Lectura2- Hoja de Calculo- Modificacion y Formato

8/7/2019 Lectura2- Hoja de Calculo- Modificacion y Formato

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Modificacin y formatode hojas de clculoUna vez completada esta leccin, podr:

Dar formato a datos numricos.

Ajustar el tamao de las filas y columnas.

Alinear el contenido de celdas.

Crear y aplicar formatos condicionales.

Buscar y reemplazar el contenido de celdas.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.

Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.

Una de las mayores ventajas que Microsoft Excel ofrece es la flexibilidad decambiar fcilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puedecambiar la forma en que se muestran los nmeros, de manera que su aparienciase corresponda con el tipo de nmeros que est utilizando. Por ejemplo, siintroduce cifras de ventas en una hoja de clculo, puede darles formato paraque parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja,puede dar formato a este nmero para que aparezca como 1.455 .

Tambin puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datosquepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para

llamar la atencin sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojasde clculo, a menudo tendr que mover o copiar datos a otras ubicaciones;esta caracterstica es muy fcil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrecenumerosas tcnicas para copiar o mover datos a otra ubicacin diferente deuna hoja de clculo o incluso de otra hoja distinta.

Tambin puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja yque muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar tambin este proceso.

Para completar los procedimientos de esta leccin necesitar utilizar losarchivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls yMonthly Sales.xls de la carpeta Part IV, Lesson02 que hay en la carpeta

Practice del disco duro.

LECCIN 2


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Dar formato a nmerosLa mayora de los datos que se utilizan en Excel son numricos. Entre estos

datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otrainformacin que suele aparecer con una combinacin de nmeros y smbolos.Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal delas ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podraescribir un signo de dlar seguido del nmero de dlares, el signo decimal y elnmero de centavos. Pero sabe que es mucho ms fcil introducir simplementelos importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios.

Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cmo aparecen los datosnumricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato alos nmeros. Estas opciones insertan y eliminan automticamente smbolos ydgitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos losdatos que usted introduce reciben el formato de la opcin General, que muestralos datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un nmero incluye unafecha o un carcter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automticamentecon la opcin apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera,puede elegir entre los siguientes formatos, que estn organizados por categora.

Categora Apariencia

General Muestra los datos exactamente como usted los introduce.Nmero Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada.Moneda Muestra smbolos de moneda y otros smbolos apropiados para

diversas regiones del mundo (incluyendo el euro).Contabilidad Muestra smbolos monetarios y alinea los signos decimales de

las entradas de una columna.

Fecha Muestra los das, los meses y los aos en distintos formatos,como 18 de mayo de 2004 , 18-May y 18/05 .Hora Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos

formatos, como 8:47 p.m. , 20:47 y 8:47:56 .Porcentaje Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra

el resultado con un signo de porcentaje.

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(contina )

Categora Apariencia

Fraccin Muestras las entradas como fracciones en diversasdenominaciones y con distintos grados de precisin.

Cientfico Muestra las entradas en notacin cientfica o exponencial.Texto Muestra las entradas exactamente como las ha introducido,

incluso aunque la entrada sea un nmero.Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como

cdigos postales, nmeros de telfono y nmeros de la seguridadsocial de Estados Unidos.

Personalizado Le permite crear formatos que no estn disponibles en ningunade las dems categoras.

Puede dar formato a una celda antes o despus de introducir un nmero en ella.En la lista de opciones de formato puede elegir el nmero de decimales quedesea utilizar, seleccionar smbolos de moneda internacionales y establecer elformato para los nmeros negativos.

En este ejercicio dar formato a varias entradas numricas de una hoja.

1 Inicie Excel y haga clic en la opcin Ms libros del panel de tareasNuevo libro.Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, despus,haga clic en el icono correspondiente al disco duro.

3 Haga doble clic en la carpeta Practice, despus en Part IV y, por ltimo, en Lesson02.

4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, despus, haga clicen Abrir.Se abrir el libro Percent Sales Increase.

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5 Asegrese de que la celda A1 est seleccionada y, en el menFormato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Nmero y, si esnecesario, en la lista Categora, haga clic en Fecha.

Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, con la fichaNmero delante y la categora Fecha seleccionada.

6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuacin, haga clicen Aceptar.La fecha de la celda A1 cambiar para reflejar el formato de fechaque ha seleccionado.

7 Seleccione el rango B3:F8.

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8 En el men Formato, haga clic en Celdas y, despus, haga clic enMoneda en la lista Categora.Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas con las

opciones de formato para Moneda (valores monetarios)seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para lamoneda incluye el signo de Euro (), un separador de millares ydos posiciones decimales.

9 Haga doble clic en el cuadro Nmero de decimales, escriba 0 ypresione Entrar.Las celdas seleccionadas tendrn ahora formato monetariosin decimales.

10 Seleccione el rango C10:F10.

En el paso 9, asegrese deescribir un cero, no la letra O.

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11 En el men Formato, haga clic en Celdas y, despus, haga clic enPorcentaje en la lista Categora.Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas con la categora

Porcentaje seleccionada y mostrar el formato de ejemplo para laprimera celda del rango seleccionado. La nica opcin que puedecambiar para el formato de porcentaje es el nmero de decimales.

12 Haga clic en Aceptar.Las celdas seleccionadas tendrn ahora formato de porcentaje condos decimales.

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13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.Se anular la seleccin del rango seleccionado.

14 En el men Archivo, haga clic en Guardar.15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el prximo ejercicio.

Ajuste del tamao de las filasy columnas

Si bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el anchode columna predeterminado es de slo 8,43 caracteres. En algunos formatosde nmero, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columnapredeterminado, el nmero pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otrosformatos de nmero, un nmero que no quepa dentro de una columna se mostrarcomo una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el nmero esdemasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando lacontable de Adventure Works introduce las ventas totales del ao en formatomonetario, el nmero aparece en la celda como una serie de signos de sostenidoporque el total, 12.400.450 , tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el anchopredeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un nmero aparececomo una serie de smbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenadointernamente; puede ver cualquiera de esas entradas si ampla el ancho de lacolumna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

Tambin puede emplear la barra de herramientasFormato para especificar algunos de los formatosde nmero ms utilizados.

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Por otra parte, habr ocasiones en que el ancho de columna predeterminado seamayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works creauna columna en la que slo almacena entradas S y No para cada importe de

ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto.En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres;probablemente valdra con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de lacolumna puede ver ms columnas en la pantalla a la vez.

Excel ofrece varios mtodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar elcuadro de dilogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menFormato) para introducir el ancho en caracteres que desee. Tambin puedearrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia laizquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sita elpuntero del mouse (ratn) en el extremo derecho de un selector de columna,aparece un puntero de cambio de tamao, lo que indica que puede cambiar elancho de columna. Cuando sita el puntero del mouse en el extremo derecho deun selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamao, lo que indicaque puede cambiar el tamao de la columna.

Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H yarrastra el selector hacia la derecha, la columna se har ms ancha a medidaque arrastre. El ancho de la columna en caracteres y pxeles aparecer en unaInformacin de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna amedida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columnahacia la izquierda, la columna se har ms estrecha a medida que arrastre.

Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automticamenteuna columna para dar cabida a la entrada ms larga de la misma; para ello,haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.

Tambin puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con losmismos mtodos bsicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de dilogo Alto defila (al que se tiene acceso desde el men Formato) para especificar el alto deuna fila en puntos . Un punto equivale a 1/72 de pulgada. As, un alto de fila de12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. Tambinpuede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector

de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

Tambin puede hacer clicen Autoajustar a la seleccin(en el submen Columna delmen Formato) para ajustar el ancho de columna demanera que quepa la entradade la celda activa o laentrada ms larga delrango seleccionado.

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Quizs desee ajustar el alto de fila para dar cabida a ms caracteres, como elttulo de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamao de letramayor. Sin embargo, es mucho ms comn ajustar el ancho de columna para

dar cabida a etiquetas o nmeros largos o cortos.En este ejercicio cambiar el tamao de columnas y filas. Para este ejercicio,el ancho de las columnas del archivo de prctica se ha preestablecido en15 caracteres.

