno. Los sistemas de información forman parte de las organizaciones. Los elementos claves de una organización son su personal, la estructura, los procedimientos operativos, las políticas y la cultura. La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos estándar formales, los cuales son reglas formales para enfrentar situaciones esperadas. Cada organización tiene una cultura única: un conjunto de supuestos, valores y formas de hacer las cosas que ha sido aceptado por la mayoría de sus miembros. Siempre es posible encontrar partes de la cultura de una organización incorporadas en sus sistemas de información. Tecnología. La tecnología es una de muchas herramientas con las que cuentan los administradores para enfrentar los cambios. El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida, consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento de la computadora, diversos dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos dispositivos.

El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la computadora en un sistema de información. La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para almacenar datos, como los discos magnéticos u ópticos, y también el software que rige la organización de los datos en esos medios físicos. La tecnología de comunicaciones, consiste en dispositivos físicos y software que enlazan diversos componentes del hardware y transfieren datos de un lugar físico a otro. Una red, vincula dos o más computadoras para compartir datos o recursos, como una impresora.

Enfoques contemporáneos de los sistemas de información.

Enfoque técnico Hace hincapié en modelos normativos con bases matemáticas para estudiar los sistemas de información. Las disciplinas que contribuyen al enfoque técnico son las ciencias de la computación, las ciencias de la administración y la investigación de operaciones.

Enfoque del comportamiento Una parte importante del campo de los sistemas de información se ocupa de cuestiones de conducta. Cuestiones como integración, diseño, implementación, etc, no pueden explorarse de forma útil con los modelos empleados en el enfoque técnico. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes, como ser la sociología, la psicología, la economía, etc. El centro de este enfoque se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización, y la conducta.

Enfoque de los sistemas socio técnicos: Los sistemas de información gerencial combinan los trabajos teóricos de las ciencias de la computación, las ciencias de la administración y la investigación de operaciones, con una orientación práctica hacia la construcción de sistemas y aplicaciones, y también prestan atención a los aspectos del comportamiento. Los problemas de los sistemas rara vez son exclusivamente técnicos o están exclusivamente relacionados con el comportamiento. El mejor consejo es entender los puntos de vista de todas las disciplinas.

El nuevo rol de los sistemas de información en las organizaciones. Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información, porque estos desempeñan un rol crucial en las organizaciones contemporáneas. La tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y en muchos casos hasta que bienes y servicios se producen.

El alcance cada vez más amplio de los sistemas de información. Existe una interdependencia creciente de la estrategia, las reglas y los procedimientos de negocios, por un lado, y el software, el hardware, las bases de datos y las telecomunicaciones de los sistemas de información, por el otro. Un cambio de cualquiera de estos componentes a menudo requiere cambios en otros. Un segundo cambio en la relación entre los sistemas de información y las organizaciones es resultado de la creciente complejidad y alcance de los proyectos y aplicaciones de los sistemas.

Hoy día, en la construcción de sistemas interviene una parte mucho más grande de la organización que en el pasado. Los primeros sistemas dieron pie a cambios principalmente técnicos. Los sistemas posteriores afectaron el control y el comportamiento gerencial, a fin de cuentas, los sistemas influyeron en las actividades centrales de la institución, relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes. La revolución de las redes e Internet Una razón por la que los sistemas de información desempeñan un rol tan importante en las organizaciones y afectan a tantas personas, es la creciente potencia y la disminución en el costo de la tecnología de computación. La creciente potencia de la tecnología de computación ha dado origen a poderosas redes de comunicación que las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y el tiempo. Estas redes están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocios, e incluso de la sociedad. La red más grande y más usada del mundo es Internet, que es una red internacional de redes de propiedad tanto pública como privada. Internet esta creando una nueva plataforma de tecnología universal, en la que se puede construir todo tipo de productos, servicios, estrategias y organizaciones nuevas. Internet está modificando la forma en que los sistemas de información se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Al eliminar muchas barreras técnicas, geográficas y de costo, que obstruían el flujo global de información, Internet está acelerando la revolución de la información. Tiene especial interés para las organizaciones y los administradores la función de Internet llamada World Wide Web la cual es un sistema con estándares universales aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir información en un ambiente de red. La información se almacena y exhibe en páginas electrónicas. Estas páginas Web se pueden vincular electrónicamente con otras páginas Web, sin importar donde se encuentren, y verse en cualquier tipo de computadora. Todas las páginas de la World Wide Web mantenidas por una organización o un individuo, reciben el nombre de sitio Web. Los negocios están creando sitios Web para diseminar información sobre sus productos, difundir anuncios y mensajes a sus clientes, recibir pedidos electrónicos, etc. Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: la empresa conectada a la red. El crecimiento del poder de cómputo y las redes está convirtiendo a las organizaciones en empresas conectadas en red, lo que permite la distribución instantánea de información dentro y fuera de la organización. Esta capacidad puede servir para rediseñar y dar nueva forma a las organizaciones, transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes, etc. Aplanamiento de las organizaciones: Las organizaciones grandes y burocráticas que se desarrollaron antes de la era de las computadoras, suelen ser ineficientes, lentas para cambiar y menos competitivas. Algunas de estas organizaciones se han encogido reduciendo el número de empleados y de niveles en sus jerarquías de organización. Las organizaciones más planas tienen menos niveles de administración, y los empleados de más bajo nivel reciben una mayor autoridad para tomar decisiones. La tecnología de información contemporánea ha hecho posibles estos cambios, y pone más información a disposición de los empleados para que puedan tomar decisiones que antes habían corrido por cuenta de administradores. Las computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen juntos como un equipo. Estos cambios implican que el alcance del control de la gerencia también se haya ampliado, permitiendo a los administradores de alto nivel manejar y controlar a más trabajadores dispersos en lugares más lejanos.

