Los sistemas de gestión de Información, piedra angular de la estrategia integral de gerencia

8/9/2019 Los sistemas de gestin de Informacin, piedra angular de la estrategia integral de gerencia

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Los Sistemas de Gestin de Informacin,

piedra angular de la Estrategia integral

de gerencia.

MSc. Lourdes Portela Lara.

Desarrollo Organizacional.

Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica (IDICT)

Ministerio de Ciencia Tecnologa y Medio Ambiente.

Capitolio de La Habana. Prado entre San Jos y Dragones.

Ciudad de La Habana. Cuba

[email protected]
mailto:[email protected]:[email protected]


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Master en Ciencias de la Educacin de la Universidad Pedaggica E.J. Varona Universidad de

La Habana 1998. Especializacin en Ciencias Sociales, Universidad de La Habana-1982.

Licenciada en Historia y Ciencias Sociales 1980. Con mas de 25 aos de experiencia en

enseanza pre y posgraduada, trabaja en el Instituto de Informacin Cientfica y Tecnolgica

(IDICT) desde 1998 como especialista encargada de la Superacin Profesional del Sistema

Nacional de Informacin, profesora del Diplomado de Gestin de Informacin, Modulo de

Gestin del Conocimiento.

Ha Participado en eventos nacionales e internacionales.


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RESUMEN

El trabajo aborda los fundamentos tericos del servicio de Consultora, brindado

por el IDICT a organizaciones en general, para el tratamiento sistmico de la

informacin argumentado que los Sistemas de Gestin de Informacin dentro de la

estrategia de las organizaciones se constituyen en requerimientos para la gerencia,

tanto de los indicadores no financieros como financieros, cualidad que los hace

indispensables para establecer cualquier sistema de Gestin del Conocimiento y el

aprendizaje.

INTRODUCCION


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El emprendizaje1

a un mundo nuevo global y competitivo es actualmente un reto

estratgico al que se enfrentan las organizaciones donde el Conocimiento, la

innovacin y la aplicacin de las nuevas ideas ser la nica ventaja competitiva

sostenible. De esta manera, la principal tarea de las organizaciones ser la de

maximizar los flujos de informacin, conocimiento e inteligencia.

Estos cambios exigen la construccin de un nuevo paradigma econmico, basado

en la tecnologa de la informacin y en la informacin en s misma, estrechamente

relacionadas con la globalizacin.

La aparicin de este nuevo paradigma produce presiones irreversibles sobre los

modelos organizacionales y las formas de pensar y actuar, provocando una ruptura

entre estos modelos establecidos y los que se necesitan para reconstruir la sintona

de las organizaciones con el entorno al cual ellas, supuestamente, debe ofertar sus

productos y servicios.

En este contexto las organizaciones deben pasar por un profundo proceso de

rediseo y debate colectivo interno y externo, que les permita cuestionar, revisar

y transformar sus objetivos, misin polticas y estrategias, que garantice construir

un nuevo marco orientador tanto contemporneo como legitimo con relacin a sus

realidades y al entorno que deben servir.

La informacin en su sentido ms amplio, es comunicacin del conocimiento y ha

sido fundamental en todas las sociedades En contraste, el trmino sociedad de la

1 El concepto emprendizaje, que en una primera aproximacin se asocia a la creacin de nuevas empresas, tiene un

alcance mucho ms amplio. Cada vez es ms extensa la literatura sobre la aplicacin de este concepto a empresas ya

existentes con el fin de lograr las transformaciones organizacionales requeridas por el nuevo entorno competitivo. Es

decir emprender no-solo para generar, sino para regenerar.


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informacin o sociedad informacional, indica el atributo de una forma especfica de

organizacin social en la que la generacin, el procesamiento y la transmisin de la

informacin se convierten en fuentes fundamentales de la productividad y el poder,

debido a las nuevas condiciones tecnolgicas.

