Lista Maestra de Diagrama de Procesos FCOD-11

COMPRAS FCOD-11

REVISIÓN: A JULIO DE 2007

FCOD.11-A Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, DOC. REL. PCOD.02 de no serla notificar al responsable de Control de Documentos. 1/1

COMISION ESTATAL DE SERVICIOS PUBLICOS DE ENSENADA

LISTA MAESTRA DE DIAGRAMAS DE PROCESOS NUMERO REV. FECHA NOMBRE DEL DOCUMENTO

DCMP.01 C 10/11/09 Procesos de actividades del departamento de Compras

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO"

COMPRAS DCMP.01

REVISIÓN: C 10 DE NOVIEMBRE DE 2009

DCMP.01-C Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de DOC. REL. MCES.01 no serla notificar al responsable de Control de Documentos. 1/10

Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada

DISTRIBUCION

(SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X

(GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X

(MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X

(FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X

(SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X

(CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X

(ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X

(INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X

(CJS) Cajas X (COP) Coordinación Técnica Operacional X (PSP) Presupuesto X

(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X

(SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X

(SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X

(GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos X (CTR) Contraloría X

(CSC) Comunicación Social X (ACU) Acueductos X (CPL) Coordinación de planeación X

(CAG) Cultura del agua X (SVG) Sucursal Vicente Guerrero X (COD) Control de documentos X

(CNX) Conexiones X (CMO ) Comercialización y recuperación de obra X (RCL) Registro de clientes X

(MED) Medidores X (GGB) Gestión gubernamental X

CAMBIOS A DOCUMENTOS REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN

A Versión original 31/07/09

B Se modifico el objetivo de calidad y se integro las actividades de evaluación de proveedores y realización de mediciones para mejoras del departamento.

19/10/09

C Se integro la periodicidad con la que se entregan losreportes (mensualmente) 10/11/09

“ESTE DOCUMENTO CONTIENE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y NO DEBERÁ REPRODUCIRSE POR NINGÚN MEDIO SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA”

IDENTIFICACIÓN NO. DE DOCTO PROCESO DE ACTIVIDADES

DCMP.01 COMPRAS

OBJETIVO DEL PROCESO

Proveer de material o servicios a los departamentos de CESPE para realizar sus actividades.

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COMPRAS DCMP.01



OBJETIVO DE CALIDAD

• Colocar como mínimo el 60% del total del las Ordenes de Compra a los proveedores en un plazo de 1 a 3 días hábiles a partir de recibidas las requisiciones de Material y/o Almacén.

• Colocar como mínimo el 70% del total de las Ordenes de Servicio a los proveedores en un plazo de 1 a 3 días hábiles a partir de recibidas las requisiciones de servicio.

• Mantener vigentes los contratos de renovación continua, para los concursos a sobre cerrado, licitación regional y licitación nacional al 100%.

• Asegurar que el proveedor cumpla con el plazo de entrega del bien o servicio, según lo acordado dentro de la cláusula de plazo de entrega en el contrato de los concursos a sobre cerrado, licitación regional y licitación nacional.

Nota: La colocación de la orden al proveedor y la respuesta al solicitante será una vez recibido en el depto de compras.

ENTRADA: Requisición de Material y/o Almacén o de Servicio

SALIDA: Material o Servicio

RECURSOS MATERIALES

• Equipo de computo • Laptop • Sistema de compras • Fax

REQUISITOS DEL PROCESO MARCO JURÍDICO

1. Ley de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California 2. Reglamento de la Ley de Adquisiciones arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California 3. Ley de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California para el

Sector Publico (aportación federal) 4. Reglamento de la Ley de Adquisiciones arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California para el Sector Publico. 5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Baja California.

SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

• Reporte de medición de tiempo de respuesta mensual No. de Requisiciones colocadas dentro de los 3 días hab. Prom. X 100 = % de Eficiencia No. de Requisiciones Recibidas

• Formato de renovación continúa. • Formato de plazos.

• Internet • Impresora • Sistema de servicios (temporal) • Radio y Celular • Scanner

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O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



ANÁLISIS DEL PROCESO

• Graficas comparativas por mes de No. Requisiciones recibidas y colocadas dentro del plazo de respuesta.

• Resultado mensual del Formato de renovación continúa • Resultado mensual del Formato de plazos.

PRODUCTO NO CONFORME

1. Error en órdenes de Material o Servicio 2. No hacer orden de compra oportunamente. 3. No contar con las especificaciones completas de lo que solicitan. 4. Que los usuarios internos realicen funciones que correspondan al departamento de compras

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



DIAGRAMA DE PROCESO

Inicio

Se sellan de recibido y se registran en la

bitácora que corresponda

¿ Que tipo de requisición

es?

Llega la solicitud de

servicios para hacer las cotizaciones

Recibe requisición de almacén y se manda a cotizar por medio de fax, personal, correos a los

proveedores inscritos.

Aux. de Compras

Cotizador de bienes o

materiales

Cotizador

B= Material

A= Servicio

¿ Se requiere? 3

Concurso

Tramite normal

1

Se evalúa comparativamente en función al: costo, tiempo de

entrega y calidad. Cotizador

1

A. Requisición de servicios B. Requisición de almacén C. Compra por vales D. Elaboración de vales de

gasolina y lavado de unidades para personal autorizado.

E. Evaluación a Proveedores y realización de mediciones

A

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COMPRAS DCMP.01



Llega la cotización (es), se evalúa comparativamente en función al: costo, tiempo de

entrega y calidad.

Se anexan cotizaciones a la requisición de almacén

marcando material y precio del posible proveedor.

Lo pasa al auxiliar de

Compras

Cotizador de bienes o

materiales

Emite la orden de compras o servicio

FCPM.01 en el sistema de compras ICPM.01

Imprime la orden arma la documentación: -orden de compra

-Requisición de almacén -Requisición de material

-Presupuestos

Se pasa a firma del jefe de departamento, se

coteja la información y elección de proveedor

Aux. de Compras

Aux. de Compras

1

1

2

Aux. de Compras

Aux. de Compras

2

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

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DO"

COMPRAS DCMP.01



¿ Esta

correcto?

Firma el jefe de departamento

Se corrige información al Aux. de Compras

-Los detalles de orden de Compra se pasan a la Aux. Compras -Los detalles de Cotización se

pasan al cotizador

2

SI

NO

2

Aux. de Compras

Se manda aviso al

proveedor y se manda la orden de compra o servicio

Llega al momento de entregar material al depto de Compras a

recoger orden y entrega factura.

Cotizador

Proveedor

Se queda con copia de orden firmada por el proveedor y

documentos anexos. Se pasa a charola para archivar en expediente

de proveedor. -Fólder B – Original requisición de

almacén

FIN

Cotizador

¿ Es orden de

compra o servicio?

Compra

Servicio

Se archiva en expediente del proveedor.

FOLDER A: -Copia de orden.

-Presupuesto. -Requisición de servicio.

FOLDER B: -Original requisición de servicio.

FIN

Se manda aviso al

proveedor y se manda la orden de compra o servicio

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



B

Acude a Compras solicitando material

Atiende la solicitud si es menor de $500, se llena le

vale para cambiarlo por efectivo firmando de recibido

el solicitante y jefe de departamento.

-Se entrega el efectivo al solicitante.

-El solicitante entregan la factura original de la compra y

si sobro dinero se regresa.

Se llena un formato del dinero que se movió en el mes, firma la persona que

realiza el formato, se anexan las facturas y vales.

Se pasa la información al jefe de departamento para

firma.

Se manda copia del

formato, facturas y vales al depto de Contabilidad.

Se archiva formato de recibido por parte de

Contabilidad.

FIN

Aux. de Compras

Aux. de Compras

Llega requisición de

material o servicio con monto mayor de 4000

salarios mínimos.

Se pasa al Auxiliar de

Concursos

Se define tipo de concurso: - Adjudicación Directa (por cotización).

ICMP.02 -Invitación( a sobre cerrado).

ICMP.03 -Licitación publica nacional

ICMP.04. -Licitación publica regional.

ICMP.05 -Excepciones a la Licitación

ICMP.06 .

Se hace solicitud de recursos a la Subdirección

Administrativa y Presupuesto.

Se empieza a trabajar con el desarrollo del concurso

3

C

Auxiliar de Concursos




Solicitante

Aux. de Compras

Aux. de Compras

Aux. de Compras

Aux. de Compras

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



3

Se realiza el concurso.

Se realizan oficios de fallo y se elabora contrato.

Firma la compañía que gano el concurso y el

depto Jurídico.

Entrega copia a Egresos, jurídico, Almacén (cuando sea

concurso de requisición de material) y en su caso el depto

solicitante.

Se archiva información de

concursos.

Se da seguimiento a las

fechas establecidas en los contratos para su

cumplimiento.

FIN

Jefe de depto y Auxiliar de Concursos




Jefe de depto y Auxiliar de Concursos

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



Es elaboración de vales de gasolina

o lavado de unidades?

D

Seleccionar el icono VALES DE

GASOLINA Teclear F7 para limpiar el

catalogo.. Seleccionar subdirección con la tecla F9.

