LECTURA 3.-

DESCRIPCION , PERFILES Y ANALISIS DE CARGOS

INTRODUCCION

La gestión de los recursos humanos es consubstancial al elemento de integración principal de la sociedadactual: la organización, están conformadas por personas, las mismas que son la parte fundamental de laorganización, quienes permiten el desarrollo continuo para lograr los objetivos organizativos propuestos, queayudarán a la consecución de las metas planteadas.

La actividad del departamento de Recursos Humanos se basa en la información disponible respecto a lospuestos de trabajo, estos constituyen la esencia misma de la productividad

El estudio del análisis de los puestos es fundamental pues se caracteriza por constituir el sosténfundamental que permite desencadenar con garantías los restantes procesos propios (típicos) de recursoshumanos.

JUSTIFICACION

El estudio de análisis de puestos es importante, porque permite establecer las funciones, tareas yactividades que el recurso humano va desempeñar en su cargo. Un inadecuado análisis de puesto puedeser perjudicial para la organización porque al no encontrarse bien definidas las actividades, los subsistemasde recursos humanos tendrán falencias y no se conseguirán los objetivos planteados por la organización.

Cuando las competencias, habilidades y conocimientos de una persona coinciden con las requeridas por elpuesto de trabajo y además sus intereses, deseos, estilo de vida, etc. son compatibles con lascaracterísticas del puesto, las expectativas de desempeño son óptimas.

Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización. En este escenario ingresa eldepartamento de recursos humanos, quienes ayudan a la organización a obtener y mantener una fuerza detrabajo idónea, quienes trabajan en de departamento de recursos humanos deben poseer una comprensiónprofunda de los diseños de puestos para alcanzar los objetivos propuestos.

El diseño de un puesto muestra los requerimientos organizativos, ambientales y conductuales que se hanespecificado en cada caso, la productividad del empleado, su satisfacción con la labor que lleva a cabo y lasdificultades en su labor diaria proporcionarán una guía de lo bien diseñado que se encuentre el puesto.Cuando una ocupación determinada presenta deficiencias serias en su diseño, con frecuencia se presentanfenómenos como alta rotación del personal, ausentismo, quejas, protestas sindicales, sabotajes. Sinembargo, no todos los puestos conducen al mismo grado de satisfacción personal, no en todos los casospuede culparse al diseño por la conducta negativa de las personas que tienen determinada función. Estoselementos se relacionan con la eficiencia.Los puestos adecuadamente diseñados permiten conseguir una motivación óptima del empleado y conducenal logro de resultados óptimos.

¿Qué es una Descripción de Cargos?

La descripción de cargos es la relación detallada de las atribuciones o tareas, de los métodos empleadospara la ejecución de esas atribuciones o tareas y los objetivos del cargo. Es, básicamente, un inventarioescrito de los principales hechos significativos sobre la ejecución del cargo, de sus haberes yresponsabilidades intrínsecas. Esto es, una relación escrita que delinea los deberes y las condicionesrelacionadas con el cargo. Sería entonces conveniente definir que se entiende por cargo: según Chruden ySherman “un cargo puede definirse como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y

responsabilidades que lo vuelven distinto de los otros cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargopertenecen al empleado que ocupa el cargo y proporciona a los individuos loa medios para alcanzar losobjetivos de la organización”.

Descripción estándar:

Es un concentrado del análisis de varios puestos que destaca las características comunes del trabajorealizado por muchos empleados diferentes en una o más situaciones laborales; sirven para describirpuestos de nivel operativo o posiciones con varios ocupantes y una misma responsabilidad.

La descripción de cargos resulta útil en diferentes situaciones, tales como:

Un gran número de empleados de una o más compañías realizan un trabajo similar.

La descripción persigue propósitos generales, más que su aplicación específica a un empleado enparticular.

Qué es el Análisis de cargos?

Es el proceso para obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Lasinformaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargos. En el análisis de cargos, elinterés está centrado exclusivamente en el cargo. Podemos decir que para hacer el análisis, cada cargo esdividido y estudiado con base en las partes o elementos componentes, que son llamados factores deespecificación.

En este proceso de estudian, investigan e identifican todos los componentes del puesto, desde tareas,responsabilidades y funciones, hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda suejecución satisfactoria.

