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MODIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOCIALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE
DISPOSICIÓN Y APERTURA A LOS CAMBIOS DE TALENTO UNIANDES DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES CON AYUDA DEL ERP SAP
LAURA MILENA PARRA URREGO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
OPCIÓN PRÁCTICAS EMPRESARIALES
BOGOTÁ D.C.
2018
MODIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOCIALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE
DISPOSICIÓN Y APERTURA A LOS CAMBIOS DE TALENTO UNIANDES DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES CON AYUDA DEL ERP SAP
LAURA MILENA PARRA URREGO - 539085
PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERA
INDUSTRIAL
TUTOR: FLOR NANCY DIAZ PIRAQUIVE Doctora en Informática: Sociedad de la Información y el Conocimiento
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
OPCIÓN PRÁCTICAS EMPRESARIALES
BOGOTÁ D.C.
2018
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4
Este trabajo lo dedico primero a Dios,
a mis padres, tía y hermana que apoyaron
y acompañaron. A mi novio que siempre
ha estado conmigo, me entendió y dio
fuerzas y a mis compañeros de carrera
que trabajando en equipo cumplimos
como ingenieros industriales.
5
Nota de aceptación:
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FLOR NANCY DÍAZ PIRAQUIVE
Tutor
Bogotá, noviembre 26 de 2018.
6
CONTENIDO
pág
INTRODUCCIÓN 17 1. GENERALIDADES 19 1.1 ANTECEDENTES 19
1.2 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 20
1.2.1 Descripción del problema 20 1.2.2 Formulación del problema 23
1.3 OBJETIVOS 24 1.3.1 Objetivo general 24 1.3.2 Objetivos específicos 24
1.4 JUSTIFICACIÓN 24 1.5 DELIMITACIÓN 25 1.5.1 Espacio 25
1.5.2 Tiempo 25 1.5.3 Contenido 25
1.5.4 Alcance 25 1.6 MARCO DE REFERENCIA 26
1.6.1 Marco teórico 26 1.6.2 Marco conceptual 30
1.7 METODOLOGÍA 35 1.7.1 Tipo de estudio 35 1.7.2 Fuentes de información 35
1.7.2.1 Fuentes primarias 35 1.7.2.2 Fuentes secundarias 35
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO 35 2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA 37 2.1 DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA 37 2.2 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 38
2.2.1 Esquema en SAP del Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes 41
2.2.2 Diagrama de procesos: “Socialización del taller Disposición y Apertura a Cambios” 43 2.3 GRÁFICO CAUSA-EFECTO DEL PROBLEMA 45 2.3.1 Estrategias de mejora 47 2.4 MATRIZ DE EVALUACIÓN DOFA DE LA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESO DE LA SOCIALIZACIÓN DE DISPOSICIÓN Y APERTURA A CAMBIOS 48
7
2.4.1 Estrategias 49 3. DOCUMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS 50 3.1 DISEÑO DE PLANTILLAS DE CARGUE 50
3.1.1 Plantilla de cargue de eventos masivos 50 3.1.2 Plantilla de cargue masivo de participantes a elementos tipo E 52 3.2 INSTRUCTIVOS CARGUE MASIVO DE INFORMACIÓN 53 3.2.1 Cargue masivo de eventos de formación 53 3.2.2 Diagrama de proceso cargue masivo de información 66
3.3 INSTRUCTIVO PARA CARGUE MASIVO DE PARTICIPANTES EN ELEMENTOS TIPO E 70
3.3.2 Diagrama de proceso cargue masivo de información 83 3.4 MODIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOCIALIZACIÓN DEL TEMA DISPOSICIÓN Y APERTURA A CAMBIOS 87 3.4.1 Instructivo de descargue de informes de participación 89
3.4.2 Instructivo de inscripción a eventos en tiempo real 95 4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO 104 4.1 GENERALIDADES 104 4.1.1 Objetivo 104
4.1.2 Fases 104 4.1.2 Estrategias 105
4.2.1 Acciones de información 105
4.3 ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN 106
4.3.1 Reuniones 106 4.3.3 Simulaciones 106 4.4 OTRAS ACTIVIDADES 106
4.4.1 Actividades de evaluación 106 4.4.2 Encuestas de satisfacción 107
4.5 METAS 109 4.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 110 5.CONCLUSIONES 111 6. RECOMENDACIONES 112 BIBLIOGRAFÍA 113 ANEXOS 118
8
LISTA DE TABLAS
pág. Tabla 1: Recuento información disponible en el Plan de Formación y Desarrollo, en ella información del tema Disposición y Apertura a cambios. 21 Tabla 2: Datos disponibles en Excel vrs. datos cargados en SAP 22 Tabla 3: Matriz resumen para proceso de migración de datos. 46 Tabla 4: Plantilla tipo Excel para cargue masivo de elementos tipo E (eventos) 51 Tabla 5: Plantilla tipo Excel para cargue masivo de participantes en elementos tipo E 52 Tabla 6: cronograma de sensibilización para empleados 110
9
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1: Gráfica de información disponible vrs. información en SAP 22 Figura 2: Gráfica información disponible "disposición y apertura a cambios" vrs. información cargada en SAP "disposición y apertura a cambios" 23 Figura 3: Resumen Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes 39 Figura 4: Esquema Plan de Formación y Dllo. del Talento Uniandes en SAP 42 Figura 5: Diagrama de procesos: taller “Disposición y Apertura al Cambio” 44 Figura 6: Diagrama Causa y Efecto de la inconsistencia en el registro de información del programa “Disposición y Apertura al cambio” 46 Figura 7: Matriz DOFA de la estandarización del proceso de socialización de disposición y apertura a cambios 48 Figura 8: Plantilla tipo Texto delimitado por tabulaciones para cargue masivo de elementos tipo E (eventos) 51 Figura 9: Plantilla tipo Texto delimitado por tabulaciones para cargue masivo de participantes en elementos tipo E 52 Figura 10: Paso 1, entrada a transacción “LSMW” instructivo cargue masivo de eventos 53 Figura 11: Paso 2, digitar “TEA_HCM”, instructivo de cargue masivo de eventos . 54 Figura 12: Paso 3, digitar “OM”, instructivo de cargue masivo de eventos 54 Figura 13: Paso 4, digitar “CREAR_EVENTO”, instructivo de cargue masivo de eventos 55 Figura 14: Paso 5, ejecución, instructivo de cargue masivo de eventos 55 Figura 15: Paso 6, dar doble click en “Specify files”, instructivo de cargue masivo de eventos 56 Figura 16: Paso 7, cargar archivo, instructivo de cargue masivo de eventos 56
10
Figura 17: Paso 8, doble click en “Read Data”, instructivo de cargue masivo de eventos 57 Figura 18: Paso 9, ejecutar read data, instructivo de cargue masivo de eventos 57 Figura 19: Paso 10, doble click en “Display Read Data”, instructivo de cargue masivo de eventos 58 Figura 20: Paso 11, permitir ejecución, instructivo de cargue masivo de eventos . 58 Figura 21: Paso 12, corroborar datos, instructivo de cargue masivo de eventos 59 Figura 22: Paso 13, doble click en “Convert Data”, instructivo de cargue masivo de eventos 59 Figura 23: Paso 14, click en ejecutar convert data, instructivo de cargue masivo de eventos 60 Figura 24: Paso 15, confirmación de la totalidad de datos, instructivo de cargue masivo de eventos 60 Figura 25: Paso 16, entrar a “Display Converted Data”, instructivo de cargue masivo de eventos 61 Figura 26: Paso 17, ejecutar, instructivo de cargue masivo de eventos 61 Figura 27: Paso 18, corroborar datos convertidos, instructivo de cargue masivo de eventos 62 Figura 28: Paso 19, entrar a “Create Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos 62 Figura 29: Paso 20, ejecutar “Create Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos 63 Figura 30: Paso 21, ejecutar transacciones creadas, instructivo de cargue masivo de eventos 63 Figura 31: Paso 22, entrar a “Run Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos 64 Figura 32: Paso 23, ejecutar “Run Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos 64
11
Figura 33: Paso 24, indicar vista de tipo de errores al ejecutar, instructivo de cargue masivo de eventos 65 Figura 34: Paso 25, finalizar, instructivo de cargue masivo de eventos 65 Figura 35: Flujograma de creación y cargue de eventos masivos en SAP 67 Figura 36: Resultado de cargue masivo de eventos en SAP. 69 Figura 37: Paso 1, ingresar a la transacción LSMW, instructivo de inscripción de participantes 71 Figura 38: Paso 2, digitar e ingresar “TEA_HCM”, instructivo de inscripción de participantes 71 Figura 39: Paso 3, ingresar “OM”, instructivo de inscripción de participantes 72 Figura 40: Paso 4, ingresar “INSC_PARTICIPAN” instructivo de inscripción de participantes 72 Figura 41: Paso 5, ejecutar campos, instructivo de inscripción de participantes 73 Figura 42: Paso 6, doble click en “Specify files”, instructivo de inscripción de participantes 73 Figura 43: Paso 7, guardar archivo tipo texto delimitado por tabulaciones, instructivo de inscripción de participantes 74 Figura 44: Paso 8, doble click e ingresar a “Read data” instructivo de inscripción de participantes 74 Figura 45: Paso 9, doble click en ejecutar “Read data”, instructivo de inscripción de participantes 75 Figura 46: Paso 10, ingresar a “Display Read Data”, instructivo de inscripción de participantes 75 Figura 47: Paso 11, permitir “Display Read Data”, instructivo de inscripción de participantes 76 Figura 48: Paso 12, corroborar datos, instructivo de inscripción de participantes . 76 Figura 49: Paso 13, ingresar a “Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes 77
12
Figura 50: Paso 14, ejecutar “Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes 77 Figura 51: Paso 15, corroborar total datos convertidos, instructivo de inscripción de participantes 78 Figura 52: Paso 16, ingresar a “Display Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes 78 Figura 53: Paso 17, ejecutar “Display Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes 79 Figura 54: Paso 18, corroborar datos, instructivo de inscripción de participantes 79 Figura 55: Paso 19, ingresar a “Create Batch Session”, instructivo de inscripción de participantes 80 Figura 56: Paso 20, ejecutar “Create Batch Session”, instructivo de inscripción de participantes 80 Figura 57: Paso 21, aceptar transacciones creadas, instructivo de inscripción de participantes 81 Figura 58: Paso 22, ingresar a “Run Batch Input Session”, instructivo de inscripción de participantes 81 Figura 59: Paso 23, ejecutar “Run Batch Input Session”, instructivo de inscripción de participantes 82 Figura 60: Paso 24, indicar vista de tipo de errores al ejecutar, instructivo de inscripción de participantes 82 Figura 61: Paso 25, click en finalizar batch input, instructivo de inscripción de participantes 83 Figura 62: Flujograma de creación y cargue masivo de participantes en SAP 84 Figura 63: Resultado de cargue masivo de participantes a la socialización “Disposición y Apertura a Cambios” vista desde la transacción PSV2. 86 Figura 64: Modificación de proceso de socialización del tema “Disposición y Apertura a Cambios” 87 Figura 65: Paso 1, ingreso a la transacción S_PH9_46000434, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 90
13
Figura 66: Paso 2, seleccionar tipo de información requerida para informe y ejecución, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 91 Figura 67: Paso 3, muestra de reporte en SAP, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 92 Figura 68: Paso 4, ejecución y descargue de reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 93 Figura 69: Paso 5, elegir ubicación de reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 93 Figura 70: Paso 6, permiso para crear el reporte y guardar, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 94 Figura 71: Paso 7, abrir reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos 95 Figura 72: Paso 1, ingreso a la transacción PSV2, instructivo inscripción de participantes 96 Figura 73: paso 2, identificación tema “disposición y apertura a cambios”, instructivo inscripción de participantes 97 Figura 74: paso 3, selección de evento de inscripción, instructivo inscripción de participantes 98 Figura 75: paso 4, pasar a menú participantes e ingresar a “Inscr.”, instructivo inscripción de participantes 99 Figura 76: paso 5, despliegue de ventana emergente de inscripción, instructivo inscripción de participantes 100 Figura 77: paso 6, digitar cedula de participante, instructivo inscripción de participantes 101 Figura 78: Paso 7, inscripción de participante, instructivo inscripción de participantes. 102 Figura 79: Resultado inscripción de asistencias en el desarrollo de la socialización “Disposición y Apertura a cambios” 103 Figura 80: Fases del proceso de capacitación del personal 104 Figura 81: Modelo en E-encuesta para encuesta de satisfacción. 108
14
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A: Folleto “¿Qué es SAP? para empleados. 118 Anexo B: Formato de evaluación de procesos. 120
15
GLOSARIO
AMBIENTE DE SAP: escenarios dispuestos en el ERP SAP para ejecutar diferentes funciones necesarios en la organización. CONSULTOR DE SAP: es quien configura, adapta el sistema SAP a las necesidades específicas de la empresa1. LSMW: transacción que permite el cargue masivo de objetos permitiendo que quede grabado en la información de la empresa. MODIFICACIÓN: acción que utilizamos con frecuencia los seres humanos y que consiste en transformar, reformar, cambiar, alterar determinadas condiciones o características de las cosas, pero sin por ello atentar contra el alma, la esencia que distingue a esa cosa2. OBJETO: dato o información útil y necesaria para el desarrollo de información en SAP. PSV2: transacción que permite visualizar la información de la empresa que posee Gestión Humana. TRANSACCIÓN: comando indicado a SAP para realizar una acción de integración o modificación interna.
1 Ana Aranda, ¿Que Es SAP? Conceptos Generales, 2014. no. 1, p 4. [Consultado 19 de agosto de 2018] Disponible en internet: http://www.arandaconsultora.net/wp-content/uploads/2014/02/SAP-en-5-minutos.pdf 2 Definición ABC, ‘Definición de Modificación » Concepto En Definición ABC’, 2016. [Consultado 20 de agosto de 2018] Disponible en internet: https://www.definicionabc.com/general/modificacion.php.
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RESUMEN Las inversiones en tecnología han incrementado permanente en el mundo, el Instituto del Sur3 reporta que el sector de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) ha tenido un crecimiento promedio de 10% anual en los últimos 10 años, moviendo alrededor de 2.500 millones de dólares en las empresas de telecomunicaciones del país. Las empresas invierten parte de su capital con tal de tener más eficiencia en el logro de sus objetivos, mejorando y generando un impacto positivo en el desempeño de los individuos; ya son más de 1.350 empresas en el país que están liderando la transformación de los Recursos Humanos en la nube.
La Universidad de los Andes como universidad líder en educación superior en Colombia cuenta con un Plan de Formación y Desarrollo para sus empleados lo que los prepara y hace más competentes en aspectos específicos para el desempeño de su cargo. Para tener control sobre el plan de formación, el área de Formación parte del área de Gestión Humana debe tener información real, clara y estructurada sobre cada evento realizado. Actualmente sus empleados tienen soporte y respaldan su información mediante bases de datos en Excel las cuales contienen información relevante y necesaria. Se quiere modificar este proceso de la socialización por medio del ERP, SAP implementado y utilizado para la administración en la Universidad donde se manejan diferentes procesos. Para que esta información permanezca segura, actualizada y confiable se migró la información recolectada desde 2016, en el tema de Disposición y Apertura a los cambios a su vez estandarizando el proceso a uno óptimo. Gracias a esto desde SAP se logró una recopilación rápida, real y eficiente para la realización de informes que ayudan a la planeación estratégica de la compañía incrementando su ventaja competitiva e incrementando la eficiencia de la organización. Palabras clave: SAP, ERP, Migración de datos, modificación, TI
3 Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado del Sur, ‘TI: UN ROL INDISPENSABLE EN LAS ORGANIZACIONES | Instituto Del Sur’, 23 de Julio 2018, 2018 <https://www.isur.edu.pe/es/articulo/ua-de-tecnologias-de-informacion/ti-un-rol-indispensable-en-las-organizaciones> [accessed 15 November 2018].
