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Libro de auditoria completo
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN
CAMPUS COATZACOALCOS
AUDITORA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR TESINA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO DE:
LICENCIADO EN CONTADURA
PRESENTA:
GNESIS ALEJANDRA COLN PRIETO
DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL:
C.P. JOS LUIS ZAPATA ACOPA
COATZACOALCOS, VER. ENERO 2011
3
AGRADECIMIENTOS
Son muchas personas a las que me gustara agradecer su amistad, apoyo,
nimo y compaa en las diferentes etapas de mi vida. Algunas estn aqu conmigo y
otras en mis recuerdos en el corazn. Por eso quiero darles las gracias por formar
parte de m, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Mami:
No me equivoco si digo que
eres la mejor mam del mundo,
gracias por tu apoyo y confianza
que depositaste en m. Gracias por que
siempre me dices que hacer y no me abandonas.
Te quiero mucho.
Papi:
Este es un logro ms que quiero
compartir contigo, gracias por ser mi pap y por creer en m.
Quiero que sepas que sin ti
no lo hubiera logrado. Te quiero.
A mi pequeo hermano:
Bebi adivina qu?
Ya te gan. Eres el mejor hermano
que una hermana puede tener.
Hermana:
Gracias por ser el ejemplo
de una hermana mayor,
de la cual aprend aciertos y
de momentos difciles.
4
Tos:
Gracias por ser un apoyo en cualquier
momento porque de ustedes tambin
he aprendido aunque no lo crean.
Los quiero.
A mis abuelitos:
Por estar siempre al pendiente de mi,
ofrecerme su apoyo y por ser unos
abuelitos ejemplares.
Gracias.
Eric Daz Garca:
Por su tenacidad y el ejemplo
a seguir que me ha dado.
A mis amigos:
Mil gracias por todos los momentos de desvelo
que hemos pasado juntos y por que han
estado conmigo aunque sea solo para chismear.
A todos mis profesores no solo de mi carrera sino de toda la vida,
mil gracias porque de alguna manera
forman parte de lo que soy ahora.
Especialmente a usted C.P. Jos Luis Zapata Acopa ya que est conmigo en esto por su gua,
gran apoyo y tiempo que me dedic
para la elaboracin de mi tesina.
5
A Dios:
Porque ha estado conmigo a cada paso que doy,
cuidndome y dndome fortaleza para continuar.
A mi novio y amigo Carlos, por estar conmigo en aquellos momentos
en que el estudio y el trabajo ocuparon mi tiempo
y esfuerzo; y por ser parte importante en el logro
de mis metas profesionales.
6
7
NDICE
INTRODUCCIN. .......................................................................................................... 12
CAPTULO 1. GENERALIDADES. ................................................................................... 15
1.1 HISTORIA DE LA AUDITORA. ......................................................................... 15
1.2 CONCEPTO DE AUDITORA. ........................................................................... 17
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA. ...................................................................... 18
1.4 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA. .............................................................. 19
1.4.1 TRADICIONAL. .......................................................................................... 19
1.4.2 CONTADURA PBLICA. .......................................................................... 19
1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORA EN MXICO. ........................................ 20
1.6 CONCEPTO DE AUDITORA FINANCIERA. .................................................... 21
1.7 DICTAMEN ....................................................................................................... 22
1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. ..................... 22
1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. ............................................................... 23
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. ................. 23
1.9.2 EXTENSIN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. ........................................................................................................................... 23
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. .............. 24
1.9.4 TCNICAS DE AUDITORA. ..................................................................... 24
CAPTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR. .......................... 29
2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR. ....................................................... 29
2.2 CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ................................ 29
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO. ..................................... 32
2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ............................................... 33
2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO. ................................................ 35
8
2.5 DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO. .......................................................... 35
2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO. ..................................................................... 35
2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .................................. 37
2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO. ............................................................ 38
2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LMITE DE CRDITO. ......................... 38
2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................ 39
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA EN LAS CUENTAS POR COBRAR. ...... 39
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA Y EL CONTROL INTERNO. ...... 39
2.9.3 DETERMINACIN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ......... 44
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR COBRAR. ........................................................................................................... 44
2.10 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR. .................................................... 45
2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ........................................ 46
2.11.1 FACTURACION. ...................................................................................... 46
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO. ........................................................... 46
2.11.3 PAGOS. ................................................................................................... 46
2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES. .................................................................... 47
2.12 El CRDITO Y LA COBRANZA. ...................................................................... 47
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITO ESTADOS FINANCIEROS. ........................................................................................................................... 48
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIN DE CRDITO. .............................. 48
2.12.3 POLTICAS DE CRDITO. ...................................................................... 48
2.13 LA POLTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA. .......................................... 49
2.13.1 NORMAS DE CRDITO .......................................................................... 49
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRDITO. ...................................................... 50
2.13.3 TRMINOS DE CRDITO. ...................................................................... 50
2.13.4 PERIODO DE CRDITO. ........................................................................ 51
9
2.14 POLTICA DE COBRANZA. ............................................................................ 51
2.14.1 ANLISIS DE CARTERA. ........................................................................ 53
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES. ............................ 54
2.14.3 CLIENTES NUEVOS. .............................................................................. 54
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES. ....................................................................... 54
2.14.5 CLIENTES PASIVOS. .............................................................................. 54
2.14.6 CLIENTES INACTIVOS. .......................................................................... 55
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA. ............................................. 55
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES. ....................................................................... 55
2.15 DEPURACIN DE LA CARTERA DE CLIENTES. .......................................... 55
2.15.1 MANTENIMIENTO A LA CARTERA DE CLIENTES. ............................... 56
2.16 EVOLUCIN DE ENDEUDAMIENTO. ............................................................ 57
2.16.1 COSTO BENEFICIO. ............................................................................... 57
2.16.2 COSTOS DE COBRANZA. ...................................................................... 57
2.16.3 COSTO DE CAPITAL. ............................................................................. 58
2.16.4 COSTOS DE MOROSIDAD. .................................................................... 58
2.16.5 COSTO DE INCUMPLIMIENTO. ............................................................. 58
2.16.6 BENEFICIOS. .......................................................................................... 59
2.16.7 DESCUENTOS EN EFECTIVO. .............................................................. 59
2.17 AUDITORA DE LAS CUENTAS POR COBRAR. ............................................ 59
2.17.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA. ............................................................ 59
2.18 EL ANLISIS DE LA ANTIGEDAD DE SALDOS. ......................................... 60
2.19 PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE CUENTAS A COBRAR. ........................................................................................................... 62
2.19.1 CONFIRMACIN DE ADEUDO. .............................................................. 62
2. 19.1.1 REPERCUSIN EN EL INFORME DE AUDITORA. ......................... 65
10
2.19.1.2 LOS MTODOS DE SELECCIN. ..................................................... 65
2.19.1.3 FORMA DE ENVO Y RECEPCIN. .................................................. 66
2.19.2 COBROS POSTERIORES. ...................................................................... 67
2.19.3 ARQUEOS DE DOCUMENTACIN. ....................................................... 67
2.19.4 ANLISIS DE SALDOS. .......................................................................... 68
2.19.5 CONEXIN CONTRA OTRAS CUENTAS. .............................................. 68
2.19.6 ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD. .................................................. 68
CAPTULO 3. AUDITORA PARA EFECTOS DE CUENTAS POR COBRAR. ............. 70
3.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA PARA CUENTAS POR COBRAR. ................................................................................. 70
3.2 DICTAMEN SIN SALVEDADES. ...................................................................... 83
3.3 PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORA. ........................................................ 85
3.3.1 DISTRIBUCION OFICIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN SECCIONES. ..................................................................................................... 85
3.3.2 DATOS QUE SE COLOCAN EN EL ENCABEZADO DE CADA CEDULA, EN SU PRIMERA HOJA. .................................................................................... 85
3.3.3 CARPETAS Y CUBIERTAS DE PAPELES DE TRABAJO ......................... 87
3.4 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORA .................................................... 90
3.4.1 ADEUDOS DE CLIENTES Y ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES. ........................................................................................................................... 90
3.4.1.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.2 ANTICIPOS Y OTROS ADEUDOS Y ESTIMACIN DE CUENTAS INCOBRABLES. ................................................................................................. 90
3.3.2.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 90
3.4.3 DOCUMENTOS POR COBRAR, INTERESES SOBRE DOCUMENTOS POR COBRAR Y ESTIMACIN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES. .............. 91
3.4.3.1 OBJETIVOS DE SU EXAMEN. ............................................................. 91
11
3.4.4 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES Y ESTIMACIN DE INCOBRABILIDAD. ....................................................................................... 91
3.4.5 CUENTAS POR COBRAR POR OPERACIONES DISTINTAS A LAS VENTAS Y SERVICIOS, Y ESTIMACIN, DE INCOBRABILIDAD. .................... 94
CONCLUSIN. .............................................................................................................. 106
BIBLIOGRAFA. ............................................................................................................. 108
12
INTRODUCCIN.
