MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DE … · PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ... Elaborar oficio de rechazo de ... Proyectar acto administrativo de retiro del servicio

MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA

PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE

PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO

DEL SECTOR EDUCATIVO

PROCESO H02. PROVISIÓN DEL PERSONAL E INDUCCIÓN

PROCESO H03. DESARROLLO DE PERSONAL

PROCESO H04. APOYAR A LA ADMINISTRACION DE LA CARRERA

PROCESO H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL

PROCESO H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA

PROCESO H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA

PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL

DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR

EDUCATIVO

SUBPROCESOS:

H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta entre EE

o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos del sector

educativo

H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo

docente y administrativo del sector educativo

H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo docente y

administrativos del sector educativo


SUBPROCESOS:

H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial docente

H02.03. Provisión temporal de personal

H02.04. Nombramiento de personal

H02.05. Inducción de personal


SUBPROCESOS:

H03.01. Evaluación del desempeño

H03.02. Capacitación

H03.03. Bienestar Laboral


SUBPROCESOS:

H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente

H04.02. Apoyar la Inscripción y actualización del registro público de carrera

administrativa


SUBPROCESO

H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas

H05.02. Administración de reclamaciones por salud

H05.03. Afiliación de docentes al FNPSM (Fondo Nacional de Prestaciones

sociales del Magisterio)

H05.04 Prevención de los riesgos laborales del magisterio

H05.05. Funcionamiento del comité regional de prestaciones y salud

H05.06. Seguimiento a incapacidades, remisiones médicas y valoraciones

laborales


SUBPROCESOS:

H06.01. Administración de novedades

H06.02. Liquidación de prenómina y nómina

H06.03. Generación de reportes


SUBPROCESOS:

H07.01 Actualización del sistema de información

H07.02 Generación de certificados



EDUCATIVO

PROCEDIMIENTOS:

SUBPROCESO:

H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta

entre EE o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos

del sector educativo

1. Establecer tipo de requerimiento de planta a realizar

2. Consultar marco legal y revisar la información reportada por los EE para la distribución de planta de cargos.

3. Verificar la información para la distribución de planta de cargos y de personal

4. Consultar el marco legal y revisar la información para la modificación de planta

5. Elaborar estudio financiero de proyección de planta de personal

6. Elaborar estudio técnico de necesidad de planta de personal

7. Verificar la necesidad de planta de personal

8. Enviar Estudio Técnico de Necesidad de planta para revisión del MEN y realizar ajuste del estudio en caso de ser necesario

9. Recibir concepto del MEN

10. Adoptar planta de cargos

11. Elaborar y emitir acto administrativo de distribución de la planta de cargos por E.E

12. Generar informes

H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo

docente y administrativo del sector educativo

1. Elaborar el plan anual de acción para el control y seguimiento de la planta 2. Recolectar y revisar la información requerida para el control y el seguimiento 3. Realizar visitas de auditorías de planta docente y directivo en los Establecimientos Educativo

4. Verificar la información levantada en las visitas a los Establecimientos Educativos

5. Generar informe de control y seguimiento a las plantas de cargo y de personal

6. Remitir información

H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo

docente y administrativos del sector educativo

1. Recibir y verificar documentación según normatividad 2. Clasificar según el tipo de novedad 3. Tramitar novedades según su naturaleza 4. Elaborar oficio de rechazo de trámite 5. Generar acto administrativo de novedad 6. Enviar acto administrativo para revisión 7. Verificar el cubrimiento de vacante 8. Enviar acto administrativo con efectos fiscales con soportes a nómina 9. Generar reporte de novedades tramitadas


PROCEDIMIENTOS:

SUBPROCESO

H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial docente

1. Determinar cargos a proveer

2. Solicitar disponibilidad Presupuestal 3. Publicar Oferta Pública de Cargos Docente – OPEC-DOCENTE 4. Realizar citación a audiencia pública 5. Desarrollar la audiencia H02.03. Provisión temporal de personal

1. Analizar cargo a proveer 2. Determinar vacantes definitivas 3. Determinar vacantes temporales 4. Generar listado de personal para encargo 5. Realizar análisis de competencias y conocimientos 6. Realizar encargos

H02.04. Nombramiento de personal

1. Determinar el tipo de nombramiento

2. Recibir y verificar información

3. Confirmar aceptación del cargo

4. Elaborar acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba

5. Enviar acto administrativo de nombramiento a Atención al Ciudadano para

Notificación

6. Realizar posesión del cargo

7. Orientar evaluación del periodo de prueba de acuerdo con los establecido en el decreto 1278 de 2002 y los protocolos aprobados por la CNSC.

8. Realizar revisión de los resultados en periodo de prueba

9. Declarar insubsistencia de nombramiento

10. Elaborar acto administrativo de nombramiento en propiedad

H02.05. Inducción de personal

1. Recibir y revisar información

2. Elaborar cronograma de actividades de inducción

3. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios

4. Verificar el cumplimiento de la inducción

5. Elaborar y firmar certificado de inducción

6. Remitir documentos


PROCEDIMIENTOS:

SUBPROCESO

H03.01. Evaluación del desempeño

1. Recibir los lineamientos de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación de desempeño. 2. Generar el listado de docentes y directivos docentes pertenecientes al régimen del Decreto 1278 de 2002 que cumplan con los requisitos para ser evaluados y designación de evaluadores. 3. Definir cronograma de actividades para el proceso de evaluación. 4. Realizar convocatoria y brindar asistencia técnica a los evaluadores.

5. Preparar material de acuerdo a fase de evaluación del desempeño a ejecutar.

6. Concertar objetivos del desempeño.

7. Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos.

8. Realizar evaluación y calificación de servicios.

9. Verificar la efectiva y oportuna realización de los pactos y contribuciones individuales de la evaluación por parte de los evaluadores e inicio de las acciones administrativas.

10. Realizar seguimiento y asistencia técnica continua al proceso de evaluación.

11. Revisión de los formatos y protocolos de evaluación

12. Ingresar información en el módulo de evaluación en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos.

13. Generar listado de evaluados que superan y no superan la evaluación y confrontar con los resultados de la evaluación del año anterior.

14. Proyectar acto administrativo de retiro del servicio o regreso al cargo de origen.

15. Remitir información sobre resultados de la evaluación a los subprocesos.

H03.02. Capacitación

1. Identificar necesidades de capacitación

2. Establecer directrices de capacitación

3. Elaborar el plan anual de capacitación

4. Revisar y aprobar plan anual de capacitación

5. Desarrollar del plan anual de capacitación

6. Generar el informe semestral de capacitación

7. Realizar seguimiento en Comité de capacitación, bienestar e incentivos.

H03.03. Bienestar Laboral

1. Realizar reunión del comité de capacitación, bienestar e incentivos

2. Socializar la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social

3. Levantar el diagnóstico e identificar las necesidades de cada

Establecimiento Educativo en el marco de la Política Integral de Bienestar Laboral

y Seguridad Social.

4. Elaborar el Plan anual de Bienestar Laboral

5. Recepcionar y aprobar el Plan de Anual de Bienestar Laboral

6. Elaborar la programación y presupuesto del Plan Anual de Bienestar

Laboral

7. Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Bienestar Laboral

8. Evaluar el Plan Anual Bienestar Laboral


PROCESOS:

SUBPROCESO

H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente

1. Determinar el régimen del escalafón al que pertenece el docente 2. Recibir y radicar en el sistema de información SAC, los documentos para inscripción o ascenso en el escalafón 3. Verificar completitud de documentos 4. Devolver solicitud para completar la documentación requerida 5. Verificar Viabilidad de Inscripción o Ascenso 6. Sustanciar Notificación de rechazo de la Solicitud 7. Sustanciar la inscripción o ascenso y elaborar acto administrativo 8. Enviar para Firma del acto administrativo de inscripción o ascenso en el escalafón docente 9. Informar al docente o directivo docente 10. Notificar el acto administrativo 11. Remitir novedad a nómina 12. Archivar el expediente 13. Identificar posibles candidatos regidos por el decreto - ley 1278 a ser reubicados o ascender

14. Enviar información al proceso financiero para estimar recursos presupuestales.

15. Proyectar acto administrativo de convocatoria a la evaluación de competencias de acuerdo con el cronograma definido por el Ministerio de Educación Nacional

16. Divulgar la convocatoria

17. Recibir y publicar lista de aspirantes que superan la prueba entregado por la entidad calificadora de la prueba

H04.02. Apoyar la Inscripción y actualización del registro público de

carrera administrativa

1. Recibir documentos para inscripción y actualización del registro público de

carrera administrativa o carrera docente

2. Verificar viabilidad de inscripción y actualización

3. Comprobar cumplimiento de requisitos

4. Enviar documentos a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC)

5. Diligencia el Registro Público de Carrera Docente


PROCEDIMIENTOS:

SUBPROCESO

H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas

1. Recibir solicitud

2. Revisar la solicitud, e ingresar al sistema de información único de la

Fiduciaria y adjudicar un NUR (número Único de Radicado)

3. Realizar sustanciación

4. Liquidar la prestación

5. Proyectar acto administrativo de reconocimiento

6. Verificar el cumplimiento del acto administrativo de reconocimiento

7. Enviar documentación a la fiduciaria

8. Recibir de la Fiduciaria el expediente y el concepto

9. Firmar acto administrativo de reconocimiento

10. Asignar número y fecha al acto administrativo

11. Notificar al docente

12. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago

13. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago

H05.02. Administración de reclamaciones por salud

1. Recibir y radicar la reclamación

2. Revisar y trasladar la reclamación

3. Analizar el tipo de reclamación y determinar si se audita

4. Elaborar informe

5. Recibir informe y efectuar seguimiento

H05.03. Afiliación de docentes al FNPSM (Fondo Nacional de

Prestaciones sociales del Magisterio)

1. Realizar afiliación del Docente al FNPSM

2. Afiliar a los beneficiarios del nuevo docente a la IPS

3. Enviar documentación para la afiliación del FOMAG-Fiduciaria.

4. Generar reporte mensual de afiliaciones.

5. Revisar inconsistencias de afiliaciones.

6. Corregir inconsistencias en el Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos.

7. Enviar corrección de las inconsistencias de afiliaciones.

8. Enviar novedad a nómina.

H05.04 prevención de los riesgos laborales del magisterio

1. Solicitar a la IPS la realización del examen de ingreso

2. Recibir el resultado del examen de ingreso.

3. Enviar resultado del examen médico que no cumple con los requisitos.

4. Ingresar al módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el

resultado del perfil de riesgo laboral del docente.

5. Verificar que a toda la planta de personal docente de la ETC haya realizado

el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada.

6. Articular con los Directivos Docentes y la IPS la realización de talleres de

intervención del riesgo laboral.

7. Solicitar la realización de los panoramas de riesgo

8. Analizar las observaciones del panorama de riesgos

9. Identificar y analizar situaciones especiales que afectan el clima institucional

y laboral.

10. Realizar seguimiento a los talleres de intervención del riesgo laboral

11. Analizar los indicadores de impacto de los programas de prevención de los

riesgos laborales y coordinar las acciones a seguir según los resultados obtenidos.

H05.05. Funcionamiento del comité regional de prestaciones y salud

1. Seleccionar el representante por parte de los docentes.

2. Recepcionar quejas presentadas por los docentes.

3. Reunir los asuntos administrativos que afectan la prestación del servicio

educativo.

4. Realizar convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de

Prestaciones y salud.

5. Elaborar acta de cada sesión.

6. Revisar las tareas y compromisos adquiridos en la sesión anterior

7. Evaluar el funcionamiento del Comité Regional de Prestaciones y Salud.

H05.06. SEGUIMIENTO A INCAPACIDADES, REMISIONES MÉDICAS Y

VALORACIONES LABORALES

1. Determinar tipo de novedad administrativa

2. Ingresar incapacidades.

3. Informar al directivo docente las incapacidades menores o iguales a dos

días.

4. Informar al directivo docente las incapacidades mayores a dos días.

5. Proveer vacantes temporales con horas extras.

6. Proveer vacantes temporales con docente provisional

7. Seleccionar docente de la región.

8. Coordinar provisión de vacante con el mismo docente incapacitado.

9. Realizar trámite de recobro a la entidad Fiduciaria.

10. Analizar casos de incapacidades recurrentes y solicitar valoraciones

médica laborales

11. Analizar casos de incapacidades superiores a 110 días y solicitar valoración

medica

12. Solicitar valoración medico laboral a la IPS.

13. Elaborar y enviar citación al docente que requiere valoración.

14. Realizar seguimiento del cumplimiento de la valoración médica.

15. Recibir los resultados de la valoración médico laboral y tomar las acciones

administrativas.

16. Iniciar tramite de pensión de invalidez.

17. Enviar solicitud a la Fiduciaria para pago de la mesada pensional.

18. Recibir información de las remisiones realizadas.

19. Hacer seguimiento al reintegro del docente al Establecimiento Educativo.


PROCEDIMIENTOS:

SUBPROCESO

H06.01. Administración de novedades

1. Recibir y clasificar novedades

2. Distribuir novedades

3. Verificar documentación de la novedad

4. Ingresar novedad

5. Verificar novedad

6. Corregir novedad

7. Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida

H06.02. Liquidación de prenómina y nómina

1. Liquidar la prenómina

2. Verificar la prenómina liquidada

3. Revisar y verificar inconsistencias

4. Corregir inconsistencias y errores

5. Liquidar nómina

H06.03. Generación de reportes

1. Imprimir listados y reportes

2. Aprobar listados

3. Generar reportes adicionales y archivar


SUBPROCESO

H07.01 Actualización del sistema de información

1. Apertura de hojas de vida con soportes

2. Ingreso de novedades a historia laboral

3. Ingresar hoja de vida al sistema de Información

4. Recibir documentos soporte de novedades

5. Verificar la calidad de los datos ingresados al sistema de información

6. Archivar documentos soporte

7. Solicitar información sobre hoja de vida

8. Consultar sistema y dar respuesta a solicitud

H07.02 Generación de certificados

1. Recibir solicitud de certificado

2. Elaborar certificado

3. Verificar certificado

4. Aprobar certificado mediante firma

5. Entregar certificados

MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO



EDUCATIVO

SUBPROCESO H01.01. ESTABLECER LA NECESIDAD DE PLANTA, DISTRIBUIR O ASIGNAR PLANTA ENTRE EE O MODIFICAR LA PLANTA DE PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO.

1. Establecer tipo de requerimiento de planta a realizar:

El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba

responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, determina el tipo de

acción a realizar. Si se trata de redistribución de planta, el subproceso continúa

con la actividad 2 y si se trata de modificación de la planta de personal, sigue con

la actividad 4.

2. Consultar marco legal y revisar la información reportada por los EE para la distribución de planta de cargos.

El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba

responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, consulta el marco

legal vigente y revisa la información necesaria para definir la planta de cargos

requerida en los Establecimientos educativos, que como mínimo debe

contemplar la consulta y revisión de:

Ley 715 de diciembre 21 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.

Decreto 3020 de 10 de diciembre de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones, tales como los parámetros normativos para la designación de Rectores, Directores Rurales y Coordinadores.

Igualmente debe verificar la información reportada en el sistema de información

Gestión de Recursos Humano o aquel que haga sus veces, en los

Establecimientos Educativos oficiales de su jurisdicción relacionado con docentes

y directivos docentes, verificando nivel, área de nombramiento y área de

desempeño, contrastándolo con la ubicación real en el EE.

La información de planta en el sistema de información Gestión de Recursos

Humano, a través del módulo de reportes, en donde consultará: Estructura

organizacional, comparativo personal de planta, ocupación personal de planta, tipo

de vinculación, funcionarios por tipo de contratación. Adicionalmente se debe

actualizar o cargar el módulo de Estructura Organizacional en el Sistema de

Información Gestión de Recursos Humanos.

Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la jornada escolar y la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados.

3. Verificar la información para la distribución de planta de cargos y de personal


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba

verifica que la información para realizar la distribución de planta de la Secretaría

de Educación del ente territorial esté completa (organización de los

Establecimientos educativos, DUE, matricula por EE con corte oficial debidamente

registrada en SIMAT, estructura organizacional y planta de personal incorporada

en HUMANO), esta información incluye docentes, directivos docentes y

administrativos de los EE de la jurisdicción. Si la información está completa el

Subproceso continua en la actividad 6, de lo contrario se debe realizar la actividad

2.

4. Consultar el marco legal y revisar la información para la modificación de planta


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba

del ET, consulta el marco legal vigente y revisa la información necesaria para

realizar la modificación de planta de cargos de la ET que como mínimo debe

contemplar la consulta y revisión de:

Decreto 1494 de 13 de mayo de 2005, por el cual se reglamentan los procedimientos para realizar modificaciones en las plantas de cargos de personal docente, directivo docente y administrativo financiadas con cargo al sistema general de participaciones SGP.

Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa el decreto 785 de 2005, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, y sus Decretos Reglamentarios 1227 de 2005 y Decreto Ley 1567 de 1998.

Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la Jornada escolar y jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados y se dictan otras disposiciones.

Decreto 3020 de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1278 de 2002 el cual establece el Estatuto de Profesionalización Docente.