Separar el trabajo de la ubicación geográfica: Ahora es posible organizarse globalmente y trabajar a nivel local. Las tecnologías de información como correo electrónico, Internet y videoconferencias desde el escritorio, permiten una coordinación estricta de trabajadores dispersos geográficamente. La tecnología de información ha eliminado la distancia. Los sistemas de información en red permiten a las compañías coordinar sus capacidades distribuidas geográficamente e incluso coordinarse con otras organizaciones como corporaciones virtuales, a veces llamadas organizaciones conectadas en red. Las organizaciones virtuales utilizan redes para vincular a personas, activos e ideas, aliarse con proveedores y clientes, y a veces, incluso con competidores, para crear y distribuir nuevos productos y servicios sin estar limitadas por las fronteras tradicionales de la organización. Reorganización de flujos de trabajo: Los sistemas de información han ido sustituyendo gradualmente los procedimientos de trabajo manuales por procedimientos, flujos y procesos de trabajo automatizados. Los flujos de trabajo electrónicos han reducido el costo de las operaciones en muchas compañías, eliminando el papeleo y las rutinas manuales que lo acompañan. Los flujos de trabajo rediseñados pueden tener un impacto profundo en la eficiencia de las organizaciones e incluso dar pie a nuevas estructuras y nuevos productos y servicios. Creciente flexibilidad de las organizaciones: Las compañías usan la tecnología de comunicaciones para organizarse de forma más flexible, lo que incrementa su capacidad para responder a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades. Las organizaciones grandes pueden usar tecnología de información para lograr un poco de la agilidad y responsabilidad de las organizaciones pequeñas. Un aspecto de este fenómeno es la personalización masiva en la que se usan software y redes para controlar con gran precisión la producción, de modo que los productos puedan personalizarse fácilmente sin el costo adicional que implican las series de productos pequeñas. El cambiante proceso de administración: La tecnología de información está transformando el proceso de administración, al proporcionar a los administradores nuevas capacidades que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar. Muchas compañías están usando la tecnología de información para la planificación de recursos de empresa, la cual es un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluidas planificación, manufactura, ventas y finanzas, de modo que se coordinan mas estrechamente compartiendo información entre sí. Redefinición de las fronteras de la organización: Los sistemas de información en red permiten intercambiar electrónicamente, entre diferente compañías, transacciones como pagos y ordenes de compra, reduciendo así el costo de obtener productos y servicios externos. Estos sistemas de información en red pueden crear nuevas eficiencias y nuevas relaciones entre una organización, sus clientes y proveedores, que redefinen las fronteras de la organización. Los sistemas que vinculan una compañía con sus clientes y proveedores se llaman sistemas interorganizacionales porque automatizan el flujo de información a través de las fronteras de la organización. Comercio electrónico y negocios electrónicos Los cambios que se han descrito están creando nuevas formas de hacer negocios electrónicamente. Es común que la tecnología en la que se apoyen esos cambios sea Internet, ya

que es capaz de vincular a miles de organizaciones en una sola red, creando un enorme mercado electrónico. Un mercado electrónico es un sistema de información que enlaza a muchos compradores y vendedores para intercambiar información, productos, servicios y pagos. Gracias a las computadoras y las redes estos sistemas funcionan como intermediarios electrónicos y reducen los costos de las transacciones de mercado típicas. La disponibilidad global de Internet para el intercambio de transacciones entre compradores y vendedores esta fomentando el crecimiento del comercio electrónico. El comercio electrónico es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrónicamente, mediante transacciones de negocios computarizadas, utilizando Internet, redes y otras tecnologías digitales. El concepto también abarca las actividades que apoyan esas transacciones comerciales como publicidad, soporte a clientes, etc. Las compañías están utilizando la conectividad y facilidad de uso de Internet para crear redes corporativas internas llamadas Intranets que son redes internas basadas en la tecnología y los estándares de Internet y la World Wide Web. Al distribuir información a través de redes electrónicas, los negocios electrónicos extienden el alcance de la administración existente. Los administradores pueden usar el correo electrónico, documentos web y software de trabajo en grupo, para comunicarse de forma eficaz y frecuente con miles de empleados. Cómo usar los sistemas de información: nuevas oportunidades con tecnología. El reto de los sistemas de información: 1- Reto estratégico de los negocios: ¿Cómo pueden los negocios usar tecnología de

información para diseñar organizaciones que sean competitivas y eficaces? La inversión en tecnología de información representa un gasto importante para las compañías, y muchas veces, a pesar de esa fuerte inversión, las organizaciones no están obteniendo beneficios importantes para su negocio. Para seguir siendo competitivas o lograr beneficios genuinos, en términos de productividad, al aplicar tecnología de información, muchas organizaciones deben ser rediseñadas. Si las organizaciones simplemente automatizan lo que están haciendo hoy, están desperdiciando una buena parte del potencial de la tecnología de información. Si quieren beneficiarse con esta tecnología, incluidas las oportunidades que ofrece Internet, las organizaciones necesitan repensar y rediseñar la forma en que diseñan, producen, entregan y mantienen los bienes y servicios.

2- Reto de la globalización: ¿Cómo pueden las compañías entender las necesidades de negocios y de sistemas de un entorno económico global? El rápido crecimiento del comercio internacional y el surgimiento de una economía global exigen sistemas de información capaces de apoyar tanto la producción como la venta de bienes en muchos países distintos. Si buscan desarrollar sistemas de información multinacionales integrados, los negocios deben desarrollar hardware, software y estándares de comunicación globales, y crear estructuras de contabilidad e informes multiculturales.

3- Reto de la arquitectura de información: ¿Cómo pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de información y una infraestructura de tecnología de información que apoye sus metas de negocios? Crear un sistema nuevo implica mucho porque, hoy, estos sistemas nuevos requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitectura de información. La arquitectura de información es la forma específica que la tecnología de información adopta en una organización para lograr metas o realizar funciones selectas. Se trata de un diseño para los sistemas de aplicación de negocios que sirve a cada especialidad funcional y nivel de la organización.

La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina infraestructura de tecnología de información y consiste en el hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo.

4- Reto de la inversión en sistemas de información: ¿Cómo pueden las organizaciones determinar el valor de negocio de los sistemas de información? Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con la esperanza de posicionar estratégicamente a una compañía es complicado y costoso. ¿Ésta es una inversión rentable?, ¿Cómo se puede hacer?, ¿Se está recibiendo un rendimiento adecuado a la inversión en sistemas?

5- Reto de la responsabilidad y control: ¿Cómo pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gente sea capaz de controlar y entender? Los sistemas de información son tan indispensables que las organizaciones deben tomar medidas especiales para asegurar que sean exactos, confiables y seguros.

CAPITULO 2 EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Aplicaciones de sistemas clave en la organización Puesto a que en una organización hay diferentes intereses, especialidades y niveles, hay diferentes clases de sistemas. No existe un solo sistema que pueda proporcionar toda la información que una organización necesita. Se crean sistemas para satisfacer los diferentes intereses de la organización. Diferentes clases de sistemas

- Sistemas en el nivel operativo: apoyan a los administradores operativos siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en efectivo, etc. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización.

- Sistemas en el nivel de conocimiento: apoyan a los trabajadores de conocimiento y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio, y ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.

- Sistemas en el nivel de administración: están diseñados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de administración o dirección por lo regular proporcionan informes periódicos.

- Sistemas en el nivel estratégico: ayudan a los administradores de nivel superior a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior. Su preocupación principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y las capacidades actuales de la organización.