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Abrir.Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. Debe aparecer la carpetaPart IV, Lesson02 de la carpeta Practice.

2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, despus, haga clic en Abrir.Se abrir el archivo.

3 Seleccione el rango B4:F4. En el men Formato, seleccione

Columna y haga clic en Ancho.Aparecer el cuadro de dilogo Ancho de columna y mostrar elancho de columna actual.

4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic enAceptar.

El ancho de las columnas B a F se reducir de 15 a 13 caracteres.

5 Haga clic en cualquier celda.El rango B4:F4 dejar de estar seleccionado.

6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2.El puntero del mouse cambiar y adoptar la forma de una flechacon dos puntas, que es el puntero de cambio de tamao.

Para especificar un anchoestndar para todas lascolumnas de un libro, en elmen Formato, seleccioneColumna y haga clic enAncho estndar. Escriba elancho deseado y haga clicen Aceptar.

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7 Arrastre el selector de fila hasta que sta tenga un alto de20,25 puntos (27 pxeles, o elementos de imagen en la pantalla).Aumentar el alto de la fila 2.

8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.El puntero del mouse cambiar y adoptar la forma de una flechacon dos puntas.

9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D.El ancho de la columna D se reducir para ajustarse mejor a su

contenido.

Deje abierto este archivo para el prximo ejercicio.

Alineacin del contenido de celdasAdems de dar formato a nmeros, tambin puede cambiar la forma en queestn alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar laalineacin horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha oal centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmenteen una celda, lo que significa que el primer carcter de la celda aparece juntoal borde izquierdo de la misma. Las entradas numricas suelen alinearse a laderecha, lo que significa que el ltimo carcter de la celda aparece junto alborde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteresde la misma estn centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda.Normalmente, la alineacin a la derecha est ms indicada para los nmeros,ya que todos los nmeros de una columna estn alineados bajo las mismasposiciones de dgitos, como se muestra a continuacin:

1.400,342

842

1.952

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Sin embargo, quizs desee alinear a la izquierda o al centro los nmeros paraconseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizs desee alinear a la izquierdalas fechas porque la posicin de los dgitos en las fechas no suele ser

importante. O quizs desee alinear al centro los nmeros para lograr unaapariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Workshace un seguimiento de las ventas por categoras (habitaciones, ventas de latienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea unacolumna que establece una puntuacin (segn la categora que tenga msventas) para cada categora. Un efecto de alineacin al centro puede mejorar laapariencia de la columna, como se muestra debajo:

Puntuacin

12

4

327

Tambin puede cambiar la alineacin vertical del contenido de las celdas; esdecir, la posicin de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior de la celda. La alineacin predeterminada para el texto y los nmeros esinferior, lo que significa que los caracteres se sitan justo encima del bordeinferior de la celda. Tambin puede cambiar la alineacin vertical de las celdaspara que sea inferior, superior o central. La alineacin al centro suele quedar bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atencin sobre lasetiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradasentre la parte superior e inferior de la fila.

En este ejercicio alinear el contenido de celdas horizontal y verticalmente, yutilizar los botones Deshacer y Rehacer para ver cmo se pueden deshacer yvolver a aplicar los cambios como se desee.

1 Seleccione el rango B3:B6.2 En el men Formato, haga clic en Celdas.

Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, como semuestra en la siguiente ilustracin.

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3 Haga clic en la ficha Alineacin.Aparecer la ficha Alineacin.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, hagaclic en Izquierda (Sangra).

5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones dela lista.Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos haciaarriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineacin vertical esms aparente si las filas son mucho ms altas que los datos quecontienen.

6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar la lista sin cambiar la alineacin vertical.

7 Haga clic en Aceptar.Excel alinear a la izquierda el contenido de las celdasseleccionadas.

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8 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botnDeshacer.Excel volver a dejar las celdas con el formato que tenan

anteriormente.9 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn

Rehacer.Excel volver a aplicar el formato de celda.

10 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botnDeshacer.Excel volver a deshacer el formato de celda.Deje abierto este archivo para el prximo ejercicio.

