3. Metodologas de implementacin de ERP

A continuacin se describen algunas metodologas de implementacin de sistemas ERP. Como se mencion anteriormente, algunas de estas metodologas son propiedad de los mismos fabricantes del sistema, otras son propiedad de casa compaas consultoras.

3.1 Total Solution

La empresa Ernst & Young LLP ha desarrollado un enfoque llamado Total Solution (Solucin Total), este enfoque se basa en cinco componentes:

1) Proposicin de valor: Este componente construye el caso de negocio (Business Case). La clave de xito antes de que cada proceso pueda iniciar es asegurarse que estos tengan sentido para el negocio. Las siguientes preguntas deben ser respondidas antes de que cada proceso inicie: Est justificada la inversin en tecnologa?, Hace sentido con los objetivos de la compaa?, La gerencia comprende los cambios, y adems los

apoya?, Cul es el esquema para la toma de decisiones?, Cules metas sern los medibles en el desarrollo del proyecto?, Durante el proceso, se entrega valor hacia la compaa?

2) Verificacin real: En esta fase se hace una revisin de la organizacin para el cambio. Siendo que mucha gente se opondr al cambio, es necesario estar anticipados.

3) Enfoque de alineacin: Aqu se describen las expectativas del cambio a corto y largo plazo. Los beneficios tanto a corto como a largo plazo son la clave para el xito de cualquier proyecto, Inclusive, si algunas personas no estn de acuerdo con el cambio, esto es fcil de aceptar si el progreso es visible. En esta fase se realizan las siguientes

tareas: Evaluar las alternativas para proyecto de reingeniera, elaborar el mejor enfoque que facilite la implementacin, comunicar los resultados esperados a la gerencia y mantener la comunicacin durante el progreso del proyecto, esto ayuda a que el proyecto est en tiempo y dentro del presupuesto.

4) Dimensin del xito: La perfecta combinacin de gente, experiencia, habilidades, mtodos y administracin es esencial para el xito del proyecto. El equipo responsable de la implementacin deber ser conformado por personal con conocimientos en

administracin de procesos y de cambios, as como de experiencia en la industria. 5) Entrega de valor: Medir los resultados y celebrar el xito. Un proyecto que no

demuestra resultados medibles a lo largo del proceso se ir a la deriva. La gente perdera entusiasmo y las expectativas acerca de la nueva manera de trabajar se convertiran en una promesa rota. Se debe de asegurar que cada proyecto entregue

dividendos de manera continua adems de minimizar los riesgos (Leon, 2008).

Figura 2: Metodologa Total Solution. (Len, 2008)

3.2 Fast Track Plan

El grupo de consultora Deloitte & Touche argumenta que su metodologa Fast Track Plan puede mejorar y acelerar la implementacin de ERP sin importar que los objetivos del negocio involucren reingeniera global, mejora de procesos o remplazo de software. Las 5 fases del Fast Track Plan con sus respectivas actividades ayudan a lograr una rpida y de gran calidad transformacin del negocio.

Esta metodologa consiste en las siguientes etapas:

1) Alcance y Planeacin.- Inicia la planeacin del proyecto.

2) Visin y Metas.- Se identifican la visin y las metas.

3) Re-diseo.- Inicia el desarrollo y el diseo del software.

4) Configuracin.- Se planea la integracin.

5) Pruebas y Entrega.- El sistema es entregado.

Fast Track Plan est diseado para reflejar e integrar las decisiones referentes al rediseo del negocio, los cambios y el desempeo de la organizacin, as como el entrenamiento, la integridad de procesos y sistemas adems de la arquitectura tcnica.

Esta metodologa identifica 5 reas (grupos) como elementos individuales que sern llevados a travs de las 5 fases, dichas reas son:

1.- Administracin del Proyecto.- Incluye organizacin del proyecto, anlisis de riesgos, planeacin, monitoreo, comunicacin, manejo de presupuestos y control de calidad.

2.- Arquitectura de los Sistemas de Informacin.- Incluye seleccin de hardware y equipo de telecomunicaciones, instalaciones, operacin, diseo de software, desarrollo e implementacin.

3.- Integridad de procesos y sistemas.- Incluye auditorias de seguridad y control.

4.- Liderazgo de cambio.- Incluye diseo de la organizacin, polticas, procedimientos, y medibles de desempeo.

5.- Entrenamiento y documentacin.- Incluye el diseo y el desarrollo del entrenamiento para el equipo de trabajo, los usuarios y la gerencia (Len, 2008).

