Los Archivos públicos Ramón Aguilera, Jorge Nacif

8/4/2019 Los Archivos pblicos Ramn Aguilera, Jorge Nacif

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LOS ARCHIVOS PBLICOS:SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN


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RAMN AGUILERA MURGUA

JORGE NACIF MINA

LOS ARCHIVOS PBLICOS:SU ORGANIZACINY CONSERVACIN

EDITORIAL PORRAAV. REPBLICA ARGENTINA 15

MXICO, 2006


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Primera edicin, 2006

Copyright 2006

RAMN AGUILERA MURGUa

JORGE NACIF MINA

Esta edicin y sus caractersticas son propiedad de la

EDITORIAL PORRA, SA de CV ?

Av. Repblica Argentina 15 altos, col. Centro,06020, Mxico, DF

www.porrua.com

Queda hecho el depsito que marca la ley

Derechos reservados

ISBN 97007?????

IMPRESO EN MXICO

PRINTED IN MEXICO


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INTRODUCCIN

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informa-cin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11 de

junio de 2002 ha despertado un inters en la adminis-tracin pblica federal por el tema de la informacin yde los archivos. El ritmo que ha impuesto la Ley men-cionada ha marcado el 2004 y 2005 como los aos delos archivos. Hemos podido constatar una acrecentadaconciencia y preocupacin por los archivos en muchasdependencias y entidades. Esta realidad puede respon-der, segn creemos, a dos factores que pueden coincidir

o presentarse en forma separada. El primer factor es laobligacin de cumplimiento que impone una norma;ante la cual, los funcionarios de mandos superiores sesienten comprometidos. El segundo factor, es el conven-cimiento de algunos servidores pblicos de que la infor-macin resguardada en los archivos es bsica para unaadecuada y eficiente administracin, y para una cabalrendicin de cuentas. A lo largo de los dos ltimos aosse han impartido muchos cursos sobre el tema de losarchivos, en particular, nosotros hemos capacitado cer-ca de siete mil servidores pblicos. De esta experienciase desprende que, por un lado, el primer contacto conel tema no ha sido fcil para los nefitos en la materia

y, por otro, la inestabilidad del personal asignado paralos trabajos archivsticos no ha permitido tener en las

instituciones personas responsables y estables dedica-das al tema por la continua rotacin de sus cuadros.Por esta razn, hemos credo conveniente realizar untexto que brinde los conceptos bsicos y su aplicacinen materia de archivos siguiendo muy de cerca los Li-

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neamientos Generales para la organizacin y conserva-

cin de los archivos de las dependencias y entidades dela administracin pblica federal publicados en el Dia-rio Oficial de la Federacin el 20 de febrero del aopasado.

Es importante destacar que lo que en este texto seexpresa, en cada uno de sus lecciones, es el resultado de25 aos de actividad archivstica, de capacitar y formara muchos trabajadores en los archivos, de la experien-

cia acumulada en los archivos histricos, los ComitsTcnicos Internos de Administracin de Documentos,congresos nacionales e internacionales, en los archivosde trmite y en los de concentracin; ah, organizando,clasificando, dando seguimiento a los expedientes quese desmembraron o aquellos que no se generaron porhaber sido agrupados como consecutivos, estudiando

los tipos documentales dentro de las bodegas y almace-nes con el fin de convertirlos en archivos, respirando elpolvo del tiempo y experimentando los microclimas di-versos de los repositorios; ah y, no solo en trabajo degabinete, que no siempre tiene contacto con el papel,hemos labrado un cmulo de experiencias que quere-mos compartir con la conviccin de que con la prcticase fortalece la teora archivstica y, que sta ltima, da

sustento a la primera.El texto esta dividido en nueve partes, la primera es

una reflexin sobre la situacin de los archivos y lasrestantes ocho son lecciones que tienen la finalidad dellevar al lector paso a paso, segn la lgica archivstica,al conocimiento de lo fundamental en la materia.

La forma en que cada leccin se presenta permite

tener una primera visin global del contenido, luego seexpone el desarrollo del tema. Se termina con una re-capitulacin de lo expuesto y se concluye con unaautoevaluacin.

Se pretende, pues, llevar al lector de la mano a travs

VIII INTRODUCCIN


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de los principales temas que tienen que ver con las obli-

gaciones establecidas por las normas citadas y con laaplicacin de una disciplina que permitan cumplir conlos compromisos de Ley y tener los archivos organiza-dos que, al final del camino, ofrecern de manera opor-tuna la informacin y el conocimiento apropiado paralas dependencias y entidades.

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REFLEXIN ARCHIVSTICA

Realizar una evaluacin de la problemtica que los ar-chivos de las dependencias y entidades de la Adminis-

tracin Pblica Federal enfrentan para garantizar el li-bre acceso a la informacin, implica reconocer el hechode que, no existe accin alguna de la AdministracinPblica, que no genere o no sea producto de un docu-mento, de tal forma que se puede afirmar: el trabajode la Administracin Pblica y de todos los que la for-man puede ser visto, en cierta manera, como un constan-te generar, recibir y revisar documentos.

La idea de ver a la Administracin Pblica como in-contenible creadora de documentos, se confirma si seretrocede en el tiempo para verificar que siempre queha existido organizacin gubernamental han prevaleci-do archivos producidos y usados por esa organizacin.Veamos: una de las civilizaciones ms antiguas como laMesopotmica, que cre no slo Ciudades Estados ycentros urbanos, sino los archivos ms antiguos de la his-toria de la humanidad. Un ejemplo es el caso de la ciu-dad de Ebla con sus tablillas de arcilla cocida, donde seregistr informacin sobre las actividades de esa admi-nistracin, la que se consider fundamental para supropia operacin y posterior memoria. De igual formapodemos mencionar a los egipcios, fenicios, griegos, ro-manos, galos, germanos, chinos, mayas y mexicas (por

tomar slo algunas civilizaciones como muestra), yaque organizaban sus archivos con el fin primario de sa-tisfacer necesidades de informacin concreta e inmedia-ta de sus instituciones y no con la idea de legar noti-cias suyas a las civilizaciones siguientes, aunque al

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final de los das as ocurri, pues, gracias a los docu-

mentos de esos archivos se registr la historia docu-mental de aquellas culturas.Los documentos nacen para transmitir la informa-

cin generada en el manejo de los asuntos oficiales, poreso se deben conservar dentro del repositorio denomi-nado archivo pblico, donde se consultarn como testi-monio fiel del cumplimiento de las atribuciones de lasdependencias y entidades.

Lo anterior nos muestra que los archivos son partelegtima y necesaria de la Administracin Pblica, sinembargo, parecera que ni a sta, ni a sus estudiosos,les ha interesado en lo ms mnimo, por lo que la pro-blemtica que han presentado los archivos pblicospara garantizar el libre acceso a la informacin, se en-globa en primera instancia en: la ineficiencia, el estan-

camiento, la marginalidad y el escaso servicio que stosbrindan a las propias dependencias y entidades guber-namentales.

La Administracin Pblica ha considerado a los ar-chivos como algo poco distinto a una bodega llena depaquetes con papeles intiles, no importando que con-tengan informacin fundamental, tanto para el desem-

peo cotidiano de las actividades como para la eficienterendicin de cuentas.En realidad, la lista de los aspectos que componen

la problemtica de los archivos podra ser ms detalla-da, pero los puntos mencionados nos dejan claro queexiste una crisis que ha abarcado todos los niveles quese pueden considerar; as se ha constituido un desequi-

librio cabal en la organizacin y estructura archivsti-ca, que afecta a los servicios archivsticos de las depen-dencias y entidades en su conjunto, visin que ya habasido registrada, desde el ao de 1988, por EnriqueAmpudia Mello en su obra Institucionalidad y Gobier-

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vos, la explosin documental, fenmeno imposible de

combatir sin armas propicias para tener xito.Sin embargo, a partir del ao de 1976, como partedel programa de Reforma Administrativa del PoderEjecutivo Federal, la Coordinacin General de Estu-dios Administrativos de la Presidencia de la Repblica

y el Archivo General de la Nacin de la Secretara deGobernacin, plantearon la necesidad de mejorar elfuncionamiento de los archivos de las diversas institu-

ciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlosen rganos eficientes que pudieran coadyuvar al cum-plimiento de las atribuciones asignadas a cada una deellas; para tal fin se dise el Sistema Nacional deArchivos, con l se ponan las bases de coordinacin en-tre los diferentes organismos pblicos.

Ese momento fue un primer intento oficial de inte-

grar los archivos pblicos a la archivstica modernaproponiendo una organizacin de: Archivos de Trmite,a los que llamaron Unidades de Documentacin en Tr-mite, Archivos de Concentracin, conocidos como Uni-dad de Documentacin en Concentracin y ArchivosHistricos, llamados Unidades de Documentacin His-trica, adems de determinar la creacin de una Uni-dad Central de Administracin de Documentos, encar-

gada de coordinar el proceso archivstico en todas lasdependencias y entidades de la Administracin PblicaFederal.