17
INTRODUCCIÓN La Universidad de los Andes líder y referente en educación superior en América Latina, contribuye a la sociedad por la calidad y relevancia de su docencia e investigación4, cuenta con el área GHDO, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional, quien tiene como misión la contribución al logro de objetivos de la Universidad a través del fortalecimiento de relaciones constructivas y el desarrollo del talento humano requerido en el PDI5. Para el logro de objetivos en los cargos de cada empleado, se ha diseñado el “Plan de Formación y Desarrollo del talento Uniandes” denominado así por los componentes que son aplicados en temas de buenas prácticas, liderazgo y trabajo en equipo, cierre de brechas entre otras, las cuales se llevan a cabo por medio de talleres o eventos desde 2005. El área de Gestión de cambio desarrolla talleres dirigidos al personal de la organización tocando temas de transformación y cambios que se llevan en la organización, estos talleres se incluyen en el Plan de Formación en el tema de liderazgo y trabajo en equipo. Este y otros eventos tienen un registro detallado de su realización para así corroborar y llevar seguimiento de la participación de los individuos involucrados. Actualmente el área de formación tiene registros históricos de personas activas y retiradas de los 28 temas que incluye el plan, información que se encuentra almacenada en diferentes archivos tipo Excel con formatos estándar de información necesaria para el control y soporte. El problema se encuentra en que estos archivos presentan irregularidades ya que no tiene una constante actualización generando información errónea y/o desactualizada para informes de seguimiento afectando la toma de decisiones por medio de estrategias que se plantean en reuniones semanales del equipo de formación y la directora de GHDO. Power Data6 considera que los principales indicadores de proyectos fallidos es la mala calidad de los datos y es causante de fallos de procesos y decisiones erróneas en una organización, estas situaciones se pueden presentar en el área de Gestión del Cambio, si se siguen utilizando archivos e información inconsistente ya que es la raíz para la toma de decisiones y planeación de estrategias. Esta es la principal razón por la cual se desarrolla este trabajo, proponiendo la modificación de la herramienta actual (Excel) por SAP, ERP implementado en la Universidad para el manejo total de información de la población Uniandina. Esta herramienta propone consolidar y mantener información actualizada y real, disminuyendo tareas que se realizan al consolidar la
4 Universidad de los Andes, ‘Programa de Desarrollo Integral (PDI 2016-2020)’, Abril 4 de 2016, 2016 [Consultado: 14 Agosto 2018] Disponible en internet: https://planeacion.uniandes.edu.co/pdi/pdi-2016-2020/programa-de-desarrollo-integral-pdi-2016-2020. 5 Universidad de los Andes GHDO, ‘Estructura GHDO’, 2017 [Consultado: 15 Noviembre 2018] Disponible en internet: https://ghdo.uniandes.edu.co/index.php/es/27-administrativos/uncate-2014/226-bienestar-administracion-y-bienestar-del-th. 6 Power Data, ‘Consecuencias de La Mala Calidad de Datos En Una Organización’, Marzo 10 de 2014, 2014. [Consultado: 15 Noviembre 2018] Disponible en internet: https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/bid/368789/consecuencias-de-la-mala-calidad-de-datos-en-una-organizaci-n.
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información de participación, el reporte de desarrollo del taller y evidencia de su realización. Los empleados tendrán la oportunidad de explorar y manejar las características de SAP para beneficio de la Universidad, el área de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y el área Gestión de cambio, gracias a capacitaciones que describen, enseñan y sensibiliza su importancia en la modificación del proceso.
La estructura del trabajo que desarrollaremos a continuación está constituida por
cuatro capítulos:
El primer capítulo refiere las generalidades de las tecnologías de información y su
aporte a las organizaciones que cuentan con estas.
El segundo capítulo denominado diagnóstico del problema se pone en contexto al
lector sobre el Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes de la
Universidad de los Andes, mostrando a través de un diagrama causa-efecto los
problemas que se encuentran en su proceso de consolidación de participación,
reporte y evidencia de realización de talleres en el área de Gestión de cambio.
En el tercer capítulo se evidencia la documentación de buenas prácticas por medio
de instructivos y diagramas de proceso mostrando su modificación y migración de
información histórica a SAP del PFDTU.
El capítulo final muestra los medios de sensibilización y capacitación que fueron
utilizados para la acogida de la modificación del proceso, conclusiones y
recomendaciones correspondientes.
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1. GENERALIDADES Este capítulo trata las generalidades sobre el tema SAP el cual se encuentra con un software tipo ERP que hace eficiente el manejo de una empresa proporcionándole mejoras e incrementando su productividad.
1.1 ANTECEDENTES Según un reporte de Análisis de metodologías de implementación de ERP de la asociación Nacional de la facultad y escuelas de Contaduría y Administración, en los años 90 los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, ERP, fueron los pioneros en la administración de procesos de negocios, al reemplazar sistemas heredados que se hacían obsoletos7. Las primeras implementaciones eliminaron un sinnúmero de problemas que llegaban a ser incontrolables en la organización, pero aun así las organizaciones enteradas de ello estos tipos de proyectos siguen siendo abrumadores. El alcance de los sistemas se ha extendido para incluir funciones de soporte como administración de órdenes, administración financiera, almacenamiento, producción distribuida, control de calidad, administración de bienes y administración de recursos humanos8. Gracias a su cobertura se tiene el caso éxito de Alia, una empresa que se dedica a la atracción de talento y consultoría de recursos humanos para empresas de TI. Hace 10 años decidieron implementar SAP ya que tenían la necesidad de tener la información más confiable. Antes trabajaban con Excel y por ende era complejo la obtención de reportes9. Entre otras empresas, desde 2016 Microsoft decidió utilizar SAP Success Factors HCM quien automatiza los procesos de recursos humanos10, incluyendo SAP Success Factors Employee Central enfocada en los empleados para gestionar su plantilla compuesta por alrededor de 14.000 empleados, entre los resultados se manifestaron la reducción de costos y el impulso de la eficiencia operacional mejorando la experiencia del empleado, estandarización, simplificación y optimización de los recursos de RR.HH. lo que ayudó a incrementar el compromiso de los empleados y
7 María del Carmen Gutiérrez Diez, Laura Cristina Piñón Howlet, and Alma Lilia Sapién Aguilar, ‘Análisis de Metodologías de Implementación de ERP’, XVIII Congreso Internacional de Contaduría, Administración e Informática, 2013, p 16. [Consultado 14 de Agosto de 2018] Disponible en internet: https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004. 8 Gutiérrez Diez, Piñón Howlet, y Sapién Aguilar, p 11. 9 SAP, ‘Caso de Éxito Alia’ [en línea]. 2016. [Consultado 14 de agosto de 2018]. Disponible en internet: https://www.sap.com/latinamerica/assetdetail/2016/11/0867cd2f-997c-0010-82c7-eda71af511fa.html 10 SAP SuccessFactors, ‘SAP SuccessFactors HCM Suite’, 2018 [Consultado: 16 de Noviembre de 2018] Disponible en internet: https://www.successfactors.com/en_us/solutions/smb.html.
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acelerar la innovación basada en cloud. Define Microsoft11 que en el futuro de la industria es importante tener plataformas de categoría mundial para desarrollar el talento e impulsar su productividad. El reporte de Innovación y agilización de la Gestión de Personas con SAP HCM12 informa que es fácilmente adaptable por su integración con herramientas conocidas como MS Office, minimiza los requisitos de formación y ayuda a garantizar que los empleados sean productivos desde el primer día. Otro caso es el de ESVAL y Aguas del Valle, compañías chilenas que decidieron adaptarse a la última versión de SAP con el fin de estandarizar y modernizar sus procesos, manifiesta AZURIAN13 (consultora estratégica de tecnologías) que los resultados del sistema han sido satisfactorios, ya que opera de una manera fluida, rápida y eficiente permitiendo al personal sentir apropiación y desempeño calificado de los roles asignados.
1.2 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
1.2.1 Descripción del problema Actualmente la Universidad de los Andes cuenta con un plan de formación y desarrollo para cierta población de empleados, implementado y desarrollado por el área de formación la cual promueve talleres y eventos con el fin de guiar y ayudar a los empleados a tener un buen desarrollo en la empresa. Para tener evidencia de ellos, estos talleres y eventos deben tener control por medio de documentación manejada en el área, para esto hacen uso de la herramienta Excel registrando y actualizando lo realizado. Estos talleres y eventos son realizados por diferentes “sub” áreas las cuales reúnen y unifican la información que cada uno maneja, consolidándola para la realización de informes y reportes. La técnica que esta área utiliza no tiene un soporte real de que la información sea actualizada y recopilada en su totalidad ya que hay un constante desarrollo y ejecución de eventos cada día, mostrando falencias y riesgos en el manejo de esta. El problema actual del Plan de Formación es el alto riesgo de pérdida de datos, manipulación de la información por parte de personas inescrupulosas ya que hay un envío de bases de datos por correo electrónico quienes manejan seguimientos de cédulas, nombres, fecha de
11 REDACCIÓN COMPUTING, ‘Microsoft Transformará La Gestión de Sus Recursos Humanos Con SAP SuccessFactors | Casos de Éxito | Infraestructuras | Computing’, 17 de Noviembre 2016, 2016 <http://www.computing.es/infraestructuras/casos-exito/1093790001801/microsoft-transformara-la-gestion-de-sus-recursos-humanos-con-sap-successfactors.1.html> [accessed 14 August 2018]. 12 Clientes Sap, ‘Innovación y Agilización de La Gestión de Personas Con SAP HCM’, 2015, no. 5, p 9. [Consultado: 14 de Agosto de 2018] Disponible en internet: https://www.stratesys-ts.com/wp-content/uploads/2015/05/Stratesys-Logiters-Caso-Exito-Innovaci%C3%B3n-y-agilizaci%C3%B3n-Gesti%C3%B3n-Personas-SAP-HCM.pdf 13 L En y otros, ‘Gestión Del Cambio Apoya Estandarización de Procesos En Esval y Aguas Del Valle’, 2014, p 2. [Consultado: 14 de Agosto de 2018] Disponible en internet: https://azurian.com/sucess/gestion-del-cambio-apoya-estandarizacion-de-procesos-en-esval-y-aguas-del-valle
21
nacimiento y cargos, información fundamental para la documentación. Otro problema es el manejo de bases de datos desactualizadas, proporcionando información errónea en informes y seguimientos de área. Las actividades que se llevan a cabo en el proceso desde asignación hasta reporte de datos son manuales, lo que le implica al trabajador un gasto prolongado de tiempo en estas tareas desaprovechándolo para el desarrollo de otras actividades en su horario laboral. A continuación, se mostrará la cantidad de información que se maneja actualmente en Excel y el contenido en este del tema Disposición y Apertura a Cambios en SAP. (Ver tabla 1)
Tabla 1: Recuento información disponible en el Plan de Formación y Desarrollo, en ella información del tema Disposición y Apertura a cambios.
Año Información recolectada del
plan de Formación y Desarrollo en Excel
Información recolectada del Tema Disposición y Apertura a
Cambios en Excel
2009 6 0
2010 33 0
2011 1724 0
2012 2242 0
2013 3288 0
2014 1980 0
2015 3662 0
2016 4221 134
2017 7669 139
2018-I 3318 661
Total 28143 934
Fuente: El autor. En la tabla 1 se evidencia que entre los años 2009 y 2015 no se presenta ninguna información de los talleres de gestión de cambio en Excel, ya que no se contaba con este tema en el Plan de Formación. No se garantiza que esta información este el 100% actualizada, ni que la información de las personas asistentes a cada tema del Programa sea segura por el manejo de diferentes partes del área de Gestión Humana y las personas designadas en sus cargos. La información que se encuentra desde 2016 hasta la actualidad el 0% se encuentra en el sotfware SAP y se evidenciará en la figura 1.
22
Figura 1: Gráfica de información disponible vrs. información en SAP
Fuente: el autor. Como se aprecia en la gráfica la información dejo de ser cargada y manejada desde SAP a mediados del 2015, lo que conlleva a una desactualización de datos y vuelve obsoleta la herramienta disponible de la Universidad por parte de los empleados. A la modificación que se plantea, se tendrá que incluir el tema Disposición y Apertura a cambios que no se encuentra en el árbol actual de SAP con toda la información disponible. Para poder desarrollar este proceso se tendrá que “depurar” la información ya que algunos datos presentan inconsistencias en identificaciones erróneas o duplicación de datos. Se podrá realizar informes directamente de SAP, teniendo la seguridad de que es información real, depurada y actualizada del hoy. Se plantea un indicador el cual demuestra el porcentaje de los datos cargados en SAP y los que realmente deberían estar en la plataforma. En la tabla 2 se evidencia la información disponible vrs. información disponible en SAP. Tabla 2: Datos disponibles en Excel vrs. datos cargados en SAP
Año Información disponible de
“Disposición y apertura a cambios”
Información cargada en SAP “Disposición y apertura a cambios”
2016 134 0
2017 139 0
2018 661 0
Total 934 0
Fuente: el autor. En la Tabla 2 se evidencia que no hay ningún uso de SAP para el almacenamiento de información sobre las socializaciones de “disposición y apertura a cambios” por parte del área gestión de cambio. Desde 2016 se adoptó la realización de los talleres
23
de disposición y apertura a cambios y la información de participación de este ha sido almacenada en Excel. La figura 2 evidencia gráficamente su información. Figura 2: Gráfica información disponible "disposición y apertura a cambios" vrs. información cargada en SAP "disposición y apertura a cambios"
Fuente: el autor.
𝑃𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑎𝑐𝑖ó𝑛
=Datos cargados en SAP de "disposición y apertura a cambios"
Datos disponibles de "disposición y apertura a cambios"
𝑃𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑎𝑐𝑖ó𝑛 =0 datos
934 datos= 0%
El indicador no muestra ningún rendimiento ya que desde el 2016 que empezó la socialización en la Universidad del tema de Disposición y Apertura al cambio no se soporta ninguno de ellos en el sistema SAP. Por esta y otras razones que se presentarán más adelante se presentan debilidades en este proceso y es óptima una propuesta de modificación.
1.2.2 Formulación del problema ¿Cómo la información del Plan de Formación de la Universidad de los Andes en el tema de Disposición y Apertura al Cambio grabada en SAP y la modificación del proceso de socialización de Disposición y apertura a cambios, generará ventajas y aportará mejoras a informes y formulación de estrategias para la gestión de la organización?
134 139
661
0 0 02016 2017 2018
Info
rmac
ión
Año
Datos disponibles en Excel vrs. datos cargados en SAP
Información disponible de “Disposición y apertura a cambios”
Información cargada en SAP “Disposición y apertura a cambios”
24
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo general Migrar el proceso de socialización del Programa de Disposición y Apertura a los Cambios de Talento Uniandes, del plan de desarrollo y formación, estandarizando y acompañando a la comunidad administrativa de la Universidad de los Andes en los procesos de cambio organizacional.
1.3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual del proceso de programación, inscripción, registro, socialización y producción de informes; de la participación de la comunidad administrativa de la Universidad de los Andes en talleres y eventos del componente “Disposición y apertura a los cambios”
Documentar las mejores prácticas en la implementación del proceso de Disposición y Apertura a los Cambios, migrando a la plataforma SAP.
Capacitar en el manejo de la herramienta para la inclusión de los requerimientos y producción de informes del proceso de Disposición y Apertura a los Cambios implementado para la comunidad administrativa de la Universidad.
