Luisa Fernanda Laverde Saldaña

I

II

Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones

Ltda.

Luisa Fernanda Laverde Saldaña

Yaneth Hernández Vera

Franci Paola Sánchez Galindez

Fundación Universitaria Panamericana

Facultad de Ciencias Empresariales

Contaduría Pública

Bogotá, Colombia

2016

III

Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones

Ltda.




Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Contador

Público.

Director (a):

Yibeth Rincón Salazar

Línea de Investigación:

Control Interno y Revisoría Fiscal




Bogotá, Colombia

2016

IV

Nota de Aceptación

Aprobado por el comité de grado en el cumplimiento

de los requisitos exigidos por la Fundación

Universitaria Unipanamericana para optar al título de

Contador Público.

____________________________________________

JOSÉ JACOBO PARDO ALONSO

Firma del Jurado

____________________________________________

YIBETH RINCÓN SALAZAR

Firma del Jurado

V

Dedicatoria

A Dios por estar constantemente en mi camino, por darme la fuerza y empeño para seguir

y llevar a feliz término mis propósitos, a mis padres que día a día me apoyan en cada meta que

fijo, a mi esposo quién ha estado ahí siempre para darme aliento y ánimo cada día.

Luisa Fernanda Laverde Saldaña.

Este trabajo lo dedico en especial a Dios que iluminó y fortaleció mi camino para lograr

mis metas y a mis padres por ser el apoyo permanente en mi vida y en mis estudios, por ser mi

ejemplo de vida, constancia y superación. A mi novio por ser mi amigo, mi confidente, mi

consejero, por el apoyo que me ha dado en cada situación que la vida nos ha puesto en frente.

Finalmente les dedico a mis familiares que siempre han estado en el momento preciso para

darme su apoyo.

Yaneth Hernández Vera.

Todos mis esfuerzos y los frutos de la elaboración de este trabajo son dedicados a mis

padres, hermanos y amigos, en especial a Dios que iluminó mi camino para lograr esta meta.


VI

Agradecimientos

Queremos expresar nuestro más sincero agradecimiento a todas aquellas personas que de

una u otra forma colaboraron y participaron en la realización de este proyecto. Gracias a la empresa

Florida Inversiones Ltda., y al gerente el doctor José Ariel Plazas Barrero, quienes nos brindaron

la información necesaria para el desarrollo de la investigación de este proyecto, de la misma

manera agradecemos el apoyo a los Docentes y Directivos de la Unipanamericana quienes siempre

estuvieron prestos a brindarnos y compartirnos sus conocimientos, prestándonos asesorías y

orientaciones pertinentes para el desarrollo de nuestra investigación.

VII

Declaración

Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han

respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma

forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por

tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los

autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.

Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del

trabajo de investigación titulado Diseño de un manual de control interno para el área contable de

la compañía Florida Inversiones Ltda., siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé

crédito al trabajo, sus autores y otros.




VIII

Resumen

La compañía Florida Inversiones Ltda., dedicada al servicio de alojamiento y hospedaje, con

sede principal en la ciudad de Bogotá, permitio el desarrollo de la presente investigación, en la

cual se evidencio la ausencia de un manual de control interno para los departamentos de

contabilidad, cuya consecuencia se ven reflejada en los informes financieros. Además de no

contar con una estructura organizacional definida, su personal es insuficiente y no tiene claro su

rol y funciones para el desarrollo adecuado de las actividades operacionales de la compañía. Los

procesos son manejados de manera empírica debido a que no cuenta con los procedimientos

contables que permitan detectar las debilidades entorno a la prestación de los servicios de

alojamientos y hospedaje, conllevando a la desviación de los recursos y a la toma inadecuada de

decisiones por parte de esta. Por otro lado para el desarrollo del trabajo de grado titulado “Diseño

de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda”,

se utilizó como metodología, la investigación descriptiva toda vez que permite el análisis e

interpretación de un fenómeno en un periodo especifico, esta conlleva a construir una hipótesis

de relación causa-efecto entre variables, puesto que se pretende identificar las debilidades y

fortalezas tanto internas como externas de la organización objeto de estudio, cuyo enfoque será

mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a que se toma como instrumentos de recolección de

información la matriz DOFA, las entrevistas, la observación directa y el cuestionario aplicado en

la compañía Florida Inversiones Ltda., que será la población estudio, tomando como muestra el

departamento contable. El impacto que generará la investigación en cuanto a la parte económica

IX

y organizacional, será positivo, lo cual mediante un manual de control interno se logrará detectar

las deficiencias y proponer mejoras significativas en los procesos, optimizando la gestión

administrativa y financiera. Este estudio tiene la finalidad de mejorar el proceso contable de la

compañía y que a su vez sirva de apoyo a las empresas que se dedican a actividades similares.

Palabras claves:

Control interno.

Procedimiento.

Proceso.

Contabilidad.

Cultura organizacional.

X

Abstract

Florida company Investments Ltda., Dedicated to hosting and accommodations service whose

principal headquartered is located in the city of Bogota. Allowed the development of this

research, in which the absence of a manual of internal control for accounting departments was

evident, the consequence of which are reflected in the financial reports. In addition to not having

a defined and organize structure, it was noticeable as well that the staff was insufficient and they

did not had their role very well define for the proper development of the operational activities of

the company. The processes are handled empirically because it does not have the accounting

procedures to detect weaknesses environment for the services of accommodation and lodging,

leading to the diversion of resources and inadequate decision-making. In addition to the

development of the thesis entitled "Design of a manual of internal control for the accounting

department of the company Florida Investment Ltd", was used as methodology, descriptive

research since it allows the analysis and interpretation of a phenomenon in a specific period, this

leads to construct a hypothesis of cause-effect relationship between variables, since it is intended

to identify weaknesses on both internal and external strengths of the organization under study,

the focus will be mixed (quantitative -qualitative) given that they were taken as tools for

collecting information on DOFA matrix. Interviews, direct observation and questionnaire will be

applied in Florida Investment Ltd, who will be the study population, taking as example the

accounting department. The impact that will be generated by the research regarding the

economic and organizational part, would be positive, which means that a manual of internal

XI

control will be good on identify gaps and it will propose significant improvements in processes,

optimizing administrative and financial management. This study aims to improve the accounting

process of the company and which in turn will support companies engaged in similar activities.

Keywords

Internal control.

Processes.

Procedure.

Accounting.

Organizational culture.

XII

Indice

Dedicatoria ..................................................................................................................................... V

Agradecimientos ........................................................................................................................... VI

Declaración ................................................................................................................................. VII

Resumen .................................................................................................................................... VIII

Abstract ........................................................................................................................................... X

Introducción ........................................................................................................................... XVIII

Titulo.......................................................................................................................................... XXI

Planteamiento del problema ................................................................................................ XXI

Formulación de la pregunta .............................................................................................. XXII

Objetivos ............................................................................................................................ XXIII

Objetivos generales ........................................................................................................... XXIII

Objetivos específicos ........................................................................................................ XXIII

Justificación ....................................................................................................................... XXIV

Capitulo I. ..................................................................................................................................... 15

Marco referencial. .................................................................................................................. 15

1.1 Antecedentes. ................................................................................................................... 15

1.2 Marco teórico. .................................................................................................................. 16

1.2.1 Objetivos del control interno .................................................................................... 18

1.2.2 Características del control interno ............................................................................ 19

1.2.3 Elementos del control interno. .................................................................................. 20

1.2.4 Control interno con base al informe coso. ................................................................ 22

1.2.5 Componentes del coso III. ........................................................................................ 23

1.2.5.1 Entorno de control .............................................................................................. 23

1.2.5.2 Evaluación del riesgo ......................................................................................... 24

1.2.5.3 Actividades de control ........................................................................................ 26

1.2.5.4 Información y comunicación .............................................................................. 26

1.2.5.5 Actividades de monitoreo - supervisión ............................................................. 27

1.2.6 Principios del coso III ............................................................................................... 29

1.2.7 Clasificación del control interno ............................................................................... 31

1.2.7.1 Control interno administrativo ........................................................................... 31

1.2.7.2 Control interno contable ..................................................................................... 32

1.2.8 Evaluación del riesgo y control interno .................................................................... 32

XIII

1.2.8.1 Riesgo inherente ................................................................................................. 33

1.2.8.2 Riesgo de control ................................................................................................ 34

1.2.8.3 Riesgo de detención ........................................................................................... 34

1.3 Marco legal ...................................................................................................................... 35

1.3.1 Decreto 2649 de 1993 ............................................................................................... 35

1.3.2 Decreto 2650 de 1993 ............................................................................................... 35

1.3.3 Ley 87 de 1993.......................................................................................................... 36

1.3.4 Ley 1314 de 2009...................................................................................................... 36

1.4 Marco contextual ............................................................................................................. 36

1.4.1 Sede administrativa ................................................................................................... 37

1.4.2 Objeto social ............................................................................................................. 37

1.4.3 Estructura legal ......................................................................................................... 38

1.4.4 Estatuto de la organización: ...................................................................................... 39

1.4.4.1 El capital social y aportes ................................................................................... 39

1.4.4.2 Revisoría fiscal ................................................................................................... 39

1.4.4.3 Balance general .................................................................................................. 39

Capitulo II .................................................................................................................................... 40

Diseño metodología ................................................................................................................. 40

2.1 Delimitación del problema .............................................................................................. 40

2.1.1 Espacio. ..................................................................................................................... 40

2.1.2 Universo. ................................................................................................................... 40

2.2 Tipo de investigación....................................................................................................... 41

2.3 Métodos de investigación ................................................................................................ 42

2.3.1 Enfoque mixto. .......................................................................................................... 42

2.3.1.1 Enfoque cualitativo ............................................................................................ 42

2.3.1.2 Enfoque cuantitativo .......................................................................................... 42

2.4 Fuentes y técnicas de recolección de información. ......................................................... 43

2.4.1 Fuentes primarias. ..................................................................................................... 43

2.4.2 Fuentes secundarias. ................................................................................................. 44

2.4.3 Técnicas de recolección de información. .................................................................. 44

2.5 Procesamiento de los datos. ............................................................................................. 45

2.5.1 Captura de datos. ....................................................................................................... 45

2.5.2 Procesamiento datos.................................................................................................. 45

2.5.3 Presentación de los datos. ......................................................................................... 45

2.6 Sistema de hipótesis y variables. ..................................................................................... 46

2.7 Población y muestra......................................................................................................... 46

2.8 Recursos disponibles. ...................................................................................................... 46

2.8.1 Recursos humanos. ................................................................................................... 46

2.8.2 Recursos materiales. ................................................................................................. 46

2.8.3 Recursos Institucionales. ........................................................................................... 47

2.8.4 Recursos financieros. ................................................................................................ 47

Capítulo III ................................................................................................................................... 48

Generalidades de la empresa .................................................................................................. 48

XIV

3.1 Gerencia. .......................................................................................................................... 48

3.2 Departamento contable. ................................................................................................... 48

3.2 Departamento administrativo. ......................................................................................... 49

Resultados ................................................................................................................................ 49

4.1 Análisis matriz DOFA. .................................................................................................... 50

4.2 Análisis cuestionario........................................................................................................ 50

4.3 Análisis entrevista............................................................................................................ 54

4.4 Análisis de resultados. ..................................................................................................... 55

4.5 Descripción de los procesos del área contable e identificación de puntos críticos para

mitigar los riesgos. ............................................................................................................ 56

4.5.1 Arqueo de caja. ......................................................................................................... 56

4.5.1.1 Situación crítico del arqueo de caja................................................................... 57

4.5.2 Egresos. ................................................................................................................... 57

4.5.1.1 Situación crítico de los egresos .......................................................................... 57

4.5.3 Recibos de caja. ........................................................................................................ 57

4.5.3.1 Situación crítico recibos de caja ......................................................................... 58

4.5.4 Conciliación bancaria. ............................................................................................... 58

4.5.4.1 Situación crítico conciliación bancaria .............................................................. 58

4.6 Diseño de manual de control interno para el área contable. ............................................ 58

Conclusiones. ............................................................................................................................... 86

Recomendaciones. ........................................................................................................................ 88

Bibliografía................................................................................................................................... 90

Glosario. ....................................................................................................................................... 93

Siglas y Abreviaturas ................................................................................................................... 97

Anexos. ......................................................................................................................................... 98

XV

Indice de graficas

Grafico 1. Elementos del control interno. ..................................................................................... 21

Grafico 2. Factores del entorno de control.................................................................................... 24

Grafico 3. Factores de evaluación del riesgo. ............................................................................... 25

Grafico 4. Factores de actividades de control. .............................................................................. 26

Grafico 5. Factores de información y comunicaciones. ................................................................ 27

Grafico 6. Factores de actividades de monitoreo y supervisión. .................................................. 28

Grafico 7. Cubo de control interno. .............................................................................................. 29

Grafico 8. Componentes y principios de control interno. ............................................................. 30

Grafico 9. Clasificación del control interno. ................................................................................. 31

XVI

Indice de tablas

Tabla 1. Recursos financieros ....................................................................................................... 47

Tabla 2. Cuestionario - Pregunta 1. .............................................................................................. 51






Tabla 8. Entrevista aplica a un directivo ....................................................................................... 54

XVII

Anexos

Anexo 1. Cuestionario dirigido al área de contabilidad. ............................................................... 98

Anexo 2. Entrevista a un directivo. ............................................................................................... 99

XVIII

Introducción

En las compañías la contabilidad es fundamental, ya que nos brinda las herramientas

financieras para la toma de decisiones de futuros negocios o inversiones, razon por la cual se ve

necesario que las organizaciones conozcan y entiendan los conceptos de control, asi como la

importancia de su implementación y el adecuado seguimiento de los procesos que no están

adaptados a los cambios en el entorno social, económico y financiero que demandan la

renovación en las entidades.

