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M.A. Marco Antonio Rosales
Admon. Moderna. Reyes A.
Fundamentos de Administración, Koonts H.
Planificar para prevenir
La planificación es una
técnica que se puede
ayudar de otras, por
ejemplo la de Escenarios.
Sirve para describir
situaciones futuras,
probables y posibles.
Ayuda a desarrollar planes
de contingencia efectivos.•
Hay que tratar de dar respuesta a:
–¿Qué haríamos si…? –¿Cuál sería la consecuencia de …?
Se puede utilizar:
–cuando no se pueden predecir los cambios y existe incertidumbre respecto al futuro –cuando los horizontes temporales son muy largos
Permite:
–describir el futuro basándose en varias asunciones del entorno, pero no es una predicción exacta del futuro
–explicitar situaciones improbables pero no imposibles
–analizar diferentes posibilidades en aquellos casos en los que predecir el futuro es difícil Ana R. Pacios Lozano -Planificación Estratégica y Gestión por Objetivos
La importancia de la participación
Considera la participación de todos los actores que se verán afectados, tanto de manera directa como indirecta por el plan.
Para esto es necesario, básicamente, generar las instancias que permitan facilitar la participación durante todas las etapas del plan. De esta manera, será posible su legitimación y apoyo, lo que generará las condiciones que facilitarán su éxito.
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Lo importante del
diagnóstico es que
también nos permite
identificar cual puede ser
la mejor medicina que
debemos tomar para
rápidamente lograr que
nuestro cuerpo funcione
a la perfección.
FODA Es una herramienta de diagnóstico
muy efectiva cuando buscamos
analizar la situación actual de una Organización, como la nuestra; nos permitirá obtener ordenadamente
datos esenciales y básicos para
establecer las estrategias de desarrollo o eliminación de los factores negativos identificados.
Esta compuesta por dos factores:
SITUACIÓN EXTERNA
SITUACIÓN INTERNA
Situación Interna La situación interna está
constituida por factores oelementos que están ubicadosdentro, o son parte del interiorde la organización. Cuandoanalizamos nuestra intimidadaplicando la herramientaFODA, nos orientaremos a loque tenemos dentro de laorganización, algunosejemplos de lo que puedenconstituir la parte interna de lainstitución o empresa son lossiguientes :
Aspectos Administrativos.
Procesos.
Diversificación.
Recursos.
Percepción de la propia
imagen.
Clima organizacional
Sistema de Información
Gerencial.
Directivos.
Situación interna-FODA
•Su grado de integración.
•Los recursos materiales, humanos y
financieros con que cuenta.
•Las relaciones entre los miembros.
•La comunicación.
•Los incentivos y/o reconocimientos.
•La dirección o el estilo de gerenciar la
Institución.
•La tecnología con que se cuenta.
•Los métodos para solucionar
problemas.
•Los beneficios adicionales con que
cuenta el personal.
Situación Externa Estará constituida por factores
o elementos que se ubican o
proceden del medio que rodea
a nuestra organización. Todos
aquellos factores o elementos
que forman parte del entorno
de la organización. Algunos de
los factores o elementos
externos de la Organización
pueden ser:
Situación externa•La legislación existente
•Las tendencias políticas
•Las personas y/o Instituciones a las que
sirve.
•El Gobierno Central
•Gobierno Municipal
•Asociaciones Gerenciales y Profesionales.
•Efectos macroeconómicos (Regionalización,
Globalización, Mundialización).
•La competencia, organizaciones en el mismo
negocio que nosotros.
•Formas de presentación de los servicios o
productos.
•Servicios ofrecidos. (variedad)
•Ventajas competitivas (variedad, calidad de
productos, tiempo de entrega, precios, etc.)
Diagnóstico situación interna
Las FORTALEZAS y las DEBILIDADES(“limitaciones”)
Es muy importante identificarlas ya que son
características o elementos que nosotros podemos
manejar por que, se encuentran bajo nuestro control
o nuestra área de influencia, en realidad son nuestra
responsabilidad, su aprovechamiento depende
enteramente de las personas que estamos dentro de
la organización
FortalezasEs el análisis de los ELEMENTOS POSITIVOS que se
poseen en el interior de la Organización.
Analizar: significa desintegrar, descomponer un todo en sus
partes. En el caso de nuestra Institución, para estudiar en forma
intensiva cada uno de los elementos, así como las relaciones entre sí
y con el todo.
