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LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS Y ASUNTOS ASIGNADOS

A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PUEBLA

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LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE

LOS RECURSOS Y ASUNTOS ASIGNADOS A LOS

SERVIDORES PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PUEBLA.

Clave:

MPCI1821/RLIN/CM/047-B/080819

Fecha de elaboración: 06/09/2018

Fecha. de actualización: 08/08/2019

LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS Y

ASUNTOS ASIGNADOS A LOS

SERVIDORES PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PUEBLA

Clave: MPCI1821/RLIN/CM/047-B/080819

AUTORIZACIONES:

Mario David Riveroll Vázquez

Contralor Municipal

Clorinda Vázquez Martínez

Subcontralora de Responsabilidades y Evolución Patrimonial

Carlos Emmanuel Galicia Reynoso

Jefe del Departamento Entrega Recepción

Se expiden los presentes Lineamientos en la Cuatro Veces Heroica Puebla de Zaragoza a los ocho días del mes de agosto de dos mil diecinueve

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ÍNDICE Página

Fundamento Legal 4

I. Objetivo 4

II. Alcance 4

III. Definiciones 4

IV. Lineamientos 6

IV.I. Del (la) Representante. 10

IV.II. Del Enlace Administrativo u homólogo. 10

IV.III. Del Sujeto de Entrega.

IV.IV. Del Sujeto que Recibe.

IV.V De la Contraloría.

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V. De la Responsabilidad administrativa

VI. Vigencia

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VII. Anexos 14

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FUNDAMENTO LEGAL En el marco de la Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción y con fundamento en los artículos 7 y 49 fracciones I, II, V y VII de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, 105 fracción III de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 65, 66, 79, 82, 83, 168 y 169 fracción VII, IX y XX de la Ley Orgánica Municipal; 2 fracción III, 4, 6 fracción V, 7, 9, 12 fracción XXI, 27 fracción II y XXX, 31 fracciones I, II, III IV y VII del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, se emiten los presentes:

LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS Y ASUNTOS ASIGNADOS A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PUEBLA.

I. OBJETIVO Sentar las bases generales del procedimiento de entrega-recepción de los servidores públicos del Municipio de Puebla.

II. ALCANCE Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria para los servidores públicos sujetos a entrega recepción de las dependencias y entidades de la Administración Pública del Municipio de Puebla, con motivo de la separación del empleo, cargo o comisión de los servidores públicos del Municipio con nivel jerárquico de titulares hasta jefe de departamento y puestos homólogos.

III. DEFINICIONES Artículo 1. Para efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por: Acto de entrega recepción. Acto administrativo que realizan los servidores públicos para la entrega y recepción formal de los recursos patrimoniales, documentos y asuntos asignados para el desempeño de sus funciones, el cual se hará constar en Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción firmada por el servidor (a) público (a) que entrega y aquel (lla) que recibe, así como de los respectivos testigos, integrando los anexos que respaldan la información a entregar.

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Anexos. Formatos establecidos por la Contraloría Municipal y homologados conforme a los emitidos por la Auditoría Superior del Estado Puebla, los cuales contendrán la información que sustentará el estatus de los recursos y asuntos asignados a los servidores públicos del Municipio de Puebla. Contraloría. Contraloría Municipal del Municipio de Puebla. Denuncia. Imputación realizada al sujeto que entrega, derivada de la existencia de observaciones del contenido de los anexos, en donde se advierten presuntas irregularidades, con motivo del análisis realizado por el servidor (a) público (a) que recibe. Dependencias. Aquéllas que integran la Administración Pública Centralizada del Municipio de Puebla. Enlace administrativo u homólogo. Servidor (a) público (a) designado, de acuerdo al Reglamento Interior de la dependencia o entidad. Entidades. Los Organismos Públicos Descentralizados, las Empresas con Participación Municipal Mayoritaria y los Fideicomisos que integran la Administración Pública Municipal. Formato de Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción. Acta que se utiliza para formalizar el acto de entrega-recepción la cual contendrá la información de quienes en ella intervengan. Observaciones. Consideraciones, correcciones, anotaciones o aclaraciones, que realice el (la) servidor (a) público (a) que recibe, respecto a la información contenida en el Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción y a los anexos, que presuntamente presenten irregularidades. Órgano Interno de Control. Unidad administrativa a cargo de promover, evaluar y fortalecer el buen funcionamiento del control interno en las dependencias y entidades de la Administración Pública del Municipio de Puebla, así como de la investigación, substanciación y, en su caso, de sancionar las faltas administrativas que le competan en los términos previstos en materia de responsabilidad administrativa. Representante. Servidor (a) público (a) de la Contraloría Municipal y/o del Órgano Interno de Control encargado de vigilar el cumplimiento de las disposiciones normativas relacionadas con el proceso de entrega recepción. Servidor (a) público (a). La persona que desempeña un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Municipal, así como las personas que administren, manejen