El Contador Pblico es un profesional con pertinencia social que cuenta con
los conocimientos tericos y prcticos en contadura general, costos, contribuciones,
auditoria y finanzas, que lo posibilitan para elaborar, supervisar e interpretar
informacin financiera y administrativa.
El campo de actividad de un contador es muy amplio y abarca diversas
actividades, entre las cuales se encuentra la auditora externa, es el examen crtico,
sistemtico y detallad, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con
la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin
independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.
Me motivo a llevar a cabo la elaboracin de este trabajo, para conocer la
importancia que puede tener el buen empleo de control interno en el rubro de
cuentas por cobrar, as como el procedimiento que se debe seguir a su revisin.
Anteriormente para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesario
una correcta inspeccin de las cuentas por parte de personas especializadas y
ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el
desfalco, es entonces cuando surge la auditoria; con ayuda de un contador pblico
especializado en el campo es posible la realizacin de esta tarea.
Ahora bien, conviene destacar que las auditorias reflejan los errores ya sean
por procedimientos de trabajo ejecutados involuntariamente, por errores
intencionales, o cualquier tipo de fraude incurrido en una empresa bajo
responsabilidad de quien sea, acontecida en el desenvolvimiento del perodo fiscal.
Mi objetivo principal de dicha labor, es el mostrar un punto de vista acerca de
la auditora para efector de cuentas por cobrar y la utilidad que se tiene en las
13
empresas con el fin de indicar vas a travs de las cuales, en mi opinin, podra
realizarse este tipo de auditora.
En este trabajo de investigacin, se establecen las generalidades de la
auditoria, as como su evolucin, definicin y los objetivos que persigue, sus tcnicas
normas y procedimientos que debe seguir el mismo para lograr la realizacin de su
trabajo profesional, esto es lo que a grandes rasgos es el captulo primero.
En el capitulo segundo tambin mencionare el concepto de cuentas por
cobrar, tomando en cuenta algunos criterios de autores conocidos, importancia del
control interno en este rubro.
El ultimo capitulo hace referencia a los aspectos generales de la auditoria, el
procedimiento que se debe llevar esto quiere decir respecto al control interno y de
acuerdo a la aplicacin de stas se puede determinar una opinin sobre la situacin
real de la empresa.
As como una serie de cuestionamientos de control interno enfocado a cuentas
por cobrar.
14
C A P T U L O 1
G E N E R A L I D A D E S
15
CAPTULO 1. GENERALIDADES.
Hay que destacar que tanto en el pasado como en la actualidad ha existido y
existe una necesidad de examinar y evaluar tanto los factores externos e internos de
una organizacin de manera sistemtica y abarcando la totalidad de la misma.
1.1 HISTORIA DE LA AUDITORA.
La auditoria tiene como funcin analizar y apreciar, las acciones correctivas, el
control interno que tienen las empresas para poder avalar la integridad de su
patrimonio, la autenticidad de su informacin y la eficacia de sus sistemas de gestin.
La auditoria es una profesin antigua, teniendo conocimiento de su existencia ya en
las lejanas pocas de la civilizacin sumeria.
Alguno de sus antecedentes los podemos encontrar a fines del siglo XV, sin
embargo, fue hasta el siglo XIX en Inglaterra aproximadamente en el ao 1862
cuando se impulso la obligacin de auditar los resultados financieros de las
empresas pblicas, siguiendo a esto los Estados Unidos de Amrica, aunque de una
manera no impositiva.
En algunos pases de Europa, en la edad media se crearon diversas
asociaciones profesionales, las cuales ejecutaban funciones de auditora, siendo de
los ms destacados el consejo Londinense (Inglaterra), en 1310 y el Colegio de
contadores de Venecia (Italia), en 1581.
La revolucin industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII,
dio origen a nuevas tcnicas contables, poniendo mayor atencin a las tcnicas
dirigidas a la auditoria, atendiendo a las principales necesidades originadas por el
surgimiento de las grandes empresas.
En l ao de 1935, James O. McKinsey, que perteneca a la American
Economic Association sent las bases para lo que l llam Auditoria administrativa
16
la cual consista en Una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz
de su ambiente presente y futuro probable.
Posteriormente, George R. Terry en 1953 quien menciona que La esencia de
la auditoria administrativa es un prototipo de una operacin de xito, la cual se lleva a
cabo mediante una revisin peridica de los procesos de planeacin, de la
organizacin as como de la ejecucin y control de una entidad.
Posteriormente, Larke A.C. plante la necesidad de realizar auto-auditorias a
pequeas empresas con el propsito de evaluar su manera de actuar.
En 1959, The American Institute of Management, adiciona un mtodo para
auditar empresas lucrativas y no lucrativas, en el cual ponen mayor atencin en la
funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y
evaluacin de estas empresas.
La auditoria sea distinguida durante el pasar del tiempo como la nica
profesin capaz de evaluar y dictaminar, operaciones, informacin financiera y
controles de las instituciones pblicas y privadas.
Conforme sigui evolucionando, se requiri que alguien evaluara que los
registros y resultados fueran correctos, veraces y confiables, al inicio estas revisiones
rudimentarias, sin embargo se buscaba que los encargados de la administracin de
los negocios reportaran cifras reales y disminuyeran los actos de desfalcos y
prdidas de bienes y productos que quedaban a su cuidado.