Creacin y aplicacin de formatoscondicionales

Es posible controlar cmo aparecen los datos en las hojas de clculo de Excel siaplica formatos condicionales , que son reglas que usted crea para determinar cmo aparecern los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puedeaplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradasnumricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. Por qu querra hacerlo?Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hojaque contiene informacin de inventario para las existencias de artculos para loshuspedes (como jabn, toallas y toallitas para la cara). Una columna contieneuna cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artculoen existencias es inferior a 50, hay que pedir ms unidades del producto. Al dar formato a los nmeros inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el

director de inventario puede identificarlos fcilmente cuando es preciso hacer unnuevo pedido de un artculo determinado.

En este ejercicio aplicar formato condicional a un rango de forma que lascifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 aparezcan de color verde y en negrita.

1 Seleccione las celdas B3:F6.2 En el men Formato, haga clic en Formato condicional.

Aparecer el cuadro de dilogo Formato condicional.

Si guarda un libro, ya nopodr deshacer o rehacer cambios. Si cree que quizsdesee deshacer o rehacer una accin determinada, noguarde los cambios en ellibro hasta que no estsatisfecho con los resultados.

Las lneas de negrita sonms gruesas que las delestilo normal.

Si aparece el Ayudante deOffice y le pregunta si deseaayuda con esta funcin,haga clic en No, no meproporcione ayuda eneste momento.

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3 Haga clic en el botn Formato.Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas, como semuestra en la siguiente ilustracin.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en elcuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negritaen la lista Estilo de fuente y, despus, haga clic en Aceptar.Volver a aparecer el cuadro de dilogo Formato condicional.

5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor queo en igual que y, despus, haga clic en el cuadro de texto situadoen el extremo derecho del cuadro de dilogo.

6 Escriba 50000 y haga clic en Aceptar.Se establecer el valor mnimo de la condicin y se cerrar elcuadro de dilogo. Todas las celdas del rango seleccionadoque cumplan las condiciones aparecern ahora en negrita y

de color verde.7 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.

Se guardar el libro con el nombre actual.

8 En el men Archivo, haga clic en Cerrar.Se cerrar el libro.Deje Excel abierto para el prximo ejercicio.

Haga clic en cualquier celdade la hoja para anular laseleccin del rango deceldas y ver mejor el formatocondicional.

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Bsqueda y reemplazo del contenidoy los formatos de celda

En una hoja de clculo grande, puede que el contenido de algunas filas ocolumnas no quepa en una nica pantalla. Si desea encontrar un dato determinadoque no est visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja parabuscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho ms sencilla de hacerlo.Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar paraintroducir el texto o el nmero que desea buscar, y Excel encontrar la primeraaparicin de esta cadena de bsqueda. Una cadena es cualquier secuencia deletras o nmeros que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra noes la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente.

Cuando modifica hojas de clculo, quizs necesite encontrar una determinadacadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente.

Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libroRentals de forma que todos los precios que terminen con , 95 como decimal secambien a ,99 . (Por ejemplo, un artculo cuyo alquiler cuesta actualmente4,95 por hora pasara a costar 4,99 por hora.) El cambio no incrementarmucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentarconsiderablemente los ingresos totales procedentes de alquileres.

Puede buscar y reemplazar rpidamente todas las apariciones de una cadenade caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de dilogoBuscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustracin siguiente, el cuadro dedilogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente.

Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto

distintivo para identificar datos que quizs tenga que cambiar posteriormente oque desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de dilogo Buscar formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar,para buscar esos formatos especficos.

No importa qu celda seala celda activa actualmente.Si no selecciona un rangode celdas, Excel buscaren toda la hoja.

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En este ejercicio buscar una palabra en una hoja de clculo, buscar yreemplazar la primera aparicin de una cadena de bsqueda y reemplazartodas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente.


2 Haga clic en el libro Rentals y, despus, haga clic en Abrir.Se abrir el archivo.

3 En el men Edicin, haga clic en Buscar.Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

4 Si es necesario, haga clic en el botn Opciones para expandir elcuadro de dilogo.

5 En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski.Se introducir la cadena de caracteres que desea que busque Excel.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario,haga clic en Por filas.Excel buscar en las filas sucesivas, en lugar de buscar enlas columnas.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, despus,haga clic en Valores.Excel buscar valores en vez de frmulas en las celdas.

