Manual Access 2000 Avanzado

ACCESS

AVANZADO

2000

Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos

hardware, etc. que aparecen en este manual son marcas registradas de sus

respectivas compañías u organizaciones.

Reservados todos los derechos. De

conformidad con lo dispuesto en el

Código Penal vigente, podrán ser

castigados con penas de multa y

privación de libertad quienes

reprodujeren o plagiaren, en todo o en

parte, una obra literaria, artística o

científica fijada en cualquier tipo de

soporte, sin la preceptiva autorización

del editor.

© Espacio Formación S.L. – Málaga, 2001

Edita: Espacio Formación S.L.

C/ Compositor Lehmberg Ruiz, 21

29007 MÁLAGA (España)

Telf. 902 15 78 22

Imprime:

Depósito Legal: XXXXXXX

La elaboración de este manual está basada en la experiencia de más de

20 años de profesionales de la enseñanza. Profesores dedicados, entre

otras actividades, a la Formación Continua y Ocupacional, con un

profundo conocimiento de las necesidades del alumnado. Su

metodología de aprendizaje y técnicas de motivación garantizan la

finalización con éxito de la formación impartida.

El contenido del manual se adapta a las exigencias educativas de los

Certificados de Profesionalidad, con el consiguiente beneficio para el

alumno a la hora de adaptar sus conocimientos a los requeridos para el

desarrollo profesional de la actividad laboral.

El propósito de este manual es el de ser una guía útil para el aprendizaje,

eminentemente práctica y didáctica; para ello se han incluido múltiples

ilustraciones y casos prácticos con el objetivo final de lograr una

metodología de enseñanza eficaz, sencilla y amena.

Para lograr la meta de calidad educativa se ha contado con un equipo de

pedagogos, profesionales de la enseñanza y especialistas en cada una

de las materias, los cuales han aportado las visiones necesarias para que

el resultado final sea óptimo y el más adecuado a las necesidades

formativas.

La estructura modular del manual, que incluye un contenido teórico,

tests de evaluación y casos prácticos, facilita la comprensión de los

contenidos, ofreciendo la posibilidad de una evaluación continua y la

realización de casos prácticos a través de los ejercicios propuestos.

Queremos, desde la humildad del formador, aportar a este apasionante

mundo en el que vivimos, caracterizado por profundos cambios

tecnológicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos;

herramientas que faciliten la adaptación a un futuro caracterizado por el

cambio continuo.

Por último, agradecer a todos los compañeros su colaboración en este

proyecto, sin la cual éste no podría haber sido una realidad.

Prólogo

prólogo

MÓDULO 1: conceptos fundamentales

TEMA 1: Introducción. Tablas y sus componentes

Tipos de bases de datos

Tablas

Registros

Campos

Tipos de campo y su aplicación

Campo clave

Lo que hemos aprendido

Test

TEMA 2: Introducción al manejo de las bases de datos

Estudio previo de la información a introducir

Elección de campos, denominación y tamaño

Ahorro de memoria en el diseño

Elección de la clave principal: Campos índice

Elección de la clave principal: campo clave e índices

Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales

Integridad referencial


Test

TEMA 3: Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos

Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access

La barra de título

Barra de menús

Cuadros de diálogo

Tipos de mensaje

Barras de herramientas

Ventana de base de datos y barras de desplazamiento

La barra de estado

Finalizar una sesión de Access 2000

El ayudante de Office


Test

índice

MÓDULO 2: Introducción y edición de datos

TEMA 4: Crear una base de datos

Crear una base de datos sin usar el asistente

Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla

Opciones de campo: Tipos de datos

Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal

Cerrar la ventana de estructura de tabla

Crear una base de datos usando el asistente

Crear una tabla usando el asistente de tablas


Test

Actividades

TEMA 5: Edición de datos

Abrir una base de datos

Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla

Operaciones con los registros: Introducir datos

Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo

Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna

Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo de campo

Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros


Test

Actividades

TEMA 6: Filtros y selección de registros

Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para búsqueda de datos

Movimientos por la tabla

Selección de registros


Test

Actividades

MÓDULO 3: formato y presentación de datos

TEMA 7: Presentación de datos en pantalla

Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo

Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos

Modificar la altura de las filas

Mover columnas

Ocultar y visualizar columnas

Vistas de una tabla


Test

Actividades

índice

TEMA 8: Imprimir

Configuración de impresión

Presentación preliminar

Impresión de datos

Salida a impresora


Test

Actividades MÓDULO 4: mantenimiento de bases de datos

TEMA 9: Mantenimiento de tablas

Operaciones con registros: Introducir nuevos registros

Operaciones con registros: Modificación de datos introducidos

Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos

Operaciones con registros de una hoja: Borrar/suprimir registros

Copiar bases de datos (tablas)

Vaciar bases de datos (tablas)

Borrar/suprimir tabla


Test

Actividades

TEMA 10: Protección de datos

Abrir en modo exclusivo

Protección de la base de datos

Desproteger base de datos


Test

Actividades

TEMA 11: Ordenación

Criterios de ordenación: ordenar registros

Crear una tabla a partir de otra I

Crear una tabla a partir de otra II

Índices

Borrar un índice


Test

Actividades

índice

MÓDULO 5: consultas

TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales

El modelo relacional: tipos de relaciones

Ir a la ventana de relaciones

Agregar tablas a la ventana de relaciones

Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones

Definir relaciones: Crear una relación

Definir relaciones: Eliminar una relación

Modificar una relación

Cerrar la ventana de relaciones


Test

Actividades

TEMA 13. Opciones de consulta

Introducción, concepto y tipos

Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas

Condiciones de visualización de los campos

Elementos de la condición: campos, operadores y valores

Condiciones múltiples: prioridad de los operadores

Criterios de ordenación: ordenar resultados


Test

TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas

Crear y ejecutar una consulta. Criterios de consulta

Grabación de la consulta

Impresión de una consulta

Modificación de una consulta

Borrar/suprimir una consulta

Combinar datos de múltiples tablas o consultas


Test

Actividades

TEMA 15. Consultas de acción

Tipos de consultas de acciones

Crear una consulta de creación de tabla I

Crear una consulta de creación de tabla II

Crear una consulta de actualización


Test

Actividades

índice

MÓDULO 6: formularios

TEMA 16. Introducción a los formularios. Controles

Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”

Controles

Añadir un control

Seleccionar controles

Modificar el tamaño y posición de los controles

Mostrar las propiedades de los controles

Principales propiedades de los controles

Asistentes


Test

TEMA 17. Crear un formulario

Formularios. Introducción

Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios I

Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios II

Abrir un formulario

Cerrar un formulario

Descripción de la ventana de diseño

Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario

Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir datos

Subformularios

Crear autoformularios


Test

Actividades

MÓDULO 7: informes y etiquetas

TEMA 18. Creación de informes

Informes. Introducción

Partes de un informe

Planificar un informe

Crear un informe usando el Asistente para informes I

Crear un informe usando el Asistente para informes II

Crear un informe usando el Asistente para informes III

Modificar un informe: crear un informe en vista diseño

Ejecutar e imprimir un informe: vista previa

Uso de totales y subtotales

Crear un autoinforme


Test

Actividades

índice

TEMA 19. Creación de etiquetas

Estudio previo a la creación de etiquetas

Asistente para etiquetas I

Asistente para etiquetas II

Asistente para etiquetas III

Asistente para etiquetas IV

Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas

Modificar el diseño de las etiquetas


Test

Actividades

MÓDULO 8: funciones

TEMA 20. Expresiones y funciones

Expresiones y funciones. Definición

Campos calculados

El generador de funciones

Funciones matemáticas

Funciones de conversión de tipos de datos

Funciones relacionadas con los diferentes campos


Test

Actividades

Glosario

Bibliografía

Cuestionario de evaluación

índice

Conceptos fundamentales

TEMA 1. Introducción. Tablas y sus componentes

TEMA 2. Introducción al manejo de las bases de datos.

TEMA 3. Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos.

Objetivos: ♦ Conocer los elementos que componen una base de datos.

♦ Iniciar y finalizar una sesión con Access 2000.

♦ Reconocer el entorno de la aplicación y sus elementos.

♦ Realizar un estudio previo a la creación de la base de

datos.

♦ Comprender las diferentes relaciones que conectan las

distintas tablas.

♦ Conocer la integridad de los datos

módulo 1

ACCESS2000

Avanzado

Introducción. Tablas y sus componentes ♦ Tipos de bases de datos

♦ Tablas

♦ Registros

♦ Campos

♦ Tipos de campo y su aplicación

♦ Campo clave

ACCESS

tema 1

2000

Avanzado

Tipos de bases de datos

Una base de datos se puede clasificar dependiendo del tipo y número de tablas que ésta

contenga. Nos referiremos a una estructura plana cuando todos los datos se encuentren

en una única tabla. Por otro lado hablaremos de estructura relacional cuando la

información se encuentra repartida en varias tablas entre las que existe una relación.

Por ejemplo, podremos tener una estructura plana para generar una agenda y una

estructura relacional para contener los datos de nuestros clientes y la lista de pedidos

que hará cada uno de ellos.

Tablas

Una tabla es una estructura informática que sirve para

contener información física (datos). Cada tabla está

compuesta por filas (llamadas registros) y columnas

(llamadas campos).

Para hacer un símil, una tabla podría ser un fichero lleno de

fichas con nombres, números de teléfono, direcciones...

Registros

Cada registro contiene todos los datos pertenecientes a un

sujeto en particular. Por tanto, existirá un registro para cada

elemento de la tabla.

Si seguimos con nuestro ejemplo, un registro sería cada una

de las fichas que contiene el fichero.

Campos

Cada registro se divide en campos. Cada campo

contiene un aspecto, tipo o categoría de información

del sujeto anteriormente mencionado.

En nuestro ejemplo, un campo sería cada uno de los

datos que podemos encontrar en la ficha, como puede

ser el nombre, la dirección o la localidad.

Tipos de campo y su aplicación

En Access podemos encontrar varios tipos de campos que podrán contener los datos

como mejor nos convenga. A continuación exponemos todos los tipos y su aplicación

principal.

Tipo Puede contener... Tamaño y formato... Texto Cualquier carácter del teclado. (En este campo

los números no pueden usarse en operaciones aritméticas)

El tamaño por omisión es 50 y el máximo 250

Memo Cualquier carácter del teclado. Se utiliza para grandes bloques de texto.

Hasta 64.000 caracteres

Numérico Números enteros y fraccionarios que utilizaremos en operaciones aritméticas.

123456,123456

Fecha/Hora Fechas y Horas. 19/12/99 15:03:25

Moneda Números enteros y fraccionarios de hasta 4 decimales.

1,2345 pts

Autonumérico Valor numérico que se introduce automáticamente al añadir un registro.

Automático

Sí/no Sólo dos valores que pueden ser SÍ o NO. Sí o No

Objeto OLE* Objetos OLE, gráficos y otros datos binarios. Hasta 1 Gb.

Hipervínculo* Dirección de página Web o ruta de directorio. 2048 caracteres

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla.

4 bytes

El campo por omisión es de tipo “Texto”, ya que en él se puede almacenar cualquier

carácter. Si lo que queremos es almacenar bastante texto, debemos elegir el campo tipo

“Memo”. Por otro lado, cuando vayamos a introducir datos de tipo numérico elegiremos

entre “Numérico” o “Texto”, dependiendo si deseamos realizar operaciones matemáticas

con ellos o no, respectivamente.

El campo “Autonumérico” lo podemos utilizar, por ejemplo, para numerar los registros

automáticamente según los vamos introduciendo en la tabla.

Cuando el campo sólo pueda contener una afirmación o una negación (por ejemplo, un

campo que pregunte ¿tiene Vd. hijos?) usaremos el tipo “Sí/No”. Por último, tenemos los

campos “Fecha/hora” que sirven para introducir fechas y horas en diferentes formatos;

el campo “Moneda” que utiliza un máximo de 4 decimales y añade el tipo de moneda

que nosotros especifiquemos, y el campo “ObjetoOLE” que nos puede servir para

insertar cualquier objeto OLE compatible en Windows, como puede ser una hoja de

cálculo, una carta, un gráfico, etc.

* Las palabras marcadas con un asterisco se describen en un glosario al final de este

manual.

Campo clave

Siempre que pensemos crear una estructura relacional debemos tener al menos un

campo en cada tabla cuyo valor sea único. Por ejemplo, en nuestro caso de la agenda

deberíamos incorporar un campo “DNI” (sabemos que dos personas no pueden tener el

mismo número de DNI). En el caso en que no sea posible encontrar un campo sin

repeticiones, nos podemos valer de un campo “autonumérico” añadido a la tabla, o bien

crear dicho campo como suma de dos campos existentes.

Precisamente este campo se llama “campo clave” o “clave principal” de la tabla, que en

el último de los casos arriba explicados recibe el nombre de “clave compuesta” por ser la

suma de dos o más campos.

LO QUE HEMOS APRENDIDO

Access 2000 es una aplicación informática especializada en la gestión de base de

datos.

Hay distintos tipos de bases de datos dependiendo de su estructura. Los elementos que componen principalmente una base de datos son:

♦ Tablas: es una de las estructuras principales, donde se almacenarán todos

los datos.

♦ Registros: en cada registro se introducirán los datos de un elemento en

concreto.

♦ Campo: es cada uno de los aspectos, categorías o tipo de información que

almacenamos.

En Access 2000 podremos especificar el tipo de dato a almacenar e indicarle una

serie de características.

El campo clave es único en cada tabla, y contendrá un elemento característico en

cada estructura.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test

Marcar la respuesta correcta.

1. El tipo de base de datos llamada “estructura plana” consiste en...

una única tabla que contiene todos los datos.

una serie de tablas enlazadas entre sí.

una serie de tablas relacionadas.

2. Una tabla es...

una estructura informática que contiene caracteres.

una estructura informática que puede contener datos.

una representación gráfica de datos.

3. Sabemos que un registro...

contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto.

contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla.

contiene una característica determinada de un sujeto de la tabla.

4. Un campo...

contiene un aspecto, tipo o categoría de información de un sujeto de la tabla.

contiene toda la información de la tabla.

contiene toda la información de un sujeto de la tabla.

5. Los campos memo sirven para...

contener imágenes y sonidos.

contener una dirección de una página web.

contener gran cantidad de texto.

6. Un campo clave es imprescindible para...

cualquier estructura de base de datos.

una estructura de base de datos relacional.

ordenar una base de datos.

Introducción al manejo de las bases de datos

♦ Estudio previo a la información a introducir

♦ Elección de campos, denominación y tamaño

♦ Ahorro de memoria en el diseño

♦ Elección de la clave principal: Campos índice

♦ Elección de la clave principal: campo clave e índices

♦ Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de

datos relacionales

♦ Integridad referencial

ACCESS

tema 2

2000

Avanzado

Estudio previo de la información a introducir

Antes de crear una base de datos debemos pensar bien el diseño de la misma, pues,

una vez creada y con datos introducidos, es más difícil modificarla.

Lo primero que debemos hacer es determinar la

finalidad de la base de datos y reunir todos los

tipos de información que va a contener. En

segundo lugar, debemos distribuir toda la

información por asuntos, de forma que cada

asunto corresponda a una tabla y que la

información no se encuentre duplicada ni dentro

de una tabla ni en tablas diferentes.

Elección de campos, denominación y tamaño

Una vez tengamos pensado el número de tablas y la relación que existirá entre ellas,

pasaremos a diseñar el tipo de campo que contendrá cada unidad de información.

El nombre del campo debe recordarnos su contenido. Por ejemplo, el campo que

contendrá el nombre y los apellidos de un cliente puede denominarse “Nombre

completo”, aunque siempre es

recomendable fraccionar la

información y sería más lógico crear

dos campos: uno llamado “Nombre” y

otro “Apellidos”.

Para elegir el tipo de campo debemos

remitirnos a la pregunta “Tipos de campo y su aplicación” del capítulo anterior y seguir

los criterios allí explicados.

El tamaño del campo especifica la cantidad de información que puede albergar el campo,

aunque Access, dependiendo del tipo de campo, imponga sus límites de capacidad.

Ahorro de memoria en el diseño

Además de las reglas explicadas en las dos preguntas anteriores debemos pensar en la

velocidad de proceso del ordenador, de forma que, cuanto más grande sea el volumen

de información a procesar, menor será la velocidad de proceso.

Por ello, debemos diseñar la base de datos de forma que no manejemos información

irrelevante o innecesaria. Además, ajustaremos el tamaño de los campos a las

necesidades reales (por ejemplo, es excesivo asignar al campo “código postal” una

longitud de 15 dígitos, pues sabemos que nunca pasará de 5).

Elección de la clave principal: Campos índice

Los campos índice los utiliza Access para ordenar y buscar datos en la tabla de una

forma rápida. Si una tabla tiene un campo clave, éste siempre será un campo índice.

Además, el usuario podrá marcar como índice aquellos campos que desee, siempre y

cuando no sean del tipo “Objeto OLE”, “Memo” e “Hipervínculo”.

Elección de la clave principal: campo clave e índices

Para que Access pueda conectar la información almacenada en tablas independientes,

cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que

identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla.

Determinación de las relaciones entre tablas: Bases de datos relacionales

Las relaciones entre tablas deben crearse de forma que uno o varios campos de una de

ellas enlacen con el campo clave de otra. Por ejemplo, el pedido 0023 de la tabla

principal de clientes debe enlazar con el campo clave “número de pedido” de la tabla de

pedidos.

Las relaciones posibles entre tablas pueden ser:

U n o a u n o El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el

valor del campo o los campos coincidentes de un registro y con sólo uno de la tabla

relacionada.

Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “DNI” de la tabla principal y el

campo “Dirección de trabajo” de la tabla relacionada.

U n o a v a r i o s El valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el

valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.

Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “DNI” de la tabla principal y el

campo “nombre de los hijos” de la tabla relacionada.

V a r i o s a v a r i o s : Un registro de cualquiera de las tablas puede relacionarse con varios registros de la otra

tabla. Para establecer una relación de varios a varios es preciso crear una tercera tabla

(cruce) e incluir en ella los campos de las claves principales de las otras dos tablas.

Un ejemplo de este tipo de relación puede ser el campo “nombre” de la tabla principal y

el campo “comida preferida” de la tabla relacionada.

Integridad referencial

Las reglas de integridad referencial sirven para asegurarse de que los datos se

mantendrán correctamente relacionados y que no se eliminen datos accidentalmente.

Las dos reglas básicas que mantienen la integridad referencial son las siguientes:

♦ No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados en la tabla

primaria.

♦ No se puede borrar un registro de la tabla primaria, si tiene registros relacionados en

la tabla secundaria.

En Access podremos activar la integridad referencial para asegurarnos que estas dos

reglas se cumplan.


Debemos realizar un estudio antes de comenzar a crear la base de datos, ya que

las modificaciones a posteriori pueden ser mas complicadas.

Seleccionaremos el tipo y tamaño adecuado para campo, según lo que vayan a

contener. Saber seleccionar el campo clave, que será el que haga único cada registro.

Determinaremos los tipos de relaciones dependiendo de la estructura de nuestras

tablas y cómo queramos conectar la información.

Utilizaremos la integridad referencial cuando queramos forzar la existencia de

cierta información para que ésta pueda estar relacionada.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son...

determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas.

determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la información por asuntos.

distribuir la información por asuntos y diseñar las tablas.

2. Un campo clave debe contener...

cualquier tipo de datos.

datos numéricos diferentes entre sí.

datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.

3. La relación del tipo “uno a uno”...

relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la

secundaria.

relaciona un registro de la tabla principal con sólo un registro de la secundaria.

relaciona un registro de la tabla principal con más de un registro de la secundaria.

4. Para poder crear una relación de tipo “varios a varios” es preciso...

crear una tercera tabla de cruce.

nada en especial.

que las dos tablas tengan un campo clave.

5. Los campos índice sirven para...

generar tablas nuevas de una forma rápida.

ordenar y buscar datos rápidamente.

reemplazar valores de la tabla.

6. La integridad referencial sirve para...

evitar el uso de tablas no relacionadas.

relacionar correctamente los datos y evitar la pérdida accidental de los mismos.

generar bases de datos de menor tamaño.

Elementos básicos de Access 2000. Primeros pasos ♦ Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access

♦ La barra de título

♦ Barra de menús

♦ Cuadros de diálogo

♦ Tipos de mensaje

♦ Barras de herramientas

♦ Ventana de base de datos y barras de desplazamiento

♦ La barra de estado

♦ Finalizar una sesión de Access 2000

ACCESS

tema 3

2000

Avanzado

Comenzar una sesión de Access 2000: Iniciar Access

Access 2000 es una ap l i cac ión in formát ica espec i a l i zada en l a ed ic ión o p rocesamiento de bases de da tos. La opc ión de comenzar una ses ión nos pe rmi t i r á t r aba j a r con Access 2000 en una base de da tos* nueva.

1. Desplegar el menú de Inicio

2. Hacer clic en Programas*

3. Hacer clic sobre Microsoft Access

NOTA: En el caso de que no veamos la aplicación Microsoft Access dentro del grupo

Programas, ésta puede estar dentro de la carpeta Microsoft Office u Office 2000.

La barra de título

Es l a l ínea super i o r que podemos aprec i a r a l i n ic i a r Access 2000 y nos s i rve pa ra i dent i f i ca r en qué ap l i cac i ón y a rch ivo* nos encont ramos.

De izquierda a derecha nos encontramos el logotipo de Access que hace de menú de

control y que se utiliza para modificar el tamaño, la posición o cerrar la ventana de

Access; seguidamente aparece el nombre de la aplicación y del archivo o base de datos

activa.

En el extremo de la derecha se encuentran tres botones que permiten realizar las

opciones del menú de control de una forma más rápida: minimizar (convertir Access

2000 en un botón de la barra de tareas de Windows), restaurar (devolver su tamaño

anterior) o maximizar (ocupar todo el área del escritorio de Windows), y cerrar la ventana

de Access.

Barra de menús

Es l a ba r ra que se encuentra ba jo l a ba r ra de t í tu lo y cont i ene l os menús pa ra e l mane jo de l a ap l i cac i ón y l a e l aborac ión de base de da tos.

