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Los archivos hacia los medioselectrónicos
Mayo 2011
Beneficios
Clasificación y Organización de Archivos Físicos
Digitalización e Indexación
Implementación de Sistema de
GestiónAutomatización
totalArchivos Físicos Gestión total
Automatización organizada
IFAIIFAIIFAI
Modelo de Transformación
Red de Red de ActualizacActualizaci SISTEMA
DesignaciónDesignación11
2288 AGNLFTAIPG
Red de Red de
DesignaciónDesignación11
2288 AGN
IFAI
Medios de
SHCP
Red de Red de enlacesenlacesión
Actualizaci
Medios deMedios de SIA
SISTEMA
77 33LGOCA
SHCP
Red de Red de enlacesenlaces
Custodia SIA77 33
MisiónCalidadInforme de
Respaldo
Instrumentos Medios deMedios deRespaldoRespaldo SIA ICCAICCA
Criterios Especificos
Custodia SIA
TransparenciaVisión
Gestión
Autoevaluación
Instrumentos de Control y
ConsultaValoración
IGEIGEDepuraciónDepuración
Transferencias Transferencias PrimariasPrimarias
44
55
66Especificos
DepuraciónDepuración
Transferencias Transferencias PrimariasPrimarias
44
55
66Entrega
Rendición de Cuentas
VisiónActas de
GeneralesInventarios
PrimariasPrimariasPrimariasPrimarias Cuentas
Procesos de Calidad ISO
Sistema Integral de Archivos
Ley
No
Procesos de Calidad ISO
Red de enlaces
Convencional
Archivos de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo HistóricoAlt V lú
y
de
T
rmas
A Trámite Concentración HistóricoAlto Volúmen
Clasificados
Transpa
Archiví
Sistema Integral de Archivos (SIARCH)
arenci
íst ica Instrumentos de consulta y control archivístico
Cuadro General de Clasif icación Archivística Catálogo de Disposición Documental Inventario General y Guía Simplea s
Coordinación General de Archivos
Cuadro General de Clasif icación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple
Conformación del CA
Áreas de Respaldo
Sistema de Archivo y de
GestiónArchivo Central
Sistema Integral de Archivos
Control de Mobiliario p/archivos
Normatividad hacia el interior p/archivos
Archivos de trámite
ó
interior
Concentración e Históricos
FACTORES A CONSIDERAR
• Selección
• Preparación• Preparación
• Clasificación
• Indexación
• Captura
• Migración• Migración
• Actualización
• Respaldo
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Proceso de conformación Expediente Único
CA UA’S UA’S CACA
CA UA’SUA’SCA
R i i í dReingeniería de flujos
Homologación de Procesos
Reingeniería de procesos
g jdocumentales
PNA
L
Calidad (lista de registros) Calidad (CADIDO)
PR
OC
ES
O A
RG
AN
IZA
CIO
Tecnologías de la Información Sistemas Automatizados de
Archivo y Gestión
RC
HIV
ÍST
IC
RO
CE
SO
OR
OrganizaciónInstrumentos de Consulta y
Control
O
PR
Control
PROCESO ORGANIZACIONAL
REINGENIERIA DE PROCESOS
Expedientes independientes
PROCESOS ACTUALES INDEPENDIENTES
PROCESOS INTEGRALES UNICOS
REDISEÑO DE LOS FLUJOS DOCU MENTALES
Expedientes Únicos
PROCESO ARCHIVISTICO
REDISEÑO DE LOS FLUJOS DOCU MENTALES
Administración
Conformación de Expediente Único
Promoción CHE
Expediente Único
Administración y consulta autorizada
SISTEMA (WEB)
Jurídico
ECK
L
Crédito
LIST Electrónico
Administración
DEF
Archivo Central
Crediticia
Seguimiento
FINI
FísicoSeguimientoy Recuperación D
O
Físico (únicamente originales)
Conformación de un SIADAConformación de un SIADA
Sistema de Archivo
Sistema de Gestión
Instrumentos de Consulta
Sistema Integral de Administración de D A hi (SIADA)
- - - Red de Enlaces
Alcance del Sistema
• Construir procesos más eficientes y disminuir costos operacionales
• Mejorar procesos de colaboración entre Unidades Administrativas
• Reducir riesgos en el cumplimiento normativo
• Normalizar el manejo de la información y Administrar el flujo documental
Interoperar entre las distintas Unidades Administrativas de la Institución• Interoperar entre las distintas Unidades Administrativas de la Institución
• Crear expedientes únicos
• Controlar la administración de asuntos a nivel institucional a través del
establecimiento de fechas compromiso e identificadores únicos
• Medir los niveles de servicio en el flujo documental y auditar procesos
• Compatible para interoperar con distintos sistemas operativos
• Operar utilizando esquemas de seguridad como firma digital y firma
electrónica avanzadaelectrónica avanzada.
Compatibilidad de Sistemas
Administración DocumentalAdministración Documental
Sistema Automatizado de Control de
Sistema Integral de Archivos
Expediente electrónico
Sistema de
Gestión
Sistema de
Archivos
Expediente electrónico
• Administración control y
de Control de Gestión
ArchivosExpediente físico
• Administración control y
Gestión ArchivosExpediente físico
• Registro, control y seguimiento de asuntos
•Creación e integración de expedientes únicos
Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital
•Control de instrumentos
• Registro, control y seguimiento de asuntos
•Creación e integración de expedientes únicos
Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital
•Control de instrumentos de expedientes únicos
•Eliminación de documentos duplicados
Utilización de firma
de consulta y control archivístico
•Atención a préstamos y consultas de expedientes
de expedientes únicos
•Eliminación de documentos duplicados
Utilización de firma
de consulta y control archivístico
•Atención a préstamos y consultas de expedientes•Utilización de firma
electrónica avanzadaconsultas de expedientes
•Atención a requerimientos internos y externos
•Utilización de firma electrónica avanzada
consultas de expedientes
•Atención a requerimientos internos y externos
Unidades Administrativas U id d Ad i i t ti
Operación y FuncionalidadUnidades Administrativas Unidades Administrativas
•• Registro y digitalización Registro y digitalización de documentos.de documentos.
•• Generación y envío en Generación y envío en formatosformatos wordword,, excelexcel,, •• Base de datos única conBase de datos única con
•• Recepción electrónica de Recepción electrónica de asuntos.asuntos.
•• Turnado electrónico para Turnado electrónico para atención.atención.formatos formatos wordword, , excelexcel, ,
powerpower pointpoint, PDF, etc., PDF, etc.
•• Entrega electrónica al Entrega electrónica al destinatario con acuse destinatario con acuse de recibode recibo
Base de datos única con Base de datos única con control de privilegios para control de privilegios para consulta.consulta.
•• Eliminación de copias Eliminación de copias
•• Seguimiento y control Seguimiento y control mediante firma digitalmediante firma digital
•• Interconexión con SIARCHInterconexión con SIARCH•• Interconexión con otrasInterconexión con otrasde recibo.de recibo.
•• Asignación de folio por Asignación de folio por asunto.asunto.
•• Entrega física deEntrega física de
•• Flujo documental con control Flujo documental con control de cambios y autorizaciones. de cambios y autorizaciones.
•• Agilidad en el trámiteAgilidad en el trámite
•• Interconexión con otras Interconexión con otras unidades administrativas y unidades administrativas y DependenciasDependencias
•• Integración de expedientes Integración de expedientes físicos, en su caso.físicos, en su caso.Entrega física de Entrega física de
documentos al área documentos al área responsable.responsable.
•• Atención oportuna a los Atención oportuna a los asuntos mediante alertas.asuntos mediante alertas.
físicos, en su caso.físicos, en su caso.
