LINEAMIENTO TÉCNICO PARA EL AGENDAMIENTO Y CITACIÓN …

Caja Costarricense de Seguro Social

Gerencia Médica

Área de Estadística en Salud - Coordinación Nacional de Enfermería

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Técnico

Lineamiento Técnico para la Gestión de los Registros y Estadísticas de Salud en

Apoyo a la Vacunación COVID-19. Versión 1.0

LINEAMIENTO TÉCNICO PARA EL AGENDAMIENTO Y CITACIÓN EN EL SISTEMA DE

IDENTIFICACIÓN, AGENDAS Y CITAS (SIAC), PARA LA VACUNACIÓN COVID-19

1 Aprobado por

Dr. Mario Felipe Ruiz Cubillo

Gerencia Médica

2 Revisado por

Máster. Ana Lorena Solís Guevara, Área de Estadística en Salud

Máster Leslie Vargas Vásquez, Área de Estadística en Salud

Lic. Luis Diego Chacón Gómez, Área de Estadística en Salud

Dra Leandra Abarca Gómez, Sub Area de Vigilancia Epidemiológica, Dirección Desarrollo Servicios de Salud Dr. Gabriel Ugalde Rojas, Coordinación Nacional de Enfermería

3 Elaborado por

Lic. María de los Angeles Arce Solís, Área de Estadística en Salud

Lic. Michael Enrique Rodríguez Cordero, Área de Estadística en Salud

Lic. Leda Alfaro Morales, Área de Estadística en Salud

Lic. Susana María Ruíz Sánchez, Área de Estadística en Salud

Lic. Iván Francisco Corrales Quirós, Área de Estadística en Salud

Dr. Gabriel Ugalde Rojas, Coordinación Nacional de Enfermería

Máster. Leslie Vargas Vásquez, Área de Estadística en Salud

Ing. Nathalie Arias Sánchez, Área de Estadística en Salud

Ing. Hubert García Gordon, Área de Estadística en Salud

4 Dirigido a

• Directores (as) de Red Integrada de Prestación de Servicios de Salud

• Directores (as) Médicos (as) de Establecimientos de Salud

• Supervisores Regionales de Registros y Estadísticas de Salud

• Jefaturas del Servicio de Enfermería

• Jefaturas de Servicio de Registros y Estadísticas de Salud


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• Personal de REDES

• Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI), comisiones regionales y locales.

5 Relación con normativa vigente

• Decreto Ejecutivo 42227-MP-S sobre declaratoria de estado de emergencia en todo el

territorio de la República de Costa Rica, provocada por la enfermedad COVID-19.

• Aplicación del decreto ejecutivo n° 42889-s reforma al decreto ejecutivo n° 32722-s del

20 de mayo de 2005 “Reglamento a la Ley Nacional de Vacunación” y establecimiento

de la obligatoriedad de la vacuna del COVID-19.

• Manual de Procedimientos para la ejecución de vacunación contra COVID-19 en los

establecimientos de salud de la Caja Costarricense de Seguro Social. Código GM-

DDSS-ASC-SAVE-18122020, Versión 04.

6 Alcance

El presente lineamiento está dirigido a todos los establecimientos de salud de la Caja

Costarricense de Seguro Social (incluye aquellos cuyos servicios son contratados por

terceros), en los cuales recae la responsabilidad de aplicar la vacuna a la población

que se encuentra adscrita o identificada en los sistemas de información.

7 Objetivo

Estandarizar el proceso del agendamiento, registro y citas en el Sistema de

Identificación, Agendas y Citas (SIAC) para facilitar la gestión y procedimiento de la

vacunación contra COVID-19.

Mantener un control estandarizado del registro de usuarios que no son localizados o

rechazan la vacuna al momento de ser contactados por la CCSS.

8 Descripción del lineamiento

El presente lineamiento establece la estrategia de vacunación a la población,

incluyendo la participación estandarizada del personal de Registros y Estadísticas de


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Salud (REDES), que facilitarán y agilizarán el agendamiento y citación para la

inmunización contra el SARS-Cov-2.