Access 2000 incluye una nueva característica con respecto a los menús. Cuando

despleguemos un menú, éste no lo hará completamente para evitar así ocultar el área de

escritura del documento. En ese momento tendremos la posibilidad desplegarlo

completamente.

1. Desplegar El menú deseado

2. Hacer clic o posicionar el ratón sobre El elemento inferior del menú

Cuadros de diálogo

Surgen cuando se lecc ionamos un comando que p resenta va r i as pos ib i l i dades de e j ecuc ión y s i rven pa ra se lecc ionar opc iones r e l ac ionadas con una he r ramienta o u t i l i dad espec í f i ca.

Así, por ejemplo, si hacemos clic sobre el menú Archivo y seleccionamos Configurar

página, veremos los siguientes elementos: 1. Botón Aceptar Valida las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.

2. Botón Cancelar Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.

3. Botón de ayuda Muestra ayuda de los diferentes elementos del cuadro de diálogo.

4. Botón Cancela las modificaciones realizadas y cierra el cuadro de diálogo.

Tipos de mensaje

Después de seleccionar un comando de menú podemos recibir por parte de Access 2000

tres tipos de mensaje. A continuación, mostramos el significado de cada uno de ellos y

la imagen que lleva asociada.

Tipo de mensaje Explicación Símbolo

♦ Error Aparece cuando es imposible realizar la operación

que hemos seleccionado.

♦ Advertencia

Aparece para indicarnos que la opción que hemos

seleccionado puede provocar pérdida de datos o

errores en el sistema*.

♦ Información Aparece para indicarnos el final de una acción o

sugerirnos el uso de un comando.

Barras de herramientas

Es ta ba r ra se encuent ra s i t uada j us to deba jo de l a ba r ra de menús y en e l l a se encuent ran los comandos más usua les pa ra t r aba j a r con l a base de da tos, abr i r , cer ra r , gua rda r , .. .

Existen múltiples barras de herramientas que agrupan las opciones por categorías y

podemos mostrarlas y ocultarlas en cualquier momento dentro del menú Ver. Para ello

tendremos que seleccionar a la izquierda del nombre de la barra de herramientas que

vayamos a activar.

1. Desplegar el menú de Ver

2. Seleccionar Barra de herramientas

3. Activar/desactivar La barra de herramientas deseada

Ventana de base de datos y barras de desplazamiento

La ventana de base de da tos cont i ene l as d i s t in tas f i chas con l as que c rea remos l as t ab las, f o rmula r ios, consu l tas,. . . con l as que l e sacaremos e l máx imo pa r t i do a l a base de da tos.

Las barras de desplazamiento constan de dos botones con una flecha en su interior, que

indica hacia dónde avanzará el documento al pulsarlos.

La barra de estado

Se encuent ra s i t uada en l a pa r te in fe r i o r de l a panta l l a de ap l icac ión de Access 2000 y muest ra in fo rmac ión sobre e l es tado de l a base de da tos y d i f e ren tes modos de f uncionamien to de l a base de da tos.

Finalizar una sesión de Access 2000

Elegiremos esta opción para dejar de trabajar con Microsoft Access 2000 y Microsoft

Windows.

1. Desplegar el menú de Archivo

2. Seleccionar Salir

3. Desplegar el menú de Inicio

4. Hacer clic en Apagar el sistema...

5. Hacer clic en ¿Apagar el equipo?

6. Hacer clic en Sí


Cómo iniciar una sesión con Access 2000.

Reconocer los elementos que componen el entorno de trabajo en Access 2000. Sabemos reconocer los distintos tipos de errores que se nos pueden presentar.

Cómo visualizar las barras de herramientas además de los componentes de un

cuadro de dialogo.

Reconocer la ventana de base de datos y las barras de desplazamiento.

Finalizar una sesión con Access 2000.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el menú...

Configuración.

Inicio.

Office 97.

2. Un cuadro de diálogo aparece cuando...

seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecución.

desplegamos un menú.

seleccionamos una tabla.

3. La barra de herramientas se encuentra situada...

en la parte inferior de la pantalla.

justo debajo de la barra de título.

justo debajo de la barra de menús.

4. Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...

el menú Archivo.

el menú Ver.

la barra de estado.

5. La barra de estado...

muestra información sobre la base de datos.

contiene distintas fichas con las que crearemos las tablas, formularios,

consultas...

contiene los comandos más usuales para trabajar.

6. Para dejar de trabajar con Access 2000 seguiremos la secuencia de menú...

Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí

Archivo Cerrar Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí

Archivo Salir Inicio Apagar el sistema... Apagar el equipo Sí

Introducción y edición de datos

TEMA 4. Crear una base de datos.

TEMA 5. Edición de datos.

TEMA 6. Filtros y selección de registros. Objetivos: ♦ Crear y guardar una base de datos.

♦ Insertar tablas con estructuras organizadas.

♦ Abrir una base de datos e introducir datos en la estructura.

♦ Visualización de datos por filtros.

♦ Selección de registros.

módulo 2

ACCESS2000

Avanzado

Crear una base de datos ♦ Crear una base de datos sin usar el asistente

♦ Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.

♦ Opciones de campo: Tipos de datos

♦ Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal

♦ Cerrar la ventana de estructura de tabla

♦ Crear una base de datos usando el asistente

♦ Crear una tabla usando el asistente para tablas

ACCESS

tema 4

2000

Avanzado

Crear una base de datos sin usar el asistente

Una base de datos es realmente un archivo en la unidad de disco que va a contener

todas las tablas, informes*, consultas* y formularios*.


2. Seleccionar Nueva...

3. Seleccionar La solapa General

4. Seleccionar Base de datos

5. Seleccionar Aceptar

6. Desplegar la lista de Guardar en:

7. Seleccionar Un elemento de la lista

8. Teclear El nombre del archivo de base de datos deseado

9. Hacer clic sobre Crear

Crear, utilizar listas desplegables y guardar una tabla.

Es ta opc i ón nos pe rmi te ag rega r una t ab la a nues t ra base de da tos.

Sólo podremos utilizar este comando una vez hayamos creado y abierto un archivo de

base de datos. Una vez finalizado el diseño de la tabla, podremos guardarla. Si no le

creamos una clave, Access nos preguntará si queremos crearla.

1. Seleccionar El botón Tablas

2. Hacer doble clic sobre Crear una tabla en vista Diseño

3. Teclear El nombre de los campos deseados

4. Desplegar la lista Tipo de datos

5. Seleccionar Un valor de la lista para cada campo creado

6. Teclear Una descripción para cada campo creado (opcional)

7. Hacer clic sobre El icono Guardar

8. Teclear El nombre de la tabla

9. Hacer clic sobre Aceptar

10. Hacer clic sobre Sí, para que Access añada un campo clave por

nosotros

No, para indicar nosotros una clave más tarde

Opciones de campo: Tipos de datos

Combinando l as p rop iedades consegu i remos que l a f o rma de t r aba jo sea mucho más cómoda y l a p resentac i ón de l a in formac ión sea más c la ra.

Una vez hayamos seleccionado el tipo de datos para un campo cualquiera podremos

especificar ciertas propiedades que afectarán a la forma en que los datos se

almacenarán. A continuación exponemos las propiedades más comunes (todas ellas no

son aplicables a cualquier tipo de datos; por ejemplo, la propiedad “Lugares decimales”

no tiene sentido para el tipo texto).

Propiedad Significado

Tamaño del campo: Para datos de tipo “Texto” indicaremos la longitud máxima.

Para datos de tipo número podremos elegir entre:

♦ Byte: valores comprendidos entre 0 y 255

♦ Entero: valores entre –32.768 y 32.767

♦ Entero largo: valores entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647

♦ Simple: valores entre –3,4 x 1038 y 3,4 x 1038

♦ Doble: valores entre –1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 con 15

decimales

Formato: Especifica la presentación de los datos, pudiendo ser éstos fecha,

moneda, número, porcentaje, científico y fijo.

Lugares decimales: Especifica el número de decimales (precisión) con la que los

números se van a almacenar.

Máscara de entrada: Permite controlar cada uno de los caracteres que pueden

introducirse en el campo, así como los separadores para fechas,

horas y texto en general (por ejemplo, para un número de teléfono).

Título: El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto

descriptivo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante

del valor del campo al diseñar formularios e informes.

Valor predeterminado: El valor (número, fecha, texto, etc.) será el que aparezca

inicialmente en el campo al añadir un nuevo registro.

Regla de validación: Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que

se introduzca en el campo. Dichas condiciones han de

especificarse mediante una expresión de Access.

Texto de validación: Será el mensaje de error que aparezca en un cuadro de diálogo en

el centro de la pantalla, cuando se introduzca un valor que no

cumpla la regla de validación.

Requerido: Esta propiedad hace que la introducción de datos en el campo sea

obligatoria.

Indexado: Esta propiedad permite crear un índice simple basado en el campo.

Clave principal de la tabla: Elección de la clave principal

El campo clave de una tabla debe contener datos exclusivos (que no se repitan, como

por ejemplo, un número de matrícula) y sirve para organizar rápidamente los datos de la

tabla.

1. Seleccionar El campo que queramos designar como clave

2. Hacer clic sobre El icono de la barra de herramientas Diseño de tabla

Cerrar la ventana de estructura de tabla

Una vez hayamos tecleado todos los campos necesarios cerraremos la ventana de

diseño o estructura de tabla. Si hemos realizado algún cambio desde la última vez que

guardamos, Access nos lo advertirá con un mensaje.


2. Seleccionar Cerrar

3. Si no habíamos guardado Hacer clic sobre Sí

Crear una base de datos usando el asistente

Para crear una base de datos usando el Asistente seguimos estos pasos:

En el Cuadro de diálogo inicial seleccionamos la opción “Asistentes, páginas y proyectos

de bases de datos de Access” y pulsamos aceptar.

En la ficha Base de Datos seleccionamos el icono correspondiente a la base de datos que

deseamos crear y aceptamos. Especificamos un nombre y una ubicación para la base de

datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos. Pulsamos el botón Crear y

seguimos las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de datos como

punto de partida.

En el cuadro de bienvenida del Asistente, hacemos clic en Siguiente. Aparece un

segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada

tabla. Elegimos los elementos activando o desactivando las correspondientes casillas de

selección.

En la siguiente pagina seleccionamos uno de los estilos predeterminados para la

presentación e introducción de datos y pulsamos Siguiente.

Seguidamente elegimos un tipo predeterminado para los informes y pulsamos siguiente.

Escribimos el título de la base de datos, pulsamos Siguiente y Terminar.

En ese momento el asistente pondrá en marcha la creación de la base de datos con los

parámetros especificados.

Crear una tabla usando el asistente para tablas

En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y "Crear una tabla utilizando el

asistente".

Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo y seleccionamos la que

necesitamos. Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la

nueva tabla" los campos que nos interesan.

Pulsamos el botón "Siguiente" y aparecerá un cuadro de diálogo que nos permite cambiar

el nombre de la tabla y decidir si queremos que Access seleccione la clave principal.

Podemos dejar que Access lo haga y después pulsamos "Siguiente".

Si tenemos más de una tabla Access nos permitiría establecer relaciones entre tablas.

En el siguiente paso

Access preguntará si

queremos modificar el

diseño, introducir los

datos directamente o

crear un formulario.

Seleccionamos una

opción y pulsamos

"Finalizar".


Cómo crear una nueva base de datos.

Crear y guardar tablas en una base de datos.

Seleccionar las opciones de los campos más oportunos.

Cómo le asignamos la clave principal a una tabla.

Regresar a la ventana de base de datos.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para Access una base de datos es realmente...

un archivo que se encuentra en el disco.

una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes.

una estructura de datos que se encuentra en la memoria.

2. La propiedad que especifica la presentación de los datos es...

Máscara de entrada.

Formato.

Texto de validación.

3. La propiedad Requerido sirve para...

que la introducción de algún dato en ese campo sea obligatoria.

que los caracteres introducidos se ajusten a un formato específico.

asignarle un valor por defecto al campo.

4. Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseño de tablas

debemos...

hacer clic sobre el icono que muestra un disco.

hacer clic sobre el icono que muestra una llave.

hacer clic sobre el icono que muestra una interrogación.

5. La opción que nos permite cerrar la ventana de estructura de tabla se encuentra en el

menú...

Archivo.

Edición.

Tabla.

6. ¿Qué ocurre si realizamos algún cambio en la estructura de la tabla y cerramos la

ventana de diseño?

Nada en especial.

Access nos preguntará si deseamos guardar los cambios de diseño.

Access guardará automáticamente los cambios que hemos realizado.

ACTIVIDADES

1. Inicia Access.

2. Selecciona Nueva base de datos.

3. Escribe el nombre de la base de datos LEHMBERG, selecciona la unidad de disco y

haz clic sobre Aceptar.

4. En la ventana de base de datos LEHMBERG, crea una tabla con la siguiente

estructura:

Nombre del campo Tipo de datos Descripción Nombre Texto Apellidos Texto Empresa Texto Puesto Texto Dirección Texto Población Texto Código Postal Texto Provincia Texto Teléfono Texto Fecha del primer pedido Fecha/Hora

5. Guarda la tabla con el nombre TABLA1.

6. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de

estructura de la tabla.

7. En la ventana de base de datos LEHMBERG crea una nueva tabla con la siguiente

estructura:

Nombre del campo Tipo de datos Descripción Código del artículo Texto Descripción Texto Proveedor Texto Precio unitario Numérico Quedan en stock Numérico Stock de seguridad Numérico

8. Guarda la tabla con el nombre TABLA2.

9. Cuando pregunte por la clave principal selecciona NO y cierra la ventana de

estructura de la tabla.

10. Cierra la ventana de TABLA y la ventana de Access para salir.

Edición de datos ♦ Abrir una base de datos

♦ Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de

una tabla

♦ Operaciones con los registros: Introducir datos

♦ Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo

♦ Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una

columna

♦ Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo

de campo

♦ Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros

ACCESS

tema 5

2000

Avanzado

Abrir una base de datos

Esta opción es necesaria para comenzar a trabajar con una base de datos que tenemos

almacenada en disco.


2. Seleccionar Abrir

3. Desplegar la lista Buscar en:


5. Seleccionar El archivo que queremos abrir

6. Hacer clic sobre Abrir

Operaciones con los registros: Editar la hoja de datos de una tabla

Usaremos esta opción para comenzar a introducir datos dentro de la tabla.

Una vez abierta la base de datos...

1. Hacer clic sobre Tablas

2. Hacer doble clic sobre La tabla que deseamos abrir

Operaciones con los registros: Introducir datos

Recuerda que los da tos a in t roduc i r deben se r de l mismo t ipo de l que se haya espec i f i cado en l a c reac ión de l a t ab la.

De esta forma rellenaremos los campos de la tabla con datos.

1. Seleccionar El campo del registro deseado

2. Teclear El dato deseado

Operaciones con los registros: Ir al siguiente campo

Con esta opción podemos pasar al siguiente campo para evitar el uso del ratón y así

introducir datos de una manera más rápida. Al usar este procedimiento en el último

campo de un registro, pasaremos al primer campo del registro siguiente.

1. Pulsar La tecla ENTER (También se puede usar el tabulador)

Operaciones con los registros: Modificar el ancho de una columna

La mod i f i cac ión de l ancho de l a columna permi te t r aba j a r mas cómodamente y ve r l a in fo rmac ión comple ta.

De esta manera podemos dimensionar los campos cuando los datos que

introducimos son más grandes y no se visualizan completamente.

1. Situar el puntero del ratón Sobre la línea de separación vertical entre dos

campos

2. Arrastrar con el ratón Hasta conseguir la dimensión deseada

Operaciones con los registros: Peculiaridades según el tipo de campo

Dependiendo del tipo de campo donde estemos situados para introducir el dato

deberemos proceder de una forma u otra:

♦ Los campos autonuméricos no se escribirán. El ordenador lo hará por nosotros.

♦ Los campos tipo “Texto” y “Memo” admiten cualquier carácter del teclado o símbolo.

♦ Los datos para campos numéricos (“Número” y “Moneda”) deben introducirse sin

separadores de miles (punto) y con separador decimal (coma) cuando sea necesario.

♦ Los datos para campos tipo “Fecha/hora” deberán seguir los siguientes formatos:

• Fecha: Día/Mes/Año

• Hora: Hora:Minutos:Segundos

♦ Los datos para campos tipo “Sí/No” se activarán/desactivarán pulsando la barra de

espacio del teclado o bien haciendo clic con el ratón.

♦ Los datos de tipo “Hipervínculo” deben contener una dirección válida de Internet o

bien una ruta de directorio* existente.

Operaciones con los registros: Grabar/Guardar registros

Con esta opción almacenaremos en disco la tabla con los registros que se encuentren en

su interior.


2. Seleccionar Guardar

También es posible guardar de nuevo una tabla haciendo clic sobre el icono de la

barra de herramientas estándar.


Sabemos recuperar un trabajo iniciado en una sesión anterior.

Abrir una tabla y comenzar a introducir datos.

Movernos por los distintos campos.

Cómo personalizar la anchura de los campos para introducir datos.

Conocemos algunas características de los tipos de campo.

Cómo guardamos la información introducida.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...

usaremos la opción Nueva del menú Archivo.

usaremos la opción Abrir del menú Archivo.

usaremos la opción Guardar del menú Archivo.

2. Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...

Control.

Mayúsculas.

Enter.

3. La acción que debemos realizar con el ratón para cambiar el ancho de una columna

es...

hacer clic con el botón derecho.

arrastrar.

hacer clic con el botón izquierdo.

4. Sabemos que los campos de tipo autonumérico...

debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos.

se rellenan automáticamente cada vez que grabamos un nuevo registro.

sólo pueden usarse como campo clave.

5. Para activar un campo de tipo Sí/No con el cursor en dicho campo debemos pulsar la

tecla...

tabulador.

Enter.

barra de espacio.

6. Para grabar rápidamente los registros introducidos en la tabla podemos...

hacer clic sobre el icono que muestra un disquete.

hacer clic sobre el icono que muestra una llave.

hacer clic sobre el icono que muestra una carpeta amarilla.

ACTIVIDADES

1. Abre la base de datos LEHMBERG, edita la hoja de datos “Tabla1” e introduce los

datos siguientes modificando los anchos de columna cuando sea necesario:

Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección Población C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido

Alejandro Becerra Sánchez

Seguros Asociados

Dpto. Legal

Avda. Buenos Aires, 12

Sevilla 41001 Sevilla 954456523 10/08/93

Ana Rubio Caballero

Embutidos Serranos S.L.

Gerente C/Colón, 2 Soria 42106 Soria 975231256 23/05/92

Angeles Sotillo Roda

Refrescos Líquidos S.L.

Dpto. de Publicidad

Avda. del naranjo, 76

Burguillos del cerro

47035 Valladolid 983552122 19/12/91

Carlos Alonso Cordero

Asesores Extremeños

Dtor. Comercial

Avda. Montaña, 12

Cáceres 10002 Cáceres 927228734 10/11/92

Cristina Luengo Gómez

Discos Musicales S.A.

Dtor. De Marketing

C/ El Pez, 10 Trujillo 10120 Cáceres 927532475 10/11/92

Eusebio Pérez Honda

Colchones Mullidos S.A.

Jefe de Producción

C/ Libertad, 44

Zaragoza 50011 Zaragoza 976303030 11/01/91

Fernando Santos Pérez

Boutique Ana

Propietario C/ Lepanto, 17

Barcelona

08077 Barcelona

935550090 20/07/93

Ignacio Buades Álvaro

Imprenta Pacense

Jefe de Producción

C/ Las Huertas, 12

Mérida 06100 Badajoz 924371221 5/12/92

Jerónimo Santos Pérez

Bingo la Estrella

Jefe de Sala

Plaza Roma, 8

Madrid 28028 Madrid 914036288 4/02/93

Juan Luis Aranaz Rodríguez

Eléctricas Aranaz

Encargado Avda, Cánovas, 2

Cáceres 10001 Cáceres 927272398 5/12/92

Joaquín Gómez Trillar

Cafetería Gómez

Gerente C/ Colón, 10 Badajoz 06005 Badajoz 927278824 12/11/92

Juan Martínez Morales

Embutidos Badajoz

Director C/ Donoso Cortes, 1

Cáceres 10003 Cáceres 927272398 9/08/93

Javier Salinas del Río

Conservas de pescado

Dtor. Comercial

Ctra. De la Playa, 67

Villa del mar

27333 Lugo 982432020 9/09/93

2. Graba los registros anteriores, cierra la tabla y haz lo mismo del ejercicio 1 para la

“Tabla2”:

Código del artículo

Descripción Proveedor Precio unitario

Quedan en stock

Stock de seguridad

CO-00011 Impresora Matricial K-2 10003 132,22 3 2

CO-00013 Impresora Láser 10003 793,34 1 1

CO-00021 Impresora chorro tinta 10003 363,61 4 2

CO-00100 Tóner Impresora 10001 60,10 3 2

CO-00102 Cintas de impresora 10002 13,82 15 8

CO-00105 Revelador Láser 10001 150,25 2 1

CO-00108 OPC Láser 10005 342,58 1 1

ACTIVIDADES

DD-00001 Disqueteras 5,25 HD 10020 120,20 3 2

DD-00002 Disqueteras 3,5 HD 10020 150,25 2 1

DD-00004 Disqueteras 5,25 DD 10018 90,15 0 0

DD-00005 Disqueteras 3,5 DD 10019 108,18 1 0

DS-00001 Caja disquetes 3,5 HD 10010 6,01 23 5

DS-00002 Caja disquetes 5,25 HD 10010 10,22 15 3

3. Cierra “Tabla2” y sal de Microsoft Access 2000.

Filtros y selección de registros ♦ Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para

búsqueda de datos

♦ Movimientos por la tabla

♦ Selección de registros

ACCESS

tema 6

2000

Avanzado

Visualización de todos los registros. Aplicar filtro para búsqueda de datos

E l f i l t r ado de l a in fo rmac ión pe rmi te v i sua l i za r l a in formación que neces i t emos en cada momento.