El análisis de puestos es un estudio preciso de diversos componentes de un puesto. Mediante el mismo nosolo se examinan los deberes y las condiciones de trabajo, sino también las habilidades individuales quedebe tener el trabajador.

Puede existir cierta confusión entre análisis de cargos o puestos y descripción de puestos; la descripción sepreocupa del contenido del cargo (lo que hace el empleado, cómo lo hace, y por qué lo hace); mientras queel análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañen y lascondiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño.

Generalmente dicho análisis se concentra en cuatro áreas de requisitos aplicadas a cualquier tipo de cargo:

Requisitos mentales Requisitos físicos Responsabilidades Condiciones del trabajo

Cada una de esas áreas, se dividen en varios factores particulares, llamados ESPECIFICACIONES, que sonutilizados posteriormente para la evaluación de cargos.

Los factores de especificación constituyen instrumentos de medida, construidos de acuerdo con lanaturaleza de los cargos existentes en la organización.

Factores de especificación:

Estos generalmente se dividen en:

Requisitos mentales:- Instrucción necesaria.- Experiencia anterior necesaria- Adaptabilidad al cargo.- Iniciativa necesaria.- Aptitudes necesarias

Requisitos físicos:- Esfuerzo físico necesario.- Concentración visual.- Destreza y habilidad.- Complexión física necesaria

Responsabilidad por:- Supervisión del personal- Material, herramientas o equipos.- Dinero, títulos o documentos.- Contactos internos y externos.- Informaciones confidenciales.

Condiciones de trabajo:- Ambiente de trabajo.- Riesgos.

La descripción y análisis de cargos consiste en la investigación e identificación de responsabilidades, tareasy funciones de una organización con la finalidad de eliminar títulos inapropiados y crear aquellasnomenclaturas que describan correctamente los cargos.

Objetivos de la descripción y análisis de cargos:

Los usos de los resultados del análisis de cargos son muy amplios: reclutamiento y selección de personal,identificación de necesidades de entrenamiento, definición de programas de entrenamiento, organización yplaneación de la fuerza de trabajo, evaluación de cargos, proyecto de equipo y métodos de trabajo.

Casi todas las actividades de Recursos Humanos se basan en informaciones proporcionadas por el análisisde cargos. Podemos indicar que dicho análisis es un punto de partida para la solución de la mayoría de losproblemas ocupacionales.

Realmente son muchos los objetivos de análisis y descripción de cargos y entre ellos podemos citar:

- Reclutamiento y Selección: Provee información para la elaboración de anuncios, ayuda para ladeterminación ideal del perfil del ocupante del cargo.

- Capacitación: Suministra el material necesario para el contenido de los programas deentrenamiento.

- Base para evaluación de cargos y determinación de los rangos salariales.- Estímulo a la motivación del personal.- Facilita la organización administrativa: define líneas de autoridad y responsabilidad en la

organización; ubicación adecuada del personal.- Guía para el supervisor en el trabajo con sus subordinados.- Suministro de datos para higiene y seguridad industrial.- Promociones

- Evaluación de desempeño.- Reducción de quejas y rotación.- Negociación colectiva.

OBJETIVO GENERALEstudiar y determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargoexige para poder desempeñarlo de manera adecuada.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Compensación equitativa y justa. Ubicación de los empleados en los puestos adecuados. Determinación de niveles realistas de desempeño. Creación de canales de capacitación y desarrollo. Identificación de candidatos adecuados a las vacantes. Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados. Eliminar requisitos y demandas no indispensables. Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

Usos de la descripción y análisis de puestos:

para el análisis de puestos:

- La determinación del contenido del entrenamiento.- El establecimiento de especificaciones sobre los puestos.- El mejoramiento de la eficiencia del trabajo.- La fijación de estructuras salariales.- Categorización y clasificación de puestos.- Establecimiento y normalización de salarios.- Formulación de especificaciones para contratación.- Establecimiento de deberes y responsabilidades de los puestos.- Transferencias y promociones.- Manejo de quejas- Establecimiento de un entendimiento común entre empleados y jefaturas.- Definición y delineamiento de carreras.- Investigación de accidentes de trabajo.- Indicación de procedimientos deficientes de trabajo o duplicación de esfuerzos.- Mantenimiento, funcionamiento y ajuste de la maquinaria.- Estudios de tiempo y movimientos.- Definición de los límites de autoridad.- Indicaciones de casos de méritos individuales.- Indicaciones de causas de fracasos personales.- Educación y entrenamiento.- Facilitación de la colocación en los puestos.- Estudios sobre la salud y la fatiga.- Orientación científica.- Determinación de los trabajos apropiados para la terapia ocupacional.

