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Trabajo de Fin de Máster en Organización Industrial y Gestión de Empresas

ALUMNO: ANTONIO SEGURA MARÍN

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CAPITULO 3

3.1 INTRODUCCIÓN A LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTA EN OFICINAS.

La aplicación práctica de las técnicas actuales de lay out a una oficina no es algo muy usual ya que como cita en su libro Albert Corominas,(Localización, Distribución en planta y Manutención), la distribución de las oficinas presenta problemas muy específicos a los que se ha dado soluciones muy dispares, según el tipo de actividad, la estructura de la organización, las opiniones, no siempre unánimemente compartidas de los responsables de la distribución y, por lo menos algunas veces, según la moda imperante.

La distribución en planta de una oficina ha de alcanzar el equilibrio adecuado, para las funciones de que se trate, entre los objetivos de comunicación y control, por una parte, e intimidad o aislamiento por otra. Para ciertos trabajos, la posibilidad de comunicarse rápidamente con otras personas de la oficina en muy importante. Para otros, lo es, poder concentrarse, sin perturbaciones acústicas o visuales, o tener conversaciones confidenciales con las visitas.

Pero aislar visual y acústicamente los puestos de trabajo es rígido y caro (se consume más espacio y mas materiales, tabiques, aislantes, puertas, etc.) y se hace más difícil el control. En las que se pueden denominar distribuciones en planta tradicionales, el equilibrio entre los objetivos contrapuestos se suele alcanzar mediante puestos de trabajo aislados para ciertos empleados y áreas abiertas para otros.

Una alternativa más moderna (aunque las primeras realizaciones de este tipo de distribuciones se remontan, por lo menos, al final de los años 50) es la oficina abierta, que alberga en una misma área, sin particiones, a todos los empleados, incluyendo a los directivos; lo que se llama oficina paisaje es una variante que matiza esta idea básica: se consigue un cierto aislamiento entre los diversos puestos de trabajo mediante mamparas, plantas de interior, etc. Desde luego, hay que cuidar especialmente las condiciones acústicas del local lo que puede exigir el uso de algunos materiales especiales, pero aun así estas distribuciones resultan más baratas que las tradicionales y por supuesto mucho más flexibles.

En las distribuciones hasta aquí consideradas cada puesto de trabajo debe estar equipado de forma adecuada para las funciones que tiene asignadas (teléfono, terminal, ordenador, etc.). Tradicionalmente el equipo de un puesto de trabajo administrativo, tenía un bajo coste, pero actualmente la inversión, aunque no alcanza en general ni mucho menos lo correspondiente a un puesto de trabajo industrial, puede ser considerable; por otra parte la utilización de los equipos suele ser baja. De estas consideraciones surge un concepto, el de centro de actividad, que da lugar a un nuevo enfoque de las distribuciones en planta de las oficinas. Se trata de crear áreas con funciones específicas: reuniones, recepción de visitas, fotocopias (de hecho, existen desde hace tiempo en muchas oficinas secciones de fotocopias: que por causa del elevado coste de los aparatos no resulta rentable asignarlos a los puestos de trabajo), terminales, etc. Los empleados disponen de un puesto base propio, pequeño y poco equipado se van desplazando de unos a otros centros de actividad a medida que su trabajo se lo exige.

Finalmente, conviene no olvidar que el desarrollo de la informática y de las telecomunicaciones ofrece actualmente grandes posibilidades para resolver problemas organizativos tradicionales, (reuniones por videoconferencia, correos electrónicos, escáner, fax, etc.) y por supuesto la posibilidad de trabajar desde casa con un ordenador.

Para poder aplicar a una oficina las técnicas actuales de distribución en planta que se basan en el flujo de materiales es necesario establecer una similitud entre estas y los procesos industriales. Es cierto que la circulación de materiales apenas existe o tiene muy poca importancia, pero sin embargo si tendremos en cuenta el flujo de personas que son atendidas por teléfono o directamente y el flujo de información entre empleados y clientes.

En una oficina destinada al sector servicios, tal como nos ocupa en este caso, se desarrollan algunas actividades en contacto con el cliente, las cuales deben ser tratadas con la máxima amabilidad y flexibilidad posible. Tienen la máxima importancia y son difíciles de programar puesto que la demanda es heterogénea en




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su contenido y se presenta irregularmente. Sin embargo existen tareas que se efectúan sin contacto con el cliente, las cuales pueden ser realizadas por el núcleo técnico, que conviene organizar como una planta industrial donde se manipulan documentos.

Otro aspecto muy característico de los servicios a tener en cuenta en la distribución en planta son las colas. Suelen tener gran importancia debido a que la demanda presenta estacionalidad y es heterogénea puesto que el servicio que demanda un cliente puede ser distinto al que otro necesita y, por consiguiente el tiempo para prestarlo será también distinto. En general, los servicios son intangibles y por consiguiente no resulta fácil acoplar producción con demanda y en definitiva aparece la cola que puede ser de personas físicas (necesitando un espacio para albergarla) o a la espera en el teléfono.

Por supuesto el número de unidades necesarias para atender el servicio se establecerán en función de la demanda, la distribución del tiempo de servicio y de los costes o nivel de calidad del servicio que se pretenda ofrecer. Para ello la cola es una buena medida.

