LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y USO DEL EQUIPO … · 2020-03-31 · lineamientos para la administraciÓn y uso del equipo automotor asignado a la casa militar de la presidencia

LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y USO

DEL EQUIPO AUTOMOTOR DEL DAPRE

ASIGNADO A LA CASA MILITAR DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

BOGOTÁ D.C, 2020

LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN

Y USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR ASIGNADO A LA CASA MILITAR DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

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GESTIÓN DE SEGURIDAD, APOYO LOGÍSTICO, COMUNICACIÓN Y PRENSA.

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CONTENIDO 1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 2

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 2

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2

4. CLASIFICACIÓN ................................................................................................................. 3

5. LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL EQUIPO AUTOMOTOR ........................... 3

5.1 Verificación física ........................................................................................................... 3

5.2 Designación funcionario de Trasportes Casa Militar ................................................... 3

5.3 Requisitos para la asignación de vehículos o motocicletas ......................................... 4

5.4 Asignación equipo automotor DAPRE ........................................................................... 4

5.5 Parqueo de equipo automotor en las instalaciones autorizadas ................................ 5

5.6 Autorización parqueo fuera de las zonas establecidas por DAPRE ............................. 5

5.7 Protocolo en Caso de Siniestros Viales ......................................................................... 5

5.8 Reporte de Novedades Administrativas o Siniestros Viales ........................................ 6

5.9 Suministro de Combustible ........................................................................................... 6

5.10 Suministro de Combustible Fuera de Bogotá para Equipo Automotor DAPRE ........ 7

5.11 Revisión e inspección periódicas ................................................................................ 8

5.11.1 Plan de Mantenimiento Programado ................................................................. 8

5.12 Conducción y Medidas de Seguridad. ......................................................................... 8

5.12.1 Parámetros para conducción ............................................................................... 9

5.12.2 Protocolo de conducción – DAPRE ...................................................................... 9

5.13 Seguro Obligatorio y Revisión Técnico Mecánica y de Gases. ................................. 11

5.14 Cumplimiento e Instrucción al Personal ................................................................... 11

6. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 11

7. REQUISITOS TECNICOS ................................................................................................... 12

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................... 12




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1. OBJETIVO

Definir lineamientos para una adecuada administración y uso del equipo automotor,

establecer criterios operacionales para la asignación, seguridad, y mantenimiento, los

cuales permitan prolongar la vida útil y el óptimo funcionamiento del equipo automotor

empleado para el servicio de la Casa Militar Presidencia de la Republica, previniendo

siniestros viales relacionados con el mal uso y manipulación de los vehículos y

motocicletas; evitando investigaciones en materia administrativa, disciplinaria y penal.

2. ALCANCE

El lineamiento aplica para todo el personal en comisión a la Función Pública – Casa Militar, que tenga asignado equipo automotor propiedad del DAPRE para el cumplimiento de las funciones en pro del señor Presidente, Vicepresidente de la República y sus familias.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Accidentes de tránsito. De acuerdo al artículo 2° del código Nacional de Tránsito Ley 769 del 2002, se define Accidente de tránsito como: evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y bienes involucrados e igualmente afecta la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o las vías comprendidas en el lugar o dentro de la zona de influencia del hecho. Certificado de idoneidad: Para el personal Militar que se desempeñan como conductores y están en comisión a la Función Pública – Casa Militar Presidencia de la Republica y tienen vehículos asignados por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, deberá obtener el certificado de idoneidad expedido por la Institución Militar. Equipo Automotor: Para efectos del presente lineamiento se entenderá por equipo automotor, cualquier medio de transporte terrestre, entiéndase automóviles, camionetas, microbús, pickup y motocicletas, utilizado por el personal Militar en comisión a la Función Pública – Casa Militar. RTM: Revisión técnico mecánica y de gases – RTM, todos los vehículos automotores, deben someterse anualmente a revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes, según la Ley 769 de 2002.




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SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito - SOAT, el cual ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito e indemniza a los beneficiarios o las víctimas por muerte o incapacidad médica según el caso. (Res. 1565 de 2014, Ministerio de Transporte).