En nuestros pases de Amrica Latina no hemos resuelto an el problema de la

informacin, mucho dista para proclamar nuestras sociedades informatizadas,

aunque hoy se avanza en muchos de ellos para implementar las estrategias de su

aplicacin, adems de manifestar preocupacin y ocupacin para maximizar,

compartir y conservar el "capital intelectual" que tienen las organizaciones yhacerlas rentables en el plazo cercano para asegurar su viabilidad, en el plazo

lejano.

La sociedad cubana sensibilizada ante estos retos, se afana en crear las bases para

la introduccin de la Gestin de la Informacin y el Conocimiento a escala

nacional, creando un conjunto de factores que pueden propiciarlo:

El Sistema de Ciencia e Innovacin Tecnolgica.

El Perfeccionamiento Empresarial.

La Informatizacin de la Sociedad.

La Poltica Nacional de Informacin.

Cada uno de estos factores inciden de modo diferente sobre las organizaciones

pero todos conllevan practicas positivas a corto plazo para el logro de este

propsito.

Euroforum, Medicion del capital intelectual. Modelo INTELEC. Madrid 1998


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El sistema de ciencia e innovacin tecnolgica en sentido general se propone

alcanzar una mayor relacin efectiva de las tecnologas y los procesos de

innovacin con los cambios actuales y buscar nuevos paradigmas que motive la

utilizacin en mayor grado de las capacidades y potencialidades de las personas.

La poltica nacional de informacin establece las bases de la gestin de informacin

requisito para la implantacin de la gestin del conocimiento y a grandes rasgos se

concreta en: La creacin de una infraestructura nacional de informacin, impulsar

la produccin y distribucin de fuentes de informacin nacional, contribuir a lasatisfaccin de la demanda nacional de informacin, en el desarrollo sostenible de

las redes telemticas, en la insercin del pas en la industria de la informacin en

el mbito internacional, en la formacin de los Recursos Humanos necesarios y el

fomento de la cultura informacional en la sociedad.

La informatizacin de la sociedad debe lograr la mejor utilizacin de la

informacin y la informtica en el sector empresarial, la administracin pblica y la

gestin de la direccin estatal, convirtindose esta estrategia en uno de los factores

para la implantacin de la gestin del conocimiento.

El perfeccionamiento empresarial persigue, tanto a nivel macro como micro, que

todas las organizaciones perfeccionen su gestin estratgica y operativa para elevar

integralmente su desempeo. Conjuntamente se inicia un programa similar para las

unidades de ciencia y tecnologa, que va orientado al conocimiento, las

tecnologas, los procesos de innovacin y la competitividad. La evidencia de este

proceso en ambos sectores es el diseo de organizaciones eficientes, flexibles, aptas


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para emprender procesos de transformaciones continuas orientadas todas al

desarrollo.

La Gestin del Conocimiento va mas all de la contribucin al desempeo exitoso

en el plano econmico, constituye un enfoque gerencial donde se integran el

conjunto de valores que aportan los colectivos de personas que conforman la

organizacin y permite preparase para el futuro no solo sobre la base de los valores

materiales y financieros disponibles sino tambin sobre la base del conjunto de

valores intelectuales, morales, culturales y de relaciones. En particular la Gestin

del conocimiento permite aprovechar, incrementar y proteger los conocimientosadquiridos por la organizacin.

Nuestra organizacin, encargada de trazar los lineamientos generales para el

sistema de informacin del pas tiene implicaciones en el cumplimento a nivel

macro y micro de estos lineamientos, sin embargo, en este trabajo pretendemos

compartir nuestra concepcion terica resultante de la experiencia acerca del papel

que desempean los Sistemas de Gestin de Informacin integrados a la estrategia

de las organizaciones en el proceso de toma de decisiones y la contribucin de

estos a la gestin del conocimiento a travs de uno de nuestros servicios, las

Consultoras.

El servicio de Consultora2 comenz a brindarse en nuestra organizacin en 1999

dirigido y adecuado a las condiciones de nuestro desarrollo y a la necesidad de

nuestros clientes para la identificacin, la solucin de problemas y la toma de

2 Es el servicio prestado por una persona o grupo de personas independientes y calificadas para la identificacin e

investigacin de problemas que recomiendan, respecto a la poltica, organizacin, procedimientos y mtodos la

accin adecuada y pueden proporcionar ayuda en la puesta en prctica de estas recomendaciones. Milan Kurb


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decisiones estratgicas, lo que nos oblig a disear un servicio que se denomin

Consultoras de tipo A y Consultoras Especializadas o de tipo B .