La especialización de las unidades dependerá del tipo de actividad y del nivel de calidad preestablecido por la empresa, que en nuestro caso suele ser de una persona muy especializada (Administrador de fincas) y varios telefonistas que intentarán atender todos los casos posibles antes de pasar la llamada al superior. Y por supuesto el orden en que las unidades serán atendidas en una cola única es la de “primer llegado, primer atendido” conocido como sistema FIFO, siempre que no exista una cita previa, la cual se antepone a las demás.

Todas estas observaciones y comentarios pueden contribuir al planteamiento racional de una distribución en planta de este sector que ocupa ya a la mayor parte de la población activa y que pese a ello sigue siendo objeto a veces de una gestión artesanal. .

3.2 INTRODUCCIÓN AL SECTOR DE LA ADMINISTRACIÓN DE FINCAS.

El Administrador de Fincas Rústicas y Urbanas es un profesional independiente sujeto a las normas colegiales como garantes de la Eficacia, Independencia y Responsabilidad en el ejercicio de sus funciones, que administra los elementos comunes de las comunidades de propietarios, los bienes inmuebles Urbanos y Rústicos propiedad de terceros, en aplicación de las leyes de Propiedad Horizontal, Arrendamientos Urbanos y Rústicos.

La importancia socioeconómica que desarrolla el Administrador de Fincas Colegiado es palpable por los ciudadanos de forma evidente, ya que del desarrollo de sus funciones como Gestor, Gerente, Asesor, Mediador, Secretario, Economista y Representante Inmobiliario, la convivencia entre los vecinos e inquilinos ganan de forma directa, práctica y cotidiana, una mejor calidad de vida.

Funciones del Administrador

GESTOR: De Patrimonios Inmobiliarios Urbanos o Rústicos, rentabilizándolos en beneficio de la propiedad, con criterios profesionales, justos, y acordes a la Ley. Manteniéndolos para su correcta conservación y adecuación a las normas de seguridad, higiene y funcionamiento, en interés de sus moradores.

GERENTE: Seguimiento y control de proveedores, averías, seguros, bancos, Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, Seguridad Social, Hacienda, pactando las mejores condiciones de servicio y económicas para la propiedad. Dirección del personal, preocupándose del correcto funcionamiento en la relación laboral entre patrono y trabajadores.

ASESOR: Asesoramiento en temas:




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• Inmobiliarios, alquileres, traspasos, compra-venta de inmuebles, Notario, Registrador de la Propiedad, IBI, viviendas de Protección Oficial, Rehabilitación de Inmuebles, etc.

• Jurídicos, acuerdos de junta, cobro de morosos, sentencias y jurisprudencia en general que afecta a la propiedad inmobiliaria.

• Fiscales, obligaciones con la Hacienda pública en todos los aspectos relacionados con la propiedad, IVA, IRPF, declaraciones, alta en el censo, liquidaciones, etc.

• Laborales, Riesgos Laborales, Contratos, Seguridad Social, Medidas de Fomento del Empleo, INEM, Estatuto de los Trabajadores, Accidentes de trabajo, Incapacidad Transitoria por enfermedad, etc.

• Técnicos, en aquellos aspectos tanto arquitectónicos e industriales que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la propiedad, asesorando sobre la mejor contratación de las empresas o técnicos que en la relación calidad-precio sean las más ventajosas.

• Contables, Criterios de Presupuestos, Repercusión de Gastos, Liquidaciones, Saldos individualizados, según División Horizontal, Estatutos o Acuerdos de Junta. Repercusión de Obras, Actualizaciones de Renta, Liquidaciones, etc. en los casos de Arrendamientos.

MEDIADOR: Entre la Comunidad y el Propietario, entre los mismos propietarios, entre la comunidad y las Administraciones Públicas, entre el arrendador y el inquilino, entre patrón y trabajadores, intentando unificar criterios para evitar litigios.

SECRETARIO: Custodiando la documentación del Arrendador o Comunidad, dando fe de los acuerdos, posibilitando su aplicación con criterios profesionales de forma ágil y eficaz. Expidiendo certificados de deuda o corriente de pago para una correcta reclamación judicial o transacción inmobiliaria.

CONTABLE: Con criterios contables e información clara y precisa, realiza las liquidaciones para su aprobación, actualiza las rentas, repercute las obras, se ocupa de los cobros de los recibos a inquilinos o propietarios, repercutiendo los consumos individuales susceptibles de individualización, de morosos, deudores. De los pagos a proveedores, nominas, acreedores, etc.

REPRESENTANTE INMOBILIARIO: Valoraciones y Peritaciones Inmobiliarias, también Judiciales, traspasos de locales, alquileres, contratos de arrendamiento, viviendas de protección oficial, etc.

Servicios que recibe el ciudadano a través de su administrador

Cualquier persona o entidad jurídica utilizan los servicios de un profesional para resolver los problemas y supervisar las tareas que son de su competencia y que escapan al control, conocimiento, especialización y titulación del que contrata. Naturalmente la contraprestación es el pago de unos honorarios ajustados al nivel de servicios prestados por el profesional.

Estos servicios profesionales muchas veces no son apreciados por los contratantes y sin embargo se tiene en consideración la contraprestación económica, quizás porque en el caso concreto de los Administradores de Fincas la prestación de servicios se realiza de forma colectiva, sobre todo en el caso de las comunidades de propietarios, y parece que se diluye entre todos los vecinos, no dándose cuenta de que manera tangible afecta y se beneficia el propietario de forma individual.