Lavado de unidades

Gasolina Se teclea F8 para buscar todas las unidades correspondientes a

dicha subdirección. Se presionar F1 para generar vales.

Se capturar los sig. datos: fecha , vencimiento, folio siguiente y

subdirección. Dar click para generar el vale.

Para salir de este menú se da click a la tecla PAGE UP.

Imprimir la hoja de relación de entrega.

Para imprimir la hoja de relación de entrega se debe capturar la fecha

de alta y la subdirección presionando F9

La hoja de relación contiene los sig. datos: folio, fecha de vencimiento,

No. de unidad, responsable, carwash y quién firma de recibido. Los vales se sellan con el logo de CESPE en la parte de enfrente.

Después se recortan, se anexan a la hoja de relación y se pasan a

firma.

Una vez que son firmados por el jefe de depto. se mandan a sus respectivas subdirecciones.

Al término de este proceso la hoja de relación de vales es regresada al

depto. de compras para ser archivada

Seleccionar el icono VALES DE GASOLINA 2009.

Seleccionar en el menú principal ACTUALIZAR FOLIO, FECHA DE ALTA Y

FECHA DE VENCIM IENTO. Capturar los sig. datos: No. de folio en que se quedó la semana anterior, fecha de alta (lunes sig. a partir de que se impriman los vales) y la fecha de ven cimiento será 7

días después.

Se mandan a imprimir los datos que han sido capturados.

Después de imprimir los vales de gasolina se imprime la relación donde aparecen los

números de los vales por subdirección, nombre del empleado, folio y unidad, litros,

combustible, fecha de alta y de vencimiento, por ultimo la firma del

empleado al recibir el vale.

Se pone el sello de CESPE por enfrente y atrás uno que contenga los sig. datos: fecha, N o. de unidad, placas, litros y firma del empleados Se recortan, separan por subdirecciones y se anexan a la hoja de relación y se pasan a firma.

FIN FIN

Auxiliar Administrativo




Jefe de departamento y



Después de ser firmados por el jefe de depto. se mandan a sus respectivas subdirecciones. Al término de este proceso la hoja de relación de vales es regresada al depto. de compras para ser archivada.

Jefe de departamento y




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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS DCMP.01



E

Se localizan los expedientes de cada uno de los

proveedores a evaluar y las órdenes correspondientes al

mes a evaluar. ICMP.07

Actividad

mensual a realizar.

Realización deMediciones

Evaluación a Proveedores

Se evalúan los siguientes aspectos: Servicio al cliente,

tiempo de entrega de las cotizaciones, cumplimiento con el tiempo de entrega, servicio post-venta y si se dispone de

un SGC.

De órdenes de compra

y servicios. ICMP.07

Se elabora una tabla en Excel por cada proveedor y

se llenan los campos correspondientes al formato

FCMP.21.

Se llenan los siguientes campos: # de requisición, fecha en que se recibió la requisición, # de orden, fecha en que se hizo la orden y nombre del proveedor.

Se elaboran las graficas

correspondientes, se saca un promedio

porcentual.

FIN






Se obtiene una calificación mediante

criterios y con una regla de tres se determina si

la calificación fue: Reprobatoria, mala, regular, buena, muy buena o excelente.

FIN


"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO"

COMPRAS FCOD-07




LISTA MAESTRA DE INSTRUCCIONES NUMERO REV. FECHA NOMBRE DEL DOCUMENTO

ICMP.01 B 19/10/09 Emisión de orden de compras o servicio. ICMP.02 B 19/10/09 Adjudicación directa (por cotización) ICMP.03 B 19/10/09 Invitación (a sobre cerrado) ICMP.04 B 19/10/09 Licitación pública Nacional ICMP.05 B 19/10/09 Licitación pública Regional ICMP.06 B 19/10/09 Excepciones a la licitación.

ICMP.07 A 19/10/09 Evaluación de proveedores y realización de Mediciones

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.02

REVISIÓN: B 19 DE OCTUBRE DEL 2009

ICMP. 02-B Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla DOC. REL. DCMP.01 notificar al responsable de Control de Documentos 1/6


Auxiliar de Concursos Jefe del departamento Subdirector Administrativo

DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X(GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X(MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X(FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X(SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X(CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X(ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X(INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X


(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X(SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X(SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X(GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos X (CTR) Contraloría X



(CNX) Conexiones X (CMO ) Comercialización y Recuperación de obra X (RCL) Registro de clientes X

(MED) Medidores X (GGB) Gestión gubernamental X CAMBIOS A DOCUMENTOS

REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 31/07/09 B Se modifico algunas palabras para mejor entendimiento 19/10/09


IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.02 Adjudicación Directa (Por cotización)

OBJETIVO

Invitación por cotización de algún bien o servicio de un monto estimado desde 2000.1 SMV hasta 4000 SMV dentro de contrato.

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO"

COMPRAS ICMP.02



ABREVIATURAS:

LAASBC: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. CONTRALORIA: Dirección de Control y Evaluación Gubernamental del Estado de Baja California. C.E.S.P.E: Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada. PROVEEDOR: La persona con quien C.E.S.P.E. celebre el contrato de suministro de los bienes o servicios

DEFINICIONES:

Invitación: Dentro de este documento encontrara la siguiente información

• Descripción del bien o servicio. • Plazos para la entrega del bien o para la prestación del servicio. • Como elaborar la información que entregara

Contrato. En este formato se encuentras los derechos y obligaciones del proveedor y del Organismo, para la entrega del bien o la prestación del servicio.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Sector Público. Reglamento de la ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Sector Público. Instrucciones: Secretaria de Planeación y Finanzas (Montos Autorizados).

REGISTRO DE CALIDAD:

Información electrónica en computadora. Documentación en carpetas.

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.02



INSTRUCCIONES Y RESPONSABILIDADES

Actividades realizadas por Auxiliar de Concursos:

1.- El departamento solicitante envía requisición de material o de servicio. La requisición deberá estar autorizada por:

a) Jefe del Departamento. b) Subdirección correspondiente. c) Departamento de Control Presupuestal.

2.- Se elabora formato de Solicitud de Recursos.

a) Asignar un número de oficio por parte del departamento de compras. b) Deberá estar firmado por el Jefe del Departamento de Compras. c) Se entrega una original a la Subdirección de Administración y Finanzas y al departamento de a Control Presupuestal y se deja una para el expediente.

3.-El departamento de Control Presupuestal envía oficio de autorización de recursos de la

partida a ejercer. Firmada por el Subdirector de Administración y finanzas. 4.- Se elabora la invitación

a) Revisión por parte del Departamento Solicitante. b) Revisión por parte del Departamento Jurídico.

5.- El Proveedor envía Cotización, se pueden entregar directamente en el departamento de

Compras, enviar por fax o por correo electrónico. 6.- Una vez que se adjudique el contrato, se le solicita al proveedor entregue los siguientes

documentos: a) Acta Constitutiva. b) Poder del Representante. c) Registro Público de Comercio. d) R.F.C. e) Cualquier otro documento que se necesite. - Se envía el contrato al Departamento Jurídico para su revisión.

7.- Se imprimen 2 contratos en Original y se deberán de recabar las siguientes firmas en el orden en que aparecen:

a) Proveedor. b) Departamento Jurídico. c) Dirección General C.E.S.P.E.

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.02



8.- Se Solicita al proveedor la entrega de Fianzas, en caso de que así se haya requerido. 9.- Se arma el expediente.

a) Carpeta negra para concursos de adquisición. b) Carpeta blanca para concursos de servicio.

La documentación deberá archivarse en el siguiente orden:

a) Requisición. b) Solicitud de recursos. c) Autorización de recursos. d) Invitación. e) Cotización f) Contrato. g) Al final podrá archivar documentos varios relacionados con el concurso.

Los documentos que deberán entregarse a los proveedores son los siguientes:

Invitación. Contrato.

Nota: Estos documentos a opción del proveedor se le podrán entregar impresos o por correo

electrónico a excepción del Contrato, que se entregara impreso.

ANEXO: INFORMACIÓN GENERAL PARA COPIAR PEGAR Y CREAR FOLDERS

PARA CUALQUIER TIPO DE CONCURSO

BUSCAR O COPIAR INFORMACION: 1. Entrar a folder documentos. 2. Entrar a folder CONCURSOS (seleccionar el año). 3. Entrar a folder Adquisiciones o Servicios, según sea el concurso. a. Seleccionar el folder con el nombre del concurso que se está buscando.

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO"

COMPRAS ICMP.02



CREACION DE FOLDERS PARA CONCURSOS:

1. Entrar a folder documentos. 2. Crear un folder con el nombre CONCURSOS (año). 3. Dentro del folder anterior crear un folder con el nombre Adquisiciones y otro con el

nombre de Servicios. 4. Dentro de los folders anteriores crear un folder con el nombre del concurso.

Dentro del folder anterior crear folders con los siguientes nombres.

1. Concurso. 2. Actas. 3. Actas ok en la junta. 4. PDF. 5. Contrato.

El orden y la documentación que se encuentra dentro de cada uno de los folders la encontrara a partir del mes de Agosto de 2009.