En esta etapa, el personal de REDES está convocado a formar parte de la estrategia

de vacunación COVID-19, debido a que, dentro de su competencia y razón de ser;

además, de estar capacitado para atender la necesidad de la Institución de registro,

agendamiento y citación; así como cumplir con aquellos aspectos propios de la gestión

administrativa, recae la responsabilidad de hacer efectiva la instrucción que en el

presente lineamiento se asigna, garantizando a la Institución la extracción de los datos

con respecto a los avances o resultados de la vacunación, los cuales se considera

serán precisos y ordenados, permitiendo un mejor control de la vacunación COVID-19.

Así las cosas, se espera el habitual compromiso de todas las partes que estarán

involucradas para que esta actividad se lleve a cabo con pericia, la cual permitirá el

apremiado avance en este reto que el país requiere para disminuir el contagio del

COVID-19 a través de la vacunación.

8.1 Elaboración de listados de personas a vacunar contra COVID-19

8.1.1 Generación del listado, personas a vacunar

Con los dos perfiles, sea el perfil de Jefatura de REDES (RE_JefeRedes) o el perfil

RE_VAC, se podrá gestionar en cada establecimiento los listados por adscripción

correspondiente, con los cuales se podrá realizar la convocatoria por el medio de

llamada y agendamiento para aplicación de la vacunación contra COVID-19.

El procedimiento para la generación de este listado se ejecuta con la siguiente

secuencia de acciones:

• Ingreso al módulo SIAC_REPORTES (Con los perfiles RE_JefeRedes o RE_VAC

según corresponda).

• En el Menú “Reportes Principales” seleccionar la opción Reportes Adscripción.


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• En el listado de reportes emergente, seleccionar el REPORTE LOCAL DE

VACUNACION COVID 19.

• Una vez seleccionado, deberá indicar los siguientes parámetros:

o Fecha desde y hasta: Si se va a generar el reporte completo de toda la

población adscrita del grupo de interés, se recomienda usar desde el 1 enero del

año 2000 hasta el día en que se genera el reporte. Semanalmente se deberán

hacer actualizaciones para identificar nuevas personas que cumplan con los

criterios, diagnosticadas posterior a la fecha del último reporte, o bien personas

nuevas que se hayan adscrito o identificado y pertenecen al área de adscripción

del establecimiento de salud.

o Posteriormente, dar clic al ícono de “Buscar”.

o Dosis: Puede Seleccionar TODOS, SIN VACUNAR, PRIMERA DOSIS, o

SEGUNDA DOSIS, de acuerdo con la necesidad.

o Edad: Se selecciona por edad simple de acuerdo con el grupo de riesgo de

turno indicado en el manual de procedimientos de vacunación según la

mircroplanificación local.

o Tipo de Registro: Seleccionar ADSCRITOS, IDENTIFICADOS o TODOS.

o Factores de Riesgo: Permite seleccionar:

▪ Todos

▪ Presenta factores de riesgo (cuando tiene una o más patologías de la

lista)

▪ No tiene factores de riesgos

• Seleccionar Generar Reporte/Ver informe.

Una vez que se genera el reporte se tiene la posibilidad de descargarlo, ver ícono de

guardar el cual despliega un listado que podrá elegir el formato de conveniencia (PDF,

Excel o RTF).


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El listado descargado está organizado en una matriz de datos, con las siguientes

variables:

o Tipo Identificación

o Número Identificación

o Nombre y apellidos del usuario

o Fecha Nacimiento

o Edad Simple

o Edad Quinquenal

o Teléfono

o Correo Electrónico

o Sexo

o Ocupación

o Nacionalidad

o Código Región

o Descripción Región

o Código Centro Adscripción

o Descripción Centro Adscripción

o Código Centro Atención

o Descripción Centro Atención

o Provincia de residencia

o Cantón de residencia

o Distrito de residencia

o Barrio de residencia

o Dosis de vacunación COVID 19 registrada

o Modalidad Aseguramiento

o Tipo Registro (adscripción o identificación)

o Factores de riesgo:


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▪ Hipertensión

▪ Diabetes

▪ Cardiopatías

▪ Enf. Resp. Crónica

▪ Enf. Renal Crónica

▪ Obesidad grado III

▪ Obesidad mórbida

▪ Cáncer

▪ HIV, SIDA

▪ Trasplantados

Nota: las variables de factores de riesgos se han codificados con valores 0 y 1, donde

0 = No tiene el factor de riesgo, 1 = Tiene el factor de riesgo.