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Servicios que de forma directa recibe el propietario

Gestión de Información y Asesoramiento: El Colegio de Administradores de Fincas pone a disposición de sus colegiados toda la información necesaria y actualizada sobre todos aquellos temas que afectan a su gestión. Las fuentes fundamentales son: Boletín Oficial del Estado, Boletín Oficial de la Comunidad, Boletín del Congreso de los Diputados, Sentencias Judiciales, Precios del mercado Inmobiliario, Índices de Precios al Consumo, Proyectos y Anteproyectos Legislativos, Normativa Laboral, etc. Todo este cumulo de información sirve de forma fundamental para asesorar no solo a la comunidad en general si no al propietario de forma individual; arrendamiento de local o vivienda, traspasos, valoraciones inmobiliarias, actualizaciones de renta, venta de cualquier bien inmueble, etc. Así mismo el Administrador de Fincas colegiado tiene a su disposición una serie de asesorías, que recibe del Colegio y que se beneficia la comunidad y el propietario de forma directa a través del profesional contratado: Asesoría Jurídica, Fiscal, Laboral, Técnica de Arquitectura, Técnica Industrial, Profesional, Contable e informática.

Gestión Económica: El Colegio de Administradores de Fincas tiene suscritos convenios de colaboración con distintas entidades públicas y privadas, todas ellas encaminadas de forma directa a beneficiar a las comunidades y propietarios que tienen contratado los servicios de un Administrador colegiado.

Iniciativa Legislativa Popular: Por iniciativa del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas y con la colaboración de los colegios territoriales, los Administradores de Fincas han conseguido que se tramite en el Congreso de los Diputados y Senado, la primera Iniciativa Legislativa Popular que ha posibilitado con la fuerza de 830.000 firmas la modificación de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal, consiguiendo entre muchas cosas, un tratamiento nuevo sobre la morosidad en las comunidades de propietarios que agiliza los tramites de reclamación y por lo tanto una mayor justicia para los propietarios que son responsables al afrontar los gastos comunitarios. La Ley 8/1999 de 6 de Abril es la prueba de la voluntad de servicio público que tiene los Administradores de Fincas Colegiados, sensibles a un problema soportado por las comunidades y que toca el bolsillo de los buenos propietarios.

Convenios de colaboración con Cajas de Ahorro y Bancos: Consiguiendo rebajas considerables en las comisiones bancarias, gastos por domiciliación de recibos, compensación de talones, gastos por recibos devueltos, créditos con interés preferente para las comunidades, etc.

Convenios de colaboración con compañías de seguros: Consiguiendo coberturas más amplias y a medida de las necesidades de las comunidades y propietarios en particular.

Convenios de colaboración con entidades oficiales: Como por ejemplo con el Ayuntamiento, para conseguir entre otras cosas una mejor gestión en la Impresión Técnica de Edificios, ayudas a la rehabilitación de inmuebles tanto en el casco histórico como fuera de él, etc.

El Administrador de Fincas tiene una gran importancia socio-económica, no solo contribuye con sus conocimientos, especialización y asesoramiento a una convivencia entre los vecinos de comunidad e inquilinos más racional y acordes a los tiempos actuales, si no a una economía saneada y que se nota de forma directa en el bolsillo del ciudadano.

Garantías profesionales

El ejercicio de la prestación de servicios profesionales en nuestra sociedad, viene garantizada de forma fundamental por personas que habiendo demostrado su capacitación a través de estudios universitarios, privados u oposición, se asocia en órganos colegiales que tienen como cometido, y así lo tienen reconocido por la legislación vigente, de facultar el ejercicio de la profesión, dentro del sometimiento a la defensa y disciplina que los Colegios Profesionales marcan como garantes de la independencia, eficacia y responsabilidad de los colegiados en el ejercicio de sus funciones y en beneficio de los ciudadanos.




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Los derechos de los ciudadanos vienen siendo garantizados bien por las asociaciones de consumidores, las Leyes y Legislación que emana de la Constitución Española, ejercida a través de los tribunales ordinarios de justicia y los Colegios Profesionales que lejos de tener un comportamiento corporativista, son los primeros interesados en la defensa del consumidor, a través de su representante legal, porque en ellos está la llave de la imagen, futuro y prestigio de sus profesionales.

El Colegio de Administradores de Fincas basa las garantías profesionales de sus colegiados en cinco puntos fundamentales:

FORMACIÓN: No es suficiente la capacitación teórica universitaria o privada para garantizar un nivel de servicios profesionales. La gran complejidad de la legislación Española en todos sus ámbitos hace necesario que de forma continuada se realicen cursos, charlas, conferencias, etc. que posibilitan una actualización al día del Administrador de Fincas en todos los temas que son de su competencia, garantizando en la práctica profesional un nivel de servicio y asesoramiento que merece el ciudadano.

INFORMACIÓN CONTINUA: El Colegio de Administradores pone a disposición de sus colegiados no solo el Boletín Oficial del Estado de forma diaria, sino Bases de Datos totalmente actualizadas de jurisprudencia y sentencias judiciales, así como Índices de Precios al Consumo, precios de venta o alquiler del mercado inmobiliario privado o Protección Oficial , contratos laborales, de alquiler o venta de inmuebles, ayudas a la rehabilitación de inmuebles, inspección técnica de edificios, normativas de la Comunidad Autónoma, Ayuntamiento, etc. En definitiva se intenta garantizar que el Administrador de Fincas Colegiado sea el profesional mejor informado del mundo inmobiliario.