Por consiguiente el presente proyecto de grado relacionado con el Diseño de un manual

de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., se realiza con

el objetivo de elaborar y proporcionar una herramienta útil para la toma de decisiones de la

gerencia; así como de crear una cultura de aplicación y seguimiento de los procesos operativos

realizados por sus empleados y colaboradores.

Debido a los constantes problemas derivados de los procesos contables tales como la falta

de politicas en el manejo de caja menor y cartera, las diferencias presentadas en el programa

contable con el programa de nomina y la falta de personal, generados en su mayoria por la

carencia de aplicación de controles internos en el departamento conllevando a la desviacion de

los recursos y a la toma inadecuada de decisiones, resulta imperativo establecer controles

XIX

internos con el animo que dichos cambios tengan la capacidad de salvaguardar los recursos de la

compañía evitando crisis operativas con consecuencias directas en los resultados de la misma,

Para de desarrollo del tema denominado Diseño de un manual de control interno para el

área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., se ha clasificado en tres capítulos

siguiendo una secuencia lógica.

El primer capítulo contiene el marco teórico el cual abarca el concepto, objetivos,

características, elementos y clasificación del control interno, se describen los componentes,

principios y evaluación del control, basado en el informe coso III. Así mismo en el marco legal

se menciona las leyes reglamentarias del control interno, para concluir en el marco contextual se

presenta la reseña histórica de la compañía Florida Inversiones Ltda.

El segundo capítulo se enfoca en la metodología basado en el tipo de investigación

descriptiva toda vez que permite realizar el análisis e interpretación de un fenómeno en un

periodo especifico, esta conlleva a construir una hipótesis de relación causa-efecto entre

variables, cuyo enfoque será mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a que se tomando como

instrumentos de recolección de información la matriz DOFA, la entrevistas, la observación

directa y el cuestionario aplicado en la compañía Florida Inversiones Ltda., que será la población

estudio, tomando como muestra el departamento contable, de la cual se obtendrá la información

necesaria para el desarrollo de la investigación, dando continuidad con el capítulo se exponen los

recursos utilizados para el desarrollo de la investigación. Finalmente el capítulo tres se analiza y

XX

presenta los resultados obtenidos durante la investigación junto con las conclusiones y

recomendaciones propias de un trabajo de grado.

Este trabajo pretende dar un aporte a la empresa Florida Inversiones Ltda., la cual no

cuenta con un manual de control interno en el departamente contable. El control se maxima

cuando el mismo consituye un instrumento para que la compañía aumente la efectividad de los

procesos y procedimientos en aras de consolidarse como una empresa solida en el mercado.

XXI

Titulo

Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida

Inversiones Ltda.

Planteamiento del problema

Este proyecto surge a partir de la necesidad que presenta la empresa en el mejoramiento

de sus procesos contables para obtener operaciones eficaces y eficientes, lo anterior se muestra

de mayor interés cuando se evidencia que la empresa está enfocada en el sector tanto económico

como financiero.

La empresa no genera demasiada confiabilidad en sus clientes debido a que no cuenta con

un sistema de control que lo genere. Por tal motivo se propone la elaboración de un manual de

control interno en el área de contabilidad y con ello brindar controles necesarios que mitige los

riesgos de fraude existentes para este tipo de empresas. Mejorar el manejo de los clientes,

proveedores, caja menor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, producción de informes

financieros que sean confiables para la toma de decisiones y políticas de direccionamiento.

El problema observado en esta investigación es la ausencia del control interno en la

empresa Florida Inversiones Ltda., identificando las causas y consecuencias durante el proceso

financiero de la organización. Actualmente el ente no cuenta con un adecuado control contable y

XXII

financiero, que permita conocer la razonabilidad de las cuentas de los estados financieros

presentados por los deficientes procesos y la falta de control.

Las principales causantes que vienen generando el problema son:

No existe un valor establecido para la caja menor, sino que es un valor que varía

dependiendo de los gastos de gerencia incluyendo la administración, es decir no hay

un control en los recursos. Además los soportes no son acordes ni coherentes.

Se ha identificado una contabilización atrasada con muchas inconsistencias en los

diferentes años, donde no se cuenta en algunos casos con información real contable

que sea razonable con las operaciones.

Las provisiones no son coherentes con la información existente en el programa de

nómina ni en el módulo de contabilidad ya que se identifica que en el registro de las

operaciones se han realizado ajustes por saldos diferentes.

En el área de cartera no se cuenta con un procedimiento idóneo en cuanto a los

recibos de caja ni en el momento de que los clientes realizan los pagos, lo cual genera

en contabilidad diferencias al conciliar bancos.

Formulación de la pregunta

¿Qué beneficios generaría para la empresa Florida Inversiones Ltda., la existencia de un

manual de control interno en el área de contabilidad?

XXIII

Objetivos

Objetivos generales

Diseñar un manual de control interno en el area contable de la compañía Florida

Inversiones Ltda., con el propósito de contribuir en el mejoramiento de los procesos y a la

efectividad de la operación.

Objetivos específicos

Realizar un diagnóstico del proceso contables de la compañía Florida Inversiones

Ltda., con el fin de identificar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas

tanto internas como externas.

Elaborar los procedimientos acorde a para el desarrollo de las actividades contables,

dando respuesta a los hallazgos encontrados en el diagnóstico del proceso analizado.

Identificar y reconocer las actividades críticas en el área contable, con el fin de

construir los mecanismos necesarios que permitan mitigar los riesgos asociados a

cada actividad del área contable.

XXIV

Justificación

En la actualidad las empresas se ven enfrentadas a los retos que exige la globalización de

la economía, es por estos motivos que estas deben desarrollar mecanismos al interior de ellas,

que permitan enfocar sus esfuerzos, con el objetivo de ser más eficientes en todos sus

departamentos para alcanzar la competitividad en el mercado. Es por eso, que el sistema de

control interno, ha tenido un auge en los últimos años, siendo este él encarga de la organización

de los procedimientos y necesidades del ente económico, así como de resguardar y proteger los

recursos, verificar la productividad y el buen desarrollo de las operaciones.

Es importante aclarar que la mayoría de los procedimientos generan un riesgo de fraude y

debido a esto, empresas reconocidas se han visto involucradas en investigaciones conllevándolas

al cierre, por no contar con un adecuado sistema de evaluación y seguimiento el cual permita a la

organización gestionar y reducir los riesgos que se encuentren inmersos en ellas.

Es por esta razón, que el control interno es la herramienta con la que la administración

cuenta para mitigar el riesgo inherente en el desarrollo de su objeto social, reflejando la

razonabilidad para alcanzar los objetivos trazados y permitiendo que esté protegido de posibles

actos de fraude, lo cual genera confianza a la organización. Dada la responsabilidad que tiene, el

control se convierte en un elemento intrínseco para cumplir con objetivos esenciales que brinden

XXV

seguridad y permitan el cumplimiento de las metas propuesta o se revalué con el propósito de

alcanzar las expectativas de la organización.

Considerando la inexistencia de un sistema de control interno en el área contable que

dirija a la compañía hacia la estandarización de los procedimientos; y la optimización de los

recursos utilizados encaminados a controlar los procesos financieros, el objetivo de esta trabajo

de grado en la empresa Florida Inversiones Ltda., es diseñar un manual de control interno donde

se integren todos las procesos contables y que ofrezca seguridad razonable para la toma de

decisión de la alta gerencia.

Se considera importante aportar nuestros conocimientos y estrategias contables en

cualquiera de los problemas que se presenten en el entorno, siendo esta una de las

responsabilidades éticas del contador.

15

Diseño de un manual de control interno para el área contable

Capitulo I.

La investigación se desarrollara teniendo como base el método deductivo, es así como

partiendo de aspectos generales se pretende llegar a unos específicos entendiéndose el control

interno como un mecanismo idóneo para contribuir a la seguridad del sistema contable que se

utiliza en las empresas, el cual permite la evaluación de los procedimientos y ayuda a cumplir los

objetivos de Florida Inversiones Ltda.

Marco referencial.

1.1 Antecedentes.

Los primeros vestigios del control son tan remotos que surgen desde el mismo momento

en que es creado el ser humano, ello debido a la necesidad de tener custodia sobre sus

pertenencias y las de su grupo familiar con el fin de evitar desfalcos o perdidas sobre las mismas,

sin embargo su evolución y reconocimiento profesional se da hasta 1862 cuando la Ley Británica

de Sociedades Anónimas establecen la profesión de Auditor con el fin de controlar los fraudes.

A comienzos del siglo XX se expande por el resto del mundo comenzando por Estados

Unidos, aunque con principios diferentes toda vez que centraba su objetivo en la revisión de los

movimientos financiero y en los resultados de las operaciones, esto permite que la auditoria

16


interna se vuelva un proceso integral y asesor en el interior de las empresas para tener pleno

control de ellas.

En Colombia desde la colonización se evidencian los primeros tipos de control cuando

los reyes católicos designaban a funcionarios con la misión de llevar registro sobre los fondos y

los bienes de la expedición y desde allí con el trasegar del tiempo se crean normas, consejos,

organismos y tribunales que ejercían las veces de administradores con funciones fiscales, todos

ellos poco ortodoxos y eficientes; Sin embargo es hasta 1958 donde se reglamenta la Oficina

Nacional de Contadores la cual introduce la figura fiscal del contador y de ahí en adelante a

través de leyes y actos administrativos se reglamentan sus funciones y alcances, y finalmente en

1975 con la Ley 20 se extiende el control fiscal de la contraloría a las entidades públicos y a las

empresas del sector industriales y comerciales del estado.

1.2 Marco teórico.

Regularmente los conceptos nos suministran ideas precisas del significado de las palabras

a que se refieren, para este caso el control interno no es ajeno a ello, en la mayoría de casos

adquiere un significado distinto y crea confusión en su interpretación entre los profesionales y

empresarios, es por tal motivo que es importante mencionar algunos conceptos que nos describen

el control interno, todos ellos de igual importancia.

Concepto 1: “El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración,

la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un

grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes

17


categorías: a) eficiencia y eficacia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera,

c) cumplimiento de las normas y leyes aplicables”. (Coopers & Lybrand, 1997, pág. 16).

Concepto 2: Según la Lay 87, “se entiende por control interno el sistema integrado por el

esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin

de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de

la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales

vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos

previstos”. (Congreso de Colombia, 1993).

Concepto 3: “Un sistema de control interno es aquel que descansa, básicamente, en una

planeación y organización de actividades y funciones, de acuerdo con la índole de la empresa y

requiere para su correcta operación de personal eficiente, dirigido y coordinado en forma

adecuada”. (Escobar, 2009, pág. 215).

Concepto 4: Según la guía del Instituto Canadiense de Contadores Autorizados Sigla

CICA, en su guía Coco define el Control interno como “El conjunto de elementos que incluyen:

recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y tareas, que se adoptan para respaldar a las

personas en el logro de los objetivos de la entidad” (Fonseca, 2011, pág. 20).

Concepto 5: De acuerdo a la NIA 6, sección 400, el término “Sistema de control interno”

significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la

18


administración de una compañía para ayudar a lograr el objetivo de la administración de

asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo

adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección

de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación

de información financiera confiable”. (IFAC, 2002, pág. 3).

Finalmente se entenderá que el control interno es un proceso ejecutado por la

administración y el personal de la entidad, cuya misión es salvaguardar los activos y la fidelidad

de los registros contables y financieros, dicha actividad de control es, por lo tanto la más

importante y clave, toda vez que se convierte en una herramienta estratégica que permite

eliminar la subjetividad de aplicar los controles a conveniencia, dejando de lado la objetividad y

sus interrelaciones.