Decreto 1647 de 1967 por el cual se establece que ningún funcionario del Estado puede recibir sueldo o remuneración sino por servicios rendidos, debidamente comprobados.

Decreto 785 de 2005 por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación, de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la Ley 909 de 2004.

Guía para la presentación de propuestas de modificación en las plantas de cargos docentes, directivos docentes y administrativos organizada conjuntamente por la Nación y la entidad territorial, financiada con cargo al sistema general de participaciones SGP.

Información de los docentes y directivos docentes reportados por los EE de la jurisdicción cargados en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos.

Instrucciones para la definición de la nueva estructura de cargos y planta de personal para la SED Córdoba remitida por la entidad territorial.

Información de la variación de la matrícula oficial en los EE oficiales de su jurisdicción, correspondiente al año anterior, o si la modificación de planta se realiza en el segundo semestre del año, la información debe corresponder al primer semestre académico del año en curso, cargada en el SIMAT.

Recursos del Sistema General de Participaciones asignados a educación que permitan demostrar capacidad financiera de la entidad territorial.

Parámetro establecido en el concepto de viabilidad técnica expedido por el MEN.

Naturaleza de los cargos incluidos en la modificación de planta definida.

Estrategia de atención educativa para mejorar el acceso, la permanencia y la calidad educativa en los EE de su jurisdicción.

Vacantes definitivas en los cargos de Supervisores y Directores de Núcleo, para efectos de supresión de tales cargos.

La SED Córdoba debe realizar y ajustar en el sistema de información Gestión de

Recursos Humano, la revisión de la información de planta a través del módulo

Reportes en donde puede consultar: estructura organizacional, comparativo

personal de planta, ocupación personal de planta, funcionarios por tipo de

contratación.

Así mismo la SED Córdoba genera en el Sistema Integrado de matrículas

SIMAT, los respectivos reportes de matrícula efectiva con corte al final del año, o a

mediados de año, según aplique de acuerdo con la temporalidad de la solicitud de

modificación de planta para la SED Córdoba.

5. Elaborar estudio financiero de proyección de planta de personal


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el estudio

financiero de proyección de planta de personal con el fin de identificar la viabilidad

económica de la misma. El estudio debe incluir los costos de prestación del

servicio educativo en la jurisdicción, en especial aquellos asociados a personal

docente, directivo docente y administrativo; y anexar certificación del Fondo

Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio donde conste que dichas

obligaciones se encuentran al día o que los acuerdos de pago se están

cumpliendo.

6. Elaborar estudio técnico de necesidad de planta de personal:

El Profesional especializado del área de Talento Humano, responsable del

proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, elabora el

estudio técnico de necesidad de planta de personal, que debe incluir los

requerimientos técnicos de personal por EE y sede, aplicando los parámetros de

asignación establecidos por la Nación. Si se trata de personal docente se deben

diligenciar los siguientes formatos definidos por el MEN:

Formato No. 1 Situación propuesta para docentes. Matriz Estudio Técnico MEN

Formato No. 2. Situación propuesta para directivos docentes.

Formato 3: Costo actual y propuesto de la planta de personal docente, directivo

docente y administrativa.

En caso de modificación de planta debe elaborarse el Documento de análisis y

conclusiones del estudio técnico.

Cuando se trate de conversión de centro educativo rural a institución educativos

se deben surtir:

Acto administrativo de conversión

Actualización del DUE

Solicitud de la creación de cargo de rector.

Incorporación del directivo docente como rector cuando cumpla requisitos.

Si se trata de directivos docentes en calidad de coordinadores, disponer de

información de las instituciones con el número de estudiantes matriculados, el

número de sedes por establecimiento educativo relacionando a aquellas que

brindan el servicio educativo en jornada nocturna.

Dichos requerimientos deben ser coherentes con la matrícula por nivel, con los

parámetros técnicos definidos en el Decreto 3020 de 2002, y las particularidades

socioeconómicas de los EE de la jurisdicción de la entidad territorial.

Si el estudio técnico es coherente, el subproceso continúa en la siguiente

actividad; de lo contrario se deben realizar las acciones correctivas acorde con lo

definido en el subproceso N01.02 Acciones Correctivas y Preventivas definido en

la cadena de valor de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.

7. Verificar la necesidad de planta de personal:

Los miembros del Comité Directivo de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, verifican que los estudios técnico y financiero de proyección de planta

de personal de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba elaborados

por el área de Talento humano, estén alineados con los criterios técnicos definidos

por el MEN.

Si los estudios de necesidad de planta están alineados, el subproceso continua,

de lo contrario se solicita al área de talento humano que realice las acciones

correctivas de acuerdo con el subproceso N01.02 Acciones Correctivas y

Preventivas definido en la cadena de valor de las SED Córdoba, y se realiza una

nueva verificación.

8. Enviar Estudio Técnico de Necesidad de planta para revisión del MEN y realizar ajuste del estudio en caso de ser necesario


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, radica oficialmente

el estudio de necesidad de planta al MEN, debidamente soportado para que sea

viabilizada la modificación de planta propuesta por la entidad territorial.

El Ministerio de Educación Nacional realiza revisión del estudio técnico para que la

entidad territorial realice los ajustes necesarios, es importante anotar que esta

actividad se realiza en constante retroalimentación entre el Ministerio y la

Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.

9. Recibir concepto del MEN

La entidad territorial recibe el concepto de viabilidad técnica de modificación de

planta emitido por el MEN.

10. Adoptar planta de cargos


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, suministra el

insumo para realizar el acto administrativo de modificación de la adopción la planta

de cargos viabilizada por el MEN y debe enviar copia del acto administrativo al

MEN para su conocimiento y fines pertinentes.

11. Elaborar y emitir acto administrativo de distribución de la planta de cargos por E.E


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el acto

administrativo distribución de la de planta cargos y de personal por E.E, además

actualiza en el sistema de información Gestión de Recursos Humano la estructura

organizacional de acuerdo con la distribución de la planta de cargos por E.E.

12. Generar informes


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal genera los informes

de la planta de personal docente y directivo docente discriminada por cada

establecimiento educativo y la planta de personal administrativo de los

establecimientos educativos aprobada, los cuales son validados por la Secretaría

de Educación Departamental de Córdoba, para verificar que la planta viabilizada

por el MEN, coincida en su totalidad con la planta existente en los EE y además

que existan recursos para financiarla. Si la información está correcta el

subproceso finaliza y se remite la información al subproceso H01.02 Controlar la

planta de cargos y de personal docente y directivo docente y administrativo del

sector educativo. Si la información presenta inconsistencias, se deben ejecutar las

respectivas correcciones y realizar una nueva verificación.

Adicional a lo anterior, los informes de planta docente y administrativa aprobada,

los perfiles de la planta docente y directivo, el Informe relación alumno/docente, y

el Informe relación alumno/administrativo, son enviados al subproceso D01.04

Elaborar la caracterización y el perfil del sector educativo, con el fin de construir la

respectiva caracterización de la entidad territorial.

SUBPROCESO H01.02. CONTROLAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO

1. Elaborar el plan anual de acción para el control y seguimiento de la planta


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el plan

anual de acción para el control y seguimiento de la planta teniendo en cuenta el

marco legal y la información de la planta de personal disponible en el Sistema de

Información Gestión de Recursos Humano.

2. Recolectar y revisar la información requerida para el control y el seguimiento

El Profesional especializado de Talento Humano de la SED Córdoba responsable

del proceso de Administrar la Planta de Personal, revisa que la información tanto

legal como relacionada con la planta de personal esté completa. Se recomienda

tener en cuenta, como mínimo, la siguiente información:

a. Concepto técnico de viabilidad de planta emitida por el MEN.

b. Acto Administrativo de adopción o modificación de planta.

c. Acto Administrativo de distribución de planta por Establecimiento Educativo.

d. Estructura de la planta de cargos en el Sistema de información Gestión de Recursos Humano y anexo 3A.

e. Nómina.

f. Directorio de Establecimientos Educativos DUE

g. Resultados de las últimas visitas a los EE, incluyendo los instrumentos levantados en cada uno de ellos con actas y demás informes.

h. Informes de supervisión e inspección y vigilancia.

i. Información de infraestructura por número de aulas.

j. Ultimo estudio técnico de definición de planta de cargos viabilizado por el MEN.

k. Matriz diligenciada de cálculo de necesidades de personal docente según perfil y nivel educativo por Establecimiento Educativo (formato sugerido por el MEN).

l. Distribución de asignación académica por docente.

m. Listado de Docentes y Directivos Docentes y administrativos para retiro forzoso.

Si la información está completa, el subproceso continua, de lo contrario se debe

realizar las acciones correctivas de acuerdo con el subproceso N01.02 Acciones

Correctivas y preventivas definidos en la cadena de valor de la SED Córdoba, y se

realiza una nueva verificación.

3. Realizar visitas de auditorías de planta docente y directivo en los Establecimientos Educativo

Para llevar a cabo esta actividad, se debe organizar el equipo de visitas

conformado por personal de Cobertura, Planeación, Calidad y Talento Humano. El

Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba

responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, coordina las visitas

por EE según el plan de acción y el plan operativo para el control y seguimiento a

la planta, aplicando los instrumentos diseñados para este fin.

4. Verificar la información levantada en las visitas a los Establecimientos Educativos


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, verifica la

información levantada en las visitas a los EE, consolida la información a nivel

territorial y realiza el cruce de hojas de vida, nómina y estructura de la planta

definida en el Sistema de información Gestión de Recursos Humano con el fin de

asegurar coherencia.

5. Generar informe de control y seguimiento a las plantas de cargo y de personal

El Profesional especializado de Talento Humano de la SED Córdoba responsable

del proceso de Administrar la Planta de Personal, genera informe de control y

Seguimiento a las plantas de cargo y de personal, el cual debe contener como

mínimo, los siguientes aspectos:

a. Docentes y Directivos docentes para retiro forzoso.

b. Casos de docentes cuyo perfil no corresponde a los requerimientos del PEI del Establecimiento Educativo.

c. Excedentes y faltantes de docentes según perfiles por EE.

d. Situaciones administrativas irregulares o casos pendientes por resolver.

e. Horas Extras no necesarias con la identificación del EE, el área fundamental y del docente que las tiene asignadas.

f. Necesidades de construcción de aulas.

g. Casos de ineficiencia en la organización de grupos de estudiantes por grado, identificando EE, el nivel, grado, grupo y sede.

h. Oportunidades de redistribución de planta de cargos administrativos identificando casos de concentración.

6. Remitir información


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, de manera

programada y de acuerdo a las políticas de la entidad genera los listados de planta

de personal de la SED Córdoba, los cuales se entregan a los siguientes

subprocesos:

H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta entre EE o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos del sector educativo


administrativo del sector educativo.

H02.01 vincular a la carrera administrativa y especial docente.

A01.01. Análisis de la información estratégica del sector, reporte de planta de

Personal docente y administrativo aprobada y al funcionario de Administrativa y

Financiera de la SED Córdoba, para que dé su visto bueno y aprobación.

La SED Córdoba genera estos reportes en el sistema de información Gestión de

Recursos Humano, a través del módulo Planta y Personal.

SUBPROCESO H01.03. ADMINISTRAR LAS NOVEDADES DE PLANTA DE PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO.

1. Recibir y verificar documentación según normatividad

El Profesional Especializado del Talento Humano de la SED Córdoba responsable

del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, recibe del

área de Atención al Ciudadano, el formato único de solicitud de novedades y sus

documentos soporte, ver anexo instructivo H01.03.F01 Formato único de solicitud

de novedades de personal, y los actos administrativos de las entidades de control

para suspensión o reintegro. Recibe de los procesos:

H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo docente y

administrativo del sector educativo, recibe el listado del personal disponible para

traslados.

H02.03. Provisión temporal de personal, recibe el listado de personal en

situaciones administrativas.

H03.01. Evaluación del desempeño, recibe los actos administrativos de

insubsistencia de nombramiento.

F01.03. Realizar control al servicio educativo en establecimientos de EPBM y

ETDH, el formato único de solicitud de novedades para asignación de funciones.

De las entidades competentes, se reciben las órdenes judiciales que generan

reintegros o traslados.

E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. El funcionario de

Atención al ciudadano recibe, folia y radican los documentos de los docentes o

directivos docentes que hacen la solicitud. De acuerdo a esto verifica que la

documentación entregada esté completa según el requerimiento (verificando la

lista de chequeo que se encuentra en el módulo de trámites del aplicativo SAC).

Con estos documentos registrados, el Profesional Especializado del área de

Talento Humano de la SED Córdoba responsable del proceso de Administrar la

Planta de Personal de la SED Córdoba, procede a realizar el estudio basado en la

normatividad específica para cada uno de los casos además de tener en cuenta la

necesidad del servicio para la prestación del servicio educativo de forma eficaz.

2. Clasificar según el tipo de novedad


responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,

clasifica los documentos según el tipo de novedad y trámite correspondiente de

acuerdo con los requerimientos establecidos para tal efecto.

3. Tramitar novedades según su naturaleza



realiza esta actividad de acuerdo con el instructivo de actividad H01.03.A02, que

se anexa; y realiza todo el tramite respectivo en el Sistema de Información Gestión

de Recursos Humanos, de acuerdo a la novedad (ver manual de usuario del

sistema). Si el Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED

Córdoba responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED

Córdoba, aprueba el trámite, el subproceso continúa en la actividad 5; de lo

contrario continúa con la actividad 4.

4. Elaborar oficio de rechazo de trámite



Elabora el oficio de rechazo del trámite el cual es dirigido al funcionario solicitante,

explicando claramente los motivos del rechazo, ver anexo instructivo M03.01.F03

Actos administrativos o comunicaciones escritas, el cual lo entrega de ser

necesario, al Líder de Talento Humano de la SED Córdoba, para que lo apruebe

mediante firma. Lo envía al funcionario a través de los medios establecidos para

tal fin en la SED Córdoba, finalizando de esta manera el subproceso.

5. Generar acto administrativo de novedad


del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, genera del

Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, el acto administrativo de

acuerdo con la novedad tramitada y adicionalmente elabora la solicitud de revisión

del proyecto de acto administrativo los cuales se entregan al proceso M03.01.

Revisar actos administrativos, para desarrollar todo su trámite, este subproceso

recibe el proyecto de acto administrativo para ajuste o acto administrativo

sancionado.

6. Enviar acto administrativo para revisión


del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, organiza los

actos administrativos y los envía al proceso M03.01. Revisar actos administrativos,

para que se surta todo el trámite correspondiente. Una vez el acto administrativo

se encuentra notificado, continúa con la siguiente actividad.

7. Verificar el cubrimiento de vacante



determina la generación o no de vacante; en caso afirmativo continua con el

proceso H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo

docente y administrativo del sector educativo y realiza la actividad 8, en caso de

no cubrimiento continua con la actividad 9.

8. Enviar acto administrativo con efectos fiscales con soportes a nómina



envía todos los actos administrativos de novedades de planta de personal con

efectos fiscales al proceso H06.01. Administración de novedades del

macroproceso H06. Administración de la nómina

Para los casos de permutas y traslados, el docente deberá presentar la carta de

inicio de labores en su nueva ubicación con el fin de que su novedad sea

ingresada a nómina. Esta información debe enviarse al proceso N02.01 archivo de

Gestión.

9. Generar reporte de novedades tramitadas



genera del Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, reporte

mensual de las novedades tramitadas (ver manual de usuario del sistema,

reportes de novedades FPM 002-003-004), para entregarse al proceso H01.02.

Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo docente y

administrativo del sector educativo, C02.02. Identificar estrategias de acceso y

permanencia, F01.03 Realizar el control al servicio educativo en establecimientos

de EPBM y ETDH, F02.02 Verificar las novedades de los EE de EPBM y ETDH y a

las áreas de la SED Córdoba que lo requieran.


SUBPROCESO

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.01 VINCULAR A LA

CARRERA ADMINISTRATIVA Y ESPECIAL DOCENTE

1. Determinar cargos a proveer

El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, teniendo en

cuenta la información suministrada por el proceso H01.02. Controlar la planta de

cargos y de personal docente y directivo docente y administrativo del sector

educativo, determina las vacantes definitivas de cargos administrativos, docentes

y directivos docentes, consultada a través del sistema de información de recursos

Humanos, actividad que debe realizarse conjuntamente con los rectores y

directores rurales de acuerdo con las necesidades del servicio que estos

evidencien. En el caso de la comunidad negra, afrocolombiana, palenquera y

raizal, se deben tener en cuenta los criterios para la determinación de vacantes

contenidos en las Circulares 025 de 2004 y 17 de 2011 expedidas por el Ministerio

de Educación Nacional, además de reportar la información en el formato de

vacantes docentes y directivos docentes para la atención del servicio educativo de

la comunidad negra, afrocolombiana, palenquera y raizal establecido por el

Ministerio de educación Nacional.

Ésta información es validada por el Secretario de Educación Departamental de

Córdoba, teniendo en cuenta:

Cargos de docentes y directivos docentes: Se deben determinar por niveles, ciclos y áreas existentes incluyendo aquellos provistos mediante nombramientos provisionales. Posteriormente, se envía a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) solicitando la provisión de los empleos mediante concurso, y se envía copia al Ministerio de Educación Nacional.