DEFENSA Y DISCIPLINA DE SUS COLEGIADOS: El cargo de Administrador es de confianza, esto quiere decir que se le confía la administración de una casa, con todos los derechos y obligaciones que le asisten como propietario, delegando las cuestiones económicas, administrativas, legales y de mantenimiento, a alguien que estando legalmente facultado para ello, ofrece una ética en su actuación que garantiza la eficacia, responsabilidad y profesionalidad que merece usted y sus vecinos.

El Colegio de Administradores de Fincas media, defiende y exige el cumplimiento y aplicación de la ética de sus colegiados en el cumplimiento de sus funciones:

A) Defensa Profesional: Para evitar posibles arbitrariedades por parte de los propietarios y en defensa del honor, prestigio profesional e intereses de sus colegiados.

B) Mediación y Arbitraje: Intentando evitar demoras y costes económicos innecesarios que acarrearía un litigio ante los tribunales de justicia, posibilitando acuerdos entre las partes para una mejor resolución del posible contencioso.

C) Tribunales de Justicia: Sin perjuicio de las actuaciones anteriormente mencionadas, el Colegio de Administradores de Fincas no renuncia a la utilización de los tribunales ordinarios de justicia para la defensa de la profesión o los intereses de sus colegiados, así como los propietarios la utilicen en defensa de sus intereses o derechos constitucionales.

D) Disciplina Colegial: Aplicando el Reglamento de Disciplina, sancionando si fuera necesario, las actuaciones arbitrarias de sus colegiados.

GARANTIAS ECONÓMICAS: El Colegio de Administradores de Fincas garantiza la actuación de sus colegiados con un seguro de responsabilidad civil:




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Responsabilidad Civil: de hasta veinticinco millones de pesetas para el caso de responsabilidades de tipo civil que pudiera ocasionar o imputar los tribunales de justicia por la actuación o dejación del administrador colegiado.

LUCHA CONTRA EL INTRUSISMO: Esta es una de las demostraciones de la defensa que realiza el Colegio de Administradores de los intereses del ciudadano o consumidores, independientemente de la defensa de la profesión, que tiene como obligación.

El confiar los destinos de su propiedad en alguien que no esté facultado para ello, que no esté sometido a ninguna disciplina colegial, que los ingresos que percibe no sean declarables, demostrando insolidaridad social y sin ninguna seguridad en su actuación, es una temeridad.

El Colegio de Administradores de Fincas garantiza que los profesionales Administradores de Fincas-Expertos Inmobiliarios están debidamente formados e informados, sometidos a una ética profesional regulada por el Reglamento de defensa y disciplina colegial y avalados por las garantias economicas de fianza y responsabilidad civil, que aseguran a la sociedad y al ciudadano su confianza.

3.3 ORGANIGRAMA TIPO DE UN DESPACHO DE ADMINISTRACION DE FINCAS

A continuación se van a exponer varios organigramas que expresan claramente las tareas y actividades

que se suelen realizar normalmente en un despacho de administración de fincas, aunque es importante comentar que no es necesario que todos los puestos de trabajo siguientes compartan el mismo espacio u oficina, existen diferentes tipologías. Fig.3.1:Profesiones asociadas a un despacho tipo dedicado a la Administración de Fincas.

Fig.3.2:Principales funciones del Administrador de Fincas.

ADMINISTRADOR DE FINCAS

CONTABLE ADMINISTRATIVO MENSAJERO

ABOGADO TECNICO DE OBRAS

AGENTE DE SEGUROS GESTORÍA

AADDMMIINNIISSTTRRAADDOORR DDEE FFIINNCCAASS

DIRECCION Y COORDINACION DE LA EMPRESA.

LIBROS DE ACTAS

REUNIONES DE COMUNIDAD.

CONSTITUCION COMUNIDADES

PROTECCIÓN DATOS




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Fig.3.3:Principales funciones de Abogado y Gestoría.

Fig.3.4:Principales funciones del Técnico de Obras y del Agente de Seguros.

Fig.3.5:Principales funciones del Administrativo y del Contable .

Fig.3.6:Principales funciones del Mensajero.

AABBOOGGAADDOO

COBRO DE MOROSOS

PROCESOS JUDICIALES

ASESORAMIENTO JURIDICO

AAGGEENNTTEE DDEE SSEEGGUURROOSS

POLIZAS

SINIESTROS EN COMUNIDADES

CCOONNTTAABBLLEE

ESTADOS DE CUENTAS

PREVISIONES DE INGRESOS-GASTOS

CONTABILIDAD DESPACHO

GGEESSTTOORR

NÓMINAS

IMPUESTOS

SUBVENCIONES

TTEECCNNIICCOO DDEE OOBBRRAASS ARQUITECTO

(PRINCIPALMENTE)

