LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO DE REUNIONES · Listado de asistencia: ... Comité Interinstitucional de la Ley 731 de 2002 Ley 731 de 2002, artículo 34 Comisión Intersectorial Conpes

LINEAMIENTOS PARA EL

REGISTRO DE REUNIONES

BOGOTÁ D.C AGOSTO DE 2019



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CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ........................................................................................................................ 2

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................... 2

4. CUERPOS COLEGIADOS Y CONSEJOS SUPERIORES EN EL DAPRE......... 3

5. MANEJO INSTITUCIONAL DE ACTAS Y LISTADOS DE ASISTENCIA .......... 6

5.1 DOCUMENTACIÓN DE ACTAS ................................................................... 6

5.2 MANEJO DE ACTAS POR CUERPOS COLEGIADOS O CONSEJOS

SUPERIORES................................................................................................. 9

5.3 MANEJO DE ACTAS POR OTRAS INSTANCIAS ......................................... 10

5.4 DOCUMENTACIÓN AYUDA MEMORIA DE REUNIÓN ................................. 10

5.5 DOCUMENTACIÓN AYUDA MEMORIA – AGUA .......................................... 12

5.6 DOCUMENTACIÓN DE LISTADOS DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE

REUNIONES ................................................................................................ 14

6. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 16

7. REQUISITOS TÉCNICOS .......................................................................................... 17

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS .................................................................................. 17

9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ...................................................................... 17



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1. OBJETIVO

Establecer disposiciones y criterios institucionales que orienten al Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República en la correcta utilización del manejo de las actas y listados de asistencia que

evidencien la realización de actividades propias de las funciones asignadas.

2. ALCANCE Los lineamientos presentados en este documento aplican para todos los procesos y dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Cuerpo Colegiado: Es un establecimiento que se compone por un grupo de personas naturales o que

representan a entidades de la sociedad civil, públicas, o instituciones con el fin de deliberar, coordinar y acoger

decisiones que vuelvan más concretas las políticas públicas de desarrollo y crecimiento institucional.

Consejos Superiores: Son los destinados a delimitar gran parte de las políticas públicas que se encuentran a

cargo de la administración, así mismo estos consejos coordinan y administran la acción gubernamental, y en

otros casos se encargan de asesorar al Presidente de la República o al gobierno nacional en la adopción de

determinadas políticas.

Acta: Documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de un cuerpo

colegiado o consejo superior para darles validez y reuniones estratégicas, que contiene por escrito las acciones

que fueron habladas y planificadas en la reunión.

Listado de asistencia: Documento que permite registrar los datos básicos de las personas que asisten a una

reunión.

Ayuda de Memoria: Documento que recoge el desarrollo de los temas tratados en reuniones diferentes a las

establecidas por acto administrativo.

Reunión: Evento oficial en el cual las partes interesadas se congregan para tratar o tramitar asuntos de interés.

Comisión: Conjunto de personas naturales o que representan a entidades de la sociedad civil, públicas, o

instituciones elegidas para realizar una determinada labor en representación de un colectivo.

Consejo: Cuerpo colegiado o cuerpo administrativo que se encargan oficialmente de informar al gobierno sobre

determinado tema de la administración pública antes de tomar decisiones.

Comité: Cuerpo colegiado conformado por representantes delegados a través de acto administrativo, a través

de la cual se delegan competencias.



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4. CUERPOS COLEGIADOS Y CONSEJOS SUPERIORES EN EL DAPRE

A continuación se relacionan los cuerpos colegiados y consejos superiores en el DAPRE.

Áreas de Apoyo

Nombre de la

dependencia Nombre del Comité Acto administrativo

Área de Contratos Comité Asesor de Contratación Resolución 0093 de 2019, artículo 9

Área Financiera Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Resolución 0093 de 2019, artículo 68

Área de Tecnologías y

Sistemas de

Información

Comité de Seguridad de la Información Resolución 0093 de 2019, artículo 74

Área Administrativa Comité Evaluador de Baja de los Bienes del DAPRE Resolución 0093 de 2019, artículo 136

Área Talento Humano

Comité de Convivencia Laboral

Resolución 0745 de 2016


Resolución 0093 de 2019, artículo 114

Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Resolución 0823 de 2011


Comité Académico y de Capacitación, Bienestar y

Estímulos Resolución 0093 de 2019, artículo 132

Comisión de Personal Resolución 0398 del 5 de Junio de 2017

Oficina de Planeación

Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Resolución 0093 de 2019, artículo 107

Comité Institucional de Gestión y Desempeño Resolución 0093 de 2019, artículo 103


Oficina de Control

Interno

Comité Institucional de Coordinación del Sistema de

Control Interno Resolución 0093 de 2019, artículo 92

Subcomité de Coordinación del Sistema de Control

Interno Resolución 0093 de 2019, artículo 94

Comité Sectorial de Auditoría del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.