BUSCAR O COPIAR INFORMACION: La información que se encuentra dentro de estos folders puede cambiar, según sea el tipo de concurso:

1. Concurso: • Solicitud de recursos. • Invitación. • Bases. • Anexo A. • Anexo B. • Escritos para invitación. • Convocatoria. • Oficio Diario Oficial de la Federación. • Formato venta de bases.

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.02



2. Actas:

• Formato Acta junta de Aclaraciones. • Formato Acta de Propuesta Técnica. • Formato revisión de documentos para propuesta técnica. • Formato Acta dictamen técnico. • Formato Acta Propuesta Económica. • Formato Acta de Dictamen de fallo. • Formato Acta de Fallo. • Formato Oficio de fallo.

3. Actos ok en la junta. Aquí se copiaran todas las actas del punto número 2, tal como quedaron una vez terminada la reunión, excepto Formato revisión de documentos para propuesta técnica y oficio de fallo.

4. PDF: Aquí estarán digitalizadas algunas de las actas del punto 2, que se encuentran archivadas en el expediente, así como el contrato y cualquier otro documento que se requiera del concurso.

5. Contrato. Aquí encontrara el o los contratos del concurso.

UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBERÁ COPIAR EN LOS FOLDERS ANTES MENCIONADOS:

1. Entrar a folder documentos. 2. Entrar a folder CONCURSOS (buscar años anteriores). 3. Entrar a folder Adquisiciones o a folder servicios, según sea el concurso. 4. Entrar al concurso que se necesite y copiar la información al nuevo folder.

NOTA: Esta información deberá actualizarse según las necesidades del nuevo concurso. "S

U IMPRESIO

N ES D

OCUMENTO NO C

ONTROLADO"

COMPRAS ICMP.03


ICMP.03-B Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla DOC. REL. DCMP.01 notificar al responsable de Control de Documentos 1/9


Auxiliar de Concursos Jefe del departamento Subdirector Administrativo

DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X(GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X(MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X(FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X(SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X(CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X(ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X(INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X


(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X(SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X(SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X(GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos X (CTR) Contraloría X





REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 31/07/09

B Se modifico el nombre de la instrucción y algunostérminos para mejor entendimiento. 19/10/09

“ESTE DOCUMENTO CONTIENE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y NO DEBERÁ REPRODUCIRSE POR NINGÚN MEDIO SIN LA

AUTORIZACIÓN ESCRITA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA”

IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.03 INVITACIÓN (A SOBRE CERRADO)

OBJETIVO

Invitación a sobre cerrado a cuando menos tres proveedores de algún bien o servicio de un monto estimado de 4000.1 SMV hasta 13000 SMV dentro de contrato.

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S DOCUMENTO N

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COMPRAS ICMP.03



ABREVIATURAS:

LAASBC: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. CONTRALORIA: Dirección de Control y Evaluación Gubernamental del Estado de Baja California. C.E.S.P.E: Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada. BASES: Documento que contiene los conceptos y criterios que regirán y serán aplicados para la adquisición de los bienes que se oferten. PROPUESTA O PROPOSICIÓN: Propuesta técnica y económica que presentan los proveedores. PROVEEDOR: La persona con quien C.E.S.P.E. celebre el contrato de suministro de los bienes o servicios

DEFINICIONES:

Invitación: Dentro de este documento encontrara la siguiente información

• Descripción del bien o servicio. • Plazos para la entrega del bien o para la prestación del servicio. • Como elaborar la información que entregara

Bases: Dentro de las bases, encontrara las políticas y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

Alguna de la información que integran las bases es la siguiente: Descripción del bien o servicio. Plazos para la entrega del bien o para la prestación del servicio. Como elaborar la información que entregara en las diferentes etapas del concurso. Calendario de eventos.

Anexo A:

El proveedor deberá de describir el bien o servicio a ofrecer, sin precios Anexo B: El proveedor deberá de describir el bien o servicio a ofrecer, con precios

"SU IM

PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

DO"

COMPRAS ICMP.03



Acta junta de Aclaraciones. En este formato el Organismo podrá hacer algunas modificaciones a lo originalmente solicitado dentro de las bases. Por lo que se refiere a los proveedores, se incluirán dentro de este formato todos los cuestionamientos que sean enviados en tiempo y forma al departamento de compras y el Organismo dará respuesta a cada uno de estos. Acta de Propuesta Técnica. En este formato se documenta que el proveedor cumpla con toda la información solicitada en esta etapa, la información se especifica dentro de las bases. Si el proveedor cumple con la información, pasara a la siguiente etapa, que es la propuesta económica.

Si el proveedor no cumple con toda la información, se especificara claramente dentro de este formato, cuál fue el punto de las bases que no cumplió y no se le permitirá pasar a la siguiente etapa.

Acta Propuesta Económica. En este formato encontrara el importe propuesto por cada uno de los proveedores, que pasaron la etapa anterior (propuesta técnica). En este formato, el Organismo podrá descalificar a los proveedores que no cumplan con lo solicitado dentro de las bases.

Acta de Fallo. En este formato encontrara el nombre y el importe de los proveedores que resultaron adjudicadas con la partida o partidas del bien o servicio solicitado dentro de las bases. Así mismo también encontrara el nombre de las compañías que pasaron todas las etapas y se especificara si tienen o no la oportunidad de resultar adjudicadas en caso que la compañía ganadora no firme el contrato.

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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.03



Oficio de fallo. En este formato se notificara a la(s) compañía(s) participantes(s) que resultaron adjudicadas se presenten a firmar el contrato, en los términos requeridos en las bases y lo ofertado por su compañía. Así mismo se les notificara a los demás proveedores el lugar en que quedo su propuesta y en caso de que la compañía ganadora no cumpla con la firma del contrato, se especificara si se les podrá o no adjudicar el contrato.

Contrato. En este formato se encuentras los derechos y obligaciones del proveedor y del Organismo, para la entrega del bien o la prestación del servicio.





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PRESION E

S DOCUMENTO N

O CONTROLA

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COMPRAS ICMP.03




ACTIVIDADES REALIZADAS POR AUXILIAR DE CONCURSOS

1. El departamento solicitante envía requisición de material o de servicio.

La requisición deberá estar autorizada por: a) Jefe del Departamento. b) Subdirección correspondiente. c) Departamento de Control Presupuestal.

2. Se elabora formato de Solicitud de Recursos.

a) Asignar un número de oficio por parte del departamento de compras. b) Deberá estar firmado por el Jefe del Departamento de Compras. c) Se entrega una original a la Subdirección de Administración y Finanzas y al

departamento de a Control Presupuestal y se deja una para el expediente.

3. El departamento de Control Presupuestal envía oficio de autorización de recursos de la partida a ejercer. Firmada por el Subdirector de Administración y finanzas.

4. Se elabora invitación, bases y anexos a y b. a) Revisión por parte del Departamento Solicitante. b) Revisión por parte del Departamento Jurídico.

5. Se elabora invitación para el Comité de Compras:

a) Solicitar número de folio a la Subdirección de Administración y Finanzas. b) Esta invitación va dirigida al Comité de adquisiciones y servicios. c) Se incluirá al Departamento Solicitante. d) Se informa de las fechas y horarios de cada una de las reuniones del concurso. e) Este oficio lo firma el Subdirector de Administración y Finanzas.

6. Se elaboran los siguientes documentos según calendario de eventos:

a) Acta de Junta de Aclaraciones. b) Acta de Apertura Técnica.

a. Listado de documentos a revisar. c) Acta de Dictamen Técnico. d) Acta de Apertura Económica. e) Acta de Dictamen de Fallo. f) Acta de Fallo g) Oficios de fallo.

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7. Una vez que se adjudique el contrato, se le solicita al proveedor entregue los siguientes

documentos: a) Acta Constitutiva. b) Poder del Representante. c) Registro Público de Comercio. d) R.F.C. e) Cualquier otro documento que se necesite.

Se envía el contrato al Departamento Jurídico para su revisión.

8. Se imprimen 2 contratos en Original y se deberán de recabar las siguientes firmas en el orden en que aparecen:


9. Se Solicita al proveedor la entrega de Fianzas, en caso de que así se haya requerido:

10. Se arma el expediente. a) Carpeta negra para concursos de adquisición. b) Carpeta blanca para concursos de servicio.


1. Requisición. 2. Solicitud de recursos. 3. Autorización de recursos. 4. Invitación 5. Bases 6. Anexo A y B 7. Invitación al comité. 8. Acta de junta de aclaraciones. 9. Acta de propuesta técnica. 10. Acta de dictamen técnico. 11. Acta de propuesta económica. 12. Acta de dictamen de fallo. 13. Acta de fallo. 14. Oficios de fallo. 15. Contrato. 16. Al final podrá archivar documentos varios relacionados con el concurso.

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DOCUMENTOS QUE DEBERÁN ENTREGARSE A LOS proveedores:

1. Invitación 2. Bases 3. Anexo A 4. Anexo B. 5. Acta junta de Aclaraciones. 6. Acta de Propuesta Técnica. 7. Acta Propuesta Económica. 8. Acta de Fallo. 9. Oficio de fallo. 10. Contrato.