Los sistemas de la organización también se pueden diferenciar por su especialidad funcional. Las principales funciones de la organización, como ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos, cuentan con sus propios sistemas de información. Así pues, los sistemas se pueden clasificar por especialidad funcional o por el nivel de la organización al que sirven. Seis tipos principales de sistemas

- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS):

Son sistemas de negocios básicos que sirven al nivel operativo de la organización. Es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias, rutinarias, necesarias, para la marcha del negocio. Ejemplo: la captura de pedidos, los expedientes de empleados, etc. En el nivel operativo las tareas, los recursos y las metas están predefinidos y altamente estructurados. Lo único que hay que determinar es si el cliente satisface o no los criterios. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, y otros tipos de TPS que son exclusivos para una industria en particular. Los administradores necesitan TPS para vigilar la situación de las operaciones internas y las relaciones de la compañía con el entorno exterior. Los sistemas de procesamiento de transacciones también son importantes productores de información para los demás tipos de sistemas.

- Sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) y de automatización de oficinas (OAS):

Ambos sistemas satisfacen las necesidades de información en el nivel de conocimientos de la organización. Los sistemas de trabajo de conocimiento ayudan a los trabajadores de conocimientos, en tanto que los sistemas de automatización de oficinas ayudan a los trabajadores de datos. Un sistema de trabajo de conocimientos promueve la creación de conocimientos nuevos y asegura que tanto éstos como la pericia técnica se integren debidamente en el negocio. Un sistema de automatización de oficina es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Los OAS coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales. Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejan y controlan documentos (mediante procesamiento de textos, autoedición), programan actividades (mediante calendarios electrónicos) y comunican (a través de correo electrónico).

- Sistemas de información gerencial (MIS): Sistemas de información en el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y de excepciones. Por lo regular estos sistemas están orientados a sucesos internos, no del entorno ni externos. En general dependen de sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes para obtener sus datos. Los MIS resumen y preparan informes a cerca de las operaciones básicas de la compañía. Los datos de transacciones de los TPS se comprimen. Estos sistemas generalmente son poco flexibles y tienen una capacidad analítica reducida; casi todos utilizan rutinas sencillas como resúmenes y comparaciones.

- Sistemas de apoyo a decisiones (DSS): Sistemas de información en el nivel de administración de una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructuradas y no estructuradas. Los DSS tienen que responder con suficiente rapidez para ejecutarse varias veces al día, cada vez que cambian las condiciones. Aunque los DSS usan información interna de los TPS y MIS, a menudo incluyen información de fuentes externas. Tienen mayor capacidad analítica que otros sistemas.

- Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS): Sistemas de información en el nivel estratégico de la organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.

Se diseñan a modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales, haciendo hincapié en la reducción del tiempo. A diferencia de otros tipos de sistemas de información, los ESS no se diseñan primordialmente para resolver problemas específicos sino que ofrecen una capacidad generalizada de computación y comunicaciones que se puede aplicar a una serie cambiante de problemas. Suelen usar menos modelos analíticos. Relaciones entre los sistemas: integración Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que un ESS es primordialmente un receptor de datos de sistemas de más bajo nivel. Los otros tipos de sistemas también podrían intercambiar datos entre sí. Además es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áreas funcionales. Es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la información fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organización. Sin embargo, la integración cuesta dinero, e integrar muchos sistemas distintos consume mucho tiempo y es en extremo complejo. Sistemas de información y estrategias de negocios Cada uno de los principales tipos de sistemas de información, presta ayuda valiosa a las organizaciones en la resolución de un problema importante. Tales sistemas, que son potentes herramientas para mantenerse al frente de la competencia, se denominan sistemas de información estratégicos. Los sistemas de información estratégicos son sistemas de computación en cualquier nivel de la organización que modifican las metas, las operaciones, los productos, los servicios o las relaciones con el entorno, para ayudar a la organización a adquirir una ventaja competitiva. Los sistemas de información estratégicos no son lo mismo que los sistemas en el nivel estratégico para los administradores de nivel superior. Los sistemas de información estratégicos se pueden usar en todos los niveles de la organización y tienen mayor alcance que los otros tipos de sistemas. En general no existe un solo sistema estratégico que lo abarque todo sino que hay varios sistemas que operan en diferentes niveles estratégicos: el negocio, la compañía y la industria. Estrategia en el nivel de negocio y el modelo de la cadena de valor En este nivel la pregunta clave es ¿cómo es posible competir eficazmente en este mercado específico? Las estrategias genéricas mas comunes en este nivel son: 1) convertirse en el productor de bajo costo, 2) diferenciar el producto o servicio y 3) alterar el alcance de la competencia, ampliando el mercado para incluir mercados globales, o bien estrechando el mercado para enfocarse en nichos pequeños que los competidores no atienden bien. Cómo aprovechar la tecnología en la cadena de valor En el nivel de negocio, la herramienta analítica más común es el análisis de cadena de valor. El modelo de la cadena de valor destaca las actividades primarias o de apoyo que añaden un margen de valor a los productos o servicios de una compañía y en las que se pueden aplicar óptimamente los sistemas de información para lograr una ventaja competitiva. Las actividades primarias son aquellas que están mas directamente relacionadas con la producción y distribución de los bienes y servicios de la compañía y que crean valor para el cliente. Las actividades primarias incluyen logística de entrada (incluye la recepción y el almacenamiento de los materiales para distribuirlos a producción), operaciones (transforman los insumos en productos terminados), logística de salida (abarca el almacenamiento y la distribución de productos), marketing y ventas (incluye la promoción y venta de los productos de la compañía) y servicio (implica el mantenimiento y la reparación de los bienes y servicios de la compañía).

