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Diseño Organizacional
Lectura No. 09 Estructura y Diseño Organizacional
Contextualización
Estructura y Diseño
Organizacional
1. Concepto
2. Elementos de la estructura
organizacional
3. Estructura funcional
4. Estructura divisional
5. Estructura geográfica
6. Estructura híbrida
7. EStructura por proyecto y matricial
8. Tendencias actuales: la
organizacion virtual y la
organización que aprende
9. Características de las estructuras
efectivas
Introducción
En esta semana se presentan los últimos dos tipos de diseño organizacional que
nacen por la influencia de la época actual. Comenzaremos con el análisis de la
organización virtual, en la que el uso de la tecnología es un factor indispensable
para cumplir con sus funciones. Después se muestran las características de la
organización que aprende y se destaca la gestión del conocimiento como la
acción principal de los administradores. Por último, para cerrar la unidad, se
describen las características que cualquier estructura organizacional debe tener
para que la organización pueda cumplir sus metas.
Objetivos específicos:
• El alumno identificará a la organización virtual y a la organización que aprende como las estructuras organizacionales
que responden a los cambios de la época actual.
• El alumno analizará las características de las estructuras efectivas que permiten alcanzar las metas y objetivos de la
organización.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
Las tendencias actuales, en lo que al diseño organizacional se refiere, se orientan a
configurar estructuras organizativas que respondan con eficacia a las condiciones del
entorno que afrontan las organizaciones modernas.
Estas condiciones son cambiantes y complejas. Recordemos que el ambiente externo crea
oportunidades, retos y obstáculos para las organizaciones en el proceso de sus
operaciones. Por ello, los directivos y los administradores de las organizaciones actuales
se han dado cuenta de las demandas del entorno o contexto que exigen cambios
relacionados con el diseño organizacional. Estamos hablando de reestructuraciones que
se adapten a las condiciones cambiantes del entorno.
En concreto, las tendencias actuales en el diseño organizacional se enfocan a configurar
estructuras flexibles, adaptables, abiertas e innovadoras. Existen tres conjuntos de cambios
relacionados que crean nuevas necesidades en el diseño de organizaciones a los
investigadores y directivos de las empresas o instituciones.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
En primer lugar, la rápida y dominante tecnología de la información que ha cambiado radicalmente
la manera de trabajar de las personas, generando la automatización de procesos y, en algunas
áreas, ha reducido el componente humano directo en las tareas. Esta tecnología ha facilitado la
comunicación.
La tecnología de la información está directamente involucrada en otras dos áreas de cambio:
tecnología y globalización de las tareas.
La tecnología de la información ha sido factor importante en muchas técnicas avanzadas de
fabricación. La llegada de la tecnología de la información ha hecho más accesible el mercado
mundial a las organizaciones.
Por tanto, las organizaciones actuales requieren evolucionar en el diseño de sus estructuras, es
decir, los directivos y administradores deben evaluar las condiciones del entorno interno y externo
para proyectar modelos de estructuras que se adapten a los cambios del mundo actual. Esta
disponibilidad por parte de los empresarios, les permitirá mantener sus empresas vigentes y
competitivas en el mercado.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
La organización virtual
La característica que identifica a las organizaciones virtuales, también llamadas organizaciones en red, radica en el
hecho de que operan por medio de una matriz o unidad central, la cual realiza funciones esenciales para la razón de
ser de la organización. La matriz establece convenios, acuerdos o contratos con personal externo u otras
organizaciones que trabajan en función de ésta para complementar o extender sus actividades y operar en el
mercado.
Muchas organizaciones optan por el tipo de diseño organizacional virtual cuando valoran conveniente crear alianzas o
afiliarse con otras organizaciones quienes desempeñarán funciones externas, pero complementarias a sus funciones
básicas o especializadas.
Como ejemplo encontramos el caso de la industria del calzado. Para una compañía que fabrica zapatos, la función
principal que le permitirá ser competitiva en el mercado es el diseño y la distribución de sus creaciones. La matriz se
enfocará exclusivamente a la innovación y distribución de los productos. Mientras que las unidades externas:
concesiones, tiendas departamentales y personal concentrados se encargarán de la venta del producto en el
mercado. De igual forma, la empresa matriz establece alianzas o convenios con alguna fábrica que le maquile el
calzado, con esto evitaría la inversión y los costos de producción.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
La finalidad de la organización virtual es enfocar los esfuerzos en las actividades centrales, en lo que
es esencial para mantenerse y permanecer, es decir, deslindar otras actividades necesarias para
desarrollar sus actividades centrales en unidades externas que se vincularán con la organización por
medio de convenios o contratos de trabajo.
La virtualidad se refiere a que la integración del personal o empresas que trabajan para la matriz es
temporal o parcial. Las relaciones con la matriz permanecerán siempre que ésta lo encuentre
rentable o beneficioso para sus operaciones.