1.2.1 Objetivos del control interno.

El control interno tiene como objetivo establecer las políticas, los métodos, los

procedimientos y mecanismos de control, estos permiten evaluar, prevenir y efectuar el

mejoramiento continuo en la compañía garantizado la eficiencia y el cumplimiento de los

principios constitucionales, las normas y leyes que la regulan.

En el artículo 2 de la Ley 87 (1993) se establecidos los siguientes objetivos

fundamentales:

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

posibles riesgos que los afecten.

19


Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo

y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el

logro de la misión institucional.

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidas al

cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus

objetivos.

Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de

verificación y evaluación.

Velar porque la organización disponga de procesos de planeación y mecanismos

adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y

características.

1.2.2 Características del control interno.

El sistema de control interno se convierte en la herramienta esencial la cual constituye

parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y

operacionales que conforman una organización, ya que esta manera permite salvaguardar los

activos y confiar en sus registros. No obstante, la máxima autoridad de la entidad, tiene la

responsabilidad de establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe establecer

una estructura adecuada para minimizar errores y omisiones.

20


Sin embargo, el control interno debe ser ejecutado tanto por los funcionarios como por

los servidores que ejerzan su labor en la organización, constituyéndose estos, como el elemento

más importante para su funcionamiento, ya pueden conocer e identificar todos los riesgos

actuales a los que estan expuestos en el desarrollo de sus funciones y desarrollar inmediatamente

controles para combatirlos, es por esto, que es necesario crear conciencia del control interno con

enfasis en el autocontrol, el cual contribuye a la consolidación de una cultura organizacional

basada en la planeación, evaluando y propendiendo porque el control interno sea una herramienta

fundamental sobre la cual la administración puede cumplir con efectividad sus metas y objetivos

institucionales.

1.2.3 Elementos del control interno.

Los elementos del control interno son los mecanismo con lo que cuenta la organización

para satisfacer el cumplimiento de los objetivos establecidos. Entre ellos encontramos:

Estructura organizacional.

Políticas, procedimientos y manuales.

Asignación de roles, funciones y responsabilidades.

Administración del talento humano.

Normas administrativas y financieras.

Establecimiento de mecanismos de control.

Métodos confiables de evaluación y seguimiento.

Mejora continua de los procesos y procedimientos.

21


A continuación en la gráfica 1 se muestra la correlación entre los elementos de control

interno lo cual es importante entender para su importancia.

Grafico 1. Elementos del control interno.

Fuente: Elaboración propia

Es preciso que los directivos de la organización implementen los siguientes aspectos que

indica la Ley 87 en su artículo 4.

Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la

formulación de los planes operativos que sean necesarios.

Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de

los procesos.

Estructura

organizacional

.

Políticas,

procedimiento

s y manuales.

Asignación de

roles, funciones y

responsabilidades

.

Administración

del talento

humano.

Normas

administrativas y

financieras.

Establecimientos

de mecanismo de

control.

Métodos

confiables de

evaluación.

Mejora

Continua

22


Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y

sanciones.

Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.

Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las

entidades.

Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el

control.

Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la entidad.

Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

1.2.4 Control interno con base al informe coso.

En la actualidad existen diversas guías cuyo objetivo ha sido estandarizar los conceptos,

siendo la más importante el informe coso (Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway) es considerado el punto de referencia del control interno, tanto en la práctica de las

empresas, en los gobierno, y finalmente en las universidades y centros de investigación.

Esta guía ha emitido tres documentos: coso I, coso II ERM y coso III, estos estándares

tienen como objetivo prevenir el fraude que se genera por las fallas en el control interno de las

23


compañías. En 1992 fue publicado el documento coso I en este define el control interno y los

elementos que la componen, los cuales son:

Entorno de control.

Evaluación de riesgos.

Actividades de control.

Información y comunicación.

Monitoreo.

En el 2004 fue publicado el coso II ERM con el objetivo de ser actualizado bajo la Ley

Sarbanes Oxley y se aumentaron a ocho (8) componentes. Finalmente, en el año 2013 se emitió

el coso III, que se ajusta al desarrollo tecnológico y los cambios globales, manteniendo la

definición de control interno de 1992, así como los respectivos componentes del coso I. Sin

embargo, aumentó a 17 principios, e incrementó la expectativa anti-fraude.

1.2.5 Componentes del coso III.

De acuerdo al informe coso, el control interno está compuesto de cinco componentes

relacionados entre ellos, los cuales están integrados en los procesos directivos y son iguales para

todas las compañías. A continuación se describen los componentes a partir del marco integrado

de control interno del informe coso 2013.

1.2.5.1 Entorno de control. De acuerdo a la organización Coopers & Lybrand (1997) el

entorno de control “Marcas las pautas de comportamiento en una organización, tiene una

influencia directa en el nivel de conciencia del personal respecto al control. Constituye la

24


base de todos los demás elementos del control, aportando disciplina y estructura” (pág.

27). Es por tal motivo que este componente es uno de los más importantes debido ejerce

influencia en el desarrollo de las funciones y genera una cultura de autocontrol, la cual

permite la evaluación diaria de los riesgos inherentes en el desarrollo de cada labor. En la

gráfico 2 se relaciona cada uno de los elementos que hacen parte del entorno de control.

Grafico 2. Factores del entorno de control.

Fuente: Elaboración propia.

1.2.5.2 Evaluación del riesgo. Según el autor Fonseca (2011) “El riesgo es definido como

la probabilidad de que un evento afecten la entidad, por lo que su evaluación implica la

identificación, análisis y manejo del riesgos involucrados que podrían afectar el logro de

los objetivos del control interno” (pág. 77). La evaluación del riesgo debe convertirse en

la una actividad periódica que permita la identificación y mejoramiento de cada proceso y

Valores éticos.

Junta directiva.

Filosofia de la gerencia.

Estructura organizacio-

nal.

Roles y responsabili-

dades

Politica de recursos humano.

25


procedimiento de la compañía en aras de cumplir los objetivos del control interno, es

decir la evaluación del riesgo abarca la identificación y análisis de los riesgo de error de

la información financiera y de las fallas de las actividades de control. La evaluación del

riesgo está compuesto por cinco factores:

Grafico 3. Factores de evaluación del riesgo.


Diseño de objetivos globales.

•Misión. visión y valores.

•DOFA, debilidades, oportunidad, fortaleza y amenazas.

Diseño de objetivos por actividad.

•Deben ser claros, medibles.

•Comprendible para los empleados.

Identificación y analisis del riesgo.

•Permite identificar el riesgo.

•Analizar posibles riesgos.

Gestión del cambio.

•Mecanismos que permiten prever, identificar y reaccionar.

•Actividades que influyen en los logros de objetivos globales y especificos.

Riesgo de fraude.

•Evalua la probabilidad existente de un error material de fraude.

26


1.2.5.3 Actividades de control. “Son las políticas y los procesos que ayudan a asegurar

que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a que se tomen las acciones

necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y

en todas las funciones” (Mantilla, 2013, pág. 71). Este componente lo integran los

siguientes factores.

Grafico 4. Factores de actividades de control.


1.2.5.4 Información y comunicación. “El componente de información y comunicación,

está conformado por los métodos y procedimientos diseñados por la organización para

registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras que

generalmente, se muestra una estructura formalizadas denominada estados financieros. La

Revisión por la gerencia.

Actividades de control.

Proceso de la información y controles fisicos.

27


calidad de la información financiera que brinda el sistema de información de la

organización, es una condición que podría afectar la capacidad de la gerencia para

adoptar decisiones adecuadas y controlar con efectividad las operaciones. Del mismo

modo, una efectiva comunicación a las personas un apropiado vehículo para obtener un

adecuado entendimiento sobre el rol y las responsabilidades de las personas involucradas

en el control interno” (Fonseca, 2011, pág. 107). La información financiera debe ser

presentada con un estándar de calidad, para que la gerencia pueda adoptar y tomar

medidas adecuadas para la efectividad en las operaciones. La comunicación proporciona

la información necesaria para que los empleados cumplan con sus responsabilidades.

Grafico 5. Factores de información y comunicaciones.


1.2.5.5 Actividades de monitoreo - supervisión. “Es un proceso que evalúa la calidad del

control interno en el tiempo. El monitoreo trabaja en conjunto con el resto de los

componentes del control interno, y proporciona seguridad razonable de que la

organización está logrando sus objetivos de control. Ello conlleva la búsqueda y

corrección de las deficiencias de control identificadas, antes de que afecten el logro de los

Información financiera

Implementación de Software

Comunicación interna y externa

28


objetivos del control de la entidad”. (Fonseca, 2011, pág. 115). Esta actividad se debe

realizar de manera permanente, garantizando la efectividad de los controles, lo que

permite desarrollar medidas de mejora continua.

Por otro lado (Mantilla) indica que el monitoreo es el “Componente que valora la

calidad y efectividad del desempeño del sistema ene le tiempo” y que “se deben

monitorear los sistemas de control relacionados con actividades de derivados para

asegurar la integridad de los reportes generados por el sistema”. (2013, pág. 79). Este

componente cuenta con tres factores, a continuación en la gráfico 6 se mencionan.

Grafico 6. Factores de actividades de monitoreo y supervisión.


Supervisión interna

Evaluación interna

Supervisión permanente

29


En la gráfico 7, se encuentra la interrelación entre los cinco componentes del coso

formando un sistema integrado y entremezclado con las actividades de la operación.

Grafico 7. Cubo de control interno.

Fuente: www.pwc.com

1.2.6 Principios del coso III.

El informe coso III en su emisión del 2013, adopto los cinco componentes (entorno de

control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y para

finalizar supervisión) establecidos en la primera edición, esto fueron complementado con 17

principios los cuales se sugieren implementar en las organizaciones con el propósito que el

sistema de control interno sea más eficiente.

30


A continuación en la gráfico 8 se realiza la clasificación de los componentes y de los

principios que lo integran. (Auditool, 2014).

Grafico 8. Componentes y principios de control interno.

Fuente: www.auditool.co

•Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

•Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión

•Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

•Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

•Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad

Entorno de Control

•Principio 6: Especifica objetivos relevantes

•Principio 7: Identifica y analiza los riesgos

•Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

•Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

Evaluación del Riesgo

•Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

•Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

•Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

•Principio 13: Usa información relevante

Actividades de Control

•Principio 14: Comunica internamente

•Principio 15: Comunica externamente

Información y Comunicación

•Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

•Principio 17: Evalúa y comunica deficienciasActividades de

Monitoreo

31


1.2.7 Clasificación del control interno.

El control interno se clasifica en dos grandes grupos, el control interno financiero que

lleva inmerso el control contable cuyo objetivo es la protección de los activos, por otro lado el

control operativo que está compuesto por el control administrativo, el cual promueve la

eficiencia en las operaciones de la entidad. A continuación en la grafico 9 se muestra la

clasificación del control.

Grafico 9. Clasificación del control interno.

Fuente: Manual de control interno: Sector público - privado y solidario.

1.2.7.1 Control interno administrativo. Según Escobar (2009) “el control interno

administrativo, tiene que ver con la eficiencia operacional y la adherencia a políticas

prescritas en todos los departamentos de la organización e incluye: el plan organizativo,

CONTROL INTERNO

Auditoria Financiera

Información correcta y oportuna

Control Contable

Protección de activos

Auditoria Operativo

Promover eficiencia en las operaciones

Control Administrativo

Adhesiones de politicas

32


los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión conducentes

a la autorización gerencial de transacciones”. El control interno administrativa evalúa la

gestión de la administración en la ejecución de los planes, políticas y procedimientos

determinando el grado de efectividad de la gerencia en el desarrollo de las operaciones.

1.2.7.2 Control interno contable. “Comprende el plan de organización, procedimientos y

registros relacionados con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros

financieros y en consecuencia, está diseñado para proveer un razonable grado de

seguridad de manera que: las transacciones sean ejecutadas por medios de autorización

específicos o generales, sean registradas como es requerido, se tenga acceso a los activos

mediante autorización gerencial, se haga comparación de activos dentro de intervalos

razonables”. (Escobar, 2009, pág. 218).

El control contable se concentra en la confiablidad de los registros contable y de la

información financiero, verificando que la dicha información sea procesada de acuerdo a

las normas y procedimientos establecidos por la organización, de tal manera que esta sea

veraz para la toma de decisión por parte de la gerencia.

