LINEAMIENTO METODOLOGIA DE COSTOS Version finalintranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/... · establecerán las Bases de Datos, que son el mecanismo para realizar costeo de los

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Fecha: 30 de septiembre de 2011

PROCESO: ADQUISICIONES

LINEAMIENTO METODOLOGICO DE COSTEO Página: 1 de 16

Tabla de contenido INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................... 2

1 Objetivo general. .............................................................................................................................. 3

2 Objetivos específicos. ...................................................................................................................... 3

3 Alcance. ........................................................................................................................................... 3

4 Vigencia. .......................................................................................................................................... 4

5 Marco conceptual. ............................................................................................................................ 4

5.1. Clasificación de los Elementos de Costo ........................................................................................... 5

5.1.1. Costos directos: ............................................................................................................................. 6

5.1.1.1. Costos Fijos: ............................................................................................................................... 6

5.1.1.2. Costos Variables: ........................................................................................................................ 6

5.1.1.3. Costos Mixtos:............................................................................................................................. 7

5.1.2. Costos Indirectos: .......................................................................................................................... 7

5.2. Estructuración de la herramienta de costos .................................................................................. 7

5.3. Clasificación de los Conceptos de Gasto ...................................................................................... 9

5.4. Determinación de precios y de valores finales. ........................................................................... 12

5.5. Metodología para el cálculo de valores finales. ........................................................................... 13

6 Justificación. .................................................................................................................................. 13

7 Antecedentes. ................................................................................................................................ 14

8 Responsabilidades y competencias. ............................................................................................... 15

9 Administración del lineamiento. ...................................................................................................... 15

10 Glosario...................................................................................................................................... 15


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INTRODUCCIÓN La estandarización de costos y la construcción de una herramienta que permita el costeo de los servicios sociales de la Secretaria Distrital de Integración Social (SDIS), se encuentra enmarcada en el proceso de mejora continua, donde la medición y el control deben constituirse como la filosofía de la Entidad. El costeo de los servicios sociales de la Secretaria Distrital de Integración Social, se hace bajo diferentes esquemas de presentación, en donde su estructuración se desarrolla de acuerdo a precios históricos con los cuales se ha contratado el servicio, teniendo así, variaciones en servicios similares en variables como los precios y los ítems de compra de una estructura a otra. En tal sentido, se hace necesario contar con una herramienta que permita costear bajo criterios homogéneos los servicios sociales vigentes a cargos de la SDIS. Así las cosas, la herramienta1, permitirá a las directivas de la entidad, conocer, controlar y garantizar el funcionamiento y operatividad de los servicios sociales, redundando en consecuencia en la disminución de errores de cálculo, garantizar la equidad frente a los operadores de los servicios, toda vez que se controlan gastos de tipo misional y de características recurrentes. A partir de un enfoque de costeo por proceso2, que es un método de promedios, donde se busca dar el valor del costo por unidad; se adelantó la recolección de información de los costos incurridos en el último año para la operación de los servicios sociales, que reposa en los anexos técnicos y estructuras de costos, con la cual después de ser depurada se obtuvo como resultado una plantilla marco que resume los requerimientos mínimos que contiene el modelo de costos. Con la información estandarizada se procede luego a analizar los contenidos de cada uno de los componentes del gasto que hacen parte de la estructura en mención, para luego hacer una validación con el área precontractual, producto de dicha validación se define la plantilla soporte de la herramienta del modelo de costos de los servicios sociales de la SDIS, con la cual se establecerán las Bases de Datos, que son el mecanismo para realizar costeo de los servicios sociales.

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1 Cuando se habla de una herramienta de Costeo, se habla de forma intrínseca de una metodología de costeo. 2 El costeo por Proceso hace referencia a la fusión entre el Costeo Directo y el Costeo por Absorción, en el primero se hace la consideración del costo real de las materias primas, mano de obra directa y la segunda parte hace mención a la distribución que se hace de los gastos generales. Para el caso del costeo de los servicios sociales, la metodología consiste en establecer el costo real de todos los elementos que interviene para poner en marcha el servicio más los gastos intrínsecos del servicio únicamente.


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1 Objetivo general.

Definir y sistematizar una metodología de costeo de los servicios sociales que opera la SDIS, para mejorar la recopilación y determinación del costeo, haciendo la distinción entre costos fijos y variables, los cuales componen un porcentaje significativo del presupuesto institucional.