Las Consultoras de tipo A dirigidas a realizar el diagnstico del subsistema de

informacin de la empresa para la conformacin del expediente del

Perfeccionamiento Empresarial le proporciona a nuestros clientes conocer el

desperdicio, el retrabajo, el costo y la eficiencia de todos los procesos de la

organizacin y dar todos los elementos requeridos para disear el sistema que ser

mas econmico y efectivo en la medida que se monte en una plataforma

tecnolgica lo mas avanzada posible.El diagnstico del Sistema de Informacin permite detectar la existencia de islas de

informacin, los niveles de utilizacin o subutilizacin de la informacin

disponible, la duplicidad en cuanto a la generacin, procesamiento, distribucin,

etc. de la informacin que conlleven a elevados ndices de desperdicio y retrabajo,

la funcionalidad y disfuncionalidad en la generacin, distribucin y uso de la

informacin en los procesos de toma de decisin de las organizaciones.

Este tipo de servicio genera al mismo tiempo la revisin completa de la situacin

de la empresa respecto a:

La identificacin, adquisicin, generacin, tratamiento y uso de los recursos de

informacin de carcter interno en correspondencia con la misin y objetivos de la

organizacin, el estudio de los recursos de informacin identificados por los

Clientes en cuanto a: disponibilidad, generacin, organizacin, medios y formas de

distribucin, utilizacin y necesidades identificadas y no cubiertas.

Las Consultoras de tipo B, dirigidas a la realizacin de diagnsticos

organizacionales, Identificacin y diseo de los flujos de informacin,


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Identificacin de los recursos de informacin de la organizacin y conocer los

necesarios y al diseo de sistemas de gestin de informacin.

Las experiencias que hemos tenido en este tipo de consultoras nos han permitido:

Confeccionar el Sistema de Gestin de Informacin soportado en una Intranet

Corporativa con sistemas de bases de datos propias y vnculos a otras bases de

datos, a portales y otros sitios web de inters. As como la creacin de condiciones

para que la Empresa pueda acometer trabajos de inteligencia (subcontratados

preferiblemente) que permitan un mayor y mejor reposicionamiento en el mercado,

el diseo del flujo actual y propuesta de nuevo flujo.

La Salidas o resultados de esta etapa permite a las Empresas identificar las

fuentes de informacin internas que constituyen recursos y no se tenan

identificadas, determinar la informacin externa que constituyen recursos y no se

conocen o no se identifican como tales.

Estos resultados son posibles a partir de tratar la informacin en su dimensin

estratgica y como un activo mas de la organizacin que hay que gestionarlo con un

enfoque sistmico.

Las fundamentacin terica de este servicio descansa en:

Gestionar la informacin estratgicamente.

Comprender la dimensin metodolgica de la informacin.

Disear Sistemas de Gestin de Informacin partiendo de los anteriores

postulados y utilizando las TIC como soporte.

Asumir que la gestin de la informacin constituye soporte de la gestin del

conocimiento organizacional.

LA GESTIN DE INFORMACIN EN SU DIMENSIN ESTRATGICA


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"La informacin est compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento

consiste en verdades y creencias, perspectivas y conceptos, juicios y expectativas,

metodologa y 'know-how'".3

De este concepto preliminar se puede deducir que sin informacin no se puede

alcanzar el conocimiento; pero el conocimiento requiere una apropiacin individual

y una validacin que slo se consigue en la modificacin de actitudes, y encierra

un conjunto de hbitos y habilidades que si bien pueden ser transferibles

tericamente, necesitan de la experimentacin individual para ser concebidos comoconocimiento, por lo que la simple existencia de informacin no implica

necesariamente la elaboracin y apropiacin de conocimiento. Igualmente, una

decisin informada (con conocimiento de causa) presupone la existencia de

informacin organizada con ese fin, pero la simple existencia de informacin

organizada para la toma de decisiones no genera decisiones ni accin.

