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IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

UNIDAD:

DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACION

FECHA DE ELABORACIÓN:

NOVIEMBRE, 2010.

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:

DEPARTAMENTO DE CONTROL ESCOLAR


POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Dirección: Planeación y Evaluación Fecha de elaboración: Noviembre 2010

Departamento: Control Escolar Hoja: 1 de 1

Todas las actividades del personal adscrito a este departamento, serán debidamente supervisadas. Una de las prioridades del Departamento de Control Escolar, es la atención al público. en cada una de las acciones que se realicen (reuniones de trabajo, solicitud de materiales, etc;) habrá ingerencia de la Dirección de Planeación y Evaluación a través de un Vo. Bo. Los conflictos que se presenten en el desarrollo de las actividades diarias, tendrán un trato especial. Se llevará un debido control para que los recursos requeridos para el trabajo diario, se soliciten a tiempo. Con el fin de que conozca los problemas a tratar en las reuniones de trabajo, se le hará la invitación previa a la Dirección de Planeación y Evaluación para que asista a las mismas. Todo procedimiento emprendido por el Depto. De Control Escolar será del conocimiento y de común acuerdo de la Dirección de Planeación y Evaluación. Todo oficio emitido por el Depto. De Control Escolar llevará visto bueno de la Dirección de Planeación y Evaluación excepto los casos en que por disposición normativa deba ser ejercida por el Jefe del Departamento. Todo oficio que requiera la firma de la Dirección General será rubricado por la Dirección de Planeación y Evaluación y el Depto. emisor del mismo.

Formuló

Profr. Esteban Méndez Torres

Revisó

Prof. J. Jesús Gutiérrez Zúñiga

Autorizó


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Instrucciones sobre Inscripciones y Reinscripciones de alumnos

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Dar instrucciones a los Inspectores sobre la elaboración de la documentación de inscripciones y reinscripciones de alumnos.

ÁREAS DE APLICACIÓN:

Unidades administrativas que intervienen en el proceso inscripción y reinscripción de alumnos.

Dirección de Planeación y Evaluación.

Dirección de Servicios Educativos.

Departamentos de Nivel Educativo.

Inspectores escolares de cada nivel educativo


POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Dirección: Planeación y Evaluación Fecha de elaboración: Noviembre 2010.


Procedimiento: Instrucciones sobre inscripciones y reinscripciones de alumnos.

1. Las convocatorias para las reuniones de cada uno de los niveles educativos, se harán en base a la

programación anual y deberán precisar con la suficiente claridad el lugar y la fecha, para evitar confusión de parte de los asistentes.

2. Los instructivos para el llenado de los formatos de la inscripción (alumnos de nuevo ingreso) y reinscripción

(alumnos que ya estuvieron en el plantel en el ciclo escolar anterior) se elaboraran con mucho cuidado de tal manera que sean claros y precisos.

3. La carpeta de trabajo debe contener los siguientes documentos:

a) Orden del día. b) Modelos de formatos e instructivos de llenado. c) Programación de fechas para entrega y revisión de la documentación. d) La normatividad de Control Escolar de nivel educativo correspondiente.

4. Se darán las orientaciones precisas a los inspectores, para que a su vez las transmitan a los Directores bajo su

control. 5. La revisión de la documentación se hará en forma detallada con el fin de evitar conflictos, en caso de regresarla

para su reposición. 6. Para la captura de datos e impresión de las boletas de calificaciones se hará una revisión previa del equipo y

de los materiales requeridos para tal fin. 7. Se darán instrucciones precisas al personal administrativo para que su trabajo se realice en forma responsable,

en consideración a que el servicio que se proporciona debe ser de calidad.

Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-01 Inscripción de Preescolar SEER-DPE-DCE-04 Inscripción de 1° y 2° de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-05 Inscripción de 3° de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-06 Inscripción de 4° y 5° de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-07 Inscripción de 6° de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-16 Inscripción de 1er Grado de Educación Secundaria SEER-DPE-DCE-17 Inscripción de 2° Grado de Educación Secundaria SEER-DPE-DCE-18 Inscripción de 3er Grado de Educación Secundaria SEER-DPE-DCE-31 Inscripción de Escuelas Preparatorias SEER-DPE-DCE-34 Inscripción de1er grado de Secretaria Ejecutiva

Formuló


Revisó

Profr. J. Jesús Gutiérrez Zúñiga

Autorizó


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Departamento: Control Escolar Hoja 1 de 2

Procedimiento: Instrucciones sobre inscripciones y reinscripciones de alumnos

Responsable Operación

Núm. Descripción de la actividad

Jefe del Depto. de Control Escolar Controlador Administrativo Jefes de Departamentos de Nivel Jefe del Depto. de Control Escolar Inspectores de Nivel Controladores Administrativos Inspectores de Nivel Capturista de datos Programador

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Gira instrucciones sobre la inscripción, reinscripción de los alumnos a través de Oficio a los Jefes del Depto de Nivel para que, por su conducto, convoquen a los Inspectores a reunión para tal fin, indicando fecha, lugar y hora. Entrega copia del oficio a las Direcciones de Planeación y Evaluación y de Servicios Educativos, para su conocimiento. Convocan a los Inspectores de nivel para que acudan a la reunión de información. Elabora instructivos y prepara carpeta de materiales, conjuntamente con los contralores administrativos. (Formas: SEER-DPE-DCE-01, SEER-DPE-DCE-04,

SEER-DPE-DCE-05, SEER-DPE-DCE-06, SEER-DPE-DCE-07, SEER-DPE-DCE-16, SEER-DPE-DCE-17, SEER-DPE-DCE-18, SEER-DPE-DCE-31, SEER-DPE-DCE-34, SEER-DPE-DCE-35, SEER-DPE-DCE-36, SEER-DPE-DCE-37, SEER-DPE-DCE-38, SEER-DPE-DCE-39, SEER-DPE-DCE-40, SEER-DPE-DCE-41, SEER-DPE-DCE-42, SEER-DPE-DCE-43, SEER-DPE-DCE-53, SEER-DPE-DCE-61

Realiza la reunión con los Inspectores, Jefes de Depto. de Nivel y Contralores administrativos.