Sin embargo, y no obstante de que el establecimientodel Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal tuvoel objeto de propiciar orden en la actividad archivstica,por razones en verdad desconocidas, no se public di-

cha normatividad en el Diario Oficial de la Federacin(quedando slo en convenios firmados entre dependen-cias y el Archivo General de la Nacin), por lo que no seoficializ el sistema, dando cierta libertad ante su apli-cacin. La prctica fue, entonces, que las dependencias

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y entidades se autorregularon, y en la mayora de los

casos, los archivos fueron considerados como un reano prioritaria, convirtindose ms, en una carga que enun apoyo, para la misma administracin. Lo anteriorrompi con el ciclo vital de los documentos, columnavertebral de la administracin de documentos y del sis-tema mismo, el cual, al ser mal aplicado en las depen-dencias y entidades, provoc la proliferacin de bode-gas, esperando se autorizar su baja definitiva sin

realizar los procesos de organizacin y valoracin res-pectivos, no obstante la lucha entablada en aquellosaos por el Archivo General de la Nacin para evitaresa situacin.

La realidad es pues, que muchas dependencias y en-tidades tienen bodegas o espacios repletas de papelamontonados en paquete sobre paquete amarrados y,

sin instrumentos de consulta y de control alguno, sobre-viviendo al paso de los tiempos, al descuido, al olvido yal deterioro consecuente, no obstante que los documen-tos lleguen a ser considerados por las normas vigentescomo bienes del dominio pblico y hasta monumentoshistricos.

As mismo, la administracin pblica, ha descui-dado la verdadera administracin de documentos. Si

analizamos el proceso de produccin documental quegenera la gestin administrativa y el flujo de papelesque van de un lado a otro por las oficinas, se confirma-ra que existe una tendencia de crecimiento geomtricodel papel por la reproduccin irracional de documentosque a la postre crean duplicidad de funciones de controlde gestin, saturacin en el almacenamiento de las ofi-

cinas, ineficiencia y gastos intiles. Tal situacin, seha dado por la falta de una planeacin en la generacinde documentos, la que permita identificar el documen-to de archivo de acuerdo a la definicin legal del queno lo es. Este problema, aunado a la falta de una valo-

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racin documental integral ha provocado un hoyo ne-

gro que impide en una primera instancia, garantizar ellibre acceso a la informacin. Siendo la valoracin unproceso lgico que tiene como objetivo el conservar losexpedientes que, pertenecen a una serie documentalcomo reflejo fiel de la dependencia o entidad pblicaque los gener, se convierte en un instrumento quecoadyuva a que el ciudadano pueda ejercer el derecho ala informacin y a la rendicin de cuentas.

Este estatus de los archivos pblicos fue el que se en-contr cuando se plantearon las primeras inquietudespor preparar una ley sobre acceso a la informacin.Aunque los estudios preliminares no visualizaron la im-portancia de los archivos, como lugar en donde se con-serva la informacin, es importante destacar que paralos legisladores que elaboraron la Ley, fue clara la ideade que sin una adecuada organizacin, clasificacin ymanejo de los documentos, difcilmente podra haberacceso a la informacin. No debe por tanto, hacerse nu-gatorio el ejercicio de este derecho por la negligenciade los servidores pblicos o por la falta de un marco re-gulatorio claro que no deje lugar a dudas, de cmo de-ben manejarse los archivos. Por ello, la redaccin delartculo 32 de la Ley de Transparencia Y Acceso a la

Informacin Pblica Gubernamental, estableci que:Corresponder al Archivo General de la Nacin elabo-rar, en coordinacin con el Instituto, los criterios parala catalogacin, clasificacin y conservacin de los do-cumentos administrativos, as como la organizacin dearchivos de las dependencias y entidades

La falta de normatividad en la materia ha tenido,como hemos comentado, a la informacin soportada en

documentos pblicos, inmersa en paquetes, atados y ca- jas guardadas en galerones con techumbre de cartn,plstico o asbesto; en lugares como estacionamientosocupando cajones destinados originalmente a vehculoscon separacin de tablaroca, stanos insalubres y has-

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ta cuartos de azoteas de los inmuebles gubernamenta-

les, esperando ser dados de baja o destruidos, ya fueraporque los plazos de conservacin se vencieron, sinque se revisaran sus contenidos, o por las malas condi-ciones que provoca la humedad, el calor excesivo y pormicroorganismos que se generaron a causa del polvo yla basura que comparten espacio con expedientes ydocumentos.

El resultado del artculo 32 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gu-bernamental son los Lineamientos Generales para la or-ganizacin y conservacin de los archivos de las depen-dencias y entidades de la Administracin PblicaFederal, publicado en el Diario Oficial de la Federacinel 20 de febrero de 2004, despus de largas reunionesde trabajo entre el Archivo General de la Nacin y elInstituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica;

as se hizo oficial la primera normatividad para la orga-nizacin y conservacin de archivos para las dependen-cias y entidades de la Administracin Pblica Federal,con la firme intencin de dar los primeros pasos para laregulacin de esa actividad fundamental y prioritaria,poniendo en la mesa los problemas archivsticos que sedeben resolver para garantizar el acceso a la informa-cin. El segundo prrafo del artculo 32 de la Ley mani-

fiesta que los titulares de las dependencias y entidades,de conformidad con las disposiciones aplicables, debe-rn asegurar el adecuado funcionamiento de los archi-vos y que debern elaborar y poner a disposicin delpblico una gua simple de sus sistemas de clasificacin

y catalogacin, as como de la organizacin del archivo,este es el primer contacto de los archivos pblicos conla transparencia y acceso a la informacin pblica, y re-

presenta el reto inicial de los responsables de su funcio-namiento en las dependencias y entidades.Los lineamientos de referencia, establecen los crite-

rios de organizacin y conservacin de la documenta-cin contenida en los archivos con el objeto de que se

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conserven ntegros y disponibles para permitir y facili-

tar un acceso a la informacin, as que, en las depen-dencias y entidades la organizacin de sus archivos de-ber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita,integridad y conservacin de los documentos de archivoque poseen, ya fueran administrativos o histricos, te-nindolos dispuestos para ser consultados y as, de algu-na manera, garantizar el acceso a la informacin, loque se lograr con un sistema archivstico apegado a los

Lineamientos que se comentan.Para que el sistema archivstico funcione garantizan-do el acceso a la informacin pblica, es necesario quelas dependencias y entidades, as como sus delegacioneso equivalentes determinen el nmero de reas de Con-trol de Gestin necesarias para recibir y distribuir ladocumentacin de entrada; registrar y controlar la do-cumentacin de entrada y de salida y recibir y despa-

char la documentacin de salida de sus reas adminis-trativas. Es ah, en el control de gestin documental, endonde inicia la construccin archivstica, ya que es elvnculo que remite la documentacin a los archivos detrmite para ser integrados a expedientes ya existenteso abrir nuevos, respetando la clasificacin archivsticaoficial.

Los Lineamientos, son una gua oficial para la orga-

nizacin del sistema archivstico, ya que establece laconformacin de los tres tipos de archivos: trmite,concentracin e histrico, y sus funciones bsicas, mis-mas que permiten, ante su aplicacin, adoptar medidaspara administrar y conservar los documentos, integra-dos en expedientes, generados o recibidos cuyo conteni-do y estructura permitan identificarlos como documen-tos de archivo, asegurando la identidad e integridad de

su informacin y propiciando su acceso a la consultapblica.Sin embargo, para poder organizar o establecer lo

que se ha llamado la reingeniera archivstica, se re-quiere que en las dependencias y entidades se cuente un

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rea administrativa, que dedicndose de tiempo com-

pleto a los archivos, se convierta en la cabeza de ese sis-tema archivstico; que al mismo tiempo que estructurela organizacin archivstica, apoye a los Comits deInformacin (creados por el artculo 29 de la Ley Fede-ral de Transparencia y Acceso a la Informacin PblicaGubernamental), en la elaboracin de criterios especfi-cos en la materia as como en la elaboracin de los pro-cedimientos archivsticos que faciliten el acceso a la in-

formacin. Por eso en el numeral sexto de los Linea-mientos se recomienda la creacin de un rea Coordi-nadora de Archivos, la que debe de funcionar como lacolumna vertebral del sistema archivstico de las depen-dencias y entidades de la Administracin PblicaFederal.

Para que las dependencias y entidades propicien laorganizacin, conservacin y localizacin expedita de

los archivos administrativos, se requiere que los titula-res se aseguren de la elaboracin de los instrumentosde consulta y control archivstico bsicos, siendo stos:el Cuadro General de Clasificacin Archivstica (instru-mento tcnico que refleja la estructura de un archivocon base en las atribuciones y funciones de cada depen-dencia o entidad), Catlogo de Disposicin Documental

(registro general y sistemtico que establece los valoresdocumentales, los plazos de conservacin, la vigenciadocumental, la clasificacin de reserva o confidenciali-dad y el destino final de la documentacin), los Inven-tarios Documentales (instrumentos de consulta que des-criben las series y expedientes de un archivo y que per-miten su localizacin inventario general, transfe-rencia inventario de transferencia, o baja documental

inventario de baja documental) y el nuevo instru-mento que incorpora el artculo 32 de la Ley, la GuaSimple de Archivos (esquema general de descripcin delas series documentales de los archivos de una depen-dencia o entidad, que indica sus caractersticas funda-

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mentales conforme al cuadro general de clasificacin y

sus datos generales).Los titulares de los archivos pblicos, deben de com-prender que con la Ley, el trabajo en los archivos se hamodificado, ha cambiado positivamente, ya que ahorase dirige con la perspectiva de tener expedientes orde-nados para cumplir con el derecho a la informacin, ysus instrumentos de consulta y control, que incluyen yse vinculan con los expedientes reservados y confiden-

ciales se convierten en documentos pblicos, apoyo fun-damental para la consulta de los archivos, ya fueran detrmite o de concentracin.

Ahora, los archivistas debemos vencer y olvidaraquella regla no escrita, que gobern por ms de veinte

y ocho aos en la Administracin Pblica Federal, laque estableca que los archivos slo los podan consul-tar aquellas reas administrativas que los haban gene-

rado y nadie ms, claro al menos que existiera una or-den judicial! y como todo aquello que se archivaba yano serva, pues nadie los consultaba; lo que serva se en-contraba guardado en la oficina generadora y no en unarchivo pblico. Hoy en da el sentido es trabajar paraordenar el futuro desde los archivos.

Como conclusin de estas reflexiones podramos de-cir que la cultura de apertura a la informacin que el

derecho ha trado en Mxico conlleva inculcar una nue-va cultura archivstica comenzando por replantear elverbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, darcarpetazo, aventar, arrumbar, apilar, encimar, etc., sinocomo: guardar de manera organizada y sistematizadalos documentos de archivos que contienen la Informa-cin, con el fin de asegurar su disponibilidad, localiza-cin expedita, integridad y conservacin. Lo anterior

slo se logra con archivos organizados segn la discipli-na archivstica.

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LOS ARCHIVOS PBLICOS:SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN


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LECCIN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACINY LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIN

La leccin 1 estudia los conceptos de informacin ydocumentacin, y su relacin con los documentos y ex-pedientes de un archivo.

Los temas que se exponen son los siguientes: La informacin Las ciencias de la documentacin Las definiciones de documento

El expediente

La informacin

El tema de la informacin ha tomado un lugar pre-ponderante en la reflexin de la sociedad actual. Eneste sentido, la informacin es fundamental para el ser

humano y representa hoy en da un factor primordial enlas perspectivas econmicas de cualquier organizacin;

ya que el estar informado adecuadamente trae como re-sultado un mejor posicionamiento en el mercado porlas decisiones tomadas de manera oportuna. De acuer-do a lo antes dicho, la informacin es consideradacomo un activo intangible que integra los llamados ban-

cos de informacin y conduce al conocimiento que es labase del capital intelectual con el cual debe contar cual-quier institucin. As pues, la administracin de ese co-nocimiento presupone una buena estructura de infor-macin, que a su vez se sustenta en una estructura

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documental lgica y bien definida por las reglas de la

archivstica.Las ciencias de la informacin entienden la informa-cin como el conjunto compuesto por la comunicacinde masas, las bibliotecas y los archivos. La informacines producto de un proceso, de una valoracin y de unaseleccin. El principio de la informacin es el deseo detransmitir y la necesidad de conocer.

Informacin es conocimiento, es re-sultado de un proceso intelectual.

La ciencia de la documentacin o las cienciasde la documentacin

A mediados del siglo pasado surgi la ciencia de ladocumentacin como una necesidad creada por el con-flicto blico de la segunda guerra mundial. La docu-

mentacin trabaja con la informacin de los documen-tos, entendidos stos cmo cualquier soporte.

La ciencia de la documentacin es

el arte de explotar las informacio-nes contenidas en los documentos yes el arte de establecer lazos entreestos datos diferentes.

2 LOR ARCHIVOS PBLICOS: SU ORGANIZACIN Y CONSERVACIN

2 Ver concepto deDocum entos

La informacines productode un procesoIntelectual

Ciencia de ladocumentacin


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La explotacin de la informacin debe entenderse

como una tcnica que permite extraer el mximo jugo alos documentos primarios y exprimir todo lo que hayade esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con elfin de poderse hacer cargo de su contenido sin verseobligado a una lectura detallada, imposible en la mayo-ra de los casos.

Uno de los problemas en nuestros das, es la sobrea-bundancia de datos, situacin resuelta en parte por las

computadoras con almacenamiento y espacio. Peroqueda el problema de la seleccin, clasificacin y con-densacin de la informacin. Un almacenamiento queno lleve consigo una previa e inteligente organizacindel material almacenado, es de muy escasa utilidad.

Proceso del documentalismo

La ciencia de la documentacin se encarga pues, deltratamiento y procesamiento de la informacin. Trans-formar los datos sueltos en una informacin coherente

y tambin presentarlos de tal suerte, que resulten msfcilmente inteligibles y asimilables.

Procesamiento de la informacin

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIN 3


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Obtencin de la informacin tratada

El documento

La fuente primordial de la informacin, son los do-

cumentos. Y stos se encuentran en los archivos. Losdocumentos son todos aquellos que las organizaciones olos individuos crean o reciben en el curso de los trmi-tes administrativos y ejecutivos; los documentos formanparte o proporcionan evidencia de dichos trmites. Sonpreservados por los que generan los trmites para supropio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Ade-

ms, proveen la memoria corporativa de la organiza-cin, un seguimiento contable en lo concerniente a sustransacciones financieras, y evidencia aquellas activida-des de las que son responsables desde el punto de vistapoltico.



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En el contexto de una estrategia de desarrollo, los

documentos del sector pblico, constituyen informacinque ha sido creada, procesada y conservada en el pasy, por tanto, representa la memoria administrativa na-cional, de forma independiente de los documentos para-lelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,aunque complementaria a stos.

En su conjunto, los documentos son testimonios quecomprueban acciones pasadas, documentan los dere-

chos colectivos e individuales de los ciudadanos. Sonevidencia de una responsabilidad social.

Qu es documento?

La palabra documento ha adquirido varias connota-ciones segn el ngulo de estudio. Hoy en da el tr-mino en cuestin tiene un significado amplio, sobre

todo a partir de la aparicin de la ciencia de la docu-mentacin y ha perdido su sentido real e histrico. Porello, conviene revisar algunas de las acepciones de do-cumento en el contexto de la documentacin, de la di-plomtica y de la archivstica.

Documento desde la ciencia de la documentacin

La ciencia de la documentacin y de la informacinse han ocupado del concepto de documento.

El documento desde la perspectiva documentalista,es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo ca-rcter es probatorio o informativo; y adems, con unentorno histrico.

Por su parte, el francs Robert Escarpit define el do-

cumento a partir de una constatacin histrica: a fina-les del siglo XIX, el hombre logr tres conquistas, creardocumentos sonoros (1878), producir documentos vi-suales animados (1895), y difundir informacin sin so-porte (1789).



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La posibilidad de informarse a travs de iconos y fone-

mas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos revolucion el tradicional concepto de docu-mento. Se puede afirmar que la mayor parte de nocionesde documento desde la perspectiva documentalista estnacotadas por el concepto de informacin. El soporte noimporta tanto cuanto el contenido, la informacin.

Concepto Diplomtico

La diplomtica entiende al documento relacionadocon una accin jurdica; en sentido amplio, es cualquierescritura de carcter legal, histrico y administrativo.

El documento es un testimonio es-crito de un hecho de naturaleza ju-rdica, que observa ciertas formasdeterminadas, las cuales son desti-nadas a procurarle fe y a darle fuer-za de prueba.

De esta nocin podemos deducir que la diplomtica

se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipode documento. El documento debe haber sido escritocon la intencin, voluntaria o indirecta, de transmitirun acto que puede comportar una relevancia jurdica.El documento debe ser redactado respetando ciertas


2 El trmino diplomticase explicar con msdetalle en la leccin 3.

Documento desdela diplomtica

Documento es unescrito quetestimonia unavinculacin jurdica


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normas fijas, si bien variables a travs del tiempo, tales

de conferir al documento credibilidad y por tanto, capa-cidad probatoria.La diplomtica examina el documento desde el as-

pecto formal, su forma externa e interna; su coherenciatestimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplom-tica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la auten-ticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) laintegridad.

Concepto Archivstico

La archivstica entiende el documento como un pro-ducto que nace de una accin administrativa y con unafuncin especfica: ser testimonio.

El documento es aquel que se reci-be o se expide en una oficina; refle-ja las acciones y objetivos propios dela misma. Son conservados comotestimonio, prueba y continuidad dela gestin administrativa.

La rentabilidad de un documento de archivo no semide por la amplitud de su difusin (concepto docu-mentalista) como puede ocurrir con un libro, sino portenerlo en un momento dado accesible para instrumen-talizar una actividad prctica, para tomar una decisin.

Michel Duchein advierte que cada documento de ar-chivo es esencial, para la apreciacin (valoracin),para saber con toda exactitud quin lo ha producido, en

qu circunstancias, en el esquema de qu procedimien-tos, con qu objeto, a quin se destina, cundo y cmoha sido recibido por su destinatario y por qu vas hallegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible,salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-


Documento desdela Archivstica


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to, perfectamente individualizado y sin confusin con

los documentos de otras procedencias, aunque sean re-lativos a un mismo objeto.

La precisin del concepto de documento desde la ar-chivstica est en descubrir su alma orgnica, por servnculo con otros que pertenecen a un fondo, una serieo a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejerci-cio de una funcin administrativa, legal, acadmica ocomercial. Esto nos lleva a considerar que el docu-mento de archivo no se concibe, so pena de alteracin

de su esencia, sino integrado en expedientes, series yfondos.El expediente es un conjunto inseparable de docu-

mentos generados en un rgano administrativo al ejer-cer una funcin determinada en una de sus oficinas omesas para la resolucin o informacin de un mismoasunto.

El expediente

La palabra expediente proviene del verbo latino ex-pedire, infinitivo que forma el participio presente ex-pediens, expedientis, que significa el que resuelve. Deah que el expediente est encaminado a resolver un de-

terminado asunto. Se trata de un conjunto de documen-tos y actuaciones que sirven de antecedentes y funda-mentos a la resolucin administrativa, as como lasdiligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente es la base de la organizacin docu-


El documentoes testimoniode la gestinadministrativa


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mental. En los archivos se clasifican y ordenan expe-

dientes no documentos sueltos.

As pues, el expediente es el primer nivel de vincula-cin archivstica. Adems dentro del expediente tam-bin existe vnculo entre los documentos de un asunto.

El Consejo Internacional de Archivos ha definido alexpediente como:

El expediente es una unidad organizada

de documentos agrupados juntos para suuso en la gestin del productor o en elproceso de organizacin archivstica, de-bido a que se relacionan con un mismoasunto, actividad o trmite.

Algunos autores sealan que la formacin del expe-diente puede ser discrecional o reglamentado en sus pa-sos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,siempre ser importante guardar ciertas formas, yquiz, en ciertas prcticas, sobre todo de ndole legal,deba respetarse un procedimiento rgido.

El expediente podr ser conformado de forma hist-rica, de manera progresiva segn la cronologa del tr-mite de forma descendente (el documento ms antiguoarriba y as sucesivamente) o en forma ascendente (eldocumentos mas reciente arriba y as sucesivamente).


Los expedientes sonla unidad de instalacinque sirve de base alproceso de organizacinarchivstica

Cf. Norma InternacionalGeneral de DescripcinArchivstica


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Resumen de la leccin 1

En la leccin 1 se han presentado los temas: la informacin, la ciencia de la documentacin, el documento y el expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la docu-mentacin le da a la informacin.

Se ha planteado cul es el proceso del documentalismo.Se ha estudiado al documento bajo tres ngulos: el do-cumentalista, el diplomtico y el archivista.

Se ha definido al expediente como el conjunto de docu-mentos que tratan el mismo asunto encaminados auna resolucin administrativa.

Preguntas para evaluacin

1. Defina con sus propias palabras los siguientestrminos: Informacin Ciencia de la documentacin.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el

vocablo documento: El documentalista El diplomtico El archivista.

3. Cul es la caracterstica principal que define a unexpediente?



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LECCIN 2

DEFINICIN E IDENTIDADDEL ARCHIVO

La leccin 2 estudia el concepto de archivo y cul essu identidad dentro de las disciplinas afines.

Los temas que se exponen son los siguientes: La definicin etimolgica La definicin conceptual La identidad del archivo La clasificacin de los archivos

El contenido de los archivosLos archivos dentro de la administracin pblica,

como fuente de informacin, deben tener un tratamien-to de acuerdo con la ciencia archivstica. Su organiza-cin y conservacin son vitales para la institucin comopatrimonio nacional; son de suma importancia para elfuncionario pblico como sustento de sus acciones p-blicas y de la tranquilidad personal.

Uno de los presupuestos importantes en materia ar-chivstica es definir los trminos que se emplean o enotras palabras, es sumamente necesario ponerse deacuerdo sobre los conceptos que se aplicarn a lo largode este texto. Esta premisa es importante por las conse-cuencias prcticas que conlleva, ya que, el concepto de-termina la prctica y el uso que se le da al contenido delmismo. Por esta razn, no es ocioso analizar la parteconceptual y as llegar a comprender la naturaleza delos archivos.

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Definicin etimolgica.

A travs del tiempo se han usado distintos vocablospara indicar o designar lo que hoy se llama archivo. Enel contexto romano se utilizaba el trmino tabulariumporque los documentos solemnes se escriban sobreunas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la en-trada del templo para dar a conocer su contenido y lue-go se guardaban en l. Los romanos tambin usaron lapalabra sacrarium para sealar con ella al archivocuando extendan el concepto al lugar en donde guarda-ban los documentos importantes, en la mayora de loscasos fue el templo.

En la Edad Media se utilizaron diversos trminoscomo scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguroen donde se custodiaban los documentos vitales de las

autoridades eclesisticas o civiles. Un poco ms adelan-te, se extendi el uso del vocablo chartarium como el si-tio donde se depositaba el material sobre el que se escri-ba. Por ltimo, mencionaremos otra palabra de usocomn en la poca medieval, esta fue armarium, mue-ble de madera en la que se guardaban los documentos.

No obstante el elenco mostrado anteriormente, la pa-

labra que prevalece es archivo. El origen del trmino esincierto y no existe acuerdo para establecer su proce-dencia. Sin embargo, se pueden traer a colacin trespropuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanumque significa arca, casa, depsito donde se conservanlos documentos. Otra postura es la que hace derivar ar-chivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los

documentos antiguos y el lugar de su conservacin. Unatercera propuesta estima su procedencia de la palabraarje, principio, magistrado, autoridad. De este trminose desprende arjeion, sede de la autoridad o palaciodonde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los



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documentos que tenan que ver con tal actividad. De ar-

jeion se transfiere al latn con la palabra arcivum y lue-go, archivum.

Definicin de archivo

Llegar a un acuerdo sobre una definicin no es tareafcil y bsicamente en toda disciplina existen una seriede opiniones a la hora de conceptualizar. No se preten-

de caer en el campo de la polmica en cuanto a postu-ras u opiniones sobre una definicin formal de archivo.Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que alpresentar las definiciones que se juzguen pertinentes seest tomando una postura. Desde esa perspectiva, laspropuestas que se presentarn son las que de algunamanera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por

otra parte, cabe recordar, como se mencion en prra-fos anteriores, que es importante llegar a una definicinde archivo porque sta tiene incidencia en la prctica.

A continuacin se propone una definicin, que con-tiene los elementos necesarios que describen la esenciade un archivo. De hecho, las definiciones coinciden enla parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos,como veremos enseguida.

El Consejo Internacional de Archivos, organismoauspiciado por la ONU, que pretende regular de mane-ra internacional en materia de archivos, sostiene que

Los archivos son un conjunto de escritosrecibidos o elaborados por una personafsica o moral, pblica o privada y desti-

nados por su naturaleza a ser conserva-dos por esa misma persona.

DEFINICIN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO 13

Definicin

de archivos


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Tomando esta definicin tratemos de hacer algunas

precisiones:a) Cuando se habla de archivos se usa deliberada-mente el trmino conjunto y se evita la palabra colec-cin, la cual indica un origen artificial. Es decir, el co-leccionista realiza una seleccin que depende de suarbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se rela-ciona el vocablo archivo con depsito porque, ste lti-mo, indica una situacin esttica, amorfa, carente de

funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjuntopara designar la pertenencia completa de toda la docu-mentacin de una institucin.

b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podra-mos decir que nos referimos a todo tipo de soporte in-formativo; todas las variantes de escritos, papel, cintasmagnetofnicas, audiovisuales, fotografas, disquetes o

discos compactos. Cabe sealar que no hay inconve-niente en usar el trmino documento en su acepcinms amplia.

c) Si se considera que un archivo es reflejo de la ac-cin administrativa de cualquier institucin y que porello, el archivo comienza a existir en el momento en queaquella nace, es necesario subrayar que su naturalezaest ntimamente unida con su ente productor. Por eso,

los escritos de un archivo, en el sentido estricto del tr-mino, son los que se emiten y reciben como resultado deun trmite. Las corporaciones culturales que aplican elvocablo archivo para los materiales documentales, in-cluyendo libros y revistas, extienden el sentido del tr-mino. En este caso, los documentos, sobre todo, de cor-te histrico no forman parte de la institucin desde el

punto de vista administrativo, sino slo desde la pers-pectiva cultural y bajo el concepto de coleccin. Aspues, estos ltimos centros usan la palabra archivocomo sinnimo de conservacin y no en el sentido fun-cional y administrativo.



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d) De la funcin de un archivo se derivan dos conse-cuencias importantes. La primera, es la pertenencia ar-chivstica que debe ser respetada en cuanto a la proce-dencia y al orden natural de sus series. Esto constituyeel eje central de la organizacin documental de un ar-chivo, puesto que no se puede admitir una organizacindocumental fuera de los principios archivsticos; es de-cir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. Laotra consecuencia, se refiere a la funcin misma de unarchivo. El objetivo de todo archivo es esencialmentefuncional; responde a la gestin administrativa de lainstitucin. La tarea del archivo es custodiar, conservar

y dar servicio interno de informacin para la llamadatoma de decisiones. Un archivo tendr un objetivo cul-tural cuando el ciclo vital de sus documentos as lo dis-pongan, pero antes tuvo una misin esencialmenteadministrativa.

La Identidad del Archivo

El archivo posee una identidad formal que lo dife-rencia de otros centros similares como una hemeroteca,una biblioteca, un centro de documentacin o un museo.Las llamadas ciencias de la informacin, en algunos desus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza ylas funciones de los diversos acervos ponindolos en elmismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a suorganizacin. Lo anterior ha dado como resultado eldocumentalismo mal entendido. Esta corriente aplicadaa los archivos ha generado una confusin. Por esta ra-zn, se deben sealar una serie de distinciones entre los


El archivo es reflejo

de una institucin


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tipos de acervos, an cuando se encuentren reunidos en

una sola entidad.En principio cabe asentar que una biblioteca, un mu-seo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, labiblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tie-nen su existencia a partir de una decisin externa queno siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, unarchivo comienza su vida desde que nace la institucinque la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo yel de un museo o una biblioteca ser siempre cultural.Adems, la constitucin de los acervos de un museo ode una biblioteca responde al criterio de coleccin, dearbitrio y refieren a determinados argumentos que pue-den ser heterogneos u homogneos.

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o deun museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o unmuseo dependen de condiciones externas, si existe unpresupuesto para su creacin, si se tiene el lugar ade-

cuado, etc. En el caso del archivo, ste est limitado porla actividad misma de la institucin; si sta crece, si sereestructura, si se muere afectar directamente al archi-vo porque existe una dependencia gentica con el enteadministrativo.

Por ltimo, cada una de las anteriores diferenciastraen como consecuencia un tratamiento propio en

cuanto a su organizacin, ya que sta deber respondera la propia naturaleza de los centros. En este sentido,an en los casos en que convivan varios acervos en unamisma institucin tendrn que ser organizados respon-diendo a su esencia.


El objetivo primario de

un archivo es adminis-trativo


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Diversos tipos de Archivos

Los conceptos fundamentales de la archivstica valenpara todo archivo. Sin embargo, existen algunos ele-mentos que no pueden aplicarse de manera general, yaque son propios de cada clase especfica de archivo. Porello, conviene atender a la clasificacin de los archivos,los cuales pueden considerarse con relacin a:

a) La existencia de la institucin. En este caso pue-

den ser activos y no activos.b) A las funciones de la institucin: trmite, concen-

tracin e histrico.c) A la naturaleza de la institucin: pblicos y

privados.Los archivos pblicos pueden ser federales, estatales

o municipales. Los privados se consideran los no guber-

namentales; entre estos estn los eclesisticos, que sesubdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, pa-rroquiales, de religiosos, etc.

Contenido de los Archivos

El contenido de un archivo puede ser comprendidodesde diversos ngulos dependiendo el aspecto que se

quiera resaltar. Desde el aspecto fsico, es decir en elmaterial sobre el se escribe el archivo contiene papiros,pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevossoportes como los videos, los disquetes y los discoscompactos. Si el anlisis se realiza desde el aspecto ar-chivstico el material se agrupa con base en los fondos,secciones, series y subseries, en este caso se habla de re-

gistros, correspondencia, libros de censos, libros decuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto quereclama la atencin es el diplomtico. Bajo este rubrolos archivos contienen documentos en el sentido estric-to: actas, escrituras, reales rdenes, bulas, concordatos,



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etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un per-

gamino en el que se hallan escritos registros de actas dealgn consejo. Cada uno de los aspectos de anlisis lle-var a considerar una parte del contenido resguardadoen un archivo.



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En la leccin 2 se ha estudiado el concepto de archivo ycul es su particularidad.

Se han revisado los siguientes temas centrales: Los archivos Identidad de los archivos Cmo se clasifican los archivos segn su existen-

cia, su funcin y su naturaleza.

Qu se guarda en los archivos.Se ha propuesto la definicin etimolgica de archivo.Se ha propuesto la definicin conceptual de archivo


1. Explique el significado de tres palabras relacionadascon el origen del trmino archivo.

2. Explique los elementos esenciales de la definicin dearchivo.

3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.4. Identifique en qu tipo de archivo trabaja Usted se-

gn la clasificacin expuesta en este leccin.5. Enuncie algunos contenidos fsicos, archivsticos y di-

plomticos que existen en el archivo donde Usted

trabaja.



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20 BCA.


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LECCIN 3

DISCIPLINAS AUXILIARES

La leccin 3 estudia las principales disciplinas auxi-

liares que auxilian la labor del archivista.Los temas que se exponen son los siguientes: La paleografa. La Diplomtica. La historia. El derecho. La tecnologa informtica.

La archivstica no es una disciplina aislada, sino quees parte de un grupo de disciplinas que adquieren undesarrollo como tales, en el marco de una serie de preo-cupaciones que el ser humano tuvo frente a los papelesque le servan como referencia jurdica y testimonial.La archivstica junto con la diplomtica y la paleografatuvieron un importante impulso, como disciplinas, amediados del siglo XVII. A travs del tiempo el desarro-

llo de la archivstica exigi el auxilio de otras discipli-nas como la historia, el derecho y actualmente, las cien-cias de la administracin y la informtica.

Veamos de manera breve en qu consiste cada unade las principales disciplinas que ayudan a la archivsti-ca y qu le aportan en su labor.

La paleografa

La paleografa es el tratado de lasescrituras antiguas trazadas sobresoportes materiales suaves.

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Definicin dePaleografa


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Paleografa viene del trmino griego paleos (antiguo)

y grafa (escritura). Estudia las escrituras trazadas enlos materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a dife-rencia de la epigrafa que estudia la escritura trazadaen los materiales duros (mrmol, bronce, etc.).

Los objetivos de la paleografa se pueden resumir entres aspectos:

Leer y descifrar los signos grficos de los corres-pondientes momentos escritos.

Hacer examen sistemtico de las escrituras y delos monumentos escritos para tratar de situarlosen el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellosmateriales seguros en orden a la elaboracin yconstruccin crtica de la historia.

Analizar la naturaleza de los signos grficos, notanto en orden a aprovechar los elementos que di-

cho anlisis suministre para el trabajo historiogr-fico en general, sino, primero y antes que nada,para conocer el desarrollo intrnseco de la propiaescritura, su origen, su evolucin, sus cambios yvariantes.

La diplomtica

La diplomtica es el tratado del docu-mento que lo analiza crticamente entodo su conjunto, pero especialmente ensu forma, gnesis, evolucin, tradicin yconservacin, en orden a averiguar suautenticidad.

El objeto de la diplomtica lo constituyen todos losdocumentos desde los ms antiguos a los actuales, y noslo los de origen medieval.


Definicin dediplomtica


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Los conocimientos de diplomtica sirven al archi-

vero para: Conocer la tradicin documental: si se trata de un

original o de una copia, y en este caso cual es suclase.

Evaluar la autenticidad, analizando los elementosformales a fin de saber si un documento es verda-dero o falso y en qu grado.

Conocer la tipologa diplomtica, que est en fun-cin del nmero y de la disposicin de los elemen-tos formales.

La historia.

Memoria de la evolucin de lahumanidad.

La historia ayuda al archivista para: Comprender la forma y el orden en que se han

producido los documentos. Conocer su estructura orgnica, las funciones y ac-

tividades desarrolladas. Poder comprender el significado de los documen-

tos y de las agrupaciones documentales para do-tarlas de un organigrama objetivo y estable en eletiempo.

El Derecho

La importancia que tiene para la archivstica vienedada por la propia naturaleza de los fondos documenta-les. Tanto los pblicos como una parte muy significativade los privados proceden o son reflejo de actividades su-

jetas a la ley. Es importante que el archivista conozcaalgunos campos del derecho.

DISCIPLINAS AUXILIARES 23

Definicinde Historia


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La legislacin bsica del Estado.

La legislacin rectora del sector al que este adscri-ta la entidad en donde da su servicio. El marco jurdico de los archivos. La legislacin sobre los procedimientos adminis-

trativos.

Las tecnologas de la informacin.

Se trata del conjunto de medios infor-mticos que sirven para la captura, al-macenamiento, tratamiento y difusinde la informacin, as como lastelecomunicaciones.

El archivista debe conocer los avances en esta mate-

ria ya que muchas de las nuevas tecnologas son suscep-tibles de ser aplicadas en mltiples tareas archivsticas.Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrnicos,los instrumentos de descripciones automatizados, la di-gitalizaciones, el Internet, el manejo de imgenes conmedios pticos, etc.


Definicin detecnologade la informacin


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En la leccin 3 se han estudiado los conceptos de algu-nas de las ciencias auxiliares de la archivstica.

Se han revisado los siguientes definiciones: La paleografa La diplomtica. La historia El derecho. Las tecnologas de la informacin.


1. Explique el significado del trmino paleografa.2. Cuales seran algunas de aplicaciones de la diplom-

tica para el trabajo del archivista.

3. Qu aporta el conocimiento de la historia al trabajoarchivstico.4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologas

de la informacin pudieran ayudar a la archivstica.

DISCIPLINAS AUXILIARES 25


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26 BCA.


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LECCIN 4

LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA

La leccin 4 estudia los principios jurdicos que de-

ben estar presentes en toda legislacin y el actualmarco jurdico mexicano.

Los temas que se exponen son los siguientes: Principios bsicos de la legislacin archivstica. Marco jurdico mexicano.

En un informe ante la vigsima sesin plenaria de laUNESCO, celebrada en Pars en 1978, se sealaba que

en trminos generales el mundo reconoce que los ar-chivos son un componente fundamental del patrimoniode un pas,-y que considerando que son absolutamen-te esenciales en el establecimiento de la conciencia na-cional y en las caractersticas especiales de cada pas,son un componente fundamental de la riqueza culturalnacional. Ms adelante, el mismo informe aada quelos archivos desempeaban un servicio jurdico irrem-plazable: son la base fundamental para garantizar lacontinuidad en la aplicacin de las funciones adminis-trativas.

Por su parte la Comisin Jurdica Internacional de laAsamblea General de las Naciones Unidas sostena queaunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estadosin ejrcito, es imposible imaginar un Estado sin mo-

neda, sin erario pblico, sin fondos y sin archivos queconstituyen las formas de bienes del Estado ms fun-damentales y generalizadas hasta el extremo que sepuede afirmar que se derivan de la propia existencia delEstado.

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La importancia de los archivos para un Estado o

para una sociedad nos lleva a considerarlos como unpatrimonio cultural que fundamenta la conciencia his-trica y la pertenencia de un grupo humano. Ahorabien, los archivos desde esta perspectiva, merecen serconsiderados por las leyes para ser protegidos y cerraras el crculo que permita conservar el patrimonio deuna sociedad.

Principios bsicos de la legislacin archivstica

La legislacin archivstica es un trabajo encaminadoal establecimiento y regulacin de las relaciones de losarchivos con la sociedad. La formulacin y promulga-cin de leyes y reglamentos de archivos constituyen unresumen y destilacin de la experiencia de la actividadarchivstica y son la cristalizacin de las polticas queha seguido sta. La legislacin archivstica refleja elgrado de desarrollo y madurez de la labor y de la profe-sin archivstica de una nacin.

Si repasamos la historia de los archivos encontrare-mos que el tema de la legislacin archivstica es tan an-tiguo y universal como los propios archivos.


La legislacin archivstica reflejael grado de desarrollo y madurezde la labor y de la profesin

archivstica de una nacin.

2 Ver sntesis del desarrolloHistrico en Manual deArchivstica Eclesistica,pp. 21-28


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El desarrollo de esta legislacin permite clasificar las

distintas categoras de leyes y reglamentos en cuanto asu aplicacin. De este modo se pueden enumerar: Las leyes de archivos, que se refieren a las normas

generales de gestin de todos os asuntos archivsti-cos del pas.

Las leyes ministeriales de archivos que se encami-nan a las leyes y reglamentos que formula y pro-mulga una determinada autoridad estatal en rela-cin con las condiciones particulares de unadeterminada entidad o regin.

Las leyes archivsticas especializadas que se enfo-can a las leyes y reglamentos relacionados con lagestin de documentos especficos o en soportesespeciales.

Las leyes archivsticas puntuales que se abocan a

las leyes y reglamentos formulados y promulgadospara la aplicacin de ciertas disposiciones concre-tas de las leyes archivsticas.

Las leyes regionales de archivos que determinanleyes y reglamentos para cada uno de los nivelesdel gobierno local de acuerdo con las leyes y regla-mentos nacionales en materia de archivos.

Principios y contenidos que deben servir de base a lalegislacin archivstica y que pueden orientar:1. Direccin centralizada de archivos. En muchos

pases este principio ha servido para establecer una au-toridad nacional que permita unificar los criterios yprogramas de organizacin y conservacin archivstica.

2. Proteccin de la integridad y seguridad de los ar-

chivos. Se refiere a la prevencin de daos en el patri-monio documental por medio de normas y reglamentosprecisos.

3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francsde accesibilidad los archivos modernos posibilitan el ac-

LA LEGISLACIN ARCHIVSTICA 29


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ceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garan-

tiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.4. El concepto de archivos y la definicin de trmi-nos tcnicos. En la legislacin es necesario definir lostrminos archivsticos porque muchos de ellos o hanperdido su significado primitivo, o han ampliado suconnotacin. Por ejemplo, las palabras documento,fondo, serie, clasificacin, ordenacin, archivos de con-centracin, etc.

5. Administracin de archivos. Tambin es funda-mental considerar a los archivos como instituciones ad-ministrativas que deben tener normas para la organiza-cin interna de sus miembros, as como polticas yreglas para el servicio al pblico.

Marco Jurdico Mexicano

La organizacin y conservacin de los archivos delos Gobiernos Federal, Estatal y Municipal estn susten-tadas en una serie de normas que velan por el buen de-sempeo de esta actividad. En este sentido, existen le-

yes generales que de alguna manera protegen a ladocumentacin generada por las instancias pblicas yla declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe

una ley federal o general que trate del asunto de ma-nera integral; de ah que se debe recurrir a varias leyesque ni estn coordinadas entre s sobre la materia, niestn actualizadas a las exigencias del Mxico de hoy.Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados hanpromulgados su ley o reglamento sobre archivos.

Hablar de leyes archivsticas en la legislacin mexi-

cana es hacer converger distintas normas que se handado a lo largo del tiempo, y si bien, no estn articula-das en un solo instrumento legal, es el nico sostn jur-dico que existe en la actualidad. Por tal motivo con-viene hacer un recorrido por estas leyes.



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Ley General de Bienes Nacionales declara en el Art.

6, frac. VIII, XV, XVIII, como bienes del dominio p-blico, es decir propiedad federal, entre otros: los docu-mentos y expedientes de las oficinas (pblicas). (DOF20-03-2004)

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgi-cas, Artsticos e Histricos determina que son monumen-tos histricos los documentos y expedientes que perte-

nezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos dela Federacin (cap. 36, frac. II). (DOF 06-05-1972 y re-formado DOF 31-01-1986)

Por medio del Acuerdo Presidencial del 14 de julio de1980 el Archivo General de la Nacin fue ratificadocomo la entidad central y de consulta del Ejecutivo Fe-deral en el manejo de archivos administrativos e histri-cos de la administracin Pblica Federal. Entre las atri-

buciones del Archivos General de la Nacin estn elemitir las normas, polticas y lineamientos conforme alos cuales se fijen las relaciones operativas internas yexternas entre las unidades que ejerzan las funciones decorrespondencia y archivos administrativos. (DOF14-07-1980, art. 2, frac. II). La aplicacin de las normasanteriores se instrumentaron mediante el Sistema Red

de Archivos del Gobierno Federal, diseado y publicadoen 1984 para modernizar y homogeneizar la organiza-cin y la conservacin de los archivos.

Nota: Este acuerdo fue abrogado por el artculo se-gundo transitorio del Reglamento Interior de la Secre-tara de Gobernacin de 1998, que a la letra dice:

Segundo: se abroganV. El acuerdo por el que se dispone que el Archivo

General de la Nacin ser la entidad central y de con-sulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivosadministrativos e histricos de la Administracin P-blica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Fede-racin el 14 de julio de 1980.



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El Manual de Polticas del sistema red de Archivos se-

ala que su objetivo es establecer las normas a que sesujetarn las Dependencias del Gobierno Federal parala organizacin y funcionamiento del Sistema Red deArchivos institucional y de sus componentes internos,considerados como parte del sistema de administracinde documentos del Gobierno Federal. El mencionadomanual integra una serie de elementos constitutivos delos archivos administrativos del gobierno federal que sepueden resumir en los siguientes puntos, se establecen:

Los tres niveles de archivos, La unidad de instalacin, El principio de procedencia como base de la orga-

nizacin documental, Los lineamientos de conservacin de los archivos, Los principales pasos de la administracin de

documentos.El Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, no

se public en el Diario Oficial de la Federacin, lo quepropici que las dependencias y entidades de la Admi-nistracin Pblica Federal se autorregularan y por endeno se aplic el sistema adecuadamente.

En materia contable, el Acuerdo Presidencial del 17

de agosto 1998, establece que archivo contable guberna-mental lo constituyen los libros de contabilidad, regis-tros contables y documentacin probatoria y justificato-ria del ingreso y del gasto pblico de las dependencias yentidades de la Administracin Pblica Federal, el cualdeber guardarse, conservarse y custodiarse adecuada-mente. Se estipula como tiempo mnimo de guarda para

estos documentos por lo menos 12 aos para la docu-mentacin que ampara inversiones en activos fijos y enobras pblicas, as como aquella que sirva para finca-miento de responsabilidades o procesos judiciales. Ypara los dems casos 5 aos, despus de los cuales se



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podrn estudiar para establecer su valor histrico o su

baja definitiva. (DOF 25-08-1998). La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas

de los Servidores Pblicos en el captulo referente a lossujetos y obligaciones del servidor pblico seala entreotras obligaciones: custodiar y cuidar la documenta-cin e informacin que por razn de su empleo, cargo ocomisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga ac-

ceso, impidiendo o evitando el uso, la sustraccin inde-bida de aquellas (Art. 8 frac. IV y V). (DOF 13-03-2002). Este tema es retomado por el Cdigo Penal parael Distrito Federal en materia del fuero comn y paratoda la Repblica en materia del fuero federal en los si-guientes trminos, comete el delito de ejercicio indebi-do de servicio pblico el servidor pblico que por s opor interpsita persona sustraiga, destruya, oculte, utili-

ce ilcitamente informacin o documentacin que se en-cuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o dela que tenga conocimiento en virtud de su empleo, car-go o comisin. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de lasfracciones III, IV, o V se le impondrn dos aos a sieteaos de prisin, multa de treinta a trescientas veces elsalario mnimo diario vigente en el Distrito Federal en

el momento de cometerse el delito y destitucin e inha-bilitacin de dos aos a siete aos para desempearotro empelo, cargo o comisin pblicos. (ReformadoDOF 17-11-1986)