Figura 3: Metodologa Fast Track Plan. (Len, 2008)

3.3 ASAP

En 1996 la compaa de Software SAP presenta su metodologa de implementacin: Accelerated SAP (SAP Acelerado, ASAP) con el objetivo de agilizar los proyectos de implantacin de su producto. ASAP estaba orientado a los nuevos clientes para que estos utilizaran el conocimiento y la experiencia de SAP obtenida de miles de implementaciones alrededor del mundo. Esta metodologa es especficamente orientada para pequeas y medianas empresas que se encuentran en proceso de adoptar SAP (Lau, 2005).

Cada fase est compuesta por un grupo de paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo a su vez estn compuestos de actividades, y cada actividad est compuesta por un grupo de tareas. Las fases de la metodologa ASAP, tambin conocido como ASAP Roadmap, son:

1) Preparacin del proyecto: Definir una planeacin y preparacin inicial para el proyecto SAP. Los pasos realizados en esta fase ayudaran a identificar y planear las reas de

principal inters a considerar, as como objetivos, alcance, planeacin y definicin del equipo de trabajo. En esta fase se integra el equipo de trabajo y se establecen todos los estndares gerenciales como lo son la frecuencia de las reuniones, los informes semanales, informes mensuales, la documentacin del proyecto, etc. Tambin se identifica un plan de comunicacin que define de forma clara los mtodos y procesos globales de comunicacin para compartir toda la informacin del proyecto.

2) Plano empresarial (Blueprint): Es entender los objetivos de la organizacin y determinar los procesos requeridos para apoyar dichos objetivos. En general el objetivo de esta fase es la creacin de un plan empresarial, el cual es un documento a detalle de los resultados obtenidos durante las jutas y reuniones en las que se revisaron los requerimientos. Este documento permitir al grupo de trabajo definir el alcance y slo enfocarse en los proceso de SAP requeridos por la organizacin. El plano empresarial consistir de una vista grafica de la estructura de la organizacin as como una versin preliminar de los procesos de

negocio tanto en formato grafica como escrita. 3) Realizacin: Es implementar los procesos requeridos en la fase anterior. Los objetivos de

esta fase son implementaciones finales en el sistema, pruebas generales y la liberacin del sistema en ambiente de produccin (operacin).

4) Preparacin final: Consiste en completar las pruebas finales, realizar el entrenamiento a usuarios finales, administracin del sistema y actividades de migracin para finalizar. La fase de preparacin final tambin sirve para resolver todas las dudas. Las pruebas finales del sistema consisten en: Prueba de los procedimientos y programas de conversin.

Pruebas de volumen y carga. Pruebas de aceptacin final.

El paso final de esta fase es aprobar el sistema y verificar que la organizacin est lista para ir al ambiente de produccin e iniciar a trabajar con el sistema de manera oficial.

5) Entrada en produccin y soporte: El objetivo de esta fase es migrar del ambiente de pruebas a produccin. Un grupo dentro de la organizacin debe de ser preparado para atender problemas de los usuarios finales y brindar soporte a las diferentes reas involucradas en la migracin. Esta fase es utilizada tambin para monitorear transacciones

y mejorar el desempeo del sistema. Al finalizar esta etapa el proyecto de implementacin ser completamente cerrado (Lau, 2005).

Figura 4: Metodologa ASAP. (Lau, 2005)

3.4 AIM (Applications Implementation Methodology)

Usada por Oracle, esta metodologa es similar a las metodologas tradicionales de administracin de proyectos de software. AIM es una metodologa basada en seis fases:

1) Fase de Definicin: Durante esta fase se planea el proyecto, se determina los objetivos de la organizacin y se verifica la viabilidad del proyecto en el tiempo, recursos y presupuestos acordados.

2) Fase de Anlisis Operacional: En esta fase el equipo de implementacin necesita comprender la operacin de la organizacin, analizarla a detalle y determinar los requerimientos de la organizacin y las limitantes del sistema con el fin de identificar las diferencias entre estos.

3) Fase del Diseo de la Solucin: Utilizado para crear diseos de soluciones que cubran futuros requerimientos y procesos basndose en los resultados de la fase de Anlisis Operacional.

4) Fase de Construccin: Una vez aceptado el diseo, el sistema de software diseado y probado es validado en esta fase. Aqu suelen realizare los cambios requeridos en la fase

de anlisis que no estn contemplados en el paquete de software original. 5) Fase de Transicin: Una vez que el sistema esta est completamente configurado el

resultado final es implementa dentro de la organizacin y los usuarios finales son movidos hacia este nuevo esquema.