2 Objetivos específicos.

2.1. El modelo de costeo3 implementado permite conocer el costo de operación de los

servicios misionales a cargo de la Secretaria Distrital de Integración Social. 2.2. Mediante un lineamiento metodológico de costeo la entidad obtiene beneficios

relacionados con la homogenización de los servicios en términos de su valor económico, es decir que se logra tener la certeza del costo total de un servicio en particular que sea operado por diferentes contratistas.

2.3. Orientar la toma de decisiones suministrando información homogénea relacionada con los costos fijos y variables de los servicios.

2.4. Contar con información relacionada sobre los gastos recurrentes de la entidad para que sirvan como insumo en la elaboración de los anteproyectos de presupuesto.

2.5. Permitir la proyección de costos de nuevos servicios y la estandarización de los mismos.

2.6. Calcular y estandarizar el costo de operación de los servicios sociales de la SDIS 2.7. Agilizar los procesos pre-contractuales asociados a la prestación de los servicios

sociales entregados a terceros. 2.8. Mejorar el grado de coherencia de los procedimientos de planeación presupuestal y

del plan de compra y contratación. 2.9. Al tener consistencia en el costo de los servicios sociales se optimiza la actividad

relacionada con la proyección presupuestal. 3 Alcance.

3.1. La herramienta esta diseñada únicamente para el costeo de los servicios sociales

de la Entidad. De tal forma que, procesos precontractuales diferentes a ellos no pueden ser estimados a través de la herramienta de costeo. Sin embargo el modelo de costeo se convierte en un referente obligatorio de comparación y de línea de base para otras adquisiciones a cargo de la SDIS.

3 Modelo de costeo que es funcional bajo una metodología de costeo clara, estándar y operada por todos los servicios sociales de la SDIS.


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3.2. La actualización de precios en la herramienta se debe realizar mediante las estrategias planteadas en la metodología de costeo, por tanto, el cargue será realizado UNICAMENTE por el administrador de la herramienta4, lo cual implica un nivel de control y de error implícito. Es así, que mediante este control se busca minimizar el riesgo de hacer uso de precios que se encuentren por encima o por debajo del mercado y el uso de precios diferentes para un mismo elemento, lo cual puede generar perturbaciones en el costo final.

3.3. El modelo de costeo y la herramienta informática que lo operativiza NO se encuentra vinculada a ninguno de los aplicativos existentes y desarrollados por la Entidad. En tal sentido, es recomendable convertir el modelo de costeo a un lenguaje informáticos que permita integrar la Herramienta a los aplicativos internos

4 Vigencia.

El periodo establecido para la ejecución del lineamiento metodológico de costeo corresponde a la vigencia 2011, en la cual se busca que todos los servicios sociales que se encuentran definidos en el portafolio de la entidad sean costeados bajo la metodología desarrollada por la DADE y adicionalmente, estén parametrizados5 en la herramienta de costeo.

5 Marco conceptual.

En una estructura de costos se contemplan dos elementos principales, los costos Directos y los costos indirectos de operación. En donde los costos directos son aquellos cargos de materia prima, mano de obra y gastos, correspondientes al desarrollo o puesta en operación del servicio social, mientras los costos indirectos son los desembolsos que no se identifican con la puesta en marcha de la operación del servicio social. A manera de ejemplo, en un jardín infantil los costos Directos son los relacionados con el pago del recurso humano, los elementos de dotación, el pago de servicios públicos y arriendo del predio, mientras los costos Indirectos son equivalentes al pago de gastos administrativos, en donde esta contemplado el pago correspondiente a la legalización del contrato, al pago del personal administrativo que realiza todas las actividades contables para que el jardín funciona bajo todas las normas legales administrativas y financieras. Dentro de la categoría de costos Directos se identifican tres subgrupos: los costos fijos, variables y mixtos; los primeros se identifican cuando el recurso humano y físico (dotación),

4 La administración de la herramienta de costeo estará a cargo de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, de acuerdo a las funciones impuestas bajo el Articulo 15º Literal a) del Decreto 607 de 2007 5 Cuando se habla de que el servicio este parametrizado, se hace referencia a que esté contenga un estándar definido y se encuentre respaldado por una ficha técnica.