Conforme creci la actividad empresarial aumento la necesidad de emisin de
reportes sobre la informacin financiera de una organizacin y que este fuera
avalado por profesional independiente a la entidad, quien era el encargado de
comprobar y dictaminar la veracidad y confiabilidad de los resultados presentados en
los estados financieros de las compaas, y as es como se inicio la primera etapa de
auditora.
17
El titulo de Auditor apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el
reinado de Eduardo I.
La revolucin industrial del Siglo XVIII, implemento nuevas tcnicas contables,
especialmente en materia de auditora buscando cubrir las necesidades de las
grandes empresas, en 1845 en donde el Railway Companies Consolidation Act
estableci la obligacin de una verificacin anual que deba de ser realizada por los
auditores.
1.2 CONCEPTO DE AUDITORA.
La palabra Auditora viene del latn AUDITORIUS, y de esta proviene auditor,
que tiene la virtud de or, y el diccionario lo considera revisor de cuentas colegiado
pero se asume que esa virtud de or y revisar cuentas est encaminada a la
evaluacin de la economa, la eficiencia y la eficacia en el uso de los recursos, as
como al control de los mismos.
Por otra parte tambin se define como La actividad por la cual se verifica la
correccin contable de las cifras de los estados financieros; es la revisin mismas de
los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras
que muestran los estados financieros emanados de ellos.1
De acuerdo al Servicio de Administracin Tributaria auditoria es El examen
objetivo y sistemtico de las operaciones financieras y administrativas del
contribuyente.
2
1 Mendivil Escalante Vctor Manuel. Elementos de auditora. Pg.15
La auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, solido y maduro, para
juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos.
Generalmente se le asocia con la finalidad de detectar errores y fallas
2 http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/como_navegar/84_6486.html
18
Segn Juan Carlos Mira, la definicin internacional ms aceptada, dice que el
objetivo de un examen de los estados financieros de una compaa, por parte de un
auditor independiente, es la expresin de una opinin sobre si los mismos reflejan
razonablemente su situacin patrimonial, los resultados de sus operaciones y los
cambios en la situacin financiera, de acuerdo con las NIF3
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORA.
El concepto ms aceptado de auditora es el que establece la Comisin de
Normas y Procedimientos, menciona que es el examen de los estados financieros de
una entidad, con objeto de que el Contador Pblico independiente emita una opinin
profesional, respecto a si dichos estados presentan la situacin financiera, los
resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en
la situacin financiera de una empresa, de acuerdo con las Normas de Informacin
Financiera.
La Auditoria proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.
Es el examen objetivo de la finalidad de expresar una opinin profesional
sobre la confiabilidad de los estudios financieros si estos presentan razonablemente
la situacin financiera de una empresa, as como los resultados de sus operaciones
del periodo examinado.
Se puede hacer mencin, entre los objetivos inmediatos de una auditoria son:
el aseguramiento de la confiablidad de los estados financieros y el de rendir una
opinin acerca de la presentacin de dichos estados.
Normalmente los cuatro estados financieros bsicos auditados son el estado
de situacin financiera, estado de resultados, estado de flujos de efectivo y el estado
de variaciones en el capital contable.
3 Mira navarro Juan Carlos. Apuntes de auditora. Pg. 4
19
1.4 CLASIFICACIN DE LA AUDITORA.
El campo de accin del auditor puede ser muy amplio o bien restringido a
determinados fines, segn instrucciones recibidas de sus mandantes o clientes. Esto
da origen a distintas clases de auditora.
1.4.1 TRADICIONAL.
Tradicionalmente se reconocen dos clases: Auditora interna y auditora
externa.
La auditora interna la desarrollan personas que dependen del negocio y
actan revisando, las ms de las veces, aspectos que interesan particularmente a la
administracin, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los
aspectos operativos y de registro de la empresa.
La auditora externa, conocida tambin como auditora independiente, la
efectan profesionistas que no dependen de la empresa, ni econmicamente ni bajo
cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la
confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisin de un dictamen. Esta
clase de auditora es la actividad ms caracterstica del contador pblico.
1.4.2 CONTADURA PBLICA.
La auditora se puede clasificar en diferentes maneras, dependiendo del punto
de vista o alcance que se desea obtener con la misma. La clasificacin de la
auditora desde el punto de vista de la Contadura Pblica es la siguiente:
Auditora Fiscal
Auditora Interna
Auditora Administrativa
Auditora Operacional
Auditora Financiera
Auditora Integral
20
Auditora Gubernamental
1.5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORA EN MXICO.
El sistema contable inicio con el pueblo olmeca, por otro lado, los aztecas
llevaban un registro de sus negocios, debido al gran auge y desarrollo que empieza a
tener el comercio se incrementa la importancia que tiene el llevar un registro contable
y un control sobre el producto a comercializar.
La contabilidad azteca no solo se aplico a actividades mercantiles tambin
abarco como el computo calendrico-religioso, el registro de nominas de
trabajadores de diferentes ocupaciones.
Posteriormente, en el ao de 1821, la contabilidad sufri un atraso
considerado con respecto a la evolucin de esta prctica en otros pases, este atraso
debido a la culminacin de la Independencia, ya que dej a Mxico con trastornos
econmicos.
Es hasta el gobierno de Porfirio Daz, cuando se empieza a superar la crisis
que se tena y con ello se empieza a notar un avance considerable en los registros
contables, ayudando a esto la creacin de una Comisin de Contabilidad.
En 1845, se abre la primera escuela de Contadura Pblica y nueve aos ms
tarde se abre la Escuela Especial de Comercio. Para 1917, se funda La Asociacin
de Contadores Pblicos Titulados que en 1923 cambia su nombre por Instituto de
Contadores Pblicos Titulados y en 1955 cambia a Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos
El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), es una federacin
la cual se encuentra conformada por los colegios de profesionistas qu agrupan a
ms de 20 mil contadores y que fue fundado en 1923. Aqu se emite la normatividad
para el trabajo del auditor independiente, dichas normas son utilizadas en diversos
pases adems de Mxico.
21
1.6 CONCEPTO DE AUDITORA FINANCIERA.
Una auditora financiera es Un examen sistemtico de los estados
financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para determinar el
cumplimiento de las Normas de Informacin Financiera, de las polticas de la
administracin y de los requisitos fijados.4
4
As, la auditora financiera es el examen total o parcial de informacin
financiera, y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios
utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.
Quien cuenta con informacin confiable, veraz, oportuna, completa; adquiere
poder para hacer, para cambiar cosas y situaciones, para tomar mejores y bien
soportadas decisiones.
De aqu surge la vital importancia de la auditora financiera como elemento de
la administracin que ayuda y colabora en la obtencin y proporcionamiento de
informacin contable-financiera, y su complementaria operacional y administrativa,
base para conocer la marcha y evolucin de la organizacin como punto de
referencia para guiar su destino.
A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayora de las
empresas deben conceder crditos y mantener inventarios. Para la mayora de las
empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversin considerable que se
determina a travs del volumen de ventas a crdito esta inversin se considera como
propiedades de un negocio, el dinero, las mercancas y las cuentas por cobrar a los
clientes estn ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en
mercancas y stas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en
dinero, inicindose as un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa.
http://html.rincondelvago.com/normas-internacionales-de-auditoria.html
22
En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperacin de
capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una prdida.