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recauden, apliquen o resguarden recursos económicos, sea cual fuese la naturaleza de su nombramiento. Sujeto de Entrega. Titular de un empleo, cargo o comisión, desde los titulares de las dependencias y entidades hasta el nivel jerárquico correspondiente a jefe de departamento y puestos homólogos, así como las personas que administren, manejen, recauden, apliquen o resguarden recursos económicos, sea cual fuese la naturaleza de su nombramiento. Testigo. La persona que da testimonio de la realización del acto de entrega-recepción. Unidad administrativa. Área que realiza actividades específicas conforme al Reglamento Interior en los procesos administrativos de una dependencia o entidad y que quedan sujetas al proceso de entrega-recepción, establecido en Lineamientos. Validar. La acción de hacer constar que lo recibido se encuentra físicamente en el lugar indicado y en las condiciones señaladas. Verificar. La acción de comprobar que los anexos tengan información capturada.

IV. LINEAMIENTOS DISPOSICIONES GENERALES Artículo 2. Los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, desde los titulares de las dependencias y entidades hasta el nivel jerárquico de jefe de departamento y homólogos, así como las personas que administren, manejen, recauden, apliquen o resguarden fondos públicos y recursos propiedad o al cuidado de las dependencias o entidades, sea cual fuese la naturaleza de su nombramiento, tienen la obligación de realizar la entrega recepción, a quienes legalmente los sustituyan o entregar a su superior jerárquico o a quien este designe, al término de su empleo cargo o comisión; entregarán los recursos patrimoniales, documentos y los asuntos a su disposición, a través de los anexos correspondientes en un término no mayor a cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de su separación del empleo, cargo o comisión. Artículo 3. La entrega de los recursos patrimoniales, documentos y los asuntos que el Sujeto de Entrega haya tenido a su disposición, se harán constar en Acta Circunstanciada de Entrega Recepción, la cual deberá contar con la descripción de los anexos, que contendrán la información que deberá ser capturada en los mismos.

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El área responsable que se encuentre adscrita a la Contraloría Municipal encargada de presenciar y en consecuencia resguardar el original del Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción generada en dicho acto, se encargará de digitalizar la misma con los anexos que se adjunten, a efecto de contar con un respaldo digital en el archivo. Artículo 4. Los anexos citados en el párrafo anterior serán seleccionados por el Sujeto de Entrega conforme apliquen, consistiendo en los siguientes:

Número del formato

Nombre del formato

I SITUACIÓN PROGRAMÁTICA

Anexo 1 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL.

II ESTRUCTURA ORGÁNICA

Anexo 2 ESTRUCTURA ORGÁNICA, MANUALES ADMINISTRATIVOS, REGLAMENTOS, LINEAMIENTOS, GUÍAS Y OTROS.

III SITUACIÓN PRESUPUESTAL

Anexo 3 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS, PROGRAMA PRESUPUESTARIO, INFORMES DE GOBIERNO, RECOMENDACIONES, PLAN DE EVALUACIÓN.

Anexo 3.1 PRESUPUESTO BASADO EN RESULTADOS (PBR) Y NOTICIA ADMINISTRATIVA (SE ANEXA EN CD).

IV SITUACIÓN FINANCIERA

Anexo 4 DOCUMENTACIÓN PRESENTADA A LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE PUEBLA.

Anexo 5 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA Y JUSTIFICATIVA POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO.

Anexo 6 INFORMACIÓN EN SISTEMAS.