1.4 JUSTIFICACIÓN Cada vez los procesos de las empresas tienden a complementarse, lo que lleva a la información a estar siempre sincronizada y actualizada. Las organizaciones utilizan Excel por ser una herramienta fácil de usar almacenar, editar y priorizar información por cualquier empleado. El área de Gestión Humana de la universidad de los Andes cuenta con un Plan de Formación y Desarrollo14 donde cada tema es desarrollado por personas en cargos diferentes, por lo que es necesario consolidarla y mantenerla en actualización constante para realización de informes y estadísticas. Para poder tomar decisiones y definir estrategias que beneficien y mejoren la eficiencia de la organización, se debe tener siempre la información disponible, segura, actualizada y manejable, las características de almacenamiento que brinda SAP. Por estas razones y la necesidad inmediata de la organización por la consolidación y unificación de información, se realizó el proyecto dando solución a
14 Universidad de los Andes GHDO, ‘PLAN DE FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO UNIANDES DESARROLLO HUMANO’, 2017 . [Consultado: 15 Septiembre 2018] Disponible en internet: https://ghdo.uniandes.edu.co/index.php/es/desarrollo-humano.
25
las inconsistencias de soporte que genera, garantizando confiabilidad y organización de la información. La modificación de este proceso también benefició el ambiente ya que se anuló el
uso de listas en papel en cada taller que se realizaba, este aspecto también da a
la universidad categorización de utilización de tecnología y medios que facilitan un
trabajo del empleado óptimo y eficiente, con la posibilidad de utilizar tiempo para el
desarrollo de otras tareas.
1.5 DELIMITACIÓN
1.5.1 Espacio Este se lleva a cabo en las instalaciones de la Universidad de los Andes en el Edificio Monjas donde se ubica el área de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional. El desarrollo se realizará en el puesto de trabajo ubicado en la oficina 308 donde se gestiona el área de cambio.
1.5.2 Tiempo Se tiene tiempo estimado de seis (6) meses, entre julio y diciembre de 2018 lo que lleva de duración la práctica.
1.5.3 Contenido Se desarrollará temáticas que comprenden antecedentes de la empresa, especificación de términos que se utilizarán a lo largo de su realización, se diagnosticará el estado actual del proceso de soporte de asistencias al Plan de Formación y Desarrollo del tema Disposición al Cambio y la automatización de los soportes.
1.5.4 Alcance El alcance determinado en este proyecto se define desde el análisis de la situación actual en el proceso de seguimiento de los talleres formativos que realiza el área de gestión humana para lograr los objetivos del plan formación y desarrollo del talento Uniandes establecidos para el desarrollo óptimo de los empleados de la Universidad, la migración a la herramienta mediante la cual se realizará el cargue de datos y subprocesos manteniendo información en tiempo real, SAP, ya que la Universidad de los Andes cuenta con ella para el manejo de información de los trabajadores, la modificación del proceso de socialización de disposición y apertura a cambios. Se tiene en cuenta que la migración será del tema Disposición y Apertura
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a cambios, ya que este es el área de trabajo establecida y designada en la práctica empresarial. Se realizarán capacitaciones y métodos de evaluación a los empleados del área gestión de cambio creando sensibilización y verificando el correcto uso y aprendizaje de la modificación del proceso.
1.6 MARCO DE REFERENCIA
1.6.1 Marco teórico De acuerdo con lo ya propuesto y poniendo en contexto el proyecto, se presenta el marco teórico: Beneficios de uso del Sistema SAP: La herramienta SAP es usada por empresas como logísticas, de producción o servicios, ya que constituye como traduce sus siglas, Sistemas, Aplicaciones y Productos. Se utiliza el sistema SAP para operaciones diarias lo que indica que es un factor sustancial en la consolidación de negocios. El objetivo primordial de SAP se traduce que en muchas empresas tiene procesos en diferentes áreas pero que en algún momento tienen conexión para mantener un movimiento óptimo y en la dirección correcta. Antes de SAP no existían herramientas confiables y eficientes que permitieran el manejo y tratado real de información, lo que las organizaciones normalmente utilizan son herramientas básicas como Excel15, OneDrive, entre otros. Se presentan a continuación beneficios que tienen las organizaciones directamente de su implementación: 1. Incremento de la productividad. Para empezar, las empresas que cuentan con el respaldo de los sistemas SAP tienden a disfrutar de una productividad mucho mayor por parte de los empleados y de los varios departamentos que las integran. Esto se debe a que, mediante el uso de un sistema SAPP, no existe la necesidad de una entrada redundante de datos dentro de diferentes programas de software, ni tampoco existen conflictos de comunicación entre los ámbitos separados de un negocio. 2 Ahorro significativo de capital, específicamente mediante el uso de un software enfocado en realizar un seguimiento de todos los datos de una empresa y en generar informes, las empresas no tienen que preocuparse ni ocuparse en la compra de múltiples piezas de software para múltiples departamentos. 3 Consistencia en las operaciones. el uso adecuado del sistema SAP permite a las empresas de todos los tamaños alinear sus estrategias y tener una garantía de que todos los ámbitos de la empresa estarán apuntando hacia una misma
15 Aula Virtual, ‘La Importancia de Excel En Las Empresas’, 2016. Disponible en internet: http://www.campusaulavirtual.com/noticias/la-importancia-de-excel-en-las-empresas-2.html [Consultado: 15 Septiembre 2018].
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dirección. Por medio de la constante introducción y presentación tanto de los informes de los números como de la generación misma de informes, la administración responsable puede tener una mejor idea y perspectiva de lo que está sucediendo dentro de la empresa16. Importancia del soporte de procesos: Uno de los principales recursos que tiene una empresa y producto de procesos que se desarrollan en ella, es la información. A través de la información los entes que toman las más altas decisiones la usan ya que puede ser uno de los factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de la organización. Si manejamos una información correcta y eficiente tendríamos mayor probabilidad de maximizar la utilidad, implementar estrategias que nos den una ventaja competitiva frente otras compañías, a través de esta podemos evaluar, analizar y proponer mejoras o soluciones para favorecer e incrementar la efectividad de la organización en el o los procesos que se desarrollan. A través del uso de Tecnologías de información se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y lo más importante la facilita y respalda17. Papel de los recursos humanos en el manejo de información: Los recursos humanos en la organización se encarga de la selección, contratación, inducción, bienestar y formación de los empleados, asegurando un suministro adecuado y constante de empleados capaces. Según Sotolongo18 el hombre es artífice de la gestión de la información, asistidos por las tecnologías de información. El rol que debe adoptar el hombre tiene dos condiciones; primero soportar la información más importante y segundo hacer posible que otros hombres hagan un uso adecuado del recurso para propósitos organizacionales y gestionarlos para el alcance de metas y propósitos. La gestión humana es pionero en la movilización de cambio de procesos ya que ayuda a los empleados a afrontar la transformación. A partir de esto, se deben enfocar y seleccionar rigurosamente el personal, asegurándose que tenga la capacidad y aptitudes para afrontar cambios como:
16 Equipo de Marketing Envolve it, ‘La Importancia Del Sistema SAP En El Mundo y Los Beneficios Que Conlleva Su Implementación En Los Negocios. | Evolve-It’, 22 de Mayo de 2017, 2017 [Consultado: 12 de septiembre de 2018] Disponible en internet: http://www.evolve-it.com.mx/la-importancia-del-sistema-sap-en-mundo-los-beneficios-conlleva-implementacion-en-los-negocios/ 17 Edgar Armando Vega Briceño, ‘Sistemas de Información y Su Importancia Para La Empresa - GestioPolis’, 17 de Junio de 2005. [Consultado: 12 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://www.gestiopolis.com/sistemas-informacion-importancia-empresa/ 18 José Vicente Rodriguez Muñoz and Bárbara Susana Sánchez Vignau, ‘La Información Como Recurso En El Desarrollo de Las Organizaciones de Las Administraciones Públicas’, Anales de La Documentación, 2000, p 65. [Consultado: 12 de septiembre de 2018] Disponible en internet: file:///F:/Proyecto de grado/34001-107357-1-PB.PDF.
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Conocer y saber aplicar las tecnologías de la información y comunicación
Conocer el esquema de la organización empresarial y los recursos humanos
Saber diseñar sistemas de información, incluyendo la legislación y
El marketing de los servicios Los empleados dispuestos en este deben tener conocimiento de los procesos que se van a automatizar y saber que el tratado de la información debe ser razonable y no salir de la dimensión propuesta. Gracias al Software contamos con datos fiables, válidos, datos que pueden ser recolectados en un Cuadro de Mando Integral19, el cual le ayuda a los estrategas de la empresa, directores, jefes y/o gerentes a desarrollar y analizar el estado actual de su empresa. Influencia de SAP en los Recursos Humanos: Según Regalado20, SAP goza de una privilegiada reputación en el área de Recursos Humanos ya que su núcleo inicial en R/3 inicialmente fue conocido como SAP HR (Human Resources), desde allí ha crecido y sus funcionalidades para recursos humanos se han desarrollado con mayor afinidad. Nos dice Santiago García21 en su libro Cátedra de Política Económica de la Empresa que según el diseño de Management se deben cumplir tres exigencias a los sistemas de información de los recursos humanos: 1. Deben responder a la gestión eficiente de los recursos humanos en todo lo trascendente, no solo asignación de función, sino también enriquecimientos de puestos de trabajo, política de personal moderna, etc. Cada vez deben orientarse desde el plano de la administración de recursos humanos para descubrir sus potenciales y poder construir la base del éxito empresarial. 2. Evaluar la planificación de recursos humanos para asignarlos a una dimensión de adaptación tipo tendencial en la que teniendo diferentes escenarios permita una evaluación ex-ante sobre las mejores formas de adaptación de la empresa. 3. Generar información para:
Descubrir potenciales
Definir las necesidades de formación y otros potenciales
19 Elisabet Costa Bernat, ESTRATEGIA DE RECURSOS HUMANOS Y SOFTWARE EMPRESARIAL (Madrid, 2009) [Consultado: 13 de septiembre de 2018] Disponible en internet: <http://www.revistasice.com/cachepdf/BICE_2959_37-48__A85CDB6C90402C8B10D2FCBFD0E099E5.pdf. 20 Miguel Regalado, RECURSOS HUMANOS EN EL MUNDO SAP: Aprenda y practique la esencia de SAP HCM, (Francia, 2016) [Consultado: 13 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://books.google.com.co/books?id=TIW6DQAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f=false> 21 SANTIAGO GARCÍA ECHEVARRÍA, MANAGEMENT DE RECURSOS HUMANOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN (Alcalá de Henares, 1991) [Consultado: 13 de septiembre de 2018] Disponible en internet: <https://ebuah.uah.es/dspace/bitstream/handle/10017/3390/5900906811.pdf?sequence=1>.
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Disponer de una capacidad organizativa que permita aflorar las capacidades
Generar dinámica organizativa que permita mantener los niveles de capacidad altos22. Importancia de Excel en migración de datos a SAP: Es importante tener la información necesaria, organizada y depurada de lo que se migra y reporta, ya que es requerido por la configuración de SAP realizarlo desde un software externo. SAP recomienda tener disponible como ficheros de Microsoft Excel o Access, ya que SAP incluye programas de importación que copian los datos desde el fichero de transferencia al sistema y se graban en la base de datos. Según la página de soporte de SAP23 existe la posibilidad de migrar elementos como:
Datos de interlocutores comerciales y artículos desde un archivo de Microsoft Excel. La importación de Excel sólo se utiliza para datos muy básicos. También se puede utilizar en una combinación manual de carga y actualización de datos maestros.
Operaciones de una empresa a otra en SAP Business One
Contabilizaciones de ventas y compras de un producto de software externo
Datos y operaciones seleccionados mediante Data Transfer Workbench; véase la ayuda online de Data Transfer Workbench para SAP Business One. Esta herramienta proporciona un asistente fácil de usar que importa nuevos datos en el sistema y actualiza los datos existentes. Para simplificar la preparación de los datos para la importación, se proporcionan modelos de fichero de datos predefinidos. Importancia de la migración de información para la organización: Los humanos han requerido el almacenamiento de datos para llevar una oportuna y fiable información, esta información puede llegar a superar la infraestructura existente por ende se ha tenido que buscar soluciones que permitan almacenar tal magnitud. Según Antaño, Castro, Valencia, Cuevas24 el proceso de migración de información consiste en la transferencia de materiales digitales de un origen de datos a otro, sin importa proveedores o desarrolladores. Algunos motivos por los que se realiza una migración de datos según el autor25 será para su preservación, mejoras de funcionalidad, cumplimiento de nuevos requerimientos, actualizar versiones, estandarización de procesos, entre otras, siempre con el objetivo de
22 GARCÍA ECHEVARRÍA., p 26. 23 SAP AG, ‘Importación de Datos’, 2015 <https://help.sap.com/doc/saphelp_sbo900/9.0/es-ES/45/06437857240484e10000000a155369/content.htm?no_cache=true> [accessed 14 September 2018]. 24 Angeles Cruz Manjarrez Antaño, José Mario Martínez Castro, and René E Cuevas Valencia, ‘Migracion de Bases de Datos SQL a NoSQL’, Revista Tlamati, Especial 3.February 2015 (2014), 144–48. [Consultado: 14 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://www.researchgate.net/publication/323977234_Migration_of_Relational_Databases_to_NoSQL_-_Methods_of_Analysis 25 Antaño, Castro, and Valencia., p144
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tener mejora constante y lograr construir estrategias que movilicen los comportamientos acertados de la empresa.
1.6.2 Marco conceptual
TI: Las TI pueden definirse como “aquella tecnología o combinación de tecnologías que permiten al hombre realizar procesos o productos en los que su capacidad intelectual (cerebro) y su capacidad de manipulación (manos) se sustituyen en parte por sistemas físicos que combinan la tecnología electrónica con otra u otras como la mecánica, la neumática, la fluídica, etc.”. El objetivo es mostrar el papel que atribuyen algunos autores a las TI en las organizaciones. Desde el año 1985 Porter y Millar indicaban que el papel estratégico de las TI no era igual de importante en todas las organizaciones. El valor del contenido informativo en una cadena de producción puede estar en el producto o en el proceso. El contenido informativo del producto y la intensidad informativa de la cadena de producción de valor no eran iguales en todas las empresas. Afirman “En cualquier empresa, la tecnología de la información tiene serios efectos sobre las ventajas competitivas en costo o en diferenciación. Dicha tecnología afecta a las actividades mismas creadoras de valor, o permite a la empresa obtener ventaja competitiva explotando los cambios producidos en el ámbito de la competencia26.
ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de los procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, CMR, logística, producción, etc). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa. Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos27. Desde el punto de vista general los beneficios son: Optimización de procesos empresariales, ayuda a la toma de decisiones, ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito, acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), compartir información entre todos los componentes de la organización de forma que se automaticen los procesos, convergencia de las distintas bases de datos usadas por el sistema integrándolas en una sola, eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes) y reducción de
26 Diego Fernando Cardona and others, LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS – ESTUDIO DE CASO, 2011 [en linea]. [Consultado: 14 de agosto de 2018] Disponible en: <http://repository.urosario.edu.co/bitstream/handle/10336/2712/19496388_2011.pdf> 27 LIDER Integrated Technology Consulting S.A, ‘¿Qué Es Un ERP?’, 2016, p 8. [Consultado: 14 de agosto de 2018] Disponible en: <http://www.andece.org/adheridos/images/stories/LIDER_IT/Qu-es-un-ERP.pdf>.
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tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento de la productividad28. Para usar un ERP no es necesario que la empresa sea una Transnacional, sino que ésta quiera entrar en un proceso de documentación, organización y capacitación tal, que le permita conocerse más y aprovechar las oportunidades que pueda presentar el mercado. Y dentro de estas oportunidades, últimamente se presenta el hecho de la vinculación con otras empresas, en relaciones de tipo ganar-ganar en las que se comparte información a través del ERP29.
SAP por sus siglas que corresponden a Sistemas, aplicaciones y productos para el proceso de datos. SAP es la mayor compañía de software de Europa, y la quinta en el mundo. Es líder en aplicaciones de gestión empresarial en entornos cliente/servidor con una facturación en 1998 de 52,78 millones de Euros (8.783 millones de Pesetas). Se definen los siguientes objetivos: -Satisfacción de la clientela -Realización de beneficios -Crecimiento -Satisfacción de los empleados Se encuentran las características más importantes de SAP como: Información "on-line": Esta característica significa que la información se encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas. Jerarquía de la información: Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferentes vistas. Integración: Esta es la característica más destacable de SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas. La integración en SAP se logra a través de la puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de datos común30.
