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M664in Costa Rica. Ministerio de Justicia y Paz. Registro Nacional Biblioteca en cifras 2011 / Comp. Olga Pacheco Sánchez; Ma. de los A. Jiménez Esquivel. -- San José, Costa Rica : Registro Nacional, 2012. 16p. ISSN- 1. INFORME ANUAL DE LABORES. 2. BIBLIOTECA JURIDICA. 3. REGISTRO NACIONAL. 4. COSTA RICA. I. Título.

O

Revisión Licda. Gabriela Zúñiga Jefe Departamento de Proyección Institucional Diseño de portada y reproducción Departamento de Proyección Institucional

DEPARTAMENTO DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL

San José, Costa Rica P.O.Box 523-2010 Zapote / Teléfono (506) 22020-816

Registro Nacional, Zapote, 1er. Piso Módulo no.8 e-mail: eventosrnp@rnp.go.cr

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CONTENIDO

MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL… 4 PRESENTACION DE LA DIRECCION GENERAL…………………………………………… 5 JUNTA ADMINISTRATIVA…………………………………………………………………………. . 7 DIRECCION GENERAL………………………………………………………………………………..12 ASESORIA JURIDICA………………………………………………………………………………….12 UNIDAD DE DESARROLLO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL……………………...25 CONTRALORIA DE SERVICIOS…………………………………………………………………..28 DEPARTAMENTO DE PROYECCION INSTITUCIONAL………………………………...41 DIRECCION ADMINISTRATIVA………………………………………………………………….65 ARCHIVO CENTRAL……………………………………………………………………………….....65 ARQUITECTURA Y SERVICIOS GENERALES………………………………………………68 DEPARTAMENTO FINANCIERO…………………………………………………………………75 GESTION INSTITUCIONAL RECURSOS HUMANOS……………………………………87 PROVEEDURIA…………………………………………………………………………………………97 SEGURIDAD INSTITUCIONAL…………………………………………………………………102 DIRECCION INFORMATICA………………………………………………………………..…..107 DIRECCION SERVICIOS REGIONALES……………………………………....................116 DIRECCION SERVICIOS REGISTRALES…………………………………………………..121 REGISTRO INMOBILIARIO…………………………………………………………………….128 REGISTRO DE BIENES MUEBLES………………………………………………………….144 REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS…………………………………………………...152 REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL…………………………………………160 REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR Y CONEXOS……………………………....173

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MIEMBROS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL

REGISTRO NACIONAL

Lic. Hernando París Rodríguez Ministro de Justicia y Paz Presidente - Lic. Fernando Ferraro Castro Viceministro de Justicia Miembro Suplente- Licda. Irina Delgado Saborío Miembro Propietario Procuraduría General de la República Lic. Jonathan Bonilla Córdoba Miembro Suplente Procuraduría General de la República Lic. Rogelio Fernández Moreno Miembro Propietario Dirección Nacional de Notariado Licda. Andreína Vincenzi Guilá Miembro Suplente Dirección Nacional de Notariado Dra. Ligia Roxana Sánchez Boza Miembro Propietario Colegio de Abogados Lic. Marco Antonio Jiménez Carmiol Miembro Suplente Colegio de Abogados Ing. Mainor Guadamuz Chavarría Miembro Propietario Colegio de Ingenieros Topógrafos Miembro Suplente Colegio de Ingenieros y Topógrafos

Lic. Jaime Weisleder Weisleder Miembro Propietario Instituto Costarricense de Derecho Notarial Lic. Humberto Piedra Hernández Miembro Suplente Instituto Costarricense de Derecho Notarial Lic. José Miguel Fonseca Saborío Miembro Propietario Abogado y Notario en Ejercicio Lic. Luis Pal Hegedüs Miembro Suplente Abogado y Notario en Ejercicio

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PRESENTACION DE LA DIRECCION GENERAL El presente informe de labores, reúne los resultados de las diferentes Direcciones y Departamentos que conforman el Registro Nacional y contiene indicaciones que sirven de base para definir acciones y orientar o reorientar las políticas atinentes del desarrollo institucional tomadas en el 2011- 2012. Durante este período, se realizaron proyectos de gran importancia como son: Se inició con el Proyecto Nacional de Renovación de Placas para la Flotilla Vehicular, y con la construcción del edificio para el Departamento y Taller de Placas Metálicas, la apertura de la sede regional del sector oeste, la implementación del Programa de Identidad Corporativa del Registro Nacional, la Campaña de Comunicación Integral de Servicios, dentro de la que destaca la reapertura del Portal de servicios digitales rnpdigital.com, el servicio de certificaciones digitales de bienes muebles, inmuebles, Personas Jurídicas y planos catastrados, nuevas placas metálicas (tercera placa), reserva de placas alfanuméricas, certificado inmobiliario, entre otros. También, durante este mismo período, fue aprobada la política orientada a la revisión y actualización del modelo de arquitectura de información (MAI), la metodología de planes de mediano plazo y la de planificación estratégica, el plan de mejora institucional, así como las políticas de confidencialidad, de desarrollo de proyectos y ambiental. Algunos de los convenios importantes que se firmaron son: el Convenio de Cooperación Interinstitucional entre el Ministerio de Agricultura y Ganadería y el Registro Nacional para la elaboración del Estudio de Fondo de la Solicitud de la Indicación Geográfica “Café de Costa Rica”, el convenio de Cooperación en Materia de Derecho de Autor y Derechos Conexos entre la Junta Administrativa del Registro y la Secretaría de Educación Pública de los Estados Mexicanos, el Memorándum de Entendimiento para el Desarrollo de un Programa de Cooperación Institucional en materia de propiedad industrial entre la Junta Administrativa y la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Además, se firmó el Convenio de Cooperación Interinstitucional para la Creación y puesta en Funcionamiento de la Red en Materia de Propiedad Intelectual en Costa Rica, el Memorándum de Entendimiento de Cooperación de Propiedad Intelectual de la Oficina Estatal de Propiedad Intelectual de la República Popular de China y la Junta Administrativa, el Reglamento para la Asignación de Matrícula, la Emisión de Placas Metálicas y el Documento para la Identificación Adicional para la

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Circulación de los Vehículos Automotores por las Vías Públicas Terrestres, fue otro de nuestros proyectos. Se ejecutaron importantes acciones que mejoran sustancialmente la infraestructura del Registro Nacional. Se inauguro el edificio de Archivo Central y se construyó también, el moderno edificio de Propiedad Intelectual. En el área registral, se logró optimizar el error registral, debido principalmente a capacitaciones impartidas, mejorando las habilidades técnicas y académicas de los funcionarios en el ejercicio de su labor calificadora y registral. El traslado de la información contenida en los tomos de personas jurídicas, hacia el nuevo sistema automatizado, constituye un proyecto de gran envergadura y de grandes dimensiones que se encuentra en ejecución actualmente. Por su parte, en los últimos tiempos, se realiza el proyecto de modernización tecnológica del Registro de Derecho de Autor y Conexos. Sin duda alguna, todas las acciones emprendidas durante este período, aceleran el aprovechamiento de los recursos tanto tangibles como intangibles del Registro Nacional. Y a elevar la imagen de la institución ante la opinión pública y el grado de identidad de los colaboradores. Como director del Registro Nacional, mi agradecimiento a los funcionarios, que con su colaboración y compromiso, contribuyen con el fortalecimiento y crecimiento de la Institución. Lic. Dagoberto Sibaja Director General

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JUNTA ADMINISTRATIVA

La labor que ejecuta este órgano colegiado es de gran relevancia dentro del marco institucional, por cuanto es el encargado de hacer cumplir las disposiciones que dictan los organismos estatales y coadyuvar en el buen desenvolvimiento de la labor registral y administrativa que se lleva a cabo en el Registro Nacional.

NATURALEZA JURÍDICA

El Registro Nacional de Costa Rica, se creó mediante la Ley N° 5695 del 28 de mayo de 1975, reformada por las leyes N° 5990 de 27 de octubre de 1976 y 6934 de 28 de noviembre de 1983. En su artículo 3 señala que el Registro Nacional estará dirigido por una Junta Administrativa que tendrá personalidad jurídica para el cumplimiento de los fines de dicha Ley.

Asimismo por el Artículo 173 del Código Notarial se reforma la Ley de Creación del Registro Nacional, en su artículo 4°, indicando que la Junta Administrativa “estará integrada por 7 miembros: el Ministro de Justicia, quien la presidirá; un notario en ejercicio, de reconocida experiencia, nombrado por el Ministro de Justicia y Gracia; el Director Nacional de Notariado y un representante de cada uno de los siguientes organismos: Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegios de Ingenieros Topógrafos y el Instituto Costarricense de Derecho

Notarial. Para cada miembro se designará a un suplente”.

MISIÓN Velar por la superación, mejor desempeño y el desarrollo Institucional en todos sus ámbitos. OBJETIVO Dictar las políticas generales del Registro Nacional en materia administrativa y de organización.

FUNCIONES Aprobar las proyecciones presupuestarias, ingresos y gastos, con base a planes y proyectos y velar por la correcta administración de los fondos asignados, así como los demás ingresos generados por los servicios a desarrollar en el futuro. Analizar y aprobar las mejoras que se implementen en los servicios que brinda la institución. Proteger y conservar el patrimonio bajo su responsabilidad, lo que contará con la colaboración de las Unidades Administrativas pertinentes. Acordar los gastos y definir las inversiones que estime adecuadas por medio de contrataciones directas y licitaciones conforme a lo dispuesto por la Ley General de Administración Financiera de la República.

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Gestionar y acordar los proyectos de Ley y reglamentos necesarios para el mejoramiento, ampliación, creación y desarrollo de los servicios, así como acordar las normas y procedimientos que regirán los servicios. Acordar planes anuales y las políticas de la Dirección General a corto, mediano y largo plazo y aprobar el presupuesto anual. Acordar los días y horas de sesión, así como el lugar en que estas se han de efectuar. FUNCIÓN GENERAL REALIZADA La Junta Administrativa del Registro Nacional, durante el periodo 2011 se celebraron 53 Sesiones, de las cuales 48 fueron Ordinarias y 5 Extraordinarias, lo que significó la suma total de 560 acuerdos tomados, dentro de los cuales se destacan los siguientes:

REGLAMENTOS APROBADOS:

Acuerdo Firme J033, tomado en Sesión Ordinaria No.04-2011 celebrada el 03 de febrero del 2011: “REGLAMENTO PARA ASIGNACIÓN DE MATRÍCULA, LA EMISIÓN DE PLACAS METÁLICAS Y EL DOCUMENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN ADICIONAL PARA LA CIRCULACIÓN DE LOS VEHÍCULOS AUTOMOTORES POR LAS VÍAS PÚBLICAS TERRESTRES”.

Acuerdo Firme J224, tomado en Sesión Ordinaria No.21-2011 celebrada el 26 de mayo del 2011: “REGLAMENTO SOBRE RENDICIÓN DE CAUCIONES A FAVOR DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J511,

tomado en Sesión Ordinaria No.49-2011 celebrada el 17 de noviembre del 2011: "REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS A FUNCIONARIOS DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J556,

tomado en Sesión Ordinaria No.53-2011 celebrada el 15 de diciembre del 2011: REGLAMENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ELECCIÓN DE MATRÍCULA

MEMORANDOS Y ACUERDOS DE COOPERACIÓN APROBADOS:

Acuerdo Firme J126,

tomado en Sesión Ordinaria No.12-2011 celebrada el 24 de marzo del 2011: “MEMORANDUM DE ENTENDIMIENTO COOPERACIÓN DE PROPIEDAD INTELECTUAL, OFICINA ESTATAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA REPÚBLICA POPULAR DE CHINA Y LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL”.

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Acuerdo Firme J320, tomado en Sesión Ordinaria No.32-2011 celebrada el 28 de julio del 2011: “ACUERDO DE COOPERACIÓN EN MATERIA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA TECNOLOGÍA DE LA INNOVACIÓN”.

Acuerdo Firme J362, tomado en Sesión Ordinaria No.35-2011 celebrada el 18 de agosto del 2011: “ADENDA AL ACUERDO DE COOPERACIÓN EN MATERIA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL ENTRE EL INSTITUTO MEXICANO DE PROPIEDAD INDUSTRIAL DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS (IMPI), Y LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J466, tomado en Sesión Ordinaria No.45-2011 celebrada el 20 de octubre del 2011: “MEMORANDUM DE ENTENDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE COOPERACIÓN INSTITUCIONIAL EN MATERIA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL ENTRE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL DE COSTA RICA Y LA OFICINA ESPAÑOLA DE PATENTES Y MARCAS (OEPM)”.

CONVENIOS APROBADOS:

Acuerdo Firme J222,

tomado en Sesión Ordinaria No.21-2011 celebrada el 26 de mayo del 2011: CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINTITUCIONAL ENTRE EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA Y EL REGISTRO NACIONAL PARA LA ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE FONDO DE LA SOLICITUD DE LA INDICACIÓN GEOGRÁFICA “CAFÉ DE COSTA RICA”.

Acuerdo Firme J309,

tomado en Sesión Ordinaria No.31-2011 celebrada el 21 de julio del 2011: “CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA LA CREACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LA RED EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL EN COSTA RICA”

Acuerdo Firme J512,

tomado en Sesión Ordinaria No.49-2011 celebrada el 17 de noviembre del 2011: “CONVENIO DE COOPERACIÓN EN MATERIA DE DERECHO DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS ENTRE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL Y LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE LOS ESTADOS MEXICANOS”.

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POLITICAS, METODOLOGÍAS Y PLANES APROBADOS:

Acuerdo Firme J256, tomado en Sesión Ordinaria No.24-2011 celebrada el 16 de junio del 2011: “Política orientada a la revisión y actualización del Modelo de Arquitectura de Información (MAI)”.

Acuerdo Firme J265,

tomado en Sesión Ordinaria No.25-2011 celebrada el 23 de junio del 2011: “METODOLOGÍA PLANES DE MEDIANO PLAZO” y “METODOLOGÍA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA”

Acuerdo Firme J409,

tomado en Sesión Ordinaria No.40-2011 celebrada el 13 de setiembre del 2011: “PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL”.

Acuerdo Firme J547,

tomado en Sesión Ordinaria No.52-2011 celebrada el 08 de diciembre del 2011: Política de

“CONFIDENCIALIDAD” del Registro Nacional.

Política de “DESARROLLO DE PROYECTOS” del Registro Nacional.

Política “AMBIENTAL” del Registro Nacional.

OTROS ACUERDOS RELEVANTES:

Acuerdo Firme J004,

tomado en Sesión Ordinaria No.01-2011 celebrada el 13 de enero del 2011: Aprobación de implementación y ejecución del “MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J012, tomado en Sesión Ordinaria No.18-2011 celebrada el 20 de enero del 2011: Adjudicación de Contratación Directa 2010CD-000850-00100 denominada “ALQUILER DE UN EDIFICIO PARA LA REGIONAL PARA EL SECTOR OESTE DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J177,

tomado en Sesión Ordinaria No.18-2011 celebrada el 05 de mayo del 2011: Adjudicación de la Licitación Pública 2011LN-000003-00100 denominada CONSTRUCCION DE EDIFICIO PARA EL DEPARTAMENTO Y TALLER DE PLACAS METÁLICAS DEL REGISTRO NACIONAL”.

Acuerdo Firme J518, tomado en Sesión Ordinaria No.49-2011 celebrada el 17 de noviembre del 2011: Creación del servicio que permite emitir “CERTIFICADOS CATASTRALES”.

Acuerdo Firme J526, tomado en Sesión Ordinaria No.50-2011 celebrada el 24 de noviembre del 2011: “Campaña de Comunicación Integral de

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Servicios del Registro Nacional”.

Acuerdo Firme J534, tomado en Sesión Ordinaria No.51-2011 celebrada el 24 de noviembre del 2011: “PROYECTO NACIONAL DE RENOVACIÓN DE PLACAS PARA LA FLOTILLA VEHICULAR”.

La Junta Administrativa es el órgano rector del Registro Nacional, la cual deberá velar por el fiel cumplimiento de las políticas institucionales, para un mejor aprovechamiento de los recursos que se encuentran a disposición de la Organización.

Auditoría La Auditoría Interna del Registro Nacional es parte integral y vital del

sistema de control interno, cuya función principal consiste en la comprobación del cumplimiento, la suficiencia y la validez de dicho sistema. La función de la Auditoría Interna consiste en evaluar en forma oportuna, independiente y posterior, dentro de la organización, las operaciones contables, financieras, administrativas y de otra naturaleza, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la Administración, el control funciona midiendo y valorizando la eficacia y eficiencia de todos los otros controles establecidos por la Administración. Es la responsable de emitir informes de auditoría sobre la gestión de las diferentes unidades administrativas que conforman el Registro Nacional y someterlo a la aprobación de la Junta Administrativa.

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DIRECCION GENERAL

NATURALEZA JURÍDICA El Registro Nacional como ente de servicio al público cumple una tarea primordial dentro de la función pública costarricense, en su carácter de institución garante, de la seguridad de los derechos, que en él se encuentran inscritos, así como el dar publicidad ante la comunidad, sobre estos derechos. La Institución dispone de diversos medios para que los diferentes Registros tengan la información dispuesta y que esta sea pública, sin más limitaciones que las que se requieran para proteger su seguridad. La Dirección General del Registro Nacional fue creada mediante Ley No. 5695. Es la responsable de ejecutar las disposiciones que emite la Junta Administrativa y coordinar los esfuerzos institucionales internos y externos procurando contar con el recurso necesario para la prestación de servicios de calificación, inscripción de documentos públicos, en función de la seguridad registral, buscando en todo momento la eficiencia en los servicios que brinda el Registro Nacional. Es la responsable de la gestión institucional. Para cumplir con las funciones encomendadas, debe plantear las acciones necesarias en las áreas de servicio y registral, administrativa y técnica, a través de la modernización y siempre en función de las necesidades de los usuarios y que permita mejorar cada día la calidad de

los servicios, contribuyendo al desarrollo político, económico, social y cultural del país. Esta Dirección General presenta como principal característica el ser una Dirección polifuncional que comprende bajo su cargo las diferentes Direcciones de los Registros que conforman la Institución, la Dirección Administrativa, la Dirección de Informática, las Oficinas Regionales, la Unidad de Desarrollo Estratégico y el Departamento de Proyección Institucional.. ASESORIA JURIDICA

La Dirección Jurídica del Registro Nacional se ubica dentro del organigrama institucional como un órgano asesor que brinda un soporte tanto en el campo técnico-administrativo como en el aspecto jurídico-registral, estableciendo una plataforma de apoyo tanto para la Junta Administrativa y la Dirección General, como para las diferentes dependencias que conforman el Registro Nacional. OBJETIVO GENERAL Brindar asesoría jurídica al nivel político institucional, incluyendo el acatamiento de las disposiciones vertidas por el Despacho Ministerial.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS Otorgar el apoyo jurídico necesario en los procesos relacionados con la contratación administrativa, reclamos y trámites administrativos, que incluye el desarrollo de investigaciones administrativas disciplinarias; así como preparar proyectos para la emisión de criterios tanto técnico administrativos como jurídico registrales. Brindar una interpretación normativa requerida en procura de la correcta aplicación de leyes, decretos y otras disposiciones de carácter vinculante que rigen los diferentes procesos en que se desenvuelve.

Participar en los procedimientos de contratación de bienes y servicios, mediante el estudio de los carteles, estudio y preparación de criterios administrativos sobre las ofertas presentadas en el proceso, así como la preparación de los contratos y verificación de la documentación enviada por el Departamento de Proveeduría.

Colaborar con las instancias superiores en el estudio y análisis jurídico de los documentos, expedientes administrativos y judiciales que se determine, mediante la interpretación y aplicación de las normas que rigen la materia administrativa, laboral, constitucional y registral, con el fin de emitir el criterio correspondiente según sea el caso.

Preparar los proyectos de resolución para ante la Dirección General, Junta

Administrativa y la Dirección General, según sea el caso, en procura de dar respuesta oportuna a las quejas, reclamos o sugerencias presentadas por los usuarios con el objeto de garantizar los derechos de los ciudadanos.

Asistir a reuniones con superiores y colaboradores, con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procesos de trabajo y propiciar la actualización de conocimientos.

Asesorar a la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho Ministerial en lo que concierne con los proyectos de resoluciones sobre aspectos jurídicos registrales y

aspectos técnico administrativos, con base en las leyes y demás normativa vigente que regula su actividad y mediante la aplicación de jurisprudencia y doctrina, para uniformar criterios.

Colaborar con la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho Ministerial en la elaboración de planes, proyectos y programas, aportando conocimientos sobre aspectos jurídicos registrales, dirigidos a mejorar la eficiencia en el servicio que presta y al logro de sus objetivos.

Elaborar y contestar los recursos de amparo e inconstitucionalidad que sean presentados ante la Sala Constitucional, por o contra la Dirección General, Junta Administrativa y el Despacho

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Ministerial; utilizando la base jurídica que el caso amerite (Constitución Política, Ley de la Jurisdicción Constitucional, Código Civil, Leyes vigentes y relativas a la materia registral y jurisprudencia diversa).

Resolver consultas escritas o verbales sobre materia registral específica y sobre aspectos técnico administrativos a las diferentes direcciones y a los administrados en general, de conformidad con las leyes y reglamentos que rigen la materia administrativa y registral.

Estudiar las leyes, reglamentos y decretos publicados en el Diario Oficial “La Gaceta”, a efecto de poner en conocimiento de la Dirección General, sobre el alcance y aplicación de los mismos.

Comunicar a la Dirección General del Registro Nacional la actuación irregular de los funcionarios, - en casos faltas graves- para que adopten las medidas que corresponda

Preparar los proyectos de resolución ante los recursos planteados contra las resoluciones finales de los diferentes procedimientos administrativos que se tramiten a lo interno, generándose de esta manera, según sea el caso, el agotamiento de la vía administrativa.

Certificar los expedientes de investigaciones preliminares y procedimientos administrativos

disciplinarios que se conocen en la Dirección General y el Despacho Ministerial, para coadyuvar con los expedientes judiciales y administrativos que conformen los órganos competentes que así lo soliciten.

Confeccionar proyectos de circulares, adicionar y/o modificar las circulares vigentes, en razón de las constantes modificaciones que las leyes producen para mantener actualizado y vigente el proceso de calificación e inscripción registral.

Colaborar y brindar asesoría jurídica en la programación y preparación de proyectos complejos a ser presentados por la Dirección General ante la Junta Administrativa del

Registro Nacional, en aras de mejorar el funcionamiento de los registros a su cargo.

Colaborar en la ejecución, coordinación y control de los acuerdos adoptados por la Junta Administrativa.

Colaborar en la planeación, dirección, y supervisión conforme las indicaciones de la Dirección General, en los procesos sustantivos atinentes a la Institución.

Colaborar en la implantación de políticas y lineamientos de trabajo del registro a su cargo, a partir de los objetivos institucionales previamente

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establecidos y por disposición expresa de la Dirección General.

Asistir a reuniones que tenga bien los superiores jerárquicos, con ocasión de resolver problemas que se presenten

Dictar charlas, conferencias en áreas relacionadas con la materia técnica administrativa, laboral y registral.

Brindar la asesoría jurídica necesaria ante las propuestas de mejoras que se pretendan implementar en los servicios que brinda la institución.

Preparar los proyectos de Ley y reglamentos necesarios para el mejoramiento, ampliación, creación y desarrollo de los servicios, así como participar en la preparación de normas y procedimientos que regirán los servicios.

Colaborar en la elaboración de proyectos, programas de actividades y en el establecimiento de las estrategias institucionales, con el fin de obtener el mayor nivel de eficiencia técnica y administrativa.

Conocer de los reclamos administrativos presentados a la Dirección General, Junta Administrativa y Despacho Ministerial, relacionadas al ámbito o comisión de errores en sede registral, (inexactitudes registrales y extraregistrales, así como irregularidades u omisiones en la inscripción de documentos públicos, que afectan la publicidad y seguridad

jurídica registral que emana de los respectivos Registros), a fin de realizar el estudio respectivo y proceder a preparar los proyectos de resolución donde se atiendan dichas gestiones, garantizando los derechos constitucionales de los administrados, su defensa y salvaguardar las responsabilidades del Estado.

Preparar los borradores de resolución donde se atienden las pretensiones presentadas por los funcionarios del Registro Nacional con ocasión de reconocimiento de derechos laborales tales como: sumas dejadas de cancelar, aguinaldo, vacaciones, carrera profesional, anualidades, con ocasión de las supuestas diferencias entre lo que se debe cancelar y los montos cancelados por la institución. Además se incluye la preparación de los borradores de resolución para atender los reclamos de los servidores que pretenden acogerse a su pensión.

Realizar las investigaciones preliminares que la Dirección General y el Despacho Ministerial determinen, procediendo a valorar con fundamento en el ordenamiento jurídico vigente, si las acciones investigadas se ajustan al principio de legalidad; indicando si fuera el caso, la posible irregularidad en el actuar.

Participar en los procedimientos de Gestión de Despido ante el Tribunal de Servicio Civil, acorte con los límites y lineamientos vertidos por la Ministra de Justicia; labor que merece la preparación del proyecto del escrito inicial de la Gestión, elaboración del proyecto donde se atiende las excepciones e incidentes presentados,

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asistencia a las audiencias orales y privadas, mismas que conllevan el interrogatorio de los testigos, preparación del escrito de conclusiones y si fuera conveniente, la elaboración de la contestación al Recurso de Apelación interpuesto.

Preparar criterios jurídicos que soliciten los jerarcas instituciones, mismos que rondan la temática administrativa, laboral, registral, civil, mercantil, y cualquiera otra que sea necesaria para atender a satisfacción lo consultado.

Participar en los procesos judiciales que determine la Dirección General, la Ministra de Justicia o la Junta Administrativa, labor que implica la preparación de los borradores de escritos a presentar en las distintas instancias judiciales, participación en audiencias orales y pública, presentación de conclusiones y, si es el caso, preparación de los proyectos de recurso que corresponda, acorde con la etapa judicial respectiva.

Participar dentro de los procedimientos de contratación administrativa en las etapas de aprobaciones internas de los contratos, sus prórrogas y las modificaciones contractuales, así como proceder a la preparación de los convenios interinstitucionales y reajustes de precios.

Proceder a realizar el procedimiento creado al efecto en procura de atender los acuerdos para nombramientos de certificadores ad honorem del Registro Nacional de acuerdo a cada

uno de los convenios que suscribe la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Realizar dentro de los procedimientos de contratación administrativa a realizar un control de especies fiscales.

Participar en las sesiones de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en procura de brindar el soporte técnico-jurídico necesario.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO

Durante el año 2011 se realizaron las siguientes modificaciones en nuestro ordenamiento jurídico, mismo que incide el quehacer de esta Dirección, a saber:

Nº 36471-JP Reglamento a la Ley de Marcas de Ganado. Publicado en La Gaceta del 23 de marzo de 2011.

Reforma al Reglamento de la Ley de patentes de invención, dibujos y modelos industriales y modelos de utilidad decreto ejecutivo Nº 15222-MIEM-J del 12 de diciembre de 1983. Publicado en Gaceta del 30 de marzo 2011.

Circular registral DGRN-0009-2011 “Protocolo para inscribir signos distintivos a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional en Propiedad Industrial”. Publicada en La Gaceta del 27 de abril 2011

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Directriz administrativa DRPI-007-

2011 “Trámite para la Reserva de Prioridad”. Publicada en La Gaceta del 5 de julio del 2011.

Reglamento de Rendición de Cauciones a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Publicado en La Gaceta del 13 de julio del 2011.

Directriz Administrativa DRPI-08-2011. Publicada en La Gaceta del 18 de agosto del 2011.

Directriz RIM-001-2011. Publicada en La Gaceta del 18 de agosto del 2011.

Circular Investigación Preliminar y Procedimiento Administrativo Disciplinario del Registro Nacional. Publicada en La Gaceta del 19 de agosto del 2011

Decreto Nº 8968 Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. Publicado en La Gaceta del 5 setiembre 2011.

Circular registral DGRN-0017-2011 “Inscripción en el Registro Nacional de Bienes Fideicometidos”. Publicada en La Gaceta del 6 de setiembre del 2011.

Ley 8984, Reforma del artículo 32 bis de la ley Nº 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, de 28 de octubre de 1999. Publicado en La Gaceta del 18 de octubre del 2011.

Modificación al Reglamento del Servicio de Apartados del Registro Nacional, capítulo III, artículo 10. Publicado La Gaceta no. 199 del 18 de octubre del 2011

ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER, PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA DIRECCIÓN

Previa exposición de los distintos mecanismos ideados por esta Unidad para el cumplimiento de las disposiciones de control interno, en atención a las políticas estratégicas institucionales, conviene aclarar que las acciones adoptadas tienen como fin promover procesos gerenciales coherentes, fomentando un sistema de valores y un clima organizacional agradable.

En este sentido se procura la satisfacción de las necesidades de

nuestros superiores jerárquicos, realizando actividades que fomenten el principio de seguridad jurídica, propiciando la creación de procesos internos ágiles, eficientes y seguros y brindando los insumos necesarios a los servidores para contar con un personal idóneo.

Asimismo se mantiene una relación directa con la Dirección Administrativa, en aras de recuperar los dineros cancelados por la Junta Administrativa, producto de las colisiones en las que intervienen vehículos institucionales. De lo anterior se mantiene una labor conjunta tendiente a la recuperación de los fondos públicos, mediante la aplicación del Reglamento de Cuentas

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por Cobrar de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Se continúa la coordinación con la Proveeduría Institucional, respecto a la documentación que debe acompañar las distintas gestiones que dicho Departamento remita a esta Dirección Jurídica, a efecto de no entorpecer ni atrasar las gestiones que sobre este proceso deban tramitarse. Ello implica una labor de ajuste constante, procurando salir avante de manera satisfactoria con las encomiendas que sobre esta materia recaen en la Dirección Jurídica.

Sobre este mismo orbe, se solicitan como mínimo informes de labores mensuales, para controlar las labores asignadas a las distintas coordinaciones y en particular a cada funcionario de esta Dirección, ponderando igualmente el volumen y complicación del trabajo asignado a cada colaborador.

A partir de las modificaciones de la normativa, doctrina y jurisprudencia nacional, se continuó incentivando la participación de los funcionarios en capacitaciones varias a efecto de aumentar los sesgos informativos.

Se realizaron actividades de capacitación continua respecto de la materia tratada en esta Dirección Jurídica, en particular no solamente se realizó procesos de capacitación, sino un proceso de retroalimentación con los funcionarios de la unidad que no asistieron a la misma, lo anterior a partir de la remisión de la documentación normativa,

doctrinaria y jurisprudencia entregada en dichas capacitaciones.

Dentro de esta unidad se mantiene un registro sobre el cumplimiento de las órdenes relativas a recomendaciones y disposiciones para mejorar controles, siendo que las disposiciones emitidas por los jerarcas institucionales fueron puestas en conocimiento de los funcionarios que componen la Unidad, propiciando además el acatamiento de las directrices específicas en cuanto al formato y contenido de los proyectos de resolución a realizar. Por lo que se continúa con el cumplimiento del procedimiento para la emisión de circulares y criterios, acorde con lo dispuesto por el señor Director General en su oficio DGRN-05-2007.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Y EL ESTADO DE

LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES EN EL ÁMBITO DE LA UNIDAD

Anterior a la exposición de las labores realizadas por esta Dirección Jurídica, conviene establecer que durante el 2011 se fortalecieron cinco subprocesos de trabajo, concretamente: Control de la Gestión, Procedimientos Administrativos Disciplinarios, Criterios Jurídicos y Procesos Judiciales, Contratación Administrativa y Reclamos Administrativos.

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Para lo cual, se expondrán las principales acciones realizadas en cada una de estos subprocesos para la satisfacción de los objetivos institucionales.

En el caso del proceso Control de la Gestión se da seguimiento a lo estipulado según la Ley de Control Interno número 8292, realizando un control de todos los subprocesos de la Dirección Jurídica, así como cumplimentando las matrices de seguimiento a presentarse trimestral, semestral o anualmente, a petición de la Contraloría General de la República. Por otra parte se realiza

una labor de apoyo con la Directora de la Dirección Jurídica, coadyuvando con las funciones propias del Control Interno, así como colaborando con el control, autorización y fiscalización de los procesos laborales, contenciosos, tránsitos y administrativos que se tramitan en esta Dirección.

En el caso del subproceso de Procedimientos Administrativos Disciplinarios se expondrá la tramitación principal de tres tipos de procedimientos, a saber: investigaciones preliminares, procedimientos administrativos disciplinarios y gestiones de despido.

En el año 2011 se realizó el trámite de tres gestiones de despido, por presuntas irregularidades en las que incurrieron los investigados.

Sin embargo, se atendieron una cierta cantidad de Recursos de Apelación con ocasión de las determinaciones adoptadas por los Jefes o Directores que laboran en el Registro, por lo que

los funcionarios institucionales están asistiendo a los mecanismos ideados por la Ley General de la Administración Pública, para recurrir las disposiciones de sus superiores.

Para finalizar, existe una constante en tanto el estudio y preparación de proyectos de respuesta por los reclamos por errores registrales,

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quejas, denuncias y un alrededor de veinte recursos de amparo atendidos por toda la Dirección Jurídica y demás cuestionamientos o inquietudes presentadas por los usuarios de nuestro servicio público.

En el caso de los aspectos tratados en el subproceso de Criterios Jurídicos y Procesos Judiciales, existieron veinte nuevos Procesos Contenciosos, cuatro Procesos Laborales y dos Procesos de Tránsito. En particular, durante el año 2011 se asistió a un total de ciento cinco audiencias de los diferentes procesos llevados en esta Dirección.

Conviene aclarar que la duración de estos procesos dependerá de su clase y nivel de complicación, el cual existe todavía procesos activos desde el año 2007 a la fecha. Aunado a lo expuesto, cabe llamar la atención que este número de procesos se incrementó con la entrada en vigencia del Código Procesal Contencioso Administrativo.

Asimismo, se evacuaron consultas legislativas sobre proyectos de ley, lo cual implica el aporte de esta Dirección Jurídica en el desarrollo normativo que al final se traduce en la concepción de la normativa aplicable en el ámbito registral, a continuación se detallan los más destacadas:

Consulta Legislativa "Ley de Asociaciones Administradoras de Acueductos Comunales.

Investigar y rendir informe sobre el financiamiento del Partido Movimiento Libertario durante las campañas: presidencial, de diputados y municipales realizadas en el año 2010.

Referente al cobro que se pretende cobrar por las consultas electrónicas.

Ley de sociedades de conveniencia

Ley de concesión de la zona fronteriza con la República de Panamá

Ley que autoriza a la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional y a la JARN para que transfieran recursos financieros a a CCSS

Ley que autoriza a la Junta Administrativa del Registro Nacional para que transfiera recursos financieros al Ministerio de Justicia

No omito, indicar que se realizaron varios criterios jurídicos solicitados

por las diferentes Direcciones y Departamentos del Registro Nacional, las cuales son tramitadas a través de la Dirección General. A modo de resumen, estas son las principales temáticas abordadas en los criterios durante el 2011.

Legalización de libros de las llamadas sociedades "inactivas".

Procedencia para que los funcionarios del área

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administrativa que cumplen los requisitos enunciados en la Ley Marco de Pensiones Nº 7302 del 08-07-1997, puedan jubilarse por dicho régimen".

Creación de una casilla adicional en el asiento de inscripción para bienes del estado.

Análisis jurídico de las solicitudes de los jueces de la República al Registro Inmobiliario División Catastral.

Hecho generador por la venta de timbres del Registro Nacional.

Artículo 69, Ley 8696. Reforma parcial de la Ley de tránsito por vías públicas terrestres n. 7331 de 13 de abril de 1993.

Permiso sin goce de salario - relación laboral.

Naturaleza del Registro Nacional.

"Diagnóstico de las Políticas Institucionales y de Gobierno Corporativo de la Junta Administrativa del Registro Nacional"

Segunda solicitud sobre Criterio del Hecho Generador

Reconocimiento de porcentaje de prohibición con base en requisito académico del funcionario

"Supuesta dualidad de Mando y consecuente unificación Unidades Administrativas (Dirección de Servicios

Registrales y Dirección de Oficinas Regionales"

"Implicaciones Legales de no hacer lo indicado por la Contraloría General de la República"

Pluses Salariales dejados de pagar o pagados de más a funcionarios del Registro Nacional

Conflicto de interés Lic. Jaime Weisleder Weisleder

Sobre el procedimiento de inscripción que deben seguir los Bienes Muebles

Municipalidad de Cartago, interpone prescripción de los montos a su favor por concepto del 3% del pago de impuesto de bienes inmuebles al R.N. correspondientes a los periodos 1996, 1997 y 1998

Análisis de las recomendaciones indicadas en el informe CCE-001-2011 del 16/05/2011 resultados del diagnóstico de oportunidades sobre costumbres éticas en el R.N.

Estado de cuentas en trámite de la Dirección Jurídica

Valorar mociones para proyecto ante la asamblea

Además esta Dirección Jurídica participó activamente en la preparación de los reglamentos:

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Reglamento para la contratación de examinadores externos para la oficina de patentes del Registro de Propiedad Industrial.

Reglamento para la asignación de matrícula y emisión de placas metálicas para la circulación de los vehículos automotores por las vías públicas terrestres.

Reglamento a la Ley de Marcas de Ganado.

Así como, en la inscripción de Derechos de Propiedad Intelectual y Derechos de Autor a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Por último, cabe destacar, que se impartieron varias charlas sobre la aplicación del Código Contencioso Administrativo, a diferentes funcionarios del Registro Nacional, con el fin de transmitir el conocimiento adquirido e implementado en la labor diaria de esta Dirección.

En lo que respecta al subproceso de Contratación Administrativa, durante el 2011 se confeccionaron un total de tres contratos con ocasión de los procesos de Licitación pública, abreviada y contratación directa. Dentro de ello cabe rescatar la trascendencia de los procesos implementados durante el año 2011, mismos que rondaron temática tales como: Compra Materiales Placas, Equipamiento Edificio Propiedad Intelectual y Construcción de Edificio para el Departamento y Taller de

Placas Metálicas del Registro Nacional así mismo se realizó un total de ciento ochenta y dos aprobaciones internas y tres vistos buenos.

Además, sobre este proceso recae la preparación de Convenios con diferentes municipalidades, instituciones del sistema bancario nacional, Correos de Costa Rica y convenios de cooperación institucional de algún tipo. Principalmente, durante el 2011 se firmaron convenios interinstitucional con las municipalidades del país y diferentes instituciones entre la Junta Administrativa del Registro Nacional, la Unidad Ejecutora del programa de regularización del Catastro y Registro-Ministerio de Hacienda, así como la elaboración de convenios de regionalización de servicios a través del portal digital de los servicios de derivados de las bases de datos del Registro Nacional.

Asimismo, sobre este subproceso recae la preparación de varios criterios de contratación como por ejemplo sobre la contratación para el suministro de instalación, construcción y equipamiento de oficinas para el edificio de la Dirección del Registro de la Propiedad

Intelectual del Registro Nacional, así como la procedencia de aumento de precio en cobro de la tasa por concepto de confección de placas y que nos se configura en precio público.

En el subproceso de contratación administrativa se atendieron recursos

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de revocatoria presentados ante la Contraloría General de la República, interpuestos por las empresas proveedoras en contra de actos de adjudicación de los procesos de contratación del Registro Nacional.

Lo anterior denota trascendencia de la labor realizada por el personal destacado en esta Dirección, desprendiéndose que gran parte de la proyección social y facilidades otorgadas a los funcionarios, se debe a los bienes y servicios adquiridos en

razón de los procesos de contratación citados.

En lo que concierne al subproceso de reclamos administrativos, se preparan las resoluciones ante los reclamos presentados por ocasión de pago de extremos laborales por pensión, despidos o ceses, aumentos anuales, reasignación de puesto, devolución y traspaso de cuotas Fondo de Pensión Ley Marco, carrera profesional, así como las resoluciones presentadas por concepto de reconocimiento de diferencias salariales.

Esta labor se realiza de manera conjunta con los Departamentos de Recursos Humanos y el Departamento Financiero, presentándose dificultades en la atención de los reclamos producto de la falta de presupuesto y los retrasos en el envío de las certificaciones solicitadas. En razón de lo anterior, se da continuidad al cumplimiento de la

Circular DGRN-06-2008, con el fin de unificar el procedimiento para la

atención oportuna de los reclamos administrativos.

No cabe indicar, que varios de mis colaboradores y la suscrita participamos en diferentes comisiones de la institución con el fin

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de participar, colaborar y asesorar colaborar en las reuniones a las cuales sean convocadas y se relacionen directamente con sus respectivos temas:

Comisión página web.

Comisión del Instituto Geográfico Nacional.

Comisión acoso laboral.

Comisión de elaboración del Código de ética.

Comisión de Rescate de Valores.

Comisión de Tecnología de la Información.

Comisión Reglamento Autónomo del Registro Nacional.

Comisión de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Comisión de Teletrabajo.

Además se forma parte con un miembro propietario y un miembro suplente en la Junta de Relaciones Laborales de la institución.

No omito indicar que la suscrita asistió aproximadamente a cuatrocientos veinte reuniones de trabajo durante el año 2011 y cincuenta y tres sesiones de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Dentro del proceso de capacitación, los funcionarios de esta Asesoría Jurídica han participado en las

siguientes actividades de capacitación:

Seminario - taller: el

expediente administrativo: conformación, acceso, transcendencia y responsabilidad del servidor. Funcionarios participantes: Ana Magaly Ureña Vargas y Arlene González Castillo.

Sanciones disciplinarios por

incumplimiento y faltas de los trabajadores. Funcionarios participantes: Patricia Quesada León.

Organización del trabajo para secretarias, asistentes y personal administrativo. Funcionarios participantes: Stephanie Badilla Mata y Sylvia Zúñiga Pana.

Curso General de Contratación Administrativa. Funcionario participante Diana Chinchilla Núñez.

Ley de Control Interno y SEVRI. Funcionario participante: Luis Castro Fonseca.