Utilizaremos esta opción para poder mostrar en pantalla todos los registros de la

tabla, o bien aplicar un filtro que seleccione y muestre sólo aquellos registros que

cumplan una condición determinada. Para ello podemos usar tres tipos diferentes de

filtro:

F i l t r o p o r s e l e c c i ó n Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es igual al

valor del campo del registro seleccionado.

1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el campo sobre el que realizaremos el

filtro

2. Seleccionar Filtro por selección

F i l t r o e x c l u y e n d o l a s e l e c c i ó n Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es distinto al

valor del campo del registro seleccionado


filtro

2. Seleccionar Filtro excluyendo la selección

F i l t r o p o r c a d e n a d e t e x t o Este filtro realiza una selección de aquellos registros cuyo valor del campo es igual a la

cadena de texto que escribimos en el menú contextual


filtro

2. Seleccionar Filtrar por

3. Teclear El valor del filtro

Q u i t a r f i l t r o u o r d e n a r Este opción desactiva cualquier filtro u ordenación previamente activada.

1. Hacer clic con el botón derecho Sobre cualquier celda de la tabla

2. Seleccionar Quitar filtro u orden

Movimientos por la tabla

Existen botones, justo encima de la barra de estado de Access, que nos permite

movernos a través de los registros de la tabla.

1. Seleccionar Para ir al primer registro de la tabla

2. Seleccionar Para ir al registro anterior de la tabla

3. Seleccionar Para ir al registro siguiente de la tabla

4. Seleccionar Para ir al último registro de la tabla

Selección de registros

Podemos seleccionar uno o varios registros simultáneos para copiarlos, moverlos o

borrarlos.

S e l e c c i o n a r u n r e g i s t r o 1. Hacer clic En el selector de registros (a la izquierda del primer campo).

S e l e c c i o n a r v a r i o s r e g i s t r o s 1. Hacer clic En el primer registro

2. Pulsar La tecla mayúsculas (mantener pulsada hasta el final de la

operación)

3. Arrastrar Hasta el último registro

S e l e c c i o n a r t o d o s l o s r e g i s t r o s 1. Desplegar el menú de Edición

2. Elegir Seleccionar todos los registros


Cómo crear una nueva base de datos.

Crear y guardar tablas en una base de datos.

Seleccionar las opciones de los campos más oportunos.

Cómo le asignamos la clave principal a una tabla.

Regresar a la ventana de base de datos.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. ¿Cuántos tipos diferentes de filtros podemos aplicar en Access?

Dos.

Tres.

Cuatro.

2. Usaremos el filtro de selección para...

mostrar en pantalla aquellos registros que sean diferentes al valor del campo

seleccionado.

mostrar en pantalla aquellos registros que coincidan con el valor del campo

seleccionado.

mostrar todos los registros de la tabla.

3. Si queremos mostrar los registros diferentes al texto que hemos seleccionado,

usaremos...

el filtro excluyendo a la selección.

el filtro por selección.

el filtro por cadena de texto.

4. La herramienta que nos permite movernos rápidamente por los registros se

encuentra...

justo debajo de la barra de menú.

justo encima de la barra de tareas.

justo encima de la barra de estado.

5. La acción que debemos llevar a cabo con el ratón para seleccionar varios registros

es...

hacer clic en el primero y doble clic en el último, manteniendo pulsada la tecla

Control.

hacer clic en el primero y arrastrar con el ratón hasta el último, manteniendo

pulsada la tecla Mayúsculas.

hacer clic en el primero y clic en el último, manteniendo pulsada la tecla Alt.

6. La opción que nos permite seleccionar todos los registros se encuentra en el menú...

Archivo.

Edición.

Herramientas.

ACTIVIDADES

1. Abre la base de datos LEHMBERG y edita la “Tabla1”.

2. Realiza un filtro de selección por el campo “Provincia” de aquellos registros cuyo

contenido sea “Cáceres”.

3. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado excluyendo a la selección por el

campo “Provincia” de aquellos registros cuyo contenido no sea “Cáceres”.

4. Desactiva el filtro anterior y realiza un nuevo filtrado por cadena de texto y por el

campo “Puesto” de aquellos registros cuyo contenido sea la cadena “Gerente”.

5. Desactiva el filtro anterior y muévete al último registro de la tabla haciendo uso del

navegador de registros de la tabla.

6. Vuelve al primer registro haciendo uso del navegador de registros de la tabla y

selecciónalo.

7. Deselecciona el primer registro y selecciona los registros del 2 al 6. Aplica un filtro de

selección.

8. Desactiva el filtro anterior, selecciona todos los registros de la tabla y vuelve a

seleccionar el último registro de la misma.

9. Cierra la tabla y cierra Access.

Formato y presentación de datos

TEMA 7. Presentación de datos en pantalla.

TEMA 8. Imprimir.

Objetivos: ♦ Búsqueda de información.

♦ Reemplazar y modificar el contenido de los campos.

♦ Modificar la apariencia de los datos.

♦ Vistas de trabajo.

♦ Impresión y opciones de impresión.

módulo 3

ACCESS2000

Avanzado

Presentación de datos en pantalla ♦ Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo

♦ Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos

♦ Modificar la altura de las filas

♦ Mover columnas

♦ Ocultar y visualizar columnas

♦ Vistas de una tabla

ACCESS

tema 7

2000

Avanzado

Buscar y reemplazar datos: búsqueda por valor del campo

Con l a busqueda podemos loca l i za r c i e r t a in fo rmación de una forma e f i caz.

Podemos realizar varios tipos de búsqueda para localizar un dato en concreto, es

decir, un campo determinado de un registro. La siguiente relación muestra las opciones

que podemos seleccionar o activar y cómo afectarán a la búsqueda:

Al seleccionar o activar... Conseguimos...

♦ Buscar en: Arriba Que busque la cadena desde ese registro hasta el

primero de la tabla.

♦ Buscar en: Abajo Que busque la cadena desde ese registro hasta el

último de la tabla.

♦ Buscar en: Todos Que busque la cadena en todos los registros de la

tabla.

♦ Coincidir: Cualquier

parte del campo

Que la búsqueda sea efectiva si la cadena forma

parte de cualquier campo.

♦ Coincidir: Hacer coincidir

todo el campo

Que la búsqueda sea efectiva sólo si la cadena

coincide completamente con el campo.

♦ Coincidir: Comienzo del

campo

Que la búsqueda sea efectiva si la cadena coincide

con el comienzo del campo.

♦ Mayúsculas y

minúsculas

Que la búsqueda se realice comparando exactamente

los caracteres en mayúsculas y minúsculas.

♦ Buscar los campos con

formato

Que la búsqueda se realice también en campos con

formato aplicado (negrita, subrayado...).

♦ Buscar sólo el campo

activo

Que la búsqueda se realice sólo en el campo indicado

previamente.

Tras seleccionar el campo o campos donde buscar (opcional):

1. Desplegar el menú de Edición

2. Seleccionar Buscar

3. Teclear La cadena a buscar

4. Seleccionar Las opciones de búsqueda

5. Hacer clic en Buscar primero

6. Una vez localizado Hacer clic en cerrar

Buscar y reemplazar datos: reemplazar datos

Ésta es la opción más rápida para sustituir datos en una tabla. Las opciones de

reemplazar son exactamente iguales a las del comando Buscar, excepto la lista

“coincidir” que se cambia por un cuadro de selección que sólo admite dos valores.

Solamente debemos distinguir entre los botones “Reemplazar” y “Reemplazar todo”

pues, mientras uno reemplaza únicamente el último dato encontrado, el segundo

reemplazará todos los existentes sin pedirnos confirmación.


2. Seleccionar Reemplazar

3. Teclear El texto a buscar

4. Teclear El texto para reemplazar

5. Hacer clic sobre Buscar siguiente

6. Hacer clic sobre Reemplazar (para reemplazar la primera ocurrencia)

7. Hacer clic sobre Reemplazar todos (para reemplazar todas las ocurrencias)

8. Hacer clic sobre Cerrar

Modificar la altura de las filas

Mod i f i cando l a a l tu ra podemos ve r todo e l conten ido de l campo en var i as l íneas.

Con esta opción podremos aumentar el tamaño vertical de cada registro de forma

que los datos que tengan una longitud excesiva puedan visualizarse en dos o más filas y

los caracteres muy altos quepan dentro del espacio asignado.

1. Desplegar el menú de Formato

2. Seleccionar Alto de fila...

3. Teclear El nuevo valor


Mover columnas

Aunque los campos se encuentren definidos en un orden determinado dentro del diseño

de tabla, es posible modificar el orden en que éstos aparecen en la vista de datos.

1. Seleccionar La columna que deseamos mover en el selector de campo

2. Arrastrar Hasta la nueva posición

Ocultar y visualizar columnas

Con es tas opc iones podemos most ra r u ocu l ta r l as co lumnas que neces i t amos r educ i endo e l vo lumen de da tos v isua l i zados.

Con este comando podremos seleccionar aquellas columnas que deseemos para

dejar en pantalla sólo aquellos campos que realmente necesitemos. Esta opción no borra

ningún dato, solamente los oculta. O c u l t a r c o l u m n a s 1. Seleccionar La/s columna/s que deseemos ocultar


3. Seleccionar Ocultar columnas

V i s u a l i z a r c o l u m n a s 1. Desplegar el menú de Formato

2. Seleccionar Mostrar columnas...

3. Activar/Desactivar Los campos que deseemos


Vistas de una tabla

Siempre que trabajemos con cualquier objeto de Access 2000, ya sea una tabla, una

consulta, un formulario o un informe, podremos seleccionar varios tipos de vistas

diferentes (no disponibles todas ellas desde cada objeto), por ejemplo:

♦ Vista de diseño: En esta vista podremos realizar modificaciones en el objeto.

♦ Vista de datos: En esta vista podremos visualizar los datos del objeto.


Cómo localizar un campo por su valor.

Sabemos reemplazar valores por otros uno a uno o bien todos los que coincidan.

Sabemos modificar la altura de las filas.

Organizar las columnas, moviéndolas, ocultándolas y mostrándolas.

Diferenciamos las distintas vistas según lo que estemos realizando en cada

momento.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. La opción de búsqueda que permite localizar exactamente una cadena es...

Comienzo del campo.

Hacer coincidir todo el campo.

Cualquier parte del campo.

2. La opción “Buscar sólo el campo activo” realizará la búsqueda en...

Cualquier campo de la tabla activa.

Los campos del mismo tipo donde se encuentre el cursor.

El campo donde se encuentre el cursor.

3. Para reemplazar todos los datos existentes por uno dado, seleccionaremos...

Reemplazar.

Reemplazar todos.

Buscar siguiente.

4. La opción para modificar la altura de los registros en pantalla se encuentra en el

menú...

Edición.

Registros.

Formato.

5. Cuando ocultamos los datos de una columna, éstos...

son borrados automáticamente.

solamente son ocultados.

aparecen ocultados parcialmente.

6. ¿Qué tipo de vista nos permite realizar modificaciones en la estructura de una tabla?

Diseño.

Datos.

Formulario.

ACTIVIDADES

1. Abre la tabla “Tabla1”, haz clic en el primer registro o en el último, según sea la

ordenación, y realiza las siguientes búsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.

Seleccionar campo Buscar Coincidir Activar Buscar

en May/Min

MADRID Hacer coincidir todo el campo

Todos los campos Arriba Desactivado

Teléfono 92 Comienzo del campo Campo activo Abajo Desactivado

2. Abre la tabla “Tabla2”, haz clic en el primer registro o en el último, según sea la

ordenación, y realiza las siguientes búsquedas. Cuando termines, cierra la tabla.

Seleccionar campo Buscar Coincidir Activar Buscar

en May/Min

Descripción 3,5 Cualquier parte del campo Campo activo Abajo Desactivado

Quedan en stock 0 Hacer coincidir todo el campo

Todos los campos Arriba Desactivado

3. Abre la tabla “Tabla1” y realiza los siguientes reemplazos con la opción Reemplazar

todos. Cuando termines, cierra la tabla.

Seleccionar campo Buscar Reemplazar por Buscar en May/Min Coincidir

todo

Madrid Málaga Todos los campos Activado Desactivado

Teléfono 91 95 Campo activo Desactivado Desactivado

4. Abre la tabla “Tabla2” y realiza los siguientes reemplazos con la opción Reemplazar

todos. Cuando termines, cierra la tabla.

Seleccionar campo Buscar Reemplazar por Buscar en May/Min Coincidir

todo Código del artículo D.D. CD Campo activo Desactivado Desactivado

Proveedor 100 101 Campo activo Desactivado Desactivado

5. Abre la tabla “Tabla1” y del campo “Dirección” modifica manualmente todas las

cadenas “Avda” por “Av”.

6. Modifica la altura de las filas de “Tabla1” a 12.

7. Mueve columnas “Empresa” y “Teléfono” a la izquierda de “Tabla1”.

8. Oculta las siguientes columnas:

Empresa Apellidos Puesto Dirección Provincia Fecha del primer pedido

9. Muestra de nuevo todas las columnas de “Tabla1”.

10. Activa la vista de diseño de tabla.

11. Vuelve a activar la vista de datos.

12. Cierra la tabla.

Imprimir ♦ Configuración de impresión

♦ Presentación preliminar

♦ Impresión de datos

♦ Salida a impresora

ACCESS

tema 8

2000

Avanzado

Configuración de impresión

Usaremos esta opción para configurar los márgenes de impresión en el papel y decidir si

queremos mostrar los encabezamientos de los campos en el borde superior de cada

página.


2. Seleccionar Imprimir

3. Hacer clic sobre Configurar...

4. Modificar Los márgenes deseados

5. Activar/Desactivar Encabezados de impresión según se desee


Presentación preliminar

Esta opción es muy útil para visualizar la distribución de los datos en la hoja antes de

mandar el trabajo a la impresora.


2. Seleccionar Vista preliminar


Impresión de datos

Con l a impres ión podemos p resenta r e l r esu l tado de nues t ro t r aba jo en pape l .

Con esta opción podremos realizar una o varias copias en papel de todos o de

algunos registros de una tabla (en este último caso deberemos seleccionar los registros

a imprimir previamente).



3. Desplegar la lista de Nombre (en Impresora)


5. Seleccionar El número de copias

6. Seleccionar entre Todo, Páginas o Registros seleccionados

7. Seleccionar La primera y última página si procede


Salida a impresora

Con Access tenemos la posibilidad de imprimir los datos seleccionados desde la ventana

de vista preliminar.

1. Hacer clic sobre El botón que muestra una impresora



Cómo configurar los márgenes de impresión.

Sabemos previsualizar los datos antes de imprimir.

Sabemos realizar la impresión de los resultados y aumentar el número de copias.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. La opción Configuración de impresión nos permite...

especificar los márgenes de impresión, los encabezados de campo y la calidad de

impresión.

especificar los márgenes de impresión.

especificar los márgenes de impresión así como los encabezados de campo.

2. Para acceder a las opciones de Configuración de impresión...

haremos clic sobre el botón “Configurar...” del cuadro de diálogo imprimir.

seleccionaremos la opción “Configurar...” del menú Archivo.

haremos clic sobre el botón “Configurar impresora” del cuadro de diálogo

imprimir.

3. La vista preliminar sirve para...

visualizar la distribución de los datos en la hoja cuando se imprima.

visualizar todas las hojas al mismo tiempo.

visualizar los datos de la hoja antes de abrir el archivo.

4. Para imprimir una hoja desde la vista preliminar...

haremos clic sobre el botón que muestra una página enmarcada.

haremos clic sobre el botón que muestra una lupa.

haremos clic sobre el botón que muestra una impresora.

5. La opción de impresión sirve para...

realizar una o varias copias en papel de todos los registros de una tabla.

realizar una o varias copias en papel de algunos o de todos los registros de una

tabla.

realizar una copia en papel de algunos o de todos los registros de una tabla.

6. La opción para imprimir se encuentra en el menú...

Archivo.

Edición.

Herramientas.

ACTIVIDADES

1. Imprime la tabla “Tabla1” sin especificar ningún tipo de opción.

2. Configura los márgenes como los de la figura siguiente e imprime la hoja con los

encabezados de campo. Cierra la tabla.

Márgen Distancia

Izquierdo 2 cm.

Derecho 2 cm.

Superior 1,5 cm.

Inferior 3 cm.

3. Activa la vista preliminar e imprime la tabla “Tabla2”.

4. Imprime las siguientes tablas con la configuración indicada.

TABLA

Tabla1

CONFIGURAR

IMPRESORA ORIENTACION

Impresora predeterminada Horizontal

TAMAÑO PAPEL MARGENES

A4 Izq: 1,5 Dch: 2 Sup: 2,3 Inf: 1,8

IMPRESIÓN

RANGO IMPRESIÓN CALIDAD COPIAS INTERCALAR

Todas las páginas 600 dpi. 1 Desactivado

TABLA

Tabla2

CONFIGURAR

IMPRESORA ORIENTACION

Impresora predeterminada Vertical

TAMAÑO PAPEL MARGENES

A4 Izq: 1,8 Dch: 1,5 Sup: 2 Inf: 2,3

IMPRESIÓN

RANGO IMPRESION CALIDAD COPIAS INTERCALAR

Todas las páginas 600 dpi. 2 Activado

Mantenimiento de bases de datos

TEMA 9. Mantenimiento de tablas

TEMA 10. Protección de datos

TEMA 11. Ordenación

Objetivos: ♦ Introducir, mantener e eliminar registros.

♦ Modificar el diseño de las tablas.

♦ Copiar, vaciar y eliminar tablas completas.

♦ Restringir el acceso a la base de datos.

♦ Ordenación de los datos.

♦ Mantenimiento de índices.

módulo 4

ACCESS2000

Avanzado

Mantenimiento de tablas ♦ Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros

♦ Operaciones con los registros: Modificación de datos

introducidos

♦ Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos

♦ Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir

registros

♦ Copiar bases de datos (tablas)

♦ Vaciar bases de datos (tablas)

♦ Borrar/suprimir tabla

ACCESS

tema 9

2000

Avanzado

Operaciones con los registros: Introducir nuevos registros

Esta opción se encontrará disponible una vez hayamos abierto la tabla. Los nuevos

registros se agregarán siempre al final de la tabla, justo detrás del último registro

introducido.

1. Desplegar el menú de Insertar

2. Seleccionar Nuevo registro

3. Teclear Los datos deseados en los campos del nuevo registro

4. Desplegar el menú de Registros

5. Seleccionar Actualizar

Operaciones con los registros: Modificación de datos introducidos

Podemos cambiar parte del contenido de un campo o bien el campo completamente.

M o d i f i c a r p a r t e d e l c o n t e n i d o d e u n c a m p o 1. Seleccionar El campo que vamos a modificar

2. Pulsar la tecla F2

3. Corregir La parte del campo deseada

M o d i f i c a r t o d o e l c a m p o 1. Seleccionar El campo que vamos a modificar

2. Teclear El nuevo dato

M o d i f i c a r e l c o n t e n i d o c o n e l r a t ó n

Con esta opción podremos modificar el contenido de un campo mediante el uso del

ratón. Es importante marcar el campo a modificar, siempre que el puntero sea una barra

vertical y no una cruz. 1. Hacer clic sobre El campo deseado

2. Realizar Las modificaciones deseadas

Modificación del diseño de tabla en vista hoja de datos

Podemos mod i f i ca r e l d i seño de t ab la, pe ro s i empre que e l campo que mod i f iquemos no t enga n inguna r e l ac i ón con o t ra tab la.

Una vez hemos creado una tabla, siempre podremos modificar los campos

existentes, añadirle nuevos campos (siempre que no pasen de 255) o quitarle alguno de

ellos (lo que implica, lógicamente, una pérdida de datos) e, incluso, modificar las

propiedades de los campos existentes.

M o d i f i c a r l o s c a m p o s e x i s t e n t e s


2. Seleccionar La tabla que queremos modificar

3. Hacer clic sobre Diseño

4. Seleccionar El nombre del campo a modificar y realizar los cambios

deseados

5. Desplegar la lista “Tipo de datos” del campo a modificar

6. Seleccionar Un valor de la lista

7. Seleccionar La descripción del campo a modificar y realizar los cambios

deseados

8. Hacer clic sobre El icono guardar

9. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de diseño de tabla

M o d i f i c a r l a s p r o p i e d a d e s d e l o s c a m p o s




4. Seleccionar El campo deseado en el selector de campos

5. Seleccionar La propiedad que deseamos modificar y teclear o seleccionar

el nuevo valor



E l i m i n a r u n c a m p o e x i s t e n t e




4. Seleccionar El campo que queremos eliminar en el selector de campos


6. Seleccionar Eliminar

7. Hacer clic sobre Sí

A ñ a d i r u n n u e v o c a m p o




4. Seleccionar El nombre del primer campo en blanco y teclearlo

5. Seleccionar El tipo de campo

6. Teclear La descripción del campo



Operaciones con los registros de una hoja: Borrar/suprimir registros

Usaremos esta opción para eliminar registros de la tabla. Es importante saber que, una

vez borrado un registro, éste será irrecuperable.

1. Seleccionar El registro a borrar en el selector de registros


3. Seleccionar Eliminar registro


Copiar bases de datos (tablas)

Puede se r muy in te resante cop ia r es t ruc tu ras, da tos o ambas cosas y ahor ra r g ran cant idad de t i empo.

Una tabla puede ser copiada de tres formas diferentes: estructura solamente,

estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.

C o p i a r e s t r u c t u r a s o l a m e n t e

Con esta opción creamos un duplicado exacto de la estructura de una tabla. Esta opción

es útil cuando, por ejemplo, necesitamos una réplica vacía de una tabla existente.

1. Seleccionar La tabla cuya estructura queremos copiar


3. Seleccionar Copiar


5. Seleccionar Pegar

6. Teclear El nuevo nombre

7. Seleccionar la opción Estructura solamente


C o p i a r e s t r u c t u r a y d a t o s Con esta opción creamos un duplicado exacto de una tabla (incluida estructura y datos)

pero con otro nombre.

1. Seleccionar La tabla cuya estructura y datos queremos copiar






7. Seleccionar la opción Estructura y datos


A n e x a r d a t o s a l a t a b l a e x i s t e n t e Con esta opción agregamos los datos de una tabla a los datos de otra tabla. Para poder

usar esta herramienta, ambas tablas deberán tener la misma estructura.