1.2.8 Evaluación del riesgo y control interno.

Para comprender la evaluación de riesgo es necesario conocer el concepto de riesgo, de

acuerdo al autor (Rodriguez, 2015) el “Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o

daño para las unidades, personas, organizaciones o entidades. Cuanto mayor es la vulnerabilidad

mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. Por tanto,

33


el riesgo se refiere sólo a la teórica "posibilidad de daño" bajo determinadas circunstancias,

mientras que el peligro se refiere sólo a la teórica "probabilidad de daño" bajo esas

circunstancias”.

Por otra parte la Norma Internacional de Auditoría Nía 6 sección 400 indica que la

evaluación del riesgo y control interno “establecer normas y proporcionar lineamientos para

obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de

auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección”. (IFAC,

2002, pág. 6). En la empresa Florida Inversiones Ltda., se debe obtener informacion del sistema

de contabilidad para sus respectivo analisis y comprension, con el fin de evaluar los riesgos y

diseñar un adecuado procedimientos que permita asegure que estos se conviertan en un riesgo

bajos.

1.2.8.1 Riesgo inherente: Este riesgo está asociado a cada proceso, el cual no puede ser

eliminado, es por eso que la ejecución de las actividades, los empleados encuentran un

riesgo en su desarrollo.

Por otro lado según las Nía 6 sección 400, el riesgo inherente “es la

susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación

errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con

representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles

internos relacionados.” (IFAC, 2002, pág. 6), se deberá evaluar los estados financieros,

con el fin de mantener un adecuado control del riesgo inherente.

34


1.2.8.2 Riesgo de control: Es necesario aclarar que aunque la empresa desarrolle

procedimientos para cada proceso e implemente controles estos pueden ser ineficientes e

insuficientes para la detección de irregularidades, por ello se hace necesario que la

administración realice constantes revisiones y ajustes a los controles certificando su

eficiencia.

Ahora bien para la Nía 6 sección 400 el riesgo de control “es el riesgo de que una

representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones

y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con

representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y

corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno”. (IFAC,

2002, pág. 6).

1.2.8.3 Riesgo de detención: Este riesgo tiene relación directa con los procedimientos del

auditor así este evalué el 100% de los procedimientos existe la posibilidad que aplique los

métodos y procedimientos inadecuados para detectar los errores.

En cuanto al riesgo de detección la Nía 6 en la sección 400 “es el riesgo de que los

procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que

existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia

relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros

saldos o clases” (IFAC, 2002, pág. 6). Cabe destacar que la persona encarga de la

35


revisión de los controles debe tener un conocimiento y experiencias adecuado para evitar

los falencias en la selección de los métodos de evaluación de los estados financieros y

contar con una independencia en la toma de decisiones con el fin de garantizar la

eficiencia en el desarrollo de sus funciones en la organización, en aras que los controles

cumpla con los objetivos establecidos.

1.3 Marco legal

1.3.1 Decreto 2649 de 1993.

“Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas

de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”. El decreto 2649 está conformado por los

principios y normas generalmente aceptadas de contabilidad, el cual contempla los conceptos

básicos y las reglas para el registro y presentación de la información financiera. Es un

instrumento de la contabilidad para medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar las operaciones

del ente económico de forma fidedigna y clara.

1.3.2 Decreto 2650 de 1993.

“Plan único de cientas para comerciantes”. Este decreto establece la importancia del plan

único de cuentas, el cual busca unificar los registros contables y financieros realizadas por un

ente, con el objetivo de presentar la informacion de manera transparente, confiable y clara. Este

decreto se realiza la estructura del plan único de cuentas y realiza una descripcion de cada cuenta

y explica su dinamica, para la claridad en el momento del registro de las operaciones economicas

de la entidad.

36


1.3.3 Ley 87 de 1993.

“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y

organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. En esta Ley se reglamenta el control

interno, y se convierte en un conjunto de planes, metodos, procesos, procedimientos, principios,

objetivos y mecanismo de evaluacion y seguimiento, adoptados por una compañía para gestionar

que todas las actividades y operaciones se efectuen en el marco de ley y de las normas

constitucionales.

1.3.4 Ley 1314 de 2009.

“Ley de convergencia contable colombiana a normas internacionales de información

financiera y de aseguramiento de la información”. Con la aparicion las del normas

internacionales de informacion financiera NIIF, surge la necesidad de adoptar nuevos modelo de

gestión y control, con lo cual las operaciones se efectuen de manera efectiva, debido a la

globalización surge nuevas practicas y aplicaciones de estandares internacionales con el

proposito de crear nuevos escenarios donde los mercados sean mas competitivos y homogenios.

1.4 Marco contextual

En el año 1994 la empresa Florida Inversiones Ltda., inicio su actividad económica a

nivel nacional la cual tiene como sedes principal la ciudad de Bogotá y sucursal la ciudad de

Medellín. Desde entonces la empresa fue construida a través de objetivos y logros claros con

contantes avances en la prestación de servicios de alojamiento y adquisición de bienes inmuebles

para arrendamiento.

37


Es una empresa 100% colombiana que compite a nivel económico con grandes empresas

de servicios de alojamiento muy reconocidas por la calidad del servicio, tiene como propósito

seguir satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes.

1.4.1 Sede administrativa: Florida Inversiones Ltda., cuyo tipo de persona es jurídica y

está identificada con NIT: 900.201.052-0, desarrolló sus labores en la sede principal ubicada en

la Calle 17 No 93ª- 02 Barrio Chico de la ciudad de Bogotá D.C.

1.4.2 Objeto social: La empresa Florida Inversiones Ltda., tiene como objeto social la

explotación de bienes e inmuebles, adquisición de venta de toda clase de vehículos:

administración por cuenta propia o ajena de bienes raíces, bienes inmuebles; la celebración de

contratos de comisión para comprar o vender inmuebles; las presentación del transporte, formar

parte como socio o accionista de toda clase de sociedades; la adquisición de bienes inmuebles

para usufructuarlos, administrarlos arrendarlos y enajenarlos a cualquier título; administrar,

asesorar, organizar, auditoría contable y operativo, de hoteles, restaurantes, clubes, cafetería,

casinos, bares y tomarlos en arriendo, organizar y promocionar planes vacacionales y cualquier

otra actividad relacionada con las prestaciones del servicio de alojamiento, comestibles y

bebidas.

Para el cumplimiento de estas finalidades sociales la sociedad podrá también celebrar

cualquier otro acto licito relacionado directamente con el objeto anterior menciona. En desarrollo

de su objeto social, podrá adquirir, gravar o limitar el dominio inmuebles muebles o inmuebles y

38


enajenarlos cuando por razones de necesidad o conveniencia sea necesario la disposición. Tomar

dinero en mutuo, celebrar toda clase de operaciones financieras que permita obtener fondos u

otros activos necesarios para el desarrollo de la actividad o tomar interés como socio o accionista

de otras actividades que tengan fines similares o complementarios hacer aportes en dinero en

especie o en servicio a dichas empresas, funcionarse con ellas o absorberlas; y en general

celebrar o ejecutar sea en su propio nombre o por cuenta de tercero en participación con estos,

todos los actos o contratos y todas las operaciones sobre bienes muebles o inmuebles, que sean

necesarios o convenientes para la realización que ella persigue o que pueda favorecer o

desarrollar sus actividades o que de manera directa guarde relación de medio a fin con el objeto

social.

La sociedad no podrá ser fiadora de terceros incluyendo a los socios, en ambos casos

excepto cuando sea aprobado por el cien por ciento (100%) de las cuotas o parte de interés social

en que se encuentre constituido el capital de la sociedad.

1.4.3 Estructura legal:

El gerente: López Zapata Gladys del Socorro.

El gerente suplente: Montoya López Michel.

Representante legal: Montoya López Michel.

La junta directiva está conformada por:

Las sociedades López Zapata Gladys del Socorro e Inversiones M.K.J.

La empresa Florida Inversiones tiene revisor fiscal, el señor Johnny Bhaos.

39


1.4.4 Estatuto de la organización:

1.4.4.1 El capital social y aportes: El capital social se encuentra conformado por

30.000.000 millones divididos en 1.000 cuotas con valor nominal de 30.000.000 millones

cada una, distribuida en Socio Capitalista con 15.000.000 millones cada uno en aportes

para la sociedad.

1.4.4.2 Revisoría fiscal: la junta de socios el 1 de octubre del 2007 nombro a la

firma Bhaos y López Ltda., para llevar la revisoría fiscal de la empresa Florida

Inversiones Ltda., encargada del señor Bhaos Ruiz Jhonny Alberto quien tendrá un

suplente que lo reemplazara en sus faltas absolutas a la señora López Castro Ángela Ruiz.

1.4.4.3 Balance general: El periodo fiscal de la sociedad será anual la cual termina

el 31 de diciembre de cada año donde se presentara el cierre anual de cuentas elaborando

los estados financieros donde se reflejara el balance general, estado de resultados,

inventarios, flujo de caja el cual se presentara en la asamblea general de accionistas.

40


Capitulo II

Diseño metodología

La investigación científica se concibe como un conjunto de procesos sistemáticos y

empíricos que se aplican al estudio de un fenómeno; es dinámica, cambiante y evolutiva.

(Sampieri, Collado, & Lucio, 2006). A continuación se describirá el proceso metodológico para

el desarrollo de la presente investigación.

2.1 Delimitación del problema

2.1.1 Espacio.

El área de estudio comprende la empresa Florida Inversiones Ltda., cuyo objeto social es

la prestación de servicios hoteleros en las ciudades de Medellín y Bogotá.

2.1.2 Universo.

Para el desarrollo de la investigación del presente trabajo de grado se cuenta con la

colaboración del personal administrativo del departamento contable de la compañía Florida

Inversiones Ltda., objeto de estudio.

41


2.2 Tipo de investigación

La linea de investigación del presentes trabajo se encuentra en marcada en el Control y

Revisoría Fiscal, la metodología esta basado en el tipo de investigación descriptiva toda vez que

permite realizar el análisis e interpretación de un fenómeno en un periodo especifico, esta

conlleva a construir una hipótesis de relación causa-efecto entre variables, puesto que se pretende

identificar las debilidades y fortalezas tanto internas como externas de la organización objeto de

estudio. Mediante los instrumentos de recoleccion se obtendrá la información necesaria la cual se

ordenara, clasificara y resumira los problema de la compañía, con relación a la carencia de un

control interno adecuado para la obtención de la información financiera de manera confiable y

oportuna.

Se identifica y reconoce la realidad de los controles financieros que lleva la entidad, los

cuales se detallara en el informe final de la presente investigación, en el cual se especifica y

explica las causas de las debilidades presentes dentro de la organización en relación al control

interno.

Por otra parte el proceso metodológico se desarrolla en tres etapas así: En la primera

etapa se recopilara la información suficiente para efectuar los diagnosticos y evaluaciones

pertinentes, en la segunda etapa se ordenará y analizará la información obtenida durante la

investigación y para finalizar en la tercera etapa se redactará y presentará el informe final.

42


2.3 Métodos de investigación

El enfoque utilizado para esta investigación será mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a

que se toman como instrumentos de recolección de información, la observación directa

representada en la matriz DOFA, la entrevistas y el cuestionario aplicado en la compañía Florida

Inversiones Ltda.

2.3.1 Enfoque mixto.

La investigación se desenvolverá bajo el método de investigación mixto, de tal manera que

la información recopilada sea significativa y logre mostrar una perspectiva más amplia y profunda

de la problemática que se presenta en la empresa Florida Inversiones Ltda., por la falta de control

en los proceso del área contable.

2.3.1.1 Enfoque cualitativo: La investigación tendrá un enfoque cualitativo la que

consiste “en utilizar la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar

preguntas de investigación en el proceso de interpretación”. (Sampieri, Collado, & Lucio,

pág. 8).

2.3.1.2 Enfoque cuantitativo: Según (Sampieri, Collado, & Lucio, 2006), el

enfoque cuantitativo consiste “en utilizar la recolección y el análisis de datos para

contestar preguntas de investigación y probar hipótesis establecidas previamente, y confía

en la medición numérica, el conteo y frecuentemente en el uso de la estadística para

establecer con exactitud patrones de comportamiento en una población”. Se utilizara el

enfoque cuantitativo porque se pretender recolectar datos para conocer la problemática

43


estudiada y encontrar posibles soluciones para el mismo, con base en la medición

numérica y el análisis estadístico, para establecer pautas de comportamiento.

2.4 Fuentes y técnicas de recolección de información.

2.4.1 Fuentes primarias.

Para alcanzar los objetivos propuestos es necesario la recolección de datos, los que hace

inevitable utilizar técnicas e instrumentos acordes que permitan alcanzar la información

suficiente y exacta, que se acerque a la realidad de entidad.