Instruyen a los Directores de sus escuelas sobre el llenado de formatos y preparación de la documentación requerida. Revisan y turnan al Departamento de Control Escolar la documentación (por triplicado) Revisan los datos registrados en los formatos correspondientes, las actas de nacimiento y los antecedentes de escolaridad. Regresan documentación ya revisada con el sello y la firma del jefe del Departamento de Control Escolar (1ª y 2ª copia). Entregan a los Directores de las escuelas bajo su adscripción la documentación ya revisada (1ª copia), dejando en su archivo la 2ª copia. Hace la captura de la información turnada por el Controlador Administrativo Revisa y corrige de ser necesario los datos capturados

Formuló

Prof.. Esteban Méndez Torres

Revisó


Autorizó





Procedimiento: Instrucciones sobre inscripciones y reinscripciones de alumnos



Capturista de datos Controlador Administrativo Inspectores

10

11

12

Imprime boletas de calificaciones de los niveles de primaria y secundaria (formas: SEER-DPE-DCE-09, SEER-DPE-DCE-10, SEER-DPE-DCE-11, SEER-DPE-DCE-

12, SEER-DPE-DCE-21, SEER-DPE-DCE-22 y SEER-DPE-DCE-23) Revisa las boletas, las ordenan y hacen entrega de las mismas a los Inspectores. Revisan y entregan las boletas a los Directores de escuelas de la zona escolar a su cargo

Formuló


Revisó

Profr. Gerardo Enrique Cervantes

Guillén

Autorizó




Procedimiento: Instrucciones sobre inscripciones y reinscripciones de alumnos.

SEER-DPE-DCE-35 Inscripción de 2° grado de Secretaria Ejecutiva

SEER-DPE-DCE-36 Inscripción de 1er grado de Profesional Asistente Ejecutiva Contable

SEER-DPE-DCE-37 Inscripción de 2° grado de Profesional Asistente Ejecutiva Contable

SEER-DPE-DCE-38 Inscripción de 3er grado de Profesional Asistente Ejecutiva Contable

SEER-DPE-DCE-39 Inscripción de 1er Grado de Técnico Profesional Secretaria Ejecutiva Bilingüe

SEER-DPE-DCE-40 Inscripción de 2° Grado de Técnico Profesional Secretaria Ejecutiva Bilingüe

SEER-DPE-DCE-41 Inscripción de 3er grado de Técnico Profesional Secretaria Ejecutiva Bilingüe

SEER-DPE-DCE-42 Inscripción de 1er grado de Cultura de Belleza

SEER-DPE-DCE-43 Inscripción de Carreras Comerciales

SEER-DPE-DCE-53 Registro de Escolaridad de Escuelas Normales

SEER-DPE-DCE-61 Inscripción de Escuelas Estatales de Arte

Formuló


Revisó


Autorizó




Instrucciones sobre el Movimiento de Alumnos


Dar instrucciones a los Inspectores sobre el movimiento de alumnos (altas y bajas).


Unidades administrativas que intervienen en el proceso de movimiento de alumnos (altas y bajas).



Departamentos de Nivel Educativo.

Inspectores escolares de cada nivel educativo





Procedimiento: Instrucciones sobre movimiento de alumnos (altas y bajas).

1. La elaboración de los oficios correspondientes se harán en base a los tiempos marcados en la programación

anual. 2. Los instructivos para el llenado de los formatos del movimiento de alumnos (altas y bajas), se elaboraran con el

debido cuidado procurando que sean claros y precisos marcando en cada nivel los períodos respectivos. 3. Se darán orientaciones a los Inspectores, para que a su vez, ellos las trasmitan a los Directores de las escuelas

que corresponden a la zona escolar a su cargo. 4. Se capacitará a su debido tiempo a los Controladores Administrativos para que la revisión de la documentación

se haga en forma detallada, y de ese modo, evitar conflictos en caso regresarla, pro errores detectados, lo cual requiere de su reposición.

5. La revisión de la documentación se hará en forma detallada con el fin de evitar conflictos, en caso de regresarla

para su reposición. 6. Para la captura de datos e impresión de las boletas de calificaciones se hará una revisión previa del equipo y

de los materiales requeridos para tal fin. 7. Se darán instrucciones precisas al personal administrativo para que su trabajo se realice en forma responsable,

en consideración a que el servicio que se proporciona debe ser de calidad. Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-02 Movimiento de alumnos de Preescolar SEER-DPE-DCE-08 Movimiento de alumnos de Educación Preescolar SEER-DPE-DCE-20 Movimiento de alumnos de Educación Secundaria

Formuló


Revisó


Autorizó





Procedimiento: Instrucciones sobre Movimiento de Alumnos (Altas y Bajas)



Depto. de Control Escolar Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controladores Administrativos Jefes de Departamento de Nivel Inspectores Controladores Administrativos Inspectores Capturista de datos

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Gira instrucciones sobre el movimiento de alumnos (altas y bajas) a través de oficio a los Jefes del Depto de Nivel para que por su conducto, se giren a su vez a los Directores de las escuelas de su zona. Entrega copia del oficio a las Direcciones de Planeación y Evaluación y de Servicios Educativos, para su conocimiento. Elabora instructivos en base a la normatividad.

Envían estos instructivos a los Jefes de Departamento de Nivel, conjuntamente con el formato correspondiente. (Formas: SEER-DPE-DCE-02,

SEER-DPE-DCE-08, SEER-DPE-DCE-20), Entregan la Documentación a los Inspectores para que, a su vez la hagan llegar a los Directores para su elaboración. Reciben la documentación de los Directores de las escuelas adscritas a su zona, la revisan de ser necesario la regresan para su corrección. Entregan al Departamento de Control Escolar la siguiente documentación (original y copias)

Formato de datos

Antecedentes de escolaridad

Actas de Nacimiento

Carta de Traslado (copia) Revisan la documentación Regresan la 1ª y 2ª copia a los Inspectores con el sello y la firma del Jefe de Control Escolar Turnan el original al Capturista de datos Entregan a los Directores de los de las escuelas bajo su adscripción la documentación ya validada (1ª copia), dejando en su archivo la 2ª copia Hace la captura de la información turnada por el controlador Administrativo y la turna al programador.