1.7 DICTAMEN
El trabajo de auditora se cristaliza en un informe final llamado dictamen.
El dictamen es la opinin del contador pblico sobre la correccin contable de
las cifras de los estados financieros auditados, opinin a la que llega despus de
efectuar su trabajo de examen y que acostumbra a expresar en trminos uniformes,
o sea, en trminos semejantes.5
1.8 PRINCIPIOS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
En base a lo anterior se concluye que el dictamen es la opinin que otorga el
contador pblico, sobre la revisin de los estados financieros, con la finalidad de
revelar que dicha informacin es razonable y le pueda servir a los interesados de
ella.
El contador pblico6
5 Ibdem. Pg. 16 6 es un profesional con pertinencia social que cuenta con los conocimientos tericos y prcticos en contadura general, costos, contribuciones, auditoria y finanzas.
independiente puede desempear diversas actividades o
trabajos aplicando sus conocimientos tcnicos, pero su principal actividades la
auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinin
en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situacin
,financiera, los resultados de operacin, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situacin financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
El trabajo de auditora tiene por consiguiente, como finalidad inmediata,
proporcionar al propio contador pblico los elementos de juicio y de evidencia
suficiente para poder emitir su opinin de una manera objetiva y profesional.
23
Es, por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor
determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora a
aplicar, que considere necesarios.
El establecer los procedimientos de aplicacin general, que puede utilizar el
auditor para obtener la evidencia que fundamente su opinin profesional, sobre los
estados financieros de la empresa que est examinando.
1.9 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
o Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los
estados financieros sujetos e examen, mediante los cuales, el contador pblico
obtiene las bases para fundamentar su opinin.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que
necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada
partida o conjunto de hechos mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o
sucesiva.
1.9.1 NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
Los diferentes sistemas de organizacin, control, contabilidad y en general los
detalles de operacin de los negocios, hacen, imposible establecer sistemas rgidos
de prueba para el examen de los estados financieros. Par esta razn el auditor
deber, aplicando su criterio profesional, decidir cul tcnica o procedimiento de
auditora o conjunto de ellos, sern aplicables en cada caso para obtener la certeza
que fundamente su opinin objetiva y profesional.
1.9.2 EXTENSIN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman
cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible
24
realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una
partida global. Por esa razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de
partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra
representativa de las transacciones individuales, para derivar del resultado del
examen de tal muestra, una opinin general sobre la partida global. Este
procedimiento, no es exclusivo de la auditoria, sino que tiene aplicacin en muchas
otras disciplinas. En el campo de la auditoria se le conoce con el nombre de pruebas
selectivas.
La relacin de las transacciones examinadas del total que forman el universo,
es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y
su determinacin, es uno de los elementos ms importantes en planeacin y
ejecucin de la auditora
1.9.3 OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
La poca en que los procedimientos de auditora se van a aplicar se le llama
oportunidad.
No es Indispensable y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos
de auditora relativos al examen de los estados financieros, a la fecha del examen de
los estados financieros. Algunos procedimientos de auditora son ms tiles y se
aplican mejor en una fecha anterior o posterior.
1.9.4 TCNICAS DE AUDITORA.
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico
utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita
emitir su opinin profesional.
Las tcnicas de auditora son las siguientes:
25
Estudio general. Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de
la empresa, de sus financieros y de los rubros y partidas importantes, significativas o
extraordinarias.
Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico,
que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e
informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o
extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor
puede darse cuanta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple
lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa
de los cargos y anotados.
En forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones
extraordinarias, mediante la racin de los estados de resultados del ejercicio anterior
y da actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin otras tcnicas, por lo
que, generalmente deber aplicarse antes de cualquier otra.
El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es
recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin,
experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio.
o Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuanta o una partida determinada, de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogneas y significativas.
El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados
financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes:
a) Anlisis de saldos:
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas
son compensaciones unos de otros, por ejemplo en una cuenta de clientes, los
abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o
parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado
26
por un neto qua representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron
en la cuenta. En este caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que
forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su
clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que constituye el anlisis
de saldo.
b) Anlisis de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin
de partidas, sino por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de
resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que
no sea factible relacionar los movimientos acreedoras contra los movimientos
deudores, o bien, por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el
anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a conceptos
homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.
o Inspeccin. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o
presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo,
los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de
crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato
registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresas o sus condiciones
de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en
los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia deja operacin realizada.
En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de
la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el
examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin.
27
o Confirmacin. Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una
manera vlida.
Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la
persona a quien se pide la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor,
dndole la informacin que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas.7
7 Boletn 5010. (I.M.C.P. Normas y procedimientos de auditora y normas para atestiguar, 2011)
28
C A P T U L O 2. C O N T R O L I N T E R N O P A R A C U E N T A S
P O R C O B R A R
29
CAPTULO 2. CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR.
En este captulo se estudiara el rubro de cuentas por cobrar, sus
generalidades del control interno, as como los objetivos de la auditoria para afectos
de cuentas por cobrar; tambin se conocern los elementos que debe contener el
programa que elabore el auditor a la realizacin de su trabajo.
2.1 CONCEPTO DE CUENTA POR COBRAR.
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. 8
2.2 CARACTERSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. La
valuacin, segn la NIF A-6 dice que las cuentas por cobrar deben de reconocerse
por su valor de realizacin que es el monto que se recibe, en efectivo, equivalentes
de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un archivo.
Las cuentas por cobrar deben cuantificarse al valor pactado originalmente del
derecho exigible. El valor pactado debe modificarse para reflejar lo que en forma
razonable se espera obtener en efectivo, especie, crdito o servicios de cada una de
las partidas que lo integran.
Cuando las cuentas por cobrar sean a largo plazo, el valor de realizacin debe
cuantificarse considerando su valor presente en trminos que definen que dicho valor
presente representa el costo del dinero a travs del tiempo, el cual se basa en la
proyeccin de flujos de efectivo derivados de la realizacin de un activo o de la
liquidacin de un pasivo.
8 BoletnC-3, Normas de Informacin Financiera
30
Para cuantificar el importe de las partidas que habrn de considerarse
irrecuperables, debe efectuarse un estudio que sirva de base para determinar el valor
de aquellas que sern deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o
incrementar las estimaciones necesarias.
Los incrementos o reducciones que se tengan que hacer a las estimaciones,
con base en los estudios de valuacin, debern cargarse o acreditarse a los
resultados del ejercicio en que se efecten.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera, deben valuarse al tipo de
cambio bancario que est en vigor a la fecha de los estados financieros.
Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: Est compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crdito tomado por la venta. Dentro del primer
grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la
entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios, que
representen la actividad normal de la misma. En el caso de los servicios, los
derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aun cuando no
estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a crditos,
anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones
tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daos o
perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de
activo corriente despus del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo
lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de
31
doce meses estas deben de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es
decir en el de otros activos.