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Áreas Misionales

Nombre de la

dependencia Cuerpo Colegiado o Consejos Superiores

Acto administrativo

Consejería Presidencial

para los Derechos

Humanos

Comisión intersectorial para la prevención de

Reclutamiento Utilización y Violencia Sexual contra

Niños y Niñas Adolescentes por Grupos al Margen de la

Ley y por Grupos de Delincuencia Organizada

Decreto 1569 del 2016

Comisión intersectorial de Derechos Humanos y DIH. Decreto 4100 de 2011 y modificado

parcialmente por el decreto 1216 de 2016.

Secretaria Técnica del Sistema nacional de Derechos

Humanos.

Decreto 4100 de 2011 y modificado


Subsistemas del Sistema nacional de Derechos

Humanos

Decreto 4100 de 2011 y modificado


Instancias Territoriales. Decreto 4100 de 2011 y modificado


Consejo Directivo de la Unidad Nacional de Protección Decreto 4065 de 2011. Artículo 6

Grupo de Valoración Preliminar de Riesgos – GVP Decreto 1066 de 2015. Artículo

2.4.1.2.36/37/38.

Comité de Reglamentación de Riesgos y

Recomendación de Medidas de Protección – CERREM

Decreto 1066 de 2015. Artículo

2.4.1.2.36/37/38.

Comisión del Plan de Acción Oportuna de Prevención y

Protección para los Defensores de Derechos Humanos,

Líderes Sociales, Comunales y Periodistas – PAO

Decreto 2137 de 2018. Artículo 2, parágrafo

2.

Mesa Nacional de Garantías a Defensores de Derechos

Humanos y Líderes Sociales.

Acuerdo de voluntades entre el Estado

Colombiano, las plataformas de derechos

humanos y la comunidad internacional –

2009.

Red Nacional de Observatorios de Derechos Humanos

y DIH

Decreto 4800 de 2011 compilado en

Decreto Único Reglamentario 1084 de 2015


para la Equidad de la

Mujer

Comité de Seguimiento a la Implementación de Ley

1257 de 2008 Ley 1257 de 2008, artículo 35

Comité de Seguimiento a la Implementación de la Ley

1719 de 2014 Ley 1719 de 2017, artículo 32



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Nombre de la


Acto administrativo

Comité Interinstitucional de la Ley 731 de 2002 Ley 731 de 2002, artículo 34

Comisión Intersectorial Conpes 161 Decreto 1930 de 2013

Comisión Intersectorial para la Incorporación del

Enfoque de Género en la Implementación del Acuerdo

Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción

de una Paz Estable y Duradera, la cual se denominará

Alta Instancia de Género de Gobierno

Decreto 1418 de 2018, artículo 8


para la Competitividad y

la Gestión Público

Privada

Coordinador General de la Comisión Nacional de

Competitividad e Innovación Decreto 1500 de 2012, artículo 5


de Seguridad

Comisión Colombiana del Espacio Decreto 2442/2006 (Creación Comisión)

Decreto 672/2017 (Delegación)

Consejo de Seguridad Nacional Decreto 4748/2010 (Creación Consejo)


Comisión Intersectorial de Extinción de Dominio Decreto 1776/2010 (Creación Comisión)


Oficina del Alto

Comisionado para la Paz

Consejo Nacional de Paz, Reconciliación y Convivencia Ley 434 de 1998 modificada por el Decreto

Ley 885 de 2017

Mesa para el Reconocimiento y Fortalecimiento del

Aporte a la Paz, el Perdón y la Reconciliación de las

Entidades Religiosas y sus Organizaciones

Decreto 437 de 2018.

Comisión Nacional de Garantías de Seguridad Decreto 2314 de 2018

Comisión Intersectorial Nacional para la Acción Contra

las Minas Antipersonal. Ley 759 de 2002 – artículo 5, 6 y 7

Subcomisión Intersectorial Técnica de Atención a

Víctimas Artículo 7 y 9 de la Ley 759 de 2002.

Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario -

IIDH Artículo 6 del Decreto 3750 de 2011

Mesa Nacional de Educación en el Riesgo de Minas

Antipersonal

Decreto 179 de 2019 – artículo 18



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Nombre de la


Acto administrativo


para la Estabilización y

la Consolidación

Secretaria Técnica del Consejo Interinstitucional del

Posconflicto Decreto 2176 del 9 de noviembre de 2015


para la Niñez y

Adolescencia

La Secretaria Técnica de la Comisión Intersectorial para

la Atención Integral de la Primera Infancia -AIPI-

Decreto 4875 del 22 de diciembre de 2011

Decreto 1416 del 3 de agosto de 2018 - Por

medio del cual se modifica el Decreto 4875

de 2011 y se dictan otras disposiciones.

Ley 1804 del 2 de agosto de 2016

Vicepresidencia de la

República

Secretaría Técnica de la Comisión Colombiana del

Océano

Secretaría Ejecutiva de la Comisión Colombiana del

Espacio

Decreto 1714 de 2018


para la Competitividad y

la Gestión Público

Privada

Coordinador General de la Comisión Nacional de

Competitividad e Innovación Decreto 1500 de 2012, artículo 5

Secretaría Jurídica Comité de Conciliación

Fundamentó la Resolución 2186 de 2010,

modificado por el artículo primero de


5. MANEJO INSTITUCIONAL DE ACTAS Y LISTADOS DE ASISTENCIA

5.1 DOCUMENTACIÓN DE ACTAS

Para documentar el acta se debe utilizar el Formato “F-DE-11 Acta” estructurado de la siguiente manera:

Encabezado (Dependencia, nombre de la reunión, número del acta, ciudad, lugar, fecha, asistentes y cargo),

cuerpo (objetivo de la reunión, temas a tratar, desarrollo, compromisos y responsables) y firmas.



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Encabezado

Firmas

Cuerpo



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Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientes

orientaciones:

DEPENDENCIA: Indica el nombre de la dependencia.

REUNIÓN DE: Indica el nombre de la reunión de manera claro y conciso.

Ejemplo: “Seguimiento al Plan Estratégico Sectorial con corte 31 de marzo de 2017”

ACTA No.: Indica numeración del acta en secuencia lógica y orden cronológico, es decir cada vigencia la numeración inicia en 01.

CIUDAD, FECHA Y LUGAR: Diligenciar la información solicitada.

NOMBRE DE ASISTENTES Y CARGOS: Listar todos los participantes.

OBJETIVO DE LA REUNIÓN: Indica el propósito de la reunión, debe ser medible, coherente con la temática a tratar y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser medida.

Ejemplo: “Realizar seguimiento al Plan Estratégico Sectorial con corte 31 de diciembre de 2018 en el

marco de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional establecidas en el Decreto 1499 de 2017”.

TEMAS A TRATAR: Listar los temas principales que se tratan durante el desarrollo de la reunión.

DESARROLLO: Redactar lo sucedido y tratado en la reunión, en tiempo pasado, utilizando un lenguaje claro, conciso, haciendo énfasis en las decisiones tomadas, realizando las aclaraciones necesarias por solicitud de los asistentes.

COMPROMISOS: Establecer de manera clara y precisa la obligación contraída o acuerdo pactado en el marco de la reunión.

RESPONSABLES: Se indica el nombre del responsable de la realización del compromiso.

HORA DE INICIO Y HORA DE TERMINACIÓN: Diligenciar la información solicitada.

Para diligenciar el campo de firmas, es necesario tener en cuenta lo siguiente:



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FIRMAS: Escritura gráfica, manuscrita que representa el nombre y apellidos que se coloca como señal de que autoriza el documento y expresa que aprueba su contenido.

5.2 MANEJO DE ACTAS POR CUERPOS COLEGIADOS O CONSEJOS

SUPERIORES

De acuerdo con lo establecido en el artículo 331 del Decreto Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas

para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración

1 ACTAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos emitidos en cada caso. Cuando las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por el secretario general o por el representante de la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en las mismas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a los funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que deban constar en ellas.

El acta debe elaborarse en su versión preliminar en lo posible durante el transcurso de la reunión. Expresar lo tratado en la reunión o situación específica sin describir detalles intrascendentes.