Formuló


Revisó


Autorizó





Procedimiento: Instrucciones sobre Movimiento de Alumnos (Altas y Bajas)



Programador Capturista de Datos Controladores Administrativos Inspectores

10

11

12

13

Revisa y corrige de ser necesario los datos ya capturados Imprime boletas de calificaciones (altas) de los niveles de primaria y secundaria y turna al Controlador Administrativo (Formas: SEER-DPE-DCE-09,

SEER-DPE-DCE-10, SEER-DPE-DCE-11, SEER-DPE-DCE-12, SEER-DPE-DCE-21, SEER-DPE-DCE-22, SEER-DPE-DCE-23,

Revisan las boletas, las ordenan y las entregan a las inspectores Revisan y entregan las boletas a los directores de la escuelas adscritas a su zona

Formuló


Revisó

Profr. Gerardo Enrique Cervantes

Guillén

Autorizó




Acreditación de Exámenes a Titulo de Suficiencia de Educación Primaria


Dar oportunidad a quien lo solicite de presentar examen a titulo de suficiencia para obtener el certificado de Educación Primaria.


Unidades administrativas que intervienen en el proceso de exámenes a titulo de suficiencia de Educación Primaria

Dirección General



Dirección de Servicios Educativos

Dirección de Servicios Administrativos

Departamento Técnico

Departamento de Recursos Financieros





Procedimiento: Acreditación de exámenes a Título de Suficiencia de Educación Primaria

1. Dar oportunidad a la personas adultas para presentar exámenes a título de suficiencia para poder obtener su certificado de Educación Primaria (de no acreditar el 1er examen, se les dará las facilidades para volverse a inscribir)

2. Darles las orientaciones correspondientes para que cumplan con los requisitos que en este caso deben

cumplirse 3. Implementar las medidas necesarias para que el proceso de acreditación, en caso de aprobar el examen, no

sufra retrasos 4. Darles a conocer la programación anual que esta establecida para tal fin. 5. Procurar que haya coordinación entre las dependencias que intervienen en este proceso

Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-15 Duplicado de Certificado de Educación Primaria

Formuló


Revisó


Autorizó



Dirección: Planeación y Evaluación Fecha de elaboración: Noviembre 2010..


Procedimiento: Acreditación de Exámenes a Titulo de Suficiencia de Educación primaria



Solicitante Controlador Administrativo Solicitante Departamento de Recursos Financieros Interesado Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Jefe del Departamento Técnico Pedagógico Departamento de Control Escolar Solicitante

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Acude a inscribirse para presentar a título de suficiencia, y entrega la documentación que se indica a continuación:

Acta de nacimiento (original y copia)

Fotografías tamaño infantil en blanco y negro o color

Pago de cuota de recuperación establecida Revisa la documentación y entrega la ficha para el pago de los derechos respectivos. Acude al Departamento de Recursos Financieros para hacer el pago. Recibe el pago y extiende el recibo al interesado. Entrega al controlador copia de recibo. Integra copia del recibo al expediente y lo cita en la fecha y hora establecidas para presentar el examen. Gira oficio al Departamento Técnico solicitando se aplique el examen, indicando fecha y horario. Envía copias del oficio a las Direcciones de Planeación y Evaluación y de Servicios Educativos, para su conocimiento. Aplica el examen y lo califica. Envía resultados al Departamento de Control Escolar Expide el certificado si el resultado fue aprobatorio y caso contrario se informa verbalmente al interesado (Forma: SEER-DPE-DCE-14). Recibe el documento previa firma de la REL de folios

Formuló

Prof. Esteban Méndez Torres

Revisó


Autorizó




Expedición de Certificación de estudios (duplicados) de todos los niveles educativos


Dar oportunidad a que lo solicite de tener un comprobante de haber cursado estudios parciales o totales en alguna institución educativa


Unidades administrativas que intervienen el proceso de expedición de certificación de estudios (duplicados) de todos los niveles educativos

Dirección General


Departamento de Archivo






Procedimiento: Expedición de certificaciones de estudios (duplicados) de todos los niveles educativos.

1. Dar las facilidades necesarias para las personas que hayan perdido sus comprobantes de estudio tengan la

oportunidad de tener un comprobante. 2. Darles orientaciones necesarias para darles a conocer los requisitos para obtener este comprobante. 3. Implementar las estrategias con el fin de agilizar la expedición de estos documentos. 4. Instrumentar a través de diversos medios informativos la publicación de los requisitos para solicitar estos

comprobantes estudio. 5. Procurar que haya coordinación entre las diversas dependencias que intervienen en este proceso, para que la

expedición de estos documentos no sufra retrasos. Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes SEER-DPE-DCE-15 Duplicado de Certificado de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-29 Duplicado de Estudios Parciales de Educación Secundaria SEER-DPE-DCE-30 Duplicado de Certificado de Educación Secundaria SEER-DPE-DCE-32 Certificado Educación Preparatoria SEER-DPE-DCE-46 Certificado de Secretaria Ejecutiva SEER-DPE-DCE-47 Certificado de Técnico Professional Asistente Ejecutivo Contable SEER-DPE-DCE-48 Certificado de Técnico Profesional Secretaria Ejecutiva Bilingüe SEER-DPE-DCE-49 Certificado de Cultura de Belleza SEER-DPE-DCE-56 Duplicado de Certificados de Educación Normal SEER-DPE-DCE-59 Título de Educación Normal SEER-DPE-DCE-63 Certificado de Licenciatura de Arte Dramático SEER-DPE-DCE-64 Certificado de Licenciatura en Artes Plásticas SEER-DPE-DCE-65 Certificado de Licenciatura en Composición SEER-DPE-DCE-66 Certificado de Licenciatura en Educación Musical SEER-DPE-DCE-67 Certificado de Licenciatura en Instrumento SEER-DPE-DCE-68 Certificado de Licenciatura Danza Contemporánea SEER-DPE-DCE-70 Título de Egresados de Escuelas Estatales de Arte

Formuló


Revisó


Autorizó





Procedimiento: Expedición de certificaciones de estudios (duplicados) de todos los niveles educativos.