Cargos administrativos: Se envía a la Comisión Nacional del Servicio Civil el manual de funciones, requisitos y perfil de competencias de los empleos a

proveer. Cuando se trata de cargos con recursos propios el Ente Territorial envían las funciones, requisitos y perfil de competencias de los empleos a Talento Humano del Ente Territorial y posterior a ello a la CNSC.

2. Solicitar disponibilidad Presupuestal El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, para la

realización del concurso de administrativos elabora la Solicitud de Certificado de

Disponibilidad Presupuestal previa entrega de la información por parte del

Funcionario de Talento Humano con el fin de contar con los recursos financieros

necesarios, ver anexo instructivo J01.02.F02 Solicitud de Disponibilidad

Presupuestal (SDP), y la envía al Subproceso J01.02 Ejecutar presupuesto, para

asegurar la provisión de cargos. Para la realización del concurso docente puede

ser financiado por recursos propios o mediante recursos del SGP, si es con

recursos del SGP las secretarías de educación en desarrollo del artículo noveno

del decreto 3982 del 2006 podrán autorizar a la nación para realizar el descuento y

Trasladar a la CNSC el monto correspondiente o en puede realizar el giro directo a

la CNSC.

3. Publicar Oferta Pública de Cargos Docente – OPEC-DOCENTE El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdobade forma previa a la citación de la audiencia, debe actualizar la oferta

pública de cargos –OPEC-, incluyendo las vacantes generadas durante el período

de concurso. La información debe contener como mínimo el establecimiento

educativo al que está adjudicado el cargo, la zona (rural o urbana) y el número de

sedes, esta actualización será publicada por la CNSC y por la Secretaría de

Educación del Departamento de Córdoba y aplica únicamente para cargos

docentes y directivos docentes.

4. Realizar citación a audiencia pública El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, una vez

comunicada la firmeza de las listas de elegibles la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba realiza la citación para la audiencia pública.

En la citación se debe especificar la lista de elegibles y la lista de vacantes de

establecimientos educativos.

5. Desarrollar la audiencia Si media delegación por parte de la CNSC a la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba para que ésta desarrolle la Audiencia Pública, el

profesional de Talento Humano adelanta la audiencia pública para escogencia de

empleo de acuerdo con el protocolo para la realización de la audiencia pública

definido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.03. PROVISIÓN

TEMPORAL DE PERSONAL

1. Analizar cargo a proveer El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable del proceso de Selección, de acuerdo con la información

obtenida del subproceso H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal

docente y directivo docente y administrativo del sector educativo, establece la

necesidad de cubrimiento de vacantes apoyándose en los informes obtenidos del

Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, revisa el manual de

funciones para identificar el perfil requerido para el cargo en el que se generó la

vacante y las normas legales vigentes para el caso del personal docente.

Determina si el tipo de vacante a proveer si es definitiva o temporal, en el caso de

que la vacante sea temporal continúa en la actividad 3 (Determinar vacantes

temporales), si la vacante es definitiva continua en la siguiente actividad.

2. Determinar vacantes definitivas: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable del proceso de Selección, de acuerdo con la información

suministrada y el análisis del perfil del cargo requerido, determina:

a. Lista de elegibles vigente aplicable: el profesional de Talento Humano al

Determinar que existe lista de elegibles vigente aplicable para el cargo, ver instructivo H02.03.F02, Lista de elegibles H02.04. Nombramiento de Personal, donde se llevará a cabo el nombramiento en período de prueba, e informa a la CNSC el uso de la lista de elegibles y se termina el proceso.

b. Si no existe lista de elegibles vigente aplicable: en el caso de que no exista lista de elegibles vigente aplicable al cargo vacante, el profesional de Talento Humano solicita autorización a la CNSC para el nombramiento en provisionalidad (cargo docente), ver instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, y continua de acuerdo con lo definido en el proceso H02.04 Nombramiento de Personal y termina el proceso. En el caso que se trate de encargo (directivo docente), solicita autorización a la CNSC, ver instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, si la CNSC autoriza continúa en la actividad 4 (Generar listado de personal para encargo).

3. Determinar vacantes temporales: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable del proceso de Selección, al tratarse de vacantes

temporales determina:

a. Lista de elegibles vigente: el profesional de Talento Humano al determinar que existe lista de elegibles vigente aplicable para el cargo, ver instructivo H02.03.F02. Lista de elegibles realiza el nombramiento en provisionalidad de acuerdo al proceso H02.04. Nombramiento de Personal y finaliza el proceso.

b. En caso que no exista lista de elegibles vigente: en el caso de que no exista lista de elegibles vigente aplicable al cargo vacante, el profesional de Talento Humano hace el nombramiento en provisionalidad (cargo docente) de acuerdo al proceso H02.04. Nombramiento de Personal o inicia procedimiento para encargo (directivo docente) continuando en la siguiente actividad.

4. Generar listado de personal para encargo: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable del proceso de Selección, en conjunto con la

Coordinación de Planta realizan un estudio de hojas de vida (ver proceso H07.

Administración de las hojas de vida) y generan el listado de personal para

encargo, ver instructivo H02.03.F01 Listado de personal para encargo, el cual se

envía al subproceso H01.03. Administrar las novedades de planta docente,

directivo docente y administrativos del sector educativo, Este reporte se obtiene

del módulo de planta y personal del Sistema de Información Gestión de Recursos

Humanos. De acuerdo con ello determinan quienes dentro de planta de personal

cumplen con los requisitos del cargo, poseen las aptitudes y habilidades para su

desempeño. Si hubiere más de una persona que cumpla, se pasa a la actividad 5,

de lo contrario, se pasa a la actividad 6.

Si no existe personal dentro de la planta que cumpla con los requisitos para ser

encargado, se pasa al proceso H02.04. Nombramiento de Personal, donde se

llevará a cabo el nombramiento provisional, y se da por terminado el proceso.

5. Realizar análisis de competencias y conocimientos: Cuando hubiere más de una persona que cumpla con el requisito para

desempeñar un cargo, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Selección, y

quién coordina la administración de la Planta, realizarán la selección de acuerdo a

la idoneidad por competencias y conocimientos. Los resultados del análisis son

guardados en el archivo de Talento Humano (Informe del resultado de la sección)

y la información del candidato elegido se remite al subproceso H02.04.

Nombramiento de personal.

6. Realizar encargos: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable del proceso de Selección, informará a la Coordinación

de Planta de las posibilidades de encargo, y ésta proyectará el acto administrativo

por el cual se encarga al funcionario que cumpla con el perfil requerido para

desempeñar el cargo.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.04. NOMBRAMIENTO DE PERSONAL

1. Determinar el tipo de nombramiento:


de Córdoba responsable del proceso de Nombramiento de Personal, determina si

el nombramiento a efectuar es en período de prueba, en propiedad (únicamente

aplica para docentes) o en provisionalidad. Se debe tener en cuenta:

a. Para nombramientos en período de prueba: Estos sólo se efectúan como resultado de figurar en lista de elegibles de un concurso de méritos. Los nombramientos se efectúan de acuerdo a las necesidades del servicio en estricto orden descendente de la lista.

b. Nombramiento en propiedad: Superado el período de prueba el docente (cumplidos los requisitos de ley para ello), es nombrado en propiedad

c. Nombramiento provisional: Cuando no existe lista de legibles vigente para el nivel, ciclo y área, el Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del proceso de Nombramiento de Personal, proveerá la vacante mediante nombramiento provisional así:

i. En el caso de los docentes, los nombramientos se harán de conformidad con los criterios exigidos por la ley (perfil, requisitos mínimos para el desempeño docente).

ii. En el caso de los administrativos, el funcionario que se nombre debe cumplir con los requisitos para el cargo especificados en el manual de funciones. En este caso, se debe realizar la solicitud de autorización de nombramiento a la Comisión Nacional del Servicio Civil, a través del formato establecido por esa entidad para tales fines.

2. Recibir y verificar información: El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba

responsable del proceso de Nombramiento de Personal, consulta en el Sistema de

Información Gestión de Recursos Humanos los listados de funcionarios elegibles

resultante de los procesos H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial

docente y reporte del candidato elegido previo análisis de competencias del

subproceso H02.03. Provisión temporal de personal, se verifica frente a la

Información de los cargos a proveer en la SED Córdoba y los Establecimientos

Educativos de la entidad territorial. Se realiza la verificación del cumplimiento de

los requisitos de acuerdo con la normatividad vigente para docentes y para

administrativos.

3. Confirmar aceptación del cargo:

El nóminador, remite comunicación al seleccionado para la aceptación de cargo, el

cual debe ser respondido en 10 días hábiles. En caso de aceptación sigue el

nombramiento, de lo contrario vuelve a ejecutar el subproceso H02.03 Provisión

temporal de personal y finaliza el subproceso

4. Elaborar acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba:

Contando con la información completa y organizada, el Profesional de la

Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del proceso de

Nombramiento de Personal, genera desde el Sistema de Información Gestión de

Recursos Humanos, el acto administrativo y envía la solicitud de revisión de

proyecto de acto administrativo de nombramiento, ver instructivo H02.04.F01,(

Acta de posesión) al subproceso M03.01. Revisar actos administrativos, el cual

puede devolver el proyecto de acto administrativo para ajustes, en cuyo caso se

ajusta y se envía nuevamente; en caso contrario se continúa con la actividad 5.

5. Enviar acto administrativo de nombramiento a Atención al Ciudadano para notificación:

El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba

responsable del proceso de Nombramiento de Personal, teniendo en cuenta

factores como son límites tiempo, número de personal nombrado y disponibilidad

de recursos (papelería, tinta, contrato de mensajería, línea telefónica, información

de contacto del personal), envía acto administrativo de nombramiento al

subproceso E.03.01 Notificación perteneciente al macroproceso E. Atención al

ciudadano.

6. Realizar posesión del cargo:


responsable del proceso de Nombramiento de Personal en el caso de que no haya

solicitud de prórroga, remite la solicitud de posesión ante el nóminador dentro de

los 10 días hábiles siguientes al nombramiento. Si hay solicitud de prórroga

verifica que esta no se exceda a 90 días. Una vez posesionado se envía

comunicación del nombramiento al establecimiento educativo (rector) donde el

nuevo funcionario deberá presentarse a iniciar sus labores, de acuerdo el proceso

E01.02 Recibir y enviar comunicación oficial, y envía la copia a los procesos H06.

Administración de Nómina y H07. Administración de las hojas de vida.

Al docente se le envía la comunicación con los requerimientos para la posesión de

acuerdo al instructivo H02.04.F02 Comunicación de nombramiento, y se envía al

proceso E01.02. Recibir y enviar comunicación oficial.

7. Orientar evaluación del periodo de prueba de acuerdo con los establecido en el decreto 1278 de 2002 y los protocolos aprobados por la CNSC.


responsable del proceso de Nombramiento de Personal orienta el proceso de la

evaluación del periodo de prueba que se desarrolla desde las I.E y la Secretaría

de Educación del Departamento de Córdoba de acuerdo a los establecido en el

decreto 1278 de 2002 y los protocolos de la CNSC.

El cargue de la información de las evaluaciones de los directivo docente (rectores

y directores rurales en periodo de prueba) le corresponde a la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba en el sistema de información Gestión de

Recursos Humanos, y el cargue de la evaluación de los docente en periodo de

prueba lo realiza la institución educativa a través del Sistema de información

Gestión de Recursos Humanos con la asesoría de la Secretaría de Educación del

Departamento de Córdoba .

8. Realizar revisión de los resultados en periodo de prueba:


responsable del proceso de Nombramiento de Personal realiza la revisión de los

resultados en periodo de prueba y determina:

Si supera la evaluación realiza la actividad 10.

Si no supera, realiza la siguiente actividad

9. Declarar insubsistencia de nombramiento:


responsable del proceso de Nombramiento de Personal declara la insubsistencia

del nombramiento mediante acto administrativo, el cual es notificado a través del

proceso E.03.01 Notificación y finaliza el subproceso.

10. Elaborar acto administrativo de nombramiento en propiedad:


responsable del proceso de Nombramiento de Personal, genera desde el Sistema

de Información Gestión de Recursos Humanos, el acto administrativo de

nombramiento en propiedad y ordena la inscripción al escalafón, envía la solicitud

de revisión de proyecto de acto administrativo de nombramiento, ver instructivo

H02.04.F01, al subproceso M02.01. Revisar actos administrativos, el cual puede

devolver el proyecto de acto administrativo para ajustes.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.05 INDUCCIÓN DE PERSONAL

1. Recibir y revisar información:

El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de

Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal, consulta en el

Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos el informe de Novedades

donde encontrará el personal nombrado, generado en el proceso H02.04.

Nombramiento de personal, que deberá ser convocado a la jornada de inducción.

2. Elaborar cronograma de actividades de inducción:


Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal y en caso que se

requiera junto con el funcionario designado de las dependencias de la Secretaría

de Educación Departamental de Córdoba, Rector o Director, donde se

desempeñará el nuevo funcionario, elaboran el cronograma de inducción, donde

se definen fechas y tiempos requeridos, ver anexo instructivo H02.05.F01

Cronograma de inducción; si es necesario en este punto preparan o ajustan el

material para entregar en la inducción. Dentro del material, la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba debe incluir una Guía General de inducción

en donde se explique la estructura organizacional, la misión, visión, objetivos,

políticas y normas principales de comportamiento de la entidad. La inducción debe

contemplar la ubicación en el puesto de trabajo, el cual lo realiza el jefe inmediato

y debe incluir como mínimo los siguientes puntos: proveer el espacio físico donde

va a quedar ubicado, repasar con el nuevo funcionario los objetivos propuestos

dentro del área y las funciones principales asignadas a la misma, proporcionar los

elementos de trabajo y el seguimiento y evaluación del proceso de inducción.

3. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios:


Córdoba responsable del proceso de Inducción de Personal, en las fechas

establecidas en el cronograma, desarrolla cada una de las actividades según el

cargo para el cual fue nombrado el o los funcionarios y según los lineamientos

establecido en el manual de inducción de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba. De esta manera, a los funcionarios vinculados como

docentes o directivos docentes se les da a conocer la política educativa,

información corporativa, los conceptos relacionados con el plan estratégico de la

SED Córdoba, el rol que cumple el Directivo Docente. A los funcionarios

administrativos, además de la información corporativa, se les informa sobre los

procesos, procedimientos, funciones y responsabilidades que va a desarrollar con

el fin de garantizar la prestación del servicio de una manera eficiente. En caso que

en la inducción se deban tratar temas relacionados con procesos específicos,

serán dictados por los líderes de los macro-procesos. El Profesional Universitario

de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del

subproceso durante el desarrollo de la inducción deja registro de la asistencia de

los funcionarios a las jornadas de la inducción, ver instructivo H03.03.F03 Control

de asistencia.

4. Verificar el cumplimiento de la inducción:


Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal, verifica que todo

el personal nombrado o que haya cambiado de cargo reciba la inducción

respectiva, si no asiste por primera vez con causa justificada, se convoca a un

segundo proceso. En caso que no asista a la segunda convocatoria, genera oficio

de no asistencia a inducción, ver anexo instructivo M03.01.F03 Actos

administrativos o comunicaciones escritas y reporta la información de acuerdo al

proceso M01. Atender Asuntos Disciplinarios.

5. Elaborar y firmar certificado de inducción:

Una vez finaliza a satisfacción la inducción del personal, el Profesional

Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba

responsable del subproceso de Inducción de Personal, elabora el certificado de

Inducción, ver anexo instructivo H02.05.F02 Certificado de inducción, el cual se

entrega al proceso H02.04. Nombramiento de personal y se entrega al interesado

a través de los medios establecidos en la SED Córdoba para tal fin. Este

certificado es firmado por el Profesional Universitario de la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba responsable del subproceso de Inducción

de Personal o por el funcionario designado de las dependencias de la SED

Córdoba y por el jefe inmediato del nuevo funcionario en la SED Córdoba o en el

EE.

6. Remitir documentos:


Córdoba responsable del proceso de Inducción de Personal, remite copia del

certificado de inducción, así como el oficio de inasistencia a inducción al

subproceso H02.04. Nombramiento de personal, área que después de registrar los

datos, envía los documentos al proceso H.07 Administración de Hojas de Vida,

para el archivo de éstos en las historias laborales.


EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H03.01 EVALUACIÓN

DEL DESEMPEÑO

1. Recibir los lineamientos de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación de desempeño.

Los Profesionales de las áreas de Talento Humano y de Calidad Educativa de la

Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsables del proceso de

evaluación del periodo de prueba y de evaluación de desempeño, reciben los

lineamientos que generan los entes gubernamentales que regulan la evaluación

como son la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Ministerio de Educación

Nacional y con base en ella prestan asistencia técnica a los evaluadores en el

Desarrollo del proceso y actualizan los actos administrativos, circulares, formatos y

demás documentación que requiera ser ajustada.

2. Generar el listado de docentes y directivos docentes pertenecientes al régimen del Decreto 1278 de 2002 que cumplan con los requisitos para ser evaluados y designación de evaluadores.

El profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación

Departamento de Córdoba responsable del proceso de evaluación, genera el

listado de docentes y directivos docentes que cumplan con los requisitos

establecidos en el artículo 31 del Decreto 1278 de 2002 para ser evaluados en

periodo de prueba; y el listado de docentes y directivos docentes que cumplen con

los parámetros del artículo 32 del citado decreto para la evaluación de

desempeño.


Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, genera el acto

administrativo en el cual designa a los evaluadores del personal de rectores y

directores rurales que van a ser objeto de evaluación bien en periodo de prueba o

en evaluación de desempeño. Los actos administrativos generados deberán ser

notificados a los evaluadores designados en los términos de la Ley 1437 de 2011.

El responsable de Talento Humano con el apoyo del área jurídica resolverá los

impedimentos que propongan los evaluadores y las recusaciones que frente a los

evaluadores presenten los evaluados. Los impedimentos y recusaciones

presentados dentro del proceso de evaluación de periodo de prueba se tramitarán

y resolverán conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 y los

impedimentos y recusaciones que se presenten dentro del proceso de evaluación

del desempeño se tramitarán y resolverán según lo dispuesto en el artículo 24 del

Decreto 3782 de 2007 y en lo no contemplado en dicha norma se aplicará lo

consagrado artículo 12 de la Ley 1437 de 2011.


Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, en los casos

en que se requiera, deberá generar acto administrativo designando a los

evaluadores de los docentes y directivos docentes, cuando el evaluador natural se

encuentre impedido por cualquier causa para efectuarla.


Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, remite al área

de calidad el listado de los docentes y directivos docentes que cumplen con los

requisitos para ser evaluados en periodo de prueba y en evaluación de

desempeño según fuere el caso, junto con los actos administrativos de

designación de los evaluadores debidamente notificados.

Para todo el personal administrativo de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba y de los Establecimientos educativos que deben ser evaluados: El

Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Evaluación del

Desempeño, obtiene los formatos de evaluación que se requieren, de acuerdo con

la naturaleza de las funciones y de las responsabilidades asignadas a los

empleados de carrera y en provisionalidad, y los instructivos para su

diligenciamiento en la página Web del Departamento Administrativo de la Función

Pública www.dafp.gov.co – Evaluación del Desempeño.

http://www.dafp.gov.co/

3. Definir cronograma de actividades para el proceso de evaluación.

El profesional de Talento Humano elabora cronograma de actividades para que los

administrativos de carrera administrativa en propiedad o provisionalidad sean

evaluados y calificados de acuerdo a lo establecido por la CNSC.

El profesional de Calidad Educativa a partir del listado de docentes y directivos

docentes a evaluar y del listado de evaluadores generado y remitido por Talento

Humano (Actividad 2), elabora cronograma de actividades para la asistencia

técnica, seguimiento al proceso de evaluación y recepción de las evaluaciones,

definiendo tiempos, actividades y resultados esperados en cada una de sus

etapas.

Cuando así lo ordene por escrito el Secretario de Despacho de la SED Córdoba,

se hará una evaluación del desempeño, en caso de recibir la información

debidamente soportada de que el desempeño laboral de un empleado es

deficiente.

4. Realizar convocatoria y brindar asistencia técnica a los evaluadores.

El Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación


Desempeño, para el personal administrativo brinda la capacitación, en la que

conceptualiza a los evaluadores en la utilización de cada formulario de acuerdo

con las orientaciones dadas por la CNSC.

En cuanto a los formularios de evaluación del desempeño responden a la actual clasificación de los empleos públicos por niveles administrativos en cuatro grupos A, B, C y D, por lo cual deben utilizarse de acuerdo con el nivel del empleado a evaluar. La Evaluación de desempeño, se formalizó en tres fases a cada una de las cuales corresponde un formulario:

I. Fase de Concertación de objetivos, diligenciada en el formulario No.1: Contiene las instrucciones generales, la información básica del cargo, la clase y período de evaluación, la consignación de los objetivos concertados, un espacio para posibles modificaciones y la tabla de evaluación (formulario 1).

II. Fase de seguimiento, diligenciada en el formulario 2: Presenta las instrucciones, un espacio para la valoración del desarrollo de los objetivos, la identificación de las limitaciones, los factores a mejorar o a destacar de acuerdo con las áreas a evaluar y la descripción de cada uno de los factores.

III. Fase de Calificación definitiva del período respectivo, diligenciada en el Formulario N. 3, el cual contiene la información general, los factores de desempeño con sus respectivas definiciones y los niveles de ejecución en una escala continua, un espacio para diligenciar la calificación de servicios y un aparte para describir las áreas de mejoramiento y desarrollo.

Por cada capacitación que desarrolle el funcionario de Talento Humano, diligencia el formato Control de asistencia, ver instructivo H03.03.F03.

El Profesional del área de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsable del proceso de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación del desempeño, en la fecha establecida en el cronograma convoca a todos los evaluadores, esto es, a los designados por el área de Talento Humano (actividad 2) y a los rectores y directores rurales de los establecimientos educativos para prestarles asistencia técnica en el desarrollo del proceso de evaluación y orientar su aplicación con un enfoque de mejoramiento continuo y proporcionando los elementos necesarios para comprender el propósito y el desarrollo del proceso de evaluación del periodo de prueba y de evaluación anual de desempeño de docentes y directivos docentes regidos por el Decreto 1278 de 2002 en la estrategia de evaluar para mejorar, en el marco de la calidad de la educación.

Precisar a los evaluadores el marco conceptual y legal; la metodología, la forma de diligenciamiento de los anexos y protocolos establecidos para la evaluación del periodo de prueba (Guías orientadoras del periodo de prueba) y de la evaluación del desempeño (Guía 31) de los docentes y directivos docentes que se rigen por el Decreto 1278 de 2002 conforme a las orientaciones y protocolos adoptados por la Comisión Nacional del Servicio Civil y publicados por el Ministerio de Educación Nacional, no solo para que sepan desarrollar el proceso de evaluación sino para que les repliquen a los evaluados dicha información.

Se hará entrega a los evaluadores de una copia del cronograma de asistencia, seguimiento al proceso de evaluación y recepción de la evaluación, para que con base en él los evaluadores y los evaluados concerté y ajusten su cronograma de evaluación.

De cada taller de asistencia técnica que desarrolle el funcionario de Calidad

Educativa deberá dejar evidencia para ello diligenciará el formato Control de

asistencia, ver instructivo H03.03.F03.

5. Preparar material de acuerdo a fase de evaluación del desempeño a ejecutar.


Departamental de Córdoba responsable del proceso de Evaluación del

desempeño, funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba,

rector o director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a

evaluar, verifica que fase va a efectuar y busca los formatos respectivos

(diligenciados o sin diligenciar) dependiendo de la etapa o fase a aplicar.

Si la evaluación corresponde a la primera fase sigue a la Actividad 6

De lo contrario se verifica si corresponde a la fase 2, sigue a la actividad 7

Si corresponde a la fase 3 continua con la actividad 8.

El profesional del área de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, responsable de la Evaluación del desempeño, de

acuerdo a las actividades planificadas prepara la logística con el apoyo de los

otros funcionarios de la SED Córdoba, deben garantizar que todos los

instrumentos, y recursos estén disponibles para la aplicación de la evaluación:

Lugar, medios, formatos, garantizar que el evaluador y el evaluado hayan sido

convocados y recursos de desplazamientos de ser necesarios.

Si la evaluación corresponde a docentes sigue a la actividad 9.

6. Concertar objetivos del desempeño.



Desempeño, realiza reuniones con el nivel directivo, funcionarios designados de

las dependencias de la SED Córdoba y directivos docentes para definir objetivos

de carácter colectivo para cada nivel de cargos, luego de lo cual siguiendo el

instructivo, el funcionario designado de la SED Córdoba, rector o director con

personal a cargo y el funcionario a evaluar acuerdan los objetivos a alcanzar de

acuerdo al nivel donde se encuentre ubicado el servidor, los logros esperados y el

valor porcentual de cada uno de ellos. Además de medir la excelencia teniendo en

cuenta que lo que se ha desarrollado de manera adicional o más allá de lo

concertado en los objetivos.

Se sugiere que los objetivos de la evaluación de desempeño se concreten con al

menos la participación de un servidor de libre nombramiento y remoción.

Después de terminar esta fase pasa a la actividad 12.

7. Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos.

La segunda fase o de seguimiento se realiza en la mitad del período. Siguiendo el

instructivo correspondiente a ésta etapa, el funcionario de Personal de la SED

Córdoba, funcionarios designados de las dependencias de las SED Córdoba,

rector o director con personal a cargo determina el grado de avance de los

objetivos y junto al funcionario evaluado toman los correctivos que sean

necesarios para garantizar su cumplimiento. En el desarrollo de esta fase se

detectan las debilidades y fortalezas en el desempeño del funcionario. A esta

valoración no se le asigna puntaje, pero debe tenerse en cuenta para el resultado

de la evaluación final, una vez realizado esto, el subproceso continúa en la

actividad 8.


8. Realizar evaluación y calificación de servicios.

La fase 3 la ejecuta el funcionario de Personal de la SED Córdoba, funcionarios

designados de las dependencias de la SED Córdoba o rector o director con

personal a cargo, al concluir el periodo de evaluación, determina la calificación de

servicios correspondiente al desempeño del empleado, el logro de resultados y la

adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio de la función

pública.

La calificación definitiva del desempeño de los empleados de carrera es el resultado de ponderar las evaluaciones semestrales previstas en el artículo 38 de la Ley 909 de 2004.

Las evaluaciones deben realizarse en las frecuencias y momentos establecidos en la reglamentación emitida por la CNSC.


9. Verificar la efectiva y oportuna realización de los pactos y contribuciones individuales de la evaluación por parte de los evaluadores e inicio de las acciones administrativas.

El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, responsable de la Evaluación del periodo de prueba y

de la evaluación del desempeño verifica en la fecha fijada en el cronograma, que

los evaluadores hayan realizado de manera concertada la etapa de entrevista con

los evaluados y suscrito el acta de acuerdo y registro de evidencias para el caso

de la evaluación del periodo de prueba; y el resumen de competencias,

contribuciones; criterios y evidencias; y apertura del proceso mediante el

diligenciamiento del protocolo correspondiente para el caso de la evaluación del

desempeño y que los mismos cumplan con los parámetros fijados en las

orientaciones y protocolos del Ministerio de Educación Nacional.

Si los acuerdos, contribuciones individuales, evidencias y protocolos no cumplen

con los parámetros fijados en las orientaciones y protocolos del Ministerio de

Educación Nacional o no están articuladas con las metas institucionales y con las

metas educativas que se ha propuesto la entidad territorial, el profesional del área

de calidad educativa de la Secretaría de Educación del departamento de Córdoba

requerirá y dará la asistencia técnica correspondiente a los evaluadores para que

efectúen las correcciones necesarias.

Si el evaluador no cumplió con ésta actividad o no efectuó las correcciones que

sobre las contribuciones, evidencias y protocolos le advirtieron, el área de calidad

deberá dar inicio a las acciones disciplinarias o administrativas a que haya lugar

en contra del evaluador, para lo cual se envía al proceso K01. Autocontrol.

10. Realizar seguimiento y asistencia técnica continua al proceso de evaluación.

El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, responsable de la evaluación del periodo de prueba y de la

evaluación del desempeño de docentes, teniendo en cuenta que el proceso de

evaluación es de carácter continuo y permanente brindará a lo largo del año o

periodo de evaluación, asistencia técnica permanente a los evaluadores.

En cada etapa de la evaluación del periodo de prueba y de la evaluación del

desempeño el funcionario responsable de calidad buscará acorde con las

actividades planteadas en el cronograma que los procedimientos logren su

finalidad y, para el efecto, removerá de oficio los obstáculos puramente formales,

dilaciones o retardos y saneará las irregularidades procedimentales que se

presenten dentro del proceso de evaluación , en procura del logro de un proceso y

un resultado objetivo y transparente garante del debido proceso y de los derechos

de los evaluados.

11. Revisión de los formatos y protocolos de evaluación

El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, en la fecha

establecida en el cronograma, recibe de los evaluadores los protocolos y las

evidencias de los resultados de las evaluaciones del periodo de prueba y de la

evaluación de desempeño; frente a cada una de ellas procede a revisar que los

recursos interpuestos por el evaluado hayan sido presentados, tramitados y

resueltos de fondo y dentro de los términos fijados por la Ley 1437 de 2011 y en el

Decreto 3782 de 2007 (para el caso de la evaluación de desempeño); y que tanto

los resultados de las evaluaciones como los recursos hayan sido notificados al

evaluado acorde con la Ley 1437 de 2011 además verificará que estén aportadas

y suscritas las actas de notificación correspondientes.

Verifica que el evaluado haya desempeñado el cargo durante el tiempo mínimo

establecido en la ley, esto es, para el caso de la evaluación en periodo de prueba

que el evaluado efectivamente haya desempeñado el cargo por lo menos durante

Cuatro (4) meses continuos o discontinuos durante el respectivo año y para el

caso de la evaluación de desempeño que el evaluado haya servido en el

establecimiento educativo por un término superior a tres (3) meses durante el

respectivo año académico.

Constata que los instrumentos, los protocolos, la carpeta de evidencias y demás

documentación pactada y relacionada en el proceso de evaluación estén completa

y debidamente diligenciados acorde con los parámetros e instrucciones fijados en

la normatividad y en las guías correspondientes a cada uno de los mencionados

procesos.

Verifica que la calificación de la evaluación esté fundamentada únicamente en las

evidencias pactadas y recolectadas a lo largo del proceso y que éstas se

encuentren en la carpeta de evidencias.


de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, devuelve a los

evaluadores las evaluaciones que no cumplan con los parámetros e instrucciones

fijados en la normatividad y en las guías correspondientes a cada de los

mencionados procesos de evaluación para que las corrija, aclare o complemente,

brindando por supuesto las orientaciones del caso a los evaluadores y fijando la

fecha para su corrección y entrega.


de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, remite las evaluaciones

previamente revisadas y sus soportes documentales al área de Talento Humano.

12. Ingresar información en el módulo de evaluación en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos.

El profesional del área de Talento Humano responsable del proceso de evaluación

recibe las evaluaciones y los soportes ya revisados por el área de calidad

Educativa, para lo cual la ordenan, clasifican por área y cargo en el formato

empleado para ello, ver instructivo H03.01.F01 Reporte Evaluación de Desempeño

E ingresa la información al módulo del Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos de la entidad.

Verifica si todos los evaluados pertenecientes al listado generado en la actividad 2

fueron evaluados e ingresados al módulo de evaluación del Sistema de

Información de Gestión de Recursos Humanos.

Si alguna evaluación no se allegó, requiere al área de calidad, para que la allegue

o explique por qué no se allegó. En los casos en que la evaluación esté

incompleta o presente inconsistencias, la devuelve al área de calidad para que la

corrija, aclare o complemente, hecho lo anterior se sigue la actividad 11.

Posteriormente las remiten al proceso H07.01 Actualización del sistema de

información, para ser ingresada en las respectivas historias laborales.

13. Generar listado de evaluados que superan y no superan la evaluación y confrontar con los resultados de la evaluación del año anterior.

El profesional responsable del área de Talento Humano responsable del proceso

de evaluación, genera listado de los evaluados que obtuvieron calificación superior

a 60% en la evaluación del periodo de prueba y en la evaluación del desempeño.

El profesional responsable del área de Talento Humano responsable del proceso

de evaluación, genera listado de los evaluados que sin justa causa no se

presentaron a la evaluación del periodo de prueba; de los evaluados que no

superaron por obtener calificación inferior a 60% en la evaluación del periodo de

prueba; y de los evaluados que obtuvieron calificación inferior al 60% en la

evaluación del desempeño.

El profesional responsable del área de Talento Humano confronta las

calificaciones de los evaluados que obtuvieron una calificación inferior a 60% en la

evaluación del desempeño con la calificación obtenida en la evaluación del

desempeño del año inmediatamente anterior y genera listado de los evaluados

que durante los dos años consecutivos han obtenido calificación en las dos

evaluaciones de desempeño inferior al 60%.

14. Proyectar acto administrativo de retiro del servicio o regreso al cargo de origen.


de Córdoba, responsable del proceso de evaluación a partir del listado de los

evaluados que sin justa causa no se presentaron a la evaluación del periodo de

prueba y de los evaluados que no superaron por obtener calificación inferior a 60%

en la evaluación del periodo de prueba, proyecta en un término no superior a tres

(3) días el acto administrativo de retiro del servicio con fundamento en la causal

contemplada en el literal n) del artículo 63 del Decreto 1278 de 2002 a menos que

se trate de un directivo que proviene de la docencia estatal, caso en el cual será

regresado mediante acto administrativo al cargo de origen en los términos del

último inciso del artículo 31 del Decreto 1278 de 2002.


de Córdoba, responsable del proceso de evaluación a partir del listado de los

evaluados que durante los dos años consecutivos han obtenido calificación en las

dos evaluaciones de desempeño inferior al 60%, remitirá el listado de los

evaluados inmersos en esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil

para que los excluya del escalafón y proyecta en un término no superior a tres (3)

días el acto administrativo de retiro del servicio con fundamento en la causal

contemplada en el literal d) del artículo 63 del Decreto 1278 de 2002 a menos que

se trate de un directivo que proviene de la docencia estatal, caso en el cual será

regresado mediante acto administrativo al cargo de origen en los términos del

inciso segundo del artículo 36 del Decreto 1278 de 2002.