1. Seleccionar La tabla cuyos datos queremos añadir





6. Teclear El nombre de la tabla a la que vamos a añadir los

datos

7. Seleccionar la opción Anexar datos a la tabla existente


Vaciar bases de datos (tablas)

Cu idado cuando vac iemos una t ab la, ya que no podremos recupera r l os da tos.

Esta opción es útil para vaciar una tabla manteniendo su estructura intacta.


2. Seleccionar La tabla que queremos vaciar



5. Seleccionar Seleccionar todos los registros


7. Seleccionar Eliminar registro


Borrar/suprimir tabla

Usaremos esta opción para excluir de forma permanente una tabla de la base de datos.

En cualquier base de datos, ésta es la opción que puede acarrear mayores

complicaciones, pues los datos se pierden de manera irreversible.


2. Seleccionar La tabla a eliminar





Sabemos introducir nuevos registros en la tabla.

Podemos modificar la estructura de la base de datos con datos introducidos. Sabemos eliminar información de la base de datos.

Copiamos, vaciamos, y eliminamos tablas completas.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Los nuevos registros que introducimos en la tabla se sitúan...

en su orden, según el campo clave.

al principio de la tabla.

al final de la tabla.

2. Si queremos tener la certeza de que los datos introducidos no se pierdan, debemos...

seleccionar la opción Actualizar del menú Registros.

seleccionar la opción Guardar registros del menú Registros.

cerrar la tabla y volver a abrirla.

3. Si borramos un campo en la estructura de una tabla, ...

perderemos los datos introducidos en ese campo.

Access cambiará la posición de los datos introducidos para no perderlos.

Access no nos dejará borrar el campo hasta que se encuentre vacío.

4. Los modos posibles de copiar una tabla son...

estructura solamente, estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.

estructura solamente y estructura y datos.

estructura y datos y anexar datos a la tabla existente.

5. Para vaciar una tabla que se encuentra con datos debemos...

usar la opción Vaciar del menú Edición.

seleccionar todos los registros y eliminarlos.

ir borrando todos los registros de uno en uno.

6. Cuando no necesitemos una tabla y deseemos borrarla de la base de datos...

debemos vaciarla de registros para poder eliminarla.

la seleccionaremos y usaremos la opción Borrar tabla del menú Edición.

la seleccionaremos y usaremos la opción Eliminar del menú Edición.

ACTIVIDADES

1. Inicia Access y abre la base de datos LEHMBERG.

2. Abre la tabla “Tabla2”, insértale los dos siguientes registros y actualiza la tabla:

Código del artículo Descripción Proveedor Precio unitario Quedan en stock Stock de seguridad SC-00012 Scanner Color 10003 75,13 2 2SC-00015 Scanner B/N 10002 63,71 4 2

3. Modifica los dos registros introducidos, cambiándole el “Stock de seguridad” a 3.

4. Cierra la tabla.

5. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y realiza las siguientes modificaciones en su

estructura:

Campo Tipo Puesto Memo Código Postal Numérico Teléfono Numérico

6. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y realiza las siguientes modificaciones en las

propiedades de los campos: Campo Tipo Propiedad Valor Apellidos Texto Tamaño de campo 70 Código Postal Numérico Tamaño de campo Simple Teléfono Numérico Valor prederteminado 0000000

7. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y elimina el campo “Población”:

8. Abre el diseño de la tabla “Tabla1” y añade los siguientes campos:

Campo Tipo Observaciones Memo Varón Sí/No Teléfono Numérico

9. Abre la tabla “Tabla1” y borra los siguientes registros:

Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido

Angeles ... ... ... ... ... ... ... ...

Jerónimo ... ... ... ... ... ... ... ...

10. Copia la estructura de la tabla “Tabla1” con el nombre CLIENTE.

11. Abre la tabla CLIENTE y añádele los siguientes registros. Cuando termines, ciérrala.

Nombre Apellidos Empresa Puesto Dirección C.Postal Provincia Teléfono F.1º Pedido

María Cardo Merita C/Casto, 23 28001 Madrid 913613224 2/08/93

María Franco Alon Boutique Director C/Carlos,3 06001 Badajoz 924221514 2/05/93

María Gus Carro La piel Encargado S. Antonio,9 06100 Badajoz 924371490 1/05/93

Ofelia Luen Morón Armería Encargada S. Marina 11 06005 Badajoz 924231298 6/08/93

Paloma Álvarez Bur Hospital Informática Virgen, 25 41010 Sevilla 954458723 17/04/93

12. Copia la estructura y los datos de la tabla “Tabla2” y ponle el nombre de ALMACEN.

13. Selecciona la tabla CLIENTE y cópiala añadiendo los datos a la tabla “Tabla1”.

14. Selecciona la tabla “Tabla1” y vacíala.

15. Selecciona la tabla “Tabla1” y bórrala.

Protección de datos ♦ Abrir en modo exclusivo

♦ Protección de la base de datos

♦ Desproteger base de datos

ACCESS

tema 10

2000

Abrir en modo exclusivo

De es ta f o rma nos aseguramos de se r l os ún icos que es tamos u t i l i zando l a base de da tos.

Usaremos esta opción para poder acceder a las herramientas de protección de bases de

datos. Si no abriéramos la base de datos en modo exclusivo, otros usuarios podrían

estar modificando datos mientras nosotros intentamos protegerla, lo cual derivaría en un

error.



3. Desplegar la lista Buscar en:


5. Seleccionar El archivo que queremos abrir

6. Hacer clic sobre La flecha pequeña del botón Abrir

7. Hacer clic sobre Abrir en modo exclusivo

Protección de la base de datos

Debemos p ro tege r l a base de da tos cuando queramos res t r ing i r e l uso de l a misma.

Usaremos esta opción sobre una base de datos abierta en modo exclusivo para evitar

que otros usuarios puedan modificar la base de datos. Desde el momento en que

protegemos una base de datos, Access nos permitirá añadir una contraseña que sólo

sabremos nosotros.

1. Desplegar el menú de Herramientas

2. Seleccionar Seguridad

3. Seleccionar Establecer contraseña para la base de datos...

4. Teclear La contraseña deseada

5. Volver a teclear La contraseña anterior


Desproteger base de datos

Cuando queramos permitir al resto de usuarios abrir una base de datos protegida

tendremos que utilizar esta herramienta. A partir de ese momento, Access dejará de

preguntarnos por la contraseña de apertura de la base de datos.


2. Seleccionar Seguridad

3. Seleccionar Anular la contraseña establecida para la base de datos

4. Teclear La contraseña de protección



Sabemos abrir una base de datos en modo exclusivo.

Podemos proteger una base de datos para restringir el acceso. También podemos desproteger una base de datos que hayamos protegido

anteriormente.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para poder acceder a las herramientas de protección debemos...

abrir la base de datos sólo nosotros, advirtiéndolo a los demás usuarios.

abrir la base de datos normalmente.

abrir la base de datos en modo exclusivo.

2. Para abrir una base de datos en modo exclusivo tendremos que...

marcar la casilla de verificación “En modo exclusivo”.

hacer clic sobre la opción Abrir en modo Exclusivo.

cerrarla en el ordenador de los demás usuarios.

3. Cuando protegemos una base de datos, al abrirla...

se nos pedirá una contraseña de entrada.

no podremos modificar los datos de ninguna forma posible.

nos pedirá nuestro nombre y sólo podremos modificarla nosotros.

4. Desprotegeremos una base de datos...

cuando queramos permitir al resto de usuarios el acceso a la misma.

para permitir al resto de usuarios la visualización, pero no modificación, de los

datos de la misma.

para poder borrarla.

5. Para proteger una base de datos debemos...

guardarla con un nombre diferente al que tiene.

seleccionar la opción “Establecer contraseña para la base de datos” del menú

“Herramientas”.

seleccionar la opción “Establecer contraseña para la base de datos” del menú

“Registros”.

6. Para desproteger una base de datos debemos saber...

nada, pues cualquiera puede desprotegerla.

la contraseña de protección.

el número de registros que contiene.

ACTIVIDADES

1. Abre la base de datos LEHMBERG en modo exclusivo. Abre la tabla ALMACEN y

protégela con la contraseña “proteger”.

2. Cierra la tabla y la base de datos; ábrelas de nuevo e introduce la contraseña cuando

se te pida.

3. Desprotege de nuevo la tabla usando la herramienta correspondiente.

Ordenación ♦ Criterios de ordenación: ordenar registros

♦ Crear una tabla a partir de otra I

♦ Crear una tabla a partir de otra II

♦ Indices

♦ Borrar un índice

ACCESS

tema 11

2000

Avanzado

Criterios de ordenación: ordenar registros

La o rdenac ión pe rmi te o rgan i za r y l oca l i za r r áp idamente l a in fo rmac ión.

En la vista de datos de una tabla, Access nos permite ordenar por varios campos. Para

ello, será necesario que las columnas por las que vayamos a ordenar estén contiguas y

en el orden correcto; la situada más a la izquierda será la que establezca el orden

principal de los registros, la siguiente establecerá el orden de aquellos registros que

tengan el mismo valor en la anterior, y así sucesivamente. Los criterios de ordenación se

muestran en la barra de herramientas “Hoja de datos de la tabla” y significan lo

siguiente:

♦ Ordena la columna en orden ascendente

♦ Ordena la columna en orden descendente

1. Mover Las columnas que definirán los criterios de ordenación a la posición

deseada

2. Seleccionar Las columnas que definirán los criterios de ordenación

3. Seleccionar El criterio de ordenación

También es posible acceder a los criterios de ordenación mediante la barra de menús.

1. Desplegar el menú de Registros

2. Seleccionar Ordenar

3. Seleccionar entre: Ordenar ascendente

Ordenar descendente

Crear una tabla a partir de otra I

Esta opción es muy útil para generar una tabla idéntica a otra que tenemos creada,

aunque ordenada según los campos y criterios que nosotros especifiquemos. En esta

primera parte realizaremos una copia de la tabla original.

1. Seleccionar La tabla cuya estructura y datos queremos copiar






7. Seleccionar la opción Estructura y datos


Crear una tabla a partir de otra II

En este segundo paso abriremos la tabla copiada para ordenarla según nuestros

criterios.

1. Seleccionar La tabla copiada (la que deseamos ordenar)


3. Seleccionar Las columnas que deseamos ordenar


5. Hacer clic sobre El botón cerrar tabla


Índices

Los índices nos permiten ordenar rápidamente una tabla. Por definición, un campo clave

siempre es índice primario, lo que quiere decir que, cuando nos encontremos en la vista

de datos de una tabla, siempre estará ordenada por este campo (sí existe). Los valores

posibles para un campo índice son: sí (con duplicados), sí (sin duplicados) y no.

Para configurar un campo como campo índice podremos optar por dos alternativas

diferentes.

D e f i n i r u n c a m p o c o m o í n d i c e e n l a s p r o p i e d a d e s d e l c a m p o

Una vez hayamos seleccionado el botón Tablas... 1. Seleccionar La tabla a la que deseamos agregar un índice


3. Seleccionar El campo que deseamos indizar

4. Desplegar La lista de valores de la propiedad “indexado”

5. Seleccionar Sí (con o sin duplicados)

D e f i n i r u n c a m p o c o m o í n d i c e e n l a v e n t a n a d e í n d i c e s Una vez hayamos seleccionado el botón Tablas...

1. Seleccionar La tabla a la que deseamos agregar un índice



4. Seleccionar Índices

5. Teclear El nombre del índice

6. Seleccionar El nombre del campo asociado a ese índice


8. Hacer clic sobre El botón cerrar de la ventana de índices

Borrar un índice

Usaremos esta opción cuando no necesitemos ordenar la tabla por un campo

determinado y para reducir el tamaño de almacenamiento de la base de datos en el

disco. Esta herramienta elimina un índice de la lista de índices asociados a una tabla.

Una vez situados en la vista de Diseño de tabla...


2. Seleccionar Índices

3. Seleccionar El índice que queremos eliminar

4. Pulsar la tecla Supr


Sabemos ordenar el contenido de una tabla.

Cómo crear tablas nuevas con los datos ordenados tomándolos de otra tabla.

Mantenimiento de índices (crearlos y eliminarlos).

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...

pueden encontrarse en cualquier posición. Sólo debemos seleccionarlas.

deben encontrarse contiguas y en el orden correcto.

deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.

2. Los criterios de ordenación son...

ascendente, descendente, aleatorio y por filtro.

ascendente, descendente y aleatorio.

ascendente y descendente.

3. El primer paso a seguir para crear una tabla ordenada a partir de una existente es...

hacer una copia de la tabla original.

ordenar la tabla original al menos por un campo.

proteger la tabla original.

4. Al copiar la tabla original, la copia debe ser del tipo...

estructura y datos.

estructura solamente.

estructura, datos y formato.

5. Los índices de una tabla sirven para...

evitar repeticiones de un campo en dos registros diferentes.

ordenar los registros de la tabla rápidamente.

poder duplicar registros fácilmente.

6. Para definir un campo índice en las propiedades de campo seleccionaremos “Sí” en

la propiedad...

indizado.

indexado.

índice.

ACTIVIDADES 1. Abre la base de datos LEHMBERG.

2. Abre la tabla CLIENTE y ordénala según los campos siguientes y en el orden

especificado:

Campo Nombre Apellidos Empresa C.Postal Criterio de ordenación Ascendente Ascendente Descendente Descendente

3. Genera, a partir de la tabla CLIENTE, una tabla con nombre “Tabla ordenada” y

ordénala según los campos siguientes y en el orden especificado:

Campo Nombre Apellidos Empresa Criterio de ordenación Descendente Descendente Ascendente

4. Cierra ambas tablas y abre la tabla ALMACEN. Mediante las propiedades de campo,

configura los campos “Descripción” y “Proveedor” como campos índice (con

duplicados).

5. Abre la tabla CLIENTE y mediante la ventana de índices configura los campos

“Apellidos” y “Empresa” como campos índice. Guarda tu trabajo y cierra ambas

tablas.

6. Abre la tabla ALMACEN y borra el índice asociado al campo “Descripción”.

7. Cierra la tabla, sal de Access y de Microsoft Windows.

módulo 1

ACCESS

Consultas

TEMA 12. Consultas en bases de datos relacionales

TEMA 13. Opciones de consulta

TEMA 14. Crear, ejecutar y mantener consultas

TEMA 15. Consultas de acción Objetivos: ♦ Crear consultas relacionadas

♦ Manejar los campos condicionales, operadores y valores

♦ Ordenar y dar prioridad a los campos

♦ Editar e imprimir consultas

♦ Conocer los diferentes tipos de consultas

módulo 5

2000

Avanzado

ACCESS

Consultas en bases de datos relacionales ♦ El modelo relacional: tipos de relaciones

♦ Ir a la ventana de relaciones

♦ Agregar tablas a la ventana de relaciones

♦ Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones

♦ Definir relaciones: Crear una relación

♦ Definir relaciones: Eliminar una relación

♦ Modificar una relación

♦ Cerrar la ventana de relaciones

2000

Tema 12

Avanzado

El modelo relacional: tipos de relaciones

Sabemos que una base de da tos con es t ruc tu ra r e l ac iona l r epa r te l a in fo rmación en va r i as t ab las o consu l tas en t re l as que ex is te una r e l ac ión.

Las relaciones entre tablas y consultas deben crearse de forma que uno o varios campos

de una de ellas enlacen con el campo clave de otra.

Recordaremos las relaciones posibles entre tablas y consultas:

♦ Uno a uno:

El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de un registro y sólo

uno de la tabla o consulta relacionada.

♦ Uno a varios:

El valor de la clave principal de cada registro de la tabla o consulta principal se

corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de

la tabla o consulta relacionada.

♦ Varios a varios:

Un registro de cualquiera de las tablas o consultas puede relacionarse con varios

registros de la otra tabla o consulta. Para establecer una relación de varios a varios

es preciso crear una tercera tabla (cruce) e incluir en ella los campos de las claves

principales de las otras dos tablas o consultas.

Ir a la ventana de relaciones

En l a ventana de r e lac iones es donde podremos c rea r , mod i f i ca r y e l iminar l as r e lac iones en t re l as t ab las y consu l tas de l a base de da tos.


2. Seleccionar Relaciones...

Agregar tablas y consultas a la ventana de relaciones

Usaremos es ta he r ramienta pa ra inclu i r en l a ventana de r e lac iones l as t ab las o consu l tas que después vamos a r e l ac i onar .

1. Hacer clic con el botón derecho Sobre el área vacía de la ventana

2. Seleccionar Mostrar tabla...

3. Seleccionar La solapa deseada (Tablas, Consultas o

Ambas)

4. Seleccionar La tabla o consulta deseada

5. Hacer clic sobre Agregar

6. Una vez terminado hacer clic sobre Cerrar

Quitar tablas o consultas de la ventana de relaciones

Podemos encont ra rnos con l a neces idad de qu i t a r una t ab la o consu l ta pa ra exc lu i r l a de l a ventana de r e lac iones.

1. Seleccionar La tabla o consulta a eliminar

2. Desplegar el menú de Relaciones

3. Seleccionar Ocultar tabla

Definir relaciones: Crear una relación

Una vez hemos añad ido l as t ab las y/o consu l tas necesar i as es tamos en d i spos ic ión de c rea r l as r e lac iones en t re e l l as.

1. Seleccionar El campo de la tabla primaria

2. Arrastrar Hasta el campo de la tabla secundaria

3. Activar si se desea Exigir integridad referencial

4. Hacer clic sobre Crear

Definir relaciones: Eliminar una relación

Usaremos es ta opc ión pa ra supr imi r , de l a ventana de r e l ac i ones, una r e lac i ón ex is ten te.

1. Hacer clic con el botón derecho Sobre la relación a eliminar



Modificar una relación

Usaremos es ta opc ión pa ra mod i f i ca r una r e lac ión p rev iamente es tab lec ida.

1. Hacer clic sobre La relación que queremos modificar

2. Desplegar el menú de Relaciones

3. Seleccionar Modificar relación...



Cerrar la ventana de relaciones

Cuando hayamos t e rminado de d i señar l as r e l ac i ones debemos ce r ra r l a ven tana pa ra pode r con t inua r t raba j ando.




LO QUE HEMOS APRENDIDO Una base de datos con modelo relacional enlaza la información entre varias tablas

o consultas de forma que uno o varios campos de una de ellas conecte con el

campo clave de otra.

Las relaciones posibles entre tablas y consultas son de uno a uno, de uno a

varios y de varios a varios.

La ventana de relaciones es la herramienta para crear y modificar las relaciones

entre las tablas y las consultas.

La ventana de relaciones es donde vamos a agregar o quitar tablas o consultas a

la relación.

En la ventana de relaciones podemos modificar o eliminar una relación

previamente establecida.

Una vez creada la relación, cerraremos la ventana de relaciones para comprobar

los resultados.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

PRÁCTICAS: TEST


1. Una estructura relacional...

almacena toda la información en una única tabla.

reparte la información en varias tablas o consultas relacionadas.

reparte la información en varias tablas relacionadas.

2. Sabemos que en la relación uno a varios el valor de la clave principal de cada registro

de la tabla principal se corresponde con...

el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la

relacionada.

el valor del campo o los campos coincidentes de sólo un registro de la

relacionada.

el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.

3. Para visualizar la ventana de relaciones debemos seleccionar...

la opción “Relaciones” del menú “Herramientas”.

la opción “Mostrar” del menú “Relaciones”.

la opción “Mostrar relaciones” del menú “Herramientas”.

4. Una vez en la ventana de relaciones, agregaremos tablas y consultas...

haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mostrar tabla...”.

haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mostrar...”.

haciendo clic con el botón izquierdo del ratón y seleccionando “Mostrar tabla...”.

5. Para crear una relación debemos...

hacer clic en el campo de la tabla principal y doble clic en el de la relacionada.

hacer doble clic en el campo de la tabla principal y clic en el de la relacionada.

seleccionar el campo de la tabla principal y arrastrar hasta el de la relacionada.

6. ¿Es posible modificar una relación creada previamente?

Sí.

No.

Depende del tipo de relación.

ACTIVIDADES 1. Crea una nueva base de datos con el nombre LEHMBERG2 y crea las dos siguientes

estructuras de tabla:

Tabla: EMPRESAS

Nombre del campo Tipo de datos

Nombre social Texto

CIF empresa Texto

Director Texto

Dirección Texto

Teléfono centralita Texto

Población Texto

Código Postal Numérico

Tabla: EMPLEADOS

Nombre del campo Tipo de datos

Nombre Texto

Apellidos Texto

CIF empresa Texto

Director Texto

Puesto Texto

Departamento Texto

Retribución Numérico

Fecha de entrada Fecha/hora

Teléfono privado Texto

Observaciones Memo

2. Crea el siguiente índice en la tabla EMPRESAS:

Nombre del índice Nombre del campo Propiedad Indexado

CIF CIF empresa Sí (Sin duplicados)

3. Crea una relación sin exigir integridad referencial entre los campos “CIF empresa” de

la tabla EMPRESAS y EMPLEADOS (se supone que una empresa tiene muchos

empleados, y no al revés).

4. Crea una relación de uno a uno entre los campos DIRECTOR de ambas tablas.

5. Elimina la relación entre los campos “Director” de ambas tablas y oculta la tabla que

Access ha añadido.

6. Modifica la relación entre los campos “CIF empresa” activando la casilla “Exigir

integridad referencial” (ahora la relación se convierte en “uno a muchos”.

7. Cierra la ventana de relaciones guardando los cambios.Elimina ahora el campo

“Director” de la tabla “EMPLEADOS”.

ACCESS

Opciones de consulta ♦ Introducción, concepto y tipos

♦ Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas

♦ Condiciones de visualización de los campos

♦ Elementos de la condición: campos, operadores y valores

♦ Condiciones múltiples: prioridad de los operadores

♦ Criterios de ordenación: ordenar resultados

2000

tema 13

Avanzado

Introducción, concepto y tipos

Las consu l tas son uno de los ob j e tos más impor tantes de Access, después de l as t ab l as, y s i rven de base pa ra l a c reac ión de fo rmula r ios e in fo rmes. O t ra ca rac te r í s t i ca impor tan te de l as consu l tas es l a de r eun i r in fo rmac ión p roven iente de va r i as t ab las.