4. CLASIFICACIÓN

En el artículo 24 de la Resolución No. 0093 de 2019 de la Presidencia de la República, el

parque automotor de la entidad se clasifica en:

Vehículos de asignación oficial: Son aquellos asignados por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República al servicio de un servidor público de la Entidad, para el cumplimiento de actividades inherentes a su cargo.

Vehículos para el servicio operativo: Son aquellos destinados exclusivamente para atender necesidades ocasionales e indispensables propias del objeto de la Entidad. Vehículos para el servicio de seguridad y protección: Son aquellos destinados para prestar el servicio de seguridad y protección al señor Presidente de la República y su familia, el Vicepresidente de la República y su familia, y a los funcionarios de la entidad que por la

naturaleza de sus funciones lo requieran.

5. LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL EQUIPO AUTOMOTOR.

5.1 Verificación física

Para los automotores de propiedad del Departamento administrativo de la Presidencia de la República, según el cronograma establecido trimestralmente deberán presentar ante el delegado del proceso de trasportes de la Casa Militar, con el propósito de verificar la existencia física y el estado de los bienes, mediante el acta de entrega formato estandarizado por el SIGEPRE con el fin de efectuar “Revista Física del Parque Automotor”, el cual deberá archivarse una vez verificada en la carpeta de hoja de vida del automotor, con el respectivo informe de verificación del automotor.

5.2 Designación funcionario de Trasportes Casa Militar

En referencia a los parámetros establecidos por el Jefe de la Casa Militar de la Presidencia de la República mediante acto administrativo – Orden Semanal, nombrará al funcionario delegado para la supervisión y control del parque




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automotor, con relación al mantenimiento preventivo o correctivo, repuestos, asignaciones, reportes de novedades, seguros obligatorios y demás que posibiliten un adecuado uso y cuidado del equipo automotor asignado del Departamento Administrativa de la Presidencia de la Republica.

5.3 Requisitos para la asignación de vehículos o motocicletas

Con el objeto de establecer líneas de responsabilidad para el uso adecuado y mantenimiento del equipo automotor de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se establecen los siguientes requisitos internos para gestionar la asignación:

Copias de: Licencia de conducción vigente Cédula de ciudadanía Carné de identificación de la Presidencia de la República Certificado de idoneidad vigente para conducción Automóvil y Motocicleta

5.4 Asignación equipo automotor DAPRE

Asignación por primera vez: El funcionario se debe dirigir a las instalaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE), al grupo de transportes, con previa remisión de correo con la solicitud de asignación de parte del encargado de vehículos de casa militar y llevar consigo copia de los documentos relacionados anteriormente como requisitos para la asignación de vehículos o motocicletas. Del mismo modo, una vez ya se efectúe mencionada asignación el funcionario deberá solicitar copia del acta de asignación con el fin de anexarla a la carpeta individual del automotor que de manera controlada lleva la oficina de trasportes de la Casa Militar. Asignación por Ausencias: Cuando el funcionario que tiene asignación directa de Automóvil o motocicletas se ausente del servicio por cumplimiento al plan vacacional, cursos de ascenso, comisiones de estudio, comisiones al exterior, incapacidades médicas entre otras, se deberá informar al delegado del proceso de trasportes de la Casa Militar, con el fin de adelantar los tramites que corresponden con el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE) para su reasignación, es de anotar que al funcionario que se le hará la nueva asignación, debe contar con los requisitos establecidos y relacionados en el numeral 5.3 del presente documento.




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5.5 Parqueo de equipo automotor en las instalaciones autorizadas

Según la Guía para el Uso de Parqueaderos en el DAPRE (G-GA-02) clasifica y distribuye siete (7) zonas de parqueo, así:

Clasificación Zona de Parqueo de Vehículos Oficiales Zona de Parqueo de Vehículos Particulares Zona de Parqueo de Vehículos de Visitantes Zona de Parqueo de Vehículos de Personas en Condición de Discapacidad Zona de Parqueo de Motocicletas Oficiales Zona de Parqueo de Motocicletas Particulares Zona de Parqueo de Bicicletas

