C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentación Contable Universidad Católica los Ángeles de Chimbote / Sistema de Educación Abierta 1 DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma técnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar y respaldar las transacciones realizadas por las empresas. (1) Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una operación comercial. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos documentos mercantiles se envían al departamento de contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. (1) GIRALDO JARA, Demetrio “Documentación mercantil” teoría y práctica, Editora Fecat 2007 p. 15
C.P.C.C. Rafael J. Aguilar Salinas Documentacin Contable
Universidad Catlica los ngeles de Chimbote / Sistema de Educacin
Abierta 1
DOCUMENTACIN MERCANTIL
Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en
forma tcnica a todos los documentos que van a intervenir en la
actividad comercial, sirviendo de constancia escrita para comprobar
y respaldar las transacciones realizadas por las empresas.(1)
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en
que la operacin se realiza, y su objeto es de certificar el
entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado una
operacin comercial. Puede ser el ticket que emite una caja
registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha
hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de
muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria;
pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma
escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de
discrepancias futuras por parte de los interesados. Dentro del
concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los
papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que
puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo
extremo con los documentos internos que utiliza la empresa. Estos
documentos mercantiles se envan al departamento de contabilidad
donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos
los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros.
Cuanto ms grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo
de documentos. En todos los departamentos de venta se estar
recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se
entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a su vez se
hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose
de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible
que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de
documentos de naturaleza mercantil. (1) GIRALDO JARA, Demetrio
Documentacin mercantil teora y prctica, Editora Fecat 2007 p.
15
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En conclusin, podemos decir que: documentacin mercantil es toda
constancia escrita de una transaccin comercial o de un aspecto de
ella que servir para: certificar o probar un hecho desde el punto
de vista legal. Importancia La importancia de la documentacin
mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico
y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles.
An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios
que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar
un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o
disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
departamento de compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido
dentro del plazo establecido.
a. Sirve para contabilizar las operaciones realizadas. b.
Constituye el orden y la organizacin de las empresas. c. Sirve para
conocer al dueo de los bienes, derechos y valores. d. Sirve de
prueba en casos de juicio entre dos o ms personas. e. Constituyen
la base del registro contable de las operaciones realizadas.
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PRINCIPALES DOCUMENTOS MERCANTILES
Documentos internos
Recibos ingresos y egresos. Vale de entrada y salida. Solicitud
de compra. Orden de compra. Proforma. Notas de pedido. Tarjetas de
control de almacn.
Comprobantes de pago
Factura. Recibo por honorarios. Boletas de venta. Liquidacin de
compra. Ticket o cinta emitida por mquina registradora. Nota de
Crdito y Dbito. Gua de Remisin - Remitente. Gua de Remisin -
Transportista. Comprobante de Retencin. Comprobante de
Percepcin.
Ttulos valores
Letras de cambio. Pagar. Factura Conformada. Cheque
Documentos bancarios
Nota de dbito bancario. Nota de crdito bancario. Estado de
cuenta corriente. Papeleta de depsito. Papeleta de retiro. Carta de
crdito.