ImportanteSi va a buscar un valor (ya sea de texto o numrico) en lugar de unafrmula, asegrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de.

Si en el cuadro Buscar dentro de est seleccionado Frmulas y deseabuscar un valor, la bsqueda no encontrar ninguna coincidencia.

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8 Haga clic en Buscar siguiente.Excel seleccionar la celda que contenga la primera aparicinde Ski .

9 Haga clic en Buscar siguiente.Excel seleccionar la celda que contenga la siguiente aparicinde Ski .

10 En el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en laficha Reemplazar.

11 En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por ,95 ypresione Tab.Se introducir la cadena de bsqueda que desea encontrar y elpunto de insercin se situar en el cuadro de texto Reemplazar con.

12 En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba ,99.

El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizar parareemplazar las apariciones de la cadena de bsqueda especificada.

13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, despus, haga clicen Por columnas.Excel buscar en las columnas sucesivas, en lugar de buscar enlas filas.

14 Haga clic en Buscar siguiente.Excel encontrar la primera aparicin de la cadena de bsqueda ,95 .

15 Haga clic en Reemplazar.Excel reemplazar la primera aparicin de ,95 por ,99 y buscar lasiguiente aparicin de la cadena de bsqueda.

16 Haga clic en Reemplazar todos.Excel reemplazar todas las apariciones de ,95 por ,99 ; los valoresde la columna Precio por alquiler.

17 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indicacuntos reemplazos se hicieron.

18 Haga clic en Cerrar.Se cerrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

19 En el men Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2y haga clic en Guardar.Se guardar el libro con el nuevo nombre.Deje abierto este archivo para el prximo ejercicio.

Si no puede ver el resultadode la bsqueda en la hoja,arrastre la barra de ttulo delcuadro de dilogo Buscar y

reemplazar para moverlo aun lugar que le permita ver elresultado de la bsqueda.

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SugerenciaQuizs se pregunte por qu no introduce simplemente 95 como cadena debsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silohiciera, Excel reemplazara todos los valores de la hoja que contuvieran 95 ,en lugar de reemplazar nicamente aquellos valores que incluyeran elsigno decimal delante de 95 . Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera encualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazarapor 99, que no es lo que usted desea. Si slo desea reemplazar parte delcontenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo msespecfico posible a la hora de introducir la cadena de bsqueda; de locontrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. Tambin puedereducir el foco de una bsqueda si activa las casillas de verificacinCoincidir maysculas y minsculas y Coincidir todo el contenido de lacelda. Cuando se activa la casilla de verificacin Coincidir maysculas yminsculas, los caracteres en maysculas y en minsculas del texto delas celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadenade bsqueda. Active la casilla de verificacin Coincidir todo el contenidode la celda si desea especificar que la cadena de bsqueda sea el nicocontenido de una celda para que se considere una coincidencia.

Insercin y eliminacin de celdas,filas y columnas

Despus de configurar una hoja de clculo, quizs necesite insertar una celda,una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir informacin adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar nuevos artculos en alquiler en la hoja de clculo Rentals, tiene que insertar unanueva fila por cada nuevo artculo en alquiler. Como alternativa, tendra queeliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar informacininnecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cadaartculo se alquila slo en temporada o no. Como los nicos artculos detemporada son los correspondientes a deportes de invierno (esqu, raquetas denieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria ydesea eliminarla.

Puede insertar estos artculos mediante el men Insertar y puede eliminarlosmediante el men Edicin. Cuando inserta una celda o un rango de celdas enuna hoja de clculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha filao desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una oms filas, empiece por seleccionar el nmero de filas que desea insertar. Paraello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar.El nmero de filas que seleccione se insertar encima de la primera filaseleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.

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En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como semuestra en la ilustracin a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filasen el men Insertar, Excel insert tres nuevas filas, encima de la primera filaseleccionada, como se muestra en la ilustracin de la derecha.