En el desarrollo de esta investigación se utilizaran tres instrumentos donde el primero

será para obtener datos provenientes de la observación directa por partes de los investigadores en

la cual se efectuara una matriz DOFA, con el fin de diagnosticar las debilidades, fortalezas,

oportunidades y amenazas tanto internas como externas del proceso contables de la compañía

Florida Inversiones.

Por otra parte el segundo instrumento sera el cuestionario el cual permite estandarizar la

recolección de la información. Cabe destacar que este instrumento debe ser bien diseñado para

evitar obtener datos incompletos e imprecisos, generando una información poco confiable, por

este motivo el cuestionario será aplicado a los empleados administrativos del departamento

contable de la compañía Florida Invesiones.

44


Para finalizar, el tercer instrumento utilizado es la entrevista, esto es la comunicación

entre la compañía sujeto de estudio y los investigadores a fin de obtener informacion completa

de los interrograntes planteados frente al tema y problema propuesto. Dentro de este orden de

ideas este método es más eficiente que el cuestionario, ya que permite obtener datos completos e

indigar en la solucion de la problemática, y con este los investigadores pueden justificar y

manifestar el propósito del estudio, este metodo se aplicara a la contadora de la compañía.

2.4.2 Fuentes secundarias.

Entre de las fuentes secundarias que se manejarán están: Libros y textos relativos al control

interno y al modelo coso, publicaciones del gobierno como leyes, decretos, resoluciones, etc., que

tienen relacionen con el tema de investigación, trabajos y tesis de grado afines, documentos de

Internet, entre otros.

2.4.3 Técnicas de recolección de información.

Según (Sampieri, Collado, & Lucio, 2006) define la técnica de recolección de

información como "el método de recolección de datos de información pertinente sobre las

variables involucradas en la investigación”. Es decir las técnicas es la manera por la cual se va a

obtener los datos, para la presente investigación se utilizará la entrevista, el cuestionario y la

observación directa.

45


2.5 Procesamiento de los datos.

2.5.1 Captura de datos.

Los datos serán recopilados por el equipo investigador, dicha información será procesada

de la siguiente manera:

Creación de los instrumentos tomando en cuenta las variables.

Visita y recorrido por la empresa, donde se observara los procesos contables

analizando las debilidades y fortalezas.

Se aplicara el cuestionario a los empleados de empresa con el fin de obtener la

información sobre el problema estudiado.

Se aplicara la entrevista a la contadora de la compañía.

Brindar el instrumento final para la compañía Florida Inversiones Ltda.

2.5.2 Procesamiento datos.

En el procesamiento de la información, se recopilar y organizara los datos obtenidos de la

aplicación de los instrumentos, la cual se tabulara y presentará gráficamente lo cual permite

manejar porcentajes.

2.5.3 Presentación de los datos.

La presentación de la información se recopilada en graficas por cada ítem del

cuestionario aplicado.

46


2.6 Sistema de hipótesis y variables.

El presente trabajo de grado no manejara un sistema de hipótesis y variables, dado que el

tipo de investigacion tiene un enfoque cualitativo con la que se pretende dar una solución a un

problema, mediante el análisis y presentación de un Diseño de control interno para el área

contable para la empresa Florida Inversiones Ltda.

2.7 Población y muestra.

Se toma como muestra el personal administrativo del departamento contable de la

compañía Florida Inversiones, la cual constituyen la población objeto de estudio de esta

investigación.

2.8 Recursos disponibles.

2.8.1 Recursos humanos.

Para el desarrollo de la presente investigación los recursos humanos con los que se cuenta

son: los investigadores, asesores y profesores del programa de Contaduría Pública de la Fundación

Universitaria Panamericana.

2.8.2 Recursos materiales.

Durante la investigación se contó con los siguientes recursos materiales: computador,

internet, libros, tesis, útiles (esferos, lápices, borradores, papel, carpetas, usb, otros).

47


2.8.3 Recursos Institucionales.

Los recursos institucionales hacen referencia a cada una de las dependencias de la

Fundación Universitaria Panamericana en especial a la Faculta de Ciencias Empresariales y su

Programa de Contaduría Pública y la Biblioteca con sede en la Av. 68, y por otra parte a la

compañía Florida Inversiones Ltda., y sus departamentos.

2.8.4 Recursos financieros.

Los recursos financieros se discriminan a continuación:

Tabla 1. Recursos financieros.

MATERIALES VALOR

Fotocopias e impresiones 230.000

Internet 190.000

Anillado y empastado 270.000

Transporte 250.000

Gastos varios e imprevistos 180.000

TOTAL 1.120.000

Fuente: Elaboración Propia.

48


Capítulo III

Generalidades de la empresa

3.1 Gerencia.

La empresa Florida Inversiones Ltda., está dirigida por la señora Gladys López López,

gerente general encargada de gestionar todo lo relacionado con la actividad económica

(Alojamiento en hoteles, hostales y aparta hoteles). El señor Michel Montoya López es el gerente

del área financiera, administrativa y comercial de la empresa, dentro de las funciones que

desempeña se encuentra las siguientes:

Marketing de los servicios.

Supervisión de la prestación de servicios bajo estándares de calidad.

Programación de pagos.

Manejo de efectivo.

Presentación de informas financieros mensuales y anuales.

3.2 Departamento contable.

Cuenta con un grupo de auxiliares para cumplir con las funciones relacionadas con la

actividad de la empresa, el cual está encabezado por el director financiero, el señor José Ariel

Plazas y la contadora Marcela Gutiérrez esta última encargada de llevar sistemáticamente las

49


operaciones de la empresa para dar mejores resultados en la validación de costos, gastos y

utilidades de la empresa.

3.2 Departamento administrativo.

La empresa Florida Inversiones Ltda., cuenta con un grupo administrativo los cuales se

encargan de hacer todas las reservas para los hoteles, prestando una atención vía telefónica y

personalizada al cliente ofreciendo un servicio cómodo y satisfactorio a los usuarios. También

cuenta con una secretaria la cual cumple con la función de realizar el manejo de documentación

como facturas, recibos de caja, atención a clientes y proveedores.

Resultados

El análisis de los datos se efectuó de acuerdo a los resultados derivados de los

instrumentos aplicación en el desarrollo de la investigación, comenzando con la observación

directa, la cual se presenta por medio de la matriz DOFA, en el según instrumentos el

cuestionario el cual se recopilo mediante una tabla y se representó mediante gráficas y para

finalizar la entrevista aplica a la contadora de la compañía.

50


4.1 Análisis matriz DOFA.

Tabla 2. Matriz DOFA.

Fortalezas ( F ) Debilidades ( D )

F1: Experiencia del personal.

F2: Trabajo en equipo.

F3: Análisis de la información.

F4: Orden en la documentación.

D1: No cuenta con un reglamento interno.

D2: Falta de manuales que orienten las

herramientas correspondientes a la

presentación de la información contable.

D3: La compañía no cuenta con un sistema

de control interno.

D4: Duplicidad en las funciones del personal

Oportunidades ( O) Amenazas ( A )

O1: Solvencia económica.

O2: Información contable confiable.

O3: Constituir una política que beneficie al

área contable.

O4: Levantamiento de acciones preventivas,

correctivas y de mejora.

A1: El personal no es netamente contable y

no analizan la información de la misma

manera.

A2: La parametrización en el sistema las

cuenta de los ingresos, los conceptos están

mal parametrizados esto lleva a presentar

información poco confiable.

A3: Facturas de proveedores no cumplen con

los requisitos establecidos.

A4: Falta de controles.

Fuente: Dependencia contable de la empresa Florida Inversiones.

4.2 Análisis cuestionario.

El análisis se realizó de acuerdo a las respuestas obtenidas en la aplicación del cuestionario a

cada uno de los empleados del área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda.

51


Tabla 3. Cuestionario - Pregunta 1.

Pregunta 1

¿Existe un manual de control implementado

para los procesos del Área Financiera y

contable de la organización?

No. Personas SI NO

6 0 6

100% 0% 100%

Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.

La tabla No. 3 muestra que la empresa Florida Inversiones Ltda., no cuenta en la

actualidad con un manual de control interno, ni controles implementado para los procesos del

área financiera de organización, lo que genera la necesidad de su respectiva implementación y

aplicación.


Pregunta 2 ¿Existen políticas contables que permitan el

buen desarrollo de las actividades?

No. Personas SI NO

6 0 6

100% 0% 100%


La tabla No. 4 muestra que la compañía Florida Inversiones Ltda., no cuenta con políticas

contables que le permitan el buen desarrollo de las actividades, conllevando esto a perdida de la

información, manejo inadecuado de los recursos económicos y atrasos en la contabilidad

produciendo que los reportes financieros no se ajusten a la realidad de la empresa.

0

6

0

5

10

Si No

Pregunta 1

0

6

0 5 10

Si

No

Pregunta 2

52



Pregunta 3

¿Considera importante y necesario el contar

con un manual de control interno para la

institución?

No. Personas SI NO

6 6 0

100% 100% 0%


La tabla No. 5 muestra que Florida Inversiones, tienen en su totalidad el interés por la

implementación de un manual de control interno que le permita establecer de forma idónea las

funciones y responsabilidades, con el fin de realizar una mejor gestión en el área contable y

financiera.


Pregunta 4 ¿La compañía posee un organigrama o

estructura organizacional definida?

No. Personas SI NO

6 1 5

100% 17% 83%


La tabla No. 6 muestra que la organización Florida Inversiones Ltda., no existe una

estructura organizacional establecida y que la jerarquía de la empresa es la única que se

encuentra definida, lo que genera la necesidad de diseñar una estructura para la implementación

de los controles respectivos.

Si No

Si

No

53



Pregunta 5

¿Considera que la implementación de

controles le permitirá a la organización un

adecuado manejo de la información

financiera y contable que permita un

funcionamiento idóneo?

No. Personas SI NO

6 6 0

100% 100% 0%


La tabla No. 7 muestra que la empresa Florida Inversiones tiene una percepción positiva

frente a los establecimientos de controles en los procesos del departamento contable, y esto se

convierte en un elemento importante para la implementación de un manual de control que

fortalezca la empresa.


Pregunta 6

¿Estaría dispuesto a implementar un manual

de control interno en el área de contabilidad,

que cuente con procedimientos, para

optimizar el tiempo y mejorar la calidad del

trabajo?

No. Personas SI NO

6 5 1

100% 83% 17%


La tabla No. 8 muestra que la empresa Florida Inversiones estaría dispuesto a la

implementación de un manual de control interno que le permita la optimización de tiempo y

mejoramiento de la calidad de las labores, sin embargo se tiene que haber un compromiso por la

alta gerencia.

6

0

0

2

4

6

8

Si NoPregunta 5

5 1

0

2

4

6

Si No

Pregunta 6

54


4.3 Análisis entrevista.

El análisis se realizara de acorde a las respuestas obtenidas en la entrevista aplicada a la

señora Marcela Gutiérrez contadora pública de la compañía Florida Inversiones Ltda.

Tabla 9. Entrevista aplicada a un directivo.

Entrevista realizada a un directivo de la empresa Florida Inversiones Ltda.

1. ¿Se encuentran documentadas las funciones para cada uno de los colaboradores del área

de contabilidad?

Respuesta: No hay manual de funciones que delegue las funciones del personal.

2. ¿Se realiza algún tipo de planeación, en este caso para el área de contabilidad?

Respuesta: No existe planeación en las actividades a desarrollar durante los periodos

3. ¿Proporciona algún tipo de incentivos a sus colaboradores?

Respuesta: La empresa no tiene un departamento de recursos humanos por lo tanto al

personal no se le brinda la mayor importancia en beneficios personales y laborales.

4. ¿La empresa dispone en este momento de personal suficiente para el desarrollo de cada

actividad, según corresponda en el área contable?

Respuesta: Actualmente el área contable cuenta con colaboradores el cual alcanza a

cumplir con las funciones, pero en los cierres tienen exceso de trabajo.

5. ¿Cree usted que es necesario establecer controles con el fin de mitigar los riesgos

existentes en el área de contabilidad?

Respuesta: Es una parte esencial para controlar los riesgos y tener control sobre las

actividades.

6. ¿Realizan comités de empleados, donde ellos puedan dar a conocer sus inquietudes,

puntos de vista y mejoramiento de procesos acerca del área de contabilidad?

Respuesta: No está implementada esa política que fortalezcan el personal.

7. ¿Qué porcentaje de probabilidad existe de que se implemente un manual de control

interno para el área de contabilidad?

Respuesta: Un 60% ya que para lograr una implementación de control interno se

requiere concientizar a la gerencia de la necesidad de un control en el área contable y

los gastos que incurre financieramente.

Fuente: Entrevista aplicada a un directivo.