Debe existir un proceso de Gestin de informacin, concebido como sistema que

vincule la informacin, la decisin y la accin, e involucre las cadenas de

decisiones afectadas por varias redes de relaciones entre actores que poseen

diferentes funciones e intereses asociados a las decisiones y los impactos de stas,

que rebase la estructuracin de los activos tangibles en el momento actual para

revelar el futuro previsible de estos sobre la base de las particularidades del capital

intelectual.

3Lefrere, Paul y Jones, Geoff:, "Knowledge Management: a Strategic Agenda",Long Range Planning, Vol. 30, No.

3, pp. 385 a 391, 1997, Elsevier Science Ltd.


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Los Sistemas de Gestin de Informacin penetran los tres componentes del Capital

Intelectual (el capital relacional, el estructural y el humano) convirtindose en

vehculos para facilitar su desempeo, si los gerentes y usuarios del SGI piensan y

actan bajo la influencia de una cultura organizacional y el pensamiento

estratgico.

La cultura organizacional es uno de los elementos claves de toda organizacin y en

ella se encuentran un conjunto de valores y formas de llevar a cabo las tareas dentro

de la organizacin aceptada por la mayora de sus miembros. La informacin forma

parte de la cultura y al mismo tiempo ella constituye un elemento a tener en cuentay a desarrollar, por eso hablamos de Cultura Informacional dentro de la Cultura

Organizacional.

La Cultura Informacional significa reconocer los beneficios de usar la informacin

y las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin, eliminar los rasgos de

centralizacin de la informacin y de poder alrededor de la informacin, motivar y

garantizar la participacin de todos como clientes y proveedores del Sistema de

Informacin creado.

Este escenario de trabajo basado en la informacin y el conocimiento, y entroncado

en la actividad de las personas como fuente de riqueza, romper muchos de los

paradigmas de la organizacin tradicional del trabajo, nacida de los principios del

diseo de las organizaciones industriales

Toda estrategia es una hiptesis conformada por una serie de objetivos que se

relacionan entre s, a travs de una secuencia de causa y efecto. El pensamiento


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estratgico desde la perspectiva de un SGI articula al menos cuatro elementos de la

alta gerencia:

1 Una visin estratgica sobre la importancia, necesidad, contribucin y

factibilidad de un SGI en la organizacin que no slo tributa a la toma de

decisiones, sino que se integra en la estrategia de negocios y desde all se proyecta

a revelar el futuro de la organizacin a partir de mejorar los procesos internos, el

aprendizaje y el conocimiento organizacional,

2 La conviccin de que un SGI es imprescindible para el mejoramiento de

la dimensin de servicios de la organizacin,

3 La voluntad para patrocinar y participar del desarrollo de un SGI en laorganizacin,

4 La decisin poltica de asignar recursos financieros y talentos

profesionales en el proceso de desarrollo del SGI.

La dimensin estratgica de los Sistemas de Gestin de Informacin pone en juego

los factores Cliente, Negocio Interno, Innovacin y Aprendizaje, y Perspectiva

Financiera, posibilitando el proceso de transformacin de los activos intangibles en

clientes, mejora de procesos, en resumen en resultados financieros tangibles.

DIMENSIN METODOLGICA DE LA INFORMACIN

La Informacin es la materia prima ms importante y ms olvidada por la gerencia

en los procesos de la toma de decisiones, en la actualidad esta actitud puede

transformarse en un factor de vulnerabilidad y puede incluso determinar la

extincin de muchas organizaciones. La falta de informacin oportuna pertinente y

relevante puede constituir una de las mayores limitantes de la gerencia eficaz y

eficiente, la toma de decisiones adecuadas y de manera eficiente constituye un


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proceso fundamental de la gestin, en el que la informacin es un recurso crucial y

critico, concebida como un bien econmico y un recurso productivo.

Los administradores y gerentes requieren informacin para desarrollar polticas

institucionales de buena calidad, lo que hace que vivamos en una poca de

continua espiral de la informacin y el conocimientos, motivado por el constante

cambio, en la que el problema principal no es slo conocimiento en s, sino, como

la capacidad de aprender que conlleva la necesidad de aprender a aprender y al

mismo tiempo desaprender.