Todo lo que su empresa debe conocer sobre el hostigamiento sexual. Funcionarios participantes: Andrea Cano Ramírez y Patricia Quesada León.

Contratos administrativos especiales (obra pública, suministros, concesión de gestión de servicios públicos,

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arrendamientos, cooperación, etc). Funcionarios participantes: Arlene González Castillo y Zarela González Castillo.

Régimen recursivo en el marco de nuevo Proceso Contencioso Administrativo. Funcionarios participantes: Adrián Castro Montealegre y Luis Castro Fonseca.

Empleo público y medidas cautelares en el Proceso Contencioso Administrativo. Funcionarios participantes: Arlene González Castillo, Marcela Arroyo Fonseca, y Hazel Jiménez Zamora.

33º Conferencia Internacional de Protección de Datos, Funcionaria participante: Arlene González Castillo.

UNIDAD DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL NATURALEZA JURIDICA Creada por el proceso de Reorganización del Registro Nacional, aprobado y reformado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, en la Sesión Extraordinaria no. 58-97 celebrada el 30 de octubre de 1997, y avalada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante oficio DM063-98.

El marco legal que regula las funciones que se realizan en la UDEI, se sustenta en la siguiente normativa: Ley N° 5525 de Planificación Nacional. Artículo 3, inciso b) del que indica la conformación del Sistema Nacional de Planificación:

“…las unidades u oficinas de planificación de los ministerios, instituciones descentralizadas y entidades públicas locales y regionales”

Artículo 4.

“Los organismos del Sistema Nacional de Planificación dependerán de las autoridades superiores de cada entidad, a saber: el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, del Ministro, las demás unidades u oficinas de planificación, de los Ministros de Gobierno y del personero ejecutivo de más alta jerarquía de las instituciones descentralizadas, según el caso...”

Decreto Ejecutivo N° 23323-PLAN: Reglamento General Del Ministerio De Planificación Nacional Y Política Económica En el Decreto Ejecutivo 23323-PLAN, del 18 de mayo de 1994, se indica en el artículo 2.

“A través del Ministro de MIDEPLAN, el Presidente de la República dará a sus Ministros y Jerarcas de instituciones descentralizadas, las directrices necesarias a fin

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de hacer cumplir el Plan Nacional de Desarrollo, las que serán de acatamiento obligatorio. En caso de incumplimiento se actuará según lo establecido por el artículo 98 de la Ley General de la Administración Pública.”

Asimismo, en el artículo 6, de este decreto se indica la obligación del suministro de la información.

“Para el cumplimiento de sus objetivos MIDEPLAN solicitará a los órganos y entes de la Administración Pública toda la información que requiera. Las instituciones públicas están obligadas a suministrar dicha información dentro de los ocho días siguientes a la solicitud.”

Ley 8131 Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Una vez más se advierte la necesidad de contar en el sector público con unidades responsables de planificar, evaluar y dar seguimiento a la gestión institucional. Artículo 4.

“Todo presupuesto público deberá responder a los planes operativos institucionales anuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respectivos, así como a los principios presupuestarios generalmente aceptados; además, deberá contener el financiamiento asegurado para el año fiscal correspondiente, conforme a

los criterios definidos en la presente Ley. El Plan Nacional de Desarrollo constituirá el marco global que orientará los planes operativos institucionales, según el nivel de autonomía que corresponda de conformidad con las disposiciones legales y constitucionales pertinentes”

Ley N° 8292 de Control Interno Debe existir una instancia responsable de acatar las disposiciones de esta ley, tal y como se establece en su contenido. Artículo 3.

La Contraloría General de la República dictará la normativa técnica de control interno, necesaria para el funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los entes y de los órganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa será de acatamiento obligatorio y su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa. La normativa sobre control interno que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas, no deberá contraponerse a la dictada por la Contraloría General de la República y, en caso de duda, prevalecerá la del órgano contralor.

Debido a las competencias de los funcionarios integrantes de la unidad, se considera la pertinencia de contribuir en el cumplimiento del artículo13 inciso c.

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“Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.”

Además de lo relacionado con el plan anual operativo, artículo 14, inciso c.

“a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos”

Esta Ley, también recalca la importancia y necesidad de contar con unidades de planificación que coadyuven en el mantenimiento, evaluación y seguimiento de las acciones definidas en el proceso de autoevaluación de control interno. OBJETIVO GENERAL Asesorar a la Junta Administrativa y a la Dirección General en la formulación y aplicación de las políticas institucionales, planes, programas, proyectos, y en la asignación de recursos basados en los objetivos de corto, mediano y largo plazo propuestos por la institución. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Contribuir al fortalecimiento institucional para una gestión ágil y oportuna.

2. Brindar un ordenamiento metodológico al accionar

institucional para mejor uso de los recursos.

3. Propiciar información acerca de los resultados de la labor institucional que contribuya en la toma de decisiones.

4. Contribuir con el cumplimiento del control interno para un mayor ordenamiento de la labor institucional.

LOGROS

1. Elaboración del Plan Estratégico Institucional.

2. Se aplicó la autoevaluación y se elaboraron los planes de acción.

3. Se aplicó la herramienta del Sistema de Valoración del Riesgo a todas las Direcciones y a la Junta Administrativa.

4. Actualización de veinte y ocho procedimientos, que permite el ordenamiento de las actividades que se realizan en el Registro Nacional.

5. Elaboración de las políticas institucionales sobre Confiabilidad y Proyectos.

6. Actualización de la información del Catálogo de Trámites en la web del Ministerio de Economía Industria y Comercio; lo que permite al usuario conocer con exactitud el procedimiento para realizar una gestión en el Registro Nacional.

7. Modificaciones en la estructura organizativa: Unidad de Proyectos.

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8. Coordinación del traslado del

Instituto Geográfico Nacional al Registro Nacional.

9. Se elaboró el procedimiento para actualizar la información del Plan Anual Operativo (PAO) en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos de la Contraloría General a de la República

CONTRALORIA DE SERVICIOS

La Contraloría de Servicios es la instancia encargada de atender y resolver los reclamos, quejas, inconformidades y sugerencias de los usuarios, de manera que se garantice la posibilidad de ejercer sus derechos y así, obtener una respuesta oportuna y precisa. El principal objetivo es velar preventivamente por la prestación eficiente de los servicios que brinda el Registro Nacional en la sede central y en las regionales. Además, busca garantizar y promover la calidad de manera que la prestación de los servicios adopte una forma eficiente, honesta, transparente, confiable, dinámica, flexible y moderna. Para la Contraloría de Servicios es importante identificar deficiencias, para realizar recomendaciones y propuestas que conlleven a mejorar la imagen de la Institución. Con el fin de dar a conocer la función de la Contraloría de Servicios se

visitaron las Oficinas Regionales de Puntarenas y Limón, además, se participó en forma activa en la Encerrona de funcionarios de las Oficinas Regionales en el mes de julio en el Hotel Yadrán, Puntarenas. La Contraloría de Servicios, en coordinación con los diferentes departamentos que brindan los servicios revisan constantemente las boletas de requisitos que se distribuyen a los usuarios. Se elaboraron encuestas a los usuarios con el fin de medir el grado de satisfacción por los servicios prestados. La mayoría de encuestados se manifestaron satisfechos en el trámite que realizaron. Glosario

a) Consultas o solicitudes de información: Se refiere a aquellas que son atendidas y resueltas de manera inmediata y no ameritan la apertura de un expediente.

b) Gestión: Se refiere a cómo se formulan y operan los servicios públicos y el trabajo detallado de las organizaciones públicas. La gestión busca desarrollar el conocimiento en torno a los procesos que se dan en la organización.

c) Inconformidad: Se presenta cuando los usuarios externos de la

d) Institución comunican por la vía oral, escrita, electrónica o

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cualquier otra disponible no estar satisfechos con la calidad en la prestación de los bienes o servicios por parte de la organización o sus funcionarios. Es necesario conocer las inconformidades que emiten los usuarios para identificar las causas que ocasionan éstas y solventarlas en forma efectiva para asegurar un servicio de calidad.

e) Inconformidades satisfechas: Se define como la acción institucional que supone cambios en procesos, estructuras, llamadas de atención, propuestas e iniciativas que han sido atendidas directamente por la Contraloría de Servicios y que resolvieron el problema suscitado.

f) Inconformidades insatisfechas: Se producen cuando los usuarios internos o externos presentan alguna inconformidad sobre los productos o servicios que presta la Institución, y esta no realiza alguna de las acciones indicadas en el punto anterior o las lleva a cabo sin resultados positivos.

g) Inconformidad por servicio o producto: Se refiere a toda inconformidad planteada por el usuario en cuanto al producto o servicio recibido.

h) Normativa: Se refiere a las leyes, decretos, directrices, circulares que se deben seguir y obedecer para realizar la gestión dentro de los parámetros establecidos en el marco jurídico

vigente y establecido para una entidad pública.

i) Usuarios externos: Son todos aquellos demandantes de bienes y servicios que no pertenecen a la Institución en cuestión pudiendo ser integrantes de la sociedad civil o miembros o funcionarios de otras instituciones públicas.

j) Usuarios internos: Son todos aquellos usuarios de bienes y servicios institucionales que forman parte o son funcionarios de la Institución en cuestión.

Codificación de las inconformidades Las inconformidades presentadas por los usuarios externos se presentan codificadas con base en las siguientes dimensiones: Información Accesibilidad de las instalaciones Telefónica: dificultades que tiene

el usuario para tener acceso de manera telefónica a la Institución

Telemática: dificultades que tiene el usuario para tener acceso mediante el uso de medios electrónicos a la Institución

Calidad de la información: o Información deficiente o

incompleta por parte de los funcionarios

o Falta de capacidad o nivel de conocimientos del funcionario sobre el servicio o trámite ó

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Nivel de definición de los requisitos previos o falta de claridad y definición de los requisitos necesarios para acceder al servicio Trato a los usuarios Falta de amabilidad, cortesía o

educación por parte de los funcionarios

Falta de interés en ayudar al ciudadano

Autoritarismo Falta de equidad en el trato Falta de conocimientos y ayuda de

los funcionarios. Falta capacidad en el nivel de

comprensión de los problemas planteados por los usuarios

Calidad del servicio Falta de simplicidad del

procedimiento administrativo Tiempos de espera excesivos (por

ejemplo para atención, para otorgar citas médicas, para matrículas, para servicios, etc.).

Problemas de coordinación entre departamentos

Petición de documentación innecesaria

Falta de recursos humanos Incumplimiento de horarios Falta de cumplimiento de las

expectativas de servicio al ciudadano

Otras incidencias en la gestión Instalaciones

Presencial: dificultades que tiene el usuario para tener acceso de manera física a la Institución

Inadecuada accesibilidad de las instalaciones

Existencia de barreras físicas o arquitectónicas

Inadecuadas condiciones ambientales y físicas

Falta de recursos tecnológicos Falta de mobiliario o mobiliario

inadecuado Falta de espacios o inadecuación

de los existentes Otras Incumplimiento de labores por

parte de los funcionarios Incumplimiento de horarios de

trabajo Mala utilización de los recursos del

las instituciones Discriminación por parte de los

funcionarios Aquellas inconformidades que se

consideran fuera de las dimensiones anteriores o no fueron contempladas en las mismas. Incluyen manifestaciones generales de los usuarios sobre algunos servicios por ejemplo, cobros indebidos de impuestos, conducción irresponsable o mal uso de vehículos institucionales, falta de resoluciones administrativas, anomalías en centros educativos, anomalías

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procesos de matrículas, cobros indebidos, entre otras.

Las dimensiones fueron tomadas de la Guía para la gestión de quejas y sugerencias del Ministerio de Administraciones Públicas, Madrid 2006. (www.map.es) Deficiencias Institucionales

De acuerdo a las inconformidades presentadas por los usuarios externos las principales necesidades son:

Deficiencia institucional Acción estratégica

1. Falta de Información de los cambios que se realizan en los diferentes registros (trámites, ubicación, etc.)

Reiterar la necesidad de contar con la información sobre cualquier cambio que afecte la atención al usuario a través de la Dirección General.

2. Mal trato a los usuarios

Continuar con campañas y capacitación en servicio al cliente a funcionarios y a los empleados del Contrato de Información y Orientación.

Estadísticas de resultado de gestión En este apartado se incluyen los datos de las principales consultas e inconformidades presentadas por usuarios externos, así, como las principales unidades de la organización que originan dichas inconformidades. En nuestra Institución los funcionarios cuentan con una Comisión de Salud Ocupacional, Sindicato, entre otros, por lo cual no acuden a la Contraloría de Servicios a denunciar situaciones en el ámbito interno.

Sin embargo, pueden presentarse a denunciar hechos que atenten contra los servicios que presta el Registro Nacional y que puedan dañar la imagen institucional 1. Consultas: En el año 2011 se

recibieron 72 consultas, inconformidades o sugerencias que fueron atendidas y resueltas de manera inmediata y no ameritaron la apertura de un expediente. Como se puede observar la mayoría de consultas fue de información de los servicios que se prestan en la Institución.

Tabla 1

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No. Principales Consultas/Solicitudes de información

Detalle Total Recibidas Total Resueltas Total Resueltas (%)

1 Información 26 26 100,00% 2 Trato a los Usuarios 2 2 100,00% 3 Calidad del Servicio 20 20 100,00% 4 Instalaciones 5 5 100,00% 5 Otras 19 19 100,00%

2. Inconformidades: Se incluyen las quejas reportadas por

usuarios sobre los servicios/productos que presta la institución.

Tabla 2

No. Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Detalle Resueltas En Proceso Total Recibidas

1 Información 8 0 8 2 Trato a los Usuarios 16 0 16 3 Calidad del Servicio 12 0 12 4 Instalaciones 5 0 5 5 Otras 6 0 6

Total 47 0,00% 47

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Tabla 3

No. Principales Inconformidades presentadas por Usuarios

Detalle Términos Absolutos

Resueltas En Proceso Total Recibidas 1 Horario de atención 2 0 2 2 Filas Largas 2 0 2 3 Atraso en trámites de documento 1 0 1 4 Falta de Información 4 0 4 5 Atraso en la corrección 3 0 3 6 Mal trato al usuario 16 0 16 7 Prestación del servicio ineficiente 4 0 4 9 Instalaciones 5 0 5 11 ***Otros 10 0 10

Total 47 0 47

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3. Unidades organizacionales: Se

incluye la información de las principales unidades organizacionales que originan las inconformidades de usuarios. Es importante, aclarar que sólo se

incluyen las quejas que generaron un expediente; las que se solucionaron en forma inmediata se incluyen en la tabla No. 1.

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Tabla 4

No.

Principales unidades organizacionales que originan las inconformidades

Unidad Organizacional Total Inconformidades

Total Inconformidades

(%) 1 Dirección Serv. Registrales 1 2,13% 2 Archivo 0 0,00% 3 Placas 3 6,38% 4 Diario de Inmuebles 2 4,26% 5 Diario de Mueble 1 2,13% 6 Tomos Inmueble 0 0,00% 7 Plataforma de Servicios 5 10,64% 8 Certificaciones literales 1 2,13% 9 Registro Inmobiliario 7 14,89% 10 Proyección 1 2,13% 11 Dirección de Regionales 2 4,26% 12 Reconstrucción 0 0,00% 13 Dirección de Prop. Industrial 1 2,13% 14 Marcas de Ganado 0 0,00% 15 Derecho de Autor 0 0,00% 16 Dirección Personas Jurídicas 2 4,26% 17 Asociaciones 1 2,13% 18 Registro Bienes Muebles 2 4,26% 19 Dirección Administrativa 5 10,64% 20 Tesorería 0 0,00% 21 Seguridad 1 2,13% 22 Recursos Humanos 0 0,00% 23 Dirección General 2 4,26% 24 Informática 1 2,13% 25 Fotocopiadora 0 0,00% 26 Contrato de Limpieza 0 0,00% 27 ASOREN (Contrato Varios) 1 2,13% 28 Contrato de Timbres 7 14,89%

29 Contrato Información y Orientación 1 2,13%

Total 47 100,00%

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4. Mejoras percibidas: Se refiere a los servicios o productos que han disminuido el

volumen de inconformidades los datos correspondientes a los años 2010 y 2011 (los datos corresponden a la cantidad de inconformidades presentadas de servicios por departamentos)

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Tabla 5

No. Servicios o Productos que a disminuido el volumen de inconformidades

Unidad Organizacional Total

Inconformidades 2010

Total Inconformidades

2011

Total

Inconformidades (%)

1 Dirección Servicios Registrales 1 1 0,0% 2 Archivo 1 0 100,0% 3 Placas 6 3 603,0% 4 Diario de Inmuebles 0 2 2,0% 5 Diario de Mueble 3 1 301,0% 6 Tomos Inmueble 1 0 100,0% 7 Plataforma de Servicios 5 5 505,0% 8 Certificaciones literales 3 1 301,0% 9 Registro Inmobiliario 12 7 1207,0% 10 Proyección Instituciones 0 1 1,0% 11 Dirección de Regionales 0 2 2,0% 12 Reconstrucción 4 0 400,0% 13 Dirección de Prop. Industrial 2 1 201,0% 14 Marcas de Ganado 2 0 200,0% 15 Derecho de Autor 1 0 100,0% 16 Dirección Personas Jurídicas 2 2 202,0% 17 Asociaciones 1 1 101,0% 18 Registro Bienes Muebles 3 2 302,0% 19 Dirección administrativa 5 5 505,0% 20 Tesorería 1 0 100,0% 21 Seguridad 1 1 101,0% 22 Recursos Humanos 1 0 100,0% 23 Dirección General 6 2 602,0% 24 Informática 1 1 101,0% 25 Fotocopiadora 2 0 200,0% 26 Contrato de Limpieza 1 0 100,0% 27 ASOREN (Varios) 1 1 101,0% 28 Contrato de Timbres 3 7 307,0% 29 Contrato Información 6 1 601,0%

Total 75 47 7446,00%

38

5. Distribución de usuarios: Se

incluye cada una de las quejas o sugerencias de los servicios o

productos estratégicos que brindó la Institución en el año 2010 y 2011.

Tabla 6

No.

Servicios o productos que han disminuido el volumen de inconformidades

Detalle Total

inconformidades recibidas 2010

Total inconformidades

recibidas 2011 Variación

1 Información 1 8 700,00%

2 Calidad de la información 7 0 -100,00%

3 Trato a los Usuarios 18 16 -11,11% 4 Calidad del Servicio 40 12 -70,00% 5 Instalaciones 6 5 -16,67% 6 Otras 3 6 100,00%

TOTAL 75 47

39

Tabla 7

No. Distribución de usuarios por servicio/producto

Detalle servicio/producto Usuarios 2010

Usuarios 2011

Variación

1 Horario de atención 5 2 -60,00% 2 Filas Largas 5 2 -60,00% 3 Atraso en trámites de documento 4 1 -75,00% 4 Falta de Información 12 4 -66,67% 5 Atraso en la corrección 2 3 50,00% 6 Mal trato al usuario 18 16 -11,11% 7 Prestación del servicio ineficiente 15 4 -73,33%

10 Tarifas alta de timbres 1 0 -100,00% 12 Instalaciones 6 5 -16,67% 14 Cancelación de planos 3 0 -100,00% 15 ***Otros 4 10 150,00%

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Aspectos a mejorar De acuerdo con la información recabada sobre la percepción de los usuarios los principales aspectos que se deben mejorar en la prestación de los servicios o productos institucionales son: 1. El trato a nuestros usuarios.

2. La percepción del usuario sobre

los servicios brindados.

3. El servicio que brindan los funcionarios del Contrato de Información y Orientación.

4. Mejorar los espacios físicos donde

se atiende al público.

Recomendación a las autoridades superiores:

1. Según las encuestas a nuestros

usuarios o clientes consideran que el servicio es rápido pero en

algunos casos el trato hacia el usuario es indiferente.

2. Son constantes las inconformidades que se presentan por la falta de rotulación de la Institución y por los constantes cambios de oficinas por lo cual ya se ha comunicado dicha situación con el fin de que a la mayor brevedad posible se corrija.

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DEPARTAMENTO DE PROYECCION INSTITUCIONAL

NATURALEZA JURIDICA Creada por el proceso de Reorganización del Registro Nacional, aprobado y reformado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, en la Sesión Extraordinaria no. 58-97 celebrada el 30 de octubre de 1997, y avalada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante oficio DVMH-036-08 de 26 de febrero del 2008. Así mismo, mediante oficio DGRN-1435-2011 del 24 de noviembre del 2011, se da por aprobada la reorganización del departamento, la cual se orina a raíz de que se incorporan nuevos objetivos estratégicos. Con la reorganización se crean nuevos subprocesos y se ajustan los existentes con el fin de que la estructura le permita cumplir con las nuevas objetivos asignados. OBJETIVO GENERAL Desarrollar, producir e implementar la acción estratégica de proyección institucional con el fin de influir en los públicos con los que converge la institución, producir efecto en sus conocimientos, actitudes, opiniones y conducta, de manera que se conforme una imagen favorable de la institución, identificación del recurso humano, una comunicación efectiva y oficial tal y como lo establecen los objetivos institucionales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contribuir en la toma de decisiones estratégicas para el buen funcionamiento de la institución y mejoramiento de la imagen institucional. Desarrollar e implementar en la institución el Plan anual estratégico de la información, que se desarrolle en forma paralela e integral a los procesos de desarrollo organizacional. Promover la institución externamente por medio de campanas de comunicación, publicidad y mercadeo y mantenimiento de la línea de estilo institucional. Establecer canales internos de comunicación que contribuyan a mejorar la comunicación entre la administración y los funcionarios. Promover la institución social y culturalmente propiciando un importante intercambio y cooperación abierta al servicio de la sociedad. Llevar a cabo y dar apoyo a acciones y actividades que contribuyan con el cumplimiento de la responsabilidad social y ambiental de la institución. Mantener una adecuada presencia de la institución en medios electrónicos, digitales y sociales de cara a los usuarios. Llevar a cabo el proceso de investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios, nuevas oportunidades de negocio y nuevos nichos de mercado.

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Desarrollar la gestión de relaciones públicas para la generación de alianzas estratégicas con sectores y/o entidades de interés institucional. Implementar estrategia de mercadeo de servicios y productos para coadyuvar con la generación de recursos económicos para la sostenibilidad de la institución. FUNCIONES Asesorar a la Dirección y Subdirección general en materia de su competencia. Transmitir en forma efectiva, oportuna y con calidad sobre la base de los lineamientos superiores, la información sobre órdenes, datos, instrucciones, informes y pautas de trabajo en general, a los funcionarios de la Institución, que permita la realimentación, la evaluación y contribuya en la toma y ejecución de decisiones para el buen funcionamiento de la organización. Divulgar en forma efectiva y oportuna los fundamentos, principios básicos, políticas, objetivos, reglamentos y procedimientos de la organización, con el fin de motivar su cumplimiento y propiciar la interrelación de los funcionarios hacia el logro de los objetivos institucionales. Informar con oportunidad y calidad sobre los procesos de modernización, aspectos reglamentarios, materia registral y asuntos de interés, para que la población costarricense apoye el desarrollo de la institución y se identifique con la ejecución de los proyectos y avances institucionales.

Elaborar e implementar el Plan Estratégico de la Información Institucional con base en las evaluaciones periódicas de su funcionamiento e impacto, a fin de que la comunicación se realice en forma paralela e integral y facilite el desarrollo de la Institución. Diseñar y producir con calidad y oportunidad, el material audiovisual e impreso con base en plataformas publicitarias desarrolladas, con el fin de respaldar y obtener los materiales que complementan las labores de la gestión sustantiva, imagen institucional, etc. Formular el presupuesto del Plan estratégico de comunicación institucional, con base en la programación operativa anual, políticas institucionales y las pautas normativas establecidas para la presupuestación, a fin de asignar a las diferentes áreas que conforman el Registro Nacional, los recursos necesarios que les permita desarrollar estrategias de información en forma eficiente y eficaz. Analizar periódicamente con los registros y jefaturas respectivas, el desarrollo y la ejecución de acciones de su ámbito de responsabilidad, a fin de precisar la necesidad de correcciones y de hacer los ajustes respectivos. Plantificar y desarrollar actividades institucionales generales y/o específicas de cada área del registro, llevando a cabo la coordinación necesaria con funcionarios y/o instituciones externas. Así como tener presencia del Registro Nacional en actividades de interés

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Contribuir con el desarrollo de proyectos institucionales que se requieran. Asesorar y capacitar a los funcionarios de la institución sobre la proyección de sus áreas, acorde con las políticas institucionales. Coordinar con las diferentes instancias del Registro Nacional la formulación, seguimiento y ejecución del presupuesto destinado a la comunicación y proyección de sus áreas. ACCIONES ESTRATÉGICAS EMPRENDIDAS Y LOGROS ALVANZADOS El Departamento de Proyección Institucional en su cuarto año de creación, ha logrado desarrollar el trabajo correspondiente a Mercadeo Estratégico, Comunicación y prensa, Desarrollo Creativo, Artes Gráficas y Promoción Sociocultural de forma efectiva con trabajos de alta calidad. Programa de Identidad Corporativa El lanzamiento de la nueva marca del Registro Nacional en setiembre para funcionarios y en diciembre del 2010 para la ciudadanía en general, fue seguida por una estrategia de interiorización y fortalecimiento del cambio. Esta estrategia incluyó una campaña interna digital y física, y elementos de merchandising aplicados estratégicamente en la sede central. Este acompañamiento busco que los funcionarios interiorizaran el cambio, se identificaran con la nueva imagen

gráfica de la institución y la adoptaran como parte de su vida laboral. Se elaboró además, un plan de acción para la implementación del Manual de Identidad Corporativa en todos sus extremos, con la creación de circulares, manuales, guías de aplicación y políticas de comunicación. Y el acompañamiento y supervisión del mantenimiento de la línea tanto interna como externamente. Y externamente pretendió que los ciudadanos reconocieran e identificaran paulatinamente la nueva marca Registro al verla en los diferentes elementos de contacto entre la institución y los ciudadanos.

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Aplicación del Merchandising en la oficina regional de Paseo Colón Se trabajó en la aplicación de la identidad gráfica institucional (merchandising) en la primera sede regional en Paseo Colón, la que se denominó “Regional Modelo”. El departamento de Proyección Institucional llevó a cabo la asesoría y el acompañamiento a la Dirección de Oficinas Regionales a lo largo de todo el proceso. Este consistió en incorporar todos los aspectos de entorno y la aplicación de los lineamientos del manual de identidad corporativa. En este proyecto se logró crear y

ejecutar la aplicación de colores institucionales, presencia de marca, propuesta de una señalización estratégica con las normas de estándares en colores, tamaños y las diferentes clasificaciones como ornamentales, direccionales y de confirmación. Este importante proyecto ha contribuido a obtener una aceptación y logro de la percepción positiva que tienen los usuarios como valor agregado el buen servicio que se le brinda.

Campaña interna del Registro Inmobiliario, para la unión del Registro de Bienes Inmuebles y Catastro Nacional. Implementación de una campaña interna en el mes de febrero del 2011, para los funcionarios del Registro Inmobiliario con el fin de dar a conocer nuevos proyectos, retos y logros que trae como beneficio la creación del Registro Inmobiliario.

Piezas de la campaña interna.

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Evento Registro Aeronáutico

Desarrollo e implementación de imagen, protocolo y colaboración a la dirección de Bienes Muebles para la organización del evento para la presentación oficinal del traslado oficinal del Registro Aeronáutico al Registro Nacional, en el que se logró contar con la presencia de 250 personas que pudieron conocer esta nueva oficina institucional. Celebración Día Internacional de la Mujer El día 11 de marzo se realiza la actividad, para conmemorar el día internacional de la mujer para todas las funcionarias del Registro Nacional. Se contó con la participación del cantautor Duvalier y de la señora Ana Iztarú quien tuvo a su cargo un monólogo.

Administración e implementación de estrategias de comunicación para el portal institucional de servicios www.rnpdigital.com Se realizó el mantenimiento, actualización e incorporación de documentos y demás elementos de comunicación e información en el sitio web en su sección informativa. Se elaboró e implementó la estrategia de reactivación de rnpdigital.com dirigida al público en general, al cliente interno, entidades con convenio y a las entidades receptoras. Cartas personalizadas, correos informativos, avisos en prensa escrita, capacitaciones, boletines digitales. Con esta importante labor hoy podemos contar con una gran cantidad de usuarios del este sistema

maximizando la tecnología digital que ofrece el Registro Nacional para la simplificación de trámites. Inauguración de la Regional de Paseo Colón (Regional Modelo) Con mucho éxito se organizó y se llevó a cabo el evento de inauguración de la de la primera regional modelo del Registro Nacional en Paseo Colon. En ese evento se contó con la presencia de importantes autoridades y de instituciones públicas y del sector privado, quienes agradecieron al Registro Nacional por este logro que se pone al servicios de un importante sector comercial y económico de la capital.

Lic. Hernando París, Licda. Vera Montero, Lic. Dagoberto Sibaja, corte de cinta.

Nueva Regional Paseo Colón. Día del Funcionario Público En el marco de las celebraciones del Día del Funcionario Público, el día 30 de mayo y bajo el lema: “Abanderados de la Función Pública”, se realiza una

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actividad, con el propósito de destacar la trayectoria que cumplen hombres y mujeres dentro del Servicio Civil. El evento tuvo lugar en el Auditorio Institucional bajo la conducción del señor Mauricio Hoffman, con la participación de más de 50o funcionarios, quienes tuvieron la oportunidad de disfrutar de las ocurrencias de la comediante Marcia Saborío y disfrutar del cantautor Humberto Vargas. También como parte del evento la Rondalla de la Fuerza Pública, se presentó en la Rotonda Central y como cierre de la actividad se jugó un partido amistoso entre el Registro Nacional y el Servicio Civil.

Partido amistoso entre el Registro Nacional y el Servicio Civil.

Presentación de la comediante Marcia Saborío.

Organización y celebración del día mundial de la propiedad intelectual

En el mes de junio en coordinación con la Dirección General, los Registros de Propiedad Industrial y Derecho de Autor y Conexos, y con la colaboración de la Municipalidad de Cartago, se realizó el día mundial de la propiedad intelectual a la población cartaginesa. En este evento se expusieron los diferentes temas que dieron origen al nacimiento del derecho de la propiedad intelectual y su evolución por el paso de la humanidad, y se contó con la participación de varios cantautores costarricenses. Se logró atender a más 300 estudiantes, a quienes se les dio capacitación en materia de propiedad intelectual y se les realizó un recorrido a través de la historia. Los participantes fueron: Colegio Vocacional de Artes y Oficios de Cartago y las escuelas Ascensión Esquivel, Jesús Jiménez, Julián Volio y Winston Churchill.

Algunos estudiantes en su recorrido, por el evento.

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Banner de la campaña del día de la Propiedad Intelectual. Apoyo a Comisiones institucionales Se realizó un diagnostico de todas las comisiones institucionales en las que se destacan funciones, proyectos, objetivos y metas con el fin de brindar apoyo y acompañamiento en las diferentes actividades. Por segundo año consecutivo y en el tema de responsabilidad social, se logro junto a la Comisión de Gestión ambiental el donativo a una institución de bien social PANARE, gracias a la recolección del papel de reciclaje.

Momento de la entrega por parte de la Comisión de Gestión Ambiental a los representantes de PANARE

Se logró posicionar la función de cada comisión mediante la implementación y diseño de comunicados, con una línea de imagen personalizada de acuerdo a su razón de ser. A solicitud de la Junta Administrativa se logró implementar una serie de disposiciones para el desarrollo de eventos institucionales impulsados por las comisiones, con el fin de evitar el traslape de actividades y de afectar el buen funcionamiento institucional. Lo que permitió evitar quejas por parte de los usuarios y mantener estándares de calidad en los eventos. IV Encuentro Notariado Americano y XX Jornada Notarial Costarricense 2011 Durante los días 29, 30 de junio y 1 de julio, se llevó a cabo el importante Encuentro Notarial. En conjunto con el Instituto Costarricense de Derecho Notarial (ICODEN), la Dirección Nacional de Notariado y la Unión Internacional de Notariado Latino, se realizó este evento en el Auditorio Institucional. Como parte de la ejecución del evento se coordinaron las cartas informativas de primer contacto, invitaciones, convocatoria, material de comunicación, programa de mano y la estrategia de publicidad. Se contó con la presencia de más de 10 expositores internacionales y con más de 150 asistentes.

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Imagen del evento. Inauguración del Edificio de Archivo Central Este evento se llevó a cabo el día 13 de Julio del 2011, con la participación de autoridades del Registro Nacional, del Ministerio de Justicia y Paz y del Archivo Nacional, esta edificación resguarda documentación de gran importancia y valor para nuestra Institución. Con este evento, se logró dar a conocer a la población nacional el compromiso que tiene nuestra institución de la conservación de documentos.

Lic. Dagoberto Sibaja, Licda. Wendy Martínez, Lic. Hernando París, corte de cinta.

Nuevo edificio de Archivo Central del Registro Nacional.

Elaboración e implementación la Escala de Identificación institucional Considerando que los incentivos son en esencia, instrumentos que se constituyen en herramientas efectivas para estimular el comportamiento individual y colectivo de los colaboradores y son una parte importante parte incrementar el grado de identidad de los colaboradores para con la organización, se realizo e implementó el programa de reconocimientos para funcionarios del Registro nacional basado en una “Escala de Identificación” de acuerdo a los años de labor en la institución.

Para estos se utilizó la categorización de las gemas en semejanza con la cantidad de años laborados por el servidor: funcionario diamante-35 años o más de servicio; Rubí-30 años; Zafiro-25 años; Esmeralda-20 años y Amatista-15 años. Los reconocimientos se entregan en el acto oficial de celebración del día del funcionario registral en setiembre de cada año.

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IV Jornada de Derecho Registral 2011 Se realizó la organización logística de la IV Jornada Registral, la cual fue coordinada de forma conjunta con los Registros de Propiedad Industrial, Inmobiliario, Personas Jurídicas y Bienes Muebles. Se contó con la participación de funcionarios internos, abogados, y funcionarios de instituciones. Se llevó a cabo los días 4,5 y 6 de Octubre. REGIS-TELETON (primera teletón en el Registro Nacional). El departamento de Proyección Institucional lanzó una campaña en el mes de noviembre del 21011, denominada “un rojo por la vida”, motivando a todos los colaboradores de la Institución a donar ¢1000 para la Teletón. Con la contribución y colaboración del Sindicato de Trabajadores SITRARENA, y de los miembros de algunas comisiones se unieron esfuerzos para organizar por primera vez una exitosa mini teletón institucional y recaudar entre todos los funcionarios de sede central y oficinas regionales una suma simbólica como gesto de apoyo para los niños y niñas de cuidados especiales del Hospital Nacional de Niños. La suma proyectada fue de ¢1.000.000,00 y gracias al apoyo de todos fue sobrepasada con un monto de ¢1.809.516,75. Un comité representativo se hizo presente en el evento Teletón para la entrega respetiva, esta actividad se enmarca en los esfuerzos de responsabilidad social que realiza de la institución.

Afiche de la campaña “Dona un rojo por la vida”, Registeletón 2011 Inauguración del nuevo Edificio de Propiedad Intelectual El día 26 de Enero del 2012 se realizó la inauguración del nuevo edificio de Propiedad Intelectual, uno de los más modernos de nuestro país. Se contó con la presencia de la señora Presidenta de la República Laura Chinchilla Miranda, así como con otras autoridades. Este es un logro, por el respeto a la propiedad intelectual y su importancia en el desarrollo de la sociedad costarricense. El evento se llevo a cabo con la participación de funcionarios, usuarios, medios de comunicación, miembros de la Comisión Interinstitucional de Propiedad

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Intelectual, miembros del Consorcio de la Academia Nacional Propiedad Intelectual, entidades de gestión, entre muchos otros invitados. Además, de los emotivos discursos de la mesa principal la señora presidenta hizo un recorrido por el edificio donde pudo conocer los procesos y las condiciones actuales de los registros de Derechos de Autor y de Propiedad Intelectual.

Lic. Dagoberto Sibaja, Presidenta de la República señora Laura Chinchilla, Lic. Hernando París, corte de cinta

Fachada del nuevo edificio de Propiedad Intelectual

Navidad Registral El día 1 de Diciembre se da por inaugurada de manera oficial la navidad registral. Un evento ya tradicional en nuestra institución que sirve de unión y motivación para los todos los colaboradores. Para este día se contó con la presentación del Coro Maravilloso del director Carlos Guzmán y se brindó un refrigerio a los presentes. El día 9 de Diciembre los funcionarios pudieron compartir en familia de la actividad Cirko Vivo, que a través de sus escenas transmiten un mensaje de sana diversión. Un total de 600 personas pudieron disfrutar de las dos funciones colaboradores acompañados de sus hijos se mostraron agradecidos y fortalecieron el compromiso que tiene con la institución y con la grana familia registral a la que pertenecen.

Presentación “Cirko Vivo” Campaña “Nuevas placas de automotores” Durante el mes de diciembre 2011 y enero 2012 se desarrolló e implementó la campaña informativa sobre las nuevas placas para automotores, en la que se incluye el cambio e las placas metálicas con

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nuevos dispositivos de seguridad y la incorporación de la tercera placa (sticker para parabrisas), para estos efectos se realizaron publicaciones en prensa escrita y cuñas radiales, así mismo, se realizó la gestión de prensa y relaciones públicas que dio como resultado el tratamiento del tema en diferentes medios de comunicación escrita, radial y televisiva.

Pieza Publicitaria para prensa Campaña placas alfanumérica En el mes de febrero 2012 cambia el sistema de numeración de las placas y se incorpora el sistema de placas alfanuméricas. Una combinación de 3 letras consonantes y 3 número, por lo que se realiza la gestión de prensa y la estrategia publicitaria para dar a conocer el cambio y ofrecer la posibilidad de que los con vehículos por inscribir pudieran realizar la reserva de placas, que consiste en elegir la combinación de letras y números deseados.

Campaña lanzamiento del Certificado Inmobiliario Se llevo a cabo en prensa escrita, radio y medio digitales la campaña del nuevo servicio del Registro Nacional el “Certificado Inmobiliario” que se emiten para las zonas declaradas como zonas catastradas de algunos cantones de la provincia de Heredia. Campaña Integral de Servicios del Registro Nacional Mediante acuerdo Firme J526, de la Sesión Ordinaria No.50-2011 la Junta Administrativa aprobó la Campaña integral de Servicios del Registro Nacional. Esta campaña tenía dos públicos meta: Público interno con el fin de fomentar el Servicio al Cliente con el concepto de “Más que documentos, en el Registro Nacional trabajamos con los sueños, esfuerzos, metas, ilusiones… de las personas”, esta campaña interna fue altamente exitosa, inicio con una activación que consistió en la entrega de globos con mensajes de servicio al cliente y se mantuvo con descansos de pantalla, gráficas de pared, afiches y boletines digitales. Así como, actividades y esfuerzos de acompañamiento, monitoreo y mantenimiento.

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Público externo y tiene como objetivo informar a la ciudadanía sobre los servicios y productos del Registro Nacional así como de las principales actividades del quehacer institucional. La campaña externa consta de 4 etapas la primera etapa está orientada a la promoción de la actividad registral de los registros (inmobiliario, Muebles, Personas Jurídicas).

La segunda etapa consta de una serie de spots de radio y televisión de 30 segundos, así como, anuncios publicitarios impresos y digitales para diferentes medios, todos con el propósito de cultivar una cultura de respeto de la propiedad intelectual. Por medio de testimoniales de figuras destacadas del ámbito nacional, se presentan como ejemplo y lanzan un reto al espectador para que proteja su propiedad y respete la propiedad intelectual de otros. En el caso de Derechos de autor se trabajo con doña Flora de Echandi “Tía Florita”, por el género literario; la Media Docena por el género de producción cinematográfico; Humberto Vargas, por el género musical de cantautor e intérprete y una pintora representante de los artistas plásticos, tratando siempre de representar distintos sectores de interés.

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Por parte de Propiedad Industrial estrategia fue identificar representantes de distintos sectores por lo que se trabajo una versión con el ICAFE por la indicación geográfica Café de Costa Rica, así como su marca comercial y con CORBANA por la indicación Banano de Costa Rica. Por su parte se hizo una versión de marca comercial de productos naturales ANMEP, elaborados de manera artesanal por un grupo de señoras de Poás de Alajuela que representan perfectamente la diferenciación que una marca comercial registrada puede hacer de sus productos en el mercado.

Como tercera etapa se proyecta la realización de una serie de fascículos

registrales por medio de los cuales se detallaran los principales términos, procesos, servicios, productos del Registro Nacional, así como, temas relacionados con la materia sustantiva de cada uno de los registros, elaborados de forma coloquial con el fin de que sean de fácil entendimiento para la ciudadanía en general y fomentar así el conocimiento e interés sobre la institución. La última etapa de la campaña consiste en estrategias complementarias de lanzamiento, acompañamiento y mantenimiento de los distintos productos y servicios que ofrece la institución por los diferentes medios presenciales, digitales, telefónicos, asesorías, entre otros. Esta etapa es permanente en el tiempo y se las estrategias son específicas para cada uno e los servicios y productos pero enlazados en la estrategia integral con el fin mantener la línea gráfica, el estilo de la comunicación, medios, etc. El trabajo realizado con esta campaña integral requirió de investigación, conceptualización, relaciones públicas, acuerdos con los artistas e instituciones involucrados, creatividad, producción, plan de medios, plan de pauta, prensa, publicity, monitoreo y control de los esfuerzos realizados. Pasantía al Centro Nacional de Registros de El Salvador En enero del 2011 el Registro Nacional asumió el reto que por Ley le fue asignado del traslado del Instituto Geográfico Nacional de Costa Rica al Registro Nacional, por esta razón la

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Junta Administrativa mediante acuerdo J.170 resolvió que una delegación conformada por miembros de Junta, funcionarios del Registro Nacional y funcionarios del Instituto Geográfico Nacional, realizaran una pasantía a el Centro Nacional de Registros de El Salvador con el fin de conocer la experiencia del Instituto Geográfico del Catastro Nacional y del área de comercialización, producción y generación de servicios. Como parte de esta delegación un representante del Depto. De Proyección Institucional realizó con éxito la pasantía en la cual se abordaron 9 objetivos específicos entre los que destacan para efecto de la labor del departamento los siguientes:

Conocer la estructura orgánica que da sustento a las funciones desarrolladas por el Instituto Geográfico de Catastro Nacional.

