Abril 2014

ANÁLISIS Y OPINIÓN

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Los sistemas de costos

y la eficiencia en las

operaciones comercialesLos sistemas de costos

y la eficiencia en las

operaciones comerciales

En ese artículo se revisa la importancia que tienen los costos y su administración a través de un buen sistema, con el objeti-vo de que los empresarios aprovechen to-das las herramientas que tienen a su alcance, para maximizar la eficiencia de sus operaciones. Manejar un sistema de costos adecuado permite fomentar la mejora con-tinua, reconocer las eficiencias y recompen-sar a los funcionarios que las provocaron

L.C.C. y P.C.F. Horacio Rocha San Miguel, Coordinador de

Contabilidad, Auditoría y Finanzas del Colegio

de Contadores Públicos de México, A.C. y Socio de

Rocha Salas y Cía., S.C.

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INTRODUCCIÓN

Cuando interactuamos con empresas de diver-sas industrias –sea de transformación, co-mercio o servicios– llama la atención la poca

importancia que se deposita en los sistemas de cos-tos utilizados, si es que cuentan con alguno.

Esto resulta más peculiar, si se considera que se trata de un factor determinante para la obtención de resultados financieros adecuados.

Cuando se observa un estado de resultados común y corriente, uno encontrará más conceptos de costo y gasto que de ingreso. Por ello es fundamental que los sistemas de costos recuperen la consideración que tenían antes del auge de los sistemas adminis-trativos –conocidos como ERP’s (Enterprise Resource System)– cuando tomaron un lugar secundario; de hecho, una buena configuración de un ERP debe partir de un sistema de costos adecuado.

En este artículo revisaré la importancia que tienen los costos y su administración a través de un buen sistema, con la finalidad de que los empresarios aprovechen todas las herramientas que tienen a su alcance, para maximizar la eficiencia de sus opera-ciones.

COSTOS Y GASTOS

Se puede definir a los costos y gastos, para fines prácticos, como el sacrificio de algo para obtener algo.1 Las empresas incurren en costos y gastos para lo-grar sus objetivos. Tradicionalmente, las empresas relacionan los conceptos “costo” con la producción de un artículo y “gasto” con la administración o finan-ciamiento de la empresa o con incluso con la venta de un artículo. Para efectos de este análisis, ambos conceptos los consideraré de manera indistinta.

Como sistema de costos, no necesariamente se debe considerar a un programa informático; de he-cho, antes de poder “automatizar” la obtención de información, es necesario poder realizarlo de manera manual.

En ese sentido, me refiero a un sistema de costos como el conjunto de procedimientos, documentos,

controles, registros, reportes e información, el cual per-mite a una empresa conocer el costo unitario de pro-ducción o de operación. Estos procedimientos pueden ser realizados de manera manual o a través de he-rramientas informáticas como sistemas de cómputo.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE COSTOS

Son muchas las ventajas que ofrece establecer y manejar un sistema de costos adecuado en las em-presas. No se puede administrar lo que no se mide. A continuación comento sobre algunas de ellas.

Costo unitario

Éste es tal vez el principal beneficio de tener un sistema de costos adecuado. Cuando se conoce el costo unitario de un producto o servicio con precisión, se obtienen muchos beneficios:

Con un costo unitario preciso, la política de precios de la empresa para el público adquiere un sentido estratégico y no sólo de mercado; permite a la em-presa ser el líder y no reaccionar únicamente a las políticas de precios de la competencia.

El costo unitario puntual permitirá, a su vez, rea-lizar una correcta valuación de inventarios y, en consecuencia, producir estados financieros con in-formación precisa para la toma de decisiones. En una empresa industrial, el costo unitario afecta los inventarios de: materia prima; de producción en pro-ceso; de artículos terminados y, finalmente, el costo de ventas.

En las empresas de servicios, el resultado de operación se determina considerando los gastos in-curridos para prestarlos. Sin una buena fuente de información, los estados financieros pierden uno de sus principales objetivos: informar al usuario para una toma adecuada de decisiones.

Presupuesto

Un sistema de costos robusto aumenta la precisión de la información al determinar, implementar y con-trolar un presupuesto, con las consecuentes ventajas de poder anticipar los resultados.

1 Aunque en este contexto se podrían manejar como sinónimos, la verdad es que el “costo”, en su más pura acepción, es una ero-gación que tendrá como objetivo generar un ingreso (por ejemplo, el costo de producción de un artículo). Mientras que el “gasto”, no necesariamente tendría el mismo objetivo (por ejemplo, el sueldo de una secretaria o la depreciación de un escritorio). Así, no obstante que los dos deben ser “recuperados” por las empresas, sus consecuencias son diferentes

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Control

Cuando se tiene un buen sistema de costos, se pue-den controlar mejor las operaciones. Con el monito-reo de los costos incurridos, se promueve la eficiencia y se corrigen los errores. Asimismo, se aprende de situaciones negativas, porque ya se conocen; y se disminuyen las consecuencias negativas, debido a que se conocen oportunamente.

Eficiencia

En sentido opuesto al punto anterior, manejar un sistema de costos adecuado permite fomentar la mejora continua, reconocer las eficiencias y recom-pensar a los funcionarios que las provocaron.

Independientemente de si se trata del costo de producción o de los gastos de administración, venta o financieros, las empresas los deben administrar de tal manera que éstos se minimicen con las obvias consecuencias en sus resultados financieros. No se puede administrar lo que no se mide, un sistema de costos eficiente y adecuado auxiliará en este sentido.

DIFERENTES HERRAMIENTAS

Existen muchas opciones cuando se trata de elegir un sistema de costos a la medida de esa entidad. La elección dependerá del giro de la empresa (indus-trial, distribución o de servicios), de su experiencia, infraestructura y recursos. Sin embargo, siempre ha-brá una herramienta que pueda ayudar en materia de costos.

Ahora bien, se deben considerar varias situaciones al implementar un sistema de costos. Considerando la experiencia y estabilidad de las operaciones de la empresa, se puede elegir entre un sistema de costos históricos, y uno de costos predeterminados.

Tradicionalmente, las empresas de reciente crea-ción o aquellas que inician operaciones de un pro-ducto o mercado nuevos, deben elegir un sistema de costos histórico, dado que están iniciando su “cur-va de aprendizaje”: habrá muchos cambios en los elementos del costo de producción (materia prima, mano de obra y los cargos indirectos de producción); se modificarán procesos buscando mayor eficiencia; cambiarán los volúmenes de producción con la evo-lución del producto en el mercado, y todo lo anterior

redundará en la variación continua de los costos de producción.

Posteriormente, cuando se estabilizan los volúme-nes y medios de producción varios meses o incluso años después, se puede considerar el establecimien-to de un sistema de costos predeterminado. Estos sistemas, clasificados en estimados y estándar, per-miten anticipar los hechos, facilitando la planeación, presupuestación y control de las operaciones. En mi opinión, esto deberá considerarse como un objetivo último de cualquier empresa.

Desde el punto de vista del producto que se fa-brica, se pueden implementar sistemas de costos por procesos, por órdenes de producción o por ac-tividades.

Los sistemas de costos por procesos son recomen-dables cuando los productos a fabricar no cambian en sus características, así como los medios y procesos de producción son constantes (por ejemplo, se utiliza más maquinaria que mano de obra), y los volúme-nes de producción no fluctúan mucho. Ejemplos de industrias donde se aplican estos sistemas son la refresquera, la cementera, de producción de acero, entre muchas otras.

Cuando la producción se lotifica, porque el pro-ducto cambia sus características continuamente, se recomienda el uso de un sistema de costos por órdenes de producción. La orden de producción con-siderará las variaciones que se deberán realizar a ese conjunto de productos. Por ejemplo, está la industria de impresión, de confección de ropa o producción de alimentos.

Los sistemas de costos por actividades (costos ABC, por sus siglas en inglés), originalmente dise-ñados para el control de los cargos indirectos de producción únicamente, han sido desarrollados y adaptados para su implementación integral en los medios de producción o en la prestación de servicios.

Originalmente presentados en la década de los años ochenta, este tipo de sistema logró ofrecer al analista la información que antes no se obtenía: co-nocer el costo de realizar una actividad específica. Por ejemplo: ¿sabe cuánto cuesta realizar el con-trol de calidad en un proceso productivo? ¿Cono-ce el costo de capacitar a los obreros? ¿Otorgar un

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buen servicio a los clientes? ¿Cuánto cuesta reclutar a empleados administrativos? ¿Cuál es el costo de procesar unas nóminas o registrar su contabilidad? Más aún, si es el caso: ¿es usted eficiente en estas actividades? ¿Se pueden mejorar? ¿Alguien los puede hacer mejor o más barato?

Cuando se emplea un sistema de costos por activi-dades, es posible contestar estas preguntas y tomar decisiones adecuadas en consecuencia.

CONCLUSIÓN

Inicié este análisis comentando que los sistemas de costos han perdido importancia para los empre-sarios. Considero que también se ha disminuido la atención en los colegios y universidades que impar-ten la carrera de Contaduría Pública y, por conse-cuencia, los egresados no prestan la atención que esta información requiere.

Existen pocos especialistas en costos en nuestro país. Prueba de ello es el número de certificacio-nes en costos que se registraron cuando el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) instituyó las certificaciones por disciplinas, siendo únicamente tres los certificados en esta materia. Sin duda, esto implica un área de oportunidad muy atractiva para que la profesión organizada explore.

En este inicio de año, la Comisión del Sector Em-presarial del Colegio de Contadores Públicos de México (CCPM) ha programado varios cursos de ca-pacitación en el tema de costos. Recomiendo amplia-mente el consultar estos programas para aprovechar esta capacitación.

Concluyo con una reflexión: Los sistemas de costos producen información tan importante para las em-presas, que resulta lamentable, y hasta imperdona-ble, no asignarles la atención necesaria. •