8.1.2 Gestión del listado

El listado permite gestionar diferentes grupos de vacunación, para el grupo de

vacunación 2 se debe seleccionar las edades de 58 y más años, ordenando de mayor

a menor edad. En el caso del grupo de vacunación 3, seleccionar edades de 18 a 57

años y escoger “Con factores de riesgo”, ordenando de mayor a menor edad. Se

instruirá para los siguientes grupos de vacunación según prioridad, la forma de

gestionarlos por medio del reporte.

Una vez que las listas estén disponibles en la unidad, de acuerdo con la micro

planificación y la organización local se podrá iniciar con el procedimiento de

convocatoria para la vacunación.

Al final del listado, debe agregarse una columna llamada “Estado” y registrar una de

las siguientes opciones:

• Cita otorgada: se otorga cita de vacunación a la persona, además REDES o

personal responsable lo registra en el SIAC.

• Reagendar: se contacta a la persona, pero debe reprogramarse la vacuna por

una condición específica, por ejemplo: personas hospitalizadas, con orden

sanitaria, por enfermedad u otros.

Los funcionarios encargados de realizar las llamadas deberán llevar control de los

pacientes que no son localizados o rechazan la vacuna, para ello se ha diseñado el

Sistema de Información AES (SI-AES) para facilitar el control y el seguimiento.


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Además, de anotarlo en este listado, para los siguientes escenarios se debe

realizar el registro en la herramienta SI-AES lo siguiente:

• Rechaza vacuna: la persona manifiesta no querer aplicarse la vacuna.

• No contesta: se llama a la persona al menos tres veces y no se logra contactar.

• No localizable: no existe registro en el sistema de información para contacto

(teléfono o correo electrónico).

En el caso de personas que rechazan la vacuna, debe agregarse una columna

anotar el motivo según las siguientes categorías, así también registrarlas en el SI-

AES:

• Temor a efectos secundarios

• No cree en vacunas

• No le permiten vacunarse

• No desea la vacuna

• Otro

Posteriormente, debe enviarse el listado de personas a las que no se logra otorgar una

cita para vacunación a la persona coordinadora de PAI para seguimiento.

Deberá actualizarse semanalmente el listado con el fin de incluir a las personas que se

han adscrito o identificado después de última vez que se generó el listado.

Referirse a las secciones “Control de pacientes llamados” (8.5) y Gestión de usuarios

SI-AES (11) para mayor claridad.

8.2 Programación de agendas (Módulo SIAC- AGENDAS)

En cada semana donde se define la microplanificación para la vacunación de la

siguiente semana, debe integrarse el servicio de REDES para que, en conjunto con la

comisión local del PAI, se defina la cantidad de personas que se vacunarán cada día,

por hora y vacunador, según la cantidad de dosis disponibles y capacidad instalada de

vacunadores, así como secciones, consultorios, horarios y demás parámetros

requeridos por el sistema de información para la configuración de las agendas.

Producto de estas microplanificaciones se debe generar un acta donde se indique los


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parámetros para el agendamiento de la vacunación de cada semana, así como

cualquier otro aspecto que la comisión local del PAI considere relevante, esto será

suficiente para proceder con la configuración de las agendas en el sistema de

información, por tanto, no se aplica el mismo procedimiento definido para la creación

de agendas en la consulta externa.

8.2.1 Requisitos previos

Para realizar la configuración previa, el profesional al cual se le va a realizar la

programación de procedimientos para el proceso de vacunación en salud debe de

encontrarse adscrito e identificado, ya que el sistema lo solicita como requisito para

realizar inclusión.

8.2.2 Configuraciones para el Agendamiento

8.2.2.1 Creación de Sección:

Si se define una sección que no pertenece al establecimiento de salud, por ejemplo,

vacunatorios instalados en parqueos, o gimnasios, definir como sección “Vacunación

extramuros”, cuando el lugar de vacunación sea dentro de la infraestructura del

establecimiento de salud, se debe establecer la sección “Vacunación intramuros”.

Para dicha configuración se debe de ingresar al módulo de SIAC – Agendas,

Configuraciones, seleccionar la opción llamada “Secciones ES” (Secciones Por

Establecimiento de Salud).

Al encontrarse dentro de la pantalla de Sección por Establecimiento de Salud, debe de

seleccionar la opción de Agregar, ubicada en la esquina superior de la pantalla

principal.