Un programa de descripción y análisis de puestos requiere definición de algunos términos:

- Puesto: Es un conjunto de tareas, responsabilidades y funciones regularmente asignadas, querequiere el empleo de una persona.

- Clase de puestos: Está constituida por un conjunto de puestos sustancialmente similares en sustareas, deberes y funciones, identificados con el mismo título, remunerados dentro de la misma

escala de sueldos y que requieren de las personas que los posean las mismas condiciones deidoneidad. La clase puede estar constituida por uno o más puestos.

- Tarea: Es una serie coordinada de elementos de trabajo que sirven para obtener un resultadoidentificable y definible.

- Actividad: Grupo de tareas que forman parte del requerimiento de un puesto.

- Deber: Una o más actividades desempeñadas durante el cumplimiento de la responsabilidad de unpuesto.

- Responsabilidad: El producto esperado del desempeño del trabajo.

Métodos utilizados para el levantamiento de información.

Los métodos más utilizados para la descripción y análisis de cargos son:

Método de Observación Directa:

Este método es uno de lo más utilizados; se lo aplica a través de la observación directa de losocupantes en el momento mismo de su desempeño, anotando lo observado en la hoja de trabajo.

La observación directa es muy útil en los trabajos que consisten principalmente en actividad físicaobservable; y de carácter repetitivo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidadde actividad mental difícil de evaluar, o si con frecuencia se espera que el empleado participe enactividades importantes que podría ocurrir solo ocasionalmente.

Como no siempre se disipan todas las dudas, es muy oportuno que la observación vayaacompañada de entrevistas y discusiones con el ocupante y/o con su supervisor.

Consideramos algunas precauciones que se deben tomar al aplicar el método de observacióndirecta:

- Mantener contacto previo con el encargado o jefe del sector, para obtener un conocimientogeneral del conjunto de trabajos al que pertenece el cargo que se analiza.

- Recoger y estudiar anticipadamente toda la documentación existente, relativa al desarrollo deltrabajo.

- Recoger y estudiar con anterioridad todos los impresos y formularios que sean utilizados en elcargo que se analiza (cuando existan).

- Explicar sumariamente el por que del análisis al jefe o encargado, y al operario o funcionario queocupa el cargo analizado.

Ventajas:

- Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (analista de cargos) y el hechode ser este ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

- Organización sistemática de los datos, desde su iniciación, de forma normalizada y homogénea.- Adecuada correspondencia entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos

(lo que hace, como lo hace, por qué lo hace).

Desventajas:

- Costo elevado, pues el método, bien aplicado, requiere un tiempo muy prolongado.

Método de Formulario o Cuestionario:

Se utilizan formularios para reunir datos referentes a los deberes y responsabilidades de lospuestos. Se lo hace solicitando al personal (generalmente los ocupantes del cargo que se analiza)que llenen un formulario en el cual, se expone por escrito todos los detalles posibles sobre el cargo,su contenido y sus características. El formulario o cuestionario debe hacerse sobre medida, parapermitir las respuestas correctas y obtener información utilizable.

Un pre-requisito del cuestionario es someterlo anticipadamente cuando menos a un ocupante y a unsuperior; de esta manera comprobar la pertinencia y adecuación de las preguntas, eliminando lasinnecesarias y captando las distorsiones y dudas sobre las preguntas.

Consideremos algunas observaciones que se deben tomar en el método del formulario:

- Escoger cuidadosamente las personas que deben responder el cuestionario.- Es conveniente que las personas que reciban el cuestionario tengan las siguientes cualidades:

Conozcan bien el cargo que se analiza. Sean poco influenciables por preconceptos sobre el cargo referido. Conozcan adecuadamente el significado de los términos usados y de las preguntas hechas

para que las respuestas alcancen una normalidad razonable. Tengan suficiente tiempo para llenarlo bien.

- Redactarlo cuidadosamente de manera clara e inequívoca, con el menor número posible depreguntas, diferenciadas claramente unas de otras, sin que una se refiera a las demás; estasdeberán ser simples y directas, localizadas específicamente en lo que se quiere conocer sobre eltrabajo y ordenadas según un desarrollo lógico de la exposición.