La insercin de columnas es similar. Si desea insertar una o ms columnas,

empiece por seleccionar el nmero de columnas que desea insertar. Para ello,haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar.El nmero de columnas que seleccione se insertar a la izquierda de la primeracolumna seleccionada, como se muestra en la ilustracin siguiente.

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como semuestra en la ilustracin anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnasen el men Insertar, Excel insert dos nuevas columnas, a la izquierda de laprimera columna seleccionada, como se muestra en la ilustracin siguiente.

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Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tieneformato, aparece el botn Opciones de insercin. Al hacer clic en el botnOpciones de insercin aparece una lista de opciones para el formato de la fila o

la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente.Opcin Accin

El mismo formato de arriba Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situadaencima de la fila insertada.

El mismo formato de abajo Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situadadebajo de la fila insertada.

El mismo formatode la izquierda

Se aplica a la nueva columna el formato de lacolumna situada a la izquierda de la columnainsertada.

El mismo formatode la derecha

Se aplica a la nueva columna el formato de lacolumna situada a la derecha de la columnainsertada.

Borrar formato Se aplica a la nueva fila o columna el formatopredeterminado.

En este ejercicio eliminar una columna, insertar celdas (desplazando hacia laderecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertar filas.

1 Haga clic en la celda C3.C3 es la celda activa.

2 En el men Edicin, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.Se eliminar el contenido de la celda activa pero no se quitarla columna.

3 En el men Edicin, haga clic en Eliminar.Aparecer el cuadro de dilogo Eliminar celdas.

4 Haga clic en la opcin Toda la columna y, despus, haga clicen Aceptar.Se eliminar la columna Ao, junto con todo su contenido.

Aprender ms acerca decmo borrar celdas en elprximo ejercicio.

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5 Seleccione C1:F1.Se seleccionarn cuatro celdas.

6 En el men Insertar, haga clic en Celdas.Aparecer el cuadro de dilogo Insertar celdas.

7 Haga clic en la opcin Desplazar las celdas hacia la derecha y,a continuacin, haga clic en Aceptar.Excel insertar cuatro celdas nuevas y desplazar hacia la derechael contenido de las celdas existentes (en la misma fila).

8 Seleccione las celdas A10:A12.Se seleccionarn tres filas.

9 En el men Insertar, haga clic en Filas.Excel insertar tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora lafila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artculosen alquiler.

10 Haga clic dos veces en el botn Deshacer.Excel quitar las filas y las celdas insertadas.

11 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.Se guardar el libro con el nombre actual.

12 En el men Archivo, haga clic en Cerrar.Se cerrar el libro.Deje Excel abierto para el prximo ejercicio.

No importa qu columnautilice para seleccionar celdas cuando deseeinsertar filas.

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Corte, copia, pegado y borradode celdas

Cuando est introduciendo datos en una hoja de clculo, a menudo cambiaridea sobre dnde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna.O quizs simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila ocolumna determinada y quera haberlos puesto en otra fila o columna.

Cuando desee cambiar la posicin de los datos en la hoja, no es necesarioeliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones.Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o ms celdasa otra ubicacin diferente. Este mtodo se llama cortar y pegar porque corta(quita) datos de su ubicacin original y los pega (inserta) en otra ubicacindiferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles deWindows, una ubicacin de almacenamiento temporal en la memoria del

equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponiblespara que los pegue en otra ubicacin diferente. Incluso puede pegar datosdel Portapapeles en un archivo creado por otra aplicacin diferente, comoMicrosoft Word o Microsoft PowerPoint.

Algunas veces, desear reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo,el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene lascifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de unahoja y pegarlas en otra hoja, que utilizar para crear las cifras de ventas delsegundo trimestre. Este mtodo es especialmente til si ha aplicado formato denmero a las celdas o formato de texto a los ttulos y las etiquetas. El director de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato demoneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar lasetiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras deventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuandoborra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellasy conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido delas celdas.

Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los cortade una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas.Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango deceldas. La barra de herramientas Estndar de Excel incluye botones para loscomandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismoscomandos desde el men Edicin.