Obtener información sobre la

forma de generación de productos nuevos y las estrategias de distribución, comercialización y venta de los productos en el mercado.

Obtener información de los

mecanismos definidos para la producción de los productos generados por el Instituto.

Modelo aplicado en el

establecimiento y la actualización de costos asociados a los productos cartográficos, geodésicos y catastrales.

Apoyo logístico a los diferentes registros. Se brindó apoyo logístico en las diferentes actividades de capacitación que se impartieron en las instalaciones del Registro Nacional con el fin de contribuir y divulgar la importancia de la cultura del respecto de la Propiedad Intelectual. Medios informativos institucionales

Cada una de las actividades, campañas y eventos lleva un acompañamiento de prensa, comunicación y publicity orientados a la consecución de los objetivos del Registro Nacional. De esta forma el Registro Nacional se acerca a sus usuarios y abre canales de comunicación e información indispensables para el mantenimiento de una adecuada imagen e identidad institucional con sus públicos. Se mantienen así medios institucionales dirigidos a distintos públicos de interés, entre los cuales destacan el boletín interno Entre Tomos, la revista Materia Registral, Boletín digital interno Notiregistro, boletín digital externo Inforegistro y boletines de prensa, entre otros.

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Artes gráficas Debido al traslado del Instituto Geográfico Nacional, el taller de impresión de mapas offset pasó a formar parte del taller de producción gráfica del registro Nacional en enero del 2011. Debido a eso se realizó un diagnóstico y una proyección de tiempos y esfuerzos para realizar el traslado de los equipos, materiales y personal, como un proyecto para el 2012. Así mismo, se realizó y presentó a la administración un análisis de viabilidad de seguir imprimiendo los productos que vende el área de servicios registrales con las mismas características que han tenido y los riesgos que representa. Además en el Taller de Producción Gráfica del Registro Nacional se realizo la impresión de más de 1 millón de boletas para servicios y formularios de requisitos de trámites y servicios y 3000 impresos digitales, entre ellos tarjetas de presentación, afiches, certificados, folletos. Así como, el la actualización del diseño de las boletas institucionales.

EXPOSICIONES ARTÍSTICO-CULTURALES Con el fin de cumplir con la política institucional de efectuar actividades de responsabilidad social y programas orientados a contribuir con el desarrollo social y cultural, orientadas no solo hacia los funcionarios, sino también a los usuarios que frecuentan los servicios, y buscando el rescate de las tradiciones y los valores patrióticos en el año 2011 se realizaron las siguientes actividades: 30 de mayo Día del funcionario Público Se realizó para esta fecha una exposición sobre la Mención de Oro, en el Premio de la Categoría de Prácticas Promisorias en la Gestión Pública, que recibió, por el nuevo proyecto informático para el Departamento de Placas del Registro Nacional en el 2010. Esta exposición se instalo en el área de exposición itinerante del edificio principal de la sede central.

Documentación que detalla el proyecto de Placas

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Presea y certificado 18 de octubre del 2011 Se realizó una exposición de pinturas realizadas por los funcionarios titulada “Talento Artístico Institucional”.

Biblioteca Jurídica

La Biblioteca Jurídica como centro de información en materia registral utiliza todo el material producido por las diferentes instancias de la Institución (artículos de la revista Materia Registral, circulares, criterios, etc.) y legislación registral atinente, en formato digital. Una de las tareas más importantes y de carácter permanente en la biblioteca es la continuidad de labores técnicas, (procesamiento técnico de la información para la alimentación de sus bases de datos BIJUC, CRIJUR Y LEY). Además la biblioteca ha continuado entre sus acciones con el fortalecimiento de la prestación de sus servicios en forma digital, al usuario institucional, con la utilización del correo electrónico, con el envío de leyes, decretos, acuerdos, etc., publicadas en la Gaceta y Boletín Judicial. A continuación un de alle de la labor de este periodo:

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CUADRO 1 PROMEDIO MENSUAL DE LOS USUARIOS QUE REQUIRIERON DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2011 Mes

Tipo ________ Externos

de _______ Externos

e-mail

usuarios ________

Internos

_______ Internos

e-mail

Total Días Hábiles

Promedio Diario

Enero 140 56 37 47 280 16 17.5

Febrero 149 41 35 47 272 20 13.6

Marzo 179 50 47 28 304 22 13.8

Abril 166 51 23 23 263 15 17.5

Mayo 251 70 41 56 418 22 19

Junio 198 43 46 33 320 22 14.5

Julio 147 65 32 78 322 20 16.1

Agosto 157 53 38 49 297 21 14.14

Setiembre 129 80 28 57 294 20 14.7

Octubre 152 69 42 106 369 20 18.45

Noviembre 170 53 27 35 285 22 12.95

Diciembre 98 32 27 16 173 12 14.41

TOTAL 1936 663 423 575 3597 232

Fuente: Control mensual de los usuarios que requirieron de los servicios de la biblioteca jurídica.

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GRÁFICO 1 TIPO DE USUARIO QUE REQUIRIÓ DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA

EN EL 2011

0%

Tipo de usuario que requirió de los servicios de la Biblioteca

en el 2000 2599

998

EXTERNOS

INTERNOS

Con un servicio eficiente en el año 2011 se atendieron 3597 usuarios.

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CUADRO 2 CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO

SOLICITADAS EN LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2011

2010/ MES

EMAIL INTERNO (IRR) RECIBIDO Y RESPONDIDO

EMAIL EXTERNO (ERR) RECIBIDO Y RESPONDIDO

EMAIL EXTERNO (ES) SOLICITADO POR LA BTECA

EMAIL INTERNO (IE) ENVIADO POR LA BTECA

EMAIL EXTERNO (EE) ENVIADO POR LA BTECA

TOTAL

ENERO 47 56 0 0 0 103

FEBRERO 44 41 0 3 0 88

MARZO 28 50 0 0 0 78

ABRIL 21 51 0 2 0 74

MAYO 49 70 0 6 1 126

JUNIO 33 43 0 3 0 79

JULIO 50 63 2 28 0 143

AGOSTO 27 53 0 22 0 102

SET 34 78 2 23 0 137

OCT 84 64 1 22 4 175

NOV 32 51 0 3 2 88

DIC 20 26 0 6 0 52

TOTAL 469 678 3 118 7 1245

Fuente: Control mensual de los usuarios que requirieron de los servicios de la biblioteca jurídica.

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GRÁFICO 2 CONTROL MENSUAL DE CONSULTAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO SOLICITADAS EN

LA BIBLIOTECA JURÍDICA DURANTE EL AÑO 2010

Email IRR Email ERR Email ES Email IE Email EE469 678 3 118 7

469

678

3

1187

Email IRREmail ERR

Email ESEmail IE

Email EE

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Email IRR Email ERR Email ES Email IE Email EE

TIPOS DE EMAIL

TIPOS DE EMAIL

CUADRO 3 CONTROL MENSUAL DEL MATERIAL PRESTADO A LOS USUARIOS QUE VISITARON LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN EL 2011

Tipo de material prestado a los usuarios

Mes Monografías

Publicac. Periódicas

Gacetas

Mat. de Archivo Vertical

Miscelánea

Circu- lares

Fotoco- pias

Doc. digitales

Total

Enero 18 1 75 0 0 15 0 236 345 Febrero 21 4 92 0 0 5 1 312 435 Marzo 55 7 120 0 2 19 0 286 489 Abril 27 1 96 0 0 58 0 147 329 Mayo 32 1 187 0 0 23 0 251 494 Junio 54 1 134 0 0 21 0 257 467 Julio 24 2 133 0 0 22 7 285 473 Agosto 31 4 140 0 1 31 3 292 502 Setiembre 22 2 113 0 0 8 3 191 339 Octubre 29 1 126 0 0 6 7 327 496 Noviembre 18 0 111 0 1 19 1 190 340 Diciembre 26 0 55 0 0 6 0 0 87 TOTAL 357 24 1382 0 4 233 22 2774 4796

Fuente: Boletas de préstamo

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En el año 2011, se prestó un total de 4796 documentos, denotándose que el material más utilizado fue envío de documentos en digital, (2774 documentos).

GRÁFICO 3 TIPO DE MATERIAL PRESTADO A LOS USUARIOS EN EL 2010

Gacetas Material Archivo VerticalMiselánea Circulares Doc.Digitales Fotocopias

1382 0 4 233 2774 22

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

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CUADRO 4 PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A SALA O A DOMIILIO Y ENVIO

DE MATERIAL DIGITAL, A LOS USUARIOS QUE FRECUENTAN LA BIBLIOTECA JURÍDICA EN 2011

Mes Préstamo de

Domicilio*

material Sala

Total

Enero 251 94 345 Febrero 334 101 435 Marzo 327 162 489 Abril 165 164 329 Mayo 289 206 494 Junio 299 168 467 Julio 305 168 473 Agosto 321 181 502 Setiembre 204 135 339 Octubre 353 143 496 Noviembre 12 328 340 Diciembre 19 6 25 Total 2879 1856 4735 Fuente: Boletas de préstamo * Se incluyen los documentos digitales enviados a través de correo electrónico

El préstamo a domicilio es un servicio

exclusivo para los funcionarios

internos de todas las instancias que

conforman el Registro Nacional.

La Biblioteca Jurídica les ha servido

de soporte bibliográfico para resolver

aspectos propios de sus funciones,

como para los que están estudiando

derecho y haciendo la especialidad en

notarial y registral en las diferentes

universidades del país

GRÁFICO 4

PRÉSTAMO DE MATERIAL A SALA Y A DOMICILIO EN EL 2011

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COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES NACIONALES

Al ser el tema de la comunicación y proyección de la institución algo que involucra a todos los registros y departamentos, Proyección Institucional mantiene una diaria comunicación con las direcciones, departamentos, procesos, regionales, etc. y conforma de forma permanente y activa las distintas comisiones y comités institucionales: Comisión Institucional en Materia de Discapacidad (CIMAD) Comisión de Gestión Ambiental Comité Proyecto Portal de servicios Digitales rnpdigital.com Comité traslado del Instituto Geográfico Nacional Comisión Institucional de Valores. Comité de Emergencias. Comisión de Salud Ocupacional Así mismo, sirve como asesor y colaborador en las comisiones en las cuales no forma parte en su conformación oficial. ENTIDADES EXTERNAS

Medios de comunicación social ICODEN Colegio de Ingenieros

Topógrafos Ministerio de Justicia Comisión Interinstitucional de

Propiedad Intelectual

CORBANA ICAFE Museo Nacional Banco de Costa Rica Archivo Nacional

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Por su naturaleza el departamento de Proyección Institucional realiza constantemente una coordinación con diferentes entidades internacionales.

OMPI Centro Nacional de

Registros de El Salvador Comité permanente del

Catastro en Iberoamérica

CAPACITACIONES RECIBIDAS Cursos de actualización profesional para los funcionarios del departamento. Curso de trabajo en equipo ESTADO DE LOS PROYECTOS Traslado del taller de impresión de mapas en Offset del IGN y su incorporación al taller de producción gráfica del Registro nacional. Actualmente, producto del análisis realizado y a la necesidad institucional el taller del IGN se mantendrá físicamente en las instalaciones del MOP, hasta tanto termine la impresión de productos solicitada la cual está programada

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para enero 2013. Al mismo tiempo, la administración está analizando las medidas pertinentes para realizar la venta de los productos en otro soporte así como su reproducción. El personal del IGN, así como, el mantenimiento de equipos, materiales, producción, etc. ya fue asumido. Se tiene proyectado la realización del plan de traslados para el II semestre del 2012, el cual incluye el traslado de los equipos offset en buen estado, el plan de desecho de los equipos obsoletos, la preparación del taller del RN en cuanto a infraestructura, suministro eléctrico, entre otros aspectos. Museo Institucional Se trabajo junto con el área de museos externos del Museo Nacional, Ministerio de Cultura, en el plan de desarrollo del museo institucional y exposiciones itinerantes del Registro Nacional. Se adquirió el espacio físico para la instalación del museo y de las oficinas. Actualmente se está a la espera de contar con Recurso Humano calificado para la implementación del proyecto, sin embargo, con los recursos existentes se hacen actividades, exposiciones, se reciben y custodian documentos y activos con valor histórico orientados a la conformación del museo.

Remodelación de las oficinas Desde su conformación en el 2008, el espacio físico asignado al depto. De Proyección Institucional ha resultado insuficiente. Con el paso del tiempo y la incorporación de nuevos funcionarios, nuevos activos y más funciones el problema se agravo por lo que, recién fue asignado un espacio físico mayor, se está coordinando con el Depto. De Arquitectura para el rediseño de las áreas con el fin de contar con el espacio mínimo requerido para cantidad de funcionarios actuales. Se espera contar con el área rediseñada para el segundo semestre del 2012. Intranet REDGISTRADOS Redgistrados, la red interna que contendrá todos los documentos, normativa, información de interés, galería fotográfica, servicios, campañas, entre otros, será puesta a disposición de los funcionarios en el II semestre del 2012. Este proyecto fue desarrollado en el 2009-2010 sin embargo, debido a la falta de recurso humano y al asumir Proyección Institucional la administración del sitio web rnpdigital.com en su parte informativa, no fue posible lanzar estar herramienta y ponerla a disposición de los usuarios internos. Sin embargo, gracias a que se pudieron hacer gestiones para contar con personal para la administración y actualización de la red se tiene programado su lanzamiento para el II semestre del 2012.

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DIRECCION ADMINISTRATIVA

NATURALEZA JURÍDICA La Dirección Administrativa nace como una necesidad latente de muchos años y que logra concretarse con la Reestructuración institucional del año 1.998. Esta se creó para cumplir un rol de órgano fiscalizador, canalizador y ejecutor de decisiones administrativas en las diversas áreas que, por su funcionalidad, se reagrupan para lograr que trabajen recíprocamente, obteniéndose una mayor eficacia y eficiencia en la prestación del servicio tanto a los funcionarios como a los clientes del Registro Nacional. La Dirección Administrativa depende jerárquicamente de la Dirección General del Registro Nacional como única línea de mando, y por ella se canalizan todas las políticas, directrices y lineamientos que permiten una armonización de las actividades y resoluciones a realizar. OBJETIVO GENERAL Garantizar una adecuada administración de los recursos humanos, financieros y materiales asegurando la optimización y disponibilidad de los mismos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Administrar la gestión de los

departamentos de la Dirección Administrativa.

Supervisar los proyectos programados por la Dirección Administrativa y sus dependencias.

Realizar las funciones propias de

fiscalización de los servicios que se tienen a cargo.

Ejecutar el Plan Anual Operativo

establecido para garantizar el puntual y ordenado aprovisionamiento de recursos materiales y financieros; así como, la disponibilidad de recursos humanos para las áreas que lo requieran.

Coordinar con la Unidad de

Desarrollo Estratégico Institucional la elaboración de los planes anuales y desagregar en acciones las políticas definidas por la Dirección General.

Suministrar a la administración la

información atinente a la evaluación y análisis de los procesos para la toma de decisiones.

ARCHIVO CENTRAL NATURALEZA JURÍDICA

Ley 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos”, en su numeral 41, establece que todas las instituciones deberán contar con un archivo central para la debida conservación y organización de

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sus documentos, lo que implica la obligatoriedad de crear estas unidad administrativas… con este fundamento y en cumplimiento de las potestades conferidas por la ley 5525 “Ley de Planificación Nacional” y los decretos ejecutivos Nº 23323-PLAN y Nº 27073-PLAN, el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, aprueba la creación del Archivo Central del Registro Nacional, según oficio DM-1472-2005. Complementado con el acuerdo JA 81-2010 de la Junta Administrativa del Registro Nacional, publicado en la gaceta 56 del 22 de marzo 2010. El Archivo Central del Registro Nacional es el departamento que centraliza todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución. Está adscrito jerárquicamente a la Dirección Administrativa, es la oficina responsable y encargada de velar por el cumplimiento de las normas archivísticas para toda la documentación producida y recibida en función de las actividades del Registro Nacional. OBJETIVO Centralizar, reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar el acervo documental de la institución; independientemente de su soporte. Asimismo, facilitar los documentos que los usuarios necesitan para su consulta y orientar al personal que labora en los archivos de gestión en cuanto a la organización documental. Además de transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos declarados con valor científico cultural.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Los cambios que se produjeron en el entorno o en el ordenamiento jurídico, durante el período 2011, no afectaron los procesos ni procedimientos del Departamento de Archivo Central ACCIONES EMPRENDIDAS 1. Verificar la implementación del Cuadro de Clasificación Documental en todas las oficinas de los Direcciones y Departamentos del Registro Nacional. 2. Ejecutar Reglamento Archivo Central del Registro Nacional. 3. Fiscalizar el proceso de selección y de eliminación documentos caducos en las oficinas del Registro Nacional que fueron aprobadas en los informes de valoración que emitió la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica. 4. Tramitar ante el Archivo Nacional de Costa Rica la valoración de los 6 formularios: TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS de oficinas, Departamento de Proveeduría, Registro de Bienes Muebles. 5. Asesorar y coordinar el traslado al Archivo Central de los documentos vigentes de las Direcciones y Coordinaciones de cada uno de los Registros de la Institución correspondientes al del periodo 2000 al 2006. 6. Solicitud de compras y emisión de las recomendaciones técnicas de las Compras directas y licitaciones

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tramitadas para equipar de mobiliario y materiales de trabajo al Edificio del Archivo Central. PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS 1. Charlas para la transferencia documental a cada uno de los Registros. 2. Transferencia de los documentos de las Direcciones de los Registros, Departamentos y coordinaciones del periodo 2000 al 2006. 3. Aprobación del Archivo Nacional de los formularios de Tablas de plazos de conservación de documentos de las siguientes oficinas: Proveeduría y Registro Bienes Muebles. 4. Elaboración de la lista de documentos caducos de las oficinas Proveeduría y Registro Bienes Muebles. 5. Se efectuaron 22 Eliminaciones documentales de las oficinas de Contraloría de Servicios, Propiedad Industrial - Asesoría Jurídica , Propiedad Industrial - Diario / Patentes; Personas Jurídicas – Dirección; Recursos Humanos - Capacitación y Desarrollo; Recursos Humanos - Reclutamiento y Selección ; Recursos Humanos - Análisis Ocupacional ; Recursos Humanos – Jefatura; Recursos Humanos - Gestión y Trámite Recursos Humanos - Administración de salarios e incentivos ; Derechos de Autor; Financiero: Presupuesto; Contabilidad; Tesorería; Jefatura ; Asesoría Jurídica; Informática; Unidad Desarrollo

Estratégico ; Dirección Administrativa I y II parte; Dirección General.

6. Compra de equipo y materiales para el edificio Archivo Central: Estantería móvil, estantería fija, cajas de cartón libre de acido para guardar documentos.

ESTADO DE LOS PROYECTOS Análisis de formularios por parte del Archivo Nacional de oficinas: Administrar el fondo documental histórico y el que tienen vigencia legal y administrativa. Comunicar las vigencias de los documentos caducos a cada Director de Registro y coordinar las eliminaciones documentales Fiscalización de las eliminaciones de documentos caducos. Pendiente el trámite de envió de Formularios Tablas de plazos conservación, al Archivo Nacional COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES Archivo Nacional de Costa Rica respecto a la valoración documental, solicitud de eliminación, valoraciones parciales y criterios técnicos.

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ARQUITECTURA Y SERVICIOS GENERALES

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Ninguno de los cambios que se suscitaron en el entorno o en el ordenamiento jurídico, durante el período 2011, afectaron los procesos ni procedimientos del Departamento de Arquitectura y Servicios Generales.

ACCIONES EMPRENDIDAS Y PRICIPALES LOGROS ALCANZADOS Ampliaciones varias: con las

ampliaciones a proyectos se obtuvieron los siguientes logros:

Ampliación de la Limpieza y Desinfección de los tanques de agua potable del Registro Nacional, de la compra directa número 2011CD-000754-00100, fue necesario para poder realizar los exámenes bacteriológicos en vista del elevado recuento bacteriológico que resultó de la primera valoración del agua, y se debía volver a realizar los exámenes para corroborar la potabilidad, esto para beneficio de la salud pública.

Ampliación de la impermeabilización de la sala de monitoreo y otros, de la compra directa número 2011CD-000217-00100, para atender la solicitud hecha por el Lic. Randall Alvarez Vargas director a.i. de Informática, para impermeabilizar la tubería de canalización de fibra óptica de la red

del Registro Nacional ubicada en la azotea del edificio principal, la cual fue instalada desde el año 2007 por lo que presentaba mucha suciedad y deterioro en la capa anticorrosiva, con estos trabajos se evitó que se viera afectado el sistema de red de fibra óptica en su funcionamiento y se alargó así su vida útil.

Ampliación a la II etapa de Detección de Incendios, de la Licitación Abreviada número 2011LA-000001-00100, para realizar obras complementarias en el edificio de Propiedad Intelectual, en virtud de que la empresa adjudicataria instaló un válvula de poste indicador que sectoriza el edificio construido de la red general de tuberías de incendios e inicialmente no se contempló en la licitación en referencia, por lo que se consideró necesario su instalación para mantener un monitoreo constante de la válvula y evitar que un cierre no autorizado desproteja al edificio.

Ampliación al proyecto de

construcción de rampas, cambio de piso y construcción de acera y barandas, de la compra directa número 2011CD-000454-00100, se requirió para realizar obras complementarias como los pasamanos en la gradas del área de exposición junto a la capilla en donde se realizaron los trabajos de cambio de piso y construcción de rampas, para cumplir así con la Ley 7600, además de construir una rampa en el sector del parqueo que comunique a la rampa que se hizo con el sector de la plaza ya que al concluir la misma surgió la

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necesidad de hacerlo para cumplir también con la ley 7600.

Ampliación a la compra de vidrios

para ventanales y otros, de la compra directa número 2011CD-000500-00100, para la sustitución de otros vidrios reventados y quebrados que surgen como impresito en varios ventanales de la institución, así como el cambio de una hoja de vidrio en la puerta de la Oficina Regional del Registro Nacional de Paseo Colón, esto para dar seguridad al inmueble y por estética.

Ampliación al proyecto de

Equipamiento del edificio de Propiedad Intelectual, de la Licitación Pública número 2011LN-000002-00100, para remodelaciones en el Módulo #2., de manera que se contribuyó a mejorar la infraestructura del complejo de edificios del Registro Nacional.

Ampliación del Cambio de cubierta-

retechado- de la caseta del Bombeo, de la compra directa número 2011CD-000545-00100, se logró retechar de las losas del techo de las escaleras de acceso al Auditorio en el Módulo #7 de manera que se eviten las filtraciones que pudieran ocasionar accidentes a los usuarios o funcionarios por la humedad y el agua.

Ampliación a la construcción del

acceso en el sector norte del Registro Nacional, de la compra directa número 2011CD-000811-00100, por instrucciones del Licenciado Dagoberto Sibaja Morales, Director General del

Registro Nacional se realizó esta ampliación para completar los trabajos de la construcción del acceso en la entrada norte del Registro Nacional con lo que se logró habilitar en mejores condiciones la vía de comunicación por este sector.

Remodelaciones en varias áreas del

Registro Nacional: con las remodelaciones terminadas se logró mejorar la infraestructura de las instalaciones de la institución, ofreciendo a los usuarios tanto internos como externos un servicio más eficaz, mejorando de esta forma la imagen del Registro Nacional.

Construcción de Edificios:

Construcción del Edificio de Placas: Es necesario contar con el espacio físico adecuado que permita desarrollar las tres grandes aéreas que conforman el proceso de las placas metálicas, a saber: recepción de documentos, producción de las placas y entrega de las mismas, de manera que se garantice a los propietarios registrales, la posibilidad de contar con una placa metálica que incluye diversas medidas de seguridad y con ello brindar seguridad jurídica sobre la propiedad de los vehículos.

Construcción de cuatro elevadores

para los Módulos #1, #2, #7 y Anexo del Módulo #3: Se requiere la compra e instalación de estos ascensores para dar cumplimiento a la Ley 7600 de igualdad de oportunidades, en los edificios de SERVICIOS PÚBLICOS ya que actualmente no se cuenta con estos medios, que faciliten a los Usuarios

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Discapacitados su fácil acceso inmediato a diferentes oficinas públicas en los niveles superiores del Registro Nacional.

Sistema de Detección Temprana de

Incendios: Para salvaguardar los activos de la institución, edificios, información, mobiliario, equipos; así como la integridad de las personas, funcionarios y usuarios, de tal manera que se brinde seguridad en las instalaciones del Registro Nacional.

Reforzamiento de los ventanales de la Plataforma de Servicios: Se reforzaron los ventanales este y oeste de la Plataforma de Servicios del Registro Nacional, para cumplir con las disposiciones de Seguridad y Salud Ocupacional, ya que los vidrios se encontraban apoyados solamente en cuatro puntos y al ser de gran tamaño podían desprenderse o sufrir alguna ruptura con cualquier sismo, lo que podría generar accidentes.

Impermeabilización de la Sala de

Monitoreo, la loza del techo del Auditorio y domos Centrales: se brindó protección y seguridad a los inmuebles del Registro Nacional, así como a los activos equipos, maquinaria, mobiliario, documentación, contra las filtraciones de agua y goteras, además por SALUD PUBLICA en el bienestar de los funcionarios que permanecen en sus labores diarias en las diferentes áreas.

Reubicación de las palomas de

castilla: Con instrucciones del Lic. William Astúa Meléndez, Director

Administrativo del Registro Nacional y con la finalidad de mantener las instalaciones del Registro Nacional en óptimas condiciones estéticas, de salubridad e higiene públicas, surgió la necesidad de contratar los servicios de una empresa que capture y desaloje de toda la institución las palomas de castilla, para luego reubicarlas, además de garantizar y controlar de forma efectiva, cualquier tipo de “brote” posterior de la misma especie.

Pintura externa de las instalaciones del Registro Nacional: Debido al deterioro normal de la pintura existente se realizó la pintura total externa del complejo del edificios del Registro Nacional, además de mejorar la estética y embellecimiento de las instalaciones físicas, se logra proteger y alargar la vida útil de la infraestructura de la institución.

Construcción de caño y cuneta en el

Módulo #5 de Bodegas y Taller de Mantenimiento. Con esto se logró canalizar las aguas pluviales que estaban produciendo inundaciones en la Bodega General y el Taller de Mantenimiento de Arquitectura y Servicios Generales, evitando el daño del los inmuebles así como de los activos y equipos que se encuentran dentro de estas áreas.

Actualización de la Central

Telefónica del Registro Nacional. Se actualizó y amplió la Central Telefónica, específicamente del sistema telefónico Siemens Modelo Hicom 4000 V3 a uno más moderno como lo es el Hipath 4000 V5, lo que trae beneficios además del

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crecimiento (demanda nueva) y la implementación y conexión de los nuevos edificios entre otros como que el sistema queda habilitado para la evolución a IP (sistema telefónico a través de la red del Registro Nacional), mayor densidad de puertos en Módulos de extensiones, la operación y el mantenimiento son más sencillos y eficientes, disminución del consumo de energía, menos espacio físico y se aumentó la capacidad de manejo de tráfico.

Construcción de rampas y cambio

de piso en el área de exposición, baranda y acera sobre el puente de acceso al Módulo #8. Con este proyecto de construcción y acondicionamiento de aceras y rampas se pudo cumplir con la ley 7600 de igualdad real de accesibilidad para todas las personas y en resguardo de la seguridad física de los funcionarios, visitantes y usuarios de las instalaciones del Registro Nacional.

Limpieza de tanques de

combustible. Se logró la limpieza de los tanques metálicos para el depósito de combustible de las plantas eléctricas de emergencias y la bomba contra incendios del Registro Nacional, garantizando la limpieza del combustible y con ello alargar la vida útil de dichas máquinas.

Instalación de cielo raso en la sala

de la Junta Administrativa. Se sustituyó el cielo raso de la Sala de Juntas por el mal estado del mismo, de manera que el actual cumple con los estándares mínimos de sismo resistencia, resistencia al fuego y a la

humedad, luminosidad, refracción de la luz y acusticidad y el nuevo cielo suspendido permite mejorar las condiciones de seguridad y confort de los funcionarios que hacen uso de esta área.

Cambio de cubierta –retechado- de

la caseta del Sistema de Bombeo. Se logró prevenir futuros problemas de filtraciones de agua, en las láminas existentes, y evitar el riesgo del deterioro del equipo eléctrico y sistema computarizado que hace funcionar el sistema de Bombeo de Agua Potable.

Construcción de espacios para la

reubicación de empresas de mantenimiento y personal del convenio. Con esta construcción se reubicó el personal de las empresas contratadas para los mantenimientos de las instalaciones del Registro Nacional y el personal del Convenio con Adaptación Social, ya que se necesita proporcionar un lugar con condiciones óptimas para ellos así como para el equipo y herramientas requeridas para las labores diarias.

Retechado de las casetas de

seguridad. Se logró corregir los problemas de filtraciones de agua, en las láminas existentes, y evitar el riesgo del deterioro y pérdida de los activos, equipos y suministros de la institución, así como por seguridad y confort del personal de seguridad y vigilancia.

Construcción de acceso en la

entrada norte del Registro Nacional. Dar cumplimiento a la solicitud del Licenciado Dagoberto Sibaja Morales director general del

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Registro Nacional de habilitar un acceso con portón en la entrada norte contiguo al Archivo Nacional de manera que se abrió esta vía de comunicación para el ingreso de los vehículos de los funcionarios a las instalaciones del Registro Nacional.

Traslado de aires acondicionados de

la Dirección de Bienes Muebles. A raíz de las Remodelaciones que en el Módulo #2, y con el traslado de la Dirección de Bienes Muebles del segundo piso al tercer piso de ese Módulo surgió la necesidad de reubicar los aires acondicionado a esa nueva área y dejarlos funcionando de manera óptima.

Limpieza de los tanques de agua

potable. Se esterilizaron y deseinfectaron los tanques de agua potable, de manera que quedaran libres de químicos y de contaminación, minimizando así los riesgos de enfermedades tanto para los funcionarios como de los usuarios de los servicios públicos.

Suministro, instalación,

construcción y equipamiento de las Oficinas del edificio de Propiedad Intelectual. Se llevó a cabo esta contratación para poder hacer la instalación de paredes, divisiones, estaciones de trabajo, instalación de circuitos eléctricos, de datos, lumínicos, controles de acceso y seguridad física-lógica para las áreas de oficinas correspondientes a los pisos 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del edificio de la Dirección del Registro de la Propiedad intelectual, de manera que se cuente con las condiciones óptimas para su funcionamiento.

Proyecto de Seguridad Físico-Lógica del edificio de Propiedad Intelectual. Esta contratación permitió darle continuidad efectiva a los proyectos que forman parte del Plan Estratégico de Aseguramiento de la Información y así darle cobertura, desde el punto de vista de seguridad física, al nuevo edificio de Propiedad Intelectual, ampliando la capacidad ya instalada para este tipo de soluciones en el Registro Nacional, de tal forma que se cuente con un porcentaje mayor de cobertura de los diferentes mecanismos implementados y que se logre una vigilancia más efectiva de los recursos de la Institución.

Traslado del Instituto Geográfico

Nacional al Registro Nacional-Etapa de diagnóstico e impacto ambiental- En cumplimiento a la Ley 8905 del 07 de diciembre del 2006, Reforma del Artículo 2 de la ley 5695 Creación del Registro Nacional y sus Reformas y Modificación de la Ley #59 de Creación y Organización del Instituto Geográfico Nacional.

Compra e instalación de puertas de

emergencia. Se desarrolló este proyecto para atender lo recomendado por el Comité de Emergencia del Registro Nacional mediante oficio CERN-002-2011, sobre la inspección realizada a las escaleras de emergencia de la institución por el Benemérito Cuerpo de Bomberos de Costa Rica, Salud Ocupacional y del Departamento de Arquitectura, en cuanto a la adquisición de puertas de emergencia en las escaleras de los Módulos #8, #3, #4 y #1, ya que las actuales no cumplían con lo establecido en la Norma NFPA 101

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del Código de seguridad humana, en materia de prevención y atención de emergencias, de tal manera que se garantizó el fácil acceso a las escaleras de emergencia para y una evacuación rápida y segura en caso de presentarse una eventual emergencia.

Compra de un Generador de Ozono

para los tanques de agua potable del Módulo #8. Se adquirió un generador de ozono para mantener preventivamente esterilizado y depurado el agua potable del tanque que da abastecimiento al modulo 8 (Edificio Administrativo del Registro Nacional), por salud pública.

Compra e instalación de un sistema

de aires acondicionados en la Dirección del Registro Inmobiliario y en el Despacho del Ministro: Con esta contratación se logró mejorar las condiciones de climatización y confort para los funcionarios de las áreas, además de que se modernizaron los equipos y tecnología utilizados maximizando el aprovechamiento de las instalaciones y minimizando el consumo de energía.

Compra de Burras Metálicas para

los parqueos del Registro Nacional: Se adquirieron varias burras metálicas para ser utilizadas en el área de parqueos, que sirven para regular el estacionamiento de los vehículos en lugares específicos, para mantener el orden y la seguridad en las instalaciones del Registro Nacional, así como mayor control en la circulación de automóviles.

Compra de sensores de movimiento para el Sistema de Detección Temprana de Incendios del Registro Nacional: Se necesitaba la compra de estos sensores, por cuanto los actuales habían llegado al final de su vida útil y necesitaban ser reemplazados para que el Sistema cumpla con el desempeño de manera óptima.

Compra de pintura para las

instalaciones del Registro Nacional: Se realizó la compra de pintura para dar mantenimiento a las instalaciones del Registro Nacional, de manera que se conserven en buen estado, alargando la vida útil del inmueble, además por estética e imagen de la institución.

Compra de un pararrayo para el

Registro Nacional: Por recomendación del técnico especializado del contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de los pararrayos, se debió hacer la sustitución del pararrayo ubicado en la torre sobre el Vestíbulo Central del Registro Nacional, esto ya que el existente por ser un pararrayo muy viejo presenta serios daños, inclusive varios dispositivos quemados, por lo que ya no estaba funcionando al máximo de su capacidad.

Compra de Luminarias LED para

las zonas verdes: Se compraron luminarias tipo LED para las zonas exteriores (zonas verdes, parqueos y calles) del Registro Nacional, logrando con ello el ahorro energético para la institución y además de contar con una óptima iluminación de estas áreas en horas

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de la noche por control de seguridad y vigilancia.

Compra de Lámparas para la

Bodega General: Se adquirieron lámparas fluorescentes para la Bodega General del Registro Nacional por recomendación hecho en el informe presentado por el Instituto Nacional de Seguros según inspección realizada en las instalaciones del Registro Nacional, de manera que fue necesario instalar lámparas adecuadas en el lugar donde se almacenan productos y materiales directamente bajo los reflectores o luces de la Bodega General, y así no se produzcan deterioros en los mismos.

ESTADO DE LOS PROYECTOS En la siguiente tabla se describen los proyectos más relevantes del año 2009 y el cumplimiento de los mismos: PROYECTOS PARCIALMENTE TERMINADOS *Sala de Cómputo del Departamento de Informática. Avance 96% *Caseta de Seguridad del Módulo #8. Avance 90% *Recursos Humanos. Avance 5% *Bienes Muebles. Avance 5% Construcción de Edificios: Construcción del Edificio de Placas. 50%

Construcción de cuatro elevadores para los Módulos #1, #2, #7 y Anexo del Módulo #3. Avance 50% Reubicación de las palomas de castilla. Avance 95% Proyecto de Seguridad Físico-Lógica del edificio de Propiedad Intelectual. Avance 96% Compra e instalación de puertas de emergencia. Avance 98% PROYECTOS TERMINADOS Ampliaciones varias: limpieza y

Desinfección de los tanques de agua potable del Registro Nacional-para realizar los exámenes bacteriológico-, Impermeabilización de la sala de monitoreo y otros -para la impermeabilización de la tubería de fibra óptica de informática-, Detección de Incendios II Etapa- para obras complementarias en el edificio de Propiedad Intelectual-, Proyecto de construcción de rampas, Compra de vidrios varios, Proyecto de Equipamiento del edificio de Propiedad Intelectual-para remodelaciones en el Módulo #2, Retechado de la caseta de Bombeo-para retechar de las losas del techo de las escaleras de acceso al Auditorio, Construcción del acceso en el sector norte del Registro Nacional.

Remodelaciones en varias

áreas Registro Nacional: *Propiedad Industrial *Derechos de Autor *Ranchito de la Soda Comedor *Registradores de Catastro *Dirección Legal *Recepción de la Bodega General y

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en *Servicios Registrales para los espacios de IGN para la venta de mapas.

Sistema de Detección Temprana de Incendios

Reforzamiento de los ventanales de la Plataforma de Servicios

Impermeabilización de la Sala de Monitoreo, la loza del techo del Auditorio y domos Centrales

Pintura externa de las instalaciones del Registro Nacional

Construcción de caño y cuneta en el Módulo #5 de Bodegas y Taller de Mantenimiento

Actualización de la Central Telefónica del Registro Nacional.

Construcción de rampas y cambio de piso en el área de exposición, baranda y acera sobre el puente de acceso al Módulo #8

Limpieza de tanques de combustible

Instalación de cielo raso en la sala de la Junta Administrativa.

Cambio de cubierta –retechado- de la caseta del Sistema de Bombeo

Construcción de espacios para la reubicación de empresas de mantenimiento y personal del convenio

Retechado de las casetas de seguridad

Construcción de acceso en la entrada norte del Registro Nacional

Traslado de aires acondicionados de la Dirección de Bienes Muebles

Limpieza de los tanques de agua potable

Suministro, Instalación, Construcción y Equipamiento de las Oficinas del edificio de Propiedad Intelectual

Traslado del Instituto Geográfico Nacional al Registro Nacional-Etapa de diagnóstico e impacto ambiental-

Compra de un Generador de Ozono para los tanques de agua potable del Módulo #8

Compra e instalación de un sistema de aires acondicionados en la Dirección del Registro Inmobiliario y en el Despacho del Ministro

Compra de Burras Metálicas para los parqueos del Registro Nacional

Compra de sensores de movimiento para el Sistema de Detección Temprana de Incendios del Registro Nacional

Compra de pintura para las instalaciones del Registro Nacional

Compra de un pararrayo para el Registro Nacional

Compra de Luminarias LED para las zonas verdes

Compra de Lámparas para la Bodega General

Edificio de Archivo Edificio de Propiedad Intelectual

DEPARTAMENTO FINANCIERO

OBJETIVO GENERAL

Administrar y custodiar los fondos públicos que le han sido confiados a la Junta Administrativa del Registro Nacional en procura de la satisfacción del fin y del ámbito y cobijo de aplicación de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos que la distingue y que al estar inmersa dentro Públicos No. 8131, resulta de acatamiento obligatorio el ejercicio de los principios de economía, eficiencia y eficacia en el desempeño y ejecución del Erario Público, derivándose la observancia fiel de la legalidad que inspira y rige las actuaciones administrativas.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Velar por la adecuada percepción,

seguimiento y control de los recursos financieros de la Junta Administrativa del Registro Nacional y de los fondos específicos.

- Ejecutar los pagos correspondientes a las obligaciones contraídas de conformidad con el presupuesto aprobado por la Contraloría General de la República.

- Administrar y custodiar los valores en procura del mayor beneficio de la institución de manera eficiente y eficaz.

- Velar porque todas las acciones se enmarquen dentro del ordenamiento jurídico y técnico.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO

- Inicios del proceso de implementación de las NICSP (Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Publico)

- Por medio de la resolución DGT-R-026-2011 de la Dirección de Tributación, indica que es obligatorio presentar las declaraciones informativas por medio del programa DECLAR@7.

ACCIONES EMPRENDIDAS

El Departamento Financiero ha concretado varias acciones con la finalidad de establecer, mantener,

perfeccionar y evaluar el sistema de control interno; además de cumplir con lo establecido en el plan anual institucional.

- Contratación de un Despacho de auditoría para la revisión de los Estados Financieros.

- Atención al Consultor para la Implementación de las NICSP

- Capacitar a los funcionarios del departamento.

- Atención al informe denominado “Estudio sobre los ingresos por timbres, impuestos y tributos del Registro Nacional”, de la Contraloría General de la República

- Participación en diferentes comisiones según se asigne (por la Junta Administrativa, Dirección General), como:

Comisión de Gestión Ambiental

Comisión de Fideicomiso de vivienda

Comisión de Implementación de las NICSP

- Realizar estudios de costos.

- Realizar, verificar y calcular reajustes de Precios.

- Revisión de razones financieras.

- Realización y revisión de carteles.

- Atención a recursos de amparo (criterio técnico) sobre tarifas de la Plataforma de Servicios (PADI).

- Atención de consultas sobre tarifas

- Reclamo administrativo

- Recurso de apelación

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- Criterio sobre reajuste de precios

- Participación en el levantamiento del inventario físico de Materiales y Suministros.

- Custodiar los documentos.

- Realizar conciliaciones entre registros auxiliares y mayores que permiten verificar la exactitud de los registros; así como detectar y corregir errores y omisiones que puedan haberse cometido.

- Registro de los movimientos económicos y financieros que permitieron la elaboración mensual de los Estados Financieros de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

- Elaboración de los Estados Financieros mensuales y envío de los mismos de forma trimestral a la Dirección General de Contabilidad Nacional en los formatos por ellos exigidos para la Consolidación de Estados Financieros.

- Elaboración de dos informes de seguimiento del Plan de Acción para la Implementación de las NICSP a la Dirección General de Contabilidad Nacional.

- Mantenimiento del Sistema de Control Interno

- Se realiza un control de pagos como herramienta de la Programación que se presenta ante la Tesorería Nacional y retención del 2% de renta.

