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Gua de LibreOffice 3 Calc Funciones y formatos Antonio Roldn

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FUNCIONES Y FORMATOS

En este segundo documento se explican los conceptos mnimos necesarios para crearlas primeras hojas que tengan una cierta utilidad, como presupuestos, esquemas de

clculo, conversiones de monedas, etc. Es muy importante dominar estas tcnicasbsicas antes de seguir con el proceso de aprendizaje.

CONTENIDO

Funciones y formatos .................................................................................................... 1

Frmulas en Calc........................................................................................................ 2

Estructura de una frmula ...................................................................................... 2

Funciones elementales ........................................................................................... 2

Autosuma ............................................................................................................... 4

Formatos de celda ..................................................................................................... 4

Formatos de fuente ................................................................................................ 4

Alineacin ............................................................................................................... 5

Colores de relleno y bordes .................................................................................... 6

Formatos numricos .................................................................................................. 7

Formatosrpidos.................................................................................................... 7

Otras opciones........................................................................................................ 8

Clculos con porcentajes ......................................................................................... 10

Operaciones de edicin ........................................................................................... 12

Cortar, Copiar y Pegar ........................................................................................... 12

Deshacer-Rehacer ................................................................................................ 13

Eliminar y Borrar ................................................................................................... 13

Insertar filas, columnas y hojas ............................................................................. 14

Buscar y Reemplazar ............................................................................................. 15

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Ajustar texto automticamente ............................................................................ 16

Comandos del men Ver .......................................................................................... 17

Ver varias hojas simultneamente ........................................................................ 18

Complementos............................................................................................................ 18

Estilos ...................................................................................................................... 18

FRMULAS EN CALC

ESTRUCTURA DE UNA FRMULA

Las frmulas en Calc se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y /

como operadores bsicos, junto al smbolo ^ para las potencias y el uso de parntesis

para indicar prioridad. Estas operaciones se efectan sobre

Nmeros: =34+23^3Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)

Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12

Tambin se admiten operadores de comparacin: , >=, pero su uso puede ser

complicado.

Si no se usan los parntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las

potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y

la resta.

Toda frmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Calc interprete que

es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan frmulas hay que distinguir entre

ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. As si se escribe =20+30, el

resultado ser 50, que es lo que veremos en la hoja. A los resultados les llamaremos

tambin valoresde la celda.

FUNCIONES ELEMENTALES

Las funciones de Calc son palabras clave que producen un clculo determinado. Las

ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI,

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Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del

signo =.

Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre

parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:

=SUMA(C4:D12)Esta funcin sumara todos los nmeros comprendidos entre la celda

C4 y la D12. Aqu SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.

=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los

parntesis.

=RAIZ(9)Devolvera un 3, que es la raz cuadrada de 9.

=PROMEDIO(C4:G18)encuentra la media aritmtica de todos los nmeros contenidos

en las celdas comprendidas entre C4 y G18.

Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se acude al botn f(x), situado

junto a la lnea de edicin,

y se abrir un catlogo de funciones para que elijas la que deseas.

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AUTOSUMA

Junto al botnf(x)puedes ver el de Autosuma, representado por la letra sigma .

Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar, y pulsar el botn . A

veces tendrs que guiar su funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si

este tiene estructura de columna, la suma se situar debajo, y si de fila, a la derecha.

Estas son las funciones ms usadas en Calc, por lo que debes practicar bastante con el

botn hasta que lo domines. En la imagen puedes ver la insercin de la funcin

SUMA mediante este botn. El argumento entre parntesis lo construye el botn y

t no tienes que hacer nada.

FORMATOS DE CELDA

FORMATOS DE FUENTE

La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. Acontinuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejandoel resto a tu experimentacin. Como en la primera gua ya se explic la barra de

Formateo, nos dedicaremos en esta a explicar conprofundidad todas las opciones del men Formato.

Abre el men Formato y elige CeldasCuando se

abra la ventana seala la pestaa Fuente

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Las opciones se explican por smismas: Fuente te permiteelegir entre Arial, Verdana yotras muchas. Es la forma que

tendrn las letras.

Con el Estilopuedes elegir entreNormal, Negrita y Cursiva.

El Tamaopuede variar mucho,pero los ms usados van desde10 hasta 18 puntos.

Por ltimo, se puede cambiar a

otro idioma distinto del predefinido, y con los botones de abajo Aceptar o Cancelar,pedir Ayudao Restablecerlos valores predefinidos.