Hacer referencia a la participación de los integrantes en la deliberación de la reunión. El secretario no puede añadir adjetivos, opiniones, comentario ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Redactar la narración o descripción de lo discutido en la reunión en tiempo pasado. Identificar el título de algún documento que se mencione en la reunión con el nombre completo y código. Se indica el nombre de la persona que presenta una propuesta y no es necesario anotar el nombre

de quienes se adhieren a ella.

Recomendaciones para la elaboración del acta



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Pública, relacionado con “Actas de las Entidades Públicas” en el Departamento Administrativo de la Presidencia

de la República, las decisiones que se toman en el marco de los consejos superiores o de los cuerpos

colegiados, los cuales se relacionan en el numeral 4, se hacen constar en el documento “Acta” aprobada por

los miembros o por las personas designadas en la reunión. El documento debe contener la firma de quien

presida el cuerpo colegiado o consejo superior y el secretario técnico.

Las actas de los cuerpos colegiados o consejos superiores deben documentarse en el Formato Acta F-DE-11

a excepción del Comité Asesor de Contratación las cuales se documentaran en el Formato Acta del Comité

Asesor de Contratación F-BS-06.

Toda acta deberá estar acompañada por el formato “Listado de asistencia y registro de reuniones F-

TH-12” acorde con el numeral 5.4 Documentación de listados de asistencia y registro de reuniones,

diligenciando únicamente la parte “A” del formato.

Las actas deberán estar incluidas en las Tablas de Retención Documental de las dependencias que hagan las

veces de secretario técnico del cuerpo colegiado o consejo superior, ver Manual de Gestión Documental M-

GD-01.

5.3 MANEJO DE ACTAS POR OTRAS INSTANCIAS

Cuando el Jefe de la Dependencia o Líder del Proceso considere que es necesario por la importancia

estratégica documentar un Acta en el Formato F-DE-11, designará un responsable para su documentación

acorde con el numeral 5.1 Documentación de Actas.

Cuando se convoca a reuniones diferentes a las establecidas por acto administrativo, y se requiere desarrollar

el contenido de los temas tratados, así como establecer conclusiones de la reunión, se podrá utilizar la Ayuda

memoria de reunión F-DE-49, de acuerdo con los criterios definidos en el numeral 5.4 Documentación ayuda

memoria de reunión.

En los casos en que se requiera dejar un registro de los temas y compromisos generados de reuniones de

trabajo que no requieran elevarse a nivel de acta, podrá realizarse a través del formato de Listado de asistencia

y registro de reuniones F-TH-12 acorde con el numeral 5.4 Documentación de listados de asistencia y registro

de reuniones. En los casos en que sea necesario este documento complementa los formatos F-DE-11 Acta y

F-DE-49 Ayuda memoria de reunión.

5.4 DOCUMENTACIÓN AYUDA MEMORIA DE REUNIÓN

La Ayuda de Memoria es un instrumento que permite consolidar el desarrollo de los temas tratados en una

reunión convocada por motivaciones diferentes a actos administrativos. Este documento, consolida el tema

tratado, los datos que responden al donde, cuando, la hora, el nombre del responsable de elaborar la reunión,

así como el desarrollo de los contenidos tratados y las conclusiones o resultados.



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Encabezado

Cuerpo


orientaciones:



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DEPENDENCIA: Indica el nombre de la dependencia.

TEMA DE REUNIÓN: Indica el nombre del tema o temas principal que se tratará en la reunión.

Ejemplo: “Indicadores de los Objetivos de Desarrollo Sostenible - ODS”

OBJETIVO DE LA REUNIÓN: Redacta el propósito de la reunión, debe ser medible, coherente con la temática a tratar y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser medida.

Ejemplo: “Realizar seguimiento periódico a los avances obtenidos en Indicadores ODS”.

CIUDAD: Diligenciar el nombre de la ciudad en la cual se desarrolla la reunión.

LUGAR: Diligenciar el nombre del lugar en el que se está adelantando la reunión.

Ejemplo: “Sala de juntas –Subdirección General”

FECHA: Diligenciar el año, mes y día, en el que se está adelantando la reunión.

ELABORADA POR: Indicar el nombre de la persona que elabora la Ayuda de Memoria.


DESARROLLO: Redactar de manera sucinta el tema o los temas tratados en la reunión, utilizando un lenguaje claro, conciso, desarrollando los principales contenidos de las temáticas.