NOTA: Una vez culminado el servicio todos los vehículos y motocicletas del DAPRE asignados para las actividades de la Casa Militar en uso oficial, deberán ser parqueados en los puntos autorizados relacionados anteriormente y conforme a la ubicación del parqueadero asignado. Del mismo modo, se deberá acatar los criterios expuestos en la Guía para el Uso de Parqueaderos en el DAPRE (G-GA-02), en cuanto a condiciones generales, prohibiciones y reclamaciones por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

5.6 Autorización parqueo fuera de las zonas establecidas por DAPRE

Con el fin de establecer acciones de control para el parqueo del equipo automotor fuera de las zonas establecidas por DAPRE, se establecen las siguientes instrucciones, las cuales serán de estricto cumplimiento por parte del personal con vehículos oficiales asignados a la Casa Militar por parte del DAPRE, así:

Si el funcionario cuenta con equipo automotor asignado para el desarrollo de las

labores propias de la Casa Militar y por razones de horario y dinámica del servicio

requiere parquearlo fuera de las zonas establecidas por DAPRE, se deberá contar con

previa autorización del mismo Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República a través del Área Administrativa - proceso de trasportes de la Casa Militar.

5.7 Protocolo en Caso de Siniestros Viales




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Para el equipo automotor de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se deberá atender lo establecido en el Procedimiento en caso de que ocurra un incidente y/o accidente de tránsito (P-GA-22) y después del evento el Procedimiento atención de siniestros de bienes de la entidad (P-GA-05).

5.8 Reporte de Novedades Administrativas o Siniestros Viales

Las novedades administrativas que se causen con el personal de conductores del

Departamento Administrativo de la Presidencia o de las Fuerzas Militares

comisionando en DAPRE, que tenga asignado o a su servicio equipo automotor al

servicio de la Casa Militar de la Presidencia de la República deberán ser informadas

inmediatamente por escrito a la al Jefe de la Casa Militar, adjuntando los documentos

que se relacionan a continuación, así:

Comunicación oficial informando la novedad

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Copia del certificado de idoneidad vigente para conducción de vehículo o de

motocicleta de acuerdo la situación

Copia de la licencia de conducción

Registro fotográfico

Copia orden de marcha (para desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá)

Informe policial de accidente de tránsito (cuando aplique)

Croquis (bosquejo topográfico) (cuando aplique)

En vista de lo anterior, el funcionario delegado para los medios de transportes de la Casa Militar, recibirá la documentación y realizará el trámite correspondiente ante la entidad propietaria del vehículo o motocicleta, para dar inicio al procedimiento de reparación o cambio del automotor, es imperativo que estos antecedentes reposen en la carpeta de cada vehículo.

5.9 Suministro de Combustible

Equipo automotor del DAPRE: se deben seguir los parámetros de la Guía (G-GA-01), que a la letra dice: se abastecerá del combustible estrictamente necesario para mantenerse en operación y servicio según corresponda, para lo cual se dispondrá de las herramientas y medios que permitan el control permanente de los consumos, que en todo caso estarán acordes con las políticas de austeridad y racionalización del gasto público. Dicho abastecimiento únicamente se efectuará en el lugar




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autorizado, siempre que se dé cumplimiento a los procedimientos establecidos y se cumpla con los requisitos y controles adoptados para tal fin.

5.10 Suministro de Combustible Fuera de Bogotá para Equipo Automotor DAPRE

En atención al suministro de combustible para los vehículos del DAPRE que por

necesidades del servicio se genere la necesidad de realizar desplazamiento fuera de

la ciudad de Bogotá y de la ciudad de Cartagena, es pertinente atender a las

siguientes recomendaciones simplificadas como un ABC, así:

Implicaciones: Previa solicitud enviada, mediante correo electrónico por parte de la Casa Militar área de trasportes [email protected].

En vista de lo anterior, el listado de direcciones de las estaciones de servicio autorizadas, será proporcionado por parte del Coordinador de Transportes del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), en el momento de hacer entrega de la tarjeta de suministro de combustible de acuerdo al lugar de destino.