Cuando una funcionaria de carrera en estado de embarazo obtenga evaluación de

servicios no satisfactoria, la declaratoria de insubsistencia de su nombramiento se

producirá dentro de los ocho (8) días calendario siguiente al vencimiento de la

licencia de maternidad tal como lo dispone el numeral 3 del artículo 51 de la Ley

909 de 2004.

El proyecto de acto administrativo se envía al proceso M03.01. Revisar actos

administrativos, con el fin de que se verifique y corrobore el acto administrativo y

sus documentos soportes, en el caso de existir inconsistencia se recibe el

proyecto de acto administrativo para ajuste y se envía ajustado, luego de lo cual

Se recibe el acto administrativo aprobado y firmado para su notificación en los

términos de la Ley 1437 de 2011.

La procedencia de los recursos contra dichos actos administrativos de retiro se

analizará a la luz de lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011.

15. Remitir información sobre resultados de la evaluación a los subprocesos.

Los funcionarios de Talento Humano de la SED Córdoba, con la información

obtenida en la ejecución de la Actividad 7, recopilan las debilidades y fortalezas

enmarcadas en el análisis de los factores de desempeño evaluados como son:

Productividad, Conducta laboral y Administración de personal cuando sea el caso.

Esta información es consolidada en el formato Reporte fortalezas y debilidades, ver instructivo H03.01.F02 Reporte de fortalezas y debilidades, la cual es remitida a los subproceso H03.02. Capacitación y H03.03 Bienestar laboral, el cual se constituye en insumo para la programación de jornadas de capacitación y formación en temas específicos, y con la información obtenida en la ejecución de la Actividad 13, genera el reporte del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos de docentes y directivos docentes el cual es enviado a los subprocesos y a los subprocesos A04.01. Revisión general del SGC, D01.02 Orientar y monitorear la aplicación y uso de la evaluación de docentes y directivos docentes de EE oficiales, D02.01 Gestionar el Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM y F01.03. Realizar control al servicio educativo en EPBM y ETDH.

El profesional de Talento Humano remite el listado de los evaluados que

obtuvieron calificación superior a 60% en la evaluación del periodo de prueba al

subproceso H02.04. Nombramiento de personal, donde deberá generarse acto

administrativo de nombramiento definitivo.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H03.02 CAPACITACION

1. Identificar necesidades de capacitación


de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, y los funcionarios

designados de las áreas de la SED Córdoba, con base en el reporte de fortalezas

y debilidades generadas en el subproceso H03.01. Evaluación del desempeño, del

Período y en el análisis de los resultados consolidados de la evaluación del

subproceso D01.02. Análisis y uso de los resultados de evaluación de docentes y

directivos docentes, realizan el estudio de las necesidades de capacitación

verificando los resultados obtenidos por los funcionarios. Identifican las falencias

en competencias técnicas, administración de personal y conducta laboral, ya que

de allí pueden resultar necesidades de capacitación y formación.

Se recibe el plan anual de capacitación en control interno del proceso K01.01.

Desarrollo y mantenimiento de la cultura del autocontrol, del proceso N01.01.

Auditorías internas de calidad, necesidad de capacitación en auditoría y del

subproceso G01.01. Recibir, planear y distribuir requerimientos de información, se

recibe la necesidad de formación y capacitación en el diligenciamiento de

formatos.

A su vez, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, recopila

información adicional de acuerdo con lo indicado por la Guía Metodológica para el

Plan Institucional de Capacitación, emitido por el Departamento Administrativo de

la Función Pública (DAFP), primera fase: diagnóstico de necesidades, en la cual

se diligencian los formatos anexos de dicha guía, (los formatos son generados por

el DAFP, por lo tanto no son controlados por la SED Córdoba).

Este diagnóstico consiste en identificar las necesidades de capacitación tanto de

la SED Córdoba como de los funcionarios, para cumplir con su misión, para el

desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales

participa.

Una vez identificadas las necesidades de formación y capacitación el funcionario

de Talento Humano de la SED Córdoba, diligencia en el formato consolidado

general del diagnóstico de necesidades de capacitación por dependencia, el cual

hace parte de los anexos del Plan de capacitación; emitido por el DAFP y lo remite

al Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.

2. Establecer directrices de capacitación

El Comité de Capacitación, Bienestar e incentivos se reúnen y analiza las

necesidades de capacitación identificadas.

Identifican temáticas para la realización de cursos de capacitación y formación

comunes para las Secretarías del Ente Territorial y específicas para la Secretaría

de Educación Departamental de Córdoba si es necesario, Se tienen en cuentan

los perfiles de los cargos que van a recibir la capacitación requerida. Así mismo,

generan lineamientos para la elaboración del plan anual de formación y

capacitación según los recursos disponibles estipulados en el plan de acción.

3. Elaborar el plan anual de capacitación


de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, formula el plan de

capacitación basándose en la normatividad expedida por el Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), en concordancia con el Plan

Nacional de Formación y Capacitación, y siguiendo los lineamientos de la Guía

Metodológica para el Plan Institucional de Capacitación, emitida por el DAFP,

señalando en él, los objetivos, estrategias, temáticas, la población objetivo por

niveles jerárquicos y/o cargos, los recursos necesarios para su realización, las

fechas programadas, los responsables y las necesidades de contratar. Dicho plan

se elabora de acuerdo con los recursos disponibles para hacerlo efectivo; lo cual

se revisa en el plan de acción, que viene del proceso A02.05. Definición y

aprobación de planes de acción por área.

El Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, trata de identificar los

funcionarios al interior de la Secretaría de Educación departamental de Córdoba o

del Ente Territorial que puedan realizar la capacitación de forma interna, en

procura de reducir costos; si esto no es posible; se identifican las empresas y

entidades externas que puedan prestar dicha capacitación.

4. Revisar y aprobar plan anual de capacitación

El Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, junto con el Secretario de

Despacho de la Secretaría de Educación departamental de Córdoba, revisan el

plan anual de capacitación, si requiere ajustes, se continúa con la actividad 3, en

caso de aprobarse lo firma y se remiten a través de correspondencia al proceso

B01.01. Registro y análisis de viabilidad de programas y proyectos, para seguir los

lineamientos y criterios empleados en el desarrollo de dicho proceso y así ejecutar

los programas establecidos en los planes.

5. Desarrollar del plan anual de capacitación

De acuerdo con el plan de capacitación, mes a mes el Profesional de Talento

Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsable

del proceso de capacitación, divulga las actividades indicando la temática, fechas

y horas programadas, duración y lugar del evento. Las actividades de capacitación

comprenden: charlas, conversatorios, seminarios, conferencias, talleres y cursos,

entre otros. Estas actividades se coordinan con las entidades externas

involucradas dependiendo de la capacitación.

Teniendo en cuenta la programación de la capacitación, se genera el listado de

funcionarios a ser convocados tomando la información de la base de datos

destinada para ese fin.

Utilizando los medios disponibles en la Secretaría de Educación departamental de

Córdoba, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación

departamental de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, cita a los

funcionarios a las actividades programadas de capacitación. Esta citación se da

mediante circular, ver instructivo M03.01 Acto administrativo o comunicación

escrita, dirigida a las áreas interesadas, bien sea por medio físico o por Intranet.

Durante la realización de la capacitación se deja constancia de la asistencia, ver

instructivo H03.03.F03 Control de Asistencia. Para el caso de los eventos de

capacitación como seminarios, talleres y cursos, se entrega certificado a los

participantes que hayan asistido como mínimo al 80 por ciento de las sesiones y

hayan superado satisfactoriamente la evaluación de los mismos, ya sea esta

impartida internamente o por una entidad externa; y de acuerdo a las políticas del

proceso se otorga constancia de la participación, copia de estas certificaciones

son enviadas al proceso H07.01. Actualización del sistema de información.

Adicionalmente a los asistentes se les hace entrega del material de capacitación

de acuerdo con el tema tratado, en medio físico o magnético para que

posteriormente lo desarrollen y consulten en sus lugares de trabajo.

6. Generar el informe semestral de capacitación


de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, genera el informe

semestral de Capacitación para ser socializado en el Comité de capacitación

bienestar e incentivos.

7. Realizar seguimiento en Comité de capacitación, bienestar e incentivos.


de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, junto con el Comité de

capacitación, bienestar e incentivos realiza seguimiento al informe semestral de

capacitación; por último se entrega al proceso K01.01. Desarrollo y mantenimiento

de la cultura del autocontrol.

EXPLICACION DETALLADA DEL SUBPROCESO H03. 03 BIENESTAR LABORAL

1. Realizar reunión del comité de capacitación, bienestar e incentivos El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, convoca al Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, con el fin

de establecer estrategias y acciones, que garanticen la operacionalización de la

Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social en los EE teniendo como

eje central el mejoramiento del clima laboral.

2. Socializar la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental

de Córdoba, socializa la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social

con los rectores durante el primer encuentro del año, enfatizando que tendrá como

eje central el mejoramiento del clima laboral en los EE, lo cual deberá reflejarse en

las acciones estratégicas que se vayan a realizar.

El rector de cada Establecimiento Educativo, socializa la Política Integral de

Bienestar Laboral y Seguridad Social con docentes, directivos docentes y

administrativos de la Institución Educativa, buscando conjuntamente determinar

las acciones y actividades a desarrollar durante el año lectivo.

3. Levantar el diagnóstico e identificar las necesidades de cada Establecimiento Educativo en el marco de la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social.


de Córdoba, responsable del proceso de bienestar, lidera junto con el rector el

levantamiento del diagnóstico de bienestar laboral del Establecimiento Educativo,

a través del cual se identifican las necesidades y oportunidades en los

componentes de seguridad y salud, reconocimiento, esparcimiento, crecimiento y

beneficios (actividades de recreación, cultura, deporte, desvinculación laboral

asistida, capacitación en desarrollo personal, familiar y de pareja, vivienda y

celebraciones especiales entre otras).

El levantamiento del diagnóstico se puede realizar a través de entrevistas,

cuestionarios, encuestas, observación directa, grupos focales, sesiones de

trabajo, talleres, análisis de la información socio demográfica, disponible en el área

de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba y

en las cajas de compensación familiar (evaluación de actividades realizadas,

mediciones del clima laboral, entre otros), de acuerdo con metodología establecida

para cada caso, así mismo se debe tener en cuenta resultados de la evaluación

institucional.

El rector junto con los docentes consolida y prioriza las actividades a desarrollar

en el plan anual.

4. Elaborar el Plan anual de Bienestar Laboral


de Córdoba orienta a los rectores de los EE en la elaboración del plan anual de

bienestar laboral, teniendo en cuenta la actividad No. 3, lo cual contribuirá al

Mejoramiento de la calidad de vida laboral de los docentes, directivos docentes y

administrativos.

El rector junto con su equipo de trabajo elabora el plan anual del EE y lo envía al

Profesional de talento humano de la Secretaría de Educación Departamental de

Córdoba.

5. Recepcionar y aprobar el Plan de Anual de Bienestar Laboral


de Córdoba, responsable del proceso de bienestar recepciona los planes anuales,

los consolida y registra en el formato H03.03.F01 plan anual de bienestar laboral y

los presenta al Comité de capacitación, bienestar e incentivos para su aprobación.

Si requiere ajustes se continúa con la actividad 4. Una vez el plan ha sido

aprobado continúa con la actividad 6.

6. Elaborar la programación y presupuesto del Plan Anual de Bienestar Laboral


de Córdoba registra en el formato H03.02.F02 Programación y presupuesto de

Bienestar Laboral, las actividades contempladas en el plan anual, y se debe dejar

constancia de la asistencia, ver instructivo H03.03.F03 Control de Asistencia, así

mismo realizar una evaluación de satisfacción al final de cada actividad.

7. Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Bienestar Laboral


de Córdoba, gestiona la ejecución del Plan anual, realiza seguimiento a la

información enviada por los rectores finalizada las semanas de desarrollo

institucional y lo registra en el formato H03.03.F01 Plan anual de Bienestar

Laboral.

Para lo cual los rectores revisarán en las semanas de desarrollo institucional de

junio y octubre, el avance del plan anual, con el fin de evaluar los logros y hacer

los ajustes que se requieran, en esta etapa se mide el logro de las metas, de las

actividades en el tiempo y se dimensiona el cumplimiento del objetivo.


de Córdoba analiza el resultado de la evaluación, formula los planes de mejora

que permitan corregir fallas encontradas, realizar ajustes y determina la

continuidad de las líneas de acción planteadas en el Plan anual, se envía al

subproceso H07.01. Actualización del sistema de información, por último se otorga

certificación de participación para el caso de actividades que así lo requieran, y se

envía una copia de esta certificación al subproceso H07.02. Generación de

certificados.


EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H04.01 INSCRIPCIÓN Y ASCENSO EN ESCALAFÓN DOCENTE

1. Determinar el régimen del escalafón al que pertenece el docente

El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba determina a cual régimen del escalafón pertenece el

docente.

El Decreto 2277 de 1979 régimen especial del Escalafón Nacional Docente, regula las condiciones de ingreso, ejercicio, estabilidad, ascenso y retiro de las personas que desempeñan la profesión docente en los niveles de preescolar, básica (primaria y secundaria) o media y modalidades que integran el Sistema Educativo Nacional (sector oficial y privado) y que fueron vinculados con anterioridad a la expedición de la ley 715 de 2001.

El Decreto 1278 de 2002, Estatuto del Escalafón Docente Oficial, se aplica a quienes se vinculen a partir 19 de junio de 2002 como docentes y directivos docentes al servicio del Estado en los niveles de preescolar, básica (primaria y secundaria) o media.

Si el docente está regido por el Decreto 2277, realiza la actividad 2

Si el docente está regido por el Decreto 1278, y requiere ascenso realiza la

actividad 13, para inscripción continua en la actividad 5.

2. Recibir y radicar en el sistema de información SAC, los documentos para inscripción o ascenso en el escalafón:

El Funcionario de la oficina de Atención al Ciudadano, recibe, folia y radica los

documentos de los docentes o directivos docentes regidos por el decreto 2277 de

1979, que hacen la solicitud e indaga sobre el motivo de dicha solicitud (en caso

ascenso o inscripción para docentes de establecimientos privados únicamente).

De acuerdo con esto verifica que la documentación entregada esté completa

según el requerimiento (verificando la lista de chequeo que se encuentra en el

módulo de trámites del aplicativo SAC), de acuerdo con el proceso E01.01

Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes.

3. Verificar completitud de documentos:


Departamental de Córdoba, una vez haya recibido de la Oficina de Atención al

Ciudadano el requerimiento que aplica para los docentes que se rigen con el

decreto 2277 de 1979, revisa la completitud de los documentos que acrediten, el

cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2277 de 1979, Decreto

259 de 1981 y Decreto 709 de 1995 y el formulario del ascenso en el escalafón.

En el caso que el docente o directivo docente no entregue la documentación

requerida de acuerdo a su solicitud, continúa con la actividad 4 y si están

completos continúa en la actividad 5.

4. Devolver solicitud para completar la documentación requerida:


Departamental de Córdoba, proporciona por escrito, a través del reporte solicitud

de información del módulo gestión de educadores del sistema de información

Humano, el cual le informa al docente o directivo docente el motivo por el cual no

se acepta la solicitud, y le indica qué documentos le hacen falta para que ésta sea

aceptada. Se finaliza el subproceso hasta cuando el educador complete la

documentación e inicie nuevamente el trámite.

5. Verificar Viabilidad de Inscripción o Ascenso:

Para el personal regido por el decreto 2277, el Profesional responsable del

proceso de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, analiza la

información contenida en el formato diligenciado y verifica los documentos

soportes adjuntados a la solicitud de inscripción o ascenso en el escalafón,

igualmente debe revisar la hoja de vida del docente o directivo docente, además

analiza en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, la

información requerida para efectos de análisis.

Para inscripción en el escalafón de los docentes y directivos docentes regidos por

el decreto 1278, el profesional responsable verifica el listado de personal

nombrado entregado por el subproceso H02.04. Nombramiento de personal. Y

analiza en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, la

información requerida para efectos de análisis.


Departamental de Córdoba, analiza la información contenida en la hoja de vida del

docente o directivo docente y verifica si el educador que cuenta con título

profesional distinto a licenciado realizó el programa de pedagogía o el posgrado

en educación establecido en el artículo 12 del decreto 1278 de 2002.

En caso que no cumpla con el requisito se le solicita la acreditación del mismo y

se pasa al numeral 6º.

Para los docentes que cuentan con títulos en educación (normalista superior o

tecnólogo en educación y licenciado) se realiza la inscripción de acuerdo con los

títulos académicos acreditados con anterioridad a la posesión del nombramiento

en propiedad.

Para el ascenso de los educadores vinculados mediante el decreto ley 1278 de

2002 se verifican los requisitos del personal que obtuvieron más del 80% en la

evaluación de competencias y pueden ser candidatos de reubicación salarial

dentro del mismo grado o al ascenso en el escalafón docente.

Si no cumple requisitos continua con la actividad 6, en caso contrario continua con

la actividad 7.

