Leccion 11.3 Formulas

8/2/2019 Leccion 11.3 Formulas

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Crystal Reports para Visual Basic 21


Qu son las frmulas?En muchos casos, los datos que desea que aparezcan en su informe ya existen encampos de las tablas de base de datos. Por ejemplo, para preparar una lista de

pedidos simplemente necesita colocar los campos apropiados en su informe.

Sin embargo, algunas veces necesita poner en el informe datos que no existen enninguno de los campos. En esos casos necesita crear una frmula.

Para crear frmulas, simplemente haga clic en el botn Insertar frmula de la barrade botones. Aparecer el cuadro de dilogo Editar frmula.

Figura 3.1 Editor de frmulas de Crystal Reports

C A P T U L O 3

Frmulas

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Crystal Reports para Visual Basic

Captulo 3 Frmulas

Utilice el Editor de frmulas para crear, probar y modificar su frmula.

Nota Cuando hace doble clic en elementos de los cuadros de lista,Crystal Reports los introduce en la frmula en su totalidad, con losparntesis, signos de puntuacin y otros elementos sintcticos queel Editor de frmulas necesita para procesarlos correctamente. Siescribe una frmula manualmente, mediante el teclado, debeasegurarse de introducir dichos elementos sintcticos usted.Generalmente es ms seguro y rpido crear frmulas eligiendoelementos de los cuadros de lista.

Nota La lista de registros del cuadro de dilogo Examinar datosde campo slo representa un subconjunto de los registrosdisponibles.

Cuando termine de introducir su frmula, haga clic en el botn Aceptar. CrystalReports comprobar la sintaxis de la frmula, cerrar el Editor de frmulas y, sidicha sintaxis es correcta, volver al informe. Coloque la frmula donde quiera queaparezca en su informe.

He aqu algunos de los usos tpicos de las frmulas:

crear campos calculados para agregar a su informe,

{detalle pedidos.PRECIO UNITARIO}*.85

Calcula un precio con un descuento del 15%.

dar formato a texto de un informe,

UpperCase ({cliente.NOMBRE CLIENTE})

Cambia a maysculas todos los valores del campo Nombre cliente. VeaFuncinUppercase en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

extraer una parte o partes de una cadena de texto,

{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

Extrae la primera letra del nombre del cliente. Vea Operador de subndice en laAyuda en pantalla de Crystal Reports.

extraer parte de una fecha,

Month ({pedidos.FECHA PEDIDO})

Determina en qu mes se hizo un pedido.

Estos ejemplos son tan slo una muestra. Si necesita realizar una manipulacin

especial de datos, encontrar varias posibilidades de hacerlo con las frmulas deCrystal Reports.

Temas relacionadosBusqueFuncin Counten la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.




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Captulo 3 Frmulas

BusqueFuncin Distinct Counten la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.




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Captulo 3 Frmulas

Cmo se crean las frmulas; unaintroduccin al Editor de frmulasEl Editor de frmulas es un cuadro de dilogo que contiene todas las herramientasnecesarias para crear y comprobar sus frmulas.

Figura 3.2 El Editor de frmulas de Crystal Reports

Mediante el Editor de frmulas puede combinar elementos para crear una frmulaque funcione. Los tres cuadros de lista que hay en la parte superior del Editor defrmulas muestran los componentes principales de las frmulas.

Cuadro CamposMuestra todos los campos que puede utilizar como argumentos de frmulas.

Puede insertar campos en las frmulas de dos maneras:

colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en elcuadro de texto Frmula, estableciendo el punto de insercin y haciendodoble clic en el campo deseado en el cuadro Campos, o

colocando el cursor en forma de I donde desee que aparezca el campo en elcuadro de texto Frmula y escribindolo manualmente.

Nota Asegrese de comprobar la correcta sintaxis en lautilizacin de campos en las frmulas. Si no incluye el nombre dearchivo, omite el punto correspondiente o no enmarca el campoentre corchetes, Crystal Reports generar un mensaje de error del




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compilador que detalla su error. Busque Sintaxis, comprobar enfrmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.