55


La tabla No. 9 muestra los resultados de la entrevista aplicada a la señora Marcela

Gutiérrez contadora pública de la empresa Florida Inversiones, donde se ratifica que la compañía

no cuenta con un manual de proceso para el área contable y aplican control de forma empírica,

sin ratificar que estos mitiguen los riesgos inherentes a cada actividad desarrollada, aclara que la

responsabilidad de la implementación de un adecuado sistema de control interno está a cargo de

los directivos de la compañía.

4.4 Análisis de resultados.

De acuerdo al analisis de datos recopilados podemos inferir que:

En el área contable de la compañía Florida Inversiones no cuenta con un manual

de control interno, sin embargo se tiene la conciencia e interes por su

implementación e importancia que tiene para el proceso del departamento.

En el área contable de la compañía Florida Inversiones se desarrollan los procesos

de forma empírica, debido a que no cuentan con procedimientos trazados

previamente para el desempeño de las funciones de cada cargo.

El analisis de los procesos actuales llevados a cabo al aéra contable nos permite

determinar las debilidades y las estrategias adecuados para la creación de controles que mitigen

los posibles riesgos que se generan en el desarrollo de las actividads cotidianas.

Durante la aplicación del cuestionario, la entrevista y la observación directa a los

empleados del área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., nos permitio establecer

las siguientes debilidades y falencias de los control aplicados:

56


No existe una adecuada segregación de funciones.

No se efectúa un arqueo sorpresivo de la caja.

No existe un monto máximo de asignación para la caja.

No se efectúan los recibos de caja en el momento que los clientes realizan los pagos.

Se evidencia diferencia entre el programa de nómina y el modulo contable.

La información contable y su respectivo soporte no son revisados por otra persona.

Los soportes de los gastos no son acordes a la actividad de la empresa.

No hay documentos soportes de la totalidad de las transacciones efectuadas por la

entidad.

4.5 Descripción de los procesos del área contable e identificación de puntos críticos

para mitigar los riesgos.

Es importante presentar una descripción de los procesos que presentan falencias, con el

fin de identificar los puntos críticos para mitigar los posibles riesgos inversos en cada

procedimiento.

4.5.1 Arqueo de caja.

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,

con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo

que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero

efectivo, cheques o comprobante. Sirve también para saber si los controles internos se están

llevando adecuadamente. (Gerencie, 2016).

57


4.5.1.1 Situación crítico del arqueo de caja:

No existe una responsabilidad del funcionario debido a que no hay una función

específica que el funcionario debe ser el responsable de los recursos entregados.

No hay una política para el proceso de arqueo y manejo de las cajas.

No se efectúa los respectivos soportes de la salida de dinero.

4.5.2 Egresos.

Es un conjunto de erogaciones destinadas al funcionamiento de la empresa, dentro de

estas se encuentran mantenimiento, pago de servicios, insumos y otros. (Gerencie, 2016).

4.5.1.1 Situación crítico de los egresos:

Los documentos que soportan (facturas) los gastos de las cajas no son coherentes

con la actividad de la empresa.

No se efectúa los respectivos soportes de la salida de dinero.

La mayoría de los gastos no son presupuestaos, lo que se ve reflejado en los

estados financieros.

4.5.3 Recibos de caja.

El recibo de caja general, comprobante de ingreso o comprobante de pago como en

algunos casos se le denomina es un documento contable que nos sirve para soportar el detalle de

una determinada transacción económica por lo que en este video tutorial explicaremos como

funciona y cuando debemos utilizarlo. (Contabilizalo, 2013).

58


4.5.3.1 Situación crítico recibos de caja:

Los recibos no son revisados por otra persona que validar posibles errores.

No se entregan la respectiva copia a los clientes.

No se realizan los soportes en el momento del ingreso del efectivo.

4.5.4 Conciliación bancaria.

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que

la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco

suministra por medio del extracto bancario. (Gerencie, 2016).

4.5.4.1 Situación crítico conciliación bancaria:

Se presenta inconsistencia en los pagos que dificulta la realización de las

conciliaciones bancarias, por otro lado no existe claridad en las consignaciones

realizadas por los clientes como anticipo.

4.6 Diseño de manual de control interno para el área contable.

Con los resultados obtenidos en la investigación, nos permitimos proponer el diseño de

un manual de control interno para el área contable, que les permita un adecuado funcionamiento,

minimizando los riesgos existentes y contribuyendo al mejoramiento continuo del proceso

contable y su información financiera.

59


A continuación presentamos el respectivo diseño de un manual de control interno para el

área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda.

Manual de Control Interno

COSO III

(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway)

Florida Inversiones Ltda.

Departamento Contable







Bogotá, Colombia

2016-I

60


1. Presentación

“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección

y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de

seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes

categorías: a) eficiencia y eficacia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera,

c) cumplimiento de las normas y leyes aplicables”. (Coopers & Lybrand, 1997, pág. 16).

Según la Ley 87 de 1993, “se entiende por control interno el sistema integrado por el

esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin

de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de

la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales

vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos

previstos”. (Congreso de Colombia, 1993).

El Control Interno debe atender a los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,

economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.

Finalmente se entenderá que el control interno es un proceso ejecutado por la




61




2. Objetivos del control interno.

El control interno tiene como objetivo establecer las políticas, los métodos, los

procedimientos y mecanismos de control, estos permiten evaluar, prevenir y efectuar el

mejoramiento continuo en la compañía garantizado la eficiencia y el cumplimiento de los

principios constitucionales, las normas y leyes que la regulan.

En el artículo 2 de la Ley 87 (1993) se establecidos los siguientes objetivos

fundamentales:

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

posibles riesgos que los afecten.

Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo

y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el

logro de la misión institucional.

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidas al

cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus

objetivos.

62


Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de

verificación y evaluación.

Velar porque la organización disponga de procesos de planeación y mecanismos

adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y

características.

3. Características del control interno

El sistema de control interno se convierte en la herramienta esencial la cual constituye

parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y

operacionales que conforman una organización, ya que esta manera permite salvaguardar los

activos y confiar en sus registros. No obstante, la máxima autoridad de la entidad, tiene la

responsabilidad de establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe establecer

una estructura adecuada para minimizar errores y omisiones.

Sin embargo, el control interno debe ser ejecutado tanto por los funcionarios como por

los servidores que ejerzan su labor en la organización, constituyéndose estos, como el elemento

más importante para su funcionamiento, ya pueden conocer e identificar todos los riesgos

actuales a los que estan expuestos en el desarrollo de sus funciones y desarrollar inmediatamente

controles para combatirlos, es por esto, que es necesario crear conciencia del control interno con

enfasis en el autocontrol, el cual contribuye a la consolidación de una cultura organizacional

basada planeación, evaluando y propendiendo porque el control interno sea una herramienta

fundamental sobre la cual la administración puede cumplir con efectividad sus metas y objetivos

institucionales.

63


4. Elementos del control interno

5. Control Interno con base al Informe COSO

En la actualidad existen diversas guías cuyo objetivo ha sido estandarizar los conceptos,

siendo la más importante el informe Coso (Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway) es considerado el punto de referencia del control interno, tanto en la práctica de las

empresas, en los gobierno, y finalmente en las universidades y centros de investigación.

64


5.1 Componentes del COSO III

De acuerdo al informe Coso, el control interno está compuesto de cinco componentes

relacionados entre ellos, los cuales están integrados en los procesos directivos y son iguales para

todas las compañías. A continuación se describen los componentes a partir del marco integrado

de control interno del informe Coso 2013.

5.1.1 Entorno de control: De acuerdo a la organización Coopers & Lybrand (1997) el

entorno de control “Marcas las pautas de comportamiento en una organización, tiene una

influencia directa en el nivel de conciencia del personal respecto al control. Constituye la base de

todos los demás elementos del control, aportando disciplina y estructura” (pág. 27). Es por tal

motivo que este componente es uno de los más importantes debido ejerce influencia en el

desarrollo de las funciones y genera una cultura de autocontrol, la cual permite la evaluación

diaria de los riesgos inherentes en el desarrollo de cada labor. En la gráfico 2 se relaciona cada

uno de los elementos que hacen parte del entorno de control.

6. Oficina de control interno

Según la Guía para la administración del riesgo La Oficina de Control Interno dentro de su

función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y

propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas. (Departamento

Administrativo de la función pública, 2011)

65


7. Campo de aplicación

Con respecto al campo de aplicación se hace la salvedad de que el manual de Control

Interno para la empresa Florida Inversiones Limitada, está diseñado única y exclusivamente para

ser aplicado al área contable.

8. Control Interno Contable

El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los

pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y

la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes,

normas y regulaciones aplicables. El control interno se sustenta en la independencia entre las

unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno

y la fijación de responsabilidades. Sólo así podrá tener éxito.

En consecuencia podríamos decir que el control interno es de vital importancia, ya que

promueve la eficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y

los principios contables. (Ruffner, 2016)

9. Objetivos del Control Interno Contable

Son objetivos del Control Interno Contable los siguientes:

Generar información contable con las características de confiabilidad,

comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión eficiente, transparencia,

66


control de los recursos públicos y rendición de cuentas, como propósitos del Sistema

de Nacional de Contabilidad Pública.

Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la compañía en

términos de información contable confiable, relevante y comprensible.

Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las

actividades relacionadas con el proceso contable.

Garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental de la

compañía pública se reconozca y revele con sujeción al Régimen de Contabilidad

Pública.

Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo

sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y

publicidad.

Administrar los riesgos de índole contable de la compañía a fin de preservar la

confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del

proceso contable.

Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las

diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada, con el fin de

administrar los riesgos de índole contable identificados.

Garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos,

en los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la

modifiquen o la sustituyan.

Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el diseño

del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los

67


riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar

permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.

Garantizar la generación y difusión de información contable necesaria para el

cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y

cultura.

Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y

externa, de la información contable.

Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus

resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad

relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de

mejoramiento pertinentes.

Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable

en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga

sus veces.

Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben

realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los

controles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la información

financiera, económica, social y ambiental del ente público.

Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes disposiciones

de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias.

Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes

usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión pública, control público, y

divulgación y cultura.

68


Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la

calidad de la información contable.

10. Evaluación del Control Interno Contable

Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una

entidad, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y

si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y

neutralización del riesgo inherente a la gestión contable.

En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, los contadores bajo

cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás colaboradores de las áreas que

generan hechos, tales como transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente,

son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable,

actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados;

y por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del

cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen.

En términos de la evaluación independiente, la Evaluación del Control Interno Contable en

la Compañía corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de

conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control

Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento

Administrativo de la Función Pública.

69


11. Riesgos Contables

Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que

tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de información contable con las características

de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros,

sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no

cumplan con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

12. Elaboración de Estados, Informes y Reportes Contables.

Sobre el contador público o quien haga sus veces, recae la responsabilidad del sistema

contable de la empresa. Debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean

necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, y

económica y de los resultados logrados en un determinado periodo.

La información contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y

comprensible la realidad financiera y económica, de la empresa, y ello será objeto de certificación

mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los términos

definidos en el Régimen de Contabilidad Pública. (Oficina de Control Interno Alcaldía de Pacho,

2016)

70


13. Técnicas de Auditoría en Control Interno

13.1 Técnicas de Verificación Ocular

Consisten en verificar en la compañía auditada, en forma directa y paralela, como se

desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones físicas, los

movimientos diarios, la relación con el entorno, accionar de sus directivos y trabajadores,

permitiendo tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas

está la Observación, Comparación y Revisión Selectiva.

13.1.1 Observación: Es el examen ocular, constituye el método clásico de obtención de

información, permite conocer la realidad objetivamente, la percepción directa del objeto, tales

como, operaciones que involucren al personal, procedimientos, procesos, entre otros.

13.1.2 Comparación o Confrontación: Acto de observar la similitud o diferencia

existente entre dos o más elementos, pudiéndose citar, la comparación de resultados, contra

criterios aceptables, lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, esto permite al

auditor determinar la veracidad de las operaciones registradas.

13.1.3 Revisión selectiva: Consiste en el examen ocular rápido de los datos o partidas que

conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con

fines de separar mentalmente asuntos que no son normales.

http://www.ecured.cu/Auditor%C3%ADa_de_Gesti%C3%B3n

71


13.2 Técnicas de verificación oral o verbal: Permite obtener información oral dentro o

fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios.

13.2.1 Indagación: Consiste en obtener información verbal sobre un asunto mediante

averiguaciones directas o conversaciones con funcionarios u otro personal, de la compañía o con

terceros, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas

de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

13.2.2 Encuestas y cuestionarios: Se les llama método interrogativo o de opinión, se

efectúa con un propósito específico. La información que se obtenga por estas vías es poco

confiable, menos que la recolectada por los auditores en base a entrevistas. Por lo tanto debe ser

utilizada con mucho cuidado, a no ser que cuente con evidencia que la corrobore.