En esta opción se debe de ingresar la descripción de la sección en este caso

“Vacunación intramuros” o “Vacunación extramuros” y seleccionar la opción de

Agregar, ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

8.2.2.2 Creación de Consultorios.


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La configuración para consultorios se debe de realizar al ingresar al módulo de SIAC –

Agendas, Configuraciones, seleccionar la opción llamada “Consultorios ES”

(Consultorios Por Establecimiento de Salud). Al seleccionar esta opción, dentro de la

pantalla de Consultorio por Establecimiento de Salud, debe de oprimir la opción de

Agregar ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

Luego de seleccionar la opción de Agregar, se despliega una pantalla donde se debe

ingresar la descripción del consultorio con el siguiente formato de nombre: Consultorio

+ número consultorio + guión + lugar, ver (ejemplo tabla 2), seleccionar la sección a la

cual va a pertenecer el consultorio, por último, seleccionar la opción de Agregar,

ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

Ejemplos:

Tabla 2. Ejemplo de descripción de registro de consultorio

Consultorio sección

Puesto

Visita

Periódica

Estado Acción

Consultorio 1-Gimnasio Vacunación

extramuros

No Activo


extramuros

No Activo


extramuros

No Activo

Nota: Los consultorios que son provisionales, debe ser inhabilitados

posteriormente cuando ya no sean utilizados, para no afectar la oferta del

establecimiento de salud.

8.2.2.3 Asociar el consultorio a un Servicio y Especialidad.

Esta funcionalidad permite asociar un consultorio a un Servicio y Especialidad en

específico en la cual se utilizará para la atención a usuarios. Ejemplo:

Servicio: Enfermería


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Especialidad: Formación y educación de pacientes

Para asociar un consultorio a un servicio y especialidad se debe de ingresar a SIAC –

Agendas, configuraciones, seleccionar la opción llamada Consultorio Especialidad.

Una vez que se ingresa al módulo principal de Consultorio por Especialidad debe de

seleccionar la opción de Agregar ubicado en la esquina superior de la pantalla

principal.

Para agregar un Consultorio a un Servicio y Especialidad es requerido completar todos

los campos del formulario, debe de seleccionar la sección, luego seleccionar el

consultorio, servicio y la especialidad para el Consultorio, por último, debe de elegir el

botón de Agregar, ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

8.2.2.4 Incluir Procedimiento Especialidad por Establecimiento de Salud.

Esta funcionalidad permite asociar el procedimiento a un Servicio y Especialidad que

se encuentre previamente configurado para el establecimiento de salud.

Para asociar el procedimiento se debe de ingresar a SIAC – Agendas,

configuraciones, seleccionar la opción llamada “Procedimientos Especialidades ES”

(Procedimiento Especialidad por Establecimiento de Salud).

Una vez que se ingresa al módulo principal de Procedimiento Especialidad, debe

seleccionarse la opción de Agregar, ubicado en la esquina superior de la pantalla

principal.

Al agregar el Procedimiento por Especialidad, es requerido completar todos los

campos del formulario que son los siguientes, Servicio, Especialidad, Procedimiento

(Vacunación COVID19) y el tiempo de cupo del procedimiento luego seleccionar la

opción de Agregar, ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

8.2.2.5 Horarios habilitados del Establecimiento de Salud.

Esta opción permite configurar los horarios del establecimiento de salud, según la

necesidad local.


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Se debe de contemplar que los horarios del establecimiento de salud se encuentren

activos según los horarios en los cuales se lleve a cabo la campaña de vacunación.

8.2.2.6 Registro de funcionario en el catálogo de SIAC.

Se debe de tomar en cuenta que, si el proceso de vacunación lo llevan a cabo el

personal de Asistente Técnico de Atención Primaria en Salud (ATAPS), en la opción

de código se debe de ingresar el número de identificación del funcionario (solo aplica

para ATAPS, para el resto de los funcionarios que cuenten con un colegio regulador se

debe de ingresar el código respectivo).

Para realizar dicha programación si el funcionario no se encuentra registrado debe de

ingresar a SIAC – Agendas, configuraciones, seleccionar la opción llamada

funcionarios.

Una vez que se ingresa al módulo principal de funcionarios debe seleccionar la opción

de agregar funcionario, el botón ubicado en la esquina superior de la pantalla principal.

