LECTURA 1

LO URGENTE CONTRA LO IMPORTANTE

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LO URGENTE CONTRA LO IMPORTANTE

ÍNDICE

2.1 Administración correcta del tiempo: lo urgente y lo importante

CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA

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2.1 Administración correcta del tiempo: lo urgente y lo importante

Todos los días tienes muchas cosas por hacer, muchos pendientes que resolver y al

parecer las 24 horas no te alcanzan para lograr todo lo que necesitas. A menudo el reloj te

rebasa y al final del día se quedan cosas sin terminar.

A veces estás por terminar con una actividad que para ti es importante y es interrumpida

por algo urgente a lo que hay que poner atención rápidamente. El estrépito del trabajo no te

permite ponerte a pensar y decidir qué es lo que realmente debería tener prioridad.

Diferenciar las actividades urgentes de las importantes al momento de hacer tu

planeación de tiempo es fundamental para lograr tus objetivos. Esta Lectura pretende aclarar

estos dos conceptos.

Figura 1. La diferencia entre lo urgente y lo importante es relevante para

poder organizar bien nuestro tiempo. (Thanyakij-12 & Freepick, 2020).

Según Gina Trapani en “Cómo centrarte en lo que realmente importa” (2016), cuando te

sientas frente a tu mesa de trabajo y estás por comenzar tu jornada, seguramente la primera

pregunta que te haces es: ¿por dónde comienzo? Por tu mente pasan una serie de cosas por

hacer pero puedes decidir qué atender primero: lo que es urgente o lo que es importante. Es

fundamental distinguir entre estos dos tipos de pendientes para organizar tu programa de

trabajo diario. Lo recomendable para ser más productivo es reducir el trabajo urgente para

poder trabajar en lo realmente importante.

Pero, ¿cómo distinguir lo urgente de lo importante? Trapani (2016) dice que en la

categoría de “cosas urgentes por realizar” solemos encontrar:

Esos correos que necesitas responder de manera inmediata.

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Las solicitudes de información de las personas superiores a ti que se supone

que te llevarán dos minutos y terminan restándole dos horas a tu tiempo

disponible.

Atender los “bomberazos” apagando el fuego que no encendiste tú.

Esas tareas que por causa del miedo que te provocan pones en los primeros

lugares de tu lista por hacer.

Son estas las tareas que, por la urgencia con las que las atiendes, te hacen sentir útil

para las demás personas y que estás cumpliendo con tu trabajo de manera muy efectiva, pero

también te hacen ir de un lado a otro sin foco ni concentración. Has hecho algo y has

consumido el tiempo de tu jornada pero al final del día te das cuenta que lo que es importante

sigue en tu lista de pendientes; no avanzaste mucho en la consecución de los objetivos del

mediano o del largo plazo: sacaste el día y fue todo.

Las actividades importantes, de acuerdo a Trapani (2016), tienen otras características

en contraste a las urgentes como:

Una visión hacia el cumplimiento de objetivos.

Es el trabajo duro y retador. Ese que no tienes la seguridad de poder hacerlo,

pero que te desafía a realizarlo.

No son estresantes como las urgentes. Requieren de paciencia y de análisis.

Gina Trapani (2016) propone tres técnicas para aprender a distinguir entre lo urgente y

lo importante.

1. Elige tres tareas importantes que tengas que finalizar cada día. Ponlas por

escrito en un papel o una tarjeta y déjalas en un lugar visible de tu mesa de

trabajo. Atiende las cosas que te vayan llegando y que tengan relación con esas

tareas importantes.

2. Cierra tu correo. También las conexiones a tus redes sociales y profesionales.

Pon en silencio las notificaciones de tu teléfono celular y concédete una hora sin

interrupciones para trabajar en una de las tareas que consideres importantes o el

tiempo que haga falta hasta completarla.