13.2.3 Entrevistas: Esta técnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con

funcionarios de la compañía y con otras personas. La información recopilada por medio de esta

técnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras

fuentes.

13.3 Técnicas de verificación documental: Consisten en obtener de la compañía

documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los

auditores. Entre ellas se encuentran:

72


13.3.1 Comprobación: Técnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de

corroborar la existencia, legalidad, integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones

efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que la justifican o

sustenta una operación o transacción.

13.3.2 Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de un

resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras

pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.

13.3.3 Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera

progresiva, de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad

operativa dada, para asegurarse de su regularidad y corrección.

13.3.4 Revisión analítica: Análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación

de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se deriven de las

operaciones, planes, entre otros, pronosticados.

13.3.5 Estudio General (Exploración): Consiste en la evaluación general de la

información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables,

información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de

gestión, contratación, etc.

73


13.4 Técnicas de verificación físicas

Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio

determinados y se emplea como técnica la inspección, que no es más que el examen minucioso de

los recursos físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de

una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.

13.5 Técnicas de verificación escrita

Se fundamentan en reflejar información importante, para el trabajo del auditor, se obtiene

de las formas siguientes:

13.5.1 Análisis: Consiste en recopilar y manipular información lógica. Permite identificar

y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un

momento dado pueden afectar la operatividad de la compañía auditada.

13.5.2 Conciliación: Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,

separados o independientes, confrontar información producida por diferentes unidades

administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de

hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros,

informes y resultados que están siendo evaluados.

13.5.3Confirmación: Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y

documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios

74


internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a

comprobación.

13.5.4 Certificación: Su objetivo fundamental es la obtención de un documento en el que

se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general mediante la firma de una autoridad.

13.5.5 Acta de Declaración: Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las

peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante acta

de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los trabajadores,

funcionarios y dirigentes de la compañía auditada u otro personal que tenga relación con los

hallazgos de la auditoria.

13.5.6 Tabulación: Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados

logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la

elaboración de las conclusiones. (EcuRed conocimiento con todos y para todos, 2016 )

Evaluación del control interno contable

EVALUCION DEL CONTROL INTERNO COSO III EN LA EMPRESA FLORIDA

INVERSIONES LTDA

CALIFICACION OBSERVACION

1 CONTROL INTERNO CONTABLE

1,1 ETAPAS DE RECONOCIMIENO

1,1,1 IDENTIFICACION

75


1 ¿Se tienen debidamente identificados los productos del

proceso contable que deben suministrarse a las demás

áreas de la compañía y a los usuarios externos?

2 ¿Se tienen debidamente identificados los productos de los

demás procesos que se constituyen en el proceso

contable?

3 ¿Se tienen identificados en la compañía los procesos que

generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo

tanto se constituyen en proveedores de información del

proceso contable?

4 ¿Existen políticas mediante las cuales las transacciones,

hechos y operaciones realizadas en cualquier dependencia

sean informados al área contable mediante documentos

fuente o soporte?

5 ¿Los hechos financieros y económicos realizados por la

compañía son confiables?

6 ¿Las cifras existentes en los estados financieros y reportes

contables se encuentran soportadas con el documento

idóneo correspondiente?

7 ¿Son adecuadas y completas las descripciones que se

hacen de las transacciones hechos u operaciones?

8 ¿Las personas que ejecutan las actividades relacionadas

con el proceso contable conocen suficientemente las

normas de contabilidad generalmente aceptadas?

9 ¿Los hechos financieros y económicos que han sido objeto

de identificación están soportados en documentos idóneos

y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

10 ¿Los documentos fuentes que respaldan los hechos

financieros contienen la información necesaria para

realizar su adecuada identificación?

1,1,2 CLASIFICACION

11 ¿Los hechos financieros mediante proveedores han sido

incluidos en el proceso contable?

12 ¿Los procesos contables están regidos bajo el plan único

de cuentas que tiene la empresa?

13 ¿Las cuentas contables que clasifican la naturaleza de las

transacciones u operaciones realizadas por la compañía

son confiables?

14 ¿La interpretación de los hechos y transacciones son de

pleno conocimiento?

15 ¿Las operaciones realizadas en la empresa van acorde a

las nuevas normas establecidas?

76


16 ¿Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones

bancarias para establecer los valores objeto de

clasificación, registro y control de efectivos?

17 ¿Se ajustan periódicamente conciliaciones de saldos con

las demás sucursales?

1,1,3 REGISTRO Y AJUSTES

18 ¿Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de

saldos entre áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y

demás procesos de la entidad?

19 ¿Se realizan periódicamente toma física y se confrontan

con los registros contables para hacer los ajustes

pertinentes?

20 ¿Se hace verificación periódica para comprobar que los

registros contables se han efectuada en la forma adecuada

y por los valores correctos?

21 ¿Se realizan los registros contables de forma cronológica

teniendo en cuenta la numeración del consecutivo?

22 ¿Se generan listado de consecutivos de los documentos

para hacer verificación de completitud de registros?

23 ¿Son adecuadamente calculados los valores

correspondientes a los procesos de depreciación,

provisión, amortización y valorización?

24 ¿Los registros contables tienen los respectivos

documentos soportes?

25 ¿Los libros de contabilidad se encuentran debidamente

soportados en comprobantes de contabilidad?

1,2 ETAPAS DE REVELACION

1,2,1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

26 ¿Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de

conformidad con las normas establecidas?

27 ¿Las cifras de los estados financieros son comparables con

la información que está en libros?

28 ¿Se efectúa la actualización y parametrización necesaria

para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado

para el procesamiento de la información?

29 ¿Se presenta oportunamente la información solicitada por

la DIAN?

30 ¿Las notas explicativas a los estados financieros cumplen

con las normalidades establecidas?

31 ¿El contenido de las notas en los estados financieros

revela en forma suficiente la información de tipo

cualitativo y cuantitativo?

77


1,2,2 ANALISIS INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

32 ¿Se publica mensualmente a la junta directiva el balance

general y estado de actividad financiera?

33 ¿Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e

interpretar la realidad financiera?

34 ¿La información contable se utiliza para cumplir

propósitos de gestión?

1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

1,3,1 ACCIONES IMPLEMENTADAS

34 ¿Se identifican, y analizan los registros contables?

35 ¿Se cuenta con revisoría fiscal que identifiquen y ayuden

a controlar los posibles riesgos?

36 ¿Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar

la efectividad de los controles implementados en cada una

de las actividades del área contable?

37 ¿Se han establecido claramente niveles de autoridad y

responsabilidad para la ejecución de los procesos?

38 ¿Las políticas contables, procedimientos y demás

prácticas que se aplican internamente se encuentran

debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación

para la realización de los procesos?

39 ¿Los manuales de políticas, procedimientos y demás

prácticas contables se encuentran debidamente

actualizados?

40 ¿Se evidencia por medio de flujo grama, u otra técnica la

forma como circula la información en la empresa?

41 ¿Se ha implementado una política de depuración contable

permanente y sostenibilidad de calidad de la información?

42 ¿Los bienes de la empresa se encuentran debidamente

individualizado en la contabilidad bien sea contablemente

o administrativo?

43 ¿Los costos históricos registrados en contabilidad son

actualizados permanentemente dependiendo a lo que este

establecido en las normas de contabilidad?

43 ¿Se cuenta con un área de contabilidad debidamente

organizada y estructurada debido con la complejidad del

desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la

entidad?

44 Los funcionarios que hacen parte en el proceso contable,

cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la

compañía de acuerdo con la responsabilidad que demanda

el ejercicio de la profesión del contador público?

78


Con los resultados obtenidos en la anterior evaluación, se procede a realizar la respectiva

medición, con la cual se logrará identificar dentro de que rango y que criterio se encuentra cada

etapa evaluada.

Resultados de la evaluación del Control Interno Contable

No EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE COSO III

PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACION

1 Control interno contable

1.1 Etapa de reconocimiento

1.1.1 Identificación

1.1.2 Clasificación

1.1.3 Registro y ajustes

1.2 Etapa de revelación

1.2.1 Elaboración de estados contables y demás informes

1.2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la

información

1.3 Otros elementos de control

1.3.1 Acciones implementadas

RANGO DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O

RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1,0 - 2,0 INADECUADO

2,1 - 3,0 DEFICIENTE

3,1 - 4,0 SATISFACTORIO

4,1 - 5,0 ADECUADO

79


Supervisión del sistema de control – Monitoreo

Los Sistema de Control Interno requieren evaluación periódicamente por la Dirección con

el fin de revisar su eficacia y vigencia es decir un proceso que compruebe que se mantiene el

adecuado funcionamiento del sistema durante el tiempo por ello existen herramientas definidas de

autoevaluación que permiten evaluar el Sistema de Control Interno y se dispone de la información

adecuada sobre si se están logrando los objetivos operacionales de la organización o cumplen con

las leyes y normatividad relevantes.

Todo el proceso se consigue mediante actividades de evaluación y monitoreo con el fin de

incorporar el concepto de mejoramiento continuo; así mismo, el Sistema de Control Interno debe

ser flexible para reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de

monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y

funcionando en la entidad. Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño

de la estructura de control interno, teniendo en cuenta:

Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad.

Evaluaciones separadas.

Condiciones reportables.

Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.

Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia detectada

que pueda afectar al Sistema de Control Interno sea informada oportunamente para tomar las

decisiones pertinentes. Los sistemas de control interno cambian constantemente, debido a que los

80


procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia por diferentes

motivos, como la incorporación de nuevos empleados, restricciones de recursos, entre otros.

El proceso de control de las actividades de supervisión y monitoreo dependen de los riesgos

a controlar y del grado de confianza de la dirección del control interno mediante la incorporación

de los procesos empresariales y la evaluación del riesgos, las actividades de monitoreo

comprueban la eficiencia de los controles internos que incluyen las actividades periódicas de

control.

Para un buen monitoreo

El personal debe obtener evidencia de que el control interno funcione adecuadamente.

Las comunicaciones externas corroboran la información interna.

Efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema contable

con el físico.

Revisar si han implementado controles.

Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer se entiende o cumple el

código de ética.

Al realizar el monitoreo y control envuelve las actividades establecidas por la

administración para la revisión y supervisión de la ejecución de las operaciones de la organización

en relación con el plan estratégico general, incluyendo un nivel aceptable de riesgo. Las actividades

de monitoreo consideran tanto las medidas de rendimiento que demuestran el progreso hacia el

81


logro de los objetivos del negocio como las metas estratégicas a largo plazo; así como las métricas

de riesgo para asegurar que el riesgo se mantiene en niveles aceptables.

Valorización del riesgo.

Al realizar el monitoreo y control envuelve las actividades establecidas por la

administración para la revisión y supervisión de la ejecución de las operaciones de la organización

en relación con el plan estratégico general, incluyendo un nivel aceptable de riesgo. Las actividades

de monitoreo consideran tanto las medidas de rendimiento que demuestran el progreso hacia el

logro de los objetivos del negocio como las metas estratégicas a largo plazo; así como las métricas

de riesgo para asegurar que el riesgo se mantiene en niveles aceptables.

Valora e identificar los riesgos de negocio y los resultados influye de los mismos. La

administración identifica los riesgos relevantes para la preparación de estados financieros

razonables, en todos los conceptos importantes de acuerdo con las políticas y procedimientos

utilizados para la contabilidad y presentación de informes, que se derivan de la probabilidad de los

riesgos, Los más relevantes para la presentación de informes financieros incluyen eventos y

circunstancias externos e internos que pueden ocurrir y afectar de manera adversa la habilidad de

una compañía para iniciar, registrar, procesar e informar datos financieros.

Cambios en el entorno de operación.

Personal nuevo.

Sistemas de información nuevos o modernizados.

Crecimiento rápido.

82


Nueva tecnología.

Modelo de negocio, productos, o actividades nuevos.

Reestructuración corporativa.

Operaciones extranjeras expandidas.

Nuevos pronunciamientos de contabilidad

Sistema de información y comunicación

El personal debe no solo captar una información sino también intercambiarla para

desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones, las áreas operativas, administrativas y

financieras de la organización identifican, capturan e intercambian información. La cual La

información es necesaria para que la compañía lleve a cabo las responsabilidades de control interno

que apoyan el cumplimiento de los objetivos. La gestión de la empresa y el progreso hacia los

objetivos establecidos implican que la información es necesaria en todos los niveles de la empresa.