ALINEACIN

La siguiente pestaa que veremos es la de Alineacin, dentro de Formato-Celdas

En la parte superior puedes concretar la alineacin horizontal, en la que puedesconcretar:Opciones clsicas: izquierda, derecha, central y justificadoPredeterminado: Sita los nmeros alineados a la derecha y los textos a la izquierda.Relleno: Llena toda la celda repitiendo lo que se haya escrito, como 81818181

En la alineacin vertical existen posibilidades similares, pero menos tiles.

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La rueda de la parte central te permite inclinar el texto entre 0 y 360, aunque loverdaderamente til es restringirse al intervalo 0-90. Es aconsejable usarlo slo enuna fila si contiene rtulos mucho ms anchos que el resto de datos. Con la opcin dela arista se puede anclar la direccin en distintas partes de la celda.

Ajuste de texto

Es muy interesante esta opcin, porque permite escribir varias lneas de texto en unamisma celda. Es til para notas y comentarios. Para cambiar de lnea basta pulsar lacombinacin de teclas Ctrl-Intro.

COLORES DE RELLENO Y BORDES

Tambin es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de ungrupo de celdas. En la barra de Formateo dispones de tres botones consecutivos quete permitirn esos cambios

Cambio de fondo

El botn central es el indicado para cambiar fondos. Es un pocopobre, por lo que si deseas rtulos atractivos debers insertarformas o cuadros de texto.

Al pulsarlo se te ofrece el catlogo de colores tpico de esteprograma. Eliges un color y has terminado. Para una buenalegibilidad es bueno que uses colores claros.

Con el botn de la derecha cambias el color de fuente. El catlogo es el mismo y elconsejo el opuesto: procura usar colores muy oscuros.

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Cambio de borde

El botn de la izquierda tiene como objeto disear los bordes de una celda o de unrango. Desafortunadamente no cambia el estilo ni el grosor, En cambio, los bordes

ofrecidos son aditivos, es decir, que eligiendo dos o ms de ellos se dibujarn ambossimultneamente, como ves en la imagen:

FORMATOS NUMRICOS

FORMATOSRPIDOS

En todas las hojas que consultes vers que puede haber celdas en las que los nmerosse presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente, unas estarnexpresadas en euros y otras en porcentaje. Existirn celdas que expresen fechas yhoras, e incluso smbolos especiales, como 34 km/h.

Aprenderemos a continuacin cmo se cambian los formatos de los nmeros. Eligeuna celda que contenga un nmero.

En la barra de Formateo slo hay cuatro formatos rpidos, representados por estosbotones:

Son, de izquierda a derecha:

Formato de moneda: Cambia el formato al de la moneda definida al instalar el equipo.En nuestro caso sera en euros:

Si pulsas el botn de nuevo se anula ese formato de moneda y pasa al anterior.

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Porcentaje: Transforma la cantidad en porcentaje. Debes tener cuidado, porqueLibreOffice interpreta este como tanto por uno y multiplicar la cantidad por 100.Por ejemplo, si has escrito un 3 y pulsas este botn se transformar en

Decimales: Para aadir decimales elige el penltimo del grupo. Cada pulsacin aadirun decimal. El botn situado a su derecha eliminar un decimal. Experimenta con losdos para ver el efecto.

OTRAS OPCIONES

Es fcil que no te baste con los formatos rpidos de los botones. En ese caso acude almen Formato, elige Celdas y despus la pestaa Nmeros.

CATEGORAS

Es la opcin ms interesante de los formatos numricos,pues determina la forma en la que Calc los manejar en losclculos. Se ofrecen las siguientes categoras:

Nmero

Posee las propiedades vistas en anteriores prrafos: nmerode decimales y separador de miles. Tienes esas opciones enla misma pestaa. Tambin la de escribir en rojo los

nmeros negativos, que es muy til en modelos de tipo

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financiero, para distinguir el efectivo de las deudas. Tambin puede concretarlos cerosa la izquierda de la coma o punto decimal.

Moneda

Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegir segn laregin geogrfica que est definida en tu equipo. Veremos ms adelante cmocambierla.

Fecha

Este formato se explica por s mismo. Basta ver la variedad tan grande de tipos deescritura de fecha ofrecidos.

Ms adelante volveremos sobre estos formatos.

Tiempo

Este formato permite expresar da y hora conjuntamente o la ltima por separado. Essimilar a la anterior.

Porcentaje, fraccin y cientfico

El primero ya est explicado. La fraccin debers manejarla con cuidado, porqueredondea. La notacin cientfica es la usual del tipo 1,26E+12

Texto

Convierte el nmero en texto sin valor de clculo.