Solicitante Controlador administrativo Solicitante Jefe del departamento de Recursos financieros Controlador administrativo Departamento de Control Escolar Jefe del Departamento de Archivo Jefe del Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Solicitante

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Llena la solicitud y entrega los documentos necesarios para la certificación (duplicado) Revisa la documentación y entrega la ficha para que el interesado pague los derechos Acude al departamento recursos financieros para hacer el pago Recibe el pago y entrega el comprobante Integra copia del recibo al expediente y lo cita en 3 días para hacerle entrega del comprobante Envía oficio al Departamento de Archivo solicitando información sobre la escolaridad requerida Coteja información en el archivo y elaborar ficha informativa y envía información al Departamento de Control Escolar En base a la información recibida se expide la certificación (Formas: SEER-

DPE-DCE-15, SEER-DPE-DCE-29, SEER-DPE-DCE-30, SEER-DPE-DCE-32, SEER-DPE-DCE-46, SEER-DPE-DCE-47, SEER-DPE-DCE-48, SEER-DPE-DCE-49, SEER-DPE-DCE-56 SEER-DPE-DCE-59, SEER-DPE-DCE-63, SEER-DPE-DCE-64, SEER-DPE-DCE-65, SEER-DPE-DCE-66, SEER-DPE-DCE-67, SEER-DPE-DCE-68). Recaba la firma del Director General (en caso de secundaria) del Director de la Normal Oficial o Particular (en caso de duplicados de Normal vigente) o del Director de Planeación (en caso de Normal desincorporada) Entrega al interesado Recibe el documento, previa firma de la REL de folios.

Formuló


Revisó


Autorizó




Instrucciones sobre la elaboración de documentación de fin de cursos


Dar instrucciones a los inspectores sobre la elaboración de la documentación de fin de cursos


Unidades administrativas que intervienen el proceso de fin de cursos



Departamento de Nivel Educativo

Inspecciones escolares de cada nivel educativo





Procedimiento: Instrucciones sobre la elaboración de documentación de fin de cursos

1. Las convocatorias para cada uno de los niveles educativos, se harán a su debido tiempo procurando dar las

indicaciones precisas en lo referente a la fecha, hora y lugar en que se realicen las reuniones de trabajo 2. Los instructivos de trabajo se elaborarán con sumo cuidado para que sean claros y precisos y que abarquen

todos los detalles del trabajo que se va a realizar para acreditar los estudios de los alumnos 3. Las carpetas informativas deben contener los siguientes documentos

a. Orden del día b. Instructivo general, en base a la nueva normatividad establecida c. Modelos de formatos que instructivo predestinado de cada uno de ellos d. Programación de las fechas para la entrega de la documentación e. La normatividad de Control Escolar correspondiente a nivel

4. Las orientaciones que se dan a los inspectores eran en forma clara y detallada para que a su vez ellos hagan lo

mismo con los directores de cada una de las escuelas hasta adscritos a su zona 5. La revisión de la documentación será con mucho cuidado y en forma detallada, con el fin de evitar

inconformidades en caso de haber necesitado de repetir la por los errores hubo omisiones que se detecte 6. la documentación que deba registrarse, legalizarse y firmarse se hará en los tiempos y formas establecidas,

con el fin de que los alumnos que terminen un nivel educativo puedan recibir sus certificados en las ceremonias de graduación. De igual manera la documentación de acreditación (concentrados de calificaciones) se regresarán a los inspectores, para que a su vez la entreguen a los directores de las escuelas, debidamente legalizada y firmada.

7. se darán instrucciones precisas al personal administrativo para que su trabajo lo realicen con responsabilidad,

para evitar retrasos en la entrega de la documentación. 8. Toda esta documentación quedara debidamente clasificada y resguardada para los fines a que hubiera lugar.

Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-03 Certificado de Preescolar SEER-DPE-DCE-07 REL de Folios de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-09 Boleta de calificaciones de 1er. Grado de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-10 Boleta de calificaciones de 2°. Grado de Educación Primaria SEER-DPE-DCE-11 Boleta de calificaciones de 3er. Grado de Educación Primaria

Formuló


Revisó


Autorizó




Procedimiento: Instrucciones sobre la elaboración de documentación de fin de cursos

SEER-DPE-DCE-12 Boleta de calificaciones de 4° y 5° Grado de Educación Primaria

SEER-DPE-DCE-13 Boleta de 1° a 6° Grados de los estudiantes migrantes

SEER-DPE-DCE-14 Certificado de Educación Primaria

SEER-DPE-DCE-19 REL de Folios de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-21 Boleta de 1er grado de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-22 Boleta de 2° grado de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-23 Boleta de 3er grado de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-24 Boleta de 1°a 3er grado de Educación Secundaria del estudiante migrante

SEER-DPE-DCE-27 KARDEX para alumnos de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-28 Certificado de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-32 Certificado de Educación preparatoria

SEER-DPE-DCE-33 Diploma de Bachiller

SEER-DPE-DCE-46 Certificado de Secretaria Ejecutiva

SEER-DPE-DCE-47 Certificado de Técnico Profesional Asistente Ejecutivo Contable

SEER-DPE-DCE-48 Certificado de Técnico Profesional Secretario Ejecutivo Bilingüe

SEER-DPE-DCE-49 Certificado de Cultura de Belleza

Formuló


Revisó


Autorizó





Procedimiento: Instrucciones sobre la elaboración de documentación de fin de cursos.



Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Jefes de los departamentos de nivel Jefe de Departamento de Control Escolar Controladores Administrativos Inspectores Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Inspectores Controlador Administrativo

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Gira instrucciones sobre la elaboración de la documentación de fin de cursos, Implementa oficio dirigido a los jefes de departamento de nivel para que, por su conducto, convoquen a los inspectores a la reunión para tal fin indicando fecha, lugar y hora de realización. Entrega copia del oficio a las de Direcciones de Planeación y Evaluación y de Servicios Educativos, para su conocimiento. Recibe oficio y convocan a los inspectores de nivel para que acudan a la reunión. Elabora instructivo y prepara carpetas de materiales, conjuntamente con los controladores administrativos. Dirige la reunión con los Jefes de Departamento de Nivel, Inspectores y Controladores Administrativos. Distribuyen estos documentos a los planteles educativos a través de los inspectores (Formas: SEER-DPE-DCE-03, SEER-DPE-DCE-07, SEER-DPE-DCE-14,

SEER-DPE-DCE-19, SEER-DPE-DCE-27, SEER-DPE-DCE-28, SEER-DPE-DCE-32, SEER-DPE-DCE-33, SEER-DPE-DCE-46, SEER-DPE-DCE-47, SEER-DPE-DCE-48, SEER-DPE-DCE-49, SEER-DPE-DCE-50, SEER-DPE-DCE-51, SEER-DPE-DCE-54, SEER-DPE-DCE-55, SEER-DPE-DCE-57, SEER-DPE-DCE-62, SEER-DPE-DCE-63, SEER-DPE-DCE-64, SEER-DPE-DCE-65, SEER-DPE-DCE-66, SEER-DPE-DCE-67, SEER-DPE-DCE-68), Instruyen a los directores de escuelas sobre el llenado de formatos. Reciben la documentación ya elaborada de parte de los Directores. Entregan esta documentación al Departamento de Control Escolar para su revisión y validación. Revisa la documentación (cuadro de concentración y certificado), la registra, la sella. Regresa esta documentación a los inspectores (1ª y 2ª copias) Entregan a los directores de su zona la documentación ya legalizada (1ª copia). Archiva la que corresponde a su oficina (2ª copias) Archiva los documentos originales (cuadro de concentración y certificado)

Formuló


Revisó


Autorizó




Instrucciones sobre exámenes de regularización


Dar instrucciones a los Inspectores sobre la elaboración de los exámenes de regularización en los niveles de Educación Secundaria, Media Terminal y Superior.


Unidades administrativas que intervienen el proceso de los exámenes de regularización.



Departamento de Nivel Educativo

Inspecciones escolares de los niéveles educativos respectivos.





Procedimiento: Instrucciones sobre exámenes de regularización

1. Los instructivos para cada uno de los niveles, sobre los exámenes de regularización, se harán a su debido

tiempo. 2. En estos instructivos se incluirá un calendario para su realización

3. El calendario abarcará los siguientes aspectos:

Relación de materias

Horarios para los turnos matutino, vespertino y nocturno.

Fecha de realización 4. Se dará a conocer a todas las personas involucradas en ésta actividad la normatividad correspondiente a

Control Escolar. 5. Se dará a conocer a los inspectores el calendario de entrega de la documentación al departamento de control

escolar para su revisión y validación. 6. La revisión de la documentación será con cuidado y a su debido tiempo con el fin de que se puedan expedir las

constancias respectivas a los sustentantes. Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-25 Registro de exámenes de regularización de Educación Secundaria (SYRCER)

SEER-DPE-DCE-26 Constancia de exámenes de regularización de Educación Secundaria

SEER-DPE-DCE-44 Registro de exámenes de regularización de Educación Media Terminal

SEER-DPE-DCE-45 Constancia de exámenes de regularización de educación Media Terminal

Formuló


Revisó


Autorizó








Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Inspectores Directores Inspectores Controlador Administrativo

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Implementa oficio a los Inspectores de los niveles de Secundaria, Media Terminal y Superior sobre los exámenes de regularización y anexa al mismo los siguientes documentos:

Instructivo

Calendario para su realización

Calendario para la entrega de documentación a control escolar para su Revisión y validación

Instruye a los Controladores administrativos. Entrega copia del oficio a la Dirección de Planeación y de Servicios Educativos para su conocimiento. Entregan la documentación a los inspectores (Formas: SEER-DPE-DCE-25,

SEER-DPE-DCE-26, SEER-DPE-DCE-44, SEER-DPE-DCE-45), Trasmiten las instrucciones a los directores adscritos a su zona Aplican exámenes de acuerdo con el instructivo y el calendario respectivos Elaboran la documentación

Concentración de evaluaciones

Constancias de resultados para los sustentantes

Entregan esta documentación al inspector correspondiente Revisa la documentación de cada una de las escuelas adscritas a la zona a su cargo. Entrega documentación del resultado de evaluaciones al Departamento de Control Escolar Revisa la documentación y la sella, si es procedente.

Formuló


Revisó


Autorizó








Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Inspector Controlador Administrativo

12

13

14

15

16

Revisa la documentación y la sella, si es procedente Válida con su firma la documentación. Entrega a los inspectores la 1ª y 2ª copias de la documentación Entrega la 1ª copia a los directores de las escuelas y archiva la 2ª copia Archiva los documentos originales de la concentración de evaluaciones y constancia de resultados

Formuló


Revisó


Autorizó




Validación de registro de Títulos Profesionales


Dar oportunidad y facilidades necesarias para que los egresados de los niveles de Educación Media Terminal o Superior, se puedan titular.


Unidades administrativas que intervienen el proceso de Validación y Registro de Títulos Profesionales.

Gobierno del Estado

Secretaria de Educación del Gobierno del Estado

Dirección General del SEER


Departamento de Educación Media Terminal

Departamento de Archivo


Inspección de Educación Normal

Inspecciones de Academias Comerciales

Dirección de Escuelas.