La importancia del análisis reside en que "para comprender la
esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes". Los
elementos positivos (Fortalezas) pueden ser factores: humanos,
materiales, financieros, administrativos, culturales, sociales,
tecnológicos, etc. Los cuales constituyen factores muy importantes
para alcanzar las metas y los objetivos, así como desarrollar una
cultura acorde a ellos
Ejemplo de Fortalezas•La existencia de la Misión, visión y valores de la Organización.
•La existencia de objetivos y metas precisas y realistas.
•Buenas instalaciones para la realización de las labores.
•Cantidad adecuada de recursos económicos para la realización del
trabajo.
•Recursos humanos capacitados para el desempeño de las tareas.
•Buena aceptación de los servicios.
•Buena estructura organizacional para su funcionamiento.
•Procedimientos y métodos de trabajo eficaces y eficientes.
•Una cultura de calidad.
•Buena comunicación en todos los niveles de la Institución.
•Un ambiente agradable, de respeto y de cooperación.
•Buenos programas de formación y capacitación a los colaboradores.
DebilidadesAl analizar estos factores, debemos incluir los
ELEMENTOS NEGATIVOS que posee en su
interior la Organización. Estos están conformados por
todos aquellos elementos que se constituyen en una
barrera que impiden alcanzar los objetivos y las metas
que se han trazado, estos elementos nos desvían,
dificultan o impiden que estos se cumplan.
Al igual que las fortalezas, las debilidades pueden ser:
culturales, administrativas, humanas, materiales,
financieras, sociales, etc.“Identificar las debilidades es el inicio
del camino hacia el cambio a través del
mejoramiento continuo”
Ejemplo de Debilidades•Instalaciones inapropiadas.
•Carencia de los objetivos claros y alcanzables para la
acción.
•Falta de recursos para desarrollar las actividades.
•Falta de motivación en el trabajo de parte de los recursos
humanos.
•Estructura inadecuada.
•Mal manejo o aprovechamiento de los recursos.
•Fallas en la capacitación del personal de la Institución.
•Indisciplina.
•Alta rotación de personal.
•Mala selección de personal.
•Poco acceso a la tecnología.
•Equipos insuficientes
Situación ExternaLa situación a nuestro alrededor, la parte externa de la
organización, en ella estaremos estudiando todos los factores
que se encuentran en el contexto que nos rodea, todo lo que
forma el ambiente a nuestro alrededor.
Estos factores por ser externos casi la totalidad no siempre
pueden ser manejados por la Organización, pero si debemos
planear como aprovechar las de tendencia positiva y como
buscar contrarrestar o eliminar las de tendencia
negativa. Los factores externos los enfocaremos como:
OPORTUNIDADES y AMENAZAS
OportunidadesSon los elementos o
factores que están
alrededor de la
organización y, que se
podrían aprovechar
para hacer posible el
logro de los objetivos
planeados. Las
oportunidades pueden
ser de tipo social,
económico, político o
tecnológico
•Interés en la comunidad por pertenecer
a la Organización.
•Demanda de los productos y servicios
que presta.
•Apoyo por parte de las autoridades.
•Ofertas de capacitación para sus
miembros.
•Paz social imperante en el medio.
•Nuevas técnicas que el grupo puede
aprovechar.
•Nuevos servicios a nuevos usuarios.
•Disponibilidad de nueva tecnología.
•Vinculación con el sector institucional.
AmenazasEstos elementos o factores también se
encuentran en el exterior a la Organización,
tiene la característica de ser de tendencia
negativa, por lo tanto se convierten en un
peligro, dificultad o barrera para el alcance
de los objetivos previamente planteados, su
identificación permite anticipar los peligros
o fuerzas que pueden resultar nocivos para el
buen desarrollo del trabajo o realización de
planes.
Ejemplo de Amenazas
•Antipatía de algunas personas que tienen el liderazgo.
•Introducción de mejores servicios que la Organización
no puede dar.
•Bloqueo a su trabajo por parte de miembros de la
comunidad.
•Malas relaciones con alguna autoridad del área.
•Restricciones legales.
•Luchas externas de poder.
•Bloqueo entre Instituciones.
•Que otra Organización se introduzca en la misma área
de negocios.
F O D A
FORTALEZAS
(INTERNAS)
OPORTUNIDA
DES
(EXTERNAS)
DEBILIDADES
(INTERNAS)
AMENAZAS
(EXTERNAS)
ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS