LOS ARCHIVOS EN LA TEORIA DE SISTEMAS

María de los Ángeles Reátiga Martínez

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística

Teoría de Sistemas

Bogotá D.C

2015

LOS ARCHIVOS EN LA TEORIA DE SISTEMAS

Entregado por:María de los Ángeles  Reátiga Martínez

Entregado a: Andry Johan Moreno Garzón

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFacultad de Bellas Artes

Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología y ArchivísticaBogotá D.C.

2015

TABLA DE CONTENIDO

1) Introducción ……….………..…………………………………………………………….. 4

2) El sistema de Archivo …………………………………………………………………….... 5

3) La teoría de sistemas y los sistemas documentales ……………………………………. 6

4) Propiedades de la información y teoría de sistemas …………………………………...., 7

5) Proceso de análisis y síntesis ……………………………………………………………… 8

6) La organización como sistema de transformación ………………………………………. 9

7) Conclusiones ………………………………………………………………………………… 10

8) Bibliografía …………………………………………………………………………………… 11

INTRODUCCION

En el presente trabajo se va hablar de los archivos en la teoría de sistemas, estructura de estos sistemas que conforman la archivología. Se hablara que son los sistemas documentales, las propiedades que tiene la información y la teoría de sistemas. EL proceso de síntesis.

Como la organización puede hacer parte de un sistema de cambio. Se pretende tocar temas que nos permitan dan a conocer una nueva perspectiva referente a la conformación de los sistemas en la archivología.

Se mencionaran elementos fundamentales en la organización visto como un proceso de transformación. Es de saber que todo proceso archivístico debe pasar por una etapa de análisis, síntesis y organización que hacen que las unidades de información den mayor apoyo a sus usuarios prestándole el mejor servicio de orientación, colaboración en su respectiva búsqueda de información.

1) El sistema de Archivo.

Los sistemas de archivo son un medio para guardar, organizar los archivos y datos que contienen, con el fin de facilitar la ubicación y la disponibilidad de los documentos existentes en el archivo.

Mas técnicamente los sistemas de archivos son un conjunto de datos que son implementados para guardar, organizar (fecha, área, jerarquía), manejar, acceder, dirigir y recuperar la información.

2) La teoría de sistemas y los sistemas documentales.

Teniendo en cuenta lo visto en trabajos anteriores respecto a los elementos que componen a la teoría de sistemas recordamos sus principios como el expansionismo, pensamiento sintético y teleología. La teoría de sistemas nos habla de un sistema visto como un dispositivo que contiene una o más entradas y salidas; esto relacionado a la archivística. Esto quiere decir que esta es la mejor manera de representación de los archivos en querer satisfacer las necesidades de los usuarios, creando estratégicas donde se pueden tener una salida.

Los sistemas de información documental son elementos destinados a tratar y administrar datos e información, los cuales están listos para el uso, existen para satisfacer una necesidad. Los elementos de un sistema de información: Datos Técnicas de trabajo Recursos de trabajo

En la teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema, que es manual o automatizado, que comprende métodos de recolección de datos, personas, maquinaria, procesamiento, transmisión y propagación de datos que es información para el usuario.

Dentro de los tipos de sistemas de información documental están:

Sistemas competitivos Sistemas cooperativos Sistemas que cambian la operación del negocio.

3) Propiedades de la información y teoría de sistemas.

La información tiene como propiedades: Pertinencia Oportunidad Veracidad Claridad y validez.

Dado que la información debe ser oportuna, real, clara, pertinente, valida; se necesita que cuente con estas propiedades porque el receptor de la información no puede tener información en sus manos que no es real.

Las relaciones que existen en un sistema puede ser de naturaleza: magnética, verbal, simbólica, contacto.

Las relaciones hacen que haya comunicación entre los elementos del sistema, tales relaciones es llamada información. La cual fluye por el sistema para hacer que se cumplan las diferentes decisiones u objetivos del sistema.

4) Proceso de análisis y síntesis.

En el proceso de análisis de la información se debe hacer teniendo en cuenta: La estructura, funcionalidad y la relacion. En el momento que se tienen en cuenta la estructura y funcionalidad, se realiza el análisis basado en:

Los modos de recepción de fondos. Los tipos de información proporcionada. Estudio de sectores que utilizan la información. Publicidad y edición de cuerpos documentales. Conocimiento de los usuarios.

En el momento que se realiza el análisis se tienen en cuenta:

Identificación de los componentes del sistema. Investigar procesos Analizar tareas Reunir y clasificar toda la información Generar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema.

Cuando ya está terminada la labor de análisis, se pasa al proceso de síntesis la cual está compuesta por tres elementos y uno condicional, los cuales son:

Síntesis estructural Síntesis funcional Síntesis relacional Síntesis histórica

Durante este proceso de síntesis se estudian las diferencias entre las combinaciones de los elementos pero teniendo en cuenta que todo hace parte de un todo.

5) La organización como sistema de transformación.

La organización es como sistema abierto, es decir, establece relaciones con el medio está ligada a la producción en la recepción documental y en la distribución de la información. Mantienen una comunicación como factor esencial, tiende al equilibrio dinámico, cuando se efectúa la recepción documental; este sistema es auto regulable y selectivo. La organización también es concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples. Está constituida por subsistemas que interactúan entren sí. Los subsistemas son dependientes entre si, cuando uno de ellos cambia todos cambian.

Según Katz y Kahn presentan que las características de un sistema abierto.

Importación (entradas) Transformación (procesamiento) Exportación (salida) Información como insumo Diferenciación Equifinalidad Límites o fronteras.

CONCLUSIONES

Se concluye que los sistemas de información son datos que son implementados con el fin de ser: recolectados, analizados, separados, clasificados, ordenados y puestos a disposición de los usuarios.

Los sistemas de información documental son administradores y medios para tratar los datos y la información. Se reconocen tres elementos en un sistema de información: datos, técnicas de trabajo y recursos de trabajo.

Según la teoría de sistemas nos menciona unas propiedades que hay en la información, las cuales son: pertinencia, veracidad, oportunidad, claridad y validez.

Se habla de la síntesis como proceso posterior después del análisis de información, los elementos que componen la síntesis hay tres elementos y uno condicional los cuales son: síntesis estructural, síntesis funcional, síntesis relacional y síntesis histórica (esta última es variable).

La organización es un sistema abierto, relacionados con el manejo de información y distribución de la información.

BIBLIOGRAFIA

UF0347: Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ic editorial. Rosa María Guerrero. (En línea).

<http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=257&/sistema-de-gestion-de-documentos-records-system>

Introducción a la teoría de sistemas. Niklas Luhmann. (En línea)

<https://books.google.com.co/books?id=mfx7SwHpMUoC&printsec=frontcover&dq=teoria+de+sistemas&hl=es-419&sa=X&ei=uIkoVYTRMIH7sAS0qIGgDA&ved=0CCEQ6AEwAQ>

MORENO GARZON, Andry Johan. Unidad Temática III: Los archivos en la teoría de sistemas. 2015.

La archivología y la teoría de sistemas. Página principal. (En línea)

<http://www.vharj.freeservers.com/sistemas.htm>