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Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta unasíntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas de actuaciónde la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservaciónpreventiva, organización y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan directormodelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos.

Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación, Conservaciónpreventiva, Organización, Acceso.

Title: The electronic records archive

Abstract: The author defines the concept of an electronic records archive. The article goes onto offer a synthesis of the principal characteristics and main challenges for action concerningelectronic records management: authentication, preservation, arrangement and access. Theauthor concludes by stressing the need for preparing a model plan to programme the technicalintervention needed in this type of archive.

Keywords: Electronic records management, Archives, Authentication, Preservation,Arrangement, Access.

Esteban Navarro, Miguel Ángel. “Los archivos de documentos electrónicos”. En: Elprofesional de la información, 2001, diciembre, v. 10, n. 12, pp. 41-45. Miguel Ángel Esteban Navarro

Delimitando el conceptoArchivos digitales, electrónicos, informatizados

son términos de uso reciente pero habitual entre docu-mentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de re-cursos de información, etc. Sin embargo, no existe unempleo preciso y uniforme ni por parte de los diversostipos de profesionales de la información ni dentro deun mismo grupo.

Normalizar la terminología es una tarea urgente.Delimitar los significados de las nuevas realidadescontribuye a establecer canales por los que fluyan sinobstáculos los actuales conocimientos y habilidadesdel presente hacia el futuro y a crear puentes de comu-nicación seguros entre los diversos ámbitos de la ges-tión de la información. De este modo se evita, durantela aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo dedescubrir mediterráneos o de confundir en un totum re-volutum las diferentes prácticas que exige la adecuadagestión de los diversos tipos de documentos, atendien-do a sus distintos modos de producción y de uso.

Archivo digital o electrónico son términos de mo-da pero por su uso tan variopinto no sólo resultan ex-cesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean in-distintamente para indicar la reunión de documentoscreados mediante medios informáticos, sea tanto unconjunto de ficheros generados por una aplicación co-mo una colección de documentos textuales e icónicosdigitalizados, en muchos casos accesibles a través deinternet. En ocasiones se usan también para denominara los ficheros que componen una biblioteca digital. Es-to genera si cabe mayor confusión al convertir en si-

nónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyoscontenidos están bien determinados y diferenciados.

Informatización de archivos es un término que seutiliza con mayor precisión para denotar la aplicaciónde las tecnologías de la información al desarrollo delas actividades administrativas y de gestión documen-tal en los archivos, automatizando el mayor número deprocesos y de tareas posibles. Sistemas integrados pa-ra la gestión de archivos y edición electrónica de ins-trumentos de descripción y de documentos son expre-siones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pe-ro un archivo automatizado, aunque su fondo estécompletamente digitalizado, no se debe confundir conun archivo de documentos electrónicos.

¿Qué es un archivo de documentoselectrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documen-tos producidos, recibidos o reunidos por una personafísica o jurídica de modo involuntario, natural y es-pontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su activi-dad de la que es testimonio, haciendo uso de la elec-trónica, que se conservan y transmiten también me-diante medios electrónicos en depósitos de conserva-ción permanente tras efectuar una selección a partir dela identificación y valoración de las series, con medi-das de autentificación y de preservación adecuadas ycon una organización respetuosa con su modo de pro-ducción, con el fin de garantizar su valor informativo,legal y cultural así como de permitir su acceso y usotambién mediante las tecnologías de la información.

Los archivos de documentos electrónicosPor Miguel Ángel Esteban Navarro

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Miguel Ángel Esteban Navarro

Electronic records management es la expresión in-glesa más utilizada para referirse a la gestión que sedesarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas inte-grados de producción y gestión documental son lasprincipales herramientas informáticas que intervienentanto en su generación como en su mantenimiento.

Definido el concepto, el segundo objetivo de esteartículo es presentar una apretada síntesis de las prin-cipales áreas de intervención en la gestión archivísticade los documentos electrónicos, atendiendo a sus ca-

racterísticas más relevantes y a los principales retos alos que se enfrenta la investigación y el desarrollo deestrategias de intervención y de productos.

El carácter de los artículos de este número especialde EPI, los límites de extensión impuestos a los textosy la constancia de la confusión que rodea, muchas ve-ces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupa-mos, inclinan a ofrecer únicamente un sumario breve,pero claro y ordenado, de una serie de principios y ac-tividades asumidos en el ámbito de los archivos. Poconuevo aportará a quienes están habituados a tratar condocumentos de archivos pero sí creemos que ofreceráuna útil guía de aproximación y de estudio de la mate-ria a los que se acercan desde otros ámbitos de la do-cumentación, con el dominio de otros métodos y téc-nicas, a los archivos de documentos electrónicos.