28 Cardona y otros, p 11. 29 Hilario Ramírez González, ‘" ERP Y SAP R / 3 UNA VISIÓN CONCEPTUAL "’, 2014, p 158. [Consultado: 11 de septiembre de 2018] Disponible en internet: http://sindicato-uno.cl/home/wp-content/uploads/2014/04/SAP-una-vision-conceptual-ERP-Y-SAP.pdf. 30 Industrial Intensificaci, Juan Julio Gonz, and Miguel Almonacid Kroeger, ‘IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL ( SAP ERP ) PARA LA PRODUCCIÓN DE COMPONENTES’, 2015, no. 6, p 60. [ Consultado 11 de septiembre de 2018] Disponible en internet: http://repositorio.upct.es/bitstream/handle/10317/4826/pfc6240.pdf?sequence=1
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Excel es un programa de tipo hoja de cálculo u hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado pare el tratamiento de problemas numéricos que la simple plantilla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras. Es un programa que maneja números y formulas. La información básica que manejan las hojas de cálculo son informaciones numéricas que pueden estar relacionadas entre sí mediante fórmulas u operaciones matemáticas. Las hojas de cálculo están dispuestas en filas y columnas. La intersección de una fila/columna se denomina celda. Cada celda puede contener un dato o una fórmula que puede hacer referencia a los contenidos de otras celdas. Una hoja de cálculo contiene 256 columnas, que se rotulan con letras (desde A a la IV), y las filas con números (del 1 al 65.536), lo que da un total de 16.777.216 celdas por hoja de cálculo31. Una hoja de cálculo es un software de aplicación que permite al usuario realizar operaciones matemáticas y lógicas, además facilita la creación de tablas y gráficas. Las ventajas de crear archivos de hojas de cálculo electrónicas son muchas: 1. Se pueden guardar miles de hojas en una computadora y respaldar en CDs para evitar su extravío. 2. Es muy fácil hacer cambios en los datos y las fórmulas, de esta forma no es necesario escribir repetitivamente. Además, los cálculos se corrigen automáticamente. 3. Los archivos se pueden enviar por medio de correo electrónico y pueden ser modificados para mantenerse actualizados. 4. Las gráficas creadas son perfectas y si los datos que las generan cambian, la gráfica se modifica en forma automática32.
Matriz SWOT (DOFA): Lo que hace a SWOT particularmente es ayudarlo a descubrir oportunidades que está en condiciones de aprovechar. Y al comprender las debilidades de su negocio, puede administrar y eliminar las amenazas que de otra manera lo sorprenderían. Más que esto, al mirarse a sí mismo y a sus competidores utilizando el marco SWOT, puede comenzar a diseñar una estrategia que lo ayude a distinguirse de sus competidores, para que pueda competir con éxito en su mercado.
31 Alejandra Virrueta Mendez, ‘Microsoft Office Excel’, Modelos de Proceso de Metodologia Superior Apatzingán, 2010, no. 10, p 25. [Consultado 11 de septiembre de 2018] Disponible en internet: http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/microsoft-office-excel/microsoft-office-excel.pdf. 32 UPAV Universidad, Concepto y Ventajas de La Hoja de Cálculo Hojas de Cálculo Tema I: Concepto y Ventajas de La Hoja de Cálculo (Ciudad de México, 2015) [Consultado: 19 de Agosto de 2018] Disponible en internet: <http://www.universidadupav.edu.mx/documentos/BachilleratoVirtual/Contenidos_PE_UPAV/2Trimestre/INF 2/Unidad2/tema1.pdf>.
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Se compone en: -Fortalezas: Considere sus fortalezas desde una perspectiva interna y desde el punto de vista de sus clientes y personas en su mercado. -Debilidades: Nuevamente, considere esto desde una perspectiva interna y externa: ¿parece que otras personas perciben debilidades que usted no ve? ¿Están tus competidores haciendo algo mejor que tú? Es mejor ser realista ahora y enfrentar cualquier verdad desagradable tan pronto como sea posible. -Oportunidades: Un enfoque útil al buscar oportunidades es observar sus fortalezas y preguntarse si estas abren oportunidades. Alternativamente, mire sus debilidades y pregúntese si podría abrir oportunidades eliminándolas. -Amenazas: Al analizar oportunidades y amenazas, el Análisis PEST puede ayudar a garantizar que no pase por alto factores externos, como las nuevas regulaciones gubernamentales o los cambios tecnológicos en su industria33.
Cause and effect diagram: En español diagrama causa – efecto, también llamado diagrama de espina de pescado identifica muchas causas posibles para un efecto o problema. Se puede utilizar para estructurar una sesión de lluvia de ideas. Inmediatamente ordena las ideas en categorías útiles34. A continuación, se exponen ventajas y desventaja de su utilización: Ventajas -Permite un análisis cuidadoso que evita pasar por alto cualquier posible causa raíz. -La técnica de espina de pescado es fácil de implementar y crea una representación visual de fácil comprensión. Las causas, categorías de causas, y la necesidad. -Al usar un diagrama de espina de pescado, puede enfocar al grupo en la "imagen general" en cuanto a las posibles causas o factores que influyen en el problema / necesidad. Desventajas -La simplicidad de un diagrama de espina de pescado puede ser tanto su fuerza como su debilidad. Como una debilidad, la simplicidad del diagrama de espina de pescado puede hacer que sea difícil representar la naturaleza verdaderamente interrelacionada de Problemas y causas en situaciones muy complejas.
33 MindTools, ‘SWOT Analysis (Strengths, Weaknesses Opportunities, Threats)’, 2016. [Consultado: 16 de Noviembre de 2018] Disponible en internet: https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_05.htm. 34 Nancy R. Tague, ‘Cause and Effect Diagram’, 2005, pp. 217–49. [Consultado: 16 de Noviembre de 2018] Disponible en internet: https://translate.google.com.co/translate?hl=es&sl=en&u=http://asq.org/learn-about-quality/cause-analysis-tools/overview/fishbone.html&prev=search.
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-A menos que tenga un espacio extremadamente grande para dibujar y desarrollar el diagrama de espina de pescado, puede descubrir que no puede explorar las relaciones de causa y efecto con tanto detalle como usted gustaría35.
Brainstorming (Lluvia de ideas): es una forma de generar ideas dentro de un entorno grupal. Generalmente se usa en las etapas iniciales de un proyecto, donde las posibilidades para el proyecto no se entienden o definen claramente. Proporciona un medio rápido para aprovechar la creatividad de un número limitado de personas para un gran número de ideas. El entorno de intercambio de ideas fomenta una explosión de ideas, conceptos, políticas, decisiones y estrategias sin inhibiciones y sin prejuicios. En la lluvia de ideas, todas las contribuciones son válidas, y la clave para una sesión exitosa es compartir tantas ideas como sea posible sin evaluarlas. Las sesiones de lluvia de ideas pueden ser desestructuradas, es decir, puede que no haya un moderador o facilitador. Sin embargo, la mayoría de las sesiones son discusiones facilitadas y estructuradas con pautas para ayudar al proceso a avanzar sin problemas y permitir que surjan una variedad de perspectivas e ideas36.
Construcción de instructivos: Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. El manual de procedimientos es un instrumento de de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse. A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y sistemática de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa; es importante que, al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos37.
35 World Bank Site Resources, FISHBONE DIAGRAMS (California, 2007). [Consultado: 16 de Noviembre de 2018] Disponible en internet: https://siteresources.worldbank.org/WBI/Resources/213798-1194538727144/9Final-Fishbone.pdf. 36 Tutorials istudy, ‘Brainstorming’, Agosto 8 de 2017, 2017. [Consultado: 16 de Noviembre de 2018] Disponible en internet: http://tutorials.istudy.psu.edu/brainstorming/. 37 Dirección De Organización and others, OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA DE RELACIONES
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1.7 METODOLOGÍA
1.7.1 Tipo de estudio El tipo de estudio desarrollado en este trabajo de grado fue de enfoque cualitativo-exploratorio-descriptivo. Sampieri38 nos presenta que esta metodología “busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis”39. En este caso se buscó especificar propiedades, características y perfiles del proceso de soporte en los talleres que proporciona el área de Gestión del cambio y cultura en la Universidad de los Andes. Se analizó el proceso de socialización del taller “disposición y apertura a cambios” y se hizo modificación del mismo en el programa SAP.
1.7.2 Fuentes de información
1.7.2.1 Fuentes primarias Como fuente primaria se tiene la base de datos y registros que tiene el área de gestión del cambio sobre los talleres que realiza en la comunidad Uniandina. Se tiene también el rol permitido en el que se tiene el permiso de consultar información sobre empleados de la empresa en SAP, permitiendo el desarrollo de la modificación de procesos de soporte de eventos.
1.7.2.2 Fuentes secundarias
Plan de formación y desarrollo del talento Uniandes
Información de talleres que complementan el plan de formación y desarrollo del talento Uniandes.
1.8 DISEÑO METODOLÓGICO A partir de la metodología de Ishikawa se inicia con el diagnóstico del problema que se evalúa a partir de su diagrama Causa y efecto con los siguientes pasos:
Se plasmó el problema en concreto, y se le comunica al área que se ve afectada en el nuevo proceso.
EXTERIORES (Ciudad de México, 2010) p 6. [Consultado: 17 Noviembre 2018] Disponible en internet: https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf. 38 Roberto Hernández, Carlos Fernández, and Pilar Baptista, Metodología de La Investigación, Journal of Chemical Information and Modeling, 2014, LIII. no.56, p 250 Disponible en: https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004 39 Hernández, Fernández, and Baptista, LIII, P 58.
36
Se recogió una lluvia de ideas tomando nota en diversas reuniones que se realizaban con el coordinador del área de gestión de cambio y la directora de GHDO, de las posibles causas que se identifican en dicho problema.
Recogido las causas principales se plasma en la cabeza de la línea el problema, de esta se desprendieron cuatro flechas formando un ángulo de cuarenta y cinco grados que encabezan los factores predefinidos y adecuados al contexto.
Planteados los factores, a cada uno se le asignan las causas identificadas anteriormente utilizando flechas paralelas a la espina “central” clasificándose al efecto producente.
Posterior a este, la metodología de mejores prácticas de los proyectos de migración de datos que se le aplicó en la migración de datos, construcción de instructivos modificando el proceso y sensibilización del personal40, se desarrolló:
Definiendo el alcance del proyecto de migración, planteando el propósito, objetivos, área y plazo de la ejecución, presupuesto, herramientas que se utilizarán, roles y responsabilidades.
Diseñando la extracción y requisitos de transformación de los datos.
Preparando los datos, que incluye una depuración y modificación de la información verificando que sea información real y confiable, a su vez se perfilaron, probando que su calidad es suficiente.
Construyendo los instructivos para mostrar: cargue masivo de eventos históricos realizados desde 2016, cargue masivo de inscripción de participantes en los respectivos eventos, descargue de informes de participación en los respectivos eventos y modificación del proceso de socialización modificando una inscripción en el momento de desarrollarlo.
Realizando una jornada de capacitación y sensibilización en la cual se le enseñó al personal a manejar la herramienta en caso de tener desconocimiento total de ella, también, hacerle tomar conciencia de la importancia y rol que tiene en el proceso de modificación en ella para obtener los resultados deseados.
La metodología y diseño para la realización de los instructivos fueron adoptados desde documentos ya diseñados que soportaban las instrucciones de otros procesos en SAP, documentos que se encontraban en el área de gestión de cambio GHDO de la Universidad de los Andes. Se realizaron:
Encabezado con información de proceso, versión, transacción a utilizar y responsable de su elaboración
Capturas de pantalla de cada paso en el proceso
Descripción del paso reflejado en la captura de pantalla.
40 Power Data, ‘Plan de Migración de Datos: Elementos Imprescindibles’, Enero 10 de 2015, 2015. [Consultado 14 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/bid/397552/plan-de-migraci-n-de-datos-elementos-imprescindibles
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2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA Diagnosticar la situación actual del proceso de programación, inscripción, registro, socialización y producción de informes; de la participación de la comunidad administrativa de la Universidad de los Andes en talleres y eventos del componente “Disposición y apertura a los cambios”.
2.1 DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA Fundada el 16 de noviembre de 1948 por un grupo de jóvenes liderado por Mario Laserna Pinzón, la Universidad de los Andes es la primera institución de educación superior privada en Colombia de carácter laico e independiente de los partidos políticos, ajena a defender los intereses de algún grupo social o económico. Precisamente, estas características hicieron de Los Andes un proyecto educativo de vanguardia en un momento histórico del país en el cual las universidades privadas tenían en sus aulas la influencia de la pugna partidista. En este contexto histórico, “el nacimiento de Los Andes no obedeció solo al deseo de dar vida a otra universidad o a un interés exclusivamente educativo, sino a la intención de crear un nuevo país. Al propósito de formar y educar nuevas generaciones para construir una nueva nación”, según Francisco Pizano de Brigard, ex rector de la Universidad. Por esto, desde su fundación, el propósito de Los Andes es ofrecer una educación de excelencia que contribuya a cerrar la brecha de conocimiento de Colombia con los adelantos científicos del mundo. Con su nueva visión –adoptada luego por otras universidades colombianas– Uniandes inició labores en 1949 con siete programas, 79 estudiantes y 16 profesores41. Misión La Universidad de los Andes es una institución autónoma, independiente e innovadora que propicia el pluralismo, la tolerancia y el respeto de las ideas; que busca la excelencia académica e imparte a sus estudiantes una formación crítica y ética para afianzar en ellos la conciencia de sus responsabilidades sociales y cívicas, así como su compromiso con el entorno42.
41 Universidad de los Andes, ‘Nuestra Historia: Universidad de Los Andes | Uniandes’, 2018 [Consultado: 5 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://uniandes.edu.co/es/universidad/informacion-general/historia 42 Universidad de los Andes, ‘Nuestra Misión Universidad de Los Andes | Uniandes’, 2018 [Consultado: 5 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://uniandes.edu.co/es/universidad/informacion-general/mision
38
Estrategia 2016-2020 (Visión) Una Universidad líder y referente en educación superior en América Latina, guiada por el principio de la excelencia, incluyente, diversa, solidaria, innovadora, internacional y con vínculos con las regiones, que contribuye a la sociedad por la calidad y relevancia de su docencia e investigación/creación, y por la calidad profesional, la capacidad de liderazgo y la ética de sus egresados43. Valores esenciales Integridad Excelencia Libertad Solidaridad
2.2 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN Actualmente la Universidad de los Andes cuenta con un Plan de formación y desarrollo del talento Uniandes diseñado y desarrollado por el área de formación en Gestión Humana. Este se divide en tres Programas que se desarrollan para obtener diferentes objetivos, en la figura 3 se muestra el resumen de lo que trata y resaltado en rojo se muestra la ubicación del subtema “Disposición y Apertura a Cambios”:
43 Universidad de los Andes, ‘Estrategia 2016 - 2020 | Uniandes’, 2018. [Consultado: 5 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://uniandes.edu.co/es/universidad/estrategia-2016-2020
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Figura 3: Resumen Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes
Fuente: Desarrollo humano Universidad de los Andes Este plan de formación se encuentra dividido por tres secciones, las cuales dividen el tipo de población indicada a recibir estos cursos o eventos, y los diferentes temas a los que cada uno se enfoca. Cada uno será explicado a continuación: Programa de Buenas prácticas para Decanos y Directivos: Este programa es dirigido exclusivamente a Decanos y Directivos, su objetivo es dar a entender los procesos establecidos e intercambiar información específica de la aplicación de los mismos en la facultad, a su vez, resolver dudas para facilitar el desarrollo cotidiano de las responsabilidades no académicas de los cargos. También conocer las personas que están detrás de los procesos, creando una relación laboral más cercana. Aborda temas de Docencia actual, investigación, Creación y Desarrollo Institucional. La metodología que se lleva a cabo en cada sesión será modalidad conversatorio; girará en torno a preguntas de los participantes. Luego de cada sesión quedará una cápsula con información clave y
40
una guía de consulta rápida en la plataforma SICUA de la Universidad de los Andes, para los temas que apliquen se les certificará una vez finalizado44. Programa de Desarrollo de liderazgo y trabajo en equipo Este programa es dirigido a administrativos de planta, profesores en cargos administrativos y profesores de planta. Su principal objetivo es fortalecer las competencias de liderazgo y trabajo en equipo requeridas para desempeñar mejor el rol como líderes de equipos de la mano de conocer las personas que están detrás de los procesos, creando una relación laboral más cercana. Cuenta con cuatro temas que abordan Liderazgo y trabajo en equipo básico, Desarrollo institucional: lineamientos, reglamentos y procedimientos, Gestión del talento humano y Gestión administrativa. Su metodología actúa igual que el Programa de Buenas prácticas para Decanos y Directivos, en cada sesión quedará una cápsula con información clave y una guía de consulta rápida en la plataforma SICUA de la Universidad de los Andes, para los temas que apliquen se les certificará una vez finalizado45. Programa Cierre de brechas Este programa está dirigido a los empleados de la Universidad, este programa contiene temas de:
PDPA (programa de desarrollo para personal administrativo), el cual es un auxilio económico parcial destinado exclusivamente al pago de la matrícula para los estudios de educación superior tales como: pregrado, especializaciones y maestrías.