Al entrar en la ventana para agregar funcionarios, debe seleccionar el tipo de

identificación, ingresar el número identificación, hacer clic en el botón para verificar el

correspondiente registro en el Padrón Nacional de Adscritos a la Seguridad Social, y

cargar de forma automática el nombre del funcionario.

Al seleccionar el tipo funcionario e ingresar el código funcionario, debe hacer clic en el

botón para verificar el correspondiente registro. Para registrar un funcionario, este

debe tener al menos una dirección de correo electrónico registrada. La acción de

agregar una dirección de correo electrónico se realiza completando los campos tipo

correo Electrónico (Personal o Trabajo) y correo electrónico, y seleccionar el botón

Agregar Correo. En el apartado Datos de la Especialidad Académica se debe

completar los campos servicio y especialidad y seleccionar el botón “Agregar

Especialidad”.

El registro de un nuevo funcionario se realiza al completar todos los campos del

formulario y hacer clic en el botón de Registrar Funcionario.


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8.2.2.7 Asociar el funcionario al Servicio y Especialidad.

Esta funcionalidad permite realizar el mantenimiento asociar funcionarios a un Servicio

y Especialidad.

Para asociar el funcionario a un Servicio y especialidad se debe ingresar a SIAC –

Agendas, configuraciones, seleccionar la opción llamada Funcionario Especialidad.

Una vez que se ingresa al módulo principal de Procedimiento Especialidad, debe

seleccionar la opción de Agregar, ubicado en la esquina superior de la ventana

principal.

Para realizar el registro respectivo debe seleccionar el tipo identificación, ingresar la

identificación y realizar la búsqueda por identificación, se debe completar los datos de

Servicio y Especialidad en los cuales el funcionario se va a encontrar laborando, luego

de realizar esta selección debe escoger la opción de “Agregar Funcionario a

Especialidad”.

El funcionario debe estar asociado al servicio: Enfermería, especialidad: Formación y

educación de pacientes.

Si un funcionario distinto al de Enfermería es quien va a aplicar la vacuna,

deberá solicitarse al Área de Estadística en Salud, la habilitación del

servicio y especialidad para el procedimiento de vacunación.

8.2.2.8 Configurar recargos para Especialidad por procedimientos.

Cada establecimiento de salud puede establecer la cantidad máxima de recargos por

día, la configuración se realiza para un servicio y especialidad en específico.

Para realizar la configuración debe de ingresar a SIAC – Agendas, configuraciones,

seleccionar la opción llamada Recargos Especialidad Procedimiento. Una vez que se

ingresa al módulo principal de Recargos por Especialidad para Procedimiento, debe de

seleccionar la opción de Agregar, ubicado en la esquina superior de la pantalla

principal.


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Tener en cuenta que la vacunación se trate de programar por múltiplos de seis

personas que son el número de dosis que tiene un frasco de vacuna Pfizer, la cual

entre las vacunas disponibles es en la que se debe procurar consumir el frasco

completo, caso contrario se perderían dosis, por lo que se recomienda habilitar un

número de recargos por múltiplos de seis. Esto debe coordinarse y aprobarse con el

equipo local del proceso de vacunación.

8.2.2.9 Programar agenda.

Para la programación de agenda de procedimientos se debe de ingresar a SIAC-

Agendas, Agendas, Programar Agendas, en la ventana principal de Programar Agenda

se seleccionan los datos del funcionario y de la especialidad. Es requerido completar

todos los campos del formulario y seleccionar el botón de “Siguiente”.

En la siguiente pantalla de Programar Agenda – Opciones de Programación, se

deberá seleccionar la opción llamada “Cupos Procedimientos”, al seleccionar esta

opción se va a desplegar una pantalla llamada Procedimientos, donde se deberá

seleccionar el Tipo de Horario, fecha de inicio, fecha final, para la programación,

además de la hora de inicio y hora final de programación. Se deberá seleccionar la

sección, y consultorio configurado previamente.

En las opciones de cantidad de procedimientos se debe indicar la cantidad de

procedimientos a realizar por hora (definido en la microplanificación) y en la opción de

Procedimiento, escoger “Vacunación COVID19” ,, en la parte inferior izquierda de la

ventana se encuentra una opción llamada Habilitar las Agendas, esta opción se puede

seleccionar si al crear la agenda se desea que quede habilitada de inmediato para

otorgar las citas, de lo contrario, la agenda se crea pero sin posibilidad de citar hasta

que se habilite.