En Access existen principalmente dos tipos de consulta:

♦ Consultas de selección: es el tipo de consulta más habitual. Permite filtrar y

organizar la información contenida en una o varias tablas, así como la obtención de

campos calculados y resúmenes en grupos.

♦ Consultas de acción: permite modificar, borrar o añadir un grupo de registros

simultáneamente. También se puede utilizar para crear una tabla nueva que

contenga registros de otra u otras ya existentes.

Es importante conocer adecuadamente las reglas para la creación de consultas, así

como el uso de los operadores, valores y criterios de selección de campos.

Necesidades y objetivos de la consulta. Tablas y consultas

Podremos usar las consultas para varios cometidos diferentes:

♦ Consultas de selección: Estas consultas se utilizan para seleccionar registros de una

o varias tablas, según criterios especificados por el usuario. Estas consultas son las

que flexibilizan el manejo de los datos, pues podremos localizar y ordenar los

registros de manera que los podamos agrupar para generar informes sobre los

mismos. Las consultas de selección se almacenan en una hoja de respuesta

dinámica que depende de la tabla o tablas donde estaban situados los datos

originales.

♦ Consultas de acción: Con las consultas de este tipo podremos crear nuevas tablas o

nuevos registros en tablas existentes. Son muy útiles para generar tablas de

resumen o para actualizar registros de tablas históricas (por ejemplo, podremos

añadir los registros de la tabla de un año determinado a la tabla del año siguiente).

Cuando seleccionemos una nueva

consulta aparecerá un cuadro de

diálogo donde deberemos seleccionar

aquellas tablas o consultas de origen

de las que seleccionaremos los datos.

Para ir añadiéndolas bastará con

seleccionarla y pulsar sobre el botón

”Agregar” (1). Cuando hayamos

seleccionado los objetos necesarios,

haremos clic sobre el botón “Cerrar”

(2).

Condiciones de visualización de los campos: mostrar u ocultar

Dec id i r emos s i l os campos que ac túan en l a consu l ta se rán v i s ib les o no.

Uno de los principales elementos a seleccionar antes de crear una consulta es el

número de campos que vamos a visualizar, pues podremos incluir cualquier campo para

realizar la consulta y elegir si queremos o no que éste aparezca en dicha consulta. Por

ejemplo, podremos realizar una consulta de selección que muestre solamente los

campos “nombre” y “apellidos” de aquellos registros cuyo campo DNI tenga

exactamente 6 cifras.

Cuando queramos incluir un campo, no sólo en la generación de la consulta sino para

visualizarlo en el resultado de la misma, tendremos que activar la casilla de verificación

“Mostrar” en el campo correspondiente.

Elementos de la condición: campos, operadores y valores

Los dos e l ementos que generan r ea lmente l a consul ta en l a ventana de d i seño son l a f i l a “Campo” y l a f i l a “Cr i t e r i os”.

A su vez, un criterio de selección se compone de operadores y valores. A continuación,

pasamos a explicar los tres elementos que definen la consulta:

♦ Campos: indicaremos en esta lista desplegable el campo que queramos incluir en la

consulta de selección. Para ello sólo tendremos que desplegar la lista “campo” y

seleccionar el campo adecuado.

♦ Operadores: los operadores de comparación nos van a servir para indicar a la

consulta los criterios de selección de registros. Estos operadores son:

Operador Significado

< Menor que

<= Menor o igual que

> Mayor que

>= Mayor o igual que

= Igual a

<> Distinto de

♦ Valores: para los valores (datos situados a la derecha del operador de comparación)

debemos tener en cuenta los siguientes factores:

Para referirnos a una fecha o una hora debemos incluir ésta entre

“almohadillas” (la almohadilla se introduce manteniendo pulsada la tecla “Alt

Gr” y pulsando el “3”). Por ejemplo:

>= #12/10/1999#

#23:45:34#

Para referirnos a una cadena de texto debemos incluir ésta entre comillas

dobles. Por ejemplo:

= “ordenador”

Cuando tratemos con datos numéricos no colocaremos separadores de mil

pero si coma decimal cuando sea necesario. Por ejemplo:

< 123,43

20000

Para referirnos a un campo Sí/no podremos utilizar las siguientes opciones:

• Sí/No

• Verdadero/Falso

• True/False

Si en algún momento necesitamos hacer referencia a algún campo, éste debe

ir entre corchetes. Por ejemplo:

= [Nombre completo]

Condiciones múltiples: prioridad de los operadores

Cuando generamos una consu l ta , podremos do ta r de c i e r t a p r i o r i dad a l os campos pa ra l a se lecc ión de l os r eg i s t ros.

En la pantalla de diseño de consulta, los campos situados más a la izquierda gozarán de

mayor prioridad que los situados más a la derecha. En el ejemplo siguiente se

seleccionarán de la tabla “Empleados” aquellos registros cuyo campo “Primer Apellido”

sea “Molina”. Todos los registros encontrados se ordenarán en orden ascendente por

“Nombre”, y si existe alguna coincidencia (por ejemplo, una persona con dos

direcciones), se ordenarán éstas según sea el orden ascendente o descendente del

campo coincidente.

Criterios de ordenación: ordenar resultados

Los campos se pueden most ra r en o rden ascendente, descendente o s in orden.

El último aspecto que debemos tratar en cuanto a las consultas es el criterio de

ordenación de los campos. Podremos seleccionar tres criterios diferentes:

♦ Ascendente: ordena primero por números del 0 al 9 y luego por caracteres

alfabéticos de la A a la Z.

♦ Descendente: ordena primero por los caracteres alfabéticos de la Z a la A y en

segundo lugar por números del 9 al 0.

♦ Sin ordenar: muestra los registros tal y como se encuentran en la tabla o consulta de

origen.


Las consultas son, tras las tablas, los objetos más importantes de Access y

también el paso preliminar para poder crear formularios e informes.

Las consultas nos servirán para recoger información proveniente de varias tablas.

Hay dos tipos de consulta: las de selección (las más habituales) y las de acción.

Las consultas de selección extraen datos de una o varias tablas, según le

especifiquemos.

Podemos decidir si los campos que condicionan la consulta sean visibles o estén

ocultos.

La fila “Campo” y la fila “Criterios” son elementos realmente importantes a la

hora de diseñar la consulta. Un criterio de selección se compone de operadores y

valores.

Los operadores indican a la consulta los criterios de selección.

Podemos decidir qué campos van a tener mayor prioridad en la consulta. Los

campos situados más a la izquierda tienen prioridad sobre los de la derecha. Decidiremos también el orden en que aparecerán los datos de cada campo, en

orden ascendente, descendente o tal y como se encuentren en la tabla de origen.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Una consulta sirve...

para reunir información de varias tablas.

como base de formularios e informes y para reunir información de varias tablas.

para poder generar eficientemente informes de datos.

2. Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...

de selección y acción.

de selección y datos relacionados.

de selección, acción y datos relacionados.

3. Las consultas de acción nos permiten...

borrar tablas innecesarias.

seleccionar registros de una o varias tablas según unos criterios especificados.

crear nuevas tablas o nuevos registros en tablas existentes.

4. Los elementos que participan en la generación de los criterios de una consulta son...

campos, operadores, valores y orden.

campos, operadores y valores.

operadores y valores.

5. Cuando queramos hacer referencia a un campo, éste debe encontrarse...

entre almohadillas.

entre paréntesis.

entre corchetes.

6. Sabemos que en la ventana de diseño, la prioridad de los campos viene marcada

por...

su posición; cuanto más a la derecha, mayor prioridad.

su posición; cuanto más a la izquierda, mayor prioridad.

el tipo de campo; primero los numéricos y después los de texto y fecha/hora.

ACCESS

Crear, ejecutar y mantener consultas ♦ Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta

♦ Grabación de la consulta

♦ Impresión de una consulta

♦ Modificación de una consulta

♦ Borrar/suprimir una consulta

♦ Combinar datos de múltiples tablas o consultas

2000

tema 14

Avanzado

Crear y ejecutar una consulta. Criterios de una consulta

Ut i l i za remos es ta opc ión pa ra genera r una selecc ión de l os r eg i s t ros de una o va r i as t ab las.

Una vez hemos abierto la base de datos...

1. Hacer clic sobre Consultas

2. Seleccionar Crear una consulta en vista Diseño


4. Seleccionar La tabla o tablas donde queremos consultar

5. Seleccionar Agregar


En el siguiente cuadro de diálogo especificaremos los criterios de selección de los

registros.

1. Seleccionar en Campo: El campo motivo de la selección

2. Seleccionar en tabla: La tabla que contiene el campo seleccionado

3. Seleccionar en Orden: La ordenación del campo seleccionado

4. Activar/Desactivar Mostrar Para mostrar/ocultar ese campo en el resultado de la

consulta

5. Teclear en Criterio La cadena de selección

6. Hacer clic Sobre el icono Ejecutar

Grabación de la consulta

Usaremos es ta opc ión pa ra añad i r l a consu l ta a l a base de da tos.

1. Hacer clic sobre El icono que representa un disquete

2. Teclear El nombre de la consulta


Impresión de una consulta

Con es ta opc ión podremos obtener una cop ia en pape l de una consu l ta de l a base de da tos.

1. Seleccionar La consulta que deseemos imprimir





Modificación de una consulta

Las consu l tas pueden cambia rse una vez l as hemos c reado.

Por ejemplo, podremos cambiar un campo, un criterio de ordenación, un valor de

selección o un criterio de visualización.

1. Seleccionar La consulta deseada



4. Hacer clic Sobre el icono Guardar


6. Hacer clic Sobre el icono Ejecutar

Borrar/suprimir una consulta

Podemos e l iminar cua lqu ie r consu l ta de l a base de da tos.

1. Seleccionar La consulta que deseamos eliminar

2. Hacer clic sobre El botón Eliminar


Combinar datos de múltiples tablas o consultas

Para combinar datos de múltiples tablas o consultas:

1. Seleccionar Consultas en la Barra de la ventana de Base de datos

2. Pulsar Nuevo

3. Seleccionar Asistente para consultas

4. Seleccionar la tabla y los campos que queremos ver en la consulta

5. Elegir otra tabla desplegando la lista Tabla/Consultas y añadir nuevos

campos.

6. Pulsar Siguiente y poner el nombre para nuestra consulta.


Para ejecutar una consulta seleccionamos la tabla o tablas a consultar, tras lo que

especificamos los criterios de selección de registro y hacemos clic sobre el icono

Ejecutar.

Tras ejecutar la consulta debemos darle nombre y guardarla.

Con la opción Archivo/Imprimir obtenemos una copia impresa de la consulta.

Una vez guardada, podemos volver a modificar la consulta desde la ventana

diseño, con la precaución de volver a guardar los cambios. Si volvemos a ejecutar

la consulta observaremos las modificaciones realizadas.

Con el botón Eliminar podemos borrar cualquier consulta de la base de datos.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para generar una consulta...

lo haremos directamente pulsando sobre el botón Abrir.

pulsaremos sobre el botón diseño.

pulsaremos sobre el botón “Nuevo” y, a continuación, seleccionaremos “Vista

diseño”.

2. Las consultas, ¿dónde se guardan?

en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella.

en la propia base de datos, como un objeto.

en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.

3. La opción que nos permite imprimir una consulta se encuentra en el menú...

Archivo.

Herramientas.

Consultas.

4. ¿Es posible modificar una consulta cuando ya la hemos creado y ejecutado?

Sí.

No.

5. Para acceder a las opciones de la consulta y así poder modificarla debemos hacer clic

sobre el botón...

Abrir.

Nuevo.

Diseño.

6. Para eliminar una consulta de la base de datos tendremos que...

vaciarla y después borrarla.

seleccionarla y hacer clic sobre el botón Eliminar.

comprobar que la hayamos ejecutado al menos una vez.

ACTIVIDADES 1. Abre la base de datos LEHMBERG y la tabla EMPRESAS. Introduce los siguientes

registros:

Nombre social

CIF empresa Director Dirección Teléfono Ctlta.

Población Código Postal

Cárnicas Martín

B-39016784 Juan Carmona

C/ Castillo, 18 952564345 Torre del mar

29740

ASOCA B-23746813 Antonio Jurado

C/ Palmera, 78

952335467 Vélez Málaga

29700

Talleres Muriel

B-24456776 Luis Rubio C/ Alta, 2 Bajo

953456543 Torremolinos 29620

2. Abre la tabla EMPLEADOS y elimina el campo “Director”. A continuación, introduce

los siguientes registros:

Nombre Apellidos CIF empresa

Puesto Dpto. Retribución Fecha E.

Teléfono Observ

Antonio Molina Acedo

B-39016784 Informático Informática 175000 12/10/98 2482489

Josefa Pérez Luanca

B-39016784 Administrativa Informática 167000 9/04/97 6524875

Juan Ruano López

B-39016784 Conserje --------------- 115000 16/05/94 2185496

Claudia Jiménez Ruíz

B-23746813 Secretaria Estudio 135000 26/12/98 6584215

Alberto León Serrano

B-24456776 Electricista Reparación 145000 2/03/95 3656589

3. Cierra ambas tablas.

4. Genera las siguientes consultas, ejecútalas y guárdalas con los nombres indicados.

Cierra ambas consultas.

NOMBRE DE LA CONSULTA: EMPLEADOS DE CÁRNICAS

TIPO DE CONSULTA: SELECCIÓN

CRITERIOS:

TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS

CAMPO CIF empresa CAMPO Nombre CAMPO Apellidos

VALOR (Criterios)

“B-39016784” VALOR (Criterios) VALOR (Criterios)

ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente

MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado

ACTIVIDADES

N O M B R E D E L A C O N S U L T A : INFORMATICOS

TIPO DE CONSULTA: SELECCIÓN

CRITERIOS:


CAMPO Departamento CAMPO Apellidos CAMPO Retribución

VALOR (Criterios)

“Informática” VALOR (Criterios) VALOR (Criterios)

ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente ORDEN


5. Imprime con todos los valores por defecto las dos consultas anteriores.

6. Modifica la consulta “EMPLEADOS DE CÁRNICAS” con los siguientes campos y

criterios:

CRITERIOS: PRIMER CRITERIO SEGUNDO CRITERIO TERCER CRITERIO


CAMPO CIF empresa CAMPO Fecha entrada CAMPO Apellidos

VALOR (Criterios) “B-39016784” VALOR (Criterios) >#1/1/97# VALOR

(Criterios)

ORDEN Descendente ORDEN Ascendente ORDEN Descendente


7. Borra la consulta “EMPLEADOS DE CÁRNICAS”.

ACCESS

Consultas de acción ♦ Tipos de consultas de acciones

♦ Crear una consulta de creación de tabla I

♦ Crear una consulta de creación de tabla II

♦ Crear una consulta de actualización

2000

tema 15

Avanzado

Tipos de consultas de acciones

Las consu l tas de acc ión pe rmi ten mod i f i ca r da tos de l as t ab las de fo rma au tomát ica, as í como c rea r t ab las nuevas a pa r t i r de o t ras ya ex is ten tes.

Existen cuatro tipos de consultas de acciones:

♦ Consultas de creación de tabla: permiten crear una nueva tabla a partir de otras

tablas ya existentes.

♦ Consultas de datos añadidos: permiten añadir a una tabla registros procedentes de

otra u otras tablas existentes.

♦ Consultas de actualización: permiten modificar datos de un determinado grupo de

registros.

♦ Consultas de eliminación: permiten borrar registros de una o varias tablas.

Cada una de estas consultas se identifica con un icono diferente dentro de la solapa

consultas de la base de datos:

♦

Creación de tabla

♦

Datos añadidos o anexados

♦

Actualización

♦

Eliminación

En este manual nos ceñiremos a la consulta de creación de tabla y consulta de

actualización, pues son las más útiles.

Tendremos que tener en cuenta que en la consulta de creación de tabla podemos elegir

entre almacenar la tabla resultante en la base de datos activa o en otra base de datos

(para ello seleccionaremos la opción correspondiente).

Igualmente, cuando seleccionemos la consulta de actualización podremos comprobar la

aparición de una nueva fila en la ventana de diseño de consultas. (Esta nueva fila

“Actualizar a:” deberá rellenarse con la cadena u operación que queramos que se realice

en el campo deseado de los registros elegidos por la consulta. En el resto de los campos,

si aparece vacía, sólo indicará a la consulta los criterios de selección de registros).

Crear una consulta de creación de tabla I

Es te t i po de consu l ta nos pe rmi t i r á c rea r una nueva t ab la a pa r t i r de los da tos de o t ra t ab la ya ex is ten te.

Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de selección. Una vez

hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:

1. Desplegar el menú de Consulta

2. Seleccionar Consulta de creación de tabla

3. Teclear El nombre de la nueva tabla

4. Seleccionar La ubicación de la nueva consulta


6. Seleccionar Los campos, criterios, operadores y valores deseados

Crear una consulta de creación de tabla II

En esta segunda parte ejecutaremos y guardaremos la consulta de creación de tabla.

1. Hacer clic sobre El botón ejecutar



4. Teclear El nombre de la nueva consulta


Crear una consulta de actualización

Procederemos, en principio, igual que para generar una consulta de selección. Una vez

hayamos agregado las tablas a la consulta continuaremos del siguiente modo:

1. Desplegar el menú de Consulta

2. Seleccionar Consulta de actualización

3. Seleccionar Los campos, criterios, operadores y valores deseados

4. Teclear El valor a actualizar en los campos deseados

5. Hacer clic sobre El icono Ejecutar


7. Hacer clic sobre El icono Guardar

8. Teclear El nombre de la consulta



Con las consultas de acciones se modifican los datos de las tablas

automáticamente y se crean tablas nuevas con los datos provenientes de otras ya

existentes.

Existen cuatro tipos de consultas de acciones: de creación de tabla, de datos

añadidos, de actualización y de eliminación.

Con la consulta de creación de tabla crearemos una nueva tabla a partir de otras

ya existentes y podemos guardar la nueva tabla en la misma base de datos o en

cualquier otra.

Para este tipo de consultas igualmente deberemos decidir los campos, criterios,

operadores y valores deseados.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Sabemos que las consultas de acción...

pueden eliminar una base de datos automáticamente.

pueden modificar datos de las tablas de forma automática.

pueden crear informes de datos de forma automática.

2. Los tipos posibles de consultas de acciones son...

de creación de tabla, actualización, datos añadidos y eliminación.

de creación de tabla, actualización y eliminación.

de creación de tabla y actualización.

3. De todas ellas las más útiles son...

de creación de tabla y eliminación.

de creación de tabla y actualización.

de actualización y eliminación.

4. La consulta de creación de tabla se puede guardar...

en la base de datos activa o en otra base de datos.

solamente en la base de datos activa.

en un fichero aparte, pero dentro de la misma base de datos.

5. Cuando seleccionamos la consulta de actualización...

aparece una nueva fila en la que especificamos el nuevo nombre de la tabla.

aparece una nueva fila en la que especificamos el cambio que deseamos realizar.

aparece una nueva fila en la que especificamos el orden de cada campo.

6. Para crear una consulta de creación de tabla debemos desplegar el menú...

Herramientas.

Consulta.

Insertar.

ACTIVIDADES 1. Genera y ejecuta las siguientes consultas de creación de tabla con las siguientes

opciones:

NOMBRE DE LA NUEVA TABLA TELÉFONOS CON COMIENZO 952

CREAR NUEVA TABLA EN: BASE DE DATOS ACTIVA

TABLA EMPRESAS TABLA EMPRESAS CAMPO Teléfono centralita CAMPO Nombre social ORDEN Ascendente ORDEN Descendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado VALOR (Criterios) 952* VALOR (Criterios)

NOMBRE DE LA CONSULTA POR TELÉFONOS

NOMBRE DE LA NUEVA TABLA SUELDO MAYOR A 140000 CREAR NUEVA TABLA EN: BASE DE DATOS ACTIVA

TABLA EMPLEADOS TABLA EMPLEADOS CAMPO Retribución CAMPO Apellidos ORDEN Descendente ORDEN Descendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado VALOR (Criterios) >140000 VALOR (Criterios)

NOMBRE DE LA CONSULTA POR SUELDO

2. Cierra las consultas anteriores y genera una nueva consulta de actualización con las

siguientes opciones:

NOMBRE DE LA CONSULTA GRATIFICACION NAVIDAD

TABLA EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS EMPLEADOS CAMPO Apellidos Departamento Retribución Teléfono ACTUALIZAR A [Retribución]+15000 MOSTRAR Activado Activado Activado Activado VALOR (Criterios)

3. Ejecuta la consulta anterior y comprueba que el campo “Retribución” se ha

incrementado en 15000. Cierra la consulta y sal de Microsoft Access 2000.

ACCESS

Formularios

TEMA 16. Introducción a los formularios. Controles

TEMA 17. Crear un formulario Objetivos: ♦ Dominar los controles

♦ Crear y editar un formulario

♦ Reconocer la ventana de Diseño

♦ Crear un subformulario

módulo 6

2000

Avanzado

ACCESS

Introducción a los formularios. Controles ♦ Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”

♦ Controles

♦ Añadir un control

♦ Seleccionar controles

♦ Modificar el tamaño y posición de los controles

♦ Mostrar las propiedades de los controles

♦ Principales propiedades de los controles

♦ Asistentes

2000

tema 16

Avanzado

Barra de herramientas “Cuadro de herramientas”

E l cuadro de he r ramientas cont i ene l os cont ro les pa ra f o rmula r ios e in fo rmes.

Sólo estará disponible cuando nos encontremos en vista de diseño de formularios y

vista de diseño de informes.


2. Seleccionar Cuadro de herramientas

Controles

Son los ob j e tos que u t i l i z amos pa ra pode r c rea r f o rmula r i os e in formes y mues tran y d i s t r ibuyen l a in formación en panta l l a .

♦ Etiqueta: Presenta un texto descriptivo como, por ejemplo, un título o instrucciones

de un formulario o informe.

♦ Cuadro de texto: Se utiliza para presentar, introducir o modificar los datos de origen

de registros base de un formulario o informe.