ASESOR TECNICO

OBRAS Y REPARACIONES

DOCUMENTOS TECNICOS

AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO

REALIZACION DE DOCUMENTOS

ATENCION AL CLIENTE

ARCHIVO DE DOCUMENTACION

MMEENNSSAAJJEERROO

CORREO

BANCOS

FOTOCOPIAS




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En resumen de todo lo expuesto en este punto podemos decir que el producto principal (P) que se elabora en estas oficinas es el traspaso de información entre trabajadores y clientes y entre los propios trabajadores. Aunque también es importante el flujo de documentos entre los trabajadores y los lugares de almacen o archivo de estos. Además tenemos que añadir que la (Q) cantidad mayor de flujo de información y de documentos se realizarán entre administrador, contable y administrativo, y entre estos con los propios clientes que tanto en presencia como por teléfono la soliciten. Los posibles recorridos (R) de flujo de documentos se realizan atravez de la oficina entre los puestos de trabajo y los archivos o almacenes destinados a ello. El objetivo deseado es obtener la configuración de la oficina mas adecuada para minimizar los tiempos (T) de recorrido junto con las distancias de proximidad entre los puntos clave de estudio. En el siguiente ejemplo se plantea el problema y se dará una solución que será la mas optima teniendo en cuenta las restricciones de espacio, forma del local, presupuesto disponible, etc. 3.4 EJEMPLO PRÁCTICO DE LAY OUT APLICADO A UN DESPACHO DE ADMINISTRADORES DE FINCAS

Debemos de tener en cuenta que la aplicación de Lay out a una pequeña oficina destinada a la administración de fincas en la cual existen tres puestos de trabajo no es caso muy frecuente de estudio y podemos asegurar que no es fácil obtener datos para poder contrastarlos con nuestros resultados. Además, no es factible realizar experimentos reales debido al coste que supone la pérdida de tiempo empleado para ello, por lo cual he decidido someter al criterio de expertos las distintas opciones de distribución en planta de la oficina.

La metodología a seguir será la elaboración de un modelo o guía de puntos importantes de la oficina que serán evaluados por los expertos según la situación que ocupan en el despacho, teniendo en cuenta como factor más importante la proximidad entre ellos.

El éxito del sistema de trabajo que hemos elegido dependerá considerablemente de la elección de las

personas que forman el comité de expertos, personalidad, experiencia profesional, preparación, conocimiento de la investigación y gustos personales.

En nuestro caso hemos incluido en la selección de expertos a los trabajadores de la empresa por reunir las cualidades necesarias para desarrollar dichas funciones y a otras personas que tienen relación directa con el despacho. Estos aportarán su opinión sobre los distintas posibilidades de lay out teniendo en cuenta su experiencia y exponiendo las deficiencias o insuficiencias del modelo. Y por supuesto mi persona que actuará como experto número uno y moderador del equipo de personas. EXPERTO 1: ANTONIO SEGURA (TÉCNICO DEL DESPACHO) EXPERTO 2: Mª JOSÉ SUAREZ (ADMINISTRADORA DE FINCAS) EXPERTO 3: Mª CARMEN ARTEAGA (CONTABLE) EXPERTO 4: DULCE IGLESIAS (ADMINISTRATIVA) EXPERTO 5: MANUEL CARRASCO (ABOGADO) EXPERTO 6: JOSÉ FERNANDEZ (AGENTE DE SEGUROS) EXPERTO 7: RAMÓN RODRIGUEZ (ADMINISTRADOR DE FINCAS COLABORADOR)

Inicialmente realizamos el plano actual de la oficina enumerando los distintos puestos y puntos interesantes a tratar, que son los que más peso tienen en el desarrollo normal de funcionamiento del despacho.

Estos puntos son evaluados mediante el método de expertos empleando el coeficiente de concordancia de Kendall. Así tendremos la relación de proximidad entre estos que es necesaria para construir la Tabla de Relaciones y el Diagrama de Relaciones del SLP de Muther.

Hemos de añadir que se ha optado por el método SLP de Muther por su simpleza a la hora de aplicarlo y




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claridad en su desarrollo, además como hemos visto en el capitulo dos, los métodos anteriores al SLP son incompletos. Por ejemplo, el método de Inmer solo tiene en cuenta el principio de circulación o flujo de materiales con lo cual se queda corto ante nuestras pretensiones. Al igual que en el caso anterior, el método Secuence Análisis de Buffa también se basa en el principio del flujo de materiales entre actividades. Las propuestas metodológicas posteriores al SLP como pueden ser La Propuesta de Reed, el método de Nadler y La Propuesta de Apel son solo variantes o modificaciones realizadas al SLP que no han tenido el grado de aceptación esperado.

Como paso final resolvemos el problema mediante un método de mejora de Lay-out semejante al CRAFT, una solución óptima de la situación de los puntos objeto del estudio. Partiendo de una solución inicial al problema que es la situación actual de la oficina. A partir de esa solución, y mediante intercambio de actividades, se trata de localizar una configuración de la distribución que, respetando las restricciones del problema, sea óptima bajo los criterios empleados para la evaluación.

Tendremos en cuenta que los intercambios de actividades son posibles si las actividades interesadas poseen igual área o una frontera común. Evaluando los posibles intercambios es posible escoger aquel que permite un mayor descenso del coste respecto a la configuración espacial actual. El proceso se repite siguiendo una estrategia steepest descent que persigue un máximo descenso del coste.