Lo anterior estará definido por el personal encargado del procedimiento de vacunación

según necesidad de cada establecimiento de salud.

Al ser el proceso de vacunación una gestión específica para la atención de la

emergencia generada por el evento pandémico, que, para ejecutarse de manera

controlada y célere, requiere de agendamiento y la respectiva gestión de citas, y que,

corresponde a una campaña extraordinaria, no se exige la programación completa de

las agendas de los funcionarios que van a participar de la vacunación.


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8.3 Gestión de citas (Módulo SIAC-CITAS)

Para la asignación de citas de las personas que se van a vacunar contra COVID-19, se

requiere de la citación en el Sistema Integrado de Identificación Agendas y Citas (SIAC).

Esta debe realizarse mediante las siguientes especificaciones:

8.3.1 Citación

Ingresar a la ventana de Registrar Cita Procedimiento, completar los datos del

funcionario y seleccionar el Tipo de Procedimiento (Vacunación COVID19). En la

pestaña Datos del Paciente se registra y valida el número de identificación. Al marcar la

opción Siguiente Cupo, se muestran los cupos de procedimiento disponibles para

asignar la cita.

Las citas se asignarán con base en el “REPORTE LOCAL DE VACUNACIÓN COVID

19” y lo definido en la microplanificación semanal.

8.3.2 Asistencia

Marcar la casilla de Registrar Asistencia Procedimiento, para el registro de

entrada/salida del usuario es necesario marcar la opción P.Llego y P.Finaliza.

En caso de personas citadas que no se les logre vacunar el día de la cita debido a los

siguientes motivos: usuario rechazó la vacuna, convalecencia infección COVID,

contraindicación médica, entre otros; se debe seleccionar el motivo en la opción

Procedimiento No Realizado.

8.3.3 Impresión de agendas

Las citas que se asignen se podrán generar mediante listados de reportes en la opción

de Consultas (Citas Procedimiento por Funcionario, Citas por Procedimiento, entre

otros). Esto se puede exportar a archivos en formato PDF o se pueden imprimir para

llevar un control en el vacunatorio.


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8.3.4 Registro de asistencia asincrónico (cita atrasadas)

El registro de la asistencia se puede realizar posterior al momento de la vacunación,

especialmente en aquellos casos cuando no se cuenta con sistema en el sitio de la

vacunación y se lleva el control en forma manual.

Se debe contar con el respectivo perfil de acceso para la asignación, registro de

asistencia de las citas posteriores a la hora actual, a continuación, se desglosa el

respectivo perfil a utilizar:

o CI_CitaAtrasada: Opción que permite registrar citas atrasadas y su respectiva

asistencia.

8.3.5 Sustitución de funcionarios (copiar cita procedimientos)

Para los casos en que el profesional en salud no pueda realizar el proceso de

vacunación por diversos motivos: ausencia, incapacidad, traslado, entre otros; la

agenda con las citas de procedimiento se debe trasladar a otro profesional en salud

mediante la opción de Copiar Cupos Procedimiento.

8.4 Acciones del Centro de Contactos 905-225-2000 en apoyo a la vacunación

Como parte del apoyo de los servicios de REDES al proceso de vacunación y dada la

prioridad institucional, aquellos establecimientos de salud que tengan asistentes de

REDES (agentes) que actualmente están laborando en el Centro de Contactos 905-

225-2000 dividirán su jornada de trabajo para apoyar la asignación de citas de

vacunación y la orientación de pacientes en temas relativos a la actualización de

datos, identificación de pacientes nuevos, registro de factores de riesgo, entre otros.

Las Áreas de Salud que cuenten con agentes dentro del Centro de Contacto pueden

disponer del uso de la herramienta de captura de datos y del tiempo de los agentes en

la siguiente distribución:

Las Áreas de Salud que cuentan con dos agentes dentro del Centro de Contacto, un

agente podrá atender vacunación y el otro atenderá el modelo colaborativo.