Anexo 7 CUENTAS PÚBLICAS.

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Anexo 8 INFORMES PARCIALES Y DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO.

Anexo 9 EXPEDIENTE TRIBUTARIO.

V RECURSOS FINANCIEROS

Anexo 10 ARQUEO DE CAJA/ FONDOS REVOLVENTES.

Anexo 11 CONCILIACIÓN BANCARIA.

Anexo 12 RELACIÓN DEL ÚLTIMO CHEQUE EXPEDIDO POR CADA UNA DE LAS CUENTAS BANCARIAS.

Anexo 13 RELACIÓN DE CHEQUES EXPEDIDOS POR ENTREGAR O TRANSFERENCIAS POR REALIZAR A BENEFICIARIOS.

Anexo 14 RELACIÓN DE CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS.

Anexo 15 RELACIÓN DE PADRONES ACTUALIZADOS.

Anexo 16 INVENTARIO DE FORMAS VALORADAS POR UTILIZAR.

VI RECURSOS MATERIALES

Anexo 17 RELACIÓN DE ESCRITURAS PÚBLICAS.

Anexo 18 RELACIÓN DE BIENES MUEBLES, EQUIPO ELECTRONICO Y OTROS.

Anexo 19 RELACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS VIGENTES POR ARRENDAMIENTO.

Anexo 20 RELACIÓN DE CAJAS FUERTES Y/O LLAVES.

Anexo 21 RELACIÓN DE LIBROS DE LAS SESIONES DE CABILDO/ JUNTAS DE GOBIERNO.

Anexo 22 INVENTARIO DE OBRAS TERMINADAS.

Anexo 23 INVENTARIO DE ALMACÉN.

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Anexo 24 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES.

Anexo 25 RELACIÓN DE DERECHOS A RECIBIR EN EFECTIVO Y EQUIVALENTES.

Anexo 26 RELACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS.

Anexo 27 RELACIÓN DE SELLOS OFICIALES.

Anexo 28 RELACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.

Anexo 29 INVENTARIO DE OBRAS Y PROYECTOS EN PROCESO.

VII RECURSOS HUMANOS

Anexo 30 PLANTILLA DE PERSONAL.

Anexo 31 EXPEDIENTES DE LA PLANTILLA DE PERSONAL.

VIII ASUNTOS EN TRÁMITE

Anexo 32 ASUNTOS EN TRÁMITE.

Anexo 33 RELACIÓN DE PASIVOS.

Anexo 34 RELACIÓN DE DERECHOS A RECIBIR BIENES O SERVICIOS.

Anexo 35 RELACIÓN OBLIGACIONES FINANCIERAS.

Anexo 36 INSTRUMENTOS JURÍDICOS VIGENTES, CONVENIOS, CONTRATOS, LITIGIOS, CONCESIONES Y OTROS.

Artículo 5. Los servidores públicos con cargo inferior a jefatura de departamento u homólogo, no obstante que no son sujetos obligados a realizar entrega de los recursos asignados, patrimoniales, documentos y de los asuntos a su disposición, sí deberán de realizar una entrega interna de los recursos asignados y en general los asuntos a su disposición, a su superior jerárquico o a quien este designe, mediante acta circunstanciada a efecto de que exista un adecuado control de los recursos y seguimiento de los asuntos que tuvo a su disposición sin necesidad de solicitar la intervención del Representante por no estar obligado a participar en dicha acta.

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Artículo 6. En el acto de entrega recepción intervendrán:

I. El Sujeto de Entrega que concluye su empleo, cargo o comisión.

II. El (la) servidor (a) público (a) que recibe, aquél que legalmente sustituye al sujeto de entrega, o el (la) que haya sido designado (a) para recibir los recursos que se entregan.