La correcta eleccin del camino ms adecuado en cada situacin especfica, exige

obviamente informacin relevante, captada tanto del entorno interno como del

entorno exterior a la organizacin y en todos los casos el xito depende de la

correcta medicin de la actuacin empresarial, que revele si la estrategia adoptada

produce los resultados previstos y deseados, si permite una correcta adaptacin al

entorno, o bien, por el contrario, dicha medicin seala la necesidad de efectuar

cambios en los objetivos y en las propias estrategias, ya sea para aprovechar

nuevas oportunidades de explotacin, o bien con el fin de perfeccionar o incluso

redisear algunos de los procesos de la organizacin, con miras a asegurar la

mejora continua en la bsqueda de la excelencia que exige el liderazgo,

compromiso y el mantenimiento del nivel de competitividad alcanzado.

Para lograr excelencia en los resultados hay que integrar diferentes reas de la

empresa a partir de su planificacin, lo que representa un vuelco en el concepto

tradicional de gerencia, al asumir ahora una posicin de autocontrol, en la que los


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Sistemas de Gestin de Informacin (SGI) juegan un importante papel, si se

elimina la departamentalizacin de la informacin

En lo ms profundo de este cambio se encuentra en nuestra capacidad de organizar

las entidades integradas en torno a los recursos humanos, la informacin y el

conocimiento y no a departamentos o reas. Hacer que el conocimiento se

transforme de forma productiva, generando procesos econmicos, que aaden valor

a los clientes. Esa ser la clave del pensamiento de gestin de las empresas.

Por ello, antes de pensar en la tecnologa soporte de este nuevo devenir, es quiz previo reconsiderar el significado de la informacin. Capturar, clasificar,

producir, combinar, ordenar, almacenar, distribuir, relacionar e intercambiar

informacin y conocimiento, de una manera sistmica en las organizaciones y entre

las personas constituye una de las disciplinas del futuro. Para que esta disciplina se

desarrolle armnicamente se requiere de la cooperacin de cuatro factores:

Las Tecnologas de la Informacin. Principalmente las telecomunicaciones y

la informtica.

El factor humano como valor clave de la empresa. Nueva concepcin del

valor aportado por el trabajo y por los sistemas de motivacin.

Nuevas organizaciones empresariales, basadas en la flexibilidad de cambio,

en competencias actualizadas y en procesos de alto valor aadido para los

clientes.

Organizarse para la informacin es, por tanto, un camino de aproximacin al

escenario empresarial que se avecina en los prximos aos y cuyos albores estn ya


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presentes en los planes y acciones inmediatas de muchas organizaciones, que

consideran a la informacin, adems, como un recurso metodolgico para penetrar

en la funcionalidad organizativa.

Qu es un sistema de Informacin Gerencial?

Existe una marcada diferencia entre Los Sistemas de Gestin de Informacin Y

Los Sistemas de Informacin Gerencial

Aparecen en la literatura diversas definiciones de SIG. Para Davis y Olson (1985),el SIG es un sistema integrado, computarizado, utilizado para proveer la

informacin de apoyo a la operacin, el manejo y la toma de decisiones en una

institucin. En general un SIG utiliza equipos (hardware) y programas (software)

de computadoras para producir la informacin necesaria, adems de contar con:

Manual de Procedimientos,

Modelo de anlisis,

Modelo de planificacin, modelo de control y de toma de decisiones y

Base de datos.

A pesar de las definiciones de SIG que puedan existir es importante sealar que en

la prctica, sus componentes dependen de la estructura y necesidades de

informacin de cada organizacin, sin embargo hay algunos elementos que deben

ser considerados:

Elementos operativos,

Elemento de apoyo a las decisiones,


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Las actividades gerenciales,

Las funciones organizacionales.

Los elementos operativos son aquellos indispensables y necesarios para que los

sistemas puedan opera. Los tipos de equipos (hardware y software),

procedimientos, bases de datos y el personal que va a operar el sistema, todo debe

ser escogido a partir de las necesidades y fines del SIG.