Por lo tanto, no existe un vínculo verdadero de estructura (de tipo vertical). El enlace vertical
establece relaciones de autoridad y control en forma ascendente y descendente, pero en el caso de
las organizaciones virtuales la integración es vertical de tipo descendente cuando establece alianzas
o fusiones con distribuidores.
En otros términos, una organización virtual es una forma de estrategia de control externo, ya que por
medio de este diseño la matriz o central busca recursos que necesita para operar de manera externa
evitando algunos costos que se originarían en una estructura convencional.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
Para muchas organizaciones, este tipo de diseño puede resultar el más adecuado a sus
necesidades, ya que ofrece como ventaja principal el hecho de potencializar y desarrollar
con mayor grado de eficacia sus actividades principales, disminuir los costos o inversiones
que implica una estructura tradicional, tornándose además, flexible a los cambios.
Para ampliar la comprensión de las organizaciones virtuales se ha rescatado la siguiente
idea:
La adhocracia (del latín ad hoc = para esto o para este fin) es el sistema que varía con
rapidez, es transitorio, adaptable, organizado en torno a problemas que deben ser
resueltos por grupos de personas relativamente extrañas entre sí y dotadas de habilidades
profesionales diversas. El diseño de estructuras adhocráticas es adaptable en aquellas
organizaciones inmersas en ambientes cambiantes y complejos.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
Las organizaciones virtuales practican de alguna manera la adhocracia porque
requieren flexibilidad y adaptabilidad estructural, descentralización y amplia
participación multidisciplinaria de los miembros en las actividades y toma de decisiones.
La principal desventaja es que la organización o unidad central tiene menos control
sobre el personal, proveedores u organizaciones contratadas. Algunos críticos afirman
que estas organizaciones virtuales son, en efecto, vacías.
Otra desventaja de la organización virtual es consecuencia del tipo de relaciones
laborales que establece, ya que los trabajadores se integran de manera parcial o
temporal, por lo que no se crea un vínculo de permanencia o de exclusividad, es decir,
pueden mantener otros trabajos al mismo tiempo.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
La organización que aprende
Como se mencionó anteriormente, las organizaciones modernas deben adaptarse a los cambios y
demandas del ambiente externo y adecuar diseños de estructuras organizacionales flexibles y
eficaces.
Esta idea se relaciona con el aprendizaje, es decir, el cambio de mejora empresarial debe
promover la gestión del conocimiento. Por ejemplo, la tecnología de la información genera nuevas
necesidades de cambios en las organizaciones.
La adaptación de los miembros de una organización a las telecomunicaciones supone la idea de
transformar esquemas tradicionales de trabajo y aprender a trabajar de manera automatizada.
La organización que aprende establece la importancia del conocimiento como medio capaz de
generar ventaja competitiva para las organizaciones. La cultura organizacional representa un
elemento esencial para las organizaciones que se han orientado a la generación del aprendizaje.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
Uno de los objetivos de las organizaciones que aprenden es establecer una cultura organizacional que fomente el intercambio de conocimiento y una adecuada formación continua de sus miembros. Estas organizaciones buscan constantemente ventajas competitivas que les permitan diferenciarse del resto y que las preparen para una rápida adaptación del dinámico entorno en el que se desenvuelven. Una mayor competitividad se logrará a través de estrategias y procesos para determinar, capturar, organizar y aprovechar el conocimiento que poseen las personas componentes de las organizaciones y llevar el conocimiento a quienes lo necesiten. Se trata de sistematizar la gran cantidad de información disponible con el fin de promover soluciones integradas, procurando el mejor aprovechamiento que pueda hacer una organización del capital intelectual con el que cuenta, es decir, de gestionar el conocimiento. La organización no aprende por sí sola sino por medio de los actores que la integran. Gestionar el conocimiento nos permitirá saber dónde se encuentran los recursos con los que contamos y qué es lo que sabe cada miembro, situación que propiciará un mejor uso del recurso existente y la creación de nuevo conocimiento que hará a la organización más inteligente.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
El conocimiento es un activo intangible y difícil de concretar y retener. Es por ello que las entidades necesitan algo más que personas que los posean, requieren sortear las dificultades que se les presentan a la hora de manipular y administrar dicho conocimiento. Se necesitará entonces:
• Usar un lenguaje uniforme y estandarizado en la empresa que asegure que el conocimiento se entienda correctamente. • Ser capaz de identificar, modelar y representar explícitamente su conocimiento. • Compartir y reutilizar su conocimiento entre diferentes aplicaciones por varios tipos de usuarios. Esto implica ser capaz de compartir las fuentes de conocimiento existentes y también las que haya en el futuro.
En el entorno empresarial actual ya no se piensa en subconjuntos organizativos como producción o marketing, sino que se tiende a integrar todos los aspectos. La inteligencia aplicada a los negocios (Business Intelligence) requiere de un entorno cultural adecuado.
