1.1.1. Mantenimiento Descentralizado

El Mantenimiento Descentralizado (Fig. 1.16), también llamado de zona-área,

implica la división de la planta en áreas, cada una con su propia cuadrilla de

mantenimiento. Esto se hace para mayor eficiencia y economía, porque las oficinas

centrales de mantenimiento de área y los talleres se sitúan en la proximidad de los

departamentos de producción a los que sirven.

Este tipo de organización normalmente se controla por la supervisión de

producción de nivel superior, que a menudo utiliza a los empleados de producción como

refuerzos de las fuerzas de mantenimiento para casos de emergencia.

El personal resulta eficiente en la conservación de equipo dentro de sus propias

áreas, pero cuando se le utiliza en otras áreas, en las que las personas no conocen el

equipo, es posible que hagan que aumenten los costos de mantenimiento.

Cuando el sistema de áreas está adecuadamente organizado, proporciona las

órdenes de trabajo que se originan dentro del área, ya sea por mantenimiento o

producción, y emanadas directamente de la superintendencia de producción a los

departamentos que harán el trabajo. El trabajo realizado dentro de las áreas de

producción; como talleres que sirven de apoyo, normalmente se autoriza a través de una

requisición escrita y firmada por el capataz o supervisor que solicita el trabajo.

Bajo este arreglo, el superintendente de áreas debe decidir los aspectos de

prioridad. SI el trabajo va a ser enviado fuera de su área, la responsabilidad y prioridad se

convierte en un problema de los supervisores que deben realizar el trabajo. Si varias

áreas solicitan trabajos de emergencia al mismo tiempo, el problema de prioridad tiene

que resolverse en niéveles superiores.

La oficina del superintendente de áreas debe tener los esquemas de los

programas y se le debe avisar de las fechas de terminación de los trabajos. Tal

información, que tiene que ver con el trabajo realizado afuera del área, debe trasmitirse a

la supervisión de mantenimiento dentro del área. Los departamento que colaboran como,

costos, tiempo y almacenes, normalmente reciben su notificación directa de los

departamentos que están llevando a cabo el trabajo.

La fuerza laboral requerida en el mantenimiento por áreas, normalmente es

mayor que en el mantenimiento centralizado, debido a la dificultad de desplazarse el

trabajador de un área a otra.

La organización recibe su autoridad del gerente de producción. La gerencia de

producción dirige su autoridad a los diferentes niveles de supervisores de

mantenimiento y a los diferentes talleres. Cuando el mantenimiento depende de estos

talleres, por lo que se refiere a trabajo para satisfacer lo que se le asigna, se

encontrará con demoras, a menos que se haya establecido un centro de

compensación para controlar las prioridades de dichos talleres. Debido a que

una cantidad de áreas se disputan los servicios de los talleres, las líneas de autoridad

deben ser definitivas, o el sistema no funcionará.

Cuando el área de mantenimiento está sujeta al control de producción, la

inspección es normalmente una función del personal de mantenimiento. Si se

detectan complicaciones, o se esperan fallas, la decisión de que procedimiento seguir

se toma como regla, a nivel superior.

Ventajas del Mantenimiento Descentralizado:

El personal es eficiente en la conservación de los equipos dentro de su

propia área.

Responsabilidad supervisora única.

Fácil programación.

No es posible que los costos se salgan de control, por el tipo de

organización y por el estrecho contacto de la supervisión de área con su

equipo y con las cuadrillas de mantenimiento.

Desventajas del Mantenimiento Descentralizado:

Competencia entre cuadrillas.

Multiplicación del inventario de repuestos.

Desconocimientos de otras áreas.

La fuerza laboral es mayor. Esto puede originar mantenedores ociosos

cuando todo el equipo de un área esté en buenas condiciones.

Origina problemas complejos como prioridades, transporte, compras, etc.

1.2. Mantenimiento Centralizado Vs. Descentralizado

Los criterios a considerar para decidir una "descentralización" mayor o menor

del servicio de mantenimiento son:

Dispersión de las instalaciones o talleres.