En cuanto a las reglas de presentacin, considerando su disponibilidad, las
cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata o a corto
plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao posterior a la
fecha del balance, con excepcin de aquellos casos en el que el ciclo normal de
operaciones exceda de este periodo, debiendo, en este caso, hacerse la revelacin
correspondiente en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados
financieros.
La palabra clientes9
Los documentos por cobrar
actualmente son todas aquellas personas que deben al
negocio mercancas adquiridas a crdito y a quienes no se exige especial garanta
documenta. Bajo este rubro se registran las cuentas por cobrar que posee la
empresa y que provienen de las ventas de los bienes y servicios que proporciona a
una entidad.
10
9 Persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago. 10 Son cuentas por cobrar documentadas a travs de letras, pagars u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones comerciales.
se dan a conocer si las ventas se efectan a
crdito y se desea mayor garanta que tenga carcter legal se solicita al cliente que
firme un documento denominado pagare. Legalmente est amparada por
documentos negociables entre lo que tenemos:
El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura.
La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carcter legal, ms bien estn garantizado por la moral y
confianza de la entidad emisora.
32
Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta
Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos,
con una tasa de inters y la fecha de vencimiento.
2.2.1 DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADO.
Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han
transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su
vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el inters
correspondiente al plazo no expirado.
Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y
para el que vende un activo contingente con recurso de devolucin por falta de pago.
Este debe presentarse en el balance general como una deduccin de los
documentos por cobrar.
Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y
asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo de cuentas
por cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en cuanto
su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y
que sus saldos ms bien tienen el carcter de inversiones por parte de la entidad,
debern clasificarse en captulo especial del activo circulante.
Cuando el saldo de cuentas por cobrar de una entidad, incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber mostrarse
por separado dentro del rubro genrico cuentas por cobrar o, en su defecto,
relevarse a travs de una nota a los estados financieros.
Las estimaciones para cuentas incobrables11
11 Cuentas por cobrar que no fueron efectivas. (Charles T. Horngren,Gary L. Sundem,John A. Elliott, 2002)
, descuentos, bonificaciones, etc.,
deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las cuentas por
sobrar. En caso de que presente saldo neto, debe mencionarse en nota a los
estados financieros el importe de la estimacin efectuada.
33
Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera
deber revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los
estados financieros.
Tratndose de cuentas por cobrar a largo plazo debern indicarse los
vencimientos y tasas de inters, en su caso.
Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que
representen capital suscrito no exhibido, no debern incluirse dentro del rubro de
cuentas por cobrar.
Cabe mencionar que la importancia de esta cuenta es que estn constituidas
por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestacin de
servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no
garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos
acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con
posterioridad.
En la mayora de las empresas, las cantidades por ventas de contado se
acumulan todos los das en una o ms cajas registradoras y la suma se registra por
medio de un asiento de diario al final del da.
2.3 OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por
adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa.
Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de
mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su
empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se
abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de
ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin.
34
El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a
considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar
a la competencia. Por lo regular se observa que la mayora de los vendedores, por
ejemplo, se inclinan hacia una poltica de crdito muy liberal, porque favorece las
ventas.
Si la competencia ofrece crdito, la propia empresa tendr que hacerlo
tambin para proteger su posicin en el mercado. Muchas veces ha sucedido que la
empresa que ofrece facilidades de crdito como parte de sus servicios.
Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un
rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la poltica de
crdito con las mayores utilidades que se espera habrn de generar.
Tambin se trata de evitar que se otorgue crdito12
12 Es una devolucin en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido segn las condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera. (
a clientes potenciales que
probablemente tendrn dificultades para pagar o que inmovilizarn los recursos de la
empresa |demorando el pago por largo tiempo.
No conviene financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgo o que
requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversin slo es
rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podran usar para financiar
otros proyectos ms atractivos.
Como se ver ms adelante, si el rendimiento de la inversin en cuentas por
cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para
financiarlas, se debe rechazar la inversin adicional en esas cuentas.
http://es.wikipedia.org/wiki/Cr%C3%A9dito, 2011)
35
2.4 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO.
En este punto se dar a conocer algunas definiciones del control interno, tipos
de control, as como los principios, objetivos y caractersticas del sistema de control
interno.
2.5 DEFINICIN DEL CONTROL INTERNO.
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos
y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente segn las directrices marcadas por la administracin.
El control interno Es el sistema interior de una compaa que est integrado
por el plan de organizacin, la asignacin de deberes y responsabilidades, el diseo
de cuentas e informes y todas las medidas y mtodos empleados: 1) para proteger
los activos; 2) obtener la exactitud y la confiabilidad de la contabilidad y de otros
datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de
todos los aspectos de las actividades de la compaa, y 4) comunicar las polticas
administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas.13
2.6 TIPOS DE CONTROL INTERNO.
De acuerdo a las definiciones antes mencionadas, se considera que el control
interno: es el conjunto de mtodos y procedimientos que en forma coordinada
adoptada una empresa u organizacin, con el objetivo de proteger sus bienes,
obtener la confiabilidad de la informacin contable, promover la eficiencia de las
operaciones e informar las polticas administrativas y operativas de la entidad.
Existen seis tipos de control: El gerencial, el contable, el administrativo u
operario, el operativo de gestin, el presupuestario y el de informtica.
13 Cook w. John y Winkle M. Gary CPA. Auditora. Pg. 207 y 208
36
Control Gerencial: Est orientado a las personas con el objeto de influir en los
en los individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los
objetivos de la organizacin.
Control Contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los mtodos y procedimientos que tiene que ver o estn
relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la confiabilidad
de los registros contables.
La integridad de la informacin: Que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
La validez de la informacin: Que todas las operaciones registradas
representen acontecimientos econmicos que en verdad ocurrieron y fueron
debidamente autorizados.
La exactitud de la informacin: Que las operaciones se registren por su
importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
Mantenimiento de la informacin: Que los registros contables, una vez
asentados todas las operaciones, siguen reflejando los resultados y la situacin
financiera del negocio.
La seguridad fsica: que el acceso a los activos y a los documentos que
controlen su movimiento este restringido al personal autorizado.
Control administrativo u operario est orientado a las polticas administrativas
de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos que estn
relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y la adhesin a las polticas de los niveles de direccin y
administracin y, en segundo lugar, con la eficacia de las operaciones.
Control Operativo de Gestin: Est orientado a procesos y tareas ya
ejecutadas. Se trata de procedimientos diseados para tener un control permanente
37
sobre los procesos con el fin de vigilar por el mantenimiento de ciertos estndares de
desempeo y calidad que sirvan como base de comparacin con lo presupuestado.
Control Presupuestario: Es una herramienta tcnica, en la que se apoya el
control de gestin, basado en la direccin u objetivos. Consistente en confrontar
peridicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por
centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.
Control Informtico: Est orientado a lograr el uso de la tecnologa y la
informtica como herramienta de control; su objetivo ser mantener controles
automticos efectivos y operativos sobre las operaciones.14
2.7 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Un plan lgico y claro de las funciones de organizacin que establezca lneas
claras de autoridad y responsabilidad tanto para las unidades de organizacin, como
para los empleados individualmente y que segregue las funciones operativas, de
registro y de custodia.