Las actividades de apoyo hacen posible la realización de las actividades primarias y consisten en la infraestructura de la organización (administración y dirección), recursos humanos (contratación, capacitación de empleados), tecnología (mejoras del producto y del proceso de producción) y compras (obtención de insumos). Las organizaciones tienen una ventaja competitiva cuando ofrecen más valor a sus clientes o cuando les ofrecen el mismo valor a un precio mas bajo. Un sistema de información podría tener un impacto estratégico si ayudara a la compañía a ofrecer productos o servicios a un costo mas bajo que los competidores o al mismo precio pero con mayor valor. Productos y servicios con sistemas de información Las compañías pueden usar sistemas de información para crear productos y servicios nuevos y exclusivos que se distingan fácilmente de los de sus competidores. Los sistemas de información estratégicos para diferenciación de productos consisten en estrategias competitivas para crear lealtad a la marca, mediante el desarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no pueden copiar fácilmente. Así las compañías que cuentan con productos diferenciados ya no tendrán que competir con base en el costo. Sistemas para concentrarse en un nicho de mercado Los negocios pueden crear nuevos nichos de mercado si identifican una meta para un producto o servicio que pueda servir mejor que los demás. Mediante diferenciación enfocada la compañía es capaz de ofrecer a este mercado estrecho un producto o servicio especializado mejor que sus competidores. Los sistemas de información permiten a las compañías analizar los patrones de compra, gustos y preferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus campañas publicitarias y de marketing de forma eficiente a mercados meta cada vez más pequeños. Se usa una herramienta de software avanzada para la extracción de datos que consiste en un análisis de grandes cantidades de datos para encontrar patrones y reglas que puedan guiar la toma de decisiones y predecir un comportamiento futuro. La extracción de datos es una herramienta potente y rentable pero pone en peligro la intimidad de los individuos. Administración de la cadena de abasto y de los sistemas de respuesta eficiente a clientes Los inventarios sólo son un peso muerto para la compañía. Por ello muchas compañías tratan de usar IT para eliminar o reducir considerablemente sus inventarios. La administración de la cadena de abasto integra las necesidades de logística de proveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso cohesivo. La cadena de abasto es un conjunto de entidades físicas, como plantas de producción, centros de distribución, etc., que se vinculan a través de procesos como compras o logística, a fin de suministrar bienes o servicios desde su origen hasta el consumidor final. Los sistemas de administración de la cadena de abasto no sólo reducen los costos de inventario, sino que también suelen entregar el producto más rápido al cliente. La administración de la cadena de valor puede servir para crear eficientes sistemas de respuesta a clientes. La comodidad y facilidad de uso de estos sistemas de información elevan los costos de cambio (el costo de cambiar de un producto a un producto competidor), y ello desanima a los clientes a acudir a los competidores. Estos sistemas de información también benefician a los proveedores quienes pueden monitorear continuamente las necesidades de productos, la calendarización de las fábricas y los compromisos de sus clientes, y compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre este disponible suficiente inventario. Estrategia en el nivel de compañía y tecnología de información Una empresa por lo regular es un conjunto de negocios. Es común que la compañía este organizada financieramente como un conjunto de unidades estratégicas de negocios, y sus rendimientos están estrechamente vinculados con el desempeño de esas unidades. Así aparece el

concepto de sinergia: si lo que unas unidades producen puede servir como insumos para otras unidades o si dos organizaciones pueden unir sus mercados y conocimientos, estas relaciones pueden bajar los costos y generar utilidades. ¿Cómo es posible usar IT estratégicamente en estos casos? Un uso de la tecnología de información en estas situaciones de sinergia es conjuntar las operaciones de unidades de negocios distintas, de modo que puedan actuar como un todo. Tales sistemas reducirán los costos de la venta, aumentarían el acceso de clientes a nuevos productos financieros y acelerarían el proceso de introducir al mercado nuevos instrumentos. Mejoramiento de las aptitudes centrales Un segundo concepto en cuanto a estrategias en el nivel de compañía implica la idea de “aptitud central”. El argumento es que el desempeño de todas las unidades de negocios solo puede mejorar en la medida en que dichas unidades desarrollen o creen un núcleo central de aptitudes. Una aptitud central es una actividad en la que una compañía es líder de clase mundial. ¿Cómo puede usarse IT para promover o crear aptitudes centrales? Cualquier sistema que fomente compartir conocimientos entre unidades de negocios, coadyuva a la aptitud. La extracción de datos puede verse como un generador de conocimiento: ayuda a la compañía a conocer a sus clientes de forma singular. Por lo tanto la extracción de datos es un promotor de aptitudes en el nivel de la compañía, no solo en el nivel de negocio. Estrategia en el nivel de industria y sistemas de información: fuerzas competitivas y economía de redes Las compañías en su conjunto constituyen industrias. Aunque la mayor parte de los análisis estratégicos hace hincapié en la competencia, se puede ganar dinero cooperando con otras compañías de la industria o de industrias relacionadas. Sociedades de información: Las compañías pueden formar sociedades de información e incluso vincular sus sistemas de información para lograr sinergias singulares. En una sociedad de información, ambas compañías unen sus fuerzas, sin fusionarse realmente, compartiendo información para obtener una ventaja estratégica. Tales sociedades ayudan a la compañía a tener acceso a nuevos clientes, al crear nuevas oportunidades para efectuar ventas cruzadas y dirigir sus productos. Las compañías pueden compartir la inversión en hardware y software. Se usan dos modelos analíticos en el nivel de industria: - Modelo de fuerzas competitivas: es un modelo empleado para describir la interacción de influencias externas, específicamente amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir de una organización. Una compañía enfrenta varias amenazas y oportunidades externas. Si trabajan con otras compañías, los participantes en la industria pueden usar tecnología de información para crear estándares para toda la industria, que permitan intercambiar información, obligando a todos los participantes en el mercado a adoptar estándares similares. Esto aumenta la eficiencia de la industria lo que desanima la entrada de nuevos competidores. - Economía de redes: modelo basado en el concepto de una red en la que la adición de un participante más implica cero costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor. Uso de sistemas para obtener ventajas competitivas: aspectos de administración. Los sistemas de información estratégicos a menudo modifican a la organización, al igual que a sus productos, servicios y procedimientos operativos, haciendo que adopten nuevos patrones de conducta. Manejo de transacciones estratégicas

La adopción de los tipos de sistemas estratégicos por lo regular requiere cambios en las metas del negocio, las relaciones con clientes y proveedores, las operaciones internas y la arquitectura de información. Estos cambios socio técnicos, que afectan a los elementos sociales y técnicos, pueden considerarse transacciones estratégicas. Con la ayuda de sistemas de información el proveedor es quien toma realmente las decisiones de reabastecimiento de inventarios, con base en datos de pedidos proporcionados por los clientes, esta modalidad de control de inventarios, llamada inventarios controlados por el proveedor, se basa en la teoría de que los proveedores son los expertos en el producto y por tanto son los mas indicados para asegurarse que el abasto coincida con la demanda. Lo que los administradores pueden hacer: Los sistemas de información son demasiado importantes como para dejarse en su totalidad a un pequeño grupo técnico de la corporación. Los administradores deben tomar la iniciativa para identificar los tipos de sistemas que ofrecerían una ventaja estratégica a la compañía. Los administradores deben hacerse varias preguntas, entre ellas: ¿qué fuerzas operan en la industria?, ¿qué estrategias esta usando los líderes de la industria?, ¿cómo esta usando actualmente la industria la tecnología de información?, etc. Una vez que hayan considerado estas cuestiones los administradores tendrán una idea clara de si su compañía esta lista, o no, para tener sistemas de información estratégicos.

CAPITULO 3 3.1 La relación entre organizaciones y sistemas de información Los sistemas de información, han contribuido a la eficiencia y eficacia de las organizaciones. La relación bidireccional: * Los sistemas de información y las organizaciones, tienen una influencia mutua. Por una parte, los sistemas de información, deben estar alineados con la organización, para proporcionar la información que necesitan importantes grupos dentro de ellas. Por otra parte, la organización de be ser consiente y debe abrirse a las influencias de los sistemas de información, si es que quiere beneficiarse de las nuevas tecnologías. Los sistemas de información afectan a las organizaciones, y éstas afectan por fuerza al diseño de los sistemas. * La relación es muy compleja * Factores mediadores que influyen en la interacción entre la tecnología de Información, y las organizaciones:

La estructura de las organizaciones. Sus procedimientos operativos estándar La Política La cultura El entorno Las decisiones de la gerencia (por que son los administradores quienes deciden que sistemas se construirán, que harán estos, como se implementarán, etc.