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Infor-macin Pblica Gubernamental que entr en vigor el 11de junio del 2002, trata el tema de los archivos en cuan-

to a su funcionamiento, conservacin, custodia y orga-nizacin con una serie de obligaciones. En dicha Ley, seestablece como uno de los objetivos, mejorar la organi-zacin y el funcionamiento de los archivos administrati-vos ( Art. 4); Asimismo, la Ley dispone que una de las



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atribuciones de los Comits de Informacin es la de es-

tablecer y supervisar la aplicacin de criterios especfi-cos en materia de clasificacin y conservacin de losdocumentos administrativos, as como la organizacinde archivos de las dependencia y entidades mediante li-neamientos expedidos por el IFAI y el AGN, as como atravs de un programa de archivos que permita la ob-tencin expedita de la informacin, la organizacin y elbuen funcionamiento de los mismos (Art. 29, frac. V yVI, Reglamento Art. 46); Tambin se mandata que los ti-tulares de las dependencias debern asegurar el buenfuncionamiento de los archivos y publicar una gua sim-ple del sistema de archivos de su dependencia (Art. 32,Reglamento Art. 44); Por su parte, el Instituto de Accesoa la Informacin Pblica en coordinacin con el AGNdeber establecer los criterios y lineamientos para la or-

ganizacin de los archivos (Art. 32 y 37 frac. IV, Regla-mento Art. 42). Por ltimo, el artculo transitorio dci-mo se pone de plazo el 1 de enero del 2005 para tenertodo el sistema de archivos funcionando (DOF11-06-2002)).

Si bien la Ley de Transparencia tom en cuenta a losarchivos, el planteamiento para la apertura de la infor-macin pblica tuvo que haber sido al revs, es decir,primero una Ley o reglamento que hubiera dispuesto laorganizacin de los archivos administrativos y, luego, laLey que permitiera el acceso a la informacin. No obs-tante, la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Genera-les para la organizacin y conservacin de los archivosde la Administracin Pblica Federal cubren los elemen-tos bsicos para poner en orden de una vez por todas a

los archivos administrativos e histricos de la Adminis-tracin Pblica Federal. El punto central de estas nor-mas y, en particular de los Lineamientos Generales,gira alrededor de la organizacin y conservacin de losarchivos, dado que la base de una confiable y oportuna



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informacin se fundamenta en la adecuada organiza-

cin de los archivos teniendo como resultado el asegu-rar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad yconservacin de los documentos y expedientes de ar-chivo. (DOF 20-02-2004).

Los Lineamientos Generales para la organizacin yconservacin de los archivos de las dependencias y enti-dades de Administracin Pblica Federal son la base deuna futura reglamentacin de mayor nivel que permita

ampliar el horizonte legal de los archivos.



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En la leccin 4 se han estudiado principios bsicos parala formulacin una legislacin archivstica. Los te-mas centrales fueron: Principios bsicos de una legislacin archivstica Marco jurdico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben tener encuenta al redactar una ley.

Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratansobre el tema de los archivos.


1. Enumere tres principios bsicos para elaborar unaley archivstica.

2. Explique con sus propias palabras la importancia detener una ley de archivos.3. Qu carcter tienen los archivos segn la Ley Gene-

ral de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Mo-numentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos eHistricos.

4. Existe alguna obligacin jurdica para los servidorespblicos de conservar los archivos de las oficinas en

donde trabajan?5. Cules son los principales obligaciones que estable-ce la Ley Federal de Transparencia y acceso a laInformacin Pblica Gubernamental en materia dearchivos?

6. Explique en dnde se fundamenta la poltica archivs-tica mexicana encabezada por el AGN.



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LECCIN 5

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

La leccin 5 estudia los principios bsicos de la orga-

nizacin documental. Define la clasificacin y la orde-nacin. Explica en que consiste el principio de proce-dencia.

Los temas que se exponen son los siguientes: La clasificacin de los archivos La ordenacin de los archivos Principios de la organizacin documental

Los archivos son centros de servicio interno y exter-no de una institucin. No son depsitos de una masa in-servible de papeles. Ahora bien, para que un archivocumpla eficazmente su propsito necesita de una ade-cuada clasificacin y de una buena ordenacin. Sin es-tas operaciones, los documentos se convierten, como se-ala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales uotros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposi-ble saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. Enrealidad, si un archivo no est organizado es como si noexistiera. La clasificacin y la ordenacin son operacio-nes fundamentales, el ncleo de la archivstica, el puntoneurlgico. Sin embargo, al hablar de clasificacin y or-denacin como operaciones archivsticas, surge unacuestin que no debemos soslayar: La definicin de los

trminos. Qu se entiende por clasificar y por ordenar?En no pocos autores se utilizan indistintamente estosvocablos. Se llega, como hace notar oportunamente He-redia, a identificar los trminos sin realizar una diferen-ciacin. En este sentido, se propone que ordenar es cla-

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la accin

de ordenar. De hecho, la separacin de ambas operacio-nes ya haba sido planteada por Schellemberg desde1956. La ambigedad en el uso de estos vocablos en losmanuales o estudios sobre el tema ha influido en laprctica archivstica, pues en el momento de efectuarun trabajo en algn archivo la aplicacin de los concep-tos ha generado, en vez de organizacin, verdaderos de-sordenes, en el mejor de los casos.

El tema de la clasificacin y ordenacin archivstica,plantea concebir estas operaciones como dos accionesdistintas, relacionadas entre sy jerarquizadas. Se pudie-ra decir, que es una sola tarea que engloba ambas ope-raciones, inicindose con el proceso de clasificacin yterminndose con el de la ordenacin. Una exposicinamplia sobre el uso de los trminos en cuestin, la en-contramos en el libro, antes referido, de Antonia Here-

dia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas delos tericos conocidos en el ambiente archivstico paratener un panorama del problema. Marcelo Nuez en suManual terico-prctico, escribe que las dos operacio-nes fundamentales que se deben practicar en los archi-vos para que sus fondos estn bien ordenados son laclasificacin y la catalogacin. No habla de ordenacin

como actividad indistinta con caractersticas y mtodospropios, sino que se refiere a ella como una consecuen-cia de la clasificacin. Por su parte, Simeone della Sa-cra Familia, en sus apuntes de archivstica, texto de laEscuela de Archivstica del Vaticano, siguiendo la tradi-


La organizacin documentalse compone de dosoperaciones: la clasificaciny la ordenacin


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En un archivo administrativo, la clasificacin se va dan-

do de una manera natural. Los expedientes nacen org-nicamente porque su produccin responde a las funcio-nes de la entidad generadora; esta organizacin docu-mental le es impuesta por la actividad de la institucin.La clasificacin, es reflejo de las acciones de una insti-tucin. En el caso de los archivos histricos, si estos nofueron organizados por cualquier circunstancia, la or-ganizacin de los mismos deber efectuarse de acuerdo

a un estudio crtico que precise las actividades y funcio-nes de la institucin para re-crear su organizacin.

En suma, la clasificacin y la ordenacin son dosoperaciones que forman parte de la organizacin docu-mental. Son dos acciones distintas, con su propia meto-dologa, pero complementarias; van de la mano y en al-gunos casos se realizan casi simultneamente. Decimos

casi simultneamente, porque otra de las caractersticasde estas acciones es su jerarquizacin. Primero se clasi-fica y luego se ordena. No se pueden ordenar documen-tos ni series si no estn debidamente clasificadas.

La clasificacin

Nocin de clasificacin.

La primera operacin de la organizacin documentales la clasificacin. Esta actividad responde a un trabajoprofundo e intelectual. Antonio Ma. Arag, afirma en unartculo, que en la clasificacin el archivista pone aprueba y demuestra su capacidad profesional, sus dotesestratgicas, su mentalidad lgica y su sensibilidadpara elegir el mtodo ms adecuado La clasificacinrequiere del archivista una preparacin multidisciplina-

ria en donde intervengan principalmente, conocimien-tos de archivstica, aunque parezca redundante; de ad-ministracin; de derecho; de diplomtica y de historia.Veamos brevemente porque se seala la necesidad delconocimiento archivstico. La formacin archivstica en



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Mxico es deficiente; la prctica comn en la mayora

de archivos administrativos e histricos, es contar conarchivistas habilitados que se han forjado en el tiempo,en las tareas cotidianas, en los lugares inhspitos y lle-nos de polvo. Estos archivistas habilitados son los quehan tenido en sus manos la labor de conservar los acer-vos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubi-can cientos de papeles sin organizar. La mayora de es-tos archivistas no han tenido una adecuada formacin,

por esta razn, llamamos la atencin sobre esta necesi-dad. Las dems disciplinas son auxiliares indispensa-bles que coadyuvan a desarrollar las cualidades que ex-pone Arag.