NOTA: Estos documentos a opción del proveedor se le podrán entregar impresos o por correo

electrónico a excepción del Contrato, que se entregara impreso. ANEXO:

INFORMACIÓN GENERAL PARA COPIAR PEGAR Y CREAR FOLDERS PARA CUALQUIER TIPO DE CONCURSO







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1. Concurso: • Solicitud de recursos. • Invitación. • Bases. • Anexo A. • Anexo B. • Escritos para invitación. • Convocatoria. • Oficio Diario Oficial de la Federación. • Formato venta de bases

2. Actas: • Formato Acta junta de Aclaraciones. • Formato Acta de Propuesta Técnica. • Formato revisión de documentos para propuesta técnica. • Formato Acta dictamen técnico. • Formato Acta Propuesta Económica. • Formato Acta de Dictamen de fallo. • Formato Acta de Fallo. • Formato Oficio de fallo.

3. Actos ok en la junta. Aquí se copiaran todas las actas del punto número 2, tal como quedaron una vez terminada la reunión, excepto Formato revisión de documentos para propuesta técnica y oficio de fallo

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NOTA: Esta información deberá actualizarse según las necesidades del nuevo concurso.

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Auxiliar de Concursos Jefe de departamento Subdirector Administrativo

DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X(GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X(MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X(FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X(SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X

(CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X(ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X(INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X

(CJS) Cajas X (COP) Coordinación Técnica Operacional

X (PSP) Presupuesto X

(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X

(SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X(SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X(GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos X (CTR) Contraloría X

(CSC) Comunicación Social X (ACU) Acueductos X (CPL) Coordinación de planeación

X


(CNX) Conexiones X (CMO ) Comercialización y Recuperación de obra

X (RCL) Registro de clientes X

(MED) Medidores X (GGB) Gestión gubernamental X X CAMBIOS A DOCUMENTOS

REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 31/07/09 B Modificación de Términos para mejor entendimiento 19/10/09


IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.04 Licitación Pública Nacional

OBJETIVO

Licitación pública nacional de algún bien o servicio de un monto estimado de 13000 SMV en adelante dentro de contrato.

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ABREVIATURAS:

LAASBC: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. CONTRALORIA: Dirección de Control y Evaluación Gubernamental del Estado de Baja California. C.E.S.P.E: Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada. BASES: Documento que contiene los conceptos y criterios que regirán y serán aplicados para la adquisición de los bienes que se oferten. PROPUESTA O PROPOSICIÓN: Propuesta técnica y económica que presentan los proveedores. LICITANTE: La persona que participa en esta licitacióón pública. PROVEEDOR: La persona con quien C.E.S.P.E. celebre el contrato de suministro de los bienes o servicios

DEFINICIONES:

Bases. Dentro de las bases, encontrara las políticas y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios.


Acta junta de Aclaraciones.

En este formato el Organismo podrá hacer algunas modificaciones a lo originalmente solicitado dentro de las bases.

Por lo que se refiere a los proveedores, se incluirán dentro de este formato todos los cuestionamientos que sean enviados en tiempo y forma al departamento de compras y el Organismo dará respuesta a cada uno de estos.

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COMPRAS ICMP.04



Acta de Propuesta Técnica. En este formato se documenta que el proveedor cumpla con toda la información solicitada en esta etapa, la información se especifica dentro de las bases. Si el proveedor cumple con la información, pasara a la siguiente etapa, que es la propuesta económica. Si el proveedor no cumple con toda la información, se especificara claramente dentro de este formato, cuál fue el punto de las bases que no cumplió y no se le permitirá pasar a la siguiente etapa. Acta Propuesta Económica. En este formato encontrara el importe propuesto por cada uno de los proveedores, que pasaron la etapa anterior (propuesta técnica). En este formato, el Organismo podrá descalificar a los proveedores que no cumplan con lo solicitado dentro de las bases. Acta de Fallo. En este formato encontrara el nombre y el importe de los proveedores que resultaron adjudicadas con la partida o partidas del bien o servicio solicitado dentro de las bases. Así mismo también encontrara el nombre de las compañías que pasaron todas las etapas y se especificara si tienen o no la oportunidad de resultar adjudicadas en caso que la compañía ganadora no firme el contrato. Oficio de fallo. En este formato se notificara a la(s) compañía(s) participantes(s) que resultaron adjudicadas se presenten a firmar el contrato, en los términos requeridos en las bases y lo ofertado por su compañía. Así mismo se les notificara a los demás proveedores el lugar en que quedo su propuesta y en caso de que la compañía ganadora no cumpla con la firma del contrato, se especificara si se les podrá o no adjudicar el contrato. Contrato. En este formato se encuentras los derechos y obligaciones del proveedor y del Organismo, para la entrega del bien o la prestación del servicio.

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Actividades realizadas por auxiliar de concursos.

1.- El departamento solicitante envía requisición de material o de servicio:.




3.-El departamento de Control Presupuestal envía oficio de autorización de recursos de la partida a

ejercer. Firmada por el Subdirector de Administración y finanzas. 4.- Se elaboran las bases de licitación.


5.- Se elabora convocatoria para publicación y se envía convocatoria por correo electrónico para su

cotización al proveedor asignado para realizar el trámite de publicación en el Diario oficial de la Federación.

6.- El proveedor asignado para realizar el trámite de publicación.

a) Envía por correo electrónico la cotización de la publicación. b) Envía datos para elaborar oficio dirigido al Diario Oficial de la Federación.

7.- Se le entrega la siguiente información al departamento de Egresos para que realice la

transferencia: a) Cotización para publicación. b) Formato de solicitud de cheque. c) Formato Orden de Servicio.

8.- Se envía la siguiente documentación al Director General, para recabar su firma:

a) Convocatoria a publicar. b) Oficio para Diario Oficial de la Federación.

9.- Se entrega al proveedor asignado para realizar el trámite de publicación: 2 convocatorias originales y 2 oficios originales. 10.- El Proveedor asignado para realizar el trámite de publicación nos sellara de recibido la

siguiente documentación: 2 convocatorias originales y 2 oficios originales.

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11.- Se Elabora la invitación para el Comité de Compras:


12.- A las compañías licitantes que soliciten las bases de licitación, se les podrá proporcionar una

copia en papel o por correo electrónico sin el compromiso de hacer el pago, si alguna persona manifiesta el interés de comprar las bases, se puede realizar de las siguientes dos maneras:

Pago de bases de licitación:

En oficinas Gastélum:

a) Auxiliar de concursos elabora el formato con datos generales del concurso y de su compañía para que pasen a oficinas Gastélum a realizar el pago. b) Pasar al área de mostrador para que le generen un recibo. c) Pasar al Departamento de Cajas a realizar el pago. d) Se le solicita nos entreguen copia del recibo de pago por fax o correo electrónico.

Por medio del banco: a) Se les proporciona el número de cuenta. b) Se le solicita nos envíen por fax o por correo electrónico el pago de bases, así como datos generales de su compañía. c) Auxiliar de compras elabora formato para generar el recibo de pago. d) Se pasa al área de Mostrador para que le generen el recibo. e) Se pasa al área de cajas con el recibo y con la copia del pago en el banco. f) Se le envía al licitante su recibo de pago, ya sea por fax, por correo electrónico, o en su caso por paquetería.

13.- Se elaboran los siguientes documentos según calendario de eventos:

a) Acta de Junta de Aclaraciones. b) Acta de Apertura Técnica - Listado de documentos a revisar. c) Acta de Dictamen Técnico. d) Acta de Apertura Económica. e) Acta de Dictamen de Fallo. f) Acta de Fallo. g) Oficios de fallo

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14.- Una vez que se adjudique el contrato, se le solicita al proveedor entregue los siguientes documentos:

a) Acta Constitutiva. b) Poder del Representante. c) Registro Público de Comercio. d) R.F.C. e) Cualquier otro documento que se necesite.

Se envía el contrato al Departamento Jurídico para su revisión 15.- Se imprimen 2 contratos en Original y se deberán de recabar las siguientes firmas en el orden

en que aparecen: a) Proveedor. b) Departamento Jurídico. c) Dirección General C.E.S.P.E.

16.- Solicitar al proveedor la entrega de Fianzas, en caso de que así se haya requerido. 17.- Se arma expediente:



a) Requisición. b) Solicitud de recursos. c) Autorización de recursos. d) Convocatoria. e) Oficio Diario oficial de la Federación. f) Bases. g) Invitación al comité. h) Acta de junta de aclaraciones. i) Acta de propuesta técnica. j) Acta de dictamen técnico. k) Acta de propuesta económica. l) Acta de dictamen de fallo. m) Acta de fallo. n) Oficios de fallo. o) Contrato. p) Al final podrá archivar documentos varios relacionados con el concurso.