- Se ejecutó el Presupuesto 2011 logrando los siguientes resultados:

Durante este período se realizaron las siguientes actividades de conformidad con los

procesos respectivos en cada una de ellas:

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DESCRIPCION

Año 2010 Año 2011

Reservas emitidas 5379 4918 Certificaciones emitidas 2301 2074 Liquidaciones de reservas 2178 3516 Atención solicitudes de bienes y servicios 1152 1311 Adelanto de viáticos 326 202

Liquidaciones de viáticos 1033 797 Ejecuciones de egresos (*) 6327 5413 Asientos de egresos (*) 73 67 Ejecuciones de ingresos (*) 1166 1072 Asientos de ingresos (*) 91 66 Autorizaciones Ordenes Compra 1170 1227 Solicitudes de Pago 5230 4485 Modificaciones 1. Presupuestos Extraordinarios - - 2. Modificaciones Presupuestarias 20 20 3. Transferencias (Movimientos Internos) 291 229 Conciliaciones Presupuesto-Contabilidad 12 12 Informes de ejecución presupuestaria Trimestrales para Entes Externos * 4 4 Informes mensuales 144 144

* Nota: Registro en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP)-Trimestral y Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET)-Mensual.

Evaluaciones de Presupuesto Trimestrales para Entes Externos 4 4 Informes mensuales 144 144

- Se realizaron informes de

ejecución presupuestaria trimestral y evaluaciones 2011, que comprendió la realización de las siguientes actividades:

1. Preparación de los informes

trimestrales de ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de egresos de acuerdo al formato solicitado

por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República tanto a nivel de resumen general y por programa.

2. Registro de la información en

el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República.

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3. Registro de la información en el Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET) de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

4. Preparación de los comentarios

de ejecución presupuestaria tanto de los ingresos como de los egresos a nivel de partida indicando el grado de ejecución de presupuesto que se tiene: monto ejecutado, monto comprometido y monto disponible en cuanto a los egresos y por la parte de los ingresos el comportamiento de los ingresos realmente percibidos con la proyección estimada.

5. Envió de los informes de

ejecución presupuestaria a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria en el plazo indicado por este ente; así como a la Dirección General, Dirección Administrativa, Auditoría Interna y la Jefatura del Departamento Financiero.

- Se elaboró la formulación de Presupuesto 2012

Este proceso se desarrolló cuando se recibe de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria el límite de gasto presupuestario máximo autorizado para el Período 2012, según el STAP-CIRCULAR-0844-2011 y las Directrices Generales de Política Presupuestaria para el 2011, mediante los Decretos No. 36488-H, 36489-H, 36490-H y conllevo a la realización de las siguientes actividades:

1. Solicitud al Departamento de Recursos Humanos de la Relación de Puestos.

2. Solicitud al Departamento de

Proveeduría de la estimación de gastos fijos.

3. Solicitud a los responsables de

las actividades que forman los programas del presupuesto, las necesidades que requerirán para cumplir con su Plan Anual Operativo.

4. Estimación de la proyección de

los ingresos que se espera recibir en el período presupuestario.

5. Clasificación de la información

recibida de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.

6. Preparación de un cronograma de Aprobación Interna del Presupuesto. (Adjunto)

7. Preparación de los informes

preliminares del Anteproyecto de Presupuesto a nivel general, por programa y actividad y el detalle de los gastos a nivel de partida, grupo y sub-partida.

8. Presentación de los informes

del Anteproyecto de Presupuesto a la Jefatura del Departamento Financiero, Dirección General y a cada uno de los responsables de actividad.

9. Ajuste del Anteproyecto de

Presupuesto de acuerdo a lo

80

indicado por la Dirección General.

10. Presentación del Anteproyecto

de Presupuesto a conocimiento y aprobación de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

11. Registro de la información en

el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República.

12. Envío del Anteproyecto de

Presupuesto a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República para que sea refrendado.

13. Parametrización de la

información del nuevo período presupuestario en el Sistema Financiero Administrativo (SIFA).

14. Comunicación a los

responsables de actividad de la aprobación de su presupuesto por parte de los Entes Externos y la autorización de la ejecución del Presupuesto Ordinario de la Junta Administrativa del Registro Nacional por parte de la Junta Administrativa.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS

- Revisión de los Estados

Financieros 2010 por una empresa de Auditoría Externa.

- Seguimiento a la contratación de Deloitte & Touche S.A como consultor para la Implementación de las NICSP

- Tramitar capacitaciones para el personal con temas relacionados con las labores del Departamento.

- Respuesta al informe de la Contraloría General de la República sobre el estudio de ingresos del Registro Nacional.

- Realizar el traslado de las conciliaciones de Retenciones por Pagar al Departamento de Recursos Humanos

- Enviar dos (2) informes sobre el seguimiento al Plan de Acción para la Implementación de las NICSP a la Contabilidad Nacional, cumpliendo con los tiempos establecidos por ellos

- Estudios de Costos: Documento técnico solicitud

de patentes de invención. Tarifa de Plataforma de

Servicios (Servicios Registrales PADI)

Tarifa de documentos digitalizados

Tarifa de apartados Tarifa de emisión certificado

catastral Tarifa de renovación de placas Tarifa de Reserva de Placas Tarifa de Servicios del IGN Costo de Bodega

- Reajuste de Precios:

I-semestre

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Consorcio de información y seguridad “Contratación de servicios profesionales en medicina y psicología y enfermería para el Registro Nacional en la modalidad de consultorios amueblados Contratación de servicios aseo y limpieza de las instalaciones del Registro Nacional. Servicios de Seguridad y vigilancia para las instalaciones del Registro Nacional. Concesión de la soda comedor del Registro Nacional. Mantenimiento (con partes) de los sistemas de bombeo del Registro Nacional Contratación de servicios de albañilería, carpintería, electricidad y fontanería para el mantenimiento de las instalaciones del Registro Nacional. Contratación de servicios profesionales en Arquitectura, ingeniería, electromecánica, ingeniería estructural y dibujantes arquitectónicos y diseño del edificio del Registro de Propiedad industrial Servicio de albañilería, carpintería, electricidad y fontanería para el mantenimiento de las instalaciones del Registro Nacional.

II semestre Consorcio de Información y

Seguridad, Servicios de Seguridad y Vigilancia en la Regional de Puntarenas.

Contratación de servicios de medicina, psicología y

enfermería en modalidad de consultorios amueblados para el Registro Nacional.

Contratación con el colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa rica para la preparación y formación de expedientes digitales catastrales registrales y la validación de mapas catastrales.

Contratación de servicios en periodismo o carrera afín para la Presidencia de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Contratación de Servicios de recepción, entrega, archivo y consulta de documentos por el Registro Nacional.

Servicios de orientación e información para el Registro Nacional.

Contratación con Colegio Federado de ingenieros de Arquitectos de Costa Rica para la preparación y formación de expedientes digitales catastrales registrales y la validación de mapas catastrales.

Contratación de servicios en periodismo o carrera afín para la Presidencia de la Junta Administrativa.

Contratación de servicios de aseo y limpieza de las instalaciones del Registro Nacional, Paseo Colón.

Contratación de servicios profesionales en Medicina, psicología y enfermería para el Registro Nacional en la

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modalidad de consultorios amueblados.

- Revisión de razones financieras: Mantenimiento preventivo y correctivo (con partes) del sistema de supresión de incendios a base de gas sapphire en la dirección de Informática Registro Nacional. Adquisición de Equipos de red para el Registro Nacional. Construcción de edificio para el Departamento y Taller de placas metálicas del Registro Nacional. Compra e instalación de un sistema de detección y alarma contra incendios del Módulo 5 Proveeduría y otros.

- Carteles: Consultoría para diseñar,

modelar e implantar un sistema integral tarifario basado en el costeo de las actividades realizadas en la Institución.

- Recursos de amparo (criterio técnico) sobre tarifas de la Plataforma de Servicios (PADI).

- Atención de consultas sobre tarifas a Defensoría de los Habitantes, Masterlex y ARESEP.

- Reclamo administrativo (criterio técnico) reajuste de precios empresa SIANSA.

- Recurso de apelación de SONDA “Contratación de servicios profesionales en Arquitectura, Ingeniería, electromecánica,

ingeniería estructural y dibujantes arquitectónicos.

- Criterio sobre reajuste de precios Contratación Mantenimiento Preventivo y correctivo con partes del sistema de bombeo del Registro Nacional”.

- Aplicar el registro del devengo en la mayoría de las cuentas contables.

- Cumplimiento con la entrega de los Estados Financieros a la Contabilidad Nacional en las fechas estipuladas, en los formatos por ellos exigido.

- Emisión mensual de los Estados Financieros del Registro Nacional.

- Realizar el traslado del registro auxiliar de Cuentas por Pagar a la Tesorería

- Realizar el traslado del registro auxiliar de Municipalidades a la Tesorería

- Se logro conciliar 74% (68 de 89) de las Cuentas por Cobrar a las Municipalidades por concepto del 3% de Bienes Inmuebles, las mismas desde el año 1996.

- Se confecciono una Declaración denominada Modelo Declaración del Tributo Ley 7509, Aprobado en Sesión Ordinaria No.18-2011 celebrada el día 05 de mayo del 2011, mediante Acuerdo J181.

- Se realizó la depuración de la Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar.

- Se realizó el pago de un total de 4484 solicitudes de pago de las

83

cuales 98 fueron por pago a examinadores, 31 devoluciones de garantías de participación y cumplimiento.

- Se logró poner en orden toda la información referente a Telecomunicaciones (Teléfonos fijos, celulares y transmisión de datos DATACARD)

- Se asignaron 25 nuevos apartados.

- Se lograron realizar en promedio mensual de 153 devoluciones de certificados de participación y cumplimiento.

- Se generaron 162 SPM (Solicitudes de Pagos Masivos) en colones, 19 en dólares y 20 MAPES ante la Tesorería Nacional.

- Se generaron 79 transferencias de dinero a Caja Única en colones y 50 en dólares.

- Se logro registrar el 99% de las operaciones bancarias.

- Ejecución del Presupuesto Institucional en un 90.79%.

Proyecto Actividades programadas Cumplimiento

Velar por el cumplimiento de los lineamientos y políticas presupuestarias para lograr maximizar la utilización de los recursos.

Contar con el presupuesto institucional según los lineamientos técnicos establecidos, elaborar los informes de evaluación presupuestaria y los informes de liquidación presupuestaria.

90.79%

Año Presupuesto definitivo Presupuesto ejecutado % Ejecución

2010 ¢27.371.327.623,98 ¢25.776.781.012,76 94.17

2011* ¢30.735.251.381,83 ¢25.500.128.545,56 90.79 (1)

(*) Información al 23-01-2012 pendiente la conciliación del mes de noviembre y diciembre con Contabilidad.

(1) El presupuesto se sub-ejecutó por la suma de ¢2.646.830.007,60, de conformidad con lo indicado por la Directriz No. 13-H, Publicada en el Alcance Digital No 13-A, La Gaceta No. 45 del 04/03/2011, Oficio DM-0236-2011 y STAP-1104-2011, como a continuación se indica:

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PARTIDA DE APLICACIÓN DE RECURSOS ACTIVIDAD MONTO

Cuentas Especiales Dirección General ₡1,160,235,272.60

Cuentas Especiales Dirección Administrativa 332,255,000.00

Cuentas Especiales Dirección de Informática 111,623,535.00

Cuentas Especiales Registro Inmobiliario 996,792,000.00

Cuentas Especiales Bienes Muebles 370,000.00

Cuentas Especiales Propiedad Industrial 40,000,000.00

Cuentas Especiales Derechos de Autor 5,000,000.00

Cuentas Especiales Dirección de Regionales 141,700.00

Cuentas Especiales Servicios Registrales 412,500.00

TOTAL SUBEJECUCIÓN ₡2,646,830,007.60

(1) Por tanto la ejecución real de Presupuesto 2011 es de un 90.79%:

Total Presupuesto Definitivo ₡30,735,251,381.83 (-) Sub-ejecución ₡2,646,830,007.60 Total Presupuesto aplicada la Sub-ejecución ₡28,088,421,374.23 Total egresos ₡25,500,128,545.56 % de ejecución 90.79%

Liquidación Presupuestaria del

Presupuesto de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Período 2010.

Liquidación Presupuestaria del Presupuesto del Fideicomiso de Vivienda 2010.

Registro de la información en el Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República y en el Sistema de Consolidación de Cifras del Sector Público Costarricense (SICCNET) de la

Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Período 2012 por un monto de ¢35.420.857.372,49.

Formulación del Anteproyecto de Presupuesto del Fideicomiso de Vivienda, Período 2012 por un monto de ¢271.000.000,00.

Informes de Ejecución Presupuestaria Mensuales y Trimestrales.

85

Proyecto Actividades programadas Cumplimiento

Velar por el cumplimiento de los lineamientos y políticas presupuestarias para lograr maximizar la utilización de los recursos.

Contar con el presupuesto institucional según los lineamientos técnicos establecidos, elaborar los informes de evaluación presupuestaria y los informes de liquidación presupuestaria.

90.79%

Enlace con los sistemas SICCNET, SIPP y para cumplir con las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y demás normas relacionadas con el control de fondos públicos.

Uniformidad en criterios técnicos e integración de información con el sector público.

100%

ESTADO DE LOS PROYECTOS

Proyecto Actividades programadas Cumpli-

miento

FINANCIERO

- Brindar apoyo en materia financiera a las diferentes instancias del Registro Nacional para facilitar su labor.

Atender las solicitudes realizadas en materia financiera, revisar las ofertas de contratación administrativa, custodiar las garantías existentes.

100%

- Garantizar la cobertura de posibles eventos para proteger los recursos institucionales.

Mantener actualizadas las pólizas de seguros durante el 2011

100%

COSTOS

- Realizar estudios de costos de servicios no regulados por ley para determinar la tarifa por cobrar.

Realizar los estudios solicitados utilizando los criterios técnicos de la Contraloría General de la República.

100%

- Revisar la estructura porcentual de reajuste de precios para dar cumplimiento a la normativa vigente.

Realizar los estudios sobre reajuste de precios mediante el análisis de la documentación recopilada.

100%

CONTABILIDAD

- Contabilizar los movimientos económicos y financieros del Registro Nacional para la oportuna toma de decisiones.

Realizar los estados financieros de los movimientos contables institucionales y del Fideicomiso de Vivienda durante el 2011, con la aplicación de los principios contables generalmente aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad.

100%

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- Mejorar el sistema de control interno en los procesos realizados en el Departamento Financiero para lograr proteger el patrimonio público, brindar confianza y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

Realizar conciliaciones, arqueos sorpresivos mensuales mediante las normas y métodos contables.

Mantener actualizado al personal en materia financiero contable.

80%

100%

TESORERIA

- Garantizar el pago a proveedores y usuarios internos.

Atender las obligaciones de pago, de acuerdo a los requisitos estipulados según la normativa.

100%

PRESUPUESTO

- Enlace con los sistemas SICCNET, SIPP y para cumplir con las disposiciones de la Ley de Administración Financiera y demás normas relacionadas con el control de fondos públicos.

Uniformidad en criterios técnicos e integración de información con el sector público.

100%

- Velar por el cumplimiento de los lineamientos y políticas presupuestarias para lograr maximizar la utilización de los recursos.

Contar con el presupuesto institucional según los lineamientos técnicos establecidos, elaborar los informes de evaluación presupuestaria y los informes de liquidación presupuestaria.

94,06%

- Se inicio la elaboración de

documento con todas las interfaces de las Cuentas por Pagar para implementar las NICSP y mejorar la Programación. Se requiere analizar y modificar sobre los diferentes tipos de contratos: Servicios, adquisiciones de bienes y obras constructivas para la aplicación de cada norma según corresponda así como los servicios personales (salarios, Cuotas obreras patronales), para mejorar la programación.

- Se solicito un proyecto de digitalización de los apartados el cual hasta la fecha no se ha podido iniciar por cuestiones meramente presupuestarias.

- Se requiere profundizar y analizar cada tipo de ingreso para la aplicación de las normas y su registro a base de devengo.

- Se está pendiente con la modificación al Reglamento de Cuentas por Cobrar.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Y/O NACIONALES

El Departamento Financiero mantiene coordinación durante el periodo con instituciones como:

- Contabilidad Nacional - Tesorería Nacional - Dirección de Tributación Directa - Banco de Costa Rica

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Así como con otras empresas que brindan capacitación a los funcionarios del Departamento. CURSOS DE CAPACITACION Dentro de algunos cursos de capacitación, se enumeran:

a. Contratación administrativa b. Certificación NICSP modulo I c. Certificación NICSP modulo II d. Certificación NICSP modulo III e. Guía básica para la

implementación de NICSP f. Como realizar exitosamente la

implementación de NICSP g. Experiencias y desafíos en el

proceso de la Implementación de las NICSP

h. Análisis EEFF basados en NIIF i. III Congreso Nacional en

Administración de Oficinas j. La secretaria y asistente ejecutiva

de alto nivel k. Practicas de Tesorería General l. Elaboración informes técnicos m. Control Interno y SEVRI n. Office básico o. Excel básico-primer nivel p. Excel practico: procedimientos pre

avanzados y funciones aplicadas q. Excel superior r. Tablas dinámicas s. Administración efectiva del tiempo

y organización del trabajo t. Elaboración y administración de

presupuestos públicos u. Forma de llevar los libros

contables y aspectos tributarios relacionados

v. Comunicación, elemento básico en al inter-relación humana! Como lograr una comunicación inteligente

w. Charla: Identificación y prevención de riesgos

x. Siete herramientas para establecer relaciones laborales eficaces y resolver conflictos en las organizaciones

GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS NATURALEZA JURÍDICA Creación del Dirección. Administrativa. Oficio DM-063-98 de fecha 29 de enero de 1998. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar la excelencia en el proceso de gestión del talento humano para brindar servicios de calidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Mantener y Actualizar el sistema de

clasificación de puestos que opera en la organización correspondiente, sobre el que se fundamente la valoración de puestos, el reclutamiento, la selección, la capacitación, el desarrollo y otras áreas de la Gestión de Recursos Humanos. Incluye el diseño de los cargos de trabajo, que implica la descripción de las actividades, funciones, responsabilidades y finalidades que la organización asigna a los mismos, misiones y ámbito de acción, lo cual conlleva la generación de perfiles y la

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determinación de las competencias necesarias para su correcto desempeño.

Dirigir el conjunto de políticas y

prácticas orientadas a gestionar los asuntos adecuados mediante los cuales las personas logran ingresar a la organización, continúan en permanente movimiento para finalmente salir de ella. Así se distingue en este componente atribuciones relacionadas con la planificación, el reclutamiento, selección, recepción, socialización o inducción, período de prueba, movilidad o promoción incluida la funcional (variación de tareas) y la geografía (reubicación) y la desvinculación de personas.

Facilitar la organización del registro

y control de personal. En este sentido este componente incluye la administración del trámite de pagos, control de movimientos de personal, control de asistencia, vacaciones, certificaciones, administración de bases de datos y administración de expedientes, trámites generales sobre incentivos, beneficios, licencias, permisos y otros afines al registro y control.

Colaborar en actividades relativas al

conjunto de compensaciones retributivas (salariales y extra salariales) y no retributivas que la organización dispensa a sus funcionarios por concepto de la prestación de servicios y contribución de éstos a los propósitos de aquella, reflejada por su relación de trabajo. Bajo este marco de referencia incorpora, en estricto cumplimiento las políticas,

directrices y lineamientos en materia de desconcentración vigentes y emitidas por la Dirección General de Servicio Civil, según competencias delegadas, actividades como la propuesta de estructuras salariales (fija, básica u otras), diseño y administración de retribuciones variables, beneficios extra salariales, administración de salarios, reconocimientos no monetarios y en general todo aquello que apoye la definición de políticas que se vinculan a una estrategia de compensación global.

Crecimiento profesional de las

personas, considerando entre otros aspectos su talento, promoviendo el aprendizaje que se requiere así como la definición de los itinerarios de carrera interna institucional que permiten interrelacionar los diversos perfiles, expectativas y preferencias individuales con los requerimientos y necesidades prioritarias y estratégicas de la organización. Asimismo busca influir sobre el rendimiento de las personas en el trabajo, con el propósito de lograr su alineación con las prioridades de la organización, además de estimar el desempeño sostenible en términos de la contribución que aportan los colaboradores a la consecución de los objetivos organizativos. En este sentido el componente de interés se constituye por la generación y construcción de políticas de promoción carrera, además de formación y capacitación que aseguren el aprendizaje individual y colectivo en procura del mantenimiento y evolución de las competencias de los funcionarios que apoyen su progreso profesional,

89

así como el logro del fin organizacional. Asimismo incluye las funciones de planificación del rendimiento (pautas y estándares de rendimiento alineados con estrategia y objetivos organizativos), seguimiento activo del rendimiento, evaluación del rendimiento, retroalimentación al colaborador, lo que implica planes de mejora del rendimiento.

Procurar que las relaciones

establecidas entre la organización y sus funcionarios se perfilen en un sentido colectivo y cohesionado, en este ámbito cumple actividades relativas al monitoreo del clima organizativo, políticas y prácticas de comunicación ascendente y descendente, mantenimiento y mejora de la percepción de la satisfacción global de los colaboradores, gestión de las relaciones laborales (incluye la administración del régimen disciplinario), condiciones de trabajo, relaciones entre la organización y actores sociales (sindicatos, gremios, asociaciones), objetivos, valores y aspiraciones de poder de todas las partes que participan de la organización, transacción y administración del conflicto, gestión de políticas sociales destacando entre ellas la salud laboral y en general que se procure mejorar la calidad de vida laboral; adicionalmente podría implicar negociación colectiva salarial.

Asimismo, debe incluir procesos relativos a la evaluación o Auditoria de la Gestión de Recursos Humanos,

incorporando una revisión sistemática y formalmente estructurada para medir sus costos, beneficios del programa integral de Gestión de Recursos Humanos en el ministerio, Institución u Órgano Adscrito que permita la comprobación práctica de su eficiencia, eficacia y calidad, en términos de su contribución con los objetivos organizacionales.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO

Subproceso Análisis Ocupacional

Los cambios en la normativa en materia de clasificación de puestos están regulados por las directrices que emanan de la Dirección General de Servicio Civil, sustentados en el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, mismos que son actualizados periódicamente en el página electrónica de esa dependencia (www.sercivil.go.cr), siendo esta fuente obligatoria de consulta. Adicionalmente se mantiene una comunicación más cercana con las instancias que conforman esa dependencia, y la Autoridad Presupuestaria de esta dependencia en función de directrices y/o procedimientos que regulan y pudieran afectar en alguna manera a los funcionarios del Registro Nacional. Asimismo se está dando la incorporación del Instituto Geográfico Nacional (Ministerio de Obras Públicas y Transportes) a esta institución lo cual va a conllevar al estudio de las respectivas plazas con el fin de adecuarlas a lo que corresponde.

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Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

Procurar un ambiente de trabajo seguro y saludable, a todos los funcionarios de la Institución, con el fin prevenir accidentes y enfermedades laborales: El Plan Estratégico Institucional 2011-2016, incorpora una nueva visión Institucional comprometida con la calidad, lo cual es determinante dentro de los procesos productivos y establece una asociación directa con las Políticas Institucionales en materia de Salud y Seguridad Ocupacional, aprobadas por la Junta Administrativa, mediante acuerdo en Firme J594 del 16/12/2010, lo que facilitará el desarrollo e implementación de un Sistema de Prevención, para el control de los riesgos laborales, mejorando el desempeño de la Institución y la satisfacción del usuario. Desarrollar e implementar programas de prevención en materia de Salud, Seguridad e Higiene Ocupacional: Mediante Acuerdo en Firme J274 del 10/06/2010, la Junta Administrativa aprobó la creación de una Coordinación de Salud y Seguridad Ocupacional, así como la gestión ante la Autoridad Presupuestaria para la creación de 4 plazas, en la misma se autorizaba a la Unidad de Desarrollo Estratégico (UDEI), para que procediera a realizar la modificación correspondiente en el manual de estructura del Registro Nacional, así como el ajuste en las funciones para éste órgano, sin embargo la Directriz del Poder Ejecutivo Nº 013H, dirigida al Sector Público, limitó la dotación de recurso humano para el desarrollo de

programas preventivos, cuyos objetivos se fundamentan en promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los funcionarios de la Institución. ACCIONES EMPRENDIDAS

Subproceso Análisis

Ocupacional Mejorar en forma constante los informes y los instrumentos que se utilizan; brindar un servicio más eficiente y personalizado a los usuarios regulares internos y externos que así lo soliciten, los requerimientos en materia de clasificación de puestos; para lo cual se efectuaron estudios de análisis ocupacional actuando de acuerdo con las disposiciones establecidas, brindar el mantenimiento continuo al Manual de Cargos por Competencias; mantener reuniones frecuentes a lo interno del Subproceso de Análisis Ocupacional para el estudio de casos, aplicación de normativa, así como para la determinación de factores susceptibles de mejora y/o de innovación. Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

Desarrollar e implementar programas para la promoción de la salud y el trabajo:

Dentro del campo de la promoción de la salud tanto en la sede central como en algunas de las Oficinas Regionales: con Campañas de Salud Bucodental y Salud Visual, Campañas de Donación de Sangre, Feria de la Salud y la celebración de la Semana de Salud Ocupacional, la cual fue declarada de

91

interés Institucional por la Dirección General. Fomentar la participación activa de los diferentes grupos de apoyo en la Gestión Preventiva en Riesgos Laborales de la Institución (comisiones de salud ocupacional, gestión ambiental, comisión en materia de discapacidad, comité y brigada de emergencia):Se realizaron diversas actividades de capacitación e identificación de riesgos, en las que se garantizó una participación activa de estos grupos, en materia de la prevención de riesgos, accesibilidad, protección del medio ambiente, la prevención y atención de emergencias. Subproceso Servicios de

Información

En la atención de cualquier solicitud de información o trámite se entregará un resultado satisfactorio en el menor tiempo posible. Se coordinó la adquisición de nuevos portacarnets, acordes con los lineamientos en cuanto a la nueva imagen institucional, así mismo se tiene programado el cambio del total de carnets con un nuevo diseño. Se revisó y actualizó el procedimiento de archivo de documentos en el Expediente Personal, de modo que sea sencillo y seguro, facilitando la gestión documental.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS

Subproceso Análisis

Ocupacional

Se atendieron estudios de clasificación de en un tiempo razonable dependiendo de la complejidad del mismo y el volumen de trabajo que maneja este subproceso. Durante el año 2011 se efectuaron más de 100 estudios de clasificación de puestos entre reasignaciones, recalificaciones, cambios de especialidad, estudios de atinencia, entre otros. Así como otros estudios e informes propios del área de clasificación de puestos. Se dio sesoría los funcionarios e instancias administrativas del Registro Nacional y externas que así lo requieran en cuanto a información, consultas y requerimientos hechos en la materia de gestión por competencias. La atención ha sido en forma personal,

vía telefónica, por correo electrónico o escrito.

Para un mejor desarrollo personal y desempeño laboral en las áreas de análisis ocupacional, gestión por competencias y desarrollo del liderazgo, los funcionarios del Subproceso fueron capacitados. Subproceso Salud y

Seguridad Ocupacional a) Área de Salud Laboral • La consolidación del Servicio Médico

certificado por el INS, facilitó la reducción del número de accidentes laborales presentados durante el año 2011, en comparación con los accidentes presentados en el año 2010.

• Actividades de promoción de la salud (sede central y en regionales).

• Programas de capacitación en salud y seguridad ocupacional a nivel Institucional.

92

• Inclusión de aspectos de salud y

seguridad ocupacional en licitaciones. • Realización de análisis

microbiológicos en el servicio de alimentación de la Institución, garantizando la inocuidad alimentaria de dicho servicio.

b) Área de accesibilidad • Coordinación para la construcción y

adecuación de rampas. • Coordinación para la construcción de

pasamanos en áreas peligrosas y en rampas.

• Coordinación con el CNREE, mediante la reactivación parcial de la CIMAD.

c) Área de Gestión Ambiental • Conformación de la Comisión de

Gestión Ambiental, de forma integral con áreas y/o Departamentos estratégicos.

• Aprobación de Política Ambiental de la Institución.

• Realización de programas de reciclaje con énfasis en responsabilidad social.

• Aprobación del compromiso ambiental del Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos para el período 2011-2016.

d) Área de Prevención y Atención de

emergencias • Revisión de escaleras de emergencia

en coordinación con el Dpto. de Ingeniería de Bomberos.

• Continuidad del proceso de capacitación de la Brigada de Emergencia.

• Realización de simulacros bajo metodología del Sistema de Comando de Incidentes.

• Compra de extintores, balastros de emergencia y señalización de seguridad.

• Renovación del equipo de inmovilización y reabastecimiento de botiquines de primeros auxilios.

• Coordinación con el Departamento de Arquitectura y Servicios Generales para la construcción de una bodega de líquidos combustibles e inflamables.

Subproceso Reclutamiento y

Selección de Personal Concursos Internos: En el 20011

se publicaron dos Concurso Interno: RN-01-11 (para llenar plaza de la Dirección Informática) y el Concurso Extraordinario RN-02-11, para remozar los registros de elegibles existentes y llenar algunas plazas vacantes. Del cual se tienen los siguientes resultados:

El Registro Nacional cuenta con una población aproximada de 1115 funcionarios (interinos y propietarios), un total 155 funcionarios PARTICIPARON EN LAS DIFERENTES CLASES DE PUESTOS, lo cual representÓ un 13.90% de participación. Al respecto, se destaca que del total de participantes 60 funcionarios son interinos, un 38,71% del total. Con la participación del 13% de los funcionarios se dio un aumento relativo en comparación con otros lo que motiva a continuar realizando este tipo de actividades. Además, en cuanto a la promoción obtenida según datos preliminares, se obtuvo que el 62% de los participantes aprobaron con nota igual o superior a 70, requisito indispensable para conformar el registro de elegibles; este dato nos permite concluir que los registros elegibles existentes quedarán más remozados.

93

El concurso interno extraordinario CI-RN-02-11 por asuntos legales relacionados con la interpretación del Reglamento de Concursos Internos ( Decreto Nº 24025-MP) y la Negociación Colectiva del Registro Nacional ( periodo 2010-2013), por disposiciones de la Dirección General de Servicio Civil ha quedado en suspenso, en tanto se resuelven los criterios de interpretación y aplicación. Concursos Externos: Se publicó

un concurso externo por Artículo 15, para llenar 1 plaza vacante de Trabajador de Artes Gráficas 3. Lográndose conformar un registro de 5 elegibles para futuras necesidades.

Nombramientos y Promociones: Como producto del concurso interno se promovieron en propiedad un total de 2 funcionarios regulares.

También se realizaron 70 nombramiento en propiedad, entre ascensos, traslados interinstitucionales y ternas resueltas, para mayor detalle: -Ternas resueltas: 56 -Ascensos en propiedad: 2 -Traslados Interinstitucionales: 11 -Reingreso por Artículo 14: 1 Se realizaron 90 nombramientos interinos y 16 nombramientos sustitutos, por vacaciones o incapacidades del titular del puesto. Del Régimen Especial de Dictaminadores y de Informática, se tramitaron 19 nombramientos.

Declaraciones juradas de requisitos para la Dirección General de Servicio Civil: Se revisaron documentos, atestados, requisitos y se elaboraron y digitaron 60 declaraciones juradas de requisitos.

Pedimentos de personal: Se

confeccionaron en total 46 pedimentos de personal.

Nóminas: En el año 2011 se

tramitaron 2 nóminas por concurso interno y 8 nóminas de concursos externos institucionales, las cuales se resolvieron todas. Asimismo, se resolvieron 30 nóminas por concurso externo se recibió en total 59 nóminas para resolver de las cuales 18 fueron devueltas sin resolver.

Evaluación de Período de Prueba:

De los nombramientos en propiedad tramitados en el año 2011, se han gestionaron 88 de períodos de prueba, aprobados.

Subproceso de Capacitación y

Desarrollo

Estudio integral de talento en la Dirección de Bienes Muebles.

Talleres: “Nociones determinantes

para la gerencia y el liderazgo exitoso”, dirigido a los jefes, “Gestión por fortalezas”, dirigido a todos los colaboradores de la Dirección.

Encuesta de Clima Organizacional. Aplicación de pruebas para la

valoración del personal y análisis de equipos.

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Taller “Gestión por fortalezas” para

colaboradores de Oficinas Regionales y Servicios Registrales.

Implementación del Programa de

Preparación para la Jubilación “Hacia un nuevo reto…” con 40 prejubilados.

Programa de capacitación por

competencias (Cierre de brechas), dos cursos para analistas administrativos y registradores.

Programa de Desarrollo Personal,

charlas mensuales de formación integral, apuntando hacia un estilo de vida en equilibrio.

Modificación del instrumento de

evaluación del desempeño. Adquisición de mobiliario nuevo

para el Aula de Capacitación. Diagnóstico y propuesta del Centro

de Formación del Registro Nacional

Coordinación de actividades de

capacitación interinstitucionales con instructores de CECADES.

Conformación del banco de

Facilitadores del Registro Nacional. Coordinación de actividades de

capacitación internas con las Direcciones de Servicios Registrales, Bienes Muebles, Inmobiliario y Oficinas Regionales.

Subproceso Servicios de Información

Actualización de Expedientes de Personal, tanto físico como digital.

Actualización de Expedientes de

Carrera Profesional, tanto físico como digital.

Participación en el Sistema de

Gestión de Calidad del Departamento.

Planteamiento de nuevas mejoras al

Módulo de Carrera Profesional en el SIFA, se dejaron en producción las mejoras que permiten un nivel aceptable de funcionamiento del sistema. Actualmente se trabaja en completar la información del incentivo que no se había registrado en el sistema por las fallas que daba. Además, esto ha permitido revisar individualmente, a la fecha 278 casos, detectándose errores en los puntajes que implicó la elaboración a diciembre de 78 informes para proceder a la corrección, de los que la jefatura ha revisado y dado V°B° a 38 de ellos.

En el año 2011 la demanda

certificaciones fue 1366, solo 29 se entregaron fuera del plazo establecido.

Se retomó el Registro de Errores u

Omisiones, con el propósito de ir implementando proyectos en materia de Calidad y Auditoria de RRHH.

Se funge como administrador de la

Intranet de RRHH que fue desarrollada por la empresa Exceltec y entregada el año anterior. Se capacitó al personal de la Dirección Administrativa para su uso y se da seguimiento a su funcionamiento.

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Atención de solicitudes de

información de distinta naturaleza requeridas por diversas instancias.

Subproceso Administración

de Salarios e Incentivos Anteproyectos

Como parte de las nuevas funciones asumidas por el proceso de Administración de Salarios e Incentivos se colaboro en la elaboración de los anteproyectos de salarios para los presupuestos de la Junta Administrativa y del Gobierno Central. Aporte Patronal de ASOREN

Se retomo como parte de las actividades se envía los aportes patronales de aquellos funcionarios asociados a la Asociación Solidarista del Registro Nacional tanto para los funcionarios de la Junta Administrativa como de Gobierno Central. Auxiliar Aporte Patronal

(ASOREN) Como complemento al envió del aporte patronal y como actividad de control interino se elaboro un Auxiliar con los históricos de los montos enviados a la Asociación.

Conciliaciones Planilla – CCSS

Para un adecuado control de los egresos por concepto de pago de facturas a la Caja Costarricense del Seguro Social por concepto de cargas patronales y estatales que realiza la Junta Administrativa se inicio con la conciliación mes de mes de los salarios reportados así como el cobro efectuado.

Conciliaciones Retenciones por pagar

Dadas las diferencias encontradas en las conciliaciones de las retenciones salariales de la planilla de la Junta Administrativa se ha ido depurando cada una de ellas en donde se realizan ajustes positivos o negativos de acuerdo a cada situación, en donde se le reintegra al funcionaria o se le cobra lo pagado de más. Pago mediante transferencia

MAPE – SINPE (Eliminación de boletas)

Debido a las facilidades que se presentan con la plataforma de SINPE para el pago de salarios, se está aprovechando esta herramienta para sustituir las boletas de pago de planillas adiciones de la Junta Administrativa y la ayuda económica a los funcionarios del Convenio con Adaptación Social. El proceso se está realizando por etapas y el objetivo final es eliminar por completo los pagos mediante las Boletas de Pago. Envío mensual de planillas a

la Caja Costarricense del Seguro Social

La Caja Costarricense del Seguro Social está realizando cambios en la forma de recibir la información de las planillas de las diferentes instituciones del estado. La misma se está realizando por medio de Correo Electrónico con medidas de seguridad implementadas por ellos, tanto para las planillas de la Junta Administrativa y de Gobierno Central. Se ha logrado llevar a cabo este nuevo proceso sin alterar las fechas de entrega y de esta forma no afectar a los funcionarios.

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Modificaciones

presupuestarias Los procedimientos para realizar cambios en el presupuesto asignado para la institución (cambios de partidas) han sufrido modificaciones sustanciales en cuanto a los formularios y lapsos de tiempo para ser solicitados. El proceso ha venido realizando ajustes a las actividades diarias con el objetivo de atender de manera oportuna estos requerimientos y de esta forma no afectar el pago de salarios. Ejecución del Presupuesto de

Salarios Junta Administrativa: 9.490.138.629,85 Gobierno Central: 8.429.201.017,89 Estudios de Aumentos Anuales

Debido a inconsistencias encontradas en el pago de Aumentos Anuales, se procedió a realizar todo un estudio integral, funcionario por funcionario con el objetivo de corroborar que los pagos se están efectuando por concepto correctamente.

ESTADO DE LOS PROYECTOS Subproceso Análisis

Ocupacional Durante el año 2011 este subproceso no planteo proyectos específicos; siendo el Proyecto de digitalización de los servicios vía INTRANET el que se está desarrollando el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Está pendiente la propuesta de digitalizar los sobres de puestos de los funcionarios del

Registro Nacional, en espera de disponibilidad de recursos. Subproceso Salud y Seguridad

Ocupacional

a) Proyectos en materia de Prevención de Riesgos Laborales:

Debido a la directriz del Poder Ejecutivo Nº 013H, la implementación del Sistema de Gestión Preventiva en Riesgos Laborales, no se pudo realizar para el primer trimestre del 2011. De igual forma, el proceso de certificación del Registro Nacional como Espacio Libre de Humo de Tabaco, se estima retomarlo en el primer trimestre del 2012 b) Proyectos en materia de Gestión

Ambiental: Por medio de la conformación de la Comisión de Gestión Ambiental, se fortaleció el programa de Reciclaje Institucional con Énfasis en Responsabilidad Social y se estima concluir con la elaboración del Plan de Gestión Ambiental de la Institución en el primer semestre del 2012 c) Proyectos en materia de

Discapacidad: Actualmente los proyectos para la construcción de pasamanos y adecuación de rampas dentro de la Institución, se encuentran en un 75% de avance, actualmente en el Dpto. de Arquitectura y Servicios Generales, se realiza un estudio quienes diseñarán las especificaciones técnicas de cada proyecto. d) Proyectos en materia de Prevención

y Atención de Emergencias: El proceso de certificación de la Brigada de Emergencia se interrumpió

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por el cambio de la empresa que brindaba el servicio de atención de emergencias y capacitación de la Brigada, se estima completarlo en agosto del 2012. Dicho proyecto permitirá contar con Brigadistas con un nivel de capacitación adecuado (Asistente de Primeros Auxilios). Para el primer trimestre del 2012, se estima realizar micro simulacros y concluir con la instalación de la señalización de seguridad. Subproceso Administración de

Salarios e Incentivos

Estudios generales Se realizará un estudio integral de las Vacaciones, Carrera Profesional, Prohibición, Materia Registral y Zonaje, funcionario por funcionario para corroborar la debida aplicación de los mismos. Modulo de Asistencia a las Regionales Para un mejor control de asistencia de los funcionarios que laboran para las diferentes oficinas regionales del Registro Nacional en el país, se estará implementando el sistema a cada una de ellas, acompañadas de la respectiva capacitación. Persona próximas a pensionarse Como parte del compromiso del Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos con aquellos funcionarios próximos a pensionarse se pretende trabajar en conjunto con el Ministerio de Trabajo para facilitar los tramites a los funcionarios. A mediano plazo se quiere hacer lo mismo con aquellos funcionarios que cotizan para el Régimen de Invalidez, Vejez y

Muerte de la Caja Costarricense del Seguro Social. Se pretende incorporar este tema en el programa de Preparación a la Jubilación que desarrolla el Proceso de Capacitación, previa una adecuada coordinación Suspensiones Como tema fundamental en el control de asistencia se va a desarrollar un procedimiento a lo interno para llevar un control adecuado de las suspensiones en el cual se le de un seguimiento con el debido tramite que debe realizar la Asesoría Jurídica hasta su resolución. Auxiliar de cotizaciones para el

Fondo de Pensiones del Registro Público

El Departamento de Contabilidad a mediados del año 2011 traslado toda la información referente a las cotizaciones, al Fondo de Pensiones del Registro Público. Se realizará una depuración y actualización de las mismas.

PROVEEDURÍA NATURALEZA JURÍDICA El Departamento de Proveeduría del Registro Nacional se fundamenta en los artículos 105, 106 y 107 de la Ley de Contratación Administrativa y los artículos 219 al 224 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, ya que por ser una institución adscrita al Ministerio de Justicia con su propia Proveeduría, no pertenece al Gobierno Central, pero es regulada en sus funciones más

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específicas, competencias y requisitos por el Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales. El Departamento de Proveeduría depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa del Registro Nacional, y por ella se canalizan todas las políticas, directrices y lineamientos. OBJETIVO GENERAL Satisfacer en forma eficiente, las demandas de bienes y servicios de acuerdo a las leyes y reglamentos que rigen la Contratación Administrativa, por parte de los diferentes departamentos que conforman el Registro Nacional, así como garantizar el almacenamiento y entrega de materiales, suministros y activos con el fin de brindar un buen uso y mantenimiento oportuno de los bienes y servicios de la Institución. OBJETIVOS ESPECIFICOS Coordinar las acciones para velar

por el adecuado uso y mantenimiento de los materiales, suministros y activos del Registro Nacional.