Número de fábricas o talleres.

Especialización mayor o menor de los mismos.

Proceso de fabricación continuo o discontinuo.

Costo de las paradas.

El planteamiento inicial deberá ser la centralización, por las ventajas de este

sistema en cuanto al control de personal, mejor distribución del trabajo y una dotación

de los talleres y almacenes ventajosa con respecto a los sistemas descentralizados.

Es evidente que en fábricas pequeñas, con una sola especialización y con un costo de

paradas pequeño, el sistema ideal es el centralizado.

En el otro extremo, fábricas de gran extensión, con muchos talleres dispersos,

de fabricaciones muy especializadas o de marcha continua y con costos de paradas

muy elevados no resistirían los inconvenientes de un sistema centralizado. En este

caso habría que pensar en una descentralización sin embargo esta traería consigo una

dispersión notable de los efectivos de mantenimiento con un menor aprovechamiento

global de los mismos. El control es mediocre, es necesario equipar a todos los talleres,

pueden producirse conflictos de autoridad con los mandos de producción y, en

general, la utilización de los elementos disponibles es baja.

En este tipo de empresa ninguno de los dos sistemas es la solución' óptima

para las dificultades en la distribución de los trabajos.

En este caso un sistema de mantenimiento en el que coexisten arabos tipos, ha

resultado ser el más efectivo, con ello se consigue una mayor utilización y

aprovechamiento de la maquinaria y dotación de utillaje, mejores reparaciones y en

general un mantenimiento más homogéneo debido al mejor control en los talleres

centrales.

Para la solución adoptada se tendrán siempre en cuenta los principios

generales de organización, haciendo hincapié de un modo especial en la importancia

de las personas y en que un contacto más estrecho y una buena comprensión de las

tareas, funciones y responsabilidades facilitarán mucho la cooperación entre las

unidades de producción y el servicio de mantenimiento.

Se pueden establecer y mantener normas para dirigir la práctica de

reparaciones y construcciones, los métodos y procedimientos de mantenimiento, los

tiempos estándares para elementos de trabajo, los trabajos de mantenimientos

preventivos y similares.

Cuando los estándares se preparan cuidadosamente, de manera que por

naturaleza abarquen todo el conjunto y se cumplan fácilmente, no habrá necesidad de

que el personal de mantenimiento pierda el tiempo discutiendo el método más

apropiado de cumplir un cierto trabajo o el procedimiento correcto para una condición

particular. Para que estas normas cumplan el fin deseado, es necesario que la

dirección de mantenimiento requiera que todos los estándares se sigan sin desviación,

excepto los cambios autorizados en los casos que se observe que el estándar es

deficiente.

CONTRATO DE MANTENIMIENTO

Los Contratos de mantenimiento son acuerdos que definen el rango de servicios de apoyo prestados por la empresa u organización después de la compra de un importante equipo, dispositivo, vehículo, propiedad u algún otro elemento de un valor importante por el contratante. Mientras que es similar a un contrato de servicio, el apoyo que se ofrece en este tipo de contrato normalmente está orientado orienta hacia la prevención de graves problemas o simplemente cubre el costo de las reparaciones cuando hay algún tipo de avería. Contratos de mantenimiento por lo general son ofrecidos por una tarifa adicional y pueden considerarse un complemento de un contrato de servicio.

Uno de los ejemplos más comunes de contratos de mantenimiento es la protección adicional que se ofrece como parte de muchas de las compras de equipos. El objetivo es mantener el equipo en buenas condiciones de trabajo. Esto ayuda a la empresa a evitar el mayor gasto que se incurre cuando se produce algún tipo de problema en los sistemas operacionales del equipo.