Español, dirigido a personas que requieran desarrollar y mejorar habilidades comunicativas escritas, poniendo en práctica herramientas relacionadas con la producción de textos de uso cotidiano en la oficina.
Inglés, dirigido a administrativos de planta que requieran conocimiento y desarrollo en el idioma para el desempeño de su cargo.
Competencias técnicas SENA, Promueve y reconoce el aprendizaje y la experiencia adquirida a lo largo de la vida laboral a través de la certificación de competencias en convenio con el SENA.
Ofimática, Dirigido a participantes que por su labor diaria requieren desarrollar y mejorar sus habilidades en Excel46.
44 Dirección Gestión Humana y Desarrollo Organizacional de la Universidad de los Andes, ‘Programa Buenas Prácticas Decanos y Directivos’, 31 de Julio de 2018, 2018. <https://ghdo.uniandes.edu.co/index.php/es/desarrollo-humano/programa-buenas-practicas-decanos-y-directivos> [accessed 5 September 2018]. 45 Dirección Gestión Humana y Desarrollo Organizacional de la Universidad de los Andes, ‘Programa Desarrollo de Liderazgo y Trabajo En Equipo’, 22 de Febrero de 2018, 2018 [Consultado: 5 de septiembre de 2018] Disponible en internet: https://ghdo.uniandes.edu.co/index.php/es/desarrollo-humano/programa-de-desarrollo-de-liderazgo-y-trabajo-en-equipo 46 Dirección Gestión Humana y Desarrollo Organizacional de la Universidad de los Andes, ‘Programa Cierre de Brechas’, 22 de Febrero de 2018, 2018 [Consultado: 5 de septiembre de 2018] Disponible
41
Este Plan de Formación y Desarrollo se lleva a cabo en la Universidad con ayuda de diferentes líderes que movilizan los temas que se encuentran en este. En el Programa de Desarrollo de liderazgo y trabajo en equipo se encuentra el tema número ocho llamados Disposición y Apertura a cambios, que tiene como objetivo reflexionar sobre la percepción y disposición hacia los cambios en diferentes proyectos y áreas de la Universidad.
2.2.1 Esquema en SAP del Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes SAP como software que controla, ejecuta y gestiona procesos realizados en la Universidad, cuenta con una estructura plasmada de la formación de la Universidad de los Andes donde almacena la siguiente información de eventos:
Fecha inicial: fecha en la cual inician los eventos, puede ser una fecha pasada o fecha programada para próximos eventos.
Fecha final: fecha en la cual finalizan los eventos, puede ser una fecha pasada o fecha programada para próximos eventos.
Nombre del evento: en este ítem podemos indicar un nombre más específico como puede ser un caso la continuación de un evento o indicar algún tema especial que se maneje en este.
Sede del evento: se indica la sede del evento donde fue realizado, puede ser dentro o fuera de la Universidad
Idioma: Muestra dos opciones de idioma inglés o español
Horarios: especificaremos los horarios de realización de estos, indicando los días que dura y en que horario.
Número de participantes: Podemos indicar la capacidad mínima la cual tendrá que ser la cantidad más pequeña de participantes para la realización de un evento, la capacidad óptima y máxima la cual tendrán que ser iguales, ya que lo esperado es contar con la asistencia de todos los participantes inscritos en esta.
Precio: Denota los costos involucrados en la realización del evento, tiene más de 50 tipos de moneda para guardar la información en caso de que denote diferentes tipos al peso colombiano.
Organizador: Denota quien está encargado del evento, pueden ser empresas En la figura 4 se muestra el esquema de “árbol” de información del Plan de formación y Desarrollo del Talento Uniades en SAP, donde deberá aparecer la información de los temas que se manejan en este.
en internet: https://ghdo.uniandes.edu.co/index.php/es/desarrollo-humano/programa-de-cierre-de-brechas
42
Figura 4: Esquema Plan de Formación y Dllo. del Talento Uniandes en SAP
Fuente: El autor.
43
2.2.2 Diagrama de procesos: “Socialización del taller Disposición y Apertura a Cambios” El subtema de Disposición y Apertura a cambios se encuentra entre el Programa de Desarrollo de Liderazgo y Trabajo en equipo y en el momento “para el cambio” designado así por el área. En la figura 5 muestra a continuación el desarrollo de la socialización mediante un diagrama de proceso.
44
Figura 5: Diagrama de procesos: taller “Disposición y Apertura al Cambio”
Responsable Descripción
Coordinador Gestión de Cambio y Cultura
De acuerdo con la población objetivo anteriormente establecida se agrupan personas de máximo 45 participantes, se asigna fecha y hora para su desarrollo
Coordinador Gestión de Cambio y Cultura
Se envía una invitación por medio de Outlook la cual quedará asignada en el calendario del invitado al ser aceptada.
Practicante Gestión de Cambio y Cultura
Por medio de la plataforma servicios integrados Uniandes se envía petición de reserva con las características deseadas, capacidad y/o trasteo
Practicante Gestión de Cambio y Cultura
Se solicita por medio de correo electrónico estaciones de café de acuerdo con la cantidad de participantes.
Practicante y coordinador Gestión de Cambios y
Cultura
El coordinador y practicante desarrollan el evento designado
Practicante Gestión de Cambio y Cultura
El practicante recoge la lista de asistencia verificando firma y chequeo de asistentes
Practicante Gestión de Cambio y Cultura
Se alimenta la base de datos que contiene la información de todos los empleados activos de la universidad, se alimenta fecha, hora y asistencia de los invitados.
Fuente: El autor
Socialización deltaller "Disposición y Apertura a cambios"
Planear y programar población a invitar
Invitar grupo de población objetivo por Outlook
Reservar salón paraevento
Solicitar a limentos designados para evento
Realizar evento
Fin
Recolectar lista de asistencia
Digitar lista de asistencia en
Excel
45
2.3 GRÁFICO CAUSA-EFECTO DEL PROBLEMA El problema se desarrolla en que el proceso tiene actividades manuales que pueden ser modificadas con ayuda del ERP SAP, software utilizado por la Universidad que maneja datos, controla procesos y almacena información de los empleados. Por medio de un Diagrama Causa y Efecto se identificarán y jerarquizarán los problemas primordiales del proceso. Causas
Desaprovechamiento de herramientas tecnológicas que posee la Universidad
Falta de capacitación para el uso de la herramienta SAP
Pérdida y uso erróneo constante de información
Inseguridad del personal en el uso de bases de datos en Excel
Desorganización del personal
Pérdida de tiempo por actividades realizadas manualmente
Acumulación de archivos en papel
Riesgos de pérdida de archivos Excel por deterioro de equipos
Acumulación de archivos digitales llenando la memoria del equipo Jerarquización de causas 1. Desaprovechamiento de herramientas tecnológicas que posee la Universidad 2. Falta de capacitación para el uso de la herramienta SAP 3. Pérdida y uso erróneo constante de información 4. Inseguridad del personal en el uso de bases de datos en Excel 5. Pérdida de tiempo por actividades realizadas manualmente 6. Desorganización del personal 7. Acumulación de archivos en papel 8. Riesgos de pérdida de archivos Excel por deterioro de equipos 9. Acumulación de archivos digitales llenando la memoria del equipo
Definición del problema Inconsistencia en el registro de información en el programa “Disposición y apertura al cambio” Diagrama Causa y Efecto Con ayuda de las causas establecidas anteriormente se plasma en la figura 6 un
diagrama espina de pescado que muestra de forma gráfica las causas y elementos
involucrados que genera inconsistencias.
46
Figura 6: Diagrama Causa y Efecto de la inconsistencia en el registro de información del programa “Disposición y Apertura al cambio”
Fuente: El autor. En la tabla número 3, se especifica propósito, objetivo, presupuesto, áreas involucradas y plazo de ejecución que son clave para el desarrollo de la migración de información.
Tabla 3: Matriz resumen para proceso de migración de datos.
Propósito Unificar datos de Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes en el tema Disposición y Apertura a Cambios, para el logro de reportes con información real, confiable y de calidad.
Objetivo Migrar la información almacenada en Excel sobre el tema Disposición Y Apertura de Cambios desde 2016.
Presupuesto No es necesario presupuesto, ya que el sistema SAP y Microsoft Excel cuentan con licencia ya implantada en la Universidad.
Áreas y plazo de ejecución
El área impactada es Gestión de Cambios y Cultura de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional de la Universidad de los Andes, con un plazo de ejecución de 3 meses.
Fuente: El autor
47
2.3.1 Estrategias de mejora
A partir del análisis y construcción del diagrama Causa- Efecto de la figura 6 se proponen las siguientes estrategias para mitigar los riesgos de cada aspecto que tiene influencia: PERSONAL
Designar una única persona para el manejo y modificación de información del plan de formación, consolidándola y reuniéndola para realización de informes.
Capacitación del personal para el uso adecuado del ERP SAP, buscando formas de óptima realización de las actividades propuestas.
Control y manejo de datos en tiempo real, para no generar acumulación y retraso de soporte de información.
HERRAMIENTAS TECNOLOGÍCAS
No utilizar como soporte principal de información el Software Excel ya que no es cien porciento seguro.
Capacitación del personal para el uso adecuado del ERP SAP, buscando formas de óptima realización de las actividades propuestas.
Incentivar el uso adecuado y eficiente de la herramienta SAP, ya que a diferencia de Excel proporciona un soporte real y confiable. ARCHIVOS
No generar archivos con un alto número de información
Migrar la información antigua y completa a la herramienta SAP para seguir manejándola en esta. INFORMACIÓN
Corroborar la información disponible, de personas involucradas en este.
No generar un volumen alto información que se convierta en inmanejable, presente errores y sea confusa.
Recopilar información que se encuentra en físico, ya que puede encontrarse nueva información.
48
2.4 MATRIZ DE EVALUACIÓN DOFA DE LA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESO DE LA SOCIALIZACIÓN DE DISPOSICIÓN Y APERTURA A CAMBIOS La matriz SWOT47 en español DOFA nos permite realizar un diagnóstico de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que significan sus siglas, en este caso para la estandarización del proceso en SAP, obteniendo el planteamiento de estrategias y toma decisiones respecto a este. Se muestra en la figura número 7 la matriz DOFA del proceso de estandarización. Figura 7: Matriz DOFA de la estandarización del proceso de socialización de disposición y apertura a cambios
Fuente: El autor.
47 Anne Egger and Molly Kent, SWOT MATRIX (Seattle and Boston, 2016) <https://www.aacu.org/sites/default/files/files/STEM16/WK2SWOT.pdf> [accessed 15 November 2018].
-Resistencia al cambio por parte de empleados que realizan un modelo de proceso distinto y
creencias de la estandarización como que no produce mejoras, si
no complicaciones.
-Desconocimiento del uso del software SAP por parte del personal, lo que impide el
desarrollo de procesos y lo obliga a la utilización de la herramienta más fácil para respaldo de datos
como lo es Excel.
-Proporciona confiabilidad a los datos, ya que en tiempo real se hará la inscripción del participante gracias
código de personal que cada empleado tiene, generando informes
reales, actualizados y confiables.
-No todos los empleados de la organización tienen acceso a ciertos
"roles" llamados así a acciones y procesos que se realizan en la
organización mediante SAP. Gracias a esto solo los empleados
autorizados pueden obtener información privada.
Ventaja competitiva con respecto a otras
organizaciones, ya que el uso del software facilita la
realización de informes y permite una visualización
detallada y actualizada de la formación de los empleados de
la Universidad.
Mayor alcance de otros tipos de ERP como
Orackle, Microsoft y/o IBM en la organización, que
ofrecen mayor cumplimiento y/o beneficios
que le convengan a la organización, poniendo a prueba a SAP con opción
de remplazarlo.
Fortalezas Debilidades
Oportunidades Amenazas
49
2.4.1 Estrategias
Debilidad 2: -Capacitar a los empleados con apoyo de integrantes del departamento de la DSIT (Departamento Sistemas Integrados de Tecnologías) empleando herramientas que faciliten el conocimiento y acercamiento al software. -Realizar talleres que permitan a los empleados interactuar con la plataforma con ayuda y utilización de instructivos que explican el proceso y la estandarización propuesta, a su vez proporcionar folletos que centralicen al personal e informen que es SAP.
Debilidad 1: -Acompañar al personal y hacer que tomen conciencia de la importancia que tienen en la estandarización del proceso mediante talleres y personal enfocado en los empleados. -Crear métodos de fácil aprendizaje, didácticos para todo tipo de público por medio de herramientas tecnológicas, pero también físicas evaluando a su vez la mejor técnica de aprendizaje para el equipo de trabajo de gestión de cambio.
50
3. DOCUMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS Según el contexto planteado, se mostrará cómo se definió y se modeló un proceso con una serie de actividades que comprenden la socialización del tema Disposición y apertura a cambios del plan de formación de la Universidad de los Andes. Aunque ya se tenía una estandarización del proceso usado anteriormente, se manifestaron diferentes inconsistencias en actividades las cuales deben ser modificadas y mitigadas para que no haya riesgo de pérdida y/o errores de la información. En este capítulo, se muestra la estandarización del proceso mediante instructivos detallados para cargue de información masiva.
3.1 DISEÑO DE PLANTILLAS DE CARGUE El diseño de plantillas para el cargue de información masiva fueron diseñadas por la gestora de proyectos de la Universidad de los Andes. Se presentan las plantillas que fueron utilizadas para los diferentes cargues de creación de eventos e inscripción de participantes.
3.1.1 Plantilla de cargue de eventos masivos Las plantillas son realizadas en Excel con un formato de diligenciamiento simple. Esta será utilizada para cargar la información disponible de eventos realizados históricamente, o que están planeados para su realización. Es importante tener en cuenta el ID del elemento D al que irá enlazado; D se refiere al subtema que pertenecerán los elementos tipo E (eventos). En este caso el elemento tipo D al cual se enlazaron los eventos fue el tema Disposición y Apertura a Cambios del Plan de Formación y Desarrollo del Talento Uniandes en la Universidad de los Andes. Las plantillas luego de ser diligenciadas con los datos preliminares de Excel deberán ser guardados en un archivo tipo “Texto Delimitado por Tabulaciones” para la lectura y cargue en SAP. En la tabla 4 se aprecia la plantilla tipo Excel seguida la figura número 8, plantilla en archivo tipo Texto Delimitado por Tabulaciones.