Autentificación

El documento electrónico de archivo participa delos mismos rasgos que el resto de los documentos dearchivo: originalidad, unicidad, organicidad y valorprobatorio. Las diferencias con el resto derivan del he-cho de que su creación, manipulación, transmisión, re-cuperación y lectura se realiza mediante herramientasinformáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordena-dores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operati-vos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Esto tiene la ventaja de facilitar la separación delcontenido del documento del medio en el que se regis-tró originalmente con el fin de facilitar la difusión y elacceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconve-niente de que en el proceso de separación y regraba-ción se puede manipular con mucha facilidad, levan-tando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad dela copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia delos instrumentos de hardware y de software que hanintervenido en su producción, y la corta esperanza devida de los soportes magnéticos y ópticos exigen rea-lizar periódicas migraciones de los documentos a nue-vos medios y soportes para garantizar su legibilidad,no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarro-llar una nueva área de acción en los archivos de docu-mentos electrónicos: la autentificación, que acompañea las tres tradicionales de preservación, organización yacceso.

Su fin es identificar los elementos de los docu-mentos electrónicos que son necesarios para mantenersu autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los contro-les que se deben realizar para comprobar no sólo la in-tegridad física y lógica de los documentos, sino tam-bién su calidad cuando se almacenan y transfieren alos diversos depósitos. Su método todavía está en fasede construcción y posiblemente dará lugar a la publi-

Propuesta de programa de intervención enarchivos de documentos electrónicos1. El plan de preservación contendrá instruccio-

nes para:

—Planificar y crear depósitos acordes con lasdirectrices y normas internacionales de conserva-ción.

—Un reglamento para el uso y la manipulaciónde los documentos.

—Planes de emergencia para actuar ante desas-tres como incendios e inundaciones.

—Medidas de seguridad contra el robo que de-berán ampliarse también a sistemas de seguridad in-formática contra intervenciones no autorizadas quepuedan modificar los documentos.

2. Las medidas de conservación preventiva ac-tuarán en tres frentes:

—Protección de los soportes de los agentes dedeterioro físicos y bióticos.

—Defensa de los contenidos de los virus infor-máticos.

—Reproducción de los documentos, tanto paradisponer de copias de seguridad como para lucharcontra la obsolescencia.

3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadaspara llevar a cabo la reproducción masiva y continuade los documentos electrónicos es prioritario. Cua-tro tipos de soluciones son las más difundidas du-rante el proceso de copia:

—La salvaguarda de la especificación de las ver-siones de los formatos junto con los documentospara permitir su futura decodificación.

—La migración de formatos.

—La eliminación de las dependencias no esen-ciales de los documentos con los programas que loscrearon para facilitar su recuperación por tecnolo-gía estándar.

—El desarrollo de aplicaciones informáticas queemulen el funcionamiento de hardware y softwareobsoletos.

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Los archivos de documentos electrónicos

cación de una norma internacional. Presenta una estre-cha relación con el proceso de reunión y captura de losdocumentos, la conservación preventiva de su conteni-do y la identificación y selección de las series, por loque no es extraño que los proyectos de investigaciónse ocupen simultáneamente de todas estas actividades.

Entre las investigaciones emprendidas sobre laconservación del valor evidencial de los documentoselectrónicos destacan los proyectos Eros, desarrolladodesde 1995 por el Public Record Office del Reino Uni-do; International research on permanent authentic re-cords in electronic systems (Interpares), realizado en-tre 1994 y 1997 por seis grupos de investigación inter-nacionales coordinados por la University of BritishColumbia, y Cerar, de la University of Pittsburgh, ac-tualmente en curso.

http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros

http://www.interpares.org

Preservación

La conservación preventiva de los soportes paragarantizar la permanencia de la información y del va-lor jurídico del documento es uno de los principios querigen la gestión de los archivos y, por tanto, también delos archivos de documentos electrónicos. La investiga-ción en su preservación se enfrenta fundamentalmentea dos retos: en primer lugar, la creación de depósitosde conservación adecuados, tanto físico-lógicos (dis-quetes, discos compactos, video discos digitales, etc.)para los originales y las copias, como contenedores yalmacenes de estos depósitos seguros, siempre en óp-timas condiciones. Por otra parte, sería necesaria laadopción de nuevas y más urgentes medidas de actua-ción ya que lo digital es más vulnerable al paso deltiempo que el papel.