Con casi todos los contratos de mantenimiento, hay límites en lo que el acuerdo que se refiera. A menudo, se ofrecen las reparaciones necesarias o reemplazos realizados como parte del mantenimiento sin cargo alguno, hasta una cierta cantidad. Los proveedores pueden cobrar una tarifa con descuento para cualquier trabajo realizado por encima del importe máximo permitido por los términos del contrato, o los costes pueden volver a precios estándar. Por esta razón, es importante que lea el contrato estrechamente y asegúrese de que existe una comprensión clara de lo que está cubierto y por qué importe.

Los contratos de Mantenimiento, con amplias responsabilidades para el contratista, van ganando terreno poco a poco en determinados empresas. El propietario de la empresa actúa en la mayor parte de estos casos como inversor o promotor: dispone del dinero necesario para crear una empresa, firma un contrato para su construcción y posteriormente, otro para la operación y el mantenimiento de la instalación. El precio de estos contratos de Mantenimiento suele estar en función de la producción, aunque también suele contener una parte fija que asegura al contratista cubrir una parte importante de sus gastos, minimizando así sus riesgos para el caso de que el propietario o cliente decidiera no utilizar toda su capacidad de producción.

Podemos decir pues que el principal objetivo que busca el cliente al contratar el mantenimiento de su empresa es asegurar su negocio, para así poder obtener buenos resultados y cumplir con todas las metas propuestas.

TIPOS DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

A grandes rasgos, existen tres tipos de contrato de Mantenimiento

a) Tiempo y materiales. El contratista cobra por los trabajos que la empresa le encarga. Factura en función del tiempo de trabajo, más los materiales que utiliza. El Empresa no adquiere ningún compromiso estable con el contratista: sólo paga cuando requiere de sus servicios. Es el tipo de contrato ideal cuando no se disponen de los conocimientos técnicos necesarios para abordar el Mantenimiento, y no se desea tener una plantilla propia altamente especializada, de alto coste y con poca flexibilidad.La ventaja de este tipo de contrato es que no hay compromisos, por lo que si no se solicitan los servicios, no se origina ningún gasto.La desventaja es indudable: los intereses del contratista son completamente opuestos a los intereses de la empresa. Cuantas más averías y problemas tengan la empresa, más factura el contratista. Éste no tiene ninguna motivación para proponer mejoras, para hacer reparaciones fiables, para plantear el objetivo cero averías, pues podrían acabar con una parte importante de su facturación.

b) Contratos a precio cerrado. Por un precio determinado y fijo se incluyen una serie de trabajos, unas veces bien determinados y otras veces sin determinar con exactitud. Es el caso de contratos en el que se incluye el mantenimiento preventivo de un sistema o de una instalación junto con todo el mantenimiento correctivo que pueda surgir.La ventaja de este tipo de contratos es que se conoce previamente el importe a pagar, por lo que la empresa transforma un gasto variable y desconocido en un coste fijo, perfectamente determinado.La desventaja es que el contratista sólo mira su interés: no se preocupa por el coste de la pérdida de producción (no afecta a su facturación), y hace reparaciones fiables para un periodo corto de tiempo. Está muy interesado en disminuir sus costes, pero no en aumentar la capacidad de producción o el rendimiento de las instalaciones.

c) Contratos Full. Son contratos en los que toda la responsabilidad en la explotación técnica de la organización corresponden al contratista, reservándose la organización únicamente la explotación comercial. Suelen ser contratos tipo win-to-win, es decir, tratan de ligar los resultados de contratista y organización, de manera que si la organización pierde dinero, el contratista también, y si por el contrario la organización gana dinero, el contratista también lo hace. El contratista puede aumentar sus beneficios aumentando la disponibilidad y el rendimiento de las instalaciones, e incluso, puede aumentar sus beneficios aumentando sus gastos (invirtiendo en mejoras, haciendo reparaciones más fiables, contratando a personal altamente cualificado, etc.)

La ventaja indudable de este tipo de contrato es que los intereses del contratista y de la empresa coinciden, y lo que afecta a uno (para bien o para mal) afecta al otro.Es posible obtener una serie de ventajas adicionales en el caso de que la organización sea nueva y el contratista de Manteamiento sea el mismo dueño. Entre estas ventajas estarían las siguientes: No hay discusiones sobre si un fallo determinado es un problema de diseño,

de montaje, de operación o de mantenimiento: la responsabilidad siempre recae sobre el contratista.