Un sistema adecuado para la autorizacin de transacciones y operaciones; y
procedimientos seguros para registrar sus resultados en trminos financieros.
Prcticas sanas y seguras para la ejecucin de las funciones y obligaciones de
cada unidad y persona, dentro de la organizacin.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitacin y experiencia
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecucin claramente definidas y comunicadas al
personal.
Una efectiva y profesional unidad de auditora interna independiente, hasta
donde sea factible, de las operaciones examinadas.
14 Cepeda Alonso Gustavo Op. Cit. Pg. 29-32
38
2.8 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO.
El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los
documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le
permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en funcin de aquellos realizar las
pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este rea.
Como ms importantes, debe considerar los siguientes:
Adecuada segregacin de funciones, con personas independientes que
supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen:
o Cuentas a cobrar y su contabilizacin,
o Devoluciones y descuentos,
o Realizacin de pedidos y crditos,
o Facturacin y control de tesorera.
2.8.1 LISTADO DE CLIENTES CON EL LMITE DE CRDITO. Conciliaciones peridicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes.
Envo peridico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes
aclarando las diferencias existentes.
Existencia de un control para la entrega de mercancas, para que no pueda
salir la misma sin la correspondiente autorizacin orden de venta15
Comprobacin peridica de las facturas pendientes de cobro.
y sin el
correspondiente albarn.
Control sobre las mercancas facturadas. Debe existir una numeracin
correlativa en los albaranes y que stos acompaen siempre a la mercanca.
15 http://jetaccess.net/groups/redbahn/wiki/54e37/1.1_Ordenes_de_Venta.html
39
Conciliacin peridica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el
banco y su registro en el mayor.
2.9 EL CONTROL INTERNO EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
El control interno sobre las cuentas por cobrar da comienzo con la aceptacin
de un pedido de un cliente y la respectiva elaboracin de la orden de venta, a bien,
con la aprobacin del crdito que se haya de otorgar.
Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crdito y sus
respectivas cuentas, ser necesario segregar las funciones de tal manera que se
dividan las responsabilidades respecto de 1) La elaboracin de la orden de venta, 2)
La aprobacin del crdito, 3) la entrega de mercancas que se hayan de embarcar, 4)
El embarque 5) La facturacin a la clientela, 6) La verificacin de las facturas, 7) la
afectacin de las cuentas por cobrar y 9) el cobro de las cuentas, la contabilizacin
del efectivo recibido y el depsito del efectivo al banco.
2.9.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORA EN LAS CUENTAS POR COBRAR.
Los objetivos que se persiguen al auditar las cuentas por cobrar son: el
determinar 1) Que las cuentas por cobrar sean autenticas; 2) Que su importe sea
correcto; 3) que puedan llegarse a cobrar, 4) Que sean correctas las transacciones
relacionadas con las ventas peridicas, las deducciones a los ingresos y las perdidas
en crditos otorgados; 5) Que estn debidamente validadas para su correcta
presentacin en los estados financieros.
2.9.2 PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORA Y EL CONTROL INTERNO.
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin
de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los
estndares de crdito de la empresa.
Para llevar a cabo lo anterior es necesario realizar:
40
1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las
cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por
cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por
cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar ests adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar ests vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente.
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de
ste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de
compras, etc.).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos
de nuevo.
41
El Procedimiento que se aplica es el siguiente:
1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de
Inversiones en Empresas Relacionadas.
5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el
monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a
empresas relacionadas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RFC,
domicilio particular y laboral, etc.
7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos
estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.
8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RFC,
domicilio, etc.
9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente
los documentos.
10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido
enviados a notara, a bancos e instituciones financieras.
11. Verificar qu cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con
atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
12. Examinar las autorizaciones para la venta que origin el respectivo
documento por cobrar.
42
13. Examinar la boleta de venta que origin el documento por cobrar,
chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.
14. Examinar las facturas de clientes, as como otros documentos justificativos
de las cuentas por cobrar.
15. Seleccionar un nmero de documentos por cobrar de clientes y/o otros
deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,
Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.
17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los
propios trabajadores de la empresa.
18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores
de la empresa.
19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido
debidamente calculados.
20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de
arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros,
verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado
siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.
Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de
mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn
faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito.
43
23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide
con los documentos que respalden la devolucin.
24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en
el punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta
cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa por
conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades,
una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el
abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio.
A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el
momento en que, sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores
corresponda con los documentos que respalden esta situacin.
Respecto a los Deudores Incobrables
1. Verificar la ubicacin fsica de documentos incobrables.
2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables
para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de stos.
3. Verificar que se ha usado el mtodo adecuado en el clculo de la
estimacin de deudores incobrables.
4. Comprobar si la base para la estimacin se ajusta a las disposiciones
legales.
5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimacin de Deudores Incobrables.
44
6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de
inflacin y/o correccin monetaria sean calculados y registrados.
7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
8. Comprobar que esta situacin aparezca en los registros contables.
Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no
perder nunca de vista la existencia fsica de stos as como verificar su formalidad
para asegurarse que stos puedan convertirse realmente en dinero.
El programa que he descrito puede variar de acuerdo a cada profesional
responsable de la Auditora, pues de acuerdo a la aplicacin de stas el Auditor
basar su opinin en relacin a la situacin real de la empresa.
2.9.3 DETERMINACIN DEL NIVEL DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario
conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y
clientes mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero
es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de
administracin de la inversin en clientes para precisar cul de las alternativas es la
ms conveniente.
2.9.4 DETERMINACION DE LA POLITICA APROPIADA DE CUENTAS POR COBRAR.
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se
van a tomar las tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir, venta al
contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cmo
puede proceder el director de finanzas.
45
Aun as se pueden modificar las condiciones de crdito ampliando el tiempo
en que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga antes
del plazo mximo concedido.
La poltica de ventas al contado implica el pago inmediato; el neto a 30
concede al cliente 30 das como mximo para pagar y el 2/10, neto a 30 tambin 30
das, slo que si paga dentro de los 10 das que siguen a la venta podr deducir un 2
por ciento del importe. Ese 2% es un incentivo para inducirlo a pagar dentro de los
primeros 10 das.
La venta al contado. Si la poltica de la empresa es vender al contado, no
otorga crdito comercial No habr costos de cobranza ni de capital, puesto que no se
ha invertido dinero para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco
habr costos de morosidad e incumplimiento, de manera que el costo total de la
poltica de ventas al contado es de cero.
No habiendo costos qu comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades)
que se derivan de la poltica.
2.10 ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR.
El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de
las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de
cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme
las polticas de cobranza y otorgamiento de crdito pactados.
Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de
las cuentas por cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que
puede traducirse en un incremento en las utilidades.
La rotacin obtenida es ideal, ya que muestra que las ventas se recuperan en
el perodo previsto, lo que motiva a la empresa a reafirmar sus polticas prcticas.
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Como medida de control interno un nivel ptimo de cuentas por cobrar debe
calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de acuerdo a los
pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crdito.
Es indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos
inteligentes de control interno que aseguren que la informacin que se entregue al
departamento de cuentas por cobrar, sea confiable.