Documentos que deberán entregarse a los concursantes:

1. Bases. 2. Acta junta de Aclaraciones. 3. Acta de Propuesta Técnica "S

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4. Acta Propuesta Económica. 5. Acta de Fallo. 6. Oficio de fallo. 7. Contrato.


electrónico a excepción del Contrato, que se entregara impreso. ANEXO:









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COMPRAS ICMP.04




1. Concurso: • Solicitud de recursos. • Invitación. • Bases. • Anexo A. • Anexo B. • Escritos para invitación. • Convocatoria. • Oficio Diario Oficial de la Federación. • Formato venta de bases

2. Actas: • Formato Acta junta de Aclaraciones. • Formato Acta de Propuesta Técnica. • Formato revisión de documentos para propuesta técnica. • Formato Acta dictamen técnico. • Formato Acta Propuesta Económica. • Formato Acta de Dictamen de fallo. • Formato Acta de Fallo. • Formato Oficio de fallo.




UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBERÁ COPIAR EN

LOS FOLDERS ANTES MENCIONADOS:



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COMPRAS ICMP.05





DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X (GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X (MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos (FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X (SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X (CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X (ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento (TMC)Taller Mecánico X (INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería


(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X (SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X (SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X (GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos (CTR) Contraloría X





REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 31/07/09 B Se modificaron términos para mejor entendimiento 19/10/09


IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.05 Licitación Pública Regional

OBJETIVO

Licitación pública regional de algún bien o servicio de un monto estimado de 13000 SMV en adelante dentro de contrato.

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COMPRAS ICMP.05



ABREVIATURAS:

LAASBC: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. CONTRALORIA: Dirección de Control y Evaluación Gubernamental del Estado de Baja California. C.E.S.P.E: Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada. BASES: Documento que contiene los conceptos y criterios que regirán y serán aplicados para la adquisición de los bienes que se oferten. PROPUESTA O PROPOSICIÓN: Propuesta técnica y económica que presentan los proveedores. LICITANTE: La persona que participa en esta licitacióón pública. PROVEEDOR: La persona con quien C.E.S.P.E. celebre el contrato de suministro de los bienes o servicios

DEFINICIONES:

Bases. Dentro de las bases, encontrara las políticas y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios.


Acta junta de Aclaraciones. En este formato el Organismo podrá hacer algunas modificaciones a lo originalmente solicitado dentro de las bases.

Por lo que se refiere a los proveedores, se incluirán dentro de este formato todos los cuestionamientos que sean enviados en tiempo y forma al departamento de compras y el Organismo dará respuesta a cada uno de estos.

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COMPRAS ICMP.05



Acta de Propuesta Técnica. En este formato se documenta que el proveedor cumpla con toda la información solicitada en esta etapa, la información se especifica dentro de las bases. Si el proveedor cumple con la información, pasara a la siguiente etapa, que es la propuesta económica. Si el proveedor no cumple con toda la información, se especificara claramente dentro de este formato, cuál fue el punto de las bases que no cumplió y no se le permitirá pasar a la siguiente etapa.

Acta Propuesta Económica. En este formato encontrara el importe propuesto por cada uno de los proveedores, que pasaron la etapa anterior (propuesta técnica). En este formato, el Organismo podrá descalificar a los proveedores que no cumplan con lo solicitado dentro de las bases.

Acta de Fallo.

En este formato encontrara el nombre y el importe de los proveedores que resultaron adjudicadas con la partida o partidas del bien o servicio solicitado dentro de las bases. Así mismo también encontrara el nombre de las compañías que pasaron todas las etapas y se especificara si tienen o no la oportunidad de resultar adjudicadas en caso que la compañía ganadora no firme el contrato.

Oficio de fallo.

En este formato se notificara a la(s) compañía(s) participantes(s) que resultaron adjudicadas se presenten a firmar el contrato, en los términos requeridos en las bases y lo ofertado por su compañía. Así mismo se les notificara a los demás proveedores el lugar en que quedo su propuesta y en caso de que la compañía ganadora no cumpla con la firma del contrato, se especificara si se les podrá o no adjudicar el contrato.

Contrato.

En este formato se encuentras los derechos y obligaciones del proveedor y del Organismo, para la entrega del bien o la prestación del servicio.

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Actividades realizadas por el auxiliar de concursos.

1.- El departamento solicitante envía requisición de material o de servicio:.





partida a ejercer. Firmada por el Subdirector de Administración y finanzas. 4.- Se elaboran las bases de licitación.


5.- Se realizan las publicaciones de las convocatorias:

a) Periódico Oficial del Estado de Baja california

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Se envía convocatoria por correo electrónico para su cotización a la Delegación de Oficialía Mayor en Ensenada, B. C. También puede consultar la tarifa de publicación en el Periódico Oficial del Estado de Baja california.

Delegación de Oficialía Mayor en Ensenada, B. C. Nos da la cotización vía correo electrónico, o por teléfono Se envía la siguiente documentación al Director General, para recabar su firma: • Convocatoria. • Oficio dirigido al Periódico Oficial del Estado de Baja California.

2 originales para la Delegación de Oficialía Mayor en Ensenada, B. C. 1 original para la Dirección General C.E.S.P.E. 1 original para expediente.

Se le entrega la siguiente información al Departamento de Egresos para que genere cheque para el pago de la publicación a nombre de: Gobierno del Estado de Baja California.

• Cotización para publicación. • Formato de solicitud de cheque. • Formato Orden de Servicio.

Pago de publicación:

Pasar a la oficina de Oficialía Mayor de Gobierno, archivo general del Poder Ejecutivo, Coordinación del periódico Oficial.

• Nos generaran un recibo para pasar al área de cajas a realizar el pago. • Entregar en el área de cajas el recibo junto con el cheque expedido por CESPE, lo

firmaran y sellaran de recibido. • Entregar el recibo de pago junto con la siguiente documentación en la Coordinación

del periódico oficial.

2 Originales de la convocatoria. 2 Originales del oficio.

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b) Periódico de mayor circulación en el Estado.

Se elabora la requisición de material o servicio. Se envía al Departamento de Control presupuestal.

Se envía convocatoria por correo electrónico para su cotización. Periódico de mayor circulación en el Estado Nos da la cotización vía correo electrónico, o por teléfono.

Se genera Orden de servicio en el Departamento de Compras. 6.- Se Elabora la invitación para el Comité de Compras:


7.-A las compañías licitantes que soliciten bases de licitación, esta información se les podrá entregar: impresa en el departamento de Compras o por correo electrónico. 8.- Se elaboran los siguientes documentos según calendario de eventos:

a) Acta de Junta de Aclaraciones. b) Acta de Apertura Técnica - Listado de documentos a revisar. c) Acta de Dictamen Técnico. d) Acta de Apertura Económica. e) Acta de Dictamen de Fallo. f) Acta de Fallo. g) Oficios de fallo

9.- Una vez que se adjudique el contrato, se le solicita al proveedor entregue los siguientes

documentos: a) Acta Constitutiva. b) Poder del Representante. c) Registro Público de Comercio. d) R.F.C. e) Cualquier otro documento que se necesite.

Se envía el contrato al Departamento Jurídico para su revisión.

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COMPRAS ICMP.05



10- Se imprimen 2 contratos en Original y se deberán de recabar las siguientes firmas en el orden en que aparecen:


11.- Solicitar al proveedor la entrega de Fianzas, en caso de que así se haya requerido. 12.- Se arma expediente:



1. Requisición. 2. Solicitud de recursos. 3. Autorización de recursos. 4. Convocatoria. 5. Oficio periódico Oficial del Estado de Baja California. 6. Bases. 7. Invitación al comité. 8. Acta de junta de aclaraciones. 9. Acta de propuesta técnica. 10. Acta de dictamen técnico. 11. Acta de propuesta económica. 12. Acta de dictamen de fallo. 13. Acta de fallo. 14. Oficios de fallo. 15. Contrato. 16. Al final podrá archivar documentos varios relacionados con el concurso.


1. Bases. 2. Acta junta de Aclaraciones. 3. Acta de Propuesta Técnica. 4. Acta Propuesta Económica. 5. Acta de Fallo. 6. Oficio de fallo. 7. Contrato.



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COMPRAS ICMP.05



ANEXO: INFORMACIÓN GENERAL PARA COPIAR PEGAR Y CREAR FOLDERS

PARA CUALQUIER TIPO DE CONCURSO



1. Entrar a folder documentos. 2. Crear un folder con el nombre CONCURSOS (año). 3. Dentro del folder anterior crear un folder con el nombre Adquisiciones y otro con el nombre

de Servicios. 4. Dentro de los folders anteriores crear un folder con el nombre del concurso.






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COMPRAS ICMP.05



2. Actas:








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COMPRAS ICMP.06





DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X (GCM ) Gerencia Comercial X (GCO)Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X (MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X (FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X (SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X (CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X (ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X (INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X


(SMI) Sucursal Misión X (RAB) Redes de aguas blancas X (CTB) Contabilidad X (SCH) Sucursal Chapultepec X (ELM) Electromecánico X (INF) Informática X (SMA) Sucursal Maneadero X (CCL) Control de Calidad y Laboratorio X (JUR) Jurídico X (GTC) Gerencia Técnica Comercial X (SFO) Sistemas Foráneos X (CTR) Contraloría X





REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 31/07/09 B Se modificaron algunos términos para mejor entendimiento 19/10/09


IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.06 Excepciones a la licitación.