6. Sustanciar Notificación de rechazo de la Solicitud:


Departamental de Córdoba, sustancia el rechazo de la solicitud de inscripción en

el escalafón docente o de ascenso, siendo procedente notifica el rechazo del

servicio mediante dicho acto administrativo, ver instructivo M03.01.F03 Actos

administrativos o comunicaciones escritas, siguiendo las actividades

contempladas en el proceso M03.01. Revisar actos administrativos, en los casos

que el acto administrativo presenta inconsistencias se recibe el proyecto de acto

administrativo para ajustes, el cual se ajusta o corrige y envía nuevamente. Con el

visto bueno jurídico se continúa con el proceso.

La notificación de rechazo, se debe notificar la decisión utilizando los medios

establecidos en la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba a través de

correspondencia de acuerdo con lo definido en el proceso E01.02 Recibir y enviar

correspondencia oficial.

7. Sustanciar la inscripción o ascenso y elaborar acto administrativo:


Departamental de Córdoba, revisa las solicitudes hechas, en estricto orden de

radicación, y con base en esto verifica que se tengan los documentos soporte y

que estos cumplan los requisitos establecidos en la normatividad aplicable.


Departamental de Córdoba, gestiona la información de la solicitud proporcionada

por el docente en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos (Ver

manual de usuario del sistema, modulo gestión de educadores).

Posteriormente el Profesional responsable del proceso de la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba, proyecta a través del sistema de

información Gestión de Recursos Humanos el acto administrativo, en la cual

aprueba la solicitud hecha, dejando explicita la motivación, ver anexo instructivo

M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas.

En el caso de ascenso de los docentes y directivos docentes regidos por el

decreto 1278 la expedición de los actos administrativos de reubicación de nivel

salarial o ascenso de grado en el escalafón docente, es necesario tener en cuenta

los siguientes criterios:

No hay movimiento de reubicación y ascenso simultaneo

No es posible realizar salto de un nivel a otro

El movimiento debe corresponder a la aspiración registrada en la inscripción, ya que para cada movimiento se aplicó una prueba especial especifica.

8. Enviar para Firma del acto administrativo de inscripción o ascenso en el escalafón docente:


Departamental de Córdoba, envía el acto administrativo al nóminador quien la

firma siguiendo el orden de radicación de las sustanciaciones hechas y aprueba

los actos administrativos.

9. Informar al docente o directivo docente:

Mediante comunicación, El Profesional responsable del proceso de la Secretaría

de Educación Departamental de Córdoba, informa a los docentes o directivos

docentes que tienen acto administrativo de escalafón, para que se notifiquen.

Utilizando los medios establecidos en la SED Córdoba.

10. Notificar el acto administrativo:

El docente o directivo docente se acerca a la oficina de atención al ciudadano,

donde se le entrega el acto administrativo para que firme como constancia de

notificación teniendo en cuenta los lineamientos del proceso E03. Notificación,

Publicación y Comunicación y envía los actos administrativos notificados al

Macroproceso H. Gestión de Talento Humano, de acuerdo con lo definido en el

proceso de E01.02 Recibir y enviar correspondencia oficial.

11. Remitir novedad a nómina:


Departamental de Córdoba, envía copia de los actos administrativos y planilla de

Notificación de novedades de ascenso, ver instructivo E03.01.F03. Planilla de

notificación (reporte planilla de notificación del módulo gestión de educadores) a

nómina para que se apruebe la novedad en el sistema de información Gestión de

Recursos Humanos, subproceso H06.01. Administración de novedades.

12. Archivar el expediente: El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, archiva acto administrativo y se anexan soportes

siguiendo el procedimiento establecido en el proceso N02.01. Archivo de gestión,

para que finalmente se lleve al archivo de la SED Córdoba, de acuerdo al proceso

H07. Actualización de hojas de vida.

13. Identificar posibles candidatos regidos por el decreto - ley 1278 a ser reubicados o ascender:

El profesional responsable del proceso identifica los posibles candidatos a ser

reubicados o ascendidos mediante un análisis de planta de docentes y directivo

docente, que pueden participar en el proceso de evaluación de competencias,

para lo cual deberá verificar quienes de los docentes y directivos docentes

vinculados mediante concurso y bajo la normatividad contenida en el decreto ley

1278 de 2002 cumplen tres (3) años o más en el servicio educativo estatal y

cuentan con las evaluaciones de desempeño superadas (satisfactoria o

sobresaliente).

14. Enviar información al proceso financiero para estimar recursos presupuestales.

El profesional responsable del proceso remite lista de posibles participantes al

proceso Gestión financiera con el fin de establecer los posibles escenarios de

costos y se procede a presupuestar y comprometer los recursos necesarios para

las reubicaciones y los ascensos de los docentes y directivos docentes, así como

los requeridos para el proceso de evaluación de competencias

15. Proyectar acto administrativo de convocatoria a la evaluación de competencias de acuerdo con el cronograma definido por el Ministerio de Educación Nacional

El profesional responsable del proceso debe proyectar acto administrativo de

Convocatoria, atendiendo el cronograma fijado por el Ministerio de Educación

Nacional y verificando si hay delegación de funciones en el Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba, o si es competencia del Gobernador o

Alcalde. Quien esté facultado, de acuerdo con los costos proyectados y la

población objetiva a concursar, decidirá si es necesario adelantar el proceso en la

entidad territorial.

16. Divulgar la convocatoria

El profesional responsable del proceso divulga a través de los medios con que

cuenta la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, la convocatoria

para la evaluación de competencias y orientar a los docentes y directivos docentes

de su jurisdicción para facilitar su participación en el proceso.

17. Recibir y publicar lista de aspirantes que superan la prueba entregado por la entidad calificadora de la prueba

El Profesional Especializado responsable del proceso Talento Humano, recibe del

MEN listado de aspirantes que superan la prueba, en orden descendente de

puntajes, con el fin de publicar los resultados correspondientes y continúa con la

actividad 5.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H04.02 APOYAR LA INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA O CARRERA DOCENTE

1. Recibir documentos para inscripción y actualización del registro público de carrera administrativa o carrera docente:

El Profesional responsable del proceso en la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, recibe la documentación necesaria para la inscripción

y actualización del registro público de carrera administrativa o carrera docente:

Para los casos de personal administrativos recibe la información de la evaluación

del desempeño de los funcionarios en período de prueba de 6 meses y la

Evaluación de desempeño de los funcionarios en carrera administrativa,

Para el caso de los educadores recibe la información de la evaluación del período

de prueba de los educadores del subproceso H03.01. Evaluación del desempeño.

En ambos casos recibe el acto administrativo de nombramiento del subproceso

H02.04. Nombramiento de personal.

2. Verificar viabilidad de inscripción y actualización:

El Profesional responsable del proceso en la SED Córdoba, para los funcionarios

de carrera administrativa evalúa el cumplimiento de los requisitos necesarios

establecidos por la Ley 909 de 2004 para inscripción en carrera y de los resultados

de la evaluación del período de prueba.

Para los docentes evalúa el cumplimiento de los requisitos establecidos por la

Circular 01 de 2011 proferida por la Comisión Nacional del Servicio Civil

(http://www.cnsc.gov.co/index.php/normatividad/circulares/category/240-circulares-

vigentes) para la inscripción en carrera docente y los resultados de la evaluación

del período de prueba

El personal en período de prueba con evaluación del desempeño no satisfactoria,

será declarado insubsistente, se proyecta acto administrativo, el cual se envía

junto con la solicitud de revisión del acto administrativo al proceso M03.01. Revisar

actos administrativos, cuando se requieran ajustes, se realiza la corrección y se

envía nuevamente al proceso.

3. Comprobar cumplimiento de requisitos:

El Profesional responsable de los procesos de la SED Córdoba, revisa la

documentación entregada por el funcionario responsable del proceso H07

Actualización de hojas de vida y establece:

Para el caso de personal administrativo valida el cumplimiento de los requisitos de

conformidad con la Circular 07 de 2012 proferida por la Comisión Nacional del

Servicio Civil (inscripción, actualización o cancelación), y proyecta comunicación

http://www.cnsc.gov.co/index.php/normatividad/circulares/category/240-circulares-vigentes

http://www.cnsc.gov.co/index.php/normatividad/circulares/category/240-circulares-vigentes

Asignada por el jefe de la unidad de personal dirigida a la CNSC con los

documentos requeridos

(http://www.cnsc.gov.co/DocumentacionCNSC/Registro_Publico_de_Carrera_Adm

inistrativa/CIRCULARES/CIRCULAR%20007%20DE%202012.pdf) de acuerdo a lo

definido en el proceso E01.02. Recibir y enviar correspondencia

Para el caso de educadores, valida el cumplimiento de los requisitos de

conformidad con la Circular 01 de 2011 proferida por la Comisión Nacional del

Servicio Civil, es decir certifica el cumplimiento de los siguientes requisitos: l.

Haber sido seleccionado mediante concurso, 2. Haber sido nombrado en período

de prueba y haberlo aprobado, así como 3. Haber sido inscrito en el escalafón

docente.

Si el personal es administrativo se desarrolla la actividad 4

En caso de ser educadores se realiza la actividad 5

4. Enviar documentos a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC):

El Profesional responsable del procesos de la SED Córdoba, folia los documentos

y elabora oficio para la comisión, ver instructivo M03.01.F03 Actos administrativos

o comunicaciones escritas, adjuntando los documentos para la inscripción y

actualización del registro público de carrera administrativa, atendiendo la circular

07 de 2012

5. Diligencia el Registro Público de Carrera Docente

El Profesional Especializado responsable de la talento humano de la SED

Córdoba, de acuerdo con la delegación efectuada por la Comisión Nacional del

Servicio Civil en las entidades territoriales certificadas en educación diligencia el

registro público de carrera docente, y elabora un oficio para la CNSC, ver

instructivo M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas,

adjuntando la información de los educadores de conformidad con las fechas

establecidas en la Circular 01 de 2010.

http://www.cnsc.gov.co/DocumentacionCNSC/Registro_Publico_de_Carrera_Admi

nistrativa/CIRCULARES/CIRCULAR%20001%20DE%202011.pdf

http://www.cnsc.gov.co/DocumentacionCNSC/Registro_Publico_de_Carrera_Administrativa/CIRCULARES/CIRCULAR%20007%20DE%202012.pdf





EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.01. TRÁMITE DE

LAS PRESTACIONES SOCIALES Y ECONÓMICAS

1. Recibir solicitud:

La Oficina de Atención al Ciudadano, recibe las solicitudes de reconocimiento de

prestaciones sociales y económicas previamente revisadas, en cuanto a que los

documentos soportes necesarios se encuentren completos, frente al tipo de

solicitud, verificando la lista de chequeo que se encuentra en el módulo de

trámites del aplicativo SAC o Sistema de Información con que cuenta la ETC de

acuerdo a los lineamientos establecidos en el subproceso E01.01 Atender,

direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Esta solicitud debe estar

acompañada de las certificaciones laborales o de salarios y en casos de cesantías

definitivas, se debe anexar paz y salvo expedido por el Ente Territorial, para

adicionarlo a la documentación requerida por el fondo.

Adicionalmente se digitalizara los documentos soporte de la solicitud prestacional

para ser enviado a la Fiduciaria.

2. Revisar la solicitud, e ingresar al sistema de información único de la Fiduciaria y adjudicar un NUR (número Único de Radicado):

El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del

fondo Prestacional de la SED Córdoba, recibe del proceso E01.01 Atender,

Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes; la solicitud de reconocimiento de

prestaciones sociales y económicas en los formatos establecidos por la Sociedad

Fiduciaria, revisa y verifica el tipo de solicitud frente a los documentos soportes.

Contando con la información completa ingresa en el sistema de información único

de radicación de la Fiduciaria La Previsora, vía Internet, se registra la información

Contenida en la solicitud y los documentos soportes, el sistema asigna el número

y fecha de radicado nacional (NUR), permitiendo al usuario consultar el estado de

su solicitud a través de medios electrónicos.

3. Realizar sustanciación:


fondo Prestacional de la SED Córdoba, encargado de la solicitud de

reconocimiento de la prestación social realiza la sustanciación desde el punto de

vista legal, para el cumplimiento de la normatividad que aplica a cada uno de los

casos.

4. Liquidar la prestación:


fondo Prestacional de la SED Córdoba, con la información entregada e ingresada

en el sistema de información de la sociedad fiduciaria realiza la liquidación

económica de la prestación, teniendo en cuenta la historia salarial y laboral del

docente.

5. Proyectar acto administrativo de reconocimiento:

El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, elabora el proyecto de acto

administrativo de reconocimiento de la prestación, ver instructivo M03.01.F03,

teniendo en cuenta la información de la sustanciación legal y la liquidación

económica.

6. Verificar el cumplimiento del acto administrativo de reconocimiento:


fondo Prestacional de la SED Córdoba, revisa la consistencia del proyecto de acto

administrativo de reconocimiento de la prestación, siguiendo las actividades

contempladas en el proceso M03.01. Revisar actos administrativos, para verificar

Que se encuentre dentro del marco legal vigente, como también que cumpla con

todo el trámite y se contemple lo solicitado por el docente, si no cumple con los

requisitos, continúa con la actividad 5, en caso contrario, da el visto bueno al

proyecto de acto administrativo de reconocimiento y continúa con la actividad 7.

7. Enviar documentación a la fiduciaria:

Una vez se cuenta con toda la información, el Profesional especializado de

Talento Humano, responsable del manejo del fondo Prestacional de la SED

Córdoba, completa el expediente de la prestación social solicitada, incluyendo, el

proyecto de acto administrativo de reconocimiento, historia laboral, certificado

salarial y documentos soportes. Se agrupan por tipo de prestación solicitada, se

relacionan y se envían a la fiduciaria a través de correo certificado, de acuerdo a lo

definido en el subproceso E01.02 Recibir y enviar comunicación oficial.

8. Recibir de la Fiduciaria el expediente y el concepto:


fondo Prestacional de la SED Córdoba, recibe y revisa la hoja de liquidación de la

prestación social enviada por la Fiduciaria, el expediente y el concepto aprobado o

negado dado a través de la hoja de revisión, la cual contiene un número de

identificación y las observaciones pertinentes al acto administrativo,

documentación, correcciones, etc.

En caso de ser negada, se procede a subsanar la inconsistencia internamente o

informándole al funcionario cuando se requiera de su intervención, para que sea

enviado por segunda vez el expediente con las correcciones solicitadas y/o demás

documentos inherentes a la prestación requerida, a través a través de correo

certificado.

9. Firmar acto administrativo de reconocimiento:

Cuando el concepto dado por la Fiduciaria es de Aprobado, el Profesional

especializado de Talento Humano responsable del manejo del Fondo Prestacional

de la SED Córdoba, expide el acto administrativo de reconocimiento de las

Prestaciones sociales, para la firma por parte del Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba.

10. Asignar número y fecha al acto administrativo:

El Profesional especializado de Talento Humano responsable del manejo del

Fondo prestacional de la SED Córdoba, una vez firmada el acto administrativo de

reconocimiento de prestaciones sociales, le asigna un número correspondiente de

acuerdo con el consecutivo interno, además de especificar la fecha y hora al

documento, y se registra en el sistema de información.

11. Notificar al docente: Una vez se ha firmado el acto administrativo de reconocimiento, el Profesional

especializado de Talento Humano responsable del manejo del fondo prestacional

de la SED Córdoba, procede a notificar personalmente al docente de acuerdo con

lo definido en el subproceso E03.01 Notificación. Si el docente aprueba el acto

administrativo de reconocimiento, el proceso continúa con la actividad 12; si el

docente no aprueba el acto administrativo de reconocimiento e interpone recursos,

continúa con el proceso M02.01. Atender peticiones y vuelve a la actividad 3:

Realizar sustanciación”.

12. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago:


fondo prestacional de la SED Córdoba, envía el acto administrativo de

reconocimiento de prestaciones sociales firmado, junto con los soportes, para que

sea incluida en nómina e iniciar el pago en la sociedad Fiduciaria.

Elabora el comunicado de Orden de Pago para la firma del funcionario delegado

para su posterior envío a la fiduprevisora, anexando los documentos solicitados

por la entidad administradora (Fiduprevisora) para que el pago se haga efectivo.

13. Archivar el expediente:


Fondo prestacional, archiva los documentos dejando original del acto

administrativo y se anexan al expediente de prestaciones sociales, siguiendo el

procedimiento establecido en el proceso N02.01. Archivo de gestión, para que

finalmente se lleve al archivo de la SED Córdoba, de acuerdo al proceso H07.

Actualización de hojas de vida.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.02.

ADMINISTRACIÓN DE RECLAMACIONES POR SALUD

1. Recibir y radicar la reclamación: El Profesional Especializado de Talento Humano responsable del manejo del

fondo prestacional de la SED Córdoba, recibe las reclamaciones de los servicios

de salud, de la Oficina de Atención al Ciudadano, oficina que previamente ha

registrado las solicitudes de reclamación en el sistema de información

“seguimiento documental” de Atención al Ciudadano, para su posterior remisión al

área responsable del manejo del fondo prestacional, a través a través de los

medios establecidos en la SED Córdoba, para ello.

2. Revisar y trasladar la reclamación: El Profesional Especializado de Talento humano responsable del manejo del fondo

prestacional de la SED Córdoba, revisa la reclamación y la envía a la Entidad

Prestadora de Salud para que emita una respuesta y registra el trámite dado a la

reclamación en el sistema de información de seguimiento documental en el SAC.