Fig.3.7: Plano actual de planta de la oficina con puntos estratégicos numerados




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Después de comparar todos los métodos de estudio de lay out que existen, nos decantamos por el SLP de Muther por su simpleza y facilidad de aplicación para un caso tan escueto como el que nos ocupa. Según el criterio del comité de expertos y los datos aportados por éstos, comenzamos realizando la Tabla de Relaciones, la cual es ideal para conocer a primera vista el grado de importancia de proximidad que hemos asignado entre dos puntos y la razón o el motivo de ésta. A continuación dibujamos el Diagrama Relacional el cual nos aporta una información de la posible situación de los puntos de interés sirviendo de complemento a la tabla anterior. A cada letra que forma la tabla (A,E,I,O,U) se le ha asignado un código numérico (0,1,2,3) que indica el nivel de importancia considerado por el comité de expertos y expresa el motivo de esa numeración. En este caso concreto se desea mejorar una distribución en planta existente así que hemos optado para su resolución por una metodología semejante a la utilizada por el programa Craft. El método consiste en medir las distancias Euclídeas entre las zonas o puntos a tratar y a continuación éstas se multiplican por la relación de importancia (en número), así este producto nos determinará mediante su valor, cuales son las mejoras posibles del layout. Se deberá actuar sobre las celdas de mayor valor para disminuirlas mediante el acercamiento de dichos puntos. Evaluacion de Expertos (método kendall)

El Método consiste en unificar el criterio de varios especialistas con conocimiento de la temática, de manera que cada integrante del panel haya ponderado según el orden de importancia, que cada cual entienda a criterio propio. (Se debe trabajar con 7 expertos como mínimo). En la selección del experto se tendrá en cuenta la experiencia, el nivel de información que pueda aportar y el nivel técnico que tenga. Este método posee un procedimiento matemático y estadístico que permite validar la fiabilidad del criterio de los expertos mediante el coeficiente Kendall (W).

Pasos:

• Llevar a la tabla el resultado de la votación de cada experto. • Sumatoria de todos los valores por fila. • Cálculo del coeficiente (T).

• Se realiza el control de las características cuyo valor es menor que el coeficiente (T). • Cálculo de ∆ , se hace por fila

• Cálculo de ∆2, se halla la sumatoria al final de la columna. • se halla el coeficiente de Kendall (W).

K → Número de características. m → Número de expertos.

TRim

i

−=∆ ∑=1

(3.2)

k

RijT

k

j

m

i∑∑=== 11 (3.1)

( ) 5.012

32

2

1 ≥−

=∆∑

=

kkmW

k

j (3.3)




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Si W < 0.5 se repite el estudio, de haber un número de expertos mayor que 7 deben eliminarse los que más variación introducen en el estudio, respetando siempre m ≥ 7.

Aplicación del coeficiente de concordancia

En una primera ronda se solicita de los expertos el análisis de los aspectos a valorar relacionados en el documento entregado y se explica que deben dejar en blanco aquellas que consideren no convenientes a ejecutar en el puesto, acompañada de la correspondiente justificación.

Quedando el resultado como sigue:

Tabla 3.1: Análisis de aspectos a valorar por los expertos

En una segunda ronda se pide la valoración de la guía de aspectos que son objeto de estudio, las cuales han sido planteadas de forma que nos aporten información sobre la importancia de proximidad entre los distintos puntos.

ASPECTOS A EVALUAR E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 CÁLCULOS NOTAS DE EXPERTOS Rj ∆ ∆2

1 ADMINISTRADOR‐CONTABLE 1 8 8 1 1 1 15 35 -52 2704

2 ADMINISTRADOR‐ADMINISTRATIVO 2 7 9 4 4 4 22 52 -35 1225

3 ADMINISTRADOR‐ACTAS 3 1 2 2 2 2 1 13 -74 5476

4 ADMINISTRADOR‐ESTRACTOS NUEVOS 4 2 1 6 5 5 2 25 -62 3844

5 ADMINISTRADOR‐FACTURAS 9 3 3 5 6 6 3 35 -52 2704

6 ADMINISTRADOR‐NORMATIVA 10 13 4 11 11 11 13 73 -14 196

7 CONTABLE‐ ADMINISTRATIVO 11 4 5 8 8 8 4 48 -39 1521

8 CONTABLE‐ ESTRACTOS NUEVOS 23 5 7 10 10 10 17 82 -5 25

9 CONTABLE‐ ESTRACTOS ANTIGUOS 5 6 6 14 14 14 14 73 -14 196

10 CONTABLE‐FACTURAS 6 9 10 15 15 15 5 75 -12 144

11 ADMINISTRATIVO‐ ESTRACTOS NUEVOS 21 12 19 9 9 9 6 85 -2 4

12 ADMINISTRATIVO‐ ESTRACTOSANTIGUOS 12 20 24 7 7 7 16 93 6 36

13 ADMINISTRATIVO‐ACTAS 22 22 11 3 3 3 7 71 -16 256

14 ADMINISTRATIVO‐FACTURAS 13 23 12 12 12 12 12 96 9 81

15 ADMINISTRATIVO‐DOCUM. ANTIGUOS 14 15 13 13 13 13 23 104 17 289

16 ADMINISTRATIVO‐FOTOCOPIADORA 16 18 23 17 16 16 18 124 37 1369

17 ACTAS‐ESTRACTOS NUEVOS. 18 14 14 18 17 18 19 118 31 961




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18 ACTAS‐ ESTRACT0S ANTIGUOS 15 24 15 23 20 17 11 125 38 1444

19 ESTRACTOS ANTIGUOS‐ESTRACTOS NUEV 17 16 16 24 19 20 10 122 35 1225

20 ALMACEN‐ADMINISTRATIVO 20 21 17 21 21 21 20 141 54 2916

21 FACTURAS‐DOC. ANTIGUOS 19 17 18 22 22 22 24 144 57 3249

22 FOTOCOPIADORA‐NORMATIVA 7 10 21 16 24 23 8 109 22 484

23 FOTOCOPIADORA‐ALMACEN 8 11 22 20 23 24 9 117 30 900

24 FACTURAS‐FOTOCOPIADORA 24 19 20 19 19 19 21 141 54 2916

2101 34165

Tabla 3.2: Valoración de expertos sobre la importancia de proximidad entre puntos estratégicos.