* Los administradores y las organizaciones, eligen los “impactos de computación que desean” ¿Qué es una organización? Organización (definición técnica): Es una estructura social formal estable que toma recursos y los procesa para producir salidas.

* El capital y la mano de obra, son factores de producción primarios proporcionados por el entorno. La organización transforma estas entradas en productos y servicios con una función de producción: Un proceso que transforma capital y mano de obra en un producto

* Los entornos consumen los productos y servicios a cambio de las entradas que proporcionan. * Es más estable que un grupo informal, en términos de longevidad y de lo rutinario de sus actividades. * Son formales porque son entidades legales y deben respetar las leyes, además tienen reglas y procedimientos internos. * Son estructuras sociales porque son conjuntos de elementos sociales.

Organización (definición conductual, más realista) Se trata de un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que alcanzan un delicado equilibrio con el paso del tiempo, gracias a los conflictos y la resolución de los mismos. * Relación entre estas definiciones y la tecnología de sistemas de información

1. Una perspectiva microeconomía técnica de las organizaciones, lleva a pensar que la introducción de la nueva tecnología altera la forma en que las entradas se combinan para producir salidas

2. La definición conductual, sugiere que la construcción de sistemas de información nuevos o la reconstrucción de viejos, implica mucho más que un re-acomodo técnico de maquinas o trabajadores. Más bien el cambio tecnológico requiere cambios en la propiedad y en control de la información, en quienes tienen derecho a acceder y actualizar esa información, y en quien toma decisiones acerca de quienes, cuando y como.

3. La perspectiva más compleja, obliga a examinar la forma en que está diseñado el trabajo y los procedimientos que se aplica para obtener las salidas.

4. Las definiciones técnica y conductual, no son contradictorias; de hecho, se complementan. La definición técnica: Dice como miles de compañías en los mercados competitivos combinan capital, mano de obra y tecnología de información, Mientras que el modelo conductual: Nos lleva al interior de la compañía individual, para ver como empresas específicas, usar realmente el capital y la mano de obra para producir salidas.

5. Los sistemas de información pueden alterara la vida en la organización. Algunos sistemas de información modifican el equilibrio de derechos, privilegios, obligaciones, responsabilidades y sentimientos, que se ha establecido dentro de la organización a lo largo del tiempo. Esto significa que los administradores no pueden diseñar sistemas nuevos ni comprender a los sistemas existentes si no se entienden a las organizaciones.

3.2 Principales características de las Organizaciones Características que los administradores deben tener presentes al construir sistemas de información Estas, son factores mediadores que influyen en la relación entre las organizaciones y la tecnología de Información Algunas características son comunes a todas ellas, otras distinguen a una de otra.

Características comunes:

1. División clara del trabajo 2. Jerarquía 3. Reglas y procedimientos explícitos. 4. Juicios imparciales 5. Requisitos técnicos para los puestos. 6. Eficiencia máxima de organización

La autoridad y las acciones están limitadas por reglas o procedimientos abstractos (procedimientos operativos estándar) que se interpretan y aplican a casos específicos. Estas

reglas crean un sistema de toma de decisiones imparcial y universalista (todo el mundo recibe el mismo trato). La organización misma está dedicada al principio de la eficiencia: Maximizar la producción utilizando insumos limitados. A estas, Max Weber, las llamó “organizaciones burocracias”: Organización formal con una organización muy nítida del trabajo, reglas y procedimientos abstractos y toma de decisiones imparcial, que se basa en las aptitudes técnicas y el profesionalismo para promover a los empleados,

Procedimientos operativos estándar (SOP): Reglas, procedimientos y prácticas precisos y definidos, que las organizaciones desarrollan para enfrentar prácticamente todas las situaciones esperadas. Alguna de esas reglas y procedimientos se asientan por escrito como procedimientos formales, pero casi todas son reglas empíricas que se siguen en situaciones dadas. Una buena parte de la eficiencia que alcanzan las organizaciones modernas, tiene poco que ver con las computadoras y mucho que ver con el desarrollo de procedimientos operativos estándar. Cualquier cambio en los SOP, requiere un gran esfuerzo de organización.

Políticas de la organización: Dado que los individuos tiene intereses y especialidades, es natural que tengan diferentes puntos de vista, perspectivas y opiniones. A causa de estas, se dan pungas políticas, competencias y conflictos en todas las organizaciones, incluso se presentan cuando individuos o grupos de interés, tratando ejercer el liderazgo y obtener ventajas. Una dificultad para ejecutar cambios en las organizaciones es la resistencia política. Todos los sistemas de información que causan cambios en las metas, los procedimientos, la productividad y el personal, tiene una carga política.

Cultura de la organización: todas las organizaciones tienen supuestos fundamentales, irrefutables e indudables que definen las metas y los productos.

Cultura : Es el conjunto de supuestos fundamentales acerca de lo que la organización debe producir, que procesos de negocios deben usarse, como deben definirse, y como, donde y para quienes deben producirse los productos. Todo lo demás (tecnología, valores, normas, anuncios públicos, etc.) se sigue a partir de esos supuestos. La cultura de una organización es una fuerza unificadora potente, que limita el conflicto político y promueve un entendimiento común, un acuerdo en cuento a procedimientos y prácticas comunes. A mismo tiempo, restringe los cambio, sobre todo los tecnológicos. Cualquier cambio tecnológico que amenaza los supuestos culturales comunes, enfrenta una resistencia muy fuerte. Hay ocasiones en que la única forma sensata de utilizar una tecnología nueva se opone directamente a una cultura de organización existente.

Características singulares: No hay dos organizaciones idénticas. Las organizaciones tienen diferentes estructuras, metas, grupos de interés, estilos de liderazgo, tareas y entornos. Diferentes tipos de organizaciones: un aspecto importante en que difieren es su estructura y su forma.

Organizaciones y entornos: Las organizaciones residen en entornos de los que extraen recursos y a los que suministran bienes y servicios. Las organizaciones y los entornos tiene una relación recíproca bidireccional. Por un lado las organizaciones están abiertas al entorno social y físico que las rodea y dependen de éste.

Tipo de organización Descripción Ejemplo Estructura empresarial � Compañía joven y Negocios pequeños que

pequeña � Entorno que cambia rápidamente. � Estructura simple y es manejada por un empresario (único presidente ejecutivo)

inician.