Procedimiento: Validación y Registro de Títulos Profesionales

4. Validar oportunamente las Actas de Exámenes Profesionales como antecedentes de la titulación (certificado de

secundaria, bachillerato, superior, acta de nacimiento) 5. Orientar debidamente a los egresados para que se titulen en base a lo que marca la normatividad 6. Revisar oportunamente los expedientes de los egresados para dar mayor celeridad a la expedición de estos

documentos 7. Leer con mucho cuidado los instructivos que cada año emite la SEP para este fin, así como aplicarlos

debidamente 8. Invitar a los maestros que no se han titulado para que lo hagan y de este modo puedan tener mejores

oportunidades de superación 9. Recabar la firma de los funcionarios, tomando las medidas necesarias para ahorrar tiempo, y dar como

consecuencia, mejor servicio 10. Tomar las medidas correspondientes con el fin de que el manejo y resguardo de estos documentos se haga,

tomando las precauciones debidas 11. Llevar un registro detallado de la REL de folios para evitar pérdidas, falsificaciones u otro tipo de problemas 12. Hacer los trámites a la Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación de la SEP, con el fin de

tener siempre en existencia formatos y ese modo evitar pérdida de tiempo Los formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-58 Acta de exámenes de Educación Normal SEER-DPE-DCE-59 Titulo de Educación Normal SEER-DPE-DCE-52 Titulo de Carreras Comerciales SEER-DPE-DCE-70 Titulo de Egresados de Escuelas Estatales de Arte SEER-DPE-DCE-69 Acta de Examen Profesional de Licenciaturas en Escuelas Estatales de Arte SEER-DPE-DCE-60 Relación de folios de títulos de Educación Normal

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Procedimiento: Validación y Registro de Títulos Profesionales.



Inspector de Educación Normal Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Inspector Director de Escuela Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Director de Escuela Jefe del Departamento de Recursos Financieros Controlador Administrativo Jefa del Archivo General

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Envía actas de exámenes profesionales al departamento de control escolar para su registro validación. (Formas: SEER-DPE-DCE-58, SEER-DPE-DCE-69), Revisa, registra y sella actas de exámenes profesionales y los turna al jefe de departamento de control escolar Revisa y válida con su firma estos documentos Regresa estos documentos al inspector Regresa estos documentos al director del plantel. Entrega los expedientes de egresados, al controlador administrativo para dar inicio al trámite del título profesional. Revisa los expedientes debidamente integrados Imprime, sella y registra los títulos y turna al jefe del departamento de C.E. (Formas: SEER-DPE-DCE-52,

SEER-DPE-DCE-59, SEER-DPE-DCE-60, SEER-DPE-DCE-70), Revisa y válida con su firma estos documentos Recaba firmas de funcionarios:

1. De títulos de Educación Superior

Secretario de Educación del Gobierno del estado y a su vez del Gobernador del Estado

Dirección de Planeación y Evaluación

Director del Plantel 2. De títulos de Educación Media Terminal


Jefatura de Educación Media Terminal Expide la ficha para el pago de derechos Hace el pago de derechos al Departamento de Recursos Financieros Recibe el pago de derechos y expide el recibo correspondiente Entrega documentos al director del plantel previa comprobación del pago Envía los expedientes al Archivo General Recibe documentación, ordena y archiva los expedientes

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Revalidación de Estudios


Dar oportunidad de continuar los estudios a las personas que lo hayan hecho con planes de estudios distintos a los vigentes.


Unidades administrativas que intervienen el proceso de revalidación de estudios.



Inspección de Nivel





Procedimiento: Revalidación de Estudios

1. Dar oportunidad a las personas que estudiaron con planes de estudios abrogados, puedan terminar sus estudios

2. Darles las orientaciones en relación a los requisitos que en este caso deben cumplir 3. Coordinar las acciones entre las dependencias con el fin de darle agilidad a la elaboración de los dictámenes y

darle al solicitante una solución rápida su problema 4. Orientar a las personas, una vez que se les haya entregado su dictamen con el fin de que se puedan inscribir

en la escuela a donde deseen ingresar.

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Procedimiento: Revalidación de Estudios.



Solicitante Inspector Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Solicitante Jefe de Departamento Recursos Financieros Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo

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Solicita la revalidación y entregar los antecedentes de escolaridad en la inspección de nivel, (certificado de bachiller parcial o total) Entregar, mediante oficio al departamento de control escolar los antecedentes que corresponden, aclarando que tipo de estudios desea hacer el solicitante. Revisa expediente y en base a la documentación elabora el dictamen Instruye al Controlador para recabar la firma del Director General Recaba la firma del Director General. Elabora la ficha para el pago de los derechos correspondientes Efectúa el pago de los derechos Recibe el pago y expide el comprobante Entrega dictamen al interesado previa comprobación del pago de los derechos Gira instrucciones a la inspección de nivel para que al interesado sea inscrito en alguno de los planteles bajo su adscripción Archiva los antecedentes

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Auditoria de la Documentación de Acreditación


Revisar el destino u uso correcto de los documentos de acreditación enviados por la Dirección de Acreditación, Incorporación y Revalidación (DGAIR) de la SEP.


Unidades administrativas que intervienen el proceso de Auditoria de Acreditación.

Representantes de la SEP en el estado

Departamento de Registro y Certificación de la SEGE.