♦ Grupo de opciones: Se utiliza junto con las casillas de verificación, los botones de

opción o los botones de alternar para presentar un conjunto de valores alternativos.

♦ Botón de alternar, botón de opción y casilla de verificación: Se utiliza como un

control autónomo dependiente de un campo Sí/No, como un control independiente

para recibir los datos introducidos por el usuario en un cuadro de diálogo

personalizado o como parte de un grupo de opciones.

♦ Cuadro de lista: Presenta una lista de valores desplazable. En vista de formulario se

puede seleccionar un valor de la lista para introducir un valor en el registro o

modificar el existente.

♦ Cuadro combinado: Combina las características de un cuadro de texto y un cuadro

de lista, pudiendo el usuario seleccionar un valor existente o bien escribir un valor

nuevo.

♦ Botón de comando: Se utiliza para realizar acciones como buscar o imprimir un

registro y ordenar un formulario.

♦ Imagen: Se utiliza para presentar una imagen estática en un formulario o informe

(por ejemplo un membrete de la compañía).

♦ Línea: Se utiliza para separar controles o dar énfasis a determinados datos del

formulario o informe.

♦ Rectángulo: Se utiliza para crear efectos gráficos como agrupar un conjunto de

controles en un formulario o resaltar datos en un informe.

Añadir un control

Podemos inse r ta r un cont ro l en l a ventana de d iseño de fo rmula r ios o ventana de d i seño de in fo rmes.

1. Seleccionar El control deseado en la barra de “Cuadro de herramientas”

2. Hacer clic sobre La posición deseada en el formulario o informe

3. Arrastrar Hasta dimensionar el control al tamaño deseado

Seleccionar controles

Ante cua lqu ier ope rac ión que deseemos rea l i za r sobre un cont rol , deberemos se lecc ionar és te p rev iamente.

Una vez que seleccionamos un control, se muestran sus correspondientes controladores

de tamaño y su controlador de movimiento.

1. Hacer clic sobre El control deseado

También es posible seleccionar varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla

mayúsculas y haciendo clic sobre los controles deseados.

Modificar el tamaño y posición de los controles

Es ta opc i ón es ú t i l cuando, a l i nse r ta r un cont ro l en e l f o rmula r io o in fo rme, no l e hemos dado e l t amaño deseado o b i en queremos cambia r su pos ic ión.

M o d i f i c a r e l t a m a ñ o

Una vez hayamos seleccionado el control...


2. Seleccionar Tamaño

3. Elegir entre: ♦ Ajustar Se ajusta al tamaño de letra seleccionado.

♦ A la cuadrícula Ajusta el tamaño del control a la cuadrícula del

formulario o informe.

♦ Ajustar al más alto Los controles seleccionados adoptan la altura del más

alto de todos ellos.

♦ Ajustar al más corto Los controles seleccionados adoptan la altura del más

bajo de todos ellos.

♦ Ajustar al más ancho Los controles seleccionados adoptan la anchura del más

ancho de todos ellos.

♦ Ajustar al más estrecho Los controles seleccionados adoptan la anchura del más

estrecho de todos ellos.

También podemos pulsar sobre los controladores de tamaño del objeto seleccionado, y

arrastrar con el ratón hasta conseguir el tamaño deseado.

M o d i f i c a r l a p o s i c i ó n Una vez hayamos seleccionado el control... 1. Desplegar el menú de Formato

2. Seleccionar Alinear

3. Elegir entre:

♦ Izquierda Alinea el borde izquierdo del control seleccionado con el control

situado más a la izquierda.

♦ Derecha Alinea el borde derecho del control seleccionado con el control

situado más a la derecha.

♦ Arriba Alinea el borde superior del control seleccionado con el control

situado más arriba.

♦ Abajo Alinea el borde inferior del control seleccionado con el control

situado más abajo.

♦ A la cuadrícula Alinea la esquina superior izquierda del control seleccionado con el

punto más cercano de la cuadrícula.

También podemos seleccionar el controlador de posición del objeto, y arrastrar con el

ratón hasta la posición deseada.

Mostrar las propiedades de los controles

Todos los cont ro les poseen una se r i e de ca rac te r í s t i cas que de f inen su conten ido, aspecto y compor tamiento, denominadas P rop iedades. Es tas ú l t imas se podrán es tab lecer y mod i f i ca r .

Una vez hayamos seleccionado el control...


2. Seleccionar Propiedades

Principales propiedades de los controles

Las p rop iedades de l os cont ro les se mues t ran ag rupadas po r ca tegor í as en cua t ro so lapas, s i endo l a qu in ta una suma de todas e l l as.

A continuación, mostramos una lista de las principales propiedades, así como una breve

descripción de cada una de ellas.

♦ Título: Es el texto que acompaña al control cuando se muestra en

pantalla.

♦ Visible: Con esta propiedad activada, el objeto permanecerá visible

mientras que, si la desactivamos, el objeto se ocultará.

♦ Mostrar cuando: Esta propiedad puede asumir tres valores: siempre, pantalla

e impresora.

♦ Formato: Esta propiedad define si el control mostrará una fecha, un

número, una hora...

♦ Origen del control: En esta propiedad asignaremos la tabla y el campo que va a

representar el control.

♦ Valor predeterminado: Es el valor que aparecerá por defecto al crear un nuevo

registro en blanco.

♦ Nombre: Es el nombre con el que nos referiremos al control si

queremos operar con él.

♦ Regla de validación: Permite establecer las condiciones que debe satisfacer el

valor que se introduzca en el campo. Dichas condiciones

han de especificarse mediante una expresión de Access.

♦ Texto de validación: Será el mensaje de error que aparezca en un cuadro de

diálogo en el centro de la pantalla, cuando se introduzca un

valor que no cumpla la regla de validación.

♦ Activado: Esta propiedad define si el control es de sólo lectura (si sólo

podemos ver los datos y no modificarlos).

Asistentes

Los as is ten tes son subprog ramas dent ro de Access que nos ayudan a c rea r ob j e tos.

Un asistente va mostrando cuadros de diálogo sucesivos en los que podemos

seleccionar las opciones que van a determinar el resultado final del objeto.

Por tanto, iremos avanzando de pantalla en pantalla haciendo clic sobre el botón

“Siguiente” y modificando las opciones deseadas, hasta llegar a la última pantalla en la

que haremos clic sobre el botón “Finalizar” o “Terminar”. Llegados a este punto, el asistente mostrará el objeto ya creado con las opciones que

hemos ido seleccionando en el proceso de generación de dicho objeto.


El “Cuadro de herramientas” contiene los controles para formularios e informes, y

estará disponible en la vista de diseño de éstos.

Para poder crear los formularios e informes disponemos de los controles que

muestran y distribuyen la información en la pantalla.

Para incorporar un control en la ventana de diseño simplemente tenemos que

seleccionarlo y hacer clic en la posición deseada.

Siempre podemos volver a editar los controles, bien para modificar su tamaño,

bien para modificar su posición en la página. Para editar un control, previamente

debemos seleccionarlo haciendo clic sobre él. También podemos seleccionar

varios controles a la vez manteniendo pulsada la tecla mayúsculas.

En el menú Formato tenemos las opciones de Tamaño y Alinear donde podemos

elegir entre diferentes opciones de ajuste tanto del tamaño como de la posición,

respectivamente.

En el menú Ver/Propiedades podemos ver y asignarles características a los

controles que más interesen, como título, visible, formato, origen de control,

nombre, etc.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. La barra de herramientas “Cuadro de herramientas” contiene...

los controles para formularios e informes.

los botones de uso más frecuente a la hora de crear consultas.

los formatos de texto, alineaciones, etc.

2. Los controles son exactamente...

los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios.

los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes.

los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.

3. Para seleccionar varios controles a la vez debemos...

pulsar la tecla ALT mientras hacemos clic en los diferentes controles.

pulsar la tecla MAYÚSCULAS mientras hacemos clic en los diferentes controles.

pulsar la tecla CONTROL mientras hacemos clic en los diferentes controles.

4. Para modificar manualmente el tamaño de un control debemos...

hacer clic sobre el controlador de tamaño del objeto y arrastrar hasta

dimensionarlo.

hacer doble clic con el ratón sobre el control y teclear las nuevas dimensiones.

hacer clic con el botón derecho sobre él y arrastrar hasta dimensionarlo.

5. Los tipos de alineación permitidos para los controles son...

izquierda, derecha, arriba y abajo.

izquierda, derecha, arriba, abajo y justificado.

izquierda, derecha, arriba, abajo y a la cuadrícula.

6. Los asistentes son...

ayudas de Microsoft Access 2000 para conocer el funcionamiento del programa.

subprogramas dentro de Access que nos ayudan a crear objetos fácilmente.

conexiones vía Internet con otros programas.

ACCESS

Crear un formulario ♦ Formularios. Introducción

♦ Crear formularios en vista diseño. Asistente para

formularios I

♦ Crear formularios en vista diseño. Asistente para

formularios II

♦ Abrir un formulario

♦ Cerrar un formulario

♦ Descripción de la ventana de diseño

♦ Introducir, ver e imprimir datos: Modificar un formulario

♦ Introducir, ver e imprimir datos: Modificar e introducir da-

tos en un formulario

♦ Subformularios

♦ Crear Autoformularios

2000

tema 17

Avanzado

Formularios. Introducción

Los Fo rmula r ios son l a más cómoda y potente he r ramienta pa ra añad i r da tos.

Aunque es posible modificar y añadir nuevos registros desde las hojas de datos, siempre

será más cómodo hacerlo mediante un formulario. Los formularios son el tipo de objeto

más potente que incorpora Access 2000 para visualizar y editar los datos de una tabla o

consulta. Permiten mostrar los datos en un formato personalizado que el usuario podrá

diseñar según sus necesidades.

Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios I

E l As is ten te nos gu i a rá paso a paso pa ra l a c reac i ón del Fo rmula r i o .

Usaremos esta herramienta para generar un formulario aunque, como cualquier objeto

de Access 2000, también es posible crear un formulario desde la ventana de diseño. En

esta primera parte seleccionaremos la tabla o consulta matriz del formulario así como los

campos.

1. Hacer clic sobre Formularios

2. Seleccionar Crear un formulario utilizando el asistente


4. Desplegar la lista de Tablas/Consultas


6. Seleccionar El campo a incluir y pulsar hasta haber añadido

los campos deseados

7. Hacer clic sobre Siguiente

Crear formularios en vista diseño. Asistente para formularios II

En estos pasos del asistente seleccionaremos la distribución de los datos, el estilo a

aplicar y el nombre del formulario.

1. Seleccionar La distribución de los datos en pantalla


3. Seleccionar El estilo a aplicar


5. Teclear El nombre del formulario

6. Hacer clic sobre Terminar

Abrir un formulario

Usaremos l a opc ión Abr i r pa ra most ra r e l f o rmula r i o se lecc ionado en p r imer p lano y comenzar a t r aba j a r con é l .


2. Seleccionar El formulario deseado


Cerrar un formulario

Con es te comando ce r ramos e l f o rmula r i o y gua rdamos l as mod i f i cac iones r ea l i zadas sobre l a t ab la o consu l ta asoc iada a l mismo.



Descripción de la ventana de diseño

Ya hemos visto cómo activar la ventana de diseño y también cómo modificar los

controles. Sólo nos queda aprender a identificar los elementos de la ventana de diseño

de formularios para poder modificarlos.

Introducir, ver e imprimir datos: modificar un formulario

Usaremos esta opción para acceder a la ventana de diseño de formularios.


2. Seleccionar El formulario que deseamos seleccionar


Introducir, ver e imprimir datos: modificar e introducir datos

Una vez hayamos ab ier to un fo rmula r i o, nos encont ramos en d ispos ic ión de in t roduc i r nuevos r eg is t ros o mod i f i ca r l os ex is ten tes.

I n t r o d u c i r n u e v o s r e g i s t r o s 1. Hacer clic sobre El botón “Nuevo registro” del navegador

2. Hacer clic sobre El primer campo del registro y teclear el valor deseado

3. Pulsar la tecla TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir

el proceso

M o d i f i c a r r e g i s t r o e x i s t e n t e 1. Hacer clic sobre Los botones del navegador hasta llegar al registro deseado

2. Hacer clic sobre El campo deseado y teclear el nuevo valor

3. Pulsar la tecla TABULADOR para pasar al campo siguiente y repetir el

proceso

Subformularios

Un sub fo rmula r io es un fo rmula r io normal, inse r tado dent ro de o t ro f o rmula r i o , que se denomina p r inc ipa l .

Esto permite mostrar de forma compacta información de varias tablas o consultas entre

las que exista una relación de tipo “uno a varios”. El formulario principal representará el

extremo “uno” y el subformulario, el extremo “varios”.

Para diseñar este tipo de formularios podremos usar el asistente para formularios,

incluyendo las tablas y consultas relacionadas. Entonces, aparecerá un paso intermedio

donde seleccionaremos la tabla principal y la relacionada.

En este ejemplo, existe una tabla maestra “principal” y una tabla relacionada “aficiones”.

Cada registro de la tabla “principal” enlaza con varios registros de la tabla “aficiones”. El

resultado final del formulario es el siguiente:

Crear autoformularios

Se pueden crear formularios automáticamente mediante los mecanismos de asistencia

que posee Access, Autoformulario y Asistente.

Con la función autoformulario, se selecciona el origen de registros y un diseño de

columnas, tabla u hoja de datos. Autoformulario creará un formulario que utiliza todos

los campos del origen de registros seccionado y todos los campos de sus orígenes de

registros relacionados.

Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y

pulsamos el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos.

En el siguiente cuadro de diálogo, antes de pulsar "Aceptar" seleccionamos la tabla o

consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte

inferior.


La forma más cómoda de modificar y añadir nuevos registros se produce desde

los formularios. Éstos mostrarán los datos en un formato diseñado por nosotros

mismos. Podemos utilizar el Asistente para crear el formulario; primero, deberemos

seleccionar las tablas o consultas a incluir; luego, decidiremos la distribución de

datos, el estilo y el nombre del formulario, tras lo cual podremos ejecutarlo.

Para empezar a trabajar con un formulario, en primer lugar nos iremos al

comando Abrir y, tras haber hecho los cambios oportunos, usaremos la opción

Archivo/Cerrar para guardar las modificaciones.

La ventana de diseño del formulario está dividida en diferentes elementos que

podemos modificar, como el encabezado, el detalle, el pie y los controles.

Para poder acceder a la ventana de diseño y realizar modificaciones al formulario,

usaremos el comando Diseño.

Con el formulario abierto podemos introducir nuevos registros haciendo clic en el

botón “nuevo registro”, o bien modificar uno ya existente colocándonos en el

registro deseado y realizando los cambios.

Podemos crear un formulario dentro de otro formulario principal, el cual se

denominará Subformulario. Así, podemos ver conjuntamente datos de varias

tablas o consultas entre los que existe una relación de “uno a varios”, siendo el

principal el “uno” y el subformulario el “varios”.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Para crear un formulario podremos optar por...

usar un asistente o dejar que Access lo genere automáticamente.

crearlo desde la ventana de diseño de formularios o desde diseño de tabla.

usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseño de formularios.

2. Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...

en columnas, tabular y justificado.

en columnas, tabular, hoja de datos y justificado.

en columnas, tabular y hoja de datos.

3. Para mostrar un formulario en pantalla haremos clic sobre el botón...

Abrir.

Diseño.

Nuevo.

4. Un formulario se divide en...

encabezado, cuerpo, detalle y pie.

encabezado, detalle y pie.

encabezado y detalle.

5. Dentro de un formulario, para pasar al campo siguiente, pulsaremos sobre...

la tecla de cursor derecha.

la tecla de tabulación (TAB).

la tecla de retorno de carro (ENTER).

6. Un subformulario es exactamente...

un formulario dentro de otro que hace referencia a dos tablas relacionadas.

un formulario incluido dentro de otro formulario sin relación aparente.

un formulario más pequeño de lo normal.

ACTIVIDADES

1. Crea los formularios siguientes mediante el asistente para formularios. Una vez los

hayas examinado, ciérralos.

ORIGEN DE LOS DATOS

TABLA: EMPRESAS TABLA: EMPLEADOS

CAMPOS A INCLUIR

AÑADIR TODOS AÑADIR TODOS

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS

JUSTIFICADO EN COLUMNAS

ESTILO

PIEDRA VERDE

NOMBRE DEL FORMULARIO

ENTRADA EMPRESAS ENTRADA EMPLEADOS

ACTIVAR

Abrir el formulario para ver o introducir información

2. Abre el formulario “ENTRADA EMPLEADOS” y modifícalo de forma que quede como

la figura siguiente:

3. Cierra la ventana de diseño de formulario guardando los cambios.

Nombre

CIF empresa

Departamento

Fecha de entrada

Observaciones

Apellidos

Puesto

Retribución

Teléfono privado

Nombre

CIF empresa

Departamento

Fecha de entr

Observaciones

Apellidos

Puesto

Retribución

Teléfono privado

ACTIVIDADES

4. EMPLEADOS. Elige tú la distribución de los datos y el diseño. Guarda el formulario

principal con el nombre “ENTRADA CON REFERENCIAS” y el subformulario como

“EMPLEADOS DE EMPRESAS”.

5. Introduce los siguientes datos haciendo uso del subformulario “ENTRADA CON

REFERENCIAS”:

Nombre social CIF empresa Director Dirección Teléfono

Ctlta. Población Código Postal

OSCOR B-29865432 Tokisho Takisa

C/ Hiroshima, 9 956743987 Cádiz 11011

Nombre Apellidos CIF empresa Puesto Departamento Retribución Fecha E. Teléfono

Antonio Antunez Ñañez B-29865432 Administrativo Estudio 179000 12/11/96 958452654

Raúl Azcona Suárez B-29865432 Técnico Diseño 137000 19/02/96 958642187

Juan A. Rial Ramírez B-29865432 Administrativo Diseño 195000 13/08/93 958665822

6. Cierra el formulario.

ACCESS

Informes y etiquetas

TEMA 18. Creación de informes

TEMA 19. Creación de etiquetas Objetivos: ♦ Trabajar con informes ♦ Calcular totales y subtotales ♦ Crear e imprimir etiquetas

módulo 7

2000

Avanzado

ACCESS

Creación de informes ♦ Informes. Introducción

♦ Partes de un informe

♦ Planificar un informe

♦ Crear un informe usando el asistente para informes I

♦ Crear un informe usando el asistente para informes II

♦ Crear un informe usando el asistente para informes III

♦ Modificar un informe: crear un informe en vista diseño

♦ Ejecutar e imprimir un informe: vista previa

♦ Uso de totales y subtotales

♦ Crear un autoinforme

2000

tema 18

Avanzado

Informes. Introducción

Los in fo rmes son los ob j e tos más adecuados pa ra impr imi r de una fo rma e l egante l a in fo rmación de una consu l ta o una t ab la de una base de da tos.

Aunque también es posible imprimir la hoja de datos, los informes ofrecen una mayor

flexibilidad a la hora de organizar y agrupar los datos, al igual que para la obtención de

subtotales y otros resúmenes.

Partes de un informe

La hoja de diseño de un informe consta de las siguientes secciones:

♦ Encabezado del informe:

Esta sección se corresponde con la página de introducción o portada del informe. Los

datos aquí reflejados sólo aparecerán en la primera página del mismo.

♦ Encabezado de página:

Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte superior de todas las

páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última

página).

♦ Detalle:

Esta sección contiene los datos de la tabla o consulta seleccionada y es la que

realmente será responsable del número final de páginas de que constará el informe.

♦ Pie de página:

Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte inferior de todas las

páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última

página).

♦ Pie del informe:

Esta sección se corresponde con la página de cierre o resumen del informe. También

es posible colocar fórmulas en esta sección para calcular totales. Los datos aquí

reflejados sólo aparecerán en la última página del mismo.

Planificar un informe

Lo más impor tan te a l a hora de c rea r un in forme se rá l a p l an i f i cac ión y d i seño adecuados de l a consu l ta que sumin is t ra rá l os da tos a impr imi r .

Aunque también se podrá utilizar una tabla como base de un informe, normalmente se

utilizará una consulta, principalmente por dos razones:

♦ Si los datos proceden de varias tablas relacionadas es conveniente realizar una

consulta, ya que el informe puede, más tarde, agrupar toda la información.

♦ Aunque los datos a imprimir procedan de una única tabla, si se utiliza una consulta

basada en dicha tabla, ésta podrá especificar criterios de selección y de ordenación

para mostrar en el informe únicamente los registros deseados.

Crear un informe usando el asistente para informes I

Usaremos e l As is ten te pa ra genera r un in fo rme de da tos paso a paso.

En esta primera parte elegiremos las tablas o consultas motivos del informe así como los

campos a representar.

Una vez hayamos abierto la base de datos...

1. Hacer clic sobre Informes

2. Seleccionar Crear un informe utilizando el asistente

3. Hacer clic sobre Vista previa

4. Desplegar el menú de Tabla/Consultas


6. Seleccionar El campo a incluir y pulsar sobre hasta haber

añadido los campos deseados


Crear un informe usando el asistente para informes II

En esta parte del asistente seleccionaremos el nivel de agrupamiento (opcional), así

como el campo por el que ordenaremos el informe y la presentación final (tablas,

columnas o justificado). 1. Seleccionar El nivel de agrupamiento y pulsar sobre hasta haber

añadido los campos deseados


3. Desplegar la/s lista/s De ordenación de campos


5. Hacer clic sobre El botón de ordenación hasta seleccionar el orden deseado


7. Seleccionar La distribución de los datos en el informe


Crear un informe usando el asistente para informes III

Esta es la parte final del asistente y en ella seleccionaremos el estilo (colores, tipo y

tamaño de letra) y el título del informe.

1. Seleccionar El estilo deseado


3. Teclear El título del informe


Modificar un informe: crear un informe en vista diseño

Con l a opc ión D iseño podremos cambia r e l aspec to, e l número de campos, e l t í tu lo, l as e t ique tas y l a d i s t r ibuc i ón gene ra l de los da tos de l in fo rme.

Una vez hayamos abierto la base de datos...