Burocracia mecánica

� Burocracia grande que existe � entorno que cambia lentamente y � Genera productos estándar. � Un equipo gerencial centralizado la domina, � La toma de decisiones esta centralizada.

Compañía manufacturera de tamaño mediano

Burocracia con divisiones

� Combinación de múltiples burocracias mecánicas, � Cada una de las cuales produce un bien o servicio distinto; � todas están dirigidas por una oficina central

Compañías Fortune 500, como General Motors

Burocracia profesional

� Organización basada en conocimientos � En la que los bienes y servicios dependen de la experiencia y los conocimientos de profesionales. � La dominan jefes de departamento con autoridad centralizada débil.

Bufetes de abogados, sistemas Escolares, hospitales.

Adhocracia

� Organización de “equipo de trabajo” que debe responder a � Entornos que cambian rápidamente. � Consta de grupos grandes de especialistas organizados de equipos multidisciplinarios efímeros, con � Administración central débil.

Empresas consultoras.

Las organizaciones necesitan recursos financieros y legitimidad política (un conjunto de leyes según las cuales operan), provistos por instituciones externas y gobiernos. Los clientes son miembros importantes del entorno, y los conocimientos y la tecnología también forman parte de él: los producen otros actores de entorno y la organización los adquiere como mano de obra calificada o como activos de conocimiento puros (como bases de datos u otros flujos de información). Por otra parte, las organizaciones pueden influir en sus entornos, forman alianzas con otras para influir en el proceso político, alternando el entorno fiscal para adecuarlo a sus necesidades

La tecnología de información, y los sistemas de negocios, desempeño un rol importante porque ayudan a las organizaciones a percibir cambios en su entorno y también actuar sobre este. Los sistemas de información son herramientas claves para la exploración del entorno, pues ayudan a los administradores a identificar cambios externos que podría requerir una respuesta por parte de la organización. Los entornos generalmente cambian con mayor rapidez que las organizaciones. Los entornos de las organizaciones cambian por: Cambios en los conocimientos y la tecnología, nuevos valores y mercados, y cambios en la distribución global de la riqueza. Estos son una causa importante de los fracasos de las organizaciones. Las organizaciones reaccionan ante ellos de diversas maneras, otras se resisten más a los cambios, es decir aprenden asilándose de su entorno y sobreviven apoyándose en recursos flojos y en ahorros y se vuelven eficientes en su actividad tradicional, pero estos mecanismos para sobrellevar y aprender se agotan y las organizaciones fracasan. Las principales razones del fracaso de las organizaciones son la incapacidad para adaptarse a un entorno que cambia rápidamente y la falta de recursos para sobrellevar incluso periodos cortos de tiempos difíciles, someten a tensiones a la cultura, la política y el personal de cualquier organización. Desde el punto de vista de las organizaciones, la tecnología es un factor importante del entorno que continuamente amenaza la situación existente. Otras diferencias entre las organizaciones. Difieren en cuanto a sus metas finales y los tipos de poder que se usan para alcanzar esas metas. Algunas organizaciones tienen metas coercitivas (como las prisiones); otras tienen metas utilitarias ( como los negocios), y otras más tienen metas normativas (universidades, grupos religiosos). Los tipos de poder e incentivos difieren de manera acorde, una organización Coercitiva es muy jerárquica, mientras que una normativa es menos jerárquica. La naturaleza del liderazgo defiere mucho de una organización a otra, incluso en organizaciones similares dedicadas a la misma meta. Entre los principales estilos de liderazgo están: El democrático, el autoritario, el tecnocrático (según criterios técnicos, modelos formales), el burocrático (siguen estrictamente reglas formales) o “sin liderazgo”. Otro aspecto en que difieren es en las tareas que realizan y la tecnología que emplean. Las organizaciones que efectúan primordialmente tareas rutinarias, suelen ser jerárquicas y operan según procedimientos estándar. En otros casos, realizan tareas no rutinarias que requieren criterio.

Proceso de Negocios: “ Las formas particulares en que las organizaciones coordinan y organizan las actividades de trabajo, la información y los conocimientos, para producir un bien o servicio valioso”.

Son flujos concretos de materiales, información y conocimientos, es decir, conjuntos de actividades. Pero, por otra parte, se refieren a las formas particulares en que las organizaciones coordinan el trabajo, la información y los conocimientos, y las formas en que la gerencia decide coordinar el trabajo. El interés actual en estos se debe al reconocimiento de que el éxito estratégico depende, en última instancia, de que tan bien las compañías cumplen con su misión primaria de ofrecer bienes del más bajo costo y las más alta calidad a sus clientes. Suelen ser, por su naturaleza, multifuncionales, y trascienden las fronteras entre ventas, marketing, fabricación e investigación y desarrollo; los procesos abarcan varias partes de la estructura tradicional y agrupan empleados de diferentes especialidades funcionales para realizar un trabajo. Los objetivos son más externos y vinculados con la satisfacción de las demandas de los clientes y el mercado, que los del enfoque funcional tradicional. La gerencia evalúa que tan bien un grupo ejecuta un proceso. Los sistemas de información pueden ayudar a las organizaciones a lograr grandes eficiencias, automatizando parte de estos procesos o ayudando a repensar y agilizar dichos procesos con la ayuda de software de flujo de trabajo.

La automatización de procesos de negocios requiere análisis y planificación cuidadosos. Cuando se usan sistemas para fortalecer el modelo de negocios o el proceso de negocios equivocado, el negocio puede aumentar su eficiencia para hacer lo que no debería. El resultado es que la posición estratégica de la compañía sufre un menoscabo y se vuelve vulnerable a competidores que tal vez hayan descubierto el modelo de negocios correcto. Por ello, una de las decisiones estratégicas más importantes no se refiere a como usar computadoras para mejorar los procesos de negocios, sino a entender primero qué procesos de negocios necesitan mejorarse.

Niveles de análisis. Dentro de las organizaciones, hay diferentes niveles, ocupaciones, divisiones y grupos. El impacto de los sistemas de información probablemente será diferente para los distintos niveles y grupos dentro de una misma organizaciones. Cada nivel tiene diferentes intereses y un marco de análisis distinto. En los niveles individuales y de grupos pequeño, los sistemas de información atañen a un trabajo, tarea o proyecto específico. En los niveles de departamento y división, los sistemas de información se ocupan de una función de negocios, un producto o un servicio específico. En los niveles de organización, Interorganizacional y de redes de organizaciones, los sistemas de información apoyan múltiples productos, servicios y metas, y facilitan las alianzas y la coordinación entre dos organizaciones y grupos de organizaciones distintos.

Nivel de organización Actividad Ejemplo de sistemas de apoyo

Individual Trabajo, tarea Aplicación de PC, base de datos de clientes, personal, sistemas de apoyo a decisiones

Equipo Proyecto Programación de productos, acceso a datos de macro computadora, acceso datos de fuentes externas, necesidades de información dinámicas, DSS de grupo, groupware.