CONCLUSIONES O RESULTADOS: Redactar las deducciones o resultados obtenidos que se consideren relevantes en el marco del tema o temas tratados durante el desarrollo de la reunión.}

5.5 DOCUMENTACIÓN AYUDA DE MEMORIA – AGUA

La Ayuda de Memoria – Agua (Agenda Unificada y Abierta) es un instrumento que permite consolidar las

principales conclusiones de los diferentes espacios de coordinación y articulación en donde participe la Señora

Vicepresidente de la República y otros funcionarios que desarrollen sus acciones en el marco de las funciones

de este Despacho.



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Encabezado

Cuerpo


orientaciones:

ASUNTO: Indica el nombre del tema o temas principal que se tratará en la reunión. Ejemplo: “Reunión de la Señora Vicepresidente con el Embajador de Canadá”



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FECHA: Diligenciar el año, mes y día, en el que se está adelantando la reunión.

LUGAR: Diligenciar el nombre del lugar en el que se está adelantando la reunión.

Ejemplo: “Vicepresidencia de la República”


ASISTENTES: Incluir el nombre completo y el cargo.

TEMAS TRATADOS: Incluir la agenda propuesta para la ejecución de la reunión.

CONCLUSIONES: Redactar de manera sucinta el tema o los temas tratados en la reunión, utilizando un lenguaje claro, conciso, desarrollando los principales contenidos de las temáticas. Adicionalmente, redactar las deducciones o resultados obtenidos que se consideren relevantes en el marco del tema o temas tratados durante el desarrollo de la reunión.

5.6 DOCUMENTACIÓN DE LISTADOS DE ASISTENCIA Y REGISTRO DE

REUNIONES

El formato está estructurado en dos partes, en la parte “A” listado de asistencia, se debe diligenciar en todas

las reuniones y la parte “B” registro de reunión, se diligenciará solo en los casos en que no se requiera

documentar el acta, pero si dejar un registro de los temas y compromisos generados.

Para documentar el listado de asistencia se debe utilizar el Formato “F-TH-12 Listado de asistencia y registro

de reuniones” estructurado de la siguiente manera: Encabezado (Asunto y fecha) y cuerpo del documento

(nombre del asistente, cargo, entidad o dependencia, correo electrónico, número de celular o teléfono fijo, firma,

actividades desarrolladas, compromisos, responsable, fecha del compromisos y firma).



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Encabezado

Cuerpo

A

B

F-TH-12 (Versión 11)


orientaciones:



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NOMBRE: Registrar nombre y apellidos de los asistentes a la reunión.

CARGO: Indicar el cargo que el asistente tenga al interior de la Entidad o de la organización que representa.

Ejemplo: Asesor, Asesora, Director, Jefe de Área, Secretaria, Contratista, Etc.

ENTIDAD O DEPENDENCIA: Indicar el nombre de la entidad u organización que representa y en los casos en que el asistente haga parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, registrar la dependencia de la que hace parte.

CORREO ELECTRÓNICO: Registrar la dirección de correo electrónico con dominio corporativo. Solo en los casos en que no se cuente con el correo asignado por la entidad de la que hace parte, registrar el personal.

NÚMERO DE CELULAR O TELÉFONO FIJO: Indicar el número de celular corporativo o teléfono fijo con la respectiva extensión del puesto de trabajo.

FIRMAS: Escritura gráfica, manuscrita que representa el nombre y apellidos que se sitúa como señal de que autoriza el documento y expresa que aprueba su contenido.

En las reuniones generales en las que se requiera establecer compromisos se diligenciará la información como

se establece a continuación:

ACTIVIDADES DESARROLLADAS/ TEMAS TRATADOS: Incluir la agenda de la reunión definiendo los temas principales que se tratarán o trataron durante el desarrollo de la reunión.

COMPROMISOS: Establecer de manera clara y precisa la obligación contraída o acuerdo pactado en el marco de la reunión.

RESPONSABLES: Se indica el nombre del responsable de la realización del compromiso.

FECHA CUMPLIMIENTO: Se establece la fecha que se proyecta dar cumplimiento al compromiso establecido.

6. MARCO LEGAL

Decreto 019 del 10 de enero de 2012



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7. REQUISITOS TÉCNICOS

NTC-ISO 9001-2015, numeral 7.5 Información documentada.

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de

documentos asociados cuando se consulta el documento.

9. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación

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