- El cuestionario, previamente a su aplicación, podría ser revisado por:

Lo ocupantes del cargo por analizar. Los jefes directos de esos ocupantes. Una comisión o grupo de personas que conozcan el cargo.

Ventajas:

Se obtiene una visualización amplia del contenido y características del cargo, al ser completado porlos ocupantes del cargo supervisado, por los jefes inmediatos y una comisión de análisis.

Desventajas:

- El nivel de operarios, que generalmente tiene dificultades para redactar, limita el alcance delmétodo.

- Es difícil y problemático obtener respuestas normalizadas o estandarizadas.- Raramente puede ser utilizado como único método, pues representa un punto de partida, una

recolección inicial de datos para el análisis, y necesita de refuerzo de otro método paracompletarse correctamente.

Método de Entrevista

Obtiene informaciones sobre todos los aspectos del cargo, sobre la naturaleza y secuencia devarias tareas componentes, y sobre los porqués y cuándos. Puede hacerse con relación a lashabilidades requeridas para el cargo, y es también posible cruzar informaciones obtenidas conocupantes de otros cargos similares, verificando las discrepancias en los informes, y de sernecesario consultar al supervisor inmediato para confirmar la veracidad de los detalles obtenidos.El hecho de tener al individuo frente al analista le permitirá desechar toda duda.

Consideremos algunas precauciones que se deberán tomar:

- El analista de cargos debe tener un alto sentido común para:

Evitar preconceptos, prejuicios, interferencias de otros análisis y prisa en generalizar loshechos.

Ser imparcial o neutral en cuanto a los intereses del ocupante del cargo y siempre alerta alas opiniones emitidas.

Formular preguntas inteligentes y precisas, circunscribiendo el ámbito a una buenaproducción de datos.

Tener siempre el objetivo principal del análisis para separar desde la iniciación del trabajo, loque e importante de lo que e accidental.

Tratar de conocer antes la sección a la que pertenece el cargo y su terminología, lo que lepermitirá comprender mejor los datos que sean recogidos.

Lograr el apoyo y aprobación del jefe inmediato del cargo. Explicar siempre los objetivos del análisis, tranquilizando a los ocupantes sobre los

resultados. No asumir una actitud de superioridad frente al entrevistado y más bien ganarse su confianza

y colaboración. La entrevista debe desarrollarse de manera lógica; las anotaciones podrán hacerse a medida

que se recojan los datos, en formularios previamente preparados o en hojas separadas,registrándolas de manera estructurada formalmente, pero siguiendo un esquema mentalprevio.

Los analistas de cargos deberán ser bien calificados y preparados para la tarea que se debeejecutar; reunir cualidades de honestidad, precisión y objetividad, tacto, relaciones humanase intuición.

Ventajas:

- Obtención de datos directamente a través de las personas que mejor lo conocen.- Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.- Mayor rendimiento en el análisis, por la obtención normalizada y racional de los datos.- Informaciones más fieles y amplias.

Desventajas:

- Una entrevista mal dirigida puede conducir a reacciones negativas del personal y traer enconsecuencia falta de comprensión y no aceptación de los objetivos.

- Posibilidad de inducir a confusión entre opiniones y hechos.- Pérdida de tiempo, cuando el analista de los cargos no está preparado convenientemente para

esa tarea.

Nota: El método de entrevista directa cuando es antecedido por la observación directa o por elcuestionario, lleva a resultados más satisfactorios y fidedignos para su análisis.

Métodos Mixtos:

Es una combinación ecléctica de los métodos de análisis. Puede estar formado por combinacionesen los siguientes métodos:

-Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo.

-Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior.-Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.-Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.-Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.-Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante.

Diseño y rediseño de cargos: ¿Diseñar o describir?

Es el proceso a través del cual se determina el contenido de un puesto en términos de sus deberes yresponsabilidades, los métodos que se van a usar, así como las técnicas, los sistemas, los procedimientos;y, las relaciones existentes entre el titular del cargo, sus superiores, subordinados y colegas.

La finalidad esencial del diseño de cargos es :

1. Cumplir con las exigencias de la organización en materia de productividad, eficiencia operacional ycalidad de los productos o servicios.