Departamento Función principal Cuentas por pagar, bodega, nómina, RRHH, marketing, necesidades de información estables, MIS, principales sistemas de transacciones.

División Producto o servicio principal

Sistemas para apoyar a producción, marketing, administración y RRHH, acceso a datos financieros y de planificación de la organización, MIS, principales sistemas de transacciones, Sistemas interactivos en línea

Organización Múltiples productos, servicios y metas

Sistemas financieros y de planificación integrados,

MIS, sistemas interactivos en línea, ESS

Interorganizacional Alianza, competencia intercambio, contacto

Sistemas de comunicaciones, sistemas de información estratégica, observaciones y monitoreo

Red de organizaciones Sector de la economía: Productos y servicios relacionados, interdependencias

Sistemas de comunicación informales, sistemas de informes formales en el nivel de industria y sector.

Gran parte del trabajo de una organizaciones lo realizan equipos de tareas informales, comités interdepartamentales, equipos de proyecto y comités. Los impactos de los sistemas serán diferentes en cada organización y solo un análisis minucioso de una organización específica permitirá diseñar y manejar los sistemas de información

Tipo de apoyo a grupo de trabajo.

Descripción Problemas Sistemas

Jerárquico Relación de trabajo formal entre el administrador y el personal

Reuniones frecuentes, entornos de trabajo dispersos

Videoconferencia, correo electrónico (uno a muchos)

Comités interdepartamentales

Actividades secuenciales “facilitadores”, “arregladores”.

Necesidad de comunicación directa ocasional.

Mensajes electrónicos (uno a uno)

Equipos de proyecto Grupos definidos formalmente, interacción estrecha día con día,

Cumplir con Programas

Software de calendarización y comunicación, herramientas de apoyo a reuniones, intercambio de documentos, intranet.

Comités Grupos definidos formalmente, interacción ocasional.

Carga máxima elevada, comunicaciones, reuniones intermitentes

Tableros de boletines electrónicos, videoconferencias, e-mail, conferencias por computadora.

Equipos de tarea Grupos definidos formalmente, con un solo propósito

Comunicación rápida acceso a datos internos y externos.

Exhibición de gráficos, utilidad de información, intercambio de documentos, herramientas de apoyo a reuniones.

Grupos de iguales / redes sociales.

Grupos informales de

Comunicación persona a persona

Teléfono, e-mail

individuos de categoría similar

3.3 Como las organizaciones afectan a los sistemas de información. Decisiones respecto al rol de sistemas de información. Las organizaciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de información porque toman decisiones acerca del uso de la tecnología y el rol que debe desempeñar. Los sistemas de información se han convertido en herramientas integrales, Interactivas, en línea, que participan plenamente en las operaciones y decisiones de minuto a minuto de las grandes organizaciones.

Servicios de tecnología de información. Una segunda forma en que las organizaciones afectan a la tecnología de información, es a través de decisiones acerca de quién diseñará, construirá y operará la tecnología dentro de la organización. Estas decisiones determinan la forma en que se suministran los servicios tecnológicos. La función de sistemas de información en la organización se compone de tres entidades bien definidas: La primera es la unidad de organización formal o función llamada departamento de sistemas de información. La segunda consiste en especialistas en sistemas de información, como programadores, analistas de sistemas, jefes de proyecto y administradores de sistemas de información. También especialistas externos, como proveedores y fabricantes de hardware, compañías de software y consultores, a menudo participan en las operaciones cotidianas y la planificación a largo plazo. Un tercer elemento es la tecnología misma, tanto hardware como software. Hoy en día, el grupo de sistemas de información actúa como poderoso agente del cambio de la organización y sugiere nuevas estrategias de negocios y nuevos productos basados en información, al coordinar tanto el desarrollo de tecnología como cambios planeados en la organización. El tamaño del grupo de sistemas y de los gastos totales en computadoras y sistemas de Información son más grandes en las organizaciones de servicio, en las que los sistemas de información pueden consumir más del 40% de los ingresos netos. Programadores: Especialistas técnicos altamente capacitados que escriben instrucciones para software. Analista de sistemas: especialistas que traducen los problemas y necesidades de negocios en necesidades y sistemas de información; actúan como enlace entre el departamento de sistemas de información Y el resto de la organización. En la mayor parte de los grupos de sistemas, una proporción cada vez más grande del personal consiste en analistas de sistemas porque constituyen el enlace principal entre el grupo de sistemas y el resto de la organización. Administradores de sistemas de información: son quienes dirigen (jefes) a los equipos de programadores y analistas, administradores de proyecto, administradores de instalaciones físicas, administradores de telecomunicaciones, jefes de grupos de automatización de oficina y administradores de operaciones de cómputo y de personal de captura de datos. Usuarios finales: son los representantes de departamentos externos al grupo de sistemas de información, para los cuales de desarrollan las aplicaciones. Estos usuarios están despeñando un rol cada vez más importante en el diseño y desarrollo de los sistemas de información. Funcionario de información en jefe (CIO): en muchas organizaciones, el departamento de sistemas de información está encabezado por un CIO, que es un puesto de la alta gerencia que supervisa el uso de tecnología de Información en la compañía. El último elemento es la tecnología misma: el hardware y las instrucciones del software. (Ver capítulos 6 y 7 para este)

Por que las organizaciones construyen sistemas de información: Los sistemas se construyen para incrementar la eficiencia y ahorrar dinero, pero en muchos casos se han vuelto indispensables par operar un negocio e incluso llegan a ser una fuente de

ventaja competitiva. Sin embargo, es factible que ésta no sea la única o ni siquiera la principal razón para adoptar sistemas. Algunas organizaciones construyen sistemas simplemente porque son más innovadoras que otras: tienen valores que fomentan cualquiera tipo de innovación, sin pensar en su beneficio económico directo par la compañía. En algunos casos debido a las ambiciones de diversos grupos dentro de la organización, y en otros, los cambios en el entrono de la organización (incluidos cambios en los reglamentos del gobierno, las acciones de los competidores y los costos) exigen como respuesta un sistema de computación.

EL proceso de desarrollo de los sistemas: Factores Externos Factores Internos ( Factores del entorno) (Factores Institucionales) Incertidumbre Valores Oportunidades Normas Intereses Desarrollo de los Sistemas Adopción Utilización Administración.

Los Factores del Entorno son aquellos factores externos a la organización que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información. Son: el aumento en los costos de manos e obra y de otros recursos, las acciones competitivas de otras organizaciones y los cambios en los reglamentos del gobierno. El entorno también ofrece oportunidades a las organizaciones tecnológicas, fuentes de capital, y procesos de producción nuevos; las desaparición de in competidor o un nuevo programa del gobierno que lleva la demanda de cientos de productos. Los Factores Institucionales son factores internos que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información, e incluyen calores, normas e intereses vitales que gobiernan cuestiones de importancia estratégica para la organización. El sistema resultante se adopta, desarrolla y opera por razones puramente internas, institucionales.