Los soportes de los documentos digitales tienenuna capacidad de resistencia menor a la acción deagentes de deterioro naturales como humedad, oxida-ción, magnetismo y elementos bióticos. Además, seenfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso inclusoque el anterior: la obsolescencia técnica tanto de losdepósitos físico-lógicos, —que debido a los avancestecnológicos se convierten en inútiles aún antes de quese deterioren—, como de los elementos de hardware yde software mediante los que se han creado, a causa desu rápida sustitución por otros nuevos e incompatiblesque hacen imposible su decodificación para la lectura.

La adecuada conservación de un archivo de docu-mentos electrónicos debe plasmarse, como en cual-quier otro archivo, en la elaboración de un detalladoprograma de intervención, que constará de tres partes:un plan de preservación, un conjunto de medidas de

conservación preventiva y un proyecto de restauraciónde documentos deteriorados allí donde sea necesario.

Los principales organismos que trabajan en el ám-bito de la preservación de los documentos electrónicospublicando informes técnicos y recomendaciones, sonlos siguientes: European Commission on Preservationand Access, Council on Library and Information Re-sources, National Preservation Office of United King-dom y Research Libraries Group: the Commission onPreservation and Access.

http://www.knaw.nl/ecpa

http://www.clir.org

http://www.bl.uk/services/preservation

http://www.rlg.org

OrganizaciónAsí como el mundo digital plantea nuevos retos

para la autentificación y la preservación, su irrupciónno supone una ruptura con los modos de organizacióny de acceso que se llevan a cabo en los archivos ac-tuales. Más bien las tecnologías de la información, altiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor efi-cacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir sien-do fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxi-to en instituciones donde su introducción ha acarreadola producción de un mayor volumen de datos, docu-mentos e información a gestionar y una aparente con-fusión entre los límites de éstos y las agrupaciones do-cumentales.

Es un lugar común tanto en los textos de los in-vestigadores de mayor rigor y prestigio como en las re-comendaciones de las principales organizaciones ar-chivísticas, la defensa de la validez de representar y or-ganizar los archivos de documentos electrónicos deacuerdo con su modo de producción. Los principios deprocedencia, integridad de los fondos y respeto a la es-tructura orgánica, que se concretan en la reunión de losdocumentos manteniendo las agrupaciones naturales yen la realización de una descripción multinivel segúnla jerarquía documental, de acuerdo con la Norma In-ternacional General de Descripción Archivística, sonde aplicación, por su carácter universal, en este tipo dearchivos.

En los archivos electrónicos se seguirán identifi-cando los fondos y secciones mediante el análisis delfin, las funciones y los órganos de las institucionesproductoras, y las series documentales mediante el es-tudio de los tipos documentales. Identificación que seplasma en el cuadro de organización del archivo y enlos cuadros de clasificación de fondos; más necesarios,si cabe, en estos archivos que en los que albergan do-cumentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un

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Miguel Ángel Esteban Navarro

acceso directo a la información sin mediar ningún ins-trumento y no permitir una instalación en el depósitosegún un sistema de cotación que reproduzca el modoorgánico y seriado de producción, exige disponer deherramientas lógicas que permitan la búsqueda y la re-cuperación.

Estos cuadros sirven de base del calendario deconservación y transferencias según la edad y el valorde los documentos una vez realizada la valoración y laselección de las series; el cual, ante la urgencia de em-prender rápidas intervenciones de preservación garan-tizando la autenticidad de los documentos, por la ya in-dicada rápida obsolescencia que rodea a los avancestecnológicos en la electrónica, se convertirá en el ins-trumento de gestión fundamental, junto con las basesde datos que recogen los instrumentos de descripciónen los archivos de documentos electrónicos.

Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto deeste artículo su análisis, la necesidad de contar con unaaplicación informática que ayude a la gestión de losdocumentos electrónicos, la cual puede ser el mismosistema de gestión electrónica de archivos que se utili-za para informatizar las actividades que se realizan enlos archivos sin documentos digitales. Sin embargo, latendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas in-tegrados de gestión de la información, que sirven tan-to para la producción de datos y documentos como pa-ra la gestión documental.