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no es sensible a cambios en las actividades generadoras del servicio, mientras para el caso de los costo variable, el recurso humano y físico presenta cambios de acuerdo a variaciones en el nivel de actividad del servicio social. A manera de ejemplo, en el servicio de jardines infantiles y sin hacer especificaciones concretas sobre la naturaleza del costo, el personal y loe elementos de dotación corresponde a costos fijos y los elementos correspondientes a: alimentos y material didáctico y papelería hacen parte a los costos variables, dado que estos recursos varían de acuerdo al numero de niños/as atendidos. El subgrupo de costos Mixtos corresponde a una particularidad de los costos Directos, dado que se caracteriza por que esta compuesto de una parte variable y fija, este tipo de costos se abordara más delante de forma especifica, dado que su clasificación se realiza con base a la naturaleza del costo y la perspectiva con que se realiza el costeo, es decir con la metodología de costeo que se adopta. La categoría de costos Indirectos esta compuesto por los gastos administrativos, los cuales son entendidos como todo gasto reconocido sobre las actividades administrativas que se realizan para la puesta en marcha del servicio social. Para el caso de los servicios sociales, este valor se ha establecido como un porcentaje del costo bruto, en donde este porcentaje, el cual oscila entre el 5% y el 10% representa el reconocimiento al pago de la legalización del contrato, seguridad6 y gastos administrativos7.

5.1. Clasificación de los Elementos de Costo 8

Habiendo realizado la diferenciación entre los dos tipos de costos de forma general, a continuación se realiza la clasificación de los costos de manera formal, con el objeto de dar claridad a la metodología de costeo que se desarrolló por la Dirección de Análisis y Diseño DADE. Por lo tanto se anexa un diagrama en donde se contempla como se encuentran desagregados los costos de acuerdo a su naturaleza.

6 En caso de que el concepto de seguridad no se encuentre especificado en la estructura de costos, el porcentaje de gastos administrativos será del 10%, caso contrario será el 5%. La diferencia radica en que si en la estructura de costos se discrimina el concepto de seguridad, el costo de este se realizara con base a lo estipulado en el Decreto 4950 de 2007. 7 Como ya se había especificado con anterioridad, cuando se hace referencia a los gastos administrativos en las estructuras de costos, este corresponde al reconocimiento del pago del personal contable que se requiere para que el servicio tenga al día todo lo relacionado con la parte administrativa financiera. 8 Los términos que se presentan a continuación fueron abstraídos de los libros: Teoría Microeconómica de Walter Nicholson, Adavanced Microeconomic Theory de Jehele and Reney y Análisis Microeconómico de Hal R. Varian


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5.1.1. Costos directos:

Entendiéndose como costos directos, aquellos que se identifican por que se relacionan o imputan de forma independientemente con el volumen del servicio. Otra forma de identificarlos, es que estos son tangibles y hechos directos con la actividad a realizar.

5.1.1.1. Costos Fijos:

Se caracterizan por que en períodos de corto a mediano plazo son constantes de manera independiente al número de beneficiarios que estén utilizando el servicio. Por otra parte, este tipo de costos normalmente se compromete o programa con base a lo que se va incurrir para proveer y mantener la capacidad de las unidades operativas de la entidad. Otra de las características con la cuales se puede identificar los costos fijos son:

i. Tienden a permanecer constantes dentro de ciertos márgenes de capacidad, sin que importe el volumen de cupos o personas atendidas por servicios.

ii. Están en función del tiempo. iii. La cantidad de un costo fijo no cambia básicamente sin un cambio significativo y

permanente en la potencia de la empresa, es decir en la ampliación de cobertura del servicios.

iv. Estos costos son necesarios para mantener la estructura del servicio.

5.1.1.2. Costos Variables:

Son los costos que mantienen una relación directa con la cantidad de beneficiarios disponibles, es decir, son proporcionales al volumen de cupos utilizados u ofrecidos. Adicionalmente los costos variables se caracterizan por:

i. En caso en que no se incurra en una actividad del servicio, el costo es nulo. ii. El costo variable tenderá a ser proporcional a la cantidad de cupos o personas

atendidas por el servicio social. iii. El costo variable no está en función del tiempo, lo que implica que el simple

transcurso del tiempo no significa que se incurra en un costo variable. Es de esta

COSTO

DIRECTO

INDIRECTO

FIJOS

VARIABLES

GASTOS ADMINISTRATIVOS

MIXTOS

SEMIVARIABLES

ESCALONADOS


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forma que la existencia de los costos variables solo esta determinado por el volumen de atención en el servicio.