Se debe mantener una copia de las reclamaciones, para llevarlas al Comité

Regional de Prestaciones Sociales, el que está conformado por: Secretario de

Despacho de la SED Córdoba o su delegado, el Profesional Universitario de

Talento Humano de la SED Córdoba, un representante de la asociación sindical

de educadores (docente) y un representante de la asociación de Rectores

(Rector).

Igualmente se debe hacer el seguimiento a quejas de los funcionarios encargados

del área de seguridad social del Magisterio en la ETC, respecto al manejo de

Novedades administrativas relacionadas con Salud.

3. Analizar el tipo de reclamación y determinar si se audita:

El Comité Regional de Prestaciones Sociales analiza el tipo de reclamación. Si

encuentra que el caso amerita auditoría médica, continúa con la actividad 4

“Elaborar informe” y solicita a la Fiduciaria que intervenga a través de la auditoria a

la entidad contratista del servicio de salud. Si la reclamación no amerita una

auditoria médica al servicio de salud prestado, se solicita a la empresa o entidad

contratista del servicio de salud que atienda de forma inmediata la reclamación del

docente.

4. Elaborar informe: El Comité Regional de Prestaciones Sociales elabora un informe de las

reclamaciones recibidas para remitirlo a la fiduciaria, para que esta a su vez

realice una auditoría médica en la entidad contratista prestadora del servicio de

salud.

5. Recibir informe y efectuar seguimiento: El Comité Regional de Prestaciones Sociales recibe el informe presentado por la

auditoría médica de la fiduciaria e inicia el seguimiento a dicho informe, con el fin

de analizar el comportamiento de la empresa o entidad contratista del servicio de

salud (EPS o IPS) y emitir el concepto de revalidación o negación de la

adquisición del servicio con dicha empresa.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESOH05.03 AFILIACIÓN DE DOCENTES AL FNPSM

1. Realizar afiliación del Docente al FNPSM

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, inicia

la afiliación del Docente al FNPSM, inmediatamente después de la posesión

del

Docente e ingresa al Sistema de Información de Gestión de recursos Humanos los

documentos requeridos.

Una vez realizada la afiliación del docente, la Fiduciaria reporta la nueva afiliación

a la IPS que presta el servicio de salud a los docentes en la ETC e informa al

docente vía correo electrónico respecto a la red del prestador de servicios de

salud en su región.

2. Afiliar a los beneficiarios del nuevo docente a la IPS.


Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, afilia a los

beneficiarios del nuevo docente a la IPS que presta el servicio de salud a los

docentes en la entidad territorial.

3. Enviar documentación para la afiliación del FOMAG-Fiduciaria.


Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, realiza el

envío físico a la Dirección de Afiliaciones del FOMAG-Fiduciaria, de los

documentos requeridos (copias del Acta de Posesión, de la cédula de ciudadanía,

del resultado del examen médico de ingreso) para la legalización de la afiliación al

nuevo docente.

Después de esto, la Fiduciaria inicia la historia prestacional del docente incluyendo

todas las copias de los documentos remitidos por la Secretaría de Educación

Departamental de Córdoba, quedando registrada la fecha de posesión como la del

inicio de los efectos fiscales para las prestaciones.

Además la Fiduciaria envía correo electrónico al nuevo docente que se afilia al

FOMAG, informándole sobre su afiliación y la forma de descargar su carnet de

afiliación directamente de la página web del Fondo, www.fomag.gov.co, así como

acceder a toda la información respecto a sus beneficios y derechos como afiliados.

http://www.fomag.gov.co/

4. Generar reporte mensual de afiliaciones.


Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones de los docentes

al Fondo de Prestaciones, genera el reporte diariamente de afiliaciones del

Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos y lo remite a la

Dirección de Afiliaciones del FOMAG-Fiduciaria para llevarle un seguimiento a las

mismas.

5. Revisar inconsistencias de afiliaciones.



al Fondo de Prestaciones, recibe diariamente del funcionario de la Fiduciaria vía

correo electrónico las inconsistencias que se presentan en las afiliaciones.

Si se presentan inconsistencias pasa a la actividad 6.

Si no se presentan inconsistencias pasa a la actividad 8.

6. Corregir inconsistencias en el Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos.


Departamental de Córdoba corrige en el Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos la información remitida por la Fiduciaria en los 2 días

siguientes a su recibo.

7. Enviar corrección de las inconsistencias de afiliaciones.



al Fondo de Prestaciones, envía al funcionario de la Fiduciaria vía correo

electrónico las correcciones de las inconsistencias que se presentaron en las

afiliaciones.

8. Enviar novedad a nómina.


Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones envía al

funcionario de nómina la novedad para realizar el descuento correspondiente.

9. Registrar el descuento de la tercera parte del salario establecido para el

docente.


Departamental de Córdoba encargado de la nómina recibe la novedad y registra el

descuento de la tercera parte del salario establecido para el docente, como cuota

de afiliación al FOMAG, según lo establecido por la Ley 91 de 1989.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.04 PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS LABORALES DEL MAGISTERIO.

1. Solicitar a la IPS la realización del examen de ingreso.


Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, solicita a la

IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio la realización del examen de

ingreso del docente que aspira ingresar al servicio público estatal, antes de

realizar su posesión.

Por lo tanto, la IPS realiza el Perfil de Riesgo Laboral del docente aspirante a

ingresar al servicio público estatal y remite resultados a la Secretaría de

Educación Departamental de Córdoba.

2. Recibir el resultado del examen de ingreso.


Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, recibe el

resultado del examen de ingreso del docente aspirante a ingresar al servicio

público estatal, para generar acto administrativo correspondiente.

Si el resultado del examen médico no cumple pasa a la actividad 3.

Si el resultado del examen médico cumple pasa a la actividad 4.

3. Enviar resultado del examen médico que no cumple con los requisitos.


Departamental de Córdoba envía al subproceso E03.01. Notificación, para que se

notifique al aspirante del cargo que el resultado del examen no cumple con los

requisitos.

4. Ingresar al módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el

resultado del perfil de riesgo laboral del docente.


Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, ingresa al

módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el resultado del perfil

de riesgo laboral del docente recientemente posesionado, registrando el nivel de

riesgo respecto a las 3 enfermedades laborales de mayor incidencia y a las

acciones de intervención en que deberá participar, según resultados del examen

de ingreso.

5. Verificar que a toda la planta de personal docente de la ETC haya realizado

el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada.


Departamental de Córdoba verifica que a todos los docentes de la planta de

personal docente de la ETC (Entidad Territorial Certificada) se les haya realizado

el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada y que el informe

respectivo esté radicado en la historia laboral de cada docente activo.

6. Articular con los Directivos Docentes y la IPS la realización de talleres de

intervención del riesgo laboral.


junto con el Secretario(a) de Educación Departamental de Córdoba articula con

los Directivos Docentes de los establecimientos educativos de su ETC (Entidad

Territorial Certificada) y con la IPS encargada de los servicios de salud al

Magisterio la realización de los talleres de intervención del riesgo laboral y la

asistencia de los docentes en jornadas que no interfieran con la prestación del

servicio educativo en cada establecimiento educativo.

7. Solicitar la realización de los panoramas de riesgo


Departamental de Córdoba verifica según periodicidad establecida por la IPS

encargada de los servicios de salud al Magisterio realicen los panoramas de

riesgo de los establecimientos educativos, y en forma extraordinaria cuando el

Directivo Docente de la institución identifique la necesidad y lo comunique a la

ETC (Entidad Territorial Certificada).

8. Analizar las observaciones del panorama de riesgos


Departamental de Córdoba en compañía con el Secretario(a) de Educación

departamental de Córdoba, analiza con la IPS encargada de los servicios de salud

al Magisterio, las observaciones consignadas en los panoramas de riesgo de los

Establecimientos educativos de su ETC (Entidad Territorial Certificada), con el fin

de atender las recomendaciones para prevenir los accidentes laborales en las

instituciones como puestos de trabajo.

9. Identificar y analizar situaciones especiales que afectan el clima institucional

y laboral.


Departamental de Córdoba en compañía con el Secretario(a) de Educación

departamental de Córdoba, identifica y analiza con los Directivos Docentes

aquellos establecimientos educativos que presentan situaciones especiales que

afectan el clima institucional y laboral, y coordinan con las IPS encargada de los

servicios de salud al Magisterio, las intervenciones preventivas a adelantar en las

instituciones.

10. Realizar seguimiento a los talleres de intervención del riesgo laboral


Departamental de Córdoba hace seguimiento a la realización y asistencia de los

docentes a los talleres de intervención del riesgo laboral, que son ejecutados por

la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.

11. Analizar los indicadores de impacto de los programas de prevención de los

riesgos laborales y coordinar las acciones a seguir según los resultados obtenidos.


Departamental de Córdoba analiza con la IPS encargada de los servicios de salud

al Magisterio y la Fiduciaria, los indicadores que registran el impacto de los

programas de prevención de los riesgos laborales en la salud laboral de los

docentes de la ETC (Entidad Territorial Certificada) y coordinan conjuntamente las

acciones a seguir según los resultados obtenidos.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.05

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ REGIONAL DE PRESTACIONES Y SALUD.

1. Seleccionar el representante por parte de los docentes.


Departamental de Córdoba conjuntamente con el Secretario de Educación

departamental de Córdoba, al iniciar el año lectivo en la reunión con sus directivos

docentes coordina la designación del rector que formará parte del Comité Regional

de Prestaciones y Salud de la ETC (Entidad Territorial Territorial).

2. Recepcionar quejas presentadas por los docentes.


Departamental de Córdoba recepciona las quejas presentadas por los docentes

sobre los trámites de reconocimiento de prestaciones económicas y la prestación

del servicio de salud, y las presenta en las reuniones semanales de veedores de

salud y auditores médicos para atenderlas, así determinar cuáles deben ser

discutidas en la sesión mensual del Comité Regional de Prestaciones y Salud.

3. Reunir los asuntos administrativos que afectan la prestación del servicio

educativo.


Departamental de Córdoba reúne mensualmente los asuntos administrativos

relacionados con afiliaciones, trámites y prestación del servicio de salud, que

impactan la prestación del servicio educativo, como son: Incapacidades,

Valoraciones Laborales, Pensiones de Invalidez, y Remisiones.

4. Realizar convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de

Prestaciones y salud.


Departamental de Córdoba junto con el Secretario de Educación departamental de

Córdoba realiza la convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de

Prestaciones y Salud, acompañándola de la agenda a seguir y de las funciones

Del Comité Regional descritas en el artículo 8, del Decreto 2831 del 2005. Para

cada sesión, el funcionario encargado en la ETC (Entidad Territorial Certificada)

debe remitir a la Fiduciaria y a los prestadores de salud los temas y casos

especiales a tratar en la sesión del comité y la información que se requiere sea

presentada y discutida.

5. Elaborar acta de cada sesión.


Departamental de Córdoba, en su calidad de Secretario del Comité, elabora el

acta de cada sesión que contenga los temas de la agenda.

6. Revisar las tareas y compromisos adquiridos en la sesión anterior.


Departamental de Córdoba, en su calidad de Secretario del Comité, inicia con la

lectura del acta de la reunión anterior la cual contiene las tareas y compromisos

adquiridos.

7. Evaluar el funcionamiento del Comité Regional de Prestaciones y Salud.


Departamental de Córdoba realiza una sesión al final del año lectivo para evaluar

con todos los participantes permanentes el funcionamiento del Comité Regional de

Prestaciones y Salud, y para realizar el informe anual que envía la ETC (Entidad

Territorial Certificada) al Consejo Directivo del FNPSM (Fondo Nacional de

Prestaciones Sociales del Magisterio).

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H5.06. SEGUIMIENTO A INCAPACIDADES, REMISIONES MÉDICAS Y VALORACIONES LABORALES

1. Determinar tipo de novedad administrativa

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba determinar el tipo de novedad administrativa relacionada con los servicios de salud: Si la novedad es una incapacidad, ejecuta la actividad 2–11. Si la novedad es una valoración laboral, ejecuta la actividad 12-17. Si la novedad es una remisión médica, ejecuta la actividad 18-19.

2. Ingresar incapacidades.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, ingresa diariamente al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, las novedades de incapacidades médicas de los docentes, otorgadas y enviadas por la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio. Si la incapacidad es menor o igual a dos días pasar actividad 3. Si la incapacidad es mayor de dos días pasar actividad 4.

3. Informar al directivo docente las incapacidades menores o iguales a dos días.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado para que proceda a organizar el servicio educativo con los demás docentes de la institución.

4. Informar al directivo docente las incapacidades mayores a dos días.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado para que proceda a organizar el servicio educativo durante los dos primeros días con los demás docentes de la institución, y coordina la provisión del cargo a partir del tercer día con horas extras o por provisionalidad. Si la vacante a proveer es temporal con horas extras pasar actividad 5.

Si la vacante a proveer es temporal con docente provisional pasar actividad 6.

5. Proveer vacantes temporales con horas extras.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, coordina con el directivo docente la provisión del servicio con un docente de la jornada contraria en el mismo EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado o busca un docente de otro EE, después pasa a la actividad 9.

6. Proveer vacantes temporales con docente provisional

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE donde labora el docente que ha sido incapacitado, que se nombrará un docente de la lista de provisionales y procede a ejecutar inmediatamente el procedimiento de su vinculación. La Secretaría de Educación Departamental de Córdoba debe mantener actualizada esta bolsa de empleo provisional.

7. Seleccionar docente de la región.

Si debido a la ubicación geográfica de la vacante temporal, se dificulta la provisión del cargo con un docente provisional, el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba coordina con el directivo docente del EE la selección de un docente de la región y proceden a ejecutar inmediatamente el procedimiento de su vinculación provisional vía medios electrónicos.

8. Coordinar provisión de vacante con el mismo docente incapacitado.

Si debido a la ubicación geográfica de la vacante temporal, se imposibilita la provisión del cargo por horas extras o con un docente provisional, el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba coordina la provisión de la vacante con horas extras ejecutadas por el mismo docente incapacitado, una vez se reintegre al servicio, y en jornada contraria o en días no hábiles.

9. Realizar trámite de recobro a la entidad Fiduciaria.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, realiza el trámite de recobro a la entidad Fiduciaria por la incapacidad provista por horas extras o por provisionalidad, según el procedimiento establecido por la entidad fiduciaria, anexando el original de la incapacidad médica otorgada al docente titular y el comprobante de pago del docente encargado de hacer la suplencia. Debe proveerse inmediatamente el cargo vacante temporalmente; sin embargo, con el ánimo de cumplir con la totalidad del tiempo de clase de los estudiantes, el reemplazo puede ejecutarse en cualquier tiempo posterior, dentro del año lectivo.

10. Analizar casos de incapacidades recurrentes y solicitar valoraciones médica laborales el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, analiza los casos de incapacidades médicas recurrentes y solicita a la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio, la realización de las valoraciones médico laborales a los docentes que las registran, con el fin de definir la capacidad laboral de los docentes.

11. Analizar casos de incapacidades superiores a 110 días y solicitar valoración medica

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, hace seguimiento a casos de incapacidades superiores a 110 días para solicitar la valoración médico laboral, y si procede, según el resultado, inicia el trámite de la pensión de invalidez.

12. Solicitar valoración medico laboral a la IPS.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, solicita la realización de la valoración médico laboral a la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.

13. Elaborar y enviar citación al docente que requiere valoración.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, elabora y envía la citación en forma escrita al docente que se requiere valorar, según fecha y hora informada por la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.

14. Realizar seguimiento del cumplimiento de la valoración médica.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, hace seguimiento al cumplimiento de la citación al docente para la realización de la valoración médico laboral; si no asiste en una primera citación, solicita nuevamente la cita de valoración; y así hasta una tercera citación, procediendo con las medidas disciplinarias contempladas en la no atención a acciones de obligatorio cumplimiento. Una vez realizada la valoración por el Médico Laboral y, conocido por el docente el resultado de la misma, la IPS prestadora del servicio de salud deberá remitir a la ETC el resultado correspondiente, el mismo día de su realización.

15. Recibir los resultados de la valoración médico laboral y tomar las acciones administrativas.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, recibe los resultados de la valoración médico laboral y procede a realizar las acciones administrativas correspondientes, según los resultados obtenidos. Si el médico laboral ha determinado una pérdida de la capacidad laboral que ocasiona el derecho al reconocimiento a una Pensión de Invalidez, la ETC deberá iniciar inmediatamente el procedimiento para el reconocimiento de la pensión de invalidez

16. Iniciar tramite de pensión de invalidez.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba digitaliza los documentos requeridos y los remite a la entidad fiduciaria para iniciar inmediatamente el trámite de pensión de invalidez, realiza oportuna y prioritariamente cualquier trámite de ajuste que se requiera, expide el acto administrativo de reconocimiento, tramita la firma, notifica del mismo al docente incapacitado laboralmente, y lo remite a la entidad Fiduciaria, de conformidad con el Decreto 2831 de 2005.

17. Enviar solicitud a la Fiduciaria para pago de la mesada pensional.

El funcionario de la entidad fiduciaria recibe la solicitud del funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba y procede a efectuar este trámite prioritario, en un término no superior a cinco (5)

días hábiles para su revisión, y una vez recibido el Acto Administrativo que reconoce la Pensión de Invalidez, junto con los soportes requeridos, la entidad Fiduciaria, una vez cumplidos los requisitos establecidos, en un término no superior a 10 (diez) días hábiles deberá realizar el pago de la mesada pensional correspondiente.