III. Dos testigos, uno nombrado por el Sujeto de Entrega y otro nombrado por el (la) servidor (a) público (a) que recibe. IV.I DEL (LA) REPRESENTANTE Artículo 7. Se establecerá un modelo de Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción el cual tendrá que utilizarse para los actos de entrega-recepción en que intervenga el (la) Representante, dicha acta será llenada por el Sujeto de Entrega, misma que deberá verificar el (la) Representante. Artículo 8. Los anexos establecidos y el modelo de Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción serán remitidos mediante oficio una vez que se haga la solicitud de intervención correspondiente, dicha contestación contendrá el nombre del (la) Representante designado (a) para asistir el día y hora señalado, siempre dentro de los cinco días hábiles para la celebración del acto. Artículo 9. El (la) Representante designado (a) deberá capturar los datos en el Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción previo a cerciorarse que se encuentre totalmente llena con los datos necesarios, generándose todo por triplicado y concluyendo con la firma del acta, así como de la totalidad de los anexos. IV.II DEL ENLACE ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO Artículo 10. El enlace administrativo u homólogo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, deberán hacer de conocimiento por escrito el cambio del (la) servidor (a) público (a) Sujeto de Entrega y solicitar la intervención a la Contraloría Municipal de forma inmediata, a más tardar en un término no mayor de veinticuatro horas contadas a partir de la separación del cargo del (la) servidor (a) público (a) de referencia, a fin de que la Contraloría esté en la posibilidad de programar e intervenir en el acto correspondiente en tiempo y forma, debiendo informar el nombre de la persona que entrega y de la que recibe, la titularidad o encargo de despacho, el nombre de la unidad administrativa y acreditar el alta de personal mediante el documento correspondiente u oficio de comisión emitido por el titular de la dependencia o entidad en caso de tratarse de un encargo de despacho.

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El enlace administrativo u homólogo que no solicite en tiempo y forma la intervención de la Contraloría Municipal para el acto de entrega recepción incurrirá en falta administrativa. Artículo 11. Los enlaces administrativos u homólogos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, deberán hacer de conocimiento por escrito de forma inmediata a la Contraloría Municipal las modificaciones a su estructura, remitiendo para tal fin la estructura vigente debidamente validada con su firma y copia de la normatividad que motivo las modificaciones correspondientes, a efecto de que la Contraloría cuente con las estructuras actualizadas permitiendo así que se efectúen de forma ininterrumpida las actas que sean requeridas. IV.III DEL SUJETO DE ENTREGA Artículo 12. Corresponde al Sujeto de Entrega el seleccionar los anexos que le correspondan y/o apliquen los cuales son enunciativos más no limitativos ya que se podrá agregar información adicional conforme a las atribuciones conferidas para su cargo y los recursos asignados en su momento, debiendo relacionar, ordenar, clasificar, identificar y capturar la información correspondiente en los anexos establecidos en los presentes Lineamientos y ubicar de forma física los recursos patrimoniales, documentos y asuntos asignados que tuvo a su disposición, que serán el soporte de la información que capture en los anexos; debiendo elaborar y generar el Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción respectiva conforme al formato establecido. Artículo 13. En el supuesto de que el Sujeto de Entrega al concluir su empleo, cargo o comisión esté dispuesto a realizar la entrega de los recursos patrimoniales, documentos y asuntos que haya tenido a su disposición y el (la) servidor (a) público (a) que legalmente deba sustituirlo o a quien hayan designado para recibir la información, se niegue a realizar el acto de entrega recepción o no exista designación para recibir la información, el sujeto de entrega dentro de los cinco días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de su separación del cargo, empleo o comisión, tendrá la obligación de hacer la entrega en los anexos establecidos de la situación que guarda la unidad administrativa que entrega, a su superior inmediato ante la presencia del Representante, y dos testigos, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que dé lugar, conforme a la normatividad aplicable. Artículo 14. Cuando al Sujeto de Entrega que deja el empleo, cargo o comisión, no le sea posible estar presente en el acto al que se refieren los presentes Lineamientos, por causas ajenas a su voluntad, las cuales deberán ser fehacientemente acreditadas ante el (la) Representante, podrá nombrar a una persona de su confianza que lo representará, debiendo acreditar dicha representación con carta poder simple o notarial, a efecto de realizar la entrega correspondiente.