2.11 EL PROCESO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
1. Facturacin
2. Notas de Crdito y Cargo.
3. Pagos
4. Cuentas Incobrables.
2.11.1 FACTURACION.
Se inicia cuando se enva un pedido o cuando se completa la prestacin de un
servicio; y es responsable de la asignacin del precio y de la emisin de una factura
al cliente.
2.11.2 NOTAS DE CREDITO Y CARGO.
En ellas se registran todos aquellos descuentos y devoluciones que se
concede a clientes. Estos se tramitan a travs del departamento encargado de la
facturacin el cual se encarga de elaborar las notas.
2.11.3 PAGOS.
La consideracin de pagos de clientes es una actividad constante e importante
del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de
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cada da, el departamento de crdito y cobranza turna la informacin
correspondientes a cuentas por cobrar y esta actualiza el auxiliar de clientes.
2.11.4 CUENTAS INCOBRABLES.
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los
esfuerzos de cobranza, se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto
sucede se debe enviar al cliente un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o
funcionarios de mayor jerarqua con lo cual se exija el cobro. Estas funciones las
analizaremos en el siguiente captulo que es el que corresponde al departamento de
Crdito y Cobranza.
2.12 El CRDITO Y LA COBRANZA.
El crdito y la cobranza tambin son funciones que se realizan dentro del ciclo
de ingresos y es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar crditos y
tiene cuatro objetivos:
Minimizar cuentas incobrables a travs del establecimiento de lmites de
crdito apropiados para cada cliente.
Registrar los pagos de clientes rpida y certeramente,
Tomar accin inmediata y efectiva dada una factura vencida,
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando
estn estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el
departamento de crdito.
Si estos objetivos no se cumplen, las empresas asumen los siguientes riesgos:
Prdida excesiva por vender a crditos razonables.
Prdida de ventas por la insatisfactoria solucin de quejas de clientes.
Desfalcos de caja a un deficiente control de pagos
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Cuentas por cobrar excesivas debido a la incapacidad de cobrar
oportunamente. Por ello es necesario mantener una poltica adecuada de control
interno en cuanto a las cuentas por cobrar.
2.12.1 FUENTES DE INFORMACIN DE CRDITO ESTADOS FINANCIEROS.
La primera fuente de informacin es el conjunto de estados financieros que se
requiere que presente cada solicitante de crdito. Los solicitantes pueden presentar
sus declaraciones de impuestos en lugar de otros estados. Los datos que incluyen
los estados financieros permiten que el departamento de crdito realice un anlisis
de razones financieras, el nfasis caer sobre la liquidez.
2.12.2 INTERCAMBIOS DE INFORMACIN DE CRDITO.
Los administradores de crdito de las empresas que hacen sus ventas a una industria en particular se renen peridicamente para intercambiar informacin de
crdito.
2.12.3 POLTICAS DE CRDITO.
El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa est determinado por el
volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento n el que se hace
una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o
el periodo promedio de cobranza.
El periodo promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las
condiciones econmicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables
por la empresa.
Las principales variables de poltica incluyen:
Las normas de crdito, o el riesgo mximo aceptable de las cuentas de
crdito.
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Los trminos de crdito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se
concede el crdito, denominado periodo de crdito y el porcentaje de descuento
dado por la prontitud de pago.
2.13 LA POLTICA DE COBRANZA DE LA EMPRESA. 2.13.1 NORMAS DE CRDITO
Si una empresa extendiera crdito sobre las ventas solo a sus clientes fuertes,
tendra pocas prdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un
departamento de crdito; al hacer esto probablemente estara perdiendo ventas, y las
utilidades que se abandonaron sobre estas ventas prdidas podran ser mucho
mayores a los costos implcitos en la extensin del crdito necesarias para hacer
ventas a clientes ms dbiles.
La determinacin de las normas ptimas de crdito implica igualar los costos
incremntales asociados con una poltica activa de crdito con las utilidades
incremntales provenientes del aumento en ventas.
Los costos incremntales incluyen costos de produccin y de ventas, as como
aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de
crdito. Estos costos de crdito incluyen:
Prdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas.
Costos elevados de investigacin y cobranzas.
Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crdito, quienes pagan sus
cuentas ms lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el periodo
promedio de cobranza se vea agrandado.
Para evaluar los riesgos de crdito de un cliente, los administradores de
crdito empiezan con lo siguiente:
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CARACTER: Se refiere a la posibilidad de que el cliente trate de hacer honra a
sus obligaciones; (referente a lo moral.)
CAPACIDAD: Es un juicio subjetivo de la habilidad del cliente para pagar sus
obligaciones. Se evala a travs de los antecedentes del cliente y de sus mtodos de
negocios.
CAPITAL: Se mide en la posicin financiera general de la empresa tal como la
indicara en anlisis de razones financieras, con un nfasis especial sobre las
razones de riesgo.
COLATERAL: Esta representado por los activos que ofrezca el cliente en
cuestin como garanta del crdito extendido.
CONDICIONES: Se refieren al impacto de las tendencias econmicas
generales sobre la empresa y a los desarrollos especiales en ciertas regiones
geogrficas, o sectores de la economa, que puedan afectar la habilidad del cliente
para cumplir sus diversas obligaciones.
Las cinco Cs del crdito representan los factores mediante los cuales se juzga
el riesgo de crdito. Al analizarlas los administradores de crdito tratan de formular
juicios acerca de los costos totales esperados, resultantes de la concesin de crdito
a un cliente. Estos costos deben ser posteriormente comparados con los incrementos
esperados en los ingresos netos.
2.13.2 CLASES DE RIESGO DE CRDITO.
La empresa vendedora puede usar su informacin de crdito para desarrollar
diversas clases de riesgos de crdito, o distintos grupos de clientes ordenados segn
la probabilidad de perdida que se asociara a las ventas hechas a cada grupo.
2.13.3 TRMINOS DE CRDITO.
Especifican el periodo durante el cual se extiende el crdito y el descuento, si
es que lo hay, por pronto pago.
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2.13.4 PERIODO DE CRDITO.
El agrandar el periodo de crdito estimula las ventas, pero existe un costo en
los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar (saldos). Determinar el periodo ptimo
de crdito implica localizar el punto en el cual las utilidades marginales provenientes
del incremento en ventas quedan exactamente compensadas por los costos de
mantener un monto ms elevado de sus saldos.
Se mencionaran cuatro funciones principales que toda empresa debe tomar en
cuenta dentro de sus polticas:
a) Mantenimiento de Lmites de Crdito.
Es sumamente importante, que la funcin encargada de los pedidos, conozca
los lmites de crdito de cada cliente. Por esta razn, la primera obligacin del
departamento de crdito y cobranza, es establecer lneas de crdito apropiadas para
cada cliente y revisarlas peridicamente.
Realizar el mantenimiento del listado de lmite de crditos comienza cuando se
solicita la otorgacin de una lnea de crdito para un nuevo cliente o cuando el
historial de las transacciones con un cliente, hacen pertinente un ajuste al crdito que
se le otorga.
b) Cobranza
Con el objeto de recibir pagos por las ventas realizadas, los departamentos de
crdito y cobranza deben interactuar con clientes.