Dirección General de Acreditación, Incorporación y

Revalidación de la SEP





Procedimiento: Auditoría de la Documentación de Acreditación

1. Llevar un control estricto de los folios de los documentos de acreditación que envía la SEP para los niveles de

Primaria, Secundaria y Normal 2. Coordinarse debidamente con el Departamento de Registro y Certificación de la SEGE, a través del cual se

envía esta documentación 3. Enviar a su debido tiempo los datos estadísticos de inicio y de fin de cursos, para que estos documentos se

envíen en la cantidad requerida 4. Llevar un control estricto de los documentos expedidos, cancelados sobrantes así como el reporte de los

perdidos, a través de las actas, que por éste motivo se deben elaborar 5. Entregar la documentación a las escuelas a través de las Inspecciones y de acuerdo a sus datos estadísticos 6. Llevar el control a través de la REL de folios y de las actas de entrega 7. Dar las facilidades necesarias al personal de la DGAIR de la SEP y la representación de la SEP en el estado,

que anualmente hacen la auditoria de la documentación 8. Hacer auditorias previas a los controladores administrativos, encargados del uso y manejo de estos

documentos

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Procedimiento: Auditoria de la Documentación de Acreditación



Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Director de Acreditación de la SEP Controlador Administrativo Inspector Directores de Escuelas Inspectores Departamento de Control Escolar

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Elaboran los datos estadísticos de inicio y fin de cursos de las escuelas bajo su control de los niveles de Preescolar, Primaria, Secundaria y Normal y turna al Jefe del Departamento de Control Escolar. Envía los datos estadísticos de inicio Y fin de cursos a la de DGAIR a través del Departamento de Registro y Certificación de la SEGE Envía esta documentación al Departamento de Control Escolar, a través del Departamento de Registro y Certificación de la SEGE, en base a los datos estadísticos proporcionados (Certificados, Certificaciones, Cuadros de Concentración, REL de folios, Calificaciones y Títulos Profesionales). Se elabora acta de entrega, firmada por personal que intervienen en el proceso Distribuye esta documentación a los planteles educativos a través de las Inspecciones, elaborando las actas de entrega correspondientes, en las cuales especifica los folios Entregan documentación a los planteles bajo su adscripción Informan al Inspector sobre el uso de los formatos, a través de la REL de folios Entregan a Control Escolar la información que las escuelas proporcionan en relación a los folios utilizados, cancelados, perdidos y sin utilizar a través de la REL folios De los folios perdidos entregan acta que se levanta ante la autoridad correspondiente Realiza la auditoria a los Controladores Administrativos y hace las observaciones pertinentes

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Procedimiento: Auditoria de la Documentación de Acreditación



Departamento de Control Escolar Director de Acreditación de la SEP y Representante de la SEP en el estado

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Realizan la auditoria al Departamento de Control Escolar, conjuntamente con la representación de la SEP en el estado. Elaboran el informe correspondiente del cual se envía copia al titular del SEER. Dan instrucciones y/o recomendaciones, enviando, de igual manera copia al titular del SEER. Hace los comentarios y/o recomendaciones a los controladores administrativos, para evitar errores en el control de la documentación que se cita.

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Implementación de la Clave Única de Registro de Población (CURP)


Que las personas que lo requieran puedan contar con este documento.


Unidades administrativas que intervienen el proceso de Implementación de la Clave Única del Registro de Población (CURP)

Dirección General de la CURP de la Secretaria de

Gobernación.





Procedimiento: Implementación de la Clave Única del Registro de Población (CURP)

1. Dar los apoyos y orientaciones necesarias para que las personas que lo requieran puedan contar con este

comprobante 2. Dar a conocer a las personas que conforman el área administrativa del SEER los documentos (instructivos,

trípticos informativos, etc.) que sobre este documento se han emitido, para su difusión y conocimiento 3. Orientar al público en general en relación a la importancia de contar con este documento 4. Tomar las medidas necesarias para que el equipo que conforman el módulo de la CURP, se encuentra en

óptimas condiciones 5. Implementar acciones para que el personal adscrito al Departamento de Control Escolar se coordine

debidamente para dar un servicio de calidad 6. Solicitar a la Dirección General de la CURP de la Secretaría de Gobernación los formatos para la expedición de

las constancias al respecto y tener siempre en existencia, para evitar retrasos en expedición de ese documento Los Formatos que se manejan en este procedimiento son los siguientes: SEER-DPE-DCE-71 Clave Única de Registro de Población

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Procedimiento: Implementación de la Clave Única del Registro de Población (CURP)



Departamento de Control Escolar Director de la CURP Interesado Controlador Administrativo Programador Director General de la CURP Programador Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar

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Solicita a la Dirección de la CURP de la Secretaría de Gobernación los formatos para la expedición de las constancias CURP Envía formatos Solicita su constancia, entregando original y copia del acta de nacimiento Revisa antecedentes Checa la base de datos para comprobar si la persona ya ha sido inscrita por otra dependencia Si ya está inscrita imprime la constancia (Forma: SEER-DPE-DCE-71). de no ser así, captura los datos para implementar el segmento raíz (16 signos Alfa numéricos) Envía vía Internet estos datos a la dirección de la CURP de la Secretaría de Gobernación para la asignación de las 2 últimas cifras Asigna las 2 últimas cifras y envía vía Internet o rechaza si hubiera algún error Si procede de imprime la constancia Entrega al interesado la constancia, previa firma del acuse de recibo Envía acuse de recibo la dirección general de la CURP de la Secretaría de Gobernación

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Asistencia a Reuniones Regionales y Nacionales que organiza la DGAIR de la SEP.


Participar en los trabajos de estas reuniones con el fin de recibir la información y materiales referentes a la normatividad de Control Escolar vigente en todo el país..


Unidades administrativas que intervienen el proceso de la Asistencia a Reuniones Regionales y Nacionales que Organiza la DGAIR de la SEP

Dirección General de Acreditación, Incorporación y

Revalidación de la SEP.

Dirección General del SEER.


Dirección de Servicios Administrativos.

Departamento de Recursos Financieros.





Procedimiento: Asistencia a Reuniones Regionales y Nacionales que Organiza la DGAIR de la SEP

1. Asistir y participar en este tipo de reuniones con el fin de estar actualizado en el manejo de los asuntos

referentes al Control Escolar de todos los niveles educativos, especialmente de los niveles Primaria, Secundaria Educación Normal

2. Estar actualizado en relación a las normas vigentes de Control Escolar y participar con las sugerencias para las

reformas que en este sentido se hacen, de acuerdo a las necesidades que se van presentando.