Ejecutar mediante los

procedimientos de contratación administrativa (licitación pública, abreviada y otros), la adquisición de los bienes y servicios que el Registro Nacional requiere para su normal funcionamiento.

Coordinar las acciones para velar

por el adecuado uso y

mantenimiento de los activos del Registro Nacional.

Realizar informes para la Auditoría

Interna, Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, Ministerio de Hacienda y otros.

Suministrar a la Dirección

Administrativa la información para el proyecto de presupuesto, presupuesto extraordinario y modificaciones presupuestarias en lo relativo a bienes y servicios

CAMBIOS EN EL ENTORNO JURÍDICO En materia de contratación administrativa, durante el año 2011, no se presentaron cambios en el entorno jurídico, tanto en materia de Contratación Administrativa como de Administración de Bienes. ACCIONES EMPRENDIDAS Las acciones realizadas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el Sistema de Control Interno del Departamento consisten en: Dotar de infraestructura adecuada

en las Bodegas utilizadas por la Coordinación de Activos y de la Bodega General.

Llevar a cabo un inventario general de activos para actualizar toda la información relacionada.

Llevar a cabo inventarios aleatorios y general de materiales y suministros según dicta la política interna (semanales, trimestrales y anual)

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Actualización y comunicación a los funcionarios del Departamento, un compendio de las normas y políticas de Control Interno.

Dotar de infraestructura adecuada a las instancias correspondientes para el mejoramiento de las funciones desempeñadas.

Reforzar a las áreas de Control de Activos, Bodega General, y recepción de Proveeduría con personal de Contrato, con la finalidad de coadyuvar con las tareas desempeñadas por parte de este Departamento.

Velar por la adecuada custodia de documentos, para esto se cuenta con más recurso humano.

Elaboración de la Matriz de Seguimiento del 2011 con cero medidas no cumplidas.

LOGROS ALCANZADOS

Se lograron tramitar los siguientes procedimientos de compra:

o 944 Contrataciones Directas

o 8 Licitaciones Públicas

o 27 Licitaciones Abreviadas

o De dichos procedimientos se generaron 1219 órdenes de compra.

Se realizó el registro de 3,144 activos por un valor de ¢1,109,363,704.35, igualmente se procedió a identificar con una etiqueta de código de barras todos los activos físicos

que se adquirieron durante el 2011. Dichos activos se registraron tanto en el Sistema OPENGOB como en SIBINET del Ministerio de Hacienda.

Se realizaron 8 actas de donación por 1052 activos, a Escuelas y Asociaciones de Bien Social.

Se realizaron 4 traslados por 167 activos a Ministerios y Dependencias del Gobierno Central.

Se realizó una toma física de activos en las instalaciones del Registro Nacional, así como de las oficinas Regionales.

Se tramitaron actualizaciones de ubicación de activos, mediante los formularios de Traslado Interno y Recibido Conforme, para un total de 963 durante el año 2011.

Se tramitaron 645 Entradas de Bodega, generadas de los procedimientos de compra por Bienes, y Materiales y suministros.

Se generaron 1625 Salidas De Bodega, que responden a las diferentes solicitudes por requisición de Suministros, Materiales o Bienes de las diferentes instancias administrativas y ejecutivas del Registro Nacional.

Realización de inventarios semanales y trimestrales aleatorios en coordinación con el Departamento de Contabilidad de los materiales y suministros custodiados en la

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Bodega General. Además se llevó a cabo un inventario general del cual se realizó el respectivo ajuste en conjunto con el Departamento

Se crearon áreas de seguridad para el almacenamiento y custodia de valores

Se custodiaron y entregaron valores ubicados en la Bodega General, a los interesados, de acuerdo a los controles de calidad establecidos.

Se remodeló el ingreso a la Bodega General para lograr una mayor seguridad en esta área tan importante ya que se custodian materiales, suministros, activos, y valores como lo son las diversas boletas y papel de seguridad que utiliza el Registro Nacional en los trámites que llevan a cabo los usuarios, y los blancos para placas.

Se dio continuidad a la instalación de racks tipo industrial en la Bodega General y en la Bodega de Activos.

Se inició la implementación de métodos científicos y tecnología avanzada en la toma física de los inventarios, así como de la información necesaria para las compras de los materiales y suministros

Propiciar cambios necesarios en los sistemas informáticos relacionados con inventarios y salidas de mercadería.

Se racionalizaron las entregas de los Materiales y Suministros de forma que el gasto total fuera menor como se muestra a continuación:

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Cuadro comparativo de los montos en las salidas Bodega General de los Materiales y Suministros

MESES MATERIALES Y SUMINISTROS

Montos de las salidas 2010 Montos de las salidas 2011 Enero 131,339,242.52 101,275,921.16 Febrero 50,475,527.15 28,417,358.75 Marzo 64,517,629.55 110,059,889.86 Abril 121,356,536.35 35,554,316.05 Mayo 60,796,900.15 89,515,132.65 Junio 48,155,835.10 60,981,329.05 Julio 55,733,329.34 72,066,478.97 Agosto 104,331,361.37 75,538,193.32 Septiembre 114,421,414.96 125,386,984.86 Octubre 9,072,553.63 20,004,227.02 Noviembre 77,888,551.01 50,819,830.85 Diciembre 33,788,397.88 71,974,807.64 Total 871,877,279.01 841,594,470.18

Como puede observarse el ahorro fue de ¢ 30.282.808,83

ESTADO DE PROYECTO Se cumplió en un 100% la construcción e instalación de Racks tipo industrial en su segunda etapa en la Bodega General, y en la Bodega de Activos con la finalidad de mejorar el sistema de almacenamiento de materiales y suministros y activos; además de modernizar la infraestructura en aras de mejorar el servicio brindado. COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Y/O NACIONALES Compras Sostenibles, Ministerio de

Hacienda

COMPRARED V2, Ministerio de Hacienda

Programa Técnico en Contratación Administrativa para la Gestión Pública, Universidad de Costa Rica

CURSOS RECIBIDOS Inventarios y métodos de

investigación de almacenamiento; consultor Lic. Rodrigo Bonilla

Curso Jurisprudencia en Contratación Administrativa, ARISOL Consultores

Curso Cómo Elaborar Carteles, ARISOL Consultores

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SEGURIDAD INSTITUCIONAL NATURALEZA JURÍDICA El 30 de julio mediante oficio DM-1037-2004, se aprueba la creación del Departamento de Seguridad y Vigilancia del Registro Nacional, como dependencia de la Dirección Administrativa, debido a que resulta necesario para garantizar la supervisión, coordinación y el control de los servicios privados que custodian la institución. OBJETIVO GENERAL Brindar seguridad física a las personas, bienes y activos del Registro Nacional, para garantizar su protección y salvaguarda. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Brinda seguridad y vigila los bienes, las instalaciones y el personal de la Institución.

Lleva un control de salida de los bienes de las instalaciones, en coordinación con el Departamento de Proveeduría y la Unidad de Mantenimiento.

Revisa los roles semanales de distribución del personal de seguridad.

Coordina, con las entidades externas, las medidas especiales de seguridad que ameriten la realización de actividades especiales.

Vela por la capacitación del personal de seguridad.

Supervisa las labores de la sala de monitoreo.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO

En caso de emergencias se crea un

protocolo en el mes de febrero, para que los oficiales de seguridad llamen a la empresa contratada inmediatamente, y se comunique con el Departamento de Seguridad para coordinar la ayuda de los brigadistas de la institución o el Consultorio Médico.

Se solicita el cierre total de la puerta salida costado oeste de la soda comedor, y con el visto bueno del Comité de Emergencias institucional, lo anterior a partir del lunes 16 de mayo de 2011. El oficial en recorrido del módulo siete mantiene en su poder una llave, para poder abrir esta puerta en caso de emergencia.

En mayo se hace la propuesta de

pasar 78 oficiales (según contrato 2008-2011) a 84, lo anterior por aperturas de Regional Oeste, Puntarenas y a la necesidad de mayor cantidad de puestos de seguridad debido a edificios nuevos y cambios en infraestructura. Las Coordinadoras trabajan en la elaboración del Cartel para contrato de los servicios de Seguridad y Vigilancia.

Por orden de la Dirección Administrativa se pasan de hacer tres encuestas por cuatrimestre a dos por semestre.

Después de investigación del

trámite que se lleva con el traslado del dinero que se maneja

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en el área de timbres al camión

remesero, esto en la Regional Oeste, para el mes de noviembre se crea Protocolo para Traslado de dinero de timbres al Banco.

A partir del 1 de diciembre el

Departamento de Seguridad pasa a hacerse cargo del control de accesos, del cual anteriormente era parte de las funciones del Área de Aseguramiento de la Información.

ACCIONES EMPRENDIDAS Aplicación de dos evaluaciones

semestrales mediante encuestas a las Direcciones y Departamentos, quienes las trasladan a sus colaboradores involucrados con el servicio que prestan los agentes

de seguridad, tanto dentro de la institución como en los parqueos.

Se realizaron varias inspecciones y recorridos mediante inspecciones en el sitio (en los diversos puestos de seguridad y vigilancia dentro de las instalaciones del Registro Nacional), esto para determinar el cumplimiento efectivo del contrato suscrito con la institución.

Se atendieron trece denuncias en torno a presuntas irregularidades donde se vinculan a los agentes de seguridad, lo relacionado con seguridad física y la sala de monitoreo. De las cuales dos de ellas están por ser cerradas. Estadística que bajo con respecto al 2010 y donde se atendieron diecisiete denuncias.

Se realizaron acciones tendientes a mejorar la seguridad y custodia de los bienes de la institución, dentro de estas se continúa con la revisión de bolsos a la entrada y salida, control de activos o bienes

personales mediante boletas, revisión de oficinas que laboran en horas extraordinarias, inspecciones periódicas de los oficiales de seguridad por parte de este Departamento, entre otras.

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PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS

Se logro disminuir la desaparición

de bienes del Registro Nacional.

Se evaluó parcialmente la prestación del servicio de seguridad en la Institución, la cual según la mayoría de los funcionarios es favorable.

Se ha logrado que el personal del Registro Nacional conozca más sobre el Departamento, mediante la colaboración del Departamento de Proyección Institucional, así los funcionarios pueden acudir al mismo a tiempo para solventar una eventualidad, antes de tener que poner una denuncia y realizar la investigación del caso, tanto el

Departamento como el Poder Judicial.

Fueron entregados a este Departamento doscientos veinticinco objetos perdidos, gran diferencia en comparación con el año 2010, en el cual fueron ciento sesenta y dos objetos perdidos.

De estos doscientos veinticinco fueron devueltos a sus dueños ciento veinticinco de ellos, cincuenta y seis cédulas entregadas al Registro Civil, dos Licencias al COSEVI y cuatro carné de abogado para un total de sesenta y dos, y en custodia aún se encuentran ochenta y tres objetos de los cuales Sandra Sáenz la compañera encargada, estará entregando a entidades correspondientes objetos como tarjetas de crédito, carnés, planos y escrituras u otros.

Tanto usuarios como funcionarios se han sentido satisfechos, al tener un lugar donde acudir a preguntar o donde recuperar sus objetos personales, y aún más cuando se les ha localizado para que vengan a retirar sus pertenencias.

Se logró disminuir en gran

medida el número de denuncias, en los cuatro años de existencia del Departamento siempre la cifra ha ido en descenso.

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Años Denuncias grafico 2007 13 serie 1 2008 42 serie 2 2009 34 serie 3 2010 17 serie 4 2011 13 serie 5

ESTADO DE LOS PROYECTOS

La sala de monitoreo del Registro Nacional arranco a partir de Junio de 2009, continua sin funcionar al 100% solamente en horas hábiles, debido a que las cámaras no son día/noche, por lo que si la luz está apagada la cámara no capta nada; es rescatable que a partir del 1 de diciembre de 2011 además de la supervisión de la sala de monitoreo, el Departamento de

Seguridad asume las siguientes funciones:

Asignar accesos a funcionarios en

áreas específicas, previa solicitud de la Dirección respectiva.

Quitar accesos a áreas cuando un funcionario por diversas razones no lo requiera, previa nota de solicitud de la jefatura interesada.

Generar reportes sobre las áreas específicas a las que tiene acceso un funcionario.

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Generar videos guardados en

conjunto con el Área de Aseguramiento de la Información.

Coordina el desbloqueo de puertas o sirenas de forma temporal según se requiera.

Enmascara o desenmascara (silenciar sirenas), previa solicitud de la parte interesada.

Monitorea el adecuado funcionamiento físico de las puertas y cámaras.

Realiza investigaciones de accesos irregulares.

Atiende denuncia de mal uso y daños de dispositivos.

Aún no está en construcción la caseta por el sector de la bodega general, y se espera se construya una para el edificio de Placas, para el cual se solicitará un oficial en el cartel para el próximo Contrato.

Se ha logrado disminuir

denuncias y resolver las que se han presentado, devolver objetos perdidos, y trabajar en conjunto con los oficiales en las diferentes labores. Se espera solamente que haya mayor comunicación entre el

Departamento y el Área de Aseguramiento de la Información debido a sus proyector afectan la labor de este Departamento, pero no se toma el parecer de las coordinadoras hasta finalizado el proyecto, por lo que no se puede hacer nada por falta de presupuesto.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Y/O NACIONALES.

Se recibieron los siguientes cursos: Sistema de Comando de Incidentes

(8 horas), impartido por Luis Garro Redondo, Técnicos en Emergencias Medicas de la empresa Aragar, Servicios Múltiples en Salud.

Organización de Brigadas de

Emergencia (16 horas), impartido por la Academia Nacional de Bomberos.

Curso Control de Principios de

Incendio (8 horas), impartido por la Academia Nacional de Bomberos.

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DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

NATURALEZA JURÍDICA Planea, dirige, coordina y supervisa actividades profesionales en el campo de la informática, tanto en lo técnico como en lo administrativo, orientadas al logro de los objetivos institucionales mediante el desarrollo de sistemas de información y programas laborales en la ejecución de procesos y proyectos, que coadyuvan en la labor sustantiva que brinda el Registro Nacional. OBJETIVO GENERAL Lograr que las tecnologías de información apoyen la misión, la visión y los objetivos estratégicos del Registro Nacional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Mantener la continuidad de las

operaciones de los sistemas de información críticos del Registro Nacional.

Sustituir la plataforma tecnológica1 obsoleta.

Asegurar la inversión que en materia de TI haga la Institución,

1 Para los efectos de este documento se considerará por “Plataforma Tecnológica” el conjunto de equipos, principales o “mainframes”, microcomputadoras, dispositivos periféricos y de telecomunicaciones, sus sistemas operativos y sus utilitarios, así como los ambientes de desarrollo para las aplicaciones y bases de datos.

mediante acciones que prevengan la obsolescencia tecnológica.

Mantener la gobernabilidad de TI mediante la adopción de un marco de gestión sustentado en guías, estándares y mejores prácticas generalmente aceptadas.

Impulsar el fortalecimiento y el desarrollo del recurso humano de la Dirección de Informática.

Modernizar los sistemas de información llevándolos a versiones de software modernas, soportadas, abiertas, estables, robustas, flexibles, seguras y de alta disponibilidad, con tecnología de n-capas e interfaz de páginas Web en los casos que su uso sea razonable.

Apoyar el desarrollo de un Portal de Servicios Digitales que permita la realización de trámites a través de Internet y la incorporación de la firma digital a los procesos registrales.

Desarrollar y mantener un marco de gestión para el aseguramiento de la información.

CAMBIOS EN EL ENTORNO En diciembre 2010 la Autoridad

Presupuestaria aprobó el traslado de 13 plazas del Régimen del Servicio Civil al Régimen Especial de Informática; logrando con esto avanzar en la unificación de ambos regímenes. Para el 01 de marzo se había formalizado el traslado de estos funcionarios, así como el ascenso en propiedad de un funcionario de la Clase PGI2 a la Clase Ejecutivo de Proyectos. De

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este modo el que algunos funcionarios se mantengan en el Régimen del Servicio Civil obedece a cuatro razones: o Son funcionarios

administrativos, por lo que no califican para el Régimen Especial.

o No cuentan con la formación académica mínima que se establece en el Régimen Especial.

o Si bien se sometieron al proceso de selección mediante un concurso interno, no obtuvieron la calificación mínima para ser elegibles y por tanto candidatos a puestos del Régimen Especial.

o Por decisión propia no participaron en el concurso interno promovido para optar por plazas del Régimen Especial.

Se implementó el nuevo modelo de

gestión por competencias patrocinado por el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos, mediante la aplicación de formularios de evaluación del desempeño sustentados en este modelo.

En el 2010 entró en vigencia la nueva convención colectiva, cuya aplicación se fortaleció en el 2011 con la interpretación dada a algunos artículos por parte de la Dirección General.

El Registro Nacional continuó con la inversión en la modernización de su planta física (edificio de Propiedad Industrial, edificio del Archivo Central, edificio de Placas, traslados internos, Regional Sector Oeste), lo que ha impactado en la plataforma tecnológica,

propiciando su crecimiento y reorganización.

El Gobierno Central y la Autoridad Presupuestaria, emitieron una serie de directrices orientadas a la restricción del gasto público, lo que ha impactado la ejecución de algunos proyectos del Registro Nacional.

Se elaboró el anteproyecto de presupuesto de la DIRN para el año 2012, el cual debió reformularse considerando las directrices emitidas por la Dirección General en apego a las políticas de restricción del gasto emitidas por el Gobierno Central. Esto significó que debió dejarse fuera del presupuesto las inversiones correspondientes a la adquisición de servicios y tecnologías, lo cual impactará en forma directa las operaciones diarias, el desarrollo de nuevos proyectos y el fortalecimiento de la plataforma tecnológica existente y, en consecuencia, la garantía de la seguridad registral. (Véase oficio DIRN-0621-2011 de fecha 05-09-2011 en el que se plasma el impacto de la restricción del gasto público en términos de TI).

Se dio inicio al proceso de traslado del IGN al Registro Nacional, lo cual en lo concerniente a tecnologías de información, significa más personal y servicios a los que debe brindarse soporte sin que se cuente con recurso humano suficiente y además calificado en el software utilizado por esa dependencia; la necesidad de inversión en plataforma tecnológica sin que se cuente con los recursos presupuestarios para ello.

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Se elaboró el Plan Estratégico

Institucional (PEI), el cual sirve de insumo para la reformulación del PETIC.

Se inició la coordinación de acciones para la inclusión del Registro Nacional dentro del desarrollo de esfuerzos de Gobierno Digital.

El Registro Nacional creó una oficina para la gestión de los proyectos institucionales, responsable de emitir las directrices sobre esta materia.

ACCIONES EMPRENDIDAS Durante el primer semestre del año 2011 se continuó con la ejecución de proyectos y actividades incluidas en el Plan Estratégico en Tecnologías de Información y Comunicaciones, así como en el Plan Operativo Institucional de esta Dirección; enmarcados todos dentro de las líneas de acción estratégicas planteadas en el PETIC 2008-2011, a saber:

Continuidad de operaciones Estabilizar la gestión Formular el proyecto para el

Sistema Único de Registro. Se presentó a la Junta Administrativa la propuesta sobre el “modelo de gestión” para la DIRN, producto de la consultoría contratada para tales efectos. Se inició con la labor de reformulación del PETIC, en concordancia con el PEI y las metodologías promulgadas por la UDEI.

Con la intención de mantener al personal especializado y actualizado en los avances tecnológicos relevantes para la Dirección de Informática, se desarrollaron actividades de capacitación en las siguientes áreas:

Bases de datos Desarrollo de software Seguridad de la información Infraestructura tecnológica Gestión de calidad Contratación administrativa Formación en actividades

blandas, proyectos, capital humano.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Dentro de los principales logros de la Dirección de Informática para el año 2011, se enumeran los siguientes: Módulo C-Asist:

Como parte del Sistema de Control de Asistencia, en el 2010 se implementó el módulo C-Asist, el cual permite el registro y autorización de licencias, permisos e incapacidades de los funcionarios de forma automatizada. En el 2011 se realizaron acciones orientadas a mejorar este sistema y obtener un mayor provecho de la información que en él se registra.

Antivirus:

Para finales del 2010 se actualizó la plataforma de

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antivirus, incluyendo el correo institucional, lo que permite tener un mayor control, respuesta y contención ante la presentación de posibles eventos relacionados con malware, virus y código malicioso. Asimismo, para continuar con esta política, en el 2011 se gestionó nuevamente la actualización de esta herramienta por un periodo de un año más; y se incluyó en el presupuesto 2012 los recursos necesarios para dar continuidad a este proceso.

Ampliación de la cobertura de la Plataforma de Seguridad Física:

Se continuó con el fortalecimiento de la plataforma de seguridad física (control de accesos, control de asistencia, circuito cerrado de televisión y control de intrusión), abarcando los nuevos edificios de Propiedad Industrial, Archivo Institucional y Placas, además de las Regionales de Sector Oeste y Alajuela. Además se amplió la capacidad de almacenamiento de videos.

Charlas de Concienciación:

Se realizó un plan piloto, en el que se logró abarcar casi 100 funcionarios de la Institución, transmitiendo temas relacionados con la importancia de la participación de cada uno en cuanto al aseguramiento de la información. En el 2012 se

continuará con esta campaña para terminar de abarcar la totalidad de la población del Registro Nacional.

Atención oportuna de incidentes:

Atención de los incidentes presentados por los usuarios en un plazo máximo de 24 horas. De acuerdo con los indicadores generados el porcentaje de atención es del 98,06% durante el año 2011.

Sistema específico de valoración de riesgo (SEVRI) y control interno:

Se aplicó el SEVRI a todos los Departamentos de la Dirección de Informática, según la metodología establecida a nivel Institucional y se generaron los planes de acción correspondientes. De igual forma se continuó con el proceso de fortalecimiento del control interno, mediante las autoevaluaciones aplicadas y su correspondiente seguimiento.

Asimismo, la Dirección y

Jefaturas se avocaron a la tarea de elaborar el informe de seguimiento de Control Interno 2010-2011.

Instancia de Control de Proyectos:

Se continuó con la aplicación de la Metodología de Administración de Proyectos en varios procesos de

111

contratación administrativa, mejorando de esta forma el seguimiento de dichos procesos.

Acuerdos de Nivel de Servicio:

El proyecto para la definición de los acuerdos de nivel de servicio se concluyó el 3 de noviembre de 2011. Como resultado de ese proyecto se elaboró el Instructivo para la Administración del Nivel de Servicio y del Nivel de Operación. Se documentaron acuerdos de servicio para la Disponibilidad de Aplicativos, Disponibilidad de Conectividad, Gestión de Acceso a Sistemas de Información, Gestión de Acceso al Correo Electrónico Institucional. También se documentaron acuerdos de nivel de operación con los departamentos de Soporte Técnico, Desarrollo de Soluciones, Redes y Telecomunicaciones y Aseguramiento de la Información.

Sistema de Gestión de Calidad:

Durante 2011 se llevó a cabo una autoevaluación del sistema de calidad considerando los procedimientos del Departamento Bases de Datos. También se realizó la Revisión por la Dirección correspondiente. Se dio seguimiento a las acciones correctivas formuladas en la autoevaluación del

Departamento de Sistemas y Proyectos y en la Revisión por la Dirección de 2010. Se efectuó una revisión integral del Manual de Calidad y los procedimientos asociados con el propósito de adaptarlos a la evolución de la Dirección.

Normas Técnicas para el Control de TI:

Se continuó con la atención del Plan de Acción para cumplir con lo establecido en las nuevas Normas Técnicas para el Control de las Tecnologías de Información, emitidas por la Contraloría General de la República.

En el mes de Diciembre, mediante oficio DIRN-0913-2011, se remitió para conocimiento de la Junta Administrativa, los informes de seguimiento del primer y segundo semestre 2011.

Convenio con el Banco de Costa Rica para el e-Registro:

Se dispuso a todos los ciudadanos el nuevo Portal de Servicios Digitales del RN, con el servicio de consultas y certificaciones de Personas Jurídicas, Bienes Inmuebles, Bienes Muebles e imágenes de planos.

Se creó el módulo para la gestión de convenios a través del Portal Web.

Se realizó la conceptualización (alto nivel) del proyecto del Diario Único.

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Se rediseñó la interfaz gráfica

del nuevo Portal Web, contando para ello con una herramienta para la gestión de contenido por parte del usuario final.

Se suspendió el uso de los servicios de consultas y certificaciones del Nuevo Portal Web y el cierre del Portal anterior, en vista del Recurso interpuesto por el Colegio de Abogados ante la Sala IV, el cual impide la venta de servicios digitales.

Sistema de Tasación y Pago de Trámites Registrales:

Se participó en la conceptualización de este nuevo sistema, según los requerimientos de todas las áreas involucradas, iniciando con un estudio de mercado para la validación del alcance, costo y tiempo del proyecto.

Actualización de la Plataforma Tecnológica de Usuario Final:

Pese a las limitaciones de carácter presupuestario, se inicio la compra de computadoras e impresoras, en línea con la política de mantener la plataforma de usuario final vigente.

Nueva Red Inalámbrica:

En 2011 se finalizó el proyecto de la nueva red inalámbrica para el Registro Nacional, utilizando el estado del arte en

cuanto a tecnología inalámbrica.

Consultoría para Elaborar Plan de Recuperación de Desastres de TI:

Se finalizó la consultoría contratada a la empresa PriceWaterhouse Coopers para elaborar un plan de recuperación ante desastres de TI. Los resultados fueron comunicados a la Administración Superior, así mismo, mediante oficio DIRN-0691-2011, se le indicó a la misma los pasos siguientes en cuanto a este tema, varios de los cuales están fuera del alcance de la DIRN. Valga señalar que el centro de datos contingente, principal estrategia ante desastres, fue excluido del presupuesto 2012 debido a las directrices de recorte en el gasto público.

Nueva Solución de Almacenamiento SAN:

Se finalizó el proyecto para dotar de una nueva solución de almacenamiento de datos al Registro Nacional. Esta solución está basada en tecnología de punta, y permite el crecimiento paulatino en cantidad de espacio de almacenamiento, según las necesidades de la Institución. Se realizó además la migración de datos de la solución SAN anterior a la nueva solución, de forma transparente, sin afectar las operaciones del Registro.

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Balanceadores de Internet:

Se finalizó el proyecto de balanceadores de internet, con el cual la institución cuenta con una solución que le permite seguir brindando los servicios ofrecidos a través de internet a pesar de que se presente una falla en alguno de los 2 proveedores con que se cuenta (ICE o RACSA). De esta forma, aún y cuando alguno de los 2 proveedores falle, la institución podrá seguir brindando sus servicios de internet en forma transparente y automática (salvo averías de alcance nacional o internacional en el internet, de fuerza mayor, o de fallo simultáneo de ambos proveedores).

Implementación de Fibra Óptica en las Regionales de Alajuela, Paseo Colón, Pérez Zeledón y Puntarenas:

Se finalizó la instalación de fibra óptica en las regionales citadas. Esta infraestructura está contratada con el ICE, y entre otros beneficios, permite al Registro Nacional tener comunicación de punta con las regionales, mejores velocidades de acceso, y la posibilidad de crecer la velocidad a futuro según se vaya requiriendo.

Adquisición de Plataforma de Servidores:

En 2011 se realizó la compra, instalación y configuración de nuevos servidores, con el fin de

ampliar la capacidad instalada. Estos servidores permiten además contar con tecnología de punta para afrontar las nuevas necesidades de la institución, y para la eliminación paulatina de los servidores que van llegando al final de su vida útil.

Sostenimiento de la Plataforma:

Se prorrogaron las contrataciones necesarias relacionadas con el soporte y garantía de la infraestructura de servidores, almacenamiento y telecomunicaciones, asimismo, se adquirieron licencias nuevas acorde con los requerimientos institucionales.

Red de Datos:

Se brindó la infraestructura de interconexión a la red institucional para los nuevos edificios (RPI y Archivo), asimismo, se realizaron los ajustes de infraestructura de red originados en el movimiento de personal surgido a partir de los nuevos edificios y las remodelaciones institucionales.

Migración del Sistema de Bienes Inmuebles:

Se realizó el proceso de

contratación administrativa, atendiendo los recursos presentados tanto ante la Administración como en la Contraloría General de la República. Se logró adjudicar el proyecto y la ejecución inició

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en el mes de diciembre de 2011. La Dirección General gestionó, ante la Autoridad Presupuestaria, el levantamiento del límite presupuestario para 2011 y dotar de recursos al proyecto con lo cual se inicia la ejecución del contrato.

Aplicación de recomendaciones de Auditorías Externas:

De acuerdo a las recomendaciones emitidas por estudios de Auditoría realizados por las empresas PriceWaterhouse Coopers y Deloitte & Touche, se desarrolló un plan para la atención de los hallazgos identificados, cuyos plazos fueron aprobados por la Junta Administrativa y son sujeto de estudio por parte de la Auditoría Interna.

Durante el 2011 se presentaron dos informes de avance a la Junta Administrativa (oficios DIRN-0388-2011 y DIRN-0914-2011).

Aplicación de recomendaciones de Auditoria Interna sobre “Alineación de la Planificación de TI con la Planificación Estratégica Institucional”:

Se remitió a la Junta

Administrativa el oficio DIRN-0125-2011 informando sobre el estado actual de dichas recomendaciones. En dicho oficio se planteó además una propuesta de tiempos y parámetros para la atención de las recomendaciones de la Auditoria, misma que fue aprobada conforme a acuerdo de Junta Administrativa J.087 tomado en la Sesión Ordinaria N°09-2011 del 03 de marzo.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

La Dirección de Informática llevó a cabo una serie de actividades para el logro de los objetivos previstos; se programaron una serie de proyectos que coadyuvan al cumplimiento de los mismos. A continuación se listan los proyectos más relevantes para esta Dirección:

PROYECTO ESTADO

Consultoría para elaborar el plan de recuperación ante desastres para los servicios de TI

Finalizado

Nueva solución de almacenamiento de datos (SAN) Finalizado Solución de balanceadores de los enlaces de internet Finalizado Nueva red inalámbrica para el Registro Nacional Finalizado Acuerdos de Nivel de Servicios (SLA) Finalizado Migración del Sistema de Bienes Inmuebles En ejecución

Asimismo, se apoyaron proyectos institucionales, tales como:

Convenio con el Banco de Costa Rica para el e-Registro.

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Análisis y diseños del Sistema de Tasación y Pago de Trámites Registrales.

EJECUCION PRESUPUESTARIA 2011 Se tiene un presupuesto total de ₵2.745.340.921,52 y una ejecución equivalente al 92,23%, tal como se refleja en el siguiente cuadro.

PARTIDA PRESUPUESTARIA

PRESUPUESTO DEFINITIVO EJECUCION SOBRANTE

Monto % Monto % Monto %

Remuneraciones 1.099.047.515,49 40,03 962.321.439,97 87,56 136.726.075,52 12,44

Servicios 771.135.580,78 28,09 730.332.786,15 94,71 40.802.794,63 5,29

Materiales y suministros 9.300.000,00 0,34 6.279.992,22 67,53 3.020.007,78 32,47

Bienes duraderos 864.682.825,25 31,50 833.211.145,22 96,36 31.471.680,03 3,64

Transferencia corrientes 1.175.000,00 0,04 0,00 0,00 1.175.000,00 100,00

Total 2.745.340.921,52 100 2.532.145.363,56 92,23 213.195.557,96 7,77 COORDINACION CON OTRAS AUTORIDADES La Dirección de Informática participó en los foros de discusión relativos al proceso de creación del Plan Maestro de Gobierno Digital, promovidos por la Secretaría Técnica de Gobierno Digital.

Se coordinó con las instituciones que mantienen convenios con el Registro Nacional, para la entrega de información en formato digital en línea, para que puedan acceder a la misma en una forma más ágil.

116

DIRECCIÓN DE SERVICIOS REGIONALES

PRESENTACIÓN Mediante oficio D.M. 222-98 de fecha 15 de abril de 1998, suscrito por Leonardo Garnier, Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, se aprueba la primera fase del proceso de regionalización, que contempla la apertura de cinco oficinas regionales, a saber Oficina Regional de Liberia, Oficina Regional de Puntarenas, Oficina Regional de Limón, Oficina Regional de Ciudad Quesada y Oficina Regional de Pérez Zeledón. Por medio del Oficio D.M. 033-01 del 19 de marzo del 2001, suscrito por el Señor Danilo Chaverri Soto, Ministro del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, avala la creación de las oficinas regionales del Sector Oeste de San José, Ciudad Neily y Alajuela, así como la creación de la Dirección de Oficinas Regionales, para que articule las actividades y transmita las políticas institucionales hacia las regiones. OBJETIVO GENERAL Desconcentrar los principales servicios del Registro Nacional, con el fin de dar un mejor servicio al usuario de las diferentes regiones del país, dentro de las normas de seguridad y eficiencia que las requieran. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Descongestionamiento de la Sede

Central, al hacer posible mediante la ampliación de los servicios

prestados, que el usuario pueda ver satisfechas sus necesidades registrales en la Oficina Regional.

Mayor cercanía del usuario con la

información que consta en el Registro, con la posibilidad de realizar sus consultas en una forma cierta y expedita en la Oficina Regional.

Disminuir costos al usuario, quien

no tendrá que erogar lo concerniente al traslado desde su domicilio hasta la sede central en San José.

Mayor celeridad en la obtención

de los servicios por parte del usuario, tanto en lo referente a consulta, como en la expedición de certificaciones y presentación y retiro de documentos, los cuales pueden ser solicitados en la Oficina Regional.

CAMBIOS EN EL ENTORNO El aumento de usuarios en la demanda en las diferentes Regionales ha obligado a mejorar y ser más eficiente en los servicios que se brindan. ACCIONES EMPRENDIDAS La Dirección de Oficinas Regionales se rige por lo establecido dentro del Plan Anual Operativo, en el cual se determinan las acciones a seguir para el logro de los objetivos específicos establecidos en la Ley de Control Interno:

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Todos los funcionarios de las

diferentes Regionales participaron en actividades de capacitación impartidas en coordinación con la Dirección de Servicios Registrales, en diferentes materias que les compete.

Se recibió la capacitación y se aplicó la Metodología SEVRI, posteriormente se tomaron las medidas necesarias para fortalecer los procesos en los cuales se identificaron riesgos.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Dentro de los principales logros y con la colaboración de la Dirección General y de todas las Direcciones que representan esta Institución se puede mencionar: Ampliación de los servicios

brindados buscando similitud con la Sede Central.

Asignación de veinticuatro (24) puestos de Contrato, lo que permitió contar con empleados del contrato de consulta y archivo de documentos en todas las oficinas.

Coordinación de la remodelación de las Oficinas Regionales Pérez Zeledón, Liberia y Puntarenas con el BCR.

Contratación del servicio de limpieza Multiservicios ASIRA S.A. en Puntarenas, ya que la empresa DEQUISA no cuenta con personal para esta zona.

Sustitución del equipo y mobiliario en forma gradual.

Contar con empleados del contrato de Información y Orientación en Sector Oeste y Alajuela.

Contar con puestos del contrato de Venta de Timbres igual que en Sede Central.

Ampliación del ancho de banda. Actualmente en las regionales de Perez Zeledón, Puntarenas, Alajuela y Sector Oeste se cuenta con fibra óptica.

Edificio arrendado con la modalidad “Llave en mano” para la Oficina Regional de Sector Oeste que se ajusta en gran parte a nuestras necesidades.

Contratación de servicio de vigilancia de la Municipalidad de San José para la oficina de Sector Oeste ya que es la única fuera de las instalaciones bancarias.

Para una mejor imagen institucional, se uniformaron los funcionarios de las Regionales.

Cursos, talleres y charlas en diferentes áreas a todo el personal y actualmente, hay una capacitación intensiva sobre los diferentes servicios con la Dirección de Servicios Registrales.

Contar con un contrato de una empresa que se encargue del mantenimiento de servicios generales para todas las oficinas.

Documento dirigido al Banco de Costa Rica sobre nuestras necesidades de remodelación para las oficinas de Limón, Liberia y Ciudad Quesada de acuerdo a la recomendación por el Dpto. Servicios Generales y de Salud Ocupacional.

SERVICIOS QUE SE BRINDAN EN LAS SEDES REGIONALES Registro Inmobiliario

División Registral

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Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y defectuosos

Digitalización y anotación de los documentos de primer ingreso (Alajuela, Sector Oeste, Ciudad Quesada y Pérez Zeledón).

Inscripción de documentos (Alajuela)

Expedición de certificaciones, informes registrales, índice de propietarios y copias de documentos.

Consultas de todo tipo. División Catastral Expedición certificaciones y copias

de planos Consultas de todo tipo. Registro de la Propiedad de Bienes Muebles

Recepción de documentos que se

presentan por primera vez y defectuosos

Digitalización y anotación de los documentos de primer ingreso.

Inscripción de documentos (Alajuela)

Expedición de certificaciones, informes registrales, salidas del país, índice de propietarios y copias de documentos

Solicitud y entrega de placas metálicas

Consultas de todo tipo Registro de Personas Jurídicas Recepción de Documentos que se

presentan por primera vez y defectuosos

Digitalización y anotación de los documentos de primer ingreso

(Alajuela, Sector Oeste, Ciudad Quesada y Pérez Zeledón)

Inscripción de documentos (Alajuela)

Expedición de certificaciones y copias de documentos

Consultas de todo tipo. Registro de Propiedad Industrial

Solicitudes de Inscripción o

renovación de Marcas de Ganado Solicitudes de Certificaciones de

Marcas de Ganado Solicitudes de Certificaciones de

Marcas Industriales Consultas de todo tipo. El Registro Nacional actualmente cuenta con siete oficinas regionales de las cuales en seis (6) utilizamos las instalaciones del Banco de Costa Rica y solamente, la Oficina Regional de Sector Oeste cuenta con edificio independiente arrendado por la Institución en el Paseo Colón. Los documentos que no puedan ser procesados en la sede regional (certificaciones de fincas en tomos, certificaciones de mercantil, certificaciones de asociaciones, certificaciones de la zona marítimo terrestre, cédulas jurídicas, copias de documentos microfilmados y certificaciones para remate entre otros) serán procesados en la sede central y remitidos a la oficina regional. En la oficina regional de Alajuela se cuentan con registradores que se encargan de la inscripción de documentos de bienes muebles, bienes inmuebles y personas jurídicas presentados en esa oficina.

119

ESTADO DE LOS PROYECTOS CORREOS DE COSTA RICA Durante el año 2011, se continúo con el contrato con Correos de Costa Rica para el traslado de los documentos de las oficinas regionales a la Sede Central y viceversa, logrando de esta forma que los documentos llegaran en forma oportuna y ágil, y se procede a una nueva contratación con el fin de mejorar los servicios que se nos brinda por parte de esta empresa. CONTRATACION DE PERSONAL Se continúo con el servicio de gestión y apoyo en las diferentes oficinas, este personal brinda un soporte en las labores de recibir y entregar documentos, la cual se cuenta con 24 empleados contratados por ASOREN, divididos en las diferentes regionales del país, además con tres de Información y Orientación que se ubica en la Regional de Alajuela y Sector Oeste y 14 empleados en puestos de venta de timbres dos para cada regional. MOBILIARIO Y EQUIPO Se doto a las oficinas regionales del mobiliario y equipo requerido durante el 2011, tales como PC, sillas, Locker, armarios de Seguridad y útiles de oficina para cada funcionario para las labores diarias. PUBLICIDAD Y DIVULGACION En cuanto a la divulgación de las oficinas regionales se cuenta con el apoyo del Departamento de Proyección Institucional. REGIONALES EN OFICINAS DEL BANCO DE COSTA RICA

Se continuará para el año 2012 con negociaciones con el Banco de Costa Rica para dotar de más espacios físicos a las regionales que así se requieran, debido a que por asuntos presupuestarios y alto costo que implica los alquileres o compras de terrenos las autoridades del Registro decidieron no continuar con esta opción. COORDINACION CON OTRAS AUTORIDADES COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

La Dirección de Regionales mantiene una constante comunicación con la Dirección de Servicios Registrales para coordinar todo lo relacionado con la mejora de los servicios registrales que se ofrecen en las diferentes oficinas regionales. Se continuó con la coordinación de la Oficina Regional de Liberia con la Alcaldía Municipal, lográndose la realización de las respectivas medidas y planos a través de la División Catastral del Registro Inmobiliario, del terreno de 5000 metros cuadrados y así, crear nuestra oficina regional dentro del Proyecto Zona Interinstitucional, que consiste en crear una especie de Centro Gubernamental en ese cantón donde estarán ubicados el Poder Judicial, Adm. Tributaria, UNED, MINAE, TSE, CNE, y Ministerio de Seguridad entre otras. La Dirección de Regionales en coordinación con la Asociación de Empleados del Registro Nacional (ASOREN) y de acuerdo al nuevo

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contrato logró instalar en las siete regionales puestos de venta de timbres. CAPACITACIÓN En materia de Capacitación se impartieron los siguientes temas:

o Jornada de integración de Regionales y Coordinadores de Servicios Registrales

o Catastro o Placas o Personas Jurídicas o Inmuebles, Muebles, PADI y

Sistema Ecapture o Anotación de Muebles o Anotación Inmuebles o Asignación de cédulas jurídicas,

certificaciones de marcas y sistema de certificaciones literales.

o Salud ocupacional o SEVRI

ESTADÍSTICAS Según lo indicado por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional U.D.E.I., las estadísticas para el año 2011 se midieron mediante 3 indicadores de gestión: el total de certificaciones emitidas, la cantidad de documentos tramitados y los documentos inscritos en la Oficina Regional de Alajuela. Se adjuntan datos, en el cuadro No.1 y No.2 de los Anexos. Finalmente, es importante indicar que la prioridad de la Dirección de Oficinas Regionales continúa siendo el brindar un servicio ágil y oportuno en las diferentes regiones del país, con un personal altamente calificado, motivado e identificado con los valores institucionales.