2.14 POLTICA DE COBRANZA.
Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas
vencidas y no pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el
envo de cartas que con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas
telefnicas, entregar la cuenta por cobrar a una agencia externa de cobradores, o
entablar una demanda civil.
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El proceso de cobranza puede ser muy costoso en trminos de los gastos que
se requieran y del crdito mercantil que se pierda, pero se necesita por lo menos
alguna firmeza para prevenir una prolongacin indebida del periodo de cobranza y
para minimizar las perdidas resultantes.
El proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen:
La funcin de cuentas por cobrar turna un Estado de Cuentas de clientes al
departamento de crdito y cobranza.
Con los datos incluidos en el Estado de cuenta, el departamento de crdito y
cobranza enva Estados de cuenta a todos los clientes deudores y se encarga de
cobrarles el da adecuado.
De acuerdo a la antigedad de las cuentas por cobrar y a la importancia
dcada una, se deben llevar a cabo ciertas actividades adicionales. Las alternativas
seleccionadas en cada caso, deben implementarse de acuerdo a polticas y
procedimientos preestablecidos.
Hasta 30 das de atraso. Se hace una llamada al cliente, seguida de tres
cartas escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas, firmadas por el
funcionario encargado de los cobros.
Hasta 60 das de atraso. Un funcionario de mayor importancia debe visitar al
cliente previa cita para tramitar el pago.
Hasta 90 das de atraso. El caso deber transferirse al departamento legal.
Insolvencia del cliente. Se cargan a la partida Reserva para Cuentas Incobrables.
c) Registro de pagos de clientes.
Se encargo de controlar fsicamente el dinero efectivo y depositar el efectivo
en la cuenta bancaria de la compaa adems de turnar a otras funciones nter
compaa, documentos que certifiquen la recepcin y el correcto depsito de dinero.
d) Registro de ajustes.
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A causa de errores en la facturacin, entrega de cantidades o artculos
equivocados, mal estado de los bienes entregados, facturas vencidas y otros
problemas, puede ser necesario entregar notas de crdito o de cargo de clientes.
Al descubrir una excepcin en el estado de cuenta del cliente, los vendedores,
los mismos clientes y los departamentos de facturacin y cuentas por cobrar deben
iniciar un proceso de ajuste.
Basndose en las polticas internas y en los factores especficos del caso, el
gerente del departamento de crdito y cobranza autoriza una nota de crdito o de
cargo y despus enva la autorizacin al departamento de factorizacin.
La funcin de Crdito y Cobranza comparte informacin con varios
departamentos de toda la empresa. Dicha informacin se refiere al efectivo recibido,
a los ajustes realizados y a los reportes de historial crediticio. Con el siguiente
diagrama se puede observar cmo fluye la informacin entre el departamento de
Crdito y Cobranza y otras reas de un negocio.
2.14.1 ANLISIS DE CARTERA.
Un anlisis de cartera se refiere primordialmente al listado de clientes que toda
empresa tiene; el anlisis se debe a saber por medio de tcnicas de control sobre los
clientes que se pueden clasificar de acuerdo a los lmites de crdito que la compaa
ha otorgado, cada cliente debe de tener un estado de Cuenta que informe todas las
transacciones que se han realizado con l y a si este ha cumplido satisfactoriamente
y oportunamente con sus pagos ya que si no se deben de ir desechando aquellos
que no han cumplido con lo establecido y esto tambin de acuerdo a las polticas de
control que la empresa tenga ya establecidas.
Un anlisis se puede hacer al verificar y comparar el lmite de crdito
aprobado de un cliente, con la suma de las cuentas por pedido actual. Si con el
pedido actual se excede el crdito otorgado al cliente, se requiere de una
autorizacin especial de la administracin (nunca del agente de ventas).
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La recepcin oportuna, identificacin y control de dinero en cualquiera de sus
formas, es responsabilidad del departamento de Crdito y Cobranza.
2.14.2 CLASIFICACION DE UNA CARTERA DE CLIENTES.
Es una tcnica que permite clasificar cuales son los clientes vitales para la
empresa, dependiendo el tipo de elemento que es para la organizacin. Y se
clasifican como:
2.14.3 CLIENTES NUEVOS.
El grupo de clientes nuevos est formado por aquellos que han realizado su
compra por primera vez a la empresa, cabe mencionar que estos trabajaban antes
con empresas que eran sus proveedores, los cuales son considerados la
competencia de la organizacin a la que le estn comprando por primera vez.
2.14.4 CLIENTES EXISTENTES.
En este grupo se incluyen todos los clientes con que cuenta una organizacin,
esto permite tener presente algn grado de crecimiento en diversos indicadores de
ventas, pero se ve limitado a su nmero y a su capacidad de compra de cada uno,
razn por la cual se consideran diversos planos , en los cuales la empresa empieza a
ver niveles reales de crecimiento en todos su indicadores y su conquista implica una
labor preliminar de identificacin, clasificacin y anlisis de sus caractersticas,
hbitos de consumo, hbitos de compra , etc. segn sean personas naturales o
jurdicas.
2.14.5 CLIENTES PASIVOS.
Son clientes actuales o presentes, con estos se tiene la intencin de conservar
el mayor nmero posible de los mismos, buscando su "fidelizacin" con herramientas
de marketing relacional, debido a que son clientes que generan los menores
volmenes y frecuencias de facturacin.
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2.14.6 CLIENTES INACTIVOS.
Son los clientes con necesidades y expectativas que no fueron cubiertas por la
organizacin. Es por ello que no han hecho compras recientes, y estn sensibles de
ser persuadidos por la competencia
2.14.7 CLIENTES POR VOLUMEN DE COMPRA.
Consiste en las transacciones que realiza una empresa, con los clientes que
compran en un volumen mayor al promedio de los clientes que conforman su cartera.
El llevar un registro de ellos tiene como objetivo proporcionar informacin mensual
sobre el volumen de las ventas de bienes muebles de cada uno de sus clientes, con
el fin de conocer la cuanta del consumo
2.14.8 CLIENTES ESPECIALES.
Cliente Especial es aquel comprador que recibe beneficios adicionales que
son otorgados a todos aquellos clientes de la cartera que; hayan realizado compras
con su Tarjeta de Crdito, registren cierto volumen de compra, frecuencia de compra,
etc. Estos clientes poden acceder a descuentos, puntos para ser canjeados por
productos, entrar a concursos o rifas, etc.
2.15 DEPURACIN DE LA CARTERA DE CLIENTES.
Podemos empezar por identificar aquellos clientes que causan problemas ya
sean clientes que son, exigentes, estn en el da a da de una organizacin,
evidencian su existencia con toques diarios o frecuentes de atencin, esto hace
pensar a las organizaciones que son el ncleo de su existencia como empresa,
simplemente, porque se hacen notar.
Sin embargo, otros clientes, discretos, rentables muchas veces, reciben un
trato tan discreto como ellos lo son. Servicio para cubrir el expediente, literalmente,
para clientes poco ruidosos. Que como vienen, se van, porque no se les haca caso.
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Se hace, pues, necesario, aplicar criterios de