Elementos de apoyo a decisiones, son las formas que el sistema apoya a la toma de

decisiones gerenciales, incluye reglas internas de programacin estructuradas que

permite que la decisin se tome de forma programada. Son las rutinas internas paralas decisiones que se repiten continuamente.

Las actividades gerenciales que apoyan la gestin pueden ser clasificadas por

jerarquas y van desde la planificacin estratgica hasta la operativa, incluyendo su

control, en cada uno de los niveles de decisin.

La estructura del sistema no tiene un patrn determinado, se adecua a las funciones

de las organizaciones y a los objetivos de transformar datos en informacin

relevante para la toma de decisiones en los diferentes niveles gerenciales de las

organizaciones. Este sistema debe ser capaz de articular todas las reas de la

organizacin (en las cuales existen subsistemas de informacin) y debe cumplir con

los principios de simplicidad y flexibilidad.

Para crear un SIG debemos considerar un conjunto de elementos:

Enfoque integral del proceso de planificacin seguimiento y evaluacin.


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Identificacin precisa de los subsistemas

Sentido prctico y objetividad.

Identificacin de los flujos de informacin entre los subsistemas del SIG

QU ES UN SISTEMA DE GESTIN DE INFORMACIN? (SGI)

Parece un simple juego de palabras, pero en este caso se trata de gerenciar la

informacin en s. Gerenciar aquella informacin generada dentro y fuera de la

organizacin que posibilita mejorar directamente la posicin competitiva de la

organizacin, alterando inclusive la naturaleza, el comportamiento o la orientacinde los negocios. Es el Sistema de Informacin que forma parte de la estrategia de

los negocios, no se trata simplemente de apoyar la estrategia o tributar a ella, sino

que el impacto potencial de los SGI constituya un ingrediente fundamental en el

proceso de desarrollo de la estrategia en el momento mismo de formularla. Se

pretende adoptar perspectivas ms creativas, a partir de las aportaciones del SGI,

ver las nuevas oportunidades para los negocios y mejorar la posicin competitiva.

Esta nueva orientacin supone dos momentos indisolubles. En primer lugar, una

apertura de la organizacin hacia el entorno, convirtiendo a los competidores,

clientes, proveedores etc. en el elemento instigador para utilizar de diferente

manera los SGI, ya sean para obtener ventajas o para evitar incurrir en desventajas.

En segundo lugar una orientacin para que el primer nivel de direccin se involucre

mas en el SGI antes, incluso, de proyectar las estrategias, porque la bsqueda de

oportunidades de forma inteligente y ordenadas brotan del SGI.

Los SGI permiten:


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Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analtico(donde

queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podramos estar),

Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas,

Establecer los factores que resulten crticos y las necesidades asociadas al SGI,

Estudiar el impacto de los SGI en la posicin del negocio y buscar nuevas

oportunidades.

Este enfoque integral del proceso de negocio basadas en la informacin, requiere

que la organizacin sea vista como un sistema de flujos de informacin entre las

diferentes reas o departamentos y sus subsistemas de informacin y parte de la

premisa de que los procesos y subprocesos de las organizaciones tienen que estarinterrelacionados entre s y con su entorno, esta interrelacin se plasma en los

flujos de informacin tratados sistmicamente.

El tratamiento sistmico y sistemtico de la informacin interna que brota de los

procesos de las organizaciones es capaz de revelar el retrabajos, el desperdicio y

las islas de informacin, en resumen la ineficacia de los procesos internos de las

organizaciones.

La identificacin precisa de los subsistemas es esencial para que el sistema opere

eficientemente. Cada mdulo o subsistema debe cumplir su papel de generar

informacin especifica para las diferentes instancias, subprocesos y diferentes

niveles gerenciales, pero a la vez contemplar las diferentes variables propias de su

gestin y permitir la integracin de la informacin que cada uno genera.


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La elaboracin de un SGI no debe realizarse sobre ideas hechas de otras

organizaciones sino sobre la base de las necesidades de cada organizacin, lo que

no significa que no se adapten las mejores prcticas.