121

DIRECCION DE SERVICIOS REGISTRALES

PRESENTACIÓN

En esta Dirección se concentra la prestación de los siguientes servicios 1- Servicios Digitalizados: Servicios que se brindan en una Plataforma Digital, ubicada estratégicamente en una zona de fácil acceso, con las mejores condiciones de infraestructura y tecnológicas, bajo una filosofía de ventanilla de multiservicios, en la cual se pueden realizar en un sólo acto diversos trámites, tales como: certificaciones inmediatas, certificaciones literales, informes registrales y consultas de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas, copias y certificaciones de planos catastrados si conoce el número de plano e imágenes de documentos digitalizados de bienes muebles, inmuebles y personas jurídicas. Esta área también incluye los servicios que ofrecen el Departamento de Placas y el Departamento de Certificación de Planos. 2- Recepción y Entrega de documentos: Comprende los diferentes departamentos de Diario, Archivo de Bienes Muebles, Inmobiliario, Planos y Personas Jurídicas y la Recepción y Entrega de certificaciones literales. Esta actividad es de vital importancia para los diferentes Registros, ya que son el inicio y fin del proceso de registración de derechos, además de que se busca facilitar al usuario el trámite de ingreso y retiro de la documentación que se procesa en la Institución.

3- Servicios Complementarios: Incluye la agrupación global de todos aquellos servicios no incluidos en las categorías anteriores, por razón de su naturaleza, tales como consultas de tomos y microfilm (información no digitalizada), el trámite de las certificaciones literales, que implican un estudio pormenorizado de las diferentes inscripciones, con el fin de hacer constar una situación específica, histórica o especial, las certificaciones de salida del país y digitalización proceso. OBJETIVO GENERAL Planear, programar, dirigir, unificar, evaluar, integrar y supervisar todas aquellas acciones para garantizar a los clientes la prestación de los servicios de manera ágil y eficiente.

CAMBIOS EN EL ENTORNO El aumento en la demanda en los diferentes servicios ha obligado a mejorar y ser más eficiente en los servicios que se brindan a los usuarios que nos visitan y crear nuevos servicios acordes a los requerimientos de los clientes. ACCIONES EMPRENDIDAS Proyecto: Modernización de la identificación de la flotilla vehicular del país y creación del

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Documento de Identificación adicional. El objetivo de este proyecto es dotar a la flotilla vehicular inscrita y por inscribir de mecanismos de identificación modernos y seguros. Con el cambio y asignación del nuevo formato de placa metálica, más la inclusión de un documento de identificación vehicular de alta seguridad, se pretende eliminar vehículos que circulan ilegalmente en Costa Rica, además, estandarizar un diseño único de placa metálica. Hoy en día se cuenta con gran variedad de formatos de placas originales, lo que facilita a las organizaciones del crimen organizado, falsificar los formatos existentes, proveyendo de placas falsas a vehículos reportados robados, inclusive en algunos casos vehículos reportados como pérdidas totales. Proyecto: Nuevo edificio del Departamento de Placas La iniciativa de modernizar las placas de toda la flotilla vehicular requiere de los insumos que aseguren el éxito de este valioso proyecto de gran envergadura nacional. Parte de estos insumos se refieren a la compra de una máquina automática de troquelado y estampado en caliente que puede confeccionar 700 placas por hora, con el beneficio de disminuir los gastos de la cinta de estampado en calor y el desperdicio de materiales metálicos por errores. Además, de la infraestructura que pueda contener el taller de confección

de placas con la máquina descrita y que pueda albergar de forma cómoda la mayor afluencia de público que se proyecta que visitará este Departamento con la puesta en marcha de las nuevas placas. Proyecto: Conversión de rollos Con la firme decisión de poner una mayor cantidad de información de forma digitalizada a disposición del usuario y con ello que pueda ser consultada en cualquier parte a través de las bases de datos, la Dirección de Servicios emprendió el ambicioso proyecto por el cual se digitalizará la totalidad de rollos y microfichas existentes en Digitalización Proceso. Esta iniciativa permitirá que toda la información patrimonial que se encuentra microfilmada y que solo puede ser consultada si el usuario se apersonaba a la sede central, pueda ser consultada por medios electrónicos. Este salto cualitativo permitirá a las oficinas regionales del Registro Nacional ofrecer la consulta de estos datos a pedido del interesado, de forma inmediata PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Y ESTADO DE LOS PROYECTOS Proyecto: Modernización de la identificación de la flotilla vehicular del país y creación del Documento de Identificación adicional. Con este proyecto, se dotará a todos los vehículos inscritos de una placa metálica de alta seguridad y de un

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Documento de Identificación Adicional con características especiales, tipo marchamo de seguridad vehicular con adhesivo, retrorreflectivo, que se aplica en el interior del parabrisas delantero de los automóviles y con la característica de destruirse si se trata de remover. Con estos dispositivos de alta tecnología a nivel mundial, se estandarizarán todas las placas metálicas de los automóviles inscritos en Costa Rica, con el fin de eliminar siete diseños originales que circulan en la actualidad y así evitar el llamado gemeleo e intercambio de placas en los vehículos y mejorar la seguridad en las carreteras nacionales. El cambio voluntario por los nuevos soportes metálicos se inicio el 9 de enero del 2012 y a partir del segundo semestre se darán a conocer los cronogramas con los cuales los propietarios registrales deberán realizar el cambio por los nuevos formatos, iniciando por los automotores de transporte público y motocicleta, en el 2013 0 2014 será el turno de los vehículos particulares. El propietario registral tendrá dos meses para efectuar el cambio de la placa de su vehículo. De esta forma, en tres años se proyecta haber cambiado las placas a toda la flotilla vehicular del país.

DISEÑO DE PLACA MOTO

Diseño de placa de motocicleta con los nuevos dispositivos de seguridad como la bandera y el holograma en los bordes superiores.

980220

Documento de Identificación con características especiales, tipo marchamo de seguridad vehicular con adhesivo, retrorreflectivo Proyecto: Nuevo edificio del Departamento de Placas La iniciativa de modernizar las placas de toda la flotilla vehicular requiere de los insumos que aseguren el éxito de este valioso proyecto de gran envergadura nacional. Parte de estos insumos se refieren a la compra de una máquina automática de troquelado y estampado en caliente que puede confeccionar 700 placas por hora, con el beneficio de disminuir los gastos de la cinta de estampado en calor y el desperdicio de materiales metálicos por errores. Además, de la infraestructura que pueda contener el taller de confección de placas con la máquina descrita se busca que pueda albergar de forma cómoda la mayor afluencia de público que se proyecta que visitará este Departamento con la puesta en marcha de las nuevas placas. Por tal razón, en octubre del 2011 se inició la construcción de un edificio con un área de 825 m2, que contempla sistemas de seguridad de la más alta tecnología en las áreas de seguridad física lógica, detección y

124

combate contra incendios, cámaras y sensores de movimiento.

Se han diseñado nueve ventanillas para la recepción de documentos a los usuarios y seis para la entrega de las placas ya confeccionadas. La nueva máquina automática contará con un espacio de 65m2 y en 125 m2 se ubicará el área de producción de placas, donde se ubicarán las máquinas troqueladoras y estampadoras. Se planificó que este edificio esté listo para abril del 2012.

MAQUINA AUTOMÁTICA

Máquina automática de troquelado y estampado en caliente que puede confeccionar 700 placas por hora

Vista de la construcción del nuevo edificio del Departamento de Placas Proyecto: Conversión de rollos El proyecto inició en noviembre del 2009 con un total de imágenes por digitalizar de 78.582.576. A noviembre del 2011, se han digitalizado 40.380.393 imágenes por parte de la empresa GSI. Se han digitalizado los rollos de documentos Históricos Inscritos de Inmuebles, los rollos de Tomos de Propiedad, los documentos históricos presentados al Diario de Inmuebles, los rollos de documentos inscritos y presentados de Inmobiliario y Placas. Toda esta información está a disposición de la ciudadanía y puede ser certificada o consultada de forma inmediata por medio de la Plataforma de Servicios en la sede central o en las siete oficinas regionales.

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Cuadro n°1. Cantidad de imágenes digitalizadas A noviembre 2011-

Fuente: Coordinación de Servicios Complementarios. Noviembre 2011 El cuadro muestra la producción e imágenes digitalizadas a noviembre de este año, en el cual se puede comprobar que la empresa GSI ha tenido un porcentaje de producción del 103%, debido a que ha superado la cantidad planificada para esta etapa. COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES

Instituciones externas Una de las características distintivas de la Dirección de Servicios es su estrecha comunicación con otras instituciones, ya sea por medio de protocolos que faciliten el intercambio de información y las gestiones, utilizando capacitaciones en temas de interés para este público frecuente. El 2011 no fue la excepción, previendo los cambios que se realizarán en las placas, esta Dirección se dio a la tarea de informar a la mayor cantidad de

entes que tengan que ver con la materia. De esta forma, en mayo se capacitaron acerca de estos nuevos dispositivos de seguridad a 30 investigadores del Departamento de Robos y del Departamento de Robos de Vehículos del Organismo de Investigación Judicial. En julio visitaron estas instalaciones personeros de la Policía de Tránsito de República Dominicana a quienes se les brindó una charla y una visita guiada por el Departamento de Placas. En setiembre se capacitaron 30 ingenieros del Departamento de Fiscalización Técnica Vehicular del COSEVI. El 18 de noviembre en la estación de revisión técnica vehicular de El Barreal de Heredia se capacitaron a todos los jefes de las estaciones de RTV acerca de los nuevos dispositivos de seguridad que encontrarán en las

Digitalizado CC.

Imagen Index CC

datos Revisado

R.N. Aprobado

R.N. Acumulado estimado

39.288.000

39.288.000

39.288.000

39.288.000

39.288.000

39.288.000

Acumulado real 40.380.393 40.380.393 37.759.139 36.669.289 31.032.699

31.032.699

% de cumplimiento 103% 103% 96% 93% 79% 79%

126

placas a partir del 9 de enero del 2012. El 5 de diciembre se convocó a las agencias automotrices, Policía de Tránsito y los Departamentos de Pericias Físicas, Troquelados, Especializada de Tránsito, Robo de

Vehículos del Organismo de Investigación Judicial a la charla informativa acerca de los cambios que se avecinaban para las placas. En esta oportunidad se contó con la asistencia de 90 participantes. A continuación se muestran fotografías de estos eventos:

Capacitación en mayo a Robo de Vehículos del OIJ

Charla en julio a Policía de Tránsito de Costa Rica y República Dominicana

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Oficinas Regionales Con el fin de unificar criterios en la prestación del servicio, se procedió a capacitar en materia registral a todo el personal de las siete oficinas regionales del Registro Nacional en el país. De esta forma 74 funcionarios fueron capacitados en temas registrales referentes a bienes inmuebles, bienes muebles, personas jurídicas, planos, cédulas jurídicas, placas y la anotación de bienes muebles e inmuebles.

Con este plan de capacitación se logró consolidar la prestación del servicio en estas oficinas como en sede central, de forma que el usuario sea el mayor beneficiado con procesos más ágiles y con un mayor conocimiento en la materia por parte del personal. Este 2011 ha sido un año en el cual se ha emprendido o se ha dado continuidad a proyectos trascendentales para el país, por eso al terminar el análisis de este periodo, el personal Dirección de Servicios Registrales se siente orgulloso por los logros alcanzados.

República Dominicana

Capacitación en setiembre al Departamento de Fiscalización Técnica Vehicular del COSEVI.

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REGISTRO INMOBILIARIO

NATURALEZA JURÍDICA El Registro Público nace con la Ley Hipotecaria promulgada el 31 de octubre de 1865, la cual es una adaptación de la Ley Hipotecaria Española de 1861, se dictó con anterioridad al Código Civil de 1888. Esta Ley no se limitaba al tema de hipotecas sino que establecía y desarrollaba al Registro de la Propiedad como Institución Jurídica; además como dato importante, para efectos de in matriculación, se establece el título posesorio, ya que antes de la ley no existían títulos escritos en que constara de manera fehaciente la propiedad sobre una finca. Con este procedimiento se impulsa la inscripción registral de mayor cantidad de fincas además que no se admitiría en los juzgados, tribunales y oficinas del gobierno, ningún documento o escritura que no se hubiere tomado nota en el Registro. Es así como el Registro Público de la Propiedad va tomando cada vez más importancia dentro del ordenamiento jurídico para la seguridad jurídica y el comercio, al poder conocer mediante la publicidad registral el estado de un inmueble antes de efectuar cualquier negocio, brindando de esta forma mayor dinamismo al tráfico mercantil inmobiliario. Paralelamente a la evolución legislativa en materia inmobiliaria, la cual ha marchado de manera más lenta que la evolución tecnológica; desde que comenzó a funcionar el Registro el 2 de septiembre de 1867, hasta enero de 1994, han operado en

el Registro de la Propiedad varios cambios trascendentales tanto en la técnica inscriptiva como en los medios para publicitar lo inscrito, manteniendo incólumes los presupuestos inmobiliarios de fondo en cada una de esas transformaciones. Siendo que el desarrollo de la Institución inmobiliaria ha tenido un mayor auge a partir de finales de los años sesenta con la creación de la primera comisión de Reforma de Registro, la cual compró el terreno el que hoy en día es la Sede del Registro Nacional, y propuso un proyecto de modernización para agilizar la inscripción de documentos, objetivo que se mantiene en la actualidad. El Catastro Nacional nace en el año en 1916, bajo la Ley N.º 70, que crea y establece la Oficina de Catastro General, con el fin de hacer el levantamiento de un plano de las carreteras, calles y caminos públicos, ferrocarriles y ríos, que servirían para delimitar las diferentes zonas o regiones del territorio nacional. Esta entidad se encontraba adscrita al Registro Público. La Asamblea Legislativa dictó la Ley N.º 6545, el 13 de marzo de 1981 denominada Ley del Catastro Nacional, la cual fue sancionada por el Presidente de la República el 25 de marzo del mismo año. Esta Ley facultó al Poder Ejecutivo para dictar la reglamentación respectiva, la cual se hizo mediante Decreto Ejecutivo N.º 13607-J, del 25 de mayo de 1982, con el Título de "Reglamento a la Ley

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del Catastro Nacional”. Este reglamento fue modificado mediante… Mediante la Ley No. 8710, del 3 de febrero del 2009, publicada en La Gaceta No. 48 de 10 de marzo del 2009, se reforma el artículo segundo de la Ley No. 5695, Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas, y se crea el Registro Inmobiliario, con dos objetivos principales, fortalecer la seguridad inmobiliaria registral, a través de la efectiva y eficiente coordinación e integración de las funciones del Catastro Nacional y el Registro Público de Bienes Inmuebles; y hacer coincidir plenamente la información gráfica que consta en el Catastro con la información literal del Registro de Bienes Inmuebles, y de esta forma tener un Registro con información gráfica y jurídica unívoca. Dentro de estas reformas jurídicas, se dicta el Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario, Decreto Ejecutivo No. 35509-J, de 24 de junio de 2009, publicado en La Gaceta No. 198 de 13 de octubre del 2009, que viene a reglamentar las normas y procedimientos que consoliden las operaciones del Registro Inmobiliario. Es así como la División Catastral, una vez unificada, aplica los principios rectores del Derecho Registral, y en ese sentido, el artículo primero de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público No. 3883 de 30 de mayo y sus reformas; contiene los principios que son la piedra angular del sistema de publicidad costarricense, y que tienen como objetivo brindar a terceros la presunción de exactitud y de integridad de esos asientos, es así

como al tener noticia de un presunto error catastral en la inscripción de asientos, como sería el traslape o sobre posición entre planos que se refieren a fincas con matriculación diferente, y que obviamente atentan contra ese principio de integridad, lo procedente es alertar de esa situación a terceros, futuros adquirentes del bien, actuación que tiene como objetivo, primero publicitar del proceso de gestión administrativa que se conoce en sede catastral; y segundo, que en tanto el proceso no concluya con el dictado de la resolución de fondo, las advertencias administrativas se mantendrán. En específico, las normas que autorizan a esta División Catastral a diligenciar las inexactitudes denunciadas a través del procedimiento de Gestión Administrativa, se encuentran contenidas en el artículo 59 del Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, y en los artículos 15, 21 siguientes y concordantes del Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario, y tales actuaciones procesales, íntegramente van dirigidas a tutelar y velar por la publicidad registral, y es precisamente esa naturaleza la que las convierte en medidas cautelares, que vienen a evitar un riesgo mayor, como en el caso específico sería, ante la existencia de inconsistencias o inexactitudes, que un tercero contrate sobre ese bien sin conocer la existencia de una patología existente en esos asientos catastrales.

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OBJETIVO GENERAL Dirigir las acciones necesarias que regulan su quehacer, de conformidad con lo establecido en la legislación vigente para garantizar la seguridad jurídico registral. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Fortalecer, la seguridad

inmobiliaria registral, adecuando el derecho (marco jurídico y técnico) a la cambiante realidad contractual y comercial que rige los documentos que se encuentran sujeto a inscripción en el Registro.

Establecer programas de

colaboración institucional para aumentar la seguridad registral mediante el control cruzado.

Mejorar la seguridad jurídica

mediante el uso de la tecnología informática del Registro.

Ofrecer un servicio público eficaz y

eficiente, ágil y seguro; a un costo razonable y que cumpla con las necesidades que demanda la sociedad.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Y REFORMAS LEGALES: Durante el año 2011 los servicios prestados por el Registro Inmobiliario se vieron impactados por eventos acaecidos en el orden nacional e internacional:

Se puso en práctica la Cartografía vial con las Municipalidades para el estudio e inscripción de planos en el Registro Inmobiliario. Se continuó con la puesta en marcha del Mapa Catastral Se declaró por primera vez en la historia una zona catastral correspondiente a cinco distritos del Cantón de Santa Bárbara de Heredia y la Isla del Coco (Distrito 10 de Puntarenas) ACCIONES EMPRENDIDAS EN LOS MECANISMOS DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Con el fin fortalecer el establecimiento del sistema de control interno, la Dirección del Registro Inmobiliario, trabajó durante este año en la elaboración de una guía de calificación catastral y la actualización de la del área registral. Asimismo se tomaron medidas correctivas tendientes a bajar el porcentaje de error en los defectos revocados, estableciendo un control a aquellos registradores con mayor incidencia. Se implementaron medidas preventivas y correctivas, tendientes a lograr Calidad en el proceso de tramitación y calificación de documentos, por medio de las diferentes actividades de capacitación impartidas a todos los funcionarios durante el 2011. Además se lleva un control diario de los documentos que tienen en su poder los registradores, lo cual es comunicado mediante correo

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electrónico a los Jefes de Registradores, para tomar las medidas que amerite. Se logró que la Unidad Ejecutora, mejorara las licencias GIS (SIRI Provisional) LOGROS ALCANZADOS Dentro de los principales logros obtenidos durante el año 2011 se destacan los siguientes: Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación denominado “Reacción en Cadena” para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este Registro. Los temas abordados en dicho evento fueron: la Filosofía Institucional, Valores y Principios Humanos, Motivación, Comunicación Asertiva, Cooperación y Trabajo en Equipo y la Proactividad y Confianza, esto con el fin, de que todos los colaboradores tengan la capacidad de adaptarse mejor al ambiente laboral y con ello, la Administración contará con un instrumento que facilitará la toma de decisiones en aspectos importantes relacionados con el logro de los objetivos del Registro Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de todos los diferentes procesos que conforman este Registro con el fin de que las mismas puedan conocer y participar activamente de este proceso indicando quienes son los responsables de las

diferentes acciones que se van a llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho Registral 2011 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los Directores de cada uno de los Registros participantes.

Con el objetivo de unificar

criterios en cuanto a la calificación de documentos y a través del esfuerzo y colaboración de varios funcionarios, se logró la actualización e impresión de la Guía de Calificación de documentos. La cual pretende, coadyuvar a los Registradores en sus labores diarias de calificación.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una capacitación de la AECID (Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo) que se realizó en España en la Universidad Politécnica de Madrid, curso denominado Curso Avanzado de Sistema de Posicionamiento por Satélite.

Participación del Subdirector

Catastral Ingeniero Marlon Aguilar Chávez, en la 1° Asamblea de la APA (Asociación Panamericana de Agrimensores).

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Participación del Director Msc.

Oscar Rodríguez Sánchez, al XXIV Encuentro del Comité Latinoamericano de Consulta Registral, que se realizó en la ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, en el que se logró firmar un convenio de cooperación entre los Registros de Costa Rica y República Dominicana.

Participación del colaborador

Ronald Jiménez Mora, Registrador de este Registro al “Curso de Derecho Registral para Registradores Iberoamericanos – CADRI 2011, que se realizó en Madrid-España, becado por de la AECID ((Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo).

Participación del Subdirector

Catastral Ingeniero Marlon Aguilar Chávez a la II Asamblea General, IV Reunión del Comité Permanente sobre el Catastro en Iberoamérica (CPCI) desarrollado en Bogotá Colombia en el cual se dio por primera vez en la historia de Costa Rica, que fuera nominado y escogido nuestro país y en la persona del Ingeniero Aguilar, como encargado de la Presidencia del Comité.

El plazo en la inscripción de

documentos se logró mantener dentro de los ocho días hábiles siguiente al ingreso de los mismos, cumpliéndose así el plazo establecidos en la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público.

Depuración y estudio de todos los expedientes que se tiene en custodia

Se contrató a la empresa GSI para escaneo y digitalización de los expedientes tanto de todos los años que se encuentran ubicados en el Departamento de Notificaciones, esto con el fin, de lograr contar con los medios idóneos para poder contar con el expediente digital y poder brindar un servicio más expedito a todos los usuarios que se apersonan a esta Dirección.

Ejecución del plan de compras de

equipo y mobiliario programado: Se logró completar en un 98% el plan de compras de equipo y mobiliario programado. Este cumplimiento tiene un efecto significativo en la motivación del personal, ya que cuentan con las herramientas necesarias para ejecutar sus funciones de manera eficaz y eficiente.

Se realizó la sustitución del 100%

del cielo suspendido y se revisaron y cambiaron las lámparas a todo el Registro Inmobiliario, con la finalidad, de evitar algún accidente en caso de que se presente una emergencia.

Se trabajó en la elaboración del

borrador de la Ley de Registro Inmobiliario con el apoyo de comisión interinstitucional compuesta por la Dirección General, funcionarios del Registro Inmobiliario y de la Unidad Ejecutora del programa de Regularización de Catastro y Registro.

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Se continuó, con el cambio de todo

el equipo de cómputo y de impresoras láser utilizadas por los funcionarios en la ejecución de sus labores diarias.

La Comisión conformada por personeros de la Dirección de Informática del Registro Nacional y de la Oficina de Normalización Técnica, procedieron con la contratación de una empresa para realizar la Migración del Sistema de Bienes Inmuebles a una plataforma más accesible, de fácil manejo y más moderno con el fin de poder apagar el computador X-17, este basado en el lineamiento emitido por la Contraloría General de la República.

Respecto a la red de Estaciones de

Estaciones de Referencia de Operación Continua GNSS la misma se encuentra 100 % operativa, siete de ellas ubicadas en sedes regionales del Banco de Costa Rica producto de un convenio entre esta entidad financiera y el Registro Nacional.

Se realizaron dos giras a todas las

sedes bancarias, logrando constatar la estabilidad del pedestal en donde se ubica la antena, siendo el sistema de anclajes o tensoras muy apropiado para garantizar su verticalidad, la antena en todos los sitios se encuentra debidamente orientada al norte magnético. Se inventariaron los números de patrimonio asignados por la institución al receptor GPS y al respectivo controlador, se verificó tanto la instalación del equipo como la existencia de fuentes de

poder de emergencia en cada sitio inspeccionado.

La red es empleada como soporte para la georreferenciación de todos los trabajos que se realizan tanto en la Unidad de levantamiento como en la Georreferenciación Catastral, utilizándola como insumo primordial para los trabajos de densificación de la Red Geodésica Nacional al Tercer orden a efectos catastrales dentro del marco de desarrollo del Programa de Regularización Catastro Registro, contribuyendo en la optimización de recursos y la disminución de los tiempos empleados en esas labores redundando en un mejor desempeño de las labores y en mejoras considerables respecto a la precisión obtenida para trabajos similares ejecutados con otras metodologías.

En forma paralela existe la página Web asociada a esta red de acceso libre a todos los profesionales de agrimensura para que tengan los insumos necesarios para poder georreferenciar sus trabajos de agrimensura dentro del marco oficial de coordenadas.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y reunión anual del Sistema de Referencia Geocéntrico para las Américas (SIRGAS) con la finalidad de incorporar la red de estaciones GNSS a la red SIRGAS: COM la cual es una red regional que permitirá brindarle una mejor solución ya que es la única forma de ser consistentes a nivel global, todos nuestros datos deben estar

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referidos al mismo sistema preciso a nivel de milímetros y estable, a través de décadas, para lo cual se requiere medir y procesar de manera continua y así poder determinar el comportamiento de la red. Si no hay redundancia en el cálculo y control de los resultados más allá de los límites que cubre la red se pueden cometer errores considerables sin que los mismos sean detectados, lo cual se evita por medio del análisis integrado de estas redes dentro de SIRGAS-COM.

Los funcionarios de ambas Unidades levantamiento como en la Georreferenciación Catastral, brindan colaboración con la Unidad de Conciliación catastral en el análisis y solución de casos específicos producto de consultas tanto internas ( apelaciones a la calificación , oficios de asesoría Jurídica del Registro Inmobiliario ) como externos Procuraduría y juzgados.

Por medio de la Contratación

Directa Nº 2010CD-000020-00100 con el Colegio de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, se continuó con el proceso de preparación y formación de expedientes digitales catastrales-registrales y la validación de mapas catastrales, se lograron validar un total de 275.752 predios al finalizar el año 2011.

Se trasladó, la Unidad de

Conciliación Catastral del Área Catastral Registral al Área Técnica Catastral

Se logró, en materia de Control Interno que las medidas evaluadas, se cumplieran en un 100%, por medio del taller realizado y con varias reuniones con la finalidad de que todas las acciones determinadas su pudieran subsanar de forma eficiente y eficaz.

A finales del año 2011 se tramitó la

compra de un Software más Actualizado Del Sistema Trimble Geomatics a la Versión V1,62, con la finalidad de poder cumplir fielmente la misión de georreferenciar al Sistema Oficial Nacional de Coordenadas, del Decreto Ejecutivo número 33797 – MJ – MOPT, los levantamientos, mapas y planos de aplicación catastral, para poder darles ubicación exacta a los vértices de los linderos de los predios, para efectos de su localización en la cartografía catastrada y mantenimiento de los asientos inmobiliarios del mapa catastral del país (Decreto Ejecutivo Nº 36830 – JP, primera declaratoria de Zona Catastrada en nuestro país), a través de estas labores y las generadas en el proceso de la georreferenciación de los planos producto del ejercicio liberal de la agrimensura ante el Registro Inmobiliario, que presentan para su trámite correspondiente los profesionales autorizados del Colegio de Ingenieros Topógrafos.

ESTADO DE PROYECTOS REALIZADOS

Al finalizar el año 2011 se llevó a

cabo la contratación de una

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empresa para realizar el cambio de todos los aires acondicionados que están ubicados en esta Dirección con la finalidad de disminuir el consumo de energía eléctrica

En el Área Registral, se dio un

crecimiento principalmente en los primeros meses del año de

documentos, así, como en las cargas de trabajo que deben tramitar los registradores.

A continuación, se desglosan los

documentos recibidos y tramitados durante el 2010 y 2011 por los funcionarios destacados en este Registro con el fin de realizar un análisis de los mismos.

Recibidos en el Diario

Recibidos en el

Despacho Inscritos Defectuosos

2010 241.516 92.348 202.257 94.466 2011 245.695 94.211 198.514 93.302

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

Recibidos en el Diario

Recibidos en el Despacho

Inscritos Defectuosos

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

2010 2011

Como se denota del presente gráfico, se dio un aumento en la presentación de documentos, esto, debido principalmente a que la situación económica del país ha tenido una pequeña mejora.

Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación denominado

“Reacción en Cadena” para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este Registro. Los

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temas abordados en dicho evento fueron: la Filosofía Institucional, Valores y Principios Humanos, Motivación, Comunicación Asertiva, Cooperación y Trabajo en Equipo y la Proactividad y Confianza, esto con el fin, de que todos los colaboradores tengan la capacidad de adaptarse mejor al ambiente laboral y con ello, la Administración contará con un instrumento que facilitará la toma de decisiones en aspectos importantes relacionados con el logro de los objetivos del Registro Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de todos los diferentes procesos que conforman este Registro con el fin de que las mismas puedan conocer y participar activamente de este proceso indicando quienes son los responsables de las diferentes acciones que se van a llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho Registral 2011 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los Directores de cada uno de los Registros participantes.

Depuración y estudio de todos los

expedientes que se tiene en custodia

Se contrató a la empresa GSI para escaneo y digitalización de los expedientes tanto de todos los años que se encuentran ubicados en el Departamento de Notificaciones, esto con el fin, de lograr contar con los medios idóneos para poder contar con el expediente digital y poder brindar un servicio más expedito a todos los usuarios que se apersonan a esta Dirección.

Ejecución del plan de compras de

equipo y mobiliario programado: Se logró completar en un 98% el plan de compras de equipo y mobiliario programado. Este cumplimiento tiene un efecto significativo en la motivación del personal, ya que cuentan con las herramientas necesarias para ejecutar sus funciones de manera eficaz y eficiente.

Se realizó la sustitución del 100%

del cielo suspendido y se revisaron y cambiaron las lámparas a todo el Registro Inmobiliario, con la finalidad, de evitar algún accidente en caso de que se presente una emergencia.

División Catastral Registral:

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2010 2011 PLANOS RECIBIDOS EN EL DIARIO 288505 333880

PLANOS INSCRITOS Y MARCADOS DEFECTUOSOS

421530 448425

2010

20110

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

400000

450000

PLANOS RECIBIDOS EN EL DIARIO

PLANOS INSCRITOS Y MARCADOS DEFECTUOSOS

2010

2011

Como se denota del gráfico

anterior, en la División Catastral, se dio un incremento considerable en la presentación y tramitación de planos, lo que origino, cargas de trabajo muy altas para todos los Registradores durante el año 2011.

Departamento Catastral Técnico trabaja de acuerdo a las solicitudes en lo que se refiere a los levantamientos de planos para El Estado, que realizan las diferentes Instituciones del Gubernamentales avaladas por la Dirección, por lo que la producción se relaciona directamente con éstas. Otras actividades diarias y de carácter permanente son la densificación

de vértices trigonométricos con el sistema satelital de navegación global GNSS, ajuste de mediciones, dibujo digital, fotogrametría, cartografía digital, estudios especiales catastrales-registrales, validación de expedientes de levantamiento catastral, entres otras.

Se realizaron varias giras con la finalidad de cumplir los siguientes objetivos: Respecto a la red de Estaciones de

Estaciones de Referencia de Operación Continua GNSS la misma se encuentra 100 % operativa, siete de ellas ubicadas en sedes regionales del Banco de Costa Rica producto de un

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convenio entre esta entidad financiera y el Registro Nacional.

Se realizaron dos giras a todas las

sedes bancarias, logrando constatar la estabilidad del pedestal en donde se ubica la antena, siendo el sistema de anclajes o tensoras muy apropiado para garantizar su verticalidad, la antena en todos los sitios se encuentra debidamente orientada al norte magnético. Se inventariaron los números de patrimonio asignados por la institución al receptor GPS y al respectivo controlador, se verificó tanto la instalación del equipo como la existencia de fuentes de poder de emergencia en cada sitio inspeccionado.

La red es empleada como soporte para la georreferenciación de todos los trabajos que se realizan tanto en la Unidad de levantamiento como en la Georreferenciación Catastral, utilizándola como insumo primordial para los trabajos de densificación de la Red Geodésica Nacional al Tercer orden a efectos catastrales dentro del marco de desarrollo del Programa de Regularización Catastro Registro, contribuyendo en la optimización de recursos y la disminución de los tiempos empleados en esas labores redundando en un mejor desempeño de las labores y en mejoras considerables respecto a la precisión obtenida para trabajos similares ejecutados con otras metodologías.

En forma paralela existe la página Web asociada a esta red de acceso libre a todos los profesionales de agrimensura para que tengan los insumos necesarios para poder georreferenciar sus trabajos de agrimensura dentro del marco oficial de coordenadas.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y reunión anual del Sistema de Referencia Geocéntrico para las Américas (SIRGAS) con la finalidad de incorporar la red de estaciones GNSS a la red SIRGAS: COM la cual es una red regional que permitirá brindarle una mejor solución ya que es la única forma de ser consistentes a nivel global, todos nuestros datos deben estar referidos al mismo sistema preciso a nivel de milímetros y estable, a través de décadas, para lo cual se requiere medir y procesar de manera continua y así poder determinar el comportamiento de la red. Si no hay redundancia en el cálculo y control de los resultados más allá de los límites que cubre la red se pueden cometer errores considerables sin que los mismos sean detectados, lo cual se evita por medio del análisis integrado de estas redes dentro de SIRGAS-COM. Los funcionarios de ambas Unidades levantamiento como en la Georreferenciación Catastral, brindan colaboración con la Unidad de Conciliación catastral en el análisis y solución de casos específicos producto de consultas tanto internas ( apelaciones a la calificación , oficios de asesoría Jurídica del Registro Inmobiliario)

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como externos Procuraduría y juzgados. Servicios que se Brindan:

Seguridad Jurídica y Publicidad

relativa a la calificación e inscripción de planos y documentos sobre la Propiedad Inmueble común, Propiedad Horizontal, Hipotecas, Cédulas

Hipotecarias, Concesiones de la Zona Marítimo Terrestre, Marinas Turísticas y Golfo de Papagayo, utilizando para tal efecto las técnicas y tecnologías más modernas.

En el 2010 el Registro de Bienes

Inmuebles Catastral Registral realizó los siguientes trámites:

Documentos recibidos en el Diario 171986 Documentos recibidos en Despacho 161894 Documentos inscritos 150646 Documentos defectuosos 297779

Departamento de la Asesoría Legal :

CUADRO DE LAS SOLICITUDES RESUELTAS POR LA ASESORÍA

Actividad Cantidad de solicitudes Apelaciones 667 Cancelaciones 3977 Restituciones 443 Expedientes Gestión Administrativa 497

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES NACIONALES Ministerio de Hacienda: El órgano

de Normalización Técnica, actualiza los valores de las propiedades, lo que permite una mejor recaudación de impuestos y de derechos para el Registro.

Instituto de Desarrollo Agrario y El

Instituto de Vivienda y Urbanismo, se mantiene una constante coordinación con ambas

instituciones debido, a los proyectos de adjudicación de tierras y habitacionales que desarrollan a lo largo del país.

Contraloría General de la

República, durante los últimos meses se ha establecido una estrecha coordinación con dicha entidad, principalmente en aquellos casos relacionados con la adjudicación de concesiones en la zona marítima terrestre.

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Instituto Costarricense de

Turismo: Se coordina algunos aspectos relacionados con la inscripción de concesiones en la zona marítima terrestre.

Organismo de Investigación

Judicial. Se otorgan todas las facilidades técnicas, para que desarrollen su labor, en aquellos casos relacionados con fraudes inmobiliarios.

Dirección Nacional de Notariado:

transmite la información relacionada con el Registro de Notarios

Registro Civil: se coordina la entrega de información relativa al registro de defunciones, lo cual es de vital importancia dentro de la seguridad jurídica que debe privar en las transacciones inmobiliarias.

Escuela Judicial: se estableció un

convenio de capacitación recíproca en materia de interés para ambas instituciones

Unidad Ejecutora ya que ellos son

los que desarrollan el proceso de formación del Catastro y la compatibilización con el Registro según lo estipulado mediante la Ley 8154.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Colegio de Registradores de

España: se han logrado establecer vínculos que permiten tener una

comunicación fluida con sus autoridades y un mejor acceso a las capacitaciones que brinda a través de la Agencia Española de Cooperación Internacional

CRICAP (Consejo Registral

Inmobiliario de Centroamérica y Panamá) Como valor agregado, es importante destacar que Costa Rica es miembro fundador del CRICAP al suscribir el acta constitutiva de creación de dicho organismo, suscrita en Antigua, Guatemala, el 21 de octubre de 1999, naciendo como un ente regional de cooperación, coordinación e integración con independencia técnica, conformado por los organismos públicos de las Repúblicas de Centroamérica y Panamá, que en cada país tengan atribuida por su ley nacional competencia para administrar los registros de propiedad o conducir procesos de modernización de dichos registros.

Comité Permanente sobre el

Catastro en Iberoamérica (CPCI), en el cual se dio por primera vez en la historia de Costa Rica, que fuera nominado y escogido nuestro país y en la persona del Ingeniero Aguilar, como encargado de la Presidencia del Comité.

CAPACITACIÓN/ ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

Se llevó a cabo en el primer

trimestre del año, 10 talleres de capacitación denominado “Reacción en Cadena” para todos los funcionarios que se encuentran destacados en este

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Registro. Los temas abordados en dicho evento fueron: la Filosofía Institucional, Valores y Principios Humanos, Motivación, Comunicación Asertiva, Cooperación y Trabajo en Equipo y la Proactividad y Confianza, esto con el fin, de que todos los colaboradores tengan la capacidad de adaptarse mejor al ambiente laboral y con ello, la Administración contará con un instrumento que facilitará la toma de decisiones en aspectos importantes relacionados con el logro de los objetivos del Registro Inmobiliario

Se impartió un taller sobre el de

SEVRI a 25 Colaboradores de todos los diferentes procesos que conforman este Registro con el fin de que las mismas puedan conocer y participar activamente de este proceso indicando quienes son los responsables de las diferentes acciones que se van a llevar a cabo.

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho Registral 2011 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los Directores de cada uno de los Registros participantes.

Se participó activamente (cinco

funcionarios) en la tercer escuela y reunión anual del Sistema de

Referencia Geocéntrico para las Américas (SIRGAS) con la finalidad de incorporar la red de estaciones GNSS a la red SIRGAS: COM la cual es una red regional que permitirá brindarle una mejor solución ya que es la única forma de ser consistentes a nivel global, todos nuestros datos deben estar referidos al mismo sistema preciso a nivel de milímetros y estable, a través de décadas, para lo cual se requiere medir y procesar de manera continua y así poder determinar el comportamiento de la red. Si no hay redundancia en el cálculo y control de los resultados más allá de los límites que cubre la red se pueden cometer errores considerables sin que los mismos sean detectados, lo cual se evita por medio del análisis integrado de estas redes dentro de SIRGAS-COM.

Se enviaron a las dos Secretarias a

recibir el taller de “Gestión Documental y Administrativa Electrónica de Documentos impartida por la empresa Asesorías Creativas en el Desarrollo Integral S.A.

Se capacitó varios funcionarios

registradores tanto registral como catastral y Asesores Jurídicos sobre los diversos temas requeridos para ejercer la labor registral de forma más eficiente conllevando esto a una seguridad jurídica más expedita.

Se contrato un curso sobre

Proyectos para ser impartido a 4 funcionarios destacados en esta Dirección, con el fin de que obtuvieran los conocimientos

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idóneos para realizar una inversión en un proyecto sin que se genere costos exuberantes.

Asistieron 3 funcionarios a llevar

un curso sobre el manejo de Excel 2007, con el fin de adquirir los conocimientos idóneos para realizar sus labores en forma más óptima.

Participación del Director MSc.

Oscar Rodríguez Sánchez, al XXIV Encuentro del Comité Latinoamericano de Consulta Registral, que se realizó en la ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, en el que se logró firmar un convenio de cooperación entre los Registros de Costa Rica y República Dominicana.

Participación de 7 funcionarios

destacados en esta Dirección sobre el tema principios de Project 2007, esto a fin de que cuenten con los conocimientos para poder realizar todos los proyectos definidos en este Registro, de la forma en que lo solicita la Oficina de Dirección de Proyectos.

Un Registrador participaron en el

Curso Iberoamericano Anual de Derecho Registral en el país de España en el mes de noviembre.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una capacitación de la AECID (Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo) que se realizó en España en la Universidad Politécnica de Madrid, curso denominado Curso

Avanzado de Sistema de Posicionamiento por Satélite

Participaron 22 funcionarios de

este Registro, al Congreso del Instituto Costarricense de Derecho Notarial (ICODEN)

Se logró la participación de 15

funcionarios al Congreso de la Unidad Ejecutora sobre materia relación Catastral-Registral

CURSOS RECIBIDOS Participación del Director MSc. Oscar Rodríguez Sánchez, al XXIV Encuentro del Comité Latinoamericano de Consulta Registral, que se realizó en la ciudad de Santo Domingo, República Dominicana, en el que se logró firmar un convenio de cooperación entre los Registros de Costa Rica y República Dominicana Participaron 22 funcionarios de

este Registro, al Congreso del Instituto Costarricense de Derecho Notarial (ICODEN)

Se llevó a cabo en el mes de

octubre, la IV Jornada de Derecho Registral 2011 en conjunto con el Registro de Bienes Muebles, Personas Jurídicas y Propiedad Industrial, con una duración de 12 horas, fuera del horario normal de labores.. Los temas analizados en dicho evento, se establecieron con base en el estudio realizado por los cuatro Directores de cada uno de los Registros participantes.

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Un Registrador participaron en el

Curso Iberoamericano Anual de Derecho Registral en el país de España en el mes de noviembre.

Participación de la funcionaria

Johanna Céspedes Argüello, a una capacitación de la AECID (Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo) que se realizó en España en la Universidad Politécnica de Madrid, curso denominado Curso Avanzado de Sistema de Posicionamiento por Satélite

CURSOS IMPARTIDOS En conjunto con del Departamento de Capacitación, se planificó un curso a todos los funcionarios que fueron nombrados en propiedad o interinos durante el año 2011, conteniendo información sobre los diferentes movimientos registrales que se llevan a cabo en el Registro Inmobiliario.