2. Seleccionar El informe que deseamos modificar


4. Realizar Los cambios deseados en la presentación del informe

Ejecutar e imprimir un informe: vista previa

Usaremos es ta opc ión pa ra most ra r en panta l l a e l r esu l tado de un in fo rme p rev iamente c reado pa ra l uego poder impr imi r lo en papel .


2. Seleccionar El informe que deseamos imprimir


4. Desplegar la lista Zoom


6. Hacer clic sobre El botón imprimir para obtener una copia en papel


Uso de totales y subtotales

Una de l as mejo res cua l i dades de l os in fo rmes cons is te en e l cá lcu lo au tomát ico de subto ta les y to ta les de los da tos de un campo numér ico.

Para ello, debemos seleccionar algún nivel de agrupamiento en el paso número 2 del

asistente para informes.

1. Hacer clic sobre El botón “Opciones de resumen”

2. Activar El tipo de resultado deseado para cada campo agrupado


Crear un autoinforme

El diseño de un autoinforme puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la

utilidad que se le vaya a dar al impreso.

Seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y

pulsamos el icono nuevo.

Tras seleccionar Nuevo aparece la ventana donde debemos indicar los diferentes modos

de creación de un autoinforme y la tabla o consulta que queremos utilizar para este

informe en el cuadro de la lista desplegable. Seguidamente pulsamos Aceptar.


Los informes son la forma más atractiva de imprimir los datos de una consulta o

tabla, ya que son más flexibles en su organización y en la obtención de

subtotales y resúmenes.

Los informes están divididos en encabezado del informe, encabezado de página,

detalle, pie de página y pie de informe.

Es importante planificar y diseñar adecuadamente la consulta de la que se van

obtener los datos para el informe a imprimir.

Para crear el informe podemos seguir los pasos del Asistente, que será donde

primero elegiremos las tablas o consultas orígenes de los datos y los campos a

representar. También podremos seleccionar el nivel de agrupamiento, la

ordenación de los campos y el formato de distribución de datos. Por último,

seleccionaremos el estilo del texto y el título del informe.

Siempre podemos volver a la vista diseño para realizar las modificaciones

deseadas al informe.

Antes de imprimir el informe podemos visualizarlo en pantalla con el comando

Vista previa, donde disponemos de un zoom para modificar la visualización del

informe.

Es de gran utilidad la posibilidad de los informes de calcular totales y subtotales

de los datos de un campo numérico. En el asistente se puede especificar el

resultado deseado en “Opciones de resumen”.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Los informes se utilizan para...

poder añadir información fácilmente a la base de datos.

conocer el uso de la base de datos.

imprimir la información elegantemente de una tabla o consulta.

2. Un informe se divide en...

encabezado, pie y detalle.

encabezado de informe y de página, pie de informe y de página y detalle.

encabezado de pie y de informe y detalle.

3. En el detalle del informe se incluyen...

el tamaño del mismo, la hora en que se ha generado y la fecha actual.

la fecha y hora actual así como el número de página.

los datos de la tabla o consulta seleccionada.

4. Para obtener un informe que se adapte a nuestras necesidades es conveniente...

crearlo a partir de una tabla.

crearlo a partir de una consulta.

crearlo a partir de un formulario.

5. Para visualizar el resultado final del informe debemos hacer clic sobre...

Vista preliminar.

Vista previa.

Vista primordial.

6. Para poder insertar subtotales y totales en el informe debemos...

especificarlo en el paso número 1 del asistente para informes.

seleccionar algún nivel de agrupamiento dentro del asistente para informes.

añadir los campos de al menos dos tablas o consultas.

ACTIVIDADES

1. Genera los siguientes informes a partir de las tablas o consultas indicadas. Antes de

crear el segundo informe ejecuta la consulta “POR SUELDO”.

ORIGEN DE LOS DATOS TABLA EMPLEADOS CAMPOS A AÑADIR Todos los campos excepto Retribución y Observaciones NIVEL DE AGRUPAMIENTO Ninguno (Hacer clic sobre “Siguiente”) DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Fecha de entrada Ascendente DISTRIBUCIÓN Esquema1 ORIENTACION Horizontal ESTILO Negrita NOMBRE DEL INFORME EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA

ORIGEN DE LOS DATOS TABLA SUELDO MAYOR A 140000 CAMPOS A AÑADIR Todos los campos NIVEL DE AGRUPAMIENTO Retribución DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Apellidos Descendente DISTRIBUCIÓN En pasos ORIENTACIÓN Vertical ESTILO Corporativo NOMBRE DEL INFORME EMPLEADOS CON SUELDO NORMAL

2. Modifica el informe “EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA” para que quede de la

siguiente forma:

EMPLEADOS POR FECHA DE ENTRADA

CIF empresa

Fecha de entrada Nombre y apellidos Puesto y departamento Teléfono privado

12/10/1998 Claudia Informático 2482489

Jiménez Ruíz Informática

CIF empresa


09/04/1997 Alberto Administrativa 6524875

León Serrano Informática

CIF empresa


13/08/1993 Juan A. Administrativo 958665822

Rial Ramírez Diseño

19/02/1996 Raúl Técnico 958642187

Azcona Suárez Diseño

Martes 30 de noviembre de 1999

Página 1 de 2

B-23746813

B-24456776

B-29865432

ACTIVIDADES

3. Ejecuta e imprime los informes que acabas de crear.

4. Crea una consulta desde la vista de diseño con todos los datos de dos tablas

relacionadas. A partir de ella genera un nuevo informe con totales y subtotales. Usa

las siguientes instrucciones para generar tanto la consulta como el informe. Una vez

tengas el informe, previsualizalo e imprímelo.

NOMBRE DE LA CONSULTA:

CONSULTA MIXTA TIPO DE CONSULTA:

SELECCIÓN CRITERIOS:

TABLA EMPRESAS TABLA EMPLEADOS

CAMPO TODOS CAMPO TODOS EXCEPTO “Observaciones”

VALOR (Criterios) VALOR (Criterios) ORDEN Ascendente ORDEN Ascendente MOSTRAR Activado MOSTRAR Activado

ORIGEN DE LOS DATOS CONSULTA MIXTA CAMPOS A AÑADIR Todos NIVEL DE AGRUPAMIENTO Por EMPRESAS DESACTIVAR Ajustar el ancho del campo de forma que... ORDEN Departamento Ascendente ORDEN Puesto Ascendente ORDEN Apellidos Ascendente ORDEN Nombre Ascendente Hacer clic sobre OPCIONES DE RESUMEN Resumen Marcar “Todas” Activar Detalle y resumen Activar Calcular el porcentaje del total por sumas Hacer clic sobre ACEPTAR DISTRIBUCIÓN Alinear a la izquierda 1 ORIENTACIÓN Horizontal Activar Ajustar el ancho del campo de forma que quepan... ESTILO Informal NOMBRE DEL INFORME INFORME MIXTO Hacer clic sobre TERMINAR

ACCESS

Creación de etiquetas ♦ Estudio previo a la creación de etiquetas

♦ Asistente para etiquetas I

♦ Asistente para etiquetas II

♦ Asistente para etiquetas III

♦ Asistente para etiquetas IV

♦ Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas

♦ Modificar el diseño de las etiquetas

2000

tema 19

Avanzado

Estudio previo a la creación de etiquetas

Es impor tan te saber s i vamos a c rea r e t ique tas de un tamaño concreto o es tándar .

Antes de comenzar la elaboración de las etiquetas postales tendremos que tener en

cuenta el tamaño del papel y el tamaño de las etiquetas, pues dichos tamaños nos serán

requeridos durante el proceso de creación de las mismas. Podemos encontrarnos ante

dos casos:

♦ Las etiquetas tienen unas dimensiones estándar: en este caso sólo debemos

seleccionarlas de una lista de etiquetas proporcionada por Access.

♦ Las etiquetas no se encuentran en la lista de etiquetas estándar: en este caso

debemos tomar las medidas de alto y ancho de etiquetas, márgenes (superior,

izquierdo y derecho) y separación entre ellas (vertical y horizontal).

Asistente para etiquetas I

Para generar etiquetas postales debemos recurrir al asistente para etiquetas. En este

curso vamos a tratar el caso más problemático: crear etiquetas personalizadas, pues las

etiquetas estándar sólo tendremos que seleccionarlas de una lista.


2. Seleccionar Crear un informe utilizando el asistente

3. Hacer clic sobre Nuevo

4. Seleccionar Asistente para etiquetas

5. Seleccionar La tabla o consulta de donde provienen los datos


Asistente para etiquetas II

En esta parte del asistente definiremos las medidas de las etiquetas, así como los

márgenes y la separación entre las mismas.

1. Hacer clic sobre Personalizar...

2. Hacer clic sobre Nueva...

3. Teclear Un nombre para la etiqueta

4. Seleccionar La orientación de la página, el tipo de papel y el sistema de

medidas

5. Teclear Las dimensiones de las etiquetas



Asistente para etiquetas III

En este tercer paso seleccionaremos los estilos de la etiqueta: fuente, tamaño, espesor,

color y estilos (cursiva y subrayada), así como el contenido de las mismas.

1. Seleccionar El nombre de la fuente deseado

2. Seleccionar El tamaño de la fuente deseado

3. Seleccionar El espesor de la fuente deseado

4. Seleccionar El color de la fuente deseado

5. Activar/desactivar Los estilos deseados


7. Seleccionar El campo que queramos añadir

8. Hacer clic sobre El botón hasta haber añadido los campos deseados


Asistente para etiquetas IV

Por último, elegiremos los criterios de ordenación de las etiquetas en el informe y le

daremos un nombre para guardarlo como un objeto dentro de la base de datos.

1. Seleccionar El campo por el que deseamos ordenar las etiquetas

2. Hacer clic sobre El botón hasta haber añadido los campos deseados


4. Teclear El nombre deseado del informe para etiquetas


Mostrar en pantalla e imprimir etiquetas

Con es ta opc ión most ra remos e l r esu l t ado de l as e t ique tas c readas pa ra l uego poder impr imi r l as.


2. Seleccionar El informe para la creación de etiquetas deseado


4. Hacer clic sobre El botón imprimir

5. Hacer clic sobre El botón Cerrar

Modificar el diseño de las etiquetas

Ut i l i za remos l a opc i ón D i seño pa ra cambia r l as p rop iedades de l as e t ique tas pos ta les que hemos c reado con e l as is tente pa ra e t ique tas.


2. Seleccionar Las etiquetas deseadas


4. Seleccionar El elemento deseado


6. Seleccionar Propiedades


8. Hacer clic sobre El icono guardar de la barra de herramientas


Para crear etiquetas es importante saber si son de tamaño estándar pues, si es

así, su tamaño aparecerá en una lista y no habrá que especificar sus medidas

exactas. Para crear etiquetas podemos recurrir al Asistente seleccionando crear un

informe. Una vez seleccionada la tabla con los datos necesarios, daremos los

datos y medidas para la nueva etiqueta (en caso de no ser de medida estándar).

Luego seleccionaremos el estilo del texto así como el contenido. Finalmente, le

damos una orden a las etiquetas y un nombre para guardarlo.

Antes de imprimir el resultado podemos visualizarlo en pantalla con Vista previa.

Para realizar cualquier modificación, seleccionadas dentro de informes las

etiquetas, activamos la vista diseño, donde ejecutamos los cambios deseados.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...

el número de ellas que queremos imprimir.

el tamaño de las mismas y del papel que vamos a utilizar.

el tamaño del papel que vamos a usar.

2. Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaños que son...

tamaño folio y cuartilla.

estándar y definidos por el usuario.

estándar y cuartilla.

3. Cuando elijamos etiquetas personalizadas debemos indicarle las siguientes medidas:

alto, ancho, márgenes y separación.

alto, ancho y márgenes.

alto, ancho, márgenes, separación y cantidad.

4. Para elaborar las etiquetas postales debemos hacer clic sobre el botón...

Formularios.

Informes.

Consultas.

5. Para visualizar el informe para etiquetas en pantalla debemos seleccionarlo y pulsar...

Vista principal.

Vista previa.

Vista preliminar.

6. Para mostrar las propiedades de un elemento de la pantalla de diseño de etiquetas...

haremos clic sobre la opción “Propiedades” del menú “Ver”.

haremos clic sobre la opción “Propiedades” del menú “Herramientas”.

haremos clic sobre la opción “Ver propiedades” del menú “Formato”.

ACTIVIDADES

1. Genera las siguientes etiquetas postales teniendo en cuenta las siguientes opciones:

Datos de origen TABLA EMPLEADOS Hacer clic sobre Personalizar Hacer clic sobre Nueva Nombre de la etiqueta Etiqueta1 Margen superior 3,00 Margen izquierdo 2,00 Margen derecho 2,00 Distancia horizontal entre etiquetas 1,00 Distancia vertical entre etiquetas 1,00 Alto de la etiqueta 4,00 Ancho de la etiqueta 8,00 Distancia horizontal borde etiqueta al texto 0,50 Distancia vertical borde etiqueta al texto 0,50 Fuente, tamaño, estilo de línea y color Times New Roman, 8, Normal, Negro Hacer clic sobre Siguiente

Campos a añadir (uno en cada línea)

Nombre Apellidos Puesto

Departamento Teléfono privado

Ordenar por: Apellidos Nombre de las etiquetas Etiquetas medianas EMPLEADOS

2. Previsualiza e imprime las etiquetas “ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS”.

3. Modifica las etiquetas “ETIQUETAS MEDIANAS EMPLEADOS” para que queden de la

siguiente forma:

=Recortar([Teléfono privado])

=Recortar([Departamento]) =Recortar([Puesto])

=Recortar([Apellidos]) =Recortar([Informi )

ACCESS

Funciones

TEMA 20. Expresiones y funciones

Objetivos: ♦ Reconocer funciones y expresiones

♦ Conocer diferentes tipos de funciones

♦ Crear campos calculados

módulo 8

2000

Avanzado

ACCESS

Expresiones y funciones ♦ Expresiones y funciones. Definición

♦ Campos calculados

♦ El generador de funciones

♦ Funciones matemáticas

♦ Funciones de conversión de tipos de datos

♦ Funciones relacionadas con los diferentes campos

Objetivos: ♦ Generar resultados a través de las expresiones

♦ Conocer los tipos de funciones y expresiones

♦ Crear campos calculados

♦ Utilizar el generador de funciones

♦ Conocer los diferentes tipos de funciones matemáticas, de

conversión de datos y relacionadas con los diferentes

campos

2000

tema 20

Avanzado

Expresiones y funciones. Definición

Las expres iones pe rmi ten genera r r esu l t ados a pa r t i r de unos da tos de o r i gen.

Por ejemplo, son expresiones el producto del valor de un campo por la constante

3.14, o la conversión a mayúsculas de un campo de texto.

Las expresiones se pueden dividir en dos grandes apartados:

♦ Expresiones libres: se generan a partir de operadores simples. Son *, /, +, -, ^

(potencia) y & (concatenador). Cuando nos queramos referir al contenido de un

campo, éste debe ir entre corchetes. Vamos a ver dos ejemplos; uno para datos

numéricos y otro para campos de texto:

Multiplicaremos el contenido de un campo numérico “Cantidad” por 0.18 y le

sumaremos 12.

[CANTIDAD] * 0,18 + 12

Sumaremos el contenido de la cadena “Don/Doña” y los campos “Nombre” y

“Apellidos” (con un espacio en blanco entre ellos).

“Don/Doña” & “ ” & [NOMBRE] & “ ” & [APELLIDOS] ♦ Expresiones predefinidas o funciones: son expresiones que incorpora Access y que

se encuentran agrupadas por categorías (matemáticas, conversión, texto...). Las

funciones constan de dos partes: el nombre de la función y los argumentos; a las

funciones se les debe suministrar el valor o valores (argumentos) objeto de la

operación, y éstas retornarán el resultado de la operación. Los argumentos deben ser

compatibles con la función; es decir, en una función matemática el argumento debe

ser un número, en una de cadenas debe ser un valor de tipo texto y en una de fechas

una fecha válida, etc.

Un ejemplo de función puede ser “Raíz”, que permite obtener la raíz cuadrada de un

número. Si disponemos de un campo “Superficie” de tipo numérico podríamos

calcular:

Raiz ([SUPERFICIE])

Campos calculados

En l as consu l tas se pueden inclu i r Campos Ca lcu lados, es dec i r , campos que no pe r tenecen a n inguna t ab la y que se ob t i enen a pa r t i r de una expres ión f o rmada po r uno o más campos de l as t ab las inc lu idas en l a consu l t a .

Para crear un campo calculado bastará con introducir la siguiente expresión en la celda

“Campo” de una columna vacía dentro de la ventana de diseño de consultas.

Nombre de campo: Expresión El Nombre de campo calculado no debe coincidir con los nombres de campo existentes y

servirá para referenciar dicho campo en otros procesos en los que forme parte la

consulta. Expresión será la combinación de símbolos que indica el cálculo a realizar.

Por ejemplo, en la siguiente consulta creamos un campo “SumaC” con la operación

comentada en el ejemplo del epígrafe anterior.

El generador de funciones

Access d ispone de un generador de f unc iones pa ra genera r , de una fo rma ráp ida y cómoda, expres iones y f unc iones.

Para realizar el proceso adecuadamente tendremos que seguir este orden:

1. Seleccionar funciones

2. Funciones incorporadas

3. Seleccionar la categoría

4. Seleccionar la función

5. Seleccionar los argumentos (tabla o consulta y campo)

Desde la ventana de diseño de consultas...

1. Hacer clic con el botón derecho sobre La fila “Campo” del campo calculado

2. Seleccionar Generar...

3. Generar La expresión deseada


Funciones matemáticas

Las f unc iones matemát icas l as podremos u t i l i z a r pa ra genera r campos ca lcu lados y pa ra ca lcu la r l os to ta les de un domin io.

Un dominio está formado por los valores de un campo de la totalidad de los registros de

una tabla o consulta.

Para hacer un cálculo sobre un dominio

debemos hacer clic sobre el icono (Totales)

de la barra de herramientas. En ese momento

aparecerá una nueva fila “Total:” con una lista

desplegable que contendrá todas las

funciones matemáticas de dominio

disponibles para ese campo. Al ejecutar la

consulta aparecerá una hoja de respuesta

dinámica con el resultado de los totales

requeridos.

En el cuadro siguiente mostramos las funciones de dominio así como su explicación:

FUNCIÓN EXPLICACIÓN

Suma Muestra la suma total de los valores del campo seleccionado.

Promedio Muestra la media aritmética de los valores del campo seleccionado.

Min Muestra el mínimo de los valores del campo seleccionado.

Max Muestra el máximo de los valores del campo seleccionado.

Cuenta Muestra el número de registros que cumplen la condición de

“Criterios”.

Primero Muestra el primer registro que cumpla la condición de “Criterios”.

Último Muestra el último registro que cumpla la condición de “Criterios”.

En cuanto a las funciones matemáticas para campos calculados, incluimos en este

apartado una lista de las mismas, el formato de la expresión y una breve explicación de

su funcionalidad:

FUNCIÓN FORMATO EXPLICACIÓN

Abs Abs(número)

Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pasó como

argumento y que especifica el valor absoluto de un

número.

Atn Atn(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica el arcotangente de un número.

Cos Cos(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica el coseno de un ángulo.

Exp Exp(número)

Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica e (la base de los logaritmos naturales) elevado a

una potencia.

Int Int(número) Devuelve un valor del mismo tipo que el que se pasó como

parámetro y que contiene la parte entera de un número.

Fix Fix (número)

Igual que el anterior pero para los números negativos Fix

devuelve el primer entero negativo mayor o igual a

número. Por ejemplo, Int convierte -8.4 en -9 y Fix

convierte -8.4 a -8.

Log Log(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica el logaritmo natural de un número.

Rnd Rnd(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que contiene

un número aleatorio.

Sgn Sgn(número) Devuelve un tipo numérico entero que indica el signo de

un número.

Sin Sin(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica el seno de un ángulo.

Sqr Sqr(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica la raíz cuadrada de un número.

Tan Tan(número) Devuelve un tipo numérico con coma flotante que

especifica la tangente de un ángulo.

Funciones de conversión de tipos de datos

Podemos conver t i r da tos de t i po t exto a numér ico, de numér ico a f echa, e tc.

Estas funciones permiten cambiar el tipo de un dato. Por ejemplo, podríamos convertir el

dato numérico 3,18 a texto; lógicamente ya no podríamos realizar operaciones

matemáticas con él. Las funciones de conversión devuelven el tipo que contiene el

propio nombre de la misma; por ejemplo, la función CStr cambia el tipo a “String”

(Texto). A continuación mostramos las principales funciones de conversión, y una breve

explicación acerca de su utilidad:


CDate(expresión) Cambia una cadena tipo texto a tipo fecha.

CDbl(expresión) Cambia un dato numérico o texto a numérico con coma flotante.

CInt(expresión) Cambia una expresión numérica cualquiera a tipo entero.

CStr(expresión) Cambia cualquier dato a tipo texto.

Funciones relacionadas con los diferentes campos

A continuación vamos a ver una relación de funciones relacionadas con los campos tipo

texto y Fecha/hora.

F u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n e l t i p o t e x t o


Cadena

Devuelve una subcadena de la cadena pasada como primer argumento.

Debemos especificar el tamaño de la subcadena como segundo

argumento.

Der

Devuelve una subcadena de la parte derecha de la cadena pasada

como primer argumento y con la longitud pasada como segundo

argumento .

Espacio Devuelve una cadena de espacios en blanco con la longitud pasada

como primer argumento.

Izq

Devuelve una subcadena de la parte izquierda de la cadena pasada

como primer argumento y con la longitud pasada como segundo

argumento .

Longitud Devuelve un número resultado de la longitud de la cadena pasada

como primer argumento.

Mayús Devuelve una cadena en mayúsculas de la cadena pasada como primer

argumento.

Minús Devuelve una cadena en minúsculas de la cadena pasada como primer

argumento.

Recortar Devuelve una cadena resultado de eliminar los espacios a izquierda y

derecha de la cadena pasada como primer argumento.

F u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n e l t i p o f e c h a / h o r a


Ahora Devuelve la fecha y hora actual.

