Manual 1 de Usuario Control de existencia - copia (2) · MÓDULO CONTROL DE EXISTENCIA VERSION 02 FECHA: Febrero 2014 PÁGINA: 2 DE 36 Sistema de Información en Salud Región los

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SERVICIO DE SALUD VALDIVIA Depto. Informática en Salud

MANUAL DE USUARIO

“MÓDULO FARMACIA-CONTROL DE EXISTENCIA”

FEBRERO 2014

Servicio de Salud Valdivia.

Departamento de Informática en Salud.

“MANUAL DE USUARIO”

MÓDULO CONTROL DE EXISTENCIA

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INDICE

1.-Introducción

2.-Alcance del Módulo Control de Existencia

3.-Objetivo Principal del Módulo Control de Existencia

4.-Objetivo Específico del Módulo Control de Existencia

5.-Definiciones Generales

6.-Rasvaldivia

7.-Recomendaciones

8.-Descripción y pasos para ingresar el sistema y a sus Secciones y/o Unidades del Módulo

Control de Existencia

9.- Autores





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1. INTRODUCCIO N.

La farmacia (del griego fármakon, 'medicamento, veneno, tóxico') es la ciencia y práctica de

la preparación, conservación, presentación y dispensación de medicamentos; también es el

lugar donde se preparan y dispensan los productos medicinales.

Hoy en día, la farmacia es un área de las ciencias de la salud, que estudia la procedencia,

naturaleza, propiedades y técnicas de preparación de medicamentos para su correcto

aprovechamiento terapéutico, así como el efecto de los medicamentos sobre el organismo

(es decir tiene una triple componente, química-biológica-clínica).

Se considera también práctica de la farmacia aconsejar al paciente en lo que se refiere a su

medicación y asesorar a los médicos u otros profesionales sobre los medicamentos y su

utilización (farmacia clínica y atención farmacéutica).

Este manual de usuario entregara una guía práctica y simple acerca de las funciones del

Módulo de Farmacia en el área de Control de Existencias.

2. ALCANCEDELMO DULOCONTROLDEEXISTENCIA.

Se circunscribe al personal de los servicios que conforman la Unidades de Farmacia y Bodega

de Abastecimientos de los Establecimientos que emplearan el sistema Informático

RASVALDIVIA, Módulo CONTROL DE EXISTENCIA.





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3. OBJETIVOPRINCIPALDELMO DULOCONTROLDEEXISTENCIA.

Proporcionar una herramienta a profesionales Químicos Farmacéuticos, administradores

(profesionales médicos), personal de abastecimiento en bodegas y auxiliares de farmacia,

que permita mejorar el acceso, control y abastecimiento de medicamentos en un

establecimiento.

4. OBJETIVOSESPECI FICOSDELMO DULOCONTROLDEEXISTENCIA.

Los objetivos específicos entre los que destacan:

• Planificación en la adquisición de medicamentos

• Optimización de los recursos

• Generación de datos estadísticos

• Prevención de pérdidas por vencimientos de productos

• Información actualizada de consumo diario.





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5. DEFINICIONESGENERALES.

Bodega de Farmacia: recinto de uso exclusivo para el almacenamiento de

medicamentos e insumos terapéuticos

Fecha de Vencimiento: Es la fecha proporcionada por el fabricante indicada por el

mes y año calendario a lo menos, más allá de la cual no puede esperarse que el

medicamento conserve su actividad terapéutica.

Recepción (proveedor y traspaso): Es el proceso de manejo y verificación cualitativa y

cuantitativa de los productos recibidos para establecer si estos cumplen con las

condiciones y especificaciones pactadas en el proceso solicitud; lo que involucra la

descarga, revisión de la documentación, revisión de los productos, aceptación o

rechazo y almacenaje

6. RASVALDIVIA

Sistema Informático, que contiene diversos módulos creados para la gestión clínica y

administrativa. Es una herramienta amigable y ágil que permite al usuario trabajar de

manera sencilla en las funcionalidades que le competen, según el área en la que se

desempeña dentro del establecimiento

COMO ACCEDER AL SISTEMA

• El Sistema está diseñado para operar a través de Internet, ingresando a la dirección:

Por dentro de la Red MINSAL: http://10.8.102.72/rasvaldivia/index.php

Por fuera de la Red MINSAL: http://www.rasvaldivia.cl:8085/

• Además el Sistema cuenta con un servidor de prueba (solo para realizar

capacitaciones)

Por dentro de la Red MINSAL: http://10.8.102.75/rasvaldivia/index.php

Por fuera de la Red MINSAL: http://www.rasvaldivia.cl:8081/





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• En algunas ventanas hay datos que es obligatorio ingresar y otros que son opcionales.