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IV.IV DEL SUJETO QUE RECIBE Artículo 15. Una vez celebrado el acto de entrega recepción, el (la) servidor (a) público (a) que recibe procederá a la validación previa verificación del contenido de los anexos relacionados en el Acta Circunstanciada de Entrega-Recepción, en un término no mayor a treinta días naturales, contados a partir del día siguiente en que haya concluido el acto de entrega recepción, realizando el cotejo de la información que se haya entregado con la existencia física. Artículo 16. En caso de que el (la) servidor (a) público (a) que recibe, dentro del plazo establecido en el artículo anterior, presuma existencia de irregularidades derivado de la validación previa verificación del contenido de los anexos, deberá citar por escrito al entonces Sujeto de Entrega que dejó el empleo, cargo o comisión, en el domicilio señalado en el acta, para que se presente el día y hora hábil que se le indique en las oficinas del área respectiva, notificándole con una anticipación no menor a tres días hábiles, para hacer las aclaraciones o justificaciones pertinentes sobre las presuntas irregularidades advertidas, haciéndose constar lo anterior en acta circunstanciada.

En caso de omisión a la citación para la aclaración o justificación o en el supuesto de que no obstante las aclaraciones o justificaciones, se considere que persisten las presuntas irregularidades, dentro del plazo señalado de los treinta días, se deberá hacer de conocimiento por escrito a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal, para los efectos legales y administrativos procedentes, debiendo precisar en qué consisten las presuntas irregularidades, adjuntando el acta circunstanciada de Entrega Recepción con anexos, el oficio de citación debidamente notificado y el acta circunstanciada elaborada en la que conste la omisión a la citación o en su caso las irregularidades no solventadas. Artículo 17. De no realizarse la entrega de los recursos patrimoniales, documentos y en general los asuntos que haya tenido a su disposición conforme a los presentes Lineamientos por omisión del Sujeto de Entrega al término de su empleo, cargo o comisión, el (la) servidor (a) público (a) que recibe, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su nombramiento o designación, deberá hacer, constar en acta circunstanciada, la situación que guarda la unidad administrativa que recibe, ante la presencia del representante y dos testigos, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que dé lugar, conforme a la normatividad aplicable.

Para realizar el acta circunstanciada que se menciona en el párrafo anterior, deberá solicitar la intervención del enlace administrativo u homólogo de la dependencia o entidad, encargado de la administración de los recursos humanos, materiales y financieros, con la finalidad de levantar el inventario correspondiente basándose en los registros respectivos y lo que se encuentra físicamente.

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Asimismo, de la revisión a los recursos patrimoniales, documentos y en general los asuntos que haya tenido a su disposición, se deriven observaciones o presuntas irregularidades, se deberá aplicar lo establecido en el segundo párrafo del artículo 16 de estos lineamientos. IV.V DE LA CONTRALORÍA Artículo 18. La Contraloría Municipal deberá participar en todo acto de entrega recepción a efecto de vigilar el transparente uso y aplicación de los recursos; así como para verificar que se realice la entrega en tiempo y forma de acuerdo a los términos establecidos en los presentes Lineamientos. Artículo 19. El personal de la Contraloría Municipal que participe en la entrega recepción, no podrá intervenir en la selección de los anexos, la captura de información, integración de documentación, validación y en general en ninguna otra acción que no sea para las que está facultado. Artículo 20. La Contraloría Municipal conforme a sus atribuciones, será la responsable de emitir y actualizar las disposiciones técnicas y normativas relacionadas al proceso de entrega recepción, fijando los criterios correspondientes. Artículo 21. La Contraloría Municipal vigilará el cumplimiento de las disposiciones a que se refieren los presentes Lineamientos. V. DE LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Artículo 22. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en estos Lineamientos, es causa de responsabilidad administrativa en los términos de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, sin perjuicio de lo que señalen otros ordenamientos legales. Artículo 23. La entrega de los asuntos a cargo del Sujeto de Entrega, no le exime de las responsabilidades civiles, administrativas, penales o de cualquier otra índole que deriven conforme a las disposiciones legales respectivas con motivo de las funciones que desempeñaba. VI. VIGENCIA Artículo 24. Los formatos en los cuales deberán requisitar los anexos son los integrados a los presentes Lineamientos. Artículo 25. Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir de la fecha de actualización, quedando sin efecto cualquier circular o disposición en contrario.

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VIII. ANEXOS

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