Manejo de filtros y ordenación de datos

[MS EXCEL 2010] ESPOCH

Informática Página 1

MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS

Aplicación de filtros: Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los

registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan

con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro).

Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las

cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña

Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Ilustración 1 Lista desplegable para la creación de filtros



Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un

menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar

el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que

tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú,

donde se despliegan una serie de opciones:

Ilustración 2 Opciones para la creación de filtros

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos

condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel

evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple,

mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición

habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber

o no un grupo de caracteres.

Ilustración 3 condiciones para la aplicación de autofiltros



Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de

icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción

(Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También

podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Ejemplo del uso de filtros:

Ilustración 4 Lista a la que se ha aplicado un filtro



Ilustración 5 Selección de filtro - notas 9 y 10

Ilustración 6 Filtro creado



Ordenación de datos: Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual

es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de

forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes

columnas a la vez, siguiendo una jerarquía

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que

queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección

Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente

respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio

de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará

todo el conjunto de la fila.

Ilustración 7 Ejemplo de tablas ordenadas

El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un

criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de

diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que

queremos ordenar.

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los

nombres de columna (columna A, columna B, ...).



Ilustración 8 Ordenar por varios criterios

Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede

elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su

icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O

bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar

nivel, como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo

por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por

apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,

aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se

ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los

demás niveles en orden descendente.



BIBLIOGRAFÍA:

1. Microsoft Office Excel 2010. Briik [página en internet] Manuales en línea.

[acceso 20 de diciembre 2013]. Disponible en:

http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-

Excel-2010.pdf

2. Microsoft Excel 2010 Básico Manual de Usuario. Consejo de la Judicatura

Federal Secretaría Ejecutiva de Obra, Recursos Materiales y Servicios

Generales Dirección General de Informática [acceso 20 de diciembre 2013].

Disponible en:

http://www.campus.cjf.gob.mx/campuscjf/manual/ManualExcelBasico2010.p

df

Documents

Manejo de filtros y ordenación de datos