El sistema validará, al momento de salir de la ventana, si los datos obligatorios han

sido ingresados.





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7. RECOMENDACIONES

• Usted deberá hacer clic en los distintos botones de cada aplicación, por ejemplo Buscar,

aceptar o modificar, entre otros. De esta manera, se asegurará que los ingresos,

actualizaciones o modificaciones efectuados por el usuario, sean efectivamente

registrados en el Sistema. Si al agregar datos, el sistema detecta omisiones en ellos, como

por ejemplo nombre, dirección, entre otros, se advertirá al usuario de esta situación

mediante cajas de diálogo, donde se especifica la omisión detectada. Al hacer clic sobre

el botón “aceptar” de la misma, el sistema retorna al formulario para completar la

información faltante.

• Usted deberá efectuar la modificación de la clave otorgada y cambiar periódicamente con

el fin de que esta sea personal y confidencial.





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8. DESCRIPCIO NYPASOSPARAINGRESARALSISTEMAYASUSSECCIONESY/OUNIDADESDELMO DULOCONTROLDEEXISTENCIA

Para acceder al sistema se ingresa el respectivo usuario (minúsculas), contraseña y se elige el

proyecto “Control de Existencia”

PANTALLA PRINCIPAL

Nos muestra en forma general las estructuras del módulo de control de existencias y los

menús asociados (mantenedores, relaciones, movimientos, informes y estadísticas).





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� Menú de Mantenedores: Unidad de Medida, Tipo de Bodega, Bodega, Rubro

producto, Sub rubro producto, Rubro Básico producto, Producto, Proveedores, Centro

de Costo, Programa y Cambiar contraseña.

� Menú Relaciones: Usuario Bodega, Centro de costo producto, Stock por bodega,

usuario establecimiento, centro costo programa, centro costo bodega y centro de

costo usuario.





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� Menú movimiento: Solicitud Extraordinaria (ingresar, autorizar y entregar), Traspaso

Bodega (Ingresar, autorizar y entregar), Recepción a proveedor, Ajustes, Anula

documento, Modifica documento.

� Menú Informes: Bincard (Tarjeta bincard, stock Valorizado con saldo, Stock valorizado

sin saldo, Inventario valorizado de bodega por establecimiento y Stock valorizado con

y sin saldo), Gastos históricos (Consulta de Documento, Gastos por proveedor,

Movimientos mensuales por proveedor, Gastos por programa, Detalle gastos por un

programa, Gastos por rubro, Detalle de gastos por rubro, Gastos por su rubro y

Detalle de gastos por su rubro), Demanda insatisfecha (Demandas insatisfechas por

productos, demandas insatisfechas por rubro y bodega y demandas insatisfechas por

centro de costo), Existencias (Vencimientos de producto por bodega, Vencimiento de

producto por rubro y bodega, Lotes de un producto en una bodega determinada,

Existencia de un producto en todas las bodegas y Vencimientos de producto en los

próximos dos meses en todas las bodegas de farmacia, Mantenedores (Consulta

unidad de medida, consulta tipos de bodega, Consulta de rubro producto, consulta de

sub rubro producto, consulta rubro básico de producto, consulta mantenedores de

producto, consulta de programas y consulta proveedores),Traspasos y devoluciones

(Consulta de traspasos entre establecimientos y Consulta de traspasos entre

establecimientos consolidados), Relaciones (Relación centro de costo/Usuario,





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Relación centro de costo/bodega, relación centro de costo/programa y relación

centro de costo/producto), Ajustes, Distribución y entrega.

� Menú Estadísticas: Consumo (consumo trimestral, consumo por establecimiento,

consumo semestral, consumo anual, informe productos ABC, Consumo por centro de

costo y Consumo semestral sin saldo), Stock (Stock en bodega en un periodo

determinado, consulta de stock máximo y mínimo por bodega), Demandas (Los

productos más pedidos por centro de costo, Los productos más pedidos por

establecimientos, Demanda de un producto por centro de costo),Precios (Los

productos más caros por centro de costo, Los productos más caros por

establecimientos), Consolidados (Consolidados gastos por rubro, Consolidado gastos

por proveedor, Consolidado consumo trimestral por un producto, Consolidado

consumo de un producto en particular, Consolidado productos ABC, Consolidado

producto anual por establecimiento y sub rubro, Consumo anual por establecimiento,

Consumo anual por bodega).