5.1.1.3. Costos Mixtos:

Este tipo de costos se caracteriza por que en determinados tramos de su utilización operan como fijos y/o variable, es decir que están integrados por una o más variables de naturaleza fija y/o variable. Otra forma de identificarlos, es por que tienen una raíz fija y un elemento variable, por tanto sufren modificaciones bruscas al ocurrir determinados cambios en el volumen de producción. Este tipo de costos se divide en dos categorías que son:

a. Costos semivariables: En este tipo de costos la parte fija representa un cargo mínimo al hacer determinada actividad en el servicio, mientras la parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Por ejemplo, en los servicios sociales la mayor parte de los cargos por servicios públicos constan de dos elementos: un cargo fijo por permitirle al usuario hacer uso de los servicios públicos, más un cargo adicional o variable por el tiempo de utilización de los servicios públicos.

b. Costos Escalonados: En este tipo de costos la parte fija cambia abruptamente con base a diferentes niveles de actividad, puesto que estos costos se adquieren en partes indivisibles. Un ejemplo de este tipo de costos es el agregado de los salarios del recurso humano que se requiere para la prestación del servicio social9.

5.1.2. Costos Indirectos:

Los costos indirectos son aquellos que no se vinculan o imputan a ninguna unidad de costeo en particular, sino de forma parcial mediante una distribución proporcional a las actividades realizadas o un porcentaje constante.

5.2. Estructuración de la herramienta de costos 10

El lineamiento que se siguió para el desarrollo de la metodología de costeo se fundamento en la naturaleza de los costos y en el costeo por procesos. Habiendo establecido la metodología se prosiguió a la articulación de esta a una herramienta informática11 que consolidara toda la información.

9 Caso que sucede con el recurso humano que se requiere para el funcionamiento del servicio de jardín infantil. 10 Herramienta diseñada por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico DADE bajo la metodología de costeo por procesos. 11 La DADE diseño una herramienta en Excel y Formularios de Visual Basic Aplication con el objeto de presentar un esquema para ser programado en el futuro como un software.


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Para tal fin, se observaron las actividades que se desarrollan actualmente en cada servicio, junto las actividades que realizan los equipos técnicos de cada Subdirección para costear los servicios sociales. Lo anterior se realizo con el objeto de establecer los vacios estructurales, es decir, bajo que esquema se establecen los precisos unitarios y de que manera se conforman los precios agregados. Partiendo de los resultados obtenidos, se prosiguió al planteamiento esquemático que vincula las actividades de costeo con los procedimientos12 que la Entidad tiene sobre temas relacionados al costeo de servicios sociales. Mediante este ejercicio se logra establecer los ajustes que se requieren sobre los procedimientos actuales y si es necesario el generar un nuevo proceso, es decir, si en la actualidad la actividad no cuenta con un documento formal que avale dichas actividades. Habiendo establecido la clasificación de los costos, el objeto en la metodología de costeo consiste en el establecer bajo que naturaleza funciono el costo de los servicios sociales en términos generales. De acuerdo a la forma funcional13 de la estructura de costos de los servicios sociales, en donde intervienen las variables: tiempo y cobertura, se establece que el costo de los servicios sociales actúan bajo la naturaleza de: costos escalonados, costos semivariables, costos variables y gastos administrativos, lo anterior en términos del costo directo del servicio. En donde el recurso humano tiene la naturaleza de un costo escalonado, dado que el requerimiento de este se hace con base a un estándar predeterminado, es decir, su imposición se hace en partes indivisibles. Un ejemplo de esta situación, es lo que sucede con los maestros/as en el servicio de jardines infantiles, ya que si se requiere un maestro/a por cada 25 niños/as, entonces serían necesarios dos maestros/as si se le va aprestar el servicio a 50 niños/as. Los conceptos correspondientes a: servicios públicos, arriendo de predios o inmuebles, gastos de transporte, vigilancia y mejoramiento y mantenimiento locativo, dado la naturaleza bajo que funcionan los servicios sociales, estos conceptos se clasifican en costos semivariables, ya que su uso en términos de la variable tiempo es fija, pero bajo la variable cobertura son variables. Con respecto a las variables de dotación que son: material didáctico, papelería, colchones, elementos de audio y video, equipos industriales y semi-industriales, materiales y suministros, menaje de cocina, muebles y enseres, elementos de aseo institucional, elementos de aseo personal, gastos médicos, telas, vestuario, alimentos y equipo de computo; estas se clasifican como costos variables, dado que el requerimiento de se cantidad se encuentra atado bajo la variable cobertura.