La identificacin de los flujos de informacin entre los subsistemas del SGI puede

visualizarse como la secuencia de acciones de los datos provenientes de cada

proceso que transformados en informacin, actan como insumo y producto de

otras reas o departamentos La incorporacin de los flujos de informacin

constituye insumos bsicos de los elementos operativos (procesos, subprocesos),

de apoyo a las decisiones y para modificar las estrategias o proyectar nuevas.

La toma de decisin en todos los sentidos y para cualquiera de las actividades que

se acometen en las organizaciones requiere de informacin oportuna, precisa e

inmediata. Esta informacin rebasa los limites de la cientfica y tcnica. abarca

todos los tipos: ambiental, cultural, poltica, de mercado, precio, contable,

financiera, histrica, de patentes y marca, tecnolgica, estadstica, etc. tanto de

carcter interno como externo de la organizacin

De manera equivocada, se piensa que slo con la adquisicin de tecnologas de

informacin y comunicacin se resuelven los problemas de la informacin

necesaria para la toma de decisiones. El diseo de un sistema de gestin de

informacin precisa de:

Un anlisis previo de las necesidades de Informacin de la organizacin,

Un diagnstico de la situacin.


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Una auditora de informacin que permita conocer los recursos de

informacin disponibles y los que faltan, para qu y quienes lo utilizan, que valor

se le aade en su uso, entre otros.

El diagnstico debe permitir conocer el desperdicio, retrabajo, costo y

eficiencia de toda la actividad y dar todos los elementos requerido para disear el

sistema que ser el ms econmico y efectivo.

Este paso del establecimiento de los sistemas de Gestin de Informacin registra

los procesos internos y permite identificar los procesos crticos de xito paramejorarlos, eliminar los despilfarros y reducir costes a fin de satisfacer mejor a los

clientes, aumentar la rentabilidad que establece la excelencia en cada uno de los

departamentos que integra la organizacin, enfatizando en la competencia principal

de la empresa y la tecnologa requerida para alcanzar el liderazgo del mercado.

Para este indicador deben llevarse a cabo continuas mediciones que reflejen el

impacto de las medidas y las acciones de los empleados, en este aspecto los

sistemas de informacin adquieren un rol protagnico, pues son los que van a

suministrar todos los datos que permitan posteriormente detectar las fallas y

corregirlas.

Un sistema de gestin de informacin debe reunir bases de datos actualizadas y un

sistema de anlisis (informatizado) con el objetivo de proporcionar a los decisores

y a todos los empleados el acceso oportuno a la informacin que cada nivel de la

organizacin requiere, lo que significa que este sistema rena la informacin de

distintas partes de la organizacin y la haga accesible a todos los que la necesiten.


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Las Bases de datos estn sistemticamente enfocadas a reas especificas de RRHH,

presupuestos y finanzas, proveedores, clientes. En segundo lugar deben estar

dirigidas al control de los procesos de las organizaciones, sus resultados parciales y

finales as como otras informaciones como; relaciones con otras instituciones, para

garantizar el monitoreo de la competencia, la implementacin de sistemas de

calidad, la conformacin de planes de negocios, el desarrollo de procesos de

innovacin. Ambos tipos de informacin deben estar integradas en el sistema de

gestin de informacin.

Es importante tener en cuenta que los resultados que se obtiene de un S G I

dependen de la calidad de la informacin y su validez, por otro lado la informacin

derivada del SGI depender de la exactitud y la eficiencia de los procedimientos

usados en la recoleccin de la informacin sobre insumos procesos y resultados,

por lo que en este sentido el diseo del sistema debe garantizar que los flujos de

informacin en la organizacin sean lo ms exactos posibles de manera que la

informacin que salga del sistema sea correcta y lo mas gil posible y pueda

considerarse como inteligencia organizacional. La informacin como inteligencia

constituye un recurso indispensable que es usado para trazar la estrategia de

negocios y para la toma de decisiones por parte de la alta gerencia

Una vez establecidos los flujos de informacin y determinada la informacin

relevante que forma parte de la estrategia, puede utilizarse una herramienta que

esta considerada como la memoria electrnica de las organizaciones: La Intranet

Corporativa.