51
Tabla 4: Plantilla tipo Excel para cargue masivo de elementos tipo E (eventos)
Fuente: El autor, diseño dado por Gestora de proyectos de la Universidad de los Andes. Figura 8: Plantilla tipo Texto delimitado por tabulaciones para cargue masivo de elementos tipo E (eventos)
Fuente: El autor, diseño dado por Gestora de proyectos de la Universidad de los Andes.
Mínima Óptima Máxima
Duración en
horasDía de inicio
Sede del
eventoIdioma
N° participantes Tipo de
objeto
ID
organizador
Duración en
DíasID enlace
Fecha
inicioFecha fin Planificado Nombre Abreviatura
52
3.1.2 Plantilla de cargue masivo de participantes a elementos tipo E Esta plantilla de cargue de inscripción de participantes a elementos tipo E fue diseñada para la inscripción de participantes a eventos (históricos o planificados) en caso de ser una gran cantidad de invitados y/o tener bastante información, es necesario y eficiente la utilización de estas. Estas plantillas son realizadas en Excel tomando como base un formato preliminar que al guardarlo y ejecutarlo en SAP realizará la acción como una acción manual de inscripción de participantes. En la Tabla 5 se encuentra el tipo de plantilla realizada en Excel para iniciar el proceso de cargue masivo de inscripción, en la figura 9 se mostrará el formato como archivo tipo texto delimitado por tabulaciones el cual es el formato real que logra leer SAP. Tabla 5: Plantilla tipo Excel para cargue masivo de participantes en elementos tipo E
Fuente: El autor, diseño propuesto por Gestora de proyectos de la Universidad de los Andes. Figura 9: Plantilla tipo Texto delimitado por tabulaciones para cargue masivo de participantes en elementos tipo E
Fuente: El autor, diseño propuesto por Gestora de proyectos de la Universidad de los Andes.
Fecha inicio Fecha fin Idioma ID Participante ID Evento
53
3.2 INSTRUCTIVOS CARGUE MASIVO DE INFORMACIÓN El objetivo de los instructivos explicados a continuación, fue brindar información y expresar cada uno de los procedimientos necesarios para el uso de SAP, los cuales se alimentaban de los reportes acopiados en las plantillas Excel, dando fluidez al procesamiento en línea de la información para apoyar la toma de decisiones, objeto de esta investigación.
3.2.1 Cargue masivo de eventos de formación Aquí se explica de forma detallada el proceso de creación masiva de eventos con
el objetivo de almacenar la información para la socialización de las características
asociadas a fecha inicial y final de realización, nombre del evento, cantidad de
participantes mínima, máxima y óptima entre otras para cada elemento. Desde la
figura 10 a la 34 se mostrará los instructivos que describen el proceso.
Figura 10: Paso 1, entrada a transacción “LSMW” instructivo cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
INSTRUCTIVO DE USUARIO
GESTIÓN DE EVENTOS
Proceso: Cargue de información masiva (Eventos)
Versión: 001
Elaborado por: Laura Parra
Una vez haya entrado a la plataforma SAP en el rol producción, digite LSMW, transacción que le
permitirá cargar y ejecutar plantillas según las características que entren y esten plasmadas en excel.
Transacción: LSMW
54
Figura 11: Paso 2, digitar “TEA_HCM”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Figura 12: Paso 3, digitar “OM”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Ingrese en el primer espacio habilitado TEA_HCM que corresponde a lo que editaremos y subiremos
directamente para gestión del área de Gestión Humana.
Ingrese en el segundo espacio habilitado OM que corresponde al tipo de gestión que se ejecutará. En
este caso es Gestión de Organización, ya que está predispuesto y programado para la Gestión de
organización
55
Figura 13: Paso 4, digitar “CREAR_EVENTO”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Figura 14: Paso 5, ejecución, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
En el último espacio habilitado indicamos el código CREAR_EVENTOS, lo que quiere decir que la
plantilla corresponderá a crear un elemento E, con características de fecha en dicho elemento D que
corresponde al subtema y de un grupo L que corresponde al tema en el Plan de Formación.
Damos clic en el reloj con el fichero verde para ejecutar, mediante este leerá Project, Subproyecto y
Objeto que hemos digitado y entrará para empezar a realizar el cargue.
56
Figura 15: Paso 6, dar doble click en “Specify files”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 16: Paso 7, cargar archivo, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
En el primer ítem "Specify Files" debemos cargar la plantilla ya creada con la información completa de
la creación de eventos, damos doble clic y este ejecutará para realizar el primer paso
Buscamos en el computador el archivo tipo Texto delimitado por tabulaciones en la ubicación donde
haya sido guardado, le damos clic en abrir. Se desplegará la pantalla que vemos, damos clic en el
fichero verde en la parte de abajo y luego en el icono tipo "Disquete". El archivo quedará guardado.
57
Figura 17: Paso 8, doble click en “Read Data”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 18: Paso 9, ejecutar read data, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Damos clic en la tercera línea denominada "Read Data". Esta leerá el archivo guardado en la primer
línea "Specify files" que fueron ya guardados y verificará que se encuentren en el formato adecuado
(Texto delimitado por tabulaciones) para realizar la ejecución y cargue
Se abrirá esta ventana, damos clic en el ícono de reloj con fichero verde el cual ejecutará. Se abrirá
una pequeña ventana la cual nos preguntará si permitimos y rechazamos la ejecución. Damos clic en
permitir y terminará de ejecutar, paso indispensable para que lea los datos ya guardados.
58
Figura 19: Paso 10, doble click en “Display Read Data”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 20: Paso 11, permitir ejecución, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Damos doble clic en el cuarto ítem. "Display Read Data" donde se mostrará y confirmará los datos
encontrados y guardados a partir de la plantilla tipo texto.
Se desplegará una ventana pequeña, que nos confirmará la ubicación y las acciones que realizará con
la información. Nos verifica el Project, Subproject y Object los cuales debemos asegurarnos se
encuentren TEA HCM, OM y CREAR_EVENTOS respectivamente. Al confirmarlos damos clic en el
fichero color verde.
59
Figura 21: Paso 12, corroborar datos, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 22: Paso 13, doble click en “Convert Data”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Nos mostrará los datos que gracias a las anteriores líneas ejecutadas y guardadas habrá encontrado y
serán ejecutados, donde debemos asegurarnos que nos muestre la cantidad enumerada de datos que
guardamos en el archivo tipo texto y en el orden horizontal de: Código del elemente tipo D al cual será
enlazado, Fecha inicial del evento, fecha final del evento, Nombre del evento, Abreviatura del evento y
Sede de realización del evento. Al confirmarlo damos clic en el circulo verde con las flechas hacia
atrás.
Damos doble clic en la quinta línea la cual nos confirmará y convertirá los datos de la plantilla texto a
datos capaces de ser leídos por SAP para que se logré la ejecución y llenado de datos con las
características y ubicaciones específicas.
60
Figura 23: Paso 14, click en ejecutar convert data, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 24: Paso 15, confirmación de la totalidad de datos, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Damos clic en el reloj con el fichero verde el cual ejecutará preliminarmente los datos ya confirmados, y
convertirá la información para ser leída en SAP.
Al terminar la ejecución se desplegará una ventana que nos confirmará que los datos guardados fueron
convertidos y que se leyó cierta cantidad que debe coincidir con la que confirmamos en la línea anterior
en la matriz amarilla. Damos clic en la flecha verde con flechas hacia atrás.
61
Figura 25: Paso 16, entrar a “Display Converted Data”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 26: Paso 17, ejecutar, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Damos doble clic en la sexta línea, la cual nos permitirá ver y confirmar en pantalla los datos
convertidos en lectura SAP guardados e ingresados según la cantidad de eventos tipo E que vamos a
enlazar a los subtemas y objetos tipo D.
Se abrirá una ventana en la que validaremos la información que ingresamos verificando la ubicación y
la ejecución que realizará. Verificaremos en Project, Subproject y Object que se encuentren las
ejecuciones de TEA HCM, OM y CREAR_EVENTOS respectivamente. Al haberlo confirmado hemos
clic en el fichero verde.
62
Figura 27: Paso 18, corroborar datos convertidos, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 28: Paso 19, entrar a “Create Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Se mostrará en pantalla los datos que fueron convertidos y que se leerán en SAP, en esta pantalla es
pertinente reconfirmar la cantidad de datos que serán ejecutados en la última línea de el proceso.
También revisaremos que las columnas estén en el orden y con la información correcta. Se alcanza a
verificar el código D donde se enlazará, la fecha inicial y final del evento, el nombre del evento y la
abreviatura de este. Al confirmar se presiona el fichero verde con las flechas hacia atrás.
Hacemos doble clic en la penúltima línea "Create Batch Input Session" el cual confirmará y grabará los
datos convertidos para terminar ejecutándolos y creando los eventos.
63
Figura 29: Paso 20, ejecutar “Create Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 30: Paso 21, ejecutar transacciones creadas, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Se abrirá esta ventana que contará los datos y mostrará cuantos se crearán, presionamos el reloj con
el fichero verde para ejecutarlo.
Nos mostrará la cantidad de datos que guardamos y convertimos en anteriores líneas, debemos
corroborar si el número indicado en la ventana emergente son los mismos que hemos guardado,
damos clic en el fichero verde para aceptar.
Hacemos doble clic en la última línea donde después de todas las líneas ya ejecutadas, este será
quien nos creará y enlazará los elementos E a los elementos D ya creados en el árbol de datos SAP.
64
Figura 31: Paso 22, entrar a “Run Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Figura 32: Paso 23, ejecutar “Run Batch Input Session”, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Hacemos doble clic en la última línea donde después de todas las líneas ya ejecutadas, este será
quien nos creará y enlazará los elementos E a los elementos D ya creados en el árbol de datos SAP.
Al abrirse esta ventana, damos clic en el cuadrado de la parte izquierda donde esta la línea de texto, ya
que con esta indicaremos los datos que guardamos y convertimos para grabar. Ejecutamos con el
ícono de reloj con fichero verde.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
65
Figura 33: Paso 24, indicar vista de tipo de errores al ejecutar, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor. Figura 34: Paso 25, finalizar, instructivo de cargue masivo de eventos
Fuente: El autor.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
Al terminar la ejecución del paso anterior, el programa mostrará una ventana emergente indicando la
finalización del cargue. Haremos clic en Finaliza batch input, para cerrar esta ventana.
Al terminar la ejecución del paso anterior, el programa mostrará una ventana emergente indicando la
finalización del cargue. Haremos clic en Finaliza batch input, para cerrar esta ventana.
66
Las ventajas de elaborar el instructivo, fue guiar a los empleados involucrados y a quienes necesiten tener soporte de asistencias y de eventos que han realizado a lo largo del año no solo en temas de disposición y apertura a cambios, si no en cualquier subtema que incluye el Plan de Formación del Talento Uniandes. Incluye también la posibilidad de programar eventos a futuro con sus respectivos participantes e información básica de este.
3.2.2 Diagrama de proceso cargue masivo de información Se mostrará el proceso de cargue masivo de información en la figura 35 por medio de un flujograma de la creación de elementos tipo E a lo que designa fecha de un evento enlazado a un objeto D subtema del Plan de Formación del Talento Uniandes.
67
Figura 35: Flujograma de creación y cargue de eventos masivos en SAP.
Fuente: El autor.
68
El anterior proceso de la figura 35, fue descrito y realizado para migrar la información total que estaba disponible en extensas bases de Excel, sobre los eventos que se han desarrollado del tema de “Disposición y Apertura a cambios” a partir del 2016, ya que esta información debe permanecer disponible para informes y controles históricos que se presentan a la alta Dirección sobre cómo se desarrolla el Plan de Formación y que tanta ha sido su desarrollo y participación a lo largo de los años en la Universidad de los Andes a sus empleados. La información que queda guardada en este sistema quedará para siempre almacenada en este, no habrá un riesgo alto de perderla y se podrá a su vez consultarla en tiempo real, la cual era una de los objetivos y mejoras que se querían implementar al modificar y estandarizar el proceso. A continuación, se muestra en la figura 36, el resultado del cargue de eventos en el llamado “árbol” de SAP al ingresar por la transacción PSV2, que corresponde a la estructuración de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional en este.
69
Figura 36: Resultado de cargue masivo de eventos en SAP.
70
Figura 36. (Continuación).
Fuente: El autor. La figura número 36 mostrada anteriormente fue el resultado obtenido al hacer el cargue masivo de los eventos históricamente realizados con la información disponible desde 2016 en el tema de “Disposición y Apertura a Cambios” hasta la actualidad.
3.3 INSTRUCTIVO PARA CARGUE MASIVO DE PARTICIPANTES EN ELEMENTOS TIPO E Una vez creados los eventos, se deben alimentar con la información de participantes que han asistido a este. En las figuras 37 hasta la 61 se mostrará el instructivo para el cargue masivo de participantes en los respectivos elementos tipo E (eventos) creados con el anterior instructivo. Este facilitará la participación de las personas a cada uno.
71
Figura 37: Paso 1, ingresar a la transacción LSMW, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 38: Paso 2, digitar e ingresar “TEA_HCM”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Una vez haya entrado a la plataforma SAP en el rol producción, digite LSMW, transacción que le
permitirá cargar y ejecutar plantillas según las características que entren y esten plasmadas en excel.
INSTRUCTIVO DE USUARIO
GESTIÓN DE EVENTOS
Proceso: Cargue de información masiva (Eventos) Elaborado por: Laura Parra
Versión: 001
Transacción: LSMW
Ingrese en el primer espacio habilitado TEA_HCM que corresponde a lo que editaremos y subiremos
directamente para gestión del área de Gestión Humana.
72
Figura 39: Paso 3, ingresar “OM”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 40: Paso 4, ingresar “INSC_PARTICIPAN” instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Ingrese en el segundo espacio habilitado OM que corresponde al tipo de gestión que se ejecutará. En
este caso es Gestión de Organización, ya que está predispuesto y programado para la Gestión de
organización
En el último espacio habilitado indicamos el código INSC_PARTICIPAN, lo que quiere decir que la
plantilla corresponderá a inscribir objetos en elementos tipo E, con características de fecha que
corresponde al subtema del Plan de Formación.
73
Figura 41: Paso 5, ejecutar campos, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 42: Paso 6, doble click en “Specify files”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Damos clic en el reloj con el fichero verde para ejecutar, mediante este leerá Project, Subproject y
Object que hemos digitado y entrará para empezar a realizar el cargue.
En el primer ítem "Specify Files" debemos cargar la plantilla ya creada con la información completa de
participantes, damos doble clic y este ejecutará para realizar el primer paso
74
Figura 43: Paso 7, guardar archivo tipo texto delimitado por tabulaciones, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 44: Paso 8, doble click e ingresar a “Read data” instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Buscamos en el computador el archivo tipo Texto delimitado por tabulaciones en la ubicación donde
haya sido guardado, le damos clic en abrir. Se desplegará la pantalla que vemos, damos clic en el
fichero verde en la parte de abajo y luego en el icono tipo "Disquete". El archivo quedará guardado.
Damos clic en la tercera línea denominada "Read Data". Esta leerá el archivo guardado en la primer
línea "Specify files" que fueron ya guardados y verificará que se encuentren en el formato adecuado
(Texto delimitado por tabulaciones) para realizar la ejecución y cargue
75
Figura 45: Paso 9, doble click en ejecutar “Read data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 46: Paso 10, ingresar a “Display Read Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Se abrirá esta ventana, damos clic en el ícono de reloj con fichero verde el cual ejecutará. Se abrirá
una pequeña ventana la cual nos preguntará si permitimos o rechazamos la ejecución. Damos click en
permitir y terminará de ejecutar, paso indispensable para que lea los datos ya guardados.
Damos doble clic en el cuarto ítem. "Display Read Data" donde se mostrará y confirmará los datos
encontrados y guardados a partir de la plantilla tipo texto.
