Lic. Eric A. Peña SánchezEspecialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD

eric.pena@essalud.gob.pe

El Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL

ESSALUD 2013

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1437-GG-ESSALUD-2013DIRECTIVA Nº 16-GG-ESSALUD-2013

D-2013Directiva Nº 16-GG-ESSALUD-2013

Archivo

Es el lugar en que se custodian y conservan los documentos de archivo (expedientes, registros, etc.)

que están metódicamente organizados para su servicio o acceso correspondiente.

CONCEPTOS PREVIOS

- Administración de Archivos

Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos,

interviniendo en la gestión de los documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación

CONCEPTOS PREVIOS

Sistema de Archivos Institucional

Es un modelo de integración de todos los archivos de una entidad con la finalidad de lograr la organización

de sus documentos y su puesta en servicio. La administración del sistema se encarga de coordinar la gestión, planificación, normativa y recursos para su

funcionamiento.

CONCEPTOS PREVIOS

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL ESSALUD

Finalidad

Integrar y regular normativa y funcionalmente los niveles de archivo del Seguro Social para garantizar

la preservación, servicio y acceso del Patrimonio Documental del Seguro Social de Salud

-Órgano de Administración de ArchivosEs la unidad orgánica responsable de la administración de los archivos

Sede Central: Es la Secretaria General la unidad orgánica encargada de dirigir, controlar y supervisar la administración del Sistema de Archivos Institucional (SAI). Es un rol que ejecuta a través de la Oficina de Administración de la Información

Órganos Desconcentrados: Será la unidad orgánica responsable que velará el cumplimiento del SAI. Por ejemplo, en la Red Asistencial Almenara es la Secretaria Técnica

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Nivel Central-Archivo Central-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión

Nivel Desconcentrado-Archivo Desconcentrado-Archivos Periféricos-Archivos de Gestión

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-Órganos Consultivos.Son los Comités de Evaluación de Documentos encargados de formular el Programa de Control de Documentos y encargados del proceso de eliminación y transferencia de documentos con el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.

Nivel Central.Nivel Desconcentrado.

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Procesos Técnicos Archivísticos

Organización de Documentos- Clasificar- Ordenar- Signar

Descripción DocumentalSelección Documental

- Transferencias- Eliminación

Conservación de DocumentosServicio Archivístico

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Del Uso de Tecnologías Avanzadas- Se pueden hacer uso software o aplicativos, enlaces web, digitalización y microformas.

De las faltas- Incumplimiento de la presente norma, del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas.

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE ESSALUD

SECRETARIA GENERAL

ESTRUCTURA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE UN ÓRGANO DESCONCENTRADO

Busca lo siguiente:

Ser abiertos, generar mayor coordinación entre la Sede Central y los Órganos Desconcentrados.

Ser flexibles, dados los constantes cambios de ESSALUD en su estructura orgánica

Ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;

Ser perdurables, a partir de su regulación y protección jurídica;

Ser homogéneos, centralizados normativamente y descentralizados operativamente.

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ADMINISTRACIÓNDE DOCUMENTOS VS ARCHIVAR DOCUMENTOS

¡GRACIAS!