Soportes Documentales. Hace referencia a los soportes producto del uso de la tarjeta de suministro de combustible, (recibo), el cual debe ser allegado una vez culminada la comisión.

Responsabilidad. La que debe asumir cada funcionario frente a irregularidades en el inadecuado uso de este tipo de elementos que son para el servicio en cumplimiento de agendas oficiales.

mailto:[email protected]




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5.11 Revisión e inspección periódicas

Equipo automotor del DAPRE: Según lo establecido por el Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01), se debe realizar una inspección sin excepción alguna, por los conductores. Dicha actividad se realizará haciendo uso del Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo F-GA-42; este formato debe ser entregado semanalmente al delegado del proceso de Transportes de la Casa Militar, con el fin de realizar verificación su buen diligenciamiento. En caso que el conductor evidencie alguna novedad en el vehículo inspeccionado, esta se debe registrar en el Formato de Inspección Diaria Pre-operacional de Vehículo F-GA-42. El Grupo de transportes del DAPRE, definirá si esta novedad pone en riesgo la integridad del conductor y la operación del vehículo; en tal caso se restringirá la salida y operación del mismo.

5.11.1 Plan de Mantenimiento Programado

Para el equipo automotor de DAPRE se deberá atender lo definido en el procedimiento Mantenimiento Preventivo y Correctivo al Parque Automotor P-GA-17 y el Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01) numerales 6.3.2; 6.3.3; 6.3.4 y 6.3.5.

5.12 Conducción y Medidas de Seguridad.

De acuerdo a estadísticas por parte del observatorio de la Agencia Nacional de Seguridad Vial “El 90% de los accidentes tienen que ver con el comportamiento humano, por imprudencias. Un 40% por exceso de velocidad, 30% por no respetar las normas y señales de tránsito, 10% por conducir bajo efectos del alcohol, y 10% porque peatones incumplieron las normas”. Teniendo en cuenta la responsabilidad que le asiste a cada funcionario que cuenta con asignación directa de vehículos o motocicletas del DAPRE en pro de la Casa Militar de la Presidencia de la República, se debe tener presente la Guía para prevenir eventos de responsabilidad extracontractual del estado por accidentes de tránsito con vehículos al servicio del DAPRE (G-GA-01) las siguientes acciones permiten generar medidas de protección y autocuidado en el manejo de automotores mitigando en todo momento situaciones que pongan en riesgo la vida, la integridad y los bienes.




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5.12.1 Parámetros para conducción

Uso de casco para conductores de motocicletas, según la Ley 769 de 2002 Código Nacional de Transito se deberá utilizar el casco de seguridad por los conductores y los acompañantes.

5.12.2 Protocolo de conducción – DAPRE

Antes de poner en marcha el motor del vehículo se debe:

Revisar que todas las ventanillas, retrovisores y luces exteriores estén limpios Verificar que alrededor e interior del vehículo no existan objetos extraños o

que bloqueen la marcha Comprobar el estado de los neumáticos y la presión de inflado de las llantas. Revisar los fluidos: niveles de agua, aceite, líquido refrigerante, líquido de

frenos, líquido limpiaparabrisas y líquido de dirección. Ubicar el asiento del conductor de tal forma que la conducción sea cómoda y

al alcance de todos los mandos. Ajustar los retrovisores interiores y exteriores. Verificar el funcionamiento de las luces tanto internas como externas. Comprobar todos los indicadores incluyendo el de combustible. Colocar los cinturones de seguridad. Durante la marcha del automotor.

El consumo de combustible del vehículo depende fundamentalmente del estilo de conducción y el terreno por el que circula. Para lograr una conducción económica se debe:

Evitar calentar el motor más de cinco minutos No elevar en exceso las RPM. Seguir estrictamente el programa de revisiones de mantenimiento

recomendado por la casa fabricante. Utilizar el aire acondicionado en el lugar y por el tiempo estrictamente

necesario. Conducir a velocidad moderada y promedio sin sobrepasar los límites

permitidos. Reducir la velocidad cuando se conduzca por carreteras destapadas. Mantener la presión de inflado de las ruedas establecida por el fabricante.