76
Figura 47: Paso 11, permitir “Display Read Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 48: Paso 12, corroborar datos, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Se desplegará una ventana pequeña, que nos confirmará la ubicación y las acciones que realizará con
la información. Nos verifica el Project, Subproject y Object los cuales debemos asegurarnos se
encuentren TEA HCM, OM y INSC_PART respectivamente. Al confirmarlos damos clic en el fichero
color verde.
77
Figura 49: Paso 13, ingresar a “Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Figura 50: Paso 14, ejecutar “Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Damos doble clic en la quinta línea la cual nos confirmará y convertirá los datos de la plantilla texto a
datos capaces de ser leídos por SAP para que se logré la ejecución y llenado de datos con las
características y ubicaciones específicas.
Damos clic en el reloj con el fichero verde el cual ejecutará preliminarmente los datos ya confirmados, y
convertirá la información para ser leída en SAP.
78
Figura 51: Paso 15, corroborar total datos convertidos, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 52: Paso 16, ingresar a “Display Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Al terminar la ejecución se desplegará una ventana que nos confirmará que los datos guardados fueron
convertidos y que se leyó cierta cantidad que debe coincidir con la que confirmamos en la línea anterior
en la matriz amarilla. Damos click en la flecha verde con flechas hacia atrás.
Damos doble click en la sexta línea, la cual nos permitirá ver y confirmar en pantalla los datos
convertidos en lectura SAP guardados e ingresados según la cantidad de perticipantes que serán
incluidos en cada uno de los elementos tipo E.
79
Figura 53: Paso 17, ejecutar “Display Convert Data”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 54: Paso 18, corroborar datos, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Se abrirá una ventana en la que validaremos la información que ingresamos verificando la ubicación y
la ejecución que realizará. Verificaremos en Project, Subproject y Object que se encuentren las
ejecuciones de TEA HCM, OM y INSC_PARTICIPAN respectivamente. Al haberlo confirmado hemos
click en el fichero verde.
80
Figura 55: Paso 19, ingresar a “Create Batch Session”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 56: Paso 20, ejecutar “Create Batch Session”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Hacemos doble click en la penúltima línea "Create Batch Input Session" el cual confirmará y grabará
los datos convertidos para terminar ejecutándolos y creando los eventos.
Se abrirá esta ventana que contará los datos y mostrará cuantos se crearán, presionamos el reloj con
el fichero verde para ejecutarlo.
81
Figura 57: Paso 21, aceptar transacciones creadas, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 58: Paso 22, ingresar a “Run Batch Input Session”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Nos mostrará la cantidad de datos que guardamos y convertimos en anteriores líneas, debemos
corroborar si el número indicado en la ventana emergente son los mismos que hemos guardado,
damos clic en el fichero verde para aceptar.
Hacemos doble clic en la última línea donde después de todas las líneas ya ejecutadas, este será
quien inscribirá los participantes a los elementos E ya creados en el árbol de datos SAP.
82
Figura 59: Paso 23, ejecutar “Run Batch Input Session”, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor. Figura 60: Paso 24, indicar vista de tipo de errores al ejecutar, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Al abrirse esta ventana, damos clic en el cuadrado de la parte izquierda donde esta la línea de texto, ya
que con esta indicaremos los datos que guardamos y convertimos para grabar. Ejecutamos con el
ícono de reloj con fichero verde.
Se ejecutará una ventana emergente, donde le indicaremos en la parte izquierda en Modo de
procesamiento el segundo ítem "Visual. Solo errores" y en la parte derecha Funciones adicionales el
tercer ítem "Tam. Estándar dynpro" y damos clic en ejecutar.
83
Figura 61: Paso 25, click en finalizar batch input, instructivo de inscripción de participantes
Fuente: El autor.
3.3.2 Diagrama de proceso cargue masivo de información En la figura 62 se muestra el flujograma de cargue masivo de inscripción de participantes en elementos tipo E a lo que designa fecha de un evento enlazado a un objeto D subtema del Plan de Formación del Talento Uniandes.
Al terminar la ejecución del paso anterior, el programa mostrará una ventana emergente indicando la
finalización del cargue. Haremos clic en Finaliza batch input, para cerrar esta ventana.
84
Figura 62: Flujograma de creación y cargue masivo de participantes en SAP
Fuente: El autor.
85
Con desarrollo del diagrama mostrado en la figura 62, se obtuvo información real,
actual e histórica de las asistencias que se han presentado en las socializaciones
del tema “Disposición y Apertura a Cambios”. También se obtienen eventos
programados con sus respectivos participantes si se quisiera.
En la figura 63 se presenta el resultado del cargue de asistentes por medio de este
proceso en diferentes eventos (fechas) del tema que se logra visualizar a través de
la transacción PSV2.
86
Figura 63: Resultado de cargue masivo de participantes a la socialización “Disposición y Apertura a Cambios” vista desde la transacción PSV2.
Fuente: El autor.
87
3.4 MODIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOCIALIZACIÓN DEL TEMA DISPOSICIÓN Y APERTURA A CAMBIOS De acuerdo con lo visto en la figura 5 del capítulo 1, se muestra cómo la realización
del proceso de socialización Disposición y Apertura a Cambios, presenta
inconsistencias e inconformidades desde la inscripción de participantes, hasta la
generación de informes. En la figura 64 se mostrará el proceso de socialización
propuesto y modificado involucrando el cambio de actividad de inscripción y
generación de informes en SAP.
Figura 64: Modificación de proceso de socialización del tema “Disposición y Apertura a Cambios”
Actividad Responsable Descripción
Coordinador
Cambio y
Cultura
De acuerdo con la población
objetivo anteriormente
establecida se agrupan
personas de máximo 45
participantes, se asigna fecha
y hora para su desarrollo
Coordinador
Cambio y
Cultura
Se envía una invitación por
medio de Outlook la cual
quedará asignada en el
calendario del invitado al ser
aceptada.
Practicante
cambio y
cultura
El practicante crea el evento en
SAP con base al instructivo N°
1 con la información disponible
Practicante
cambio y
cultura
Por medio de la plataforma servicios integrados Uniandes se envía petición de reserva con las características deseadas, capacidad y/o trasteo
Practicante
cambio y
cultura
Se solicita por medio de correo electrónico estaciones de café de acuerdo con la cantidad de participantes.
Socialización del taller "Disposición y
Apertura a Cambios"
Planear y programar población a invitar
Invitar grupo de poblaciónobjetivo por Outlook
Reservar salón en plataforma de servicios Uniandes
Solicitar alimentos desiganados para evento
Crear evento en SAP
1
88
Iniciar taller
Solicitar carnet a participantes para codigo de personal
Terminar taller
Descargar informe
Analizar información
Fin
¿La inscripción de participantes es
correcta?
Si
No
Inscribir participantes en el evento SAP
Evidenciar fotográficamente los participantes del evento
Figura 64. (Continuación).
Coordinador
y practicante
Cambio y
Cultura
Se desarrolla el evento
designado con ayuda de
videos, presentaciones y
dinámicas
Practicante
cambio y
cultura
Solicitar a los participantes el
carné ya que este
suministrará el código de
personal requerido por SAP
Practicante
cambio y
cultura
Se digita en el campo de
inscripción de participante el
número de personal
Practicante
cambio y
cultura
Mediante una cámara
fotográfica se evidencia la
asistencia de los participantes
Coordinador
y practicante
Cambio y
Cultura
Termina taller
Practicante
cambio y
cultura
Se debe verificar si el número de participantes es el mismo que está inscrito en SAP, de no serlo deberá inscribirse en la actividad número ocho.
Practicante
cambio y
cultura
Por medio de lo descrito en el instructivo N° 3 se descarga un informe tipo Excel
Coordinador
y practicante
Cambio y
Cultura
Mediante la asistencia se presentan reportes y/o resúmenes base para generar indicadores, estadísticas y analizar comportamientos en el tema de Disposición y Apertura a Cambios.
Fuente: El autor.
1
89
La modificación de la imagen 64 fue aceptada por la directora del área de gestión
humana y desarrollo organizacional principalmente para eliminar la utilización de
listas de asistencia que restaban desarrollo y avance como lo demuestra la
universidad de los Andes e incentivar la utilización de una herramienta que siempre
ha estado disponible en la comunidad.
Los empleados del área de gestión de cambio y formación manifestaron en
reuniones posteriores a la divulgación de la modificación del proceso los beneficios
para el área como:
Optimización de tiempo en la jornada laboral ya que al digitar listas de
participación implicaba una cantidad de tiempo más extensa pegando y copiando
información de empleados de la comunidad para su control.
Realización de informes con datos más seguros y confiables ya que la
inscripción y control de asistencia se realiza en el momento de desarrollar el evento.
Utilización de herramientas disponibles para fines diferentes establecidos en
la universidad, que ayudan a consolidar y enlazar información de diferentes áreas
que hacen parte para el desarrollo del plan de formación del talento Uniandes.
Demostración de la estandarización a partir de los instructivos que no solo
serán utilizados por empleados del área de gestión del cambio, si no para
empleados de demás área en caso de que lo requieran.
Demostración de avances tecnológicos con la eliminación de listas de papel,
a su vez reduciendo costos de impresión y utilización de papelería disponible en la
universidad.
Ayuda con el medio ambiente al eliminar la impresión y utilización de listas
en papel
Adquisición de nuevos conocimientos por parte de los empleados por la
utilización de una herramienta nueva, proporcionando un manejo más fácil, óptimo
y simple en las actividades del proceso.
3.4.1 Instructivo de descargue de informes de participación En el diagrama de proceso de la figura 64, se logró identificar la modificación del proceso de socialización del tema disposición y apertura a cambios, incluyendo el descargue de informes del evento. Se muestra desde la figura 65 hasta la 71 el instructivo para generar informes.
90
Figura 65: Paso 1, ingreso a la transacción S_PH9_46000434, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: El autor.
Versión: 001
Digite la transacción S_PH9_46000434 el cual está enramado a recursos humanos,
gestión de eventos, sistema de información, informes, participación. En la figura se
muestra su ubicación en el árbol de SAP.
Proceso: Descargue de informes de participación a eventos
INSTRUCTIVO DE USUARIO
GESTIÓN DE EVENTOS
Ult. Actualización:
18/09/2018
Elaborado por: Laura Parra
Transacción: S_PH9_46000434
91
Figura 66: Paso 2, seleccionar tipo de información requerida para informe y ejecución, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: El autor.
Se abrirá una ventana la cual nos da opción de tres tipos de especificaciones para generar
el reporte.
Selección de eventos:
-Evento: indica una única fecha perteneciente a un grupo de elementos D.
-Tipo de evento: indica un grupo de fechas, cada elemento E del grupo de elementos D.
-Grupo de actos: indica un grupo completo de elementos L
Período de evaluación: Presenta diferentes opciones de periodos, hoy, mes actual, año
en curso, todo, pasado o futuro.
Opciones de selección: inscripciones normales, inscripciones obligatorias o inscripción
lista de espera
Seleccione en cada especificación el tipo de reporte que desea generar y haga click en
ejecutar.
92
Para este caso generaremos un reporte total (período de evaluación) del tipo de
evento “Disposición y apertura a cambios”, para este digitamos el código que nos
indica el árbol principal del Plan de Formación en SAP que es 71001145 (selección
de eventos) para todas las inscripciones y ejecutamos.
Figura 67: Paso 3, muestra de reporte en SAP, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: El autor.
Gracias a la ejecución del reporte, muestra todos los eventos contenido en el grupo
de elementos D, cada participante categorizado por fecha de la socialización. El
reporte con las características dichas anteriormente generó 750 participantes desde
2016 hasta octubre de 2018 y la realización de 51 eventos.
Nos generará el reporte donde se puede visualizar, ID del evento y su denominación, fecha
inicial y final del evento, ID y nombre del participante.
93
Figura 68: Paso 4, ejecución y descargue de reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: el autor.
Figura 69: Paso 5, elegir ubicación de reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: el autor.
SAP, nos da la opción de descargar los informes en archivo tipo Excel, así que damos click
en el botón de arriba una hoja con una x y se desplegará una ventana emergente en la que
seleccionaremos tipo archivo Excel y damos click en el fichero verde.
Seleccionamos la ubicación en la que deseamos descargar el reporte.
94
Figura 70: Paso 6, permiso para crear el reporte y guardar, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: el autor.
Se despliega una ventana emergente, a la cual debemos dar click en permitir para que se
logre guardar el archivo en la ubicación indicada. Damos click nuevamente en la nueva
ventana emergente desplegada para poder acceder a la ubicación.
95
Figura 71: Paso 7, abrir reporte tipo Excel, instructivo de descargue de informes de participación a eventos
Fuente: el autor.
3.4.2 Instructivo de inscripción a eventos en tiempo real En el flujograma de la figura 64, se presentó la modificación del proceso de realización del taller de “disposición y apertura a cambios”, se especifican los cambios a continuación:
Creación de evento en SAP: el evento se debe crear con antelación a la realización de este según el instructivo de “creación de eventos” o de manera manual descritos en instructivos internos de la universidad. En este se especifica fecha inicial y final del evento, sede de realización, horario y horas de desarrollo, capacidad mínima, máxima y óptima de participantes y referencia del organizador.
Solicitud de carnet a participantes asistentes al taller: la solicitud del carnet debe ser al principio del taller o en un momento oportuno, garantizando el registro de todos los asistentes.
Inscripción de participantes en el evento: en el momento que se tenga el carnet se hará la inscripción con el número de cédula directamente en SAP para
Se guardará y abrirá el archivo en Microsoft Excel con la distribución descrita en fila y
columnas tipo tabla como lo son los archivos de Excel.
96
que los registros queden almacenados. En las figuras 72 a 77 se mostrará el instructivo que se debe llevar a cabo para esta actividad. Figura 72: Paso 1, ingreso a la transacción PSV2, instructivo inscripción de participantes
Fuente: El autor.
INSTRUCTIVO DE USUARIO
GESTIÓN DE EVENTOS
Proceso: Inscripción de participantes Versión: 001
Elaborado por: Laura Parra Ult. Actualización:
19/09/2018Transacción: PSV2
Se ingrea a la transacción PSV2, en la cual se visualiza el contenido del plan de formación del talento
Uniandes, mostando temas, subtemas y eventos realizados en fechas establecidas.
97
Figura 73: paso 2, identificación tema “disposición y apertura a cambios”, instructivo inscripción de participantes
Fuente: El autor.
Identificamos en "PROGR. DESAR. DE LIDERAZGO Y TRA. EQUIPO" el tema número 8 denotado
"Disposición y apertura a cambios" al cual haremos la inscripción de los participantes al momento de
realizar los eventos
98
Figura 74: paso 3, selección de evento de inscripción, instructivo inscripción de participantes
Fuente: el autor.
Al desplegar, seleccionamos el evento* ya creado al cual inscribiremos los empleados. (*el evento
debe ser creado previamente de la manera como se muestra en el instructivo de cargue masivo de
eventos en las imágenes número 10 a 34 o con un proceso directo en la transacción PV11 disponibles
en documentación interna de la universidad)
99
Figura 75: paso 4, pasar a menú participantes e ingresar a “Inscr.”, instructivo inscripción de participantes
Fuente: el autor.
Debemos asegurarnos que en el ítem "Pasar a" superior del centro, estemos en "Menú participantes"
ya que este nos permitirá editar únicamente información de participantes. Hacemos click derecho en el
evento identificado, al desplegarse el menú damos click en "inscr." que nos desplegará una ventana
emergente.
100
Figura 76: paso 5, despliegue de ventana emergente de inscripción, instructivo inscripción de participantes
Fuente: el autor.
Al desplegarse esta ventana, podemos inscribir en la casilla "persona" a los participantes que van
llegando a la socialización (evento) solicitandole a cada uno el carnet en donde aparece la cédula del
empleado. Hacemos click izquierdo en el símbolo de la derecha de la casilla participante donde se
desplegará otra ventana emergente.
101
Figura 77: paso 6, digitar cedula de participante, instructivo inscripción de participantes
Fuente: El autor.