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Áreas de Salud con 2 agentes: Un agente atenderá vacunación y el otro el modelo

colaborativo.

o Área de Salud San Rafael de Heredia

o Área de Salud Golfito

o Área de Salud Chomes Monteverde

o Área de Salud Montes de Oro

o Área de Salud San Juan-San Diego-Concepción

o Área de Salud Heredia Cubujuquí

o Área de Salud Tibás - Uruca – Merced

o Área de Salud Osa

o Área de Salud Siquirres

o Área de Salud Desamparados 3

o Área de Salud Alajuela Norte

o Área de Salud Esparza

o Área de Salud Alajuelita

Las Áreas de Salud conformadas por un solo agente se dividirán en 2 grupos: el

Grupo 1 atenderá vacunación en la mañana y el Grupo 2 en la tarde brindará su

servicio en el Centro de Contacto.

Áreas de Salud con 1 agente –Vacunación Mañana

o Área de Salud Zapote – Catedral

o Área de Salud Mora Palmichal

o Área de Salud Coronado

o Área de Salud Naranjo

o Área de Salud Santo Domingo de Heredia

Áreas de Salud con 1 agente – Vacunación Tarde

o Área de Salud Puriscal

o Área de Salud Guatuso

o Área de Salud Cañas

o Área de Salud Pérez Zeledón

o Área de Salud Aserrí

o Área de Salud Heredia-Virilla


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Los compañeros de Hospitales brindarán su apoyo al Modelo Colaborativo, en dado

caso de acordar entre unidades los hospitales podrán brindar apoyo en vacunación si

es necesario.

Hospitales

o Hospital San Vicente de Paúl

o Hospital de Niños

o Hospital Escalante Pradilla

o Gerencia Médica AES

Las jefaturas de los Asistentes de REDES (agentes) que estarán participando en las llamadas

de vacunación a través del 905 225 2000 deberán enviar los datos de dichos funcionarios al

correo [email protected], nombre completo, número de identificación, extensión telefónica,

establecimiento de salud.

8.5 Control de pacientes llamados

Para el control de pacientes llamados se va a utilizar el Sistema de Información del

Área de Estadística en Salud (SIAES), mismo que se encuentren publicado en la

intranet del Área de Estadística en Salud

https://intranet.ccss.sa.cr/Organizacion/GM/estadisticas/SitePages/Inicio.aspx

Cuando se utiliza:

• Paciente no desea vacunarse.

• Paciente no atiende la llamada.

• Adultos mayores con desconocimiento de la tecnología o personas con alguna

discapacidad.

mailto:[email protected]

https://aes.ccss.sa.cr/WebCuadrosIEM/Login.aspx

https://intranet.ccss.sa.cr/Organizacion/GM/estadisticas/SitePages/Inicio.aspx


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8.5.1 Registro de la información

Para ingresar a la herramienta SIAES se debe poseer usuario y contraseña, en caso

de no poseer, la jefatura de REDES de su establecimiento de salud debe solicitarlo al

correo: Grupo Correspondencia Area de Estadística en Salud [email protected]

Una vez logueado en la aplicación, debe seleccionar Registrar y luego Cuadros, se le

va a mostrar el titulo Registro de Cuadros Estadísticos, en la lista desplegable que

se muestra debe indicar Vacunación.

Hecho lo anterior, el sistema va a mostrar el módulo de Vacunación, lo primero que se

debe ingresar es el número de identificación del paciente y hacer clic en el botón de



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buscar, a continuación, el sistema va a cargar todos los datos de adscripción del

paciente.

Luego va a consultar si es una llamada entrante o saliente, para eso se debe elegir

una de las opciones que muestra el sistema, seguidamente se consulta si se desea

vacunar, en caso de marcar la opción que No, el sistema despliega un listado

indicando motivos por el cual no se desea vacunar, por lo que se debe elegir una

opción.

Si la llamada es saliente, se debe indicar en cuál de los tres intentos de llamada se

hizo efectiva, caso contrario, se debe seleccionar No Efectiva y una de las opciones

que muestra el sistema.

Si la llamada es Efectiva, se debe seleccionar una de las opciones que se muestra en

la lista desplegable.

Luego, tendría que elegir una de las opciones relacionadas al tipo de consulta:

Adicional, se debe seleccionar el control y tratamiento de patología que lleva en la

consulta.

Por último, se hace clic en el botón de guardar.

Posteriormente, debe enviarse el listado de personas para vacunación a la persona

coordinadora de PAI para seguimiento, lo anterior, se realiza mediante el botón

Exportar a Excel.