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"La Intranet es la plataforma de comunicaciones de un grupo de trabajo; el "cerebro

electrnico" al que se conectan los empleados4

La Intranet permite un uso descentralizado, con diversos niveles de seguridad,

almacenamiento centralizado de archivos, registro de ingreso y salida de

documentos, alerta de cambios, grupos de noticias, discusiones por circuitos de

correo electrnico y la capacidad para agregar URLs y vincular bases de datos. No

obstante, ninguna Intranet es realmente tpica.

Tiene que haber un cerebro detrs de este esfuerzo y su xito esta en el tratamiento

que se d a la informacin en la organizacin.

Que permite la Intranet?

Mantener a la gente en contacto. Permite que los empleados, aunque estn en

localidades distantes, se sientan parte de la Organizacin, no elimina por completo

la necesidad de una interaccin cara a cara, pero - paradjicamente - pueden

mejorar las reuniones que tienen lugar. Facilita la capacitacin y compartir el

conocimiento: Al ingresar, cada empleado ve una pantalla adaptada a su funcin y

a su nivel, con programas de capacitacin, estructura de la organizacin, funciones

etc.

Desde este punto de vista, el SGI soportado en una intranet llega a satisfacer las

perspectivas de aprendizaje e innovacin porque proporciona la infraestructura

necesaria para el aprendizaje organizacional. Las empresas tienen que incluir

dentro de sus valores y formas de medicin la capacidad de innovar y mejorar,

4Steve McCormick, consultor de Watson Wyatt Worldwide.


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como nica forma de asegurar el xito, una Intranet posibilita trasmitir las mejores

prcticas y compartir conocimiento.

El aprendizaje y la innovacin se transforman en los inductores esenciales para

conseguir los resultados deseados en los procesos internos y con los clientes, y

todas pueden confluir y gerenciarse con el establecimiento de un coherente sistema

de informacin soportado electrnicamente.

A las empresas les pagan por crear riquezas, no para controlar costos. Para lograrlo,

se necesita informacin que permita a los ejecutivos formar juicios bienfundamentados, sobre 4 aspectos medulares que se convierten en indicadores de

diagnostico de la organizacin: la informacin bsica de la organizacin, la

informacin sobre productividad, la informacin sobre la competencia, y la

informacin sobre asignacin de recursos escasos.

Los 4 tipos de informacin anteriormente mencionados dirigen slo la tctica del

negocio en un momento dado. Para la estrategia, se necesita informacin

organizada acerca de: medio ambiente; mercados; clientes y no clientes; tecnologa;

finanzas globales, y cambios en la economa mundial, entre otros aspectos

El establecimiento de los SGI soportados por la tecnologa tiene una marcada

orientacin al cliente (en su acepcin amplia) y permite evaluar los registro de

ventas, ndice de precios, grado de satisfaccin, retencin, adquisicin y

rentabilidad de los clientes, dando la posibilidad de orientar su satisfaccin no slo

disminuyendo los costos sino tambin mejorando la calidad, flexibilidad, plazos de


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entrega y servicio posventa y participacin en el mercado, decisin que puede

tomarse a partir de la informacin proporcionada, y sta al mismo tiempo puede

conducir el negocio por otros derroteros.

CONCLUSIONES:

Los Sistemas de Gestin de Informacin constituyen hoy, no slo soportes de los

negocios, sino, adems, un instrumento de ventajas competitivas sostenibles al

permitir gestionar los activos tangibles e intangibles y convertirse en unaherramienta integral de gerencia.

Considerar a la informacin base del conocimiento, la inteligencia y el talento

organizacional, como nica fuente de ventaja competitiva sostenible, coloca a las

organizaciones en condiciones para el aprendizaje y la innovacin.

Los servicios de consultora en Gestin de Informacin deben abordarse de forma

integral y sistmica teniendo en cuenta la dimensin estratgica y metodolgica de

la informacin


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Bibliografa

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Los sistemas de gestión de Información, piedra angular de la estrategia integral de gerencia