En la ventana emergente tendremos la pestaña "Número de identificación personal" donde en la casilla
"NIF" digitaremos la cédula del empleado y damos click en el fichero verde. Se cambiará el tipo de
ventana emergente, y daremos click en cualquiera de las fechas que muestra, no importa que cantidad
de fechas tipo aparezcan.
102
Para el almacenamiento de la información del participante existe la posibilidad de
digitarla directamente o utilizar pistolas registradoras lectoras de códigos de barras,
las cuales leerían el número de cédula con el que cuenta el carné de los empleados
y/o estudiantes revelado por el código de barras.
Figura 78: Paso 7, inscripción de participante, instructivo inscripción de participantes.
Fuente: el autor.
Recomendaciones:
- Tenga control de la inscripción de los asistentes, ya que el registro debe
coincidir con la evidencia fotográfica
- Asegúrese que los registros y evento estén en el ambiente “producción”
- Corrobore el nombre de registro con el del carné
- En caso de utilizar pistola y esta registra doble vez, esta solo actualizará la
asistencia del participante, no la duplicará.
Hacemos click en el "disquete" donde quedará guardada la asistencia del participante al evento en el
momento de su llegada o cuando sea requerido su carnet en la socialización. Corroboraremos la
inscripción correspondiente del participante, con un letrero emergente que aparecerá en la parte de
abajo anunciando "participación inscrita" .
103
Evidencia fotográfica: la evidencia fotográfica es el soporte y manera de
corroborar la asistencia de los participantes. Esta debe ser capturada en un
momento instantáneo durante el desarrollo del taller y coincidir con el registro
almacenado en SAP en su terminación.
En la figura 79 se muestra el resultado de la realización de un evento el pasado 23
de Octubre con esta técnica.
Figura 79: Resultado inscripción de asistencias en el desarrollo de la socialización “Disposición y Apertura a cambios”
Fuente: El autor.
104
4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO
En el siguiente capítulo se mostrará cómo se capacitará al personal y se divulgará el nuevo proceso a seguir para la socialización de Disposición y Apertura a cambios:
4.1 GENERALIDADES Se diseñó un esquema para motivar, sensibilizar e involucrar a los empleados del área de gestión humana a la utilización y correcto uso de la herramienta SAP para facilitar sus tareas en el trabajo. Se quiere informar (figura 80) la nueva metodología diseñada de consolidación de información del tema Disposición y Apertura a Cambios, ya que este nuevo proceso será utilizado en las siguientes socializaciones desarrolladas en la Universidad. Se les informará la importancia de su rol, y responsabilidad respecto al nuevo proceso. Figura 80: Fases del proceso de capacitación del personal
Fuente: El autor.
4.1.1 Objetivo Sensibilizar e informar la importancia del papel que tienen los empleados del área de Gestión al cambio y cultura del correcto uso de SAP para el proceso de socialización “disposición y apertura a cambios”.
4.1.2 Fases
Fase I: En esta fase se incluye la planeación de la modificación del proceso donde se hizo la migración de la información de libros de Excel a SAP y la valoración del nuevo método de inscripción de participantes y de generación de informes. Se logró una valoración y decisión de cambio del proceso por la exigencia de orden de información, consolidación e información certera y real. Se transmitirá la idea y se explicará el método y herramienta que se usará en folletos y algunas reuniones que se realizarán.
•Planificación y valoraciónFase I
•Ejecución y controlFase II
•Evaluación y mejoraFase III
105
Fase II: La segunda fase consiste en que los empleados ejecuten los instructivos construidos en el capítulo 3 en el rol “Calidad” el cual es un simulador del rol real donde se ejecutan y gestionan los procesos reales del software. Estos se realizarán en reuniones donde estarán dirigidos en el momento de su realización para resolver dudas.
Fase III: Se evaluará lo aprendido por medio de un formato donde deberán identificar ciertas transacciones utilizadas para diferentes procesos aprendidos y el orden de las actividades del nuevo proceso estandarizado para la realización del taller. Para el control se enviará una encuesta en línea en la página E-encuesta.com donde podrán evaluar cuantitativamente como han percibido el proceso de sensibilización y el hacer conocer la nueva metodología.
4.1.2 Estrategias
Comunicación interna: La información se llevará desde Coordinadores hasta gestores involucrados en el área de formación, utilizando una comunicación ascendente
Comunicación directa: La comunicación de los empleados se transmitirá por medio de folletos, reuniones programadas, el canal de comunicación será oral y como apoyo se utilizarán algunas presentaciones en Power Point y elementos impresos, estos a su vez ayudarán a que tengan una retroalimentación cada vez que les sea necesario, también se les permitirá la realización de simulaciones y pruebas en un modo piloto de SAP que tienen la misma modalidad y funcionamiento al real. 4.2 ACTIVIDADES DE SENSIBILIZACIÓN
4.2.1 Acciones de información Desarrollo de material gráfico
Manuales instructivos Se realizarán e imprimirán instructivos donde se les guiará a los empleados los usos que se le puede dar al software SAP enfocados en cargues de información masiva, cuadre de horarios y fechas para eventos para beneficios del área de Gestión Humana.
Folletos informativos Se hará entrega en una hoja de papel tamaño carta con información resumida y concreta sobre SAP e información del nuevo proceso y uso. Este folleto se encuentra el anexo A.
106
4.3 ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN
4.3.1 Reuniones Fueron presenciales, donde se discutió y guio a los 3 empleados, 2 del área de formación y 1 del área de gestión del cambio sobre la modificación de proceso. Entre los temas que se tocaron en la reunión fueron: a. Los programas y temas que incluye SAP b. El procedimiento de cargue de información de la socialización Disposición y Apertura a Cambios c. Procedimiento de descargue de información para informes La reunión estuvo dirigida por Laura Milena Parra, quien migró la información histórica y estandarizó la socialización del tema Disposición y Apertura a Cambios a SAP, conocimiento suficiente para transmitir y explicar el nuevo proceso para que los demás integrantes puedan desarrollarlo. Se tuvo la oportunidad de recibir opiniones acerca del nuevo proceso, aportes para la realización de otras modificaciones, arreglos y optimización del proceso llegando a la meta establecida. Estas se realizaron los miércoles en un horario de 8:30 am a 9:30 horario óptimo y de disposición para lograr la presencia de todos los integrantes a la reunión.
4.3.3 Simulaciones Se realizaron 2 capacitaciones donde se practicó y simuló el proceso que se realizaría para el cargue de información masiva de eventos realizados. Esta se realizó en el software SAP en un computador con permisos que todos tienen disponibles para poder desarrollar el proceso. El modo en el que se realizó fue en el ambiente “calidad” lo que indica que es exactamente igual a el modo “producción” (acceso real al control de la universidad), pero en este ambiente se aplica como prueba. Esta simulación estuvo dirigida por Laura Milena Parra, quien explicó el proceso e indicó los pasos a realizar, al final de esta se evaluó (véase anexo B) lo aprendido como ejecuciones de transacciones y el objetivo de estandarizar el proceso, esto logró que se enfrenten en el modo de producción obteniendo el resultado deseado.
4.4 OTRAS ACTIVIDADES
4.4.1 Actividades de evaluación Se realizó una actividad donde se evaluó el aprendizaje en el momento de realizar el cargue, donde se evaluará los pasos que emplean, el conocimiento de ciertas transacciones que deben utilizar en el proceso y el objetivo cada una. Se calificarán
107
6 preguntas de 1 a 5 siendo 1 la mínima nota y 5 la máxima. El formato de evaluación se encuentra en el anexo B.
4.4.2 Encuestas de satisfacción Se realizaron encuestas por medio de la página E-Encuesta.com en el cual se calificará que tanto fue el aprendizaje adquirido con las simulaciones y reuniones, también se preguntará cómo se siente con el nuevo cambio y que tan capacitado se siente para replicar esta información a diferentes empleados que lo requieran. En la figura 81 se presenta las preguntas que tienen un margen de calificación de 1 a 5. La encuesta estará disponible en línea para los empleados que estén involucrados en la capacitación en la página de E-encuesta en el link https://manager.e-encuesta.com/v2/survey/1410157/preview. Los resultados son manejados por Laura Milena Parra para analizar el procedimiento de capacitación realizado.
108
Figura 81: Modelo en E-encuesta para encuesta de satisfacción.
109
Figura 81. (Continuación).
Fuente: el autor, creada en e-encuesta.com (encuesta disponible en https://manager.e-encuesta.com/v2/survey/1410157/preview )
4.5 METAS Sensibilizar al 100% personal involucrado del área de Gestión de cambio de GHDO. La capacitación se realizará a 3 personas, las involucradas deben alcanzar el 100% de conocimiento en el tema y lograr realizar con autogestión los procesos propuestos desarrollados.
110
4.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Para terminar, se muestra una propuesta de tiempo en la cual se lograrán las fases del proceso de sensibilización. (Véase tabla 6) Tabla 6: cronograma de sensibilización para empleados
FASE OBJETIVO ACTIVIDAD TIEMPO RECURSOS
I
Dar a conocer la actualización de los procesos objeto de modificación.
1. Entregar folleto que contextualizará la situación (véase el Anexo A)
Noviembre 2018
-Sala de capacitación -Papelería (evaluaciones)
II
Garantizar la interiorización de las modificaciones
1. Realizar simulación en rol calidad 2. Filmación de la ejecución del proceso
Noviembre 2018
-Puesto de trabajo -Instructivos -App para grabar pantalla
III
Evaluación de los conocimientos aprendidos
Evaluación didáctica Noviembre 2018
-Papelería (evaluaciones)
Encuesta de satisfacción
Encuesta en E-encuesta.com
Noviembre 2018
-Computador
Fuente: El autor
111
5.CONCLUSIONES La modificación del proceso de socialización del tema “disposición y apertura a cambios” tuvo cogida y recepción por los empleados de la comunidad uniandina, ya que el software SAP que fue la herramienta utilizada para la modificación del proceso fue de fácil manejo y los empleados pueden aportar mejoras que crean pertinentes. Los beneficios de esta modificación se lograron desde diferentes puntos de vista, como el punto ambiental, ya que la lista de asistencia impresa en hojas no será necesario, la recopilación de informes será más confiable, real y precisa, ya que hay riesgo casi inexistente de pérdida de información por quedar almacenada en tiempo real y en un software no editable por cualquier empleado. Gracias a la estandarización del proceso se dedujo que no solo puede ser aplicada para la socialización “disposición y apertura a cambios”, también puede llevarse a cabo todo el proceso (desde la migración de información histórica, hasta las nuevas actividades de inscripción de participantes) para cualquier evento del plan de formación de la universidad, el proceso tendría diferentes características dependiendo del tema, pero la guía y modificación de este tema pueden ser utilizadas para llegar al objetivo de grabar toda la información en SAP y estándar el proceso. El método utilizado de simulación fue de gran ayuda para los empleados para hacer
preguntas sobre algunas cosas que no eran totalmente claras y para realizar
intentos fallidos sin tener ningún impacto de procesos que se llevan a cabo mediante
SAP, pero si darse cuenta y ver como es SAP en el ambiente de producción ya que
desde este si llegaría a tener un impacto significativo. Los folletos fueron partícipes
para colocar a los empleados en contexto, ya que para algunos SAP no hacía parte
de ninguna de sus responsabilidades del cargo generando en ellos un conocimiento
nuevo y permitir a los pioneros de la modificación mejoras e ideas continuamente.
El uso electrónico en este proceso hace que los empleados aprendan a utilizar
herramientas y faciliten su empeño laboral, también a que los empleados tengan la
capacidad y aceptación de salir de su zona de confort cumpliendo el objetivo de
estandarización del proceso.
La limitación de acceso a información del tema “disposición y apertura a cambios”
redujo el alcance de información que debería estar en SAP para obtener los mismos
beneficios como confiabilidad de información, optimización de procesos en sus
socializaciones y reproducción de informes deseados.
112
6. RECOMENDACIONES El cargo de practicante es rotativo entre un periodo de 6 a 12 meses, y entre las funciones que lleva a cabo se encuentra el manejo y control de los eventos realizados por el área de formación. Ya que el practicante no tiene conocimiento del proceso se recomienda en su primera semana de inducción enseñarle los instructivos vistos en las figuras 10 a 34 que corresponde al proceso de cargue masivo de información y de las figuras 37 a 61 que corresponde al instructivo de cargue masivo de participantes, ya que si hay información masiva desactualizada en SAP sea de ayuda y auto-gestione en su labor. También proporcionarle los instructivos de las figuras 64 a 71 del proceso de descargue de informes y de la figura 72 a 78 para inscripción de participantes a eventos en tiempo real, esto fomentará su gestión y acelerará el aprendizaje en las tareas que tengan que ver con los instructivos anteriormente propuestos. Para los empleados de término fijo (planta) que utilizarán el nuevo proceso de socialización se recomienda dejar las bases de datos de la participación de eventos obsoletas, ya que estas fueron reemplazadas en su totalidad convirtiéndolas obsoletas e inútiles como apreciamos en el desarrollo del anterior trabajo. Para la realización de futuros trabajos con temas relacionados con migración de información, estandarización de procesos o sensibilización de personal se recomienda: -Investigar las diferentes clases de software que proporciona el mercado para unificar información disponible escogiendo el que se ajuste la organización. -Planear y evaluar si al realizar la estandarización del proceso se obtendrán tantos beneficios compensando el tiempo y costos en caso de ser invertido. -Seleccionar las herramientas adecuadas para diferentes tipos de empleados en la organización, ya que no todas las organizaciones tienen el mismo enfoque y políticas con ellos. Posterior al uso de SAP para almacenar participación y generar informes como se vio anteriormente, se recomienda continuar con el almacenamiento de calificación de satisfacción de las sesiones que se realizan para “disposición y apertura a cambios” las cuales se obtienen por medio de encuestas en la plataforma E-encuesta con directrices similares al que se aprecia en la figura 81.
113
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118
ANEXOS Anexo A: Folleto “¿Qué es SAP? para empleados.
119
120
Anexo B: Formato de evaluación de procesos.
Evaluación conceptos SAP
Fecha última actualización:
23/10/2018
Versión: 001
Página: 1 de 1
1. ¿Qué transacción permite
realizar cargue masivo de eventos?
a. a. LSMY
b. b. LSMQ
c. c. LSMW
d. d. LMSR
2. ¿Qué transacción permite
visualizar eventos?
a. PSV3
b. PSV2
c. PSV1
d. PSV5
3. ¿Qué característica debe tener
“object” para la inscripción de
participantes?
a. PART_INSCRIP
b. INSC_PARTICIP
c. INSC_PARTICIPAN
d. PARTICIPAN_INSCR
4. Las plantillas de cargue se deben
cargar en tipo:
a. Texto (delimitado por
tabulaciones)
b. Texto Unicode
c. Texto con formato (delimitado
por espacios)
d. Libro de Excel
5. Su objetivo es guiar y proporcionar
información detallada de los pasos
a seguir para la realización de un
proceso.
a. Instructivo
b. Flujograma
c. Diagrama de proceso
d. Matriz DOFA
6. Los pasos para realizar un cargue
masivo de participantes es:
a. Cargar plantilla, corroborar
datos convertidos, corroborar
datos encontrados, visualizar
errores, ejecutar, terminar
b. Crear plantilla, cargar plantilla,
corroborar datos encontrados,
corroborar datos convertidos,
ejecutar, visualizar errores,
terminar.
c. Crear plantilla, cargar plantilla,
corroborar datos convertidos,
corroborar datos encontrados,
ejecutar, visualizar errores,
terminar.
d. Cargar plantilla, contar eventos
de cargue, corroborar datos
encontrados, ejecutar,
visualizar errores, terminar.
![PAUTAS METODÓLOGICAS PARA PRESENTACIÓN … EXPERTO... · Roncancio Parra, Nora Milena Daza Orozco, Carlos Eduardo [et al.].— Corporación Internacional para el Desarrollo Educativo](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/5bb9776f09d3f2931b8e0a14/pautas-metodologicas-para-presentacion-experto-roncancio-parra-nora-milena.jpg)