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REGISTRO DE BIENES MUEBLES

NATURALEZA JURÍDICA La existencia de un Registro de Bienes Muebles fue contemplada desde 1964 por los legisladores costarricenses, conforme lo dispuesto por el artículo 235 del Código de Comercio, Ley No. 3284 del 30 de abril de ese año que indica:

"Créase el Registro de Bienes Muebles con asiento en la ciudad de San José, que actuará conjuntamente con el Registro General de Prendas"

Posteriormente la Junta Administrativa del Registro Nacional dispuso:

“De conformidad con el Acuerdo No, 2236 adoptado en la Sesión Ordinaria No. 35-93 del 06 de setiembre de 1993, y con fundamento en los artículos 2 y 6 de la Ley No. 5695 del 28 de mayo de 1975 y sus reformas, Ley de Creación del Registro Nacional, se emite la presente circular que es de carácter vinculante para los Directores y todos los funcionarios de los Registros de Prendas y Vehículos Automotores, de forma que a partir del lunes 20 de setiembre de 1993 se unifican los referidos registros que transitoriamente quedan, para todos los efectos

administrativos, adscritos a la Dirección General del Registro Nacional"

Luego como parte de la consolidación del Registro Público de la Propiedad Mueble, el Decreto Ejecutivo No.23178-J-MOPT del 18 de abril de 1994, que en lo que interesa expresa:

"Trasládese el Registro Nacional de Buques al Registro Público de la Propiedad Mueble del Registro Nacional, al cual corresponderá la inscripción de todo tipo de embarcaciones y vehículos acuáticos, sean éstos mayores o menores de cincuenta toneladas de registro bruto".

Por otra parte, mediante Decreto No. 21900-MOPT-J del 20 de enero de 1993, se incorpora el Departamento de Placas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes al Registro Público de la Propiedad Mueble, el cual en su artículo 1 indica:

"Corresponde al Registro Público de Vehículos Automotores la elaboración, confección, adjudicación de números y entrega de las placas metálicas de los vehículos automotores cuya inscripción autorice".

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Posteriormente, como estrategia de la política de integración administrativa de los órganos relacionados con la propiedad mobiliaria, en setiembre de 1993, mediante Oficio de la Dirección del Registro Público de la Propiedad Inmueble DPR-486-93 de fecha 08 de octubre de ese mismo año, fue adscrito al Registro Público de la Propiedad de Vehículos - hoy integrado al Registro de Bienes Mueble - el Departamento de Certificaciones Computarizadas inmediatas sobre vehículos que había estado a cargo del Registro Público. Hoy en día los servicios de certificaciones y emisión de placas metálicas son responsabilidad de la Dirección de Servicios del Registro Nacional. Finalmente, el 16 de octubre de 2009, se publicó en La Gaceta No 201, la Ley No 8766, “Reforma del artículo 2 de la Ley de Creación del Registro Nacional, No 56995 y traslado del Registro Nacional de Aeronaves al Registro de Bienes Muebles”, la cual dispuso

“ARTÍCULO 1.- Refórmase el inciso c) del artículo 2 de la Ley de creación del Registro Nacional, N.º 5695, de 28 de mayo de 1975, y sus reformas. El texto dirá: “Artículo 2.- Conforman el Registro Nacional, además de los que se adscriban por otras leyes, los siguientes registros: [...] c) El Registro de Bienes Muebles, que comprende:

vehículos automotores, aeronaves, prendas y buques.

[...]” La reforma en comentario ordenó el traslado del Registro Aeronáutico Costarricense, el cual había sido creado mediante la Ley General de Aviación Civil, No. 762 del 18 de octubre de 1949. OBJETIVO GENERAL Inscribir y dar publicidad a los documentos en que se constituyan, modifiquen, declaren o extingan derechos reales sobre bienes muebles inscribibles, especialmente los referidos a vehículos automotores, buques, aeronaves, maquinaria y otros muebles, así como anotar al margen de su inscripción los documentos expedidos por autoridades competentes tales como demandas, embargos, infracciones y demás providencias cautelares relativas a esos bienes e inscribir y dar publicidad a los gravámenes prendarios que los afecten. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Registrar la titularidad de derechos reales sobre bienes muebles inscribibles, sus modificaciones y extinciones.

Inscribir y dar publicidad a los

gravámenes prendarios que afecten bienes muebles.

Anotar las medidas cautelares

de naturaleza judicial y administrativa que se ordenen por autoridades competentes sobre bienes muebles inscritos.

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Asignar y brindar las

matrículas de aquellos bienes que por su naturaleza lo requieran.

CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Y REFORMAS LEGALES Durante el año 2011 los servicios prestados por el Registro de la Propiedad Mueble se vieron condicionados por varios factores de orden financiero nacional y de políticas públicas que incidieron en su demanda y ampliaron sus competencias legales, entre otros los que de seguido se detallan, por su mayor relevancia: a) La relativa estabilidad económica e inflacionaria que vivió el país durante el año 2011, permitió al sector financiero mantener una política abierta al crédito para la compra de vehículos nuevos y usados, situación que determinó un breve incremento en la cantidad de automotores inscritos en el Registro y un gran dinamismo en el tráfico mercantil de estos bienes.

b) Se mantuvo la política del MOPT por medio de la empresa RITEVE S y C, concesionaria del servicio de la revisión técnica vehicular de la flotilla de todo el país, en cuanto no autorizar dicha revisión cuando se constaten incongruencias en los números de motor y chasis de los vehículos con la información registral, o bien inexistencia de dichos datos en la información. Este criterio determina una demanda constante de resolución de diligencias administrativas, para

autorizar los movimientos de cambio e inclusión de características de dichos bienes. c) La entrada en operación del Registro Nacional de Aeronaves como órgano adscrito al Registro de Bienes Muebles, determinó la creación de una nueva oficina a cargo de profesionales especializados en la inscripción de estos bienes y los contratos sui generis que los regulan, siendo necesario dar inicio a un programa de inducción y capacitación, no sólo para este personal, sino para todos los calificadores del Registro.

MEJORAMIENTO EN LOS MECANISMOS DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Registro de Bienes Muebles se rige por medio de las políticas estratégicas institucionales definidas dentro del Plan Anual Operativo de cada año, en el mismo, se determinan las acciones pertinentes a seguir para el logro de los objetivos específicos definidos dentro de esta matriz, así mismo el Sistema de Valoración de Riesgos implementado, provee de un sistemático procedimiento que permite dar seguimiento constante de dichas acciones, previendo posibles cambios paralelos que mejoren la consecución de los objetivos planteados. LOGROS ALCANZADOS Dentro de los principales logros obtenidos durante el año 2011 se destacan los siguientes:

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ÁREA ADMINISTRATIVA

Se obtuvo la digitalización de

todos los expedientes administrativos instruidos por la Asesoría Legal de la Dirección del Registro, correspondientes al año 2010-2011 (en total se resolvieron 274 expedientes) y se habilitó la consulta digital de los mismos a todos los usuarios, por medio de los servicios brindados por la Dirección de Servicios Registrales.

Se trasladó al Archivo Central del

Registro todos los expedientes administrativos de la Asesoría Legal, Registro de Aeronaves y la Dirección del Registro de Bienes Muebles, conforme la normativa emitida al efecto.

Se gestionó y ejecutó el

presupuesto necesario para realizar nombramientos de personal de suplencia con el fin de no causar perjuicio a los registradores respecto de las cargas de trabajo asignadas, ni dilatar los tiempos de espera en los usuarios, en casos de funcionarios incapacitados o con vacaciones prolongadas; programa que fue implementado y se ha venido observando con gran éxito desde años anteriores.

Se adquirió y renovó el equipo de

cómputo, impresoras, sillas ergonómicas, dotando de hadware de punta a los registradores para mejorar el desarrollo de sus funciones en condiciones acordes con la política de salud ocupacional institucional.

ÁREA TÉCNICA-REGISTRAL Se dio continuidad a la

contratación de la empresa SIANSA para el mantenimiento del sistema de información, permitiendo la realización permanente de estudios en relación a nuevos requerimientos y su implementación en aras de mejorar los tiempos de respuesta y simplificar procesos para agilizar el trámite en la calificación de los documentos.

Para dar cumplimiento a los

principios de la Ley No 8220, “Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos”, se logró la interconexión del Registro de Bienes Muebles con las bases de datos del Registro de Personas Jurídicas, para permitir la consulta de poderes y personerías jurídicas de asociaciones y sociedades mercantiles.

Se concluyó la adaptación del

sistema de información para la inscripción de vehículos automotores, a fin de permitir su matriculación e identificación alfa numérica y se creó el programa de “Reserva de número placa”, facilitándole a los usuarios escoger determinados caracteres alfanuméricos de su matrícula, según su conveniencia, como mecanismo para enfrentar la política de restricción a la circulación vehicular por las vías públicas del casco metropolitano.

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Se continuó con el Proyecto

Integral “Web Services Interinstitucional-Bienes Muebles” cuyo objetivo general es crear aplicaciones tipo Web Services u otros procesos automáticos para el intercambio de información registral entre el Registro de Bienes Muebles y otras instituciones de derecho público o privado.

Dentro del avance concreto que tuvo este proyecto cabe mencionar:

- Conclusión de la adaptación del Sistema de Transmisión Electrónica de Certificados de Aduana (DUA), para integrar a esa información los datos de otras entidades que se requieren para la determinación objetiva de los vehículos (TICA, INS, RITEVE, Registro).

- Modificación de la plataforma

tecnológica disponible para los Juzgados de Tránsito del país a WEB, para la trasmisión al Registro de Bienes Muebles de los gravámenes y demás providencias judiciales que afectan los vehículos inscritos, asegurándose mayor celeridad y seguridad en ese proceso.

ÁREA JURÍDICA

Al ordenarse por Ley el traslado

del Registro Nacional de Aeronaves al Registro de Bienes Muebles, la cual entró en vigencia el 16 de abril del 2011, se

concretó la digitalización total de los expedientes existentes y se trasladó a la base de datos del Registro toda la información actualizada de los asientos contenidos en los tomos de inscripción de dicho Registro.

Se capacitó a los funcionarios del

Diario del Registro y las Oficinas Regionales sobre la anotación de documentos en materia aeronáutica, así también se capacitó a servidores de la Dirección de Servicios Registrales sobre el acceso, consulta y certificación de esa información.

Se concluyó la actualización de la

Guía de Calificación de Documentos y se puso a disposición de los usuarios en la página WEB del Registro Nacional.

Se concluyó la redacción y

revisión del “Reglamento del Registro de Bienes Muebles”, superándose su aprobación por parte de la Comisión de Desregulación del Ministerio de Economía, Industria y Comercio y se tiene en la Asesoría Jurídica del Registro Nacional a la espera de su publicación oficial.

ESTADO DE LOS PROYECTOS

MÁS RELEVANTES A continuación, se desglosan los documentos recibidos y tramitados durante el 2010 y 2011 por los funcionarios destacados en este Registro:

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En el Área Registral, se logró mejorar el error registral debido principalmente a la realización de las capacitaciones impartidas, mejorando

las habilidades técnicas y académicas de los funcionarios en el ejercicio de su labor calificadora y registral.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES NACIONALES.

Dirección General de Aduanas: Conforme al Decreto Ejecutivo #222636-MOPT-H-J se exige la transmisión electrónica de los documentos que ampara el desalmacenaje de los automotores, se requiere de una constante comunicación y coordinación con esa Dependencia.

DOCUMENTOS RECIBIDOS DIARIO

AÑO 2010

AÑO 2011

Período comprendido

Enero-Diciembre

Enero-Diciembre

Documentos recibidos y tramitados 583076 650122 Documentos Inscritos y marcados Defectuosos

394046

438.687 Documentos revocados

722

460

TOTAL 977.844 1.089.269

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Instituto Nacional de Seguros (INS): La actualización de la base de datos del

Registro resulta ser trascendental para el INS, mismo que cada año debe realizar el cobro de los derechos de circulación de los vehículos de acuerdo con la información que le suministra el Registro para estos efectos. De igual manera esta institución provee actualmente vía digital los datos requeridos respecto al cobro del seguro obligatorio automotor. En el año 2011 se coordinó además el nuevo proceso de matriculación de vehículo con caracteres alfanuméricos.

Dirección General de Tributación: De igual manera que el INS, está institución

requiere anualmente de la base de datos actualizada del Registro, para establecer los valores fiscales de los automotores que al efecto servirá de base para el cobro del impuesto de Transferencia y el Impuesto a la Propiedad de Vehículos.

Ministerio de Hacienda: El Departamento de Exenciones de este Ministerio,

semanalmente remite al Registro la información correspondiente de los vehículos que al amparo de las distintas leyes se deben inscribir exonerados de impuestos.

Revisión Técnica de Vehículos (R.T.V): Dicha empresa transmite

electrónicamente los datos que se requiere para la inscripción por primera vez de vehículos.

Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT): Se coordina con dicha

Institución, a través de sus distintos órganos adscritos, tales como el Consejo de Transporte Público, Departamento de Pesos y Dimensiones, Consejo de Seguridad Vial, la adjudicación de placas de servicio público (Taxi y Autobuses), la asignación de códigos para vehículos remolque y semirremolque, verificación de multas e infracciones pendientes de pago, la no detención de placas metálicas para efectos de su reposición y otros variados requisitos que por competencias requieren tramitarse interinstitucionalmente.

CAPACITACIÓN / ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN:

Durante el año se realizaron ocho actividades de capacitación, cuatro ellas con participación de todo el personal del Registro, en aras de fortalecer sus competencias académicas y de destrezas de liderazgo:

a- Seminario denominado “Traslado del Registro Aeronáutico”. b- Taller “La Inexactitud Registral y su Tratamiento en el nuevo Reglamento del

Registro de Bienes Muebles”. c- Capacitación Excel Intermedio Avanzado d- Taller “Metodología de Valoración de Riesgo”. e- Taller “Como Poner en Acción las Fortalezas Personales”. f- IV Jornada de Derecho Registral 2011.

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g- Taller “Nociones Determinantes para el Liderazgo. h- Taller “Anotaciones de actos y contratos en el Diario del Registro de Bienes

Muebles: Aspectos jurídicos y técnicos”. Igualmente se coordinó la participación de algunos funcionarios en eventos académicos como: X Jornada de Derecho Notarial Costarricense.

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REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

NATURALEZA JURÍDICA El Registro de Personas Jurídicas fue creado como un Registro independiente y distinto al Registro Público de la Propiedad, a partir de los estudios del proceso de reestructuración del Registro Nacional, que determinó la necesidad de constituirlo como una Dirección nueva. En 1997, la Junta Administrativa del Registro Nacional, emite un acuerdo administrativo en la sesión extraordinaria nº 58-97, celebrada el 30 de octubre de ese mismo año, donde establece formalmente la creación de la Dirección de Personas Jurídicas, fortaleciendo así la tesis planteada en el documento final de reestructuración del Registro Nacional. Esta propuesta fue avalada por el Ministerio de Planificación en el oficio DM-133-98, del 05 de marzo de 1998 y oficializada con la promulgación del Decreto No. 26771-J del Reglamento del Registro Público, el día 18 de marzo de ese mismo año, y que en lo referente a la composición del Registro en el artículo tercero, inciso b) define la creación de esta dirección y su estructura organizativa, según oficio de MIDEPLAN DM007-01 del 06-02-2001. OBJETIVO GENERAL Brindar seguridad jurídica y publicidad certera en la información y registración de documentos

relacionados con la constitución, modificación y extinción de derechos sobre sociedades mercantiles, civiles, de medios de difusión y agencias de publicidad, de actividades profesionales, sociedades anónimas laborales, fundaciones, asociaciones civiles y asociaciones deportivas y todos los demás actos y contratos indicados por la ley, así como la reserva de nombres de sociedades mercantiles y la asignación de cédulas de personas jurídicas, utilizando para tal efecto las técnicas y tecnologías más modernas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Desarrollar, vigilar y controlar los procesos de calificación, inscripción y publicidad de los actos y contratos establecidos en los artículos 235 del Código de Comercio, 466 del Código Civil y leyes especiales, así como la aplicación de diversos cuerpos normativos que regulan la materia comercial de nuestro país. Automatizar los procesos de calificación e inscripción de documentos con la adquisición de tecnología en equipos de cómputo y programas de avanzada que permita administrar en forma eficiente, efectiva y bajo los principios de publicidad y seguridad Registral de la información, generada como producto de los múltiples servicios que se brinda a la población costarricense.

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Aplicar las normas que regulan los procesos calificación e inscripción de documentos, como son Código de Comercio, Código Civil, Código de Familia, Código Procesal Civil, Código Notarial, Código Municipal, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, la Ley Reguladora del Mercado de Valores, Ley Reguladora de Empresas Financieras no Bancarias, Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual, Ley Orgánica del Banco Central, Ley de Sociedades Anónimas Laborales, Ley de Asociaciones, Ley de Fundaciones, Ley de Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación, Reglamento sobre el funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre, Reglamento del Registro Público y el Reglamento para la expedición de Cédulas Jurídicas, entre otros. CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO El cambio más significativo del entorno fue la actualización de las herramientas informáticas, lo que conllevó a tener una mayor agilidad y eficiencia en el sistema automatizado de la información. Dentro del ordenamiento jurídico se dieron las siguientes modificaciones que afectaron el quehacer diario de este Registro:

Ley 8905 de 26-01-2011 que reforma el artículo 2 de la Ley 5695 Creación del Registro Nacional y sus Reformas y

modificación de la Ley 959 creación y organización del Instituto Geográfico Nacional de 4 de julio de 1944 y sus reformas.

Ley 8923 Aprobación de la Adhesión a la convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los documentos públicos extranjeros.

Ley 8994 del 18-10-2011 Reforma del artículo 32 bis de la Ley No. 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio de 28 de Octubre de 1999.

Ley 8990 del 03-10-2011 Modificación de la Ley No. 8220, Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.

Ley 9019 15-02-2011 “Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico del 2012, que motivó la Circular N° 159-11 de la Secretaría General de la Corte Suprema de Justicia, en razón de la cual se define por concepto de Derechos de registro en materia mercantil.

Ley 9024 del 23-11-2011 que es Impuesto a las Personas Jurídicas.

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ACCIONES EMPRENDIDAS POLITICAS ESTRATEGICAS INSTITUCIONALES Mejorar la calidad de los servicios registrales y de consulta mediante la incorporación de nueva tecnología que facilite el manejo de la información registral, bajo estándares de control y de calidad ofreciendo al usuario un producto de calidad, en el menor tiempo posible y con la mayor efectividad en el uso de los recursos asignados. Aplicar las nuevas políticas de control interno en los diversos procesos de trabajo de las áreas existentes en el Registro de Personas Jurídicas, de conformidad con lo que exige la normativa vigente emitida por el Gobierno para la protección de los recursos públicos. Propiciar el cambio en la disposición de nuestros funcionarios a nivel interno, con la participación del colaborador en los cambios que se realicen en los procesos de trabajo, así como una verdadera promoción de los valores institucionales de modo que se fortalezcan actitudes tanto a nivel

individual como colectivo en función de la eficiencia y eficacia en concordancia con los intereses nacionales. PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS AREAS DE TRABAJO 1. AREA REGISTRAL DEPARTAMENTO DE ASOCIACIONES Y MERCANTIL: Las estadísticas anuales de producción por Departamento (Mercantil y Asociaciones), registró para el 2011, un ingreso total de 77.902 documentos en el Departamento del Diario; se recibieron además 44.993 documentos presentados al Despacho. Se tramitó un total de 138.984 documentos durante este año 2011, de los cuales 74.383 fueron debidamente inscritos que corresponde a un 54% del total de documentos tramitados.

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Cuadro N° 1

Area Registral (Mercantil y Asociaciones)

Nivel de Producción del 2011

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 TrimestreDiario 21248 19183 20093 17368Despacho 12098 11400 11222 10273Inscritos 19096 19315 19046 16926Defectuosos 15705 15238 14742 13845

0

5000

10000

15000

20000

25000

1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre

Prod

ucci

on

Año 2011

Diario

Despacho

Inscritos

Defectuosos

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2011.

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Cuadro N° 2

Area registral

Comparación de Producción del 2010-2011

2010 2011Diario 85323 77902Despacho 48313 44993Inscritos 81046 74383Defectuosos 65354 65354

0

20000

40000

60000

80000

100000

2010 2011

Diario

Despacho

Inscritos

Defectuosos

Fuente: Informes de producción del Departamento. Año 2011. ACCIONES ESTRATEGICAS DESARROLLADAS 1. Se puso en práctica un nuevo

modelo gerencial, por medio del cual se han definido las perspectivas e indicadores críticos que miden el desempeño global del Registro de Personas Jurídicas y además se han establecido

mecanismos de trabajo, como contar con un equipo gerencial, que de forma estratégica cumple con la misión encomendada.

Grado de cumplimiento A raíz de la implementación del nuevo modelo gerencial, fueron identificadas

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variables en las que había alguna debilidad y de igual forma se le dio seguimiento a todos los objetivos estratégicos trazados y a través de todo el año se alcanzó un buen nivel de desempeño general. ACTIVIDADES Y LOGROS IMPORTANTES Los logros importantes alcanzados en el 2011, se resumen a continuación: El más significativo lo constituyó la

inscripción de 74 383 documentos, cantidad que comprende entidades tanto nacidas directamente en el sistema, 5 poderes de sociedades inscritas, fundaciones, asociaciones y otros actos y contratos establecidos por ley. Esto se logró dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente.

Se creó un grupo especializado que se encarga del traslado de información contenida en los libros de tomos al sistema automatizado, para lograr alcanzar la automatización del 100% de esta información.

Se logró el cumplimiento en un 100% de 5 de las 6 metas trazadas en el POI y el resto con buenos resultados.

SERVICIOS QUE SE BRINDAN Como servicios sustantivos del Registro de Personas Jurídicas están la inscripción de sociedades mercantiles, personas, asociaciones civiles y deportivas, fundaciones y todas aquellas entidades que por Ley

requieran inscripción, también se inscriben poderes, curatelas, tutelas y demás actos expresamente determinados por la Ley. En lo que respecta al área de consulta se cuenta con los siguientes servicios: consulta de expedientes de Asociaciones, legalización de libros de asociaciones, consultas en reconstrucción de folios, así como de todo tipo de expedientes administrativos tales como Oposiciones, Fiscalizaciones, y otras diligencias administrativas. ESTADO DE LOS PROYECTOS CUMPLIMIENTO DE METAS, PROYECTOS Y ACTIVIDADES Dentro de las metas trazadas para el año 2011, se cumplieron las siguientes: Calificar los documentos que

ingresen Registro de Personas Juridicas para garantizar la seguridad jurídica.

Brindar servicios de manera continua en las diferentes ventanillas de atención a usuarios.

Garantizar la disponibilidad de materiales, equipo y mobiliario en general para el desarrollo de las actividades del Registro de Personas Juridicas.

Adquirir bienes para informar a los usuarios del Registro de Personas Jurídicas sobre los trámites y requisitos.

Fortalecer los conocimientos del personal de Personas Juridicas en

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materia registral y administrativa para mejorar su desempeño.

Continuar con el mantenimiento del sistema automatizado para brindar servicio acorde con las necesidades de los clientes del registro de Personas

Desarrollar un proceso de evaluación de las medidas correctivas de control interno para mejorar la gestión del Registro de Personas Jurídicas.

De igual forma se contemplaron los siguientes proyectos: Proyecto No.1: Brindar soporte y mantenimiento correctivo y adaptativo al sistema automatizado de Personas Jurídicas. Consistió en la contratación de una empresa que brindara mantenimiento correctivo y adaptativo al sistema automatizado de Personas Jurídicas. Este proyecto fue ejecutado en un 100%. Proyecto No.2: Trasladar la información contenida en los libros de tomos de Mercantil y Personas, como parte del Proyecto de “Automatización de la información del Registro de Personas Jurídicas”. Se lograron 5177 traslados a través de los colaboradores de este Registro que continuaron con la labor iniciada años atrás. Proyecto No. 3: Remodelación del área mercantil. Se pretende finalizar la concentración del área registral en el segundo piso del modulo uno y acondicionar nuevos espacios que se requieren a consecuencia del

incremento del número de Registradores. Proyecto No. 4: Digitalización de los expedientes administrativos del Registro de Personas Jurídicas. Se digitalizó la información contenida en los expedientes administrativos del Registro de Personas Jurídicas, con el fin de conservar en buen estado los documentos originales contenidos en los expedientes administrativos y facilitar la consulta y fotocopia de los mismos.

PROYECTOS EN EJECUCION El traslado de la información contenida en los tomos hacia el nuevo sistema automatizado, constituye el proyecto de gran envergadura y de grandes dimensiones que se encuentra en ejecución actualmente. Esta labor implica extraer la información existente en alrededor de 1723 tomos de mercantil, 180 tomos de personas, y 14.000 expedientes de Asociaciones hacia el nuevo sistema, labor que ha requerido de muchas horas-hombre laboradas. El proyecto se denomina “Automatización de la información contenida en los tomos de Mercantil”, para el que se contrató una empresa que se encargó del traslado de 216.529 sociedades. Restando alrededor de un 4% de la totalidad de la información. Paralelamente a lo anterior, un grupo de registradores automatizaron los tomos por lo que se pudo finalizar el proyecto en el 2012.

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COORDINACION CON OTRAS AUTORIDADES ACTIVIDADES DE CAPACITACION

CURSOS RECIBIDOS Dentro de estos se puede mencionar que un grupo del personal recibió una capacitación sobre Actualización Jurídica del Registro de Personas Jurídicas. Asimismo, una parte del personal del área sustantiva asistió a la Jornada de Derecho Notarial, otra parte asistió a la Jornada de Derecho Registral, ambas impartidas en las instalaciones del Registro Nacional y la totalidad de los colaboradores asistió a los siguientes talleres:

Integración, sinergia hacia el éxito.

Inteligencia emocional y éxito profesional.

De igual manera, las jefaturas recibieron los siguientes talleres:

Técnicas para el manejo y resolución de conflictos.

Born out, síndrome de quemado en el trabajo.

CURSOS IMPARTIDOS Con respecto a los cursos de capacitación impartidos, esta Dirección impartió un curso sobre Actualización Jurídica del Registro de Personas Jurídicas a los colaboradores de este Registro en coordinación con el Proceso de capacitación del Departamento de Recursos Humanos.

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REGISTRO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL

NATURALEZA JURIDICA El Registro de Propiedad Industrial forma parte del Registro Nacional, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 5695 (Ley de Creación del Registro Nacional), y además se rige por la siguiente normativa:

Ley de Marcas y otros signos distintivos número 7978 de 06 de enero del 2000, sus reformas y Reglamento No. 30233-J de 04 de abril del 2002.

Ley de Patentes de Invención, Dibujos y Modelos Industriales y Modelos de Utilidad No. 6867 del 05 de abril de 1983, sus reformas y Reglamento NO. 15222- MIEM-J de 12 de diciembre de 1983 y sus reformas.

Ley de Procedimientos de

Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual NO. 8039 del 12 de octubre de 2000.

Ley de Marcas de Ganado NO.

2247 de 07 de agosto de 1958, reformada mediante Ley 8799.

Ley de Información no

Divulgada No. 7975 de 18 de enero del 2000.

Ley de Protección de Trazados de los Circuitos Integrados NO. 7961 de 19 de enero del 2000.

Ley de Biodiversidad No. 7788

de 30 de Abril de 1998.

Acuerdo Sobre los Aspectos de los Derechos de de Propiedad Intelectual relacionados con el Comercio.

Convenio de París.

Tratado de Derecho de Marcas.

Tratado de Cooperación en Patentes.

Código Civil

Código Procesal Civil

Ley General de la Administración Pública.

OBJETIVO GENERAL Proteger efectivamente los derechos e intereses legítimos de los titulares de propiedad industrial y marcas de ganado, mediante la inscripción y control de legalidad de las solicitudes que se presentan, de conformidad con lo establecido por la normativa nacional e internacional vigente. Además de promover la protección y el uso de la Propiedad Industrial y la

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Innovación como motores para le economía y el desarrollo. OBJETIVOS ESPECIFICOS Otorgar las Patentes de Invención. Facilitar la protección de los derechos de los titulares de Marcas Industriales y otros Signos Distintivos, Patentes de Invención y Marcas de Ganado. Calificar las solicitudes de inscripción que se presenten en materia de propiedad industrial y marcas de ganado, como control de legalidad Llevar el registro de los derechos inscritos, garantizando la publicidad y seguridad registral de los mismos. Fomentar la difusión y el conocimiento de la materia en todos los niveles de la sociedad y velar por los derechos de los consumidores, en lo que a signos se refiere. Aplicar los Tratados Internacionales que regulan la Propiedad Industrial, tanto en el ámbito sustantivo como de procedimiento. Asesorar en materia de propiedad industrial a otras instituciones gubernamentales, sobre todo aquellas encargadas de negociar tratados internacionales que involucren esta materia. Capacitar a la población interesada en materia de propiedad industrial, fomentar su uso y explotación. Facilitar y promover la Innovación.

Coordinador actividades de capacitación y fomento de la Propiedad Industrial, con organismos internacionales y otras oficinas rectoras de la materia, nacionales e internacionales. CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO Se ha continuado con los trabajos de implementación del Acuerdo de Asociación con la Unión Europea, el cual entrará en vigencia una vez que sea aprobado por la Asamblea Legislativa y traerá implicaciones en la tramitación de solicitudes de Indicaciones Geográficas Europeas, entre otros derechos de PI. En razón de ello se ha tenido que hacer una valoración pormenorizada de las Indicaciones Geográficas Europeas y por otra parte de se ha tenido que dar impulso a las Indicaciones nacionales, con el fin de poder realizar inscripciones recíprocas que beneficien a los productores nacionales, que cuentan con bienes caracterizados por una calidad diferenciada. En razón de la entrada en vigencia de la Ley No. 8799 de Control de Ganado Bovino, prevención y sanción de su robo, hurto y receptación, la cual vino a reformar la Ley de Marcas de Ganado, se motivó la necesidad de contar con un sistema automatizado para hacer frente a la demanda del servicio de inscripción de Marcas de Ganado y lo relacionado con su comercio.

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ACCIONES EMPRENDIDAS Se continuó la aplicación de la metodología de control interno, mediante la autoevaluación, programación, ejecución, evaluación y seguimiento. Se emitieron 10 circulares administrativas y directrices registrales con el fin de ajustar los procedimientos y la materia sustantiva a la normativa legal e interna y con el fin de mejorar el servicio. Además se continuó con la aplicación de la metodología SEVRI. Por otra parte se revisaron las tablas de plazos de vigencia de los expedientes se inició el envío de expedientes al Archivo Central Institucional, con el fin de que sean resguardados en las condiciones establecidas por la ley y a la vez facilitar su acceso a los usuarios. Además se continuó el proceso de eliminación de todos aquellos que ya se encuentran respaldados en bases de datos y que pueden ser destruidos, según los plazos de vigencia, para efectos de liberar espacio y brindar seguridad y un mejor servicio. PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Recursos Humanos Se concluyeron los trámites necesarios, ante las autoridades nacionales, con el fin de realizar nombramientos de examinadores de planta, de acuerdo a lo que establece la Ley de Patentes de Invención. En razón de ello se nombraron cinco examinadores, correspondiendo a 3 profesionales en Farmacia, uno en química y uno en Diseño Industrial.

Además de su nombramiento se realizó, durante el año, el proceso de capacitación en materia de búsquedas internacionales de anterioridades, procedimiento nacional y procedimiento PCT, todo con el fin de que pudieran realizar la tramitación de la mejor forma posible. Actualmente se encuentran laborando en producción con resultados muy satisfactorios. Se amplió el banco de examinadores externos, con el fin de mejorar la producción, en materia de exámenes de fondo pendientes. Se realizó un proceso de reclutamiento, el cual dio como resultado 11 nuevos examinadores externos, en las áreas de Agronomía, Biotecnología, Microbiología, Ingeniería Química, Tecnología de Alimentos, Farmacia e Ingeniería electrónica. Estos junto a los profesionales de planta, estuvieron capacitándose durante el año con cooperación de la OMPI, IMPI de México, la Oficina China de Propiedad Industrial y con la ayuda de los examinadores que se han contratado con anterioridad. Actualmente este nuevo equipo de trabajo se encuentra realizando la práctica con expedientes y estarán entrando a producción plena a partir de enero y febrero de 2012. Mediante concurso interno, realizado en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos de este Registro, se logró nombrar en propiedad a varios registradores y asistentes de servicios técnicos que ocupaban puestos interinos. Esto trae como beneficio contar con estabilidad en el personal y a la vez facilita brindar capacitación adecuada y seguimiento permanente en el trámite de los expedientes. (Ver cuadro 1)

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Cuadro 1

Coordinad Regist Asist Certific Ase. tec Exami

Oficina de Marcas y otros Signos Distintivos 2 17 0 0 2 0 Oficina de Patentes de Invención 1 6 1 1 0 5 Oficina de Marcas de Ganado 1 8 2 0 0 0 Diario, Archivo y Notificaciones 1 0 9 0 0 0 Asesoría Jurídica 1 0 0 0 7 0 Totales 6 31 12 1 9 5 *Además del personal de Dirección. (Director, Subdirector, Asist Administrativo, secretaria y chofer-mensajero) ** Se cuenta con 13 funcionarios por contrato, distribuidos en las distintas áreas de servicios. Reorganización de la Oficina de Marcas y otros Signos Distintivos. Con el fin de optimizar los recursos, y sobre todo el talento humano, se realizó una reorganización de los procedimientos en la Oficinas de Marcas y Otros Signos Distintivos, de manera que se volvió a capacitar a todo el personal en la tramitación de todo tipo de inscripciones, a saber, solicitudes nuevas, traspasos, renovaciones, rechazos, etc., con el fin de que todos los funcionarios cuenten con los conocimientos y experiencia de tramitar cualquier tipo de contrato relacionado con la oficina, esto ha agilizado la tramitación y disminuido los tiempos de respuesta. Por otra parte, en relación a los estudios de fondo de los signos, existen dos grupos de registradores encargados de la revisión, discusión y dictamen de los expedientes que culminan en un rechazo de fondo, ya sea por prohibiciones absolutas o relativas, quienes han venido marcando la línea

a seguir en la aplicación de la normativa que regula este tema. Producción A continuación se incluyen una serie de cuadros y gráficos que muestran el comportamiento de la demanda y producción durante el año 2011. Las Oficinas de Marcas y otros Signos Distintivos y Marcas de Ganado, se mantienen al día. La Oficina de Patentes de Invención, en relación a la calificación de forma, trabaja al día y se ha avanzado significativamente en los estudios de fondo, como consecuencia de la contratación de examinadores de planta y la ampliación del banco de examinadores externos, casi en un 100%. (Cuadros 2 y 3) Es importante señalar, además, que en relación a las solicitudes de Indicaciones Geográficas y Denominaciones de Origen, se han concluido los estudios de fondo de otras dos solicitudes, además de la de Banano de Costa Rica, el año anterior;

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se otorgó Café de Costa Rica e igualmente Queso Turrialba. Esta última se encuentra con recurso de apelación ante el Tribunal Registral Administrativo. Actualmente se continúan las gestiones para lograr su protección internacional, sea por el Acuerdo de Asociación con la Unión Europea o bien mediante el Arreglo de Lisboa, del cual Costa Rica es parte y en este año se realizó una inscripción por este Sistema, correspondiente a Banano de Costa Rica, lo cual es un trámite sin precedentes y que incentiva el uso de este tipo de signos relacionados con la calidad de los productos. (Cuadro 4). Con el fin de agilizar las solicitudes de Denominación de Origen de café, además del convenio firmado con la

Universidad Nacional para realizar los estudios de Fondo, se está tramitando un nuevo convenio con el Ministerio de Agricultura y Ganadería, con el fin de que los técnicos de dicha entidad puedan realizar también los estudios técnicos. El Convenio se encuentra listo para firma de los jerarcas involucrados y una vez autorizado, se iniciará el envío de expedientes para su tramitación. Por otra parte el trámite de Oposiciones, nulidades y cancelaciones de inscripciones se sigue manteniendo al día. (Cuadro 4)

Cuadro 2 PATENTES DE INVENCION

AÑO SOLICITUDES CONCESIONES 2000 154 27 2001 349 51 2002 318 39 2003 344 7 2004 426 14 2005 580 18 2006 739 9 2007 829 16 2008 1134 91 2009 645 91 2010 693 121 2011 706 140

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Gráfico 3. Patentes de Invención tramitadas Cuadro 3

PRODUCTO. DOTA-TARRAZU PURO Abandonado con apelación ante del TRA

CAFÉ OROSI Para estudio de fondo (convenio con MAG) CAFÉ TRES RIOS Para estudio de fondo (convenio con MAG) CAFÉ TURRIALBA Para estudio de fondo (convenio con MAG) CAFÉ TARRAZU EDICTO PUBLICADO supendida por 2000-4043

BANANO COSTA RICA INSCRITA CAFÉ WEST VALLEY Para estudio de fondo (convenio con MAG) CAFÉ BRUNCA Para estudio de fondo (convenio con MAG)

CAFÉ CENTRAL VALLEY Para estudio de fondo (convenio con MAG)

CAFÉ CAFE DE COSTA RICA INSCRITA

CAFÉ TARRAZÚ Suspendida por exp. 2000-5234 CAFÉ GUANACASTE Para estudio de fondo (convenio con MAG)

QUESO QUESO TURRIALBA INSCRITA (con apelación ante el TRA)

Concesiones 140Denegatorias 53Exp. Archivdos 357

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Cuadro 4 Trámites en Asesoría Jurídica Trámite Año 2010 Año 2011 Expedientes pasados a inscripción 312 92 Expedientes enviados al TRA por recurso 304 248 Pendientes de resolución final 68 68 Oposiciones resueltas 424 381 Cancelaciones resueltas 55 38 Nulidades resueltas 39 34

Nota: Es importante hacer notar que un alto número de expedientes se encuentran en trámite ante el Tribunal Registral Administrativo, en razón de que no hubo jueces nombrados la mayor parte del año. La Oficina de Marcas industriales y otros signos distintivos, se mantiene al día la calificación, igual que el trámite de expedientes para rechazo de fondo y la inscripción. Se ha disminuido el error en la calificación, mediante la revisión aleatoria de repartos trabajados, además de que se realizan capacitaciones de seguimiento al menos una vez al mes. Por otra parte se han unificado

criterios, mediante circulares y disposiciones internas, las cuales han sido el resultado de las inquietudes de los registradores, que se analizan en forma grupal, en relación con la jurisprudencia que ha emitido el Tribunal Registral Administrativo y se emiten la línea oficial a seguir. (Ver cuadro 5)

Cuadro 5 Estadísticas e Indicadores - Cuadro Comparativo Marcas y Otros Signos 2010 2011 Doc. Recibidos nuevos 16556 17946 Doc. recibidos adicionales en Marcas Industriales: 16359 15661 Documentos inscritos en Marcas Industriales: 11382 12589 Documentos calificados en Marcas Industriales: 41697 43344 Documentos defectuosos en Marcas Industriales: 12208 11284 Doc. defectuosos revocados en Marcas de Industriales: 96 71 Documentos rechazados por el fondo 1148 1791 Documentos archivados 1925 1558

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Grafico 2 Documentos Tramitados. ESTADO DE LOS PROYECTOS Infraestructura tecnológica e inmobiliaria. Infraestructura Se concluyó la construcción del Edificio de Propiedad Intelectual, lo que permitió el traslado físico de las siguientes oficinas: Dirección, Asesoría Jurídica, Marcas y Otros Signos, Patentes de Invención y Diario y Notificaciones. Aprovechándose el espacio físico al máximo y facilitando a los usuarios el acceso a los servicios, donde se aumentó la cantidad de máquinas de autoconsulta, los espacios para presentación de documentos y retiro de notificaciones son más adecuados. Igualmente las instalaciones facilitan las labores, al contar los funcionarios con instalaciones adecuadas, modernas y mobiliario nuevo, ya que se remplazó en su totalidad. Se continuó con el traslado de

expedientes al edificio de Archivo Central, con el fin de seguir aprovechando al máximo el espacio físico, esto último también como resultado de contar con la totalidad de los expedientes debidamente digitalizados, por lo que no se requiere el expediente físico como parte del material de consulta en el procedimiento de registro. Por otra parte se trasladaron los tomos de inscripción al área de servicios registrales, con el fin de que sean resguardados por el personal de esa Dirección y se digitalicen. Esto último permitirá que se pueda consultar el histórico de forma electrónica desde las estaciones de trabajo. En relación a la Oficina de Marcas de Ganado, se realizó su traslado al primer piso, con el fin de facilitar el acceso a los usuarios y contar con instalaciones apropiadas para la implementación del nuevo sistema. Se pretende centralizar los servicios que

Documentos InscritosArchivadosRechazo Plano

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brindan en esa área, en ese mismo espacio físico. Tecnología y automatización

Se continúa con el uso de IPAS JAVA en la Oficina de Marcas y otros signos distintivos y se han actualizado constantemente las versiones. En relación a la Oficina de Patentes, está pendiente para el próximo año que la administración defina la forma en que se actualizará el software, con el fin de plantear el proyecto correspondiente y dar inicio a su ejecución. Se mantiene al día la digitalización de expedientes nuevos y de todos los movimientos que se tramitan en las inscripciones de todas las oficinas, (Marcas y otros Signos, Patentes de Invención y Marcas de Ganado). Con este proceso se brinda mayor seguridad en la custodia de expedientes, además de que se facilita el trabajo de los registradores, la consulta de los usuarios y se prevé la posibilidad de que a corto plazo puedan ser consultadas dichas imágenes en línea a través del sitio web. Además con la digitalización de la documentación de la Oficina de Patentes, se facilita compartir la información con bases de datos internacionales, tales como Patent Scope, Latipat, entre otras. Por otra parte, se realizó el envío del formulario de registro al Programa de acceso a la Información Especializada sobre Patentes (ASPI), con el fin de que la Oficina de Patentes pueda tener acceso, a bajo costo, a complejos instrumentos y servicios de recuperación y análisis de datos

relativos a patentes. Esto con el fin de facilitar la labor de los examinadores de fondo y de brindar un mayor servicio al usuario en relación a la transferencia de tecnología. En relación a la Oficina de Marcas de Ganado, se realizó la digitalización de todos los expedientes inactivos, lo que vino a contribuir fuertemente en la tramitación de las solicitudes que pretender inscribir un logo que fue utilizado en el pasado y que actualmente se encuentra caduco. Sistema de Marcas de Ganado Se ejecutó la contratación iniciada el año anterior, con el fin de contar con un Sistema automatizado para el trámite, inscripción, consulta y certificación de las inscripciones realizadas en la Oficina de Marcas de Ganado. Durante el año se hicieron todas las labores relacionadas, como la contratación administrativa, confección del work flow, programación, pruebas y para inicios del año 2012, la puesta en producción. Paralelamente se ha venido trabajando en la formación de una base de datos que permita alimentar el nuevo sistema y así facilitar la tramitación, contando con información previa. Por otra parte se ha realizado la clasificación de los diseños especiales que se presentan como marca, con el fin de incluirlos en la base de datos y facilitar la búsqueda para los casos de anterioridades y certificaciones. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

CAPACITACIONES RECIBIDAS

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Se concluyó la Maestría en Propiedad Intelectual impartida por la UNED, mediante beca aprobada por acuerdo de Junta Administrativa, los ocho becados concluyeron el plan de estudios, tres de los mismos ya se graduaron y los cinco restantes se encuentran realizando el Trabajo Final de Graduación. Como un logro muy importante, cabe mencionar que se ha tenido participación activa y representatividad en el Comité Permanente sobre el Derecho de Patentes y el Comité Permanente sobre el Derecho de Marcas, Diseños Industriales e Indicaciones Geográficas, los cuales se celebran en la sede de la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual en Ginebra, Suiza. Además, en coordinación con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, así como de otras organizaciones internacionales, se recibieron otras capacitaciones de índole internacional, tanto fuera del país como en nuestra sede, a saber:

- Conferencia Regional de la OMPI sobre apoyo a la tecnología y la innovación

- Taller Sub-Regional relativo al Tratado sobre el Derecho de Marcas, TLT y el Tratado de Singapur sobre el derecho de Marcas.