3. Programa una reunión semanal de veinte minutos contigo. Anótala en tu

agenda como una reunión importante. Enciérrate en tu oficina durante ese

tiempo. Si trabajas en un espacio abierto busca una sala de juntas o algún lugar

donde nadie te interrumpa. Lleva tu agenda y tu lista de pendientes y en esa

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reunión elige cuáles son los tres objetivos más importantes que debes cumplir en

la semana.

Tony Shwartz, en “Un plan de 18 minutos para gestionar tu día” (2016) sugiere crear

algunos rituales para sacar adelante el trabajo más importante, los cuales son:

Dormir 8 horas diarias y de ser posible en el mismo horario.

Realizar ejercicio por las mañanas al levantarse de la cama.

Empezar la jornada laboral pensando en lo que la noche anterior has decidido

que será la actividad más importante del día. Trabaja en sesiones de noventa

minutos con periodos de descanso intermedios.

Crear una lista con las ideas importantes que surjan durante la jornada y que no

puedas atender de inmediato.

Entonces, ¿qué va primero y qué después? Como se ha mencionado antes, lo urgente

es lo que tiene que ver con lo externo y lo importante lo que tiene que ver contigo. Las

prioridades están definidas en dos polos: tu entorno y tú mismo.

Aussant (2017) propone que las tareas urgentes deben ser atendidas, pero nunca

dañando a las tareas importantes. Por lo menos atiende una actividad importante al día. Eso te

dará la seguridad de haber avanzado hacia los objetivos de mediano y largo plazo al final de la

jornada.

La misma autora sugiere que se debe procurar un inteligente equilibrio entre lo que el

entorno te demanda y lo que tú crees que debes hacer. Analiza si las actividades que te solicita

el entorno suman a la consecución de tus objetivos o de los de tu equipo de trabajo. En caso

contrario, busca que le sean asignadas a alguien más, negocia plazos de entrega o

definitivamente di “no” a la realización de esas actividades. Analiza la posibilidad de delegarlas

a alguna de las personas que te auxilian si no hay más remedio que atenderlas.

Finalmente hay que atender tanto las actividades urgentes como las importantes.

Encárgate primero de las tareas que, si no se realizan, tendrán consecuencias graves en tu

trabajo o en el de tu equipo independientemente de si son importantes o si son urgentes y

después realiza aquellas que, de no hacerse, no tendrán graves consecuencias.

Tomar la iniciativa significa

reconocer nuestra responsabilidad

de que las cosas sucedan.

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Primero lo primero

Figura 2. Priorizar tus actividades te ayudará a gestionar mejor tu

tiempo. (Diana.grytsku & Freepick, 2020).

Cuando se trata del tema de la administración del tiempo y en específico de lo urgente y

lo importante es ineludible referir a Stephen Covey y su famoso libro 7 Hábitos de la gente

altamente efectiva. Cuando Covey aborda el tema de lo que es primero, muestra una guía para

centrarse en la efectividad para gestionar el tiempo y el esfuerzo para obtener mejores

resultados. Con la finalidad de identificar lo que es importante y lo que es urgente, plantea los

tres primeros hábitos:

1. Al primero lo llama el hábito de la proactividad y se refiere a la capacidad que

tienes para decidir de acuerdo a tus principios y valores. Tú decides si atender

las solicitudes del entorno o las demandas personales y te lleva a tomar la

iniciativa para realizarlas haciéndote responsable de la decisión y de los

resultados. “El primer hábito dice: «Tú eres el creador. Tú estás a cargo de

todo». Se basa en los cuatro privilegios humanos, de la imaginación, de la

conciencia moral, de la voluntad independiente y, en particular, de la

autoconciencia.”1 (Covey, 1998, p. 152).

1 Las cursivas pertenecen al texto original. En la presente Lectura se conserva el estilo de redacción de las fuentes

citadas. Las discrepancias entre el uso del lenguaje incluyente y no sexista corresponden a la redacción original de cada uno de los casos citados.