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OBSERVACIÓN

Algunas de las opciones de menú antes mencionadas, no se encuentran operativas, pero su

futura operatividad se realizara paulatinamente. En el presente documento se procederá a

revisar sólo las que hasta hoy se encuentran operativas.





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8.1 MENÚ MANTENEDORES

Unidad de medida: Es la cantidad estandarizada de una determinada magnitud física. Indica

código de 2 letras mayúsculas, descripción del mismo y si es que está o no activo. Entrega las

opciones de agregar una nueva unidad de medida, buscar en base al código de caracteres,

modificar e imprimir.

Tipo de bodega: Es posible asignar un código numérico, descripción y si es que está o no

activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo tipo de bodega, buscar en base al código,






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Bodega: Se trata de un espacio físico destinado a albergar medicamentos. Es posible otorgar

un código numérico, descripción, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo.

Entrega las opciones de agregar una nueva bodega, buscar en base al código, modificar e

imprimir.

Rubro producto: Dice relación con la forma farmacéutica del producto. Es posible otorgar un

código numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no

activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo rubro, buscar en base al código, modificar e

imprimir.





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Sub rubro producto: Es una categoría que permite reunir en un mismo grupo terapéutico a

entidades que comparten ciertas características comunes. Se puede otorgar un código

numérico, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo.

Entrega las opciones de agregar una nuevo sub rubro, buscar en base al código, modificar e

imprimir.

Rubro básico producto: Es una clasificación de carácter elemental. Indica número de código

asignado, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo.

Entrega las opciones de agregar un nuevo rubro básico, buscar en base al código, modificar e

imprimir.





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Producto: Para cada uno de los productos es posible otorgar un código numérico, descripción

del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de

agregar un nuevo producto, buscar en base al código, modificar e imprimir.

Proveedores: Aquellas entidades o personas que abastecen a otra entidad de lo necesario en

cuanto a medicamentos o insumos médicos para su funcionamiento. Indica número de

código asignado, descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no

activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo proveedor, buscar en base al código,






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Centro de costo: Indica número de código asignado, descripción del mismo, ubicación,

establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las opciones de agregar un nuevo centro

de costo, buscar en base al código, modificar e imprimir.





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Programa: Permite definir los programas de salud vigentes a través de un código numérico,

descripción del mismo, ubicación, establecimiento y si es que está o no activo. Entrega las

opciones de agregar un nuevo programa de salud, buscar en base al código, modificar e

imprimir (Por el momento sólo está disponible un programa genérico que es denominado

“Proyecto de la Casa”).





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Cambiar contraseña: Otorga la opción de que el usuario cambie su contraseña actual (Los

Usuarios y contraseñas son solicitadas por el encargado de Farmacia vía correo electrónico, y

son enviados por este mismo medio. Una vez recepcionada la clave, el usuario deberá

efectuar la modificación de la clave otorgada y cambiarla periódicamente con el fin de que

esta sea personal y confidencial)





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8.2 MENÚ RELACIONES

Usuario bodega: Se refiere a la conexión que existe entre el personal o usuario que tiene

acceso a la bodega de un determinado establecimiento.

Se debe seleccionar el Usuario en cuestión y este a su vez se relaciona con el

establecimiento, a su vez aparecen las bodegas a las cuales vamos a permitir acceso

(consulta, entrada, salida y si está o no activo su perfil para esta bodega)





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Centro costo/producto: Se debe seleccionar el establecimiento con su respectivo centro de

costo, luego el sistema muestra la clasificación de los productos en base a el Rubro,

Subrubro, Rubro Básico y por último Producto, el cual se puede seleccionar y deseleccionar

con un click.; finalmente se selecciona el botón guardar o bien cancelar el proceso antes

efectuado.

Usuario/establecimiento: Aquí se debe seleccionar el Usuario en cuestión dentro de un

listado, luego se relaciona con el Establecimiento, y finalmente se presiona el botón guardar

o cancelar.





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Centro costo/programa: En esta opción se debe seleccionar que Programas de Salud se van a

seleccionar para un Centro de Costo determinado, una vez finalizado el proceso se selecciona

el botón guardar o cancelar (actualmente solo esta disponible un programa genérico

denominado “proyecto de la casa”.