12 En la actualidad la entidad dispone del proceso de Adquisiciones, en donde esta inmerso el procedimiento de Solicitud de Contratación, en el cual, la actividad siete hace referencia al tema de validación de estructura de costos. 13 Se hace referencia a la ecuación que se emplea para calcular el costo de los servicios sociales.


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Nota: La clasificación anterior solo aplica de forma interna, es decir, que la naturaleza de los costos están dadas con base a la perspectiva que la entidad da sobre el funcionamiento de servicio y sobre su manera de costearlos, pero en el momento que el servicio entra en funcionamiento por el operador y se le da a conocer la estructura de costos, la perspectiva cambia, dado que para el operador las variables de tiempo y cobertura son interpretadas de manera distinta. Por lo tanto, para él, los costos se clasificaran en costos fijos, variables y gastos administrativos14. Es así que dentro de los costos fijos se encuentran: personal contratado para apoyar las actividades propias de los proyectos de inversión , servicios públicos, arriendo de predios o inmuebles, colchones - juegos de cama, elementos de audio y video, equipos industriales y semi-industriales, materiales y suministros, menaje de cocina, muebles y enseres, elementos de aseo institucional, elementos de aseo personal, botiquín, vestuario, dotación maestros, operarias manipulador de alimentos y servicios generales. Dentro de los costos variables se encuentra: alimentos, material didáctico y papelería.

5.3. Clasificación de los Conceptos de Gasto

Habiendo establecidos bajo que naturaleza de costos funciona la metodología de costeo, se continua con la definición de los Conceptos de Gasto15 que se requieren para la prestación de los servicios de la SDIS. Dentro del costo escalonado se encuentra el concepto de gasto personal contratado para apoyar las actividades propias de los proyectos de inversión, en el cual se costea el personal que se contrata para hacer una actividad especifica en caminada para prestar el servicio social con calidad y en base a los estándares definidos por la SDIS. Dentro de los costos semivariables se encuentran los siguientes conceptos de gasto:

1. Servicios públicos: Concepto de gasto para cubrir los gastos ocasionados por el uso de los servicios de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas, telecomunicaciones y demás elementos y servicios requeridos para el funcionamiento del servicio. Su calculo corresponde a una estimación promedio del costo de los servicios públicos básicos (teléfono, energía, gas natural y agua y alcantarillado) A manera de ejemplo, para establecer el cálculo del pago de servicios públicos de los Centros Crecer, se consolido una base de datos por unidad operativa haciendo especificación en los metros cuadrados del predio, el estrato, la cobertura y el pago

14 Estos tiene la misma interpretación e incluyen los mismos conceptos de uso. 15 El objeto es establecer los conceptos de gasto que se encuentra ya definidos en la herramienta financiera de la entidad HEFI


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correspondiente de los últimos 12 meses, lo anterior con el objeto de establecer un valor mensual promedio por cupo y metro cuadrado.

2. Arriendo de predios o inmuebles: Concepto de gasto destinado para cubrir los gastos ocasionados por el arrendamiento de bienes inmuebles para funcionamiento de la entidad y sus servicios. Su calculo, al igual que en servicios públicos se hace con base a una estimación promedio de los datos históricos. Al igual que para establecer el costo correspondiente al rubro de servicios públicos, el ejercicio que se realizo para establecer el costo de arrendamiento del servicio Centros Crecer consistió en la misma metodología, en donde el objetivo fue establecer un valor promedio mensual de canon de arrendamientos con base a las variables del estrato, cobertura y metro cuadrado del predio.

3. Gastos de transporte16: Concepto de gasto destinado a cubrir los gastos ocasionados por la movilización requerida en desarrollo de la ejecución del servicio social. Para establecer el costo de transporte, el ejercicio que se realiza es el vincular el valor correspondiente al alquiler del vehículo, el cual difiere del modelo y del tiempo de operación diaria. El valor que se toma proviene de la fuente del contrato que la entidad tiene para dicha actividad. En caso que las características del servicio no coincidan con las presentes en dicho contrato, de igual forma los valores son tomados como punto de partida para establecer el valor final. Como ejemplo de lo expuesto anteriormente, esta el caso del costeo realizado para los Centros Amar, en donde el valor mensual se estableció como la mitad del valor de alquilar una camioneta van con capacidad para 14 personas, modelo 2005 y disposición de 12 horas, dada que las necesidades del servicio correspondían a una disposición de la camioneta de seis horas.