6) Fase de Produccin: Esta fase se lleva a cabo cuando la organizacin comienza a utilizar el ERP en el ambiente de produccin (Rashmi, 2006).

Figura 5: Metodologa Oracle AIM. (Rashmi, 2006)

A ltimas fechas Oracle ofrece su nuevo enfoque de implementacin unificado, conocido como: Oracle Unified Method (Mtodo Oracle Unificado)

3.5 Microsoft Dynamics Sure Step

Desde su creacin en 2007, los mtodos de trabajo existentes, se han ido modificando y otros nuevos se han agregado, generando una metodologa que guie durante el proceso de entrega de una solucin. Sure Step, no slo cubre la entrega, sino la planeacin de la solucin as como el proceso de venta (Shankar, Bellefroid, 2011). Se basa en seis fases:

1) Diagnostico: Conocida como fase de pre-implementacin con el fin de auxiliar al cliente en determinar el tipo de solucin que proveer Microsoft Dynamics.

2) Anlisis: Esta es la primera fase de la implementacin. Aqu se incluye la asignacin del lder del proyecto, el plan del proyecto, los requerimientos funcionales, anlisis de requerimientos y la junta de arranque del proyecto.

3) Diseo: Define cmo sern solucionados los requerimientos del negocio. Esta fase incluye la configuracin del sistema as como las modificaciones requeridas para ajustar la solucin a los requerimientos del cliente descubiertos en la fase de anlisis.

4) Desarrollo: Involucra las modificaciones de programacin requeridas para solucionar los requerimientos del usuario.

5) Implementacin: En esta fase inicia la transicin hacia la solucin de Microsoft Dynamics. Esta fase incluye actividades como entrenamiento, modificaciones,

pruebas piloto y la migracin.

6) Operacin: Esta fase consiste en la transicin del proyecto por parte del grupo de implementacin al grupo de soporte. Una vez que la implementacin es terminada, el cliente asigna las actividades diarias de soporte a un grupo (Donnelly, 2011).

Figura 6: Metodologa Sure Step. (Microsoft, 2012)

3.6 OpenERP

Debido a su modularidad, la colaboracin de desarrolladores en OpenERP ha sido ampliamente integrada, permitiendo a cualquier compaa elegir entre la amplia lista de funciones disponibles.

Los elementos de la siguiente metodologa se describen a travs de diferentes fases: 1) Anlisis de requerimientos y planeacin: En esta etapa se define el equipo de trabajo,

se definen los costos y beneficios del proyecto y se preparan las siguientes fases de la implementacin. En esta fase se responden preguntas como: qu se va a configurar?, se adaptara el software o se cambiara el mtodo de trabajo?

2) Despliegue: En esta fase se busca tener la base de datos y el sistema OpenERP listos para el ambiente de produccin. Para esto se deber de instalar OpenERP en el servidor as como crear y configurar las bases de datos.

3) Entrenamiento: En esta fase se llevan a cabo dos tipos de entrenamiento..El entrenamiento tcnico va orientado a los administradores del sistema con el fin de que estos sea capaces en un futuro de desarrollar, modificar y adaptar los mdulos de OpenERP dentro de la organizacin. El entrenamiento de los usuarios est orientado a que estos utilicen el sistema en ambiente de produccin lo ms rpido posible.

4) Soporte y mantenimiento: El objetivo de esta fase es asegurar que los usuarios obtengan la mxima productividad en el uso del sistema respondiendo a sus preguntas.

El mantenimiento busca que el sistema contine las funciones requeridas y que este siempre disponible (OpenERP, s.f.)

3.7 OpenBravo Implementation Framework

La metodologa de implementacin de OpenBravo (s.f) se basa en 5 etapas:

1) Preparacin: Se define el equipo de trabajo, as como el detalle de la planificacin, se realiza la junta inicial (Kick-Off),

2) Definicin: Las actividades de esta fase son: la extraccin detallada de requerimientos, se realiza el diseo funcional as como la estrategia de migracin y la definicin y diseo de interfaces.

3) Prototipo Iterativo: En esta fase se realiza la parametrizacin y configuracin del sistema, los diseos tcnicos de interfaces y desarrollos, as como las pruebas unitarias.

4) Preparacin final: Se llevan a cabo las pruebas integradas, la migracin de datos as como el entrenamiento a los usuarios finales.

5) Arranque y soporte: En esta fase se pone en marcha el sistema en ambiente de produccin, se realizan los ajustes finales as como soporte y correcciones

( OpenERP, s.f. )

Figura 7: Metodologa OpenERP. ( OpenERP, s.f )

Figura 8: Metodologa OpenBravo. (OpenBravo, s.f)