El Resultado obtenido es el siguiente:

El factor de comprobación es T=87

El coeficiente de kendall es W= 60,62 %

Observando los datos vemos que existe concordancia entre los expertos ya que W es mayor que 50%. Y además pudieron conocerse las tareas más importantes dentro del puesto, o sea aquellas cuyo total de valores otorgados por los expertos es inferior al factor de comprobación ``T`` que son las casillas sombreadas. Como era de esperar los aspectos más importantes según los expertos son las tareas que administrador y contable realizan ya que son las de mayor peso económico. Con estos datos ya podemos construir la tabla de relaciones y el diagrama de relaciones.

Tabla.3.3: Tabla de Relaciones de proximidad.

LETRA

(Valor)

PROXIMIDAD

A (4) ABSOLUTAMENTE NECESARIO

E (3) ESPECIALMENTE IMPORTANTE

I (2) IMPORTANTE

0 (1) ORDINARIO

U (0) SIN IMPORTANCIA

X (‐1) NO DESEABLE

CODIGO MOTIVOS DE PROXIMIDAD

1 REALIZAN TAREAS CONJUNTAS

2 UTILIZA DOCUMENTOS O MATERIALES.

3 USO SIMILAR




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No existe nada mejor para completar la tabla anterior y además aportar una primera idea de la situación entre los puntos como el diagrama relacional del SLP de Muther.

Fig.3.8: Diagrama Relacional de actividades.

Matriz de distancias Euclídeas en Metros 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 0 5 4 4 8 8 6 4 5 8 72 0 7 7 4 5 8 7 8 10 13 0 2 7 7 2 1 1 3 74 0 5 5 1 2 3 4 55 0 1 3 7 7 6 16 0 3 6 6 5 27 0 3 3 2 98 0 1 4 79 0 2 10

10 0 1111 0

Tabla.3.4: Matriz de distancias euclideas entre puntos medidas en metros (situación actual)




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Matriz de valores de

importancia de relación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 0 4 3 1 3 2 1 1 2 0 1 2 0 3 1 1 3 2 1 0 0 2 3 0 3 3 2 1 3 0 2 1 4 0 1 0 1 0 0 0 0 5 0 1 0 0 0 0 0 6 0 1 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 9 0 0 0

10 0 0 11 0

Tabla.3.5: Matriz de valores de importancia de proximidad

Matriz de Valores de productos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 0 20 12 4 24 16 6 4 15 8 14 2 20 0 21 7 4 15 16 7 8 10 3 3 12 21 0 3 21 21 2 3 1 9 14 4 4 7 3 0 5 0 1 0 0 0 0

5 24 4 21 5 0 1 0 0 0 0 0

6 16 15 21 0 1 0 3 0 0 0 0

7 6 16 2 1 0 3 0 0 0 0 0

8 4 7 3 0 0 0 0 0 0 0 0

9 15 8 1 0 0 0 0 0 0 0 0

10 8 10 9 0 0 0 0 0 0 0 0

11 14 3 14 0 0 0 0 0 0 0 0 SUMA 123 111 107 20 55 56 28 14 24 27 31

Tabla.3.6: Matriz de productos de relaciones por distancias entre puntos (situación actual)

Los mejores valores de Layout se dan para la matriz con suma de celdas de menor valor posible. Por lo

tanto intentaremos actuar sobre las celdas de mayor valor. Si observamos las celdas marcadas, son los mayores valores sobre los cuales debemos actuar para mejorar la actual situación de la oficina. Acercar el contable al administrador no es viable ni posible pero podemos solucionar este problema con reuniones privadas en la sala habilitada para este fin.

En cambio si podemos aproximar las actas y la normativa al administrador, con lo que bajarían ambas cantidades. También podemos mejorar la situación de los extractos nuevos con respecto a las tres personas




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que trabajan en la oficina. Esto mejoraría tres resultados marcados. Todos estos cambios se realizarán teniendo en cuenta que el precio de la hora del administrador y del contable son muy superiores a la del administrativo, por tanto se prestará mayor atención en mejorar los dos primeros. Vamos a realizar todos estos cambios y veamos lo que ocurre en los nuevos planos y matrices que se obtienen. Tabla 3.7: tabla de matriz de distancias euclideas entre puntos medidas en metros (plano modificado)

Fig.3.9: Plano de la oficina con modificaciones realizadas.

Matriz de distancias Euclídeas en metros

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 0 5 3 4 1 4 6 4 1 8 6 2 0 7 7 4 1 8 7 5 10 1 3 0 2 4 6 2 1 2 3 6 4 0 5 5 1 2 2 4 5 5 0 4 8 4 2 8 6 6 0 8 6 6 9 2 7 0 3 6 2 9 8 0 1 4 7 9 0 5 5

10 0 7 11 0




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Tabla 3.8: tabla de matriz de productos de relaciones por distancias entre puntos (plano modificado)

Como podemos observar, después de la aplicación de Lay out se ha conseguido mejorar bastante el resultado inicial ya que la mayoría de valores altos de productos se han reducido a excepción de la proximidad entre contable y administrador que no supone problema grave debido a que el espacio de oficina que los separa es diáfano y su comunicación no se ve afectada demasiado.