18. Recibir información de las remisiones realizadas.

El docente recibe del médico de la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio un certificado de remisión para recibir la prestación de servicios de salud en un municipio diferente a su lugar de trabajo, y lo presenta al directivo docente de su EE para justificar su ausentismo laboral. La IPS prestadora de los servicios de salud al Magisterio comunica al funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba las remisiones entregadas a los docentes para recibir la prestación de servicios de salud en un municipio diferente a su lugar de trabajo, para comunicárselo a los respectivos directivos docentes para justificar los ausentismos laborales. El directivo docente del Establecimiento Educativo informa al funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba la ejecución de la novedad y realiza las acciones requeridas para la continuidad en la prestación del servicio educativo. La IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio informa a la Fiduciaria sobre las remisiones realizadas para que se hagan los controles correspondientes relacionados con la oportunidad de las citas médicas a los docentes en los municipios donde fueron enviados para recibir atención de salud.

19. Hacer seguimiento al reintegro del docente al Establecimiento Educativo.

El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba hace seguimiento al reintegro del docente al establecimiento educativo.


EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.01.

ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES

1. Recibir y clasificar novedades:

El Profesional Especializado responsable del proceso de Nómina de la SED

Córdoba, recibe los documentos de los procesos:

INTERNO


administrativo del sector educativo. Acto administrativo de novedad de personal

con soportes.

H02.04. Nombramiento de personal, los documentos. Hoja de vida función pública

y documentos soporte, listado de personal nombrado, acta de posesión, acta de

inicio de labores, certificado de inducción.

H03.01. Evaluación del desempeño. Reporte de evaluación del desempeño. Acto

administrativo de insubsistencia nombramiento.

H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente. Acto administrativo de

ascenso en escalafón con soportes, Acto administrativo de inscripción o

reinscripción en escalafón con soportes.

H04.02. Apoyar la inscripción y actualización del registro público de carrera

administrativa. Registro de inscripción y actualización del registro público en

carrera administrativa.

H03.02. Capacitación y H03.03 Bienestar Laboral. Acto administrativo de

reconocimiento de incentivos.

EXTERNO

E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Establecimiento

Educativo: el reporte de horas extras, ver anexo instructivo H06.01.F02 Reporte de

horas extras o reportes de días no laborados, recargos, compensatorios,

ausentismo, certificación de inicio de labores por parte del rector y demás

novedades que se generen desde el establecimiento. De las entidades

competentes recibe los embargos y desembargos. De las cooperativas y

entidades bancarias del estado, libranzas. Se verifica que la documentación

entregada esté completa según el requerimiento (verificando la lista de chequeo

que se encuentra en el módulo de trámites del aplicativo SAC-Sistema de

Atención al Ciudadano).

Estas novedades se clasifican según su tipo y diferenciando a personal docente y

administrativo. Las mismas se registran en el formato H06.01.F01. Planilla de

control de novedades y se reciben de acuerdo a las fechas estipuladas en el

Cronograma de nómina.

2. Distribuir novedades:

De acuerdo con esto el Profesional Especializado responsable del proceso de

Nómina de la SED Córdoba, reparte las novedades dentro del personal de nómina

de la dependencia.

3. Verificar documentación de la novedad:

El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, verifica la novedad de

acuerdo con la normatividad vigente y los documentos soportes necesarios para

su trámite, si no cumple con los requisitos hace un requerimiento al funcionario

para que los complete y continúa con la actividad 1, de lo contrario se continúa

con la actividad 4.

4. Ingresar novedad:

Las novedades son grabadas por el Profesional Especializado responsable del

proceso de Nómina de la SED Córdoba en el Sistema de Información de Gestión

de Recursos Humanos Humano, en el módulo Compensación y Laborales,

teniendo en cuenta los siguientes datos del acto administrativo: cédula, novedad,

fecha de inicio, duración, tipo de documento, número y fecha del documento más

Las observaciones que se consideren pertinentes al grabar la novedad. De

acuerdo con el tipo de novedad se sigue el procedimiento establecido del manual

de usuario y administración del Sistema de Información de Gestión de Recursos

Humanos Humano Versión Web, para el ingreso de novedades.

5. Verificar novedad:

El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, revisa de manera aleatoria

y por usuario del aplicativo, un grupo de novedades para asegurar la calidad de

las mismas, además de las novedades que hayan presentado inconvenientes

durante su ingreso, confrontando el contenido del acto administrativo contra lo

grabado en el sistema y teniendo en cuenta cédula, tipo de novedad, fecha de

inicio del evento, duración, número y fecha del acto administrativo.

Si la novedad presenta inconsistencias o requiere ajustes se pasa a la actividad 6.

De lo contrario una vez que se finalice el período de ingreso de novedades, se

continúa con el proceso H06.02. Liquidación de prenómina y nómina, luego de lo

cual continúa con la actividad 7.

6. Corregir novedad:

El Profesional Especializado responsable del proceso de Nómina de la SED

Córdoba, debe revisar todas las novedades ingresadas por él en el día o días de

novedades y corregir todas las novedades que presenten inconsistencias.

7. Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida:

Una vez ingresadas y verificadas las novedades en el sistema de nómina, el

funcionario de Nómina de la SED Córdoba, envía las novedades al proceso

H07.01. Actualización del sistema de información para la actualización de la hoja

de vida del interesado.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.02. LIQUIDACIÓN DE PRENÓMINA Y NÓMINA

1. Liquidar la prenómina:

El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED

Córdoba, efectúa la liquidación para validar si la información de las novedades

ingresadas al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos que

quedaron registradas o no, se utilizan los módulos de Planta y personal y

Compensación y laborales del Sistema de Información de Gestión Recursos

Humanos para realizar estas labores. La liquidación se realiza basada en la

parametrización del sistema de información de acuerdo a la normatividad vigente y

la información entregada por las cajas de compensación, entidades de seguridad

social, entidades financieras y sociedad fiduciaria.

2. Verificar la prenómina liquidada:


Córdoba, revisa y verifica si existen o no inconsistencias o errores en la liquidación

de la prenómina comparando los reportes generados desde el sistema, contra las

novedades registradas en el Formato H01.03.F02 Informe de novedades

tramitadas si existen inconsistencias, pasa a la actividad 3 para determinar el tipo

de inconsistencia. Si no existen inconsistencias pasa a la actividad 5 para

liquidación.

3. Revisar y verificar inconsistencias:


Córdoba, revisa y verifica las inconsistencias o errores en la liquidación de la

prenómina, se verifica si estos errores detectados corresponden a novedades, en

cuyo caso se realiza los ajustes respectivos. Si el error no corresponde a

novedades y se da por otro factor, se busca la causa y se subsana, realizando la

actividad 4. Si no se presentan errores, se continúa con la actividad 5 para hacer

la respectiva liquidación de nómina.

4. Corregir inconsistencias y errores:


Córdoba, y cuando sea necesario el funcionario Administrador del Sistema de

Información de Gestión Recursos Humanos, de Servicios Informáticos de la SED

Córdoba, ajusta y corrige los errores generados en la pre nómina cuando se trata

de algún factor diferente a novedades y se continúa con la actividad 2 para que se

revise nuevamente y quede subsanada la inconsistencia, analizando cada uno de

Los registros de consolidación. En caso de ser necesario se hace un llamado para

obtener soporte a través de la mesa de ayuda del sistema de información.

5. Liquidar nómina:


Córdoba, después de haber subsanado las inconsistencias encontradas en la

liquidación de la prenómina y de haber controlado y revisado los datos ingresados

al sistema, contra los documentos, procede a liquidar la nómina y da la

autorización para la generación de los reportes. La nómina liquidada se envía al

subproceso H06.03. Generación de reportes.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.03. GENERACIÓN DE REPORTES

1. Imprimir listados y reportes:

Una vez se tiene la nómina liquidada el funcionario de Talento Humano de la SED

Córdoba, imprime los reportes de nómina. Los reportes son los siguientes:

a. Consolidado de Nómina

b. Embargos

c. Libranzas

d. Pagos ARP

e. Pago seguridad social

f. Pago pensiones

g. Pago cesantías

h. Pago cajas de compensación

i. Resolución de pago

j. Archivos planos para dispersión de nómina de acuerdo a los formatos establecidos por las entidades involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensación, Fondos, otras Entidades).

2. Aprobar listados:


Córdoba, una vez se tienen impresos los reportes de nómina, son firmados por el

nominador, el Profesional Administrativo y Financiero y Profesional Universitario

de Nómina. Una vez están firmados los reportes se remiten directamente al

proceso J01.02. Ejecutar presupuesto, para continuar con el trámite en la actividad

3, si no se aprueban los listados se devuelve al subproceso H06.02 Liquidación de

prenómina y nómina y finaliza proceso.

3. Generar reportes adicionales y archivar:

El Profesional Especializado responsable de la Nómina en la SED Córdoba,

genera los reportes de la nómina y las novedades de personal que se hayan

producido durante el mes inmediatamente anterior en los formatos establecidos

por la sociedad fiduciaria encargada del manejo de los recursos del Fondo

Nacional de Prestaciones Sociales. Así como los reportes al Fondo Nacional del

Ahorro, a Colfondos y los comprobantes de pago para los docentes y directivos

docentes; una vez firmados por el Secretario de Educación departamental de

Córdoba y por el funcionario de Administrativa y financiera de la SE, los envía

utilizando los medios disponibles en la SED Córdoba. Al finalizar el proceso se

toma la documentación de las novedades y los reportes, cuando se trata de actos

administrativos y reportes se continúa con el subproceso H07.01. Actualización del

sistema de información, para los demás documentos se sigue el procedimiento de

archivo de gestión con el subproceso N01.02 Archivo de Gestión.


EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H07.01 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Apertura de hojas de vida con soportes:

El Técnico Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de

la SED Córdoba, recibe los documentos necesarios para abrir la hoja de vida del

nuevo funcionario, los cuales son enviados por el subproceso H06.01.

Administración de novedades: Formato único de hoja de vida de la función pública

con soportes, decreto de nombramiento, acta de posesión, acta de inicio de

labores, constancias de inducción, certificado de no asistencia a inducción y carta

de aceptación del cargo. Este funcionario revisa que la documentación esté

completa y verifica que no presente errores, para abrir una carpeta que debe

identificar con el nombre completo, número de documento de identificación y

número correspondiente de ubicación en el archivo.

2. Ingreso de novedades a historia laboral:

El Técnico Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de

la SED Córdoba, recibe los actos administrativos de insubsistencia, actos

administrativo de ascenso en escalafón con soportes, actos administrativos de

inscripción o reinscripción en escalafón con soportes, registro de inscripción en

carrera administrativa. Del proceso H03.01. Evaluación del desempeño, H03.02.

Capacitación y H03.03 Bienestar Laboral, certificados de capacitación, acto

administrativo de reconocimiento de incentivos, H05.01. Trámite de las

prestaciones sociales y económicas y ubica estos documentos en las historias

laborales respectivas.

3. Ingresar hoja de vida al sistema de Información:

Es responsabilidad de cada una de las dependencias que generan documentos de

novedades, ingresar al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos,

la información pertinente, para que posteriormente dichos documentos sean

enviados al Profesional Universitario responsable de la administración de las hojas

de vida, para que sean archivados en las hojas de vida correspondientes.

4. Recibir documentos soporte de novedades:

El Técnico Administrativo de Archivo responsable de la administración de las hojas

de vida de la SED Córdoba, cada vez que se genere una novedad cuyo soporte

deba reposar en las hojas de vida de los docentes, directivos docentes y

Administrativos del SGP, o pagados con recursos propios, recibe mediante un

oficio del área correspondiente o del funcionario, los documentos que deben ser

incluidos en las historias laborales respectivas:

H02. Provisión del personal e inducción, H02.05. Inducción de personal. Certificado de inducción, oficio de inasistencia a inducción.

H03. Desarrollo de personal. Certificados de capacitación, acto administrativo de reconocimiento de incentivos, calificación de evaluación del desempeño.

H04.01 Inscripción y ascenso en escalafón docente. Rechazo solicitud, insubsistencia de inscripción.

H05.01 Trámite de las prestaciones sociales y económicas. Acto Administrativo de reconocimiento de prestaciones.

M02.01. Atender peticiones. Copia recurso de reposición para hoja de vida.

H06. Administración de la nómina: Actos administrativos de novedades administrativas (permisos, fallecimiento, renuncia, abandono del cargo, licencias, vacaciones, retiros, reintegros, traslados, encargos, comisiones y permutas), acto administrativo de insubsistencia nombramiento, acto administrativo de ascenso en escalafón con soportes, acto administrativo de inscripción o reinscripción en escalafón con soportes, registro de inscripción en carrera administrativa entre otros.

De la comunidad Educativa. Universidades de Educación Superior. Se reciben la información de títulos y certificaciones.

Áreas de la SED Córdoba. Solicitud de información.

5. Verificar la calidad de los datos ingresados al sistema de información:

El Técnico Administrativo responsable de la administración de hojas de vida de la

SED Córdoba, antes de archivar físicamente los documentos soporte, debe

verificar que los datos ingresados al Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos, hojas de vida, corresponda a los consignados en los

documentos físicos, datos personales del funcionario, de los beneficiarios,

formación académica, experiencia laboral, actos administrativos (ascensos,

Nombramientos, traslados), fondos a los cuales se encuentra adscrito (pensión,

salud, cesantías, riesgos profesionales), información financiera y cuentas

bancarias para consignación o transferencia electrónica de la nómina, esté

correcta y de no serlo, debe hacer las correcciones pertinentes y se devuelve el

documento mediante oficio al área que lo produjo, para su corrección.

6. Archivar documentos soporte:

El Técnico Administrativo de Archivo responsable de la administración de hojas de

vida de la SED Córdoba, archiva los documentos soporte en la historia laboral de

los docentes, directivos docentes y administrativos en el archivo físico de la

Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.

El archivo de las historias laborales, así como de los actos administrativos de

novedades y demás documentos soporte se manejan de acuerdo al subproceso

N02.01. Archivo de gestión.

7. Solicitar información sobre hoja de vida:

Los funcionarios designados de la SED Córdoba, los docentes, directivos

docentes y administrativos pueden solicitar información de las hojas de vida,

mediante oficio, verbalmente o por correo electrónico y solamente a través de la

oficina de Atención al Ciudadano de acuerdo a los lineamientos establecidos en el

proceso E01.01. Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Si la

solicitud es interna se usa el formato carta u oficio, ver anexo instructivo

M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas.

8. Consultar sistema y dar respuesta a solicitud:

El Técnico Administrativo responsable de la administración de hojas de vida de la

SED Córdoba, según el tipo de solicitud hecha, consulta el sistema y genera el

reporte respectivo para dar respuesta mediante oficio a la solicitud hecha. En

caso de encontrarse la información solamente en físico, el Técnico Administrativo

responsable de la administración de hojas de vida, procede a revisar los

documentos y a generar el documento que da respuesta a lo solicitado.

Finalmente y en cualquiera de los dos casos, envía la respuesta mediante oficio,

Ver anexo instructivo M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones

escritas, a la oficina de Atención al Ciudadano para que sea entregada a quien la

solicitó, de acuerdo con lo definido en el proceso E01. Gestionar solicitudes y

Comunicación Oficial.

EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H07.02 GENERACIÓN DE CERTIFICADOS

1. Recibir solicitud de certificado:

El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de

la SED Córdoba, recibe:

E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. El funcionario de

Atención al ciudadano SAC, solicita al docente, directivo docente, funcionario del

establecimiento educativo o funcionario de las dependencias de la SED Córdoba,

el recibo de pago y el formato de solicitud de certificados, ver anexo instructivo

H07.02.F01 Solicitud de certificados, en el cual se hace la solicitud respectiva. De

acuerdo a esto verifica que la información entregada esté completa según el

requerimiento (verificando la lista de chequeo que se encuentra en el módulo de

trámites del aplicativo).

2. Elaborar certificado:


la SED Córdoba, revisa la solicitud identificando el certificado requerido, y con

base en los datos del solicitante consulta el Sistema de Información de Gestión de

Recursos Humanos Humano y genera el certificado a través del módulo de

reportes (Ver manual de usuario del sistema). Si la información que se requiere se

encuentra en físico, entonces debe ser obtenida de los documentos que reposan

en la hoja de vida para elaborar el documento solicitado.

3. Verificar certificado:


la SED Córdoba, verifica que el certificado este correcto, en caso en que lo esté,

continua en la actividad 4, en caso contrario continúa con la actividad 2.

4. Aprobar certificado mediante firma:


la SED Córdoba, competente según sus funciones y proceso a cargo, revisa el

certificado y lo remite al líder del Área de Talento Humano para la respectiva firma.

5. Entregar certificados:


la SED Córdoba, remite los certificados de historia laboral o salarial para ser

entregados al solicitante utilizando los medios disponibles en la SED Córdoba, de

acuerdo a los lineamientos establecidos en el proceso E01.01 Atender, direccionar

y hacer seguimiento a solicitudes, copia de los mismos se entrega al proceso

H07.01. Actualización del sistema de información.

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