2. Cumplir con las necesidades del individuo de encontrar interés, desafío y posibilidades de realizaciónen su trabajo.

Estos propósitos están interrelacionados y la finalidad del diseño de cargos es integrar las necesidades delindividuo con las de la organización. En el diseño de cargos intervienen los elementos organizativos,ambientales y conductuales. La intervención de estos permiten crear cargos productivos y satisfactorios.

Los conceptos de diseño del puesto que destacan el enriquecimiento del trabajo y la mayor libertad para elempleado, se presentan como opciones más deseables que el enfoque tradicional de máximaespecialización. Esto no quiere decir que el objetivo sea signar actividades de todo tipo a los trabajadores.Una buena y sólida experiencia en campos específicos tiene más demanda ahora que en el pasado. Sinembargo, los puestos que se diseñan para utilizar tal experiencia no necesitan restringir a sus titulares a quesólo desarrollen esa pericia. Más aún, el índice de cambio tecnológico y el crecimiento de lasorganizaciones, rápidamente pueden hacer obsoleto al especialista. Por lo tanto, el directivo de hoy, buscaun enfoque del diseño de puesto que amplíe el horizonte del trabajador y que no lo limite.

Elementos para el diseño de cargos:

Elementos organizativos:

Se relacionan con la eficiencia, bajo tres enfoques:

Mecanicista Basado en la especialización del trabajoFlujo del trabajo Basado en las líneas de producción.Prácticas laborales Basado en procedimientos para el desempeño del trabajo.

Elementos ambientales:

Consideran:

Las habilidades y disponibilidad del personal Las demandas del entorno social (en cuanto a atractivos del cargo).

Elementos conductuales:

Se relaciona con las necesidades individuales de los empleados, buscando que el diseño del puestosatisfaga estas necesidades. Se identifican algunos ámbitos de necesidades.

Autonomía Variedad Identificación con la tarea Significado de la tarea Retroalimentación

Técnicas utilizadas para el diseño de puestos:

Simplificación de tareas: Se dividen las tareas de un puesto entre dos o más, a fin de especializarmás en determinado puesto.

Rotación de labores: Se asignan tareas cambiantes a los empleados. Los puestos permanecen, losempleados rotan en los diversos puestos.

Inclusión de nuevas tareas: Esta técnica reduce la monotonía, mediante la expansión del ciclo delpuesto y utiliza una gama más amplia de habilidades del empleado.

Enriquecimiento del puesto: Esta técnica no incrementa tareas, sino niveles de responsabilidad,autonomía y control; aumenta la posibilidad de planeación y control, es la expansión del nivel deejecución del cargo.

El proceso de diseño de cargos parte del análisis del cargo. Se aplican las técnicas de estudio del trabajo,planeación de procesos y análisis organizacional.

El diseño de cargos parte del análisis de los requerimientos de trabajo, pero una vez determinadas las tareasque han de realizarse, es función del diseñador buscar la forma para que los cargos ofrezcan el máximogrado de eficiencia y de motivación intrínseca a quienes los ocupen.

El proceso de diseño:

El proceso de diseño de puestos no es necesariamente una secuencia fija. Hay, sin embargo, dosactividades que deben realizarse.

La primera consiste en identificar la necesidad de diseñar un nuevo puesto o rediseñar uno ya existente.Luego que se ha establecido la necesidad real, debe tener lugar la segunda actividad: desarrollar elcontenido del puesto.

Identificación de la necesidad de diseñar un puesto nuevo:

Cuando se introduce una actividad o función nueva en alguna parte de la organización, se debe evaluar silas condiciones sugieren que se diseñe un puesto nuevo o se revise uno ya existente. Este es el puntodonde el análisis de puestos es de gran utilidad.

Desarrollo del contenido del puesto:

Una vez que se detecta la necesidad de crear un puesto nuevo se debe trabajar en forma específica en sucontenido.

Fuentes de información para el diseño:

Una fuente importante de información para el diseño es la persona que solicita el diseño del puesto. Confrecuencia se trata del supervisor del trabajo por realizarse. Un entrevistador hábil debe saber detectar lospuntos fuertes y débiles de la información que le proporcione el creador del puesto. Esta persona puede

expresar las especificaciones del puesto, pero sin lograr identificar con precisión en que forma esto va acontribuir a los objetivos de la empresa, por el contrario, tener una clara idea de la necesidad de crearlo y sinembargo no poder definir sus especificaciones.