3.4 cómo los sistemas de información afectan a las organizaciones.

A) Teorías económicas: Desde un punto de vista económica:

� La tecnología de sistemas de información puede verse como un factor de producción posible de ser sustituido libremente por capital y mano de obra. A medida que baja el costo de la tecnología de sistemas de información, sustituye a la mano de obra, cuyo costo histórico ha ido en aumento. Así, en el MODELO MICROECONOMICO de la compañía, la tecnología de información debe dar pie a una reducción en el número de administradores de nivel medio y oficinistas, a medida que se lleva a cabo la sustitución.

Modelo microeconómico: modelo que ve a la tecnología de información como un factor de producción que puede sustituirse libremente por capital y mano de obra.

� También ayuda a contraerse, porque puede reducir los costos de transacción: aquellos en los que la compañía incurre cuando compra en le mercado lo que no puede

hacer ella misma. Según la Teoría del Costo de Transacción, las compañías y los individuos tratan de ahorrar costos de transacción, así como lo hacen con los costos de producción. Tradicionalmente, las Cías. Han tratado de reducir costos de transacción haciéndose más grandes, contratando a mas empleados o comprando a sus proveedores y distribuidores

La tecnología y en especial el uso de redes, puede ayudar a las compañías a reducir el costo de participar en el mercado (costos de transacción), haciendo costeable contratar a proveedores externos, en lugar d usar fuentes internas. A medida que bajan los costos de transacción, el tamaño de la Cía. (el Nº de empleados) debe reducirse, porque le resulta mas fácil y económico comprar bienes y servicios en el mercado que hacerlos ella misma. El tamaño de la compañía puede mantenerse constante o incluso reducirse e aumentan sus ingresos. Teoría del costo de transacción: Teoría económica según la cual las compañías existen porque pueden efectuar, internamente, transacciones del mercado a un costo mas bajo que si las efectúan con compañías externas en el mercado.

� La tecnología de información también puede reducir costos de administración internos.

La Tecnología, al reducir los costos d adquirir y analizar información, permite a las organizaciones reducir los costos de agencia, porque para los administradores es más fácil supervisar a un mayor Nº de empleados. Al reducir los costros de gerencia totales, la tecnología de información permite a las compañías incrementar sus ganancias y al mismo tiempo reducir el Nº de administradores de nivel medio y trabajadores de oficina. Teoría de Agencia: teoría económica que ve a la CIA como un nexo de contratos entre individuos egoístas, mas que como una entidad unificada que maximiza las utilidades. B) Teorías Conductuales: Mientras que las teorías económicas tratan de explicar como actúa un gran numero de compañías en el mercado, las Teorías Conductuales de la sociología, psicología y ciencias políticas son mas útiles para describir el comportamiento de compañías individuales. La tecnología de información podría modificar la jerarquía o la toma de decisiones de las organizaciones, al reducir los costos de adquirir información y ampliar la distribución de la misma. La tecnología podría llevar información directamente de las unidades operativas a los administradores de nivel superior, eliminando así a administradores de nivel medio y a trabajadores de oficina que los apoyan. Algunas investigaciones sugieren que la computarización incrementa la información que se proporciona a los administradores de nivel medio, facultándolos para tomar decisiones más importantes que en l pasado y reduciendo así la necesidad de tener grandes cantidades de trabajadores de nivel mas bajo. La forma de las organizaciones deberá aplanarse porque los trabajadores profesionales suelen auto dirigirse; y la toma de decisiones deberá volverse mas descentralizada a medida que los conocimientos y la información se extienden a todas las áreas. La tecnología puede fomentar las organizaciones de “equipos de trabajo” conectados en res, en los que grupos de profesionales se reúnen, durante periodos cortos para llevar a cabo una tarea especifica; una vez que se ha efectuado la tarea, los individuos se unen a otros equipos de trabajo. Políticas de organización y resistencia al cambio Otro enfoque conductual ve a los sistemas de información como resultado de una competencia política entre subgrupos de la organización, par obtener influencia sobre las políticas, los procedimientos y los recursos de la misma. Es inevitable que los sistemas de información se vean envueltos en la política de las organizaciones porque influyen en el acceso a un recurso clave: La Información (los sistemas de información pueden afectar a quién hace qué para quiénes, cuándo, dónde y cómo dentro de una organización) Puesto que los sistemas de información tienen potencial para modificar la estructura, la cultura, la política y el trabajo de una organización, es común que se oponga resistencia considerable a ello cuando se le introduce.

Hay varias formas de visualizar la resistencia dentro de la organización. Leavitt utilizo una forma de diamante para ilustrar el carácter interrelacionado y de ajuste mutuo de la tecnología y la organización. Aquí, las tareas, las estructuras y el personal de las organizaciones absorben, desvían y superan los cambios en la tecnología. Según este modelo, la única forma de lograr un cambio es modificar simultáneamente tecnología, tareas, estructuras y personal. Internet y las organizaciones. Internet, y en especial la World Wide Web, está comenzando a tener un impacto importante sobre las relaciones entre compañías y entidades externas, e incluso sobre las organizaciones de los procesos de negocios dentro de una compañía. Internet aumenta la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de información y conocimientos en las organizaciones; puede reducir drásticamente los costos de transacción y de agencia. Los negocios están reconstruyendo lentamente algunos de sus procesos clave con base en la nueva tecnología Internet. Si el anterior trabajo con redes sirve como guía, un resultado será la simplificación de los procesos de negocios, una reducción en el número de empleados, y organizaciones mucho más planas que antes. Implicaciones para el diseño y entendimiento de los sistemas de información. Si se quieren cosechar los beneficios de la tecnología, es preciso manejar las innovaciones en la organización (cambios en la cultura, valores, normas y orientaciones de los grupos de interés) con la misma planificación y dedicación con que se manejan los cambios tecnológicos. Factores a considerar en los planes de sistemas: Los factores de organización cruciales son:

� El entorno en el que la organización debe funcionar. � La estructura de la organización: jerarquía, especialización, procedimientos

operativos estándar. � La cultura y política de la organización. � El tipo de organización. � La naturaleza y el estilo de liderazgo � El grado de apoyo y compresión de la alta gerencia � El nivel de la organización en el que reside el sistema � Los principales grupos de interés a los que el sistema afecta � Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios que el sistema de

información debe apoyar � Los sentimientos y las actitudes de los trabajadores que usarán el sistema de

información La historia de la organización: inversiones anteriores en tecnología de información, habilidades existentes, programas importantes y recursos humanos.