Definido por el usuario

Para aadir una palabra, unidad o smbolo a una cantidad numrica debes alterar sucdigo. Para ello elige la categora de Definido por el usuario y escribe en la lneainferior de formato de cdigo. La mejor opcin es la deelegir previamente la categoraNmero y el formato Estandar. De esta forma el cdigo comenzar con esta palabra. Sieliges otro distinto te aparecern otros cdigos abajo. Por ejemplo, con separador de

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miles y tres decimales el cdigo sera #.##0,000. No es excesivamente importantesaber manejar estos cdigos. Si deseas profundizar, en la ayuda de Calc se te explicande forma completa todos ellos. Para nosotros lo interesante viene detrs .del cdigobsico.

Escritura de texto detrs del nmero

Concretado un tipo de formato, por ejemplo Estandar, o 0,00. Escribe la palabra quedeseas que figure en la celda detrs del nmero, por ejemplo cm.Adela al cdigoentre dos comillas: Estndar "cm." En la imagen se ha definido el formato en km/h.

En los modelos de Fsica o Qumica es muy til aadir las unidades de las magnitudes alcdigo estndar: g/l, m/s, newton, etc.

Con este procedimiento puedes definir una moneda distinta del euro. Si deseasdisponer de ella siempre que lo desees, pulsa el botn de Agregarsituado a la derechade la lnea de cdigos.Si despus no lo necesitas, lo seleccionas y pulsas Suprimir.

En sesiones posteriores se ampliarn algunas ideas sobre formatos.

Pincel de formato

Es el botn situado junto a las opciones Cortar y Copiar de la barra Estndar.

Para usarlo selecciona una celda, pulsa sobre ese botn para que cree unpincel, y con l recorres las celdas sobre las que quieres copiar el formato.

Si pulsas con doble clic tendrs activo el pincel hasta que pulses de nuevo.

CLCULOS CON PORCENTAJES

El formato de porcentaje merece un estudio especial, porque presenta el problema deusar en realidad el tanto por uno, y no el tanto por ciento. As, el 23%, para Calc es elnmero 0,23, aunque se escriba de la otra forma 23%. Este detalle dificulta elaprendizaje al principio.

Escritura de un porcentaje

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Para insertar un porcentaje en una celda la forma ms simple es la de escribir el tantopor ciento y despus el signo %. Hay que tener en cuenta que si escribimos 12% lacantidad que se guarda es 0,12, y no 12.

Tambin se puede escribir el 12 y despus pulsar sobre el botn de porcentaje, con losmismos efectos. Puede ocurrir que la celda ya tenga formato de porcentaje, conlo que la conversin se har de forma automtica.

Clculo del porcentaje

Si deseamos aplicar a una cantidad un porcentaje que est escrito con el formatocorrecto, bastar multiplicar la cantidad por elporcentaje.

Observa este clculo: Halla el 15% de 34.000

Ahora estudia las frmulas que se han usado:

El porcentaje se ha guardado como 0,15 y el resultado es un simple producto de lacelda de la cantidad por la del porcentaje:

Aumento o disminucin

Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastar con multiplicarla por la celdadel porcentaje aumentada en una unidad. As, para aumentar un 33% hay quemultiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y lacantidad en la B2, el aumento se escribira como =B2*(1+B3), con parntesis.

Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la frmula =B2*(1-B3)disminuira la cantidad en un 33%.

Comparacin como porcentaje

Si el total de una factura, 23.550 , se encuentra en una celda, pongamos la C9 y una

partida de la factura, por ejemplo el material, 9.345 , seha escrito en la celda C8, parasaber qu tanto por ciento del total representa el material, bastar dividir C8/C9 ydespus asignar al cociente el formato de porcentaje. Observa el clculo de la imagene intenta reproducirlo:

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OPERACIONES DE EDICIN

Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Calc de forma rpida. Las usars adiario.

CORTAR, COPIAR Y PEGAR

Las operaciones bsicas de edicin de Cortar, Copiar y Pegar las tienes implementadas en laBarra Estndar. Los botones no tienen buena visibilidad, pero pronto los localizars fcilmente.

No hay que explicar su funcionamiento, que es idntico al de otros programas. S debes saberque para seleccionar las celdas que desees copiar o cortar debers mover el ratn con el botnizquierdo pulsado. Junto al botn de Pegaruna flechita nos abre bastantes posibilidades:

Si eliges GDI metafileo Bitmappodrs pegar el contenido como iimagen, con lo que pierdes toda la informacin matemtica,pero te puede interesar si usas esa posibilidad en Word oPowerPoint.