9 Tendencias actuales: la organización
virtual y la organización que aprende
Para concretar la gestión del conocimiento, la organización que aprende deberá llevar a cabo actividades como:
• Divulgar el conocimiento (por ejemplo, lecciones aprendidas, mejores prácticas, etc.) para que todos los miembros lo apliquen en sus actividades diarias. • Asegurar que el conocimiento esté disponible en el sitio más útil para la toma de decisiones y para los procesos del negocio. • Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento (por ejemplo, actividades de investigación y desarrollo, aprendizaje a partir de casos históricos). • Apoyar la adquisición del conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo. • Asegurar que el nuevo conocimiento esté disponible para aquellas personas que realizan actividades basadas en éste (por ejemplo, difusión de las lecciones aprendidas). • Asegurar que todas las personas sepan dónde está disponible el conocimiento en la empresa.
Al momento de analizar la organización como medio que impulsa y promueve la creación de conocimiento, se deben tener en cuenta tanto su estructura organizativa y funcional como las tecnologías y la cultura existentes. Esta última cumple un rol clave como ambiente porque influye en el comportamiento de los integrantes de la organización.
10 Características de las estructuras efectivas
Para establecer un diseño organizacional es necesario considerar que cada organización es diferente, es por esto que las organizaciones pueden agruparse según sus características. La organización efectiva es aquella que logra coherencia entre sus componentes y que no cambia sus elementos sin evaluar las consecuencias en los otros. Una organización debe evaluar el diseño más apropiado de acuerdo con sus características, considerando principalmente el entorno, la tecnología utilizada, el tamaño, las metas organizacionales, el ciclo de vida y, finalmente, su cultura organizacional. Independientemente de las circunstancias propias de cada organización, todos los diseños organizacionales, para ser eficaces, deberían tener ciertas características:
10 Características de las estructuras efectivas
Eficiencia La eficiencia es hacer bien las cosas. Esta característica es un factor crítico para la supervivencia y el éxito de una organización, por lo que el diseño apropiado de la organización es la clave para logarlo. Innovación La innovación debe estar presente siempre en las organizaciones. Ya lo dice el dicho popular: “renovarse o morir”. El diseño de estructuras organizacionales debe promover la innovación. La innovación es la habilidad para generar medios eficaces y eficientes y ofrecer nuevos productos o servicios. Incluso las empresas estáticas y simples requieren innovarse. Las organizaciones complejas cuya dinámica es cambiante requieren aún mayor innovación si la empresa pretende responder a su entorno.
10 Características de las estructuras efectivas
Flexibilidad y adaptabilidad Hoy en día, todas las organizaciones deben ser flexibles y adaptables a los cambios. Un diseño eficaz debe equilibrar las necesidades de consistencia y predicción con las necesidades de flexibilidad y sensibilidad. Los diseños organizativos pueden facilitar la flexibilidad y adaptabilidad. Por ejemplo, la estructura de una organización puede adecuarse para que sus canales de información interna se vinculen con el exterior o crear departamentos o divisiones cercanas al entorno capaces de responder a sus demandas. Facilidad para el rendimiento y el desarrollo individual Cualquier diseño debería ofrecer al individuo la oportunidad de rendir a su mayor nivel de habilidad posible en sus áreas de interés y competencia. La estimulación a los colaboradores para el desarrollo de su trabajo, aprendiendo nuevas habilidades y aceptando mayores responsabilidades; definitivamente, repercute en el rendimiento y desarrollo organizacional.
10 Características de las estructuras efectivas
Facilidad para la comunicación y la coordinación El diseño de la estructura organizacional debe apropiarse para asegurar la coordinación y la comunicación en el desarrollo de las actividades. Es importante recordar que las organizaciones se diseñan o rediseñan para buscar la eficacia, por lo que los directivos y administradores deben diferenciar las tareas, agrupar al personal y después integrar sus tareas. La comunicación será factor esencial para lograr que la coordinación de actividades sea eficaz. Facilidad para la formulación e implantación de estrategia Varios autores coinciden en señalar que el diseño y la estructura apropiados son esenciales para el desarrollo de estrategias. El diseño estructural debe estar configurado de tal manera que la información que fluye hacia los altos mandos (directivos) sea la que llevan a cabo personas que están en contacto con el exterior. Conforme las organizaciones adopten nuevas estrategias pueden necesitar modificar sus diseños.
Conclusión
En conclusión, las tendencias actuales son condiciones
cambiantes y complejas que se enfocan en configurar
estructuras flexibles, adaptables, abiertas e innovadoras. Las
dos tendencias actuales son: la organización virtual y la
organización que aprende
No existe el mejor diseño para todas las organizaciones, sino
que elegir el diseño depende de las condiciones que la
organización afronta y debe adaptarse para que ésta alcance
sus metas de la manera más eficaz y eficiente.
Referencias
Hodge, B., Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización
un enfoque estratégico. Madrid: Pearson Prentice Hall
Marchese, A. (2005). Organizaciones que aprenden y gestión del
conocimiento. Argentina: Universidad del Rosario
Mintzberg, H. (1979). The Structuring of Organizations. New Jersey:
Prentice Hall.
Muñoz, J. (1991). Gestión del conocimiento, un intangible clave en la
globalización. Economía Industrial, VI, 61-70.