Centro costo/bodega: En esta opción se debe seleccionar que bodega (s) van a pertenecer a

un determinado Centro de Costo; una vez finalizado el proceso se selecciona el botón

guardar o cancelar.





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Centro costo/usuario: En esta opción se debe seleccionar dentro de un listado que

Usuario(s) se van a seleccionar para un Centro de Costo, una vez finalizado el proceso se

selecciona el botón guardar o cancelar.





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8.3. MENÚ MOVIMIENTO

8.3.1. RECEPCION DE PROVEEDOR: el ingreso se realiza seleccionando en la barra de menú

principal de Movimientos de la siguiente manera:

En el encabezado del Formato por defecto aparece la opción de Ingreso, seleccionar con o sin

iva, se incorporan los datos del Proveedor y documentos que acompañan al mismo, como

Tipo de Documento (boleta, factura, guía despacho entre otros),Tipo de consumo Normal,

Centro de Costo Bodega, Bodega que Recepciona, Rut del Proveedor, Fecha y Documento

que antecede la compra (número orden de pedido, número de acta…etc) finalmente se

selecciona el botón crear.





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Luego de la creación del encabezado se procede a ingresar los productos de la siguiente

manera:

Se colocan las primeras letras del producto en cuestión y se selecciona el que corresponde al

ingreso, por defecto el sistema incorpora el código correspondiente y la unidad mínima.

Después se selecciona el Programa que engloba al producto (ej: Proyecto de la casa), se

introduce la cantidad solicitada y la recibida, se incorpora el lote o serie con su respectiva

fecha de vencimiento, y el precio total dependiendo de la selección previa (con/ sin IVA).





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Se presiona el botón verde para incorporar éste producto a la recepción.

Si se requiere incorporar más productos a la recepción del mismo Proveedor se vuelve a

generar el mismo proceso antes señalado.





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Si se requiere borrar algún dato del producto ingresado, es posible realizarlo mediante la

selección del botón rojo (se borra la fila completa).Posteriormente se puede volver ingresar.

Existe un campo libre de observación para agregar algún tipo de información.

Si la recepción no incorpora más productos, se debe seleccionar el botón guardar.





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Una vez finalizado el proceso, el Sistema genera el siguiente comprobante de recepción:

Vale destacar que posterior a cada movimiento que se haga de un producto se debe verificar

con su BINCARD.

8.3.2. AJUSTES: Permite realizar ajustes en el Stock de productos con el propósito de llevar

un control real sobre los artículos que se encuentran disponibles en bodega o farmacia. El

ingreso se realiza seleccionando en la barra de menú principal de Movimientos

Se debe seleccionar el tipo de Ajuste: Ingreso o Salida. Si se selecciona Ingreso por defecto se

genera con IVA:

AJUSTES DE ENTRDA: En el encabezado se debe seleccionar el tipo de Documento que

respalda este movimiento, Motivo del Ajuste, Bodega en la cual se requiere el movimiento y





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la fecha correspondiente; sin embargo no es necesario ingresar el Centro de Costo ni el Rut.

Finalmente seleccionar el botón Crear

Para comenzar a ajustar se debe ingresar en el campo de descripción las primeras letras del

producto en cuestión, se despliega un listado y se selecciona el producto. Por defecto el

sistema entrega el Código de producto y la Unidad Mínima.

Se ingresa el precio unitario para ese producto, el lote o serie, fecha de vencimiento y la

cantidad correspondiente de ajustar.

Si se desea borrar algún dato incorporado anteriormente, es necesario seleccionar el botón

rojo y se borra la fila completa del producto en cuestión. De lo contrario, si el proceso está

correcto, se procede a Guardar.

En ésta opción también hay un campo en blanco para incorporar información.





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El Sistema pregunta si efectivamente desea Guardar; se selecciona aceptar. Al momento de

Guardar se genera el siguiente comprobante el cual cuenta con un Folio y todos los datos

ingresados.

AJUSTES DE SALIDA en el encabezado se debe seleccionar el tipo de Documento que

respalda este movimiento, Motivo del Ajuste, Bodega en la cual se requiere el movimiento y

la fecha correspondiente; sin embargo no es necesario ingresar el Centro de Costo ni el Rut.

Finalmente seleccionar el botón Crear.

Si el motivo es Baja por vencimiento, el propio sistema señala las series o lotes disponibles

para realizar esta operación.

Finalmente se indica la cantidad y selecciona el botón verde para ingresar, y guardar.