Veremos ms adelante que el pegado como vnculo DDE nocopia el contenido, sino que enlaza a l, con lo que se puede

actualizar la copia. Tambin tienes opciones para copiar como texto: sin formato, como RTF yen HTML.

Tendrs ms dominio si los localizas en el men Editar, porque te recuerdan los atajos deteclado CTRL+C para Copiar, CTRL+V para Pegar y CTRL+X para Cortar y tambin porque teofrece el Pegado Especial. Es conveniente que nos detengamos en l, porque tiene opcionesinteresantes.

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Las ms interesantes son:

Pegar slo algunos elementos: El pegado normal afecta a todo: formatos, nmeros,frmulas, pero a veces slo deseamos copiar los valores y desactivaremos el pegar todoy

slo mantendremos activos nmeros o textos.

Operaciones: Aunque no se usa mucho, esta opcin te permite pegar realizando unaoperacin sobre los datos preexistentes.

Transponer: Puede ser muy til, porque transforma filas en columnas y viceversa. A vecespuede convenir para construir tablas de doble entrada.

Existe una tercera forma de usar los comandos de edicin, y esmediante el botn derecho del ratn. Si sealas un rango de celdas y lo

pulsas, entre las muchas opciones ofrecidas estn las de Copiar, Cortary Pegar, incluido el Pegado especial:

DESHACER-REHACER

Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface,puedes acudir al botn correspondiente que est situado a la derecha de

los anteriores que te permite Deshacer (flecha amarilla), para que el programa notenga en cuenta el ltimo cambio. Puedes usar tambin la combinacin de teclasCTRL+Z.

Si tambin cambias de opinin en esto y no quieres deshacer, con la flecha verdevuelves a efectuar el cambio, o con el atajo CTRL+Y

Ambas prestaciones tambin se encuentran en el men Editar

Practica con varios cambios de formato y despus acudes alternativamente a los doscomandos para ver su efecto.

ELIMINAR Y BORRAR

Debes distinguir bien estas dos rdenes.

Eliminar

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Est situada en el men Editar con el ttulo de Eliminar celdas y tambin en elcontextual como Eliminar Quita de la hoja todas las celdas seleccionadas, y otrasocupan su lugar. Si has seleccionado toda una fila o varias pinchando sobre su nmero,todo lo sta contenga desaparecer de la hoja, y las dems se movern para tapar el

hueco. Igual ocurrir con grupos de columnas. Puedes indicar cmo se cubrir el huecocreado:

Borraro Eliminar contenidono elimina la celda, pero borrar todo su contenido o laparte que decidas: los formatos, los comentarios, etc.

La tienes situada en los mismos mens que la anterior.

La tecla Retrocesoproduce los mismos efectos y la tecla Suprborra todo sin consultar.

INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

En la parte superior del men Insertar dispones de lasposibilidades de insercin: filas, columnas, celdas,...Segnel nmero de las mismas que hayas seleccionado, seinsertarn otras tantas. En el caso de las celdas tepreguntarn, como en los comandos anteriores, haciadnde debern moverse las restantes celdas. Esta accintambin est disponible en el men contextual del botn

derecho del ratn.

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La insercin de celdas no es muy aconsejable, pues se puede desorganizar todo tuesquema de clculo.

Insercin de una hoja: La ltima opcin de Insertar se refiere a una hoja completa. Teaade una hoja de clculo nueva donde le indiques, segn esta ventana de opciones:

Las ms importantes son las de decidir si se inserta delante o detrs de la actual y elnombre que desees darle.

La misma operacin te ofrece la pestaa +de la parte inferior de las hojas.

Si despus quieres cambiar la hoja nueva de sitio podrs arrastrar su pestaa delante odetrs de otras, as como cambiarle el nombre con el botn derecho. Tambin puedescon l colorear la pestaa

BUSCAR Y REEMPLAZAR

Esta operacin es muy til si deseas buscar un dato en muchas celdas o corregircualquier texto o nmero errneo.

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En realidad existen dos formas distintas de buscar, ambas situadas en el men Editar.

Si eliges Buscar se abrir la barra de herramientas correspondiente con todas lasopciones de bsqueda sobre el texto que escribas:

Si despus te estorba usa el comando Ver para desactivarla.