OBJETIVO

Excepciones a la licitación de algún bien o servicio cuando este se justifica mediante Dictamen Técnico según lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California.

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COMPRAS ICMP.06



ABREVIATURAS:

LAASBC: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. REGLAMENTO: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California CONTRALORIA: Dirección de Control y Evaluación Gubernamental del Estado de Baja California. C.E.S.P.E: Comisión Estatal de Servicios Públicos de Ensenada. PROPUESTA O PROPOSICIÓN: Propuesta técnica y económica que presentan los proveedores. PROVEEDOR: La persona con quien C.E.S.P.E. celebre el contrato de suministro de los bienes o servicios

DEFINICIONES:

Dictamen técnico:

En este documento, encontrara el soporte por parte del departamento solicitante, para adjudicar a un proveedor el contrato del bien o servicio a prestar, así como el nombre, el importe y el plazo de entrega. Contrato. En este formato se encuentras los derechos y obligaciones del proveedor y del Organismo, para la entrega del bien o la prestación del servicio.





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COMPRAS ICMP.06




Actividades realizadas por el auxiliar de concursos.

1.- El departamento solicitante envía requisición de material o de servicio: La requisición deberá estar autorizada por:

a) Jefe del Departamento. b) Subdirección correspondiente. c) Departamento de Control Presupuestal.




partida a ejercer. Firmada por el Subdirector de Administración y finanzas.

4.- Solicitud de cotizaciones: a) Por teléfono. b) Por fax. c) Por Correo electrónico.

5.- El proveedor envía la cotización, la cuales se pueden entregar directamente en el Departamento de Compras, enviar vía fax o vía correo electrónico.

6.- El departamento Solicitante elabora el dictamen en el que se exponen los motivos de la excepción a la licitación para la adquisición del bien o servicio, motivo de este concurso. El cual deberá estar firmado por:

a) La subdirección a la que corresponda b) El Departamento Solicitante.

7.- Una vez que se adjudique el contrato, se le solicita al proveedor entregue los siguientes documentos:

a) Acta Constitutiva. b) Poder del Representante. c) Registro Público de Comercio. d) R.F.C. e) Cualquier otro documento que se necesite. Se envía el contrato al Departamento Jurídico para su revisión .

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COMPRAS ICMP.06



8 Se imprimen 2 contratos en Original y se deberán de recabar las siguientes firmas en el orden en que aparecen:


9.- Solicitar al proveedor la entrega de Fianzas, en caso de que así se haya requerido.

10.- Se arma expediente:



1. Requisición. 2. Solicitud de recursos. 3. Autorización de recursos. 4. Solicitud de cotización. 5. Cotización. 6. Dictamen técnico. 7. Contrato. 8. Al final podrá archivar documentos varios relacionados con el concurso.


Invitación Contrato.



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COMPRAS ICMP.06



ANEXO:




1. Entrar a folder documentos. 2. Crear un folder con el nombre CONCURSOS (año). 3. Dentro del folder anterior crear un folder con el nombre Adquisiciones y otro con el nombre

de Servicios. 4. Dentro de los folders anteriores crear un folder con el nombre del concurso.






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COMPRAS ICMP.06



2. Actas:








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COMPRAS ICMP.01

REVISIÓN: B 19 DE OCTUBRE 2009



Auxiliar Administrativo Jefe de Compras Subdirector Administrativo

DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X (GCM ) Gerencia Comercial X (GCO) Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X (MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X (FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X (SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X (CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X (ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X (INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X






(MED) Medidores X (GGB) Gestión gubernamental X X

CAMBIOS A DOCUMENTOS REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN

A Versión original 31/07/09

B Se elimino lo que se encontraba documentado como anexo en donde se describía como elaborar carpetas para concurso, por que no tenía relación con este procedimiento.

19/10/09

“ESTE DOCUMENTO CONTIENE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y NO DEBERÁ REPRODUCIRSE POR NINGÚN MEDIO SIN LA

AUTORIZACIÓN ESCRITA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA”

IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.01 EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRAS O SERVICIO.

OBJETIVO

Emisión de órdenes de compra o servicio para realizar los pedidos necesarios a los proveedores de acuerdo a la solicitud del departamento solicitante.

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COMPRAS ICMP.01



Abreviaturas:

Orden: Orden de Compra y/o Servicio.

Definiciones: Requisición de Material: Solicitud originada por un departamento del organismo donde indica su necesidad de que se le proporcione algún bien o material para solventar las actividades que requiere dicho departamento. Requisición de Servicio: Solicitud de originada por un departamento del organismo donde indica donde indica su necesidad de que le sea proveído algún servicio para solventar las actividades que requiere dicho departamento. Requisición de Almacén: Solicitudes originada por el almacén del organismo donde indica su necesidad de que le sea surtido algún bien o material, esto indica que el propio almacén no tiene en stock lo solicitado. Presupuesto: Cantidad de dinero que se calcula o dispone para algún fin. Cotización: Escrito por parte del proveedor donde indica el precio del valor que le da por ofrecer un servicio o surtir un bien o material. Proveedor: Persona física o moral registrada ante el organismo para poder cotizar y/o surtir algún bien o servicio. Orden: Orden de compra o servicio donde se emite relación de materiales o servicios que el proveedor debe de surtir al organismo basado en su cotización.

Documentos Relacionados:

• Ley de Adquisiciones, arrendamientos y servicios para el estado de Baja California. • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y servicios del estado de Baja

California. • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y servicios para el sector publico • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Sector Publico. • Instrucciones: Secretaria de Planeación y Finanzas Montos autorizados

Registro de Calidad:

• Sistema de compras (electrónico) • Bitácora (libreta)

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COMPRAS ICMP.01




Actividades realizadas por Auxiliar Administrativo y Cotizador: ELABORACION DE ORDENES DE COMPRA PASOS:

1. Se reciben requisiciones de Almacén o de Material, dependiendo del artículo que se solicite, debido a que no todo se le da entrada por Almacén.

2. Se separa la copia amarilla, se sella y regresa al Almacén. 3. Se pasa original al cotizador de material para que identifique dentro del padrón de

proveedores los posibles cotizantes. 4. El número de cotizaciones a solicitar como mínimo son de acuerdo a la siguiente tabla:

Monto Procedimiento de Contratación Hasta 2,000 vsmd* Adjudicación Directa De 2,000.1 a 4,000 vsmd Adjudicación Directa, obteniendo por lo

menos tres cotizaciones. Nota: vsmd* = numero de veces el salario mínimo vigente en el Estado de Baja California, sin considerar el impuesto al valor agregado (IVA).

5. Se le envía la requisición de almacén al proveedor para que cotice lo solicitado. 6. Una vez que llegan las cotizaciones al departamento de Compras, se comparan entre

sí, considerando precio, tiempo de entrega, calidad entre otros aspectos; el proveedor que ofrezca las mejores condiciones se propone para sea a quien se le emita la orden.

7. Se captura la cotización de la orden de requisiciones entrando al sistema de almacén, se abre el menú principal de Compras utilizando una clave, se selecciona registrar órdenes ya sea en pesos o dólares.

8. Se registra la orden capturando los siguientes datos: El folio y la fecha (lo da el sistema automáticamente), departamento y quien solicita, # de requisición de almacén, # de proveedor, nombre del comprador y direccion donde será entregado el material, términos de la fecha de pago, fecha de entrega de material, observaciones se vuelve a capturar el nombre del solicitante, el departamento y la cuenta a la que pertenece así como el número de la requisición de material; se pasa a la segunda hoja empezando por capturar la cantidad de piezas que se solicitan del articulo, el código del articulo y por ultimo el precio unitario y como datos opcionales descuento, impuesto y flete una vez completados todos estos datos se graba y se manda imprimir.

9. Se registran los siguientes datos en una bitácora diaria: número de requisición, fecha en que se recibió, número de orden, fecha de orden y nombre de proveedor.

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COMPRAS ICMP.01



10. Se arman juegos de copias de requisición de almacén: copia verde de requisición de

material, cotizaciones correspondientes según sea el monto de la orden, se engrapan junto con la copia azul del formato de órdenes de compra, el cual consta de tres hojas: original para el proveedor, amarilla para almacén y se pasa a firma con el jefe del departamento.

11. Se firma la orden y se pasa al cotizador para que sea enviada por fax al proveedor y después sea regresada al auxiliar administrativo para archivarse hasta que el proveedor pase por la orden para poder entregar el material en el Almacén.

12. Se entrega la orden original al proveedor, el resto del juego se archiva en su respectivo expediente.

ELABORACION DE ORDENES DE SERVICIO PASOS:

1. Se reciben requisiciones de los departamentos del organismo. 2. Se separa la copia azul, se sella y se regresa al departamento solicitante. 3. Se pasa original al encargado de cotizar servicios para que identifique dentro del padrón de

proveedores los posibles cotizantes; si son requisiciones de taller mecánico se pueden capturar ya que estas ya traen sus cotizaciones previamente solicitadas por el cotizador.