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Captulo 3 Frmulas

Cuadro FuncionesEl cuadro Funciones muestra docenas de funciones incluidas en Crystal Reports.Estas funciones son procedimientos incorporados que devuelven valores. Todas lasfunciones disponibles se muestran en este cuadro junto con sus argumentos yordenadas por su uso.

Puede insertar funciones en las frmulas de la misma manera que los campos:

mediante el cuadro Funciones, o

escribindolas manualmente.

Busque Campos, en frmulas en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Nota Asegrese de revisar la correcta sintaxis en el uso defunciones de la frmula. Si una funcin tiene argumentos

obligatorios, todos los argumentos deben introducirse tambin. Sino se introduce algn argumento requerido, Crystal Reportsgenerar un mensaje de error del compilador de frmulas quedetalla el error. Busque sintaxis, comprobar en frmulas en la Ayudaen pantalla de Crystal Reports.

Cuadro OperadoresEl cuadro Operadores muestra los "verbos de accin" que puede utilizar en susfrmulas.

Puede insertar operadores en las frmulas de la misma manera que los campos y lasfunciones:

mediante el cuadro Operadores, o escribindolos manualmente.


Cuadro FrmulaEl cuadro de texto Texto de frmula es donde en realidad se introduce la frmula.

Puede:

escribir la frmula manualmente, mediante el teclado,

elegir los componentes de la frmula en los cuadros Campos, Funciones yOperadores, o,

combinar los dos mtodos, eligiendo algunos componentes en los cuadros de listae introduciendo otras partes de la frmula manualmente.




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Para insertar texto y nmeros en las frmulasInserte texto y nmeros en las frmulas escribindolos directamente en el cuadro detexto Frmula. Tambin puede hacer clic en el botn Examinar datos de campo,resaltar el valor que desea insertar de la lista que aparezca y hacer clic en Pegar paracolocar el valor en la frmula.

Nota Asegrese de revisar la correcta sintaxis del texto y losnmeros en las frmulas. Busque sintaxis, comprobar en frmulasen la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Otras convenciones de frmulasA continuacin se describen los restantes elementos disponibles para su uso en lacreacin de una frmula.

Otras frmulasDe la misma forma en que puede introducir campos en frmulas, puede introducirotras frmulas en frmulas. Crystal Reports realiza los clculos de la frmulainsertada y utiliza despus el valor devuelto por la frmula referenciada de la mismamanera en que utilizara cualquier otro valor.

Por ejemplo, la frmula:

1*(2+4*6/3-7*12-8) +2*(2+4*6/3-7*12-8) +3*(2+4*6/3-7*12-8)+4*(2+4*6/3-7*12-8)= -820

incluye la expresin (2+4*6/3-7*12-8) repetida muchas veces.

Si crea una frmula para la expresin repetida (@F = (2+4*6/3-7*12-8)) y acontinuacin hace referencia a esa frmula en vez de introducir la expresinpropiamente dicha, obtendr el mismo resultado.

1*{@F}+2*{@F}+3*{@F}+4*{@F} = -820

Cada vez que Crystal Reports vea la frmula @F, realizar el clculo de @F ydevolver el valor -82, de la misma forma que la expresin que figura en la frmula(2+4*6/3-7*12-8) devuelve el valor -82. Busque Orden de precedencia en la Ayudaen pantalla de Crystal Reports.

Para insertar otras frmulas en frmulasPuede insertar otras frmulas en sus frmulas de la misma manera que lo hace conlos campos:

mediante el cuadro Campos, o escribindolas manualmente.




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Nota Asegrese de revisar la correcta sintaxis en el uso de camposde frmula en su frmula. Busque Sintaxis, comprobar en frmulasen la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Nota Una frmula no puede hacer referencia a s misma.