Si va a pegar un rango deceldas (por ejemplo, unaseleccin que contiene tresceldas en horizontal en dosfilas adyacentes), seleccioneun rea que tenga el mismonmero de celdas enhorizontal y en vertical quelos datos que haya cortadoo copiado. O bien, puedeseleccionar una nica celdapara pegar y los datospegados llenarn celdasdebajo y a la derecha dela celda seleccionada.

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En este ejercicio mover y copiar datos dentro de una hoja, borrar el formatode un rango seleccionado y borrar el contenido de un rango seleccionado.


2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, despus, haga clic en Abrir.Se abrir el archivo.

3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estndar,haga clic en el botn Cortar.El contenido de la celda A7 se copiar al Portapapeles de Windowsy aparecer una marquesina parpadeante alrededor de la celdaA7. La marquesina indica que se cortar el contenido.

4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estndar,

haga clic en el botn Pegar.El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) sepegar en la celda A8 y desaparecer la marquesina alrededor de la celda A7.

5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estndar, hagaclic en el botn Copiar.El contenido de las celdas seleccionadas se copiar alPortapapeles de Windows y aparecer una marquesinaparpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica loque se ha copiado al Portapapeles de Windows.

6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la

ventana de Excel.Excel mostrar la hoja T2.

7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estndar,haga clic en el botn Pegar.El contenido del Portapapeles de Windows se copiar a la hoja T2,empezando en la ubicacin de la celda activa (B4).

8 En el men Edicin, seleccione Borrar y haga clic en Formatos.Excel quitar el formato de moneda de las celdas seleccionadas.

9 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botnDeshacer.Se volver a aplicar el formato de moneda a las celdasseleccionadas.

10 En el men Edicin, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.Excel quitar el contenido de las celdas seleccionadas, peroconservar el formato.

Otra forma de cortar y pegar datos consiste en seleccionar las celdas y arrastrar laseleccin por sus bordeshasta las celdas en lasque desea pegar los datos.Para copiar mediante elmismo mtodo, mantengapresionada la tecla Ctrlmientras arrastra.

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11 Escriba 3444 y presione Entrar.Excel convertir la entrada al formato de moneda.

12 En el men Archivo, haga clic en Guardar como, escriba MonthlySales 2 y haga clic en Aceptar.Se guardar el libro con el nuevo nombre.

Resumen de la leccinEn esta leccin ha aprendido a dar formato a nmeros de celdas, cambiar elancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas,utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, einsertar y eliminar celdas, filas y columnas. Tambin ha aprendido a copiar ymover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas

Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones.Si va a proseguir con otras lecciones:

Cierre el libro Monthly Sales 2.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 Cierre el libro Monthly Sales 2.2 Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derecha

de la ventana de Excel.

Ejercicio corto

1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual,qu pasos realizara?

2 Qu diferencia hay entre los formatos de nmero Contabilidady Moneda?

3 Cmo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el anchode una columna?

4 Cmo puede ver el panel de tareas Portapapeles?5 Cmo buscara la tercera aparicin de un valor en una hoja

de clculo?

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Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1

y 2. Cambie el tamao de la fila 1 hasta un alto de 25 pxeles. Alinee a laizquierda el texto del ttulo Ventas anuales . Elimine la fila agregada.

Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, d el formato Contabilidad a lasceldas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de unacelda est comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul.Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13.

Ejercicio 3: todava en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rangoA3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdasseleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres elancho de las columnas A a F. Despus, seleccione el rango B3:F6 y elimine sucontenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro.

Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los das de la semana en lafila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2,enumere las actividades fsicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algndeporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre elttulo Minutos al da encima de los das de la semana. Mejore la apariencia dela hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc.Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana.Guarde el libro con el nombre Mi actividad fsica. Utilice esta hoja pararegistrar su actividad fsica diaria.

Ejercicio 5: continuando con el libro que cre en el ejercicio 4, seleccionetodo el contenido de la primera hoja y cpielo a la Hoja2. Borre todos losvalores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por la fecha del ltimo da de la prxima semana. Copie el contenido de la segundahoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final paradentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar suactividad fsica durante las prximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojaspara seguir supervisando su nivel de actividad.

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Documents

Lectura2- Hoja de Calculo- Modificacion y Formato