3. Difundir la normatividad entre el personal directivo, docente y administrativo de los planteles educativos, para una correcta aplicación de esta normatividad en las diversas etapas del control escolar de los alumnos (incripcion, reinscripción, acreditación, regularización, certificación y titulación)

4. Colaborar con los jefes de control escolar, de otros estados de la república a la solución de algunos problemas

se presentan con las personas que viven fuera del estado de origen donde hicieron sus estudios 5. Un solicitar los apoyos financieros a la dirección general del SEER a través de la dirección de planeación y

evaluación, para asistir estas reuniones

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Procedimiento: Asistencia a Reuniones Regionales y Nacionales que Organiza la DGAIR de la SEP



Director de Acreditación de la SEP Director General del SEER Jefe del Departamento recontrol Escolar Director General del SEER Departamento recontrol Escolar Director de Servicios Administrativos Departamento recontrol Escolar

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Envía convocatoria al Director General del SEER, marcando copia al Departamento de Control Escolar de la Dirección de Planeación Turna convocatoria al Departamento de Control Escolar para la elaboración del presupuesto de gastos Solicita costos (transporte, alimentación y hospedaje) y entrega datos a la Dirección General Autoriza la asistencia a la reunión correspondiente Comunica a la DGAIR la asistencia la reunión (confirmación) Entrega los recursos financieros (liberación) para los gastos de la reunión Asiste a la reunión en la fechas y lugar establecidos, previamente Informa a la Dirección General con copia a la Dirección de Planeación y Evaluación de la temática de la reunión Informa a la Dirección de Servicios Administrativos sobre los gastos y entrega comprobantes Difunde contenido de la reunión entre los Directores de escuelas a través de los Inspectores en la reunión de inicio de cursos

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Solicitud del equipo y materiales requeridos al Departamento de Control Escolar y tomar las medidas necesarias para su uso del resguardo


Solicitar el equipo y materiales necesarios para hacer un trabajo que calidad y eficiencia


Unidades administrativas que intervienen el proceso de Solicitud del equipo y materiales requeridos en el departamento de control escolar y tomar las medidas necesarias para sus resguardo

Dirección general de acreditación, incorporación y

revalidación de la SEP



Dirección de Servicios Administrativos

Departamento Recursos Financieros

Departamento Recursos Materiales





Procedimiento: Solicitud del equipo y materiales requeridos al departamento de control escolar y tomar las medidas necesarias para su uso del resguardo

1. Llevar un control estricto del inventario del equipo, mobiliario materiales de oficina para evitar pérdidas 2. Solicitar a su debido tiempo estos recursos materiales con el fin de que el trabajo no sufra retrasos 3. Tomar las medidas necesarias para la conservación y mantenimiento del equipo inmobiliario 4. Tomar las medidas necesarias para que los materiales de oficina se consuma en forma racional, evitando

dispendios 5. Hacer los trámites correspondientes, para que, de ser necesario, sede de baja el equipo inmobiliario obsoletos

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Dirección: Planeación y Evaluación Fecha de elaboración: Noviembre 2010


Procedimiento: Solicitud del equipo y materiales requeridos al departamento de control escolar y tomar las medidas necesarias para su uso del resguardo



Departamento de Control Escolar Controladores Administrativos Jefe del Departamento de Recursos Materiales Departamento de Control Escolar Director General del SEER Director de Servicios Administrativos Jefe del Departamento Recursos Materiales o Financieros Departamento de Control Escolar

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Gira instrucciones a los controladores administrativos para el elaboración del inventario del equipo mobiliario y materiales de oficina Elaboran el inventario de equipo, mobiliario y materiales de oficina Concentra este inventario con el inventario general del SEER y hacen las correcciones que proceda Solicita al director general a través de la dirección de planeación del equipo, mobiliario y materiales de oficina, requeridos. Autoriza total o parcialmente la solicitud de recursos materiales a través de la dirección de servicios administrativos Instruye al departamento de recursos materiales financieros para la entrega de estos recursos Hace entrega de estos recursos previa firma de la documentación de control de salidas Recibe estos materiales firmando documentos requeridos. Toma las medidas necesarias para su mantenimiento (mobiliario y equipo) y su consumo racional (materiales de oficina)

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Recepción y registro de correspondencia y atención al público


Dar rapidez a la respuesta de la correspondencia recibida y despachada y la atención al público


Unidades administrativas que intervienen el proceso de Recepción y registro de correspondencia y atención al público

Dirección general



Departamento Recursos Administrativos





Procedimiento: Recepción y registro de correspondencia y atención al público

1. Recibir y sellar la correspondencia en la ventanilla correspondiente 2. Registrarla en el libro respectivo 3. Implementar las medidas necesarias para que la atención al publico se haga en forma eficiente 4. Orientar al publico en relación a los servicios que se atienden en las ventanillas 5. Coordinarse con las Controladoras Administrativas para el registro de la correspondencia despachada

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Procedimiento: Recepción y registro de correspondencia y atención al público



Solicitante Recepcionista Solicitante Recepcionista Departamento de Control Escolar Controlador Administrativo Departamento de Control Escolar Recepcionista Controlador Administrativo Solicitante

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Acude a la ventanilla Nº 1 y entrega la correspondencia Revisa la documentación que se anexa, los escritos y los oficios Recibe una copia sellada con fecha y firma Registra la correspondencia que recibió y la turna al Jefe del Departamento Entrega los oficios a las Controladoras Administrativas con las instrucciones para su respuesta Elabora el oficio de respuesta Lo revisa, lo firma y lo turna a la Recepcionista para su respuesta Lo registra y lo turna a la Controladora Administrativa para su despacho Lo entrega al Solicitante Recibe el documento

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Autorizó


Documents

MANNUUAALL EDDEE N …seer.slp.gob.mx/Transparencia_1/19_IV_DPE_CE_MP.pdf · Con el fin de que conozca los problemas a tratar en las reuniones de trabajo, se le hará la invitación