9 Declaración de factores de riesgo y declaración jurada para la

actualización de datos en adscripción

Se encuentra disponible en la página web www.ccss.sa.cr los formularios de

declaración para el registro de factores de riesgo y la declaración jurada para la

http://www.ccss.sa.cr/


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actualización de datos en adscripción, con el objetivo que la persona usuaria

descargue, complete y remita por correo electrónico según lugar de adscripción.

REDES deberá registrar y actualizar los datos de adscripción en SIAC de la persona

usuaria, además deberá completar en la herramienta Sistema de Información Área de

Estadística en Salud (SI-AES) los factores de riesgos que las personas declaran, así el

registro quedará consignado en una única base de datos para que sea extraído el

listado actualizado, el cual se deberá entregar al PAI para la gestión correspondiente.

El centro de contacto estará registrando en el SI-AES los casos de personas que

refieran no poder completar la declaración jurada de factores de riesgo por diversas

razones especiales, esta información queda actualizada para que se genere el listado

de las personas con factores de riesgo que llevan su control externo a la Caja.

10 Salida de llamadas y registro en el SI-AES

Para todos los casos, corresponde realizar llamadas a las personas usuarias para el

agendamiento de una cita, sin embargo, corresponderá registrar en el SI-AES lo

siguiente:

Llamada efectiva:

La persona atiende la llamada, pero manifiesta no querer la cita.

Llamada no efectiva:

1. Cuando no atiende la llamada: Se registra la fecha de la llamada y se vuelve

a llamar dos veces más en días diferentes.

2. Cuando el número de teléfono no corresponde a la persona usuaria, se

registra en observaciones del SI-AES el evento y se remite al PAI estos

casos para la ubicación o actualización del dato y cuando se tenga

actualizado el número de teléfono volver a llamar a la persona usuaria.

11 Gestión de usuarios para SI-AES

Para los casos en que se requiera gestionar los permisos de acceso a la herramienta

SI-AES, cada establecimiento de salud deberá coordinar con la jefatura de REDES los

permisos, en una lista adjunta o en el mismo correo deberá anotar las siguientes


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Lineamiento

Técnico



variables: nombre completo, usuario de red, número de identificación, número de

teléfono y remitiéndolo al correo [email protected] .

Una vez que pase la emergencia institucional las jefaturas de REDES deben

valorar la continuidad de los usuarios al SI-AES.

12 Responsables del cumplimiento

12.1 Directores (as) de Red Integrada de Prestación de Servicios de Salud,

directores (as) médicos (as) de establecimientos de salud

• Asegurar la implementación en todos sus alcances del presente lineamiento.

12.2 Supervisores Regionales de Registros y Estadísticas de Salud

• Supervisar y garantizar que el servicio de REDES ejecute las acciones establecidas en

este lineamiento.

• Velar por la calidad de la información producto de las acciones realizadas en el proceso

de vacunación para obtener indicadores de calidad.

12.3 Jefaturas de Servicio de Registros y Estadísticas de Salud

• Asegurar la calidad y oportunidad del registro relacionados con las estrategias aquí

descritas.

• Aplicar las consideraciones técnicas en los sistemas de información que permitan

asegurar el registro.

• Reorganizar el recurso humano de REDES para asignar personal que realice esta

función de forma exclusiva, salvo mejor criterio de la jefatura el cual deberá garantizar

el cumplimiento de la exigencia de la función.

• Deberá proveer al personal la capacitación para la ejecución de esta actividad y

supervisar que cumpla a cabalidad las instrucciones encomendadas.

• Garantizar el recurso tecnológico que se requiera para realizar la actividad conforme el

presente lineamiento demanda.

12.4 Comisión Local del PAI

• Deberá establecer los parámetros requeridos para el agendamiento de acuerdo con las

dosis de vacunas y vacunadores disponibles, los sitios de vacunación, rendimientos por



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Lineamiento

Técnico



sitios de vacunación, la programación según esquema (primeras y segundas dosis), lo

cual debe ser revisado semanalmente con la participación del servicio de Registros y

Estadísticas de Salud para realizar los ajustes necesarios y garantizar la máxima

eficiencia de la vacunación en el establecimiento de salud.

• Dar seguimiento a los listados derivados del SI-AES para el control de pacientes no

localizados o que rechazan la vacuna.

13 Consultas

• Área de Estadística en Salud a través de correo [email protected]


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LINEAMIENTO TÉCNICO PARA EL AGENDAMIENTO Y CITACIÓN …