4. El número de cotizaciones a solicitar como mínimo son de acuerdo a la siguiente tabla: Monto Procedimiento de Contratación

Hasta 2,000 vsmd* Adjudicación Directa De 2,000.1 a 4,000 vsmd Adjudicación Directa, obteniendo por lo

menos tres cotizaciones. Nota: vsmd* = numero de veces el salario mínimo vigente en el Estado de Baja California, sin considerar el impuesto al valor agregado (IVA).

5. Se le envía la requisición de servicios al proveedor para que cotice lo solicitado. Una vez que llegan las cotizaciones al departamento de Compras, se comparan entre sí, considerando precio, tiempo de entrega, calidad entre otros aspectos; el proveedor que ofrezca las mejores condiciones se propone para sea a quien se le emita la orden.

6. Se capturan en el sistema. 7. Para capturar la orden se entra al sistema de servicios, se abre el menú principal, se entra a

órdenes de servicio y se selecciona capturar orden de servicio. 8. Para el registro de órdenes se capturan los siguientes datos:

Comenzamos con el número de requisición, la fecha, número de empleado, departamento y cuenta contable, las condiciones en que se pagará el servicio y el número de unidad o equipo, la clave y descripción del servicio, cantidad de servicios solicitados y precio, IVA y número del proveedor, una vez completado todos estos datos se graba y se manda imprimir.

9. Después de capturar las órdenes en el sistema de servicio se registran en una bitácora diaria el número de requisición, fecha en que se recibió, número de orden, fecha de orden y nombre de proveedor.

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COMPRAS ICMP.01



10. Se arman los juegos con: una copia de la requisición de servicio, cotizaciones correspondientes según sea el monto de la orden y se engrapa junto con la copia amarilla del formato de órdenes de servicio en cual consta de dos hojas: original para el proveedor y amarilla para el departamento de Compras.

11. Se anexa requisición de servicio original y se pasa a firma con el jefe del departamento de Compras.

12. Se pasa la orden al cotizador para enviarse por fax al proveedor. 13. Se archiva hasta que el proveedor termine el servicio para poder ser entregada la orden y

enviada a trámite para pago. 14. Ya que se entrega la orden original al proveedor, el resto del juego se archiva en su respectivo

expediente.

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COMPRAS ICMP.07

REVISIÓN: A 19 DE OCTUBRE DEL 2009

ICMP.07-A Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla DOC. REL. DCMP.01 notificar al responsable de Control de Documentos 1/6


Auxiliar Administrativo Jefe de Compras Subdirector Administrativo

DISTRIBUCION (SDC) Subdirección Comercial X (SDT) Subdirección Técnica X (SDA)Subdirección Administrativa X (GCM ) Gerencia Comercial X (GCO) Gerencia de Construcción X (DIG) Dirección General X (MTS) Multiservicios X (AOB) Administración de Obra X (RHS) Recursos Humanos X (FCT) Facturación X (SOB) Supervisión de Obras X (ALM) Almacén X (SBR) Subrecaudación X (GSA) Gerencia de Saneamiento X (CMP) Compras X (CBR) Cobranza X (OPR) Operación X (SGR) Servicios Generales X (ATT) Atención Telefónica X (MTN) Mantenimiento X (TMC)Taller Mecánico X (INS) Inspecciones X (RAN) Redes de aguas negras X (TES) Tesorería X







REVISIÓN DESCRIPCIÓN FECHA APROBACIÓN A Versión original 19/10/09


IDENTIFICACION NO. DE DOCTO ICMP.07 EVALUACION A PROVEEDORES Y REALIZACION DE MEDICIONES

OBJETIVO

Implementar métodos de medición que evalúen el desempeño y eficacia de los proveedores del Organismo, con la finalidad de recibir de manera constante un servicio eficiente y de calidad por parte

de estos.

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COMPRAS ICMP.07



Abreviaturas:

Evaluación: Formato de evaluación de proveedores de material o de servicio. Definiciones: Proveedor: Persona física o moral registrada ante el organismo para poder cotizar y/o surtir algún bien o servicio. Orden: Orden de compra o servicio donde se emite relación de materiales o servicios que el proveedor debe de surtir al organismo basado en su cotización. Medición: Tabla anual de las requisiciones entrantes y de las ordenes colocadas de material y servicio mes por mes.

Documentos Relacionados:

• Manual de Calidad • Bitácora • Expediente de proveedores

Registro de Calidad:

• Tabla mensual de proveedores • Formato de evaluación de proveedores • Tabla de mediciones de compra y de servicios. • Graficas comparativas de # de requisiciones de compras y servicio

Colocadas dentro de los 3 días por mes.

Nota: Esta evaluación es realizada a partir de septiembre del 2009 a un muestreo mínimo de diez proveedores por mes.

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COMPRAS ICMP.07




Actividades realizadas por Auxiliar Administrativo:

1. Se localizan los expedientes de cada uno de los proveedores a evaluar que se encuentran en el archivero de ordenes de compra del 2009,

2. una vez ubicados los proveedores se identifican las ordenes correspondientes al mes a evaluar.

3. Se elabora una tabla por cada proveedor en Excel, donde los campos a llenar son los siguientes:

a) Nombre del proveedor b) Se le da un numero consecutivo c) Numero de requisición d) Numero de orden (servicio o compras) e) Fecha promesa f) Fecha de entrega g) Días atrasados (hábiles)

Nota: esta información se encuentra en las ordenes de servicio o compras y se tiene un control mensual de las ordenes de cada uno de los proveedores a evaluar.

4. Una vez llenado todos los campos requeridos de la tabla se elabora la evaluación de proveedores que corresponde al formato FCMP.21, en el cual se evalúan los siguientes aspecto:

a) Servicio al cliente b) Tiempo de entrega de las cotizaciones c) Cumplimiento con el tiempo de entrega d) Servicio post- venta e) Se dispone de un sistema de gestión de calidad

Nota: los campos anteriores se llena utilizando los siguientes criterios que los describe el mismo formato de la evaluación, los cuales son: (0) No aplica, (1) Malo, (2) Regular, (3) Bueno, (4) Muy Bueno y (5) Excelente.

5. Ya establecidos los criterios se tiene una calificación con una simple regla de tres, donde 20 es a 10, y cuando algún aspecto a evaluar tenga el criterio (0) No aplica, se tomara en cuenta que 15 es a 10 para así con esta formula podrá calcular la calificación.

Ejemplo: 20 puntos = 10 (calificación) 18 puntos = x Operación: 18 x 10 = 180 / 20 = 9 calificación 6. Las calificaciones están establecidas de la siguiente manera:

De 0 a 5.9 – es calificación reprobatoria De 8 a 8.9 – es calificación buena De 6 a 6.9 – es calificación mala De 9 a 9.9 – es calificación muy buena De 7 a 7.9 – es calificación regular De 10 – es calificación excelente

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COMPRAS ICMP.07



Para poder ingresar a dicho formato de evaluación de proveedores se sigue los siguientes pasos:

7. Se da doble clic en Mis Documentos, 8. Después se ubica la carpeta de evaluación y se da doble clic o se selecciona y se da un enter. 9. Dentro de esta capeta se encontraran varias subcarpetas con el nombre de cada uno de los

proveedores que se quieren evaluar, se da doble clic en la carpeta que se quiere evaluar y dentro de esta carpeta se encuentra la evaluación de cada mes. (archivo Excel)

10. Se guarda con el nombre Ordenes de (nombre del proveedor) 11. En la misma carpeta se encontrara el formato digital FCMP.21 con el nombre del mes

evaluado. (sep 2009).

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COMPRAS ICMP.07



INSTRUCCIONES Y RESPONSABILIDADES Medición de órdenes. Actividades realizadas por Auxiliar Administrativo

1. La medición de órdenes de servicio y de compras se hace mensual. 2. Para realizar dicha medición es necesario consultar las bitácora que se lleva día con día, la

cual es una libreta donde se registran manualmente todas las requisiciones que entran diariamente y una vez que se ha cotizado y elaborado la orden se registra nuevamente en la bitácora, donde los campos a llenar son:

a) # de requisición, b) fecha en que se recibió la requisición, c) número de orden, d) fecha en que se hizo la orden y nombre del proveedor,

3. Además de esta tabla se elabora una gráfica comparativa en general de todos los meses,

desde enero hasta la fecha, (es comparativa porque se grafica tanto el porcentaje de las ordenes colocadas en el periodo de tres días como las colocadas en un periodo mayor de tres días, dentro del mismo mes).

4. Además de esta tabla general, se elabora una tabla igualmente comparativa pero por mes, tanto de servicios como de compra.