Año Devuelve el año de la fecha pasada como primer argumento.

Día Devuelve el día de la fecha pasada como primer argumento.

DíaSemana Devuelve el día de la semana de la fecha pasada como primer

argumento.

Mes Devuelve el mes de la fecha pasada como primer argumento.


Las expresiones nos sirven para obtener resultados a partir de unos datos de

origen. Se dividen en: expresiones libres, que se generan a partir de operadores

simples, y expresiones predefinidas o funciones, que son expresiones

incorporadas por Access y que se encuentran agrupadas por categorías. Los campos calculados no pertenecen a ninguna tabla, puesto que se obtienen a

partir de una expresión formada por uno o más campos de las tablas que toman

parte en la consulta. Este campo debe incluir la expresión: Nombre de campo:

Expresión.

El generador de funciones puede generar rápida y cómodamente las expresiones

y funciones que queramos.

Para crear un campo calculado podemos utilizar las funciones matemáticas para

calcular los totales de un dominio.

Con las funciones de conversión de tipos de datos podemos convertir el tipo de

un dato, por ejemplo un dato numérico a texto.

ANOTACIONES ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... .....................................................................................................................................

Prácticas: Test


1. Las expresiones...

permiten generar resultados a partir de unos datos de origen.

permiten aclarar el contenido de las consultas.

permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.

2. Las expresiones se dividen principalmente en...

predefinidas y funciones.

libres y predefinidas.

predefinidas y estándar.

3. Un campo calculado es exactamente...

un campo con datos de tipo numérico.

un campo que se crea a partir de operaciones con otros campos de las tablas.

un campo que contiene funciones calculadas.

4. Debemos tener en cuenta que el nombre de un campo calculado...

debe pertenecer como mínimo a una consulta.

nunca debe coincidir con el nombre de un campo existente.

debe pertenecer a una consulta o una tabla de la base de datos.

5. Las funciones matemáticas se pueden dividir en...

funciones de campo calculado y predefinidas.

funciones de dominio y funciones de campo calculado.

funciones de dominio y funciones predefinidas.

6. Un dominio esta formado por...

los valores de un campo de todos los registros de una tabla o consulta.

los valores de todos los campos de los registros de una tabla o consulta.

todos los valores de una tabla o consulta.

ACTIVIDADES

1. Modifica la estructura de la tabla “EMPLEADOS” añadiéndole el siguiente campo:

Nombre del campo Tipo Descripción Porcentaje subida Numérico Calcula el nuevo sueldo

2. Introduce ahora los siguientes datos en la tabla “EMPLEADOS” (añadimos los

campos “Nombre” y “Apellidos” para que puedas situar los registros e introduzcas

los nuevos datos correctamente).

Nombre Apellidos Porcentaje subida Antonio Molina Acedo 3 Josefa Pérez Luanca 4 Juan Ruano López 2 Claudia Jiménez Ruiz 3 Alberto León Serrano 5 Antonio Antunez Ñañez 2 Raúl Azcona Suárez 3 Juan A. Rial Ramírez 4

3. Genera una consulta sobre la tabla “EMPLEADOS” de forma que se creen tres

nuevos campos calculados. Guárdala con el nombre “RESÚMEN SUBIDA”. Ejecútala

e imprímela.

Nombre del campo calculado Resultado

Nuevo Sueldo Aumentar el campo “Retribución” en el porcentaje indicado en el campo “Porcentaje subida”

Diferencia Resta de los campos “Nuevo Sueldo” y “Retribución”

Nombre completo Suma de los campos “Nombre” y “Apellidos”

4. Genera, en una consulta nueva, una función de dominio que sume todos los valores

del campo “Nuevo sueldo” de la tabla EMPLEADOS. Llama a este nuevo campo

“SUMA TOTAL”. Guarda la consulta como “TOTAL LIQUIDAR MES”.

5. Genera una nueva consulta que cree un nuevo campo de tipo Texto llamado “Código

Postal Texto” a partir del campo “Código Postal” de la tabla EMPLEADOS. Guarda la

consulta con el nombre “CONVERSIÓN”. Ejecútala y ciérrala.

6. Genera una nueva consulta que actúe sobre los campos siguientes de la tabla

EMPLEADOS:

Nombre del campo calculado Resultado

Número NIF Devuelve los 8 caracteres más a la derecha del campo CIF empresa

Año entrada Devuelve el año de entrada en la empresa de cada empleado

Glosario de términos

ARCHIVO Unidad básica de almacenamiento de

información (textos, bases de datos, hojas de

cálculo, etc.). Cada aplicación informática está

asociada a un tipo de archivo que gráficamente

están indicados por un icono representativo del

programa en la parte superior izquierda.

ARRASTRAR Mover un objeto por la pantalla manteniendo

pulsado el botón del ratón. Basta con pulsarlo

y, sin soltar, mover el ratón hasta la posición

deseada.

BARRA DE Esta barra se encuentra en la parte inferior y/o

DESPLAZAMIENTO derecha de las ventanas para permitir

desplazarse dentro de las mismas en el caso de

que no se puedan visualizar todos los objetos

que contiene. Para realizarlo haremos clic en las

flechas que se encuentran arriba y debajo de la

barra. También podemos desplazar

directamente la barra manteniendo pulsado el

botón del ratón.

BARRA DE ESTADO Es la barra situada en la parte inferior de la

ventana. Muestra información acerca de un

comando seleccionado o de una operación en

curso.

BARRAS DE En lugar de tener que buscar por los menús

HERRAMIENTAS cada uno de los comandos que se quieren

emplear, basta con efectuar una simple

pulsación con el ratón sobre el icono

correspondiente en esta barra.

BARRA DE MENÚS Los programas de Windows tienen colocados

los comandos principales en una línea en la

parte superior de la ventana, justo debajo del

titulo de la aplicación. Puede acceder a cada

categoría o submenú, haciendo clic con el ratón

sobre una de ellas .

glosario

BARRA DE TAREAS Es la barra que se encuentra originalmente en la

parte inferior del escritorio en Windows 98, si

bien, se puede situar en cualquier lateral del

escritorio. En ella, además de encontrar el botón

de inicio y el reloj, le irán apareciendo botones

correspondientes a las distintas aplicaciones que

tenga activas. Estos botones le serán muy útiles

para cambiar entre las distintas tareas. El botón

correspondiente a la tarea que se encuentra

activa presentará el aspecto de estar pulsado,

mientras que los que pertenecen a ventanas que

están inactivas presentan el aspecto normal.

BARRA DEL TÍTULO El icono que se encuentra al comienzo de la

barra activa el menú de control, con el que es

posible reducir a icono, redimensionar la ventana

del programa y cerrar la aplicación. A

continuación, va el nombre de la aplicación y el

nombre del archivo abierto. Los tres botones

situados a la derecha de la barra sirven para:

reducir la ventana de la aplicación a icono (el

primero), ampliarla o reducirla (el segundo) y

cerrarla (el tercero).

BASE DE DATOS Este tipo de programas sirven para el

almacenamiento de datos en el ordenador, para

que éstos sean accesibles de forma sencilla y

práctica. Por ejemplo, se puede tener una base

de datos con los nombres de las ciudades y el

código postal de las mismas.

BUSCAR Access 2000 pone a su disposición un complejo

sistema de búsqueda que le permitirá encontrar

cadenas de texto que estén en los distintos

campos de su base de datos.

CARPETAS Son iconos que pueden contener otros iconos de

ficheros, u otras carpetas. También se les llama

directorios. Para abrir una carpeta hay que hacer

doble clic sobre el icono que la representa. Al

mover o copiar una carpeta se moverán o

copiaran los ficheros y carpetas que contiene.

glosario

COMANDO Instrucción que ejecuta de manera inmediata el

ordenador una vez se hace clic sobre un botón

o un elemento de menú.

CONFIGURACIÓN Conjunto de parámetros con los que se define

toda la estructura de un ordenador, tanto desde

el punto de vista físico como de software. La

configuración incluye el procesador, la

memoria, las unidades de almacenamiento, el

sistema operativo, etc.

CONTROL Nombre dado a los tres botones, dispuestos en

la parte superior derecha de la ventana de

Access, que controlan su gestión: el primero,

sirve para reducir a icono la ventana; el

segundo, para redimensionarla; y el tercero,

para cerrarla.

CORTAR Es una operación por la cual un objeto se borra

y pasa a copiarse a una zona de la memoria

llamada Portapapeles. Desde ésta, el objeto se

puede pegar en cualquier sitio que queramos y

todas las veces que nos parezca. Sirve para

borrar o para mover objetos de un lado a otro.

Con la operación de copiar haremos lo mismo,

pero sin borrar el objeto original.

CUADRO DE DIÁLOGO Recuadro de la pantalla que aparece tras haber

seleccionado una opción o una subopción de

los menús, en el que es posible elegir entre

varias opciones.

CURSOR Signo de referencia que aparece en la pantalla

del ordenador para indicar dónde aparecerá

tecleado.

DETALLES Lista los archivos con un cierto número de

datos.

glosario

DIRECTORIO Son "cajones" en los que se pueden guardar

archivos y otros directorios. En Windows se les

llama carpetas y se representan por iconos que

pueden contener otros iconos de ficheros, u

otras carpetas. Para abrir un directorio haz doble

clic sobre su icono. Al mover o copiar una

carpeta se moverán o copiarán los ficheros y

carpetas que contiene.

FICHERO Sinónimo de archivo y documento. Se pueden usar indistintamente.

FUENTE También se utiliza "tipo de letra". Consiste en una

forma de representar los caracteres en la pantalla

del ordenador y en la impresora. Existen

distintas fuentes que se adaptan a distintos tipos

de documentos y partes del mismo. Dentro de

las fuentes podemos elegir distintos tamaños y

efectos como la negrita o la cursiva.

HACER CLIC Si presionamos una tecla del ratón, ésta hace

clic. Si no se especifica lo contrario siempre se

refiere a hacer clic con el botón izquierdo del

ratón. Para algunas acciones es necesario el

doble clic.

HIPERVÍNCULO También se conoce como enlace. Son referencias

a paginas que se encuentran en la red Internet.

Se trata de una línea de texto o una imagen que

se encuentran dentro de ciertos documentos y

que hace referencia a otros documentos. Estos

establecen conexiones con paginas en Internet.

Cuando se hace clic sobre un enlace, el

navegador, o el programa correspondiente,

abrirá automáticamente la pagina de información

a la que hace referencia.

IMPRIMIR Envía el documento a la impresora sin pasar por

las opciones de impresión.

glosario

MARCAR Cuando se quiere copiar, mover, borrar o

arrastrar un archivo o un texto debe marcarlo

primero.

MENÚ DE INICIO Recibe su nombre del botón Inicio. Aparece

nada más hacer clic sobre él. A través del

escritorio puedes acceder a las funciones más

importantes de Windows y a los programas

instalados en tu ordenador.

MENÚ VER Permite seleccionar varios tipos de visualización

del documento y elegir de entre distintas barras

de herramientas las más idóneas para el

trabajo.

NOMBRE DE ARCHIVO Los archivos tienen un nombre que hace

referencia a su contenido. Normalmente se

suelen utilizar nombre que resulten fáciles de

recordar.

PC Ordenador personal compatible (Personal

computer) que puede intercambiar programas y

datos con otros ordenadores del mismo tipo.

PRESENTACIÓN Función que permite visualizar el aspecto

PRELIMINAR definitivo del documento, antes de imprimirlo.

PROGRAMA Aplicación informática que permite el

tratamiento de un tipo determinado de

información (texto e imágenes, gestión de

datos, operaciones aritméticas, etc.), mediante

la comunicación basada en una secuencia de

instrucciones u órdenes que conoce el

ordenador y el usuario. Algunos de los

programas más conocidos son: el procesador

de textos, Word; la hoja de cálculo, Excel; la

base de datos, Access...

PROPIEDADES Visualiza todas las posibles informaciones

sobre el documento seleccionado.

glosario

PUNTERO DEL RATÓN Elemento que permite saber en qué lugar de la

pantalla se encuentra el ratón. Asume formas

distintas según las acciones que se estén

realizando. Si el puntero se encuentra en la

ventana del documento, y no se está realizando

ninguna acción en particular, tiene la misma

forma que el cursor, mientras que si se

encuentra en la ventana del programa, toma la

forma de una pequeña punta de flecha.

REDUCCIÓN A ICONO Acción que cierra la ventana del programa y la

transforma en un botón de la barra de tareas,

que contiene el icono que lo representa. Se

efectúa mediante la pulsación del botón de

control de la pequeña barra o mediante la opción

correspondiente del menú de control.

TABULADOR Tecla usada para desplazarse de un campo a

otro.

UNIDAD Estructura de almacenamiento de información en

forma de archivos. Además de las unidades A: y

C:, podemos encontrar el CD ROM y las

unidades de almacenamiento externo (ZIP, JAZ,

etc...).

VENTANA Área rectangular que contiene un documento o

un programa.

VENTANA ACTIVA Windows presenta los programas y los ficheros

en ventanas. Normalmente las ventanas están

encabezadas por una barra de título que

contiene el nombre del programa o del

documento abierto. Windows permite tener

varias ventanas abiertas a la vez. En la mayoría

de los casos la ventana activa es la que su barra

de título es de color azul, mientras que las

demás barras permanecen en otro color.

glosario

Bibliografía

Título: Microsoft Access 2000

Editorial: Mcgraw Hill

Autor: Nelson Stephen L.

Año: 1999

Título: Ms Access 2000 paso a paso

Editorial: Mcgraw Hill

Autor: Catapult

Año: 1999

Título: Domine Access 2000

Editorial: Ra-Ma

Autor: Pérez, C.

Año: 2000

Título: Guía de campo de Microsoft Access 2000

Editorial: Ra-Ma

Autor: Pascual, F.

Año: 2000

Título: Access 2000

Editorial: Inforbook´s

Autor: Prats Hernandez, C.

Año: 2000

Título: Access 2000

Editorial: Anaya Multimedia

Autor: Pardo Niebla, M.

Año: 1999

Título: Microsoft Access 2000

Editorial: Belenguer Editorial

Autor: Rutledge, P A.

Año: 2000

Título: Curso de iniciación a Microsoft Access 2000

Editorial: Data Futura

Autor: VV AA

Año: 2000

biblio

grafía

módulo 1

ACCESS

Avanzado

Cuestionarios de Evaluación

2000

ACCESS 2000 AVANZADO Cuestionario de Evaluación 1 / 4

DATOS DEL CURSO ( a rellenar por el centro)

Nº de agrupación: Nº Acción Formativa: Nº Grupo:

Denominación del curso:

DATOS DEL ALUMNO

Apellidos:

Nombre: D.N.I.:

TÁCHESE LA RESPUESTA CORRECTA

1. Los pasos a seguir para realizar el estudio de una base de datos son... determinar la finalidad de la base de datos y evitar duplicar tablas. determinar la finalidad de la base de datos y distribuir la información por asuntos. distribuir la información por asuntos y diseñar las tablas.

2. Un campo clave debe contener...

cualquier tipo de datos. datos numéricos diferentes entre sí. datos que identifiquen de forma exclusiva cada registro.

3. La relación del tipo “uno a uno”...

relaciona un registro de la tabla principal con al menos un registro de la secundaria. relaciona un registro de la tabla principal con sólo un registro de la secundaria. relaciona un registro de la tabla principal con más de un registro de la secundaria.

4. Para poder crear una relación de tipo “varios a varios” es preciso...

crear una tercera tabla de cruce. nada en especial. que las dos tablas tengan un campo clave.

5. El tipo de base de datos llamada “estructura plana” consiste en...

una única tabla que contiene todos los datos. una serie de tablas enlazadas entre sí. una serie de tablas relacionadas.

6. Una tabla es...

una estructura informática que contiene caracteres. una estructura informática que puede contener datos. una representación gráfica de datos.

7. Sabemos que un registro...

contiene todas las tablas pertenecientes a un sujeto. contiene todos los datos pertenecientes a un sujeto de la tabla. contiene una característica determinada de un sujeto de la tabla.

8. Un campo...

contiene un aspecto, tipo o categoría de información de un sujeto de la tabla. contiene toda la información de la tabla. contiene toda la información de un sujeto de la tabla.

9. Para iniciar Access desde Windows debemos desplegar el menú...

Configuración. Inicio. Office 97.

10. Un cuadro de diálogo aparece cuando...

seleccionamos un comando que presenta varias posibilidades de ejecución. desplegamos un menú. seleccionamos una tabla.

Firma del alumno Firma del tutor

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DATOS DEL ALUMNO

Apellidos:

Nombre: D.N.I.:


1. La barra de herramientas se encuentra situada...

en la parte inferior de la pantalla. justo debajo de la barra de título. justo debajo de la barra de menús.

2. Las barras de herramientas pueden ser mostradas u ocultadas desde...

el menú Archivo. el menú Ver. a barra de estado.

3. Para Access una base de datos es realmente...

un archivo que se encuentra en el disco. una serie de tablas que se encuentran en archivos diferentes. una estructura de datos que se encuentra en la memoria.

4. La propiedad que especifica la presentación de los datos es...

Máscara de entrada. Formato. Texto de validación.

5. La propiedad Requerido sirve para...

que la introducción de algún dato en ese campo sea obligatoria. que los caracteres introducidos se ajusten a un formato específico. asignarle un valor por defecto al campo.

6. Para designar un campo como campo clave desde la pantalla de diseño de tablas debemos...

hacer clic sobre el icono que muestra un disco. hacer clic sobre el icono que muestra una llave. hacer clic sobre el icono que muestra una interrogación.

7. Para comenzar a trabajar con una base de datos almacenada en disco...

usaremos la opción Nueva del menú Archivo. usaremos la opción Abrir del menú Archivo. usaremos la opción Guardar del menú Archivo.

8. Para situar el cursor en el siguiente campo pulsaremos la tecla...

Control. Mayúsculas. Enter.

9. La acción que debemos realizar con el ratón para cambiar el ancho de una columna es...

hacer clic con el botón derecho. arrastrar. hacer clic con el botón izquierdo.

10. Sabemos que los campos de tipo autonumérico...

debemos rellenarlos evitando repetir alguno de ellos. se rellenan automáticamente cada vez que grabamos un nuevo registro. sólo pueden usarse como campo clave.


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DATOS DEL ALUMNO

Apellidos:

Nombre: D.N.I.:


1. Para poder ordenar los registros de una tabla, las columnas (campos)...

pueden encontrarse en cualquier posición. Sólo debemos seleccionarlas. deben encontrarse contiguas y en el orden correcto. deben encontrarse aisladas. Debemos ocultar previamente el resto.

2. Los criterios de ordenación son...

ascendente, descendente, aleatorio y por filtro. ascendente, descendente y aleatorio. ascendente y descendente.

3. Una estructura relacional...

almacena toda la información en una única tabla. reparte la información en varias tablas o consultas relacionadas. reparte la información en varias tablas relacionadas.

4. Sabemos que en la relación uno a varios el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se

corresponde con... el valor del campo o los campos coincidentes de todos los registros de la relacionada. el valor del campo o los campos coincidentes de sólo un registro de la relacionada. el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la relacionada.

5. Una consulta sirve...

para reunir información de varias tablas. como base de formularios e informes y para reunir información de varias tablas. para poder generar eficientemente informes de datos.

6. Sabemos que existen varios tipos de consultas que son...

de selección y acción. de selección y datos relacionados. de selección, acción y datos relacionados.

7. Para generar una consulta...

lo haremos directamente pulsando sobre el botón Abrir. pulsaremos sobre el botón diseño. pulsaremos sobre el botón “Nuevo” y, a continuación, seleccionaremos “Vista diseño”.

8. Las consultas, ¿dónde se guardan?

en un archivo diferente al de la base de datos, pero relacionado con ella. en la propia base de datos, como un objeto. en la propia base de datos, con un nombre de archivo diferente.

9. Sabemos que las consultas de acción...

pueden eliminar una base de datos automáticamente. pueden modificar datos de las tablas de forma automática. pueden crear informes de datos de forma automática.

10. Los tipos posibles de consultas de acciones son...

de creación de tabla, actualización, datos añadidos y eliminación. de creación de tabla, actualización y eliminación. de creación de tabla y actualización.


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DATOS DEL ALUMNO

Apellidos:

Nombre: D.N.I.:


1. La barra de herramientas “Cuadro de herramientas” contiene...

los controles para formularios e informes. los botones de uso más frecuente a la hora de crear consultas. los formatos de texto, alineaciones, etc.

2. Los controles son exactamente...

los elementos de pantalla que usamos para abrir y cerrar los formularios. los objetos que utilizamos para poder crear formularios e informes. los objetos que usamos para generar relaciones entre tablas y consultas.

3. Para crear un formulario podremos optar por...

usar un asistente o dejar que Access lo genere automáticamente. crearlo desde la ventana de diseño de formularios o desde diseño de tabla. usar un asistente o crearlo desde la ventana de diseño de formularios.

4. Las distribuciones de datos aplicables a un formulario son...

en columnas, tabular y justificado. en columnas, tabular, hoja de datos y justificado. en columnas, tabular y hoja de datos.

5. Los informes se utilizan para...

poder añadir información fácilmente a la base de datos. conocer el uso de la base de datos. imprimir la información elegantemente de una tabla o consulta.

6. Un informe se divide en...

encabezado, pie y detalle. encabezado de informe y de página, pie de informe y de página y detalle. encabezado de pie y de informe y detalle.

7. Antes de elaborar las etiquetas postales tendremos en cuenta...

el número de ellas que queremos imprimir. el tamaño de las mismas y del papel que vamos a utilizar. el tamaño del papel que vamos a usar.

8. Principalmente podremos seleccionar dos tipos de tamaños que son...

tamaño folio y cuartilla. estándar y definidos por el usuario. estándar y cuartilla.

9. Las expresiones...

permiten generar resultados a partir de unos datos de origen. permiten aclarar el contenido de las consultas. permiten generar nuevas tablas a partir de otras existentes.

10. Las expresiones se dividen principalmente en...

predefinidas y funciones. libres y predefinidas. predefinidas y estándar.


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Documents

Manual Access 2000 Avanzado