Las fuentes industriales, las encuestas de sueldo, el material bibliográfico y los artículos sobre el desempeñode ciertas funciones, proporcionan guías excelentes para el diseño de puestos que se ajustan a ciertaspautas reconocidas. Los puestos de contenido similar dentro de la organización constituyen otra fuente deinformación para el diseño.

Requisitos para el diseño de puestos:

Compatibilidad.- Compárese el objetivo del puesto que se va a diseñar con el de la organización. Esfácil concentrarse en la información recabada y terminar diseñando un puesto que no sea compatiblecon los objetivos de la organización.

Objetivos realistas.- Los objetivos del puesto diseñado tienen que ser alcanzables y realistas. Se debeevitar la frustración que surge cuando se fijan objetivos que no pueden ser logrados.

Puede ser desempeñado el puesto por varias personas.- Los puestos deben diseñarse teniendo encuenta las disciplinas tradicionales de la industria o empresas en las que se encuentran. Si el puestodebe cubrirse a menudo, es necesario evitar combinaciones poco comunes o inútiles de deberes, queserán difíciles de encontrar en candidatos para ocuparlos.

Juicio.- El diseñador de un puesto debe entender con claridad el grado de discreción, juicio o iniciativapor ejercer en el puesto. Es esencial que estos elementos del contenido del mismo sean compatiblescon el nivel de conocimiento o experiencia que requiere el puesto y que sean apoyados por este.

Estilo gerencial.- Hay que tomar en cuenta el estilo gerencial que prevalece en la jerarquía que está porencima del puesto. Por ejemplo, si el estilo suele ser participativo, un puesto que se diseña parafuncionar en un ambiente autocrático podría resultar imposible de desempeñar.

Claridad.- Deben evitarse los estereotipos y los clichés, limitar la descripción a palabras significativas yexcluir de manera rigurosa las palabras excesivas que tiendan a describir el ambiente general pero queno aclaran la situación en que se debe realizar el trabajo.

El puesto y el titular.- En ciertas circunstancias es conveniente diseñar el puesto en torno al titular. Esuna técnica útil aprovechar el conocimiento especializado o un talento disponible. El puesto puedediseñarse basándose en alguna persona determinada a quien el supervisor espera atraer para que lodesempeñe; se pueden introducir algunos intereses particulares de esa persona para hacer másatractivo el puesto.

Prototipos.- El prototipo es una descripción generalizada que puede servir para puestos desempeñadospor un gran número de personas que normalmente realizan tareas similares. Un prototipo confrecuencia selecciona un lenguaje gradual para describir una serie de niveles en una jerarquía dehabilidades. Palabras como “simple”, “rutina”, “difícil”, “complejo”, aparecen en los prototipos para crearel escalón de niveles de puestos que cubre una gama de habilidades u otras características que sondifíciles de describir con precisión.

Títulos.- Los títulos se consideran a menudo como el “decorado” de ese pastel que es la sustancia delpuesto, pero a veces resulta difícil reconocer el pastel sin el decorado. El título que se da a un puestoofrece la oportunidad para que la organización muestre su estilo gerencial. Si prefiere descripciones depuestos vagas e imprecisas, es probable que también prefiera títulos imprecisos. Es una organizacióndonde las descripciones de puestos tienden a ser muy precisas, los títulos suelen ser más descriptivos.Además deben considerarse las implicaciones de status del título, tanto dentro como fuera de laorganización.

Mantenimiento y rediseño:

En la mayor parte de las organizaciones, los elementos que afectan al diseño de puestos están sujetos acambios. Por ejemplo los objetivos de negocios de la compañía, su estructura organizacional, el niveltecnológico y la economía en general cambian e influyen el diseño de puestos. En consecuencia, lospuestos deben revisarse de manera constante y cambiarse para mantenerlos actualizados.

El rediseño por lo general se inicia en la misma forma que un nuevo diseño; se detecta la necesidad y seestablece en contenido del puesto. Puede empezarse el rediseño revisando las descripciones de lospuestos existentes. A veces se produce una reacción en cadena: el efecto del diseño o rediseño de puestosrelacionados o similares provoca la revisión de otros puestos. Los lineamientos para el rediseño y loselementos por considerar son los mismos que se toman en cuenta en el diseño original del puesto.