Acceso

La facilidad en el acceso a los archivos de docu-mentos electrónicos es la principal aportación de lo di-gital en esta área de la gestión. Esta característica tie-ne dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y laprecisión de la búsqueda y la recuperación gracias a laautomatización de los instrumentos de descripción,junto con su necesaria normalización. Por otra, el au-mento del grado de difusión y uso del archivo quebrinda la posibilidad de acceder a los documentos porvía telemática tanto dentro de la institución producto-ra —mediante la construcción de intranets (que ofre-cen durante la producción de los documentos tambiénla capacidad de intercambiar, compartir y participar ensu creación por diversos actores)— como desde el ex-terior por usuarios ajenos a la organización a través deinternet.

Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilaresque componen otras tantas áreas actuales de investiga-ción y desarrollo:

—la edición y difusión de los documentos en for-matos electrónicos universales basados en estándaresabiertos,

—la definición electrónica de los distintos tipos dedocumentos creados por una institución mediante laidentificación de su origen, contenido, estructura yotros datos de interés que se asocian como metadatosa los documentos, y

—la normalización y codificación de los instru-mentos de descripción.

Los adelantos en el acceso están, por tanto, en es-trecha dependencia de los avances que se produzcanen áreas ajenas a la archivística, como la normaliza-ción de los formatos de los documentos de texto, dedatos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo),de imagen fija o en movimiento, de sonido, multime-dia, etc.; el desarrollo de sistemas de informaciónabiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml,xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.

Algunos de los proyectos más destacables en acce-so a los archivos de documentos electrónicos son: Di-gital Heritage and Cultural Content, dentro del pro-grama IST (Information Society Technologies) de laCE; Padi (Preserving Access to Digital Information);Open Archives Initiative; ISO Open Archival Informa-tion System Standard y Encoded Archival Description.

http://www.cordis.lu/ist/ka3/digicult

http://www.nla.gov.au/padi

http://www.openarchives.org

http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas

http://www.lc.org/ead

En cuanto a las organizaciones que se dedican, demodo global, al estudio de todas las áreas involucradasen la gestión de los documentos de archivo electróni-cos destacan: el Comité de Documentos Electrónicosdel Consejo Internacional de Archivos; US NationalArchives and Records Administration mediante suElectronic Records Archives Program; la AmericanRecords Management Association; la Biblioteca delCongreso y la Comisión Europea a través de DLM-Fo-rum.

http://www.ica.org

http://www.nara.gov/era

http://www.arma.org

http://www.lc.org

http://europa.eu.int/ISPO/dlm

Necesidad de un plan directorToda intervención en un archivo de documentos

electrónicos exige, como en cualquier otro, la previaredacción de un plan director para ser eficaz. Consisteen una planificación técnica de las acciones a realizar

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para la gestión de un archivo o un sistema dearchivos, acompañada de un calendario de ac-tuación, una estimación de costes y una distri-bución de las responsabilidades. Su fin es dis-poner de un procedimiento de actuaciones jun-to con una serie de criterios que garanticen laconservación, la organización y el acceso delos documentos, establecidos a partir de las di-rectrices y normas internacionales vigentes pa-ra la gestión tanto de los documentos de archi-vo en general como de los electrónicos en par-ticular.

Las directrices, a partir de la recopilación,observación y estudio de casos donde única-mente actúa la experiencia que da la práctica,recomiendan las actividades que se deberíanrealizar para conseguir, del modo más efectivoy con la mayor eficacia posible, el objetivopropuesto con la puesta en marcha de un pro-ceso. El análisis y la racionalización de los re-sultados obtenidos con la aplicación de estaspautas permiten establecer reglas operativasque indican cómo se debe realizar el procesoque tienen como objeto. Dichas reglas se deno-minan normas cuando son establecidas por unorganismo nacional o internacional al que lacomunidad profesional reconoce una potestadnormativa. Éstas pueden dar lugar a prescrip-ciones de obligado cumplimiento cuando sirven de ba-se para leyes y normas de tipo jurídico.

Un plan director de archivos debe ser, por tanto,respetuoso con las directrices y las normas que existan,ya que su función es proponer criterios de actuaciónconsistentes en indicaciones de cómo hacer algo deacuerdo con las normas ante el caso concreto del quese ocupa, que se recogen en programas de accionestécnicas destinadas a producir unos resultados deter-minados, previamente establecidos.

Con este espíritu y estos horizontes se debe em-prender toda intervención. Sin embargo, todavía noexiste un modelo de plan director de archivos de do-cumentos electrónicos que pueda servir de guía paraacciones concretas, pese a su indudable interés y nece-sidad. A su redacción invitamos a trabajar.

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Miguel Ángel Esteban Navarro, Departamento de Cien-cias de la Documentación, Universidad de Zaragoza.

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Los archivos de documentos electrónicos