El dueño tiene un gran conocimiento sobre la planta, que heredará el contratista de Mantenimiento. Eso agilizará enormemente las intervenciones cuando se produzca un fallo, lo que redundará automáticamente en la disponibilidad

La empresa siempre empleará materiales de primera calidad. Además, los obtendrá de un modo más rápido. De nuevo, eso redundará en la disponibilidad y en la fiabilidad de la planta

El principal inconveniente de los contratos Full de Manteamiento es que, aparentemente, son más caros. La cantidad que paga la empresa por este tipo de servicio es en apariencia mayor (la facturación es más alta) lo que puede hacer pensar que ‘cuestan’ más. No es del todo correcto, pues también el beneficio es mayor, y los riesgos, compartidos. El otro gran inconveniente es que el cliente pierde el know-how de la planta, pierde formación e información sobre los problemas de la planta y su solución, pues se centra en los resultados y no en cómo se obtienen.

CARACTERÍSTICAS DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTOS

Hay que tomar en cuenta que el Contrato está acordado por el cual una parte, la empresa de mantenimiento, se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo físico o lógico, a cambio de un precio que la otra parte, el empresa, se compromete a pagar.

Un buen contrato es aquel en que las dos partes se benefician. No debe dar lugar a litigios, por lo tanto en las cláusulas del contrato deben establecerse con claridad, los deberes y derechos de las partes contratantes. Se deben definir claramente los acuerdos de los niveles de servicio y especificar el tipo de resultado que se desea obtener. Es indispensable ejercer un claro y estricto seguimiento a tales obligaciones y comprobar periódicamente el avance de las actividades. El contratista, al asumir esta responsabilidad, debe sentirse y constituirse como parte del resultado de la compañía. De ahí la conveniencia de tener contratos de largo plazo, en períodos que van de cinco a diez años, para que se pueda ofrecer por parte del proveedor del servicio un verdadero valor agregado.

La minuta del contrato

• El objeto y alcance- Definir claramente el tipo de actividades de mantenimiento a efectuar - El número y tipo de equipos, sistemas o elementos a mantener con el tipo de

intervención (mecánica, eléctrica, instrumentación y control, entre otros)• Definición precisa del servicio a prestar

a) Según la naturaleza de los trabajos- Según el tipo de mantenimiento- Trabajos de modernización o rehabilitación- Trabajos suplementarios

b) El alcance del suministro- repuestos- equipos- materiales- elementos consumibles

• Cronograma de actividades• Definición del personal

- Composición de la organización propuesta (calidad, perfil y especialidad por categoría)• Definición y alcance de los suministros

a) Por el propietariob) Por el contratista

• Responsabilidades de las partes• El plazo de ejecución

a) Para los contratos a término fijob) Para los contratos de duración indeterminada

• Precio- Fórmula de precios propuestos- Condiciones y revisión de precios- Penalidades y bonificaciones

• Modalidad de pago• Subcontratistas propuestos• Garantías y seguros

- Definición de las garantías exigidas a la empresa de mantenimiento, dentro de los cuales deben suscribirse principalmente

a) de responsabilidad civil extracontractualb) de pago de prestaciones sociales a los trabajadoresc) de estabilidadd) de buen manejo de anticipo (cuando exista)

Partes de un contrato de mantenimiento.

1. PARTES INTERVINIENTES:

Empresa prestadora de servicios y cliente.

2. CLÁUSULAS GENERALES:

Definiciones. Objeto. Duración del contrato. Precio y forma de pago. Comunicaciones entre las partes. Confidencialidad. Resolución del contrato. Ley aplicable y tribunales competentes.

3. CLÁUSULAS ESPECÍFICAS:

Tiempos de respuesta. Deber de colaboración. Protección de datos de carácter personal. Compromiso de no contratación. Cláusula de cobertura de días festivos.