Valores de campos de grupoLos valores de campos de grupo son valores que resumen un grupo (un subtotal degrupo, un promedio, etc.). Puede utilizarlos en frmulas por muchas razones. Unarazn tpica sera hallar el porcentaje en que cada grupo contribuye al total general(por ejemplo, en qu porcentaje contribuye la Regin Oeste a la cifra total deventas $2,300,000 de EE.UU.?).

Para insertar valores de campos de grupo enfrmulas

Puede insertar valores de campos de grupo en sus frmulas de la misma manera quelo hace con otros campos:

mediante el cuadro Campos, o

escribindolos manualmente.

Nota Debido a la compleja sintaxis de algunos campos de grupo, esmuy recomendable introducir los campos de gruposeleccionndolos en el cuadro Campos en vez de escribirlosmanualmente. Busque Sintaxis, comprobar en frmulas en la Ayudaen pantalla de Crystal Reports.

Comentarios de frmulasLos comentarios de frmulas son notas que incluye con una frmula para explicar sudiseo y funcionamiento.

Los comentarios no se imprimen y no afectan a la frmula, pero aparecen en elEditor de frmulas. Siempre es conveniente incluir comentarios en frmulascomplejas, especialmente en aquellas frmulas que se utilizan una y otra vez.

Para insertar comentarios en frmulasEscriba los comentarios en el cuadro de texto Frmula del Editor de frmulas. Elcomentario puede figurar antes o despus de la frmula, o bien puede aparecer acontinuacin de la frmula en la misma lnea.

Nota Un comentario debe ir precedido por dos barras inclinadas(//).




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Cualquiera de las siguientes colocaciones es aceptable:

//Esta es una posicin//aceptable para un comentario.//Tenga en cuenta que cuando forzamos//un salto de lnea, debemos//comenzar cada nueva lnea//con dos barras inclinadas.If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} in (100.00 to 250.00)

Then.10 * {pedidos.IMPORTE PEDIDO}

Else0

//Esta tambin es una posicin aceptable de comentario.If {pedidos.IMPORTE PEDIDO} > 10.00 Then

"" //Esta posicin tambin es aceptable.Else

"Flag"

Consideraciones sobre los comentariosde frmulas

He aqu algunas consideraciones que debe tener en cuenta cuando incluyacomentarios en frmulas:

La sintaxis adecuada de un comentario es anteponer dos barras inclinadas (//) y acontinuacin el comentario. Cuando Crystal Reports encuentra las dos barras,asume que el texto que figura a continuacin hasta el final de la lnea es sloun comentario y no debe evaluarse como parte de la frmula propiamentedicha.

Crystal Reports trata como un comentario todo lo que sigue a las barras inclinadas

en la misma lnea. Si divide su comentario en dos o ms lneas mediante la tecla ENTRAR, debe

comenzar cada nueva lnea con dos barras inclinadas. Si no lo hace as, CrystalReports tratar cada lnea que no tenga estas barras como parte de la frmula ymostrar un mensaje de error cuando compruebe la sintaxis de la frmula.

Sintaxis de las frmulasCrystal Reports necesita que escriba los distintos componentes de una frmula deacuerdo con un conjunto especfico de reglas denominado sintaxis. En la sintaxis,como en la gramtica de cualquier idioma, se necesita cierta prctica para aprenderlay perfeccionarla. Los componentes de una frmula deben escribirse de una manera

especfica y en un orden determinado. El programa utiliza elementos sintcticos(signos de puntuacin, corchetes, parntesis, etc.) para identificar los diversoscomponentes de una frmula; por esto es muy importante seguir las reglas para queel programa reconozca las frmulas y las haga funcionar como usted quera.




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A continuacin se muestran los diversos componentes de las frmulas y su sintaxis:




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Texto"Texto" o Texto(entre comillas simples o "dobles")

Cuando utilice texto en las frmulas, debe escribirlo entre comillas simples o"dobles". Se imprimir cualquier texto que haya dentro de esas comillas.