3.5 CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS:

Como se ha descrito en el inicio de este trabajo, el motivo que ha provocado este estudio ha surgido por la problemática planteada en una empresa que ha elevado su volumen de trabajo en los últimos años. Hasta ahora los cambios realizados en su diseño han sido improvisados, sin realizar un análisis a fondo. Este es un problema que se da en un gran número de empresas, las cuales no dedican el tiempo necesario para tomar decisiones sobre la distribución de espacios de su negocio ocasionando numerosas pérdidas y molestias innecesarias.

Como se observó en el capitulo dos del presente trabajo, los intentos por establecer una metodología que permitiera afrontar el problema de la distribución en planta de manera ordenada comienzan en la década de los 50 del siglo pasado. Sin embargo, es Muther en 1961, el primero en desarrollar un procedimiento verdaderamente sistemático, el Systematic Layout Planning (SLP).

El SLP ha sido la metodología más aceptada y la más comúnmente utilizada para la resolución de problemas de distribución en planta a partir de criterios cualitativos, aunque fue concebida para el diseño de todo tipo de distribuciones en planta independientemente de su naturaleza.

Las propuestas metodológicas precedentes al SLP son simples e incompletas y las desarrolladas con posterioridad son en muchos casos variantes más o menos detalladas de dicho método y no han logrado el grado de aceptación de la formulada por Muther.

El SLP reúne las ventajas de las aproximaciones metodológicas precedentes e incorpora el flujo de materiales en el estudio de distribución, organizando el proceso de planificación total de manera racional y

Matriz de valores de productos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1 0 20 9 4 3 8 6 4 2 0 6 2 20 0 21 7 4 3 16 7 0 0 2 3 9 21 0 6 12 12 2 3 0 6 6 4 4 7 6 0 5 0 1 0 0 0 0

5 3 4 12 5 0 4 0 0 0 0 0

6 8 3 12 0 4 0 8 0 0 0 0

7 6 16 2 1 0 8 0 0 0 0 0

8 4 7 3 0 8 0 0 0 0 0 0

9 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

10 0 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0

11 6 2 6 0 0 0 0 0 0 0 0

SUMA 62 80 77 23 36 35 33 14 2 6 14




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estableciendo una serie de fases y técnicas que permiten identificar, valorar y visualizar todos los elementos involucrados en la implantación y las relaciones existentes entre ellos.

La amplia aceptación del SLP, y la extensión que los tres modelos de distribuciones básicas han tenido, ha sido la causa de que no haya habido posteriores investigaciones de relieve en este contexto. Los estudios posteriores, se han centrado en los dos pasos fundamentales del procedimiento: la generación de alternativas de distribución y la evaluación y selección de las mismas.

Como se indicó al final del capítulo dos, la línea de trabajos futuros sobre la resolución del problema de layout se ha centrado en las metaheurísticas y más concretamente en los algoritmos genéticos aplicados al problema de distribución en planta.

Con respecto al estudio realizado sobre las técnicas de layout aplicadas la mayoría en la industria, hemos comprobado que también pueden ser utilizadas en el sector servicios, pero analizando el estado actual y futuro de los diseños de oficinas, podemos afirmar que tienen un mayor peso factores como pueden ser el estético, el presupuesto disponible, tipo de negocio, tendencias de moda, socialización de empleados, etc.

Con respecto al ejemplo que nos ocupa, decir que los cálculos realizados para la oficina de Administración de Fincas ha supuesto para esta un gran avance en su funcionamiento reduciendo pérdidas de tiempo y mejorando la ergonomía de la empresa.

Además de realizar los cambios que propone el método de cálculo, se han seguido consejos que aporta el anexo al presente trabajo, acondicionando la oficina mediante zonas abiertas de trabajo eliminado paredes y optando por paneles separadores convirtiendo así el carácter tradicional en moderno. Por supuesto teniendo en cuenta que deben existir zonas individuales para tratar a los clientes de forma confidencial. La sala de espera se ha modificado y se han colocado elementos que comunican al cliente nuestra política de calidad. Además se han instalado varias obras de arte y plantas que hacen más acogedora y confortable la oficina. La sala de reuniones se ha modificado mediante la instalación de pizarras para utilizar en formación de empleados y posibilidad de realizar videoconferencias que actualmente se permiten hacer de forma gratuita, obteniéndose así una disminución de gastos.

Debido al estudio realizado sobre otros despachos semejantes, se ha detectado que el software utilizado es un tanto obsoleto por lo cual se ha previsto implantar un nuevo programa de gestión de comunidades que va a agilizar el desarrollo de las tareas. También se ha detectado una mala iluminación que se va a solucionar instalando nuevas pantallas de tubos fluorescentes en los lugares adecuados y mejorando los actuales.

Como se comentó anteriormente, se van a introducir las nuevas tendencias que hablan de espacios abiertos, acogedores, mucho más humanos y cada vez más parecidos a los hogares. Espacios basados en la comunicación, en la innovación, la creatividad y en las emociones. Espacios que facilitan el intercambio de ideas y el acceso a la información, que aportan la privacidad necesaria. Gracias al estudio realizado, y mediante la adaptación a las nuevas técnicas, esperamos que en un futuro próximo la política de nuestra oficina siga la siguiente línea de trabajo:

• Espacios abiertos, • Flexibilidad, • Socialización, • Espacios más humanos • Movilidad.

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