Como sucede con la mayor parte de las actividades que ameritan la atención del directivo, la conservaciónde un programa actualizado de diseño de puestos exige un trabajo constante. La utilidad del programadepende no solo de la técnica empleada al principio, sino también de que se lo mantenga actualizado. Conuna introducción acertada y una labor consciente de mantenimiento, el programa de diseño de puestospuede ser una de las herramientas indispensables de los directivos.

PASOS PRINCIPALES PARA LA DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS:

Es importante tomar en consideración el cumplimiento de los siguientes pasos principales en la descripción yanálisis de cargos:

- Identificar y aislar las tareas componentes a su cargo.- Examinar como son desempeñadas las tareas.- Examinar por qué las tareas son desempeñadas de aquella manera.- Identificar los principales deberes y ordenarlos de acuerdo con su dificultad, frecuencia, etc.- Identificar las principales áreas de responsabilidad.- Identificar las demandas personales, no es más que una lista de los atributos esenciales necesarios

para un buen desempeño. Sin los cuales no sería posible ocupar el cargo adecuadamente.

Fases de análisis de cargos:

Fase de planeamiento:

Es la fase en que todo el trabajo de análisis de cargos es cuidadosamente planteado, es casi una fase delaboratorio, las etapas de planeamiento son las siguientes:

Determinación de los cargos que se van a describir

Revisión del organigrama de cargos que debe incluir: relación del cargo con su superior, con sussubordinados, nivel del cargo dentro de la organización, relación del cargo con sus colaterales.

Elaboración del cronograma de trabajo, especificando donde se iniciará el programa de análisis(podrá iniciar en los escalones superiores y descender gradualmente a los inferiores, o viceversa).

Selección del método de análisis que debe aplicarse, según la naturaleza y características de loscargos que deben ser analizados.

Fase de Preparación:

Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos (que compondrán el equipo detrabajo).

Preparación de material de trabajo (formularios impresos, check list, etc.). Preparación del ambiente (aclaraciones a la dirección, gerencia, supervisión, etc.) Recolección de datos previos (nombres de los ocupantes del cargo que se analizan, relación de los

equipos, herramientas, etc.)

Fase de ejecución:

Recolección de los datos sobre los cargos a través del método de análisis escogido. Organización de los datos obtenidos. Redacción previa del análisis de cargos por parte del analista. Presentación de la redacción previa del análisis al supervisor inmediato, para ratificación o

rectificación. Redacción definitiva del análisis de cargo. Presentación de la redacción definitiva para aprobación final.

QUE DEBE TENER UNA DESCRIPCION DE CARGOS .-

Cualquier descripción de cargos debe recopilar los siguientes temas:

1. INFORMACION GENERAL DEL CARGO

Nombre del Cargo

Nombre del Ocupante

Código del cargo / ocupante

Gerencia a la que pertenece / Área

Nivel de Reporte

Nivel de Supervisión

2. DESCRIPCION GENERAL

Descripción del objetivo general del cargo, actividades y resultados más relevantes del puesto.

3. DESCRIPCION ESPECIFICA

Por cada área de responsabilidad, describa brevemente y en orden de importancia, las actividades de supuesto. Hágalo en forma de oraciones claras y concisas.Utilice verbos de acción específicos como “Elaborar”, “Controlar”, “Supervisar”, “ Recomendar”, “Coordinar”,“Desarrollar”, “Analizar”, “Establecer”, “Realizar” etc.

Tareas Principales

Tareas Secundarias

Tareas Ocasionales

Además, es necesario detallar el nivel de Integración Interna y Externa

Interna: dentro de la empresa, motivo, frecuencia y propósito

Externa: fuera de la empresa, motivo, frecuencia y propósito

4. PERFIL DEL CARGO

Deben considerarse los requisitos mínimos o indispensables para que el ocupante de un cargo puedadesempeñarse correctamente. Los requisitos básicos deben considerar:

Educación Formal

Nivel de Experiencia

Conocimientos Indispensables y Adicionales

Habilidades y Aptitudes Esenciales

Competencias

Niveles de Autoridad y Toma de Decisiones

Glosario de términos útiles para la descripción de puestos:

Con el propósito de auxiliar el vocabulario requerido para el análisis y descripción de puestos, le sugerimos,leer rápidamente este glosario de términos, especialmente antes de redactar las descripciones de lospuestos, de esta manera tendrá a la mano variedad y riqueza de vocabulario para precisar de manera másobjetiva las tareas de los puestos descritos.