4. Mejoramiento y mantenimiento locativo: Concepto de gasto destinado para cubrir el mejoramiento y/o reposición de la infraestructura existente para la prevención y atención de emergencias. Para establecer el costo de este rubro, el ejercicio consiste en establecer un estimado de los elementos que se requieren para realizar arreglos preventivos y correctivos. Este ejercicio se realizo para el servicio de Comedores Comunitarios17.

16 Son unidades que de acuerdo al servicio social pueden ser costos fijos y variables. Adicionalmente por medio de este concepto de gasto se puede cubrir el servicio de mensajería, el suministro de pasajes de transporte para migrantes, la adquisición de vehículos, su mantenimiento o reparación; así como los insumos y suministros para el mantenimiento o reparación de los vehículos de la SDIS. 17 Los resultados obtenidos fueron coherentes, dado que se partió de datos históricos de una muestra de unidades operativas, aunque en la actualidad esta información se esta aplicado a causa de que se continua utilizando la estructura de costos bajo la cual se ha contratado el servicios los últimos dos años, estructura de costos que no tiene de fondo como sustentar los valores de cada rubro. Adicionalmente es una estructura que carece de un soporte del estándar del servicio en mención.


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5. Vigilancia: Concepto de gasto destinado a garantizar la guarda y custodia de los bienes, muebles e inmuebles a cargo de la Secretaria.

En la categoría de costos variables se encuentras los siguientes Conceptos de Gasto:

1. Material Didáctico: Corresponde al costo del material que se referencia en la unidad en mención, el cual se suministra a los usuarios de los servicios sociales.

2. Materiales y Suministros: Concepto de gasto destinado a cubrir los gastos ocasionados por la compra de bienes de consumo relacionados con labores operativas y administrativas de la gestión del servicio social. No incluye equipos de computación, software, ni mantenimiento de hardware. Este concepto de gasto se desagrega en cinco subcategorías que son:

i. Colchones ii. Elementos de audio y video iii. Equipos industriales y semi-industriales iv. Materiales y suministros v. Menaje de cocina

3. Muebles y Enseres: Concepto de gasto destinado a cubrir los gastos ocasionados

por la compra o alquiler de bienes muebles relacionados con labores operativas y administrativas del servicio social. No incluye el mantenimiento y reparación de los mismos. No incluye compra de equipos de computación, software, ni mantenimiento de hardware, ni electrodomésticos.

4. Otros Gastos Operativos: Concepto de gasto destinado para la compra de elementos requeridos para cubrir las necesidades de higiene y aseo personal de los ciudadanos/as atendidos en los servicios sociales de la SDIS, así como para la adquisición de elementos de aseo de las instalaciones en donde se presta el servicio. Igualmente, incluye gastos médicos correspondientes a insumos (botiquines) o la contratación de servicios relacionados con la conservación de la salud de los ciudadanos/as participantes de los servicios.

i. Gastos médicos ii. Elementos de aseo personal iii. Elementos de aseo institucional

5. Vestuario: Corresponde al costo de vestuario que se adquiere para otorgar a los usuarios de los servicios sociales y el vestuario de dotación del personal operario que interviene en el desarrollo de las actividades del servicio como los son el personal de Servicios Generales y el de Manipulación de Alimentos (Cocineros/as).


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6. Compra de Alimentos: Comprende la compra de alimentos crudos, preparados, perecederos y no perecederos, y la contratación de bonos canjeables por alimentos. Adicionalmente incluye la interventoria a la contratación de compra de alimentos.

7. Adquisición de equipos de cómputo, comunicación y redes de sistemas

Por ultimo esta el concepto de Gastos Administrativos, por el cual se permite cubrir los gastos ocasionados por el pago de los impuestos, tasas, multas generados por la compra de bienes o servicios y seguros y la atención de gastos imprevistos, de carácter urgente.

Para establecer el costo de las subcategorías que están inmersas dentro de los conceptos de gasto: Materiales y Suministros, Otros Gastos Operativos, Material Didáctico, Muebles y Enseres y Vestuario; la metodología que se aplico correspondió al levantamiento de una base de datos, la cual constituye un listado de todos los elementos que se requieren para que los servicios que se encuentran determinados en el portafolio de la entidad funcionen.

5.4. Determinación de precios y de valores finales.

Para la determinación del precio de los elementos que conforman la base de datos, el ejercicio consiste en tomar tres precios como referencia18. El primero corresponde al precio base, el segundo al precio al detal unitario y el tercero al precio al mayoreo unitario. El precio base equivale al precio de la ultima contratación o licitación que halla realizado la SDIS, el precio al detal unitario corresponde a la cotización que se hace del ítem (elemento individual) en un almacén de cadena o grandes superficies al cotizar por unidad y el precio al mayoreo unitario corresponde al precio que se obtiene de un almacén de cadena o grandes superficies al cotizar al por mayor. Habiendo establecido como criterio para la obtención del precio final, el uso de tres fuentes, la metodología para realizar el cálculo de dicho precio parte de los siguientes pasos:

i. Realizar el cálculo del promedio de los precios fuente ii. Establecer el precio mínimo y máximo entre los precios fuente, con el objeto de

establecer el canal sobre el cual oscilara el precio del elemento. iii. Establecer el promedio de los precios que se encuentran dentro del canal

establecido en el literal ii.

18 El establecer tres precios de referencia se hace con el objeto implementar un requerimiento mínimo de información, por lo tanto, en caso de presentarse mayor información, es decir preciso de referencia, el ejercicio resultante será mas optimo, dado que el promedio resultante será más consistente.


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5.5. Metodología para el cálculo de valores finales .

Habiendo conformado la base de datos de los elementos que se requieren por cada servicio social, el ejercicio para constituir el valor a ser aplicado en la estructura de costos,

corresponde a la siguiente operación matemática donde:

De esta manera, un lineamiento metodológico de costeo claro y socializado en todas las áreas de la entidad, da alcance a que la herramienta de costeo tenga un funcionamiento óptimo, dado que mediante la implementación de la metodología de costeo, se obliga a que todo servicio que se vaya a costear tenga un estándar definido. Por otra parte, mediante la metodología de costeo se evalúa la pertinencia del estándar en términos económicos, dado que aplica los conceptos de productividad marginal y de optimización dinámica (método simplex), el cual hace uso de la propiedad de que la solución óptima de un problema de Programación Lineal se encuentra en un vértice o frontera del dominio de puntos factibles, por lo cual, la búsqueda secuencial del algoritmo se basa en la evaluación progresiva de estos vértices hasta encontrar el óptimo. Cabe destacar que para aplicar el Método Simplex a un modelo lineal, este debe estar en un formato especial conocido como formato estándar, que contiene, el problema objetivo y las restricciones planteadas19, el análisis de elasticidad por medio de modelos Semilogarítmicos, que son modelos de crecimiento, en donde la variable explicativa, es una variable de tendencia temporal y el parámetro que la acompaña es una constante y describe una tasa relativa de crecimiento y el comportamiento de la función de costo medio y costo marginal; en donde la función de costo medio (CM) se obtiene calculando los costos totales por unidad de producto y la función de costo marginal (CMg) se obtiene calculando la variación del costo total derivad de una variación del nivel de producción.

6 Justificación.

Todo proceso que esta enmarcado en la elaboración de un presupuesto tiene como columna vertebral la determinación de los costos de forma desagregada, para el caso de la entidad, es el costo detallado de los servicios sociales y de las actividades a realizar por cada área. Por lo tanto, la estructuración de costos es un proceso orientado a organizar la gestión de costeo, basado en las prioridades estratégicas y operativas de la entidad.

19 Véase Alpha Chiang (1984) Fundamental Methods of Mathamatical Economics Cap 19


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Adicionalmente, establecida la cultura de costeo junto mecanismos para el procesamiento de datos financieros, se logra desarrollar la capacidad de propagación de información oportuna y de calidad tanto a nivel interno como externo. La construcción de una herramienta de costeo, parte del concepto “costo”, definición que para el modelo se tomará como “el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio”20. En otras palabras, el costo es el esfuerzo económico (el pago de salarios, la compra de materiales, la fabricación de un producto, etc.) que se debe realizar para lograr un objetivo operativo”. A partir de este concepto, se toma como base el enfoque de costeo por procesos, que es un método de promedios que se usa para asignar los costos para la prestación de un servicio que cuenta con características homogéneas y donde se realiza un proceso continuo, que da como resultado la atención integral de la población objetivo del servicio social. De esta forma, el sistema de costeo por procesos, implica el cálculo de un costo promedio por unidad, dicho cálculo se realiza prorrateando el costo total de operación a lo largo de un periodo determinado con base al número de beneficiarios del servicio en particular.