Niveles de SeguridadNiveles de Seguridad
ID Llave principal o autenticación del usuario ID Llave principal o autenticación del usuario (control interno en sistema para identificación del usuario)(control interno en sistema para identificación del usuario)( p )( p )
Firma autógrafa Firma autógrafa (sirve únicamente para recepción de documentos y/o acuses)(sirve únicamente para recepción de documentos y/o acuses)
Firma electrónica avanzada y/o sello digitalFirma electrónica avanzada y/o sello digital((encriptadaencriptada y de seguridad para el usuario en la gestión)y de seguridad para el usuario en la gestión)
Componentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental IntegralComponentes del Sistema de Administración Documental Integral
• Plantilla de Personal
CatálogosPlantilla de Personal
• Usuarios
Evaluación y Monitoreo
Flujos Definidos
• Gestión• Integración• Consulta
• Medición de Niveles de Servicio
• Reportes y Estadísticas Sistema de AdministraciónAdministración
Documental Integral
Administración de
MultiformatosSeguridad
• Diferentes etapas de la gestión
• ID• Firma electrónica• Certificado Digital• Administración de
Privilegios
17
Á i l d Á i l d
Diagrama de Contexto
Recepción, Recepción, registro, registro,
clasificación y clasificación y turnado de los turnado de los
asuntosasuntos
Áreas involucradas Áreas involucradas en la atención del en la atención del
asuntoasunto(consulta, cambios, (consulta, cambios, autorizaciones, etc. autorizaciones, etc.
conforme a privilegios)conforme a privilegios)
Oficialia de Partes y
Unidades Administrativas
DigitalizaciónTermino
de Atención
del asunto
Conformación de expediente electrónico o
fisico
Centro de Documentación
y/o Unidades Administrativas
Digitalización, WF, manejo de archivos electrónicos y físicosTérmino
de Atención
del asunto
Conformación de expediente electrónico o
fisico
p g )p g )
Inicio de proceso Inicio de proceso definidodefinido
Atención de Atención de áreas áreas
involucradas en involucradas en el flujoel flujo
Sistema Automatizado de Control de GestiónSistema Automatizado de Control de Gestión
el flujoel flujo
Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión
Sistema Integral de Archivos Sistema Integral de Archivos
Modelo de Operación
Servidor de Imágenes(SIARCH Gestión)(SIARCH-Gestión)
Servidor Base deDatos (SIARCH-
Gestión)
Sistema Control de GestiónServidor
Workflow’sSistema Integral de Archivos
• Clasifica• Organiza• Depura• Transfiere
• Control de asuntos• Consulta de Expedientes y/o
Documentos.• Valida Expedientes.• Valida Respuestas.• Autoriza expedientes.• Ejecuta reportes y estadísticas..
Esquema Combinado
Archivo de
Esquema Combinado
Archivos de Trámite
Concentración e Histórico
Procesos de Servidor de
Archivo de Concentración e Históricobaja
documental
D ó it d A hiDepósitos de Archivode Concentración e Histórico
Diagrama de Contextog
Archivo Histórico
Oficialia de Partes y Unidades Administrativas
Archivos de
Trámite
Archivo de
Concentración
Histórico
ExpedientesFísicos y
Electrónicos
ExpedientesFísicos y
Electrónicos
Baja Documental
Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión
Electrónicos Electrónicos
Sistema Sistema Integral Integral de Archivos de Archivos
Conversión de Documentos Físicos a Electrónicos
UA UA UA UA UAExpediente
FísicoExpediente
FísicoExpediente
FísicoExpediente
FísicoExpediente
Físico
Digitalización
Sistema Integral de Archivos
EXP. EXP.
Proceso SIADA
U id dU id d U id dU id d U id dU id d U id dU id d U id dU id d
Proceso SIADA
UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa
UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa
UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa
UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa
UnidadUnidadAdministrativaAdministrativa
WF WF WF
Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión
PDFTIFF
WORDEXCEL
PPSBD
Documentos ElectrónicosÚnicos
Sistema Integral de ArchivosSistema Integral de Archivos
Documentos EXP. EXP. Físicos
Esquema de Operación
Unidades Unidades AdministrativasAdministrativas
UnidadesAdministrativas
UnidadesUnidadesAdministrativasAdministrativas
UnidadesUnidadesAdministrativasAdministrativas PDC PDC
WF WF
Repositorio deó
ConsultaArchivo para conformar expediente
Sistema Integral de GestiónSistema Integral de Gestión
PDFTIFF
WORDEXCEL
PPSBD
Documentos Electrónicos
Archivos Electrónicos
Sistema Integral de ArchivosSistema Integral de ArchivosÚnicos
EXP. EXP.
Gracias por su Atención
Oscar o. Córdova LópezI t S 1971 TIV i 7Insurgentes Sur 1971, TIV, piso 7Col. Guadalupe innTel. 5553256158Fax. 5553256677, ext. 6158,Mail: [email protected]@yahoo.com.mx