- Reunión Regional de Oficinas de Propiedad Industrial y Agencias de Desarrollo científico y tecnológico y de Innovación.

- Simposio Mundial sobre Indicaciones Geográficas.

- Reunión Subregional de expertos de patentes para los países centroamericanos y de la República Dominicana para la actualización del manual de tramitación de solicitudes de patentes y el fortalecimiento de mecanismo de colaboración.

- Seminario Regional sobre el Tratado de Cooperación en materia de Patentes PCT

- Taller sobre redacción de solicitudes de patentes en las áreas de química, farmacéutica y biotecnología.

- Seminario Práctico interregional sobre marcas y aspectos comunes de la Propiedad Industrial

- Capacitación a examinadores en materia de trámite nacional e internacional de solicitudes de patentes.

- II Seminario Regional sobre la planificación estratégica y los Sistemas de gestión de calidad en las Oficinas de Propiedad Industrial.

- Simposio Internacional sobre Protección de Diseños Industriales.

- Calidad de los alimentos vinculada al origen y las tradiciones en América Latina.

- Implementación del Tratado de la Apostilla, Auditorio del Poder Judicial el 24 de noviembre de 2011; Ministerio de Relaciones Exteriores, primera semana de diciembre del mismo año.

- Actividades de integración y motivación al personal.

- Capacitaciones on line con OMPI y con el CEDDET

Los funcionarios que asistieron a las capacitaciones en el exterior, transmitieron los conocimientos

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adquiridos; impartiendo las charlas correspondientes al resto de los compañeros, con la idea de que todo el personal las aproveche.

Por otra parte se continuó el proceso de capacitación de peritos (examinadores de fondo externos), con el fin de actualizar sus conocimientos y de hacer extensiva la capacitación a los demás, y a nuevos aspirantes a ocupar dicho puesto.

CAPACITACIONES CO-ORGANIZADAS E IMPARTIDAS Se realizaron actividades de capacitación interdisciplinarias y conjuntas con otras instituciones y con organismos internacionales, que están relacionadas con el quehacer de este Registro e involucradas en la materia de Propiedad Industrial, lo que a su vez ha servido para proyectar la oficina hacia otras instituciones, además, como parte de nuestra función de promoción de los Derechos de Propiedad Industrial, hemos realizado actividades de capacitación, dirigidas a instituciones y diferentes sectores involucrados con el tema de los derechos de propiedad intelectual. A saber:

- Grupo Porvenir, Curridabat, 08 de marzo de 2011.

- Calidad de los alimentos vinculados con el origen y las tradiciones en América Latina, Hotel San José Palacio, primera semana de noviembre de 2011.

- Charla al núcleo del sector comercio y servicios del Instituto Nacional de Aprendizaje, San José, 11 de noviembre de 2011.

- Grupo de pequeños productores de San Vito.

- Encuentro Subregional de los países de Centroamérica y República Dominicana, tendiente a la aprobación del Manual de Signos distintivos de la Región. Realizado en Costa Rica, Co-organizado por el Registro y la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual.

- Tercer Foro Regional para la promoción del uso de la Propiedad Intelectual como factor de competitividad. La visión de las empresas iberoamericanas. Co-organizado con la OMPI.

Además se impartieron charlas de conocimientos generales y de procedimiento de inscripción, oposición, etc., a diferentes instituciones, cuyo personal realiza algún tipo de función que se relaciona con la materia, o bien brindan servicios que conllevan a tener conocimientos en Propiedad Industrial. COORDINACIÓN CON OTRAS INSTITUCIONES Se ha continuado colaborando con el Ministerio de Comercio Exterior, en brindar asesoría técnica en Propiedad Intelectual, para diversos proyectos de dicho Ministerio. Se ha participado directamente y de forma activa en las negociaciones del Tratado de Libre Comercio con la República del Perú y el Tratado de Libre Comercio con México. En ambos casos se realizaron reuniones dentro y fuera del país con el fin de revisar los contenidos del borrador de tratado y analizar los

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compromisos e implicaciones que puedan tener para el país y para la Institución, en materia de Propiedad Intelectual. Se ha coordinado con las autoridades del MAG la realización de actividades conjuntas con el fin de promover el uso de Indicaciones Geográficas y Denominaciones de Origen, así como facilitar a los titulares y usuarios de este tipo de signos, las herramientas requeridas para su administración, una vez que les son concedidas. Se sostuvieron una serie de reuniones con personeros de CONAGEBIO y de COMEX, con el fin de analizar la aplicación de la normativa relacionada con el uso de la biodiversidad en la obtención de patentes. El Registro ha expuesto las imposibilidades legales de denegar solicitudes en aplicación del artículo 80 de la Ley de Biodiversidad y su Reglamento. El Ministerio de Comercio Exterior quedó a cargo de revisión de la normativa a la luz de los compromisos internacionales adquiridos.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES Se mantiene una estrecha relación con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), con el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI), Perú, y el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI), con quienes se han realizado actividades de capacitación y cooperación en general.

Se firmó Convenio de Cooperación con las autoridades de la República de China, surgido a raíz de las negociaciones realizadas por ambos países en torno al Tratado de Libre Comercio. Igualmente se realizaron visitas de delegaciones de ambas naciones con el fin de establecer alianzas de conveniencia mutua. Se firmó además Convenio de Cooperación con la Oficina Española de Patentes y Marcas, con el fin de ampliar las posibilidades de capacitación e intercambio de experiencias y tecnología.

Igualmente se firmó con la OMPI, el Acuerdo CATI, (Centro de Apoyo a la Tecnología y la Innovación, con el fin de establecer en el Registro un centro de investigación principal y mediante convenio con las universidades y otros centros interesados, contar con CATIs periféricos que brinden servicio a los interesados en contar con información de patentes, vigentes y caducas, así como cualquier otro dato relacionado con las tecnologías. La idea es que el Registro no se limite a la actividad registral, sino que pueda realizarse una labor de promoción y fortalecimiento de la Propiedad Intelectual y que se pueda incluir sectores productivos, educativos, científicos, etc. En este sentido, en el mes de setiembre se dio una Misión por parte de Profesionales de la OMPI, con el objetivo de exponer el funcionamiento del proyecto a todas las instituciones y sectores interesados y como primer paso al establecimiento de dichos centros en Costa Rica.

Se recibieron varias visitas por parte de representantes de OMPI, quienes

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se han dado a la tarea de dar seguimiento a nuestras solicitudes y como emprendedores de los proyectos y programas que se han mencionado, entre ellos: Alejandro Roca Campana, Silvia Vincenti y el señor Carlos Mazal. REFORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS Con el fin de fortalecer el Registro de la Propiedad Industrial se han propuesto reglamentarias, con injerencia en el ámbito económico, procesal y de recursos humanos. Se ha preparado proyecto de reforma a: Reglamento a la ley de Patentes de

Invención. (Esta a la espera de aprobación y firma por parte de las autoridades correspondientes)

SERVICIOS QUE SE BRINDAN Entre los servicios que se brindan están: Atención de consultas en forma

personal. Consulta y préstamos de

expedientes para estudio o copias.

Notificaciones

Coordinación de visitas de

instituciones públicas, privadas y académicas

Página Web con una sección solo

de Propiedad Industrial

Entrega de formularios y hojas de requisitos para la inscripción de signos distintivos, patentes de invención, modelos de utilidad, diseños industriales y marca de ganado

Computadoras para consulta

del público de las Bases de Datos de Patentes y Marcas Industriales

Atención al usuario

discapacitado en la facilitación de expedientes y evacuación de consultas

Charlas de formación

Expedición de informes de

búsqueda fonética. Asesoría al sector público que

realiza actividades relacionadas con Propiedad Intelectual.

Servicio de Call Center para atender consultas relacionadas con el Procedimiento de inscripción de Signos Distintivos.

Formulario Digital único de aplicación, para solicitudes de Patentes de Invención.

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REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR Y CONEXOS

NATURALEZA JURIDICA

El Registro Nacional de Derecho de Autor se rige por la siguiente normativa:

Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos y sus reformas N.6683

Ley de Procedimientos de Observancia de los Derechos de Propiedad Intelectual y sus reformas N°.8039.

Ley de Creación del Registro Nacional y sus reformas N° 5695.

Reglamento a la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos y sus reformas N°.24611-J, reformado mediante el decreto ejecutivo N° 36014-MP-Comex-J.

Reglamento al artículo 50 de la Ley de Derechos de Autor. Decreto No. 23485-MP, reformado mediante el Decreto Ejecutivo 35536-MP.

Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central y sus reformas N° 30151-J.

OBJETIVO GENERAL

La inscripción y protección efectiva de los derechos provenientes del derecho de autor y conexos, de acuerdo a lo establecido en la normativa nacional e internacional vigente en la materia.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar la inscripción de obras literarias y artísticas, contratos relativos a derecho de autor y derechos conexos, y demás producciones intelectuales protegidas en los términos previstos por Ley.

• Construir y consolidar una cultura de respeto al DADC.

• Fomentar la difusión y el conocimiento sobre el Derecho de Autor y Conexos en todos los niveles de la sociedad.

• Servir de órgano de información y cooperación con los organismos nacionales e internacionales, en la materia.

• Orientar y vigilar la utilización lícita de las obras y demás producciones intelectuales protegidas.

• Autorizar y/o revocar la autorización de funcionamiento a las Entidades de Gestión Colectiva.

• Supervisar a las personas naturales o jurídicas que utilicen las obras, interpretaciones, ejecuciones y demás producciones protegidas.

• Promover que el Gobierno Central costarricense respete en toda su gestión el marco normativo del Derecho de Autor y Conexos, dando cumplimiento al Decreto de Legalización de Software en el Gobierno Central, número 30151-J.

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CAMBIOS HABIDOS EN EL ENTORNO

Ley N°8905, del 7 de diciembre del 2010, Reforma al artículo 2 de la Ley N°5695, creación del Registro Nacional y sus reformas y, modificación de la Ley N°5695, creación del Registro Nacional, y sus reformas, y modificación de la Ley N°59, Ley de creación y organización del Instituto Geográfico Nacional, del 4 de julio de 1944 y su reformas, publicada en La Gaceta número 18 del miércoles 26 de enero del 2011.

Decreto Ejecutivo N°36880-COMEX-JP, Reglamento Sobre la limitación a la Responsabilidad de los Proveedores de Servicios por Infracciones a Derechos de Autor y Conexos de Acuerdo con el Artículo 15-11-27, del Tratado de Libre Comercio República Dominicana-Centroamérica-Estados Unidos. Publicado en La Gaceta N° 242, viernes 16 de diciembre del 2011.

ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER, PERFECCIONAR, Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO NO. 8292, DE LA UNIDAD DURANTE EL AÑO 2011.

POLÍTICAS ESTRATÉGICAS INSTITUCIONALES:

El Registro Nacional se comprometió en el cumplimiento estricto de plazos predefinidos para solicitar y trabajar la implementación de las medidas correctivas correspondientes: Circular: DGRN-0002-2011, (Dirección General). Para conocimiento de los funcionarios del Registro Nacional sobre la asistencia a las audiencias: “De conformidad con el artículo 248 de la Ley General de la Administración Pública en concordancia con el artículo 36 de la Constitución Política, es obligación de los servidores del Ministerio(Registro Nacional) declarar en los procedimientos administrativos e investigaciones preliminares, donde se les solicite, de no cumplir con dicha obligación podrán ser sancionados disciplinariamente por dicho incumplimiento”. Con fecha 26 de enero 2011. Circular Registral DGRN- 03-2011, (Dirección General). Procedimiento de inscripción de los Derechos de Autor a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional, con fecha 25 de enero 2011. Circular DGRN-0005-2011. (Dirección General). Implementación del programa de la nueva identidad corporativa del Registro Nacional. Comunicación de acuerdo Nº J004 de la sesión ordinaria Nº 01-2011 de la Junta Administrativa del Registro Nacional, celebrada el 13 de enero del 2011, ente ejecutor departamento de Proyección Institucional, con fecha 07 de febrero del 2011. Circular DGRN #007-2011. (Dirección General). Solicitud para indicar mediante formulario el inventario de

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todos aquellos activos que sean considerados con valor histórico, y remitirse al Departamento de Proyección Institucional, con fecha 09 de marzo de 2011. Circular DARN #0166-2011. (Dirección Administrativa). Asunto: Estudios Técnicos para la contratación de bienes y servicios. Para conocimiento: Informe de la Contraloría General de la República N° DFOE- PGAA-IF-32-2010 del 17 de enero, a fin de que se sustenten los planes presupuestarios en estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios, con fecha 16 de marzo de 2011. Circular DIRN-0004-2011. (Dirección Informática). Asunto: Para conocimiento sobre del desarrollo del Plan de recuperación ante desastres para los servicios de TI del Registro Nacional, luego de la presentación de los resultados del análisis de impacto de negocio (BIA), con fecha 14 de marzo 2011. Circular Registral DGRN-0009-2011. (Dirección General) Asunto: Protocolo para inscribir Signos Distintivos a favor de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en Propiedad Industrial, con fecha 28 de marzo de 2011. Circular DGRN-0011-2011. (Dirección General). Asunto: Solicitud de información, para el señor Ministro Manuel Obregón oficio DM-470-2011, para diagnóstico sobre normativa vigente, con fecha 05 de marzo 2011. Circular DGRN-0012-2011. (Dirección General). Asunto: Invitación a:

“Capacitación de Compras Verdes en el sector público”, como parte del programa de modernización de las compras públicas que ha venido gestando el Ministerio de Hacienda, como órgano técnico/ consultivo en materia de contratación administrativa y consientes de la gran responsabilidad social que tenemos como funcionarios a cargo de las compras que realiza el Estado, de proteger, cuidar, preservar y mejorar nuestro planeta a partir de la promoción de compras responsables, con fecha 06 de marzo 2011. Circular DPRN-2011-0807. (Departamento de Proveeduría). Asunto: Información sobre control de activos, de conformidad con el manual de procedimientos para la recepción, registro, uso, y control de los bienes duraderos de la Junta Administrativa del Registro Nacional, publicado en la Gaceta Nº 244 del 20 de diciembre del 2006, con fecha 05 de marzo 2011. Circular DGRN-0018-2011. (Dirección General). Asunto: Asignación de enteros por concepto de trámites, con fecha 12 de julio 2011. Circular DGRN-0019-2011. (Dirección General). Asunto: Remisión de circular respecto a la investigación preliminar y procedimiento administrativo disciplinario del Registro Nacional,, con fecha 19 de julio 2011. Circular DGRN-0020-2011. (Dirección General). Asunto: Información sobre: Traslados y cambio de funciones de los servidores de un programa a otro, nuevas tareas,

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aún y cuando no sea un traslado físico dentro de la institución y el procedimiento previo que debe seguirse al efecto,.con fecha 19 de julio 2011. Circular Registral DGRN-0017-2011. (Dirección General). Asunto: Inscripción en el Registro Nacional de Bienes Fideicometidos, con fecha 21 de julio 2011. Circular CIR-AC-002-2011. (Archivo Central). Asunto: Guía de transferencia documental, remiten cronograma sobre el traslado de documentos al archivo, con fecha 26 de julio 2011. Circular DGRN-0022-2011. (Dirección General). Asunto: Slogan oficial de la Administración “Construimos un país seguro”, a fin de ser incluido dentro de los oficios que se generen, como parte del contenido en la parte inferior de cada página, con fecha 04 de agosto 2011. Circular Registral DGRN-0024-2011. (Dirección General). Asunto: Análisis del Teletrabajo a nivel Institucional, se formaliza un equipo institucional liderado por la Licda. Vanessa Cohen Jiménez, con fecha 23 de setiembre 2011. Circular DIRN-0012-2011. (Dirección Informática). Asunto: Normas de acatamiento del Manual de Políticas de Aseguramiento de la Información aprobado por la Junta Administrativa el 29 de enero de 2009, con fecha 27 de setiembre 2011. Circular DIRN-0013-2011. (Dirección Informática). Asunto: Para que los

servidores procedan a cambiar la palabra de paso de usuario en sistema, con fecha 14 de octubre 2011. Circular DGRN-0025-2011. (Dirección General). Asunto: De la creación de una casilla en el asiento de inscripción, en la que se establezca que el estado del titular del bien y otra que indique que está en administración o uso del ente u órgano público y la correspondiente cédula jurídica de este último, con fecha 12 de octubre 2011. NORMATIVA CONEXA Circular: DGRN-0001-2011, (Dirección General). Aplicación del artículo 22 de la negociación colectiva de los trabajadores del Registro, en lo que se refiere a concesión de licencias con goce de salario, con fecha 21 de enero del 2011. Circular GIRH- 01-2011. (Recursos Humanos). Para conocimiento de circular emitida por la Dirección General de Servicio Civil referente a lineamientos para el trámite de estudios de reasignación, con fecha 11 de febrero 2011. Circular GIRHR-SI-008-2011. (Recursos Humanos) Asunto: Información a funcionarios(as) declarantes a la Contraloría General, sobre Declaración Jurada de Bienes Anual, con fecha 01 de abril de 2011. Circular DARN-0011-2011. (Dirección Administrativa). Asunto: Información para la utilización del servicio privado de atención pre- hospitalaria de pacientes, con fecha 12 de abril 2011.

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Circular DGRN-0013-2011. (Dirección General). Asunto: Cronogramas para la asistencia de los funcionarios a los talleres en materia de salud ocupacional, con fecha 02 de mayo 2011. Circular DGRN-0014-2011. (Dirección General). Asunto: Copia oficio STAP-0844-2011, Información sobre el gasto presupuestario máximo para el 2012, con fecha 25 de mayo 2011. Circular Registral DGRN-0021-2011. (Dirección General). Asunto: Aplicación del articulo 39 de la negociación colectiva de los trabajadores del Registro Nacional, con fecha 26 de julio 2011. Circular DGRN-0028-2011. (Dirección General). Asunto: Convocatoria a Taller “Consultoría de implementación de oficina de proyectos del Registro Nacional, con fecha 04 de agosto 2011. Circular DGRN-0029-2011. (Dirección General). Asunto: Cumplimiento de las medidas de administración reprogramadas en la auto evaluación 2011-2012, con fecha 31 de octubre 2011. Circular CIR-AC-003-2011. (Archivo Central). Asunto: Consulta y préstamo de documentos (procedimiento y horario), con fecha 26 de octubre 2011. Circular DGRN-0031-2011. (Dirección General). Asunto: Informar sobre “Simulacro de evacuación en caso de emergencias” el 02 de diciembre, con fecha 10 de noviembre 2011.

Circular DSRN-0083-2011. (Departamento de Seguridad). Asunto: Informar sobre “Traslado de funciones” competencias, con fecha 14 de noviembre 2011. Circular DARN-0853-2011. (Dirección Administrativa). Asunto: Información sobre cierre de compras por caja chica, con fecha 17 de noviembre 2011 Circular DARN-0858-2011. (Dirección Administrativa). Asunto: Información sobre cierre de trámites liquidaciones de viáticos al exterior y liquidaciones de transportes,, con fecha 18 de noviembre 2011 Circular GIRHR-RN-3385-2011. (Recursos Humanos) Asunto: Evaluación del Desempeño 2010-2011, con fecha 24 de diciembre de 2011.

PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS Continuación del Proyecto

“MODERNIZACIÓN DEL REGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS:

Durante los últimos años, el Registro Nacional de Derecho de Autor y Conexos ha estado trabajando en el PROYECTO DE MODERNIZACIÓN TECNOLÓGICA DEL REGISTRO DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS, cuyo abordaje se realizó por etapas, a efecto de evolucionar del mundo manual al mundo digital. En ese transcurso hemos logrado

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dotar al Registro de herramientas tecnológicas que satisfagan los requerimientos registrales, técnicos y de seguridad necesarios para garantizar un servicio al cliente eficiente y eficaz.

Con el proyecto se logró mejorar los procesos de localización y ubicación de expedientes en forma rápida y veraz, se puede emitir copias de expedientes de obras inscritas y digitalizados en forma expedita, proporcionó una herramienta ágil al usuario interno a fin de consultar expedientes que dieron origen a la gestión de inscripción de obras en el Registro de Derechos de Autor.

SISTEMA GESTIÓN DE

DERECHO DE AUTOR (GDA-RDA)

Sistema para el registro de obras y contratos, el mismo contiene información relacionada a las obras que han sido registradas y presentadas en el Registro de Derechos de Autor, información que fue levantada del respaldo documental que tiene el Registro (expediente, asiento de inscripción en el libro según corresponda, ficha o índice de obras), el trabajo de incorporación de la información en el sistema GDA, control de calidad fue realizada por los funcionarios del Registro de Derecho de Autor que asumieron e incorporaron ambas labores a sus funciones diarias ordinarias.

En el 2011 se verificaron las fichas o índice de obras, y verificar que las mismas estuvieran dentro de sistema

siempre que constará expediente o asiento de inscripción, o ejemplar de obra, lográndose culminar la actividad el 31 de octubre del 2011. También de forma paralela se verificó que la clasificación de obra estuviera correcta, por lo que algunos expedientes físicos y digitales debieron ser actualizados, ya que algunas obras se habían reclasificado y solamente la ficha contenía la información exacta, faltando la actualización en el expediente físico y por ende en el expediente digital. Es a partir de la culminación del trabajo anterior, que este Registro procede al traslado de los expedientes de obras y fichero al Archivo Central, documentación que el Archivo Nacional ha declarado con Valor Científico Cultural, ya que gran parte de los documentos y obras inscritas en el RDA tiene un valor histórico. En razón de lo anterior, el traslado de documentos y obras permitió disminuir el espacio físico requerido para el almacenamiento de los expedientes en papel, fortaleció el respaldo de información en medios digitalizados, coadyuvando a la publicidad y seguridad registral.

En el 2011, se realizó un inventario de ejemplares de obras, obras que fueron confrontadas con el sistema de gestión GDA-RDA, a efecto de tener información consistente y exacta. A cada obra se le elaboró una ficha descriptiva, con las calidades de la misma.

SISTEMA E-POWER DE

DERECHO DE AUTOR (E-POWER RDA)

Es un sistema de imágenes E-Power para la administración de expedientes de obras inscritas y presentadas, los

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expedientes anteriores al 2007 fueron ingresados y escaneados mediante una contratación externa, los expedientes físicos posteriores al 2007 fueron ingresados por personal interno. La actividad de confrontar cada uno de los expedientes escaneados al E-Power, con el expediente físico fue realizada con el personal interno, quienes tuvieron además de las funciones ordinarias la tarea verificar la veracidad y exactitud de la información, y completitud de los expedientes físicos. Es en el 2011 que se logró consolidar la clasificación de obras, información que constaba en los expedientes, ejemplares de obras e índice de fichas o fichero, en razón que en años atrás fueron reclasificadas las obras y solamente en el fichero constaba la información de manera actualizada, lográndose disponer de información exacta en los expedientes digitales, ejemplares de obra, fichero, sistema GDA-RDA y E-Power RDA. Es en el año 2011 se logró completar el sistema de información de obras y respaldo documental de expedientes de obras y contratos inscritos y presentados que permitirá a cualquier usuario consultar las mismas dentro de las instalaciones del Registro Nacional. Aún queda pendiente ampliar el servicio de consulta a través del internet, tanto la consulta del sistema donde se registran las obras, como en el E-Power RDA donde se respaldan los expedientes cuyo proyecto está definido para mediano plazo. El disponer de ambos sistemas, ha permitido obtener beneficios tanto a nivel interno –para nuestros propios

funcionarios al dotarlos de una herramienta informática de apoyo a su trabajo ordinario- como externo a nuestro Registro, con el particular impacto positivo hacia la Dirección de Servicios Registrales en su labor de emisión de nuestras certificaciones y el impacto positivo para el usuario, siendo que, en un futuro cercano, nos permitirá poner a disposición de nuestros clientes, el sistema de Derechos de Autor y el sistema Epower, para consulta a través de la internet, cuando así sea definido por los Jerarcas Institucionales.

Seguimiento a la Estrategia de Difusión- sensibilización-capacitación en materia de derecho de autor y conexos, se habilitó con fuerza nuestro Programa de Capacitación-formación-sensibilización en materia de derecho de autor y conexos.

Ésta Dirección cree firmemente en que el Registro de Derecho de Autor y Derechos Conexos (RNDADC) puede y debe jugar un rol activísimo en la construcción y consolidación de una cultura de respeto a la PI en nuestro país, que le garantice a los titulares un ejercicio pacífico, legítimo y lícito de sus obras y demás producciones intelectuales protegidas. Felizmente, una de las atribuciones del RNDADC es precisamente el fomentar la difusión y el conocimiento sobre el derecho de autor y de los derechos conexos, y sobre esta base normativa, hemos elaborado toda una estrategia de difusión, sensibilización, capacitación dirigida a cuatro públicos meta:

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1. Escuelas y colegios.

2. Instituciones públicas y privadas, y otras organizaciones y asociaciones de autores y otros titulares.

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3. PYMES. 4. Sociedad civil en general. Además de estos abordajes puntuales, durante el año 2011 esta Dirección tomó la decisión de abrir -una vez al mes- una capacitación en materia de derecho de autor y conexos, que es abierta a cualquier público interesado, la cual se impartió mes a mes en el Auditorio del Registro Nacional. Ver detalle en el ítem de capacitación impartida. Aunado a este esfuerzo en materia de formación, esta Dirección solicitó contenido presupuestario ante la Junta Administrativa del Registro Nacional para desarrollar una campaña informativa en materia de derecho de autor y conexos. La propuesta de esta Dirección involucraba recurrir a algunas personalidades nacionales –titulares de derecho de autor y conexos- para que se convirtieran en socios estratégicos del Registro Nacional, y nos colaboraran “hablándole” a otros titulares, resaltándoles la importancia

de la inscripción y motivándoles a registrar sus obras y demás producciones intelectuales protegidas. La suscrita le planteó el proyecto a la Dirección General, quien acuerpó la propuesta, y más aún, la Junta Administrativa misma dotó a esta Dirección del contenido presupuestario correspondiente. Esta propuesta fue traducida a la práctica, y –felizmente- ya se puede ver en prensa. Durante este año 2012 le daremos continuidad a nuestro programa formativo, y a la Campaña publicitaria misma. Todo lo anterior, en aras de ir construyendo -ladrillo a ladrillo- cultura de respeto, y además, con el propósito de motivar la inscripción de obras y demás producciones intelectuales -que aunque facultativa- entraña un importante valor agregado a la creación intelectual. Me complace compartirle el resultado tangible de nuestra campaña publicitaria, la cual está saliendo en medios de prensa escrita, y pronto en radio, televisión, y traseras de buses, campaña de la cual nos sentimos sumamente satisfechos:

Atención del 100% de las consultas

recibidas por la OFICINA DE CONSULTA EN MATERIA DE DERECHO DE AUTOR Y CONEXOS, que tiene habilitada este Registro, por los distintos medios, presencial, telefónico, y vía correo electrónico.

Inicio del plan de la Dirección del

Registro de Derecho de Autor y Conexos para lograr que el

patrimonio cultural, literario, artístico y científico de Costa Rica se encuentre en un futuro cercano, debidamente inscrito en este Registro. Primer estadio: Inventario de obras y demás producciones intelectuales en custodia estatal y/o cuyo titular es el Estado

Como parte de las competencias estatales en materia de promoción y

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de protección de la diversidad de expresiones culturales traducidas en obras y demás producciones intelectuales protegidas, el Registro de Derechos de Autor y Derechos Conexos ha asumido como uno de sus ejes de acción la promoción y la protección de la propiedad intelectual de autores, creadores, y demás titulares. Este eje de trabajo comprende dos componentes: a. la sensibilización y la capacitación-formación en materia de propiedad intelectual y la importancia de la inscripción como valor agregado a la creación (inyección de seguridad jurídica), y b. la optimización de la situación de las obras y demás producciones intelectuales protegidas que están en custodia estatal, y/o bien, de las cuales el Estado es el Titular. Con la intención de conocer cuál es la situación de este patrimonio, esta Dirección solicitará detalle del mismo al Poder Ejecutivo, en un primer estadio. Se logró una misión para atender

los requerimientos y ajustes técnicos al nuevo sistema de Gestión de Derecho de Autor y Conexos, el cual se encuentra instalado en ambiente de pruebas, a efecto de familiarizarse con el nuevo sistema y encontrarle inconsistencias, las cuales son reportadas y corregidas. Ya se han instalado varias versiones, y ha sido un esfuerzo significativo para los funcionarios que deben trabajar en paralelo ambos sistemas. Se espera que la nueva herramienta se deje en

producción, cuando cumpla con todos los requerimientos de este Registro.

Informe sobre el Decreto de

Legalización de Software en el Gobierno Central (Decreto 30.151-J)

El Registro Nacional de Derecho de Autor y Conexos ha hecho toda una labor de coordinación con la totalidad de Ministerios que conforman el Gobierno Central, a efecto que se de cumplimiento en todos sus extremos al Decreto de Legalización de software, mediante capacitaciones formales de sensibilización y concientización de los responsables designados y el personal de soporte, como mediante la realización de diversas sesiones de trabajo con algunos Ministerios que les permitiera resolver inquietudes y dar cumplir al decreto en mención. Asimismo, en atención a la obligación contemplada por el mismo Decreto, de que los Ministerios deben dirigir y ofrecer apoyo institucional al entrenamiento apropiado del personal de servicio público en materia de derecho de autor, relacionado con los programas de cómputo y las políticas y procedimientos adoptados para cumplir con ellos, este Registro ha elaborado un plan de capacitación específico para estos efectos, y les hemos informado de ello a los diferentes Ministerios que conforman el Gobierno Central. Este programa de capacitación se

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puso en marcha en el 2010, impartido por funcionarios de este Registro y ha continuado en el 2011.

El Archivo Nacional, institución

adscrita al Ministerio de Cultura, ha declarado con VALOR CIENTIFICO CULTURAL, y por ende, declaran que poseen valor histórico, gran parte de los documentos y obras inscritas en el Registro de Derecho de Autor y Conexos, a saber:

• Expedientes de obras inscritas de

los años 1902 a 2010.

• Microfichas de expedientes de obras inscritas de los años 1989 a 2006

• Fichero de obras, por nombre del autor y por titulo de la obra desde 1902 al 2010.

• Libros de inscripción de obras de los años 1897 a 2010

• Obras presentadas para su inscripción desde los años 1949 a 2008.

En razón de lo anterior, y de acuerdo con la Ley 7202, los documentos con valor histórico deben custodiarse y conservarse de forma permanente, por lo cual, la Dirección del Registro de Derecho de Autor y Conexos coordinó con el Archivo Central Institucional la transferencia debida, la cual procederá por etapas.

Asimismo, el tipo documental OBRAS PRESENTADAS PARA SU INSCRIPCION DESDE LOS AÑOS 1949 A 2008 deberán ser de

custodia y conservación permanente en la Oficina del Registro de Derecho de Autor y no serán transferidos al Archivo Central.

El Registro de Derechos de Autor,

realizó diversas sesiones de trabajo que culminaron con la elaboración de un primer documento del Plan Operativo de mediano plazo de Derecho de Autor 2010-2012, el equipo de trabajo estuvo conformado por cinco funcionarios representantes de las áreas de este Registro. Este proceso fue orientado por la metodología proporcionada por la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional.

Este documento tiene como objetivo desarrollar las condiciones necesarias para llevar a cabo eficazmente y fortalecer el proceso registral en este Registro. Este documento incluye la programación de las actividades que se llevaran a cabo, metas e indicadores que permiten conocer el cumplimiento de los objetivos, así como el tiempo y responsables.

SERVICIOS QUE SE BRINDAN

Entre los servicios que se brindan están:

– Oficina de Consulta en materia de Derecho de Autor y Conexos, que atiende consultas de forma personalizada. Se ha puesto a disposición del público en general una línea telefónica directa, y un correo electrónico directo también para hacer uso de los servicios de esta Oficina, atendida por abogados

–

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especialistas en el tema del derecho de autor y conexos.

– Entrega de formularios de inscripción de Derecho de Autor y Derechos Conexos, con el propósito de facilitar el procedimiento de registro.

– Charlas mensuales sobre generalidades del Derecho de Autor y Derechos Conexos, dirigidas a todo público, en el año 2011 se dieron ocho, iniciaron en mayo y concluyeron en noviembre.

GUÍAS DE SERVICIO Y DE CALIFICACIÓN DEL REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR Debidamente implementadas y dispuestas a nuestros clientes en la página web oficial Institucional. Se trabaja de manera ordinaria en su constante actualización. COORDINACION CON OTRAS AUTORIDADES INTERNACIONALES

El Registro de Nacional de Derecho de Autor y Conexos coordina estrechamente actividades con organismos internacionales que tratan la materia, especialmente con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), que de manera constante aporta apoyo sustantivo, logístico, y financiero para la participación de nuestros funcionarios en actividades de capacitación.

Se coordina con el Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC), organismo de la UNESCO, tanto a nivel de trabajo relativo a la

protección regional del derecho de autor, como en materia de capacitación y foros de discusión en materia de piratería.

COORDINACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES NACIONALES

Se mantienen estrechos vínculos con otras instituciones nacionales que de una u otra forma tienen que ver con el tema de la propiedad intelectual, tales como el Ministerio de Comercio Exterior, el Ministerio de Seguridad Pública, el Ministerio de Ciencia y Tecnología, la Dirección General de Aduanas, la Fiscalía General de la República, entre otros.

Asimismo, con el fin de fomentar la difusión y conocimiento de la materia de propiedad intelectual, se coordinaron visitas guiadas a nuestras instalaciones, y actividades de capacitación en centros educativos, y en instituciones públicas y privadas. Se participa de manera constante impartiendo seminarios y cursos con ponencias en materia de derecho de autor y conexos en diversos foros.

CAPACITACIÓN/ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Dada la especialidad de la materia y su dinamismo en el escenario comercial internacional, los funcionarios del Registro de Derecho de Autor requieren de constante actualización en los temas objeto de estudio. En razón de lo anterior, la Dirección busca fomentarlas, tanto en el ámbito nacional como internacional, e incluso en el ámbito digital, mediante cursos de alto nivel ofrecidos por la Internet en escenarios virtuales. Estas actividades abarcan,

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desde reuniones de expertos, hasta charlas, seminarios, talleres y giras.

CAPACITACIÓN RECIBIDA

Invitación a curso de “Lesco”, para dos funcionarios, los cuales tienen entre sus funciones la atención de consultas al público en general.

Curso sobre gestión colectiva

de derechos de autor, curso de formación OMPI/SGAE, del 12 al 17 de diciembre. España.

Curso sobre Derechos de Autor

y Derechos Conexos “Nociones técnica y prácticas, curso de formación OMPI/SGAE, del 07 al 11 de noviembre. Panamá

Otras invitaciones a Charlas y Seminarios: Seminario “IV Encuentro de

Notariado Americano/ XX Jornada Notarial Costarricense.

Seminario de “Derechos de Autor

con énfasis en entidades de Gestión de Derechos Reprográficos-Panamá del 21 al 24 de febrero. (OMPI/ CERLALC).

Participación en la vigésima

segunda sesión del Comité Permanente de Derecho de Autor y Derechos –Conexos, celebrada en Ginebra, Suiza del 15 al 24 de junio de presente año.

Seminario sobre derecho notarial

organizado por el Instituto de

Derecho Notarial y Registro Notarial (Auditorio) realizado en el mes de julio.

Seminario sobre propiedad

industrial y propiedad intelectual, setiembre 2011.

Charla sobre la implementación

del Convenio de la Apostillo, celebrado en el Ministerio de Relaciones Exteriores, 5 de diciembre (2 funcionarios).

Conferencia anual “Retos actuales en la Propiedad Intelectual y Derecho Registral, Tribunal Registral (Asistieron 2 funcionarios)

CAPACITACIÓN IMPARTIDA

Charla sobre “Decreto legalización de software”, solicitado por el Ministerio de trabajo, realizada en la sala de reuniones del Registro de Derecho de Autor, el 13 de enero del 2011. Capacitación sobre, “Decreto legalización de software y sistema inventarios”, solicitada por el Ministerio de Hacienda, sala de reuniones del Registro de Derechos de Autor, el 18 de enero del 2011. Capacitación sobre: “Que es el derecho de autor?”, funcionarios del Registro Nacional, sala reuniones del Registro de Derechos de Autor, el 15 de febrero del 2011. Capacitación sobre: “Decreto legalización de software y sistema inventarios”, al Ministerio MICIT, Ministerio Descentralizado,

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Ministerio de Cultura, el 17 de marzo del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor- Inscripción de Software”, impartida en Empresa Arkkosoft, Sabana, el 28 de marzo del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, impartida a funcionarios del Ministerio de Hacienda, el 05 de abril del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, impartida a grupos de escuelas: Jesús Jiménez, Ascensión Esquivel, Julián Volio y Colegio Vocacional de Artes y Oficios COVAO. En celebración del Día Mundial de la Propiedad Intelectual (Museo de Cartago), el 13 de mayo del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, en el Auditorio del Registro Nacional, el 31 de mayo del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor-Decreto Legalización de software y sistema inventario”, impartido al Instituto de la Mujer en la sala de reuniones del Registro de Derecho de Autor, el 31 de mayo del 2011. Charla impartida en el Instituto Nacional de Aprendizaje, “Taller sobre la Propiedad Intelectual”, el 03 de junio del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, impartida en el Auditorio del Colegio Blu Valley, Escazú, el 07 de junio del 2011.

Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, impartida en el Auditorio del Colegio Blu Valley, Escazú, el 08 de junio del 2011. Charla impartida en el Instituto Nacional de Aprendizaje, “El Derecho de Autor”, el 10 de junio del 2011. Charlas en feria, “Expo Joven y Expo Ingeniería Institucional”, impartida a Colegio Vocacional de Artes y Oficios de Cartago, el 15 de junio del 2011. Charla impartida en el Instituto Nacional de Aprendizaje, “Taller sobre la Propiedad Intelectual”, el 17 de junio del 2011. Charla sobre, “Derecho de Autor”, impartida en la Universidad Latina, el 20 de junio del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor-Decreto Legalización de software y sistema inventario”, solicitado por el Ministerio de Cultura, el 21 de junio del 2011. Charla impartida en el Instituto Nacional de Aprendizaje, “Taller sobre la Propiedad Intelectual”, el 27 de junio del 2011. Charla mensual sobre, “Derechos de Autor”, impartida en el Auditorio del Registro Nacional, el 28 de junio del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, solicitada por el Ministerio de Economía, en la sala de reuniones de Derecho de Autor, el 29 junio del 2011.

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Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 26 de julio del 2011. Capacitación sobre, “Derechos de Autor”, en el Centro Nacional de Música, Moravia, el 3 de agosto del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, impartida a (SINABI) Sistema Nacional de Bibliotecas, el 8 de agosto del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 20 de setiembre del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, en el Taller Nacional de Danza, el 18 de octubre del 2011. Capacitación sobre. “Derechos de Autor”, Coordinada con el Ministerio de Cultura, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 24 de octubre del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 25 de octubre del 2011.

Capacitación sobre. “Derechos de Autor”, Coordinada con el Ministerio de Cultura, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 31de octubre del 2011. Capacitación sobre. “Derechos de Autor”, Coordinada con el Ministerio de Cultura, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 07 de noviembre del 2011. Charla sobre, “Derechos de Autor”, en la XII Feria Internacional del Libro “Antigua Aduana, el 15 de noviembre del 2011. Charla impartida en el Instituto Nacional de Aprendizaje sobre, “Derecho de Autor”, el 11 de noviembre del 2011. Charla impartida en el Parque la Libertad, “Derecho de Autor”, el 18 de noviembre del 2011. Capacitación sobre, “Derecho de Autor”, realizada en el Auditorio del Registro Nacional, el 25 de noviembre del 2011. Charla impartida en el Parque la Libertad, “Derecho de Autor”, el 29 de noviembre del 2011.

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ANEXOS

UNIDAD 2007 2008 2009 2010 2011

Documentos recibidos 358 773 246 528 610

Prevenciones 359 439 304 228 337

Edictos 66 175 95 97 67

Consultas 510 322 718 780 740

Documentos inscritos 224 225 405 292 282

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