7 Antecedentes. A continuación ser describe el procedimiento y la metodología que se usa en la actualidad para costear los servicios sociales. Este procedimiento esta constituido por un conjunto de pasos, en donde el primer pasó consiste en la revisión del Anexo Técnico frente al listado de chequeo por parte del profesional de costos. Si el anexo técnico cumple con las características de calidad necesarias para la elaboración del estudio económico, el profesional de costos21 define los componentes del costo con los ítems y cantidades que conforman el servicio social o bien a contratar22, en caso contrario el profesional de costos devuelve el documento (anexo técnico) mediante oficio con las observaciones pertinentes. Con la definición de los componentes de costos, se prosigue a la revisión y aprobación del esqueleto de costeo23 por parte del responsable técnico, si el responsable técnico no le da el visto bueno a los componentes del costo el documento (esqueleto de costeo) es devuelto con las observaciones pertinentes. El segundo paso se da cuando el responsable técnico da el visto bueno al esqueleto de costeo y el profesional o equipo de costeo envía solicitudes de cotizaciones de mercado con el anexo técnico y la estructura de costos, con el objeto de que sea diligenciada y así obtener valores de 20 http://definicion.de/costo/ 21 Profesional de la subdirección que tiene como funcione el elaborar la estructura de costos de los servicios sociales

que sean responsabilidad de dicha subdirección. 22 Hace referencia a la definición de los conceptos de gasto junto a los elementos de dotación con base al estándar

del servicio, el cual debe estar estipulado en el anexo técnico. 23 Hace referencia a la estructura de costos


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mercado. Por medio de los valores obtenidos se saca los promedios correspondientes y completa el esqueleto de costeo, el cual es radicado en la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico DADE. Si la DADE no le da aprobación a la estructura de costos, la estructura de costos es devuelta con las observaciones pertinentes al profesional encargado de la dirección o subdirección correspondiente al servicio que se este costeando. El tercer paso se da cuando la DADE da la aprobación de la estructura de costos, por tanto el profesional de DADE, emite un concepto de aprobación de costos y lo remite al profesional de costeo quien inserta el documento en los estudios previos para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal CDP.

8 Responsabilidades y competencias.

El área responsable sobre el tema de costeo es la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, aunque el tema le concierne a todas las áreas de la entidad que realicen actividades relacionadas con el proceso de contratar o poner en marcha servicios sociales.

9 Administración del lineamiento.

Dado que la DADE es el área sobre la cual recae la responsabilidad de costeo, esta se convierte en la administradora del lineamiento metodológico para costear los servicios sociales de la entidad.

10 Glosario.

Servicio social: Es un instrumento de política social que se materializa en un conjunto de acciones integrales de carácter prestaciones, con recursos humanos, físicos, técnicos y financieros que contribuye a la garantía de los derechos y el mejoramiento de la calidad de vida de personas, familias y comunidades. Proyecto: Corresponde al rubro presupuestal de donde proviene los recursos económicos de inversión. Meta: Es la magnitud existente formulada y vigente en el documento soporte de proyecto de inversión y su respectiva ficha EBI que reposa, se administra y se actualiza a través del profesional de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico responsable del proyecto de financiación. Ficha EBI: Es la ficha de estadística básica de inversión distrital (EBI-D). Es un formato esquemático que contiene la información básica de un proyecto de inversión, a su ves es un instrumento que se utiliza para la inscripción, registro y/o actualización de un proyecto en el


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Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos. Localidad: Sitio de referencia geográfica donde se encuentra ubicada la unidad operativa. Unidad operativa: Es el nombre del centro de costo o lugar físico a donde se destinan los recursos. Costo cupo: es el costo de un día de atención por persona. Su cálculo se hace en base a los costos fijos y variables dependiendo de los días de atención del servicio. Anexo técnico: Documento que contiene las especificaciones para realizar la contratación del servicio social Plan de compras: Son los ítems proyectados que son base para la contratación, mediante la cual se ejecuta el presupuesto de gasto e inversión para la vigencia fiscal. Anteproyecto: Son las proyecciones de gastos e inversión para una vigencia fiscal. Fuente de financiación: Es el origen de los recursos que recibe un ente público, para cubrir su presupuesto de funcionamiento, servicios de la deuda de inversión. ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Rafael Eduardo Ronderos García

Jhonny Marlon Cardenas Arevalo

Leonardo Alexander Rodriguez Lopez

CARGO Analista DADE

Subdirector de Diseño, Evaluación y Sistematización

Director de Análisis y Diseño

Estratégico

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LINEAMIENTO METODOLOGIA DE COSTOS Version finalintranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/... · establecerán las Bases de Datos, que son el mecanismo para realizar costeo de los