En este sentido un sistema de información confiable requiere de infraestructura, software,

gente, procedimientos y datos relevantes para la presentación de los estados financieros a través

de los procedimientos en los registros establecidos para iniciar el seguimiento de la rentabilidad

de los productos, la evolución de deudores, las cuotas en el mercado, las tendencias en

reclamaciones. La información está compuesta por los datos que se combinan y sintetizan con

base en la relevancia para los requerimientos de información.

Es importante que la dirección disponga de datos fiables a la hora de efectuar la

planificación, preparar presupuestos para tener la obligación de responder por los activos, pasivos,

83


y patrimonio neto relacionado los cuales pueden ser iniciados manual o automáticamente es por

esto que la información debe ser de calidad y tener en cuenta los siguientes aspectos:

Contenido:

¿Presenta toda la información necesaria?

Oportunidad:

¿Se facilita en el tiempo adecuado?

Actualidad:

¿Está disponible la información más reciente?

Exactitud:

¿Los datos son correctos y fiables?

Accesibilidad:

¿La información puede ser obtenida fácilmente por las personas adecuadas?

Esto hace posible que el personal pueda recibir de la Alta Dirección un mensaje claro de

las responsabilidades de control. La comunicación externa tiene dos finalidades: comunicar de

afuera hacia el interior de la organización información externa relevante, y proporcionar

información interna relevante de adentro hacia afuera, en respuesta a las necesidades y

expectativas de grupos de interés externos. Para esto se tiene en cuenta:

Integración de la información con las operaciones y calidad de la información,

analizando si ésta es apropiada, oportuna, fiable y accesible.

Comunicación de la información institucional eficaz y multidireccional.

Disposición de la información útil para la toma de decisiones.

84


Procedimiento del control

Las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas

de la administración, tiene diversos objetivos y se aplican en distintos niveles organizacionales.

Generalmente son relevantes para una auditoria las políticas y procedimientos que se relacionan

son los siguientes:

Revisiones de desempeño: Incluyen revisiones versus presupuestos, pronósticos, y

desempeño del período anterior; relacionan diferentes conjuntos de datos (de

operación o financieros), junto con acciones de investigación y correctivas.

Procesamiento de información: Se desarrolla para verificar la exactitud, integridad,

y autorización de las transacciones. Los dos agrupamientos más amplios de los

procedimientos de control de los sistemas de información son “controles de

aplicación” (procesamiento de aplicaciones individuales, ayudan a asegurar que las

transacciones ocurrieron, están autorizadas, y están completa y exactamente

registradas y procesadas) y “controles generales” (incluyen controles sobre los centros

de datos y las operaciones de las redes; adquisición y mantenimiento del software del

sistema; seguridad de acceso; y adquisición, desarrollo, y mantenimiento del sistema

de aplicación).

Controles físicos: Comprenden la seguridad física de los activos, incluyendo

salvaguardas adecuadas tales como instalaciones aseguradas, acceso seguro a activos

y registros; autorización para el acceso a programas de computación y archivos de

datos; y conteo y comparaciones periódicos con las cantidades que se muestran en los

registros de control.

85


Segregación de funciones: La asignación de gente diferente para las

responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la

custodia de los activos, tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a

cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraude

en el curso normal de las obligaciones del auditor.

86


Conclusiones.

Por medio del desarrollo de la investigación efectuada en la empresa prestadora de

servicios hoteleros Florida Inversiones Ltda., se ratifica que el control interno es una herramienta

que le permite dar cumplimiento de manera mas efectiva y eficiente a los objetivos propuesto

por la entidad.

Por esta razón concluimos que el control interno es un proceso ejecutado por la






Cabe destacar que el control interno no es la solución para todos los problemas,

anomalias e inconsistencias que puedan surgir en el desarrollo de las actividades del negocio,

pero ayuda a blindar a la empresa de posibles fraudes, robos y la protege de los riesgos

ihnerentes en el desarrollo de su objeto social.

El control interno toma una posición importante en la empresa objeto de estudio toda vez

que le permitirá mejorar la estructura organizacional y financiera, ademas con la implementación

87


de un manual de control interno los procesos se desarrollaran de manera eficiente y eficaz,

generando confiabilidad y veracidad en la presentaciones de la información financiera, asi

mismo mitigará los posibles riesgos de fraude.

No obstante por mas estructurado y detallado que pueda ser un manual de control interno,

este requiere del compromiso de la alta gerencia y los empleados para que cumpla con los

objetivos. Lo que se busca con este trabajo es que la empresa Florida Inversiones Ltda., alcance

su objetivos y se blinde de los riesgos a los que estan expuestos.

Con la anterior investigación se puede concluir que no basta con la dedicación y

elaboración de un manual de control interno, pues esto va más allá. La disposición del personal

para la implementación y desarrollo del manual, es que lo que verdaderamente llevará a la

compañía Florida Inversiones ltda, al éxito y a dar mejores frutos cada día.

88


Recomendaciones.

Por parte del grupo investigador, se recomienda realizar los correctivos e implementar

según la necesidad del área contable los controles necesarios, con los cuales se logre mitigar el

riesgo cumpliendo con los principios de eficiencia, eficacia y economía. Para con lo anterior se

logre evidenciar una mejora continua cada vez que se le realice seguimiento a los procesos y

controles establecidos según sea el caso.

Se invita a la empresa Florida Inversiones Ltda. a planear, revisar y formular acciones y

estrategias de mejoramiento que permitan la orientación en el desempeño de las obligaciones de

cada colaborador según el cargo designado, con lo cual él mismo contribuya al buen

funcionamiento de la compañía.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que la empresa Florida Inversiones Ltda.,

tenga definidos políticas, procesos, controles, indicadores y manuales de procedimientos en el

área contable, pues es allí donde se manejan temas muy importantes, tales como (depreciación,

ajustes por inflación, bajas, transferencias, valorizaciones, inventarios y demás) los cuales

afectan directamente el área financiera en una compañía.

89


Implementar el manual de control interno propuesto por el grupo de investigadores para

obtener una herramienta fundamental para el buen desempeño de las actividades, y también obtener

la confiabilidad de la información financiera.

Es necesario que la organización defina componentes estratégicos como planes y programas,

modelos de operación por proceso y estructuras organizacionales, con el propósito de designar

responsabilidades y funciones específicas.

Implementar las capacitaciones de los empleados del departamento contable de la

organización, con el fin de que la empresa cumpla con la normativa vigente y se efectúen mejora

continuas en cada proceso.

Realizar evaluaciones periódicas a los procesos con el fin de actualizar los procedimientos

con aras de fortalecer el control interno del área contable.

90


Bibliografía.

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Ruffner, M. J. (2015). El control interno en las empresas privadas. Obtenido de El

control interno en las empresas privadas:

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/publicaciones/quipukamayoc/2004/segundo/a08.pdf

93


Glosario.

Auditoría: Herramienta de la administración para verificar que se cumplen con los

objetivos, las normas, las políticas y los procedimientos. Metodología que recoge y analiza la

evidencia y consistencia de la información de una organización.

Autocontrol: Procesos de compromiso y responsabilidad individual, orientado a

resultados organizacionales, fundamentado en la disciplina y los principios morales del

comportamiento humano.

Componente: Conjunto de elementos que hacen parte de un subsistema.

Control: Proceso para determinar lo que se está ejecutando, valorizándolo y aplicando

medidas correctivas de manera que todo se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado. Acción

dispuesta en una organización que sirve para mejorar la probabilidad de que los objetivos serán

alcanzados.

Costo: Erogación económica. Desembolsos que tiene que realizar la organización para

que sus actividades se desarrollen normalmente.

94


Cuestionarios de control interno: Conjunto organizado de preguntas que guardan

concordancia con los mecanismos de control interno y buscan establecer su grado de

cumplimiento.

Cultura: Comportamiento homogéneo, sistemático y perdurable para el logro de los

objetivos.

Eficacia: Lograr metas y objetivos.

Eficiencia: Lograr metas y objetivos con economía de medios.

Elemento: Conjunto de factores que hacen parte de un componente.

Empresa: Esfuerzo común que reúne a varias personas en torno a un objetivo.

Entidad: Organización de cualquier tamaño establecida para un propósito particular.

Gestión: Proceso que articula estratégicamente las acciones de una organización a su

misión y objetivos, de acuerdo a las prioridades, con el propósito de garantizar la mayor

coincidencia entre las decisiones.

Hallazgo: Comparación entre el criterio y la condición. El criterio es el deber ser de la

organización, se constituye en las normas aplicables contra las cuales debe evaluarse las

95


prácticas administrativas y los sistemas de control e información. La condición es la situación

actual, es el ser organizacional, es lo que es encontrado por el auditor con respecto a una

operación, proceso, actividad.

Manual de control interno: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática

las instrucciones e informaciones sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos de las

distintas operaciones o actividades de la organización señalando los pasos que las componen.

Objetivos: Resultados a largo plazo que la organización aspira lograr a través de su

Misión.

Oficina de control – OCI: Área de la organización encargada de adelantar el proceso de

control interno y rendir los informes pertinentes.

Procedimiento: Serie de labores concatenadas que constituyen la manera de ejecutar un

trabajo. Es el resultado de la sumatoria de las actividades.

Proceso de control: Secuencia de pasos para ejercer la acción de control.

Proceso: Conjunto de actividades que se realizan en una dependencia, encaminadas a

producir los cambios y los resultados requeridos para la prestación de un servicio.

96


Riesgo de control: Es el riesgo que se corre porque los sistemas de control sean

inconsistentes y/o inoportunos para detectar, o evitar errores, o irregularidades significativas.

Riesgo inherente: Es la eventualidad o riesgo que se corre por desarrollar determinada

actividad, o por tener ciertas características de un proceso.

Riesgo: La probabilidad de ocurrencia de un hallazgo.

Seguimiento: Actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones apropiadas

sobre las deficiencias reportadas por la auditoría.

Sistema de control: Conjunto articulado de normas que regulan el quehacer de quienes

integran una organización, para mejorar el alcance de sus objetivos y metas.

Fuente: Manual de control interno: Sectores público - Privado y solidario.

97


Siglas y Abreviaturas

APA American Psychological Association.

Normas de la Asociación de Psicólogos Americanos.

COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway.

ERM Enterprise risk management.

Administración de Riesgos Empresariales.

NIA Normas Internacionales de Auditoría.

NIIF Norma Internacional de la Información Financiera.

OCI Oficina de Control Interno.

SCI Sistema de Control Interno.

IFAC International Federation of Accountants.

Federación internacional de contadores públicos.

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Anexos.

Anexo 1. Cuestionario dirigido al área de contabilidad.

CUESTIONARIO DIRIGIDO AL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA

FLORIDA INVERSIONES LTDA

Nombre: _____________________________________________________________________

Cargo: _________________________________________ Edad: ________________________

No PREGUNTA SI NO

1 ¿Existe un manual de control implementado para los procesos del

Área Financiera y contable de la organización?

2 ¿Existen políticas contables que permitan el buen desarrollo de las

actividades?

3 ¿Considera importante y necesario el contar con un manual de

control interno para la institución?

4 ¿La compañía posee un organigrama o estructura organizacional

definida?

5

¿Considera que la implementación de controles le permitirá a la

organización un adecuado manejo de la información financiera y

contable que permita un funcionamiento idóneo?

6

¿Estaría dispuesto a implementar un manual de control interno en el

área de contabilidad, que cuente con procedimientos, para optimizar

el tiempo y mejorar la calidad del trabajo?

99


Anexo 2. Entrevista a un directivo.

ENTREVISTA REALIZADA A UN DIRECTIVO DE LA EMPRESA FLORIDA

INVERSIONES LTDA.

1. ¿Se encuentran documentadas las funciones para cada uno de los colaboradores del área

de contabilidad?

Respuesta:

2. ¿Se realiza algún tipo de planeación, en este caso para el área de contabilidad?

Respuesta:

3. ¿Proporciona algún tipo de incentivos a sus colaboradores?

Respuesta:

4. ¿La empresa dispone en este momento de personal suficiente para el desarrollo de cada

actividad, según corresponda en el área contable?

Respuesta:

5. ¿Cree usted que es necesario establecer controles con el fin de mitigar los riesgos

existentes en el área de contabilidad?

Respuesta:

100


6. ¿Realizan comités de empleados, donde ellos puedan dar a conocer sus inquietudes,

puntos de vista y mejoramiento de procesos acerca del área de contabilidad?

Respuesta:

7. ¿Qué porcentaje de probabilidad existe de que se implemente un manual de control

interno para el área de contabilidad?

Respuesta:

Documents

Luisa Fernanda Laverde Saldaña