Nmeros23134.7

Cuando utilice nmeros en las frmulas, debe escribirlos sin separadores de comas osmbolos de moneda.

Campos{archivo.CAMPO}

Cuando utilice campos en las frmulas, deben encerrarse entre llaves ({}) junto conel nombre de la tabla para identificar a qu base de datos se est refiriendo, seguidode un punto y el nombre de campo de esa tabla.

Ejemplo{cliente.REGIN}

Esto identifica el campo Regin de la tabla Cliente.

Operadores1+1

Cuando utilice operadores en las frmulas, basta con escribir el operador dondedesee. Puede colocar un espacio en blanco delante y detrs del operador si lo desea,pero es opcional (por ejemplo, 1 + 1).

FuncionesNombreFuncin(x)

Cuando utilice funciones en las frmulas, basta con que escriba la funcin y queproporcione los argumentos necesarios entre parntesis. Por ejemplo, la funcinSum(x) necesita un campo o una frmula como argumento (x).

EjemploAverage({pedido.CANTIDAD})

Esta frmula calcular el promedio de todos los valores del campo Cantidad.




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Corchetes en frmulasCrystal Reports utiliza tres tipos diferentes de corchetes al escribir frmulas. Cadauno de ellos tiene un propsito especfico y slo pueden utilizarse con ciertoselementos de frmulas.

{} se denominan llaves y se colocan alrededor de los campos de bases de datos,frmulas y parmetros:

{cliente.REGIN}, {@sum}, {?Regin}

[] se denominan corchetes y se utilizan con los operadores de subndice o dematriz:

{cliente.NOMBRE CLIENTE} [1]

() se denominan parntesis y se colocan alrededor de los argumentos de unafuncin:

Round(x, # places), Abs(x)Nota Los parntesis tambin pueden utilizarse para controlar elorden en que se deben evaluar los elementos de la frmula. BusqueOrden de precedencia en la Ayuda en pantalla de Crystal Reports.

Sugerencia Una manera til de saber qu corchete debe utilizar encada lugar es la siguiente:

Llaves {} = Campos

Corchetes [] = Subndices (y matrices)

Parntesis () = Parmetros

Siempre que escriba la frmula manualmente o haciendo doble clic en los

componentes de la frmula en los cuadros de lista de componentes, deber utilizar lasintaxis correcta si quiere que la frmula funcione correctamente.

Cmo se evalan las frmulas; orden deprecedencia

Si va a crear frmulas con diferentes tipos de operadores, es importante tener encuenta el orden en que Crystal Reports evaluar las diferentes partes de la frmula.Este orden se denomina orden de precedencia.

El orden individual de precedencia sigue las reglas matemticas bsicas de prioridad.Primero se realiza, de izquierda a derecha, la multiplicacin y la divisin; despus,la suma y la resta. Por ejemplo:

5 + 10 * 3 = 35




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Primero se realiza la multiplicacin 10 * 3 para obtener 30. A continuacin se lesuma 5 para obtener el resultado final de 35.

Pero si su intencin es sumar 5 y 10 y despus multiplicar el resultado por 3, debemodificar el orden de precedencia mediante parntesis. Puede hacerlo de estamanera:

(5 + 10) * 3 = 45

Est claro que los parntesis tienen mayor precedencia que los operadores de suma,resta, multiplicacin y divisin. Estos redirigen el orden del clculo.

Nota Cuando una frmula contiene otras frmulas como:@Extension * 107.5%,

el programa evaluar primero la frmula incluida, @Extensin,siguiendo las reglas de orden de precedencia y a continuacin

evaluar el resto de la frmula principal.

Cmo eliminar frmulas del informeCuando crea una frmula y la introduce en su informe, Crystal Reports:

almacena la especificacin de la creacin de la frmula, utilizando el nombre quele ha asignado, y

coloca una copia de trabajo de esa frmula en el lugar que especifique delinforme. Una copia de trabajo es cualquier aparicin de la frmula en elinforme.