La opcin de Buscar y Reemplazarsigue otro camino. Al elegirla obtienes una ventanade bsqueda muy sencilla de interpretar, pues slo hay que concretar qu se busca ypor qu otro texto se reemplaza.

La opcin de Reemplazar todo hay que gestionarla con cuidado, pues actaindiscriminadamente sobre todo lo que encuentre.

La misma ventana sirve tambin para Buscar.

AJUSTAR TEXTO AUTOMTICAMENTE

En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un prrafo con saltosde lnea, como ocurre en la siguiente imagen

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Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada, y acudir a Formato Celdas y lapestaa Alineacin. Ah se encuentra la opcin de alinear texto automticamente

Si una vez que ests escribiendo un texto deseas activar el salto de lnea, puedes usarla combinacin de teclas Ctrl-Intro

COMANDOS DEL MEN VER

Mediante este men puedes decidir cmo deseas ver la hoja en la que eststrabajando. De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas slo Normal,para no confundirte.

De las dems opciones por ahora slo nos interesan algunas:

Barra de herramientas: Con ella se pueden activar o desactivar algunas barras. No esaconsejable tener muchas abiertas. Quizs con las bsicas Estndar, Formateado yDibujo es como mejor se trabaja.

Escala: Te permite acercar o alejar la visin de las celdas. En realidad, es mucho msprctico acudir al desplazador que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra deEstado

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Su funcionamiento es muy simple: Usa el signo + para acercar la visin de la celdas, elsignopara alejar y el desplazador para lograr un zoom continuo.

VER VARIAS HOJAS SIMUL TNEAMENTE

En el men Ventanatienes la opcin de Nueva ventana. Con ella puedes conseguir ver

dos o ms hojas de forma simultnea. Puedes despus cerrarla con la opcin Cerrar

ventana.

Los comandos Dividir y Fijarpermiten descomponer la pantalla en cuatro zonas detrabajo a partir de la celda actual. En la primera las celdas se pueden desplazar deforma independiente en cada zona y en la segunda quedan fijjadas.

COMPLEMENTOS

ESTILOS

Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinacin te agrade,

puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de

alineacin, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma

celda, y que se guardan con tu archivo. Tambin existen estilos ya diseados, que

puedes usar para tus documentos de Hoja de Clculo. Comenzaremos con estos

ltimos

Estilos y formato

Si en Formatoelegimos Estilos y formatodispondremos de estilos ya definidos para

asignar a nuestras celdas. En principio hay pocos, pero despus los podemos ampliar

con otros creados por nosotros, porque los estilos se pueden actualizar, modificar y

crear.

As que con la tecla F11o mediante el men Formato - Estilos y formatopuedes abrir

la ventana correspondiente.

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Si ya has seleccionado un rango, eliges el estilo que desees y

con un doble clic del ratn se aplicar automticamente a esas

celdas. Prueba, por ejemplo con Encabezado1.

Tambin tienes un botn en la barra Formateo para abrir ocerrar el Estilo y Formato (el primero por la izquierda)

Aplicacin de un estilo

Para aplicar un estilo a unas celdas ya seleccionadas, basta con pulsar con doble clic

sobre un estilo de la lista. Prueba a cambiar el estilo de algunas celdas que contengan

textos o nmeros.

Observa que existen estilos de celda, como los que se han visto hasta ahora, y de

pgina. A cada uno se accede con su botn correspondiente en la parte superior.

Nosotros nos referiremos siempre a estilos de celda.

Si deseas experimentar un poco, activa el modo regadera, y vers que puedes rellenarcon un mismo estilo las celdas sobre las que pulses. Para terminar pulsa de nuevo

sobre la regadera.

Creacin de un estilo a partir de una seleccin

Desde el mismo Estilo y formato puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que

asignes a una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que

quieras: fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un

amarillo de fondo, el ttulo est bien centrado y el tamao de la fuente es de 14

puntos.

Si deseo crear un estilo, selecciono la celda que posea este formato y pulso sobre el

botn de Estilo y formato- Nuevo estilo a partir de seleccin.

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Se abrir una ventana en la que puedo asignar un nombre a ese estilo. Despus de

pulsar Aceptar, ese estilo se incorporar a la lista de estilos.

Una observacin importante: el estilo que has creado slo te vale para el documento

con el que ests trabajando.

Prueba a hacerlo t: elige una celda, asgnale las fuentes, alineaciones o colores que

desees e intenta convertirla en un estilo.

Si sealas un estilo de la lista, con el botn derecho puedes acceder a su modificacin.

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