5. Para elaborar estas gráficas obtenemos los datos de la tabla que a continuación se describe. Una vez que consultamos la bitácora, contamos el total de requisiciones que se entraron por mes, este dato es necesario para llenar la tabla que corresponde a la medición, la tabla requiere de los siguientes datos:

a) mes, b) total de órdenes, c) 1 a 3 días (entrega) (es decir las requisiciones que ya se cotizaron y ya se elaboro la

orden en un periodo de tiempo no mayor de tres días) d) porcentaje (este campo corresponde al porcentaje de las órdenes que realmente se

colocaron en el periodo de tiempo de 1 a 3 días, este cálculo se lleva mediante un división donde el divisor es el total de órdenes colocadas en el mes, y el dividendo es el número total de las órdenes que realmente se colocaron en el periodo de tiempo de tres días, el resultado se multiplica por 100 y una vez elaborada esta operación nos da el resultado

e) Otro campo que tenemos que llenar tiene como nombre 4 a más días, que significa las órdenes que no se colocaron en el periodo de tres días, sino en un periodo de 4 días o más, dato que también obtenemos después del conteo que hacemos mes por mes de la bitácora antes mencionada.

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COMPRAS ICMP.07



f) Una vez que obtenemos este dato lo que procede es llenar el último campo que es el porcentaje,

(el cual se obtiene de realizar la misma operación de la división que realizamos para obtener el porcentaje anterior, o lo podemos obtener por el método de diferencia que es una sencilla resta del primer porcentaje menos el factor 100).

g) Una vez llenados todos los campos anteriores, y con la medición de cada mes hasta la fecha, se saca un promedio para saber que porcentaje de órdenes se colocan en el periodo de tres días, (esto se hace con una simple suma de todos los porcentajes de los meses hasta la fecha, esto entre el número total de los meses, y con esta operación nos arroja el resultado total del porcentaje general).

Para ingresar a esta tabla de mediciones, hacemos clic en mis documentos, una vez entrando en esta carpeta encontramos la subcarpeta llamada mediciones objetivo de calidad 2009, damos clic nuevamente en esta subcarpeta y nos encontraremos con 2 documentos en Excel, uno con el nombre de medición de requisiciones almacén 2009, y el otro con el nombre de medición de requisición de servicios 2009, para entrar al archivo solo damos clic sobre el documento. Tanto las tablas de las mediciones como las gráficas se encuentran impresas y archivadas en el archivero general.

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COMPRASFCOD.08

REVISIÓN: A JULIO 2007

FCOD.08-A Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de DOC. REL. PCOD.02 no serla notificar al responsable de Control de Documentos. 1/1


REVISION DE REGISTROS A

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS EXTERNOS FECHA ULTIMA

MODIFICACION SEP 2009

NOMBRE DEL DOCTO.

MEDIO DE CONSULTA

PROCESO DE REFERENCIA

FECHA DE PUBLICACION

FECHA DE ACTUALIZACION

AREA RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Ley de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California

Electrónica y en Papel DCMP.01 18/10/ 2002 --------- COMPRAS

Reglamento de la Ley de Adquisiciones arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California

Electrónica y en Papel DCMP.01 11/04/2003 ---------- COMPRAS

Ley de Adquisiciones, arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California para el Sector Publico

Electrónica y en Papel DCMP.01 04/01/2000 --------- COMPRAS

Reglamento de la Ley de Adquisiciones arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja

California para el Sector Publico

Electrónica y en Papel DCMP.01 20/08/2001 ---------- COMPRAS

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos

del Estado de Baja California

Papel DCMP.01 29/08/03 25/08/06 COMPRAS

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COMPRAS FCOD-12

REVISIÓN: B SEPTIEMBRE 2007

FCOD.12-B Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable DOC. REL PCOD.02 y PCOD.03 de Control de Documentos. 1/2


BITÁCORA DE REGISTROS DE CALIDAD

TIPO DOCUMENTO QUE LOS ORIGINA REGISTRO DE CALIDAD IDENTIFICACION E P NUMERO NOMBRE

MEDIO DE ALMACEN PROTECCION RECUPERACION TIEMPO DE

RETENCION TIPO DE

DISPOSICION

Sistema de compras X ICMP.01 Emisión de orden de compras o servicio. Base de datos Electrónica Adquisición o

servicio por año Indefinido N/A

Bitácora X ICMP.01 Emisión de orden de compras o servicio. Archivo Carpeta # de Concurso

Año anterior y

actual

Archivo muerto

Información electrónica en computadora

X ICMP.02

Adjudicación Directa (invitación por

cotización) Base de datos Electrónica Adquisición o


Documentación en la carpeta de concursos X ICMP.02

Adjudicación Directa (invitación por

cotización) Archivo Carpeta # de Concurso

Año anterior y

actual

Archivo muerto

Información electrónica en

computadora X ICMP.03

Invitación (a sobre cerrado mínimo 3

proveedores) Base de datos Electrónica Adquisición o


Documentación en la carpeta

de concursos X ICMP.03

Invitación (a sobre cerrado mínimo 3

proveedores) Archivo Carpeta # de Concurso

Año anterior y

actual

Archivo muerto

Información electrónica en computadoras X ICMP.04 Licitación Publica

Nacional Base de datos Electrónica Adquisición o servicio por año Indefinido N/A

Documentación en la carpeta de concursos X ICMP.04 Licitación Publica

Nacional Archivo Carpeta # de Concurso Año

anterior y actual

Archivo muerto

Información electrónica en computadoras X ICMP.05 Licitación Publica

Regional Base de datos Electrónica Adquisición o servicio por año Indefinido N/A

"SU IMPRESION ES DOCUMENTO NO CONTROLADO"

COMPRAS FCOD-12

REVISIÓN: B SEPTIEMBRE 2007

FCOD.12-B Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable DOC. REL PCOD.02 y PCOD.03 de Control de Documentos. 2/2


BITÁCORA DE REGISTROS DE CALIDAD

TIPO DOCUMENTO QUE LOS ORIGINA REGISTRO DE CALIDAD IDENTIFICACION E P NUMERO NOMBRE

MEDIO DE ALMACEN PROTECCION RECUPERACION TIEMPO DE

RETENCION TIPO DE

DISPOSICION

Documentación en la carpeta de concursos X ICMP.05 Licitación Publica

Regional Archivo Carpeta # de Concurso Año anterior y actual

Archivo muerto

Información electrónica en

computadora

X ICMP.06 Excepciones a la licitación Base de datos Electrónica Adquisición o


Documentación en la carpeta de concursos X ICMP.06 Excepciones a la

licitación Archivo Carpeta # de Concurso Año anterior y actual

Archivo muerto

"SU IMPRESION ES DOCUMENTO NO CONTROLADO"

COMPRAS FCOD-05




LISTA MAESTRA DE FORMATOS NUMERO REV. FECHA NOMBRE DEL DOCUMENTO

FCMP.01 A AGOSTO 2009 RELACION DE VALES DE LAVADO

FCMP.02 A AGOSTO 2009 VALE POR UN LAVADO PARA AUTOMOVIL

FCMP.03 A AGOSTO 2009 RELACION VALES DE GASOLINA

FCMP.04 A AGOSTO 2009 VALE DE GASOLINA

FCMP.05 A AGOSTO 2009 ORDEN DE COMPRA

FCMP.06 A AGOSTO 2009 ORDEN DE SERVICIO

FCMP.07 A AGOSTO 2009 REEMBOLSO DE FONDO FIJO

FCMP.08 A AGOSTO 2009 VALE DE CAJA

FCMP.09 A AGOSTO 2009 DICTAMEN TECNICO DE EXCEPCIÓN DE LICITACION

FCMP.10 A AGOSTO 2009 INVITACION DE CONCURSO

FCMP.11 A AGOSTO 2009 BASES DE LICITACION

FCMP.12 A AGOSTO 2009 INVITACION A COMITE DE ADQUISICIONES

FCMP.13 A AGOSTO 2009 ACTA DE JUNTA DE ACLARACIONES

FCMP.14 A AGOSTO 2009 ACTA DE PROPUESTA TECNICA

FCMP.15 A AGOSTO 2009 ACTA DE DICTAMEN TECNICO

FCMP.16 A AGOSTO 2009 ACTA DE PROPUESTA ECONOMICA

FCMP.17 A AGOSTO 2009 ACTA DE DICTAMEN DE FALLO

FCMP.18 A AGOSTO 2009 ACTO DE FALLO

FCMP.19 A AGOSTO 2009 OFICIO DE FALLO

FCMP.20 A AGOSTO 2009 CONTRATO

FCMP.21 A SEP 2009 EVALUACION DE PREOVEEDORES - COMPRAS

FCMP.22 A SEP 2009 EVALUACION DE PROVEEDORES – ALMACEN

FCMP.23 A SEP 2009 FORMATO DE RENOVACIÓN CONTINUA

FCMP.24 A SEP 2009 FORMATO DE PLAZOS

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COMPRAS FCOD-05




LISTA MAESTRA DE FORMATOS NUMERO REV. FECHA NOMBRE DEL DOCUMENTO

FCMP.25 A OCTUBRE 2009 FORMATO DE NOTIFICACION DE PROVEEDORES

DEPTO DE

PRESUPUESTOS A AGOSTO 2009 REQUISICION DE MATERIAL

DEPTO DE

PRESUPUESTOS A AGOSTO 2009 REQUISICION DE SERVICIOS

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Documents

Lista Maestra de Diagrama de Procesos FCOD-11