En la práctica conviene ampliarlo y establecer paralelamente un glosario de términos técnicos por áreas,especialmente para la descripción de puestos técnicos o especializados.

ACONSEJAR CALCULAR DELEGARACTUAR CAPACITAR DESARROLLARADMINISTRAR CERCIORARSE DETERMINARADOPTAR CERTIFICAR DIFUNDIRANTICIPAR CUANTIFICAR DIRIGIRANALIZAR COLABORAR DISCUTIRAPLICAR COMPILAR DISTRIBUIRAPROBAR COMPRAR DIVULGARARREGLAR COMPROBAR EJECUTARASEGURAR CONSOLIDAR EJERCERASISTIR CONSULTAR ELABORARASUMIR CONTROLAR EMITIRAYUDAR COOPERAR ENTREVISTADORAUDITORIA COORDINAR EQUILIBRARAUTORIZAR CORRELACIONAR ESCOGERBRINDAR CUMPLIR ESTABLECERCOBRAR ESTIMULAR ESTUDIAR

RECOMENDACIONES

- Los puestos adecuadamente diseñados permiten conseguir una motivación óptima del empleado yconducen al logro de resultados óptimos.

- Aunque la remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos demotivación que disponen las organizaciones, no es el único, también influyen varios factores como:ambiente de trabajo, seguridad en el mismo, responsabilidad , relaciones interpersonales, etc.

- El sistema de control de puestos debe tener cuatro características fundamentales: niveles, medidas,corrección y retroalimentación; a partir de estas particularidades los niveles de desempeño en un puestose desarrollan de la información que genera el análisis del puesto. Cuando se advierten niveles bajos dedesempeño, se toman medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos intervieneel gerente. La acción correctiva sirve al empleado como retroalimentación. En algunos casos, no es laconducta del empleado la que debe corregirse, sino la estructura misma del puesto. Cuando losniveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso para que el personal adecuado proceda atomar medidas correctivas.

CONCLUSIONES

El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración ala persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí.- El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones.

Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocuparun determinado puesto de trabajo.

- El buen funcionamiento de una empresa, no depende tanto de que todos los empleados tenganasignadas claramente sus funciones, sino, más bien, de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo,es decir, depende de la motivación que tenga para realizar sus actividades dentro de la organización.

- La información sobre los diversos puestos debe emplearse en la descripción de puestos, para lasespecificaciones de una vacante y para establecer los niveles de desempeño necesarios para unafunción determinada

- El análisis del puesto permite también fijar los niveles de desempeño del puesto, con ello se consigueofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores uninstrumento imparcial de medición de resultados

- Los puestos no pueden diseñarse utilizando solamente los elementos que mejoren la eficiencia. Losdiseñadores de puestos se apoyan mucho en investigaciones conductuales con el fin de procurar unambiente de trabajo que satisfaga las necesidades individuales. Las personas con deseos de satisfacernecesidades de carácter superior se desempeñan mejor cuando se les ubica en puestos concalificaciones altas en determinados ámbitos como:

Autonomía.- Responsabilidad por la labor desempeñada. Implica la libertad de seleccionar lasrespuestas propias al entorno. Con esto aumenta la responsabilidad individual y la posibilidad deautoestimarse. La ausencia de autonomía puede conducir a niveles pobres de desempeño o apatía.

Variedad – uso de diferentes habilidades y conocimientos.- La falta de variedad puede produciraburrimiento, que a su vez conduce a errores, fatiga y accidentes.

Identificación con la posibilidad de seguir todas las fases de la labor.- El problema de algunospuestos es que no permiten que el empleado se identifique con su tarea. Posiblemente, el empleadoexperimente escaso sentido de responsabilidad y quizá no muestre satisfacción alguna por losresultados que obtiene.

Significado de la tarea.- Este aspecto adquiere especial relevancia cuando el individuo evalúa suaportación a toda la sociedad.

Retroalimentación.- Información sobre el desempeño. Cuando no se proporciona retroalimentación alos empleados sobre su desempeño, hay pocos motivos para que su actuación mejore.

- El carecer de un sistema adecuado de información sobre los puestos, los responsables de la toma dedecisiones no podrán, por ejemplo, encontrar candidatos que reúnan las características necesarias paraun puesto, ni señalar niveles salariales de acuerdo con el mercado.

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