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2. Al segundo hábito se le conoce como el hábito de comenzar con un fin en la

mente y tiene la utilidad de darle una visión a tu vida. Identificar lo que realmente

deseas permite que tus acciones estén dirigidas a lo que es valioso para ti.

Puedes tener muchas ocupaciones y ser muy eficiente en lo que estás haciendo

pero si no vas en el rumbo correcto no llegarás a donde te propones.

Una idea importante que nos propone Covey es la de que las cosas se crean

dos veces. La primera es la creación mental y la segunda es el liderazgo, la

creación en sí. No puedes lograr nada si no lo has imaginado antes.

El segundo hábito es la creación primera o mental. Se basa en la

imaginación (la capacidad para visualizar, para ver lo potencial, para

crear con nuestras mentes, lo que en el presente no podemos ver con los

ojos) y en la conciencia moral (que es la capacidad para detectar nuestra

propia singularidad y las directrices personales, morales y éticas que nos

permiten llevarla felizmente a cabo). Supone el contacto profundo con

nuestros paradigmas y valores básicos, y la visión de aquello en lo que

podemos convertirnos.2 (Covey, 1998, p. 166).

3. Estos dos primeros hábitos le dan fundamento al tercero, al que le llamó el

hábito de “poner primero lo primero”. No puedes determinar la prioridad de tus

acciones sin considerar tus normas personales y sin alinearlas a lo que

consideras importante.

El tercer hábito es la segunda creación, la creación física. Es la

realización, la actualización, la aparición natural del primero y el segundo

hábito. Es el ejercicio de la voluntad independiente que pasa a ser

2 Las cursivas pertenecen al texto original.

Comenzar con un fin en la mente

hace posible que nuestra vida

tenga razón de ser, pues la

creación de una visión de lo que

queremos lograr permite que

nuestras acciones estén dirigidas

a lo que verdaderamente es

significativo en nuestras vidas.

(Covey, 1998, p. 6).

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centrado en principios. Es la puesta en práctica incesante, momento a

momento.3 (Covey, 1998, p. 167).

El tercer hábito está relacionado con el campo de la administración de la vida y

del tiempo. Los dos factores que definen la actividad humana son urgente e

importante.

Urgente significa que se necesita una atención inmediata. Las materias urgentes son

por lo general muy visibles. Te presionan, reclaman acción y a menudo complacen a otros. Las

tienes frente a tu cara y suelen ser agradables y fáciles, pero también, muy a menudo, carecen

de importancia.

La importancia tiene que ver con los resultados. Si algo es importante realiza una gran

aportación a aquello que visualizaste con el segundo hábito, con tus metas de alta prioridad.

Ante lo urgente reaccionas, ante lo importante tienes proactividad (resuelves y te haces

responsable).

3 Las cursivas pertenecen al texto original.

Tomar la iniciativa significa

reconocer nuestra responsabilidad

de que las cosas sucedan.

FUENTES DE

CONSULTA

Lista de referencias

Trapani, G. (2016). Listas de tareas que funcionan. En Guías HBR. Céntrate en el trabajo importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Trapani, G. (2016). Cómo gestionar tu lista de tareas. En Guías HBR. Céntrate en el trabajo importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Schwartz, T. (2016). Un plan de 18 minutos para gestionar tu día. En Guías HBR. Céntrate en el trabajo importante. (s.p.). México: Harvard Business Review Press. México

Covey S. (1990). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. México: Editorial Paidós.

Aussant I. (2017). Organízate y sé más eficaz. El abc para ganar en tiempo y eficacia. España: Primenta.

Imágenes

Thanyakij-12 & Freepick. (2020). Joven empresaria sentada en el espacio de trabajo moderno [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/joven-empresaria-sentada-espacio-trabajo-moderno_8004885.htm (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Diana.grytsku & Freepick. (2020). Hombre guapo en suite mantenga gran reloj en una mano aislado en blanco [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/hombre-guapo-suite-mantenga-gran-reloj-mano-aislado-blanco_10367489.htm#page=2&query=reloj&position=10 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

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