La lgica define a la clasificacin, como una opera-cin que tiene por objeto mostrar los gneros en los queestn contenidas las especies; consiste en agrupar los ob-

jetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferen-

cias. Desde este ngulo, la clasificacin se efecta aten-diendo a lo que tengan de comn los objetos que se vana clasificar. La clasificacin archivstica parte del pre-supuesto anterior, es decir, del agrupamiento de seme-

janzas y de la separacin de diferencias. En este caso,se habla de clasificacin de un fondo, de secciones deun fondo, de series de una seccin, de expedientes deuna serie.

La clasificacin archivstica, es unaoperacin que agrupa los expedientessemejantes y al mismo tiempo, los se-para en sus diferencias.

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento est de-

terminado por la misma actividad del organismo queprodujo la documentacin y no por una decisin arbi-traria. Est fundamentado en un principio gentico.Ms adelante veremos el principio sobre los que se sus-tenta la clasificacin.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL 41

Definicin deClasificacin


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Humberto Pernia en su Diccionario de Archivologa,seala que, clasificar y archivar sinnimo de orde-nar son acciones que posibilitan de manera ptima lapuesta en prctica de la regla de oro: un lugar para cadacosa y cada cosa en su lugar. Con la clasificacin se esta-

blece el lugar para cada cosa, mientras que archivar (or-denar), significa colocar cada cosa en su lugar. Concre-tando, clasificar, desde el punto de vista archivstico, esdividir un conjunto orgnico formando grupos (clases)homogneos en fondos, secciones y series como partesde la estructura de un todo y como reflejo fiel del fun-cionamiento y organizacin de la misma.

Hacia una metodologa de la clasificacin.La clasificacin correcta es la que se aplica despus

de un anlisis y conocimiento del fondo y que nos vienedada por las funciones propias del organismo. La clasi-ficacin no es creada por el archivista, sino que le vieneimpuesta por la propia documentacin; a l slo tocarespetarla, reconstruirla y re-crearla. Y esto es mante-ner el principio de origen.

El primer paso fundamental en la clasificacin de ar-chivos, sean de trmite, de concentracin o histricos, es

conocer la institucin que los gener. Se hace indispen-sable analizar la historia del organismo, sus funciones,sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes. Enningn modo la clasificacin podr hacerse a priori,sino sobre la base del conocimiento de la institucin.


Clasificar es agrupar

Series homogneas

Regla de oro: un lugarpara cada cosa y cadacosa en su lugar


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La siguiente accin corresponde a identificar lo que

Schellenberg ha llamado los elementos de la clasifica-cin. Estos son: a) las funciones; b) la estructura org-nica; y c) los asuntos de materias.

a) Las funciones son acciones atribuidas o encomen-dadas a una institucin. Estas funciones se plasman entrmites o asuntos. Las series documentales son accio-nes que los documentos refieren en su contenido.

b) En cuanto a la estructura orgnica, los documen-tos se producen y generalmente se agrupan de tal ma-nera que reflejan el entramado de la organizacin, la di-visin de dependencias que producen los documentos.

c) Los asuntos de materia se refieren a los conteni-dos de los documentos expedientados.

De estos tres elementos es recomendable tomar encuenta los dos primeros para una acertada clasifica-

cin. El reflejo fiel de la institucin lo dan las funcionesy la estructura en cuanto a sus atribuciones. La terceraopcin, es raramente usada, pues al agrupar los docu-mentos segn la materia, se corre el riesgo de romper elorden natural e imponer una clasificacin temtica, ar-tificial. Ahora bien, es conveniente considerar que altratarse de la clasificacin de una institucin viva o ac-tiva, lo ms recomendable es guiarse a travs de las fun-ciones, porque stas son generalmente sustantivas, o enciertos casos, las funciones se alargan o completan sinperder su sustancia; la estructura de un organismo acti-vo es dinmico y cambiante, por eso tiene mayor seguri-dad tomar como base de clasificacin la funcin, aun-que sta, puede estar auxiliada por la composicinestructural del organismo, pero como simple medio de

referencia a posteriori. Las instituciones no activas pue-den ser re-creadas por medio de las estructuras, es de-cir, a travs del organigrama que refleja la organizacinde sus oficinas, pero aqu tambin, las funciones que tu-vieron no dejan de tener un papel preponderante. En



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suma, las funciones de un organismo nos sealan las

actividades primordiales y aunque cambien de nombrelas oficinas generadoras de esas acciones, no pierden,generalmente, su sustancia de acuerdo a la ndole de lainstitucin.

Reglas de la clasificacin.Tomando en consideracin la propuesta de Sche-

llemberg presentamos las reglas que deben regir a la

clasificacin.a) La clasificacin es anterior en jerarqua, a la orde-nacin, aunque sta se realice en la prctica casi simul-tneamente.

b) La clasificacin se establece sobre una base a pos-teriori y no a priori. Esto debido a que la clasificacin esfruto de un estudio, de una reflexin, de una experien-cia y de un anlisis. Las funciones y las estructuras de

la institucin son las que dictan los trminos de unaclasificacin.

c) No es conveniente realizar clasificaciones compli-cadas. Las cualidades de una clasificacin son la senci-llez, lo funcional y lo efectivo.

d) La clasificacin debe tener consistencia y no par-tir de un criterio subjetivo que el da de maana cambiepor gusto o moda.

El principio archivstico de la organizacin documental.La organizacin documental se realiza y se sustenta

bajo una metodologa establecida y que ha probado serla ms idnea para la naturaleza de los archivos. Esteprincipio fue desarrollndose a travs del tiempo hastalograr dar un sistema propio al archivista, distinto al delas normas bibliotecarias que en un momento dado se

utilizaban. As, naci el principio de orden original, oprincipio gentico, tambin llamado por los italianos yla misma escuela vaticana, mtodo histrico, como elms acorde, el ms archivstico para clasificar y orde-nar los fondos documentales. El mencionado mtodo se



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fundament sobre el principio de procedencia archivsti-

ca: integridad de los fondos y respeto al orden original.

El principio de procedencia postulaque cada documento debe estar pues-to dentro del fondo del archivo dedonde proviene y, dentro de este fon-do, en el lugar que originariamentetena.

El principio archivstico, conocido por algunos comode procedencia, exige, precisamente, el respeto y el re-flejo de la organizacin documental de acuerdo a laproduccin natural de los papeles y no a la implanta-cin de un criterio arbitrario y antinatural. De aqu seconcluye, que una documentacin que haya sido des-

provista de su articulacin originaria, de su vinculacininterna, ha perdido su razn de ser y su valor archivs-tico. El principio de procedencia no debe ser entendidode modo literal, sino en sentido archivstico, ya que losdocumentos de todo archivo nacen como resultado deuna funcin administrativa; y esto es, lo que hay que re-flejar, o en su caso re-crear, en la organizacin delmismo. Elio Lodolini seala, que solamente la reconsti-tucin incondicionada del orden originario satisface atoda exigencia cientfica. La metodologa que exige laorganizacin documental, est fundamentada en unanlisis serio, en un estudio profundo de la institucingeneradora, lo cual trae como consecuencia lgica, queel trabajo archivstico sea diferente de cualquier otro yconstituya una experiencia irrepetible.

Cualquier clasificacin y ordenacin archivsticadebe contemplar el respeto de la naturaleza del archivoy no confundir los elementos propios de la clasificacin(funciones y estructuras) con el principio universal detoda organizacin archivstica.


Definicindel principiode procedencia


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En conclusin podemos afirmar:

a) El principio de procedencia archivstica acom-paa invariablemente a la organizacin documental.Segn lo dicho anteriormente, el principio estableceque los documentos deben conservarse en el archivo alque naturalmente pertenecen y en el orden que tenancuando se produjeron.

b) El principio de procedencia archivstica protege laintegridad de las series documentales en el sentido de

que, sus orgenes y los procedimientos por los que re-sultaron se reflejan en su ordenacin.

c) El principio de procedencia archivstico sirve pararevelar el significado de los documentos; pues, el asuntoo materia de los mismos documentos individuales, slopueden entenderse completamente en el contexto delconjunto al que pertenecen.

d) El principio archivstico proporciona una gua detrabajo econmico para la organizacin, descripcin yservicio de los documentos.

e) El empleo del principio de procedencia archivs-tico no debe ser confundido con la procedencia literal,pues esta confusin podra ser fatal en la organizacindocumental.

Cuadro General de ClasificacinLa elaboracin del cuadro general de clasificacin es

la primera accin que se debe realizar para obtener elmapa documental de la institucin. El cuadro es unconcentrador que permite conocimiento y gestin de losexpedientes agrupados en series documentales con unareferencia estructural relacionadas con las atribucionesde las unidades administrativas. De esta forma, cada ex-

pediente obtiene una liga de pertenencia a un genera-dor y a una funcin, lo cual permite el respeto del prin-cipio del orden original y de la procedencia.

A partir de la integracin del mapa documental yuna vez que se establecen los conceptos que pudieran



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ser llamados tambin catlogos de referencia podran

ser codificados por medio de claves institucionales oconvencionales. La codificacin es una repeticin, pormedio de claves alfanumricas, de la parte conceptualde los catlogos o conceptos que se manejan en los ni-veles jerrquicos de fondo, seccin y serie

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Los Archivos públicos Ramón Aguilera, Jorge Nacif