Para eliminar frmulas debe eliminar la especificacin y todas las copias de trabajode esa frmula.

Nota No puede eliminar la especificacin sin eliminar todas lascopias de trabajo de esa frmula.

Para eliminar copias de trabajoindividuales de una frmula

1 Seleccione la copia de la frmula que desea eliminar del informe.

2 Presione la tecla SUPRIMIRo SUPRdel teclado de su equipo.

Nota Incluso despus de haber eliminado del informe todas lascopias de trabajo de una frmula, la especificacin de la frmula

permanece inalterada. La especificacin se muestra en la fichaFrmula del cuadro de dilogo Insertar campos y estdisponible para utilizarla inmediatamente si desea volver aintroducirla en el informe.




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BusqueInsertar campos, cuadro de dilogo en la Ayuda en pantalla de CrystalReports.




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Para eliminar la especificacin

Nota Este paso slo se puede completar despus de habereliminado del informe todas las copias de trabajo de la frmula.

3 Una vez eliminadas todas las copias de trabajo de la frmula, haga clic en elbotn Insertar campos de la barra de botones. Aparecer el cuadro de dilogoInsertar campo de base de datos con la ficha Base de datos activa.

4 Haga clic en la ficha Frmula para activarla.

5 Seleccione la especificacin de frmula que desea eliminar en la lista de nombresde frmulas. Crystal Reports activar el botn Eliminar.

6 Haga clic en el botn Eliminar y Cristal Reports eliminar la especificacin defrmula.

Nota Si la frmula se est utilizando en otra frmula, el programaeliminar de todas formas la especificacin.

Nota Si no ha eliminado todas las copias de trabajo de la frmulaseleccionada, el programa mostrar el mensaje El campo defrmula est en uso y no se puede eliminar

Cmo copiar frmulas desde la Ayuda enpantalla de Crystal Reports

Windows le permite copiar texto de temas de Ayuda en pantalla al Portapapeles. Deesta manera podr pegar este texto all donde lo necesite. Puesto que las frmulasque desarrolla mediante el Editor de frmulas son simplemente texto, puede ahorrarmucho tiempo si copia frmulas tiles directamente en el Editor de frmulas y lasmodifica despus para adaptarlas a sus necesidades.

Para copiar frmulas desde la Ayuda enpantalla

7 Con el Editor de frmulas activo, llame a la Ayuda en pantalla de Crystal Reportsde cualquiera de las maneras estndar (men Ayuda, tecla de funcin F1, etc.).

8 Sin importar el tema que aparezca primero, utilice las funciones Buscar o ndicepara encontrar el tema que contenga la frmula que le interesa.

9 Llame al tema.




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10 Elija el comando Copiar del men Edicin. Aparecer el cuadro de dilogoCopiar con el texto del tema mostrado en la ventana de edicin con

desplazamiento.Nota Para hacer esto, resalte el texto y elija Copiar en el menEdicin para copiar el texto al Portapapeles.

11 Desplcese por el tema hasta encontrar la frmula que desea copiar.

12 Seleccione la frmula arrastrando el cursor en forma de I sobre ella y haga clic enel botn Copiar cuando termine. Windows colocar una copia del textoseleccionado en el Portapapeles.

13 Coloque el punto de insercin donde desee que aparezca el texto en el Editor defrmulas y presione CTRL-V para pegar el texto desde el Portapapeles.

14 Modifique la frmula para adaptarla a sus necesidades.

Nota En Windows 95 y en Windows NT, resalte el texto que deseacopiar y elija Copiar en el men Edicin o presione CTRL-C paracopiar el texto al Portapapeles.

Nota Cambie los campos, las frmulas, los campos de grupo, lasinstrucciones condicionales y las cadenas de texto que seanecesario utilizar con los datos empleados en el nuevo informe.

Filename: 86502594.doc Project: Traditional User's Guide TemplateTemplate: Author: Pablo Trillo Navarro Last Saved By: Carmen

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