Se genera al igual que el Ajuste de Entrada un comprobante de Ajuste Salida

8.3.3. TRASPASOS: En el menú Movimientos se pueden realizar traspasos entre bodegas. El

Flujograma de traspasos entre bodega es el siguiente Fig.1.

Se Comienza con una solicitud de Traspaso desde Bodega Farmacia hacia Bodega Central.

Bodega Central recibe la solicitud y tiene la opción de rechazar o aceptar esta solicitud. Si se

acepta se entregan los productos de la solicitud comprobando su identidad (nombre,

presentación, fecha de vencimiento), cantidad y el estado de los mismos la cual sale desde





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Bodega central hacia Bodega Farmacia. Esta última bodega debe validar la recepción de los

productos, si los rechaza se debe comunicar a la brevedad con la bodega central para que

esta realice el ajuste correspondiente.

Fig.1. Flujograma de traspaso de bodega.

En el sistema los pasos son los siguientes:

Solicitud de Traspaso: En Bodega Farmacia se selecciona y se realiza la solicitud.





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Entrega traspaso: En Bodega Central se selecciona la solicitud pendiente de entrega y se

marca de un color amarillo, luego se presiona el botón entregar.

(Así como existe la opción de entregar una solicitud también es posible rechazar)

Al visualizar lo que la bodega solicitante requiere se debe ingresar en el campo vacío la

cantidad que se va entregar y se presiona el icono con forma de martillo. Siempre se debe

comprobar la identidad del producto (nombre, presentación, fecha de vencimiento),

cantidad y el estado de los mismos

Posteriormente aparece un menú con las respectivas fechas de vencimientos de los

medicamentos





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Una vez realizado el proceso se marca el martillo con una línea roja. Aparece la pantalla

donde se puede guardar el documento, previo ingreso de quien retira y alguna observación si

fuese necesario:

El proceso termina mostrando una pantalla que permite imprimir esta solicitud, la cual debe

ser firmada por quien entrega y traslada el traspaso.

Recepción de traspaso: En Bodega Farmacia se realiza la recepción de los productos. Esto

consiste en recibir los artículos indicados en de traspaso correspondiente, comprobando su

identidad (nombre, presentación, fecha de vencimiento), cantidad y el estado de los mismos.

Si se detecta alguna diferencia, se debe regularizar la situación con Bodega, a la brevedad.

Luego de la recepción conforme, la pantalla imprime una solicitud la cual debe ser firmada

tanto por el que entrega como también el que recepciona el traspaso.

Luego, se procede a ingresar los productos en los sitios asignados, siguiendo las normas de

almacenamiento.

Finalmente se debe verificar traspasos en tarjeta bincard del producto traspasado





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8.3.4. ANULA DOCUMENTO: Permite anular una entrega de un centro de costo o bien una

recepción a proveedor.

En base a la Recepción a Proveedor efectuada, se debe considerar el número de recepción

que genera el Sistema.

Se debe seleccionar la bodega, tipo de movimiento (Recepción a Proveedor o Entrega Centro

de Costo), y número de ID.

Aparece un mensaje en pantalla de confirmación de la anulación

Posteriormente se genera el comprobante correspondiente.

Finalmente se debe revisar la (s) Bincard de los productos ingresados en la Recepción a

Proveedor, de manera de confirmar el movimiento de anulación antes efectuado.





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8.4. MENÚ INFORMES

TARJETA BINCARD: informe que permite disponer de la información de ingresos y egresos de

un producto o insumo farmacéutico y la fecha en que se genera el respectivo movimiento.

STOCK VALORIZADO CON SALDO Permite conocer el stock de productos existente en

bodega, los cuales tienen un stock ≥ a 1 unidad

STOCK VALORIZADO SIN SALDO Permite conocer el stock de productos existente en bodega,

los cuales tienen un stock igual a 0 (cero) unidad

INVENTARIO VALORIZADO DE BODEGA POR ESTABLECIMIENTO6: Permite conocer el stock

de productos existente en bodega, describiendo en un informe todas las bodegas existentes

en el establecimiento

STOCK VALORIZADO CON O SIN SALDO: Permite conocer el stock de productos existente en

bodega con o sin saldo.





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AUTORES

• María de los Ángeles Torres Noriega

• Gustavo Tripailaf Manqui

Control de Versiones

Revisión Fecha Autor Correo

Versión 01 06-09-2012 Maria de los Angeles

Torres Noriega

[email protected]

Versión 02 27-02-2014 Gustavo Tripailaf Manqui [email protected]

Documents

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