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No sobrepasar los estándares de peso del vehículo. No apoyar el pie en el pedal de freno mientras se conduce. Mantener el equipo automotor permanentemente alineado y balanceado. El gasto de combustible es mayor con viento lateral o frontal; para compensar

la resistencia se debe conducir a velocidades bajas.

Conducción nocturna:

Comoquiera que la conducción nocturna representa mayores riesgos que la diurna, es importante recordar:

Disminuir la velocidad y aumentar las distancias de seguridad entre los vehículos especialmente si la carretera no está bien iluminada.

Ajustar los retrovisores para evitar que los demás vehículos lo deslumbren. Mantener los faros limpios y bien orientados evitar mirar las luces de los

vehículos que se aproximen Portar el equipo de carretera completo

Conducción con lluvia:

La lluvia y el asfalto mojado hacen la conducción más peligrosa, es preciso tener en cuenta lo siguiente:

La lluvia dificulta la visión y hace que aumente la distancia de frenado por lo

cual se debe reducir la velocidad Mantener en buenas condiciones las gomas de los limpiaparabrisas Los neumáticos se deben mantener en buen estado, es decir, con un labrado

que posibilite una frenada brusca sin provocar patinadas Conducir con los faros encendidos No conducir sobre charcos a alta velocidad Pruebe suave y continuamente los frenos

De acuerdo con la normatividad vigente se recomienda a los conductores del parque automotor abstenerse de lo siguiente: Cometer actos contra la moral y las buenas costumbres en el desempeño del

servicio. Utilizar el vehículo fuera del horario de servicio sin la autorización respectiva. Utilizar el vehículo para enseñar a conducir, o cualquier otra actividad ajena a

su destinación. Dejar abandonado el vehículo. Permitir la conducción del vehículo por otro funcionario o persona extraña.




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Transportar un número de personas o carga que exceda lo señalado en la licencia de conducción del vehículo.

Llevar el vehículo a reparación o mantenimiento sin la respectiva autorización del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Realizar cualquier otra conducta atentatoria del buen servicio, de acuerdo con la naturaleza del cargo.

5.13 Seguro Obligatorio y Revisión Técnico Mecánica y de Gases.

Según el Código Nacional de Tránsito Terrestre Ley 769 de 2002 para poder transitar en el territorio nacional todos los vehículos deben estar amparados por un seguro obligatorio vigente-SOAT, así mismo todos los vehículos automotores deben someterse anualmente a revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminante-RTM, lo anterior se regirá por las normas actualmente vigentes o aquellas que la modifiquen o sustituyan.

El delegado de trasportes de la Casa Militar deberá generar mecanismos para alertar las fechas de vencimiento de estos documentos reglamentarios y bajo la coordinación con el Coordinador de Trasportes del DAPRE, llevar a cabo los trámites correspondientes para la renovación de estos documentos; si por algún motivo el SOAT o la RTM se venciera, el vehículo debe ser estacionado en las zonas establecidas hasta tener los documentos vigentes.

Del mismo modo, deberá coordinar con el Coordinador del Grupo de Transportes DAPRE, quien suministra la información necesaria e indica el procedimiento para la expedición del certificado, una vez sea expedido el certificado vigente solicitará copia del mismo a través de la cuenta de correo [email protected] con el fin de mantener el control y actualización del parque automotor en la base de datos.

5.14 Cumplimiento e Instrucción al Personal

Atender sin excepción los lineamientos establecidos en los numerales anteriores, El funcionario delegado para trasportes de la Casa Militar impartirá instrucción de forma periódica al personal que cuenta con asignación de vehículo, teniendo en cuenta lo establecido en el Plan Estratégico de Seguridad Vial DAPRE – PESV (D-GA-01), dejando constancia en soportes documentales firmados por los funcionarios.

6. MARCO LEGAL

mailto:[email protected]




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Constitución Política de Colombia.

Ley 1476 del 19 de julio de 2011, por la cual se expide el régimen de responsabilidad

administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio

de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública.

Ley 769 del 2002, por medio del cual se expide el código nacional de tránsito

terrestre.

7. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2015. Numeral 7.1 Recursos.

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe de la Casa Militar Presidencia de la República.

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